SOCIALIZACION DEL COMPONENTE DE

AUTOEVALUACION

SOCIALIZACION DEL COMPONENTE DE

AUTOEVALUACION

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPALADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL

Departamento Administrativo de PlaneaciónDepartamento Administrativo de PlaneaciónSecretaría de Salud Pública MunicipalSecretaría de Salud Pública Municipal

Equipo Técnico de Gestión - Mesa de TrabajoEquipo Técnico de Gestión - Mesa de TrabajoComponente de AutoevaluaciónComponente de Autoevaluación

OBJETIVOOBJETIVO

Proporcionar a los servidores públicos instrumentos que faciliten a cada dueño de proceso y su equipo de trabajo, medir la ejecución de sus actividades a través de indicadores y el cumplimiento de los elementos de control, con el fin de dotar a la Entidad con información relevante, que le permita mejorar su gestión y encausarla en el logro de sus objetivos.

CONTENIDOCONTENIDO

OBJETIVOS ESPECÍFICOSOBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Fomentar la cultural del control dentro de la Entidad.

• Desarrollar habilidades de Autocontrol en cada dueño de proceso y su equipo de trabajo.

• Afianzar una cultura crítica de autoevaluación, orientada hacia el mejoramiento.

• Desarrollar un proceso objetivo y honesto de revisión defortalezas y debilidades.

• Estimular la participación de los funcionarios.

• Corregir falencias, a medida que se identifican.

TALLER NO. 1TALLER NO. 1

MARCO LEGAL DE LOS SISTEMAS DE GESTION

MARCO LEGAL DE LOS SISTEMAS DE GESTION

• CONSTITUCION POLITICA NACIONAL. Arts. 209 y 269

• SISTEMA DE CONTROL INTERNO– Ley 87 de 1993– Decreto 1599 de mayo de 2005– MECI 1000:2005

• SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.– Ley 872 de Diciembre 30 de 2003– Decreto 4110 de Septiembre 12 de 2004– NTCGP1000:2004

• SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO – SISTEDA– Ley 489 de 1998– Decreto 3622 de Octubre 10 de2005

• DECRETO 2145 DE 1999 (Literal e, Art. 5)

El servidor público como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de

realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de

AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACIÓN.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACION

COMUNICACIÓN PUBLICA

AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO

CONTROL ESTRATEGICO

CONTROL DE GESTION

CONTROL DE EVALUACION

Acuerdos, compromisos o protocolos éticosDesarrollo del Talento HumanoEstilo de Dirección

Planes y ProgramasModelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional

Contexto EstratégicoIdentificación de Riesgos Análisis de RiesgosValoración de RiesgosPolíticas de Administración de Riesgos

Políticas de Operación – Procedimientos Controles – IndicadoresManual de Procedimientos

Información PrimariaInformación SecundariaSistemas de Información

Comunicación Organizacional Comunicación InformativaMedios de Comunicación

Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión

Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna

Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento de ProcesosPlan de Mejoramiento Individual

SIST

EMA

DE

CON

TRO

L IN

TERN

O

ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

DESARROLLOSOCIAL

COMUNICACIÓNPÚBLICA

JURÍDICO – ADMINIS

TRATIVO

PARTICIPACIÓN SOCIAL

USUARIO-BENEFICIARIO

DESARROLLO INTEGRAL DEL

TERRITORIO

CONVIVENCIA YSEGURIDAD

ALCALDALCALDÍÍA DE SANTIAGO DE CALIA DE SANTIAGO DE CALIMAPA DE MACROPROCESOSMAPA DE MACROPROCESOS

ALCALDALCALDÍÍA DE SANTIAGO DE CALIA DE SANTIAGO DE CALIMAPA DE MACROPROCESOSMAPA DE MACROPROCESOS

GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO

HACIENDA PÚBLICA

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Y DE LA INFORMACIÓN

MISIONALES

APOYO

SEGUIMIENTO YEVALUACION CONTROL

USUARIO-BENEFICIARIO

TALLER NO. 2TALLER NO. 2

¿QUE ES AUTOEVALUACIÓN?¿QUE ES AUTOEVALUACIÓN?

Equipos de servidores públicos que se reúnen para:

• Analizar dentro de un marco de control – MECI las fortalezas y los obstáculos que impactan su capacidad para alcanzar sus objetivos.

• Examinar los controles para medir su efectividad• Decidir las acciones a emprender.

En un contexto de autorregulación, laautoevaluación debe entenderse como:En un contexto de autorregulación, la

autoevaluación debe entenderse como:

• Un proceso cíclico,• Internamente participativo,• Externamente validado,• Destinado a identificar y poner en practica

acciones específicas que, respondiendo a criterios de evaluación adecuados, explícitos y aceptados,

• Permite alcanzar, mantener y mejorar niveles de calidad.

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓNLa autoevaluación es:

• Un ejercicio que no debeno debe verse como una carga adicional o como un medio para buscar e identificar culpables

• DDebe serebe ser un ejercicio fácil, ágil y que propicie un mejor entendimiento (jerarca, titulares subordinados y el resto del personal) sobre la importancia del control en tanto apoya la gestión de cada quién en su puesto

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

¿PARA QUÉ ?

• Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales.

• Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma.

¿SOBRE QUÉ SE APLICA ?

• Procesos/actividades/operaciones/competencias

• Productos/servicios/atribuciones

Propiciará alinear los planes anuales de las dependencias con el plan estratégico institucional y los objetivos institucionales.

AUTOEVALUACIÓN - FACTORES CLAVE DE ÉXITO

AUTOEVALUACIÓN - FACTORES CLAVE DE ÉXITO

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL INSTITUCIONAL?INSTITUCIONAL?

1. Instauración de un equipo o unidad que facilitará y coordinará

2. Lineamientos sobre la administración del proceso

3. Determinación de eventos para analizar y coordinar los resultados.

4. Incorporar en el Plan anual operativo vigente y futuros un rubro para mejoras al SCI.

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIASO UNIDADESDEPENDENCIASO UNIDADES? ?

Conformar un equipo con conocimientos en:Conformar un equipo con conocimientos en:1. Temas de Administración, controles, Manual de Normas Generales de Control Interno y otros.

2. El Marco normativo de la institución y de proceso/productos y servicios de la dependencia.

3. Un Inventario o lista de procesos/productos/ Servicios/objetivos/ atribuciones/competencias/riesgos de la unidad o dependencia a evaluar.

4. Personal de la unidad, informado, motivado e involucrado. Norma 2.8 de ambiente de control.

Continúa...

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

5. Un plan y agenda que organice.

6. Herramientas que apoyen la autoevaluación

7. Registro que acumule los resultados de las autoevaluaciones

8. Definición de las características de los productos resultantes de la autoevaluación (Análisis, plan-cronograma anual o plurianual).

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIAS O UNIDADESDEPENDENCIAS O UNIDADES? ?

Conformar un equipo con conocimientos en:Conformar un equipo con conocimientos en:

Continuación...

“Los resultados son para la Administración”

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

¿CÓMO SE ESPERA QUE SE LLEVE A CABO ?

Conjunto de actividades:• Planificadas• Coordinadas• Organizadas• Controladas

Con un espíritu constructivo y participativo que propicie el mejoramiento de la gestión de las dependencias y de la entidad

¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?

• Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control

• Registro histórico de los resultados de la autoevaluación - seguimiento en el tiempo

• Programa de mejoras.• Mayor efectividad en la gestión y el

cometido institucional.

Autoevaluación Autoevaluación

Comprende las acciones de la entidad que permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno y en segundo lugar, los resultados de la gestión en tiempo real, con el fin de evaluar y monitorear su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de las metas y resultados de la entidad.

Este componente se estructura en dos Elementos:►Autoevaluación de Control►Autoevaluación de Gestión

INSUMOS PRODUCTOS

Insumos y productos del componente Autoevaluación

Insumos y productos del componente Autoevaluación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Componente: AUTOEVALUACIONElementos:•Autoevaluación del Control•Autoevaluación de Gestión

Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso la Dependencia y la Entidad.

Informes de Autoanálisis de la Gestión Realizada del Proceso, la Dependencia y la Entidad.

Informes de Autoanálisis de la Gestión Realizada del Proceso, la Dependencia y la Entidad.

Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso la Dependencia y la Entidad.

Competencias constitucionales y legales y norma vigente.

Mecanismo de monitoreo a la Operación

Lineamiento claros para la acción y el desempeño

Proceso Estandarizados para la ejecución de la Misión de la Entidad.

Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Control

Controles inmersos en los procesos

Actividades de Control

Administración de Riesgo

Información

Comunicación

MATRIZ DE ARTICULACION Y COMPLETARIEDAD MECI, SGC Y SISTEDA

MATRIZ DE ARTICULACION Y COMPLETARIEDAD MECI, SGC Y SISTEDA

COMPONENTEMECI 1000:2005

ELEMENTOMECI 1000:2005

REQUISITONTCGP 1000:2004

REQUISITOSISTEDA LEY 489/98

PRODUCTOS REQUERIDOS POR EL DAFP EVIDENCIA

AUTOEVALUACION

Autoevaluación del Control

Numeral 4.2 Gestión Documental/4.2.3

Control de Documentos/ 4.2.4 Control de

Registros/Subnumeral 5.6 Revisión de la Dirección/5.6.2

Información para la Revisión /5..6.3 Resultado de la

Revisión/Numeral 8. Medición Análisis y

Mejora /8.2 Seguimiento y Medición/8.2.1

Satisfacción al Cliente/8.2.2 Auditoria

Interna/8.2.3 Seguimiento y Medición

de los Procesos /8.4 Análisis de datos/ Subnumeral 8.5

Mejora/8.5.1 Mejora Continua/

POLITICA DE MORALIZACION Y

TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIO

PUBLICA

Se orienta a la formación de valores de

responsabilidad y vocación de servicio que

garanticen el interés general en la

administración de lo publico.

Acciones: Acciones para la implementación del

Autocontrol . Realizar ejercicios de control mediante la

autoevaluación

Informes de Autoanálisis de para el mejoramiento de los Controles de los procesos y acciones de mejoramiento de los controles de los procesos.

Registros de la Evaluación que midió el control.

Autoevaluación de Gestión

Acciones de Autoanálisis realizada del proceso y de la entidad, Acciones de mejoramiento, registros de las Evaluaciones y análisis de datos.

Informes de gestión

Hoja de vida de los Indicadores

Encuestas de percepción de satisfacción del ciudadano.

REGLAS BASICASREGLAS BASICAS

El proceso de autoevaluación:

Descansa en los equipos de trabajo que llevan a cabo las tareas en la unidad y tiene por consiguiente un carácter eminentemente micro organizacional.

Es voluntario de modo que participan quienes realmente están dispuestos a incorporarse al mismo.

Es horizontal, de manera que no puede ser conducido ni dirigido ni administrado desde la cúpula de la organización.

Es abierto, en el sentido de que está sintonizado con los cambios y realidades del entorno de la organización.

No puede ser nunca autorreferido.

Está sustentado en información empírica, tanto disponible como generada especialmente para la autoevaluación.

Está orientado a resultados.

Tiene validación experta externa.

Culmina en la negociación de prioridades y recursos para poner en práctica la o las acciones de mejoramiento identificadas.

Da origen a instancias y rutinas de seguimiento.

REGLAS BASICASREGLAS BASICAS

PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN

“El mundo nunca ha crecido gracias al éxito, si no gracias al fracaso de las personas y a su

afán por superarse”.

Jonathan Swift

GRACIAS