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Soluzioni efficaci di Knowledge Management
Dott. STEFANO TRENTIN ADACTA STUDIO ASSOCIATO
11° MEETING NAZIONALE EVOLUZIONE DEI
SERVIZI PROFESSIONALI DELLA CONSULENZA
(R)INNOVARE LO STUDIO
13 Settembre 2011 - Sala Falck, Fondazione Ambrosianeum
S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO
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• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
AGENDA
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Letteralmente, la GESTIONE DELLA CONOSCENZA.
Misurazione e la valorizzazione del capitale umano al fine di
aumentare il valore totale dell’azienda (studio).
Attraverso le politiche di KM l’informazione, le conoscenze e le
competenze diventano la linfa vitale per la creazione del valore
aziendale.
KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
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Il risultato può essere ottenuto seguendo sostanzialmente le
seguenti tre linee guida:
• trasformare il know how in APPRENDIMENTO DIFFUSO
dell’organizzazione
• trasformare il capitale intellettuale da patrimonio individuale a
VALORE PER L’ORGANIZZAZIONE
• sostenere le competenze e le conoscenze dell’individuo e
dell’azienda sviluppando nell’azienda la capacità di ACQUISIRE,
TRATTENERE E DIFFONDERE IL PATRIMONIO DELLE
CONOSCENZE COMUNI.
KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
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FROM KNOWING TO DOING
• Gestire la CONOSCENZA PROVENIENTE DALL’ESTERNO,
grazie a tecnologie e interventi in grado di supportare i processi di
comunicazione tra le varie funzioni
• Creare un ambiente fertile per l’innovazione supportando le
“COMMUNITIES OF PRACTICE”, con l’obiettivo di accrescere il
valore della conoscenza indotta dall’interazione di gruppi informali
• Supportare la codifica, la raccolta e la fruibilità della
CONOSCENZA TACITA
• Catturare, condividere e applicare le BEST PRACTICE
• Risolvere problemi ma soprattutto COGLIERE SOLUZIONI e
renderle pubbliche per garantirne il riutilizzo
• Alimentare le RELAZIONI TRA ORGANIZZAZIONI e TRA
INDIVIDUI all’interno della stesse (relationship management)
KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
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FROM DOING TO DOING WELL
• ACCELERARE I TEMPI DI RISPOSTA E FLESSIBILITÀ,
generando ambienti nei quali sono semplificati e favoriti l’accesso,
la circolazione, l’utilizzo della conoscenza e lo stimolo alla sua
creazione
• RIDURRE I TEMPI DI “PRODUZIONE” e supportare l’attività
commerciale
• CONOSCERE E SUPPORTARE IL CLIENTE, rispondere
tempestivamente alle sue esigenze espresse e implicite,
relationship marketing
• Favorire la GESTIONE STRATEGICA DEGLI ASSET
INTELLETTUALI mediante la definizione di sistemi innovativi di
misurazione delle performance
KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
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KNOWLEDGE MANAGEMENT – NONAKA & TAKEUCHI SPIRAL DYNAMIC
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ESPLICITA 20%
TACITA 80%
• Dati
• Media based
• File
• Documenti
• Gruppi
• Individui
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• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
AGENDA
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Gli strumenti informatici, o meglio le piattaforme tecnologiche, per il
KM sono così suddivisibili:
• KNOWLEDGE RETRIVAL / SEARCH
• DOCUMENT MANAGEMENT
• WORKFLOW MANAGEMENT
• COLLABORATION / GROUPWARE
• ENTERPRISE INFORMATION PORTALS
• KNOWLEDGE SHARING
KNOWLEDGE MANAGEMENT – STRUMENTI
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• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
AGENDA
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CARATTERISTICHE DI ADACTA
• È oggi uno studio multidisciplinare in ambito fiscale, societario e legale con una struttura di 115 PERSONE, suddivise in 4 SEDI e organizzate in DIPARTIMENTI e TEAM DI LAVORO
• È nata nel 2002 dall‘AGGREGAZIONE di 4 storici studi di dottori commercialisti vicentini
• Nel 2007 viene fondata Adacta Bassano e nel 2010 Adacta Treviso
KM IN ADACTA
• Fondere esperienze diverse in un’unica, nuova modalità operativa
• Da tante conoscenze ad un’unica conoscenza che sopravviva ai singoli
• Dal conoscere al fare ad un nuovo di modo di fare, riconoscibile all’esterno
• ICT a supporto e alla ricerca di nuove soluzioni
IL KM IN ADACTA STUDIO ASSOCIATO
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CARATTERISTICHE
• Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)
• Indicizzazione dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel,
testo
• Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file
• Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei
caratteri (OCR)
• Importazione di documenti
• Ricerca documenti con analisi del testo completo
• Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione
• Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti
• Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni
• Amministrazione del sistema: gestione utenti
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
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TECNOLOGIE
• File server, NAS
• Organizzazione: pensare in anticipo alla struttura ad albero
• Definizione di livelli di accesso (policy) per proteggere cartelle e
dati
TIPO DI STRUTTURA
• Per cliente o per pratica
ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM
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PRO (+)
• Costi molto contenuti
• Conoscenze di base per l’utilizzo da parte degli utenti
CONTRO (-)
• Difficoltà di riorganizzare i file in seguito
• Difficoltà di ricerca delle informazioni
• Nella struttura per cliente scarsa reperibilità di casi similari
• Nella struttura per pratica mancanza della visione generale di
quanto sviluppato per il cliente
• Facilità di errata archiviazione dei documenti
• Scarso controllo centralizzato dell’utilizzo da parte degli utenti
• Appena la struttura cresce, o aumenta lo storico, gli utenti
manifestano necessità di strumenti più avanzati
ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM
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CRITERI DI SELEZIONE
Analisi del livello di complessità software selection
Complessità fascia di prezzo
CARATTERISTICHE PER LA SCELTA
• Accesso via web alla piattaforma
• Soluzione di conservazione sostitutiva
• Processo integrato con acquisizione tramite scanner
• Integrazione diretta con applicativi di produzione (es: office)
• Profilazione di livelli di security
• Integrazione con procedure, workflow, flussi approvativi
SISTEMA DOCUMENTALE
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SISTEMI DOCUMENTALI
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SOLUZIONI SOFTWARE
• Open Text
• Documentum
• Share point
PRO (+)
• Soluzione efficiente
• Velocità di reperimento dei documenti
• Possibile evoluzione della soluzione
CONTRO (-)
• Necessaria software selection
• Forte impatto organizzativo
• Fondamentale corretta strutturazione della profilazione
• Alto costo di implementazione e di ownership
SISTEMA DOCUMENTALE
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• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
AGENDA
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CARATTERISTICHE
• Aggregatore di informazioni
• Consultabile da molteplici piattaforme
• Rappresentazione ragionata di informazioni
• Informazioni push con “abbonamenti”
• Sistemi di workflow
• Creazione di gruppi
• Flessibilità
• Semplicità di strutturazione
• Interfaccia easy to use
• Estensione del documentale
• Estendibile ai terzi - Clienti
PORTALE
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• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
AGENDA
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CARATTERISTICHE
Le migliori skills per le best practices
• Comitato permanente per proporre nuovi progetti o l’innovazione degli stessi
• Il Comitato può chiedere la partecipazione saltuaria di altri professionisti in relazione alla tipologia di progetto
• Il Comitato utilizza le tecnologie esistenti per diffondere la conoscenza
Esempio:
• Kit per affrontare un nuovo adempimento
• Raccolta di istruzioni e dottrina su PDF
• Fogli di calcolo
• Link al repository interno
• Diffusione via mail
CIP – COMITATO INNOVAZIONE PROGETTI
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VICENZA - Viale Mazzini, 85 - Tel: 0444.228.000 - Fax: 0444.228.600 - [email protected]
BASSANO DEL GRAPPA - Via Cartigliana, 125 - Tel: 0424.523.591 - Fax: 0424.567.898 - [email protected]
TREVISO - Borgo Mazzini, 44 - Tel: 0422.579.779 - Fax: 0422.583.141 - [email protected]
Dott. STEFANO TRENTIN
Responsabile ICT - Adacta Studio Associato