Ｓｋｙｐｅを利用した電子会議 ー建築会館会議室側用ー

一般社団法人 日本建築学会 会員・情報 G

2018 年 8 月

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Skype の利用手順 －全体の流れ－

１．事前準備 説明

ページ チェック欄

１）電子会議開催機材の確保 Ｐ．４ □済み

２）参加委員の SkypeID の把握

Ｐ．４ □済み SkypeID は、参加委員ご自身で取得してもらう。

３）コンタクト（連絡先リスト）への追加依頼

Ｐ．５ □済み 参加委員に「コンタクトの追加」への「承認」の依頼を行う。

参加委員が「コンタクトの追加」への「承認」を行ったことを Skype 上で確認する。

委員が「承認」を行わないと、本会と通話できない。

２．会場のセッティング 説明

ページ チェック欄

１）Skype 電子会議セットを会議室に設置

Ｐ．７ □済み 大型セット（52 型液晶 TV）と中型セット（40 型液晶 TV）があるので、予約した機材をセットす

る。

２）Skype のテスト機能を用いた動作確認

Ｐ．７ □済み

パソコンとテレビの電源を入れます。

自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動する。

Skype 自体に簡易テスト機能でテストする。

音声テストサービスにコールしてテストする。

３．会議開始 説明

ページ チェック欄

１）参加委員の SkypeID をグループ化

Ｐ．９ □済み 複数の委員を選択して、グループ化して、一斉発話する準備をする。

２）一斉発話

Ｐ．９ □済み 委員会開始５分前に一斉発話する。受話した委員間で、グループビデオ通話が開始され

る。

３）遅れて参加してくる委員の追加

Ｐ．10 □済み

遅れて参加する委員は、準備が整った合図として、建築学会アカウントに、10 秒程度、鳴ら

し切りしてくる。

掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が 開始されてしまうので、応答しないで、切れるのを待ってください。

鳴らし切りを合図に、委員をグループビデオ通話に追加するために発話する。

委員が受話すると、その委員もグループビデオ通話に追加される。

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■Skypeグループビデオ通話の概念

建築学会 （会議通話のホスト）

委員

委員

委員

委員

①一斉発話

②受話

②受話

②受話

×受話せず

③一斉通話に受話した委員間でグループ通話が開始

委員

④追加で発話

⑤受話 ⑥グループ通話に追加参加

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１．事前準備 1） 電子会議開催機材の確保

機材は２セットがあるので、下記の何れかを選び、会員・情報 G の窓側デスクに配置されている「開催予定管理一

覧表」に予約する。

１．大型セット（52 型液晶テレビ）

＞＞SkypeID： aij001

２．中型セット（40 型液晶テレビ）

＞＞SkypeID： aij002

開催予定管理一覧表を確認し、他の委員会と利用予定に重複しないように記入して予約する。

なお、会場の準備／撤去のため委員会の前後 30 分程度を確保して、機材と会議室を予約する。

2） 参加委員の SkypeID の把握

電子会議参加希望の委員に、SkypeID の取得と、Skype のセットアップを依頼する。

（詳細は、別紙「Ｓｋｙｐｅを利用した電子会議 －参加委員用－」をご参照のこと。

http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf Skype の利用経験が無い参加者の場合には、下記から、送信用メール文面のサンプルを取得して、 適宜編集して案内する。 http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/sample.txt

パソコン

Web ｶﾒﾗ

内蔵スピーカ

液晶テレビ

制御機器

集音ﾏｲｸ 集音ﾏｲｸ 集音ﾏｲｸ

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3） コンタクト（連絡先リスト）への追加依頼 参加委員の SkypeID を把握したら、会員・情報 G の窓側デスクのパソコンで、Skype を起動して、

該当委員に「コンタクトの追加」依頼を行う。

大型セットを予約した場合には、SkypeID「aij001」を、中型セットの場合には、「aij002」を利用する。

aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので、必ず当日使う SkypeID（aij001 もしくは aij002）より、

「コンタクトの追加」の依頼を行う必要がある。 １．追加したい委員の SkypeID を入力して、[このユーザを検索]ボタンをクリックする。

（インターネット上の Skype サーバから、該当ユーザが検索される）

・目的の委員が見つかったら、[コンタクトの追加]ボタンをクリックして、続いて、[リクエストの送信]を行う。

２．委員が[コンタクトの追加]を「承認」するまでは、下記の凡例の③の「 」 アイコンで表示される。

委員に「コンタクトの追加」の「承認」の操作を終えないと、本会と通話できないので、次ページの３．のような

メールで案内を行う。

状態アイコンの凡例

① オンライン

② オフライン

③ 「コンタクトの追加」の「承認」を行っていない

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３．Skype 上から、参加委員に、「コンタクトの追加」の依頼を送出したら、下記のような主旨のメールで、

参加予定の委員に、「承認」するように依頼する。

▲▲大学 ▲▲先生

お世話になっております。

SkypeID のご連絡をありがとうございます。

先程、日本建築学会の ID（aij00▲）から、

▲▲先生の ID（▲▲▲▲▲）へ、「コンタクトへの追加のお願い」を送出しました。

Skype を起動して、「承認」の操作をよろしくお願いします。

（「承認」の操作によって、▲▲▲▲▲と、aij00▲が通話できるようになります。）

当日は、委員会開始の５分くらい前になりましたら、コールしますので、

Skype を起動しておいて、受話をお願いします。

また、下記は簡単なマニュアルになりますので、お目通しください。

http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf

よろしくお願いいたします。

-----------------------------

一般社団法人 日本建築学会 ▲▲グループ

108-8414 東京都港区芝 5-26-20

▲▲▲▲

Tel (03)-3456-20▲▲

Fax(03)-3456-2058

-----------------------------

【参加人数が複数名の場合には、下記のような文を付加する】

※今回は参加者が複数名のため、建築学会 ID を中心にして、複数拠点で通信しますので、

必ず、aij00●からのコールに受話してください。

※遅れてご参加になる場合には、aij00●に、10 秒程度鳴らし切りをしてください。

それを合図にこちらからコールします。

４．参加委員から、「コンタクトへの追加依頼」に「承認」したことの返答があったら、再度、会員・情報 G の窓側デス

クに配置された PC で、Skype を起動して、該当の委員のアイコンが、「 」 もしくは、「 」 に変化した

ことを確認する。

アイコンが、「 」 の状態の場合は、「承認」が行われていないので、「承認」するようにメールなどで依頼する。

アイコンが「 」のままだと、発話しても呼び出しが行われず、通話できないので、必ず確認する。

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２．会場のセッティング

1） Skype 電子会議セットを会議室に設置 大型セット（52 型液晶 TV）と中型セット（40 型液晶 TV）のうち、予約したものを設置する。

2） Skype のテスト機能を用いた動作確認

パソコンとテレビの電源をいれると、自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動するので、Skype の動作確認

を行う。

【Skype 自体が備えている開始ウィザードで動作確認を行う。】

・[ヘルプ]メニューから、[通話音質ガイド]を選択する。

・[通話品質ガイド]画面が表示されたら、[サウンドチェックウィザード]を起動する。

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・[Skype のセットアップ-サウンドとビデオの確認-]画面が表示されたら、下記を確認する。

【音声テストサービスにコールしてテストする。】

・[連絡先]欄から、[Echo / Sound Test Service]を選択して、[通話]をクリックする。

・機械が応答し、「こちらは Skype 音声テストサービスです。ピープ音の後にメッセージをお話しください。10 秒後あ

なたの声が再生されます。」とアナウンスが流れるので、指示の通りにテストをする。

・自分の録音した音声が再生されれば、テストは正常に完了。

なお、音声テストサービスで、テストできるのは、音声のみで、Web カメラの映像はテストできない。

①ヘッドホンから音が出るか

②Web カメラは正常か

③マイクが音を拾っているか

マイクでしゃべるとインジケータが振れるか？

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３．会議開始

1） 参加委員の SkypeID のグループ化 ・連絡先リストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザを選択する場合には、[CTRL]キーを押しながら選択する。

2） 一斉発話 ・参加委員を選択したら、「ビデオ通話」ボタンをクリックする。

・選択したユーザに呼び出しが実施されます。相手が受話操作すると、通話が開始される。 ※相手が応答しない場合にはそのユーザへの呼び出しは自動的に終了する。

Ctrlキーを押しながら、クリックすると

複数のユーザを選択できる。

相手側の画像

自分のビデオ

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3） 遅れて参加する委員の追加

・遅れて参加する委員は、準備が整うと、10 秒程度、建築学会の SkypeID に鳴らし切りしてくる。 ・途中からユーザを追加する場合は、「参加者を追加」ボタンを押して、追加するユーザを呼び出す。 【注意！】掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が開始される。

自分の映像が OFF になっている場合には、「マイビデオ」ボタンをクリックして、映像を ON にする。

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３．会議開始（バージョン 8.0 以降）

1） 参加委員の SkypeID のグループ化 ・[Alt]キーを押して、メニューバーを表示させる。

・メニューバーから、[ファイル] > [新しいグループ] を選択する。

・ 「新しいグループ」ウィンドウが表示する。

[グループ名]を入力する。（例：180816_○○委員会等）

（丸囲右矢印）ボタンを押す。

入力

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・ユーザーリストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザーを選択する場合には、全メンバーが選択されているか確認する。

・ユーザーリストにいないメンバーは、検索して追加する。

選択したメンバーに、

チェックマークが付いているか確認。

選択したメンバーは、

上段へ表示されるので確認。

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・ （完了）ボタンを押す。

・グループの作成完了。

左ペインに作成したグループが

表示される。

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2） 一斉発話 ・次のいずれかの方法を用いて、グループメンバーに一斉に発信する。 【方法 A】

① （チャット）タブ> ②作成したグループ名のチャットを選択 > ③ （ビデオ通話）ボタン

を押す。

【方法 B】

① （通話）タブ > ②作成したグループ名の[最近の通話]にマウスオーバー（※） > ③ （ビ

デオ通話を開始）ボタンを押す。

①

②

③

①

② ③

※マウスカーソル(マウスポインタ)を

対象グループの上に重ねるとボタンが

表示される。