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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Solicitud de documentos PRO-23-1-01-08
FECHA PUBLICACIN 17/11/2017
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO
.................................................................................................................................
2
2. ALCANCE
..................................................................................................................................
2
3. NORMATIVIDAD
......................................................................................................................
2
3.1. Directrices
............................................................................................................................
2
3.2. Lineamientos
.......................................................................................................................
2
4. RESPONSABILIDADES
..............................................................................................................
3
4.1. Responsable del Proceso
.....................................................................................................
3
4.2. Responsabilidades
...............................................................................................................
3
5. DEFINICIONES
..........................................................................................................................
4
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
....................................................... 5
6.1. Diagrama de flujo - Solicitud de documentos (uniandinos)
.............................................. 5
6.2. Descripcin de actividades Diagrama de flujo - Solicitud de
documentos (uniandinos) .. 5
6.3. Diagrama de flujo - Solicitud de documentos (instituciones
externas) ............................ 8
6.4. Descripcin de actividades Diagrama de flujo - Solicitud de
documentos (instituciones
externas)
.............................................................................................................................................
8
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
............................................................................................
10
8. INDICADORES
........................................................................................................................
11
9. RIESGOS
.................................................................................................................................
12
10. CONTROL DE CAMBIOS
.........................................................................................................
12
11.
APROBACIN.........................................................................................................................
13
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Informacin Bibliogrfica
1. OBJETIVO
Realizar un intercambio de documentos que permita suplir las
necesidades de informacin de los
usuarios uniandinos y usuarios externos a la Universidad.
2. ALCANCE
Inicia con el envo de la solicitud de los documentos por la
pgina web y finaliza con el envo
gratuito, compra del documento o cancelacin de la solicitud.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-2012 Liderazgo Acadmico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y
calidad de los recursos
bibliogrficos orientados al proceso de investigacin y al
fortalecimiento de la docencia
PDI 2016-2020 1.7.2: Fomentar esquemas de colaboracin entre
universidades para
compartir el uso de recursos acadmicos (bases de datos
bibliogrficas y recursos
tecnolgicos, entre otros).
Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos
El servicio de solicitud de documentos no se encuentra
disponible para egresados.
Slo se crear un registro por usuario, institucional o
externo.
La solicitudes realizadas por docentes y directivos siempre sern
atendidas, as el
documento se encuentre en las colecciones del Sistema de
Bibliotecas.
Los usuarios debern realizar previa inscripcin al servicio de
solicitud de documentos a
travs del portal web.
El servicio de solicitud de documentos solo est habilitado para
usuarios con privilegios
activos en Symphony.
Las solicitudes se atendern diariamente, de acuerdo al volumen y
orden de llegada en el
sistema.
Los profesores debern ser identificados y registrados con una
(PR) luego de su nombre y
apellido, en la plataforma.
Algunas solicitudes se tramitan por correo electrnico,
dependiendo del usuario o
institucin.
Se tramitarn por correo electrnico solicitudes nacionales e
internacionales sin que exista
un convenio establecido.
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
El valor de los documentos que no sean encontrados de manera
gratuita, deber ser
asumido por el usuario.
El usuario deber informar a SAI si el pago lo realizar a travs
de sucursal bancaria, por
PSE (estas dos opciones a travs del portal web) o traslado
presupuestal (especificando el
centro de costo al cual va a ser cargado el costo del
documento).
SAI deber garantizar la disponibilidad de voucher IFLA para el
pago de documentos.
El servicio en cuestin aplica para instituciones externas.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
4.2. Responsabilidades
Jefe de Servicios:
Gestionar que el servicio de solicitud de documentos se preste
bajo los lineamientos de
calidad establecidos.
Gestor SAI:
Solicitar el traslado presupuestal a la facultad definida por el
usuario, comunicndose con
el respectivo encargado de compras.
Garantizar que el servicio de solicitud de documentos se preste
adecuadamente.
Mantener actualizados la documentacin de apoyo del proceso.
Presentar un informe anual sobre el servicio.
Auxiliar SAI:
Gestionar el trmite de cobro con el proveedor y el pedido del
documento a gestin de
colecciones.
Confirmar con el usuario la compra del documento y ofrecer la
informacin pertinente
sobre el proceso de compra.
Recibe la solicitud de ingreso a la plataforma por parte del
usuario, normaliza datos y
realiza el registro en la plataforma.
Informa al usuario, a travs de la plataforma, el registro o la
cancelacin de la solicitud.
Revisar el ttulo y verifica si se encuentra en los recursos del
Sistema de Bibliotecas de la
Universidad.
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
Buscar el documento solicitado en los recursos de otras
instituciones y/o en Internet,
enviarlo al usuario si se encuentra gratuito, de lo contrario,
gestionar el pago del
documento.
Bloquear y desbloquear al usuario en Symphony, para generar el
cobro del documento.
Gestor de Colecciones:
Tramitar los pagos solicitados y enviar el documento adquirido
al Gestor de SAI.
Proveedor:
Enviar los documentos solicitados por el Sistema de
Bibliotecas.
Usuario:
Registrarse en la plataforma o realizar la solicitud de
documentos a travs del correo
electrnico.
Solicitar los documentos a travs de la plataforma o correo
electrnico de acuerdo a los
campos requeridos.
Confirmar la solicitud de compra del documento y pagarlo en un
lapso de 15 das.
Confirmar la compra del documento a SAI e informar sobre el
medio de pago que utilizar
para cancelar el documento.
5. DEFINICIONES
Celsius: Plataforma online desarrollada para gestionar el
servicio de conmutacin bibliogrfica
para bibliotecas universitarias.
Conmutacin Bibliogrfica: Servicio que permite obtener documentos
electrnicos que no se
encuentran en las colecciones del Sistema de Bibliotecas.
Conmutacin Bibliogrfica atendida: Respuesta a solicitudes que
realizan las instituciones con
convenio o externas.
Conmutacin Bibliogrfica solicitada: Respuesta a solicitudes
realizadas por usuarios
uniandinos.
SAI: Servicios de Aprendizaje e Investigacin
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso
con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos
impresos y /o electrnico.
Voucher IFLA: Mecanismo de pago en forma de cupn, utilizado para
realizar las transacciones
internacionales interbibliotecarias, por la Federacin
Internacional de Asociaciones de
Bibliotecarios y Bibliotecas.
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Informacin Bibliogrfica
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENTRADA Solicitud del documento
PROVEEDOR Usuario
SALIDA Documento solicitado
CLIENTE Comunidad uniandina e Instituciones externas
6.1. Diagrama de flujo - Solicitud de documentos
(uniandinos)
6.2. Descripcin de actividades Diagrama de flujo - Solicitud de
documentos (uniandinos)
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Registrarse al
servicio a travs del
portal web
Se diligencia el formulario de
inscripcin a la plataforma, a
travs del Portal Web del Sistema
de Bibliotecas.
USUARIO(S)
2 Verificar formulario
Se recibe el formulario y se valida
que el usuario no tenga cuenta en
la plataforma.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
3 Actualizar
informacin
En caso de que el usuario tenga ya
una cuenta asignada de Celsius, se
actualiza la informacin del
usuario en la plataforma.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
4
Rechazar solicitud y
enviar correo
electrnico
Se rechaza la solicitud generada y
se enva un correo al usuario
notificndole.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
5 Completar datos del
usuario
En caso de que el usuario no tenga
una cuenta en la plataforma, se
completan los datos y se crea la
cuenta.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
6
Enviar correo con
informacin de
cuenta
A travs de correo electrnico se
le enva al usuario el login y
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
FOR-23-1-01-03
Estadsticas
servicios
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-01-08 Solicitud de
documentos - Usuarios uniandinos (1).jpg
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Informacin Bibliogrfica
password de su cuenta en la
plataforma
aprendizaje e
investigacin
7 Solicita documento
por la plataforma
Se enva a travs de la plataforma
la solicitud del documento. USUARIO(S) Plataforma
8 Revisar solicitud
Se revisa y normaliza la solicitud
del documento, de acuerdo a los
campos requeridos por la
plataforma.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
9
Informar
disponibilidad y
cancelar solicitud
En caso de que el documento se
encuentre dentro de los recursos
del Sistema de Bibliotecas, y el
usuario no sea un docente o
directivo, se le informa dnde
est disponible y se cancela la
solicitud.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
10
Busca el documento
en instituciones o
Internet
Busca el documento en los
recursos de bibliotecas de otras
instituciones y/o en Internet. Para
el caso de las instituciones
internacionales se debe cotizar el
valor del documento en voucher
IFLA.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
11 Cargar documento
en plataforma
Se carga el documento
encontrado en la plataforma y se
le enva un correo electrnico al
usuario con la disponibilidad del
mismo en la plataforma.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
12 Descargar
documento
Recibe notificacin y descarga
documento de la plataforma. USUARIO(S) Plataforma
13 Enviar confirmacin
de compra
Se le enva al usuario un correo
electrnico informndole de la
disponibilidad de documento en
Celsius.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
14 Cancelar pedido
Si el usuario no acepta la compra
del documento se cancela el
pedido.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
15 Enviar confirmacin
El usuario enva un correo
electrnico confirmando la
compra del documento.
USUARIO(S)
16 Generar cobro en el
sistema
Se genera un pago de servicio por
el valor del documento en
Symphony.
AUXILIAR SAI -
SBSER Symphony
17 Informar pago Se informa a SAI el pago del
documento. USUARIO(S)
18 Solicitar datos del
traslado
Se solicita al usuario datos del
traslado presupuestal, el cual solo
se efectuar si el pago del
documento lo asume una unidad
acadmica.
AUXILIAR SAI -
SBSER
19 Enviar datos de
traslado
Se envan los datos del traslado
presupuestal, el cual deber
mostrar la aceptacin del pago
por la unidad acadmica.
USUARIO(S)
20 Corroborar pago
Se verifican los datos del pago en
Symphony o los datos del centro
de costos, para el caso del
traslado presupuestal.
AUXILIAR SAI -
SBSER Symphony
21 Tramitar solicitud
por Symphony
Se solicita el documento por el
OPAC, en el mdulo Solicitud de
compra.
AUXILIAR SAI -
SBSER Symphony
22 Recibir solicitud de
compra
Recibir solicitud de compra a
travs del OPAC, verificando el
pago del documento por parte del
usuario o los datos del centro de
costos suministrados.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
Symphony
23 Comprar
documento
De acuerdo a los datos
suministrados por SAI, se compra
el documento.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
24 Enviar documento a
SAI
Se enva el documento al Gestor
de SAI.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
25
Confirmar solicitud
y pago de
documento
Sobre la solicitud inicial a la
institucin, se confirma el pago
del documento.
AUXILIAR SAI -
SBSER
26 Enviar documento a
SAI
La institucin enva el documento
a SAI a travs de correo
electrnico.
PROVEEDOR (ES)
27 Enviar voucher IFLA
Se envan voucher IFLA en pago
de documento solicitado a la
institucin, notificndole al
proveedor por correo electrnico
el envo.
AUXILIAR SAI -
SBSER
28 Registrar datos en
formatos
Se deben registrar los datos del
proceso en los respectivos
formatos.
AUXILIAR SAI -
SBSER
FOR-23-1-01-03
Estadsticas
servicios
aprendizaje e
investigacin
FOR-23-1-01-13
Compra de
documentos SAI
FOR-23-1-01-14
Control de
vouchers IFLA
FOR-23-1-01-03
Estadsticas
servicios
aprendizaje e
investigacin
6.3. Diagrama de flujo - Solicitud de documentos (instituciones
externas)
6.4. Descripcin de actividades Diagrama de flujo - Solicitud de
documentos (instituciones
externas)
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-01-08 Solicitud de
documentos - Instituciones externas.jpg
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Solicitar documento Se solicita documento a travs de
correo electrnico o plataforma.
INSTITUCIN
EXTERNA Plataforma
2 Revisar la solicitud
Para las solicitudes realizadas a travs
de la plataforma, se revisa y normaliza
la solicitud del documento, de acuerdo
a los campos requeridos por la
plataforma.
Las solicitudes realizadas a travs de
correo electrnico, se revisan
determinando: si puede tramitarse por
correo electrnico y/o si tiene algn
costo.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
3 Informar trmite
Informar a la institucin los pasos para
realizar la solicitud a travs de la
plataforma.
AUXILIAR SAI -
SBSER
4 Informar costo del
documento
Se le informa a la institucin solicitante
el valor del documento en voucher
IFLA.
AUXILIAR SAI -
SBSER
5 Enviar documento
Para las solicitudes realizadas a travs
de la plataforma, se envan aquellos
documentos que se encuentren
disponibles dentro de las colecciones
del Sistema de Bibliotecas y no tengan
acuerdos de confidencialidad,
restriccin de conmutacin
bibliogrfica o derechos de autor.
Para las solicitudes realizadas a travs
de correo electrnico, se enva el
documento a travs de correo
electrnico, informando los datos de
contacto, para que la institucin realice
el envo de los voucher IFLA.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
6 Recibir voucher IFLA
Se reciben los voucher IFLA enviados
por la institucin, validando que son los
que se acordaron.
AUXILIAR SAI -
SBSER
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FECHA PUBLICACIN 17/11/2017
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
7 Registrar datos Se deben registrar los datos del
proceso en los respectivos formatos.
AUXILIAR SAI -
SBSER
FOR-23-1-01-03
Estadsticas
servicios
aprendizaje e
investigacin
FOR-23-1-01-14
Control de vouchers
IFLA
8 Cancelar solicitud
Se cancelan las solicitudes de
documentos realizadas a travs de la
plataforma, que no se encuentren en
las colecciones del Sistema de
Bibliotecas o tengan restriccin de
acuerdos de confidencialidad,
conmutacin bibliogrfica o derechos
de autor.
Las solicitudes de documentos que no
se aceptan comprar, se cancelan.
AUXILIAR SAI -
SBSER Plataforma
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,
administrativa, entidad)
FOR-23-1-01-03 Estadsticas servicios
aprendizaje e investigacin
FOR-23-1-01-13 Compra de documentos SAI
FOR-23-1-01-14 Control de vouchers IFLA
INF-23-1-01-01 Informe Anual Actividades de
SAI
MAN-23-1-01-01 Manual para el registro de
notas en Symphony
MAN-23-1-01-07 Manual servicio de
conmutacin bibliogrfica
MAN-23-1-01-08 Manual de pago de
documentos a proveedores externos
PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020
REG-23-1-01-01 Reglamento de Servicios del
Sistema de Bibliotecas
Miembros activos ISTEC
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Solicitud de documentos PRO-23-1-01-08
FECHA PUBLICACIN 17/11/2017
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
INDICE DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Cdigo del indicador IND-23-1-01-081
Responsable del
indicador Gestor Servicios de Aprendizaje e Investigacin
Objetivo Identificar el comportamiento de solicitudes de
documentos por nuestros
usuarios, para evidenciar la disminucin de recursos faltantes en
nuestras
colecciones.
Mtodo de Medicin
Se toma la cantidad de documentos enviados del ao actual, a este
dato se le
resta la cantidad de documentos enviados del ao inmediatamente
anterior.
Posteriormente, al resultado se le divide la cantidad de
documentos enviados del
ao inmediatamente anterior, para finalmente multiplicarlo por
100.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula [Solicitudes del ao Solicitudes del ao anterior /
solicitudes del ao anterior] *
100
Variables Numerador : total de solicitudes del ao actual, sin
solicitudes canceladas total
de solicitudes del ao anterior, sin solicitudes canceladas
Denominador: total de solicitudes del ao anterior, sin
solicitudes canceladas
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Informe de actividades Servicios de Aprendizaje
e Investigacin
Granularidad Sistema Bibliotecas
Periodicidad Anual
Meta Mantener o disminuir en un 12% de las solicitudes
enviadas.
Observaciones
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Solicitud de documentos PRO-23-1-01-08
FECHA PUBLICACIN 17/11/2017
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Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
9. RIESGOS
OPERATIVO
El envo de una cantidad diferente a la establecida por la compra
del documento.
Generar un valor errneo en Symphony del acordado a pagar por
parte del usuario.
Ingresar un usuario sin correo institucional.
Ingresar datos errneos de los usuarios solicitantes
CALIDAD DE SERVICIO
Demora en los tiempos de respuesta, entre la solicitud de
registro y el mismo registro, por parte del auxiliar.
SEGURIDAD
Compartir login y password institucional.
LEGAL
Mal uso de las normas y trminos de uso establecidos por:
autores, instituciones, proveedores, adems de las
normas de derecho de autor nacionales.
Enviar un documento que tenga copyright o acuerdo de
confidencialidad.
de la realizacin del traslado presupuestal.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 19/06/2015
Publicacin 12/01/2016
1 Elaboracin 06/03/2017
Publicacin 02/06/2017
2 Elaboracin Publicacin
14/11/2017
17/11/2017
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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 13
Solicitud de documentos PRO-23-1-01-08
FECHA PUBLICACIN 17/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Servicios de
Informacin Bibliogrfica
11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) - PROY -
10006394 06/03/2017
REVIS
Ricardo Flrez JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993 12/05/2017
Marcela Gmez GESTOR SERVICIOS DE
INFORMACIN - SERSB 12/05/2017
APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS -
SBI - 10001991 19/05/2017
