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Representaciones graficas (flujogramas de las caracterizaciones) de los subprocesos del mapa de procesos de Cardif S.A.
Simbología empleada en las representaciones gráficas de las caracterizaciones de subprocesos del mapa de procesos de Cardif Colombia
Seguros Generales S.A.
Símbolo Significado Función
Evento de inicioRepresenta el inicio del flujo del subproceso, siendo el
elemento disparador, entrante de procesos anteriores
Evento FinalRepresenta el final del flujo del subproceso, siendo el
elemento sumidero, es la salida para procesos siguientes
Línea de flujo de
secuencia
Representa el orden y la dirección en que se ejecutan
(suceden) las actividades ejecutadas por el subproceso
Proceso (tarea)Representa la tarea u operación llevada a cabo para la
realización del subproceso (sus actividades desglosadas)
SubprocesoRepresenta una tarea de otro subproceso ya modelado
(predefinido), accionados por el subproceso analizado
Compuerta de
decisión
Representa divergencia en el flujo del subproceso, por
caminos alternativos causados por la toma de decisiones
Mapa de procesos de Cardif Colombia Seguros Generales S.A.
MAPA DE PROCESOS DE CARDIF COLOMBIA SEGUROS GENERALES S.A.
ESTRATÉGIC
OS ESTRATÉGICOS
MIS
IONALE
S MISIONALES
DE APOYO
DE APOYO
DEFINIR EL PLAN ESTRATÉGICO (DPE)
GESTIONAR LOS PROYECTOS
ESTRATÉGICOS (GPE)
GENERAR Y MONITOREAR EL
PRESUPUESTO (GMP)
DESARROLLAR
PRODUCTOS Y SERVICIOS (DPS)
IMPLEMENTAR
PRODUCTOS Y SERVICIOS (IPS)
ADMINISTRAR
PRODUCTOS Y SERVICIOS (APS)
GESTIONAR LAS INVERSIONES (GIN)
GESTIONAR EL RECURSO HUMANO (GRH)
GESTIONAR LA LOGÍSTICA (GLO)
ADMINISTRAR LOS RIESGOS (ARI)
GESTIONAR LA CALIDAD Y LA MEJORA CONTINUA
(GCA)
GESTIONAR LA LEGISLACIÓN (GLE)
GESTIONAR LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN (GIT)
ANALIZAR Y PROVEER INFORMACIÓN, ECONÓMICA,
FINANCIERA Y CONTABLE (PIN)
GESTIONAR EL MARKETING Y COMUNICACIONES (GMA)
1. Flujograma del subproceso Direccionamiento Estratégico (DPE)
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MACRO PROCESO Definir el plan estratégico
PROCESO Direccionamiento estratégico
ÁREAS RESPONSABLES Presidencia / Vicepresidencias
MEDIR, CONTROLAR E
INFORMAR EL RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS
SISTEMAS EN LOS PROCESOS (SARM, SARC, SARL, SARO,
SARLAFT, COMITÉS)
PLANEAR Y DISEÑAR
LOS SISTEMAS DE CONTROL DE LA
EMPRESA AJUSTADOS A LOS
REQUERIMIENTOS
BNPP Y AQUELLOS IMPLEMENTAR POLÍTICAS Y
LINEAMIENTOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL,
PONERLOS EN MARCHA (LOS DE CONTROL INTERNO (SCI), DE RIESGOS (SGR)) Y
LOS COMITÉS DE VIGILANCIA
MONITOREAR Y EVALUAR EL
DESEMPEÑO DE LOS SCI, SGR, PRESUPUESTOS Y OTROS
CONTROLES DISPUESTOS SEGÚN EL PERFIL DE RIESGOS ASOCIADO A LOS PROCESOS
REVISAR EL DESEMPEÑO Y
LA GESTIÓN DE LOS SISTEMAS EN LOS
PROCESOS Y MANTENER LOS SISTEMAS DE
COMUNICACION INTERNOS
PLANIFICACIÓN Y
TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS O DE MEJORA
DEFINIR ROLES Y
RESPONSABILIDADES PARA EL GOBIERNO
CORPORATIVO
2. Flujograma del subproceso Definir el presupuesto (GMP)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar y monitorear el presupuesto
PROCESO Definir el presupuesto
ÁREAS RESPONSABLES Planeación
PLANEACIÓN Y
COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA
REALIZAR EL PRESUPUESTO
CALCULAR LOS INDICADORES (PROYECCIONES)
MACRO ECONÓMICOS, POTENCIAL DE LOS PRODUCTOS Y EL RESULTADO TÉCNICO
ACTUARIAL, COORDINAR EL CRONOGRAMA DE ENTREGA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
CON LAS ÁREAS
ELABORAR
INFORMES DE GASTOS Y SUS
PROYECCIONES
CARGAR A LAS BD DE PLANEACIÓN LA
INFORMACIÓN RECIBIDA HACER LAS PROYECCIONES DE GASTOS CALCULAR
EL PRODUCTO FINANCIERO, MARGEN DE SOLVENCIA, CAPITAL REQUERIDO,
FLUJO DE CAJA E IMPUESTOS
HACER LAS
PROYECCIONES DE INGRESOS A PARTIR
DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA
REALIZAR EL INFORME DE
PERDIDAS Y GUANACIAS, EL PRESUPUESTO Y LOS ESTADOS
FINANCIEROS DE LA EMPRESA Y REMITIRLOS A CASA MATRIZ
REVISAR LOS INFORMES Y
EL PRESUPUESTO
Flujograma del subproceso Seguimiento Presupuestal (GMP)
Plan
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(PM
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Plan
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ÁREAS RESPONSABLES Planeación (PMO)
PROCESO Seguimiento presupuestal
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar y monitorear el presupuesto
REVISAR PRIMAS
EMITIDAS, RESULTADO TÉCNICO, PRODUCTO
FINANCIEROANALIZAR LA
INFORMACION RECIBIDA, REVISAR LAS
CIFRAS, IDENTIFICAR Y COMUNICAR LAS DESVIACIONES
HALLADAS
REVISAR LOS GASTOS DE LAS ÁREAS Y
CONTRASTARLOS JUNTO CON LA REVISIÓN PREVIA CONTRA EL PRESUPUESTO (Y
MARGEN DE SOLVENCIA, PATRIMONIO TÉCNICO Y CAPITAL DE SOLVENCIA)
PROPONER
MEDIDAS CORRECTIVAS Y
AJUSTAR DE LAS PROYECCIONES EN EL PRESUPUESTO
COMUNICAR AL
COMEX Y A LA OFICINA REGIONAL
DE PLANEACIÓN
3. Flujograma del subproceso Iniciación, Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de proyectos (GPE)
ÁR
EAS
DE
LA E
MPR
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PMO
IT
PROCESO
MACRO PROCESO
ÁREAS RESPONSABLES
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
Gestionar los proyectos estratégicos
iniciación, planeación, ejecución, seguimiento y cierre de
Project Management Office (PMO)
PLANEAR Y
DISEÑAR LA ARQUITECTURA
TECNOLÓGICA DE LA SOLUCIÓN
RECIBIR Y VERIFICAR LAS
PROPUESTAS DE PROYECTOS,VALIDARLAS EN CONJUNTO CON
EL COMITÉ DE INVERSIONES CIM
INICIAR EL PROYECTO AL
ESTUDIAR Y DEFINIR DE FORMA PRELIMINAR LOS
PARTICIPANTES, EL ALCANCE, EL COSTO, LOS TIEMPOS Y
RIESGOS
DETERMINAR LA VIABILIDAD
TÉCNICA Y ECONÓMICA DEL PROYECTO, DEFINIR LOS
REQUISITOS DEL PROYECTO, PRESUPUESTOS, PLANES DE ACCIÓN Y CRONOGRAMAS
ANALIZAR Y DEFINIR LAS
NECESIDADES Y SOLUCIONES A DISEÑAR
HACIENDO LA ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO Y
CRONOGRAMA
PREPARAR LOS REQUISITOS Y
ENTREGABLES DE LA SOLUCIÓN, DEFINIR LA
ESTRATEGIA DE PRUEBAS Y LANZAR EL PROYECTO
DIRIGIR LA EJECUCIÓN DE
LAS CONSTRUCCIONES Y HACER SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LAS ETAPAS DE DESARROLLO
Y LOS RESULTADOS
EJECUTAR PRUEBAS DE
FUNCIONALIDAD Y EVALUAR EL RESULTADO DE LA SOLUCIÓN,
DESPLEGARLA EN PRODUCCIÓN, MONITOREAR RESULTADOS, HACER CIERRE
DEL PROYECTO (EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN DE BENEFICIOS O
PERDIDAS) AL CIM
¿ES VALIDADO EL
PROYECTO, LA SOLUCIÓN Y LOS
REQUERIMIENTOS?
NO
SI
4. Flujograma del subproceso Diseño y Desarrollo de Productos, Servicios y Canales (DPS)
Co
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PROCESO Diseño y desarrollo de productos, servicios y canales
ÁREAS RESPONSABLES Comercial
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Desarrollo de productos y servicios
INICIAR LAS
COMUNICACIONES CON LOS POSIBLES SOCIOS
ENTABLAR
RELACIONES CON LOS SOCIOS, EMPEZANDO
LAS NEGOCIACIONES
RECOPILAR
INFORMACIÓN PERTINENTE A LOS
PRODUCTOS, SOBRE EL SOCIO Y SUS
CLIENTES
REUNIR LA
INFORMACIÓN MAS RELEVANTE PARA
LA CREACIÓN DEL PRODUCTO
DEFINIR CON EL
SOCIO LOS PRODUCTO Y LAS
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
SOLICITUD COMERCIAL
¿ACEPTADOS LOS
RIESGOS ASOCIADOS AL SOCIO?
EVALUACIÓN DEL RIESGO DEL
RIESGO DE CONTRAPARTE, CONOCIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE SOCIOS E INTERMEDIARIOS, MANUAL
DE OUTSOURCING
NO
SI
Flujograma del subproceso Cotización y Aprobación del Producto (DPS)
Co
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ÁREAS RESPONSABLES Implementación comercial / Actuaria
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Desarrollar los productos y servicios
PROCESO Cotización y aprobación del producto
ANALIZAR LA SOLICITUD
COMERCIAL, SUS REQUERIMIENTOS Y
REVISAR SI SE CUENTA CON LA INFORMACIÓN
MÍNIMA
IDENTIFICAR Y DEFINIR LOS
RIESGOS A COTIZAR, EL NIVEL DE DELEGACIÓN , LAS BASES
TÉCNICAS, PARÁMETROS FINANCIEROS Y LOS GASTOS
OPERATIVOS
REVISAR EL DRAFT DE
COTIZACIÓN Y EL VALUE STARS SOMETIENDO A
APROBACIÓN LOS PARÁMETROS DEL
PRODUCTO
CON EL DRAFT DE COTIZACIÓN
EVALUAR CUALITATIVAMENTE LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE CON EL
PRODUCTO DILIGENCIANDO EL FORMATO VALUE STARS
CALCULAR LA PRIMA
PURA, MÁRGENES TÉCNICOS, SINIESTROS
ESPERADOS Y EL TECHNICAL CLIENT VALUE
¿ACEPTADAS LAS
CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO?
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Flujograma del subproceso Gestión de Implementación Comercial (DPS)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Desarrollar los productos y servicios
PROCESO Gestión de implementación comercial
ÁREAS RESPONSABLES Actuaria / Implementación comercial / Legal
CALCULAR EL GLOBAL
EXPOSED AMOUNT, LOS GASTOS, REALIZAR LAS
VALIDACIONES DEFINIDAS Y HACER LA NOTA TÉCNICA
ACTUARIAL (TAN)
DILIGENCIAR EL
FORMATO DE CIERRE COMERCIAL
A PARTIR DE LA TAN Y VALUE STARS
REVISAR LOS
ENTREGABLES SOMETIENDO A
APROBACIÓN LOS PARÁMETROS DEL
PRODUCTO
PREPARAR LA REUNIÓN DE
ACTIVACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
OPERATIVA, SUS ENTREGABLES Y CONVOCAR
LA REUNIÓN
GENERAR EL
CONDICIONADO PARTICULAR
DEL PRODUCTO
5. Flujograma del subproceso Implementación de la Oferta (IPS)
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ÁREAS RESPONSABLES Implementación
PROCESO Implementación de la oferta comercial
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Implementar los productos y servicios
PLANEAR Y ORGANIZAR LOS
FRENTES Y ETAPAS DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN ,
ELABORANDO PLAN DE TRABAJO, CRONOGRAMAS, ENTREGABLES Y
CONTROLES REALIZAR LA REUNIÓN DE LANZAMIENTO
DE LA IMPLEMENTACIÓN (KICK OFF) DEFINIENDO LOS OBJETIVOS, ALCANCES,
METODOLOGÍA, PLAN DE TRABAJO, RESPONSABLES Y TIEMPOS DE LA
IMPLEMENTACIÓN
REALIZAR EL
CERTIFICADO INDIVIDUAL DE
SEGURO (SOLICITUD / PÓLIZA) Y LA FICHA
DE CONFIGURACIÓN
REALIZAR REUNIONES DONDE SE
ESTABLECERÁ EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y EL MODELO
OPERATIVO SEGÚN LOS ESQUEMAS DE NEGOCIO DE
CARDIF Y EL SOCIO (DESDE SU
VENTA, EMISIÓN Y FACTURACIÓN HASTA EL PAGO
DE SINIESTROS Y CIERRE CONTABLE Y MANEJO DE BD)
FORMALIZAR EL MODELO
OPERATIVO Y EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO POR
MEDIO DE UN ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO QUE PLASME LA DESCRIPCIÓN
DEL PROCESO
INSTALAR Y CONFIGURAR
LOS SISTEMAS IT QUE RESPALDAN LOS
PROCESOS DEL PRODUCTO (STCP, PIMS, BD,
APLICATIVOS, LÍNEAS
DISEÑAR Y AJUSTAR
LA PAPELERÍA Y LOS FORMATOS
RELACIONADOS CON LA VIDA DEL PRODUCTO
ELABORAR LOS
ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD
Y LOS CONTRATOS DE NEGOCIO DEL
SOCIO
ESTABLECER LOS
SCRIPTS, GUIONES Y LAS
PARTICULARIDADES DE LAS CAMPAÑAS
SAC Y TMK
Flujograma del subproceso Estabilización (IPS)
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PROCESO Estabilización
ÁREAS RESPONSABLES Estabilización
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Implementar los productos y servicios
PLANEAR Y COORDINAR LAS
PRUEBAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL
PRODUCTO Y SU LANZAMIENTO A
PRODUCCIÓN
EJECUTAR UNA
BATERÍA DE PRUEBAS COMPLETA
SOBRE EL PRODUCTO Y SU CICLO DE VIDA
MONITOREAR DEL
COMPORTAMIENTO DEL PRODUCTO Y SU CICLO
DE VIDA EN LOS AMBIENTES DE PRODUCCIÓN
LANZAR EL PRODUCTO, SUS
CONFIGURACIONES A LOS AMBIENTES DE
PRODUCCIÓN Y REALIZAR PRUEBAS DE
ESTABILIZACIÓN EN LOS
6. Flujograma del subproceso Venta, Proceso de Suscripción y Envío de Condicionados (APS)
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MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
PROCESO Venta, proceso de suscripción y envío de condicionados
ÁREAS RESPONSABLES Producción (emisiones) / TMK / Administrativo / Middle office
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
VENDER LOS PRODUCTOS,
RELACIONAR LAS VENTAS EN ARCHIVOS DE PRODUCCIÓN
Y REMITIRLOS A CARDIF
MONTAR LOS ARCHIVOS EN
LOS APLICATIVOS DE CARGA Y EN LOS APLICATIVOS PIMS
(O SEGYA) DE PREPRODUCCIÓN, GESTIONANDO LAS
INCONSISTENCIAS
HACER LAS EMISIONES EN LOS PIMS
DE PRODUCCIÓN, REVISANDO EL PROCESO Y LA INFORMACIÓN
DEVUELTA DE LAS PRIMAS EMITIDAS, LOS DATOS DE LOS
CLIENTES Y LOS VALORES
REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE
PRIMAS EMITIDAS E INCONSISTENTES Y REMITIR A
LAS ÁREAS OPERATIVAS Y A ADMINISTRATIVO
dREALIZAR LA GESTION PARA EL
ALISTAMIENTO, IMPRESION Y DISTRIBUCION DE LA PAPELERIA
DE LAS POLIZAS VENDIDAS A LOS CLIENTES
Flujograma del subproceso Facturación y Recaudo (APS)
Pro
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
PROCESO Facturación y recaudo
ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo
CONSOLIDAR LAS
EMISIONES Y CANCELACIONES A APLICAR
COBRANZA
RECAUDAR EL VALOR
DE LAS PRIMAS VENDIDAS
GENERAR EL
ARCHIVO PARA EL COBRO DE LAS
EMISIONES DEL CORTE
INGRESAR A LOS
APLICATIVOS DE LAS FRANQUICIAS DE COBRO Y
CARGAR LOS ARCHIVOS HACIENDO EL RECAUDO
¿PRODUCTO
DE COBRO INDIVIDUAL?
NO
SI
REVISAR LA APLICACIÓN
DEL COBRO, LOS VALORES RECAUDADOS,
LOS REGISTROS APROBADOS Y RECHAZADOS
GESTIONAR LAS
INCONSISTENCIAS Y VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE EMISIONES,
RECAUDOS Y
CUENTAS BANCARIAS
HACER LA FACTURACIÓN O LOS
ARCHIVOS DE COBRO DONDE SE TOTALICEN LOS PORCENTAJES
DEL SOCIO Y CARDIF DE LAS PRIMAS RECAUDADAS
CONSTRUIR LA FACTURACIÓN
PRELIMINAR DE LAS PRIMAS POR COBRAR,
CANCELACIONES, DEVOLUCIONES Y PORCENTAJE
DEL MES
VERIFICAR LA
FACTURACIÓN Y LA LIQUIDACION DE
RECAUDOS Y APROBARLOS
GESTIONAR LOS
INFORMES DE LA COBRANZA, LA CARTERA
Y EL RECAUDO Y LA FORMA CON QUE SE
PAGARÁ A LA
CONTRAPARTE
Flujograma del subproceso Pago de Comisiones y Retribuciones (APS)
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PROCESO Pago de comisiones y retribuciones
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo
VALIDAR LAS
CONCILIACIONES DE EMISIONES, RECAUDOS Y
LAS CUENTAS BANCARIAS
EXPEDIR LAS CUENTAS Y
CERTIFICADOS DE COBRO CON LAS RETRIBUCIONES O
COMISIONES POR PRIMA DE LAS PARTES, LA MODALIDAD
DE PAGO, Y AUTORIZACIONES APROBAR LOS
CERTIFICADOS, GESTIONAR LA PROGRAMACIÓN,
REGISTRO Y AUTORIZACIÓN DEL DEBITO, Y REALIZAR LA
TRANSFERENCIA VERIFICAR EL PROCESO
DE PAGO Y SUS SOPORTES, Y REGISTRAR
CONTABLEMENTE LOS HECHOS
¿PRODUCTO
DE TIPO INDIVIDUAL?
SI
NO
VERIFICAR LA ENTRADA O
SALIDA DEL PAGO Y SUS VALORES, EN LAS CUENTAS
BANCARIAS CONTRA LOS INFORMES DE EMISIONES Y
NOVEDADES
APROBAR LOS
CERTIFICADOS DE COBRO Y REALIZAR
LA TRANSFERENCIA
GESTIONAR LA
FACTURACIÓN,LOS PAGOS Y
LOS REGISTROS CONTABLES
Flujograma del subproceso Manejo de Novedades (APS)
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PROCESO Manejo de novedades
ÁREAS RESPONSABLES Novedades
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
SI
REVISAR Y REMITIR
LAS NOVEDADES DE LOS CLIENTES
VERIFICAR Y RADICAR LAS
SOLICITUDES Y SUS SOPORTES, REALIZAR LAS
BASES DE DATOS TIPIFICADAS SEGÚN LA
NOVEDAD
¿ES UNA
CANCELACIÓN?
NO
DETERMINAR LAS FECHAS
DE CANCELACIÓN DE LAS POLIZAS Y DEFINIR SI
APLICAN DEVOLUCIONES DE PRIMA
PROCESAR LOS ARCHIVOS EN
COBRA, SQL Y PIMS PARA HACER EFECTIVA LA
CANCELACIÓN Y CALCULAR LA DEVOLUCIÓN NOTIFICAR LAS NOVEDADES A
FACTURACIÓN, RECAUDO Y PAGO DE COMISIONES Y
RETRIBUCIONES, GESTIONAR LOS COBROS O DEVOLUCIONES
QUE APLICAN
VALIDAR LAS POLIZAS Y
HACER LOS ARCHIVOS A LAS QUE SE APLICARA LA
RENOVACIÓN O PERIÓDICA
CONFIGURAR LOS
APLICATIVOS Y LOS JOBS Y
EJECUTAR EL PROCESO DE REEMISIÓN
LEVANTAR Y REGISTRAR
LOS RESULTADOS, ENTREGABLES Y HECHOS
DEL PROCESO DE NOVEDADES
Flujograma del subproceso Servicio al Cliente (APS)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
SAC
PROCESO Servicio al cliente
ÁREAS RESPONSABLES
SI
RECIBIR Y
VALIDAR LAS SOLICITUDES
PQR, RADICÁNDOLAS EN LA APP SIES
TIPIFICAR LA PQR, EL
NIVEL DE ATENCIÓN (RIESGO), EL TIEMPO DE
RESPUESTA Y REMITIR A PRODUCCIÓN SI ES UNA
NOVEDAD
¿COMPLEJID
AD MEDIA -ALTA?
NOREVISAR LOS
REQUISITOS DE LA SOLICITUD, DEFINIR
SU COMPLEJIDAD Y LAS ÁREAS
COMPETENTES
APROBAR Y PROVEER LA
SOLUCIÓN Y LA INFORMACION
NECESARIA PARA LA RESOLUCIÓN DE LA PQR
PREPARAR EL COMITÉ DE
CRISIS, CONCERTAR UNA PROPUESTA DE
RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO Y CONCILIAR CON LA CONTRAPARTE
ESTABLECER LOS
SCRIPTS, GUIONES Y LAS
PARTICULARIDADES DE LAS
CAMPAÑAS SAC
Flujogramas del subproceso Indemnizaciones (APS)
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MACRO PROCESO
ÁREAS RESPONSABLES Siniestros (indemnizaciones)
Administrar los productos y los servicios
PROCESO Indemnizaciones
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
RECIBIR Y VALIDAR LOS
SINIESTROS Y SUS SOPORTES Y AUTORIZAR
LA ORDEN DE REVISIÓN EN EL CENTRO DE SERVICIO TÉCNICO
RADICAR LOS SINIESTROS
REPORTADOS Y VALIDAR LOS SOPORTES QUE
PRUEBAN LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO
ANALIZAR Y DETERMINAR SI LA SOLICITUD Y
SUS SOPORTES DEMUESTRAN LA OCURRENCIA DEFINIENDO LA ACEPTACIÓN,
SUSPENSIÓN U OBJECIÓN DE LA SOLICITUD
¿SINIESTRO
DE GE O SOAT?
RECABAR LA INFORMACION
NECESARIA PARA DEFINIR LA ACEPTACIÓN DE LAS SUSPENDIDAS
Y CONSTITUIR LA RESERVA DE LAS ACEPTADAS
VERIFICAR LAS CONDICIONES
DE LAS OBJECIONES, CERTIFICARLAS Y NOTIFICAR
AL CLIENTE Y AL SOCIO DE LA OBJECIÓN DEL SINIESTRO
DIAGNOSTICAR EL VEHÍCULO,
DEFINIR LA ACEPTACIÓN U OBJECIÓN DEL SINIESTRO Y
DETERMINAR SI ES ARREGLO O REEMPLAZO
¿SINIESTRO
RECHAZADO?
SI
NO
SI
NO
REVISAR Y APROBAR LAS
CONDICIONES DE LA INDEMNIZACIÓN
PROPUESTA POR CARDIF
AUTORIZAR Y GESTIONAR LA
INDEMNIZACIÓN QUE RECIBIRÁ EL CLIENTE SINIESTRADO Y
REGISTRAR EL PROCESO Y SUS HECHOS CONTABLES
GESTIONAR LA
FACTURACIÓN,LOS PAGOS Y
LOS REGISTROS CONTABLES
Flujograma del subproceso Incentivos (APS)
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ÁREAS RESPONSABLES Incentivos
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
PROCESO Incentivos
AUTORIZAR Y
COORDINAR EL PAGO DE LOS
INCENTIVOS
RECIBIR Y VERIFICAR LOS
ARCHIVOS DE VENTAS Y RECAUDOS EFECTIVOS
CALCULAR Y LIQUIDAR LOS
INCENTIVOS A LOS VENDEDORES QUE ACCEDEN A LA BOLSA,
VALIDAR LAS FORMAS DE PAGO Y GENERAR LA FACTURACIÓN DE LOS
INCENTIVOS DEL MESREGISTRAR
CONTABLEMENTE LOS HECHOS DEL
PROCESO
HACER EL
PAGO DE LOS INCENTIVOS A
LAS FUERZAS DE VENTA
APROBAR LA
FACTURACIÓN DE INCENTIVOS
Flujograma del subproceso Cierre de Operaciones (APS)
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ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo (Cierre de operaciones)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios
PROCESO Cierre de operaciones
RECABAR LOS INFORMES DE
EMISIONES, NOVEDADES, FACTURACIONES Y
RECAUDOS Y REGISTRARLAS EN LAS APP DE CIERRE
RECABAR LOS INFORMES DEL
SISTEMA TOMADATOS DE IT Y CONTRASTARLOS CONTRA LOS
RECABADOS DE PRODUCCIÓN, NOVEDADES, FACTURACIÓN Y
RECAUDO
CORREGIR LAS
INCONSISTENCIAS Y CONCILIAR LOS INFORMES
RECABADOS HACIENDO LOS REGISTROS Y CARGAS EN
LOS APP CONTABLES
REALIZAR EL
CALCULO Y LA DEFINICIÓN DE
LAS RESERVAS TÉCNICAS
VALIDAR LA INFORMACION
DE LA FACTURACIÓN Y LOS RECAUDOS Y CRUZAR LA
INFORMACION CON EL REPOSITORIO DE CARTERA
REALIZAR LOS AUXILIARES Y LOS
INFORMES DE CARTERA, PRODUCCIÓN Y RECAUDO,
APROBARLOS CON PRODUCCIÓN, FRACTURACIÓN Y RECAUDO Y
HACER EL CIERRE DE OPS
ANALIZAR LOS INFORMES DE
CIERRE CONTRA LOS REGISTROS CONTABLES Y
GENERAR INFORMES CONTABLES DEL PROCESO
CONCILIAR LOS
INFORMES DE LAS ÁREAS
PRODUCTIVAS, IT, CIERRE Y CALCULAR LOS IMPUESTOS DE
OPERACIONES
7. Flujograma del subproceso Lineamientos Contables (PIN)
Co
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Administrar y proveer información económica,
PROCESO Lineamientos contables
ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad / Planeación
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO
SOLICITAR LOS
PERMISOS PARA LA CREACIÓN DE
CUENTAS Y PARTIDAS
CONTABLES
CREAR CUENTAS
CONTABLES SIGUIENDO PARAMETROS DE LA SFC,
EVALUAR LOS RIESGOS DE ELLAS Y DEFINIR
AQUELLAS SENSIBLES
ESTABLECER LAS
INSTRUCCIONES PARA EL CARGUE AUTOMÁTICO Y
MANUAL EN LAS CUENTAS POR SUNSYSTEMS, REGISTRAR LAS
CUENTAS NUEVAS
ENTREGAR LA CUSTODIA Y
CONTROL DE LAS CUENTAS A LOS GESTORES
CONTABLES EN LAS ÁREAS
COORDINAR Y CONTROLAR
LA ENTRADA DE REGISTROS EN SUNSYSTEMS,
REVISANDO EL NIVEL DE RIESGO DEL ASIENTO
CARGAR
MANUALMENTE Y REVISAR LOS
REGISTROS, SOPORTES DE
CUENTAS DANDO
LA APROBACION DE LOS ASIENTOS
CONTROLAR Y
SEGUIR LOS COSTOS Y GASTOS DE LA
EMPRESA Y SU CONTABILIZACIÓN
SUPERVISAR LAS
SENSIBLES, HACER SUS COMPENSACIONES,
PROVISIONES, RECONCILIACIÓN Y
CERTIFICACIÓN HACIENDO
SU REGISTRO
Flujogramas del subproceso Gestionar los Pagos (PIN)
Teso
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Plan
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PROCESO Gestionar los pagos
ÁREAS RESPONSABLES Tesorería / Contabilidad / Administrativo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica, financiera y contable
IDENTIFICAR LOS DÉBITOS A
REALIZAR, HACER LA PROGRAMACIÓN DE LOS
PAGOS Y SUS PROVISIONES
REVISAR INGRESOS Y EGRESOS
PROGRAMADOS, LOS SALDOS EN LAS CUENTAS, HACER EL FLUJO DE CAJA Y
DE ESTE DETERMINAR SI SE DEBEN HACER TRASLADOS, LIQUIDACIONES
O PRESTAMOS DE EMERGENCIA
ESTIMAR LA LIQUIDEZ DE LAS
CUENTAS, REALIZAR LOS TRASLADOS DE FONDOS A LAS
CUENTAS CON DÉBITOS PENDIENTES, Y VERIFICAR LOS
MOVIMIENTOS VERIFICAR LAS FACTURAS A
PAGAR, AUTORIZAR Y REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS PARA EL
PAGO Y REVISAR LOS MOVIMIENTOS EN LAS
CUENTAS Y ACTUALIZAR EL
FLUJO
DREVISAR Y VALIDAR LA
FACTURACIÓN ENTRANTE, REVISANDO
SUS RIESGOSf FINANCIEROS Y DE
COMPLIANCE
GESTIONAR LOS RESULTADOS
E INCONSISTENCIAS, REALIZAR EL REGISTRO
CONTABLE (CAUSACIÓN) DEL PROCESO, REVISAR EL
ESTADO DE LAS CUENTAS
Flujogramas del subproceso Analizar la Información contable (PIN)
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Analizar la información contable
ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica, financiera y contable
PROCESO
REALIZAR LA RECONCILIACIÓN
DE LAS CUENTAS, VERIFICAR Y CERTIFICAR LA CONSISTENCIA
DE LAS CIFRAS DE LOS REGISTROS, AUXILIARES Y
SOPORTES
REVISAR LOS REGISTROS CONTABLES DE
SUNSYSTEMS Y DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE CONCILIACIÓN DE
CUENTAS CONTABLES PARA REMITIR A LAS ÁREAS
VERIFICAR LOS FORMATOS Y HACER
LA CONCILIACIÓN DE LA INFORMACION DE PARTIDAS Y
SALDOS EN LAS CUENTAS CONTABLES REMITIENDO LOS
SOPORTES Y AUXILIARES
REVISAR LOS REGISTROS
CONTABLES PARA EL CIERRE CONTABLE Y CERTIFICAR LA
INFORMACION REMITIDA EN LOS FORMATOS DE CONCILIACIÓN Y
RECONCILIACIÓN
ANALIZAR LAS DISFUNCIONES
CONTABLES DE LOS REGISTROS DE SUNSYSTEMS Y EMITIR
INFORME DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS REGISTROS Y
CUENTAS
Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Financiera (PIN)
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ÁREAS RESPONSABLES
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica,
PROCESO Gestionar y proveer información financiera
Tesorería
DESCARGAR LOS
MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS BANCARIOS,
CORROBORAR QUE SALDOS CONCUERDEN
CON LOS DÉBITOS,
CRÉDITOS Y SALDOS PREVIOS
IDENTIFICAR COSTOS,
GASTOS Y RENDIMIENTOS EN LAS CUENTAS BANCARIAS
CON LOS MOVIMIENTOS Y DESCARGAR LOS EXTRACTOS
CRUZAR LOS REGISTROS DE LAS
CUENTAS CONTRA LOS EXTRACTOS, Y CORROBORAR QUE
LOS SALDOS Y MOVIMIENTOS EN AMBOS REPORTES SEAN IGUALES
TOTALIZAR EN INFORME LOS
GASTOS, COSTOS Y RENDIMIENTOS BANCARIOS DE
LAS CUENTAS, ADEMÁS DE OTROS CARGOS Y CONCILIAR
CONTABLEMENTE EL INFORME
Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Contable (PIN)
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ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad / tesorería
PROCESO Gestionar y proveer información contable
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica,
VERIFICAR LA FACTURACIÓN Y
SUS ENTREGABLES, REGISTRARLA
CONTABLEMENTE, ASÍ MISMO LAS PROVISIONES Y
LIBERACIONES DEL PAGO
RECIBIR Y VERIFICAR LOS INFORMES
DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES, Y CAUSAR CONTABLEMENTE LOS
HECHOS EN SUNSYSTEMS
GESTIONAR LAS FACTURAS DEL
GRUPO BNP, CALCULAR LOS IMPUESTOS O VALORES A PAGAR
O COBRAR, Y CAUSAR CONTABLEMENTE EN
SUNSYSTEMS
CONCILIAR (RECONCILIAR) LA
INFORMACION DE LOS REGISTROS CONTABLES
CONTRA LAS BASES DE DATOS, EXTRACTOS O
REGISTROS Y LOS SOPORTES
DE LAS ÁREAS A CARGO, ENTIDADES BNP O BANCOS
PLANEAR LAS ACTIVIDADES Y
CRONOGRAMAS DEL CIERRE CONTABLE, NOTIFICAR A LAS
ÁREAS QUIENES TRANSMITIRÁN LA
INFORMACION A CARGAR EN
SUNSYSTEMS
VERIFICAR Y CARGAR LOS INFORMES DE
CIERRE CONTABLE REVISANDO LOS DE PRODUCCIÓN Y RECAUDO,
INVERSIONES, RESERVAS ACTUARIALES, CARTERA, CUENTAS BANCARIAS Y
NOMINA
HACER EL BALANCE MENSUAL Y LOS
ESTADOS FINANCIEROS, REVISANDO LAS CIFRAS, LAS VARIACIONES Y
RESULTADOS DEL PERIODO Y AJUSTAR LAS CIFRAS PARA REPORTE
A ENTES DE CONTROL
REVISAR EXTRACTOS DE LAS
CUENTAS BANCARIAS DE CARDIF, IDENTIFICAR
COSTOS/GASTOS O RENDIMIENTOS BANCARIOS,
CAUSAR EN SUNSYSTEMSAUTORIZAR PROGRAMAR
Y REALIZAR LAS PROVISIONES O LOS
PAGOS, SURGIDOS DE LA FACTURACIÓN DE LA
EMPRESA
Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Técnica (PIN)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica,
PROCESO Gestionar y proveer información técnica
ÁREAS RESPONSABLES Planeación / Actuaria
CALCULAR A LOS
PRODUCTOS: FECHAS DE INICIO Y FIN DE VIGENCIA DE
PRODUCCIÓN, CÁMARA DE COMPENSACIÓN, Y REMITIR
A ÁREAS OPERATIVAS
CALCULAR LA PRIMA DEVENGADA
POR PRODUCTO, RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS,
COMISIONES Y RESERVAS DIFERIDAS, SINIESTROS PAGADOS
Y RESERVA DE AVISADOS
VERIFICAR Y
CONCILIAR LOS RESULTADOS CON LAS
BD CONTABLES DE PRODUCCIÓN Y
SINIESTROS
CALCULAR RESERVAS DE
SINIESTROS INCURRIDOS/NO REPORTADOS, DE
PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES,
EL MODELO DE RENTABILIDAD
VALIDAR LOS ESTADOS
PARA HACER PRESENTACIÓN DE
ELLOS A EL COMEX, ENTES DE CONTROL Y
CASA MATRIZPREPARAR LAS
ACTIVIDADES Y CRONOGRAMAS DE CIERRE
Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
RECABAR DE ACTUARIA
LA INFORMACION DE PRIMAS EMITIDAS,
SINIESTROS PAGADOS, RESERVAS TÉCNICAS, Y HACER ESTIMACIONES
DEL MES
DESCARGAR LOS
INFORMES CONTABLES, REVISAR AMBAS
FUENTES, CARGAR LA INFORMACION EN LOS
REPOSITORIOS DE
PERDIDAS Y GANANCIAS
INCLUIR EN EL PYG LOS
COSTOS Y GASTOS DEL PERIODO, REVISAR CONTRA
REGISTROS CONTABLES, AJUSTARLO Y ELABORAR LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
COMPAÑÍA
HACER Y EXPLICAR LA EVOLUCIÓN DEL RESULTADO
TÉCNICO, PARA CUMPLIMIENTO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, AL CALCULAR LOS INGRESOS NETOS
DE LA OPERACIÓN ASEGURADORA (PRIMAS DEVENGADA-COMISIONES DEV-SINIESTRO INCU--
PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES)
Flujograma del subproceso Gestionar los Requerimientos Externos de Información (PIN)
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Contabilidad (Impuestos) / planeación / actuaria
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica,
PROCESO Gestionar los requerimientos externos de información
ÁREAS RESPONSABLES
PREPARAR LAS
ACTIVIDADES Y CRONOGRAMAS DE CIERRE
PARA LAS PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
ELABORAR Y REVISAR LOS FORMATOS DE
PRIMAS DEL PERIODO, CAPITAL DE FUNCIONAMIENTO, RESULTADO TÉCNICO,
CONTROLES DE LEY Y DE RIESGOS, PRIMAS POR RECAUDAR, RESERVAS EN CURSO Y
COMPOSICIÓN ACCIONARIA
CON LOS ENTREGABLES Y
SOPORTES LLENAR LOS FORMATOS, GENERAR Y VERIFICAR
INFORMES DE CIERRE CONTABLE DEL PERIODO, LAS DECLARACIONES
TRIBUTARIAS Y SUS PAGOS
REVISAR Y VALIDAR LOS
ESTADOS FINANCIEROS A REMITIR A LOS ENTES Y
HACER REPORTE Y TRANSMISIÓN POR LOS CANALES DISPUESTOS
8. Flujograma del subproceso Cotización de Productos, Servicios y Selección de Proveedor (GLO)
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PROCESO Cotización de productos o servicios y selección de proveedor
ÁREAS RESPONSABLESAdministrativo (Outsourcing) / Seguridad Global / Compliance /
Control Permanente / Actuaria
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar la logística
REVISAR LAS
SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN DE
PRODUCTOS O SERVICIOS, DILIGENCIAR DELEGATION CHECKLIST
REALIZAR LAS
CONVOCATORIAS PARA CONTRATAR LOS
BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS POR
MEDIO DE LOS RFX,
SELECCIONAR LA OPCIÓN CON
LAS MEJORES CALIFICACIONES Y APTITUDES DE IDONEIDAD
PARA EL SERVICIO, ADEMÁS DE QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS Y AVAL DEL
STAKEHOLDER
CONTROLAR LA EJECUCIÓN DE
LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO POR EL PROVEEDOR
Y TAMBIÉN LOS REQUISITOS DE LOS STAKE HOLDER, VIGILAR LOS
RIESGOS DE LA RELACIÓN
COMERCIAL Y LOS KPI
DEFINIR EL NIVEL DE
RIESGO POR EL IMPACTO QUE PUEDE TENER EL BIEN
(PRODUCTO O SERVICIO) EN EL RESULTADO DE LAS
OPERACIONES
RECABAR INFORMACIÓN PARA
EVALUAR EL PERFIL DE RIESGO DE LOS CANDIDATOS Y
DETERMINAR LA IDONEIDAD DE LAS OFERTAS RECIBIDAS
POR NIVEL DE CUMPLIMIENTO
DE REQUISITOS Y COSTOS
REALIZAR LAS IVESTIGACIONES
DE RIESGOS Y COMPLIANCE, TRAZAR LOS PARAMETROS DE
CONTRATOS, ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Y LOS ANS
Flujograma del subproceso Gestión de Contratación de Productos y Servicios (GLO)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
PROCESO Gestión y contratación de productos y servicios
ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Outsourcing
MACRO PROCESO Gestionar la logística
REVISAR LAS SOLICITUDES DE
ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS DE LAS ÁREAS, LA APROBACIÓN POR SU
GERENCIA, LAS CARACTERÍSTICAS DE COMPRA Y CONTRATACIÓN, Y ANÁLISIS
DE RIESGO E IDONEIDAD PREVIO
CON LAS ÁREAS SOLICITANTES
HACER ORDENES DE COMPRA, SEGUIR EL CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS (KPI) Y LOS SERVICIOS DE LOS
PROVEEDORES
SELCCIONAR AL
PROVEEDOR, CREARLO Y TIPIFICARLO EN
LAS BASES DE DATOS DE REGISTRO DE PROVEEDORES
VALIDADOS POR EL AREA
VERIFICAR LA INFORMACIÓN LEGAL
DEL PROVEEDOR Y LA DOCUMENTACIÓN NORMATIVA DE LA
SCF, CÁMARA DE COMERCIO Y OTROS ENTES, REVISAR Y APROBAR EN LAS LISTAS DE VIGILANCIA COMPLIANCE
ANALIZAR LA INFORMACIÓN, PROPUESTA
OPERATIVA Y COTIZACIÓN REMITIDAS POR EL PROVEEDOR A LOS RFP Y
DETERMINAR CLAUSULAS DE LA ADQUISICION EN BASE AL PERFIL DE
RIESGO PARA HACER LA CONTRATACION
dDISEÑAR Y AJUSTAR
LA PAPELERÍA Y LOS FORMATOS
RELACIONADOS CON LA VIDA DEL PRODUCTO
REALIZAR LA GESTION
PARA EL ALISTAMIENTO, IMPRESION Y
DISTRIBUCION DE LA PAPELERIA DE LAS POLIZAS VENDIDAS A LOS CLIENTES
Flujograma del subproceso Gestión Administrativa de Bienes (GLO)
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Gestionar la logística
PROCESO Gestión administrativa de bienes
ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Secretaria general
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO
REGISTRAR EN LAS BD DE
SECRETARIA, LA CORRESPONDENCIA Y LOS
ACTIVOS ENTRANTES, NOTIFICAR A ADMINISTRATIVO,
A LOS COLABORADORES
RESPONSABLES ACTUALIZAR LOS CRONOGRAMAS
DE SEGUROS DE ADQUISICIONES, REGISTRAR EN LAS BD INTERNAS,
TRAMITAR EL PAGO DE PÓLIZAS, ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN Y
SOPORTE DEL SEGURO
PARA LA CORRESPONDENCIA
RECIBIDA, RADICAR LA INFORMACIÓN DE
REMITENTE, DESTINATARIO, E INFORMACIÓN DE LAS
CARACTERÍSTICASINSPECCIONAR EL CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE LOS ACTIVOS, INGRESAR EN LAS BD DE
ACTIVOS, ASIGNAR UN ID, ROTULAR EL CUERPO DEL OBJETO,
Y GESTIONAR SUS SEGUROS
VALIDAR LOS FORMATOS DE
SOLICITUD DE CUSTODIA EN CAJA FUERTE, REGISTRAR LAS
BD DE ACTIVOS EN CUSTODIA, ASIGNAR NUMERACIÓN Y
ALMACENAR EN CAJA
¿SE ACEPTA LA
CORRESPONDENCIA?
NO
SI
VERIFICAR LAS CONDICIONES
DE LOS ACTIVOS IT RECIBIDOS, HACER REGISTRO E
INVENTARIO DE ELLOS, CONFIGURAR Y APLICAR
MEDIDAS DE SEGURIDAD IT
Flujograma del subproceso Gestión de la Facturación y sus Pago (GLO)
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PROCESO Gestión de la facturación y los pagos
ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Tesorería / Contabilidad
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar la logística
VERIFICAR LAS FACTURAS Y
SOPORTES, REGISTRAR EN GCI LOS SOPORTES, MONTOS, ÁREAS,
RESPONSABLES Y CONTRAPARTES, REVISAR ESTA INFORMACIÓN EN LAS LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS
VERIFICAR LA INFORMACIÓN CONTABLE DE
FACTURACIÓN, SOPORTES Y AUXILIARES, CAUSAR CONTABLEMENTE EN
SUNSYSTEMS, CUSTODIAR LAS COPIAS FÍSICAS DE LA DOCUMENTACIÓN, APROBAR
EL APROVISIONAMIENTO Y PAGO
VERIFICAR Y VALIDARLAS
SOLICITUDES DE ANTICIPOS, REEMBOLSOS, PAGOS DE
GASTOS DE VIAJES Y OTRAS ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS,
GESTIONAR ESTA FACTURACIÓN
REGISTRAR EN GCI EL PAGO DE LAS
FACTURAS, Y SUS SOPORTES, REALIZAR LA CONCILIACIÓN DE LOS ASIENTOS, CUENTAS,
MOVIMIENTOS, CONSTITUCIONES Y REINTEGROS CONTABLES DE LA CAJA
MENOR Y ACTIVOS FIJOS
REALIZAR DESEMBOLSOS
PROGRAMADOS Y AUTORIZADOS POR LAS
GERENCIAS, USANDO, SI ALCANZAN, LOS FONDOS DE
LA CAJA MENOR
REALIZAR EL APROVISIONAMIENTO Y
PAGO DE LA FACTURACIÓN A PARTIR DE LAS CUENTAS DISPUESTAS Y LOS
MEDIOS DE PAGOS PACTADOS CON LAS CONTRAPARTES, REALIZAR LOS
REGISTROS DE LOS DÉBITOS HECHOS
EVALUACION DE RIESGOS
DE LA FACTURACION A PAGAR Y AUTORIZACION
DE LOS JEFES RESPONSABLES EN LAS
AREAS
¿SE ACEPTAN LOS RIESGOS
DE LA CONTRAPARTE Y LA FACTURA A PAGAR?
NO
SI
9. Flujograma del subproceso Gestionar los Riesgos (ARI)
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ÁREAS RESPONSABLESControl permanente / Actuaria (Dirección de riesgos financieros y de
mercado) / Tesorería / Planeación
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO
PROCESO Gestionar los riesgos
Administrar los riesgos
VIGILAR Y CONTROLAR LA
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO Y
CONTRAPARTE, APLICADO A LOS SOCIOS Y PROVEEDORES
IDENTIFICAR Y REGISTRAR EN GCI
LOS RIESGOS OPERATIVOS A LOS QUE ESTA EXPUESTA LA EMPRESA,
SIGUIENDO EL MAPA DE PROCESOS, EN COLABORACIÓN DE
LAS ÁREAS RESPONSABLES
VERIFICAR LA EXPOSICIÓN A
RIESGOS DE CRÉDITO Y LA APLICACIÓN DE LAS
POLÍTICAS INTERNAS DE GESTION DE RIESGO EN LOS
PROCESOS DE EMISION,
COBRO, RECAUDO Y MANEJO DE CARTERA
MORA SEGÚN ESQUEMA GRUPAL O INDIVIDUAL
PROCEDIMIENTOS DE
CONOCIMIENTO & EVALUACIÓN DE SOCIOS-FACILITADORES DE
NEGOCIO, SARLAFT, CONTRATOS Y ACUERDOS, Y MANUALES DE
PROVEEDORES OUTSOURCING
PROCEDIMIENTOS DE
EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO-CONTRAPARTE
(FINANCIERAMENTE) Y DE COTIZACIÓN ACTUARIAL DE
PRODUCTOS
¿SE APRUEBA
EL PERFIL DE RIESGO?
NO SI
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y
RECAUDO (INDIVIDUAL Y GRUPAL), MANEJO DE NOVEDADES, CIERRE DE
OPERACIONES, APROVISIONAMIENTO DE CARTERA Y CONFORMACIÓN DE
RESERVAS TÉCNICAS
MEDIR Y CALIFICAR LOS RIESGOS CON
LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y DE IMPACTO, APLICAR CONTROLES
PARA MITIGAR LAS PROBABILIDADES Y DISEÑAR PLANES PARA TRATAR LA
MATERIALIZACIÓN
REGISTRO Y CONTROL DE LOS
INCIDENTES, MONITOREAR LOS PLANES DE ACCIÓN, ACTUALIZAR
LOS RIESGOS, CONTROLES Y PLANES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
ELLOS EN GCI
DEFINIR CONTROLES DE
PRIMER Y SEGUNDO NIVEL PARA EL CONTROL DE
CUENTAS SENSIBLES, ENTRADAS MANUALES Y
CONCILIACIONES BANCARIAS
ANALIZAR LAS CONCILIACIONES
BANCARIAS, CUENTAS SENSIBLES, USUARIOS Y
ENTRADAS EN SUNSYSTEMS REVISANDO LOS SALDOS,
MOVIMIENTOS, ASIENTOS Y
REVISAR SEMANALMENTE EL FLUJO DE
CAJA, AL IGUAL QUE LAS SEÑALES DE ALERTA DE RIESGO DE LIQUIDEZ, Y
EVALUAR EL ESTADO DE LAS RESERVAS TÉCNICAS VS CAPITAL DISPONIBLE,
INVERSIONES, PATRIMONIO Y PASIVO
EVALUAR LOS RIESGOS ASOCIADOS A LA SOLVENCIA
COMO DETERIORO DEL VALOR DE INVERSIONES DE CAPITAL, RESERVAS TÉCNICAS O INCUMPLIMIENTO DE
LAS TRANSACCIONES Y TÍTULOS, REVISAR LA GESTION DE TESORERÍA Y EL ADMINISTRADOR DEL
PORTAFOLIO CONFORME A LOS LINEAMIENTOS
INTERNOS MONITOREAR LA EVOLUCIÓN DE LOS
RIESGOS Y PLANES DE MITIGACIÓN INHERENTES A LAS OPERACIONES
DE LA EMPRESA CON CONTROL PERMANENTE, COMPLIANCE, SEGURIDAD
GLOBAL, OUTSOURCING Y ACTUARIA
REVISAR, PROBAR LOS
RIESGOS RESIDUALES ALTOS, MONITOREAR Y EVALUAR
PERIÓDICAMENTE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA
MEDIDAS DE CONTROL
CONTROLAR LOS RIESGOS DE LIQUIDEZ EN
LOS MOVIMIENTOS EN ÁREAS CON RECAUDOS Y PAGOS, ASÍ COMO
MOVIMIENTOS DIARIOS DE LA EMPRESA, DE MERCADO, EN EL PORTAFOLIO DE INVERSIONES, RECURSOS Y RESERVAS
ADMINISTRAR Y CONTROLAR LOS RECURSOS DE
CAPITAL Y RESERVAS SIGUIENDO LAS MEJORES ALTERNATIVAS DE INVERSIÓN, AL COTIZAR,
APROBAR Y ADQUIRIR TÍTULOS CONFORME A NORMATIVA Y VIGILANDO EL MANEJO DEL
ADMINISTRADOR DEL PORTAFOLIO
Flujograma del subproceso Velar por la Ética del negocio (ARI)
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ÁREAS RESPONSABLES Compliance
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los riesgos
PROCESO Velar por la ética del negocio
INSTAURAR EL CÓDIGO DE CONDUCTA
Y SUS PENALIDADES POR INFRACCIÓN, LOS MECANISMOS DE SEGUIMIENTO
DE COMITÉS DE CONTROL INTERNO, Y LOS SISTEMAS PARA ADMINISTRAR RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN
IDENTIFICAR, EVALUAR Y CALIFICAR
RIESGOS AL/FT EN BASE A LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
OFRECIDOS, LOS DETALLES DE LAS OPERACIONES, CARACTERÍSTICAS
DEL CLIENTE O SOCIO Y LOS CANALES
ESTABLECER PARAMETROS PARA DETECTAR Y
CONTROLAR NUEVAS RELACIONES (INDIVIDUOS O EMPRESAS) CON POSIBLES RIESGOS COMO
CONTACTO CON PAÍSES CON EMBARGOS, INDIVIDUOS CON FONDOS CONGELADOS,
LAVADO DE DINERO, FRAUDE FISCAL O LAFT
EN LA APP VIGILANTE INVESTIGAR RIESGOS EN
PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS (PERFILES PÚBLICOS O PRIVADOS PROPENSOS A CORRUPCIÓN Y
LAVADO), EN RELACIÓN A USUFRUCTUARIOS, ACCIONISTAS, REPRESENTANTE LEGAL, O DIRECTIVOS DE EMPRESAS CON LAS QUE SE HAY POSIBILIDAD DE HACER DETERMINAR EL NIVEL DE RIESGO USANDO EL KYC CON
SOCIOS, INTERMEDIARIOS O PROVEEDORES, AL RECABAR INFORMACION PARA CONOCERLES Y ANALIZARLES
(DOCUMENTACIÓN LEGAL, CONSULTAS DE APLICATIVOS DE VIGILANCIA Y LISTAS RESTRICTIVAS, ESTADOS
FINANCIEROS, COMPOSICIÓN ACCIONARIA, BD PRIVADAS Y
PUBLICAS DE CALIFICACIÓN DE RIESGO, LA SFC, LISTAS VIGILANCE Y PEP, WORLDCHECK Y DUEDILIGENCE)
DETERMINAR LA VERACIDAD DE LA INFORMACION DE LAS
CONTRAPARTES (DIRECTIVAS, COMPOSICIÓN ACCIONARIA Y ADMINISTRATIVA) HACER VISITAS DE
VERIFICACIÓN, REALIZAR LA EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO DE SOCIOS (KNOW YOUR CUSTOMER),
EVALUAR LA INFORMACION, EMITIR UN CONCEPTO
CALIFICANDO LA SENSIBILIDAD Y RIESGO AL QUE SE EXPONE CON LA RELACIÓN, PARA QUE LOS COMITÉS DEN
DESPLEGAR CONTROLES PARA REGULAR Y
PREVENIR RIESGOS ASOCIADOS A LA SEGURIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD EN
LA GESTION DE SUS CONTRATOS, FACTURAS, CUENTAS Y DIVISAS FORÁNEAS,
CON SOCIOS, PROVEEDORES U OTROS
ADELANTAR CON LOS EMPLEADOS Y LOS
SOCIOS LA DECLARACIÓN DE ACTIVIDADES EXTERNAS, VALIDAR QUE NO HAYAN
CONFLICTOS DE INTERESES Y SEGUIR EL SISTEMA DE REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
E IRREGULARIDADES EN CONDUCTA
CONTROLAR Y REVISAR EL NIVEL
DE RIESGO DE LAS CONTRAPARTES, Y EL
CUMPLIMIENTO CON LAS NORMATIVAS DE COMPLIANCE
DEL GRUPO BNPP
PROCESO DE DESARROLLO DE PRODUCTOS Y
SERVICOS, OUTSOURCING, CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS, DONDE SE REQUIERE
CONOCER E INVESTIGAR LOS RIEGOS LAFT ( COMPLIANCE DE LA CONTRPARTE A
RELACIONARSE)
CONTRATACION Y RELACIONAMIENTO CON LA
CNTRAPARTE (SOCIO, INETRMEDIARIO, PROVEEDOR) DESARROLLO DE RELACIONES
COMERCIALES CON EL (O ADQUSICION DE BIENES Y SERVICIOS)
Flujograma del subproceso Gestionar la Seguridad de las Personas y los Bienes (ARI)
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RR
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PROCESO Gestionar la seguridad de las personas y los bienes
ÁREAS RESPONSABLES Administrativo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los riesgos
SOLICITAR POR MEDIO DE CORREO LA TARJETA
DE ACCESO DEL NUEVO FUNCIONARIO, PROVEEDOR INHOUSE, O UN TERCERO,
ADJUNTANDO EL NOMBRE, IDENTIFICACIÓN, HORARIOS, LUGARES DE ACCESO, ÁREA Y
RESPONSABLES, ENTRE OTROS.
REVISAR SOLICITUDES Y CONDICIONES
CONTRACTUALES DE LA PERSONA, GERENCIAS Y FUNCIONARIOS ENCARGADOS, LUGARES DE
ACCESO Y HORARIOS PERMITIDOS, CONSIGNAR LA INFORMACION EN INTEGRA 32, REGISTRAR EL NUMERO DE LA TARJETA Y EL UID A LA PERSONA
DAR AUTORIZACIÓN DE INGRESO, CONTROLAR
LA ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE BIENES FÍSICOS Y ACTIVOS BRINDADOS, SUPERVISAR EL USO DE
ESPACIOS Y ACTIVOS FÍSICOS, GESTIONANDO LAS NOVEDADES, DESACTIVACIONES O
BLOQUEOS DE PERMISOS
Flujograma del subproceso Gestionar la Seguridad de la Información (ARI)
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ÁREAS RESPONSABLES Seguridad Global / IT
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Administrar los riesgos
PROCESO Gestionar la seguridad de la información
HACER INVENTARIO DE LOS DIFERENTES
ACTIVOS DE LA INFORMACION (EQUIPOS IT, USUARIOS, PERFILES, CUENTAS Y ACCESOS)
Y VULNERABILIDADES QUE PUEDAN HABER EN LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD PARA LA
PROTECCIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIONVIGILAR LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y MEDIDAS
DE SEGURIDAD EN LOS EQUIPOS, SERVIDORES, SOFTWARE, DATACENTER, DISPOSITIVOS EXTERNO
DE ALMACENAMIENTO, PORTÁTILES Y OTROS DISPOSITIVOS IT EMPLEADOS PARA EL MANEJO DE
INFORMACION SENSIBLE DEL NEGOCIO
CONTROLAR EL
APROVISIONAMIENTODE USUARIOS (EQUIPO
IT E INFORMACION A LA QUE DA ACCESO) DE
EMPLEADOS,
CUSTODIAR CUENTAS, PERFILES, ACCESOS,
ROLES Y CLAVES DE LOS USUARIOS DE
SISTEMAS CORE DEL
NEGOCIO
INVESTIGAR LOS SISTEMAS DE
SEGURIDAD E IT CON LOS QUE CUENTAN LAS CONTRAPARTES
Y PROVEEDORES CORE CON LOS QUE SE ESTABLECEN
NEGOCIOS
PLANEAR Y COORDINAR EL SISTEMA
DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO, DEPENDIENDO DE LA CRITICIDAD DE
LOS PROCESOS DE LA EMPRESA, LOS FUNCIONARIOS CLAVE, LAS MEDIDAS
Y ACCIONES DE MITIGACIÓN
10. Flujograma del subproceso Soporte Tecnológico (GIT)
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PROCESO Soporte tecnológico
ÁREAS RESPONSABLES IT
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES TECNOLÓGICAS DE LAS
ÁREAS Y DEFINIR LOS NIVELES DE SERVICIO A BRINDAR POR IT (SLA)
RECIBIR Y VALIDAR LAS
SOLICITUDES DE CREACIÓN Y APROVISIONAMIENTO DE
USUARIOS, Y VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS
RECURSOS
ASIGNAR Y DAR PERMISOS PARA
LOS RECURSOS LÓGICOS Y FÍSICOS (IT) Y CREAR LOS USUARIOS, ROLES
Y PERMISOS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA SOLICITUD
RECIBIR Y ANALIZAR LA
VALIDEZ DE LAS SOLICITUDES DE INSTALACIÓN SOFTWARE
O HARDWARE, VERIFICAR PERMISOS, DISPONIBILIDAD,
HACER LA INSTALACIÓN Y
PRUEBAS
REALZAIR EL
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
SREVISAR, VALIDAR Y
REGISTRAR EL RIESGO ASOCIADO A LOS USUARIOS,
ROLES Y PERMISOS DEL FUNCIONARIO
Flujograma del subproceso Desarrollo de Aplicaciones RUN (GIT)
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PROCESO Desarrollo de aplicaciones (RUN)
ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
RECIBIR LOS TICKETS JIRA CON
LAS SOLICITUDES DE LAS ÁREAS, VALIDAR LAS JUSTIFICACIONES E
INCLUIR EN LOS WORKSHOPS DE PMO REGIONAL
REALIZAR ANÁLISIS TÉCNICO Y
FUNCIONAL DE LOS REQUERIMIENTOS EN BASE AL COSTO-BENEFICIO DEL
DESARROLLO Y DEFINIR LA VIABILIDAD DEL PROYECTO DE MANTENIMIENTO
¿ES
MANTENIMIENTO PIMS?
SI
SE REALIZA EL MANTENIMIENTO DE LAS
APLICACIONES PIMS (ACSELE, UPLOAD, REPORTWEB, SUNSYSTEMS, ETC.) DE
ACUERDO CON LAS DEFINICIONES DE LAS SUBSIDIARIAS
DESARROLLAR LAS
MEJORAS O CORRECCIONES DE
APLICATIVOS LOCALES
INSTALAR EN LOS AMBIENTES DE
DESARROLLO, REALIZAR PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD E INSTALAR
EN AMBIENTE DE PRUEBAS
INSTALAR EL
APLICATIVO FINAL EN EL
AMBIENTE DE PRODUCCIÓN
EJECUTAR PRUEBAS DE
FUNCIONALIDAD COMPLETA DE LAS
APLICACIONES Y ACEPTAR LA SOLUCIÓN
NO
Flujograma del subproceso Administración de Recursos Tecnológicos RUN (GIT)
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PROCESO Administración de recursos tecnológicos (RUN)
ÁREAS RESPONSABLES IT (Infraestructura)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
ADQUIRIR, REGISTRAR
(INVENTARIAR) E INSTALAR FÍSICAMENTE LOS EQUIPOS
IT REQUERIDOS PARA LAS OPERACIONES
APLICAR PRUEBAS Y MEDIDAS
DE ENDURECIMIENTO DE SEGURIDAD PARA LOS
EQUIPOS, HACER UN BACKUP FINAL, UBICARLOS Y HACER
SEGUIMIENTO DE ELLOS
APROBAR Y REALIZAR LOS
BACKUP, CAMBIOS, INSTALACIONES,
CONFIGURACIONES (SISTEMAS, REGLAS, PROTOCOLOS) Y
CAMBIOS EN LOS EQUIPOS IT
MONITOREAR EL ESTADO DE LOS
SERVIDORES, SERVICIOS Y EQUIPOS IT, REALIZAR SU MANTENIMIENTO,
CORREGIR FALLAS O ERRORES PRESENTADOS Y HACER PRUEBAS
PERIÓDICAS
ADQUIRIR, REGISTRAR Y
CUSTODIAR LAS CINTAS MAGNÉTICAS QUE SERÁN
CONFIGURADAS Y GRABADAS DATACENTER COMO BACKUP DE
LA INFORMACION SENSIBLE
RECIBIR Y VALIDAR LAS
SOLICITUDES DE SERVICIO IT (JIRA) DE LA ÁREAS, REGISTRARLAS,
ATENDERLAS Y SOLUCIONARLAS DEPENDIENDO DE SU NECESIDAD,
RIESGOS Y VALIDACIÓN
SOLICITUDES DE ATENCION
DE LOS SITEMAS IT DESPLEGADOS EN LAS AREAS
PAR EL DESARROLLO DE SUS PROCESOS
Flujograma del subproceso Diseño de Arquitectura (GIT)
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PROCESO Diseño de arquitectura
ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo / Infraestructura y tecnología)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
RECIBIR Y VALIDAR LAS
SOLICITUDES Y JUSTIFICACIONES PARA CONFIGURAR O MODIFICAR
LA INFORMACION DE LOS PRODUCTOS (FICHA CONFIGURACIÓN)
REALIZAR CONFIGURACIONES Y
MODIFICACIONES (SCRIPTS O ESTRUCTURAS DE CORRECCIÓN),
SOLICITAR LA COPIA EN LOS AMBIENTES DE DESARROLLO Y PRUEBAS JUNTO CON INFORMACION ENMASCARADA
CREAR EL PERFIL STCP, CÓDIGOS
DE USUARIO Y CLAVES PARA EL SOCIO DE ACUERDO CON LA
NOMENCLATURA DE LA FICHA E INSTALAR STCP CLIENTE EN
SERVIDORES DEL SOCIO
PROGRAMAR LAS TAREAS
AUTOMÁTICAS DE ENVIÓ, REALIZAR PRUEBAS DE ENVIÓ Y
RECEPCIÓN DE ARCHIVOS, Y CERTIFICAR LA FUNCIONALIDAD
DE STCP
CONTROLAR EL FUNCIONAMIENTO DE LAS
COMUNICACIONES Y TRANSFERENCIAS DE STCP (ALMACENAMIENTO EN
REPOSITORIO, CARGA Y VALIDACIÓN DE INFORMACION DE LOS ARCHIVOS
RECIBIDOS EN LOS APLICATIVOS TÉCNICOS
PROBAR EN LOS
AMBIENTES BASADOS EN LA FICHA TÉCNICA,
CERTIFICAR LA FUNCIONALIDAD DEL
PRODUCTO Y LANZARLO EN
PROCESOS DE
IMPLEMENTACION DE NUEVOS PRODUCTOS U
OFERTAS COMERCIALES EN EL ESQUEMA OPERATIVO
DE LA EMPRESA
Flujograma del subproceso Administración de Recursos Tecnológicos CHANGE (GIT)
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PROCESO Administración de recursos tecnológicos (CHANGE)
ÁREAS RESPONSABLESIT (Desarrollo / Infraestructura y tecnología /
Administrador basas de datos)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
RECIBIR LOS FORMATOS DE
CONTROL DE CAMBIOS, DISEÑAR Y EVALUAR JUSTIFICACIONES, EL
PLAN DE TRABAJO, Y HACER SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN
Y RESULTADOS
RECIBIR Y AUTORIZAR LAS
SOLICITUDES DE CAMBIO DE AMBIENTES, SURGIDAS DE AJUSTES
DE APLICATIVOS, CALCULAR EL VOLUMEN DE DATOS A MIGRAR Y
EL UMBRAL PERMITIDO
INSTALAR FÍSICAMENTE EL SERVIDOR,
CONFIGURAR SU SISTEMA Y SOFTWARE OPERATIVO (ORACLE, SQL,
PIMS, OTRO), ASÍ COMO PARCHES Y SERVICE PACKS, REALIZAR PRUEBAS Y
VERIFICAR FUNCIONAMIENTO
APLICAR PRUEBAS Y
MEDIDAS PARA ENDURECER LA SEGURIDAD DE LOS
EQUIPOS, HACER BACKUP, UBICARLOS EN SERVER
ROOM Y HACER MONITOREO
APROBAR Y REALIZAR BACKUP,
CAMBIOS, INSTALACIONES, CONFIGURACIONES
(SISTEMAS, REGLAS, PROTOCOLOS) Y CAMBIOS EN LOS EQUIPOS Y SISTEMAS IT
SENMASCARAR DATOS
SENSIBLES, REALIZAR LA MIGRACIÓN DE DATOS,
ESTRUCTURAS Y NOTIFICAR A DESARROLLO
Flujograma del subproceso Desarrollo de Aplicaciones CHANGE (GIT)
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MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
PROCESO Desarrollo de aplicaciones (CHANGE)
ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
REALIZAR UN ANÁLISIS TÉCNICO Y
FUNCIONAL DEL REQUERIMIENTO PARA VALORAR LA VIABILIDAD EN
BASE A COSTOS VS BENEFICIOS Y ESTIMAR EL TIEMPO DE TRABAJO
GENERAR UNA PROPUESTA
TÉCNICA CUYAS FUNCIONALIDADES CUMPLAN CON
LOS REQUISITOS DE LA SOLICITUD, DESARROLLAR UN PROTOTIPO CON
LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
IMPLEMENTAR RECURSOS Y
RESPONSABLES PARA CONSTRUIR LA SOLUCIÓN SUS
COMPONENTES, ACCESO DE DATOS E INTERFACES DADOS EN LOS PLANES Y CRONOGRAMAS
INTEGRAR EL PAQUETE DE
SOLUCIONES, EJECUTAR PRUEBAS TÉCNICAS CON EL
USUARIO, CORREGIR ERRORES HALLADOS Y
LANZAR A PRODUCCIÓN
VALIDAR LAS SOLICITUDES DE
PROYECTOS CAMBIOS IT, ESTIMAR RECURSOS, COSTOS Y OTROSÍES EN LOS
COMITÉS DE SEGURIDAD, PROYECTOS (INVERSIONES) Y ARQUITECTURA
ESTUDIAR LA VIABILIDAD DE LAS
SOLICITUDES DE DESARROLLO, CON EL FORMATO BUSSINESS
NEEDS, Y JUSTIFICAR EN COMITÉS, LAS NECESIDADES
QUE SERÁN SATISFECHAS
EVALUAR Y APROBAR LA
VIABILIDAD DEL PROYECTO, LOS PLANES, RECURSOS,
ACTIVIDADES RESPONSABLES, Y MONITOREAR LA REALIZACIÓN,
RESULTADOS Y ÉXITO
¿ES ACEPTADA LA
SOLUCION Y EL PROYECTO DE DESARROLLO IT?
SI
NO
Flujograma del subproceso Testing (GIT)
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PROCESO Testing
ÁREAS RESPONSABLESAutomatización (ingeniería de procesos) /
Estabilización
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información
RECIBIR LAS FICHAS DE CONFIGURACIÓN Y LA
INFORMACION PARA REALIZAR LAS PRUEBAS MANUALES (INDIVIDUAL Y GRUPAL) DE
EMISION, NOVEDADES, PERIÓDICAS, RENOVACIONES, CIERRE POR MADUREZ
FACTURACIÓN Y RECAUDO
REALIZAR LAS PRUEBAS DE FORMA
AUTOMÁTICA POR MEDIO DE UPLOAD Y JOBS, COMUNICAR LAS INCONSISTENCIAS O
REALIZAR LOS CERTIFICADOS QUE GARANTIZAN QUE LOS PRODUCTOS Y
APLICATIVOS FUNCIONAN CORRECTAMENTE
11. Flujograma del subproceso Selección (GRH)
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PROCESO Selección
ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano
VALIDAR Y DESCRIBIR EL CARGO
VACANTE, HACER REQUISICIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL PUESTO
Y DILIGENCIAR FORMATOS (REQUISICIÓN PERSONAL,
DESCRIPCIÓN CARGO Y PERFIL)
PRESELECCIONAR PERFILES Y HOJAS DE VIDA
RECIBIDAS, PLANEAR ENTREVISTAS, PRUEBAS Y DILIGENCIAR LOS FORMATOS (DE
ENTREVISTA, POSTULACIÓN Y PROMOCIÓN, CHECKLIST ENTREGA DEL PROCESO DE
SELECCIÓN) Y REMITIR CITAS DE ENTREVISTA REALIZAR LAS ENTREVISTAS,
EVALUAR PERFILES, HACER ENTREVISTAS PARA APLICAR
PRUEBAS CON LOS JEFES SOLICITANTES, PARA CALIFICAR
Y FILTRAR CANDIDATOS
SELECCIONAR
PERFILES, CON LA MAYOR APTITUD,
REQUISITOS, CONOCIMIENTO DEL
CARGO Y EL NEGOCIO,
COMUNICAR LA OFERTA LABORAL AL
SELECCIONADO Y A LAS ÁREAS, APLICARLE LOS FORMATOS DE
REGISTRO Y CONTROL DE RIESGOS AL SELECCIONADO (CHECKLIST, DOCUMENTOS INGRESO DE
PERSONAL, EVALUACIÓN PERIODO DE PRUEBA) Y DILIGENCIAR FORMATO DE
APROVISIONAMIENTO DE USUARIO
SOLICITUD
DE CARGOS VACANTES
EN EL AREA
REVISAR RIESGOS
COMPLIANCE DEL SELECCIONADO, EN LAS
LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS
Flujograma del subproceso Vinculación (GRH)
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MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano
PROCESO Vinculación
ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN Y
CARTAS DE ACEPTACIÓN DE APRENDICES, DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE
CONTRATACIÓN Y DE AFILIACIONES LABORALES, ENTREGAR DOCUMENTOS
LEGALES AL FUNCIONARIO
REVISAR LA RESOLUCIÓN DE MONETIZACIÓN
DEL CONTRATO, CAPACITARLO EN LOS REGLAMENTOS DE TRABAJO, CÓDIGOS DE ÉTICA
Y POLÍTICAS INTERNAS (HORARIO, DESCANSOS, BENEFICIOS, OBLIGACIONES,
RESPONSABILIDADES, MEDIDAS DE SEGURIDAD)
ELABORAR EL CONTRATO Y OTROSÍES
SIGUIENDO LAS DESCRIPCIONES Y RIESGOS DEL CARGO, APROBARLO CON EL
VINCULADO Y LOS JEFES DEL ÁREA SOLICITANTE, INGRESAR LA INFORMACION DEL CONTRATO Y DEL VINCULADO EN LAS
BD DE RRHH Y LEGALES
ARMAR LA CARPETA DE
HOJA DE VIDA, REMITIR LA INFORMACION DEL
PROCESO AL SENA O A LOS ENTES
GESTIONAR LAS CUOTAS
DE APRENDICES CON EL SENA, E INFORMACION
DEL PROCESO DECONTRATACION
LABORAL A LOS ENTES
NOTIFICAR CON EL ÁREA
EL NUEVO INGRESO, ENTREGARLES LA
DOCUMENTACIÓN, CITAR AL SELECCIONADO, PARA
FORMALIZAR LA
DOCUMENTACIÓN Y LA RELACIÓN LABORAL DEL
CONTRATO
VLIDACION DE LA
CONTRATACION Y FORMALIZACION DE
LA SELECCION
Flujograma del subproceso Inducción (GRH)
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PROCESO Inducción
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano
ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.
PLANEAR EL EVENTO DE
INDUCCIÓN O CAPACITACIÓN, PREPARAR LA LOGÍSTICA,
DETERMINAR LOS TEMAS Y CONTENIDOS A TRATAR Y LOS
RESPONSABLES CON LAS
ÁREAS COMPETENTES
DETERMINAR Y COORDINAR
LOS RECURSOS NECESARIOS, PROGRAMACIÓN,
CRONOGRAMA, ACTIVIDADES Y TEMAS DE
EXPOSICIÓN Y LA
EVALUACIÓN A HACER
REALIZAR EL EVENTO,
REVISANDO LOS RECURSOS PARA LA
EJECUCIÓN, HACER SEGUIMIENTO DE LA
ASISTENCIA, DEL
CRONOGRAMA Y HACER EVALUACIÓN
DEL APRENDIZAJE A LOS ASISTENTES
EVALUAR LOS RESULTADOS DEL
EVENTO, PLANEAR Y EJECUTAR CAPACITACIONES SOLICITADAS
POR ÁREAS O POR NECESIDADES DE FORMACIÓN HALLADAS
Flujograma del subproceso Compensación y Beneficios (GRH)
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PROCESO Compensación y beneficios
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano
ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.
REALIZAR Y APROBAR EL CUESTIONARIO
CRP DE REPORTE DE SALARIOS Y COMPENSACIONES (SC), HACER
ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL DE NOMINA Y DE LA DEFINICIÓN DE SC
COMUNICAR A LOS
COLABORADORES LOS AJUSTES SALARIALES Y
REGISTRAR LOS DATOS EN LAS BD DE RRHH
VALIDAR CASOS DE AUSENTISMO O
INCAPACIDAD, ORDENAR DESACTIVAR USUARIOS, RECABAR DOCUMENTOS DE
SOPORTE, CARGARLOS EN LAS APPS Y TRAMITAR ANTE LAS ENTIDADES
PRESTADORAS (EPS, ARL O AFINES)
GESTIONAR LAS AUSENCIAS
RECHAZADAS POR LAS ENTIDADES COMPETENTES (INCAPACIDADES),
Y REGISTRAR CONTABLEMENTE COSTOS INCURRIDOS POR
INCAPACIDAD DE LOS EMPLEADOS
PLANIFICAR LAS HORAS EXTRAS (HE)
SEGÚN LA NECESIDAD DEL ÁREA O LA SOLICITUD DE SUS JEFES, VALIDAR LOS
FORMATOS DILIGENCIADOS DE HE Y REGISTRAR LAS NOVEDADES DE
NOMINA Y SUS ASIENTOS CONTABLES
VALIDAR ACTAS DE ENTREGA DE PUESTO,
AUTORIZAR LA ACTIVACIÓN DEL MENSAJE DE AUSENCIA Y SUSPENSIÓN DE CORREO, USUARIOS,
ACCESOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, REGISTRAR Y APROBAR EL PAGO DEL SALARIO VACACIONAL, Y
APLICAR LA POLÍTICA DE BLOCK LEAVE
REGISTRAR O MODIFICAR LOS DATOS
DEL EMPLEADO O SU CONTRATO, COMO ASISTENCIAS, NOVEDADES,
HORAS EXTRAS, AUSENTISMO, PAGOS, VACACIONES, DESCUENTOS, OTROS
DEDUCIBLES O BONOS
GENERAR EL REPORTE DE NOMINA
Y PRESTACIONES SOCIALES YA LIQUIDADAS, VALIDAR LA
INFORMACION CONSIGNADA, Y DAR LOS PERMISOS A LAS
ORDENES DE GIRO
GENERAR Y VALIDAR
EL ARCHIVO DE PAGO DE NOMINA Y LAS
ORDENES DE PAGO A LOS EMPLEADOS
HACER EFECTIVOS LOS
GIROS, GENERARSOPORTES Y
REGISTROS CONTABLES DE CIERRE
REGISTRAR LOS
SOPORTES DE LAS TRANSACCIONES, HACER
ASIENTOS Y CONCILIACIÓN
CONTABLE DEL PROCESO
SELECCIONAR O CORREGIR
DÍAS DE VACACIONES , REVISAR Y APROBAR A
TRAVÉS DEL SISTEMA DE AUTOGESTIÓN
SOLICITAR LAS HORAS
EXTRAS, AUSENTISNOS Y OTRAS NIVEDADES
DE NOMINA DE LOS RRHH
Flujograma del subproceso Seguimiento del Desempeño, la Formación y el Desarrollo (GRH)
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano
PROCESO Seguimiento del desempeño, formación y desarrollo
ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.
ESTABLECER OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS, COMUNICAR A LOS COLABORADORES Y
TRAZAR CON ELLOS LOS OBJETIVOS INDIVIDUALES DEL
AÑO
SUPERVISAR EL DESEMPEÑO Y
CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS DEL PERSONAL, REUNIRSE CON
ELLOS, EVALUAR EL AVANCE DE OBJETIVOS, Y ESTABLECER
ACCIONES DE MEJORA
CADA AÑO EVALUAR EL DESEMPEÑO
CON LOS COLABORADORES Y SU JEFE DIRECTO Y DEFINIR LAS
COMPENSACIONES DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS
CON LOS RESULTADOS DE LAS
EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Y LAS SOLICITUDES DE JEFES DE
ÁREA, RECOLECTAR LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN Y
REGISTRARLAS
CONSOLIDAR Y PRIORIZAR LAS
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN URGENTES Y CREAR CATÁLOGOS
DE FORMACIÓN, EN LAS HERRAMIENTAS DIGITALES
DISPUESTAS IMPLEMENTAR, LANZAR Y
COMUNICAR A LOS COLABORADORES LOS MÓDULOS DE CAPACITACIÓN Y
DETERMINAR EL APRENDIZAJE POR MEDIO DE EVALUACIONES
12. Flujograma del subproceso Gestión de Implementación y Cumplimiento Normativo (GLE)
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PMO
PROCESO Gestión de implementación y cumplimiento normativo
ÁREAS RESPONSABLES Legal / PMO
MACRO PROCESO Gestión legal
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
VIGILAR EN MEDIOS DE
COMUNICACIÓN CONTENIDOS SOBRE LA
ACTIVIDAD ASEGURADORA O ACTIVIDADES QUE PUEDEN
AFECTAR LOS NEGOCIOS CELEBRAR REUNIONES CON LAS
GERENCIAS DE ÁREAS QUE SE VEN AFECTADAS POR CAMBIOS
NORMATIVOS, PLANEAR ACTIVIDADES, RECURSOS Y CRONOGRAMAS, PARA DESARROLLAR LOS CAMBIOS DE LEY
SUPERVISAR LA IMPLEMENTACIÓN
DE CAMBIOS, EJECUCIÓN, APLICACIÓN DE PRUEBAS Y
ACREDITAR EL CUMPLIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN Y RESULTADOS
ANTE LOS ENTES
Flujograma del subproceso Gestión de Litigios y Asesoría Legal Externa (GLE)
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PROCESO Gestión de litigios y asesoría legal externa
ÁREAS RESPONSABLES Legal
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión legal
ANALIZAR Y DETERMINAR EL
NIVEL DEL RIESGO AL QUE SE EXPONE LA EMPRESA, ESTIMAR
LOS GASTOS LEGALES Y LA SEVERIDAD DEL CONFLICTO O DE LAS CONSULTAS LEGALES
COMUNICAR LOS POSIBLES
GASTOS, HACER LAS RESERVAS Y PROVISIONES
ECONÓMICAS ESTIMADAS PARA EL PROCESO LEGAL
ESCOGER FIRMAS DE ABOGADOS
QUE TOMARÁN EL PROCESO, REVISARLA EN LISTA DE FIRMAS
PERMITIDAS POR CASA MATRIZ, REVISAR COSTOS Y LA POLIZA
RESPONSABILIDAD CIVIL
SELECCIONAR A LA FIRMA, DAR A
CONOCER LOS DETALLES DEL CASO O LAS CONSULTAS HECHAS, REGISTRARLA,
HACER CONTRATOS, PODERES DE OTORGAMIENTO, REPRESENTACIÓN Y POLIZAS DE RESPONSABILIDAD CIVIL
CONTROLAR EL DESARROLLO DEL
PROCESO Y LOS INFORMES DE LA FIRMA, HACER PROYECCIONES DE
PROVISIÓN ECONÓMICA Y COMUNICAR A ÁREAS CONTABLES
CONTROLAR USANDO MATRICES DE
CONTROL, GENERAR SOPORTE DOCUMENTAL DE SUCESOS, AVANCE,
RESULTADOS Y CIERRE DEL CASO, ANALIZAR LOS RESULTADOS CON LAS
ÁREAS Y CUSTODIAR LOS RESULTADOS
REVISAR RIESGOS COMPLIANCE DE
LAS FIRMAS, AL REVISAR EN LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS, Y
TOMAR MEDIDAS DE CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTE
Flujograma del subproceso Gestión de Aspectos Societarios (GLE)
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PROCESO Gestión de aspectos societarios
ÁREAS RESPONSABLES Legal
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión legal
CONVOCAR REUNIONES, PREPARAR
INFORMES DE DESEMPEÑO DE LAS OPERACIONES, RESOLUCIONES DE
CONSTANZA Y MANIFESTACIONES DE VOTO Y REMITIR A LA ASAMBLEA
GENERAL O JUNTA DIRECTIVA
PREPARAR AGENDA, ORDEN DEL DÍA Y
FECHAS, ENVIAR CONVOCATORIA, DOCUMENTOS, RESOLUCIONES,
MANIFESTACIONES DE VOTO E INFORMACION REQUERIDA PARA QUE MIEMBROS, COORDINADOR DE CANAL
Y REGIONAL DEN SU APROBACION CELEBRAR LA REUNIÓN
Y GRABARLA, RECIBIR LAS MANIFESTACIONES
DE VOTO, ELABORAR Y HACER APROBAR EL
ACTA DE LA REUNIÓN
RECIBIR LAS SOLICITUDES DE
AUMENTO DE CAPITAL SUSCRITO, AUTORIZADO Y SUSCRITO, TRAMITAR
ANTE CASA MATRIZ, COMUNICAR A LOS MIEMBROS, HACER APROBAR DE
ELLOS EL AUMENTO Y NOTIFICAR A SFC
VERIFICAR AUMENTO CON
ENTES DE CONTROL, FORMALIZAR Y ACREDITAR
EN ESCRITURA PUBLICA ANTE NOTARIA, LA CÁMARA
DE COMERCIO Y LA SFC
CELEBRAR REUNIÓN, PARA
APROBAR EL REGLAMENTO DE COLOCACIÓN DE
ACCIONES, Y SOLICITAR A LA SFC LA SUSCRIPCIÓN DE
ACCIONES
COMUNICAR A ACCIONISTAS Y
PUBLICO EN GENERAL LA OFERTA Y EL REGLAMENTO, HACER SUSCRIPCIONES
DE ACCIONES Y ACCIONISTAS, REGISTRAR RESULTADO DE LA OFERTA,
EMITIR CERTIFICADOS, ACTUALIZAR
LOS LIBROS DE ACCIONISTAS Y REPORTAR A LOS ENTES
Flujograma del subproceso Negocios (GLE)
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ÁREAS RESPONSABLES Legal
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestión legal
PROCESO Negocios
RECIBIR SOLICITUDES DE CONTRATOS,
VALIDARLAS, RECABAR LA INFORMACION DE LAS ÁREAS
COMPETENTES, ACTUALIZAR LAS MATRICES DE CONTROL DE SERVICIOS
HACER BORRADORES DE CONTRATOS
Y ACUERDOS, QUE INCLUYAN CONDICIONES YA DEFINIDAS,
REVISARLOS CON LAS ÁREAS, INCLUIR, QUITAR O EDITAR LAS CLAUSULAS SEGÚN LAS INDICACIONES DADAS
HACER REVISAR DEL SOCIO, PROVEEDOR
O CONTRAPARTE, LOS CONTRATOS, ACUERDOS Y SUS CLAUSULAS, RECIBIR
LOS DIFERENTES COMENTARIOS Y CORRECCIONES, DEFINIR CON ELLOS LAS CONDICIONES Y LAS EDICIONES FINALES
FORMALIZAR LOS DOCUMENTOS (CONTRATOS,
ACUERDOS, ANS, MANUALES OPERATIVOS, ETC.), EMITIR FINALES, TRAMITAR LA APROBACION DE
CONTRAPARTES Y GERENTES DE ÁREA COMPETENTES, DIGITALIZAR, GUARDAR Y
CUSTODIAR LOS DOCUMENTOS FORMALIZADOS
VALIDAR LAS SOLICITUDES DE
GENERACIÓN DE CONDICIONADOS, ACTUALIZAR LAS MATRICES DE
CONTROL Y ELABORAR EL BORRADOR DE CONDICIONADO CON LOS
COMENTARIOS DEL PROCESO DPS
VALIDAR CON EL SOCIO LOS
BORRADORES, RECIBIR SUS CORRECCIONES,
COMETARIOS Y REMITIR LAS ACTUALIZACIONES A LEGAL
REVISAR Y VALIDAR LAS CORRECCIONES
DE DPS Y EL SOCIO, ACTUALIZAR CONDICIONADOS Y REVISARLOS CON EL
SOCIO, EMITIR LOS FINALES, HACIÉNDOLOS APROBAR POR EL SOCIO,
LAS GERENCIAS Y VICEPRESIDENCIAS DPS
CON EL SOCIO REALIZAR LA
DEFINICIÓN DE CONDICIONADOS SIGUIENDO EL MODELO OPERATIVO
NEGOCIADO, Y REMITIR A LEGAL PARA ESTUDIO DE LAS CONDICIONES
Y CLAUSULAS
13. Flujograma del subproceso Inversiones (GIN)
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ÁREAS RESPONSABLES Tesorería
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar las inversiones
PROCESO Inversiones
PRESENTAR LOS
RESULTADOS PERIÓDICOS DEL ADMINISTRADOR DEL
PORTAFOLIO, DEFINIR Y APROBAR LA ESTRATEGIA DE
INVERSIÓN DEL MES
SUPERVISAR LA COMPRA Y
VENTA DE TÍTULOS, VELAR QUE EL ADMINISTRADOR HAGA SU
GESTION DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DEFINIDAS EN EL COMITÉ
VERIFICAR LA INFORMACION DE
COMPRAS, REALIZAR LA MARCACIÓN DE LAS RESERVAS
TÉCNICAS SOBRE LAS INVERSIONES DEL PORTAFOLIO,
VERIFICANDO LAS CUENTAS
CONTROLAR LOS MOVIMIENTOS
(COMPRA-VENTA) DEL PORTAFOLIO Y SUS CUENTAS, LAS COMPRAS QUE EXCEDEN
LOS LIMITES ESTABLECIDOS, LOS CUPONES Y VENCIMIENTO DE TÍTULOS, REGISTRAR EN APP DE INVERSIONES Y SUNSYSTEMS
VIGILAR LA VALORACIÓN DEL PORTAFOLIO,
ASIGNACIONES Y MOVIMIENTOS DE INVERSIONES (FONDOS) QUE RESPALDAN
LAS RESERVAS TÉCNICAS DE SINIESTROS, Y DE FORMA DIARIA LAS MARCACIONES Y
LOS RIESGOS SARM-SARL
RECOPILAR ASIENTOS CONTABLES, SOPORTES Y
AUXILIARES DEL ADMINISTRADOR, CARGARLOS EN SUNSYSTEMS, CONCILIAR CON LOS REGISTROS
CONTABLES DE CUENTAS, SALDOS, MOVIMIENTOS, COMPRAS, VENTAS Y MARCACIONES, Y
ACTUALIZAR INDICADORES DE RIESGO SARM Y SARL
GESTIONAR EL
PORTAFOLIO DE INVERIONES, AL REALIZAR
LAS COMPRAS VENTASY Y MANEJO DE LO TITULOS
DE CARDIF
14. Flujograma del subproceso Creación, Aprobación y Divulgación de la Documentación (GCA)
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SUBPROCESO Creación, aprobación y divulgación de la documentación
ÁREAS RESPONSABLES Implementación (Organización y métodos)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
PROCESO Gestionar la calidad y la mejora continua
IMPLEMENTAR Y
MANTENER EL MAPA DE
PROCESOS INTERNO, SU
ESTRUCTURA Y
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS QUE
LO SOPORTA
REVISAR Y PLANIFICAR LAS SOLICITUDES
DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS,
MANUALES, INSTRUCTIVOS O FORMATOS REQUERIDOS POR LAS ÁREAS
ENTREVISTAR A LOS RESPONSABLES,
LEER LA DOCUMENTACIÓN, ANALIZAR EL PROCESO Y DISEÑAR EL DIAGRAMA
DE FLUJO, AJUSTAR INFORMACION Y CONTENIDOS A LOS FORMATOS
INTERNOS
ANALIZAR EL DOCUMENTO CON LOS MAPAS
DE PROCESOS Y DE RIESGOS, IDENTIFICAR RIESGOS OPERATIVOS, DEFINIR CONTROLES,
INCLUIRLOS Y DEVOLVER DOCUMENTO CORREGIDO
EMITIR EL DOCUMENTO FINAL,
VALIDARLOS Y APROBARLOS CON LAS AUTORIDADES COMPETENTES DE LAS
ÁREAS, ALMACENARLO FÍSICAMENTE Y COLGARLO EN LAS PLATAFORMAS VIRTUALES, PARA SU CONSULTA
LEVANTAR EL REPORTE SETUP
PROCEDURE, PARA AUDITORIA Y SEGUIMIENTO DE LA
ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL, VERIFICAR EL
REPORTE Y HACER CORRECCIONES
REVISAR EL SETUP
PROCEDURE, DAR LA APROBACION DE ÉL Y
DETERMINAR ACCIONES DE MEJORA
¿APROBADOS LOS
CONTROLES DE LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
15. Flujograma del subproceso Planificar y Realizar Acciones de CRM (GMA)
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PROCESO Planificar y realizar acciones de CRM
ÁREAS RESPONSABLES Telemarketing
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
MACRO PROCESO Gestionar el marketing y las comunicaciones
PLANEAR Y CONFIGURAR LA
CAMPAÑA TELEMARKETING PARA LA VENTA DE UN PRODUCTO A
PARTIR DE LA TAN, SOLICITUD COMERCIAL Y CONDICIONADOS
REALIZAR LOS SCRIPTS Y
GUIONES DE VENTAS DONDE SE PLASME EL SALUDO,
CONFIRMACIÓN DE DATOS Y CIERRE DE LA VENTA
CAPACITAR A LAS
FUERZAS DE VENTA Y ESTABLECER
INDICADORES DE CONTROL, CON
INCENTIVOS ASOCIADOS
LANZAR A
PRODUCCIÓN LAS CAMPAÑAS
DE VENTA DE PRODUCTOS
REVISAR, VALIDAR EL PLAN
Y CONFIGURACIÓN DE LA CAMPAÑA TMK, Y DEFINIR
UNA BASE DE DATOS Y FICHA DE CONFIGURACIÓN
PARAMETRIZAR EN LOS
SISTEMAS IT COMPARTIDAS LAS CONFIGURACIONES, LAS
BD DE REPORTE DE SUSCRIPCIÓN, EL SCRIPT, (EN
EL CALL CENTER) Y EL
PROCESO DE VENTA