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ECM
Solution complète de gestion des contenus d’entreprise et des processus d’affaires
Comarch ECM
Grâce à l’automatisation de la capture des données et aux mécanismes d’OCR, les entreprises peuvent traiter de 25 à 60% plus de factures que les sociétés où ces actions sont réalisées manuellement.
source: IOMA
Le coût de traitement des factures dans un environnement faiblement automatisé est vingt fois plus élevé que dans un environnement d’automatisation élevé
source: IOMA
En moyenne, le retour sur investissement des méthodes électroniques de capture des données se fait dans les 12 mois.source: IDC
3
Enterprise Content Management est un ensemble d’outils pour
la gestion des documents et de l’information au sein de votre
société, ainsi que pour la création et le suivi des processus
opérationnels connexes . Les systèmes ECM améliorent l’efficacité
des organisations grâce: aux outils intégrés de capture des
données (par exemple: pour obtenir des informations depuis
différentes sources: e-mails, scans), à la gestion documentaire
(organisation efficace, recherche and not re cherche), à la
gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant
les processus, les rapports complets).
Enjeux commerciaux
Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les
aider dans les domaines du paiement des approvisionnements,
du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service
client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier.
La solution permet de simplifier et d’automatiser les processus
de flux de documents, et d’être conforme aux exigences légales.
Les principaux avantages de Comarch ECM sont: réduction des
coûts; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus
et les collaborateurs; sécurité des données; accès plus rapide
à l’information et meilleure productivité.
Aperçu de la solution
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Avantages clés
AVANTAGES
n La possibilité d’application à de nombreux processus opérationnels spécifiques tels que
l’approvisionnement et les cycles de facturation,
l’administration des ressources humaines, la
gestion des factures, l’assurance de la qualité,
la gestion de bureau
n Augmente la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires
portant sur des situations différentes,
n Une meilleure qualité de décisions au niveau des tâches spécifiques
(le système fournit les informations
nécessaires) et les processus entiers
(rapports)
n Réduction des erreurs en utilisant la logique métier et la validation
n Large système de contrôle et de support des procédures mis en oeuvre et des processus commerciaux
n Réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts
liés aux traitements manuels en:
� Éliminant les saisies manuelles des documents
dans les Systèmes Informatiques,
� Accédant rapidement aux données grâce à une
interface web ergonomique, indépendamment de
l’emplacement physique du document,
� Echangeant électroniquement et automatiquement
les données entre SI
n Maintien de la conformité aux exigences légales et la sécurité des données
5
ECM
En
dossiers RHet commerciaux
60 000
2013Comarch ECM a supporté plus de
parmi les
100 meilleures entrepriseseuropéennes nous ont déjà fait confiance
10
milliard de documentssont stockés
1,2
Dans le cadre de l’implémentation
de la solution ECM
tâches mensuellesimplementéesdans Comarch ECM
400,000Plus de
31
et autres documents par mois
millions de facturesLe module Capture&OCR reconnait plus de
1.5
(données de Forbes)
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Archivage
Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents.
Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales
grâce à l’encryptage mais aussi grâce aux modèles d’autorisation
étendue et au cycle de vie des documents.
Système de gestion des documents (DMS)
Ensemble étendu de fonctionnalités - gestion des versions des
documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation,
édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers
pour créer des structures ordonnées de documents.
Format associé
Conversion de formats de fichiers différents – automatiquement
ou sur demande. Conversion de PDF, .doc, .ppt, .xls aux formats
HTML, PDF ou .txt, ainsi que des conversions plus avancées,
utilisées par exemple pour convertir des images en .jpg, .png,
.tiff en .doc, HTML, PDF, .ppt. Cela est rendu possible grâce à la
technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR).
Recherche en texte intégral
Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot
clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format
associé et grâce à l’OCR. Il est également possible de rechercher
du texte dans des images, comme par exemple celles issues
des documents scannés.
Porte documentsOrganisation des documents connexes en structures logiques,
avec la possibilité de définir une hiérarchie et les index. L’archivage
et la recherche sont plus facile pour les documents clients, les
ressources humaines et les projets.
Reconnaissance optique des caractères (OCR)
Le moteur d’indexation automatique des documents utilise des
mécanismes de reconnaissance optique des caractères.
Reconnaissances des données (par exemple sur des factures
scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de
créer des modèles prédéfinis.
AnnotationsFonctionnalité permettant d’annoter les documents au travers
d’éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore
de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du
document original (utilisation de calques).
Intégration à Microsoft Office
Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde.
Lors de l’édition de documents archivés sur Comarch ECM le
logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité
d’enregistrer une nouvelle version d’un document directement
depuis Microsoft.
Principales fonctionnalités de Comarch ECM
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Création graphique des processus
Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs
et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de
documents, des jalons, des validations, des notifications et des
échéances du projet.
Gestion des processus d’entreprises (BPM/Workflow)
Gestion des processus: exécution des tâches, validations,
consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres
tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d’attente métier.
Démarrage automatique des processus en fonction de différents
jalons métier ou d’évènements.
Processus ad hoc
Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus,
sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer
un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une
information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle.
Intégration serveurs Fax /e -mail
Archivage automatique des e-mails entrants et sortants ainsi
que des fax, en fonction de règles prédéfinies.
Business Intelligence
Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de
rapports basés sur les documents archivés et le traitement des
données, contrôle de l’efficacité des processus et élimination
des goulets d’étranglement (vérification de la durée des tâches,
respect des délais, charge des employés).
Intégration à Active Directory / LDAP
Intégration aux services d’annuaire pour la connexion automa
tique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle.
Intégration à d’autres systèmes
Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu’avec d’autres mécanismes d’intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques.
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Comarch ECM est l’évolution d’un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis
plus de 20 ans , enrichi de 18 années d’expérience d’implémentation de tels systèmes en Europe Centrale.
Nos clients
Ils nous font confiance
n Grupa Eurocash n Carrefour n Ahold n Rossmann
n Genpact n Röhlig Suus n Pfeifer&Langen (Diamant) n SSP
n Kompania Węglowa n Synthos n Mitsubishi Materials n Valeo
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Se référant à une étude d’IDC, 100% des participants ont déclaré que la solution ECM a permis à l’entreprise de réduire les coûts d’exploitation. La plus grande augmentation de la productivité a été atteint dans les domaines de la communication générale de l’entreprise, de la comptabilité et de la vente.
Calculez le retour sur investissement sur:
www.gestiondesprocessus.fr/centre-de-connaissances/calculez-les-avantages-de-lecm
Savez-vous combien de temps passent les employés à trouver le bon document?
Voulez-vous accélérer le processus d’affichage des factures?
Savez-vous combien la correspondance inter-département génère comme coûts de transport?
Voulez-vous éliminer les incohérences dans le système ERP résultant de l’introduction de données erronées
Voulez-vous savoir combien vous allez gagner en l’utilisant?
Calculer les bénéfices
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Procure-to-pay
Automatisation dans le Procure-to-Pay: enregistrement des
requêtes employés (matériel, service), gestion des fournis -
seurs et des produits, workflow de validation, confirmation de
l’exécution des commandes et gestion des documents d’achat.
Export des données pour l’envoi des commandes aux fournisseurs
et initialisation du processus de paiement.
Factures d’achats
Gestion des factures d’achats incluant les scans, l’identification
des documents dans le système, l’allocation par centre de
coûts, les processus de validation des factures, leur archivage
en conformité avec la loi.
Fournisseurs et produits
Appuie le processus d’acceptation lors de l’ajout ou la mise à jour
d’un fournisseur ou d’un produit dans le système ERP.
Contrats
Gestion des contrats d’achat et de vente. Aide à la création de
contrats, versioning, transmission pour consultation ou validation,
vérification des données des contrats grâce à l’intégration aux
systèmes du client; gestion des contrats signés, archivage.
Ventes
Soutien les processus et documents relatifs à la vente comme
les contrats, les factures, les niveaux de stock, les garanties,
les réclamations ; ainsi que leur archivage et le lancement de
tâches associées.
Logistique
Gestion des documents logistiques (factures d’expéditions, feuilles
de route nationales et CMR, niveaux de stock). Rapprochement
automatique des documents (par ex. des factures avec les
feuilles de route) grâce aux codes à barres, à la numérisation,
à l’enregistrement de documents éparpillés sur différents sites
et les rendre accessibles à tous les employés.
Recouvrement
Aide au recouvrement de créances auprès des clients. Rappels
automatiques basés sur les factures de ventes et sur les dates
d’échéance de paiement. Génération de tâches auprès du service
client ou le département concerné.
Courrier
Automatisation du traitement des courriers entrants et sortants
(papier et électronique), distribution précise des documents
selon les processus et responsabilités définis, identification
automatique de la racine du document lors de l’entrée dans
l’ECM et dans l’archivage.
Business modules
Documents RH
Archivage professionnel et légal des informations concernant
les employés grâce aux fichiers électroniques. Accès rapide
à la documentation et en accord avec les règles de rétention.
Service clientSupport du Service client par l’automatisation des procédures et
de la communication (courrier, email, fax). Archivage des données
client, fichiers client dédiés.
Service qualitéAppuie la gestion de la qualité et la mise en œuvre de normes au sein
de l’entreprise. Gestion des audits, mesures correctives, préparation
et publication de documents. Archivage de la documentation
technique, des projets et garanties.
Centre de connaissance
Dépôt central des documents de l’entreprise. Accès aux
informations et documentations sur les employés et les clients,
au règlement intérieur en fonction du niveau d’accès autorisé.
Accès rapide aux documents actuels grâce aux mécanismes
de recherche étendus.
Comarch SAS17 rue Paul Langevin
ZI du Hellu
59 620 Lezennes
tel.: (+33) 3 62 53 49 00
fax: (+33) 9 55 24 46 94
e-mail: [email protected]
www.ged.comarch.fr
69% ont declaré que le principal moteur de déploiement d’un système ECM était la gestion centralisée des contenus / documents61% avaient initialement prévu de mettre en œuvre l’ECM dans plusieurs domaines soit d’en étendre son usage74% des utilisateurs d’ECM ont déclaré atteindre ou dépasser le ROI planifié