Upload
dangnhu
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN
SURAT KETERANGAN MAHASISWA BERBASIS WEB
PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PRODI
TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar
Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Disusun Oleh:
GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN
107091003872
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2014 M/1435 H
ii
PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN
MAHASISWA BERBASIS WEB
PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
PRODI TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh:
GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN
107091003872
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMARTIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA
2014 M/1435 H
iii
iv
v
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI
BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH
DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA
PERGURUAN TINGGI MANAPUN.
Jakarta, Mei 2014
GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN
NIM. 107091003872
vi
ABSTRAK
Geilandri Rathella Dharmawan, dengan judul Perancangan Sistem
Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada Fakultas Sains
dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta, dibimbing oleh Hendra Bayu Suseno, M.Kom dan Rayi
Pradono Iswara, MSc.
Dalam konteks perkuliahan, perkembangan teknologi juga sangat membantu
dalam aktifitas mahasiswa dalam kesehariannya dalam dunia perkuliahan. Proses
yang dianggap mempermudah dalam penunjang perkuliahan antara lain proses
pembuatan surat menyurat yang dibutuhkan mahasiswa. Memang dalam
kenyataannya pada prodi teknik informatika Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta dalam proses
pembuatan suratnya telah menggunakan komputerisasi. Namun dalam prosesnya
masih terasa kurang efektif dan efisien. Mahasiswa diharuskan untuk membuat
surat yang mereka butuhkan dengan terlebih dahulu mendatangi kampus.
Sebaiknya dengan perkembangan teknologi yang maju saat ini dapat
meminimalisir aktifitas mahasiswa dengan bantuan teknologi yang dianggap
sudah pesat saat ini. Oleh karena itu penulis mencoba untuk membuat sistem
penyuratan berbasis web yang dapat memudahkan mahasiswa yang
membutuhkannya. Sistem ini dapat diakses melalui media komputer, laptop
maupun telepon pintar (smartphone). Sistem ini dibuat dengan tampilan
responsive sehingga dapat diakses melalui media smartphone. Dalam proses
pembuatannya sistem ini menggunakan metode pengembangan sistem waterfall.
Sistem ini dapat memudahkan mahasiswa dalam proses pembuatan surat
keterangan yang mereka butuhkan kapanpun dan dimanapun mereka butuhkan
tanpa harus terlebih dahulu mendatangi kampus untuk hanya sekedar memproses
surat yang butuhkan dan prosesnya lebih efisien, yaitu dapat mengolah data-data
tersebut secara terkomputerisasi, sehingga dapat memudahkan dan
mengoptimalkan kinerja bagi pengguna aplikasi sistem, yaitu Sub Bagian
Akademik dan Mahasiswa.
Kata Kunci : Aplikasi Persuratan, Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa,
Pengembangan Aplikasi Menggunakan metode waterfall,
Smartphone, Web Based
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Illahi Rabbi Allah Subhana Wata‟la yang telah
melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah kepada hamba-Nya. Semoga shalawat
serta salam selalu terlimpahkan kepada Nabi Muhammad Shalallahu‟alaihi
wassalam.
Walaupun tidak terjadi kendala yang berarti dalam penyusunan skripsi
ini, namun pada skripsi ini masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis sangat
mengharapkan dan menghargai adanya kritik dan saran membangun yang
nantinya berguna bagi penulis dan pembaca. Dengan mengucap kalimat
Hamdallah dan semoga ridho Allah SWT selalu menyertai kita sehingga apa yang
tertulis dalam skripsi dapat bermanfaat bagi yang membaca.
Pada kesempatan ini penulis juga hendak mengucapkan terima kasih
kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan, bimbingan,
bantuan kepada saya selama melakukan praktek kerja dan proses penyelesaian
laporan ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada :
1. Terima kasih sangat besar kepada Allah SWT atas rahmat, taufiq dan
hidayah kepada hamba-Nya dan semua kelancaran yang diberikan-Nya
kepada saya dalam proses pengerjaan skripsi ini dari awal sampai akhir
pengerjaan skripsi ini.
2. Bapak. Dr. Agus Salim M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Ibu Nurhayati, Ph.D selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Sains dan Teknologi serta Bapak Hendra Bayu selaku Sekretaris
Program Studi Teknik Informatika di Fakultas Sains dan Teknologi, UIN
viii
Syarif Hidayatullah Jakarta, terimakasih untuk data-data yang sangat
mendukung dalam penelitian serta arahan, bimbingan dan motivasinya.
4. Bapak Hendra Bayu Suseno, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I dan
Bapak Rayi Pradono Iswara, M.Sc selaku Dosen Pembimbing II yang secara
bijaksana dan kooperatif telah memberikan bimbingan, bantuan dan
dukungan baik secara moral maupun teknis serta selalu meluangkan waktu
dalam membantu menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibunda tercinta, Sri Umiwati yang selalu memberi do‟a dan harapan tak
pernah lepas dari ucapanmu, untuk keberhasilan saya. Ucapan terima kasih
tidak akan cukup membalas semua jasamu.
6. Ayahanda tercinta, Alm. Helmy Tazwar yang telah memberikan semangat
kepada saya dalam melakukan setiap pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
Doaku selalu menyertaimu.
7. Kakak tersayang, Ranggi Rathella Setiawan yang telah memberikan support
dan semangat untuk terus melakukan yang terbaik dan memotivasi untuk
menjadi contoh yang baik.
8. Sahabat-sahabat Kosan Buntu tercinta, Ramadhinara Pratopo, Krismayadi,
Ferdiansyah Farhan, Muhammad Haikal, Sukri Adi, Dede Isnaeni, Rio
Chaerul Umam, Brus Don Mardo, Akong, Achi, Odat beserta semua sahabat
dan teman-temanku yang tidak dapat disebutkan satu-persatu yang telah
bersedia membantu, memberikan masukan, semangat dan ilmu serta
memotivasi saya agar selalu dapat melakukan yang terbaik.
9. Keluarga kedua saya Boyor Family, Afandika Akbar, Ardiansyah Erwin,
Saiful Al Bahri, Arief Rachman, Karina Ramadhani, Dira Aziz, Syahbana
Susanto, Vebro, Alm. Yudha Satya Graha dan masih banyak lagi yang
ix
lainnya, maaf tidak dapat dsebutkan satu persatu yang telah memberikan
masukan, semangat dan ilmu serta memotivasi saya agar selalu dapat
melakukan yang terbaik. Tetap kompak sampai kapanpun.
10. Sahabat saya Freddy Setyawan yang sangat besar jasanya dalam proses
pembuatan skripsi ini, rasanya tak cukup kata terima kasih saja saya berikan
kepadanya untuk bantuannya ini. Terima kasih kawan.
11. Teman-teman kelas Teknik Informatika D dan Multimedia serta Teman-
teman angkatan 2007 seperjuangan. Terima Kasih untuk kerjasamanya,
kalian semua begitu hebat.
12. Rekan-rekan Exotic Sport Academy, Abang Aris Hakiem, Yoppy
Nahumurry, Geo, Desi, Qomarudin dan seluruh anggota yang lainnya, yang
selalu memberikan semangat kepada saya untuk dapat menyelesaikan proses
skripsi ini.
13. Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya skripsi ini, maaf jika
saya tidak bisa menyebutkan satu per satu.
Pada kesempatan ini saya juga memohon maaf yang sebesar-besarnya
dan menyadari bahwa karya ini belumlah sempurna, maka saya sangat
mengharapkan kritik dan saran dari pembaca dan pihak lain untuk penulisan
laporan selanjutnya yang lebih baik.
Akhir kata saya berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca
sekalian. Amien.
Jakarta, 21 Mei 2014
Geilandri Rathella Dharmawan
x
DAFTAR ISI
JUDUL .................................................................................................................... i
HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. iii
PENGESAHAN UJIAN ....................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... v
ABSTRAK ............................................................................................................ vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xvi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xviii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah .......................................................................................... 4
1.3. Batasan Masalah ............................................................................................ 4
1.4. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6
1.5. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 6
1.5.1 Bagi Penulis ............................................................................................ 6
1.5.2 Bagi Universitas ..................................................................................... 7
1.5.3 Bagi Pengguna ........................................................................................ 7
1.6. Metodologi Penelitian .................................................................................... 7
1.6.1. Metode Pengumpulan Data ................................................................... 8
1.6.2. Metode Pengembangan .......................................................................... 8
1.7. Sistematika Penulisan .................................................................................... 9
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 11
2.1. Pengertian Sistem ........................................................................................ 11
2.2. Aplikasi ........................................................................................................ 13
2.3. Internet ......................................................................................................... 13
2.4. Website ......................................................................................................... 15
2.5. Mobile Web .................................................................................................. 16
2.6. JQuery Framework ...................................................................................... 16
2.7. Basis Data .................................................................................................... 18
2.7.1. Komponen Basis Data ......................................................................... 19
2.7.2. Struktur Basis Data .............................................................................. 19
xi
2.8. MySQL Database ........................................................................................ 20
2.9. Structure Query Language (SQL) ................................................................ 21
2.10. PHP .............................................................................................................. 21
2.11. XAMPP ....................................................................................................... 22
2.12. Adobe Dreamweaver ................................................................................... 24
2.13. Smartphone .................................................................................................. 25
2.14. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ........................................................... 25
2.15. Flowchart ..................................................................................................... 30
2.16. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................... 32
2.17. Entity Relational Diagram (ERD) ............................................................... 34
2.18. Pengujian Black-Box .................................................................................... 35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 37
3.1. Pengumplan Data ......................................................................................... 37
3.1.1. Studi Kepustakaan ............................................................................... 37
3.1.2. Studi Lapangan .................................................................................... 39
3.2. Planning ....................................................................................................... 44
3.3. Modelling ..................................................................................................... 48
3.4. Construction ................................................................................................ 52
3.4.1. Coding ................................................................................................. 52
3.4.2. Implementasi Sistem............................................................................ 52
3.4.3. Pengujian Sistem ................................................................................. 53
3.5. Deployment .................................................................................................. 53
3.6. Kerangka Berfikir Penelitian ....................................................................... 54
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................... 55
4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta .......... 55
4.2. Planning ....................................................................................................... 62
4.3. Modelling ..................................................................................................... 73
4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)......................................................... 78
4.3.2. Flowchart............................................................................................. 82
4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD) ......................................................... 86
4.3.4. Struktur Data........................................................................................ 87
4.3.5. Desain Interface ................................................................................. 100
4.4. Construction .............................................................................................. 105
4.4.1. Coding ............................................................................................... 105
4.4.2. Implementasi Sistem.......................................................................... 106
4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing .......................... 116
xii
4.5. Deployment ................................................................................................ 121
BAB V PENUTUP ............................................................................................. 126
5.1 Kesimpulan .................................................................................................. 126
5.2 Saran .......................................................................................................... 127
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 128
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Hasil kuesioner pengguna smartphone ............................................. 3
Gambar 1.2. Metode Waterfall .............................................................................. 8
Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem............................................................. 26
Gambar 2.2. Simbol arus atau garis alir .............................................................. 30
Gambar 2.3. Simbol Pertemuan garis alir............................................................ 31
Gambar 2.4. Simbol On line computer proses .................................................... 31
Gambar 2.5. Simbol Logika atau Decision.......................................................... 31
Gambar 2.6. Simbol Terminal ............................................................................. 32
Gambar 2.7. Simbol Disk Storage ....................................................................... 32
Gambar 2.8. Simbol External Entity ................................................................... 33
Gambar 2.9. Simbol Proses ................................................................................. 33
Gambar 2.10. Simbol Data Storage .................................................................... 33
Gambar 2.11. Simbol Data Flow......................................................................... 34
Gambar 2.12. Derajat tiga.................................................................................... 35
Gambar 3.1. Hasil data kuesioner ........................................................................ 42
Gambar 3.2. Kerangka berpikir penulis .............................................................. 54
Gambar 4.1. Diagram alur pembuatan surat ........................................................ 61
Gambar 4.2. Skema alur pembuatan saat ini ....................................................... 63
Gambar 4.3. Alur pembuatan surat yang diusulkan penulis ................................ 67
Gambar 4.4. Diagram Konteks ............................................................................ 79
Gambar 4.5. Diagram Level 1 ............................................................................. 81
Gambar 4.6. Flowchart administrator ................................................................. 83
Gambar 4.7. Flowchart user ................................................................................ 85
xiv
Gambar 4.8. Entitiy Relation Diagram ............................................................... 87
Gambar 4.9. Interface sebelum login ................................................................ 100
Gambar 4.10. Interface halaman admin ............................................................ 101
Gambar 4.11. Interface halaman user ............................................................... 102
Gambar 4.12. Interface user responsive setelah login....................................... 104
Gambar 4.13. Tampilan halaman admin ........................................................... 106
Gambar 4.14. Tampilan menu program studi .................................................... 107
Gambar 4.15. Tampilan Tampilan menu data mahasiswa................................. 107
Gambar 4.16. Tampilan menu data surat admin ................................................ 108
Gambar 4.17. Tampilan menu data surat keterangan ........................................ 109
Gambar 4.18. Tampilan menu data admin ........................................................ 109
Gambar 4.19. Tampilan menu data admin ........................................................ 110
Gambar 4.20. Tampilan menu home user.......................................................... 110
Gambar 4.21. Tampilan menu profil mahasiswa ............................................... 111
Gambar 4.22. Tampilan menu data surat user ................................................... 111
Gambar 4.23. Tampilan home user responsive ................................................. 113
Gambar 4.24. Tampilan profil mahasiswa responsive ...................................... 114
Gambar 4.25. Tampilan data surat responsive .................................................. 115
Gambar 4.26. Tampilan login pengguna ........................................................... 116
Gambar 4.27. Tampilan data mahasiswa responsive ......................................... 117
Gambar 4.28. Tampilan program studi responsive............................................ 117
Gambar 4.29. Tampilan data surat keterangan .................................................. 118
Gambar 4.30. Tampilan data admin responsive ................................................ 119
Gambar 4.31. Tampilan edit data mahasiswa responsive .................................. 120
Gambar 4.32. Tampilan edit password user responsive .................................... 120
xv
Gambar 4.33. Tampilan input data surat responsive ......................................... 121
Gambar 4.34. Tampilan persentase responden ................................................. 123
Gambar 4.35. Tampilan persentase user friendly .............................................. 124
Gambar 4.36. Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem ...................... 125
Gambar 4.37. Kuesioner tampilan sistem .......................................................... 126
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT......................................................................... 69
Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi ........................................................................ 69
Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi .................................................... 76
Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case ........................................................................ 76
Tabel 4.5. Tabel Mahasiswa ................................................................................. 89
Tabel 4.6. Tabel prodi .......................................................................................... 90
Tabel 4.7. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah .................................................. 92
Tabel 4.8. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan .................................................. 94
Tabel 4.9. Tabel Surat Riset ................................................................................. 96
Tabel 4.10. Tabel Surat Bimbingan Skripsi ......................................................... 98
Tabel 4.11. Tabel User ......................................................................................... 99
Tabel 4.12. Tabel Tools Perangkat Lunak.......................................................... 106
Tabel 4.13. Tabel Pengujian Login Pengguna.................................................... 116
Tabel 4.14. Tabel Pengujian Tambah Mahasiswa .............................................. 116
Tabel 4.15. Tabel Pengujian Tambah Prodi ....................................................... 117
Tabel 4.16. Tabel Pengujian Cetak Dan Update Surat ....................................... 118
Tabel 4.17. Tabel Pengujian Tambah Admin ..................................................... 119
Tabel 4.18. Tabel Pengujian Edit Data Mahasiswa ............................................ 119
Tabel 4.19. Tabel Pengujian Edit Password ....................................................... 120
Tabel 4.20. Tabel Pengujian Data Surat ............................................................. 121
Tabel 4.21. Tabel Responden ............................................................................. 123
Tabel 4.22. Tabel Kuesioner User Friendly ....................................................... 123
Tabel 4.23. Tabel Kuesioner Fitur ...................................................................... 124
Tabel 4.24. Tabel Kuesioner Tampilan Sistem ................................................. 125
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Surat Keterangan Dosen Pembimbing ............................................................... 130
Surat Data Riset Kepala Prodi ............................................................................ 131
Surat Data Riset Kepala Sub Akademik ............................................................. 132
Diagram SOP Pembuatan Surat Mahasiswa ....................................................... 133
SOP Alur Pembuatan Surat Mahasiswa .............................................................. 134
Lampiran Wawancara Kepala Prodi ................................................................... 135
Lampiran Wawancara Kepala Sub Akademik .................................................... 136
Lampiran Kuesioner ............................................................................................ 137
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat pada jaman sekarang
ini memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap semua sektor kehidupan
manusia. Hal ini dapat dirasakan dengan semakin mudahnya kita mendapatkan
informasi baik dalam bentuk teks, gambar, audio dan juga video. Salah satu
teknologi yang terus berkembang adalah telepon pintar atau smartphone, baik dari
segi bentuk, fasilitas yang disediakan, dan juga kemampuan dalam mengakses
data dan mencari informasi yang diinginkan oleh pengguna dalam waktu yang
singkat.
Smartphone pada saat sekarang ini, tidak hanya berfungsi sebagai alat
komunikasi saja, akan tetapi telah berkembang sebagai alat yang memiliki
berbagai fungsi, salah satunya adalah sebagai alat penyedia berbagai macam
informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dengan memanfaatkan smartphone
sebagai media informasi, penulis ingin merancang aplikasi penyuratan berbasis
web.
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta yang dalam hal ini adalah prodi Teknik Informatika
merupakan tempat dimana komunitas ilmiah berkumpul dan berinteraksi untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu bidang
akademik harus dikelola dengan baik. Pengelolaan bidang akademik menjadi
permasalahan yang sangat kompleks apabila hanya ditangani secara manual.
2
Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan pada narasumber Kepala
Prodi Teknik Informatika Ibu Nurhayati Ph.D yang dilakukan di ruang kerja
beliau lantai 3 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah, pengelolaan akademik akan menjadi lebih efektif dan efesien
jika menggunakan komputer atau media smartphone sebagai alat bantu. (hasil
wawancara terlampir)
Jenis telepon smartphone yang ada pada saat ini terdiri dari beberapa
macam sistem operasi. Beberapa sistem operasi telepon pintar yang ada di
Indonesia diantaranya yaitu Symbian OS dari ponsel Nokia, iOS dari Apple,
BlackBerry OS dari RIM, meego dari Intel dan Android dari Google dan
sebagainya.
Alur proses pembuatan surat keterangan mahasiswa pada prodi Teknik
Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini memang sudah cukup baik
dengan standart yang juga cukup bagus pula, hal ini dikuatkan dengan sudah
dikelolanya sistem pembuatan surat keterangan dengan berbasis komputerisasi di
gedung lantai 2 Fakultas Sains dan Teknologi. Tetapi, menurut penulis sendiri,
alurnya akan lebih efisien apabila ditambah dengan bantuan media informasi yang
dalam hal ini adalah komputer atau smartphone yang pastinya akan dapat
menghemat waktu dan tenaga mahasiswa. Saat ini mahasiswa diharuskan untuk
datang ke kampus untuk pembuatan surat – surat seperti surat aktif kuliah, surat
riset, surat pengajuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dll. Bahkan, tidak jarang
pula proses cetak dari surat keterangan itu sendiri tidak selesai dalam waktu satu
hari dikarenakan adanya beberapa tahap birokrasi yang memang telah menjadi
kebijakan tetap dari kampus. Hal ini menyebabkan terbuangnya waktu dan tenaga
serta pula biaya yang harus dikeluarkan oleh mahasiswa untuk memperoleh surat -
3
surat keterangan yang mereka butuhkan. Tidak jarang mahasiswa harus kembali
ke kampus untuk hanya sekedar memproses surat dan beberapa hari kemudian
kembali lagi hanya untuk mengambil surat yang telah mereka buat sebelumnya.
Efisiensi waktu sangatlah berguna pada zaman yang serba cepat seperti ini,
dengan begitu mahasiswa tidak perlu repot datang berulang kali ke kampus hanya
untuk membuat sebuah surat, sehingga dapat hemat waktu, tenaga dan biaya untuk
keprluan yang lainnya.
Sebagai bukti penulis mencoba untuk melampirkan hasil penyebaran
kuesioner yang dilakukan penulis pada tanggal 15 Januari 2014 dengan sasaran
mahasiswa – mahasiswa pengguna smartphone yang dalam lingkup ini adalah
mahasiswa – mahasiswa jurusan Teknik Infomatika yang berkuliah di Universitas
Islam Negeri (UIN) Jakarta dan sampel diambil secara acak dari berbagai
angkatan.
Gambar 1.1 Hasil kuesioner pengguna smartphone
Dari data diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa penggunaan
smartphone dilingkungan prodi Teknik Infomatika Universitas Islam Negeri
4
(UIN) Jakarta sudah cukup tinggi. Untuk itu penulis mencoba untuk membuat
“Sistem Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada
Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka masalah
yang penulis teliti adalah :
1. Bagaimana merancang sistem penyuratan surat berbasis web pada
Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN) Jakarta?
2. Bagaimana membangun sistem web dengan tampilan responsive
yang dapat memudahkan pengguna smartphone dalam
menggunakannya?
3. Bagaimana hasil implementasi perancangan system pembuatan surat
berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik
Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN)
Jakarta?
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, batasan masalah penelitian yang
dibahas meliputi :
1. Aplikasi ini hanya berfungsi untuk membuat berbagai macam surat
yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang sarana perkuliahan.
2. Aplikasi ini terkonsentrasi hanya pada proses pembuatan surat.
5
3. Aplikasi ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang dalam contoh
kasusnya hanya untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Aplikasi ini dapat diakses oleh pangguna yang dalam hal ini adalah
user dan admin.
5. Aplikasi ini dapat diakses pada web browser perangkat desktop dan
juga web browser pada device smartphone yang telah terhubung
dengan jaringan internet.
6. Aplikasi ini berbentuk web based dan bukan aplikasi web yang ter-
install pada perangkat komputer atau smartphone.
7. Hasil cetak dari sistem ini berupa surat dengan format RTF (Rich
Text Format).
8. Peneltian ini dibangun menggunakan metode waterfall yang terdiri
atas beberapa tahapan, yaitu: planning, modelling, construction dan
deployment.
9. Penelitian ini hanya dilakukan sampai tahap pengujian sistem.
10. Penelitian ini mengambil contoh beberapa surat saja, surat dalam
sistem ini hanya berisikan surat keterangan aktif kuliah, surat
bimbingan skripsi, surat Praktek Kerja Lapangan, dan surat riset.
11. Penelitian ini dibangun menggunakan beberapa perangkat seperti:
pembuatan script menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS
6, XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++.
12. Sistem ini hanya sebatas penyebaran hasil saja dan belum di online
kan.
6
13. Sistem ini hanya berjalan pada „local’ dan tidak terintegrasi pada
sistem AIS (Academic Information System).
14. Proses pengambilan surat keterangan mahasiswa masih bersifat
manual.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari penelitian ini adalah untuk
membuat berbagai macam surat yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang
sarana perkuliahan dengan menggunakan dekstop dan telepon pintar (smartphone)
yang bisa diakses melalui media browser yang terdapat pada fitur komputer atau
smartphone menggunakan jaringan internet.
1.5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian dari penyusunan skripsi ini adalah :
1.5.1 Bagi Penulis
1. Sebagai kesempatan untuk menerapkan dan
mengimplementasikan ilmu yang penulis dapatkan selama masa
perkuliahan sehingga dapat meningkatkan pemahaman akan
disiplin ilmu-ilmu tersebut.
2. Memberikan wawasan kepada penulis mengenai sistem
penyuratan berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi
Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah (UIN) Jakarta.
7
1.5.2 Bagi Universitas
1. Diharapkan sebagai karya ilmiah dalam disiplin ilmu khusunya
dalam bidang teknologi informasi.
2. Menambah bahan referensi perpustakaan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta khususnya mengenai sistem penyuratan
berbasis web pada Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi
Teknik Informatika.
3. Diharapkan dapat berkembang dan diimplementasikan pada
sistem akademik prodi teknik informatika.
4. Bagi Prodi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dapat memanfaatkan hasil penulisan ini untuk
pengolahan data administrasi perkuliahan dalam meningkatkan
pelayanan kepada mahasiswa.
1.5.3 Bagi Pengguna
1. Memudahkan mahasiswa prodi teknik informatika dalam
membuat apapun yang berhubungan dengan surat menyurat.
2. Memasyarakatkan penggunaan teknologi perangkat bergerak
(mobile) yang dapat terintegrasi langsung dalam kehidupan
manusia sehari-hari.
1.6. Metodologi Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, digunakan beberapa metode sebagai
berikut :
8
1.6.1. Metode Pengumpulan Data
Metodologi yang digunakan adalah :
1. Studi Kepustakaan
Melakukan pengumpulan data dengan cara membaca skripsi,
artikel media cetak yang berhubungan dengan topik yang akan
dibahas dalam skripsi.
2. Studi Lapangan
Melakukan pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke
tempat pokok perancangan sistem. Studi lapangan yang
dipakai dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara dan
kuesioner.
1.6.2. Metode Pengembangan
Metode Pengembangan yang digunakan dalam membangun
aplikasi ini adalah menggunakan siklus hidup pengembangan sistem dengan
model waterfall. metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu Planning,
Modelling, Construction, Deployment.
Planning
Modelling
Construction
Deployment
Gambar 1.2 Metode Waterfall
9
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah penulisan dalam melakukan penelitian ini, maka
penulis membagi sesuai dengan ruang lingkup yang dijelaskan sebelumnya secara
garis besar yang dibagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat
dijabarkan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan latar belakang penelitian, rumusan masalah,
batasan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat
penelitian, metodologi dan sistematika penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan teori-teori umum dan teori-teori khusus yang
digunakan untuk mendukung penelitian dan proses rancang bangun
aplikasi yang penulis kerjakan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tentang analisis metodologi penelitian yang penulis
gunakan dalam proses sistem penyuratan berbasis web pada Pada
Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika.
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang tahapan - tahapan dalam merancang dan
membangun aplikasi daftar periksa pasien dengan menggunakan
metode pengembangan sistem waterfall. Bab ini juga berisi
10
tentang hasil pengujian (Testing) yang melihat apakah tahap
implementasi sudah sesuai dengan perancangan dan dapat
menjawab permasalahan yang penulis bahas.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian
yang penulis lakukan dalam skripsi ini. Pada bab ini juga berisi
jawaban dari rumusan masalah serta saran yang didapat dari
penelitian ini.
11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003:54). Sebagai gambaran,
jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam
mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah
bagian dari sistem.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen–komponen, batas, lingkungan luar sistem, penghubung,
masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan (Jogiyanto, 2008:3).
a. Komponen–komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa
subsistem atau bagian–bagian dari sistem.
b. Batas sistem (boundary).
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
12
c. Lingkungan luar (environment).
Merupakan apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan dan merugikan
sistem tersebut.
d. Penghubung (interface).
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya
mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lain.
e. Masukan sistem
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan
keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah
maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya
sedangkan data adalah signal input utuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan–bahan yang lain
menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah
transaksi menjadi keluaran keuangan dan laporan–laporan lain yang
dibutuhkan oleh manajemen.
13
g. Sasaran sistem (goal).
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives).
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan
ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.2. Aplikasi
Aplikasi menurut Jogiyanto (1999:22) adalah penggunaan dalam suatu
komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun
sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output.
Menurut (KBBI) Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:2) aplikasi adalah
penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan
atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu.
2.3. Internet
Internet merupakan contoh jaringan terbesar yang menghubungkan jutaan
komputer yang tersebar di seluruh dunia dan tidak terkait pada suatu organisasi,
dalam hal ini, jaringan tersusun atas berbagai jenis komputer dan sistem operasi,
supaya bisa berhubungan dengan internet seorang pemakai dapat mengakses
komputer yang telah terkoneksi ke internet yang telah berlangganan pada sebuah
ISP (Internet Service Provider). ISP adalah organisasi komersial yang bergerak
dalam bidang penyediaan jasa ke internet.
Ada beberapa istilah yang sering digunakan apabila Anda bekerja dalam
Internet, diantaranya yaitu:
14
1. WWW (World Wide Web), merupakan kumpulan web server dari seluruh
dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi untuk digunakan
bersama. Berbagai informasi dapat ditemukan pada WWW, seperti
informasi politik, ekonomi, sosial, budaya, sastra, sejarah, teknologi,
pendidikan dan sebagainya. Kita dapat mengumpamakan WWW ini
merupakan perpustakaan besar yang menyediakan berbagai informasi yang
dibutuhkan. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext,
yang memungkinkan suatu teks pendekatan menjadi acuan untuk
membuka dokumen yang lain. Dengan adanya hypertext ini seseorang
dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari suatu dokumen ke
dokumen yang lain (Kadir, 2003:4)
2. Web Site (Situs Web), merupakan tempat penyimpanan data dan informasi
dengan berdasarkan topik tertentu. Diumpamakan situs web ini adalah
sebuah buku yang berisi topik tertentu.
3. Web Pages (Halaman Web), merupakan sebuah halaman khusus dari situs
web tertentu. Diumpamakan halaman web ini adalah sebuah halaman
khusus buku dari situs web tertentu.
4. Homepage, merupakan sampul halaman yang berisi daftar isi atau menu
dari sebuah situs web.
5. Browser, merupakan program aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan Anda melakukan navigasi berbagai data dan informasi pada
WWW.
15
2.4. Website
Website atau yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan istilah situs
adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang
disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya.
Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang
dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal
(LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua
situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web
atau lebih dikenal dengan singkatan WWW.
Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks
biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan
instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML. Halaman-halaman web tersebut
diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai
HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi
yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme
pengaksesan melalui protokol HTTPS.
Penemu situs web adalah Sir Thomas Tim Berners Lee, sedangkan situs
web yang tersambung dengan jaringan pertama kali muncul pada tahuns 1991.
Tujuan Sir Thomas untuk merancang situs web adalah untuk memudahkan
menukar dan memperbaharui informasi pada sesama peneliti di tempat ia bekerja.
Pada tanggal 20 April 1993, tempat Sir Thomas bekerja mengumumkan bahwa
WWW dapat digunakan secara gratis oleh publik.
16
2.5. Mobile Web
Mobile web merupakan aplikasi akses internet menggunakan peralatan
yang bersifat mobile berbasiskan browser yang bertujuan untuk mengakses
layanan data secara wireless dengan menggunakan perangkat mobile seperti
telepon smartphone, PDA dan perangkat portable yang tersambung ke sebuah
jaringan telekomunikasi smartphone.
Mobile web yang dapat diakses melalui perangkat mobile perlu dirancang
dengan mempertimbangkan keterbatasan perangkat mobile seperti sebuah
handphone yang memiliki layar dengan ukuran yang terbatas ataupun beberapa
keterbatasan pada sebuah perangkat mobile.
2.6. JQuery Framework
JQuery merupakan suatu Framework (library) Javascript yang
menekankan bagaimana interaksi antara Javascript dan HTML. JQuery
merupakan pustaka JavaScript yang cepat dan ringkas yang menyederhanakan
traversing dokumen HTML, penanganan event, animasi, dan interaksi Ajax untuk
mempercepat pengembangan web. JQuery pertama kali dirilis pada tahun 2006
oleh John Resig. Pada perkembangannya JQuery tidak sekedar sebagai
Framework Javascript, namun memiliki kehandalan dan kelebihan yang cukup
banyak. Hal tersebut menyebabkan banyak developer web menggunakannya.
JQuery merupakan library open source dengan lisensi GNU General
Public License dan MIT License. Dari segi ukuran, Framework JQuery hanya
berukuran 20 KB dan hanya terdiri dari satu file. Akan tetapi, bagi yang
menginginkan fungsi lebih, JQuery memungkinkan penambahan fungsionalitas
dalam bentuk plugin. Beberapa kelebihan dari JQuery adalah sebagai berikut :
17
1. Mengakses bagian halaman tertentu dengan mudah.
Tanpa adanya library Javascript khusus, untuk mengakses suatu bagian
tertentu dari halaman, harus mengikuti aturan Document Object Model
(DOM) dan pengaksesan harus secara spesifik menyesuaikan dengan
struktur HTML. Dengan kata lain, pengaksesan bagian tertentu dari
halaman sangat tergantung pada struktur dari HTML. JQuery
menawarkan cara yang mudah dalam mengakses bagian tertentu dari
halaman, pengaksesan juga tidak tergantung pada struktur HTML.
2. Mengubah tampilan halaman tertentu
Untuk melakukan pengaturan dalam mempercantik halaman web
dibutuhkan CSS, namun CSS mempunyai kelemahan yang cukup
mengganggu, yaitu beberapa perintah CSS tidak didukung oleh semua
browser. Dengan adanya JQuery, kesenjangan yang terjadi antara
browser dalam urusan CSS akan tertutup dengan baik.
3. Mengubah isi halaman web
Mengubah isi web berarti mengganti teks, menambahkan teks atau
gambar, mengurutkan suatu daftar, menghapus baris tabel dan
sebagainya. Dengan JQuery, hal tersebut dapat dilakukan dengan hanya
beberapa baris perintah.
4. Merespon interaksi user dalam halaman
Website yang baik tidak cukup digambarkan dengan user-interface dan
tampilan yang memukau, namun lebih dari itu, bagaimana pengunjung
dapat berinteraksi dengan website dan dapat mengatur tampilannya
sendiri. Interaktivitas sangat bergantung bagaimana pemrograman yang
dipakai dalam menangani event saat terjadi click. Akan tetapi event
18
handling pada javascript terbatas pada object-object tertentu, dan
jenisnya terbatas. JQuery melengkapi semuanya dengan tambahan
penanganan event handling yang semakin mudah.
5. Menambahkan animasi ke halaman
Animasi seringkali disertakan dalam suatu halaman web untuk
menambah kecantikannya. JQuery menawarkan konsep animasi yang
cukup apik namun ramah bandwidth. Salah satu animasi yang bisa dibuat
dengan JQuery adalah fading jika terdapat suatu bagian dari halaman
ditambahkan atau dihilangkan.
6. Mengambil informasi dari server tanpa melakukan refresh seluruh
halaman
Merupakan salah satu konsep dasar dari AJAX (Asychronous Javascript
dan XML). Pada penerapannya, ada beberapa kendala yang dihadapi
pada saat melakukan pembuatan website. Dengan adanya library JQuery
dapat mempermudah dalam melakukan pembangunan website.
7. Menyederhanakan penulisan JavaScript biasa
Semboyan JQuery adalah “Write less, do more” atau dengan kata lain
kesederhanaan dalam penulisan kode, tetapi menghasilkan tampilan yang
lebih. Hal inilah yang menjadi daya tarik tersendiri bagi para
pengembang web untuk menggunakan JQuery.
2.7. Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
19
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan
salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi bagi para pemakai.
Ada beberapa bagian-bagian dari basis data yaitu :
2.7.1. Komponen Basis Data
Komponen yang terdapat pada suatu basis data antara lain :
1. Table
Sebuah komponen yang digunakan untuk menyimpan suatu
data yang telah diakses dan dimasukkan kedalamnya.
2. Record
Isi atau data dari tabel tersebut yang telah dikelola. Record bisa
mempunyai beberapa macam data. Dan data bervariasi tersebut
disimpan ke dalam tabel dan itulah yang disebut record.
3. Field
Pemberian identitas suatu data dimana data tersebut akan
diletakkan sesuai dengan pengelompokan datanya.
2.7.2. Struktur Basis Data
Struktur database adalah suatu pengaturan field-field pada suatu tabel pada
database. Struktur database adalah sebagai berikut :
1. Nama Field
Digunakan sebagai suatu pemberian identitas atau memberi
keterangan pada field.
20
2. Tipe data
Pemberian suatu tipe pada field sesuai dengan identitas yang
telah diberikan.
3. Ukuran data
Pemberian panjang atau banyak data yang telah diinputkan.
4. Keterangan
Memberikan suatu keterangan atau deskripsi pada sebuah field.
2.8. MySQL Database
MySQL merupakan sebuah Database Management System (DBMS) server
buatan TcX Data Konsultan AB, Swedia. MySQL cocok untuk aplikasi berbasis
web dengan skala yang kecil sampai menengah.
Beberapa keunggulan yang ditawarkan MySQL antara lain (Bambang
Hariyanto, 2004, 17) :
1. Kecepatan akses, kecepatan MySQL kira-kira tiga sampai
empat kali lebih cepat dibanding basis data komersial.
2. Kemudahan penggunaan.
3. Biaya yang murah karena MySQL tidak berbayar dan open
source.
4. Konektivitas dan keamanan.
MySQL bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat
flexibel dan cepat. Aktifitas-aktifitas yang dapat dilakukan dengan menggunakan
MySQL adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2010):
1. Menyimpan data kedalam tabel.
2. Menghapus data dalam tabel.
21
3. Mengubah data dalam tabel.
4. Mengambil data yang tersimpan dalam tabel.
5. Memungkinkan untuk memilih data tertentu dalam tabel.
6. Memungkinkan untuk melalukan hak akses terhadap data.
2.9. Structure Query Language (SQL)
Menurut Yenie Kustiyahningsih (2010:145) basis data adalah sekumpulan
informasi yang diatur agar mudah dicari. Dalam arti umum basis data adalah
sekumpulan data yang diproses dengan bantuan komputer yang memungkinkan
data dapat diakses dengan mudah dan tepat, yang dapat digambarkan sebagai
aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi.
SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data
dalam basis data relasional. Bahasa ini secara de facto merupakan bahasa standar
yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua
server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen
datanya.
Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa yaitu Data Definition Language
(DDL) dan Data Manipulation language (DML). DDL digunakan untuk
mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data seperti tabel, view, user,
dan lainnnya. Sedangkan DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada
dalam basis data.
2.10. PHP
Menurut Valade J. (2004) PHP merupakan bahasa scripting yang bersifat
open source dan dirancang untuk pengembangan situs web. Awalnya, PHP
22
dimulai dari peralatan personal home page yang dikembangkan oleh Rasmus
Lerdorf. PHP merupakan bahasa server-side scripting yang menyatu dengan
HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan
server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di
server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML. Dengan
demikian kode program yangt tertulis dalam PHP tidak terlihat oleh user sehingga
keamanan halaman web lebih terjamin.
Salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya untuk
melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem manajemen basis data,
sehingga dapat menciptakan suatu halaman web yang dinamis. PHP mempunyai
koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS antara lain Oracle, Sybase, mSQL,
MySQL, Microsoft SQL Server, Solid, PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis,
dBase, Unix dbm, dan tak terkecuali semua database ber-interface ODBC. PHP
juga memiliki integrasi dengan beberapa library eksternal yang dapat membuat
pengguna melakukan segalanya dari dokumen PDF hingga mem-parse XML.
Hampir seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan
utama adalah konektivitas basis data dengan web.
2.11. XAMPP
XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL
instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk
tersebut. Selain paket installasi instant XAMPP versi 1.7.0 juga memberikan
fasiltias pilihan pengunaan PHP4 atau PHP5. Untuk berpindah versi PHP yang
ingin digunakan juga sangat mudah dilakukan dengan mengunakan bantuan PHP
23
Switch yang telah disertakan oleh XAMPP dan yang terpenting XAMPP bersifat
free atau gratis untuk digunakan.
Sejarah singkat XAMPP, XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP
(Linux Apache, MySQL, PHP and PERL), XAMPP ini merupakan project
nonprofit yang di kembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad'
Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan
mempromosikan pengunaan Apache web server.
Berikut ini detail paket pada XAMPP versi 1.7.0 yang disertakan pada
penulisan ini adalah :
1. Apache 2.2.11
2. MySQL 5.1.30 (Community Server)
3. PHP 5.2.8 + PEAR (Support for PHP 4 has been discontinued)
4. PHP-Switch win32 1.0 (use "php-switch.bat" in the xampp main
directory)
5. XAMPP Control Version 2.5 from www.nat32.com
6. XAMPP Security 1.0
7. SQLite 2.8.15
8. OpenSSL 0.9.8i
9. PhpMyAdmin 3.1.1
10. ADOdb 4.990
11. Mercury Mail Transport System v4.52
12. FileZilla FTP Server 0.9.29
13. Webalizer 2.01-10
24
2.12. Adobe Dreamweaver
Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web
keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver
keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web
karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir
Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu
versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah versi 12
yang ada dalam Adobe Creative Suite 6 (sering disingkat Adobe CS6).
Tata letak tampilan Design memfasilitasi desain cepat dan pembuatan
kode seperti memungkinkan pengguna dengan cepat membuat tata letak dan
manipulasi elemen HTML. Dreamweaver memiliki fitur browser yang terintegrasi
untuk melihat halaman web yang dikembangkan di jendela pratinjau program
sendiri agar konten memungkinkan untuk terbuka di web browser yang telah
terinstall. Aplikasi ini menyediakan transfer dan fitur sinkronisasi, kemampuan
untuk mencari dan mengganti baris teks atau kode untuk mencari kata atau
kalimat biasa di seluruh situs, dan templating feature yang memungkinkan untuk
berbagi satu sumber kode atau memperbarui tata letak di seluruh situs tanpa
server side includes atau scripting.
Behavior Panel juga memungkinkan penggunaan JavaScript dasar tanpa
pengetahuan coding, dan integrasi dengan Adobe Spry Ajax framework
menawarkan akses mudah ke konten yang dibuat secara dinamis dan interface.
Dreamweaver dapat menggunakan ekstensi dari pihak ketiga untuk
memperpanjang fungsionalitas inti dari aplikasi, yang setiap pengembang web
bisa menulis (sebagian besar dalam HTML dan JavaScript). Dreamweaver
didukung oleh komunitas besar pengembang ekstensi yang membuat ekstensi
25
yang tersedia (baik komersial maupun yang gratis) untuk pengembangan web dari
efek rollover sederhana sampai full-featured shopping cart. Dreamweaver, seperti
editor HTML lainnya, edit file secara lokal kemudian diupload ke web server
remote menggunakan FTP, SFTP, atau WEBDAV.
2.13. Smartphone
Smartphone adalah teknologi canggih yang merupakan kombinasi PDA
dan mobile phone. Menurut (Brusco, 2010), Smartphone adalah mobile phone
yang memiliki fungsi seperti sistem komputerisasi, pengiriman pesan (email),
akses internet dan memiliki berbagai aplikasi sebagai sarana pencarian informasi
seperti kesehatan, olahraga, uang dan berbagai macam topik. Bisa disimpulkan
smartphone layaknya komputer namun dalam ukuran kecil.
Smartphone diciptakan untuk menyediakan berbagai aplikasi yang dapat di
download dari internet dengan menggunakan sebuah operating system (OS)
spesifik seperti Apple dengan iOS, Google Android, Microsoft Windows Mobile
dan Windows Phone, Nokia Symbian, RIM BlackBerry OS dan lain-lain. Harga
dari aplikasi ini bermacam-macam, ada yang berbayar dan ada yang gratis
(Cummiskey, 2011). Fitur yang disajikan oleh smartphone bermacam-macam,
mulai dari fitur multimedia, fitur game, fitur office, dan fitur online.
2.14. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Model proses pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu
model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti
spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya
26
sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan
perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya (Pressman ,2005: 86) .
Dalam penyusunan skripsi ini, metode perancangan sistem menggunakan
metode waterfall. Menurut Roger S. Pressman, tahapan metodologi perancangan
sistem dengan metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu : Palnning,
Modelling, Construction dan Deployment.
Planning
Modelling
Construction
Deployment
Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem (Pressman, 2005)
1. Planning
Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari
masalah yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user
requirement (kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data
yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan
software, termasuk rencana yang akan dilakukan. Selanjutnya dari
analisis masalah ini penulis akan menguraikan beberapa kebutuhan-
kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam pembuatan
sistem surat menyurat ini.
2. Modeling
Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke
sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum
dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data,
27
arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma)
prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut
software requirement.
3. Construction
Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau
pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang
bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan
transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan
tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya
penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini.
Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap
sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan
kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa
diperbaiki.
4. Deployment
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software
atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean
maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian
software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara
berkala.
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi dengan
siklus waterfall adalah sebagai berikut (Ladjamuddin, 2005 :46) :
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan
kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses
organisasi. Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang
28
sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan
menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses
analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi
merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan
masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul
serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri,
2004: 88)
2. Perancangan Sistem: merancang sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan
yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang baik.
Kegiatan yang dilakukan antara lain merancang output, input,
struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat
lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
3. Programming dan Testing System: pada tahap ini dilakukan
perancangan algoritma dengan menggunakan psedocode yang
ditulis dalam bahasa Indonesia terstruktur/bahasa Inggris
terstruktur. Perancangan algoritma sebaiknya dilakukan
dengan menggunakan pendekatan Top-Down (Pemograman
Modular). Setelah selesai pembuatan algoritma, maka
dibuatlah program aplikasi dengan menggunakan salah satu
bahasa pemrograman terpilih.
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru,
melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi
dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
29
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah
dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan
Kelebihan dari model ini adalah ketika semua kebutuhan sistem dapat
didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek, maka Software
Engineering (SE) dapat berjalan dengan baik dan tanpa masalah.
Meskipun seringkali kebutuhan sistem tidak dapat didefinisikan se-
eksplisit yang diinginkan, tetapi paling tidak, problem pada kebutuhan sistem di
awal proyek lebih ekonomis dalam hal uang (lebih murah), usaha, dan waktu yang
terbuang lebih sedikit jika dibandingkan problem yang muncul pada tahap-tahap
selanjutnya.
Kekurangan yang utama dari model ini adalah kesulitan dalam
mengakomodasi perubahan setelah proses dijalani. Fase sebelumnya harus
lengkap dan selesai sebelum mengerjakan fase berikutnya.
Masalah dengan waterfall :
1. Perubahan sulit dilakukan karena sifatnya yang kaku.
2. Karena sifat kakunya, model ini cocok ketika kebutuhan
dikumpulkan secara lengkap sehingga perubahan bisa ditekan
sekecil mungkin. Tapi pada kenyataannya jarang sekali
konsumen/pengguna yang bisa memberikan kebutuhan secara
lengkap, perubahan kebutuhan adalah sesuatu yang wajar terjadi.
3. Waterfall pada umumnya digunakan untuk rekayasa sistem yang
besar yaitu dengan proyek yang dikerjakan di beberapa tempat
berbeda, dan dibagi menjadi beberapa bagian sub-proyek.
30
2.15. Flowchart
Definisi bagan alir (flowchart) menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin dalam
bukunya analisis dan desain sistem informasi, menyatakan bahwa : “Flowchart
adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah
penyelesaian suatu masalah”.
Fungsi dari bagan alir (flowchart) adalah untuk menunjukkan alir dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan untuk alat
bantu komunikasi dan dokumentasi.
Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu
menggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat
dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu sebagai berikut:
2.15.1. Simbol Penghubung atau alir (Flow Direction Simbols)
Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol
yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting
line. Simbol-simbol tersebut adalah yang diterapkan sebagai berikut :
1. Simbol arus atau garis alir : Untuk menunjukan arah dari suatu
proses, dapat ke atas, ke bawah, ke kanan dan ke kiri.
Gambar 2.2 Simbol arus atau garis alir
2. Pertemuan garis alir : Simbol ini digunakan jika dua garis alir
bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
31
Gambar 2.3 Simbol Pertemuan garis alir
2.15.2. Simbol Proses (Processing Simbols)
Simbol yang menunjukan jenis operasi pengelolahan dalam
suatu proses atau prosedur. Simbol-simbol tersebut yang diterapkan
adalah sebagai berikut :
1. On line computer proses : Simbol ini menggambarkan
pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama
program ditulis di dalam simbol.
Gambar 2.4 Simbol On line computer proses
2. Simbol Logika atau Decision : Untuk menunjukan suatu kondisi
tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban , ya
atau tidak.
Gambar 2.5 Simbol Logika atau Decision
3. Simbol Terminal : Untuk menyatakam permulaan atau akhir dari
suatu program.
32
Gambar 2.6 Simbol Terminal
2.15.3. Simbol Input_output
Simbol Disk Storage : Untuk menyatakan input berasal dari
harddisk atau output disimpan ke harddisk.
Gambar 2.7 Simbol Disk Storage
2.16. Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan
sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik
secara manual maupun secara komputerisasi. (Jogiyanto, 1999 : 700).
Penggunaan notasi / simbol dalam diagram arus data berguna untuk
membantu komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem (user)
agar dapat memahami suatu sistem secara logika, selain itu notasi / simbol dalam
diagram arus data itu juga membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada
semua tingkat kompleksitanya. Data flow diagram (DFD) sering digunakan
untuk menggambar sistem yang sedang berjalan atau sistem yang diusulkan
yang digambarkan secara logik tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir atau data tersebut disimpan.
Simbol-simbol dalam diagram alir ada 4 (empat) macam (Jogiyanto,1999 :
702) adalah sebagai berikut :
33
1. External Entity
Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang bisa
berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat memberikan
input atau menerima output dari luar sistem.
Gambar 2.8 Simbol External Entity
2. Proses
Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang
masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan
arus data/output. Proses digambarkan dengan notasi/simbol lingkaran
atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.
Gambar 2.9 Simbol Proses
3. Data Storage
Simpanan data itu dapat berupa suatu file atau database pada
system komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel
acuan manual, atau suatu agenda / buku.
Gambar 2.10 Simbol Data Storage
34
4. Data flow / Arus Data
Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir
diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini
menunjukan arus dari data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau
hasil dari proses suatu sistem. Bentuk fisik arus data bias berupa formulir
atau dokumen, laporan dari sistem, output dilayar komputer dari
sistem, komunikasi ucapan, sedangkan bentuk logika arus data dari
dokumen tersebut misalnya : data pesanan, data yang dibaca atau
direkam suatu file, dan lain-lain.
Gambar 2.11. Simbol Data Flow
2.17. Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) atau disebut dengan R-R secara grafis
menggambarkan isi secara database (Fathansyah,2002 : 79). Database
merupakan kumpulan file yang saling berhubungan. Diagram ini memiliki dua
komponen utama yaitu entitas dan relasi. Pada model relasi antara file direlasikan
dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama dari masing-masing file.
ERD menggunakan sejumlah notasi / simbol untuk menggambarkan
struktur dan hubungan antar data. ERD menggunakan tiga macam
notasi/simbol antara lain seperti :
1. Entity : suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan
pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem
35
yang dibuat. Entity digambarkan dengan simbol yang disebut
rectangle/box.
2. Atribut : entity memiliki elemen yang disebut dengan atribut, yang
berfungsi untuk menjelaskan karakter dari entity. Atribut digambarkan
dengan simbol yang disebut ellips.
3. Line : line atau garis ini berfungsi untuk menghubungkan atribut
dengan entity, dan entity dengan relationship/relasi.
4. Hubungan : entity dapat berhubungan satu dengan yang lainnya.
Hubungan ini dinamakan relationship/relasi, seperti halnya entity
maka didalam hubungannya harus dibedakan antara hubungan/bentuk
hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri.
ERD yang diterapkan dalam pembuatan sistem penyuratan adalah ERD
derajat tiga (Ternary) yaitu relasi yang menghubungkan 3 buah entitas.
Mahasiswa Kuliah Kampus
Cabang
Gambar 2.12. Derajat tiga
2.18. Pengujian Black-Box
Pengujian Black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat
lunak. Dengan mengetahui fungsi yang ditentukan dimana produk dirancang
untuk melakukannya, pengujian dapat dilakukan untuk memperlihatkan bahwa
masing-masing fungsi beroperasi sepenuhnya, pada waktu yang sama mencari
36
kesalahan pada setiap fungsi. Pengujian black-box berkaitan dengan pengujian
yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Pengujian black-box digunakan
untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi perangkat lunak adalah operasional
yang memiliki arti bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan
dengan tepat dan integritas informasi eksternal (seperti file data) dipelihara.
Pengujian black-box menguji beberapa aspek dasar suatu sistem dengan sedikit
memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak tersebut. Dengan
demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak
mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua
persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan
merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi merupakan pendekatan
komplementer yang kemungkinan besar mampu mengungkap kelas kesalahan
daripada metode white-box (Pressman, 2002:551).
Pengujian black-box cenderung diaplikasikan selama tahap akhir
pengujian. Pengujian black-box berusaha untuk menemukan kesalahan pada
beberapa kategori, yaitu:
1. Fungsi yang tidak benar atau hilang.
2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
4. Kesalahan perilaku atau kinerja.
5. Kesalahan inisialisasi atau terminasi.
37
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Pengumplan Data
Tahap ini digunakan untuk mengumpulak data-data yang nanti nya akan
digunakan untuk pengolahan sistem selanjutnya. Pengumpulan data ini sangat
penting karena itu penulis menjabarkan beberapa tahapan dalam pengumpulan
data yang penulis lakukan.
3.1.1. Studi Kepustakaan
Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang yang akan diteliti
dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu penulis
dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis atau yang
ada kaitannya dengan penelitian yang penulis lakukan, dan penelitian-
penelitian yang telah dilakukan sebelumnya.
Dengan melakukan studi kepustakaan, penulis dapat memanfaatkan
semua informasi dan pemikiran-pemikiran yang relevan dengan penelitian
yang sedang dilakukan.
Ada banyak literatur mengenai aplikasi surat, namun hanya ada
beberapa literatur yang penulis gunakan. Pencarian literatur yang penulis
gunakan hanya berdasar pada kecocokan terhadap judul dan maksud dari
skripsi penulis, serta implementasi aplikasi dari skripsi penulis. Adapun
beberapa literatur adalah sebagai berikut:
38
1. Hendra Kurniawan, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dalam penelitiannya yang berjudul “Pengembangan Sistem
Manajemen Reservasi Ruangan Online Dengan ZK Ajax Framework
(Studi Kasus: PT. Layang-Layang Business Center)”. Tujuan dari
penelitiannya adalah terpecahkannya permasalahan organisasi
seperti terjadinya tumpang tindih pemesanan dan pembelian barang
yang dapat menyebabkan ganti rugi, terdapatnya pelaksanaan event
yang berbarengan, dan jeda waktu yang lama dalam memproses
sebuah event. Masalah-masalah tersebut dapat diatasi melalui
pengembangan sistem reservasi yang terotomasi sehingga
terdukungnya proses pengorganisasian dan konsistensi data
reservasi.
2. Fauzi Rahman, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam
penelitiannya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Repository
Surat Keputusan (SK) Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework
(Studi Kasus: Sub Bagian Organisasi Tata Laksana dan Perundang-
undangan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta)”.
Tujuan dari penelitiannya adalah membuat aplikasi yang dapat
mengolah penyimpanan arsip secara digital di lingkungan UIN
Jakarta dalam bentuk repository berbasis website agar kelak dapat
memudahkan dalam pencarian kembali, dapat diakses oleh pimpinan
dari masing-masing unit kerja, dan pimpinan direktorat pada saat
dibutuhkan secara realtime, serta mengurangi resiko terjadinya
39
kehilangan file SK yang telah dibuat mengingat pentingya surat-
surat yang diarsipkan tersebut.
3. Miftah Haris, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam
penelitiannya yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen
Persuratan Mahasiswa Berbasis Web Menggunakan Zk Framework
(Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi Uin Syarif Hidayatullah
Jakarta)”,. Tujuan dari penelitiannya adalah membuat sistem
pembuatan surat keterangan mahasiswa yang dinamis, jelas dan
cepat serta dapat disajikan dalam bentuk sebuah laporan mengingat
dirasakan kurang efektif dan efisian jika informasi dalam bentuk
kertas yang sifatnya statis atau mengandalkan memori seseorang
sebagai media penyimpanan. Dikarenakan sekolah tersebut masih
menggunakan cara manual dalam penilaian siswa terhadap rapor,
yang bisa mengakibatkan data yang diolah hilang atau rusak, maka
pentingnya sebuah aplikasi yang dapat mengatur informasi secara
teratur, jelas, dan cepat.
3.1.2. Studi Lapangan
Studi lapangan yang dilakukan oleh peneliti adalah wawancara,
observasi dan kuesioner. Deskripsi hasil studi lapangan penulis adalah
sebagai berikut :
40
1. Observasi
Observasi dilakukan oleh penulis sebelum penulis melakukan
wawancara dan penyebaran kuesioner. Observasi dilakukan agar
penulis dapat melakukan pengamatan terkait proses yang sedang
berjalan pada sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa
yang saat ini sedang berjalan di prodi Teknik Informatika
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Observasi
dilakukan pada tanggal 6 Januari 2013.
2. Wawancara
Pada tahap wawancara, peneliti melakukan wawancara dengan
bagian kepala Prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Ibu Nurhayati, Ph.D.
Adapun daftar wawancara yang peneliti lakukan adalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana tanggapan anda terhadap proses pembuatan
surat menyurat pada prodi Teknik Informatika sudah
berjalan cukup efisienkah untuk mahasiswa?
2. Apakah format surat yang berlaku saat ini di prodi Teknik
Informatika sudah memenuhi standar penyuratan yang
baik?
3. Apakah tanggapan anda terkait judul skripsi yang penulis
buat terhadap keadaan nyata di prodi Teknik Informatika
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah?
41
4. Bagaimana tanggapan anda terhadap pentingnya proses
komputerisasi yang berjalan pada sistem informasi
akademik prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah?
Wawancara berikutnya yang penulis lakukan adalah dengan
mewawancarai Ibu Sunduz Nuzulia, Msi yang menjabat sebagai
Kasubbag Umum Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta.
Wawancara tersebut bertujuan untuk mencari tahu proses
pembuatan surat yang ada saat ini. Adapun pertanyaan
wawancara tersebut sebagai berikut :
1. Bagaimana S.O.P (Standard Operating Procedure)
pembuatan surat yang ada di Akademik saat ini?
2. Siapakah yang berperan langsung dalam proses print dan
penandatanganan surat – surat yang ada saat ini?
3. Apakah S.O.P penandatanganan surat yang ada saat ini
harus menggunakan tanda tangan secara langsung?
4. Berapa lama proses pembuatan surat sampai surat tersebut
berhasil dicetak dan di tanda tanganin oleh pihak yang
berwenang?
5. Kuesioner
Kuesioner diberikan kepada responden pada tanggal 15 Januari
2014 di sekitar Prodi Teknik Informatika Universitas Islam
42
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jumlah reponden yang
terlibat yaitu dua puluh lima orang. Kuesioner ini bertujuan
untuk mengetahui seberapa pentingnya sistem yang penulis buat
untuk mempermudah mahasiswa dalam proses pembuatan surat
menyurat yang dalam lingkup ini adalah mahasiswa prodi
Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah
Jakarta. Daftar pertanyaan kuesioner terlampir di dalam
lampiran.
Gambar 3.1 Hasil data kuesioner
0
20
40
60
80
100
120
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Ya
Tidak
Keterangan kuesioner yang didapat yaitu :
1. 52% responden memiliki jarak tempat tinggal yang
berdekatan dengan lokasi perkuliahan. Kurang lebih
setengah dari narasumber memiliki jarak lokasi tempat
43
tinggal yang berjauhan dengan tempat narasumber
melakukan perkuliahan
2. 68% narasumber beranggapan bahwa sistem akademik
yang sudah ada saat ini sudah cukup baik.
3. 32% responden berasumsi bahwa fitur yang terdapat
sistem informasi akademik saat ini sudah cukup
lengkap.
4. 68% responden telah menggunakan sistem akademik
yang ada saat ini dengan semaksimal mungkin.
5. 100% responden berasumsi bahwa birokrasi yang ada
saat ini di kampus kurang efisien.
6. 92% responden merasa proses pembuatan surat
menyurat di kampus saat ini cukup sulit karena
prosesnya yang tidak simple.
7. 92% responden menggunakan tipe handphone
smartphone.
8. 100% responden menganggap pentingnya handphone
dalam kehidupan sehari-hari untuk berbagai macam
aktifitas.
9. 100% responden menyetujui apabila proses pembuatan
surat menyurat dikampus dapat diakses melalui media
smartphone menggunakan fasilitas browser yang
dimiliki tiap smartphone.
44
10. 100 persen responden beranggapan dengan adanya
sistem pembuatan surat yang dapat diakses melalui
media smartphone dapat mempermudah responden.
3.2. Planning
Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari masalah
yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement
(kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan
keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan
dilakukan. Selanjutnya dari analisis masalah ini penulis akan menguraikan
beberapa kebutuhan-kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam
pembuatan sistem surat menyurat ini.
3.2.1. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap masalah yang
berhubungan dengan pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik
Informatika di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Adapun
masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :
a) Kondisi birokrasi yang memakan waktu berdampak kurang
efisiennya proses pembuatan surat di prodi Teknik Informatika.
b) Sebagian besar mahasiswa tidak hanya menghabiskan
waktunya untuk hanya sekedar berkecimpung di dunia
perkuliahan saja, banyak dari mereka yang ternyata
45
menggunakan waktunya untuk bekerja dan kuliah, sehingga
mereka sangat mempergunakan waktu seefisien mungkin.
c) Banyak dari mahasiswa yang ingin memperoleh data yang
dalam hal ini adalah proses pembuatan surat dengan cara
semudah mungkin.
3.2.2. Analisis Masalah
Tahap ini merupakan tindak lanjut dari penelitian terhadap masalah
yang ada dan dilakukan penelitian lebih lanjut sehingga dapat ditemukan
solusi dari permasalahan yang ada. Pada tahap ini juga, akan terbentuk
gambaran umum dari sistem.
Dalam fase ini, terdapat empat langkah yang perlu dilakukan di
dalam membangun sistem pembuatan surat keterangan berbasis web browser
yaitu sebagai berikut :
1) Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem
Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup
sistem yang akan dibangun dan mencari tahu apa saja yang
menjadi kebutuhan sistem baik yang mandatory maupun
sebagai pelengkap. Hal ini dilakukan agar proses menjadi jelas
dan desain sistem dapat dilakukan. Ruang lingkup dan
kebutuhan sistem pembuatan surat keterangan ini yaitu :
46
a. Sistem ini hanya berlaku untuk mahasiswa prodi Teknik
Informatika sebagai user yang sudah terdaftar oleh bagian
akademik prodi yang dalam hal ini adalah admin.
b. Sistem ini hanya melayani pembuatan surat keterangan aktif
kuliah, surat riset, surat permohonan Praktek Kerja
Lapangan dan surat bimbingan skripsi.
c. Sistem ini berbasis website, artinya adalah untuk dapat
mengakses sistem dibutuhkan jaringan internet baik untuk
akses melalui media komputer maupun media smartphone
yang telah memiliki perangkat browser didalamnya dan
perangkat lain untuk mengaksesnya.
2) Melakukan studi wilayah operasi sistem
Studi wilayah ini bertujuan untuk mencari tahu apakah proses
sistem ini dapat berjalan dengan baik di wilayah bersangkutan dan
mencari solusi dari permasalahan yang ada, dalam hal ini
pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika
Unversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, sehingga dapat
dibangun suatu sistem untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Studi wilayah yang dilakukan antara lain sebagai berikut :
a. Observasi kondisi tempat pembuatan surat keterangan
yang terdapat pada prodi Teknik Informatika bagian
akademik lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
47
b. Observasi sekitaran Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah guna
mencari info terkait fungsi dari sistem yang sedang
dibuat oleh penulis.
3) Menentukan tools dan teknologi
Pada tahapan ini, ditentukan alat atau perangkat apa saja yang
digunakan dalam sistem dan teknologi yang diterapkan. Perangkat
tersebut harus dipersiapkan untuk perancangan dan pembangunan
sistem agar dapat berjalan dengan lancar. Teknologi digunakan
untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ditemukan
dengan menerapkan ilmu teknik informatika sehingga dapat
dihasilkan suatu kemudahan dalam kehidupan sehari-hari.
Teknologi-teknologi yang digunakan di dalam sistem pembuatan
surat ini adalah sebagai berikut :
a. Teknologi perangkat keras
Perangkat keras yang penulis gunakan dalam melakukan
perancangan aplikasi ini adalah komputer dengan
spesifikasi sebagai berikut : Intel(R) Core(TM)2 CPU
6300 @ 1.86GHz (2 CPUs), ~1.9GHz, 3072MB RAM,
NVIDIA GeForce 9500 GT, Hard Disk 160GB.
b. Teknologi perangkat lunak
Perangkat lunak yang penulis gunakan dalam penelitian
ini adalah sebagai berikut. Pada sistem operasi yang
48
penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Microsoft
Windows 7 Ultimate 32-bit. Proses pembuatan script
menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS 6,
XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++.
4) Melakukan studi kelayakan sistem
Studi kelayakan sistem adalah mencari tahu apakah sistem itu
pantas dan layak digunakan serta mempunyai manfaat sesuai tujuan
perancangan. Studi kelayakan sistem ini dilakukan dengan cara :
a. Mewawancarai narasumber yang telah disebutkan di awal
pembahasan mengenai apakah sistem ini dapat menjadi
solusi bagi mahasiswa dalam mempermudah proses
pembuatan surat menyurat di prodi Teknik Informatika
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
b. Menguji apakah fitur yang ada didalam sistem sudah
mempunyai solusi untuk permasalahan yang telah
disebutkan diatas
c. Mengetahui apakah sistem layak untuk digunakan karena
melihat kondisi mahasiswa yang pada umumnya memiliki
akses internet melalui media smartphone pribadi.
3.3. Modelling
Tahap desain sistem merupakan tahap dimana perancangan sistem
pembuatan sistem surat melakukan deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur
49
proses yang terjadi dalam sistem, struktur data apa saja yang dibutuhkan, dan
gambaran user interface sistem yang akan dirancang didalam sistem meliputi :
1. Kelas User
Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem. Entitas
user hanya dapat mengakses sistem dan dapat melakukan proses
apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau melakukan registrasi
apabila user belum terdaftar untuk dapat melakukan proses pada
sistem.
2. Kelas Administrator
Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu entitas
yang mempunyai peranan untuk melakukan semua proses manajemen
di dalam sistem atau dalam proses nyatanya adalah staf akademik.
Kelas administrator terdapat di dalam sistem yang berarti untuk dapat
akses kelas ini, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dan
pengguna terdaftar sebagai administrator. Kelas administrator
mempunyai peranan sentral untuk menjaga proses dapat berjalan
karena sistem ini menggunakan metode maker checker yang berarti
untuk membuat suatu hal yang baru / merubah hal yang sudah ada di
dalam sistem, aktor pembuat (maker) harus mendapatkan pengecekan
dan persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang
sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator yang
baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan terhadap
50
penambahan operator tersebut. Proses desain sistem yang dibangun
terdiri atas :
1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD yang dibangun menggambarkan alur data yang terjadi
didalam sistem meliputi alur data proses cetak (print),
penambahan user, alur data update status surat dan alur
data surat yang diproses.
2. Flowchart
Flowchart ini berisi bagan-bagan yang menggambarkan
langkah-langkah alur dalam program atau prosedur sistem
secara sistematis.
3. Entity Relation Diagram (ERD)
ERD adalah diagram untuk menggambarkan hubungan
antar entitas yang terlibat dalam sistem. Di dalam ERD ini
dapat dilihat dependensi pekerjaan yang terjadi diantara
user dan admin.
4. Desain interface di dalam perancangan sistem pembuatan
surat ini meliputi:
a. Interface halaman sebelum login aplikasi
interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi
sistem untuk user dan admin yang belum melakukan
login. Dalam tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses
yang ada hanya tampilan untuk melakukan login
51
untuk user dan administrator. Pada halaman ini user
yang telah teregistrasi oleh admin dapat melukakan
proses yang tedapat dalam sistem ini.
b. Interface halaman Admin setelah login
Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah
admin melakukan login. Dengan tampilan beberapa
menu yang hanya dapat diakses oleh admin. Segala
proses pada halaman admin ini yang memiliki hak
penuh dalam proses yang terdapat dalam sistem
seperti mencetak surat dan menambah user.
c. Interface halaman user
Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah
melakukan login. Interface ini berisi beberapa
tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses
surat.
d. Interface halaman user responsive
Interface ini berisi tampilan responsive menu user
yang sudah melakukan login. Interface ini berisi
beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk
memproses surat.
52
5. Struktur Data
Pada bagian struktur data ini adalah proses pembuatan
database yang akan digunakan oleh user dan admin dalam
melakukan sistem tersebut.
3.4. Construction
Pada tahap perancangan sistem ini pembuatan perangkat lunak sistem
dilakukan. Dalam tahap ini penulis mencoba untuk melakukan implementasi
dengan pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya
desain sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis
proses yang telah dibuat. Pada tahap ini akan dihasilkan listing code dari aplikasi
sistem pembuatan surat.
3.4.1. Coding
Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program
terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan
program aplikasi.
3.4.2. Implementasi Sistem
Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi
yang telah dibuat
53
3.4.3. Pengujian Sistem
Pengujian sistem pembuatan surat ini menggunakan metode Black box
testing. Pengujian Black box testing adalah pengujian yang dilakukan
untuk mengecek apakah aplikasi dapat diakses sesuai dengan harapan dan
semua modul dapat berfungsi dengan baik. Black box testing ini meliputi :
a. Pengujian apakah fitur-fitur sistem sudah berfungsi dengan baik
b. Pengujian apakah tampilan aplikasi sistem sesuai dengan yang
diharapkan
c. Pengujian apakah aplikasi sistem sudah terkoneksi dengan basis
data sistem.
3.5. Deployment
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau
sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang
sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian sistem yang telah dibuat
dilakukan penyebaran kepada user yang dalam hal ini adalah mahasiswa untuk
mengetahui hasil yang telah dibuat oleh penulis atau biasa disebut evaluasi.
Evaluasi ini dikemas dalam bentuk kuesioner yang penulis sebar dengan
sasaran mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta. Hasil evaluasi ini akan menjadi tolak ukur berhasil atau
tidaknya sistem ini berjalan sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh user.
54
3.6. Kerangka Berfikir Penelitian
Berikut ini adalah kerangka berfikir dari penelitian dan perancangan yang:
SELESAI
KUESIONER
PLANNING
MODELLING
CONSTRUCTION
DEPLOYMENT
USER REQUIREMENT
SOFTWARE REQUIREMENT
LISTING CODE
EVALUATE SYSTEM
STAR
STUDI KEPUSTAKAAN STUDI LAPANGAN
WAWANCARA
OBSERVASI
KUESIONER
PENGUMPULAN DATA
Gambar 3.2 Kerangka berpikir penulis 2014
55
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas secara rinci mengenai pengembangan aplikasi dengan
menerapkan metode penelitian yang telah penulis uraikan pada bab sebelumnya.
Metode pengembangan sistem yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode
waterfall. Pembahasan tahapan-tahapan yang digunakan dalam pengembangan
aplikasi ini adalah sebagai berikut.
4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Keberadaan sekolah-sekolah tinggi di bidang teknologi informasi memang
menjadi hal yang mutlak dibutuhkan oleh negara manapun di dunia, termasuk di
Indonesia. Program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah merupakan
salah satu dari sekolah-sekolah tinggi tersebut.
4.2.1. Visi dan Misi Studi Teknik Informatika
1. Visi
Menjadi Program Studi Teknik Informatika yang terkemuka, baik
secara nasional, regional, maupun internasional yang mengintegrasikan
kaidah-kaidah keilmuan, norma-norma dan etika ke-Islaman, serta ke-
Indonesiaan.
(Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)
56
2. Misi
Sesuai visi yang sudah disebutkan, maka misi Program Studi Teknik
Informatika ialah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pendidikan di bidang teknik informatika
untuk menghasilkan lulusan yang profesional dan memiliki nilai
kompetitif dengan tetap memperhatikan perkembangan dunia
teknologi dan informasi yang terus berkembang pesat dengan
memadukan pemahaman teori dan aplikasi informasi serta
pemahaman ilmu agama yang relevan bagi pengembangan
teknik informatika secara berkelanjutan.
b. Menyelenggarakan proses pendidikan yang mengintegrasikan
nilai-nilai moral dan pengembangan teknik informatika serta
memberikan pencerahan dalam keyakinan Islami.
c. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan di bidang
teknik informatika.
d. Memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kualitas hidup
masyarakat.
(Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)
4.2.2. Tujuan Program Studi Teknik Informatika
Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta memiliki tujuan
umum dan tujuan khusus. Tujuan umumnya adalah menghasilkan sarjana
komputer yang memiliki pemahaman teori dan metode di bidang teknik
informatika, profesionalitas dan integritas, serta etika dan sikap Islami
57
sehingga mampu menganalisis dan memecahkan berbagai persoalan di
bidang teknik informatika dan teknologi informasi yang bermanfaat bagi
peningkatan kualitas hidup masyarakat.
Sedangkan tujuan khususnya adalah menciptakan lulusan yang
memiliki kemampuan sebagai berikut :
a. Menciptakan sebuah proses pembelajaran teknik informatika
yang mengacu kepada pencapaian Total Quality Management
(TQM).
b. Analisis dan teknik-teknik optimasi sistem perangkat lunak,
perancangan dan implementasi aplikasi perangkat lunak sistem
informasi, jaringan teltkomunikasi, dan multimedia yang
bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat.
c. Merencanakan dan menangani proyek pembangunan dan
pengembangan suatu proyek teknologi informasi sebagai
seseorang project manager untuk sebuah organisasi atau sebuah
komunitas berdasarkan kaidah manajemen proyek.
d. Melakukan rekayasa perangkat lunak dan mengoptimalkan
kinerja perangkat lunak dalam suatu proyek teknologi informasi
untuk organisasi yang kompleks dengan keterkaitan
infrastruktur (perangkat keras dan perangkat lunak), struktur
organisasi, proses dan prosedut, kebijakan dan keputusan serta
SDM (Sumber Daya Manusia) dan budaya yang beragam.
58
e. Melaksanakan nilai-nilai Islam dalam sikap dan integritasnya
dalam melakukan pengembangan dalam bidang teknik
informatika.
f. Beradaptasi dengan suatu dunia informasi dalam implementasi
teknik informatika secara efisien dan efektif dalam sebuah
organisasi atau tatanan komunitas.
g. Menguasai teknologi dan metodologi teknik informatika
sehingga dapat melakukan penelitian dan pengembangan yang
berkaitan dengan aplikasi teknik informatika bagi peningkatan
kualitas hidup masyarakat.
4.2.3. Sistem Alur Berjalan
Selain cerita pengguna yang diperoleh dari pelaku-pelaku yang
menggunakan sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa pada Prodi
Teknik Informatika UIN yang digunakan saat ini, penulis juga melakukan
pengamatan, observasi, dan wawancara. Pengamatan, observasi, dan
wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan alur kerja sistem berjalan,
walaupun pihak Prodi Teknik Informatika UIN sudah memiliki Standard
Operating Procedure (SOP) dari alur sistem pembuatan surat keterangan
mahasiswa. Berdasarkan hasil dari pengamatan, observasi, dan wawancara
yang dilakukan oleh penulis, pada paragraf selanjutnya adalah penjelasan
mengenai alur kerja sistem berjalan.
Pada alur kerja sistem berjalan, merupakan alur kerja sistem berjalan
yang sudah menggunakan komputer sebagai media untuk mendaftarkan data
59
diri mahasiswa untuk membuat surat keterangan mahasiswa. Jadi mahasiswa
langsung mendaftarkan sendiri data diri mereka, dan langsung disimpan
sekaligus dicetak. Alur kerja sistem berjalan ini memiliki empat objek yang
ada pada sistem, yaitu mahasiswa, staf akademik, pejabat paraf, dan pejabat
penanda tangan Adapun langkah-langkah alur kerja sistem berjalan adalah
sebagai berikut.
1. Untuk membuat surat keterangan mahasiswa, mahasiswa
datang langsung ke Prodi Teknik Informatika UIN. Namun
yang dapat membuat surat keterangan mahasiswa hanyalah
mahasiswa yang aktif kuliah saja.
2. Mahasiswa langsung meng-input-kan data pada template surat
keteragan mahasiswa yang sudah dipersiapkan oleh akademik
yang pada komputer akademik (di lantai 2).
3. Setelah mahasiswa mengisi datanya, data tersebut disimpan
dan dicetak dengan menggunakan printer yang ada di
Akademik.
4. Surat yang sudah dicetak di Akademik, kemudian diserahkan
kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa untuk dimintai
paraf dan tanda tangan.
5. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan surat
keterangan mahasiswa yang sudah dicetak ke Pejabat Paraf
dan Pejabat Penanda Tangan untuk diparaf dan ditanda tangani
60
dalam hal ini yang berwenang dalam penandatanganan surat
yaitu Wadek I atau Kasubag TU.
6. Proses penandatanganan surat maksimal memakan waktu 3
hari tergantung kondisi.
7. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan ke Staf
Akademik (Bagian Penomoran Surat) untuk dicatat data data
surat keterangan mahasiswa tersebut pada buku kendali surat
keterangan mahasiswa, dan diberikan nomor surat pada data
surat keterangan mahasiswa tersebut.
8. Mahasiswa mengambil surat keterangan mahasiswa yang
sudah selesai diparaf, ditanda tangani, dan diberikan nomor
surat pada pegawai penomoran surat, kemudian menduplikasi
surat keterangan mahasiswa tersebut sebanyak tiga lembar.
9. Dua surat keterangan mahasiswa hasil duplikat harus
diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa dan
pegawai penomoran surat untuk keperluan pengarsipan surat.
Jadi masing-masing mendapatkan satu buah surat keterangan
mahasiswa hasil duplikat.
10. Surat keterangan mahasiswa yang asli harus diberikan stempel
untuk keperluan mahasiswa yang bersangkutan.
11. Mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa yang
asli yang sudah distempel dan surat keterangan mahasiswa
hasil duplikat yang belum distempel.
61
Jadi mahasiswa memiliki dua surat keterangan mahasiswa, yakni
back up surat keterangan mahasiswa yang belum diberi stempel (yang
merupakan surat keterangan mahasiswa hasil duplikat) yang nantinya bisa
digunakan sebagai cadangan jika terjadi hal yang tidak diinginkan contohnya
seperti surat keterangan mahasiswa yang asli hilang, dan yang kedua adalah
surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel yang digunakan
untuk kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan.
Alur proses Standard Operating Procedure (SOP) yang ada saat ini
adalah sebagai berikut :
Mulai
Selesai
Mahasiswa
Menginput data ke dalam form surat
sesuai kebutuhan
1
Pengadministrasi Akademik
Diserahkan ke Mahasiswa
5
Kasubag Akademik
Memverifikasi dan memparaf surat
3
Pengadministrasi Persuratan
Mencetak surat sesuai kebutuhan
2
Tanda Tangan Surat
4
Komputer / Form
Surat
Kendali Surat
Surat, Bukti Serah
Terima (Buku
Ekspedisi)
· Surat yang tidak jelas atau salah
pengetikan, tidak print
· Kasubag Akademik
memverifikasi dan memparaf
surat
· Wadek I atau Kasubag TU
menandatangani surat sesuai
kebutuhan
· Surat sudah selesai
ditandatangani Wadek I atau
Kasubag TU. Proses
penyelesaian surat selama 3
hari
· Pengadministrasi Akademik
menyerahkan surat kepada
Mahasiswa
Diagram ALir Dokumen Keterangan
Gambar 4.1 Diagram alur pembuatan surat
62
4.2. Planning
Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa
dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan definisi masalah, keinginan user
dalam pembuatan sistem dan termasuk rencana yang akan dilakukan.
4.2.1. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini penulis mencoba untuk meneliti apa saja masalah-
masalah yang memungkinkan yang dapat diolah dalam sistem yang penulis
buat dan masih terkait dengan proses pembuatan surat menyurat.
Penulis telah melakukan observasi lokasi dan telah mengambil
gambaran dari alur-alur yang digunakan mahasiswa saat ini dalam proses
pebuatan surat menyurat di Prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta serta mengamati proses dalam pembuatan
surat menyurat, sehingga dapat disimpulkan hasil observasi tersebut.
Berikut ini adalah gambaran alur pembuatan surat di Prodi Teknik
Informatika sebelum penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem
penyuratan berbasis web di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
63
Gambar 4.2 skema alur pembuatan saat ini
Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Mahasiswa mendatangi langsung Universitas untuk
membuat surat.
2. Setelah sampai di Universitas, selanjutnya mahasiswa
melakukan input data surat yang terdapat pada komputer di
lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
3. Hasil input yang sudah dimasukkan oleh mahasiswa akan
diterima oleh admin yang juga berlokasi di lantai 2 gedung
Fakultas Saint dan Teknologi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah dan selanjutnya dicetak oleh admin.
64
4. Setelah surat berhasil dicetak tidak lantas surat tersebut
dapat diperoleh oleh mahasiswa karena harus melalui
beberapa tahapan proses penandatanganan (memakan waktu
2 sampai 3 hari).
5. Setelah surat ditandatangani maka mahasiswa dapat
mengambil surat tersebut di gedung akademik lantai 2
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah.
Dari alur pembuatan surat tersebut maka penulis menemukan
beberapa masalah yang menurut penulis dapat dijadikan alasan yang kuat
mengapa sistem yang penelitian ini dapat dilakukan. Proses pembuatan surat
memang sudang cukup baik karena telah menggunakan teknologi
komputerisasi yang baik.
Tetapi, dari gambaran diatas penulis mendapatkan sebuah
kesimpulan yang berbeda. Hal ini ditinjau dari kurang efiensinya waktu
mahasiswa karena proses penandatanganan pada pembuatan surat itu sendiri
memakan waktu sampai beberapa hari dikarenakan proses brokrasi yang
memang ada tiap instansi manapun.
Efisiensi dalam hal ini adalah mahasiswa harus kembali ke
universitas hanya untuk melihat atau mengambil surat yang mereka telah buat
beberapa hari sebelumnya. Menurut hasil pengamatan penulis,hal ini dapat di
siasati dengan dibuatnya sebuah sistem yang dapat memudahkan mahasiswa
yang ingin membuat sebuah surat kapanpun tanpa harus terlebih dahulu
65
mendatangi kampus untuk melakukan sebuah input data yang akan digunakan
untuk pembuatan surat menyurat.
Berdasarkan uraian singkat serta alur kerja sistem yang sedang
berjalan saat ini, didapatkan permasalahan-permasalahan yang timbul dari
hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan penulis dan dengan
mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat
ini berdasar pada alur kerja SOP, yang mana juga dijadikan landasan sebagai
rumusan masalah dari skripsi ini, yaitu:
a. Ruangan Akademik Penuh Mahasiswa
Ada saat-saat tertentu dimana mahasiswa ramai-ramai
berkumpul untuk membuat surat keterangan mahasiswa sehingga
ruangan akademik menjadi penuh. Sebagai contoh ketika ada
beasiswa, dikarenakan banyaknya mahasiswa yang berminat
mengikuti beasiswa, maka keperluan persyaratan semuanya harus
terpenuhi, dan satu diantaranya ada yang memerlukan surat
keterangan mahasiswa.
b. Persediaan Fasilitas Terbatas
Prodi Teknik Informatika memfasilitasi dalam pembuatan surat
keterangan mahasiswa. Fasilitas tersebut berupa fasilitas untuk
mencetak seperti kertas dan printer. Adakalanya mahasiswa dalam
waktu mencetak surat ternyata persediaan kertas dan ink toner sudah
habis. Tentu mahasiswa akan menunggu ataupun meng-copy draft
66
surat keterangan mahasiswa yang telah dibuatnya, dan mencetak
surat keterangan mahasiswa di tempat lain.
c. Tidak Adanya Informasi Surat yang Dibuatnya
Disaat surat keterangan mahasiswa sudah dicetak dan saat
menunggu untuk ditanda tangan oleh pejabat yang berwenang,
adakalanya pejabat sedang tidak berada di tempat, sehingga
mahasiswa harus berkali-kali mendatangi akademik untuk mengecek
surat keterangan mahasiswa yang hanya tinggal diparaf ataupun
ditanda tangan.
d. Tidak Online
Mahasiwa menginginkan dibuatnya aplikasi pembuatan surat
keterangan mahasiswa yang diimplementasikan sudah bisa online,
dengan tujuan agar mahasiswa bisa membuat surat kapan saja dan
dimana saja. Jika ada keperluan mendadak ingin membuat surat
keterangan mahasiswa, mahasiswa bisa langsung online kapan saja.
Namun, tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam
sistem berjalan ini, permasalahan lainnya seperti: sistem pelaporan
yang kurang baik dan data-data mahasiswa yang membuat surat
tidak tersimpan dengan baik.
4.2.1. Analisis Masalah
Dari hasil obesrvasi penulis dan dari hasil pengidentifikasian
masalah yang penulis lakukan, maka penulis mencoba untuk
67
menggambarkan alur sistem yang dapat dijadikan sebagai jawaban dari
permasalahan yang penulis temukan dari hasil obesrvasi. Berikut adalah
gambaran alurnya.
Gambar 4.3 alur pembuatan surat yang diusulkan penulis
Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Mahasiswa melakukan login melaui mobile web browser
yang terdapat pada handphone yang dimiliki mahasiswa
dimanapun mahasiswa itu berada saat itu, tanpa harus ke
universitas terlebih dahulu dan melakukan proses input
data surat yang ingin dibuat oleh user.
2. Admin menerima masukan data dari mahasiswa yang
telah berhasil melakukan login dan melakukan proses
input data.
68
3. Surat yang telah berhasil dicetak oleh admin akan diberi
tanda sukses dan sistem akan menerima informasi
tersebut dan selanjutnya akan diinformasikan kepada
user.
4. Mahasiswa menerima informasi bahwa surat telah
dicetak serta waktu pengambilannya.
5. Mahasiswa kembali ke universitas sesuai informasi yang
telah diberikan oleh sistem.
6. Surat telah berhasil dicetak dan ditandatangan sesuai
birokrasi universitas dan siap diambil oleh mahasiswa
atau user.
Dari hasil alur tersebut mahasiswa tidak perlu repot melakukan
input data dengan mendatangi universitas, cukup melakukan login melaui
web browser pada laptop atau smartphone dan selanjutnya meng-input
data surat maka surat dapat segera diproses dan dicetak oleh admin.
Mahasiswa juga diberi informasi kapan surat dapat diambil setelah surat
tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang di universitas sehingga
dapat menghemat waktu mahasiswa yang ingin melakukan aktivitas lain
dihari itu.
4.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem (System Requirement)
Menganalisis kebutuhan aplikasi dengan mendefinisikan sistem,
mengidentifikasi profil user (pengguna potensial dari sistem yang akan
69
dibangun), mempertimbangkan kebutuhan hardware, software, dan
perangkat lain yang sesuai untuk membantu membangun aplikasi.
Sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang masih berjalan
sampai saat ini pada Prodi Teknik Informatika UIN memiliki beberapa
kelemahan yang telah disebutkan pada sub bahasan Identifikasi Masalah
Sistem Berjalan. Salah satunya adalah sistem belum berjalan secara efektif
dan efisien dengan semestinya sesuai dengan aturan alur kerja SOP,
umumnya ini dikarenakan sistem berjalan yang digunakan belum
sepenuhnya secara otomatis.
Melihat permasalahan yang telah diketahui pada sub bahasan
identifikasi masalah sistem berjalan, dan dibahas secara singkat pada
paragraf sebelumnya, maka diperlukan semacam strategi untuk
menentukan solusi-solusi dari permasalahan tersebut dengan cara:
a. Identifikasi Strategi IT
Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT
No. Judul Tolak Ukur Sasaran Perbaikan
1. Ruang akademik
penuh mahasiswa
Pembuatan surat
keterangan
mahasiswa hanya
bisa dilakukan di
ruangan akademik
Aplikasi online yang
bisa diakses dimana
saja
2. Tidak ada
informasi mengenai
surat yang dibuat
oleh mahasiswa
Mahasiswa mesti
aktif mengecek
apakah surat sudah
jadi
Informasi mengenai
surat yang dibuat
mahasiswa ada pada
aplikasi sistem
b. Identifikasi Pola Solusi
Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi
No. Sasaran Perbaikan Pola Solusi
1. Aplikasi online yang
bisa diakses dimana
Aplikasi yang dibuat berbasi web yang
nantinya bisa di-online-kan, sehingga
70
saja bisa diakses online dimana saja
2. Pengisian data berupa
penginputan digital,
sehingga pelaporan
rapih
Dikarenakan menggunakan sistem
aplikasi yang penginputan datanya
secara digital, maka untuk mencetak
laporan sesuai dengan data digital yang
rapih
3. Informasi mengenai
surat yang dibuat
mahasiswa ada pada
aplikasi sistem
Semua informasi mengenai surat yang
dibuat mahasiswa baik yang sudah jadi
atau akan diinformasikan melalui
sistem dimana saja dan kapan saja
Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi Pola Solusi,
maka diperlukan sebuah sistem berbasis web yang dapat memproses data,
menyimpan data, mencetak data, dan memeriksa data mahasiswa yang
membuat surat keterangan mahasiswa, dengan lebih efektif dan efisien.
Sistem tersebut adalah aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa.
Setelah melakukan strategi berupa identifikasi berdasar strategi IT
dan pola solusi, perlu ditentukan pula mengenai kebutuhan fungsional
sistem dan kebutuhan non fungsional sistem. Hal ini berguna untuk
mengetahui seperti apa sistem yang nantinya akan berjalan untuk
menyelesaikan permasalahan yang ada.
a. Kebutuhan Fungsional Sistem
Sistem yang dikembangkan harus memiliki functional
requirements, yang mana sebagai berikut:
1. Pada sistem aplikasi pembuatan surat keterangan
mahasiswa, mahasiswa dapat menginput data diri sendiri
sehingga tidak terjadi kesalahan.
2. Sistem aplikasi dapat mendeteksi kelengkapan data
mahasiswa pembuat surat.
71
3. Sistem aplikasi dapat menyimpan data mahasiswa
pembuat surat secara lengkap.
4. Dapat melakukan update status terhadap surat
keterangan mahasiswa yang baru dibuat.
b. Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional sistem, maka ada pula
kebutuhan non fungsional sistem, yang diantaranya sebagai
berikut:
1. Setiap pengguna memiliki user account tersendiri untuk
mengakses sistem yang mana telah ditentukan oleh
Administrator.
2. Dalam peragaan awal, sistem aplikasi untuk sementara
dijalankan secara local-server menggunakan jaringan
LAN (Local Area Network).
4.2.3. Definisi Sistem
Sistem pembuatan surat mahasiswa ini adalah sebuah sistem yang
diperuntukkan bagi mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Aplikasi ini berisi data surat-surat
yang banyak dibutuhkan oleh mahasiswa dalam aktifitas perkuliahan.
Pengemasan akhir dari aplikasi yang dihasilkan adalah dengan
menghubungkannya ke jaringan internet karena aplikasi ini berbentuk
web. Aplikasi ini dapat diakses melalui media browser yang terdapat pada
72
jaringan mobile phone (smartphone) dan dapat pula diakses melalui
desktop ataupun laptop.
4.2.4. Kebutuhan dan Profil Pengguna (User’s Profile and Needs)
Berdasarkan hasil observasi peneliti mendapatkan informasi
kebutuhan pengguna sistem dan profil pengguna yang dapat menggunakan
aplikasi ini, yaitu :
a. Admin, yang dalam sistem pembuatan ini admin dapat
dikategorikan memiliki fungsi yang sangat penting yaitu
sebagai media yang berperan langsung dalam proses
percetakan surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa prodi
Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta. Peran admin dilakukan oleh bagian Tata
Usaha Akademik Fakultas.
b. Mahasiswa, yang dalam sistem ini pengguna utama dari sistem
ini adalah mahasiswa yang hendak membuat surat menyurat
yang mereka butuhkan dalam proses perkuliahan sehari-hari.
Adapun bentuk dan tujuan surat yang dibutuhkan mahasiswa
memiliki fungsi yang beragam.
4.2.5. Pertimbangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
(Hardware and Software Considerations)
Berdasarkan tahap pendefinisian system yang peneliti lakukan,
adapun pertimbangan perangkat keras dan perangkat lunak komputer
73
maupun perangkat pendukung lain untuk membangun sistem pembuatan
surat adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware Requirement)
Merupakan kebutuhan hardware komputer yang digunakan untuk
membangun sistem pembuatan surat. Hardware komputer yang
perlu disiapkan adalah :
- Processor : Intel(R) Core(TM)2 CPU 6300 @ 1.86GHz
- Memory : 3072MB RAM
- Hard Drive : ST380211AS ATA Device 80GB
- Monitor : 14.0” Generic PnP Monitor
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Hardware)
- Operating System : Microsoft Windows 7 Ultimate
- XAMPP Version 1.8.1
- Web Server : Apache 2.4.3
- PHP 5.4.7 (VC9 X86 32bit thread safe)
- MySQL Database : 5.5.27 (Community Server)
- Notepad+
- Adobe Dreamweaver CS6
4.3. Modelling
Setelah semua proses planning atau persiapan yang akan dipakai dalam
pembuatan sistem ini selanjutnya penulis akan menjabarkan beberapa tahapan
74
atau rancangan yang selanjutnya akan dilakukan dalam proses pembuatan sistem
penyuratan.
Adapun tahap selanjutnya yaitu pembuatan modelling atau biasa disebut
desain sistem. Data yang telah diterima oleh penulis setelah melakukan
serangakain studi lapangan, observasi, indentifikasi dan analisis masalah serta
persiapan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diperlukan selanjutnya akan diolah
menjadi bentuk rancangan sistem yang nantinya akan digunakan untuk
memudahkan dalam proses pembuatan sistem penyuratan.
Proses modelling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini
berfokus pada detail (algoritma) prosedural, struktur data atau basis data dan
representasi interface. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut
dokumen kebutuhan sistem (software requirement).
Tahap ini penulis melakukan beberapa tahap alur rancangan yang akan
digunakan dalam proses pembuatan sistem yang nantinya akan berjalan dalam
sistem. Sehingga alur-alur tersebut menjadi acuan dalam pembuatan sistem ini dan
juga menjadi rancangan desain yang akan memudahkan penulis dalam merancang
sistem pembuatan surat ini. Pelaku sistem ini meliputi dua bagian yaitu :
1. Kelas User
Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem.
Entitas user hanya dapat mengakses sistem dan dapat
melakukan proses apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau
melakukan registrasi apabila belum terdaftar untuk dapat
75
melakukan proses pada sistem. Kelas user ini digunakan oleh
mahasiswa.
2. Kelas Administrator
Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu
entitas yang mempunyai peranan untuk melakukan semua
manajemen di dalam sistem. Kelas administrator terdapat di
dalam sistem yang berarti untuk dapat akses kelas ini, admin
harus melakukan login dan terdaftar sebagai administrator.
Kelas administrator mempunyai peranan sentral untuk
menjaga proses dapat berjalan karena sistem ini menggunakan
metode maker checker yang berarti untuk membuat suatu hal
yang baru / merubah hal yang sudah ada di dalam sistem, aktor
pembuat (maker) harus mendapatkan pengecekan dan
persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang
sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator
yang baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan
terhadap penambahan operator tersebut. Peran admin ini
dilakukan oleh staf bagian akademik
Identifikasi aktor yang didasari pada kebutuhan fungsi-fungsi sistem.
Kebutuhan akan fungsi ini diakomodir di use case. Selanjutnya use case
menyediakan nilai hasil kepada aktor. Jadi use case mendeskripsikan interaksi
antar aktor di dalam sistem, seperti berikut ini :
76
Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi
No. Aktor Deskripsi
2. Administrator
(Staf Akademik)
Aktor dapat mengakses aplikasi,
yang tugasnya menambah prodi,
menambah data mahasiswa,
menambah admin, mencetak
permohonan surat mahasiswa dan
segala bentuk informasi surat
mahasiswa
3. User
(Mahasiswa)
Aktor dapat mengakses aplikasi,
yang memohonan pembuatan surat,
berupa permohonan pembuatan
surat, download, dan cetak surat
4. Kasubbag.
Akademik,
Wadek.
Akademik, dan
Wadek.
Kemahasiswaan
Aktor tidak sebagai user dari
aplikasi, hanya bertugas untuk
pengesahan surat dalam pemarafan
dan penandatanganan
Selanjutnya, tabel 4.4 berikut menggambarkan interaksi antar aktor pada
tabel 4.4 dengan sistem yang diusulkan.
Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case
No. Nama
Use Case
Deskripsi Aktor
1. Login Use case
menggambarkan
kegiatan memasukkan
username dan password
untuk dapat mengakses
sistem
Admin dan
User
2. Edit Biodata
Diri Admin
Use case
menggambarkan
kegiatan mengedit
biodata diri staf
akademik
Admin
3. Tambah
Mahasiswa
Baru
Use case
menggambarkan
kegiatan menambah
mahasiswa baru yang
menggunakan dapat
menggunakan sistem
Admin
77
4. Lihat Daftar
Mahasiswa
Use case
menggambarkan
kegiatan melihat daftar
seluruh mahasiswa yang
telah terdafta dan dapat
menggunakan sistem
Admin
5. Tambah
Prodi
Use case
menggambarkan
kegiatan menambah
prodi yang dapat
menggunakan sistem
Admin
6. Edit Data
Diri
Mahasiswa
Use case
menggambarkan
kegiatan mengedit
biodata diri mahasiswa
Admin dan
User
7. Hapus
Mahasiswa
Use case
menggambarkan
kegiatan menghapus
mahasiswa dari sistem
Admin
8. Lihat Inbox
Permohonan
surat
Use case
menggambarkan
kegiatan melihat inbox
permohonan surat yang
dibuat oleh mahasiswa
Admin
9. Cetak Surat Use case
menggambarkan
kegiatan mencetak surat
yang sebelumnya sudah
divalidasi oleh Staf
Akademik
Admin
10. Update
Persetujuan
Surat
Use case
menggambarkan
kegiatan mengupdate
informasi pada daftar
persetujuan surat
Admin
11. Buat
Permohonan
Surat
Use case
menggambarkan
kegiatan membuat
permohonan surat yang
dibutuhkan oleh
mahasiswa
User
12. Lihat Daftar
Permohonan
Use case
menggambarkan
kegiatan melihat daftar
permohonan surat yang
telah dibuatnya
User
78
13. Lihat
Persetujuan
Use case
menggambarkan
kegiatan melihat update
informasi daftar surat
yang telah dicetak
User
14. Logout Usecase
menggambarkan
kegiatan untuk dapat
keluar atau mengakhiri
sistem
Admin dan
User
Tahap selanjutnya dari proses modeling yaitu dengan membuat desain
sistem. Tahap dimana perancangan sistem pembuatan sistem surat melakukan
deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur proses yang terjadi dalam sistem,
gambaran user interface sistem dan struktur data apa saja yang dibutuhkan. Alur
data yang akan dirancang didalam sistem meliputi :
4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) yang dibangun sistem akan menggambarkan
alur data keseluruhan entitas dan deskripsi alur yang lebih spesifik yang terjadi
didalam sistem meliputi alur data proses, penambahan user, alur data update
status surat dan alur data surat yang diproses.
Data Flow Diagram DFD akan berperan sebagai alat bantu yang sering
digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu
sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi.
Alur diagram akan digambarkan pada proses context diagram serta
dilanjutkan dengan alur diagram level 0 yang lebih mendetail dan lebih
menjelaskan alur dari sistem penyuratan ini.
79
a. Context diagram
SISTEM
Mahasiswa
ADMIN
Input Program Studi
Registrasi
Input Data AdminApp Form
Informasi Data Profil
Mahasiswa dan informasi
data input surat
Informasi Data Profil Mahasiswa
0
Gambar 4.4 Context Diagram
Berikut penjelasan mengenai alur context diagram diatas :
1. Administrator, melakukan input data program studi pada
sistem dan dapat melakukan update program studi dengan
menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada.
2. Administrator melakukan input data mahasiswa pada sistem
dan dapat melakukan update data mahasiswa dengan
menambah atau mengurangi data mahasiswa, input mahasiswa
ini penting karena proses login user pada sistem ini bergantung
pada masukan data mahasiswa yang dilakukan oleh admin.
3. Administrator, melakukan input data admin pada sistem dan
dapat melakukan update data admin dengan menambah atau
mengurangi program studi yang sudah ada.
80
4. User, melakukan input data pembuatan surat, edit profil dan
edit password pada sistem.
5. User, menerima informasi data profil yang telah dibuat oleh
admin dan mendapat informasi dari hasil pembuatan surat yang
sebelumnya sudah di input oleh user dari sistem.
6. Administrator, menerima input dari sistem terkait informasi
yang didapat sistem dari proses update profil dan input
pembuatan surat oleh user.
b. Diagram Level 1
Pada context diagram diatas dapat dilihat alur proses data yang terjadi
pada sistem antara administrator dan user yang selanjutnya dijelaskan
lebih spesifik alur proses antara admin dan user pada diagram level 0
yang digambarkan seperti alur gambar dibawah ini.
81
ADMIN
INPUT
PROGRAM STUDIINPUT DATA
MAHASISWA
INPUT DATA SURAT
BUAT
BUAT DATA SURAT
PROGRAM STUDISURAT
DATA MAHASISWA
2. Masuk database
5. Masuk database
9. Masuk database
1. Input program studi
4. Input data mahasiswa
10. Proses
3. Proses
6. Proses
mahasiswa
8. Input data surat
7. Data mahasiswa diterima
11. Menerima masukan surat
12. Proses cetak surat
13. Informasi hasil surat
Gambar 4.5 Diagram Level 1
Berikut penjelasan mengenai alur diagram level 1 diatas :
1. Proses 1, admin melakukan input program studi
2. Proses 2, hasil inputan masuk database program studi
3. Proses 3, hasil dari database program studi selanjutnya masuk
ke proses „buat‟
4. Proses 4, admin melakukan input data mahasiswa
5. Proses 5, hasil inputan data mahasiswa masuk kedalam storage
database data mahasiswa
6. Proses 6, hasil dari database data mahasiswa selanjutnya
masuk ke proses „buat‟
82
7. Proses 7, setelah diproses data dikirim ke user atau mahasiswa
8. Proses 8, user melakukan input data surat
9. Proses 9, hasil inputan masuk kedalam storage database data
surat
10. Proses 10, data diproses untuk selanjutnya dikirim kepada
admin
11. Proses 11, admin menerima data input data surat dari user
12. Proses 12, data surat diproses oleh admin
13. Proses 13, mahasiswa atau user menerima informasi dari
admin terkait proses pembuatan surat
4.3.2. Flowchart
a. Flowchart Administrator
Flowchart administrator akan menggambarkan langkah-langakah
sistem secara logika yang berisikan bagan-bagan aliran data yang
hanya dapat diakses oleh admin dan langsung terintegrasi oleh sistem.
Berikut adalah gambaran flowchart administrator pada sistem
pembuatan surat mahasiswa yang penulis buat.
83
star
Login
Input NIP
dan Pasword
Cek Login
Halaman Admin
Logout
End
Gagal
Pilih menu
logout
Berhasil
ya
Tidak
Data
Mahasiswa Data AdminInput Program
StudiCetak Surat
Mahasiswa
Pilih program
studiPilih data
mahasiswa
Pilih data
admin
Pilih data
surat
Db_PS Db_DS Db_DA Db_SRT
Gambar 4.6 Flowchart administrator pada sistem
Administrator dapat menggunakan hak aksesnya bila sudah
berhasil melakukan login pada halaman login. Admin memiliki
peranan yang sangat sentral dalam proses sistem ini, tidak
sembarangan pengguna yang dapat menjadi admin. Admin yang dapat
84
memiliki hak akses ini hanyalah admin yang teah terdaftar oleh bagian
akademik fakultas.
Admin memiliki akses untuk menambah atau mengurangi jumlah
prodi yang dapat menggunakan sistem ini, admin juga memiliki hak
untuk melakukan penjumlahan data mahasiswa dan juga pengurangan
jumlah mahasiswa.
Proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa juga
diproses melalui bagaian ini, admin menerima data masukan dari user
dan selanjutnya admin pula yang melakukan proses pencetakan surat
mahasiswa. Setelah surat tercetak, admin pula yang akan memberikan
notifikasi atau pemberitahuan kepada user bahwa surat yang
dibutuhkan oleh user telah tercetak dan user dapat diambil pada saat
yang sudah ditentukan. Data surat yang telah tercetak akan disimpan
oleh admin dalam bentuk arsip yang hanya dimiliki oleh admin saja.
85
b. Flowchart User
star
Halaman Login
Input NIM dan
Password
Cek Login
Home
Logout
End
Gagal
Pilih menu
logout
Berhasil
ya
Tidak
Edit Profil
Mahasiswa, Input Data Surat
DB Profil DB surat
Gambar 4.7 Flowchart userr pada sistem
Sama halnya dengan admin, user yang dapat mengakses sistem
ini hanyalah yang telah terdaftar pada sistem atau telah di registrasi
86
oleh admin. User yang terdata oleh admin dapat melakukan beberapa
fungsi yang terdapat pada sistem ini.
Dalam sistem ini, user dapat melakukan pengecekan data diri dan
juga dapat melakukan proses pembuatan surat yang mereka butuhkan
dengan sebelumnya melakukan penginputan data surat yang terdapat
pada sistem. Setelah input data dilakukan, user akan menerima
notifikasi melalui media yang dipakai baik dari dekstop, laptop
maupun mobile device, tergantung yang dipakai oleh user dalam
mengakses sistem pembuatan surat ini.
User juga dapat melakukan pengubahan security password yang
hanya dapat diakses oleh user karena saat awal user mendaftar pada
admin, maka admin akan menggunakan NIM (Nomor Induk
Mahasiswa) user sebagai password dan selanjutnya admin
membebaskan user apabila ingin merubah password tersebut sehingga
tetap dapat mengakses sistem dan user juga terdata pada sistem dan
admin.
4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD)
Entitiy Relation Diagram adalah hubungan antar relasi yang terjadi
dalam sistem pembuatan surat menyurat. Tiap entitas memiliki identitas
masing-masing yang unik sebagai kunci utama agar tidak terjadi duplikasi.
87
USER Input data surat
ADMINKonfirmasi
cetak surat
nama
tmp_lahir
tgl_lahir
jns_kelamin
agama
alamat
telp
angkatan
kd_prodi*NIM
semester
*Username
NamaEmail
telp
Gambar 4.8 Entitiy Relation Diagram
Entitas user melakukan input data surat yang tiap suratnya memiliki
ID surat yang masing-masing, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam
pembuatan surat satu dengan surat yang lainnya. Setelah data input user di
masukkan dalam sistem selanjutnya data tersebut akan diterima oleh admin.
Setelah data itu diolah oleh admin maka selanjutnya admin akan
memproses data yang dalam hal ini adalah sebuah proses mencetak data
masukan menjadi surat sebagai ouput hasil dan selanjutnya admin akan
memberikan konfirmasi balasan kepada user bahwa surat telah diproses.
4.3.4. Struktur Data
1. Tabel Mahasiswa
Tabel ini adalah tabel yang menyimpan data-data mahasiswa yang
terlibat dalam sistem. Fungsi tabel ini adalah sebagai media user
88
untuk dapat login ke dalam sistem. Tabel ini hanya dapat diakses
oleh admin.
a) Nim : field ini berisi Nomor Induk Mahasiswa
yang digunakan sebagai password awal user agar dapat
melakukan login.
b) Password : field ini merupakan kode atau kata kunci
untuk dapat masuk kedalam sistem. Password awal ini
biasanya berupa NIM mahasiswa.
c) Nama : field ini dipakai untuk nama mahasiswa.
d) Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan
tempat lahir mahasiswa yang akan dipakai sebagai data
mahasiswa.
e) Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan
tanggal lahir mahasiswa.
f) Jns_kelamin : field ini menyimpan data jenis kelamin
mahasiswa.
g) Agama : field ini digunakan untuk menyimpan data
yang berisi agama yang dianut oleh tiap mahasiswa.
h) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan data
alamat atau tempat tinggal mahasiswa.
i) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan data
nomor telepon mahasiswa.
89
j) Email : field ini digunakan untuk menyimpan data
email tiap mahasiswa.
k) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan data
total semester tiap mahasiswa.
l) Angkatan : field ini digunakan untuk menyimpan data
angakatan dalam hitungan tahun tiap mahasiswa.
m) Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan status
prodi yang dimiliki mahasiswa.
Tabel 4.5 Tabel Mahasiswa
Nama Kolom Tipe Data Key
Nim varchar(20) Primary
Password varchar(100)
Nama varchar(100)
Tmp_lahir varchar(20)
Tgl_lahir date
Jns_kelamin varchar(20)
Agama varchar(20)
Alamat text
Telp varchar(20)
Email varchar(100)
Semester int(11)
Angkatan varchar(20)
Kd_prodi varchar(2)
90
2. Tabel Prodi
Tabel ini adalah tabel yang menyimpan nama prodi dari tiap
jurusan dalam skala fakultas yang terdapat pada sistem. Tabel ini
juga hanya dapat diakses oleh admin saja.
a) Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan kode
prodi tiap jurusan.
b) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi ditiap jurusan.
Tabel 4.6 Tabel prodi
Nama Kolom Tipe Key
kd_prodi varchar(20) Primary
nm_prodi varchar(50)
3. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah
Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat keterangan aktif kuliah mahasiswa. Tabel ini diinput
oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
a) Id_suket : field ini digunakan untuk menyimpan kode
surat. Keterangan aktif kuliah. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama.
91
b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d) Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tempat
lahir mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
e) Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
kapan mahasiswa itu lahir dan datanta akan tertera pada
cetakan surat.
f) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan alamat
tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada
surat.
g) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa.
h) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.
i) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status
tanggal surat masuk
j) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database.
k) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data
surat yang telah diproses. Setelah surat dicetak maka admin
92
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.7 Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah
Nama Kolom Tipe Key
Id_suket int(3) Primary
Nim varchar(15)
Nama varchar(50)
Tmp_lahir varchar(20)
Tgl_lahir varchar(20)
Alamat text
Nm_prodi varchar(25)
Semester int(1)
Tgl_In varchar(20)
Tgl_Out varchar(20)
Status enum('Pending', 'Success')
4. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan
Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya
dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user
dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
93
a) Id_sukpkl : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat
pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama.
b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan tempat
nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
e) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data
tujuan lokasi tempat praktek kerja lapangan diselenggarakan
atau dapat juga ditujukan kepada instansi ditempat praktek
yang ingin dituju mahasiswa.
f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa.
g) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.
h) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status
tanggal surat masuk
i) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database.
j) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat
yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin
94
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.8 Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan
Nama Kolom Tipe Key
Id_sukpkl int(3) Primary
Nim varchar(15)
Nama varchar(50)
Telp varchar(25)
Tujuan text
Nm_prodi varchar(25)
Semester int(1)
Tgl_In varchar(20)
Tgl_Out varchar(20)
Status enum('Pending', 'Success')
5. Tabel Surat Riset
Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya
dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user
dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
95
a) Id_suris : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat
pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama.
b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan alamat
tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada
surat.
e) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan tempat
nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi
mahasiswa.
g) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.
h) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data tujuan
tempat riset atau dapt juga ditujukan kepada personal dalam
instansi tempat riset yang ingin dituju mahasiswa.
i) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status
tanggal surat masuk
j) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database.
96
k) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat
yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.9 Tabel surat riset
Nama Kolom Tipe Key
Id_suris int(3) Primary
Nim varchar(15)
Nama varchar(50)
Alamat text
Telp varchar(25)
Nm_prodi varchar(25)
Semester int(1)
Tujuan text
Tgl_In varchar(20)
Tgl_Out varchar(20)
Status enum('Pending',
'Success')
6. Tabel Surat Pengajuan Skripsi
Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan judul skripsi. Dalam tabel ini, mahasiswa
97
memasukkan judul skripsi yang akan dibuat dan juga nama dosen
pembimbing yang sudah disepakati.
a) Id_suskrip : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat
pengajuan judul skripsi yang menjadi tugas akhir dari pihak
universitas kepada mahasiswa. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama.
b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan tujuan
dalam surat yang berarti kepada dosen pembimbing 1 dan
dosen pembimbing ke 2.
e) Judul : field ini digunakan untuk menyimpan data dari
judul skripsi yang mahasiswa ajukan.
f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa.
g) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status
tanggal surat masuk
h) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database.
i) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat
yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin
98
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.10 Tabel surat bimbingan skripsi
Nama Kolom Tipe Key
Id_suskrip int(3) Primary
Nim varchar(15)
Nama varchar(50)
Tujuan text
Judul text
Nm_prodi varchar(25)
Tgl_In varchar(20)
Tgl_Out varchar(20)
Status enum('Pending',
'Success')
7. Tabel User
Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari user dan admin yang dibutuhkan untuk masuk kedalam sistem
atau login.
a) Username : field ini digunakan untuk menyimpan data nama
pengguna untuk admin yang telah terdata sebagai admin dan
juga username ini dapat berperan sebagai NIM untuk user
atau mahasiswa.
99
b) Password : field ini digunakan untuk menyimpan data
keamanan saat login kedalam sistem. Password ini bila
digunakan oleh user dapat dimasukkan pula dengan NIM,
tetapi dapat berubah apabila user itu teleh melakukan edit
data password setelah user terdaftar pada sistem.
c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan data nama
dari admin ataupun user yang telah terdapata pada sistem.
d) Email : field ini digunakan untuk menyimpan data email
dari admin atau user.
e) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan data
nomor telepon admin ataupun user.
Tabel 4.11 Tabel user
Nama Kolom Tipe Key
Username varchar(50) Primary
password varchar(50)
Nama varchar(100)
Email varchar(100)
Telp varchar(15)
100
4.3.5. Desain Interface
Desain interface perancangan sistem pembuatan surat ini meliputi :
a. Interface halaman sebelum login
Interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi sistem
untuk user dan admin yang belum melakukan login. Dalam
tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses yang ada hanya
tampilan untuk melakukan login untuk user dan
administrator. Pada halaman ini user yang telah teregistrasi
oleh admin dapat melukakan proses yang tedapat dalam
sistem ini.
Gambar 4.9 interface sebelum login
b. Interface halaman Admin setelah login
Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah admin
melakukan login. Dengan tampilan beberapa menu yang
hanya dapat diakses oleh admin. Segala proses pada
halaman admin ini yang memiliki hak penuh dalam proses
101
yang terdapat dalam sistem seperti mencetak surat dan
menambah user.
Gambar 4.10 Interface halaman admin
Keterangan :
1) Home
Menu ini adalah halaman utama saat admin telah
melakukan login.
2) Program Studi
Menu ini berisikan informasi input program studi
yang dapat ditambah ataupun dihapus. Hak akses
sejauh ini dalam sistem adalah prodi Teknik
Informatika.
3) Data Mahasiswa
Menu ini adalah berisi input data mahasiswa atau
user yang dapat ditambah atau dikurang dalam
database admin.
102
4) Data Surat
Menu ini adalah berisikan informasi data surat yang
telah di input oleh user dan siap untuk di cetak oleh
admin.
5) Data Admin
Menu ini adalah berisikan data-data dari admin yang
dapat di tambah, dikurang dan di ubah
6) Logout
Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.
c. Interface halaman user
Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah
melakukan login. Interface ini berisi beberapa tampilan
yang dapat di gunakan untuk memproses surat.
Gambar 4.11 Interface halaman user
103
Keterangan :
1) Home
Menu ini adalah halaman utama saat user telah
login.
2) Profil Mahasiswa
Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di
ubah atau edit dan dapat ubah password yang
digunakan user saat awal login.
3) Surat
Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat
digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke
admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian
data untuk selanjutnya diproses oleh admin.
4) Logout
Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.
d. Interface halaman user responsive setelah login
Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah
melakukan login melalui media web browser mobile.
Tampilan interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat
di gunakan untuk memproses surat. Tampilan ini mengacu
pada ukuran layar mobile yang dimiliki user. Tampilan
interface ini bersifat responsive yang mengacu pada device
yang dipakai oleh user.
104
Gambar 4.12 Interface user responsive setelah login
Keterangan:
1) Home
Menu ini adalah halaman utama saat user telah
login.
2) Profil Mahasiswa
Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di
ubah atau edit dan dapat ubah password yang
digunakan user saat awal login.
3) Surat
Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat
digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke
admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian
data untuk selanjutnya diproses oleh admin.
105
4) Logout
Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.
4.4. Construction
Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean
merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer.
Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan
inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software,
artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah
pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat
tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem
tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
4.4.1. Coding
Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program
terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan program
aplikasi. Tahap ini penulis melakukan implementasi dengan melakukan
pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya desain
sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis proses
yang telah dirancang oleh penulis. Selanjutnya akan dihasilkan listing code dari
aplikasi sistem pembuatan surat. Pengembangan ini menggunakan beberapa tools
atau software yang berperan dalam pembuatan sistem ini.
106
Tabel 4.12 Tabel tools perangkat lunak
Perangkat Lunak Hasil
Adobe Dreamweaver CS 6 Terinstal
XAMPP 1.7.0 Terinstal
Notepad++ Terinstal
4.4.2. Implementasi Sistem
Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi
yang telah dibuat. Adapun beberapa tampilan tersebut yaitu:
1. Tampilan Halaman Admin
a) Home
Berikut output tampilan home yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.13 Tampilan halaman admin
Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses
oleh pengguna setelah berhasil melakukan login. Pada halaman
ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan
dan gambaran sistem. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu
pilihan menu-menu yang dapat diakses oleh pengguna.
107
b) Program Studi
Berikut output tampilan program studi yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.14 Tampilan menu program studi
Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari program
studi yang telah disesuaikan berdasarkan jurusan peminatan yang
terdapat pada fakultas. Pada halaman ini juga terdapat menu yang
dapat digunakan untuk menambah atau mengurangi list dari
program studi.
c) Data Mahasiswa
Berikut output tampilan data mahasiswa yang dihasilkan sistem
:
Gambar 4.15 Tampilan Tampilan menu data mahasiswa
108
Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari daftar
biodata diri mahasiswa. Daftar mahasiswa ini berfungsi sebagai
acuan user untuk dapat mengakses ke dalam sistem. Data awal
mahasiswa diinput oleh admin. Mahasiswa yang sudah terdaftar
atau teregistrasi dalam sistem berhak untuk dapat mengakses dan
menggunakan fitur dalam sistem.
d) Data Surat
Halaman ini merupakan inti proses dari sistem. Menu ini
digunakan untuk melihat masukan yang dikirim oleh user kepada
sistem dan pengecekan surat yang ingin diproses. Berikut output
tampilan data surat yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.16 Tampilan menu data surat admin
Dalam menu data surat ini pengguna dapat melakukan proses
pencetakan surat, identifikasian status surat serta menghapus data
masukan surat yang sudah diproses.
109
Gambar 4.17 Tampilan menu data surat keterangan
e) Data Admin
Berikut output tampilan data admin yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.18 Tampilan menu data admin
Halaman ini berisi data administrator yang memiliki hak akses
untuk menambah atau mengurangi data-data dari sistem. Admin
ini yang mengatur semua control menu dalam sistem.
110
Gambar 4.19 Tampilan menu data admin
2. Tampilan Halaman User
a) Home
Berikut output halaman utama user yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.20 Tampilan menu home user
Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses
oleh user setelah berhasil melakukan proses login. Pada halaman
ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan
dan profil user. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu-menu
pilihan sistem yang dapat diakses oleh pengguna.
111
b) Profil Mahasiswa
Halaman ini merupakan halaman yang berisi data profil user
atau mahasiswa. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan
edit profil diri serta merubah kombinasi password awal sesuai
keinginan user. Berikut output profil mahasiswa yang dihasilkan
sistem :
Gambar 4.21 Tampilan menu profil mahasiswa
c) Surat
Berikut output halaman surat yang dihasilkan sistem :
Gambar 4.22 Tampilan menu data surat user
112
Halaman ini merupakan halaman yang berisi pilihan menu
surat. Pada halaman ini, user dapat memilih berbagai macam
menu surat sesuai kebutuhan user. Dalam halaman ini pengguna
dapat melakukan pemilihan data surat yang diinginkan dan
selanjutnya melakukan proses input data yang nantinya akan
diolah oleh admin menjadi printout surat. Dalam menu ini
pengguna juga dapat melihat status proses surat yang telah
dikirim ke sistem.
3. Tampilan Responsive
Tampilan responsive ini hanya dapat diakses oleh user yang dalam
hal ini adalah user mahasiswa dan tidak berlaku untuk admin.
Tampilan responsive diindikasikan untuk para pengguna sistem surat
menyurat yang mengakses sistem melalui media smartphone atau
mobile. Tampilan responsive ini akan mengikuti kondisi layar mobile
pengguna.
113
Berikut tampilan responsive sistem aplikasi penyuratan :
a) Tampilan home responsive
Gambar 4.23 Tampilan home user responsive
Tampilan home responsive ini adalah halaman utama saat
pengguna atau mahasiswa berhasil melakukan login pada sistem
pembuatan surat menyurat menggunakan media web browser mobile
pada device smartphone.
114
b) Tampilan profil mahasiswa responsive
Gambar 4.24 Tampilan profil mahasiswa responsive
Tampilan gambar diatas adalah tampilan data pribadi mahasiswa
dengan menggunakan media selular yang menghasilkan tampilan web
responsive.
115
c) Tampilan data surat responsive
Gambar 4.25 Tampilan data surat responsive
Tampilan gambar diatas adalah tampilan data menu pembuatan
surat menyurat yang berhasil diakses melalui media smartphone
sehingga tampilan data menu surat ini mengikuti layar device
smartphone user.
116
4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing
Berikut ini merupakan hasil pengujian pada aplikasi :
1. Tampilan Login Pengguna
Tabel 4.13 Tabel pengujian login pengguna
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Input username dan
password sesuai dengan
data pengguna
Masuk ke halaman utama aplikasi
akademik pembuatan surat
sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan login aplikasi.
Gambar 4.26 Tampilan login pengguna
2. Tampilan tambah mahasiswa
Tabel 4.14 Tabel pengujian tambah mahasiswa
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih tambah
mahasiswa
Mahasiswa dapat
teregistrasi oleh sistem
sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah mahasiswa.
117
Gambar 4.27 Tampilan data mahasiswa responsive
3. Tampilan tambah prodi
Tabel 4.15 Tabel pengujian tambah prodi
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih program studi Sistem dapat
menambah data prodi
sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah prodi.
Gambar 4.28 Tampilan program studi responsive
118
4. Tampilan cetak dan update surat
Tabel 4.16 Tabel pengujian cetak dan update surat
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih cetak surat Sistem memproses data
surat untuk disimpan
dalam media storage
sukses
Memilih update status
surat
Sistem mengkonfirmasi
surat yang telah dicetak
Sukses
Memilih hapus surat Sistem akan menghapus
surat yang telah di
update dan dicetak
Sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan cetak, update dan
hapus surat.
Gambar 4.29 Tampilan data surat keterangan
119
5. Tampilan tambah admin
Tabel 4.17 Tabel pengujian tambah admin
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih input data
admin
Sistem dapat
menambah data
pengguna sebagai
admin
sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah admin.
Gambar 4.30 Tampilan data admin responsive
6. Tampilan edit data mahasiswa
Tabel 4.18 Tabel pengujian edit data mahasiswa
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih edit data
mahasiswa
Mahasiswa dapat
melakukan proses
ubahdata diri pada
database
sukses
120
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit data mahasiswa
Gambar 4.31 Tampilan edit data mahasiswa responsive
7. Tampilan edit password
Tabel 4.19 Tabel pengujian edit password
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih edit password Mahasiswa dapat
melakukan proses ubah
password
sukses
Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit password.
Gambar 4.32 Tampilan edit password user responsive
121
8. Tampilan data surat
Tabel 4.20 Tabel pengujian data surat
Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil
Memilih data surat Mahasiswa dapat
melakukan proses input
data masukan untuk
membuat surat yang
diinginkan dan
mengirimkan pada
sistem dan selanjutnya
sistem mebgirin ke
admin
sukses
Berikut adalah output pada tampilan form surat data surat.
Gambar 4.33 Tampilan input data surat responsive
4.5. Deployment
Setelah sistem ini di presentasikan dan dicoba oleh penulis dan mahasiswa
UIN Jakarta maka dilakukan evaluasi. Evaluasi ini menggunakan metode sumatif
dengan melakukan uji coba program untuk mengetahui apakah desain dan
122
kegunaan sistem ini sudah sesuai dengan tujuan. Penulis memberikan 30
kuesioner untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika UIN Jakarta yang
digunakan sebagai responden, untuk lebih rincinya dapat dilihat pada lampiran.
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau
sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang
sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus
dilakukan pemeliharaan secara berkala.
4.5.1. Pengukuran dengan kuesioner
Pada pembuatan aplikasi ini, peneliti melakukan sebuah survei
dengan menyebarkan suatu kuesioner. Survei untuk evaluasi ini adalah
usability test dengan kuesioner yang ditujukan untuk mengevaluasi efektivitas
aplikasi yang dibuat.
Kegiatan survei dilakukan di prodi Teknik Informatika Universitas
Islam Negeri Jakarta dan kampus UIN Jakarta dengan jumlah responden yang
ditentukan oleh penulis sebanyak 30 responden.
4.5.2. Hasil Kuesioner
Dari hasil kuesioner dapat dilihat nilai dari sistem yang telah dibuat.
Ada beberapa parameter yang dinilai yaitu apakah fitur yang terdapat dalam
sistem sudah berfungsi dengan baik, apakah tampilan sistem sesuai dengan
yang diharapkan user dan apakah sistem mudah digunakan oleh user.
Total responden sebanyak 30 terdiri dari 25 orang mahasiswa prodi
TI dan 5 orang prodi lain di UIN Jakarta.
123
Tabel 4.21 Tabel responden
Responden Jumlah (orang) Total
Responden
Persentase
(%)
Mahasiswa prodi
Teknik Informatika 25 30 83%
Mahasiswa prodi
lain 5 30 17%
Gambar 4.34 Tampilan persentase responden
1) User Friendly
Tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat kemudahan dalam
penggunaan aplikasi.
Tabel 4.22 Tabel kuesioner user friendly
User Friendly Jumlah
Penjawab
Total
Responden
Persentase
(%)
Mudah 21 30 70%
Cukup Mudah 7 30 23%
Kurang
Mudah 2 30 7%
124
Gambar 4.35 Tampilan persentase user friendly
Dari hasil diatas dapat dikatakan bahwa 70% responden mengatakan
bahwa sistem pembuatan surat ini mudah untuk digunakan
2) Fitur-Fitur Dalam Sistem
Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah fitur dalam sistem sudah
dapat berjalan.
Tabel 4.23 Tabel kuesioner fitur
Kejelasan
Informasi
Jumlah
Penjawab
Total
Responden
Persentase
(%)
Sudah baik 25 30 83%
Cukup 5 30 17%
Belum 0 30 0%
125
Gambar 4.36 Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem
Berdasarkan hasil kuesioner tersebut dapat diketahui bahwa fitur
sistem pembuatan surat sudah berjalan dengan baik. Artinya
kebutuhan user akan fitur dalam sistem telah terpenuhi.
3) Tampilan Sistem
Tujuannya adalah untuk mengetahui tampilan sistem pembuatan
surat mahasiswa.
Tabel 4.24 Tabel kuesioner tampilan sistem
Pemilihan Warna
dalam Aplikasi
Jumlah
Penjawab
Total
Responden
Persentase
(%)
Menarik 20 30 67%
Cukup Menarik 8 30 27%
Kurang Menarik 2 30 7%
126
Gambar 4.37 Kuesioner tampilan sistem
Berdasarkan hasik kuesioner, tampilan sistem pembuatan surat sudah
cukup menarik bagi responden. Sehingga tampilan sistem pemuatan
surat ini sudah cukup memuaskan.
126
BAB V
PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan penulis
serta saran-saran yang bermanfaat bagi pengembang aplikais selanjutnya.
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat penulis ambil dari penelitian ini adalah :
1. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah telah berjalan dengan maksimal.
2. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah telah support dengan tampilan responsive yang
memudahkan pengguna dalam mengaksesnya.
3. Hasil dari perancangan sistem pembuatan surat pada Prodi Teknik
Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah ini telah dilakukan sampai tahap implementasi
melalui proses penyebaran kuesioner hasil dan hasil dari pengujian ini
telah berjalan dengan baik.
127
5.2 Saran
Saran yang penulis berikan untuk pengembangan lebih lanjut adalah :
1. Diharapkan modul aplikasi ini dapat digunakan kedalam sistem
akademik yang sudah ada saat ini.
2. Diharapkan modul aplikasi ini bisa dikembangkan dengan kebutuhan
mahasiswa sesuai penyediaan surat yang lebih lengkap saat ini
3. Diharapkan modul sistem aplikasi ini tidak hanya berlaku untuk
pembuatan surat menyurat saja.
4. Diharapkan modul sistem aplikasi ini dapat berlaku untuk seluruh
prodi dan fakultas di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
5. Diharapkan hasil surat pada sistem aplikasi ini dapat support pada
format PDF.
6. Ada baiknya bila sebelum implementasi sistem dilakukan dahulu uji
coba dan training yang memadai.
7. Keamanan sistem harus selalu diutamakan.
8. Diharapkan sistem ini selanjutnya dapat terintegrasi ke AIS (Academy
Information System).
9. Diharapkan sistem selanjutnya dapat dikembangan dengan lebih
efektif dan efisien tanpa mengharuskan mahasiswa datang kekampus
untuk dapat memperoleh surat yang mereka butuhkan dalam proses
perkuliahan
128
DAFTAR PUSTAKA
Bin Ladjamudin, al-bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta :
Graham Ilmu, 2005.
Bin ladjamudin, al-bahra, Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya,
Yogyakarta : Graham Ilmu, 2005.
Brusco, J.M, Using Smartphone Application in Perioperative Practice. AORN
Journal Vol.92/5, 503-508, 2010.
Fathansyah , Basis Data, Bandung : Informatika, 2002.
Haris, Miftah. Sistem Informasi Manajemen Persuratan Mahasiswa Berbasis Web
Menggunakan Zk Framework (Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi
Uin Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah.
2014.
Hariyanto, Bambang, Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung.
2004.
Hartanto, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv Andi
offset, 1999.
Hartanto, Jogiyanto, Metodologi Penelitian Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv
andi offset ,2008.
Kadir, Abdul, Pemrograman WEB Mencakup: HTML, CSS, JavaScript & PHP,
Yogyakarta : Andi, 2003.
Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi, 2003.
129
Kurniawan, Hendra. Pengembangan Sistem Manajemen Reservasi Ruangan
Online Dengan ZK Ajax Framework (Studi Kasus: PT. Layang-Layang
Business Center). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah. 2011.
Kustiyahningsih, Yeni, Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan
PHP dan MySQL, Bangkalan, 2010
Pressman, Roger S, Software Engineering: A Practitioner_s Approach. Sixth
Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc., New York. 2005.
Pressman, Roger S. Rekayasa Perangakat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku
Satu). Yogyakarta: Penerbit ANDI. 2002
Rahman, Fauzi. Rancang Bangun Sistem Repository Surat Keputusan (SK)
Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework (Studi Kasus: Sub Bagian
Organisasi Tata Laksana dan Perundang-Undangan Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif
Hidayatullah. 2011.
Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi
Pertama. Jakarta: Balai Pustaka. 1998.
Valade. J, PHP 5 For Dummies. Wiley Publishing. Indiana. 2004.
Wahyuni, Tri, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Data Siswa Pada Mts
Sunan Kalijaga Boyolali Naskah Publikasi. Yogyakarta. 2012.