Social Security: la

8/14/2019 Social Security: la

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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y I n s p e c t o r G e n e r a l

A c c o u n t in g f o r S o c ia l S e c u r it y B e n e f i t s b y t h e C o u n t y o f L o s A n g e l i f o r n ia e s , C a l

T h e a t t a c h e d f in a l r e p o r t p r es e n t s t h e r es u t s o f o u r a u d i t o f t h e a d e q u a c y o f t h e

e s ’ p r o c e d u re s a n d c o n t r o lC o u n t y o f L o s A n g e l s o v e r S o c ia l S e c u r i t y b e n e f i t sr ec e iv e d a n d d i sb u r s e m e n t s m a d e o n b e h a f o f c h i d r e n i n i t s c a re( A - 0 9 - 9 6 - 5 1 0 0 2 ) . T h e o b je c t i v e w a s t o d e t e r m in e t h e a d e q u a c y o f t h e c o n t ro l sa n d w h e t h e r in t e r e s t e a r n e d o n t h e c h i d r e n ’ s f u n d s w a s b e in g p a i d t o t h e

s o d e t e rm in e d t h e e x t e n t o f t h e C o u n t y ’ ia n c e w i t h lc h i d re n . W e a l s c o m p l a w s a n dr e g u l a r g e p a y m e n t s o f r e t ro a c t i v ea t i o n s r e g a r d i n g d e d ic a t e d a c c o u n t s f o r lS u p p l e m e n t a l S e c u r it y In c o m e b e n e f i t s a n d r e t ro a c t i v e r e im b u r s e m e n t f o r f o s t e rc a r e c o s t s .

Y o u m a y w is h t o c o m m e n t o n a n y f u r t h e r a c t io n t a k e n o r c o n t e m p l a t e d o n o u rr ec o m m e n d a t io n s . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h in

t h e n e x t 6 0 d a y s . I f y o u w is h t o d i s c u s s t h e f in a l r e p o r t , p l e a s e c a l l m e o r h a v ey o u r s t a f f c o n t a c t P a m e la J . G a rd in e r , A s s i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r a l f o r A u d i t , a t( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

D a v i d C . W i ia m s



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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y I n s p e c t o r G e n e r a l

A c c o u n t in g f o r S o c ia l S e c u r it y B e n e f i t s b y t h e C o u n t y o f L o s A n g e l i f o r n ia e s , C a l

T h is f i n a l r e p o r t is o n e o f t h r e e is s u e d i n r e s p o n s e t o a r e q u e s t f r o m t h e S o c ia l

S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n ( S S A ) th a t t h e O f f i c e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l ( O I G ) r e v i e wo p e r a t io n s o f t h e D iv i s io n o f C h i d r e n a n d F a m i ly S e rv ic e s ( D C F S ) , C o u n t y o fL o s A n g e l i f o r n ia . O n e r e p o r t a d d r es s e d w h e t h e r D C F S h a d a d e q u a t ee s , C a lp r o c e d u r e s a n d r e c e i v e d s u f f ic i e n t i n s t ru c t i o n s f r o m S S A t o c a r r y o u t i t sr e s p o n s i b i l i t i e s a s r e p r e s e n t a t i v e p a y e e ( Re p P a y e e ) .

1A n o t h e r re p o r t v e r i f ie d t h a t

D C F S h a d id e n t i f ie d a n d r e p o r t e d t o S S A t h o s e c h i d r e n in i t s c a re w h o w e r e n oo n g e r e n t it ll e d t o S o c ia l S e c u r i t y .

2T h i s re p o r t a d d r e s s es t h e a d e q u a c y o f D C F S ’

p r o c e d u r e s a n d c o n t ro l s o v e r b e n e f it s re c e iv e d a n d d isb u r s em e n t s m a d e o n b e h a fo f c h i d r e n in i t s c a re .

D C F S h a d im p l s t o a c c o u n t f o r r e c e ip t se m e n t e d a d e q u a t e p r o c e d u r e s a n d c o n t ro l

a n d d i sb u r s e m e n t s o f S o c ia l S e c u r i t y b e n e f i t s ; h o w e v e r , c h a n g e s w e r e n e e d e d t oc o m p l a w s a n d r e g u ly w i t h l a t io n s . F ir s t , t h e C o u n t y i n v e s t e d a n d e a r n e d i n t e r e s to n c h i d r e n ’ s f u n d s w i t h o u t c r e d i t in g t h e in t e r e s t t o t h e c h i d r e n . T h e a m o u n t o fin t e r e s t ea r n e d t h a t s h o u d h a v e b e e n c r e d it e d t o t h e c h i d r e n w a s a b o u t$ 7 2 , 0 0 0 f o r t h e 1 2 - m o n t h p e r i o d S e p t e m b e r 1 9 9 6 t h r o u g h A u g u s t 1 9 9 7 .S e c o n d , D C F S r e c e iv e d r e im b u r s e m e n t r e t ro a c t i v e l y f o r f o s t e r ca r e c o s t s w i t h o u tc o m p l y i n g w i t h t h e r e q u i re m e n t a s R e p P a y e e t o o b t a i n p r io r a u t h o r iza t i o n f r o mS S A . F in a l l i s h e d d e d i c a t e d a c c o u n t s f o r c e rt a in r e t ro a c t i v ey , D C F S h a d n o t e s t a b lp a y m e n t s .

1 “ R e v i ew o f L o s A n g e l s P e rf o r m a n c e a s t h e R e p r es e n t a t i v e P a y e e f o r T i t l e X V Ie s C o u n t y ’ e I I a n d T i t lC h i d r e n in F o s t er C a re ” ( A -0 9 - 9 6 - 6 2 0 0 3 ) is su e d o n J u l y 9 , 1 9 9 7 .

2 “ A u d i t o f t h e C o u n t y o f L o s A n g e l e I Ie s ’ R e v i ew t o I d e n t i f y a n d R e p o rt t o S S A P a s t D e f ic i e n c ie s f o r T it la n d T it le X V I C h i d re n in F o s t e r C a r e ” ( A - 0 9 - 9 6 - 6 1 0 0 2 ) is su e d o n A u g u s t 1 1 , 1 9 9 7 .



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P a g e 2 - K e n n e t h S . A p f e l

B A C K G R O U N D

I n 1 9 9 5 , D C F S p e r f o r m e d a n in t e rn a l r e v ie w a n d r e p o r t e d p r o b le m s w i t h i t s

p r o c e d u r e s f o r i d e n t if y in g a n d r e p o r t i n g e v e n t s t h a t w o u l s S o c i a ld a f f e c t c h i d r e n ’S e c u r i t y b e n e f i t s . S u b s e q u e n t ly , t h e D e p u t y C o m m is s io n e r o f t h e f o r m e r O f f i c ef o r P ro g r a m s , P o ic y , E v a lu a t i o n a n d C o m m u n ic a t io n s , in a m e m o r a n d u m d a t e dA p r i l 2 6 , 1 9 9 6 , r e q u e s t e d t h a t O I G a s s e s s t h e C o u n t y ’ ia b i ls r e l i t y t o a c t a s a R e pP a y e e f o r c h i l d b e n e f ic i a r ie s . T h i s r e p o r t a d d r e s s e s t h e a d e q u a c y o f t h ea c c o u n t i n g p r o c e d u r e s t h a t a f f e c t t h e C o u n t y ’ i t y t o a c t a s a R e p P ay e e .s a b i l

e s , w i t h o v e r 9 m i l l a r ge r p o p u lT h e C o u n t y o f L o s A n g e l io n r e s i d e n t s , h a s a l a t i o nt h a n 4 2 S t a t e s a n d a n a n n u a l b u d g e t o f m o r e t h a n $ 1 2 b i ll io n . D C F S isr es p o n s i b l i s h in g a n d m a n a g in g a s y s t e m o f s e rv ic e s t o e n s u re t h a te f o r e s t a b lc h i d r e n a r e s a f e f ro m a b u s e , n e g l e c t , a n d e x p o i t a t i o n . O n e s e rv ic e i s t o p r o v i d e

t e m p o r a r y h o u s in g t h r o u g h i t s Fo s t e r Ca r e p r o g r a m f o r c h i d r e n w h o s e f a m i li e s a r eu n a b le t o p r o v i d e a s a f e h o m e e n v i ro n m e n t . T h r o u g h t h e p r o g r a m , c h i d r e n a r e

a c e d w i t h i n d i v i d u a l f o s t e r p a r e n t s o r in p u b lp l ic o r p r iv a t e in s t i t u t i o n s . D C F Sr e im b u r s e s t h e f o s t e r p a r e n t s a n d t h e in s t i t u t i o n s f o r t h e c o s t s o f t h e c h i d r e n ’ sc a r e . D C F S p r o v i d es f o s t e r c a r e s e rv ic e s t o a p p r o x i m a t e l y 3 0 , 0 0 0 c h i d r e n , a b o u t1 , 2 0 0 o f w h o m r e c e iv e S o c ia l S e c u r i t y b e n e f it s .

C h i d r e n in f o s t e r ca r e m a y r e c e iv e S o c i a l S e c u r i t y b e n e f i t s u n d e r t w o p r o g r a m s .O d - A g e , S u rv i v o r s a n d D i s a b i l e t oi t y In s u r a n c e ( O A S D I ) p a y m e n t s a r e a v a i a b lc h i d r e n i f a p a re n t i s r e t i r e d , d e c e a s e d , o r d i s a b l e m e n t a l S e c u r i t ye d . S u p p l

e t o c h i d r e n w h o a r e b l e d a n d h a v e lIn c o m e ( S S I) is a v a i a b l i n d o r d is a b l im i t e d

y i n c o m e a n d r e s o u r c e s . In s o m e c a s e s t h e c h i d r e n a r e e n t i t lf a m i l e d u n d e r b o t hp r o g r am s s im u t a n e o u s ly .

D C F S s e rv e s a s t h e R e p Pa y e e f o r c h i d r e n i n it s c a r e a n d is re s p o n s i b le f o r u s in gt h e b e n e f i t s in t h e c h i d r e n ’ s b e st in t e r e s t s . T h u s , S o c ia l S e c u r it y b e n e f i t s a r eu s e d t o p a y f o r f o s t e r c ar e p r o v i d e d t o t h e c h i d r e n . A s R e p Pa y e e , D C F S is a ls or es p o n s ib le f o r c o n s e rv in g o r in v e s t in g a n y u n s p e n t f u n d s o n b e h a f o f t h e c h i d r e n( 2 0 C o d e o f F e d e r a l R e g u l a t io n s [ C F R] s e c t io n 4 0 4 . 2 0 4 5 (a ) a n d 2 0 C F R s e c t io n4 1 6 . 6 4 5 ( a ) ). A n y i n t e r es t e a r n e d o n t h e s e b e n e f i t s b e lo n g s t o t h e c h i d r e n( P ro g r am O p e r at io n s M a n u a l S y s t e m [ PO M S ] , P a r t 0 2 , G N 0 0 6 0 3 . 0 1 0 A . 1 ) .

S o c ia l S e c u r it y b e n e f i t s ar e re c e i v e d b y t h e C o u n t y v ia d i r e c t d e p o s i t t o ac o m m e r c ia l b a n k a c c o u n t w h ic h i s u s e d o n l y f o r S S A b e n e f it p a y m e n t s . D C F Sd o w n l e c t r o n ic a l l u d in g S o c ia l S e c u r i t yo a d s in f o r m a t i o n e l y f r o m t h e b a n k in c ln u m b e r , t y p e o f b e n e f it ( O A S D I o r S S I) , a n d a m o u n t o f p a y m e n t . D C F S m a in t a in sin d i v id u a l a c c o u n t s in a n a u t o m a t e d su b s i d ia r y le d g e r f o r e a c h o f t h e c h i d r e n .

e d g e r i s t i t lT h e l e d “ C h i d W e f ar e T r u s t L e d g e r S y s t e m ” (C W T ) . A l l b e n e f it s a n de x p e n d i t u r es m a d e o n b e h a f o f e ac h c h i ld a r e re c o r d e d in t h e s e a c c o u n t s . T h ef u n d s a r e a u t o m a t ic a l l s G en er a l F u n d f o r in v e s t m e n ty t r a n s f e r re d in t o t h e C o u n t y ’



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p u r p o s e s . T h e D e p a r t m e n t o f t h e A u d i t o r C o n t r o l l e r , a de p a r t m e n t s e p a r at e a n dd i s t in c t f r o m D C F S , re c o r d s re c e ip t s a n d d i sb u r s e m e n t s o f f u n d s f o r t h e G e n e r a lF u n d . T h e D e p a rt m e n t o f t h e T r e a s u r e r a n d T a x C o l le c t o r , a n o t h e r s e p a r at e a n d

d i s t in c t d e p a rt m e n t , h a s c u s t o d y o f t h e f u n d s a n d m a k e s a l l d i sb u r s em e n t s .

T h e c h i d r e n ’ s f u n d s ar e d isb u r s e d f o r f o s t e r ca r e p a y m e n t s a n d t o p a y f o r s p e c ia ln e e d s o f t h e c h i d r e n . F o s t e r c a r e p r o v i d e rs s u b m i t v o u c h e r s t o D C F S in d i c a t in gt h a t s e rv ic e s w e r e p r o v i d e d t o t h e c h i d r e n . T h e v o u c h e r s a r e s e n t t o t h eD e p a r t m e n t o f t h e T r e a s u r e r a n d T a x C o l l e c t o r w h e r e t h e y a r e u s e d a s t h e b a s i sf o r m a k i n g t h e f o s t e r c ar e p a y m e n t s . A f t e r t h e f o s t e r c ar e p a y m e n t s ar e m a d e , ac o m p u t e r t a p e c o n t a in i n g d a t a a b o u t t h e p a y m e n t s is p r o v i d e d t o D C F S . T h e t a p eis u s e d t o re c o r d t h e f o s t e r ca r e p a y m e n t s t o t h e c h i d r e n ’ s a c c o u n t s .

T h e c a s e w o r k e r s in i t ia t e r e q u e s t s f o r p a y m e n t s f o r s p e c ia l n e e d s o f t h e c h i d r e n .

T h e r e q u e s t s a r e p r o c e s s e d t h r o u g h t h e F in a n c e D i v i s io n o f D C F S w h ic ha b i ld e t e r m in e s t h e a v a il i t y o f f u n d s b e f o r e a p p r o v i n g t h e r e q u e s t s . I f t h e r e q u e s t sa r e a p p r o v e d , t h e p a y m e n t is r e c o r d e d t o t h e c h i d r e n ’ s a c c o u n t s a n d t h e r e q u e s t sa r e s e n t t o t h e D e p a r t m e n t o f t h e T r e a s u r e r a n d T a x C o l le c t o r f o r p a y m e n t .

y , D C F S r e c e iv e s p a y m e n t s f o r r e t ro a c t i v e S S I b e n e f i t s . T y p ic a l lP e r io d i c a l l y , t h eic a t i o n s r e q u ir es s e v e r a l m o n t h s . T h i s d e lp r o c e s s in g o f S S I a p p l a y r e s u t s in

r e t r o a c t iv e b e n e f i t s w h ic h S S A p a y s in a lu m p - s u m t o g e t h e r w i t h t h e c u r r e n tb e n e f i t s . D u r in g t h e d e la y , D C F S p a y s f o r f o s t e r c a r e e x p e n s e s f o r t h e c h i d r e n .T h e s e c o s t s b ec o m e d e b t s o f t h e c h i d r e n , m a k in g D C F S a c r e d i t o r . S S A p o ic yp e r m i t s R ep P a y e e s t o b e r e im b u r s e d f o r t h e s e c o s t s p r o v i d e d t h a t p r io r

a u t h o r iza t i o n i s o b t a in e d ( PO M S , P ar t 0 2 , G N 0 0 6 0 2 . 0 3 0 B ) .

D C F S u s e s t h e p a y m e n t s f o r r e t r o a c t i v e b e n e f i t s t o p a y f o s t e r c a r e c o s t s f o r t h ec u r re n t p e r i o d a n d t h e n r e im b u r s es i t s e l e t h ef f o r t h e c o s t s o f f o s t e r c ar e p a i d w h i lS S I a p p l i s h e dic a t io n s w e r e b e i n g p r o c e s s e d . R e im b u r s e m e n t s a r e a c c o m p la u t o m a t ic a l ly t h r o u g h t h e C W T .

D u r in g t h e c o u r s e o f o u r a u d i t , t h e P e rs o n a l R e s p o n s ib i li t y a n d W o r k O p p o r t u n i t yR e c o n c i ia t io n A c t o f 1 9 9 6 ( P u b ic L a w 1 0 4 - 1 9 3 ) w a s e n a c t e d . T h is l a t io ne g i s la m e n d e d t h e S o c ia l S e c u r i t y A c t ( A c t ) t o r e q u ir e s p e c ia l h a n d l a r gein g o f lp a y m e n t s o f r e t r o a c t i v e b e n e f i t s . S p e c if ic a l l a w r e q u i re s t h a t S S I p a y m e n t sy , t h e l

w h ic h e x c e e d s ix t im e s t h e m o n t h l u s a n y S t a t ey F e d e r a l b e n e f i t r a t e p ls u p p le m e n t a t i o n b e d e p o s i t e d i n d e d ic a t e d a c c o u n t s in a f in a n c i a l in s t i t u t i o n( s e c t io n 1 6 3 1 ( a ) o f t h e A c t ) . T h e A c t a n d im p l a t io n s le m e n t i n g r eg u l im i t t h e u s eo f t h e s e p a y m e n t s t o a l a t e d t o t h e c h i d r e n ’is t o f e x p e n s e s r e l s im p a ir m e n t (s )( 2 0 C F R, s e c t io n 4 1 6 . 6 4 0 e ) .



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S C O P E

O u r a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a ll y a c c e p t e d g o v e r n m e n t

a u d i t in g s t a n d a r d s . T h e o b j e c t iv e w a s t h r e e f o d . F ir s t , w e d e t e r m i n e d w h e t h e rD C F S im p l s t o a c c o u n t f o r S o c ia le m e n t e d a d e q u a t e p r o c e d u r e s a n d c o n t r o lS e c u r i t y b e n e f i t s r e c e iv e d a n d d isb u r s em e n t s m a d e o n b e h a f o f c h i d r e n in i t sc a r e . S e c o n d , w e d e t e r m i n e d i f D C F S c r e d i t e d t h e c h i d r e n w i t h in t e r e s t e a r n e do n t h e ir u n s p e n t f u n d s . T h i r d , w e d e t e r m in e d t h e e x t e n t o f D C F S ’ c o m p l ia n c ew i t h l a t io n s r e g a r d in g d e d ic a t e d a c c o u n t s f o r la w s a n d r e g u l a r g e p a y m e n t s o fr e t ro a c t i v e S S I b e n e f i t s a n d re t r o a c t i v e re im b u r s e m e n t f o r f o s t e r ca r e c o s t s .

W e r e v i e w e d D C F S ’ o p e r a t in g p r o c e d u r e s r e la t e d t o r e c o r d in g r e c e ip t s a n dd i sb u r s in g f u n d s f o r c h i d r e n in f o s t e r c ar e w h o r e c e iv e d S o c ia l S e c u r i t y b e n e f i t s .W e t e s t e d t h e p r o c e d u r e s b y t r a c i n g s e v e r a l b e n e f i t p a y m e n t s f r o m S S A ’ s r e c o r d s

t o t h e C o u n t y ’ s os r e c o r d s f o r t h e p e r io d J a n u a r y 1 9 9 5 t h ro u g h J u n e 1 9 9 6 . W e a lt r a c e d s e l s d i sb u r s e m e n te c t e d f o s t e r c ar e a n d o t h e r p a y m e n t s t h r o u g h t h e C o u n t y ’p r o c e s s f o r t h e s a m e p e r io d . W e l s t o t h o s eim i t e d o u r r e v ie w o f in t e r n a l c o n t r o ln e c e s s ar y t o a s s u r e o u r s e l yv e s t h a t re c e i p t s a n d d isb u r s e m e n t s w e r e a c c u r a t e lr e c o r d e d .

W e c o n d u c t e d o u r a u d i t d u r in g t h e p e r i o d A u g u s t 1 9 9 6 t h r o u g h O c t o b e r 1 9 9 7 .d d i s c u s s io n s w i t h o f f ic ia l s D e p a r t m e n t o f t h e A u d i t o rW e h e l s f r o m t h e C o u n t y ’

C o n t ro l l e c t o r , a n d D C F S . W e a l e r , t h e D e p a rt m e n t o f t h e T r e a su r e r a n d T a x C o l l s os p o k e w i t h r eg io n a l S S A o f f ic i a l i f o r n ia , a n d s t a f f a t t h e f ie ds in S a n F r a n c is c o , C a lo f f i c e in P a s a d e n a , C a l e g a l o p i n io n s f r o m t h ei f o r n ia . I n a d d i t io n , w e o b t a in e d l

O f f ic e o f t h e C o u n s e l t o t h e I n s p e c t o r G e n e r a l c o n c e r n in g t h e p a y m e n t o f i n t e r e s to n t h e c h i d r e n ’ i s h d e d ic a t e d a c c o u n t s f o rs f u n d s a n d t h e re q u i r e m e n t t o e s t a b la r g e r e t r o a c t iv e p a y m e n t s . O u r c a l a t io n o f in t e r e s t e a r n e d o n t h e c h i d r e n ’c u l s

f u n d s w a s b a s e d o n t h e e n d in g m o n t h l a n c e s f o r t h e c h i d r e n ’y b a l s t r u s t f u n d s a n do n a c t u a l m o n t h l s G en er al F u n d f o r t h ey in t e r e s t ra t e s e ar n e d b y t h e C o u n t y ’p e r i o d S e p t e m b e r 1 9 9 6 t h ro u g h A u g u s t 1 9 9 7 .

R ES U L T S O F A U D IT

O u r r e v i e w d i s c l e m e n t e d a d e q u a t e p r o c e d u r e s a n do s e d t h a t D C F S h a d i m p lc o n t r o ls o v e r t h e r e c o r d in g o f S o c ia l S e c u r i t y p a y m e n t s r e c e iv e d a n d

d i sb u r s e m e n t s m a d e o n b e h a f o f c h i d r e n in i t s c a r e . H o w e v e r , w e f o u n d t h a ty in g w i t h l a t io n s r e lD C F S w a s n o t c o m p l a w s a n d r e g u l a t e d t o p a y in g i n t e r e s t o n

t h e c h i d r e n ’ s f u n d s . In a d d i t io n , D C F S d id n o t o b t a i n re q u i re d a u t h o r iza t i o nb e f o r e re c e i v in g r e t r o a c t i v e r e im b u r s e m e n t a s R e p Pa y e e f o r f o s t e r c ar e c o s t s .F in a l l i s h e d d e d i c a t e d a c c o u n t s f o r c e rt a in r e t ro a c t i v ey , D C F S h a d n o t e s t a b lp a y m e n t s .

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I n t e r e s t Ea r n e d o n C h i d r e n ’ s F u n d s

D C F S d id n o t c r e d i t t h e c h i d r e n w i t h in t e r e s t t h a t w a s e a r n e d o n t h e ir S o c i a l

S e c u r i t y f u n d s . D C F S o f f ic i a l s s t a t e d t h e y w e r e u n a w a r e o f in v e s t m e n tr e q u ir e m e n t s . N o n e t h e l e s s , t h e C o u n t y d i d in v e s t a n d e a r n in t e r e s t o n t h e s ef u n d s . S in c e t h e f u n d s b e l s o b e lo n g e d t o t h e c h i d r e n , t h e in t e r e s t a l o n g e d t ot h e m a n d s h o u d h a v e b e e n a d d e d t o t h e ir a c c o u n t s .

T h e C o u n t y h e ld a s ig n i f ic a n t a m o u n t o f m o n e y i n t ru s t f o r c h i d r e n r e c e iv i n gS o c ia l S e c u r i t y b e n e f i t s . T h e m o n t h l a n c e d u r in g t h e p e r i o d S e p t e m b e r 1 9 9 6y b a lt h r o u g h A u g u s t 1 9 9 7 a v e r a g e d a p p r o x im a t e l io n . D u r in g t h is 1 2 - m o n t hy $ 1 . 6 m i l lp e r i o d , w e c a l a t e d t h a t t h e a m o u n t o f in t e r e s t e a r n e d o n t h e s e f u n d s w a s a b o u tc u l$ 7 2 , 0 0 0 . W e c a l a t e d t h is a m o u n t b y su m m in g m o n t h lc u l y i n t e r e s t b a s e d o n t h ea c t u a l m o n t h l a n c e s a n d e a r n e d i n t e r e s t ra t e s r e p o r t e d b y t h e C o u n t y .y b a l

D e d i c a t e d A c c o u n t s

D C F S w a s n o t t im e l i s h in g d e d ic a t e d a c c o u n t s f o r ly i n e s t a b l a r g e r e t ro a c t i v ep a y m e n t s e x c e e d i n g s ix t i m e s t h e m o n t h ly S S I / S o c i a l S e c u r it y p a y m e n t ra t e a sr e q u ir e d b y t h e A c t . In a l se t t e r t o S S A d a t e d O c t o b e r 2 3 , 1 9 9 7 , D C F S o f f ic i a ls t a t e d t h e y b e l ie d w i t h t h e in t e n t o f t h eie v e d t h a t t h e ir a c c o u n t in g s y s t e m c o m p ln e w l a t io n . T h e l e g is le g is l e t t e r r ea s o n e d t h a t t h e l a t io n w a s d i r ec t e d t o w a r din d i v id u a l R e p Pa y e e s r at h e r t h a n in s t i t u t i o n s . I t a ls o a rg u e d t h a t D C F S ’a c c o u n t i n g s y s t e m p r o v i d e d a s m u c h p r o t e c t io n a g a i n s t t h e m i s u s e o f f u n d s a sw o u l a w b y a f in a n c ia l i n s t it u t io n .d b e p r o v i d e d u n d e r t h e l

A t h o u g h w e f o u n d t h a t t h e c o n t r o ls o v e r t h e r e c e ip t a n d d isb u r s em e n t o fc h i d r e n ’ a r ge p a y m e n t s s u b je c t t os f u n d s w e r e a d e q u a t e , t h e A c t r e q u i r es t h a t ls e c t io n 1 6 3 1 ( a ) o f t h e A c t b e m a d e t o d e d ic a t e d a c c o u n t s in a f i n a n c ia l in s t i t u t io n .A l s o , t h e A c t d o e s n o t e x e m p t g o v e r n m e n t e n t i t ie s f r o m t h is r e q u ir e m e n t .

A s a r e s u t o f m is in t e rp r e t in g t h e l a w , D C F S u s e d n o r m a l c a s h p r o c e s s in gp r o c e d u r e s f o r 1 5 p a y m e n t s r e c e i v e d d u r in g t h e p e r i o d A u g u s t 2 2 , 1 9 9 6 , t h r o u g hS e p t e m b e r 3 0 , 1 9 9 7 . T h e 1 5 p a y m e n t s , t o t a lin g $ 1 1 0 , 6 6 0 , s h o u d h a v e b e e nd e p o s i t e d in t o d e d ic a t e d a c c o u n t s .

S u b s e q u e n t t o o u r f ie d w o r k , D C F S r e v e r s e d i t s p o s i t io n a n d o p e n e d a d e d ic a t e da c c o u n t w i t h a c o m m e r c ia l b a n k . D C F S s u p p li e d S S A w i t h t h e in f o r m a t io n n e e d e da r g e r e t ro a c t i v e p a y m e n t s t o t h a t a c c o u n t . D C F S a lt o d e p o s i t l s o a g re e d t o

d e p o s i t in t o t h e d e d ic a t e d a c c o u n t t h e 1 5 p a y m e n t s w h ic h w e id e n t i f ie d d u r in go u r f i e d w o r k . T h e r e f o re , w e ar e n o t m a k i n g a r e c o m m e n d a t io n c o n c e rn i n g t h i si s s u e .



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R e t r o a c t i v e R e im b u r s e m e n t f o r F o s t e r C a r e C o s t s

D C F S ’ m e t h o d o f r e c e i v i n g r e im b u r s e m e n t a s R e p P a y e e f o r p r i o r f o s t e r c a r e c o s t s

f r o m p a y m e n t s o f r e t r o a c t i v e b e n e f i t s d i d n o t c o m p l y w i t h S S A p o ic y . A sy d e s c r ib e d , D C F S a u t o m a t ic a l l f r e t r o a c t i v e lp r e v io u s l y r e im b u r s e d i t s e l y f o r f o s t e rc a r e c o s t s t h r o u g h t h e C W T sy s t e m . H o w e v e r , D C F S d id n o t o b t a in p r io ra u t h o r iz a t i o n f ro m S S A f o r t h e r e im b u r s e m e n t s a s r e q u i re d .

C O N C L U S IO N S A N D R EC O M M EN D A T IO N S

D C F S h a d im p l s t o a c c o u n t f o r S o c ia le m e n t e d a d e q u a t e p r o c e d u r e s a n d c o n t ro lS e c u r i t y p a y m e n t s re c e iv e d a n d d i sb u r s e m e n t s m a d e o n b e h a f o f c h i d r e n i n i t sc a re . H o w e v e r, w e n o t e d t w o is s u e s in v o l ia n c e w i t h lv i n g n o n c o m p l a w s a n dr e g u l a t io n s . F ir s t , D C F S d id n o t c r e d i t t h e c h i d r e n w i t h in t e r e s t e ar n e d o n t h e i r

f u n d s . S e c o n d , D C F S u s e d S S I b e n e f it s t o r e im b u r s e i t s e l y f o r f o s t e rf r e t r o a c t i v e lc a r e c o s t s w i t h o u t o b t a i n in g p r io r a p p r o v a l f r o m S S A .

W e r e c o m m e n d t h a t S S A :

1 . D i r e c t D C F S t o c r e d i t i n t e r e s t e a r n e d ( $ 7 2 , 0 0 0 f o r t h e 1 2 - m o n t h p e r i o d e n d e dA u g u s t 1 9 9 7 ) o n c h i d r e n ’ ss S o c i a l S e c u r i t y b e n e f i t s t o t h o s e c h i d r e n ’a c c o u n t s .

2 . D i r e c t D C F S t o c o m p l y w i t h t h e p o ic y r e q u ir e m e n t f o r R e p P a y e e s t o o b t a ina u t h o r i za t i o n f r o m S S A b e f o r e re c e i v in g r e t r o a c t i v e re im b u r s e m e n t f o r f o s t e r

c a r e c o s t s .

A G EN C Y C O M M E N T S

S S A a g r e e d w i t h o u r r e c o m m e n d a t io n s . H o w e v e r , i t e x p r e s s e d c o n c e r n a b o u t t h ea c c u r ac y o f t h e m e t h o d w e u s ed t o c a l a t e t h e a m o u n t o f i n t e re s t t h a t s h o u lc u l d b ec r e d i t e d t o t h e c h i d r e n ’ s a c c o u n t s . T h e r e f o r e , S S A s t a t e d t h a t i t w i l l d e t e r m i n e am o r e a p p r o p r ia t e m e t h o d b e f o r e a d v i s in g D C F S o n t h e d i s t r i b u t i o n o f t h e in t e r e s t .( S e e A p p e n d i x A f o r t h e f u l l t e x t o f S S A ’ s c o m m e n t s . )

O IG R E S P O N S E

W e a g r e e . B e f o r e D C F S c a n c r e d i t i n t e r e s t t o t h e c h i d r e n ’ s f u n d s , a m o r ea c c u r at e m e t h o d t o c a l a t e t h a t in t e re s t i s n e e d e d . O u r c a l a t io n w a s s im p lc u l c u l ya n e s t i m a t e t o i l lu s t ra t e t h e a m o u n t o f i n t e r es t e a r n e d d u r in g a 1 - y e a r p e r io d .T h e re f o r e , w e c h o s e t h e e x p e d i e n t m e t h o d o f u s in g m o n t h l a n c e s in t h ey b a lc o l le c t i v e a c c o u n t .



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l l


A m o r e a p p r o p r ia t e m e t h o d i s f o r D C F S t o b a s e i t s c a l a t io n s o n a c t u a l d a i lc u l ya n c es in e a c h c h i d ’ sb a l s a c c o u n t a n d t h e r a t e s e a r n e d o n t h e C o u n t y ’

in v e s t m e n t s . S u c h a c a l a t i o n w o u lc u l d p r o v id e t h e a c t u a l a m o u n t o f in t e re s t t h e

C o u n t y e a r n e d o n t h e c h i d r e n ’ s m o n e y .

D a v i d C . W i ia m s



A P P E N D I C E S



A P P EN D I X A S S A ’ S C O M M EN T S



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A P PEN D I X B

M A J O R C O N T R IB U T O R S T O T H IS R EP O R T O f f i c e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

F . W i ia m F e rn a n d e z, D i re c t o rJ a c k H . T r u d e l , D e p u t y D i r e c t o rJ i m m ie R. H a r r is , A c t i n g D e p u t y D i re c t o rJ o s e p h J . B r ew s t e r , S e n io r A u d i t o rM . L e ig h A n d r e w s , A u d i t o r

F o r ad d i t io n a l c o p ie s o f t h is re p o r t , p l e a s e c o n t a c t t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o rG e n e r a l’ i s t a t ( 4 1 0 ) 9 6 6 - 9 1 3 5 . R e f e r t o C o m m o ns P u b ic A f f a i r s S p e c i a lId e n t i f ic a t io n N u m b e r A - 0 9 - 9 6 - 5 1 0 0 2 .



I

A P PEN D I X C S S A O R G A N Z A T IO N A L C H A R T

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