SMS Live Hướng dẫn sử dụngthongbao.shippingspace.net/help/OperationManual.pdf · Tài liệu hướng dẫn này giúp cho người dùng có được hệ thống hoạt

Operation Manual

Table of Contents

SMS Live Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn: Quản lý toàn bộ hồ sơ của 1 lô hàng Quản lý chứng từ hàng xuất Quản lý chứng từ hàng nhập Quản lý các khoản thu & khoản chi Và nhiều chức năng khác

SMS Live – Operation Manual

SMS Live – Shipping Management System Operation Manual

Table of Contents


Lời tựa

This is handbook for users who are Freight forwarder members of ShippingSpace.Net. Đây là tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho các thành viên là các công ty giao nhận vận tải hàng hóa thuộc hệ thống ShippingSpace.Net. SMS Live software is designed for Freight forwarders, Logistics Providers, NVOCC, consolidators, forwarding agents Phần mềm SMS Live được thiết kế dành cho các công ty giao nhận vận tải hàng hóa, công ty cung cấp dịch vụ Logistics, NVOCC, gom hàng chung chủ, đại lý hãng tàu. This book will help users get the operation system up & running right away. In additional to learning how to install the system, user learns how to use the software SMS Live to manage shipping operation and user can find out about new features. This book also presents information about advance issues and answers to commonly asked questions. Tài liệu hướng dẫn này giúp cho người dùng có được hệ thống hoạt động ngay tức thì. Hơn nữa, người dùng còn học được cách cài đặt hệ thống, cách sử dụng phần mềm, quản lý các hoạt động về giao nhận và tìm hiểu nhiều tính năng mới. Ngoài ra, Tài liệu này còn trình bày thêm nhiều thông tin hữu ích cũng như các câu hỏi thường gặp khác để tham khảo.

How to use this Manual

Làm thế nào để sử dụng tài liệu hướng dẫn này

Whether you’re already familiar with or new to SMS Live, you can find useful information in this User Manual book. This manual is designed to be tasked oriented. User can navigate through this book in several ways: Cho dù bạn đã quen thuộc hoặc chưa đối với phần mềm SMS Live, bạn vẫn có thể tìm ra được các thông tin hữu ích từ tài liệu hướng dẫn này. Tài liệu hướng dẫn này được viết theo hướng nghiệp vụ. NGười dùng có thể truy cập nội dung xuyên suốt toàn bộ cuốn sách bằng vài cách sau:

- By completing the chapter sequentially, or; - Xem toàn bộ từng chương một theo thứ tự, hoặc - By using the chapter-opening outlines to fine the topics you want, or; - Xem tóm tắt chương để tìm thông tin bạn cần - By looking up terms in the index so you can go directly to the information you

want. - Xem mục lục để tìm trực tiếp các thông tin bạn cần


Where to find Help

Thông tin cần liên hệ

If you have any question or need help, you can contact GOL Co., Ltd:

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hay cần sự hỗ trợ, vui lòng liên lạc với chúng tôi: Công ty TNHH TMDV CNTT G.O.L Phone: 84-8-3933 9333 Fax : 84-8-3930 3609 Email : [email protected] All information including User Manuals, Video Tutorials, and how-to tips available to view or download from www.shippingspace.net/helpcenter Tất cả những thông tin bao gồm tài liệu hướng dẫn sử dụng, video, thủ thuật luôn có sẵn để xem hoặc cho phép tải về từ trang web www.shippingspace.net/helpcenter Use of SMS Live and its documentation are bound by the terms set forth in your license. Sử dụng phần mềm SMS Live và tài liệu hướng dẫn sử dụng này bị ràng buộc bởi các điều khoản trong hợp đồng của bạn. Copyright © 2010 by GOL Co., Ltd. All rights reserved.

Bản quyền của phần mềm thuộc về công ty G.O.L

mailto:[email protected]

http://www.shippingspace.net/helpcenter

http://www.shippingspace.net/helpcenter

Chapter 1: Welcome

Chapter 1: Welcome Chương 1: Giới thiệu

SMS Live at a Glance SMS Live như một nháy mắt SMS Live software uses a database server to store and save all your company information. The software also uses a communication server to allow your customers who you have granted access to the system to view their transactions. You can also communicate with other companies who are using SMS software, and you can access your data remotely. The operations and accounting functions are integrated in the software. Phần mềm SMS Live sử dụng một máy chủ để lưu trữ cơ sở dữ liệu và lưu tất cả các thông tin của công ty bạn. Phần mềm này cũng sử dụng một máy chủ để truyền thông, cho phép những khách hàng mà bạn đã cấp quyền truy cập vào hệ thống xem các giao dịch của họ. Bạn cũng có thể giao tiếp với các công ty khác đang sử dụng phần mềm SMS Live cũng như truy cập dữ liệu của bạn từ xa. Các hoạt động và chức năng kế toán được tích hợp đầy đủ trong phần mềm. Easy-to-use Desktop Integrated with the Website (member page) Streamlined Partner Connection New ways to communicate Improved Printing Support Dễ dàng sử dụng máy tính để bàn Tích hợp với Website (thành viên) Kết nối đối tác Nhiều cách giao tiếp mới Hỗ trợ về in ấn.

Chapter 3: Introduction Business

Chapter 2: Set up Chương 2: Cài đặt

Before you begin

Trước khi bắt đầu

Meeting hardware requirements

Đáp ứng các yêu cầu về phần cứng

Before installation SMS Live, make sure your computer meets the following minimum hardware requirements: Trước khi cài đặt SMS Live, hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về phần cứng sau đây:

1 Gigahertz (GHz) or higher microprocessor recommended 512 Megabytes (MB) of RAM or higher recommended 850 Megabytes (MB) of available hard disk space 1028x768 or higher resolution monitor. Keyboard. Mouse. Stable Internet connection.

bộ vi xử lý: 1 gigahertz (GHz) hoặc cao hơn RAM: 512 MB (MB) hoặc cao hơn

Đĩa cứng rỗng: 850 MB (MB) Độ phân giải màn hình 1028x768 hoặc cao hơn.

Bàn phím. Chuột. kết nối Internet ổn định.

Meeting software requirements

Đáp ứng các yêu cầu về phần mềm

In order to run SMS Live, your computer needs to be provided: Để chạy phần mềm SMS Live, máy tính của bạn cần được cài đặt các nội dung sau:

Operation System Windows XP SP3 up or higher.

If using Window 7 up, window’s user log in must have administrator right to make installation the SMS Live.

*.pdf file software reader. Internet explorer 6 or above. .NET Framework 4.

Window installer: 3.1 Report Builder 2.0 (if you want to self-change reports format). (nếu bạn muốn tự

điều chỉnh định dạng các form báo cáo của công ty mình).


Steps to installation SMS Live

Các bước để cài đặt phần mềm SMS Live

- Download set up file (File SMSLiveSetup.msi) from link by access

- Tải file cài đặt (File SMSLiveSetup.msi) từ đường link sau http://www.shippingspace.net/Home/?showpage=ssn_for_forwarders/download

- After downloading, click to the file SMSLiveSetup.msi, the installation process starts immediately.

- Sau khi tải file trên xong, chọn file SMSLiveSetup.msi, khi đó hệ thống bắt đầu cài tự động. - Click to icon SMS Live on your desktop & wait for few minutes until finish installation. - Chọn biểu tượng SMS Live trên màn hình và chờ vài phút đến khi hoàn tất việc cài đặt.

Before installation SMS Live, make sure your computer meets the following minimum hardware requirements: Trước khi cài SMS Live, chắc chắn rằng máy tính của bạn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về phần cứng sau đây:

1 Gigahertz (GHz) or higher microprocessor recommended 512 Megabytes (MB) of RAM or higher recommended 850 Megabytes (MB) of available hard disk space 1028x768 or higher resolution monitor. Keyboard. Mouse. Stable Internet connection.

Software requirements: Các yêu cầu về phần mềm:

In order to run SMS Live, your computer needs to be provided: Để chạy phần mềm SMS Live, máy tính của bạn cần được cài đặt các nội dung sau:

Operation System Windows XP SP3 up or higher. *.pdf file software reader. Internet explorer 6 or above.

.NET Framework 4. Window installer: 3.1

Microsoft.Net Framework 4. Microsoft Report Viewer 2010 Redistributable Package to print out documents Report Builder 2.0 (if you want to self-change reports format) (nếu bạn muốn tự

điều chỉnh định dạng của các bản báo cáo theo ý muốn).

http://www.shippingspace.net/Home/?showpage=ssn_for_forwarders/download


Preparing data before using (must-do tasks)

Chuẩn bị dữ liệu trước khi sử dụng (bắt buộc phải làm)

First time login

Lần đầu tiên đăng nhập

At the first time login, system will request users to change password. This policy ensures that only user knows their password. Our support staffs also cannot know the client’s password. Besides, change password will help users remember their password easier. Lần đầu tiên đăng nhập hệ thống sẽ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu. Chính sách này đảm bảo rằng chỉ có người dùng mới biết mật khẩu của họ. Đội ngũ nhân viên hỗ trợ của chúng tôi cũng không thể biết mật khẩu của khách hàng. Bên cạnh đó, việc thay đổi mật khẩu sẽ giúp người dùng ghi nhớ mật khẩu của mình dễ dàng hơn.

Get standardized data

Lấy dữ liệu chuẩn hóa

There are some kinds of data that have been prepared & standardized for user’s easy using. That include: Có một số loại dữ liệu đã được chuẩn bị và chuẩn hóa ( theo quy định quốc tế ), thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng. bao gồm:

- Region ( khu vực ) - Country ( mã & tên quốc gia ) - Port & City ( mã & tên thành phố cảng ) - Currency ( mã & tên các loại đồng tiền ) - Container Type ( mã & tên các loại container ) - Container Size ( Kích cỡ các loại container ) - Commodity ( Loại hàng hóa ) - VAT code ( mã VAT )

To get above date to database, user needs access menu “System > General > Standard data”. On the form opened, click button “Update” to get data. Để lấy được dữ liệu trên, người dùng cần truy cập vào mục “System > General > Standard data”. Cửa sổ sẽ mở ra, chỉ cần chọn lệnh “Update” để tải dữ liệu về máy.


During using software, if need to add more data users can themselves add more data. (See Input required regular data)

Trong quá trình sử dụng, nếu cần thêm thông tin thì người dùng có thể tự thêm vào (xem phần thêm các dữ liệu thường dùng) Whenever want to update latest data, just do the same action again. Khi nào người dùng cần cập nhật thêm thông tin mới nhất thì thực hiện tương tự như trên.

Initial System configuration

Cấu hình hệ thống ban đầu

Setting Initial system configuration is mandatory task. System required some information need to be set before running system. At the first time login, administrator needs to set configuration data. After that, all menu of system will be active for using. If administrator does not finish initial configuration, other users cannot use SMS Live. Thiết lập cấu hình hệ thống ban đầu là nhiệm vụ bắt buộc. Hệ thống yêu cầu một số thông tin cần phải được thiết lập trước khi chạy hệ thống. Đăng nhập lần đầu tiên, người quản trị cần phải thiết lập cấu hình dữ liệu. Sau đó, tất cả các thư mục của hệ thống sẽ được kích hoạt để sử dụng. Nếu người quản trị không hoàn thành việc cấu hình ban đầu, người dùng khác không thể sử dụng được phần mềm SMS Live.

Note: Only administrator has right to set initial information. Chỉ có tài khoản quản trị được quyền thiết lập các thông tin ban đầu cho phần mềm

How to do? Làm thế nào để thực hiện? Step 1: Get standardized data (as stated previous) Step 2: Entry configuration data as required and save (see below) Bước 1: Tải dữ liệu chuẩn về máy (as stated previous) Bước 2: Cấu hình dữ liệu nhập vào như yêu cầu và lưu (xem bên dưới)

Vào thư mục System > System Config, chọn cửa sổ “System Config” để cấu hình các giá trị tương ứng.


General information

Thông tin chung

- General information is valid for all offices (including head office and branches). Only

administrator of head office ( means “Admin forwarder”) can set/edit this information & applied to the whole system.

- Thông tin chung có giá trị sử dụng cho tất cả các văn phòng (bao gồm cả trụ sở chính và các chi nhánh). Chỉ có người quản trị viên của trụ sở chính (có nghĩa là "người giữ tài khoản Admin của công ty giao nhận") có thể thiết lập/ chỉnh sửa thông tin này & được áp dụng cho toàn bộ hệ thống.

- Data service URL (option): let blank, unless you are using owned server. Ask GOL for value to input.

- Dịch vụ dữ liệu URL (tùy chọn): để trống, trừ khi công ty bạn tự lưu trữ dữ liệu trên server của mình. Liên hệ chúng tôi GOL để được hướng dẫn cách nhập giá trị này.

- Query Service URL (option): let blank, unless you are using owned server. Ask GOL for value to input.

- Truy vấn Dịch vụ URL (tùy chọn): để trống, trừ khi công ty bạn tự lưu trữ dữ liệu trên server của mình. Liên hệ chúng tôi GOL để được hướng dẫn cách nhập giá trị này.

- Invoice No. for all Companies (option): if check this box, all offices (including head office and branches) can use the same running number when issue invoice.

- Số hoá đơn cho tất cả các công ty (tùy chọn): nếu chọn vào ô này, tất cả các văn phòng (bao gồm cả trụ sở chính và chi nhánh) có thể sử dụng cùng một số chạy khi phát hành hóa đơn.

mailto:[email protected]?subject=Request%20for%20Data%20service%20URL





- Unit of measurement (U.O.M): select 1 value.

- Đơn vị đo lường (U.O.M): chỉ chọn 1 giá trị

- Currency report (mandatory): please select currency that will be used for all accounting reports. This currency will be used for all offices in order that the system can process Management Reports for the whole Group of Companies. This value cannot be changed during operating of the system.

- Báo cáo tiền tệ (bắt buộc): vui lòng chọn loại tiền tệ sẽ được sử dụng cho tất cả các báo cáo kế toán. Tiền tệ này sẽ được sử dụng cho tất cả các văn phòng trong hệ thống, có thể xử lý các báo cáo quản trị cho toàn hệ thống các công ty. Giá trị này không thể được thay đổi trong quá trình hoạt động của hệ thống.

Private information

Thông tin riêng

Private information is valid for the office (business unit) that user is logging in only, not valid for other branch offices. Thông tin riêng có giá trị cho một văn phòng (đơn vị kinh doanh) mà người dùng đang đăng nhập mà thôi, không có giá trị cho các văn phòng chi nhánh khác.

- Time zone: please choose from dropdown list the correct time zone of your office

location. This will help to make correct data time in the system later. - Múi thời gian (Time Zone): chọn từ danh sách thả xuống chính xác múi giờ của vị trí

văn phòng của bạn. Điều này sẽ giúp cho người dùng làm chính xác dữ liệu về thời gian trong hệ thống sau này.

- Input date format: this is date format you like to use during entry data, valid for all users, not for each different user.

- Định dạng ngày nhập dữ liệu: đây là định dạng ngày bạn muốn sử dụng trong quá trình nhập dữ liệu, có giá trị cho tất cả người dùng, không phải cho mỗi người dùng khác nhau.

- Display date format: this is date format you like to appear on system for familiar viewing, valid for all users computer, not for each different user.

- Định dạng ngày hiển thị: đây là định dạng ngày bạn muốn xuất hiện trên hệ thống để xem, có giá trị cho tất cả người dùng máy tính, không phải cho mỗi người dùng khác nhau.

- Display leadings zeroes: decide quantity of decimal number and how to appear for whole numeric fields. You can choose from available drop down list, with format “0” or “#”.


- Hiển thị số lẻ (số thập phân): hãy quyết định số lượng của số thập phân (tức bao nhiêu

số lẻ) và làm thế nào để xuất hiện các số đó. Bạn có thể chọn từ danh mục thả xuống, với định dạng "0" hoặc "#".

o If you choose format of “0”, if the appropriate digit does not exist, system will display as “0

o Nếu bạn chọn định dạng là “0” thì các con số thích hợp không tồn tại, hệ thống sẽ hiển thị là “0”

o If you choose format of “#”,if the appropriate digit does not exist, system will display as blank.

o Nếu bạn chọn định dạng là "#", thì các con số thích hợp không tồn tại, hệ thống sẽ hiển thị là trống.

For example: if you have selected “###,###,###,###,##0.000”. When you type number “1530.30”, system will auto display as “1,530.30” Ví dụ: nếu bạn đã chọn "###,###,###,###,##0.000". Khi bạn nhập số "1530.30", hệ thống sẽ tự động hiển thị là "1,530.30" If you have selected “###,###,###,###,##0.###”. When you type number “1530.30”, system will auto display as “1,530.3” Nếu bạn đã chọn "###,###,###,###,##0.###". Khi bạn nhập số "1530,30", hệ thống sẽ tự động hiển thị như "1,530.3"

- Local currency (mandatory): after get standard data, you will see a list of currency here. Select 1 value. If there is no currency you want, access menu “System > General > Currency” to entry new currency. Press button “Refresh’’ & return form ”System config” and continuing configuration.

- Nội tệ (bắt buộc): sau khi nhận được dữ liệu chuẩn, bạn sẽ thấy một danh sách các loại tiền tệ ở đây. Chọn 1 giá trị. Nếu không có loại tiền tệ bạn muốn, truy cập vào thư mục "System> General> Currency" nhập mới loại tiền tệ bạn cần. Nhấn nút "Refresh” và quay lại màn hình " System config" để tiếp tục cấu hình.

- Auto load: this value decide how many rows will be auto loaded whenever you access one List of data, such as File List, HBL List, …etc. It means, if you choose 30, whenever you open one List, data will auto loaded max 30 rows on the grid.

- Tự động hiển thị dữ liệu trong một cửa sổ: giá trị này quyết định bao nhiêu dòng dữ liệu sẽ được tự động hiển thị trong 1 trang cửa sổ bất cứ khi nào bạn truy cập một trong các danh sách dữ liệu, chẳng hạn như danh sách các file, HBL, v.v. Nó có nghĩa là, nếu bạn chọn 30, bất cứ khi nào bạn mở một Danh sách, dữ liệu sẽ tự động được hiển thị tối đa 30 dòng trên lưới.

- Load of top search: this value decide maximum how many rows of result will be loaded whenever you searching for data.

- Dữ liệu ưu tiên trong vùng tìm kiếm: giá trị này quyết định số lượng dòng dữ liệu tối đa mà bạn tìm kiếm.


US Customs

Hải quan Mỹ

This is configuration data setting for AMS EDI purpose. If you are using Trade Tech service, ask them provide data to entry here, then you can send AMS EDI direct from SMS Live. The required data including: Đây là cấu hình dữ liệu thiết lập cho mục đích trao đổi dữ liệu khai AMS đến hệ thống hải quan của Mỹ (EDI AMS). Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ củ Trade tech, hãy yêu cầu họ cung cấp dữ liệu để nhập ở đây, sau đó bạn có thể gửi AMS EDI trực tiếp từ phần mềm SMS Live. Yêu cầu dữ liệu bao gồm:

- Ftp server name/port - Ftp user name/password

Set Email account to send email form system.

Cấu hình các tài khoản email để gởi email từ hệ thống

SMS live allows to send email of document such as Pre-alert, manifest, HBL/HAWB to client, agent directly from the system. To do that, some email configuration value must be set. SMS Live cho phép gởi email về chứng từ như thông báo về lô hàng (pre-alert), Bảng chi tiết hàng hóa (Manifest), Vận đơn hàng hóa (HBL /HAWB) cho khách hàng, đại lý trực tiếp từ hệ thống. Để làm được điều đó, phải cấu hình email trong hệ thống. Access menu System > System Config, click to tab “Email account”” to input appropriate value Vào thư mục System > System Config, chọn cửa sổ “Email account” để nhậpp giá trị tương ứng. On the opening form, input required data, then click “Add” to add new data to below grid and continue entering for new email accounts (if need). These email accounts will be appeared on email sending function (that user can choose to send out email), at “sender” box. Tại cửa sổ đang mở, nhập các dữ liệu theo yêu cầu, sau đó bấm vào nút "Add" để thêm dữ liệu mới bên dưới lưới và tiếp tục vào cho các tài khoản email mới (nếu cần thiết). Những tài khoản email sẽ được xuất hiện trên chức năng gửi email (người dùng có thể lựa chọn cho việc gửi email), tại ô "sender" Save after finish all email accounts. Lưu lại sau khi hoàn tất việc cấu hình các tài khoản email.


Note: if check in “default email account” box, sender box will display this email address when user use function “send email” to send document to clients.

Lưu ý: nếu đánh dấu vào “default email account” thì địa chỉ email của người gởi sẽ hiển thị vào chứng từ khi dùng chức năng “ send email” để gởi chứng từ từ hệ thống.

Template emails

Email mẫu

The system requires some special data to send out document thru email via template email. Therefore, user needs to use template email in function “send email”. Hệ thống yêu cầu một số dữ liệu đặc biệt để gửi chứng từ bằng email mẫu. Vì vậy, người dùng cần phải sử dụng email mẫu trong chức năng "gửi email". User can use readymade template or can create new template to use. Người dùng có thể sử dụng các mẫu sẵn có hoặc tạo mẫu mới để sử dụng. Vào thư mục System > System Config, chọn cửa sổ “Template Email” để mở cửa sổ này. Chọn “Get standard template” để tải các mẫu sẵn có trong hệ thống.


On the list of available templates, user can double click to open one record and modify accordingly. Trên danh sách các mẫu có sẵn, người dùng kích chuột vào để mở một bản và sửa đổi cho phù hợp. Chọn nút “New” để tạo mới mẫu.

How to add/ edit a property to a template?

Làm thế nào để thêm / chỉnh sửa một mẫu có sẵn?

On template form, the left side is email content, on the right side is list of property that data will be appeared when email to be sent. Trên mẫu, phía bên trái là nội dung email, phía bên phải là danh sách các mẫu, dữ liệu sẽ được xuất hiện khi email được gửi.


In content area, put the cursor where you want to place a property, then on the List of property, double click on property you want, that property will be displayed at the cursor Trong vùng nội dung, đặt con trỏ nơi bạn muốn thêm dữ liệu, sau đó vào Danh mục dữ liệu, nhấp đúp chuột vào vùng dữ liệu mà bạn muốn, dữ liệu đó sẽ được hiển thị tại con trỏ When sending email, the data will be displayed on email body as template content. Khi gởi email, dữ liệu sẽ hiển thị trong nội dung email như nội dung trong mẫu này. For example, template sends email of “Arrival notice” to client shows: Ví dụ: mẫu gởi email của “Arrival notice” để gởi cho khách hàng:


Với các nội dung:

Property Meaning

{Hawb.CneeName} Consignee name on HAWB

{Hawb.UltimateCneeName} UltimateCneeName on HAWB

IMPORT DEPARTMENT Fixed text

{Company.CompanyName} / {CompanyUser.FullName}

Company send email/ user name

{SendMailObject.DateSendMail} Date send email

Khi gởi email, nội dung sẽ là:

List of email property and meaning: see appendix…

Danh mục các mẫu nội dung và ý nghĩa: xem phụ lục

Set Running Number

Cấu hình số chạy

What is “Running number”? Số chạy “Running number”là gì?


Every document has its reference number that help users trace document upon requirement. This number run by one rule that defined by each organization (each office). This is called “running number”. Mỗi chứng từ đều có số tham chiếu của nó giúp người sử dụng theo dõi chứng từ khi có yêu cầu. Số chạy này được quy định theo quy tắc của từng tổ chức (mỗi văn phòng). Nó được gọi là “số chạy”.

To uniform the reference number for management purpose, SMS Live provides the function for users to set running number themselves. Để thống nhất số tham chiếu cho mục đích quản lý, phần mềm SMS Live cung cấp cho người dùng chức năng tự thiết lập số chạy. Running number is applied on whole organization, by each office, not applied for each user’s requirement. After setting format, whenever user creates one new document, the reference number will be displayed by system automatically. Số chạy áp được dụng cho toàn bộ tổ chức, mỗi văn phòng, không áp dụng đối với yêu cầu của mỗi người dùng. Sau khi thiết lập định dạng, bất cứ khi nào người dùng tạo ra một chứng từ mới, số tham chiếu sẽ tự động hiển thị.

How to make format for a running number? Làm thế nào để thiết lập số chạy?

To start using the software, you need to set up the formats of reference number for all kinds of document that you want refferece number runs automaticaly. One reference number can consists up to 5 sections maximum. You can set the data format in each section, and the character separates between 2 sections. Để sử dụng phần mềm, bạn cần phải thiết lập các định dạng của số tham chiếu cho tất cả các loại chứng từ mà bạn muốn số chạy tự động. Một số tham chiếu có thể bao gồm tối đa 5 phần. Bạn có thể thiết lập các định dạng dữ liệu trong mỗi phần, và các ký tự phân cách giữa 2 phần.

Vào thư mục System > Running Number để thiết lập số chạy.

Format displayed after setting.


To set up the format number, please select the document type & set the data type for each section. Để thiết lập định dạng số chạy, hãy chọn các loại chứng từ và thiết lập kiểu dữ liệu cho mỗi phần.

Step 1: Setting running type for document. Bước 1: Thiết lập kiểu số chạy cho chứng từ

Select document type (Docs Type), then select running type that will be effective for this selected document. You can choose one among types: Chọn loại chứng từ (Documents Type), sau đó chọn loại số chạy để xác định thời hạn hiệu lực cho chứng từ được lựa chọn này. Bạn có thể chọn một trong số các loại:

- Running by Accounting period: if you choose this type, the running number will run by accounting period & will start again the beginning number from next accounting period.

- Chạy theo từng kỳ kế toán: nếu bạn chọn loại hình này, số chạy sẽ chạy bởi kỳ kế toán và sẽ bắt đầu chạy lại số mới cho kỳ kế toán tiếp theo.

- Running by Sequence: if you choose this type, the running number will run from “start number” & come up forever.

- Chạy theo trình tự: nếu bạn chọn loại hình này, số chạy sẽ chạy từ số bắt đầu “start number” & tăng dần lên.

- Running by Year: if you choose this type, the running number will run by year & will start again the beginning number from next year.

- Chạy theo năm: nếu bạn chọn loại hình này, số chạy sẽ chạy theo năm và sẽ bắt đầu lại số bắt đầu cho năm tiếp theo.

- Running by Month: if you choose this type, the running number will run by month & will start again the beginning number from next month.

- Chạy theo tháng: nếu bạn chọn loại hình này, số chạy sẽ chạy theo tháng sẽ bắt đầu lại số bắt đầu từ tháng tiếp theo.

- Running by day: if you choose this type, the running number will run by day & will start again the beginning number from next day.

- Chạy theo ngày: nếu bạn chọn loại hình này, số chạy sẽ chạy theo ngày và sẽ bắt đầu lại số bắt đầu từ ngày hôm sau.

Next, you should entry the start No. This document’s running number will be started by this number forward. If no defined start number, the start number will be “1” automatically. Tiếp theo, bạn nên nhập số chạy bắt đầu. Số chạy của chứng từ này sẽ được bắt đầu bởi con số này để đi tiếp. Nếu không xác định được con số bắt đầu, thì hệ thống sẽ tự động bắt đầu là "1". Step 2: Setting value for each section in running number format. You must follow the rules: Bước 2: Thiết lập giá trị cho mỗi phần trong định dạng số chạy. Bạn phải tuân theo các quy tắc sau:

- Getting start one by one, from section 1 up to section 5.


- Bắt đầu từng phần một, từ phần 1 đến phần 5. - Blank section between 2 other sections is not allowed. Meaning that before

finishing this section, you cannot do for the next section. - Không được phép để trống giữa 2 phần khác. Có nghĩa là khi chưa kết thúc phần

này, bạn không thể làm cho phần tiếp theo. - Between 2 sections, It must be 1 separate character: underscore ( _ ), dash (-),

slash (/), back slash (\), no space. - Giữa 2 phần, phải có 1 ký tự riêng biệt: gạch dưới (_), gạch ngang (-), dấu gạch

chéo (/), dấu gạch ngược lại (\), không cách. - At least 1 section is “running number” must be defined in the whole format. - Có ít nhất 1 phần là "số chạy" phải được xác định trong các định dạng. - Maximum is 1 section is “ format date” in the whole format. - Có nhiều nhất 1 phần là "định dạng ngày" phải được xác định trong các định

dạng. - Maximum of complete format is 50 characters. - Nhiều nhất là 50 ký tự trong toàn bộ định dạng

How to do? Làm thế nào để thiết lập số chạy?

Just select the data type in the first section, then entry the value you want, then entry the separate character to next section. After finishing this step, the next section will be appeared for your continuing setting. Just do the same until finish all sections. Bạn chỉ cần chọn các loại dữ liệu trong phần đầu tiên, sau đó nhập giá trị bạn muốn, nhập các ký tự riêng biệt vào phần kế tiếp. Sau khi hoàn thành bước này, bạn tiếp tục thiết lập cho phần tiếp theo. Chỉ cần làm như trên cho đến khi hoàn thành tất cả các phần. Save your setting, and continue with other document. Format of this document will be displayed right after you finish setting up the format. Lưu lại phần bạn đã thiết lập số chạy, và tiếp tục với các tài liệu khác tương tự. Định dạng số chạy của tài liệu này sẽ được hiển thị ngay sau khi bạn kết thúc các thiết lập định dạng. Right after saving running number format, your documents’ number will be run on new format. Ngay sau khi lưu số chạy mới thì số chứng từ của bạn sẽ chạy theo định dạng mới.

Explanation of value in each section: Giải thích về giá trị của từng phần:

- Free text length: if choosing this type, whenever create new document, you can

entry whatever you want in this section, with maximum length of text indicated in field “value”. You can choose up to 10 characters length max.

- Chiều dài ký tự được nhập tự do: nếu chọn loại này, mỗi khi tạo tài liệu mới, bạn có thể nhập bất cứ thông tin nào bạn muốn trong phần này, với chiều dài tối đa được chỉ ra trong phạm vi "giá trị". Bạn có thể chọn lên đến tối đa 10 ký tự.


- Fixed text: you can entry whatever you want to fix in this section. Just entry the

text you want to the field “value” beside. Meaning that when you create new document, this text always appears on running number field. The value can contain letter from A to Z and/or number from 0 to 9.

- Nội dung cố định: bạn có thể nhập chính xác thông tin nào bạn muốn trong phần

này. Chỉ cần nhập đúng ký tự thông tin đó vào ô "giá trị" bên cạnh. Điều đó có nghĩa là khi bạn tạo tài liệu mới, thông tin này luôn luôn xuất hiện trên trường số chạy. Giá trị có thể chứa chữ cái từ A đến Z và / hoặc số từ 0 đến 9.

- Format date: This format will help you to display the time as the format you

want. Please fill which type you want like as YYMMDD or MMDDYY or…etc. (Choose on drop down list).

- Định dạng ngày: định dạng này sẽ giúp bạn hiển thị thời gian như là định dạng

mà bạn muốn. Vui lòng điền loại bạn muốn như là YYMMDD hoặc MMDDYY hoặc ... (chỉ cần chọn từ danh sách thả xuống)

- Running number: Running number is integer. This section helps you to define the

appearance of running number. You can choose from 1 up to 8 digits with format “0” or “#”.

- Chạy số: Chạy số là số nguyên. Phần này giúp bạn xác định sự xuất hiện của số

chạy. Bạn có thể chọn từ 1 đến 8 chữ số với định dạng "0" hoặc "#". o You choose format of “0”, if the current system running number have less digits than selected format, the rest digits on the left will be zeroes. o Khi bạn chọn định dạng của "0", nếu hệ thống hiện tại đang chạy số có chữ số ít hơn so với định dạng đã chọn, các chữ số còn lại bên trái sẽ là zero. o You choose format of “#”, if the current system running number have less digits than selected format, the appearance will be itself. o Khi bạn chọn định dạng của "#", nếu hệ thống hiện tại đang chạy số có chữ số ít hơn so với định dạng đã chọn, sự xuất hiện sẽ là chính mình

For example: if you have selected the running number format is “000”, the system will run from 001 to 999 maximum. When you create document, for instance the current number order is 25th, the appearance of running number will be displayed as “025”. If the running number exceeds 999, system will make warning to user to make changing the format. Ví dụ: nếu bạn đã chọn định dạng số chạy là "000", hệ thống sẽ chạy từ 001 đến 999 tối đa. Khi bạn tạo tài liệu, ví dụ thứ tự số hiện nay là 25, sự xuất hiện của số chạy sẽ được hiển thị là "025". Nếu số lượng đang chạy vượt quá 999, hệ thống sẽ cảnh báo cho người sử dụng để thay đổi định dạng. If you have selected the running number format is “###”, the system will run from 1 to 999 maximum. When you create document, for instance the current number order is 25th, the appearance of running number will be displayed as “25” only. If the running number exceeds 999, system will make warning user to make changing the format.


Nếu bạn đã chọn định dạng số đang chạy là "###", hệ thống sẽ chạy từ 1 đến 999 tối đa. Khi bạn tạo tài liệu, ví dụ thứ tự số hiện nay là 25, sự xuất hiện của số chạy sẽ được hiển thị là "25" chỉ. Nếu số lượng đang chạy vượt quá 999, hệ thống sẽ cảnh báo người sử dụng để thay đổi định dạng.

Note: Whenever the format of running number is changed, the new format will be effective immediately on appropriate document. If you add new document to a past period (ex past month, year, day…), new format also effective as well, and regardless in the past period, other format have been used. Bất cứ khi nào định dạng của số chạy được thay đổi, định dạng mới sẽ có hiệu lực ngay lập tức trên tài liệu tương ứng. Nếu bạn thêm tài liệu mới vào khoảng thời gian thuộc quá khứ (như tháng, năm, ngày đã qua...), định dạng mới cũng có hiệu lực, và bất kể trong thời gian qua, các định dạng khác cũng được sử dụng.

Non-apply one running number

Không áp dụng số chạy

After format running number, but due to some reasons, such as if user want to entry old document (with different format) for filing purpose, or would like to change the format for some specific records only, just do as follows: Sau khi định dạng số chạy, nhưng do một số lý do, chẳng hạn như nếu người dùng muốn nhập lại tài liệu cũ (với các định dạng khác) cho mục đích tìm kiếm, hoặc muốn thay đổi định dạng cho một số hồ sơ cụ thể, chỉ cần làm như sau:

- Access form “Running number”; - Vào phần “Running number”

- Just call out current format record, click “non-apply” then save. After save, user

can entry any number user want on new document (the existing document must be kept its old format). Whenever want to re-use the format, just unclick “non-apply” then save again for using as normal.

- Chỉ cần gọi ra định dạng hiện tại ra, nhấp vào " Non-apply” (tức không áp dụng) rồi lưu lại. Sau khi lưu, người sử dụng có thể nhập bất kỳ số nào mình muốn vào tài liệu mới (các tài liệu hiện vẫn được giữ theo định dạng cũ của nó). Bất cứ khi nào muốn tái sử dụng các định dạng, chỉ gở bỏ chức năng “Non-apply” (không áp dụng) sau đó lưu lại để sử dụng như bình thường.

Import contact list from a excel file

Nhập danh mục khách hàng vào hệ thống từ file excel

- Contact list is a list of partners that includes clients, agents, carriers, services providers. If this list does not exist, user can add one by one during using software once required. If the list is available, import that list from an excel file can help user save a lot of time.

- Danh mục khách hàng là một danh sách các đối tác bao gồm khách hàng, đại lý, nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ. Nếu danh sách này không tồn tại, người


dùng có thể thêm từng người một trong quá trình sử dụng phần mềm khi được yêu cầu. Nếu danh sách có sẵn, việc nhập danh sách này từ file excel có thể giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều thời gian.

To import partners detail from an excel list, following the instructions below: Để nhập dữ liệu từ file excel, vui lòng tham khảo hướng dẫn sau:

Step 1: Preparing excel file. Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu của file excel

The excel file need to break data by field that include: code, name, address, City, port, accounting code, telephone, fax, email, country code, VAT code, and website. File excel cần được chia dữ liệu bằng nhiều trường bao gồm: mã dữ liệu, tên, địa chỉ, thành phố, cảng, mã kế toán, điện thoại, fax, email, mã quốc gia, mã số thuế và website.

Note: Ghi chú Country code: must be 2 digits code, associate with country code that have been get before in Country List (see “Get standardized data”) Mã nước: phải có 2 chữ số mã, liên quan với mã quốc gia mà bạn đã có trước trong Danh sách Quốc gia (xem phần “Get standardized data” ("Lấy dữ liệu chuẩn")).

Step 2: Mapping data in excel file Bước 2: Kết nối dữ liệu file excel

Open form “Contact List” from menu System > General > Contact Mở phần “contact list” từ thư mục System > General > Contact Select button “Import Excel” in Toolbar. Chọn lệnh “Import Excel” từ thanh công cụ In opening Dialog: Tại hộp thoại đang mở:

- File excel data: - File dữ liệu excel

o File name: just select file name from user’s PC. o Tên file: chọn tên file trong máy tính của người dùng o Sheet Name: stated exact sheet name that contains client list. o Tên của Sheet: chỉ ra chính xác tên của sheet nào mà người dùng muốn đổ danh sách khách hàng vào hệ thống. o From row to row: entry the beginning and ending row number in excel file that user wants to import data to the system. o Từ dòng đến dòng: nhập vào dòng đầu tiên đến dòng cuối củng của file excel mà người dùng muốn đổ dữ liệu vào hệ thống. o Insert below last row: if check this box, user can import data consecutive and the data will be inserted right after last row of previous importing. o Chèn dưới dòng cuối cùng: nếu chọn chức năng này, người sử dụng có thể đổ/nhập dữ liệu liên tiếp và các dữ liệu sẽ được chèn vào ngay sau dòng cuối cùng của phần đổ/nhập dữ liệu trước đó.


o All fields in this are mandatory. o Tất cả các trường này là bắt buộc

- Mapping columns: allow user to indicate which data column in excel file will be inserted to which field in the system.

- Kết nối cột: cho phép người sử dụng chỉ ra cột dữ liệu trong file excel sẽ được chèn vào vùng nào trong hệ thống.

o One by one, entry the column name on defined field. o Từng bước 1, nhập tên cột vào vùng dữ liệu đã được định sẵn. o Mandatory fields: contact code, contact name, country code. o Vùng bắt buộc: mã khách hàng, tên khách hàng, mã quốc gia

After finish declaration data, click button “Import data” & wait for processing by system. After import all data, system will open one grid that contains all data transferred from excel file. Sau khi hoàn tất phần chuẩn bị dữ liệu, bấm vào nút "Nhập dữ liệu" và chờ hệ thống xử lý. Sau khi đổ/nhập tất cả các dữ liệu, hệ thống sẽ mở ra một bảng lưới mà nó chứa tất cả các dữ liệu được chuyển từ file excel vào.


Click “save” and wait for system working. Bấm vào lệnh “Save” để chờ hệ thống lưu dữ liệu đến khi hoàn tất.

Management users in the system

Quản lý người dùng trong hệ thống

Set up password for one employee

Thiết lập mật khẩu cho nhân viên

When make registration to use this system in http://shippingspace.net, the registered user name is default set as administrative account of the registered company, also understood as a Head Office of Company. With this account, administrator can start issue account to other users. Khi thực hiện việc đăng ký sử dụng hệ thống này trong http://shippingspace.net, tên người dùng đã đăng ký được thiết lập mặc định là tài khoản quản trị của công ty đăng ký, cũng được hiểu như là một trụ sở chính của Công ty. Với tài khoản này, người quản trị có thể bắt đầu cấp lại tài khoản cho người khác.

http://shippingspace.net/


Step 1: Entry new employee. Bước 1: Nhập tên nhân viên mới Go to menu System > Employee > click “New” to entry new record. Vào thư mục System > Employee > chọn “New” để nhập mới dữ liệu. Entry required data then save, so user has created new employee record in the system. After that, the button “User account” will appear. Nhập dữ liệu theo yêu cầu rồi lưu lại, khi đó nhân viên mới được tạo trong hệ thống. Sau đó, nút "Tài khoản người dùng" sẽ xuất hiện. Remember add users’ email address that help them to obtain password themselves once forgotten later. Hãy nhớ thêm địa chỉ email của người sử dụng để giúp họ nhận lại được mật khẩu của mình khi quên mật khẩu. Step 2: Issue 1 user account. Bước 2: Tạo 1 tài khoản cho người dùng After create 1 employee, click the button “User account”. Sau khi tạo mới tên nhân viên, chọn nút “User account”. In dialog, entry required data, then click “Save” Trong hộp thoại, nhập dữ liệu yêu cầu, rồi chọn nút “Save” để lưu dữ liệu

Notes: Ghi chú

- User Type: - Loại người dùng


o Admin Forwarder: this type of user will have the right as administrator in

the Head office of company. o Quản trị Người dùng tại trụ sở chính: loại hình này người sử dụng có

quyền như là quản trị viên trong trụ sở chính của công ty. o User forwarder: this type of user will have the right as normal user in the

Head office of company. o Người dùng là nhân viên tại trụ sở chính: loại hình này người sử dụng có

quyền như là người sử dụng bình thường trong trụ sở chính của công ty. o Admin Forwarder Branch: this type of user will have the right as

administrator in the Branch office only (Office assigned in Biz Unit that employee working in).

o Quản trị Người dùng tại chi nhánh: loại hình này người sử dụng có quyền như là quản trị viên chi nhánh của công ty (chi nhánh mà trong nhân viên này được bổ nhiệm làm việc tại đó).

o User Forwarder Branch: this type of user will have the right as normal user in the Branch office only (Office assigned in Biz Unit that employee working in).

o Người dùng là nhân viên tại chi nhánh: loại hình này người sử dụng có quyền như là người sử dụng bình thường tại chi nhánh của công ty (chi nhánh mà trong nhân viên này được bổ nhiệm làm việc tại đó).

- Acc. Status: - Tình trạng tài khoản của nhân viên

o Enable: This account is allowed to use, still on using. o Kích hoạt: Tài khoản này được phép sử dụng, vẫn còn thời hạn sử dụng. o Disable: This account has been disabling, not allows using any longer, and

cannot login the system. o Vô hiệu hoá: Tài khoản này đã bị vô hiệu hóa, không cho phép sử dụng

nữa, và không thể đăng nhập hệ thống.

- Locked status: - Tình trạng đã bị khóa:

o Unlock: the account on using, not to be locked. o Mở khóa: tài khoản đang sử dụng, không bị khóa. o Locked: the account has been locked due to some reasons, even status is

enable, cannot login to the system. (Ex: 3 times wrong password continuously).

o Đã khóa: tài khoản đã bị khóa vì một số lý do, thậm chí tình trạng là cho phép, không thể đăng nhập vào hệ thống. (Ví dụ: 3 lần sai mật khẩu liên tục).

- Forced changed password at 1st login: if check this option, user must change

password right after 1st time login the system. Administrator can use this option to request other users change their password, to make sure that just each user knows their password.

- Buộc thay đổi mật khẩu đăng nhập lần đầu tiên: nếu chọn chức năng này, người dùng phải thay đổi mật khẩu ngay sau khi lần đăng nhập hệ thống đầu tiên.


Quản trị viên có thể sử dụng tùy chọn này để yêu cầu người dùng khác thay đổi mật khẩu của họ, để đảm bảo rằng chỉ cần mỗi người dùng chỉ biết mật khẩu của riêng họ.

User’s rights in the whole system

Quyền của người dùng trong toàn hệ thống

Admin Forwarder: this is most power user in the system of the company. This user has the full rights in the system who can: Người quản trị hệ thống tại trụ sở chính: đây là người có quyền cao nhất trong toàn hệ thống của công ty. Người này có đầy đủ các quyền trong hệ thống, người này có thể:

- Issue new user account for any other type of users, including same level “admin”, or normal users in the Head office as well as in all branch offices.

- Cấp tài khoản người dùng mới cho bất kỳ loại người sử dụng, bao gồm cả cùng cấp "admin", hoặc người sử dụng bình thường trong trụ sở chính cũng như trong tất cả các văn phòng chi nhánh.

- Disable/enable, lock/unlock any user a/c. - Vô hiệu hóa/kích hoạt, khóa/mở khóa cho bất kỳ tài khoản nào của người dùng. - Access all data in both Head office as well as branch offices. - Truy cập được tất cả dữ liệu trong cả hai trụ sở chính cũng như các văn phòng

chi nhánh. - Change password for itself a/c. - Thay đổi mật khẩu chỉ cho riêng mình - Reset password for any other user. (n/a) - - Thiết lập lại mật khẩu cho bất kỳ người sử dụng nào khác. - Manage member webpage contents. - Quản lý nội dung trang web thành viên.

User forwarder: this is normal user who can work in database of the Head office of company only. This user type can: Người sử dụng hệ thống tại trụ sở chính: đây là người dùng bình thường, chỉ có thể làm việc trong cơ sở dữ liệu của trụ sở chính của công ty. Người này có thể:

- Access data in Head office & branches office. But for branches’ data, just allowed to view, edit, not allowed to add new data.

- Truy cập dữ liệu tại trụ sở chính và văn phòng chi nhánh. Nhưng đối với dữ liệu của chi nhánh, chỉ được phép xem, chỉnh sửa, không được phép thêm dữ liệu mới.

- Change password for themselves account only. - Thay đổi mật khẩu chỉ cho riêng mình - Cannot disable/enable/lock/unlock any other user account. - Không thể vô hiệu hóa/kích hoạt, khóa/mở khóa cho bất kỳ tài khoản nào của

người dùng.

Admin Forwarder Branch: this type of user will have the right as administrator in the Branch office only (in office assigned in Biz Unit that employee working in), who can:


Người quản trị hệ thống tại chi nhánh: đây là người chỉ có quyền cao nhất tại một văn phòng chi nhánh của công ty (chi nhánh đã được đăng ký trong hoạt động của công ty mà có người này làm việc tại đó). Người này có thể:

- Issue new user account for any other type of users, including same level “admin”, in their branch offices.

- Cấp tài khoản cho người dùng mới thuộc bất kỳ nhóm nào, bao gồm đồng cấp quản trị cho các văn phòng chi nhánh của họ.

- Disable/enable, lock/unlock any user account in their branch office. - Vô hiệu hóa / kích hoạt, khóa / mở khóa bất kỳ tài khoản người sử dụng trong

văn phòng chi nhánh của họ. - Access data of their branch office only. - Chỉ truy cập được dữ liệu của văn phòng chi nhánh họ. - Change password for their account. - Thay đổi mật khẩu cho tài khoản của họ. - Reset password for any other user in their branch office. (TBA) - Thiết lập lại mật khẩu cho bất kỳ người sử dụng nào khác trong văn phòng chi

nhánh của họ User Forwarder Branch: this is normal users who can work in database of their Branch office only (in office assigned in Biz Unit that employee working in). This user type can: Người sử dụng hệ thống tại văn phòng chi nhánh của họ: đây là người dùng bình thường, chỉ có thể làm việc trong cơ sở dữ liệu tại chi nhánh của họ mà thôi. Người này có thể:

- Access data in their Branch office only. - Chỉ truy cập được dữ liệu của văn phòng chi nhánh họ - Change password for themselves account only. - Thay đổi mật khẩu cho tài khoản của họ. - Cannot disable/enable/lock/unlock any other user account. - Không thể vô hiệu hóa/kích hoạt, khóa/mở khóa cho bất kỳ tài khoản nào của

người dùng.

Change password

Thay đổi mật khẩu

If user wants to self-change password

Nếu người dùng muốn tự thay đổi mật khẩu

- In Shippingspace.net: - Vào trang www.shippingspace.net

o Log in to the ShippingSpace.Net > Member.Net o Đăng nhập vào ShippingSpace.Net > Member.Net o Access menu “Change password” & follow guidance.


o Truy cập vào “Change password” (tức thay đổi mật khẩu) và làm theo hướng dẫn bên dưới

- In SMS Live: - Trong phần mềm SMS live

o Open the SMS Live software. o Mở phần mềm o At login page, access menu “Change password” & follow guidance. o Tại trang đăng nhập, vào phần “Thay đổi mật khẩu” va xem hướng dẫn sau:

If administrator wants to change password of other users

Nếu người quản trị viên muốn thay đổi mật khẩu của các người dùng khác

- In SMS Live, access menu System > General > Employee - Vào phần mềm SMS Live, tại thư mục System > General > Employee - Search to find the record of user who wants to change password.


- Tìm tên của người sử dụng cần thay đổi mật khẩu - Open that record, click button “user account”. - Mở thông tin của người dùng đó lên, chọn lệnh “user account”. - Enter new password twice & save. (To limit error, user must retype new

password instead of copy and paste). - Nhập mật khẩu mới 2 lần và lưu lại. (để giảm thiểu sai sót có thể, người dùng

phải nhập lại mật khẩu mới thay vì copy và dán) - From now on, that user must access the system by new password. - Kể từ đó, người dùng sẽ phải dùng mật khẩu mới từ hệ thống

Disable or lock one user account

Vô hiệu hóa và khóa tài khoản của người dùng

Thru website (NA)

Thông qua website

Thru SMS Live

Thông qua phần mềm SMS Live - In SMS Live, Access menu System > General > Employee - Vào phần mềm SMS Live System > General > Employee - Search to find the record of person that user want to lock account. - Tìm tên của người dùng mà người quản trị muốn khóa tài khoản - Open that record, click button “user account”. - Mở thông tin của người dùng lên, chọn lệnh “user account”. - In field “Acc. Status”, change status to “disable”. - Tại trường “Acc. Status”, thay đổi tình trạng thành “disable” (tức vô hiệu hóa) - In field “Locked Status”, change status to “clocked”. - Tại trường “Locked Status” thay đổi thành “clocked” (tức khóa tài khoản) - Click “Save” to confirm. - Chọn tiếp lệnh “Save” để lưu việc thay đổi này.


- From now on, that user cannot log in the system any longer. - Kể từ bây giờ, người dùng đó sẽ không thể truy cập vào hệ thống được nữa.

Forgot password

Quên mật khẩu

If user forgot the password, that user can obtain the new password by following steps: Nếu người dùng quên mật khẩu, người đó có thể lấy lại mật khẩu bằng cách sau:

- Access website at: http://shippingspace.net - Đăng nhập vào website: http://shippingspace.net - Click the link “Login” at top of any web page. - Chọn lệnh “Login” (tức đăng nhập) trên cùng bên tay phải của trang web - In login page, access the link “forgotten your password?” and the follow the

instruction. - Tại trang đăng nhập, chọn lệnh “forgotten your password?” (tức quên mật khẩu)

và làm theo hướng dẫn của hệ thống. - User will receive an email with a password token to reset the password. Follow

the URL in email, and use the token provided in email as a “current password”, user can themselves create a new password to access the system later.

- Người dùng sẽ nhận được mật khẩu mới ngẩu nhiên từ hệ thống, hãy làm theo hướng dẫn trong email và dùng mật khẩu trong email để đăng nhập hệ thống như là mật khẩu hiện hành. Sau đó, người dùng nhớ đổi lại mật khẩu mới cho riêng mình sau đó.




Note: Ghi chú In employee record, if user does not have email address, this function cannot be used. Trong phần thông tin của người dùng, nếu không có địa chỉ email thì chức năng này không thể sử dụng được.

Assignment working permission in the system

Phân quyền


In order to access data in the system, all users must be assigned by administrator for their working limit. Để sử hệ thống, người quản trị viên sẽ phân quyền cho từng người dùng để giới hạn việc sử dụng của họ. Working permisson in SMS Live system is assigned for each user group. Means that: Phân quyền làm việc được thực hiện cho từng nhóm công việc, có nghĩa là:

- Each user can belong to at least one or more groups. - Mỗi người dùng phụ thuộc vào ít nhất 1 nhóm công việc hay nhiều hơn. - Permission will be installed for each group & all users in one group have the same

permission. - Quyền sử dụng được thiết lập cho từng nhóm và tất cả các người dùng trong cùng một

nhóm đều có cùng quyền hạn ngang nhau.

To make permission assignment, need to do steps: Để phân quyền, cần làm các bước sau:

- Create user group. - Tạo nhóm người dùng - Add users to each group. - Chọn người dùng vào từng nhóm - Make assignment for each group. - Phân quyền theo từng nhóm

Note: at the beginning, an administrator (of head office & branches) can make permission assignment. Ghi chú: khi bắt đầu, người quản trị của trụ sở chính & chi nhánh có thể phân quyền.

Step 1: Create user group

Bước 1: Tạo nhóm người dùng User group is a group of users who have same roles or tasks in working process. Each company can make use group how to match their management & control. Nhóm người dùng là 1 nhóm bao gồm những người có cùng quyền hạn, công việc. Mỗi công ty có thể tạo nhóm người dùng khác nhau sao cho đáp ứng được nhu cầu quản lý & kiểm soát của họ.

- To make a new user group, access menu System > Permission > User Group - Để tạo nhóm người dùng mới, vào thư mục System > Permission > User Group - Click “Add” & entry data on opening dialog, then save. - Chọn lệnh “ Add” và nhập dữ liệu vào cửa sổ vừa mở ra, sau đó lưu lại - Continue for other group. - Tiếp tục cho các nhóm khác tương tự. - User can edit or delete an existing group. (Deleting is effective only if no any user

belong to group). - Người dùng có thể cập nhật, xóa nhóm đang tồn tại (việc xóa nhóm này chỉ được hữu

hiệu nếu như chưa có người dùng nào thuộc nhóm này)


For the first time, if no idea how to define user groups, you can use our suggestion groups. Later then, make amendment upon required. Lần đầu tiên, nếu như bạn chưa có ý tưởng gì để xác định nhóm người dùng, bạn có thể dùng những nhóm do chúng tôi tạo, sau đó bạn có thể điều chỉnh lại khi có nhu cầu. Get our suggested group by click to button “get default data”. Lấy những nhóm mà chúng tôi đã tạo sẵn bằng cách chọn lệnh “get default data”.

Step 2: Add user into a group

Bước 2: Thêm người dùng vào nhóm After entry groups, you need to add users to each group. Sau khi tạo nhóm xong, bạn cần thêm tên người dùng vào từng nhóm

- On openning form “User group”, put the cursor on the group you want to add user, then on the righ side of form, click button “Add”, the dialog of user list will open.


- Tại cửa sổ đang mở “User group”, đưa con chuột đến nhóm bạn cần thêm người dùng

vào, bấm chuột phải rồi chọn lệnh “Add”, hộp thư thoại thống kê tên của người dùng hiện ra.

- Check the select users want to add to group. - Chọn tên người dùng mà bạn muốn đưa vào nhóm - Then click “save” to finish. - Bấm lệnh “Save” để lưu và kết thúc. - Continue for other group. - Tiếp tục cho nhóm khác tương tự

Step 3: Make assisgnment permission Bước 3: Phân quyền To assigne working permission for a group of users, just do as follows: Để phân quyền cho người dùng, bạn cần phải:

- Access menu System > Permission> Permission - Đăng nhập vào hệ thống, vào thư mục System > Permission> Permission - Firstly, select user group you want to make assignment. - Trước tiên, bãn chọn nhóm người dùng mà bạn muốn phân quyền - Form devided into 3 parts: (from the left side): - Có 3 phần (tính từ trái):

o Part 1: Opeartion Group: list all group of operation actions defaulted by system. One by one select each group that you want to assign permission for selected user group above.

o Phần 1: Nhóm điều hành : hệ thống tự động liệt kê hoạt động của tất cả cá nhóm điều hành. Lần lượt chọn từng nhóm điều hành bạn muốn để chỉ định phân quyền cho các nhóm người dùng đã chọn trước ở trên.


o Part 2 : Object information: upon select one group object, this will list all forms

that associated with current operation group. For example: Group Outbound Sea freight will consist forms: Sea Freight Booking Note, HBL, Shipping Order, …

o Phần 2: Thông tin đối tượng: chọn một nhóm đối tượng, danh sách các forms có liên quan với nhóm hệ thống hiện tại ở phần 1,. Ví dụ: Nhóm Outbound Sea Freight sẽ bao gồm các forms: Sea Freight Booking Note, HBL, Shipping Order ….

o Part 3: Permission: next, one by one select each form on the list of object. Associate with each form, part 3 will list allpossible actions. Just click on actions you want to assisgn for that group of user.

o Phần 3: Phân quyền: sau đó, lần lượt chọn từng form có trong danh sách các đối tượng. Phần 3 sẽ liệt kê tất cả danh sách hành động. Chỉ cần chọn những hành động bạn muốn phân quyền cho nhóm người dùng đó.

- Click “Save” after finish & continue for next form, next operation group, next user group till ending.

- Chọn “Save” sau khi kết thúc và mở form tiếp theo, nhóm hệ thống tiếp, nhóm người dùng tiếp theo cho đến hết.

Note: want to edit name for one operarion group or object, just put cursor at current item & click button “ Edit” then edit as you want. (see below image)


Set up one branch office

(Thiết lập một văn phòng chi nhánh) This shipping portal allows one member company can self-set up new branch offices to joint ShippingSpace.net system. To do this, administrator of company (in head office) need to: Cổng thông tin về hàng hải này cho phép công ty thành viên có thể tự thiết lập các chi nhánh mới tham gia vào hệ thống Shippingspace.net. Để làm được việc này, người quản trị của công ty (ở trụ sở chính) cần:

- Set up new branch offices. - Thiết lập các văn phòng mới. - Create user administrator for each branch office. - Tạo tài khoản quản trị người dùng cho mỗi văn phòng chi nhánh. - Then, branch administrator can issue user accounts for each branch member

who later then can access the system by that issued accounts. - Sau đó, người quản trị chi nhánh có thể cấp tài khoản sử dụng cho các thành

viên ở chi nhánh, để mà họ có thể truy cập vào hệ thống bằng tài khoản được cấp đó.

Create new branch office & Branch’s administrator account.

( Cách tạo văn phòng chi nhánh và tài khoản quản trị của chi nhánh)

- Use administrator account & log in to ShippingSpace.net > Member.Net - Sử dụng tài khoản quản trị để đăng nhập vào website Shippingspace.net > Member.net - Access menu “Branches” & submit required information to create one new branch

office with one branch’s administrator account. Branch’s administrator will receive email with password to login.

- Vào “Branches” & nhập các thông tin cần thiết để tạo một chi nhánh mới và một tài khoản quản trị chi nhánh đó. Người quản trị của chi nhánh sẽ được gửi một email có tài khoản và mật mã để đăng nhập vào website Shippingspace.net.


- After that, any amendment of branch details can be process thru menu “Profile”. - Sau đó, bất kỳ thông tin chi tiết nào của chi nhánh khi sửa chữa đều được cập nhật

thông qua “Profile”

Issue branch’s user account.

(Cấp tài khoản sử dụng cho nhân viên chi nhánh) Issuance user account for other users in one branch office, can be make by one of following ways: Việc cấp tài khoản sử dụng cho những người dùng ở văn phòng chi nhánh có thể được thực hiện bằng những cách sau:

1. Administrator can log in to ShippingSpace.net > Member.Net> Sub-Account & create new user accounts. Người quản trị có thể đăng nhập vào website ShippingSpace.Net > Member.Net > Sub-Account & tạo các tài khoản người dùng mới.

2. Or Administrator can log in software SMS Live, create new user accounts thru menu “General > Employee” (this way just can be done after branch office has been created in previous step). Hoặc Người quản trị có thể đăng nhập vào phần mềm SMS Live, tạo các tài khoản người dùng mới bằng cách vào “ General > Employee” .( Cách này chỉ có thể thực hiện sau khi đã tạo trước văn phòng chi nhánh ) Or Branch’s administrator can access ShippingSpace.net > Member.Net or software SMS Live to create new user account as guided above. (this way just can be done after branch office has been created in previous step) Hoặc


Người quản trị chi nhánh có thể truy cập vào ShippingSpace.Net > Member.Net hoặc phần mềm SMS Live để tạo tài khoản người dùng mới như đã hướng dẫn ở trên( Cách này chỉ có thể thực hiện sau khi đã tạo trước văn phòng chi nhánh ).

Chapter 3: Control general data & partners Chương 3: Quản lý dữ liệu chung & Đối tác

General data Dữ liệu chung

Input required regular data.

Nhập dữ liệu thường dùng cần thiết Regular data is the data that will be used frequently & need to be unified to make precise management reports later. That data need to be defined in advance, during operation, user will need these defined data to input in operation document that called “general data”. Dữ liệu thường dùng là dữ liệu được sử dụng thường xuyên và cần có sự thống nhất để dễ dàng lập báo cáo, thống kê chính xác sau này. Trong quá trình hoạt động, những dữ liệu đó cần được xác định trước, để người dùng nhập vào các chứng từ hệ thống, dữ liệu đó gọi là “dữ liệu chung” This kind of data can be input gradually during using software, entry one time in general directory and used by all users. Loại dữ liệu này được nhập đều đặn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, chỉ nhập một lần trong danh bạ chung và tất cả người dùng đều có thể sử dụng được. List of gereral data including: Danh sách dữ liệu chung bao gồm:

- Region (Vùng, miền) - Country (Quốc gia) - Port / City (Cảng/Thành phố) - Bank Book (Sổ tài khoản ngân hàng) - Cash Book (Sổ tiền mặt) - Commodity (Hàng hóa) - Container type (Loại container) - Container size (Kích cỡ container) - Charge & Cost (Phí & chi phí) - Contact (Clients & Agents List) (Liên lạc : Danh sách khách hàng & đại lý) - Group of contact (Nhóm liên lạc) - Employee List (Danh sách nhân viên) - Currency (Tiền tệ) - Transaction (Giao dịch) - Package (Kiểu đóng gói) - VAT code (Mã VAT)


- Favorites (Mục ưa thích) - Credit term (Điều khoản tín dụng) - Vessel (Tên tàu) - Service code (Mã dịch vụ)

To define general data, user does as follows: Để tạo mới dữ liệu chung, người dùng làm như sau:

- Access the menu System > General. - Truy cập vào thư mục System > General - Select data want define, for example: Port, Contact, employee… etc. - Chọn mục dữ liệu bạn muốn tạo mới, ví dụ như: Port (cảng), contact (liên hệ),

employee (nhân viên )… - On the opening list, click “new” to open form to entry data. Remember to save

after finishing - Trên danh sách mở ra, chọn “ New” để nhập dữ liệu mới. Nhớ lưu dữ liệu sau khi

nhập xong. - Later on, during entry data in operation documents, if need, user can define new

data, then back to pending document form, refresh data & continue entry. - Sau đó, trong quá trình nhập liệu chứng từ, nếu cần, người dùng có thể tạo mới

dữ liệu, sau đó trở lại trang chứng từ đang nhập dở dang, nhấn nút “ Refesh” để cập nhật dữ liệu mới vừa tạo xong, và nhập tiếp tục chứng từ của mình.

Note: command “Refresh” locate on toolbar:

Ghi chú: Lệnh “ Refresh” được đặt trên thanh công cụ

Important Notices: Lưu ý quan trọng All general data is shared between all offices of one group of companies, including head & branches offices. To limit duplicated data, please always use “search function” to make sure the data to be going entering not existing in database. Tất cả dữ liệu chung đều được sử dụng chung ở tất cả các văn phòng của công ty, bao gồm trụ sở chính và các chi nhánh. Vì vậy, để hạn chế nhập trùng nhau, tạo mới các dữ liệu đã có sẵn, người dùng vui lòng sử dụng chức năng “Search” (tìm kiếm) để chắc chắn rằng dữ liệu bạn chuẩn bị nhập vào, chưa tồn tại trong cơ sở dữ liệu của công ty mình.

Entry a new contact

Tạo mới một liên lạc

Main information

Thông tin chính


Contact Book is the place to record all contact detail of clients, carriers, agents, vendors. To entry one record, follow the guidance below: Sổ địa chỉ là nơi ghi lại tất cả chi tiết liên lạc của khách hàng, hãng tàu/hãng hàng không, đại lý, nhà cung cấp … Để nhập một thông tin về một đối tác mới, vui lòng làm theo hướng dẫn bên dưới: Open form “Contact List” from menu System > General > Contact List Mở trang “ Contact List” từ thư mục System > General > Contact List Select button “New “in toolbar. Form new contact will be opened for data entry. Nhấn nút “ New” trên thanh công cụ, trang thông tin liên lạc mới sẽ được mở ra cho người dùng nhập liệu User entry data & save to store. At least, contact code, name and account code are required. Other fields can be updated later on. After entry, click “Save” to save data. Người dùng nhập thông tin và lưu lại. Hệ thống đòi hỏi phải nhập ít nhất 3 thông tin về Contact code, Name & account code. Những mục khác có thể cập nhật sau. Khi nhập xong, nhấn “Save” để lưu dữ liệu lại To entry address: click to button “address” to open a dialog to entry data Để nhập địa chỉ: chọn “address” để mở hộp thoại nhập vào.

For email, click to button and select option to entry one by one.

Đối với email, nhấn nút để chọn nhập từng email vào hệ thống.


Client source: if there’s requirement of control data source, user can use “Source Info” to store this information. Nguồn khách hàng: Nếu công ty bạn yêu cầu nhập nguồn dữ liệu thông tin lấy từ đâu, người dùng có thể sử dụng trường “ Source Info” (thông tin nguồn) để lưu lại thông tin này.

Click on drop-down list at field “Source” then select one record. If want to add/or edit the source info, click “Edit this list” to do. Ở ô Source, nhấn vào danh sách thả xuống để chọn một thông tin. Nếu người dùng muốn thêm hoặc sửa chữa nguồn thông tin, chọn “Edit this list”.

“Initiated by” and “on following by” allow user to control salesmen who take care the client. “Initiated by” và “On following by” cho phép người dùng quản lý người sales đã chăm sóc khách hàng đó.

Account code: this field is very important field. Account code is used to control accounting matter relating to this partner. In case user has two or more partners, but accounting balance must be settled by one of them, all that companies must have the same account code. Mã tài khoản: đây là phần rất quan trọng. Mã tài khoản được sử dụng để kiểm soát các vấn đề thanh toán có liên quan đến đối tác này. Trường hợp công ty có hai hoặc nhiều


đối tác, nhưng việc quyết toán các khoản thu chi chỉ do một trong các đối tác đó thực hiện thì tất cả các đối tác đó phải có cùng mã tài khoản.

For example, there are 2 companies in Taiwan, Oriental Shipping Taipei – head office and it’s branch is Oriental Shipping Taichung. When input data, user should input two different partner codes. If these 2 companies have independent accounting systems, user should enter 2 different account codes (may use as same as contact code). If they have one accounting system, settled thru Head office in Taipei, user should enter same Account code for these two partners. Ví dụ, có 2 công ty ở Đài Loan, một là Oriental Shipping Taipei ở Đài Bắc – văn phòng chính, hai là chi nhánh của nó là Oriental Shipping Taichung ở Taichung. Khi nhập dữ liệu vào phần mềm, người dùng nên nhập hai mã đối tác khác nhau. Nếu hai công ty này độc lập về thu chi, người dùng nên tạo hai mã tài khoản riêng biệt (có thể tạo giống với mã liên lạc). Ngược lại, nếu hai công ty thanh toán có chung hệ thống kế toán, được đặt ở trụ sở chính ở Đài Bắc, người dùng nên nhập giống nhau mã tài khoản cho hai đối tác này.

Contact’s address book

Sổ địa chỉ của đối tác

Each partner may have different departments. To keep memo of their contact details, user can use function “Contact detail” to note. Mỗi đối tác có văn phòng khác nhau. Để ghi nhớ chi tiết liên hệ của từng đối tác, người dùng sử dụng chức năng “Contact detail” để ghi chú lại. On contact form, part “Contact detail”, click “Add” to open dialog to entry the data. If user wants to delete one record, select it & click “delete”. Trên trang liên hệ, phần “Contact detail” (chi tiết liên hệ), nhấn nút “Add” (thêm vào) để mở hộp thoại nhập dữ liệu vào. Nếu người dùng muốn xóa một thông tin nào đó, chỉ cần chọn thông tin đó và nhấn “ Delete” (xóa)

After entry, click command “Save” to save data. Sau khi nhập xong, chọn “Save” để lưu dữ liệu.

Control Contact’s Group

Quản lý Nhóm đối tác


If user wants to add one partner to one or more group, click button “select group” on contact form, then select groups accordingly. Remember to save data. Nếu người dùng muốn thêm một đối tác vào một hoặc nhiều nhóm, nhấn nút “select group” (chọn nhóm) trên trang liên hệ, lựa chọn nhóm thích hợp. Nhớ lưu dữ liệu sau khi hoàn tất. To declare more Group, access menu System> General > Group of Contact: entry new group, then save. Then, back to “Contact form”, refresh data to choose new group for a current partner. Để kê khai nhiều nhóm hơn, truy cập vào thư mục System> General > Group of Contact : tạo mới nhóm, sau đó lưu lại. Kế tiếp, trở lại trang “ Contact”, nhấn “Refresh” để cập nhật dữ liệu nhóm mới cho đối tác hiện tại.

Connect to a partner

Liên kết với một đối tác If you want to allow one client or one agent to pick up the document you issued for them such as Booking confirmation, copy HBL/HAWB / Pre-Alert, ..... the system requires: Nếu bạn muốn khách hàng hoặc đại lý của mình có thể nhận được các chứng từ bạn đã cấp cho họ như xác nhận Booking, bản copy HBL/HAWB/Pre –Alert,... hệ thống yêu cầu:

- That client/or agent must be ShippingSpace.Net member. - Khách hàng/ đại lý đó phải là thành viên của trang ShippingSpace.Net - They need to add you as a partner & approved by you. - Họ phải gửi yêu cầu muốn thêm bạn vào danh sách đối tác của họ và được bạn chấp

thuận. In case you want to connect with other frieght forwarder who is also member of SSN, the required condition is same. Means that you need to add that forwarder as a partner & must be approved by them. Otherwise, you cannot pick up document in their website (Their member web page) Trường hợp bạn muốn kết nối với các forwarder khác cũng là thành viên trên SSN, yêu cầu cũng như vậy. Nghĩa là bạn cần phải gửi yêu cầu cho forwarder đó, với mong muốn là thêm họ vào danh sách đối tác của bạn và được họ chấp thuận. Nếu không thì, bạn không thể xem được các chứng từ trên website của họ (trang web thành viên của họ).

Add a company as a partner

Cách thêm một công ty như một đối tác của mình. To add a company as a member, do the following steps: Để thêm một công ty như một thành viên, làm theo các bước sau:


- Login to http://shippingspace.net - Đăng nhập vào http://shippingspace.net - Find the member you want to be a partner in “Yellow Pages” or in “ Member List” - Tìm kiếm thành viên bạn muốn trở thành đối tác in “ Yellow Pages” hoặc trong

“ Member List” - Click “ add as partner”. - Nhấn chọn “Add as partner”

- Type your message & click button “Send” to send your request to partner: - Nhập lời nhắn của bạn & chọn “Send” để gửi yêu cầu đến đối tác:

- Wait for approval from your partner. - Đợi cho đối tác của bạn chấp nhận yêu cầu




- Want to check partner status or list of your working partner, access your profile, then

view the menu “Partner”. If partner status is “Approved”, means you can access your partner member page to view your shipping data.

- Nếu muốn kiểm tra tình trạng đối tác hoặc danh sách đối tác đang làm việc với bạn, truy cập vào trang cá nhân của công ty bạn trên SSN, xem mục “Partner” (Đối tác). Nếu tình trạng đối tác là “Approved” (Đã chấp thuận), có nghĩa là bạn có thể truy cập vào trang web của đối tác để xem dữ liệu về vận chuyển lô hàng.

Every member (shipper, forwarder) can add forwarders as a working partners, no function to add shipper as a partner. Mỗi thành viên (người gửi hàng, người giao nhận) có thể thêm người giao nhận khác vào danh sách đối tác làm việc với mình, không có chức năng thêm người gửi hàng vào danh sách đối tác.

Merge a contact come from website to existing record in software SMS Live

Sáp nhập một contact từ webtise vào một record đang tồn tại trong phần mềm SMS Live Once a company add you as a member, that contact detail will be inserted to your database. Sometimes, that client detail is already available in your system. IN that case, to merger the existing record with new contact detail that client submiited, take following steps: Khi một công ty muốn kết bạn với công ty bạn, chi tiết liên lạc đó sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu của công ty bạn. Đôi khi, chi tiết của khách hàng đó đã có sẵn trong hệ thống của bạn. Trong trường hợp ấy, hãy sáp nhập dữ liệu đang có với chi tiết liên lạc mới của khách hàng theo những bước sau:

- In SMS Live, open “Contact List” & find the list of partner with status is “waiting”. - Trong phần mềm SMS Live, mở “Contact List” & tìm kiếm danh sách đối tác có tình

trạng “waiting”.


- Open the record you want to approve then click to button “Link” to open dialog to find

the existing record in your database. - Chọn một yêu cầu kết bạn, sao đó , nhấn nút “Link” để mở hộp thoại tìm kiếm tên

người yêu cầu đang tồn tại trong dữ liệu phần mềm của bạn.

- Select the record in your database that you want to merge with new contact, then click to button “Approve” and make the confirmation of your approval.

- Chọn record trong cơ sở dữ liệu bạn muốn trộn với liên lạc mới, sau đó nhấn “Approve” (Chấp thuận) và xác nhận.


Accept a contact request from website

Chấp nhận một yêu cầu kết bạn từ website

In case you receive a quite new contact request from new partner while their information is not existed in your database, to approve & save their information to your database, just do the same above steps but ignore step “Link”. Trường hợp bạn nhận được yêu cầu kết bạn của một đối tác mới, và thông tin của họ chưa từng tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn trước đây, muốn đồng ý yêu cầu kết bạn và lưu thông tin của họ vào dữ liệu của công ty mình, chỉ cần làm giống như các bước trên, và bỏ qua bước “Link”

Manage business by transaction

Quản lý các giao dịch If your performance requires to have some detailed report for particular information, you can break down by using transaction. For example, you need to have performance report for : All business come from group of agent A, Or business come from an sales campain B, you can create Transaction A, Transaction B in general directory, then during entry shipping data (HBL, HAWB), please indicate transaction code accordingly. Nếu công ty bạn yêu cầu các bản báo cáo phải chi tiết với các thông tin cụ thể, bạn có thể


Chapter 2: Set up

Chapter 4: Manage outbound shipments Chương 4: Quản Lý Hàng Xuất

Outbound Workflow chart

Biểu đồ về quy trình làm việc đối với hàng xuất

Chapter 4: Manage outbound shipments

Open one Outbound Job/File

Mở một File/Job Hàng Xuất

Definition of File or Job

Định nghĩa về File hoặc Job

A File (or also called a Job) is set of documents that conclude all paperwork concern to the shipments that have the same features such as same moving type, same vessel, same POL/POD, etc. Một File (còn gọi là một Job) là một bộ chứng từ bao gồm các thủ tục giấy tờ có liên quan đến các lô hàng có chung các đặc điểm như cùng phương thức vận chuyển, cùng tên tàu, cảng xếp hàng/ cảng dỡ hàng …

Options to open a file

Tùy chọn mở một File

Normally, operation staff opens a file according to the way of their management of document, such as: Bộ phận chứng từ thường mở một File theo cách họ quản lý các chứng từ như là:

- Shipments on save moving type by same vessel, same handling agent will be put in 1 file, (1) or;

- Shipments on save moving type , same handling agent in a one month will be put in 1 file, (2) or;

- Shipments on save moving type , in a one month will be put in 1 file, (3) - Shipment from 1 client will be on same file per voyage (4); - ….etc.

However, to limit handling mistakes, easy checking & tracking the document, we recommend that users should choose option (1). Tuy nhiên, nhằm hạn chế lỗi, và tạo điều kiện kiểm tra và theo dõi chứng từ, chúng tôi khuyến khích người dùng lựa chọn phương án (1).

How should open a file (or a job)

Nên mở một File (Job) như thế nào? Menu “File” is can be used for both inbound and outbound shipments, both sea freight and air freight. To open 1 file, follow the following steps: Thư mục “File” được sử dụng cho hàng nhập và hàng xuất, hàng sea và hàng air. Để mở một file, làm theo các bước sau:

- Access the menu “Outbound”, and click “File/Job”; - Vào thư mục “Outbound” trên thanh công cụ, tùy hàng vận chuyển bằng

đường biển hay hàng không mà chọn Sea Freight hay Air Freight, sau đó, click chọn “File/Job”.


- System will open the “File List” and load default number of latest file on the

grid. - Hệ thống sẽ mở ra danh sách “File/Job List” và tự động tải lên lưới số lượng

các file được mở gần nhất. - Click button “New” to open a new file & starting entry data. - Chọn nút “New” để mở một File mới và bắt đầu nhập dữ liệu.

Entry data for a File

Cách nhập dữ liệu cho một File

File’s General information

Thông tin chung của File When user opens one new file from menu, system will open dialog “File’s general information”. User needs to entry data on text boxes listed. Khi người dùng tạo mới một File, hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại “File’s general information” (Thông tin chung của File). Người dùng cần nhập dữ liệu vào trong hộp thoại đó

- File No: reference number of file. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded as formatted. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- Số File: số tham chiếu của File. Tối đa cho phép là 50 chữ số (Nếu người dùng thiết lập số chạy trước đó rồi, vùng này sẽ tự động hiện ra như đã định dạng. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu còn thiếu (nếu cần) và sang yêu cầu tiếp theo. Trong

- Handling agent code: Please entry the code of agent, then system will auto load agent name into next box. User needs to pay attention to choose precise agent, because all invoice will be issued to this agent. Thus, handling agent is agent who will settle directly accounting matter for shipments of this file.

o If the file control direct free-hand shipment you consign to an agent at destination user choose handling is destination agent. o If the file is consolidation file control cargo that to be transited at one transshipment port (transshipment hub), choose handling agent is agent who do transshipment at that transshipment port, for instance, Singapore.

o If the shipment is one nomination shipment, choose handling agent is one who nominates the shipment to you, regardless this is destination or not). Accounting matter will be settled with this agent only.

o If user forgot agent code, just click icon search to look for agent code. On opening dialog search, if user found that agent does not exist in


database, user can click button ”New” to entry new agent record, then back to main form to continue.

- Moving type: select from drop down list, mandatory field. - Direction: select from drop down list, mandatory field. - Handling Term: select from drop down list, mandatory field. - Open date: the date user open the file, default is current date. - Posting date: the date user wants to record in to management report. The

system will process the reports according to this date.

Note: Entry Moving type, Direction, Handling term will help you to refer when necessary as well as make statistic reports later.

After finishing entry data, click button “Save” to save general information of the file. Any edit if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, and then edit.

File Routing

This is optional information. If user open file shipment by shipment (refer (1)), entry this information will make easy for control operation. To entry routing, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.

Click here to open dialog to edit data.

Click here to open dialog Routing


On dialog “Routing”, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favourite Port” instead of entry code port. Entry favourite port In field “Favourite Port”, only sea port are list down if user doing sea freight file. Same for air freight file.

If forgotten port code, just use function “search” by clicking on icon search besides.

At text box “Vsl” (vessel name), after entry a new vessel name, system will auto load the previous entry vessels name that matching with characters that user are typing. Just choose from drop-down list a vessel name. Continue until ending, then click “save” to save Routing information of one file.

Entry carrier information

This is optional information. If user open file shipment by shipment (refer (1)), entry this information will make easy for control operation.

To store carrier who carry the shipment, click icon “Carrier”, one dialog will be opened for entry data. After finish, save to close.


Volume

Volume of the shipments that belong to current file will be auto load to main file form after user process count volume. After complete all HBLs/ HAWBs for one file, just click “Count Volume”, the system will calculate the volume of all shipments base on HBLs/HAWBs details, then reload to main form for user reference.

After count volume, if any change in HBLs/HAWBs that may effect to volume, user needs to count volume again.

Note: To ensure all volume report is precise, user need to count volume after complete all HBL/HAWS & redo after any amendment of volume on HBLs/HAWB.

Relating information in a file

Documents (NA)

Vendors List

Vendor is list of whoever provides services to you. That may be warehouses, trucking companies, customer brokers or one service company whose you use their

Click here to open dialog Carrier

Click here to count

Then, result will be displayed


service to operate the shipments. Entry data about vendors of file will help you to control buying services in this file as well as avoid any missing information, costing fee once input data.

To add vendors list for the file, do as follows:

- On the form “File/Job”, click left menu “Vendors List” to view that tab. - On the list of partner, just click mouse to vendor name need to select, click to

“arrow“, the selected record will be transferred to selected vendor list on the right.

- Then, click “Save” to save data.

Attachments (NA)

History

History tab will auto log the time all actions of create new & update data done by user. In this tab, user also can close the file that have been finished all relating paper works including accounting paper works.

To close one file, do the follows steps:

- On the form “File/Job”, click left menu “History” to view that tab. - On tab “History”. Click icon “History” to open dialog. - On dialog, entry required data and save.

1. Click to open Vendors list tab

2. Check to select

3. Click add or remove to/from the selected list

4. Save data


Biz rule: After close a file, all documents will not be allowed to edit. To make any amendment, the file must be un-closed.

How to find a existing file?

To find one file, go the to menu “File/Job”, the form File/Job list will be opened.

User can search files by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.

To view the detail of one file, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust data & save again.

If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what?) If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions.

To delete one file, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

1. Click here to open History dialog

2. Entry data & save.


Use command “New” to create new file.

Biz rule: File cannot be deleted if user has made some documents of file( such as Booking, HBL, HAWB…).

Issue a Sea Freight booking

Access menu Outbound > Sea Freight > Sea Freight Booking. Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for Booking Freight will be opened.

Sea Booking’s General information

When user opens one new booking from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- Booking No: reference number of booking. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded as formatted. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbol “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- Booking Type: o Default value is “Booking information”. If user wants to entry data for

one booking, just click “OK” and continue to entry other information: Booking name (option): want to refer a booking by name, just

entry on this textbox. This field can be useful if booking issued for regular account.

File/Job No. (Option): if user wants to put the booking into 1 file,

just type the file number here or click button to find exact file no.

Shipment type, freight term (mandatory): just selects the value available.

Continue with remain fields. o Booking Draft: choose this value in case user still pending the booking

& keep for future official using. For booking draft, booking name is mandatory.

o Booking Template: if there’s booking note that will be issued again & again with almost same details, choose this value to use this booking note as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make any new booking quickly. For booking template, booking name is mandatory.


After finishing entry data, click button “Save” to save general information of the booking. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, then edit.

Sea Booking’s involve parties

Parties involve in 1 booking normally is booker & actual shipper. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.


On dialog Parties, at associate textbox, just entry data and save after finish. Please note the followings:

- Code of booker: entry the code, then tab, system will retrieve the name,

address… - If forgot code, click icon search besides to look for exact client code. See

(***) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the

system, just click to check box “non-regular client”, then system will allow user not to entry client code.

- Remember to save data after entry.

(***) In dialog search client code, If the client does not exist in system yet, quickly add the new record of that client by steps: 1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just-entry record to booking parties information. 4. Later on, user can access address book to add full the client information.


Sea Booking’s routing

To entry routing of the shipment, click icon “Routing”, and one dialog will be opened for entry data.

On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (sea what’s it?). In field “Favorite Port”, only sea port are listed.



At textbox “vessel”, system will auto load the previous entry vessels name that matching with characters that user are typing. Just choose from drop-down list a vessel name. Continue until ending, then click “save” to save Routing information of one booking.

Sea Booking’s Cargo

To entry cargo details of the shipment, click icon “Cargo” on booking main form, one dialog will be opened for entry data.


On the Cargo dialog, starting entry data as follows: - The left side is container information, user entry data for container first, then

entry cargo detail (general information) on the right side. After that, click “Add” to move data to the grid below.

- Click “New Container” to do the same for next container type. - If user wants to entry a new container with the same details with previous

entry one, just double click on that container line the grid, click “Copy” on left side to make a copy, then make amendment if any, and add to the grid.

- If user wants container have more than 1 commodity: o After add 1 line to the grid, click “New cargo line” & starting entry data

for new commodity; or o Double click on that container line, click “copy” on the right side to

make a copy of one cargo row, then make amendment if any, and add to the grid.

- Save data after finish entry data.

Sea Booking sub information

Other information of booking can be input in main form,

or in tab “ Other information”


User can input data, click button “Save” on toolbar to save.

Publish one Sea Freight Booking to internet

To publish a booking confirmation to internet in order that booker can view it thru internet, in member webpage or in shippingspace.net.

- On booking form, click menu “Other information”, on Internet ref# part, choose value for “access level” & “publish”. (See what’s it?), then save data.

Status of Sea booking (na)

Find a existing Sea freight booking

Access menu Outbound > Sea Freight > Sea Freight Booking. System will open form “Sea Freight Booking List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search bookings by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.

If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what & how?)

To view the detail of one booking, just click on record user want to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.


If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions. To delete one booking, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new booking.

Biz rule: Booking cannot be deleted if user has issued HBL for that shipment.

Control Sea freight booking received from website

Once a booking submitted by client thru shippingspace.net or thru member webpage, that booking will be displayed in “Sea Freight Incoming Booking”. Access this menu (Outbound > Sea Freight > Sea Freight incoming booking), user can open this list to control incoming booking notes.

Double click on the record on the grid (if available), user can view the details of booking note, make any amendment, fill more necessary information, than save into template, draft or booking confirmation, then process as normal booking.

Issue an Air Freight booking

Access menu Outbound > Sea Freight > Sea Freight Booking. Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for Air Booking Freight will be opened.

Air Booking’s General information

When user opens one new booking from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- Booking No: reference number of booking. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded as formatted. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “##” are not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- Booking Type: o Default value is “Booking information”. If user wants to entry data for

one booking, just click “OK” and continue to entry other information:


Booking name (option): want to refer a booking by name, just

entry on this textbox. This field can be useful if booking issued for regular accounts.

File/Job No. (option): if user wants to put the booking into 1 file,

just type the file number here or click button to find exact file no.

Shipment type, freight term (mandatory), selects the value available.

Continue with remain fields. o Booking Draft: choose this value in case user still pending the booking

& keep for future official using. For booking draft, booking name is mandatory.

o Booking Template: if there’s booking note that will be issued again & again with almost same details, choose this value to use this booking note as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make a new booking quickly. For booking template, booking name is mandatory.

After finishing data, click button “Save” to save general information of the booking. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, then edit.


Air Booking’s involve parties

Parties involve in 1 booking normally is booker & actual shipper. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.

On dialog Parties, at associate textbox, just entry data and save after finish. Just note the followings:


- Code of booker: entry the code, then tab, system will retrieve the name,

address…etc. - If forgot code, click icon search besides to look for exact client code. See

(***) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the


- Remember to save data after entry. (***) In dialog search client code, If the client does not exist in system yet, quickly add the new record of that client by:

1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to booking parties information. 4. Later on, user can access address book to add full the client information.

Air Booking’s Routing

To entry Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.


On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (Sea what’s it?). In field “Favorite Port”, only airport are list down.


Continue until ending, then click “save” to save Routing information of one booking.

Sai hình


Air Booking’s Cargo

To entry cargo details of the shipment, click icon “Cargo” on booking main form, one dialog will be opened for entry data.

User entry cargo detail (general information) on the right side. After that, click “Add” to move data to the grid below.

- If the shipment have more than 1 commodity: o After add 1 line to the grid, click “New cargo line” & starting entry data

for new commodity; or o Double click on that cargo line, click “Copy” on the right side to make a

copy of one cargo row, then make amendment if any, and add to the grid.

- Save data after finish entry data. On the left side, user can note the temperature (for reefer shipment), buying & selling rate.

Air Booking sub information

Other information of booking can be input in main form,

or in tab “ Other information”


User can input data, click button “Save” on toolbar to save.

Publish one Air booking to internet

To publish a booking confirmation to internet in order that booker can view it thru internet, in member webpage:

- Click menu “Other information”, on Internet ref# part, choose access level &

publish. (see what & how?), then save data.

Status of booking

Find a existing Air freight booking

Access menu Outbound > Air Freight > Air Freight Booking. System will open form “Air Freight Booking List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).



To view the detail of one booking, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust data & save again.


If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions.

To delete one booking, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new booking.

Biz rule: Booking cannot be deleted if user has issued HAWB for that shipment.

Control Air freight booking received from website

When one booking submitted by client thru shippingspace.net or thru member webpage, that booking will be displayed in “Air Freight Incoming Booking”. Access this menu (Outbound > Air Freight > Air Freight incoming booking), user can open this list to control incoming booking notes.

Double click on the record on the grid (if available), user can view the details of booking note, make any amendment, fill more necessary information, than save into template, draft or booking confirmation, then process as normal booking.

Issue HBL

Access menu Outbound > Sea Freight > HBL Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for HBL will be opened.

HBL’s General information

When user open one new HBL from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- HBL No: reference number of HBL. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- HBL Type: o Default value is “HBL information”. If user wants to entry data for one

HBL , just click “OK” and continue to entry other information:


HBL name (option): want to refer a HBL by name, just entry on

this textbox. This field can be useful if HBL issued for regular accounts.

Booking No. (Option): if user wants to put the Booking No., just

type the booking number here or click button search to find exact number. After entry booking no., if user wants to take data from booking to HBL to save time, click the next button “auto fill data from booking”. The available in booking data will be transfer to HBL that include….???

File/Job No. (Mandatory): just type the file number here or click

button to find exact file no. After entry file no., if user wants to take data from file to HBL to save time, click the next button “auto fill data from file”. The available data in associate file will be transfer to HBL, that include….???

Shipment code: This number used to determine shipment by shipment. System will auto generate this number by year & allow user to edit this number. Normally, 1 HBL will have 1 different shipment code with other HBL. However, one shipment can be issued more than 1 HBL, in that case, 2 (or more) HBLs should have same shipment code. Issuing from the 2nd HBL of that shipment, user can edit the shipment code that auto created by system to match the previous number.

Service code: select from drop-down list, user can entry more value if required. Just access System> General> Service code to entry more data value. After that, back to HBL then click “refresh” button on toolbar before continue entry data for HBL. To avoid loss of previous entry data, user can select “undefined” value to save before entry new general data. Later then, make amendment.

Shipment type, freight term (Mandatory), select the value available.

Continue with remain fields. o HBL Draft: choose this value in case user still pending the HBL & keep

for future official using. For HBL draft, HBL name is mandatory. o HBL Template: if there’s HBL that will be issued again & again with

almost same details, choose this value to use this HBL as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make any new HBL quickly. For HBL template, HBL name is mandatory.


After finishing data, click button “Save” to save general information of the HBL. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, and then edit.

HBL’s involve parties

User can entry parties of HBL after save general information. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.



- Code of shipper: entry the code, then tab, system will retrieve the same,


(****) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the


- Actual shipper: system will auto check “same as shipper” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.

- Bill to: This is party who will settle local charge (& freight charge for Prepaid shipment, if any). System will auto check “same as shipper” that enable user to save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.

- Save data to complete parties’ information of HBL. (****) In dialog search client code, If the client does not exist in system yet, quickly add the new item of that client by:

1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to HBL parties information.


4. Later on, user can access address book to add full the client information.

Other parties involved, user click to menu “Parties” on the left side of form to entry data. User should entry data in this part that enable to create statistic report later.

After complete input data, click button “Save” on toolbar to save.

HBL’s Routing

This information normally available after filling data from booking or from file


To entry or edit Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.

On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (Sea what’s it?). In field “Favorite Port”, only sea port is list down.


At textbox “vessel”, system will auto load the previous entry vessels name that matching with characters that user are typing. Just choose from drop-down list a vessel name.

Continue until completing, then click “Save” to save Routing information of one HBL.

HBL’s Cargo

To entry Cargo description of the shipment, click icon “Cargo” on HBL main form, one dialog will be opened for entry data.








make a copy, then make amendment if any, and add to the grid. - Save data after finish data entry.

How to entry data shipment with multi containers?

If the shipment consist multi containers, user can user function “multi containers data entry”. Click this link on Dialog Cargo.


On textbox Container number, entry list of container of shipment, below the textbox is list of container type & quantity, entry here to complete containers’ information.

On the right side, entry cargo description as normal, then click “Add” to add data line to the grid.

HBL’s clauses

Other information of HBL can be input in main form:

Clause 1 & 2:

User can entry any clause content applied to the shipment. Just entry the content on the text box. If user wants to save the content of clause for next shipment using, just click “save as template”. Later the, any new HBL will be auto load the clause content.

User can make amendment to these clauses & that will be applied for any next future shipment, with condition that user has checked “save as template” before save HBL. Otherwise, the amendment just stated on the current HBL only.

During entry clause content, user can cancel & retrieve out previous saved clauses by clicking on icon “Clause” to refresh.


Say: system will auto count & write the quantity in word to this textbox. User can edit if need. Salesman: choose salesman from drop-down list to make sales statistic report later. If user wants to add 1 more salesman to this drop-down list, just access System>General>Employee to add new record, then back to HBL form, refresh data & continue entry.

After user complete data, the click button “Save” on toolbar to save.

Freight charge shown on HBL

Normally, system auto checks “as arranged”, then user no need to entry anything. However, if user wants to state freight & charge on HBL, just click to link “Freight charge” to open freight charge dialog.

On the freight charge dialog, entry data & save after complete.

Note: - Freight entry here for display on HBL purpose only, not exact amount for billing

purpose. - For 1 freight collect amount, if user entry “n” % PP, means that freight amount will

be split into 2 parts (CC & PP) with PP amount is n%.


HBL’s sub information

HBL’s sub information can be entry by clicking to sub menu on the left side of form.

To entry attached list of HBL (such as shipment’s details from co-loaders), click “Attached list” Some options about printing, internet publish quantity of HBL issuing, click to “Options”. Just remember to click button “save” on toolbar to save data.

Print HBL in different format (NA)

Publish one HBL to internet

To publish a HBL to internet in order that shipper can view it thru internet, in member webpage:

- Click menu “Options”, on Internet ref# part, choose access level & publish. (See what & how?), then save data.


Find a existing HBL

Access menu Outbound > Sea Freight > HBL. System will open form “HBL List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration). User can search HBLs by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”. If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what & how?) To view the detail of one HBL, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again. If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions. To delete one HBL, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed. Use command “New” to create new HBL.

Biz rule: HBL cannot be deleted if user has issued freight billing for that shipment.

Issue HAWB Access menu Outbound > Air Freight > HAWB Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for HAWB will be opened.

HAWB’s General information

When user open one new HAWB from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.


- HAWB No: reference number of HAWB. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- HAWB Type: o Default value is “HAWB information”. If user wants to entry data for

one HAWB , just click “OK” and continue to entry other information: HAWB name (option): want to refer a HAWB by name, just entry

on this textbox. This field can be useful if HAWB issued for regular account.

Booking No. (Option): if user wants to put the Booking No., just

type the booking number here or click button search to find exact number. After entry booking no., if user wants to take data from booking to HAWB to save time, click the next button “auto fill data from booking”. The available in booking data will be transfer to HAWB that include….???

File/Job No. (Mandatory): just type the file number here or click

button to find exact file no. After entry file no., if user wants to take data from file to HAWB to save time, click the next button “auto fill data from file”. The available data in associate file will be transfer to HAWB, that include….???

Shipment code: This number used to determine shipment by shipment. System will auto generate this number by year & allow user to edit this number. Normally, 1 HAWB will have 1 different shipment code with other HAWB. However, one shipment can be issued more than 1 HAWB, in that case, 2 (or more) HAWBs should have same shipment code. Issuing from the 2nd HAWB of that shipment, user can edit the shipment code that auto created by system to match the previous number.

Service code: select from drop-down list, user can entry more value if required. Just access System> General> Service code to entry more data value. After that, back to HAWB then click “refresh” button on toolbar before continue entry data for HBL. To avoid loss of previous entry data, user can select “undefined” value to save before entry new general data. Later then, make amendment.

Shipment type, freight term (Mandatory), select the value available.

Continue with remain fields.

o HAWB Draft: choose this value in case user still pending the HAWB & keep for future official using. For HAWB draft, HAWB name is mandatory.

o HAWB Template: if there’s HAWB that will be issued again & again with almost same details, choose this value to use this HAWB as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to


make any new HAWB quickly. For HAWB template, HAWB name is mandatory.

After finishing data, click button “Save” to save general information of the HAWB. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, then edit.


HAWB’s involve parties

User can entry parties of HAWB after save general information. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.


- Code of shipper: entry the code, then tab, system will retrieve the same,


(***a) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the


- Actual shipper: system will auto check “same as shipper” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.

- Bill to: This is party who will settle local charge (& freight for PP shipment, if any). System will auto check “same as shipper” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.


- Save data to complete parties’ information of HBL.

(***a) In dialog search client code, If the client does not exist in system yet, quickly add the new item of that client by:

1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to HAWB parties information. 4. Later on, user can access address book to add full the client information.




HAWB’s Routing

This information normally available after filling data from booking or from file To entry or edit Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.

On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (Sea what’s it?). In field “Favorite Port”, only air ports are listed.


Continue until completing, then click “save” to save Routing information of one HAWB.

HAWB’s Cargo:

To entry Cargo description of the shipment, click icon “Cargo” on HAWB main form, one dialog will be opened for entry data.

In case of thru freight rate: if the shipment is applied only 1 freight rate on the whole route, on the Cargo dialog, starting entry data on available text boxes as follows.


- If dimension of packages are available, entry the value of L x W x H (Length x

Width x Height), system will calculate the chargeable weight & allow user to edit it.

- If user does not want to display air freight charge on body of HAWB, just keep the default “non frt” checked. If uncheck, user can input freight charge & system will auto calculate total freight charge amount.

- After completing, click “Add” to add the just entry data to the grid below. - Click “New Pcs” if there are packages with different dimension. Click “New

Item” if there are new items of cargo with different description and continue entry until complete.

- Save data after finish data entry.

How to entry in case of multi freight rate shipment (NA)

HAWB’s other information

Other information of HAWB can be input in main form.


Salesman: choose salesman from drop-down list to make sales statistic report later. If user wants to add 1 more salesman to this drop-down list, just access System>General>Employee to add new record, then back to HAWB form, refresh data & continue entry.

After user complete data, the click button “Save” on toolbar to save.

Freight charge shown on HAWB

Normally, system auto check “as arranged”, then user no need to entry anything. However, if user wants to state freight & charge on HAWB, just click to link “Freight charge” to open freight charge dialog.

On the freight charge dialog, entry data & save after complete. (thay hình cho HAWB)


Note: - Freight entry here for display on HAWB purpose only, not exact amount for billing

purpose. - For 1 freight collect amount, if user entry ”n” %PP , means that freight amount will

be split into 2 parts (CC&PP), with PP amount is n%.

HAWB’s sub information

HAWB’s sub information can be entry by clicking to sub menu on the left side of form.

Some options about printing, internet publish quantity of HAWB issuing, click to “Options”. Just remember to click button “save” on toolbar to save data.

Print HAWB in different format (NA)

Publish one HAWB to internet

To publish a HAWB to internet in order that booker can view it thru internet, in member webpage:


- Click menu “Options”, on Internet ref# part, choose access level & publish.

(See what & how?), then save data.

Find a existing HAWB

Access menu Outbound > Air Freight > HAWB. System will open form “HAWB List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search HAWBs by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.

If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what & how?) To view the detail of one HAWB, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust data & save again.


To delete one HAWB, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new HAWB.

Biz rule: HAWB cannot be deleted if user has issued freight billing for that shipment.

Control HBL/HAWB History


All history of data & shipment status of one shipment is load on tab “History” of each HBL/HAWB. Click on this tab, user is enable view all history of data entry as well as shipment status. If user wants to entry a new status of shipment, click on “Shipment History” to entry new information.

List of system status:

- Auto Action:

o “Create new” / “update”: when user create new data or update current data.

o “HBL issued” or “HAWB issued”: when the current date reach date of issuance on B/L with location is “ Place of issue”

o “Shipped on board”: when the current date reach actual onboard date stated on HBL/HAWB.

o “On hold”: when user issued one detention instruction for the shipment

o “Ready for release: when user release the shipment, action done on form “Detention instruction”.

o “Arrived”: when current date reaches ETA Port of discharge. - Manual Action:

o “Connected on the next vsl”: when user entry this information with

connecting vessel (for transshipment shipment). o “Pending for dispute “: when use save this status. o “D/O released”: when use save this status. o “Cargo released”: when use save this status.

Shipping Order (S/O)

This form helps user to quickly create MBL instruction to send to shipping line in order that she can issue MBL. User goes to menu “Outbound> Sea Freight >


Shipping Order”, the S/O list will be opened. Click “New”, the form to entry data for S/O will be opened.

S/O’s General information

When user open one new S/O from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- S/O No: reference number of S/O. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” are not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- S/O Type: o Default value is “S/O information”. If user wants to entry data for one

S/O , just click “OK” and continue to entry other information: S/O name (option): want to refer a S/O by name, just entry on this

textbox. This field can be useful if S/O issued for regular account. Carrier Booking No./MBL (option): if user wants to put the

information for reference, just type in. File/Job No. (Mandatory): just type the file number here or click

button to find exact file no. After entry file no., if user wants to take data from file to S/O to save time, click the next button “auto fill data from file”. The available data in all HBLs that belong to this file will be transfer to S/O, that includes….???;

In case the file is not opened for single agent, user can easy take data

from a nominated HBL by click to the next button” auto fill data from

HBL”, then select the HBLs that user wants to take data to transfer to

S/O.

Continue with remain fields.

o S/O Draft: choose this value in case user still pending the S/O & keep for future official using. For S/O draft, S/O name is mandatory.

o S/O Template: if there’s S/O that will be issued again & again with almost same details, choose this value to use this S/O as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make any new S/O quickly. For S/O template, S/O name is mandatory.


After finishing data, click button “Save” to save general information of the S/O. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, and then edit.

S/O’s involve parties

User can entry parties of S/O after save general information. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.



- Code of 1 partner: entry the code, then tab, system will retrieve the same,


(***b) - If this is non-regular account & user do not want store the information in the

system, just click to check box “non-regular client”, then system will allow user not to entry code.

- Office (of carrier): if user wants to send S/O by EDI to Intra carrier but would like to switch to other carrier’s office (different from loading office), just type city code here. (See more)

- Save data to complete parties’ information of S/O.

(***b) In dialog search client code, if the client does not exist in system yet, quickly add the new item of that client by: 1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to S/O parties information. 4. Later on, user can access address book to add full the client information.


After complete input data, click button “Save” on toolbar to save Parties information.

S/O’s Routing

This information normally available after filling data from file or HBL. To entry or edit Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.

On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (sea what’s it?). In field “Favorite Port”, only sea port are list down if user doing sea freight file. Same for air freight file.


At textbox “vessel”, system will auto load the previous entry vessels name that matching with characters that user are typing. Just choose from drop-down list a vessel name.

Continue until complete all, then click “save” to save Routing information of one S/O.


S/O’s Cargo

To entry Cargo description of the shipment, click icon “Cargo” on S/O main form, one dialog will be opened for entry data.



- Click “New Container” to do the same for next container type.


- If user wants to entry a new container with the same details with previous




make a copy, then make amendment if any, and add to the grid. - Save data after finish data entry & back to main form.

Other information of S/O can be input in main form.

If user wants to nominate email address that carrier should email the B/L to, type on textbox “Notification to”.

Complete all remain fields & just remember to click button “save” on toolbar to save S/O.

Print S/O in different format (NA)


Send Shipping Order by EDI method to carrier (NA)

Find existing Shipping Order

Access menu Outbound > Sea Freight > Shipping Order. System will open form “Shipping Order List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).



To view the detail of one S/O, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.

If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions. (Msg code 0050)

To delete one S/O, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new S/O.

Outbound Manifest

The manifest is done with the rules as follow: user can create a manifest for shipments that belongs to the same file, same vessel or flight, same container or same MBL/MAWB. The following are steps to create a manifest.

Go to “Outbound > Sea Freight> Outbound Sea Freight Manifest”, or; Go to “Outbound > Air Freight> Outbound Air Freight Manifest”, to make a manifest.


On the opening form, entry File No. or use function search to look for exact File No., then click to button ”Process”, system will retrieve data with the same file to display on the grid below. That way user has completed a manifest. User can print manifest by click on “Print”.

Depend on the characteristic of each of the file, user can choose to enter more information such as container number, MBL (for sea freight) or MAWB (for air freight), Vessel + Voy., Flight No. to make the corresponding manifest.

User needs to enter correct container number to retrieve the data correctly. User can copy the container number and paste to Manifest to guarantee the correctness of data.

How to search a File No.? To save time on the process of working with manifest, the software supports the

fast search to find the file number. Click on the icon next to the textbox File, enter keyword to search, click on “Search” to look for it. When finding the file, put the cursor on to the record and click on “OK” to select.


Note: If file is opened not by vessel (or flight) per each agent, user must check carefully the handling agent of each HBL/HAWB on the grid to make sure all data is correct before send/ print. In case that, just narrow the retrieved data by entry more MBL/MAWB No.

Pre-Alert

The Pre-alert is done with the rules as follow: user can create a Pre-alert for shipments that belongs to the same file, same vessel or flight, same container or same MBL/MAWB. The following are steps to create a manifest.

Go to “Outbound > Sea Freight> Pre-Alert”, or; Go to “Outbound > Air Freight> Pre-Alert” to make a Pre-alert.


On the opening form, entry File No. or use function search to look for exact File No., then click to button ”Process”, system will retrieve data with the same file to display on the grid below. That’s completed a Pre-Alert. User can print Pre-alert by click on “Print”.

Depend on the characteristic of each of the file, user can choose to enter more information such as container number, MBL (for sea freight) or MAWB (for air freight), Vessel + Voy., Flight No. to make the corresponding Pre-Alert.

User needs to enter the correct container to retrieve the data correctly. User can copy the container number and paste to Pre-Alert to guarantee the correctness of data.

How to search a File No.?

To save time on the process of working with manifest, the software supports the




Telex release instruction

Create a Telex Release Instruction

To create a new Telex release, user goes to menu Outbound > Sea Freight > Telex Release, system will open form “Telex Release List”, click “New” on toolbar to entry a new “Telex Release”.

On the opening form, entry File No. or use function “search” to look for exact File No., then click to button ”Process”, system will retrieve data and display on the form.

- Instruction:

o Tlx Rls No: user can entry number here or system will generate an auto number after save, if auto running no have been set before (see running no.)

o Date: date of issue, default is current date. o Sender & email: name & email of user will be loaded here, allow

amendment. o Instruction: user can type instruction that need to send to agent. o Note: entry as a option.

- Shipment details: general on file will be loaded on this part. - Data grid: only list of HBL with condition that HBL required is not “Original”

nor “Seaway bill” will be displayed on this grid. (Check HBL> Options to see HBL required status).

Depend on the characteristic of each of the file, user can choose to enter more information such as container number, MBL to make the corresponding Telex release.

After complete required data, click “Save” on toolbar to save the Telex release.





Note: If file is opened not by vessel per each agent, user must check carefully the handling agent of each HBL on the grid to make sure all data is correct before send/ print. In case that, just narrow the retrieved data by entry more MBL & vessel name.

Find a existing Telex Release

To view Telex Release list, user goes to menu Outbound > Sea Freight > Telex Release, system will open form “Telex Release List”.

This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search telex releases by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.



To view the detail of one telex release, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions.

To delete one telex release, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new telex release.

Note: Telex Release Instruction that have been sent to agent is not allow to deleted. User can use “Detention Instruction” to hold that shipment instead of delete that Telex Release Instruction.

Correction Notice

If user wants to correct shipment detail while original HBL/HAWB have been release, just issue one Correction Notice to send to agent.

Go to “Outbound > Correction Notice. Form Correction Notice List will be opened. Click on command “New” on toolbar to create new instruction.


On form “Correction Notice”, follow the steps: - Select the agent name. To do that, use function search. - Entry information as email of receiver, PIC name, Date… - Continue select the HBL/HAWB user wants to correct, system will load general

details of shipment. - At “Now Read” side, select information user wants to correct in drop-down

list, system will load current data (means the data existing on HBL/HAWB). - At “Should be corrected” side, user entry whatever want to correct. - Click “Add” to move data to grid below. - Continue select other data type that user wants to correct (if any) - Save the Correction Notice after complete data, by click button “Save” on

Toolbar.

Find existing Correction Notice

Access “Outbound > Correction Notice. Form Correction Notice List will be opened.. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search a data record by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”. If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what & how?)

To view the detail of one Correction Notice, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.

If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions. (Msg code 0050)

To delete one Correction Notice, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new Correction Notice.

Shipment on hold:

If there are some shipment is put on hold due to some reasons, click this form user can view the list of that shipment.


Access menu Outbound > Outbound shipment on hold to open form. System will auto load the List that display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search a shipment by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.


To view the detail of one instruction, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.


Detention instruction is not allow delete. User can release s shipment instead of delete a instruction.

Use command “New” to create new detention instruction

Detention Instruction

If need to hold 1 shipment, user need to issue one “Detention Instruction”. Go to menu Outbound > Outbound shipment on hold; click “New” on the opening form.

On the Detention Instruction form:

- Entry exactly HBL or HAWB went to hold or click the button “Search” to find the HBL/HAWB No.

- Entry Instruction no. and date. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- Click “Process”, system will load the shipment’s detail below. - Entry instruction details. - After finishing data, click button “Save” to save.


Whenever want to release shipment, open the same form & click “Release” to release the shipment.

Chapter 5: Manage inbound shipments


Inbound Workflow chart

Open one Inbound Job/File:

See Open one Outbound Job/File


Arrival Notice & Sea Freight Delivery Order

To control A/N and D/O, user need to entry data in form “Sea Freight D/O”.

Access menu Inbound > Sea Freight > Sea Freight D/O Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for D/O will be opened.

Sea D/O’s General information

When user open one new D/O from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- D/O No: reference number of D/O. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” are not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- D/O Type: o Default value is “D/O information”. If user wants to entry data for one

D/O , just click “OK” and continue to entry other information: D/O name (option): want to refer a D/O by name, just entry on

this textbox. This field can be useful if D/O issued for regular account.

HBL No. (Mandatory): entry HBL No. in this textbox. File/Job No. (Mandatory): just type the file number here or click

button to find exact file no. After entry file no., if user wants to take data from file to D/O to save time, click the next button “auto fill data from file”. The available data in associate file will be transfer to D/O, that includes….???

Shipment code: This number used to determine shipment by shipment. System will auto generate this number by year & allow user to edit this number. Normally, 1 D/O will have 1 different shipment code from other D/O. However, one shipment can be issued more than 1 D/O, in that case, 2 (or more) D/O(s) should have same shipment code.

Service code: select from drop-down list, user can entry more value if required. Just access System> General> Service code to entry more data value. After that, back to D/O then click “refresh” button on toolbar before continue entry data for D/O. To avoid loss of previous entry data, user can select “undefined” value to save before entry new general data. Later then, make amendment.

Shipment type, HBL required (mandatory), select the value available.

Continue with remain fields. o D/O Draft: choose this value in case user still pending the D/O & keep

for future official using. For D/O draft, D/O name is mandatory.


o D/O Template: if there’s D/O that will be issued again & again with

almost same details, choose this value to use this D/O as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make any new D/O quickly. For D/O template, D/O name is mandatory.

After finishing data, click button “Save” to save general information of the D/O. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, and then edit.


Sea D/O’s involve parties

User can entry parties of D/O after save general information. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.


- Code of consignee: entry the code, then tab, system will retrieve the name,


(***c) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the


- Actual consignee: system will auto check “same as consignee” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.

- Bill to: This is party who will settle local charge (& freight for CC shipment, if any). System will auto check “same as consignee” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as consignee” to entry new details.

- Save data to complete parties’ information of D/O.


(***c) In dialog search client code, If the client does not exist in system yet, quickly add the new item of that client by:

1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to D/O parties information. 4. Later on, user can access address book to add full the client information.




Sea D/O’s Routing

This information normally available after filling data from file. To entry or edit Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.

On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (Sea what’s it?).

In field “Favorite Port”, only sea port is list down.


At textbox “Vessel”, system will auto load the previous entry vessels name that matching with characters that user are typing. Just choose from drop-down list a vessel name.

Continue until complete, then click “save” to save Routing information of one D/O.

Sea D/O’s Cargo

To entry Cargo description of the shipment, click icon “Cargo” on D/O main form, one dialog will be open for entry data.








make a copy, then make amendment if any, and add to the grid. - Save data after finish data entry.

How to entry data shipment with multi containers?

If the shipment consist multi containers, user can user function “multi containers data entry”. Click this link on Dialog Cargo.


On textbox Container number, entry list of container of shipment, below the textbox is list of container type & quantity, entry here to complete containers’ information.

On the right side, entry cargo description as normal, then click “Add” to add data line to the grid.

Freight Collect of the shipment

If Freight Term is “Freight collect”, user must entry the total collect amount on behalf of loading agent. After entry data, click button “Save” on toolbar to save freight charge of shipment.

Sea D/O’s sub information

D/O’s sub information can be entry by clicking to sub menu on the left side of form.


To entry attached list of D/O (such as shipment’s details from co-loaders), click “Attached list” Some options about printing, internet publish quantity of D/O issuing, click to “Options”. Just remember to click button “save” on toolbar to save data.

Print A/N & D/O in different format (NA)

Fast request a telex release instruction

Publish one Sea Freight D/O to internet

To publish a D/O to internet in order that shipper can view it thru internet, in member webpage:


(See what & how?), then save data.


Find a existing Sea Freight D/O

Access menu Inbound > Sea Freight > Sea Freight D/O. System will open form “D/O List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search D/O(s) by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.


To view the detail of one D/O, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.


To delete one D/O, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new D/O.

Biz rule: D/O cannot be deleted if user has issued freight billing for that shipment.

Arrival Notice & Air Freight Delivery Order

To control A/N and D/O, user need to entry data in form “Air Freight D/O”.

Access menu Inbound > Air Freight > Air Freight D/O Click button “New” on Toolbar. The form to entry data for D/O will be opened.

Air D/O’s General information


When user open one new D/O from menu, system will open dialog “General”. User need to entry data on text boxes listed.

- D/O No: reference number of D/O. Max allowed is 50 digits. (If user has set running number before, this field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” are not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- D/O Type: o Default value is “D/O information”. If user wants to entry data for one

D/O , just click “OK” and continue to entry other information: D/O name (option): want to refer a D/O by name, just entry on

this textbox. This field can be useful if D/O issued for regular account.

HAWB No. (Mandatory): entry HBL No. in this textbox. File/Job No. (Mandatory): just type the file number here or click

button to find exact file no. After entry file no., if user wants to take data from file to D/O to save time, click the next button “auto fill data from file”. The available data in associate file will be transfer to D/O, that includes ….???

Shipment code: This number used to determine shipment by shipment. System will auto generate this number by year & allow user to edit this number. Normally, 1 D/O will have 1 different shipment code with other D/O. However, one shipment can be issued more than 1 D/O, in that case, 2 (or more) D/O(s) should have same shipment code.

Service code: select from drop-down list, user can entry more value if required. Just access System> General> Service code to entry more data value. After that, back to D/O then click “refresh” button on toolbar before continue entry data for D/O. To avoid loss of previous entry data, user can select “undefined” value to save before entry new general data. Later then, make amendment.

Continue with remain fields. o D/O Draft: choose this value in case user still pending the D/O & keep

for future official using. For D/O draft, D/O name is mandatory. o D/O Template: if there’s D/O that will be issued again & again with

almost same details, choose this value to use this D/O as template for future using. Template can be retrieved out at any time, copy to make any new D/O quickly. For D/O template, D/O name is mandatory.


After finishing data, click button “Save” to save general information of the D/O. Any amendment if need, user can click icon “General” on the form to open dialog, and then edit.

Air D/O’s involve parties

User can entry parties of D/O after save general information. To entry involved parties, click icon “Parties”, one dialog will be opened for entry data.


On dialog Parties, at associate textbox, just entry data and save after finish. Please note the followings:

- Code of consignee: entry the code, then tab, system will retrieve the name,


(***e) - If this is non-regular client & user do not want store the information in the


- Actual consignee: system will auto check “same as consignee” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as shipper” to entry new details.

- Bill to: This is party who will settle local charge (& freight for CC shipment, if any). System will auto check “same as consignee” that enable user save time. If want to entry a different one, just uncheck “same as consignee” to entry new details.

- Save data to complete parties’ information of D/O. (***e) In dialog search client code, if the client does not exist in system yet, quickly add the new item of that client by:

1. Click button “New”; 2. On the new opening dialog, entry client data & save; 3. System will auto load just entry-record to D/O parties information.


4. Later on, user can access address book to add full the client information.


After complete input data in tab “Parties”, click button “Save” on toolbar to save.

Air D/O’s Routing

These information normally available after filling data from file. To entry or edit Routing of the shipment, click icon “Routing”, one dialog will be opened for entry data.


On dialog Routing, at associate textbox, just entry port code, then tab, system will display port name. For faster entry, user can click to choose one port on drop down list “Favorite Port” instead of entry port code. (sea what’s it?).

In field “Favorite Port”, only airport are list down.


Continue until complete, then click “save” to save Routing information of one D/O.

Air D/O’s Cargo

To entry Cargo description of the shipment, click icon “Cargo” on D/O main form, one dialog will be opened for entry data.


On the Cargo dialog, starting entry data on available text boxes, after complete, click “Add” to add the just entry data to the grid below.

- Click “New Cargo Line” if there are packages with different items and continue entry data.

- Save data after finish data entry.

Freight Collect of the shipment

If Freight Term is “Freight collect”, user must entry the total collect amount on behalf of loading agent. After entry data, click button “Save” on toolbar to save freight charge of shipment.

Air D/O’s sub information

D/O’s sub information can be entry by clicking to sub menu on the left side of form.


Some options about printing, internet publish, click to “Options”. Just remember to click button “save” on toolbar to save data.

Print A/N & D/O in different format (NA)

Publish one Air Freight D/O to internet

To publish a D/O to internet in order that shipper can view it thru internet, in member webpage:


(see what & how?), then save data.

Find a existing Air Freight D/O


Access menu Inbound > Air Freight > Air Freight D/O. System will open form “D/O List”. This List will auto display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search D/O(s) by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.


To view the detail of one D/O, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.


To delete one D/O, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new D/O.

Biz rule: D/O cannot be deleted if user has issued freight billing for that shipment.

Control D/O History

All history of data & shipment status of one shipment is load on tab “History” of each HBL/HAWB. Click on this tab, user is enable view all history of data entry as well as shipment status. If user wants to entry a new status of shipment, click on “Shipment History” to entry new information.

List of system status:

- Auto Action: o “Create new” / “update”: when user create new data or update current data. o “Arrived”: when current date reaches ETA Port of discharge. o “D/O released”: when the payment receipt involved charge of the shipment

have been issued. o “On hold”: when user issued one detention instruction for the shipment o “Ready for release: when user release the shipment, action done on form

“Detention instruction”.


- Manual Action:

o D/O released : when user updates (qua 1 form câp nhật tình trạng giao D/O) o Cargo released: user update o Un-release: user update if update release status wrongly before.

Inbound Manifest

The manifest is done with the rules as follow: user can create a manifest for shipments that belongs to the same file, same vessel or flight, same container or same MBL/MAWB. The following are steps to create a manifest.

Go to “Inbound > Sea Freight> Inbound Sea Freight Manifest” to make a manifest.

On the opening form, entry File No. or use function search to look for exact File No., then click to button ”Process”, system will retrieve data with the same file to display on the grid below.. That way user has completed a manifest. User can print manifest by click on “Print”.

Depend on the characteristic of each of the file, user can choose to enter more information such as container number, MBL (for sea freight) or MAWB (for air freight), Vessel + Voy., Flight No. to make the corresponding manifest.

Notice that user needs to enter correct container number to retrieve the data correctly. User can copy the container number and paste to Manifest to guarantee the correctness of data.






Incoming Document (NA)

Non-Delivery Report (Unclaimed Report)

Unclaimed Report is one report that list out all inbound shipments that have not been pick-up by consignee. To view this report, go to menu Inbound > Non-Delivery Report, the report form will open. On this form, user can retrieve data by each agent , client and/or other term such as by file, discharging port or by CFS terminal for LCL shipments. User entry the period that shipments have not been pick-up to check the shipment status, (for example > 10days), then click command “Search”, the system will list all shipments that have arrival 10days up from ETA and have not pick up yet by consignee.


Shipments on hold

If there are some shipment is put on hold sue to some reasons, click this form user can view the list of that shipment. Access menu Inbound > Inbound shipment on hold to open form. System will auto load the List that display default number of latest records (that have been set in System configuration).

User can search a shipment by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.


To view the detail of one instruction, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.


Detention instruction is not allow delete. User can release s shipment instead of delete a instruction.

Use command “New” to create new detention instruction.

Detention Instruction

If need to hold 1 shipment, user need to issue one “Detention Instruction”. Go to menu Inbound > Inbound shipment on hold; click “New” on the opening form.

On the Detention Instruction form:

- Entry exactly HBL or HAWB went to hold or click the button “Search” to find the HBL/HAWB No.


- Entry Instruction no. and date. (If user has set running number before, this

field will be auto loaded at format. User only need to entry the lacking data (if any) and go to next text box. In this field, the symbols “#” is not allowed to entry. System will auto fill in after save. Any edit/change can be done after save).

- Click “Process”, system will load the shipment’s detail below. - Entry instruction details. - After finishing data, click button “Save” to save.

Whenever want to release shipment, open the same form & click “Release” to release the shipment.

Send document to agents Via web Via email

Publish a document on website

Publish a document on website means that user decides who can access the data in member website to view or download.


Access level: user need to choose one value:

- Admin : means that only administrator can access data. - Log in : means only users who login the website can access data. - Not log in : means only users who not log in the website can access data, after

login, they cannot access data any longer. - Public : means every user can access data.

Publish : user need to choose one value:

- Yes: means allow to display document on website. - No: means not allow to display document on website

Chapter 6: Control service charge

Chapter 6: Control service charge

Local charge tariff

What is local charge tariff?

Local charge tariff is a tariff of charges that will be collected from domestic client who is shippers of outbound shipments or consignees of inbound shipments.

These standard charges will be automatically transferred data to billing formation once user process to count freight billing later. Note that user should only input the charges that often appear to all the shipments such as “Bill of lading Fee” for an instance. Other occasional charges should not be input into the tariff.

How to issue a local charge tariff?

To make outbound local charge tariff, access menu “Outbound” and select “Outbound local charge”.

To make inbound local charge tariff, access menu “Inbound” and select “Inbound local charge”.

The form local charge tariff will open & list latest records (if any) for user’s reference. Click command “New” to make one new one.

There are two part of one tariff: General & details.

In General part, user need to define required fields.

- Ref. No.: if running number have been set before, this reference number will

be auto displayed. - Client type & Agent type: if user chooses defined partners, means that the

tariff is applied for exact clients or exact handling agent who handles the shipments that applied this local charge tariff. If user one to define clients or

agents, just click icon select clients/ agents besides to do. - After save a tariff, if use want set the current one as a default tariff, just click

to button” Set as default”. The default tariff will be prior applicable in freight billing. At a same point of time, only 1 default tariff is acceptable.

In Details part, user need to one by one entry charge applicable, and save to record the data into the system.

Chapter 8: Reports Manager

If user wants to edit the charge detail, just select the charge item on the grid, double click to reload that item on, make adjustment & add again back to the grid. After finish amendment, remember to save the change.

During entry data, if missing some items to select in a drop-down list “Description”, user can add a new charge by a following way:

- Access menu “ System > General > Charge and Cost - In opening form “Charge & Cost List”, click button “New” to open form

“Charge & Cost” - Entry associate data & save. - Click command “refresh” on Toolbar. - Back to Local charge form, user will see the entry charge on drop-down list

box.


What’s the meaning of values in “Charge per” field?

- Volume: means that charge will be applied on actual volume stated on

HBL/HAWB. - Chargeable volume: means that charge will be applied on the volume after

converting weight ratio, normally applied for LCL cargo. - Gross weight: means that charge will be applied on actual gross weight stated

on HBL/HAWB. - HBL: means that charge will be applied on set of HBL. - Shipment: means that charge will be applied on shipment. One shipment may

be issued 1 or more HBL/HAWB. - Package: means that charge will be applied on quantity of package stated on

HBL/HAWB. - Chargeable weight: means that charge will be applied on weight of cargo,

after converting weight ratio, normally applied for air freight.

How to find a local charge tariff?

To find one local charge tariff, go to menu “Outbound > Outbound Local charge” or “Inbound > Inbound Local charge”, form Local charge tariff List will be opened.

User can search one tariff by enter some keywords into the appropriate text box, and then click “Search”. To reset the information on the current tab, click “Clear”.

To view the detail of one file, just click on record user wants to view, then click on command “View.” Or just double click that record on the grid. If need, user can adjust the data & save again.

If user click “Search” without any keyword, system will auto load the maximum is “n” records among available records in database. “n” is default setting value that have been fixed in “System configuration” function. (See what & how?) If number of records that matching keywords exceed “n”, system will warning that user need to narrow the result by add more searching conditions.

To delete one tariff, just click on record user wants to delete, then click to command “Delete”. After that, deleted record will be marked “deleted” and user can restore once needed.

Use command “New” to create new tariff.

Freight tariff (NA)

Quotation (NA)

Chapter 9: Tips for using SMS Live

Chapter 7: Control Reports format. Definition: Reports mean layout format that the data will be displayed in paperwork when printing. In each form of SMS Live, there is at least one or more reports that ready to use. Users can use that ready-made reports or modify them as they like. To do that, software required is “Microsoft SQL Server 2008 Report Builder 2.0”

Select a format & print a document SMS Live allow users to print a document in different format as they like. After finish entry a document, control print format as steps:

- Access tab “Options” on document form that you are working. (Note: this tab not available for all documents, see more)

- Print format: select from dropdown list as format you want to print out. This option can active without saving.

- Display on web: for document that you want to show on web for partner’s viewing, select a format you want to be displayed accordingly.

- Print format excel: if document form allows exporting to excel, you also can select a format here.

- Save after finish, then you can have document layout as you like.

See more : how to design a format for printing?


Print Format Manager Some documents’ not allowed using different templates to print out so user need to set format report prior printing that document. Access menu System > System Config, click to tab “Print format Manager”.

- Document type: select from drop down list a document for setting. This drop down list shows all document forms that allow only one format for printing.

- Print format: select a print format you want to assign for selected document. Create a print format

- Displayed on web: select a format you want to assign for selected document to show on website for clients’ viewing.

- Click “Add” to add data to below grid & continue for other reports. - Save to finish, then you can print out document as format as you set. - Double click on one data row if you want to edit.

Check “No-apply ” if you have created several report format for one document but do not one to use any longer. Before setting this, user needs to design report format first.

Customization Reports

Customize a available Reports

Reports format for printing purpose are located at user PC (at client’s PC). After installation, in users’ computer, the ready-made reports will be located at folder \FolderInstallSMSlive\G.O.L\SMS Live\SMSConsole\UserData\Reports In the SMS Live have been installed as default, Reports will be available at: C:\GOL\SMSLive\SMSConsole\UserData

If user wants to modify any reports format, they can access this folder, open one report form & make amendment directly by Report Builder.

Add a new report to system.

Why need to add a new report to the system?

Each client PC has its own reports. After users have modify the format, or change or create new report format, they can use for themselves only. In order that all other


users can use the same, new reports need to be added to system to share to other ones. In other way, administrator can modify, add new reports then share to other users in the same office.

How to add new report to system?

If user wants to add a new report to system, please follow the following steps:

- 1st: Design one new report by Report builder. Or, take out one report, save as new one, then modify.

- 2nd : o Login SMS Live, Access menu System > System Config >Report Manager o On the Left side of Screen, browse to folder the report should be located. (Please note, report must be located in a right folder, otherwise, user cannot choose that format to print upon required. Means: HBL format must be imported to folder HBL)

Use this button to browse to correct folder.

- Then, click button “Import File” to import the new report nominated folder in the system.

You just finish adding one report to the system.

Up load or down load reports to server


After edit or design a new report, if user want to share with other member to use, user need to upload that report to server. Do the 3rd step below after 2 steps above:

- 3rd : Upload to server to share with other user ( do this step if you want other

users in the same office can use the same format of reports created by you) o Access menu System > System Config >Report Manager o Select the reports that available in computer (also called available reports on

local system, on the left side)

o Click button to upload to server.

Other users want to down load new report to computer to use, on the right side

(available reports on server” select the report then click button to down load to PC.

Want to show logo on report

When you add logo to shippingspace.net system, your logo will be load on:

- Member list of shippningspace.net. - All shipping document print from SMS Live.

To add logo, do the following steps

- Login to ShippingSpace.Net System. - Access Member.Net > My Profile


- Click button “Add Logo” to upload your logo.

- After upload successful, your logo will be loaded on all printing reports later then.

Chapter 8: Tips for using SMS Live

Favorite data list

Favourite data is data that wuill be frequenly use during typing date to system. Currently, system provide the following list of favourite data & functions:

- Port & City:

Set up a list of favourite Ports, then when you issue Booking, HBL, D/O, you can select a port for quick data entrying.

How to set up favourite Port?

- Access menu System > General > Favourites - Select a type “ Port City”


- On the left side, find & select port & move to right side. - Save after finish.

Refresh data

During entry data, some information may be lack and user need to entry new data on general directory. After finish, back to working document form, that just entered data may not be displayed. Just click on refresh button to down load new data.


Appendix A: Glossary, abbreviation, terminology

Appendix B: Troubleshooting in SMS Live

FAQ

Q: Can I edit format for reference number?

A: Yes, you can change format at any time. The new format will be effective right after save.

Q: After make setting format, if I do not want to use that format, how I can do it?

A: If you want to change to new format, you can make edit by call out the form, entry new setting & save. If you do not want to use the format, just click “non-apply” on that document.

Q: I’m using the format on one document type, but because of some reason I want to entry one reference number without any formatting. How can I do that? A: Please just call out the form “running number”, open the current format, click “non-apply” then save. After save, you can entry any number you want on new document (the existing document must be kept its old format). Whenever you want to re-use the format, just unclick “non-apply” then using as normal.

Chapter 10: Q&A

Q: why there is no data that have been entered in File when i enter HBL or D/O such as handling agent, routing information, vessel information. The file No. have been saved in HBKL already.

A: on Document, you need to enter whatever you want. If you want to transfer data from File to HBL/ HAWB, after enter File No. , just click command” auto fill data from file”, all data that ahave been entried in File will be transfer to HBL Immdiately. User need to check again & save only.