SKRIPSI

KINERJA ARSIPARIS DI UNIT KEARSIPAN

UNIVERSITAS HASANUDDIN KOTA MAKASSAR

MUHAMMAD RIDWAN MB E211 13 730

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS HASANUDDIN

2018

ii

UNIVERSITAS HASANUDDIN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

ABSTRAK

Muhammad Ridwan MB (E 211 13 730), Kinerja Arsiparis di Unit

Kearsipan Universitas Hasanuddin Kota Makassar, xiv + 79 halaman

+ 2 tabel + 1 gambar + 18 pustaka (2005-2017) + 7 lampiran.

Dibimbing oleh Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si dan Dr. Muh. Tang Abdullah,

S.AP., M.AP. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa dan menggambarkan kinerja arsiparis

di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci dalam penelitian ini adalah Pimpinan dan informan biasa adalah arsiparis dan staf administrasi. Pengukuran kinerja dalam penelitian ini berdasarkan teori Bernandian & Russel (dalam Fautino Cardoso Gomez) yang terdiri dari kuantitas kerja, kualitas kerja, pengetahuan terhadap pekerjaan, kreativitas, kerjasama, keteguhan dalam bekerja, Inisiatif dan Kualitas Pribadi.

Hasil penelitian menunjukkan Kuantitas kerja yang sudah sesuai dengan target yang telah ditentukan, Namun volume arsip melebihi dari target yang ditentukan. Kualitas kerja yang dihadapi oleh arsiparis yakni terkendala oleh sarana dan prasarana sehingga kualitas kerja terhambat. Pengetahuan arsiparis terhadap pekerjaan sudah baik, dikarenakan pekerjaan yang berulang-ulang. Kreativitas arsiparis dinilai masih kurang maksimal karena arsiparis jarang memberikan ide dan gagasan terkait dengan pekerjaan dan penyelesaiannya, arsiparis cenderung mengerjakan apa yang ditugaskan pimpinan. Kerjasama antar pegawai di unit kearsipan dinilai sudah baik, hal ini didukung dengan kebijakan pimpinan agar untuk saling membantu. Keteguhan dalam bekerja cukup baik dari segi tanggung jawab dan kedisiplinan. Inisiatif arsiparis cukup baik jika dinilai dari target pekerjaan yang diselesaiakan. Kualitas pribadi arsiparis cukup baik hal ini terlihat saat pada observasi yang menyimppulkan bahwa arsiparis dapat melayani dengan ramah dan pola kepemimpinan yang demokrastis. Adapun kesimpulan mengenai Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin belum optimal. Adapun saran yang direkomendasikan oleh peneliti yaitu: Perhatian pimpinan terhadap penyelenggara arsip ditingkatkan, Penambahan sumber daya manusia, pemenuhan sarana dan prasarana.

Kata Kunci : Kinerja, Arsiparis, Unit Kearsipan Perguruan Tinggi.

iii

HASANUDDIN UNIVERSITY

FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE

ABSTRACT

Muhammad Ridwan MB (E 211 13 730), Archive Performance at Archives Unit of Hasanuddin University Makassar City, xiv + 79 pages + 2 tables + 1 image + 18 books (2005-2017) + 7 attachments. Guided by Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si and Dr. Muh. Tang Abdullah, S.AP., M.AP. This study aims to analyze and describe the performance of archivists in the University Unit of Hasanuddin University. This research is a descriptive research with qualitative approach. Key informants in this study are the usual Leaders and informants are archivists and administrative staff. Measurement of performance in this study is based on Bernandian & Russell's theory (in Fautino Cardoso Gomez) consisting of quantity of work, quality of work, knowledge of work, creativity, cooperation, determination in work, Initiative and Personal Quality. The results show the quantity of work that has been in accordance with the target that has been determined, but the volume of the archive exceeds the target specified. The quality of work faced by the archivist is constrained by facilities and infrastructure so that the quality of work is hampered. The archipelagic knowledge of the work is good, due to repetitive work. Archivist's creativity is considered to be less than optimal because archivists rarely give ideas and ideas related to the work and its completion, archivists tend to do what the leadership commissioned. Cooperation among employees in the archive unit is considered good, this is supported by the leadership policy in order to help each other. Firmness in working well enough in terms of responsibility and discipline. The archivist's initiative is good enough to be judged by the target work being undertaken. The personal qualities of the archivist are good enough as seen on observations that conclude that archivists can serve with friendly and democratic leadership patterns. The conclusions regarding the performance of Archives in the Archives Unit of Hasanuddin University has not been optimal. The suggestions recommended by researchers are: Attention leaders to the archive organizers improved, the addition of human resources, the fulfillment of facilities and infrastructure. Keywords: Performance, Archive, Archival Unit of University.

4

5

6

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatu.

Alhamdulillahi Rabbil Alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah

SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya serta akal dan hati

kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Skripsi ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang diperlukan sebagai salah

satu syarat untuk memenuhi gelar sarjana dan sebagai wahana untuk melatih diri

dan mengembangkan wawasan berpikir. Adapun judul dari skripsi ini adalah

“Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin Kota Makassar“.

Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana S-1

pada Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Hasanuddin.

Penyelesaian penelitian ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah

memberikan dorongan dan bimbingannya. Oleh karena itu, penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada kedua orang tua

kandung penulis, Ibunda Subaedah Mangka dan Ayahanda Mantasa Bando atas

segala pengorbanannya dan pelajaran hidup yang telah diajarkan, serta iringan

doa yang tak terhingga demi kesuksesan penulis. Serta ucapan terimakasih

kepada saudara/(i) Mufliha Mantasa, Marhama Mantasa, Kamaluddin Mantasa

dan Syakiar Darajat Mantasa yang selalu memberikan dukungan dan semangat

viii

dan membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Tidak lupa juga penulis

haturkan banyak terimakasih kepada keluarga besar, om, tante, sepupu dan

kerabat serta sahabat dekat penulis lainnya yang selalu memotivasi penulis agar

segera menyelesaikan skripsi dengan cepat.

Serta semua pihak yang telah membantu penulis, baik secara langsung maupun

tidak langsung selama masa perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini. Penulis

menyadari bahwa banyak hambatan yang dialami dalam menyelesaikan

penulisan skripsi ini, namun berkat bimbingan dan dorongan dari dosen

pembimbing dan pihak-pihak yang telah memberikan motivasi kepada penulis

untuk dapat merampungkan penulisan skripsi ini, oleh karena itu melalui

kesempatan ini penulis tidak lupa untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan

penghargaan yang setulus-tulusnya kepada semua pihak yang telah memberikan

bantuan, teruntuk kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Dwia Aries Tina Pulubuhu, MA. Selaku Rektor Unhas beserta

para Wakil Rektor Universitas Hasanuddin dan staf.

2. Bapak Prof. Dr. Andi Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin beserta para staf dan jajarannya.

3. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi

FISIP Universitas Hasanuddin.

4. Bapak Drs. Nelman Edy, M.Si selaku Sekretaris Departemen Ilmu

Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin.

ix

5. Bapak Dr. Badu Achmad, M.Si, selaku penasehat akademik penulis yang

selalu memberikan arahan dan dukungan kepada penulis selama menjalani

perkuliahan di Universitas Hasanuddin.

6. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si. Selaku pembimbing I serta Bapak Dr. Muh.

Tang Abdullah, S.Sos., M.AP. selaku pembimbing II yang telah memberikan

arahan dan masukan serta meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk

mengarahkan, membimbing dan menyempurnakan skripsi ini.

7. Ibu Dr. Hamsinah, M.Si, Bapak Dr. Wahyu Nurdiansyah M.Si, Bapak Prof. Dr.

Haselman, M.Si, dan Bapak Dr. Badu Achmad, M.Si. selaku dewan penguji

dalam ujian skripsi ini. Terima kasih atas kritik, saran dan masukannya yang

sangat membangun dalam menyempurnakan skripsi ini.

8. Para dosen Departemen Ilmu Administrasi Universitas Hasanuddin yang telah

memberikan bimbingan dan pengetahuan yang sangat berharga selama

kurang lebih 3 (tiga) tahun perkuliahan.

9. Seluruh staf Akademik FISIP UNHAS dan seluruh staf Jurusan Ilmu

Administrasi FISIP UNHAS yang telah banyak membantu dalam pengurusan

surat-surat kelengkapan selama penulis menjalani perkuliahan.

10. Terima kasih kepada seluruh pegawai Kantor Dinas Perspustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, terkhusus kepada pegawai pengajar

yang telah bersedia meluangkan waktunya dan mengajarkan kami ilmu

kearsipan selama berkuliah.

11. Terima kasih kepada Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia

beserta jajarannya yang telah menerima kami menimbah ilmu. Terkhusus

x

kepada Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Pendidikan dan Pelayanan

Masyarakat, Bagian PJ KAKI (Mba Anggi, mba Tata, Mas Lufti) yang telah

mengajarkan kami ilmu disiplin dan ilmu pengetahuan yang sangat

bermanfaat bagi kami.

12. Terima kasih kepada pihak Arsip Nasional Republik Indonesia beserta

jajarannya yang telah menerima dan meluangkan waktunya untuk

mengajarkan ilmu kearsipan kepada kami.

13. Terima kasih kepada pihak Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan beserta

pegawai-pegawai di dalamnya, terkhusus pada pegawai yang berada di

Bagian Umum yang telah menerima dan mengajarkan kami dengan ramah

dan penuh kasih sayang selama Praktek Kerja Lapang.

14. Terima kepada keluarga besar Kearsipan UNHAS, terkhusus kepada

angkatan 2013 yang telah menjadi saudara dan tempat diskusi serta

mendorong terselesaikannya skripsi ini.

15. Terima kasih kepada saudara-saudaraku seperjuangan dalam Kuliah Kerja

Nyata Tematik Komisi Pemberantasan Korupsi, yang telah berbagi ilmu,

pengalaman, kebahagiaan, kesedihan dan menjadikan salah satu

pengalaman terbaik selama berkuliah.

16. Terima Kasih kepada Guru-guru SD, SMP, SMA yang telah mengajarkan

membaca, Ilmu pengetahuan dan etika, sehingga penulis mampu melanjutkan

ke jejang Strata satu (1), dan menyelesaikan skripsi ini.

xi

17. Terima Kasih kepada Saudara-saudara(i) Achilles 012 yang telah banyak

berbagi pengalaman dan ilmu, terkhusus kepada (caca, Anas, Afdal, Faqi, Ijal,

Iman, Imam, Nur, Dian, Tenri, Uni, Cunna, Fuat, Wildan, Rafiq, Alim).

18. Serta pihak-pihak yang turut andil membantu penulis yang tidak sempat

penulis sebutkan satu persatu.

Serta semua pihak yang telah banyak membantu dan tidak sempat penulis

sebutkan, semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal atas kebaikan

yang telah diberikan kepada penulis.

Penulis menyadari perlunya saran dan kritik yang sifatnya membangun,

senantiasa diharapkan demi perbaikan dan pelajaran di masa yang akan datang.

Dengan segala kerendahan hati, penulis persembahkan skripsi ini. Penulis

berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat positif bagi banyak orang yang

membacanya terutama bermanfaat bagi penulis sendiri. Demikian yang dapat

penulis sampaikan dan atas perhatiannya, penulis ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum, Wr. Wb

Makassar, 26 Februari 2018

MUHAMMAD RIDWAN MB

xii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................... i Abstrak ............................................................................................... ii Lembar Pernyataan Keaslian ............................................................ iv Lembar Pengesahan .......................................................................... v Kata Pengantar ................................................................................... vii Daftar Isi ............................................................................................. xii Daftar Gambar .................................................................................... xiv Daftar Tabel ........................................................................................ xv BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah ................................................................ 1 I.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 5 I.3 Tujuan Penelitian ........................................................................... 5 I.4 Manfaat Penelitian ......................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 Lembaga Pengelolah Arsip Statis .................................................. 6

II.1.1 Lembaga Arsip Perguruan Tinggi ......................................... 8 II.1.2 Tugas Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi ......................

10 II. 2. Tinjauan Umum Arsiparis ............................................................. 15 II.3. Tinjauan Kinerja ............................................................................ 17

II. 3. 1. Definisi Kinerja ................................................................... 17 II. 3 2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja ........................ 18 II. 3. 3. Manajemen Kinerja ............................................................ 20 II. 3. 4. Indikator Kinerja ................................................................. 25

II. 4. Kerangka Pemikiran .................................................................... 27

BAB III METODE PENELITIAN III.1 Metode Penelitian ........................................................................ 30 III.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................ 31 III.3 Informan Penelitian ...................................................................... 31 III.4 Intrumen Penelitian ....................................................................... 31 III.5 Jenis dan Sumber Data ................................................................ 32 III.6 Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 32 III.7 Fokus Penelitian ........................................................................... 34 III.8 Teknik Analisis Data ..................................................................... 36

III.9 Pengujian Validitas dan Realibilitas .............................................. 37

BAB IV GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

IV.1. Gambaran Umum Universitas Hasanuddin ................................. 39

xiii

IV.1.1. Sejarah Universitas Hasanuddin ...................................... 39

IV.1.2. Visi, Misi dan Nilai ............................................................ 45

IV.1.3. Struktur Organisasi Universitas Hasanuddin .................... 46

IV.2 Gambaran Umum Unit Kearsipan ................................................ 47 IV.2.1. Smber Daya Manusia ....................................................... 49

IV.2.2. Uraian Sasaran Kerja Pegawai di Unit Kearspan ............. 50

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN V.1. Quantity Of work (kualitas pekerjaan) ........................................... 52 V.2. Quality Of Work (kualitas pekerjaan) ............................................ 57 V.3. Job Knowledge (pengetahuan terhadap pekerjaan) ..................... 62 V.4. Kreativinees (kreatifitas) ............................................................... 66 V.5. Coopretion (kerjasama) ................................................................ 68 V.6. Dependability (keteguhan dalam bekerja) .................................... 70 V.7 Initiative (inisiatif) ........................................................................... 72 V.8. Personal Qualities (kualitas pribadi) ............................................. 74

BAB VI PENUTUP VI.1. Kesimpulan ................................................................................. 77 VI.2. Sarana ......................................................................................... 80 Daftar Pustaka

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Kerangka Konsep............................................................... 29

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Data Pegawai Unit Kearsipan Unhas tahun 2018 .................. 49 Tabel 2. Data Arsip ............................................................................. 56

15

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Arsip saat ini bukan hanya sebagai bagian dari manajemen

administrasi dan perkantoran bagi lembaga semata, tetapi lebih dari itu.

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Segala bidang

kehidupan senantiasa membutuhkan arsip. Ilmu kearsipan berperan

sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pengelolaan

arsip tanpa dilandasi dengan ilmu kearsipan akan menjadikan arsip

kurang bermakna dan kurang memberikan manfaat, bahkan akan menjadi

beban bagi institusi pengelolanya.

Perguruan tinggi sebagai lembaga atau institusi yang bergerak

dalam bidang pendidikan, yang dalam kegiatan sehari-harinya tidak

terlepas dari aktifitas penciptaan arsip. Oleh karena itu keberadaan Unit

Kearsipan perguruan tinggi sebagai pengelolah arsip Universitas sangat

diperlukan. Hal ini sejalan dengan Undang-undang 43 Tahun 2009

tentang kearsipan pada pasal 27 yang menyatakan bahwa perguruan

tinggi wajib membentuk dan mengelolah arsip perguruan tinggi.

Pemikiran yang melatarbelakangi konsep arsip perguruan tinggi

di Indonesia adalah adanya kebutuhan pragmatis dimana banyak

perguruan tinggi yang belum melakukan kegiatan kearsipan secara

optimal. Disamping itu tidak adanya kejelasan unit atau bagian mana yang

harus bertanggungjawab terhadap penyimpanan dan pengelolaan arsip

16

perguruan tinggi. Sementara kasus hilangnya arsip, hasil penelitian,

penjiplakan karya tulis, pemalsuan ijazah dan lain-lain kerap dijumpai di

perguruan tinggi. Kondisi inilah yang mendorong urgen-nya pendirian

Arsip Perguruan Tinggi dan semakin menemukan momentum seiring

berubahnya status beberapa perguruan tinggi negeri (PTN) menjadi

Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (Sumrahyadi : 2006 dalam

Zaenudin : 2013).

Sejalan dengan pembentukan lembaga arsip perguruan tinggi

maka di butuhkan sarana dan prasarana dalam menunjang berjalannya

proses pengelolaan kearsipan perguruan tinggi. Menurut Azmi (2013)

dalam penelitiannya kinerja lembaga kearsipan dalam pengolahan arsip

statis dalam rangka meningkatkan akses dan pelayanan arsip statis

sangat dipengaruhi oleh dua faktor utama, yaitu standar deskripsi arsip

dan kompetensi SDM kearsipan (Azmi. 2013).

SDM dalam mengelolah arsip yang disebut dengan arsiparis.

Arsiparis yang sehari-harinya melakukan kegiatan pengelolaan arsip,

tentunya harus dibarengi dengan keahlian dalam mengelolah arsip. Arsip

yang sejatinya hanyalah benda mati, tidak akan berguna apabila arsip

tidak dikelolah dengan baik. Oleh karena salah satu faktor terciptanya

pengelolaan arsip yang baik ditentukan oleh kemampuan arsiparis yang

mengelolah arsip.

Dalam Islam telah mengajarkan seseorang untuk profesional

dan amanah dalam melakukan pekerjaannya seperti sabda berikut:

17

Rasulullah SAW bersabda “Jika amanat telah disia-siakan, tunggu saja

kehancuran terjadi." Ada seorang sahabat bertanya; „bagaimana maksud

amanat disia-siakan? Nabi menjawab; "Jika urusan diserahkan bukan

kepada ahlinya, maka tunggulah kehancuran itu." (Hadis Bukhari – 6015).

Hadis di atas menganjurkan untuk menempatkan seorang

pegawai harus sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikan

dengan pekerjaan yang diberikan. Dengan demikian setiap pegawai

mengerti dan paham apa yang menjadi tugas pokok dan fungsinya, apa

yang harus dikerjakan dan apa yang telah menjadi tanggungjawabnya.

Begitupun dalam pengelolaan arsip yang baik, dipengaruhi oleh

kemampuan arsiparis.

Sejalan dengan hadist diatas, menurut Sudiyanto performance

seseorang yang mempunyai ilmu dan pengetahuan formal kearsipan akan

berbeda dengan yang tidak memiliki pendidikan formal kerasipan dalam

implementasi dilapangan sebagai arsiparis. Dalam kaitan pendidikan

formal bagi arsiparis, Richard J. Cox (1992: 7) berpendapat bahwa

arsiparis yang mempunyai pendidikan formal kearsipan akan lebih

profesional.

Pembentukan seorang arsiparis yang handal dalam

pengelolaan arsip tentunya dapat dipengaruhi dari pendidikan yang

didapatkan baik secara formal maupun informal. Ditinjau dari pendidikan

formal di Indonesia, kearsipan belum menjadi salah satu prioritas

dikalangan perguruan tinggi, tercatat dari 5.139 perguruan tinggi di

18

Indonesia, hanya 8 perguruan tinggi yang membuka jurusan kerasipan,

namun 3 diantaranya sudah tidak membuka penerimaan mahasiswa untuk

jurusan kearsipan saat ini (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, 2017).

Sehingga dapak dari itu, menurut Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI), Dr. Mustari, M.PA dalam seminar Kearsipan Nasional,

tenaga Arsiparis saat ini berjumlah 3.241 (2,25%), sedangkan jumlah

kebutuhan Arsiparis Nasional adalah 143.630, sehingga Indonesia masih

membutuhkan 140.389 (97.75%). Namun kebutuhan arsiparis tersebut

hanya untuk memenuhi kebutahan lembaga kearsipan, belum termasuk

lembaga swasta.

Keberadaan tenaga-tenaga arsiparis yang professional akan

berpengaruh terhadap kinerja organisasi. Sebagaimana yang dikatakan

oleh Rivai (2009) dalam Novriani (2014) bahwa kinerja merupakan

perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang yang dihasilkan oleh

pegawai sesuai dengan perannya dalam organisasi.

Setiap lembaga, organisasi ingin memiliki pegawai yang dapat

meningkatkan kinerja organisasi melalu kinerja individual. Dalam menilai

kinerja pegawai arsip sangat ditentukan oleh fungsi dan tugas yang

dilakukan. Tugas pokok pegawai arsip terdiri dari ketatalaksanaan

kearsipan, pembuatan petunjuk arsip, pengolahan arsip, perawatan dan

pemeliharaan arsip, pelayanan kearsipan dan publikasi kearsipan

(Kemenpan No 03/KEP/M.PAN3/2009). Kinerja pegawai arsip dikatakan

baik ketika kualitas pekerjaan yang dihasilkan sesuai dengan standar, baik

19

dari segi kualitas, kuantitas, maupun ketepatan waktu. Selain itu tingkat

kinerja yang baik dapat juga dilihat dari tingkat kehadiran pegawai dan

kerjasama antar pegawai (Perka ANRI No.5 Tahun 2017, Tentang

Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis).

Unit kearsipan Universitas Hasanuddin merupakan unit baru

yang terbentuk pada tahun 2016, yang tentunya mengalami ketertinggalan

di berbagai aspek seperti kebijakan, sumber daya manusia, sarana dan

prasarana dibandingkan unit-unit sebelumnya. Berdasarkan hasil

observasi, terlihat masih banyaknya penumpukan arsip yang belum

terkelolah dengan baik. Hal ini disebabkan tenaga arsiparis yang ada di

unit kearsipan Universitas Hasanuddin sebanyak 4 arsiparis dan dibantu 1

tenaga kontrak dianggap masih kurang. Arsip yang ada di unit kearsipan

Universitas Hasanuddi merupakan arsip yang berasal dari unit-unit yang

ada di Universitas Hasanuddin.

Sehingga berdasarkan permalasahan di atas maka dilakukan

penelitian dengan judul “Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas

Hasanuddin”.

I.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka adapun

rumusan masalah dari penelitian ini adalah “Bagaimana Kinerja Arsiparis

di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin”?

I.3. Tujuan Penelitian

20

Menganalisa dan menggambarkan Kinerja Arsiparis di Unit

Kearsipan Universitas Hasanuddin.

I.4. Manfaat Penelitian

I.4.1. Manfaat Akademik

Dapat dijadikan salah satu acuan untuk menyusun

penelitian selanjutnya dan memahami perkembangan masalah-

masalah yang terjadi di instansi-instansi pendidikan maupun

pemerintah terkait manajemen sumber daya manusia dan kinerja

pegawai.

I.4.2. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu

dasar bagi Universitas Hasanuddin dalam melakukan

peningkatan kinerja dan pengolahan arsip di Universitas

Hasanuddin.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

II.1. Lembaga Pengelolah Arsip Statis

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa

pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip

sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis sebagaimana

dimaksud meliputi :

1. Akuisisi arsip statis;

2. Pengolahan arsip statis;

3. Preservasi arsip statis; dan

4. Akses arsip statis.

Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, pengelolaan arsip

statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah

kewenangannya. Pasal 16 ayat (3) UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas :

1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah

nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang

kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Dalam

penyelenggaraan kearsipan nasional, ANRI adalah lembaga

kearsipan nasional yang memiliki kewajiban melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yaitu arsip dari

7

peristiwa atau kegiatan yang dihasilkan pencipta arsip yang

memiliki yurisdiksi

kewenangan secara nasional atau memiliki pengaruh terhadap

kepentingan nasional yang diterima dari

a. lembaga negara;

b. perusahaan;

c. organisasi politik;

d. organisasi kemasyarakatan;

e. perseorangan.

2. Arsip Daerah Provinsi

Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan

kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di

bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang

berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah provinsi

merupakan lembaga kearsipan daerah provinsi yang wajib dibentuk

oleh pemerintahan daerah provinsi. Arsip daerah provinsi wajib

melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari

a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara

pemerintahan daerah provinsi;

b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;

c. perusahaan;

d. organisasi politik;

e. organisasi kemasyarakatan;

8

f. perseorangan.

3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota:

Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk

satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah

kabupaten/kota yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip

daerah kabupaten/kota merupakan lembaga kearsipan daerah

kabupaten/kota yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah

kabupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang diterima dari ;

a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan

penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;

b. desa atau yang disebut dengan nama lain;

c. perusahaan;

d. organisasi politik;

e. organisasi kemasyarakatan;

f. perseorangan.

II.1.1 Lembaga Arsip Perguruan Tinggi

Berdasarkan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, menyatakan Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip

perguruan tinggi. Arsip Perguruan Tinggi wajib melakukan pengelolaan

arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi

dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Selaian itu

9

kearsipan perguruan tinggi kuga memiliki tugas pengelolaan arsip inaktif

yang memiliki masa retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal

dari satuan kerja dan civitas akademika perguruan tinggi serta melakukan

pembinaan kearsipan dilingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam operasional

perguruan tinggi karena :

1. Asset utama (asset intelektual) bagi perguruan tinggi

2. Pendukung operasional dan administrasi seperti anggaran dan

agenda, kebijakan dan prosedur, formulir-formulir, buku pedoman

studi, dan surat menyurat.

3. Sarana proses belajar mengajar seperti bahan presentasi dan

handout, kuis, test, ujian, buku catatan, silabus dan lain - lain.

4. Sarana komunikasi di dalam dan keluar negeri seperti memo, laporan,

program, laporan tahunan.

Menurut Zaenuddin (2013) Arsip Perguruan Tinggi bukanlah satu-

satunya organisasi kearsipan, namun ada organ lain yang ikut

bertanggung jawab melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan kearsipan

di sebuah perguruan tinggi. Organisasi-organisasi kearsipan tersebut

meliputi: unit pengolah (central file), unit kearsipan (records center), serta

arsip perguruan tinggi (university/college archives).

Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang

memiliki fungsi dan tugas mengelola arsip aktif yaitu arsip yang masih

sering digunakan oleh pencipta. Karena fungsinya sebagai pusat arsip

10

aktif, unit ini disebut juga sebagai central file atau pusat berkas. Unit ini

berada di jurusan, bagian atau seksi pada fakultas; di bidang pada Unit

Pelaksana Teknis (UPT) atau lembaga; serta di bagian, subdirektorat atau

subbagian pada biro atau direktorat. Dengan kata lain unit pengolah ada

pada level eselon III dan IV.

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang

bertugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yaitu arsip yang masih

digunakan oleh pencipta namun frekuensinya sudah menurun. Karena

fungsinya sebagai pusat arsif inaktif, unit ini disebut juga sebagai records

center atau pusat arsip. Dalam lingkungan perguruan tinggi, unit ini

berada di tingkat fakultas, lembaga, UPT, biro dan direktorat, atau ada

pada level eselon II. Unit kearsipan dibagi menjadi dua: pertama, unit

kearsipan II yang mengelola arsip inaktif berentensi di bawah sepuluh

tahun dan berada pada tingkat sebagaimana tersebut di atas; kedua, unit

kearsipan I yang memiliki kewenangan mengelola arsip inaktif beretensi

10 tahun keatas dan berada di bawah Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi.

Lembaga kearsipan perguruan tinggi merupakan unit kerja

perguruan tinggi yang memiliki fungsi dan tugas melaksankan

pengelolaan arsip statis dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi

serta pembinaan kearsipan di perguruan tinggi yang bersangkutan. Unit ini

berada di tingkat universitas, institut, sekolah tinggi, atau akademi sesuai

11

jenis perguruan tingginya, sehingga disebut dengan arsip perguruan tinggi

atau arsip universitas (university archives).

II.1.2 Tugas Lembaga Karsipan perguruan Tinggi

Secara ringkas Zaenuddin (2013) menjelaskan bahwa unit

pengolah dan unit kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan

arsip dinamis (records management) yang meliputi: penciptaan,

penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Sementara arsip

perguruan tinggi melakukan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis

(archives management) yang meliputi: akuisisi, pengolahan, preservasi,

dan akses arsip statis. Penjelasan mengenai pengelolaan arsip statis

sebagai berikut :

1. Akuisisi Arsip Statis

Akusisi merupakan proses penambahan khazanah arsip

statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan

penyerahan. Proses ini kemudian diikuti pula dengan pengalihan

hak pengelolaan arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan. Akuisisi arsip dilaksanakan melalui prosedur: monitoring

arsip, membuat daftar arsip statis yang akan diserahkan,

melakukan verifikasi arsip, penetapan arsip statis yang akan

diakuisisi oleh lembaga kearsipan, persetujuan dan penetapan

untuk menyerahkan oleh pencipta, pelaksanaan serah terima yang

disertai berita acara dan daftar. Selanjutnya lembaga kearsipan

wajib menjamin kemudahan akses arsip-arsip tersebut dengan

12

jalan melakukan layanan kepada publik dan menyediakan fasilitas

akses.

Terkait akusisi di lingkungan perguruan tinggi, Effendhie

(2007) dalam Zaenuddin (2013) menyatakan bahwa proses akuisisi

sendiri sebenarnya bersifat aktif, artinya terus menerus dilakukan

karena pertumbuhan arsip di unit-unit kerja tidak pernah berhenti.

Sementara strategi akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Strategi

pasif merupakan strategi dimana arsip Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi hanya terlibat dalam kegiatan evaluasi atau

verifikasi arsip yang akan diserahkan. Strategi ini mensayaaratkan

tiap unit kerja sudah melaksankan mekanisme penyusutan secara

konsisten dan penilaian secara optimal. Sedangkan strategi akuisisi

aktif diberlakukan jika prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak

berjalan sempurna. Salah satu indikator penyusutan tidak berjalan

sempurna adalah tidak adanya jadwal retensi arsip (JRA).

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 31 tahun 2011 tentang tatacara akuisisi arsip

statis, dalam rangka menjamin khazanah arsip statis di lembaga

kearsipan lebih efektif, akuisisi arsip statis perlu memperhatikan

hal-hal mendasar yang terkait dengan prinsip dan strategi akuisisi

arsip statis.

1) Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan

arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip

13

ataupun serah terima arsip statis dari pencipta arsip

kepada lembaga kearsipan.

2) Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan

telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses

penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan

jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan telah

dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya.

3) Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan

terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media.

4) Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip

statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah

serah terima arsip yang berupa berita acara serah terima

arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut

riwayat arsip, dan arsipnya.

5) Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti

dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

2. Pengolahan Arsip Statis

Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam

mengolah arsip statis, yaitu: pertama, prinsip pokok meliputi: prinsip

asal usul (provenance) dan prinsip aturan asli (original order).

Kedua, prinsip alternatif meliputi: prinsip fungsional, prinsip

restorasi, prinsip organisasi, prinsip masalah, dan prinsip

kegunaan. Effendhie (2007) dalam Zaenuddin (2013) menjelaskan,

14

menurut prinsip asal usul, arsip akan dikelola berdasar lembaga

penciptanya, sementara menurut prinsip aturan asli, arsip disusun

berdasarkan aturan yang digunakan saat arsip-arsip tersebut masih

dinamis. Prinsip kedua ini mensyaratkan arsip yang diserahkan ke

LKPT dalam keadaan teratur dan sudah ada daftar yang dapat

digunakan sebagai jalan masuk. Faktanya jarang arsip statis yang

diserahkan dalam keadaan teratur sehingga rekonstruksi arsip

sesuai dua prinsip pokok tersebut sulit diterapkan. Untuk mengatasi

keadaan tersebut perlu dilakukan recovery ulang dengan

melakukan deskripsi arsip. Dalam keadaan demikian pengaturan

arsipnya dapat berpegang pada prinsip-prinsip alternatif di atas,

seperti berdasar: fungsi, masalah atau struktur organisasi.

Prinsip-prinsip tersebut mensyaratkan lembaga kearsipan

untuk mengolah arsip statis lembaga/organisasi yang berbeda

secara terpisah dan memelihara aturan asli arsip statis yang

diterima. Penerapan prinsip-prinsip tersebut sebagai berikut ;

a) Tidak menggabungkan arsip statis dari dua lembaga/organisasi.

Arsip statis dari lembaga/organisasi yang berbeda harus

dikelola terpisah meskipun lembaga/organisasi itu terlibat pada

kegiatan yang sama atau memiliki orang-orang yang sama.

Demikian pula arsip statis pribadi dari perseorangan yang

berbeda tidak digabungkan meskipun individuindividu tersebut

terkait atau mengalami peristiwa yang sama.

15

b) Tidak mengolah kembali arsip statis yang sudah

memperlihatkan aturan aslinya. Aturan asli arsip statis yang

diterima tidak harus diolah kembali apabila aturannya jelas

menggambarkan fungsi dan aktivitas pencipta arsip. Secara

khusus, arsip statis tidak harus diolah berdasarkan subjek,

tanggal, atau medianya jika tidak sesuai dengan aturan asli

arsip ketika diciptakan.

c) Mengidentifikasi level arsip statis sesuai dengan level hierarki

pengaturan yang digunakan dalam pekerjaan kearsipan.

3. Preservasi Arsip Statis

Menurut Zenuddin (2013) Ditinjau dari tindakannya

preservasi terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif.

Prinsip preservasi meliputi: arsip statis harus selamanya

dilestarikan; semua aspek arsip (format, nilai kesejarahan, teks,

gambar dll) jika memungkinkan akan dipertahankan; preservasi

preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan dan mengurangi

semua efek pada arsip; preservasi kuratif dilakukan jika ada

kerusakan arsip dengan cara profesional; Arsip asli dapat diakses

namun jika kondisinya rusak yang diberikan adalah salinannya.

4. Akses Arsip Statis

Menurut Zaenuddin (2013) Muara dari pengelolaan arsip

statis adalah akses arsip. UU Kearsipan mendefinisikan akses arsip

sebagai ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum

16

dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk

mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga

kearsipan mempunyai kewajiban menjamin kemudahan akses

dengan melaksanakan layanan yang standar dan meyediakan

sarana temu balik arsip kepada pengguna. Dengan demikian arsip

yang dikelola, disimpan dan dipelihara berdaya guna dan

bermanfaat kepada publik.

Pengguna arsip statis di Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi (LKPT) terdiri atas pengguna internal dan eksternal.

Pengguna internal meliputi pribadi atau lembaga yang terkait

dengan perguruan tinggi secara langsung, seperti: pimpinan

perguruan tinggi, unsur administrasi perguruan tinggi, mahasiswa,

dosen, fakultas dan unit atau lembaga di bawah perguruan tinggi.

Sedangkan pengguna eksternal merupakan pihak luar yang sudah

tidak mempunyai kaitan langsung dan resmi dengan perguruan

tinggi yang bersangkutan. Termasuk kategori ini adalah alumni,

peneliti, dan masyarakat (Zaenuddin, 2013).

II.2. Tinjauan Umum Tentang Arsiparis

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2014, Tetang

Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengatakan bahwa,

Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri Sipil yang merupakan

pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang

diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis

17

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Arsiparis Non-

Pegawai Negeri Sipil merupakan pegawai non-Pegawai Negeri Sipil yang

memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan

secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan

organisasi Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik

Indonesia, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan,

organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga

professional yang memiliki kemandirian dan independen dalam

melaksanakan tugas dan fungsi. Adapun fungsi dan tugas arsiparis

sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2014

yakni :

a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;

b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah;

c. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk

menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya;

18

e. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara;

f. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati

diri bangsa; dan

g. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik

dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya.

II.3. Tinjauan Umum Tentang Kinerja

II.3.1. Definisi Kinerja (Perfomance)

Menurut Bernandi dan Russel dalam Gomes (2003) mendefinisikan

bahwa kinerja merupakan catatan aoutcome yang dihasilkan dari fungsi

suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama satu periode waktu

tertentu.

Kinerja adalah istilah yang popular dalam manajemen, yang mana

istilah kinerja didefenisikan dengan istilah hasil kerja, prestasi kerja dan

performance. Dalam kamus bahasa Indonesia dikemukanan arti kinerja

sebagai, suatu yang dicapai, prestasi yang diperlihatkan, kemampuan

19

kerja. Menurut Fattah (1999) Kinerja atau prestasi kerja diartikan sebagai

ungkapan kemampuan yang didasari oleh pengetahuan, sikap,

keterampilan dan motivasi dalam menghasilkan sesuatu. Sementara

Menurut Sedarmayanti (2001) bahwa Kinerja merupakan terjemahan dari

performance yang berarti prestasi kerja, pelaksanaan kerja, pencapaian

kerja, unjuk kerja atau penampilan kerja (Rahadi, 2010).

Samsuddin (2005), menyebutkan bahwa kinerja adalah tingkat

pelaksanaan tugas yang dapat dicapai seseorang, unit atau divisi dengan

menggunakan kemampuan yang ada dan batasan-batasan yang telah

ditetapkanuntuk mecapai tujuan organisasi. Dalam bahasa inggris

Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh

seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan

wewenang dan tanggungjawab masing-masing dalam rangka upaya

mencapai tujuan otganisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar

hukum dan sesuai moral maupun etika. Menurut Mangkunegara (2001)

kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitasyang dicapai oleh

seorang pegawai dalam melakukan tugasnya sesuai dengan

tanggungjawab yang diberikan kepadanya (Rihadi, 2010).

Jadi berdasarkan defenisi-defenisi mengenai kinerja maka

disimpulkan bahwa kinerja adalah hasil nyata apa yang telah dikerjakan

oleh seseorang/pegawai suatu organisasi yang dipengaruhi oleh faktor

internal maupun external dari individu tersebut, dan hasil kerja yang

20

dilakukan sesuai dengan fungsi dengan maksud tecapainya tujuan

organisasi yang telah ditentukan.

II.3.2 Faktor-Faktor Yang mempengaruhi Kinerja

Menurut Mahmudi kinerja merupakan kontruksional yang mencakup

banyak faktor yang mempengaruhinya. faktor-faktor yang mempengaruhi

kinerja adalah :

1. Faktor Perssonal/individu, Meliputi : Pengetahuan,

keterampilan (Skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi

dan komitmen yang dimiliki setiap individu.

2. Faktor Kepemimpinan, meliputi : kualitas dalam memberikan

dorongan, semangat, arahan dan dukungan yang diberikan

manajer dan team leader.

3. Faktor tim, meliputi : kualits dukungan dan semangat yang

diberikan oleh rekanan dalam satu tim, kepercayaan terhadap

sesame anggota tim, kekompakan dan keeratan anggo tim.

4. faktor sisitem, meliputi ; sistem kerja, fasilitas kerja atau

infrastruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi,

dan kultur kinerja dalam organisasi.

5. faktor kontekstual, meliputi: tekanan dan perubahan lingkungan

eksternal dan internal.

Menurut Campbel (1990) menyatakan bahwa hubungan fungsional

antara kinerja dengan atribut kinerja dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu:

21

1. Knowledge, mengacu pada pengetahuan yang dimiliki oleh

pegawai

2. Skiil, mengacu pada kemampuan melakukan pekerjaan.

3. motivasi, mengacu pada dorongan dan semnagat melakukan

kerja.

Menurut Mahmudi (2015) Kinerja organisasi dipengaruhi oleh

kinerja individual dankelompok yang terdiri dari faktor-faktor berikut:

1. Kinerja individual yang dipengaruhi faktor, Pengetahuan, Skill,

motivasi dan peran.

2. Kinerja tim/kelompok yang dipengaruhi oleh keertan tim,

kepemimpinan, kekompakan, struktur tim, peran tim dan norma.

3. kinerja organisasi dipengaruhi oleh, lingkungan, kepemimpinan,

struktur organisasi, pilihan strategi, teknologi, kultur dan proses

organisasi.

Menurut James L. Perry dalam Gomes (2005) menjelaskan bahwa

penilaian kinerja seseorang biasanya sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor

berikut :

1. Ras/Suku Bangsa

Berdasarkan studi Flaugher, Campbell dan Pike (1969)

ditunjukkan bahwa supervisor yang mengadakan penilaian

perfomansi bagi orang kulit hitam dan kulit putih. Orang kulit

22

hitam ternyata permonsinya dinilai lebih tinggi dibandingkan

dengan rekan-rekan kerjanya yang berkulit putih.

2. Gender/Jenis Kelamin

Dari hasil studi Lovrich dab jones (1983), menjelaskan bahwa

wanita dan lagi-laki menilai perfomansi dengan cara yang sama.

Namun demikian, banyak kaum wanita yang menilai masih terus

mendapat perlakuan yang berbeda dalam penilaian

performansi. Mereka mengklaim bahwa masih kurang mendapat

kepercayaan dibandingkan dengan rekan-rekan kerja yang

berjenis kelamin laki-laki.

3. Usia

Rhodes (1983) menemukan bahwa keyakinan yang luas bahwa

usia mempengaruhi usia. Ada klaim dari paranpekerja yang

berusia agak tua yang mengatakan para supervisior yang lebih

muda biasanya cenderung menilai rendah mereka yang sudah

tua dibandingkan yang muda.

II.3.3. Manajemen Kinerja

Tujuan umum manajemen kinerja adalah untuk menciptakan

budaya para individu dan kelompok memikul tanggung jawabbagi usaha

peningkatan proses kerja dan kemampuan yang berkesinambungan.

Manajemen Kinerja di definiskan oleh Bacal (1999) dalam Dharma

(2005) sebagai proses komunikasi yang berkesinambungan dan

23

dilakukan dalam kemitraan antara seorang karyawan dan atasan

langsungnya. Manajemen kinerja bertujuan untuk membangun harapan

yang jelas dan pemahaman tentang:

1. fungsi kerja esensial yang diharapkan dari para karyawan;

2. seberapa besar kontribusi pekerjaan karyawan bagi

pencapaian tujuan orgnasisasi;

3. apa arti onkretnya “melakukan pekerjaan dengan lebih baik”;

4. bagaimana karyawan dan penyelianya berkerja sama untuk

mempertahankan, memperbaiki, maupun mengembangkan

kinerja karyawan yang sudah ada sekarang;

5. bagaimana prestasi kerja akan diukur;

6. mengenali berbagai hambatan kinerja dan menyingkirkannya;

Menurut Noe, dkk (1999) dalam Dharma (2005), menyebutkan 3

tujuan manajemen kinerja yaitu :

1. Tujuan Stratejik

Manajemen kinerja harus mengaitkan kegiatan pegawai

dengan tujuan organisasi. Pleaksanaan strategi tersebut perlu

mendefinisikan hasil yang akan dicapai, perilaku, karakteristik,

pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi,

mengembangkan pengukuran dan sistem umpan balik

terhadap kinerja pegawai.

2. Tujuan Administratif

24

Kabanyakan organisasi menggunakan informasi manajemen

kinerja khususnya evaluasi kinerja untuk kepentingan

keputusan administrative, seperti; penggajian, promosi,

pemberhentian pegawai dan lain-lain.

3. Tujuan Pengembangan

Manajemen Kinerja bertujuan mengembangkan kapasitas

pegawai yang berhasil di bidang kerjanya. pegawai yang

berkinerja tidak baik perlu mendapat pemberdayaan melalui

training, penempatan yang lebih cocok dan sebagainya. pihak

manajemen perlu memahami apa saja yang menyebabkan

pegawai tidak bekerja baik, apabila faktor skill, motivasi dan

lain-lain sehingga dapat diambil langkah-langkah untuk

memperbaiki kinerjanya.

Mahmudi (2015) dalam bukunya membagi manajemen berdasarkan

pendekatan menjadi tiga bagian yakni :

1. Manajemen kinerja berbasis pelaku

Manajemen kinerja model klasi lebih menekankan pada input,

yaitu pwgawai pelaksana kinerja. Organisasi yang

menggunakan pendekatan manajemen kerja berbasis pelaku

memandang tokoh pelaksana kinerja sebagai penentu

keberhasilan organisasi. Manajemen kinerja berbasis pelaku

mendasarkan penilaian kinerj pada kualifikasi dan kinerja

individual , misalnya ;

25

a. penampilan

b. Disiplin dan ketaatan terhadap aturan

c. kemamuan dan kemapuan belajar

d. hubungan dengan pelanggan, bawahan, rekan kerja dan

atasan

e. motivasi diri

f. kecermatan dan ketelitian

g. produktivitas/kecepatan dalam bekerja,

h. kualitas kerja

i. pengetahuan dan keterampilan kerja

j. kemampuan beradaptasi

k. kemampuan bekerjasama dan kerja tim

l. kemampuan mengatasu masalah

m. kemampuan berkomunikasi lisan dan tulisan

n. kemampuan memimpin dan mengorganisasi

o. Loyalitas

2. Manajemen Kinerja Berbasis Perilaku

Manajemen kinerja berbasis perilaku tidak semata-mata

berfokus pada faktor pegawai, namun berkonsentrasi pada

prilaku atau proses yang dilakukan seseorang dalam melakukan

kinerja. Untuk menilai kinerja berdasarkan perilaku atau proses,

organisasi biasanya menentukan faktor kinerja sebagai dasar

untuk menilai. Faktor-faktor kinerja tersebut misalnya :

26

a. Manajemen oprasional

- Perencanaan dan pengendalian keuangan.

- Manajemen aset

- Pengendalian internal

b. Manajemen staf dan pengembangan SDM

- Perencanaan, seleksi dan pengembangan staf.

- Perencanaan kinerja, bimbingan dan penghargaan

kinerja.

- pengembangan tim dan hubungan staf.

c. Kualitas barang atau jasa yang dihasilkan

- Estetika produk yang diberikan

- kemudahan dalam penggunaan atau pengaksesan

- Ketersediaan/keberadaan barang dan jasa atau orang

saat dibutuhkan

- kebersihan dan kerapaia produk yang diberikan.

d. Kualitas Pelayanan

- Kecepatan pelayanan

- Kebersihan dan Kerapian staf dan fasilitas

- Keramahan dan kesabaran staf dalam melayani

pelanggan

- Satf yang membantu dan bersahabat serta perhatian

pada pelanggan

- Keamanan dan kenyamanan

27

3. Manajemen Kinerja berbasis Hasil

Pendekatan manajemen kinerja berbasis pelaku dan perilaku

hanya berfokus pada pengukuran kinerja input dan output.

Pengukuran kinerja input-output ini terdapat kelemahan karena

tidak mengukur hasil, dampak, dan manfaat lebih luas. Oleh

karena itu dikembangkan manajemen kinerja dan teknik

penilaian kinerja yang difokuskan pada pengukuran hasil.

Menurut Dharma ( 2005) Manajemen kinerja dalam model input,

proses, output bekenaan dengan ;

1. Input; Keahlian, pengetahuan dan kepiawaian yang dibawa oleh

individu kepada pekerjaannya.

2. Proses; bagaimana individu berperilaku dalam melaksanakan

pekerjaan mereka- kompetensi keperilakuan yang mereka bawa

dalam memenuhi tanggungjawabnya.

3. Output; hasil yang dapat diukur dicapai oleh individumenurut

tingkat kinerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas.

4. Otcome: dampak dari apa yang telah dicapai oleh kinerja

individu terhaddap hasil kelompok, departemen, unit kerja atau

fungsi serta organisasi. Ini merupakan kontribusi, yang

merupakan ukuran yang penting bagi efektifitas pekerjaannya.

II.3.4 Indikator Kinerja

28

Istilah ukuran kinerja dan indiator kinerja sering dipakai dengan

saling menggantikan. Tetapi beberapa organisasi membedakan antara

keduanya dengan memakai istilah ukuran kinerja untuk hasil yang dapat

diukur secara kuantitatif dan indicator kinerja untuk situasi dimana

hasilnya hanya dapat dinilai secara kualitatif berdasarkan perilaku yang

dapat diamati.

Sun life dalam Dharma (2005) misalnya, menetapkan tiga kriteria

berupa kualitas kerja, output dan ketepatan waktu. Amstrons (1994) dalam

Dharma (2005) telah mengindentifikasi empat macam pengukuran yang

berbeda :

1. Ukuran uang; termasuk memaksimalkan pendapatan,

meminimalkan pengeluaran dan meningkatkan hasil.

2. Ukuran waktu; kinerja yang ditunjukkan dalam suatu kerangka

jadwal waktu kerja tertentu, jumlah catatan baclog dan

kecepatan aktifitas atau tanggapan.

3. Ukuran efek; termasuk penetapan suatu standar, perubahan

perilaku (para kolega, staf, klien ataupun konsumen)

enyelesaian fisik dari suatu pekerjaan dan tingkat

dipergunakannya suatu layanan.

4. Reaksi; mengindikasikan bagaimana orang lain menilai

pemegang pekerjaan dan karenaya merupakan suatu

pengukuran yang kurang objektif. reaksi dapat diukur melalui

29

penilaian yang buruk, pemberian peringkat oleh klien ataupun

konsumen internal maupun eksternal atau hasil analisis

terhadap komentar serta keluhan-keluhan.

Kinerja dalam organisasi merupakan satu alat ukur keberhasilan

tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Bernandin

dan Russel dalam Gomes (2005) :

1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); jumlah kerja yang

dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan. Hal ini

dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan

jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam satu waktu tertentu.

2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai

berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini

meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai

dalam melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan,

kelengkapan dan kerapian.

3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya

pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini

menegnai sejauhmana seorang pegawai mengetahui

pekerjaannya dan sesuai dengan standar oprasional yang

berlaku.

4. Creativiness (Kreativitas); keaslian gagasan –gagasan yang

dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaiakan

persoalan-persoalan yang timbul.

30

5. Cooperation (kerjasama); kesediaan untuk bekerjasama dengan

orang lain (sesame anggota organisasi)

6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); kesadaran dan

dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja.

7. Initiative (inisiatif); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas

baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya.

8. Personal qualities (kualitas Pribadi); menyangkut kepribadian,

kepemimpinan, keramah-tamahan dan integritas pribadi.

II.4. Kerangka Pemikiran

Harapan setiap organisasi memiliki pegawai yang memiliki kinerja

yang baik sehingga dapat mewujudkan suatu efektifitas dan efisiensi

dalam bekerja, terkhusus tenaga arsiparis dalam pengelolaan arsip

pertguruan tinggi sebagai bentuk kesiapan pegawai kearispan dalam

menghadapi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN BH).

Unit Kearsipan perguruan tinggi yang betugas mengelolah arsip-

arsip statis perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan dilingkungan

perguruan tinggi dituntut untuk melakukan tugas dengan baik, mengingat

arsip-arsip yang terkelolah di unit kearsipan merupankan bukti otentik dan

memori kolektif dari suatu perguruan tinggi.

Kinerja dalam organisasi merupakan satu alat ukur dalam

keberhasilan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan

sebelumnya. Mengingat sumber daya manusia sebagai penggerak roda

31

berjalannya suatu organisasi. Menurut Bernandin dan Russel dalam

Gomes (2005) indikator kinerja terdiri dari :

1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); jumlah kerja yang

dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan. Hal ini

dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan

jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam satu waktu tertentu.

2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai

berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini

meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai

dalam melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan,

kelengkapan dan kerapian.

3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya

pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini

menegnai sejauhmana seorang pegawai mengetahui

pekerjaannya dan sesuai dengan standar oprasional yang

berlaku.

4. Creativiness (Kreativitas); keaslian gagasan–gagasan yang

dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaiakan

persoalan-persoalan yang timbul.

5. Cooperation (kerjasama); kesediaan untuk bekerjasama dengan

orang lain (sesame anggota organisasi)

6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); kesadaran dan

dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja.

32

7. Initiative (inisiatif); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas

baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya.

8. Personal qualities (kualitas Pribadi); menyangkut kepribadian,

kepemimpinan, keramah-tamahan dan integritas pribadi.

33

Gambar.1 Kerangka Pemikiran

1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); 2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); 3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan) 4. Creativiness (Kreativitas); 5. Cooperation (kerjasama); 6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); 7. Initiative (inisiatif); 8. Personal qualities (kualitas Pribadi);

Kualitas Kinerja Arsiparis

Kinerja Arsiparis

30

BAB III

METODE PENELITIAN

III.1. Pendekatan Penelitian

Dalam Penelitian ini digunakan pendekatan kualitatif yang

merupakan suatu penelitian untuk mencari kebenaran secara ilmiah

dengan melakukann wawancara mendalam, dalam mengumpulkan

informasi yang akurat. Menurut Maleong (2012) bahwa penelitian kualitatif

adalah penelitian yang bermaksud memahami fenomena tentang apa

yang dialami subjek penelitian dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-

kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan

memanfaatkan berbagai metode ilmiah.

Alasan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena

ingin memahami mengenai perilaku dan isu-isu rinci mengenai situasi dan

kenyataan yang dihadapi oleh arsiparis di unit kearsipan.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan tujuan

mendeskripsikan, menggambarkan atau melukiskan secara sistematis dan

akurat mengenai fakta-fakta yang terjadi di lapangan. Dengan demikian

melalui penelitian deskriptif kualitatif ini peneliti berusaha untuk

menggambarkan permasalahan yang ada dalam kaitannya dengan

“Kinerja Tenaga Arsiparis di Unit Kerasipan Universitas Hasanuddin” dan

kemudian menganalisanya dengan subjektif.

III.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

31

Penelitian ini dilaksanakan di Unit Kearsipan Universitas

Hasanuddin. Lokasi penelitian beralamat Jl. Perintis Kemerdekaan Km.10.

Penelitian dilaksanakan pada bulan Januari 2018 sampai Februari 2018.

III.3. Informan Penelitian

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan

informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Kegunaan informan

bagi peneliti ialah agar dalam waktu yang relative singkat banyak

informasi yang terjaring, karena informan dimanfaatkan untuk berbicara,

bertukar pikiran atau membandingkan suatu kejadian yang ditemukan dari

subjek lainnya (Bogdan dan Biklen (1981) dalam Moleong (2012)).

Penentuan Informan dapat diakukan melalui keterangan oranng

yang berwenang dan melalui wawancara pendahuluan. Dalam hal tertentu

informan perlu direkrut seperlunya agar informasi tidak terlalu luas dan

keluar dari fokus penelitian (Moleong, 2012).

Adapun Informan yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah :

1. Kepala Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin sebagai

informan Kunci.

2. Arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin.

3. Staf Administrasi di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin.

III.4. Instrumen Penelitian

Intrumen dalam penelitian ini adalah manusia itu sendiri karena

salah satu ciri penelitian kualitatif menurut Maleong (2012) ialah orang

sebagai alat ukur atau sebagai instrument yang mengumpulkan data

32

sekaligus perencana, analis, penafsir dan pada akhirnya peneliti yang

menjadi pelopor penelitiannya. Oleh karena itu peneliti harus bersifat

netral agar penelitian yang dihasilkan sesuai dengan data yang

sebenarnya. Adapun alat bantu instrumen tambahan yakni pedoman

wawancara dan tape recorder untuk mempermudah mengingat data yang

diperoleh.

III.5. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang digunakan ada 2 (dua) yakni :

1. Data Primer

Data primer yaitu yang diperoleh secara langsung pada sumber data

yaitu pada Lembaga Kearsipan Universitas Hasanuddin baik

penanggung jawab kearsipan maupun staf/pegawai dengan cara

observasi dan wawancara pada informan untuk mendapatkan

informasi yang berkaitan dengan penelitian mengenai kinerja.

2. Data Sekunder

Data peneltian sekunder adalah sebagai data pendukung data primer

yang berasal dari literatur dan dokumen serta data yang diambil dari

suatu organisasi yang sesuai dengan permasalahan dilapangan yang

berupa bahan bacaan, bahan pustaka dan laporan-laporan penelitian

dan menungjang lainnya.

III.6. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini terbagi

menjadi tiga yakni:

33

1. Wawancara

Data yang diperoleh melalui wawancara yang mendalam

(indepth) dengan rnenggunakan pertanyaan terbuka. Data yang

diperoleh berupa persepsi, pendapat, perasaan dan pengetahuan

dari Kepala unit kearsipan maupun staf/arsiparis di unit kearsipan.

Untuk mempermudah mengingat infomasi peneliti menggunakan

alat perekam dan kertas guna mendapatkan informasi yang akurat.

Menurut Denzim dalam Destiasari (2015) wawancara adalah

pertukaran percakapan dengan tatap muka dimana soseorang

memperoleh informasi dari yang lain. Keunggulan utama

wawancara ialah memungkinkan peneliti mendapatkan jumlah data

yang banyak, sebaliknya kelemahannya ialah karena wawancara

melibatkan aspek emosi, maka kerja sama yang baik antara

pewawancara dan yang diwawancarai sangat diperlukan (Sarwono,

2006).

2. Observasi

Menurut Sarwono (2006) Kegiatan observasi meliputi

melakukan pencatatan, serta sitematik kejadian-kejadian, perilaku,

objek-objek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam

mendukung penelitian yang sedang dilakukan.

Buford Junker (1980) dalam Moleong (2012) memebrikan

gambaran mengenai peran penelita dalam pengamatan/observasi

sebagai,(1) Berperan serta secara lengkap, pengamat dalam hal ini

34

menjadi anggota penuh dari kelompok yang diamatinya, (2)

Pemeran serta sebagai pengamat, peranan peneliti sebagai

pengamat dalam hal ini tidak sepenuhnya sebagai pemeran serta

tetapi melakukan fungsi pengamatan, (3) Pengamat sebagai

pemeran serta, pengamat secara terbuka diketahui oleh umum

bahkan mungkin peneliti disponsoti oleh subjek, (4) Pengamat

penuh, peneliti dengan bebas mengamati secara jelas subjeknya

dari belakang kaca sedang subjeknya tidak mengetahui apakah

mereka sedang diamati.

Adapun peran peneliti dalam penelitian ini adalah peneliti

sebagai pengamat, yang dimana dalam hal ini peneliti tidak

sepenuhnya sebagai pemeran serta tetapi hanya melakukan fungsi

pengamatan. Pengamatan dilakukan mencakup fokus penelitian

yang mempengaruhi kinerja arsiparis di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin.

3. Studi Dokumen

Kajian dokumen merupakan sarana pembantu peneliti dalam

mengumpulkan data atau informasi dengan membaca surat-surat,

pernyataan tertulis kebijakan tertentu dan bahan-bahan tulisan

lainnya terkait dengan kinerja arsiparis. Metode pencarian data ini

sangat bermanfaat karena dapat dilakukan tanpa menggangu objek

atau suasana penelitian (Sarwono, 2006).

III.7. Fokus Penelitian

35

Fokus penelitian merupakan suatu dasar bagi peneliti dalam

mengumpulkan data agar tidak meluas. Untuk menyamakan pemahaman

peneliti memberikan batasan-batasan penelitian yang sesuai dengan

kerangka fikir yang ada. Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di unit

kearsipan Universitas Hasanuddin sebagai pengelolah arsip statis

perguruan tinggi. Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan); Jumlah pekerjaan yang

dilakukan oleh arsiparis dalam suatu periode waktu yang ditentukan.

Hal ini dapat dilihat dari banyaknya waktu kerja yang tersedia dan

jumlah pekerjaan yang dikerjakan dalam sasaran kerja yang telah

ditentukan.

2. Quality of work (kualitas Pekerjaan); kualitas kerja yang dicapai

berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. Hal ini

meliputi menunjukkan sejauh mana mutu seorang pegawai dalam

melaksanakan tugas-tugasnya meliputi ketepatan, kelengkapan dan

kerapian sesuai dengan aturan dalam pengelolaan arsip statis.

3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan); luasnya

pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilanya. Hal ini

mengenai sejauhmana seorang arsiparis mengetahui pekerjaannya

dan sesuai dengan standar oprasional yang berlaku dan kesesuaian

dengan latar belakang pendidikan.

36

4. Creativiness (Kreativitas); keaslian gagasan–gagasan yang

dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaiakan persoalan-

persoalan yang timbul. Hal ini terkait dengan kemapuan atau tindakan

arsiparis memunculkan sesuatu yang baru dalam menyelesaikan

pekerjaan atau memecahkan permasalahan yang ada.

5. Cooperation (kerjasama); kesediaan untuk bekerjasama dengan orang

lain (sesama anggota organisasi). Hal ini terkait dengan kemampuan

sesorang untuk beradaptasi dan bekerja dalam satu tim.

6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan); kesadaran dan dapat

dipercaya dalam hal kedisiplinan dan penyelesaian kerja. Hal ini

berkaitan dengan kehadiran dan tanggungjawab pegawai dalam

bekerja.

7. Initiative (inisiatif); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru

dan dalam memperbesar tanggungjawabnya. Hal ini terkait dengan

inisiatif arsiparis dalam menyelesaikan pekerjaan..

8. Personal qualities (kualitas Pribadi); menyangkut kepribadian,

kepemimpinan, keramah-tamahan dan integritas pribadi. Hal ini terkait

pola kepemimpinan yang diterapkan di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin.

III.8. Teknik Analisis Data

37

Menurut Raco (2010) analisis data berarti mengolah data,

mengorganisir data, memecahkan dalam unit-unit kecil, mencari pola-pola

dan tema-tema yang sama. Dalam menganalisis data, penelitian ini

menggunakan model Miles dan Huberman (Wardani, 2012) yang

mencakup;

1. Reduksi Data

Reduksi merupakan proses pemilihan, pemusatan, perhatian pada

penyerdahanaan, memnfokuskan pada hal-hal yang penting. Data

yang direduksi akan menghasilkan gambaran yang lebih jelas dan

memudahkan peneliti untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya dan mencarinya jika diperlukan.

2. Penyajian Data

Penyajian data dilakukan dengan dalam bentuk uraian singkat,

yang paling sering digunakan untuk menyajikan data pada

penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif. Pada

proses ini, peneliti berusaha menyusun data yang relevan sehingga

menjadi informasi yang dapat disimpulkan dan memiliki makna

tertentu sesuai dengan tujuan penelitian. Penyajian data yang baik

merupakan satu langkah penting menuju tercapainya analisis

kualitatif yang valid.

3. Penarikan Kesimpulan

Menurut Miles dan Huberman Penarikan kesimpulan merupakan

menyimpulkan hasil penemuan-penemuan untuk dijadikan satu

38

kesimpulan penelitian. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih

bersifat sementara, dan akan berubah jika tidak ditemukan bukti-

bukti kuat yang mendukung pada taha pengumpulan data

berkutnya. Namun, jika kesimpulan awal dapat disertakan dengan

bukti-bukti yang valid dan konsisten, maka kesimpulan tersebut

dapat dijadikan kesimpuna yang kredibel.

III.9. Pengujian Validitas dan Realibilitas Data

Menurut Sugiono (2008) dalam Destiasari (2015), validitas adalah

derajat ketepatan data yang terjadi pada obyek penelitian dengan daya

yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan demikian dalam

memformulasikan data yang telah didapatkan dari informan sesuai denga

paradigma yang dianut (Lincoln dan Guba dalam Maleong, 2012).

Menvalidasi hasil penelitian berarti menentukan akurasi dan kredebilitas

hasil melalui strategi yang tepat, seperti membercheking atau triangulasi

(Raco,2010)

Triangulasi data berarti menggunakan bermacam-macam data,

menggunakan lebih dari satu teori, beberapa teknik analisa atau

melibatkan banyak peneliti. Sejalan yang dikatankan oleh Denzim (1078)

dalam Moleong (2012) bahwa triangulasi dibedakan menjadi empat

macam tekni pemeriksaaan yang memanfaatkan penggunaan sumber,

metode, penyidik dan teori.

Triangulasi sumber berarti membandingkan dan mengecek balik

derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan

39

alat yang berbeda. Hal itu dapat dicapai dengan membandingkan data

hasil pengamatan dengan data hasil wawancara, membandingkan apa

yang dikataakan orang di depan umum dengan apa yang dikatakannya

secara pribadi dan membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu

dokumen yang berkaitan. Triangulasi metode menurut Patton (1987)

dalam Moleong (2012) Pengecekan derajat kepercayaan penemuan hasil

penelitian beberapa teknik pengumpulan data dan pengecekan derajat

kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama.

Triangulasi penyidik yakni dengan jalan memanfaatkan peneliti atau

pengamat lainnya untuk berpeluang pengecekan kembali derajat

kepercayaan data.

Member Cheking bahwa data hasil wawancara kemudian

dikonfrontasikan kembali dengan partisipan atau pemberi informasi.

Dengan kata lain setelah data disajikan, partisipan atau informan

mengetahui dan membenarkan data yang telah di analisis.

Dalam penelitian ini menggunakan triangulasi sumber, yakni

membandingkan pernyataan informaan sehingga dapat di jadikan

satukesatuan kesimpulan.

39

BAB IV

GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

IV. 1. Gambaran Umum Universitas Hasanuddin

IV.1.1Sejarah Universitas Hasanuddin

Mengawali berdirinya Universitas Hasanuddin secara resmi pada

tahun 1956, di kota Makassar pada tahun 1947 telah berdiri Fakultas

Ekonomi yang merupakan cabang Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

(UI) Jakarta berdasarkan keputusan Letnan Jenderal Gubernur Pemerintah

Hindia Belanda Nomor 127 tanggal 23 Juli 1947. Karena ketidakpastian yang

berlarut-larut dan kekacauan di Makassar dan sekitarnya maka fakultas yang

dipimpin oleh Drs L.A. Enthoven (Direktur) ini dibekukan dan baru dibuka

kembali sebagai cabang Fakultas Ekonomi UI pada 7 Oktober 1953 di bawah

pimpinan Prof. Drs. G.H.M. Riekerk. Fakultas Ekonomi benar-benar hidup

sebagai cikal bakal Universitas Hasanuddin setelah dipimpin acting ketua

Prof. Drs. Wolhoff dan sekretarisnya Drs. Muhammad Baga pada tanggal 1

September 1956 sampai diresmikannya Universitas Hasanuddin pada

tanggal 10 September 1956.

Di saat terjadinya stagnasi Fakultas Ekonomi di akhir tahun 1950,

Nuruddin Sahadat, Prof. Drs. G.J. Wolhoff, Mr. Tjia Kok Tjiang, J.E.

Tatengkeng dan kawan-kawan mempersiapkan pendirian Fakultas Hukum

swasta. Jerih payah mereka melahirkan Balai Perguruan Tinggi Sawerigading

yang di bawah ketuanya Prof. Drs. G.J. Wolhoff tetap berusaha mewujudkan

40

universitas negeri sampai terbentuknya Panitia Pejuang Universitas Negeri di

bulan Maret 1950. Jalan yang ditempuh untuk mewujudkan universitas

didahului dengan membuka Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat

cabang Fakultas Hukum Universitas Indonesia (UI) yang resmi didirikan

tanggal 3 Maret 1952 dengan Dekan pertama Prof. Mr. Djokosoetono yang

juga sebagai Dekan Fakultas Hukum Universitas Indonesia (UI). Dilandasi

semangat kerja yang tinggi, kemandirian dan pengabdian, Fakultas Hukum

yang dipimpin Prof. Dr. Mr. C. de Heern dan dilanjutkan Prof. Drs. G.H.M.

Riekerk, dalam kurun waktu empat tahun mampu memisahkan diri dari

Universitas Indonesia dengan keluarnya PP no. 23 tahun 1956 tertanggal 10

September 1956.

Langkah usaha Yayasan Balai Perguruan Tinggi Sawerigading untuk

membentuk Fakultas Kedokteran terwujud dengan tercapainya kesepakatan

antara pihak Yayasan dengan Kementerian PP dan K yang ditetapkan dalam

rapat Dewan Menteri tanggal 22 Oktober 1953. Berdasarkan ketetapan

tersebut dibentuklah Panitia Persiapan Fakultas Kedokteran di Makassar

yang diketuai Syamsuddin Daeng Mangawing dengan Muhammad Rasyid

Daeng Sirua sebagai sekretaris dan anggota-anggotanya yaitu J.E.

Tatengkeng, Andi Patiwiri dan Sampara Daeng Lili. Pada tanggal 28 Januari

1956, Menteri P dan K Prof. Mr. R. Soewandi meresmikan Fakultas

Kedokteran Makassar yang kelak berubah menjadi Fakultas Kedokteran

41

Universitas Hasanuddin seiring dengan diresmikannya Universitas

Hasanuddin pada tanggal 10 September 1956.

Perjuangan dan tekad masyarakat Sulawesi Selatan untuk melahirkan

putra bangsa yang berpengalaman teknik mencapai keberhasilannya ketika

menteri P dan K RI mengeluarkan SK No. 88130/S tertanggal 8 September

1960 perihal peresmian Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin yang

diketuai lr. J. Pongrekun dan sekretaris lr. Ramli Cambari Saka dengan tiga

departemen Sipil, Mesin dan Perkapalan. Pada tahun 1963 menyusul

terbentuk Departemen Elektronika dan Arsitektur dan lengkaplah Fakultas

Teknik sebagai fakultas yang ke-4.

Mendahului SK Menteri PP dan K tanggal 3 Desember 1960 No.

102248/UU/1960 perihal Pembentukan Fakultas Sastra Universitas

Hasanuddin, telah terjadi “peleburan” beberapa unit Program Kursus B.1 dari

Yayasan Perguruan Tinggi Makassar ke Universitas Hasanuddin. Yayasan

yang diketuai oleh Syamsuddin Dg Mangawing beranggotakan antara lain

Prof. G.J. Wolhoff ini adalah pecahan Universitas Sawerigading yang

dipimpin oleh Nuruddin Sahadat. Peristiwa “peleburan” Program Kursus B.1

Paedagogik, Sastra Timur dan Sastra Barat ke UNHAS pada tanggal 2

Nopember 1959 tersebut menjadi cikal bakal Fakultas Sastra yang secara

resmi terbentuk sesuai SK menteri PP dan K tanggal 3 Nopember 1960.

Menyusul “kelahiran” Fakultas Sastra, lahirlah Fakultas yang ke - 6

yakni Fakultas Sosial Politik sesuai dengan SK Menteri P & K tertanggal 30

42

Januari 1961 No. A. 4692/U.U.41961, berlaku mulai 1 Februari 1961. Pada

awalnya fakultas ini merupakan Perguruan Tinggi Swasta yang bernama

Fakultas Tata Praja Universitas 17 Agustus 1945 yang didirikan oleh Mr. Tjia

Kok Tjiang yang kelak setelah penegeriannya menjadi pimpinan fakultas

didampingi Mr. Sukamto sebagai sekretaris. Pada tanggal 15 Nopember

1962 Mr. Sukamto diangkat sebagai Dekan dan Abdullah Amu menjadi

Sekretaris.

Di masa kepemimpinan Rektor A. Amiruddin berdasarkan SK Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan No. 0266/Q/1977 tanggal 16 Juli 1977 Fakultas

Sastra diintegrasikan ke dalam Fakultas limu Sosial Budaya bersama

Fakultas Ilmu Sosial Politik dan Fakultas Ekonomi. Hal yang sama juga terjadi

atas Fakultas Teknik dan Fakultas MIPA yang diintegrasikan menjadi

Fakultas Sains dan Teknologi terkecuali Fakultas Hukum yang tidak “rela”

berintegrasi dengan Fakultas Ilmu - ilmu Sosial Budaya. Berselang enam

tahun kemudian yakni pada tahun 1983 pengintegrasian ini dicabut dengan

keluamya PP No. 5 Tahun 1980 yang disusul dengan SK Presiden RI No. 68

Tahun 1982.

Melalui kerjasama dengan IPB Bogor dan atas permintaan Rektor

Prof. Arnold Mononutu terbentuklah Panitia Persiapan Pendirian Fakultas

Pertanian yang beranggotakan Prof. Dr. A. Azis Ressang, Dosen Fakultas

Kedokteran Hewan IPB dan lr Fachrudin, asisten Akhli Fakultas Pertanian

IPB. Kerjasama Prof. Ressang dkk dengan Fakultas Pertanian Universitas

43

Indonesia dan IPB membuahkan SK Menteri PTIP RI Prof. Dr. lr. Toyib

Hadiwidjaya tertanggal 17 Agustus 1962 dan secara resmi Fakultas

Pertanian menjadi fakultas yang ke-7 dalam lingkungan Universitas

Hasanuddin.

Gubernur Andi Pangerang Petta Rani dalam rapat tanggal 11 Maret

1963 menunjuk lr. Aminuddin Ressang sebagai ketua sub - panitia kerja

Pembentukan Fakultas Ilmu Pasti dan Ilmu Alam (FIPIA) resmi terbentuk

berdasar surat kawat Menteri PTIP tanggal 8 Agustus 1963 No. 59 1

BM/PTIP/63 disusul SK Menteri No. 102 Tahun 1963 berlaku Tanggal 17

Agustus 1963.

Pada tahun 1963 dibentuk Panitia Pendiri Fakultas Kedokteran Hewan

dan Peternakan di Makassar yang diketuai Syamsuddin Dg Mangawing

dengan anggota Andi Pangerang Petta Rani, Drh. A. Dahlan dan Andi

Patiwiri. Pada tanggal 10 Oktober 1963 berdiri Fakultas Kedokteran Hewan

dan Peternakan (FKHP) yang berstatus swasta didekani oleh Drh. Achmad

Dahlan dengan Pembantu Dekan I, II masing - masing Drh. Muh. Gaus

Siregar dan Andi Baso Ronda, B. Agr.Sc. Terhitung mulai tanggal 1 Mei 1964

fakultas swasta tersebut dinegerikan menjadi Fakultas Peternakan

Universitas Hasanuddin meialui SK Menteri PTIP No. 37 11964 Tanggal 4

Mei 1964.

Pendidikan Dokter Gigi berdiri pada tanggal 23 Januari 1969 sebagai

hasil kerjasama antara Universitas dengan TNI - AL sebagai hasif rintisan

44

Laksamana Mursalim Dg Mamanggun, S.H. , Rektor Unhas Let.Kolonel Dr.

M. Natsir Said, S.H. serta Drg. Halima Dg Sikati dan diberi nama Institut

Kedokteran Gigi Yos Sudarso. Pada tahun 1970 lnstitut ini resmi menjadi

Jurusan Kedokteran Gigi Universitas Hasanuddin dan selanjutnya menjadi

Fakultas Kedokteran Gigi Unhas pada tahun 1983.

Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) didirikan pada tangggal 5

Nopember 1982 yang pada awalnya menerima mahasiswa tamatan Diploma

Tiga Kesehatan dan nanti pada tahun 1987 FKM Unhas menerima tamatan

SMA. FKM merupakan fakultas yang ke-11 dalam lingkungan Unhas.

Sebagai realisasi dari pengembangan Pola Ilmiah Pokok (PIP) yang

menjadi rujukan orientasi lembaga pendidikan tinggi di Indonesia, maka pada

tahun 1988 UNHAS secara resmi membuka program Studi Ilmu Kelautan

dengan SK Dirjen Dikti No.19/Dikti/Kep/1988, tanggal 16 Juni 1988. Pada

awalnya karena belum ada wadah yang tepat program tersebut berstatus

lintas fakultas dan langsung dibawahi rektor. Mengingat sifatnya yang

berorientasi kelautan, program ini pada akhirnya dibentuk menjadi Fakultas

Ilmu Kelautan dan Perikanan dengan menggabungkan jurusan Perikanan ke

dalamnya berdasarkan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

No.036/0/1996, tanggal 29 Januari 1996.

Pada Dies Natalis yang ke - 25, 17 September 1981 Presiden RI

Soeharto meresmikan Kampus Tamalanrea yang pada awalnya dirancang

oleh Paddock Inc., Massachustts, AS dan dibangun oleh OD 205, Belanda

45

yang bekerjasama dengan PT. Sangkuriang Bandung di atas tanah seluas

220 Ha.

Sejak dikeluarkannya SK Menteri PP dan K No. 3369/S Tanggal 1 1

Juni 1956 terhitung mulai 1 September 1956 dan dengan PP No. 23 Tanggal

8 September 1956, Lembaran Negara No. 39 Tahun 1956 yang secara resmi

dibuka oleh Wakil Presiden RI Drs. Moh. Hatta pada tangggal 10 September

1956, UNHAS pernah dipimpin oleh sejumlah Rektor yaitu:

1. Prof. Mr.A.G.Pringgodigdo

1956 - 1957

2. Prof. Mr.K.R. M.T. Djokomarsaid

1957 - 1960

3. Prof. Arnold Mononutu 1960 -

1965

4. Let.Kol. Dr.M.Natsir Said,SH.

1965 - 1969

5. Prof. Dr. A. Hafid 1969 - 1973

6. Prof. Dr. Ahmad Amiruddin

1973 - 1982

7. Prof. Dr. A. Hasan Walinono

1982 - 1984

8. Prof. Dr. Ir. Fachrudin 1984 -

1989

46

9. Prof. Dr. Basri Hasanuddin, MA

1989 - 1997

10. Prof. Dr. Ir. Radi A. Gany

1997 - 2005

11. Prof. Dr. dr. Idrus A. Paturusi,

Sp.BO. 2005 - 2014

12. Prof. Dr. Dwia Aries Tina P., MA.

2014 – Sekarang.

Dengan semakin berkembangnya peningkatan kualitas Universitas

Hasanuddin, pada tanggal 17 Oktober 2014 Unhas ditetapkan sebagai

Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH) melalui Peraturan

Pemerintah Nomor 82 tahun 2014. Pada tanggal 22 Juli 2015, Unhas telah

menerima Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2015 tentang Statuta

Universitas Hasanuddin.

Dengan ditetapkannya Unhas sebagai PTN-BH, menjadi perjalanan

pentingsebagai perguruan tinggin, sebab tidak semua perguuruan tinggi yang

dapat mencapai status ini. Penetapan status PTN-BH merupakan wujud

amanah tanggungjawab kepada Unhas untuk memberikan kontribusi yang

sebesar-besarnya terhadap peningkatan daya saing bangsa, srta mampu

sejajar dengan universitas kelas dunia. (Sumber : http://www.unhas.ac.id)

IV.1.2. Visi, Misi dan Nilai

47

VISI

Pusat Unggulan Dalam Pengembangan Insani, Ilmu Pengetahuan, Teknologi,

Seni dan Budaya Berbasis Benua Maritim Indonesia.

MISI

Menyediakan lingkungan belajar berkualitas untuk mengembangkan

kapasitas pembelajar yang inovatif dan proaktif.

Melestarikan, mengembangkan, menemukan dan menciptakan ilmu

pengetahuan, teknologi, seni dan budaya.

Menerapkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan

budaya bagi kemaslahatan Benua Maritim Indonesia.

NILAI

Integritas: mewakili jujur, berani, bertanggung jawab dan teguh dalam

pendirian.

Inovatif: merupakan kombinasi dari kreatif, berorientasi mutu, mandiri dan

kepeloporan.

Katalitik: mewakili sifat berani, keteguhan hati, dedikatif dan kompetitif.

Arif: manifestasi kepatutan, adil dan beradab, holistik dan asimilatif.

IV.1.3 Struktur Organisasi Universitas Hasanuddin

Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Hasanuddin No :

5441/UN4/OT.04/2016, tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja

48

Pengelolaan Universitas Hasanuddin terdiri atas komponen-komponen

berikut ini :

1. Majelis Wali Amanat;

2. Rektor;

3. Wakil Rektor;

4. Senat Akademik;

5. Sekretaris Universitas;

6. Pelaksana Administrasi;

7. Lembaga Penjaminan Mutu Internal;

8. Lembaga Satuan Pengawasan Internal;

9. Pengemban dan Pelaksana Tugas Strategis;

10. Pelaksana Akademik;

11. Penunjang Akademik;

12. Unit Pelaksana Teknis; dan

13. Satuan Pengelola Usaha

IV.2. Gambaran Umumum Unit Kerasipan

Rektor dalam memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan unhas di

bantu salah satunya oleh unsur penunjang akademik, penunjang akademik

merupakan unit kerja unhas yang memberikan pelayanan terhadap unit kerja

lain dalam rangka pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dimana

penunjang akademik bertanggungjawab kepada rektor dan/atau

49

dikoordinasikan oleh wakil rektor dan/atau sekretaris universitas, sedangkan

salah satu unsur penunjang akademik yakni unit kearsipan.

Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin terbentuk pada tahun 2016.

Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin terletak di lantai 4 gedung MKU dan

berada diatas Perpustakaan Universitas Hasanuddin. Terbentuknya Unit

Kearsipan Universitas dilatarbelakangi mengingat proses administrasi yang

terus berlajan di lingkup Universitas yang disertai terciptanya arsip-arsip yang

kiranya perlu dikelolah dengan baik. Selain dari latar belakang tersebut,

dalam undang-undang Tentang Kerasipan yang mewajibkan setiap

universitas memiliki Lembaga Kearsipan yang berfungsi mengelolah dan

membina arsip perguruan tinggi.

Berdasarkan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

menyatakan Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.

Arsip perguruan tinggi wajib melakukan pengelolaan arsip statis yang

diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas

akademika di lingkungan perguruan tinggi. Selaian itu kearsipan perguruan

tinggi kuga memiliki tugas pengelolaan arsip inaktif yang memiliki masa

retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan

civitas akademika perguruan tinggi serta melakukan pembinaan kearsipan

dilingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Sejalan dengan undang-undang tentang kearsipan, pelaksanaan

mengenai tugas dan fungsi Unit Kearsipan terdapat dalam pasal 55 (lima

50

puluh lima) Peraturan Universitas Hasanuddin No. 5441 Tahun 2016 Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Universitas Hasanuddin, yakni :

Pasal 55

(1) Unit Kearsipan mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Unhas.

(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1),

Unit Kearsipan mempunyai fungsi:

a. pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja dan civitas

Akademika di Unhas;

b. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan Sivitas Akademika;

c. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

d. pembinaan dan pengevaluasian penyelenggaraan kearsipan di

lingkungan Unhas; dan

e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Universitas.

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi Unit Kearsipan diatur dalam

Peraturan Rektor.

Unit Kearsipan berada di bawah bagian tata usaha dan rumah tangga,

Biro Administrasi Umum yang dibawahi oleh Sekretaris Universitas. Adapun

yang pada saat ini menjabat sebagai Kepala Unit Kearsipan Universitas

Hasanuddin, yakni oleh Ibu Wa Ode Nurnia Rahim, SE., MM.

51

Kearsipan Universitas Hasanuddin merupakan unit yang masih baru.

Pada unit kearsipan masih belum terbentuk struktur organisasi dan

pembagian sub bidang yang dimana bidang pelayanan, Pengeloaan dan lain-

lain masih tergabung dalam satu kesatuan Unit Kearsipan Universitas.

IV.2.1 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah sumber daya yang terdapat dalam

suatu organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Sumber

daya manusia merupakan ujung tombak bergeraknya suatu organisai.

Kualitas sumber daya manusia sangat mempengaruhi perkembangan dan

kualitas organisasi, serta tercapainya tujuan dari oraganisasi.

Adapun sumber daya manusia yang ada pada Unit Kearsipan

Universitas Hasanuddin sebagai berikut :

Tabel 1. Data Pegawai Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin 2018.

No

. NIP Nama

Jenis

Kelami

n

Gol. Jabatan

1 1966010119870120

02

Waode Nurnia

Rahim,SE,MM P IV/a

Kepala Unit

Kearsipan

2 1961123119820310

34 Muh. Hatta, S.Sos. L III/c Arsiparis

3 1964041019880310

04 Abd. Rauf L III/c Arsiparis

4 1966080320011210

01 Tiro, S.Sos. L II/d Arsparis

5 1982070302014115

01 Nur Alamsyah Indra, Amd. L -

Staf

Administrasi

6 1993021520180160 Djelita, S.S. P - Staf

52

01 Administrasi

Sumber Data : Unit Kearsipar Universitas Hasanuddin, 2018.

Berdasarkan data di atas, diketahui jumlah pegawai di Unit Kearsipan

Universitas Hasanuddi sampai tahun 2018 sebanyak 6 (enam) orang yang

terdiri dari 4 (empat) pegawai negeri sipil dan 2 (dua) tenaga honorer. Jika

dilihat dari segi usia pegawai yang berstatus PNS sudah berusia sekitar 51-

57 tahun dan pegawai honorer masih berusia produktif 24-35 tahun.

IV.2.2. Uraian Sasaran Kerja Pegawai di Unit Kearsipan Uniersitas

Hasanuddin

Uraian Tugas merupakan pedoman bagi arsiparis dalam

menjalankan/mengerjakan pekerjaannya agar tidak tumpang tindih dengan

pekerjaan dari pegawai lain sehingga beban kerja tidak belebihan. Uraian

Tugas juga merupakan aspek penilaian dari prestasi kerja bagi arsiparis.

Uraian Sasaran Kerja Kepala Unit Kerasipan Unhas

1. Membuat Program Kerja Unit Kearsipan

2. Menyusun norma, Standar, Prosedur dan Kriteria kearsipan yaitu

Pola Klasifikasi Arsip (draft).

3. Menyusun norma, Standar, Prosedur dan Kriteria kearsipan yaitu

Jadwal Retensi Arsip (draft)

4. Menyusun norma, Standar, Prosedur dan Kriteria kearsipan

Keamanan dan akses arsip dinamis (Konsep)

53

5. Melakukan bimbingan dan Konsultasi kearsipan dinamis dan statis.

6. Menyusun SOP kearsipan

7. melakukan Verivikasi DUPAK/SKP tenaga Arsiparis Unhas

8. Mengonsep surat keluat unit kerasipan Unhas.

9. Menilai Kinerja Pegawai pada unit kearsipan

10. menilai Arsip Statis

11. menilai arsip yang dimusnahkan

12. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

Uraian sasaran kerja Arsiparis sebagai berikut :

a. Pengelolah Arsip Aktif

1. Melakukan entri data ke computer

2. Memberkaskan arsip aktif

3. Membuat daftar arsip aktif

4. Membuat daftar isi berkas arsip aktif

5. Melakukan layanan informasi arsip aktif

6. Perawatan arsip aktif

7. Membuat laporanan bulanan

8. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

b. Pengelolah Arsip Inaktif

1. Melakukan verivikasi arsip statis dan inaktif

2. Melakukan pelayanan informasi arsip inaktif

3. Menyusun norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan.

54

4. Menilai Prestasi kerja arsiparis

5. Mengkoordinir penataan arsip statis

6. Membuat daftar arsip yang dmusnahkan

7. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

8. Memberkaskan arsip inaktif

9. Melakukan entri data

52

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dan Pembahasan penelitian merupakan pemaparan data

yang telah didapatkan oleh peneliti berupa hasil wawancara dan

observasi. Adapun variabel acuan yang digunakan oleh peneliti adalah

merupakan teori dari Bernandian & Russel (Gomes, 2005) yang

menyatakan kriteria penilaian kinerja ditentukan oleh Quantity of work

(kuantitas Pekerjaan); Quality of work (kualitas Pekerjaan); Job knowledge

(Pengetahuan terhadap pekerjaan); Creativiness (Kreativitas);

Cooperation (kerjasama); Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan);

Initiative (inisiatif); Personal qualities (kualitas Pribadi).

V.1. Quantity of work (kuantitas Pekerjaan)

Kuantitas pekerjaan marupakan indikator yang dapat

menggabarkan jumlah kegiatan/pekerjakan yang dilakukan oleh pegawai

dalam jangka waktu tertentu. Dengan kata lain kuantitas kerja

berhubungan dengan beban kerja pegawai yang dimana beban kerja

adalah banyaknya pekerjaan yang dikaitkan dengan jumlah waktu yang

tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai target dan seefektif

mungkin. Beban kerja yang diemban oleh pegawai telah ditentukan dalam

sasaran kerja, mengenai target dari banyaknya pekerjaan yang harsu

diselesaikan.

Setiap arsiparis harus memiliki target pekerjaan yang harus

diselesaikan, sebagai acuan dalam menilai kinerja arsiparis dan sebagai

53

acuan kenaikan pangkat oleh arsiparis. Berikut adalah sasaran kerja

arsiparis dalam mengelolah arsip inaktif/statif di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin :

54

Tabel 2. Sasaran Kinerja Arsiparis

Sumber: Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin

Berdsarkan tabel 2 mengenai sasaran kerja, arsiparis memiliki

target 4000 berkas dalam melakukan verifikasi arsip dalam jangka satu

tahun (12 bulan) dan pembuatan laporan bulanan sebanyak 12 kali.

Kinerja arsiparis berdasarkan kuantitas pekerjaan dapat diukur

berdasarkan sasaran kerja yang telah dientukan. Kinerja dapat dikatakan

baik secara kuantitas ketika arsiparis mampu mecapai target yang telah

ditentukan yaitu pengelolaan arsip statis sebanyak 3000-4000 berkas per

Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil (Arsiparis)

No. Kegiatan Kuantitas/

output Satuan kualitas Waktu

1 Memberkaskan Arsip

Inaktif 3500 Berkas 100 12 Bulan

2 Membuat daftar arsip

inaktif 3500 Berkas 100 12 Bulan

3 Melakukan penataan

arsip inaktif 3500 Berkas 100 12 Bulan

4 Mengkordinir penataan

arsip inaktif 12 Kali 100 12 Bulan

5 Membuat daftar arsip

statis 300 Berkas 100 12 Bulan

6 Membuat laporan

bulanan 12 Kali 100 12 Bulan

7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang

diberikan oleh atasan 12 Kali 100 12 Bulan

8 Melakukan verifikasi

arsip statis 3500 Berkas 100 12 Bulan

9 Melakukan verivfikasi

arsip inaktif 4000 Berkas 100 12 Bulan

10 Melakukan pelayanan informasi arsip inaktif

30 Berkas 100 12 Bulan

11 Membuat daftar arsip yang di musnahkan

2500 Berkas 100 12 Bulan

55

tahun dan kegiatan-kegiatan yang telah di tentukan pada sasaran kerja.

Selain itu faktor penggunaan waktu juga mempengaruhi kinerja dari segi

kuantitas. Pegawai Universitas Hasanuddin memiliki 5 hari dengan jam

kerja pada hari senin s/d Kamis : Pukul 08.00 s/d 16.00 sedangkan pada

hari Jum‟at : 07.30 s/d 16.30.

Kuantitas pekerjaan arsiparis telah ditentukan pada Peraturan

Menteri Negara Pandayagunaan Aparatur Negara Nomor :

Per/3/M.Pan/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka

Kreditnya. Namun untuk memenuhi angka kredit sasaran kerja yang telah

harus disesuaikan dengan kondisi unit kerja.

Berikut hasil wawancara yang telah dilakukan oleh peneliti terkait

beban kerja tenaga arsiparis di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin

terhadap arsiparis :

“Memuaskan, kadang sedikit kadang banyak. Kita menyelesaikan sesuai dengan target NPK (Nilai Prestasi Kerja), tidak bisa berlebihan tidak bisa kurang, artinya sedang-sedang. Beban kerja kan bisa kita atur. jadi saya itu disni berkeja sesuai tupoksi, yaitu mengelolah arsip aktif dan pemberkasan” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa, 02 Februari 2018 pukul 10.00 WITA).

Hal yang sama mengenai beban kerja yang sesuai dikemukakan

oleh pegawai honorner yang bertugas sebagai staf administrasi (informan

P.6) di unit kearsipan Universitas Hasanuddin, berikut hasil wawancaranya

:

“Kalau saya disni masih pegawai baru, mulai bekerja per januari. kalau beban kerja tidak terlalu, biasa saja. Kalau jam kerja sudah sesuai dari jam 7.30 sampai 16.00” (Wancara Informan P.6 pada hari Senin, 01 Februari 2018 13.00 WITA).

56

Namun hal ini menjadi berlawanan manakala peneliti

mewawancarai informan P.5 honorer yang memiliki pendapat yang

berbeda mengenai beban kerja pegawai :

“Jam kerja mulai jam 7.30, mengimput data arsip inaktif. Kalau mengenai beban kerja yah banyak, contohnya ini yang terakhir mengenai transkrip nilai dari semua fakultas diinput melalui komputer, kemudian diberikan nomor, terus dimasukkan ke dalam dos, kemudian saya juga yang angkat ke lemari. Tapi semenjak masuknya karyawan baru 1 orang yah, setidaknya meringankan sedikit, dan biasanya juga ada anak PKL yah lumayan membantu sedikitlah. Disini masih kurang pegawai, harusnya ditambah lagi pegawai yang muda-muda karena disini pegawainya sudah tua-tua” (Wawancara Informan P.5 hari Selasa 02 Februari 2018 pukul 15.00 WITA).

Hal yang sama dikemukakan oleh informan P.2, terkait kuantitas

kerja yang berhubungan dengan beban kerja arsiparis yang ada, berikut

petikan wawancaranya:

“Kalau disini, termasuk berlebihan beban kerja, tapi kita bekerja sesuai kemampuan saja. Kalau masalah pekerjaan memang banyak sekali, sedangkan kita disini cuman berapa orang tenaga, jadi kita bekerja sesuai dengan jam kerja saja. Kalau kami bekerja sesuai dengan jam kerja, kita mulai jam 7.30 sampai 16.00 senin sampai-kamis, kalau hari jumat pulang 16.30” (Wawancara pada hari Selasa, 02 Februari 2018 pukul 09.30).

Hal tersebut semakin diperkuat manakala peneliti mewawancarai

informan P.1 yang memiliki jabatan di unit kearsipan mengenai beban

kerja di unit kearsipan Universitas Hasanuddin berikut petikan

wawancaranya :

“iya sudah sesuai dengan standar kerja. Tapi sebenarnya lebih banyak pekerjaan yang dilakukan dibandingkan orangnya jadi kelebihan beban kerja sebenarnya pegawai disini. Dari jenis pekerjaan saja masih banyak yang belum terisi misalkan pengelolaan arsip statis audiovisual,

57

visual dan sebagainya. Itu belum ada disni, kemudian belum ada juga sdm yang dibagian dokumentasi jika ada kegiatan kampus seperti pemeilihan rektor dll, kan nantinya hasil dokumentasinya di arsipkan disimpan sebagai sejarah universitas. dan kami sudah mengusulkan ke pipinan Universitas” (Wawancara informan P.1, Selasa 02 Februari 11.00).

Selain informasi mengenai beban kerja dan jam kerja peneliti juga

menggali informasi mengenai kesesuaian jumlah pegawai di unit

kearsipan Universitas Hasanuddin. Berikut petikan wawancara :

“Persoalan sdm disni kita masih kurang, artinya belum maksimal antara pekerjaan dan tenaga, tidak seimbang. Kan seharusnya seperti di UGM itu, masing-masing punya ruangan. misalkan arsip aktif dikelolah oleh orang khusus berjumlah 3 orang yang terdiri dari kepala sub dengan anggota pengelolah. masing-masing punya bagian misalkan khusus arsip statis atau khusus arsip inaktif. sedangkan kalau kita disini mengerkjakan semuanya” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa, 02 Februari 2018 pukul 10.00 WITA).

Hal yang sama diutarakan oleh informan P.1 yang menyatakan di

unit kerasipan Unhas masih membutuhkan pegawai arsiparis. Berikut

adalah petikan wawancara yang dilakukan pada hari selasa, 02 Februari

2018 pukul 11.00 WITA:

“Jumlah pegwai disini belum mencukupi, karena jika dilihat dari volume arsip yang ada kita masih kekurangan tenaga. Jadi dampaknya kami sampai saat ini menunda menarik (akuisisi) arsip dari fakultas lagi karena pekerjaan yang dahulu masih berjalan belum selesai, sedangkan seharusnya kan proses penyerahan arsip ke unit kearsipan berjalan terus-menerus. Jadi proses akuisisi tidak berjalan dengan baik. dan susahnya pejabat disni belum memahami pentingnya arsip”.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut peneliti menganalisa bahwa

pegawai sudah memanfaatkan waktu yang dimiliki untuk bekerja yakni

mulai 7.30 sampai 16.00 secara baik dan standar pekerjaan telah berjalan

58

sebagaimana mestinya. Namun pegawai memiliki beban kerja yang belum

merata. Hal ini disebabkan karena jumlah pegawai belum sesuai dengan

volume pekerjaan (arsip) yang ada. Hal ini dikuatkan dengan hasil

observasi yang dilakukan peneliti yang menemukan masih banyaknya

arsip yang belum diolah, sehingga terjadi penumpukan arsip dan dampak

yang ditimbulkan yaitu tidak berjalannya akuisisi (penarikan) arsip dari

faklutas-fakultas dan unit-unit yang ada di universitas Hasanuddin.

Berikut rekapitulasi jumlah arsip Transkrip nilai mahasiswa

berdasarkan Fakultas yang telah terimput pada Unit Kearsipan Universitas

Hasanuddin 2016 s/d Januari 2018, yakni :

Tabel 3. Data jumlah Arsip Transkrip Nilai Mahasiswa berdasarkan

Fakultas Tahun 2016 s/d Januari 2018.

No Fakultas Jumlah Arsip Rentan waktu arsip

1 Sosial dan Ilmu Politik 461 1997-2001

2 Kesehatan Gigi 2778 1979-2010

3 Pertanian dan Kehutanan 7248 1988-2010

4 Ekonomi 8683 1995-2008

5 Kesehatan Masyarakat 3428 1996-2009

6 Ilmu Kelautan dan Perikanan 2020 1996-2009

7 Teknik 12916 1996-2015

8 Sastra 4327 1997-2011

9 Hukum 3813 1981-2010

10 Peternakan 1738 1990-2009

59

11 MIPA 347 1993-2015

Sumber Data : Unit Kearsipan Tahun 2018.

Berdasarkan tabel 3. Mengenai jumlah arsip transkrip nilai

mahasiswa yang telah di input pada unit kearsipan tahun 2016 s/d januari

2018 berjumlah 47759 arsip . Sedangkan untuk penanggung jawab

pengelolaan arsip statis hanya 2 arsiparis (Arsiparis terampil dan Arsiparis

Ahli) yang memiliki jabatan fungsional arsiparis yang berbeda dan dibantu

oleh 2 tenaga hononrer. Shingga yang melakukan verifikasi arsip hanya 1

arsiparis (Arsiparis Ahli) dan Pemberkasan dan pengimputan dilakukan

oleh arsiparis terampil dibantu tenaga hononer. Sehingga jika terhitung

sejak masuknya arsip di unit kearsipan yakni mulai tahun 2016 s/d tahun

2018 pegawai (1 arsiparis 2 tenaga honorer) seharusnya menyelesaikan

pemberkasan dan pengimputan sebanyak ± 5.000 berkas arsip pertahun,

sedangkan target yang ditentukan yaitu sebanyak 3.000-3.500 per tahun.

Arsip transkrip nilai ini didatangkan dari Bagian Akademik yang

ada direktorat secara karungan, sehigga masih tercampur dengan arsip

yang seharusnya musnah. Oleh karena itu tidak diketahui jumlah arsip

saat diserahkan kepada unit kearsipan, disamping itu arsiparis juga harus

memilah ulang arsip yang statis dan yang musnah.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kuantitas kerja antara lain jam kerja,

volume kerja, beban kerja dan jumlah pegawai belum sesuai. Namun jika

dilihat dari penyelesaian kerja sesuai dengan sasaran kerja, kinerja

pegawai dari segi kuantitas sudah terpenuhi.

60

V.2. Quality of work (kualitas Pekerjaan)

Kualitas kerja merupakan salah satu indikator penentu kinerja

peagawai. Kualitas kerja dapat terlihat dari hasil pekerjaan yang dilakukan

oleh pegawai. Kualitas kerja pegawai dapat dipengaruhi dari internal

pegawai maupun dari external pegawai itu sendiri. Faktor internal yang

dapat mempengaruhi kualitas kerja pegawai pendidikan atau penguasaan

pekerjaan dan faktor eksternal yaitu sarana prasarana dan target yang

telah ditetapkan oleh organisasi.

Kualitas kerja arsiparis dapat dipengaruhi oleh target yang dituntut

untuk diselesaikan, diklat atau pelatihan-pelatihan yang terkait dengan

pekerjaan, ketelitian dan kerapian arsiparis dalam mengelolah arsip, serta

sarana dan prasarana yang menunjang dalam pengelolaan arsip inaktif

atau statis (ruang peyimpanan arsip, rak arsip, box arsip dll) sehingga

arsip dapat dengan mudah di temukan ketika diperlukan.

Adapun kegiatan arsiparis dalam pengolahan arsip statis yang

teridir dari 1) akuisisi yakni penambahan khazanah asip statis dengan

menerima kemudian menilai arsip. 2) pengolahan yaitu penyimpinan arsip-

arsip statis sesuai dengan aturan, yakni pengelompokan arsip yang

sejenis kemudian di boxkan dan diberi penomoran/abjad dan disimpan

pada rank arsip. 3) Preservasi arsip yaitu perawatan arsip agar

informasinya tetap terjaga dengan merawat fisik arsip dengan terhindar

dari faktor-faktor perusak arsip seperti, rayap, kutu, suhu dan jamur. 4)

akses arsip yaitu penyediaan layanan bagi masyarakat kampus yang ingin

61

mencari arsipnya. Hal ini semua tentunya ditunjang dengan sarana-

prasarana yang sesuai agar penemuan kembali dapat secara efektif dan

efisien.

Berikut wawancara yang mengenai kualitas kerja pegawai terkait

dengan target dalam menyeleesiakan pekerjaan di unit kearsipan

Universitas Hasanuddin (Wawancara oleh informan P.4 pada hari Selasa,

02 Februari 2018, Pukul 13.00 WITA) :

“iya ada target dalam jangka satu tahun seperti, pekerjaan saya ini (mengimput arsip transkrip) dikerjakan dalam jangka satu tahun. kita atur pekerjaan perhari, Tapi kita sesuaikan dengan Target yang ada. Banyangkan saja dalam satu fakultas itu ada 7000 ada 8000 arsip transkrip sedangkan target yang telah dihitung adalah 3500 per tahun. dan kita tidak bisa juga mengambil target terlalu banyak, karena jika target tidak terpenuhi maka di SKP penilaiannya akan menurun”.

Senada dengan penyataan diatas, hasil wawancara dari informan

P.3 pada hasi Selasa, 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA sebagai

berikut :

“iya ada target, kan ada namanya NPK target satu tahun. Kalau tidak terpenuhi target maka penilaian prestasi kerja akan menurun”.

Sama halnya dengan hasil wawancara informan P.6 yang dilakukan

pada 01 Februari 02 2018, pukul 13.00 WITA :

“iya, ada. sekarang itu di Unhas ada sistemnya, namanya SKP. Ada

targetnya, perbulan itu ada dan pertahun”.

Berdasarkan hasil wawancara diatas maka dapat disimpulkan

bahwa pegawai di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin selalu dituntut

62

untuk menyelesaiakan pekerjaan sesuai dengan taerget yang telah

ditentukan di dalam sasaran kerja pegawai.

Selain itu peneliti menggali informasi mengenai upaya apa yang

dilakukan guna meningkatkan kualitas kerja pegawai. Berikut petikan

wawancara oleh informan P.4 pada hari Selasa, 02 Februari 2018. pukul

13.00 WITA :

“yah sudah cukup, tapikan setiap tahun ada perkembangan, seharusnya tiap tahun diperbaharui, kalau misal 1-2 kali saja kan bisa dilupa tpi kalau berkali-kali ikut pelatihan atau diklat kan diasah kembali pengetahuan kita”.

Hal yang sama dikemukakan oleh informan P.2 yang diwawancarai

pada hari selasa tanggal 02 Februari 2018 pukul 09.00 WITA :

“Saya pernah ikut diklat di bogor 2 kali, pelatihan arsiparis dan angka kredit, pernah juga ikut pelatihan di Unhas maupun di bogor. Kalau diklat yagn pernah diikuti semestinya belum cukup, karena kan pengarsipan ini terus berkembang selalu ada hal yang baru, semestinya kalau ada perkembangan-perkembangan dipusat kita juga diikutkan, tapi sekarang kan ganti-gantian, bukan kita sendiri, teman-teman juga”.

Pentingnya diklat untuk pegawai dikemukakan juga oleh informan

P.1 yang diwawancarai pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00

WITA :

“Seharusnya sering dilakukan diklat, kan ilmu itu selalu berkembang. Dan arsip sekrang ini juga ikut berkembang. Saat ini sudah era teknologi dan pengelolaan arsip juga masuk kerana itu. Disamping itu diklat juga dibutuhkan untuk memberikan semangat kerja. makanya diklat itu diperlukan secara berkelanjutan dan perkembangan. tapi pegawai disini juga kurang keinginan untuk mengikuti diklat. Karena kita disini semua kan impasing bukan ijazah kearsipan makanya kita harusnya perbanyak diklat. Terkadang kita ingin kirim orang untuk diklat tetapi tdak diikutkan, ada yang ingin dan ada yang tidak ingin mengikuti diklat”.

63

Berdasarkan wawncara diatas dapat disimpulkan bahwa diklat

dibutuhkan pegawai guna meningkatkan kualitas kerjanya, disamping itu

diklat haruslah berkelanjutan seiring perkembangan baik dari teknologi

maupun kebijakan. Namun kenyataan yang terjadi di unit kearsipan bahwa

tidak semua pegawai yang ingin mengikuti diklat yang berarti

mengakitbatkan tidak meningkatnya kualitas pegawai menegnai pekerjaan

yang diemban.

Adapun kendala yang dihadapi oleh arsiparis di unit kearsipan

Universitas Hasanuddin yang adapat mempengaruhi kualitas kerja adalah

terkait sarana dana prasarana yang masih kurang lengkap. Berikut petikan

wawancara informan P.3 (Sleasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA) :

“Dari segi srana-prasarana, seharusnya kita sudah ingin menata rapi arsip, tapi sarananya masih kurang, seperti lemari. Kan itu arsip di dalam masih berhamburan boxnya. Kita sudah ajukan kepimpinan rektorat tapi belum terealisasi. Ini kendalanya kita ingin menata arsip dengan baik tapi ternyata fasilitas belum ada jadi kualitas nya juga seadanya”.

Hal yang senada juga dikemukakan oleh informaan P.4 yang

diwawancarai pada hari Selasa 02 Februari 2018 pukul 13.00 WITA,

berikut petikan wawancaranya :

“Yah sarana-prasarana seperti rak arsip yang sudah penuh, sedangkan arsip terus bertambah jadi box arsip di tumpuk dilantai karena tidak memiliki tempat dirak arsip lagi. Jadi sasarannya nanti kalau kita mencari arsip akan kwalahan karena box arsip yang tidak teratur. sedangkan kita sudah meminta untuk diadakan tapi belum ada”.

64

Kurangnya sarana prasarana dalam menunjang kualitas pegawai di

perkuat oleh informan P.1 yang diwawancarai pada hari Selasa 02

Februari 2018, pukul 11.00 WITA, berikut perikan wawancaranya :

“Sebagian ada pegawai yang teliti dan rapi, namun kan tipe orang kan berbeda-beda, tapi secara keseluruhan ya pegawai teliti dan rapi. Namun kendalanya lagi yaitu saran-prasarana harus ada dukungan pimpinan universitas, mengenai sarana prasarana dan bagaimana mencipkan ruangan yang memenuhi standar. Pimpinan harus tau itu. Sedangkan kami sudah sejak tahun 2017 mengusulkan rak tapi belum ada sampai sekarang”.

Berdasarkan hasil wawancara diatas maka dapat disimpulkan

bahwa kendala-kendala yang mempengaruhi kualitas kerja pegawai yaitu

sarana dan prasarana yang mendukung hasil kerja arsiparis dan disisi lain

kurangnya perhatian pimpinan Universitas terhadap arsip Universitas

Hasanuddin membuat pengelolaan arsip di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin berjalan lambat.

Tenaga arsiparis di Unit Kearsipan telah memiliki dan mampu

menyelesaikan tugasnya sesuai dengan target dan secara umum tenaga

arsiparis teliti dan rapi dalam bekerja. Namun hal itu tidak ditunjang

dengan sarana prasarana yang ada seperti masih kurangnya rak arsip

dan ruang penyimpnan arsip yang sudah hampir penuh. Sedangkan hasil

dari pekerjaan seorang arsiparis akan menghasilkan kumpulan-kumpulan

arsip yang disatukan dalam box arsip yang tentunya akan mebutuhkan

rak arsip dan ruangan pemyimpanan serta sarana prasarana lain yang

memadai agar arsip tidak mudah rusak atau hilang. Sejalan dengan hasil

observasi yang dilakukan oleh peneliti ditemukan arsip-arsip yang berada

65

di Unit kearsipan di ruang penyimpanan arsip statis, arsip yang telah

berada di dalam box hanya diimpan tertumpuk di lantai ruang

penyimpanan arsip. Sedangkan arsip yang telah berada di dalam box

arsip seharusnya disimpan di rak arsip dan diurutkan berdasarkan nomor

dan klasifikasi arsip yang telah tertera di depan box arsip. Hal ini berguna

agar dalam proses penemuan kembali arsip, mudah untuk ditemukan dan

tidak mudah rusak karena kelembaban lantai atau faktor perusak lainnya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kualitas kerja arsiparis di Unit Kearsipan

Universitas Hasanuddin masih kurang baik.

V.3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan)

Pengetahuan terhadap pekerjaan merupakan hal paling mendasar

yang wajib diketahui oleh seorang pegawai untuk mendapatkan hasil

pekerjaan yang baik dan sesuai. Pengetahuan sorang pegawai dapat

dipengaruhi oleh latar belakang pendidikan. Kesesuaian pendidikan yang

ditempuh dengan pekerjaan yang dijalankan akan memberikan hasil kerja

yang lebih optimal. Dalam dunia kearsipan, pengangkatan seseorang

manjadi arsiparis ada dengan dua cara yakni pengangkatan berdasarkan

kesesuaian latar belakang pendidikan terakhir sepeeri Diploma III

kearsipan atau Sarjana Kearsipan. Kedua yaitu dengan cara pelatihan

atau diklat, yakni pegawai yang telah berkerja disuatu organisasi/kantor

dapat menjabat menjadi arsiparis ketika telah mengikuti diklat mengenai

kearsipan atau sertifikasi kearsipan meskipun latar belakang pendidikan

bukan dari kearsipan (inpassing).

66

Selain dari pendidikan pengetahuan terhadap pekerjaan di

pengaruhi oleh pengetahuan mengenai tanggungjawab dan tugas pokok

dan fungsi pegawai. Seorang arsiparis yang berada di unit kearsipan

betanggungjawab melakukan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis,

preservasi arsip statis dan pelayanan akses arsip statis. Dalam

menjalankan keempat le=kegiatan tersebut masing-masing arsiparis

memiliki tugas dan fungsi masing-masing yang tertera pada sasaran kerja,

yang merupakan acuan keberhasilan atau tercapainya tingkat

pengetahuan yang baik oleh arsiparis.

Berikut hasil wawancara yang telah dilakukan mengenai latar

belakang pendidikan :

“kalau saya latar belakangnya S1 Administrasi Negara, sebetulnya pekerjaan dan latarbelakang pendidikan belum sesuai, kan disini kita mengerjakan arsip sedangkan jurusan yang diambil Administrasi Negara. Kita juga hanya ditunjuk oleh pimpinan Universitas untuk berkeja di bidang kearsipan. tapi kan ada pelatihan sebelumnya kita dapatkan” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Hal yang sama dikemukanan oleh salah satu arsiparis mengenai

latar belakang pendidikan :

“Saya dulu tamatan SMA dan diangkat disni tahun 1988 sebagai staf biasa dan masuk diangkat menjadi arsiparis tahun 2007” (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

Hal yang sama dipertegas oleh salah satu informan mengenai latar

belakang pendidikan seorang arsiparis :

“Kalau berbicara pendidikan yah mungkin belum sesuai. Tapi kan kalau di kearsipan itu bukan pendidikan yang utama, tetapi jabatan. Kalau

67

jabatan ada yang tidak tepat. Misalkan ada teman saya arsiparis muda tetapi masih mengelolah arsip aktif, sedangkan itu sudah bukan ranahnya. jadi kita selalu dianjurkan untuk bekerja sesuai jabatnya yang diatur di permenpan” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat peneliti menganalisa

bahwa pegawai di unit kearsipan belum ada yang sesuai dengan latar

belakang pendidikan.

Selain latar belakang pendidikan peneliti juga menggali mengenai

pengetahuan dan tupoksi pegawai mengenai pekerjaannya. Berikut

petikan wawancaranya :

“sampai saat ini dipahami, karena pekerjaan kita itu saja yang berulang seperti mengimput arsip inaktif. Itu saya lakukan dari pertama menjadi pegawai disini. Yang harus ditau juga mengenai arsip statis namun belum menuju kesana” (Wawancara informan P.5 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 15.00 WITA).

Hal yang sama dikemukakan oleh tenaga arsiparis lain yang

mengatakan pegawai sudah memahami pekerjaannya dan sesuai dengan

tupoksi. Berikut hasil wawancaranya

“Taulah, karena setiap hari berulang-ulang. Jika misalkan ada pegawai yang mengerjakan bukan tupoksinya, kan diuraian tugas ada yang namanya pekerjaan yang lain yang diberikan pimpinan. Jika dia tidak ada pekerjaan maka dia mengerjakan pekerjaan arsip, dan itu masuk kategori pekerjaan lain-lain dengan persetujuan pimpinan. tupoksi masing-masing ada tetapi jika ada pekerjaan yang urgent maka itu yang kita kerjakan terlebih dahulu karena di uraian tugas ada yang namanya "Pekerjaan yang lain-lain" (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018 pukul 11.00 WITA).

68

Senada dengan pernyataan diatas, saat peneliti menanyakan

kesesuaian pekerjaan dengan tugas pokok dan fungsi. Berikut petikan

wawancaranya :

“iya sudah sesuai, kecuali ada seruan dari atasan yah itu kita kerjakan” (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, Pukul 13.00 WITA).

“Iya, sudah sesuai dengan tupoksi, kecuali kalau ada pekerjaan lain, tapi itupun harus ada perintah dari pimpinan. saya kan di bagian arsip aktif dan pemberkasan, jadi saya mengelolah arsip yang masih sering diibutuhkan oleh pimpinan. Arsip yang di ambil dari rektorat kemudian kita pilah, sesuai dengan pokok masalahnya, kemudian kita entri” ( Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Menurut salah satu informan bahwa pekerjaan sesuai dengan

tupoksi da nada juga tugas tambahan yang dapat dijadikan penilaian

tambahan di Sasaran kerja pegawai. Berikut Petikan wawancranya :

“sebenarnya kita tangani semua arsip inaktif, tapi disini tidak ada pembagian sub bidang seperti di ANRI satu orang memiliki tugas khusus, tapi kalau disini tidak, kan kita disini hanya beberapa orang saja, jadi kita yang input, kita yang simpan, kita yang berkaskan, kalau ada pengunjung kita juga yang layani. jadi seandainya seperti yang di ANRI yang memiliki fokus tugas misalnya ada orang khusus untuk menyimpan arsip, tpi disini semuanya dikerja, karena masih kurang tenaganya. seharusnya ada yang khusus mengimput, ada yang khusus menyimpan dll. jadi siapa yang kurang pekerjaannya biasa dia yang layani orang yang cari arsipnya, ganti-gantian dengan pegwai lainnya” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Berdasarkan hasil wawancara diatas mengenai tupoksi, diketahui

bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh arsiparis yang ada di unit kearsipan

Universitas Hasanuddin sudah sesuai dengan tupoksi yang ada. Namun

karena masih kurangnya tenaga arsiparis yang ada di unit kearsipan,

69

sehingga pegawai dituntut untuk mengerjakan selain tupoksinya, hal ini

juga dikarenakan belum terbentuknya sub-sub di unit kearsipan.

Berdasarkan Latar pendidikan tenaga arsiparsi yang bekerja di unit

kearsipan Universitas Hasanuddin, belum ada tenaga yang memiliki latar

belakang pendidikan kerasipan. Arsiparis yang ada di unit kerasipan

Universitas Hasanuddin merupakan pegawai negeri sipil dari jabatan lain

yang kemudian diangkat sebagai arsiparis. Hal ini sesuai dengan UU No.

43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyebutkan bahwa arsiparis

adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang

diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan

kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab

melaksanakan kegiatan kearsipan. Sehingga pengangkatan tenaga

arsiparis tidak harus berdasarkan latar belakang pendidikan. Berdasarkan

Kepmempan No. 3 Tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis

menyebutkan pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke

dalam jabatan Arsiparis dapat dipertimbangkan dengan ketentuan

memiliki pengalaman di bidang kearsipan selama 2 tahun dan telah

mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam jabatan fungsional

arsiparis.

Adapun pekerjaan yang dikerjakan oleh arsiparis di unit kearsipan

Universitas Hasanuddin sudah sesuai dengan tupoksinya masing-masing.

Karena meskipun tenaga arsiparis yang mengerjakan bukan tupoksinya

namun pekerjaan tersebut merupakan tugas tambahan yang telah diatur

70

dalam uraian tugas yaitu kategori pekerjaan yang lain-lain dan merupakan

penilaian tamabahn dalam SKP (sasaran kinerja pegawai). Hal ini

mengingat jumlah pegawai yang masih kurang, sehingga pimpinan

menerapkan hal yang demikian. Sehingga dapat disimpulkan

pengetahuan arsiparis terhadap pekerjaan sudah baik.

V.4. Creativiness (Kreativitas) Kreativitas merupakan keaslian gagasan-gagasan yang

dimunculkan dan tindakan-tidakan untuk menyelesaikan persoalan-

persoalan yang ada. Kreativitas biasanya merupakan pengembangan atas

pemecahan masalah dan menjadi soulusi dari pemasalahan atau

pekerjaan yang telah berjalan. Penyampaian ide atau gagasan biasanya

terjadi didalam forum diskusi atau rapat, namun tidak menutup

kemungkinan gagasan atau ide timbul saat bekerja.

Kreativitas arsiparis dapat tergambarkan bilamana seorang

arsiparis sering memberikan ide atau gagasan dalam hal pekerjaan serta

adanya ruang/ kesempatan yang diberikan oleh pimpinan untuk

menyalurkan/menyampaikan gagasan oleh arsiparis.

Berikut adalah hasil wawancara mengenai kreativitas pegawai di

unitkearsipan Universitas Hasanuddin :

“iaa selalu kita adakan diskusi atau tukar fikiran. Biasanya itu mengenai penanggulangan untuk sementara arsip-arsip yang ada, sedangkan sarana dan prasana seperti rak belum ada, itu kita diskusikan. Kalau saran kita dinilai bagus yah itu yang diikuti” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

71

Arsiparis lain juga mengumkapkan bahwa pemyampaian gagasan

atau ide biasa dilakukan kepada pimpinan. Berikut petikan wawancaranya

:

iya, biasanya memberikan saran misalkan pengkodean yang seharusnya. Kalau misal masuk akal saran yang kita sampaikan pimpinan juga terima” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Kemudian terungkap bahwa pegawai di unit kearsipan sangat

jarang melakukan rapat antar pegawai di unit kearsipan dengan pimpinan.

Berikut petikan wawancaranya :

“Kalau gagasan ide biasa saja , sebenarnya kita tidak pernah rapat internal disini. Namun jika ada keluhan atau permasalahan kita sampaikan ke pimpinan. Pimpinan juga terbuka untuk menerima saran dari pegawai.” (Wawancara informan P.5 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 15.00 WITA).

“Ibu selalu bilang "kita ini sama, hanya kebetulan saya terangkat sebagai pimpinan”, tapi siapa yang pendapatnya dinilai benar dan bagus pimpinan akan terima masukan kita” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Berdasarkan hasil wawancara diatas dalam penyampaian ide dan

gagasan hanya disampaikan ketika ada permasalahan yang menghambat

pekerjaan dan pimpinan selalu terbuka untuk menerima ide dan gagasan

dari pegawai.

Salah satu informan mengungkapkan bahwa penyampaian ide dan

gagasan dipengaruhi oleh faktor usia dan rata-rata pegawai yang ada di

unit kearsipan memasuki usia lanjut, sehingga ide dan gagasan pegawai

hanya sewaktu-waktu. Berikut perikan wawancaranya :

72

“Tidak selalu, tapi kadang-kadang iya ada. yah berjalan begitu saja. Biasanya itu orang-orang muda yang memiliki banyak ide” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

Dari wawancara diatas dapat terlihat bahwa penyampaian ide dan

gagasan berjalan lambat hal ini dikarenakan rata-rata usia pegawai yang

sudah memasuki usia lanjut. Selain itu kurangnya kuantitas rapat yang

dilakukan, hal ini diindikasikan karena jumlah pegawai yang hanya 6

(enam) orang dan tata ruang yang memungkinkan para pegawai dapat

berkomunikasi satu sama lain dari meja kerjanya sendiri. Sehingga dirasa

tidak perlu dilakukan rapat. Namun disisi lain komunikasi antar pegawai

dan pimpinan berjalan dengan baik. Penyelesaian dan penyampaian

masalah-masalah yang dihadapi oleh pegawai terselesaikan tanpa harus

melakukan rapat, namun hanya dengan komunikasi antar personal

(pegawai dan pimpinan, pegawai dan pegawai).

V.5. Cooperation (Kerjasama) Manusia merukapan mahkluk yang tidak bisa hidup dengan

mengandalkan dirinya sendiri. Hal ini dikarenakan manusia memiliki sifat

dasar sebagai makhluk sosial yang selalu berinteraksi dengan manusia

lainnya. Oleh karena itu setiap manusia membutuhkan bantuan dari

manusia lainnya, sehingga terjalin kerjasama anatar individu atau

kelompok. Kerjasama dalam dunia kerja berarti pegawai saling membantu

dalam hal pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan. Kerjasama antar pegawai di suatu organisasi/kantor

bermanfaat guna menumbuhkan semangat persatuan dan mempermudah

73

pekerjaan sehingga dapat terselesaikan dengan cepat. Berikut petikan

wawancara mengenai kerjasama yang terjalin di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin, berikut petikan wawancaranya :

“Kalau masalah kerja sama teman-teman disini cukuplah, bagus. Misalkan kita terlambat selesai kita juga dibantu, ataukah kita tidak masuk. kita tidak beranggapan kalau pekerjaanmu yah pekerjaanmu saja. kalau kebetulan kita tidak masuk atau ada hal lain sedangkan dia (pegawai) telah menyelesaikan pekerjaannya maka dia juga membantu kita, dan kita juga begitu. kita disni seperti saudara, mungkin karena sedikit” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Sejalan dengan wawancara diatas, tenaga arsiparis lain

menyatakan mengenai kerjasama berjalan dengan baik antar sesama

pegawai di unit kearsipan Universitas Hasanuddin, berikut perikan

wawancaranya :

“Iya bagus, saling membantu, kita bekerja bersama. Misalkan perawatan arsip itu biasanya diberikan kapur barus, siapa yang luang waktunya dia biasa yang memberikan kapurbarus di dalam ruang penyimpanan arsip. Kalau ada pekerjaan-pekerjaan mendesak kita kerja sama semua tidak ada yang bilang "ini tugasnya pak ini, jadi tidak dikerjakan" tidak ada yang begitu, kita kerjasama” (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

“Sudah bagus, tinggal bajunya seragamnya yang kurang. Artinya kita disini saling membantu satu sama lain dan kompak” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Selain itu Kepala unit kearsipan Universitas Hasanuddin

memperkuat pernyataan mengenai kerjasama yang tercipta antar pegawai

sudah baik. Berikut petikan wawancaranya :

“Kerjasama tetap ada. tidak ada kata-kata "ini bukan tugas saya" kan itu wujud nya kerjasama” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

74

Berdasarkan hasil wawancara di atas peneliti dapat menganalisa

bahwa kerja sama antar pegawai sudah berjalan dengan baik. Karena

pegawai tidak pernah beranggapan bahwa pekrjaan yang dikerjakan

hanya pekerjaan yang sesuai dengan porsi/tupoksinya saja. Hal ini juga

terlihat berdsarkan hasil obeservasi, yang menemukan terlihat suasana

kekeluargaan dalam unit kearsipan tersebut. Selain itu pimpinan juga

berperan dalam merangkul pegawai untuk bekerjasama. Hal tersebut

tercermin berdasarkan uraian pekerjaan masing-masing pegawai yang

dimana uraian tugas terakhir yaitu melaksanakan tugas kedinasan lain

yang diberikan oleh pimpinan. Sehingga ketika ada pekerjaan yang

urgen/mendesak pegawai bekerjasama untuk menyelesaikan tugas

tersebut. Hal yang lain berdasarkan analisa kerjasama berjalan dengan

baik karena jumlah pegawai yang sedikit dan volume kerja yang banyak,

sehingga secara tidak langsung pegawai saling membutuhkan bantuan.

V.6. Dependability (Keteguhan dalam pekerjaan)

Keteguhan dalam pekerjaan berkaitan dengan kesadaran pegawai

terhadap tanggungjawab pekerjaannya dan penyelesaian kerjanya serta

kedisiplinan pegawai. Seorang pegawai dituntut untu bertanggungjawab

terhadap tugas yang diembannya karena akan mempengaruhi pencapaian

tujuan dari orgasniasi. Kedisiplinan (Kehadiran) pegawai juga dapat

membantu organisasi dalam pencapaian tujuan.

Berikut hasil wawancara mengenai kedisiplinan arsiparis yang ada

di unit kearsipan Universitas Hasanuddin :

75

“iya lumayan, kita itu ceklok dan tanda tangan manual” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Selain itu pegwai arsiparis lain mengatakan bahwa kehadiran dapat

berpengaruh terhadap upah yang akan di peroleh. Berikut petikan

wawancaranya:

“ya baik, semua sama disini rajin-rajin pegawainya. Karena jika kita terlambat maka gaji kita juga akan berkurang”. (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

Hal yang senada diungkapkan oleh kepala unit kearsipan

Universitas Hasanuddin, yang bependapat bahwa kehadiran akan

mempengaruhi penilaian kinerja pegawai. Berikut petikan wawancaranya :

“Kehadiran harus. Karena itu terkait dengan kinerja kita. Yah bagus kehdiran pegawai disni. Tapi ada satu yang sering terlambat” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

Kemudian peneliti menggali infomasi mengenai sanksi yang

diberikan kepada pegawai yang tidak disiplin, hal ini terkait dengan upaya

meningkatkan kedisiplinan pegawai yang ada di unit kearsipan Universitas

Hasanuddin. Berikut petikan wawancaranya :

“Ada perhitungan kerja, yang dihitung sesuai dengan absennya. Dan pimpinan yang punya wewenang mengenai hal itu. Jadi biasanya nilai kinerja yang berkurang. biasanya dilakukan pemanggilan langsung secara lisan kepada pegawai, dan dibeikan arahan untuk memperbaiki kedisiplinan” (Wawancara informan P.5 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 15.00 WITA).

“Biasanya dipanggil secara lisan atau tertulis kemudia diberikan pengarahan” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10,00 WITA).

76

Pegawai yang kurang disiplin diasanya dipanggil secara lisan oleh

pimpinan dan sanksi yang diberikan terikait dengan upah yang dikurangi

sesuai dengan jumlah kedisiplinan. Ini diperkuat oleh kepala unit

kearsipan Universitas Hasanudduin sebagai berikut :

“Ditegur dan nilai prestasi kerja kan saya yang tentukan. Jika ada pegawai yang terlambat maka penilaian kinerjanya akan menurun yang berefek nilai prestasi kerja. Dan itu transparan. Dan itu akan berpengaruh kepada penghasilan. Makanya disini sudah jarang orang malas-malasan terlambat. karena terlambat semenit saja sudah menurun penilaian” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

Selain dari kedisiplinan faktor yang lain untuk melihat keteguhan

bekerja sorang pegawai yakni tanggungjawab terhadap pekerjaannya.

Secara umum tanggungjawab tehadap pekerjaan pegawai di unit

kearsipan Universitas Hasanuddin sudah baik. Hal ini berdsarakan hasil

wawancara dilakukan oleh peneliti. Berikut hasil wawancaranya :

“Kita disini, apa yang dikatakan pimpinan kita ikuti. Kalau misal kita sedang bekerja sedangkan ada teman yang datang minta tolong untuk dibantu, kalau pekerjaan kita tidak mendesak bisa kita bantu, tapi kalau yang di bantu juga tidak mendesak yah kita kerja dulu pekerjaan kita, disesuaikanlah yang mana prioritas atau yang mana mendesak” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Hal yang senada dikemukakan oleh salah satu tenaga arsiparis

mengenai tanggungjawab :

“Iya bertanggugjawab, misalkan kalau ada teman meminta bantuan sedangkan saya juga ada pekerjaan, kita liat kondisinya yang mana lebih penting yang tidak bisa ditunda itu yang kita kerjakan terlebih dahulu (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

77

“Kita harus selesaikan pekerjaan kita, jika ada teman meminta bantuan maka kita lihat yang mana prioritas dan mendesak” (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat dianalisa bahwa setiap

pegawai bertanggunjawab dengan pekerjaan masing-masing adapun

pekerjaan yang lain di luar dari tupoksi pegawai tersebut, dikerjakan ketika

pekerjaan lain tersebut pekerjaan yang penting dan mendesak.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kedisiplinan dan tanggungjawab

arsiparis terhadap pekerjaan sudah baik dan adapun upaya yang

dilakukan pimpinan dalam meningkatkan kedisiplinan tenaga arsiparis

yaitu dengan melakukan teguran terhadap pegawai yang kurang disiplin

dan transaparansi Nilai Prestasi Kerja yang berdampak pada gaji

arsiparis.

V.7. Initiative (inisiatif) Selama melaksanakan pekerjaan seorang pegawai tentunya selalu

punya cara untuk menyelesaikan pekerjaan baik secara kuantitas yakni

dengan disiplin waktu dalam menyelesaikan tugas sesuai target dan

tanggungjawab tanpa harus menunggu perintah maupun dapat

memberikan solusi atas permasalah yang dihadapi. Semangat untuk

melaksanakan tugas-tugas baru seharusnya dimiliki setiap pegawai untuk

menunjang penilaian kinerjanya. Biasa pegawai yanag memiliki inisiatif

yang tinggi mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat sehingga

pekerjaannya tidak menumpuk. Berikut adalah hasil wawancara mengenai

inisiatif pegawai di unit kearsipan Universitas Hasanuddin :

78

“Kita perhatikan pekerjaan dan bertanggungjawab terhadap pekerjaan, disamping itu misal pekerjaan bisa selesai sebelum waktunya yah kita kerjakan” (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

“Kalau misalkan kita sehat dan bugar, tidak sakit kita usahakan untuk bekerja sampai selesai” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Arsiparis lain juga mengatakan bahwa dalam inisiatif dalam bekerja

dengan tidak menunda-nunda pekerjaan yang telah ditugaskan. Berikut

petikan wawancaranya :

“Kalau persoalan pekerjaan disini tidak pernah ada habisnya, tapi kita tetap berusaha menyelesaikan, tidak pernah berkata bahwa “ini besok saja dikerjakan" (menunda), yang penting kerja terus sampai pulang. Kalau ditunda lagi, maka makin banyak pekerjaan nantinya. kalau misal masih ada beberapa jam lagi sebelum pulang, yah kita kerja terus sampai jam pulang, bahkan kita biasanya terlambat 3-5 menit untuk ceklok pulang” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Berdsarkan hasil wawncara di atas, peneliti dapat menganalisa

bahwa pegawai di unit kearsipan bertanggungjawab terhadap

pekerjaannya dan selalu berinisiatif untuk menyelesaiakn pekerjaan

secara cepat.

Selain itu peneliti juga menayakan bagaimana jika pimpinan tidak

sedang berada dikantor. Berikut hasil wawancara arsiparis yang

menyatakan bahwa pekerjaan harus dikerjakan meskipun pimpinan tidak

berada di kantor karena merupakan tanggungjawab setiap pegawai :

“Tetap bekerja, tidak ada bedanya kalau ada pimpinan dan tidak ada pimpinan kita tetap bekerja. Intinya kita benar-benar bekerja ikhlas. Pimpinan juga percaya sama kita, walaupun ditingalkan, pekerjaan juga

79

selesai. Misalkan pimpinan keluar sedangkan pekerjaan kita tidak selesai pimpinan bakal tidak percaya lagi sama pegawai (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

seperti biasa, tidak ada beedanya (Wawancara informan P.4 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 13.00 WITA).

“Kita tetap bekerja seperti biasa, tanpa ada pimpinan atau ada pimpinan kita tetap kerja” (Wawancara infroman P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 10.00 WITA).

Berdasarakan hasil wawancara diatas peneliti dapat menganalisa

bahwa peagwai dalam bekerja tidak terpengaruh dengan keberadaan

pimpinan. Kepercayaan dan tanggungjawab arsiparis dinilai sudah baik.

Inisiatif arsiparis dalam melaksanakan pekerjaannya dinilai sudah

baik. Tercermin dari rasa tanggungjawab yang besar terhadap pekerjaan.

Sehingga menimbulkan kepercayaan pimpinan kepada pegawai dalam

menjalankan tugasnya. Tugas arsiparis yang berada di unit kearsipan

merupakan tugas yang berulang sehingga arsiparis paham mengenai

tanggungjawab yang diberikan.

V.8. Personal qualities (kualitas Pribadi) Kualitas pribadi merupkan faktor yang timbul dari masing-masing

individu. Kualitas pribadi yang dimaksud mengenai kepribadian yaitu

kemauan arsiparis untuk mengerjakan pekerjaannya dan keramahan

dalam melakukan pelayanan, kepemimpinan yaitu pola kepemimpinan

yang diterapkan di suatu oragnisasi/instansi yang dapat mempengaruhi

hubungan kerja dan komunikasi antara pimpinan dan bawahan dan

80

integritas pribadi yaitu kejujuran dan tanggung jawab dalam bekerja.

Berikut hasil wawancara mengenai kualitas pegawai terkait dengan

kepemimpinan di unit kearsipan Universitas Hasanuddin :

“Bagus, pimpinan selalu terbuka dengan pegawai-pegawai disini. Mau menerima masukan dari kami. Kalau pimpinan melihat kita kesulitan, pimpinan juga turuntangan ikut membantu kita” (Wawancara informan P.2 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 09.00 WITA).

Sejalan dengan pernyataan tersebut, arsiparis lain juga

mengemukakan bahwa pola kepemimpinan yang diterapkan diunit

kearsipan yaitu pola kekeluargaan. Berikut petikan wawancaranya :

“Bagus, selalu mengarahkan dan terbuka. Jadi kita juga merasa nyaman” (Wawancara informan P.3 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pada pukul 10.00 WITA).

“Komunikasi yang baik, musyawarah mufakat. Jadi itu yang diluar adalah mitra kerja saya. Semua diselesaikan dengan diskusi dalam masalah apapun” (Wawancara informan P.1 pada hari Selasa 02 Februari 2018, pukul 11.00 WITA).

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pola

kepemimpinan yang ada di unit kearsipan Universitas Hasanuddin

berjalan dengan baik dengan menggunakan pola kepemimpinan

kekeluargaan atau demokrasi. Tidak adanya sekat antara pimpinan dan

pegawai membuat penyelesaian pekerjaan lebih mudah, karena

keterbukaan pimpinan untuk menerima saran dan dapat bekerjasama

dalam menyelesaian permasalahan yang ada di unit kearsipan. Pimpinan

juga memberikan kepercayaan kepada bawahan, sehingga arsiparis

bertanggungjawab atas setiap pekerjaan yang dilakukan. Sistem

81

kepemimpinan seperti ini memudahkan penyelesaian masalah secara

berasama-sama.

Berdasarkan hasil observasi, selama peneliti melakukan penelitian

kurang lebih satu minggu, peneliti tidak menemukan adanya

kunjungan/orang yang mencari arsip di unit kerasipan Universitas

Hasanuddin. Namun berdasarkan pengalaman yang dirasakan langsung

oleh peneliti. Dapat terlihat keramahtamahan dari pelayanan yang

diberikan oleh arsipari/pegawai yang ada di unit kearsipan. Ini terbukti

ketika peneliti pertamakali datang ke unit kearsipan dan direspon baik dan

cepat oleh arsiparis yang ada mengenai keperluan dari peneliti.

Adapun permasalahan yang terjadi di unit kearsipan mengenai

perhatian pimpinan Universitas terhadap pengelolaan arsip di lingkup

Unhas belum baik. Hal ini karena disebabkan pihak pimpinan universitas

belum mengetahui manfaat sebenarnya dari pengelolaan arsip dan masih

kurangnya sadar arsip dilingkup pimpinan Universitas. Pengelolaan arsip

akan berjalan dengan baik manakala pimpinan memperhatikan arsip mulai

dari saat penciptaan. Karena akar permasalahan yang ada mengenai

pengelolaan arsip yakni masih kurangnya arsiparis-arsiparis yang di

tempatkan di setap unit/fakultas. Sehingga arsip yang diserahkan ke unit

kearsipan masih dalam karungan dan ini yang mebuat siklus pengelolaan

arsip berjalan dengan lambat.

82

83

BAB VI

PENUTUP

VI.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian mengenai kinerja arsiparis di unit

kearsipan Universitas Hasanuddin maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Kuantitas Kerja. Jika di tinjau dari sasaran kerja arsiparis

mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan target.

Namun dari segi volume pekerjaan belum sesuai dengan jumlah

pegawai yang ada dan beban kerja arsiparis belum merata.

2. Kualitas Kerja. Secara umum tenaga arsiparis mampu

menyelesaikan pekerjaan sesuai target yang ditentukan dengan

teliti dan rapi. Namun kurangnya sarana-prasarana yang

memadai sehingga menghambat proses pekerjaan

terselesaikan dengan baik.

3. Job knowledge (Pengetahuan terhadap pekerjaan).

Berdasarkan latar belakang pendidikan tenaga arsiparis yang

ada di unit kearsipan belum sesuai. Namun wajar ketika hal

tersebut terjadi, karena telah diatur di dalam Undang-Undang

No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa pengangkatan

tenaga arsiparis dapat melalui pendidikan formal dan informal.

Pengetahuan arsiparis mengenai tugas pokok dan fungsinya

sudah baik, namun arsiparis masih sering mengerjakan tugas

84

diluar tupoksinya yang dikarekan kurangnya tenaga arsiparis,

sehingga arsiparis di unit kearsipan saling membantu.

4. Kreativiness (Kreativitas). Pemberian ide dan gagasan-gagasan

oleh arsiparis terhadap penyelesaian pekerjaan dinilai masih

kurang. Hal ini dikarenakan kecenderungan tenaga arsiparis

hanya mengerjakan pekerjaan yang berulang sehingga

penyelesaian kerja yang kurang memerulukan sesuatu metode

yang baru dan melaksanakan pekerjaan sesuai perintah

pimpinan. Namun dalam hal komunikasi antara pimpinan dan

bawahan berjalan dengan baik.

5. Cooperation (Kerjasama). Kerjasama antara pegawai telah

berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan jumlah pegawai yang

sedikit, sehingga pegawai membutuhkan satusama lain

sehingga terjalin kerjasama dalam menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu kebijakan yang diterapkan oleh pimpinan memberikan

dorongan kepada arsiparis untuk saling bekerjasama.

6. Dependability (keteguhan dalam bekerja). Secara umum

tanggungjawab dan kedisiplinan arsiparis terhadap

pekerjaannya sudah baik. Hal ini dikarenakan terkait dengan

penilaian prestasi kerja. Sehingga pegawai bertanggungjawab

terhadap pekerjaannya serta disiplin dalam bekerja. Selain itu

usaha pimpinan dalam meningkatkan disiplin pegawai dengan

85

mengkomunikasikan permasalahan dengan baik dan berimbas

pada penilaian kinerja pagawai.

7. Initiative (inisiatif). Inisiatif tenaga arsiparis cukup baik dalam

menyelesaikan pekrjaannya, tetapi hanya berorientasi kepada

penyelesaian pekerjaan sesuai target. Dalam hal memberikan

masukan ide dan gagasan kepada pimpinan terhadap

penyelesaiakan pekerjaan, inisiatif arsiparis masih kurang.

8. Personal qualities (kualitas Pribadi). Pola kepemimpinan yang

diterapkan di unit kearsipan merupakan pola kekeluargaan atau

demokrasi. Pelayanan di unit kearsipan dinilai memuaskan,

kerena setiap pegawai berusaha memberikan pelayanan yang

ramah dan saling bergatian dalam melayanan manakala ada

pegawai yang sedang mengerjakan pekerjaan lain.

Selain indikator atas ditemukan pula permasalahan kurangnya perhatian

pimpinan Universitas terhadap penyelenggaraan kerasipan turut

menghambat kinerja dan pengelolaan arsip yang ada di unit kearsipan, ini

tercermin dari proses pengadaan fasilitas kearsipan yang lama. Disamping

itu kurangnya tenaga arsiparis di lingkup Universitas belum maksimal

seperti arsiparis disetiap fakultas yang belum terpenuhi. Sedangkan untuk

meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di unit Kearsipan Universitas

Hasanuddin diperlukan pengelolaan yang baik, diawali oleh dari pencipta

arsip yakni yang berasal dari tiap-tiap fakultas atau unit-unit kerja lingkup

Universitas sehingga arsip yang telah inaktif diserahkan ke unit kearsipan

86

Universitas tertata dengan baik. Namun kenyataan saat ini bahwa

pengelolaan arsip inaktif dari fakultas dan unit-unit lingkup Universitas

belum berjalan dngan baik dan berdampak pada volume arsip yang

diserahkan ke unit kearsipan melebihi kemapuan arsiparis yang ada.

VI.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, adapun saran yang

direkomendasikan oleh peneliti terkait dengan Kinerja Arsiparis di Unit

Kearsipan Universitas Hasanuddin yaitu :

1. Diharapkan kepada pimpinan-pimpinan Universitas untuk lebih

memperhatikan penyelenggaraan kearsipan yang berjalan di

Universitas Hasanuddin. Agar memori organisasi tetap terjaga

keautentikannya.

2. Dalam rangka peningkatan sumber daya manusia, kiranya masih

diperlukan pengembangan tenaga arsiparis dari segi kualitas dan

kuantitas. Mengingat peran sumber daya manusia sebagai

penggerak berjalannya penyelenggaraan kearsipan.

3. Diharapkan adanya anggaran khusus dalam rangka

penyelenggaraan kearsipan di Unit Kerasipan Universitas

Hasanuddin. Mengingat dalam menjalankan manajemen kerasipan

yang baik diperlukan sarana dan prasarana yang memedai.

87

DAFTAR PUSTAKA

BUKU :

Dharma, Surya. 2005. Manajemen Kinerja, Falsafah, Teori dan

Penerapannya. Pustaka Pelajar. Yogyakarta.

Gomes, Faustino Kardoso. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Penerbit Andi Yigyakarta. Yogyakarta.

Mahmudi. 2015. Manajemen Kinerja Sektor Publik. Edisi Ketiga. Sekolah

Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Yogyakarta.

Moleong, Lexy J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Remaja

Rosdakarya. Bandung.

Raco, J.R. 2010. Metode Penelitian Kualitatif, Jenis, Karakteristik dan

Keunggulannya. Grasindo. Jakarta.

Rahadi, Dedi Rianto. 2010. Manajemen Kinerja SUmberdaya Manusia.

Tunggal Mandiri Publishing. Malang.

Sarwono, Jonathan. 2006. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif.

Graha Ilmu. Yogyakarta.

DOKUMEN :

Al-Hadist.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 5 Tahun 2017,

Tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional

Arsiparis.

Peraturan Menteri Negara Pandayagunaan Aparatur Negara Nomor :

Per/3/M.Pan/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan

Angka Kreditnya.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun

2011, Tentang tata cara Akuisisi Arsip Statis.

Sidokare, Abu Ahmad as. 2009. Kitab Shahih Bukhari. Pustaka Pribadi.

88

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan.

JURNAL :

Destiasari, Selvi, 2015. Kinerja Pegawai di Kantor Kecamatan Cipocok

Jaya Kota Serang. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

Novriani, Riri. 2014. Kinerja Pegawai Pada Dinas Pendidikan Kabupaten

Pasaman Barat. Jurnal Administrasi Pendidikan. Vol.2.No.1.

Bahana Manajemen Pendidikan.

Scenario Planning Peningkatan Kinerja Lembaga Kearsipan dalam

Pengolahan Arsip Statis Guna Meningkatkan Akses dan Pelayanan

Publik. Jurnal Kearsipan VOL 8/ANRI/12/2013. Jakarta.

Wardani, Nesya Ayu, 2012. Analisis Kinerja Pegawai di Sekertarian DPRD

Provinsi Banten. Universitas Ageng Tirtayasa.

Zaenuddin, 2013. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di Indonesia:

Bentuk, Tugas dan Kelengkapannya. Jurnal Kearsipan VOL

8/ANRI/12/2013. Jakarta.

89

Pedoman wawancara I Pimpinan

Indikator Kisi-kisi wawancara

Quantity of work (kuantitas Kerja) 1) Pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan tupoksi dan beban kerja?

2) pegawai berkeja sesuai dengan jam kerja?

Quality of work (kualitas kerja) 1) Bagaimana kualitas dan hasil kerja pegawai?

2) upaya apa yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas kerja pegawai?

3) apakah diklat yang dilakukan sudah cukup meningkatkan kualitas pegawai?

Job Knowladge (Pengetahuan) 1) Pekerjaan yang anda berikan sesuai denga tupoksi bawahan?

2) bagaimana pengetahuan pegawai tentang pekerjaan?

3) Apakah pegawai sudah memahami tugas dan kewajiban masing-masing

Creativeness (Kreativitas) 1) Bagaimana inisiatif pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan manakala anda tidak ditempat kerja?

2) Apakah pegawai selalu menyampaiakan ide dan gagasannya?

Cooperation (Kerjasama) 1) Bagaimana wujud kerjasama antar pegawai dibidang anda?

2) Apakah seluruh pegawai dapat bekerja dalam satu tim?

Dependability (Keteguhan ndalam bekerja) 1) Bagaimana tingkat kehadiran pegawai di bidang anda?

2) Penyelesaian pekerjaan dibidang anda seperti apa?

3) Usaha yang dilakukan untuk meningkatkan disiplin pegawai?

Initiative (inisiatif) 1) Bagaimana tanggungjawab pegawai terhadap pekerjaannya?

Personal Qualities (Kualitas Pribadi) 1) Pola kepemimpinan yang seperti apa yang anda terapkan pada bagian anda?

90

Pedoman Wawancara II

Pegawai/Arsiparis

Indikator Kisi-kisi wawancara

Quantity of work (kuantitas Kerja) 1) Pekerjaan yang anda lakukan sesuai dengan tupoksi dan beban kerja?

2) anda berkeja sesuai dengan jam kerja?

Quality of work (kualitas kerja) 1) upaya apa yang anda lakukan untuk meningkatkan kualitas kerja?

2) apakah diklat yang anda lakukan sudah cukup meningkatkan kualitas anda?

Job Knowladge (Pengetahuan) 1) Pekerjaan yang anda dapatkan sesuai denga tupoksi?

2) bagaimana pengetahuan anda tentang pekerjaan anda?

3) Apakah anda sudah memahami tugas dan kewajiban anda?

Creativeness (Kreativitas) 1) Bagaimana inisiatif anda dalam menyelesaikan pekerjaan manakala pimpinan tidak ditempat kerja?

2) Apakah anda selalu menyampaiakan ide dan gagasan anda?

Cooperation (Kerjasama) 1) Bagaimana wujud kerjasamai dibidang anda?

2) Apakah anda dan seluruh pegawai dapat bekerja dalam satu tim?

Dependability (Keteguhan ndalam bekerja) 1) tingkat kehadiran anda apakah cukup bagus?

2) Penyelesaian kerja dibidang anda seperti apa?

3) Usaha yang dilakukan pimpinan untuk meningkatkan disiplin?

Initiative (inisiatif) 1) Bagaimana tanggungjawab anda terhadap pekerjaan?

Personal Qualities (Kualitas Pribadi) 1) Pola kepemimpinan yang seperti apa yang diterapkan oleh pimpinan anda?

91

Kuantitas

1. apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan standar kerja dan beban kerja

2. apakah pegawai bekerja sesuai dengan jam kerja - bagaimana dengan pegawainya apak sudah cukup?

Kualitas 3. bagaimana dengan hasil kerja pegawai apaka sudah efektif? 4. bagaimana kuaitas dan hasil kerja pegawai? 5. Upaya apa yang dilakukan utuk meningkatkan kualitas kerja pegawai?

- kalau dari segi kelengkapan dan tata ruang apakah dapat mempengaruhi kualitas kerja pegawai?

6. Apakah sering dilakukan diklat untuk meningkatkan kualitas pegawai? 7. menurut anda, apakah pegawai selalu teliti dan rapi dalam menyelesaikan suatu

pekerjaan? 8. apakah pegawai selalu menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat?

Pengetahuan 9. Apakah penempatan pegawai sudah sesuai dengan latar belakang pendidikan? 10. apakah pekerjaan yang anda berikan sesuai denga tupoksi bawahan? 11. bagaimana dengan pengethauan pegawai mengenai pekerjaannya?

- bagaumana dengan pegawai yang memang sudah bekerja sesuai tupoksinya akan tetapi juga merangkap ke kepkerjaan lain?

12. apakah pegawai sudah memahami tugas dan kewajiban masing”? Kreativitas

13. Apakah pegawai dilignkungan anada selalu menyampaikan iden dan gagasan? 14. Apakah anda selalu memberikan kesempatan pada para pegawai untuk

memberikan gagasan dan ide pemikiran dalam memecahkan persoalan yang ada?

Kerjasama 15. Bagaimana wujud kerjasamaantar pegawai? 16. apakah seluruh pekerja bisa bekerja dalam satu tim? 17. apakah pegawai mampu mengembangkan kerjasama yang haromonis dengan

atasan, rekan kerja? 18. apakah pegawai hanya bekerja sama dalam kelompok/bidangnya saja????

Kesungguhan dalam bekerja 19. Bagaimana tingkat kehadiran pegawai? 20. Usaha apa yang dilakukan untuk meningkatkan disiplin pegawai?

- bagaimana mengenai kehadiran apel paagi? Inisiatif

21. apakah pegawai memiliki inisiatif dan motivasi dalam menyelesaikan pekerjaannya?

22. bagaimana tanggungjawab pegawai terhadap pekerjaannya? 23. apa ada koordinasi antara pimpinan unit kearsipan dengan pimpinan universitas

dalam hal penignkatan manajemen kearsipan? Kepemimpinan

24. pola kepemimpinan apa yang anda terapkan pada bagian anda?

92

25. Sanksi apa yang akan diberikan kepada pegawai yagn tiddk disiplin? Kuantitas

1. apakah anda bekerja sesuai dengan jam kerja dan beban kerja? 2. apakah volume pekerjaan yang diberikan oleh atasa selsau banyak?

kualitas 3. apakah dalam menyelesakan pekerjaan anda dituntut target? 4. apakah dalam bekerja, anda memperhatikan kualitas kerja? 5. upaya apa yang anda lakukan untuk meningkatkan kualitas kerja? 6. apakah diklat yang anda daptkan sudah cukup untuk meningkatkan kualitas

pegawai? 7. permasalahan apa yang sering muncul yang dapat menagnggu kualitas kerja

anda? 8. apakah anda selalu teliti dan rapi daam menyelesaikan pekrjaan anda? 9. apakah anda selalu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat?

Pengetahuan 10. apakah penempatan anda sesuai dengan latar belakang pendidikan anda? 11. apakah pekerjaan yang anda dapatkan sesuai dengan tupoksi? 12. bagaimana pengetahuan anda mengenai pekerjaan anada? 13. apakah anda seudah memahami tugas dan kewajiban anda? 14. apakah ada hal yang menghambat dalam penyelesaian pkerja anda?

kreativitas 15. apakah anda sering memberikan ide atau gagasan kepada pimpinan dalam hal

pekerjaan? 16. apakah pimpinan selalu memberikan ruang untuk memaparkan gagasan dan ide

anda? Kerjasama

17. bagaiamana eujud kerja sama yang anda lakukan di bidang anda? kesungguhan dalam bekerja

18. bagaimana tingkat kehadiran anda dan pegawai? 19. sanksi apa yang diberikan pimpinan bila pegwai tidk disiplin? 20. usaha apa yang dilakukan oleh pimpinan dalam meningkatkan displin? 21. bagaimana dengan tanggungjawab anda terhadap pekerjaan?

Inisiatif 22. Inistaif apa yang anda.pegawai lakukan dalam menyelesaikan Pekerjaan? 23. apa yang anda lakukan bila pimpinan tidak ada kantor? 24. bagaimana anda meningkatkan kedisiplinan dalam hal pekerjaan?

Kepemimpinan 25. pola kepemimpinan apa yang diterapkan oleh pipinan anda? 26. bagaimana bentuk sanksi bagi pegawai yang tidak disiplin?

93

WAWANCARA KEPADA INFORMAN

Gambar 1. Wawancara Arsiparis Gambar 2. Wawancara Arsiparis Gambar 3. Wawancara Petugas Administrasi Gambar 4. Wawancara Arsiparis

94

DEPO ARSIP (PENYIMPANAN ARSIP)

Keterangan : Terlihat Sebagian arsip tidak ditempatkan pada rak arsip, karena rak arsip yang tersedia sudah penuh. Sehingga Sebgian box yang berisi arsip hanya digeletakkan di meja-meja dan kursi serta lantai .

Gambar 5. Rak Arsip Gambar 6. Arsip Statis

Gambar 7. Ruang Penyimpanan Arsip Gambar 8. Ruang Penyimpanan Arsip

Gambar 9. Ruang penyimpanan arsip statis Gambar 10. Arsip keuangan

95

Peyimpanan Arsip Aktif

Ruang Kerja Unit Kearsipan

Keterangan : Unit Kearsipan terletak lantai atas perpustakaan yakni lantai 4. Terlihat bila kita naik di lantai 4 banyak ruangan yang terbengkalai, satu-satunya ruangan yang terpakai adalah Unit kearsipan.

Gambar 11. Penyimpanan Arsip Aktif Gambar 12. Filing Kabinet (map

Gantung/Guide)

Gambar 13. Lingkungan Unit Kearsipan Gambar 14. Ruangan Unit Kearsipan

Gambar 15. Ruangan Unit Kearsipan Gambar 16. Ruangan Unit Kearsipan

96

Penyimpanan Arsp Audio dan Visual

Keterangan : Terlihat penyimpanan arsip audio visual belum efektif. Seharunyaarsip peta di bungkus dengan map khusus dengan kadar asam yang tinggi sehingga arsip dan informasinya dapat terjaga

Gambar 17. Arsip Audio Visual Gambar 18. Arsip Peta

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAI\[ PEIIIDIDIKA]\I TINGGIUNIVERSITAS HASANUDDIN

KAMPUS TAMALANREAJALAN PERINTIS KEMERDEKAAN KM.IO MAKASSAR 90245

TELEPON : 041l-586200 (6 SALLIRAN), 584002, FAX. 585188

Nomor : 2888/1IN4.3.1/PL.00.0012018Hal : IzinPenelitian

2 Februari 2018

Yth. : Kepala Unit Kearsipan Universitas HasanuddindiMakassar

Dengan hormat, menindaklanjuti surat Kepala Dinas Penanaman Modal dan PelayananTerpadu Satu Pintu Provinsi Sulawesi Selatan Nomor : 9l2lS.0llPTSP/2018 tanggal30 Januari 2018 perihal tersebut di atas, disampaikan bahwa mahasiswa :

NamaNIMFakultasProgram StudiPekerjaan

Muhammad Ridwan MB.Ezttt3730Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UnhasAdministrasi NegaraMahasiswa (S1)

akan melakukan penelitian di Universitas Hasanuddin yang berkaitan dengan penyusunanSkripsi yang berjudul ".KINERIA ARSIPARIS DI UNIT KEAP"SIPAN WIVERSITASHASANUDDIAP',

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada tanggal 31 Januari s.d 28 Februari 2018. Untuk maksudtersebut, dimohon bantuan kiranya dapat mengizinkan mahasiswa tersebut di atas untukmelakukan penelitian di unit kerja Saudara.

Atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih.

NIP 19640821 t99t03 200r

wtuntyB0rQlls.&

r!

r ilrflrfrIflililtriltfltillflffilrilil [ I12A18'l 91420948

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI SETATANDINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU

BIDANG PENYELENGGARAAN PELAYANAN PERIZINAN

Berdasarkan surat Wakil Dekan Bid. Akademik dan Pengembangan FISIP UNHAS Makassar Nomor: 1471UN4.8.1/PL.00.00/20187 tanggal30 Januari2018 perihaltersebut diatas, mahasiswa/peneliti dibawah ini:

Nomor : 912/S.01fPTSP/2018Lampiran :

Perihal : lzin Penelitian

NamaNomor PokokProgram StudiPekerjaan/LembagaAlamat

MUHAMMAD RIDWAN MBF.21113730Adm. NegaraMahasiswa(S1)Jl, Perintis Kemerdekaan Km. 10 Makassar

KepadaYth.Rektor Univ. Hasanuddin Makassar

di-Tempat

SULAI'I'ESI SELATANPelayanan Perizinan Terpadu

Bermaksud untuk melakukan penelitian di daerahlkantor saudara dalam rangka penyusunan Skripsi, denganjudul :

. KINERJA ARSIPARIS DI UNIT KEARSIPAN UNIVERSITAS HASANUDDIN'

Yang akan dilaksanakan dari : Tgl. 3f Januari sld 28 Februari ZAfi

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, pada prinsipnya kami menyetujui kegiatan dimaksud denganketentuan yang tertera dibelakang surat izin penelitian.

Demikian Surat Keterangan ini diberikan agar dipergunakan sebagaimana mestinya.

Diterbitkan di MakassarPada tanggal : 30 Januari 2018

A.n. GUBERNUR SUI.AWESI $EI-ATANKEPALA DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU

TembusanYth1, Wakil Del€n Bid. Akademik dan Pengembangan FISIP UNHAS Makassar di Makassa[2. Pertinggal.

ina Utama Madya0513 199002 1 002

a

KEMENTERIAN RISET. TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNI VERS ITAS HASANUDDIN

FAKT.IT,TAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIKKAMPUS TAMALANREA

Jl PIIRINTIS KITMERDEKAAN KM. I0 MAKASSAR 90245TEI,P. /F /LX(041 I ) s8s024, (?Sw. t I 6s)

NomorLamp.Hal

', //7/<n,7 P //P/ o0'oa,/*at7 30 Januari 20 1 8

: Permohonan Izin MelakukanPenelitian / Wawancara

Kepada YthGubernur Sulawesi Selatanc.q. Kepala UPT P2T, BKPMD Prov. Srrlseldi-Makassar.

Dengan horlnat, kami sarnpaikan bahwa mahasiswa Fakultas Ilrrru Sosial dan [lrnu pblitikUniversitas Hasanuddin yang tersebut berikut ini .

Nama : Muharnrnad Ridwan MB

No. pokok '. EZt I 13 730

Departemen : Ilrnu Adrninistrasr

Prog.Studi : Adnrinistrasi Negara

Alamat : Kornpleks Unhas Antang Blok Gl 6lll5

Bermakstrd untuk melakukan penelitian lapangan/kepustakaan dalarn rangka penyusunarlskripsi yang beritrdul . "Kinerja Arsiparis di unit Kearsipan Universitas Hasa,uddln

Sehubungan dengan hal tersebut, rnaka karni mohon agar vang bersangkutan diberikanizin rnelakukan penelitian yang di rnaksud.

Demikian penyarnpaian kami, atas perlratian dan bantrrannya diucapkan terima kasih.

Dekan Bidang Akademik {

A. Kambo, M.A&

T'emhuson '

Ll)akan [,isip (lnhas (.sebagui laporun)2. Kelua I)epartemen3.Arsip

ffi0uaIly

'jl*Jgt

3 I 998022001

a

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PERGURUAN TINGGIUNIVERSITAS HASAN UDDIN

UNIT KEARSIPANJALAN PERINTIS KEMERDEKAAN KM. 10 KAMPUS TAMAI.ANREA IUAKASSAR 90245

TELEPON (041 1) 586200, 584002 FAX (041 1) 585188

SURAT KETERANGAN

Uo.D8ruN+'33/KP.051201 8

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama

NIP

PangkaUGol.

Jabatan

lnstansi

Menerangkan

Nama

Nomor Pokok

Fakultas

Program Studi

Wa Ode Numia Rahim, SE., MM

19660101 198701 2AO2

Pembina/GollV/a

Kepala Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin

Universitas Hasanuddin

Muhammad Ridwan MB

821113730

llmu Sosialdan llmu Potitik

Administrasi Negara Konsentrasi Manajemen

Kearsipan

Bdhwa benar telah melaksanakan Penelitian di Unit Kearsipan Universitas Hasanuddin,

dengan judul skripsi "Kineria Arsiparis di llnit Kearsipan lJniversitas Hasanuddin KotaMakassar'. Demikian kami sampaikan untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.

,09 Februari 2018

fiffi,r,.,W*Oile.Nrliniia Rahim, SE., MM'Y4fry-,*,.5F'.,r,r'r:N&:1,q96$tr01 1 98701 2 OO2