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 Sommaire 

    I. Introduction …………………………………………………………………………………………………………… 2   II. Les évolutions du marché de l’éditique  …………………………………………………………………..3         

Aux origines de l’éditique …………………………………………………………………………………….3  L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires ……3                                  L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure ……………………….4                     Etude de cas : MAAF Assurances : l’éditique intégrée au système d’information ….5                                 Etude de cas : Révolution éditique à la Casden Banque Populaire …………………………8       

III. Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive ……………………………………………….10              

Etude de cas : spécialiste du financement de projets immobiliers et financiers …..11                                

Etude de cas : groupe d’assurance ………………………………………………………………………12  

IV. Bdoc Suite une solution pour répondre aux nouveaux enjeux de l’éditique ……………13                                

Quand l’éditique devient réactive ………………………………………………………………………..13                        Tirer le meilleur parti de ses documents ………………………………………………………………14 

 Un juste milieu entre contrôle et personnalisation ………………………………………………14

   

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  Réactivité et personnalisation, les nouveaux enjeux de la production de documents d’entreprise.        En résumé  

L’éditique traditionnelle reste une chasse gardée de l’informatique.  Afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de  leurs clients et partenaires,  les métiers veulent enrichir et personnaliser eux‐mêmes leurs documents. 

Pour  répondre  à  ces  nouveaux  besoins,  la  production  de  documents  d’entreprise doit se mettre à la portée des utilisateurs et devenir plus souple, plus interactive. 

         

I – Introduction   Propositions commerciales, courriers aux clients et aux partenaires, factures,  contrats, bons de  commande,  plaquettes  et  documentations marketing…  Ces  documents,  plus  ou moins formalisés  selon  les  cas,  représentent  le  principal  vecteur  de  communication  dans  les entreprises. Ils jouent un rôle essentiel dans la stratégie des entreprises et sont au cœur de la  relation avec  les  clients et partenaires.  La  rapidité de  leur  conception et production,  la qualité de  leur forme et de  leur contenu sont donc primordiales. Les besoins d’interactivité et de temps réel imposés par Internet renforcent ces exigences de réactivité.  Face à ces enjeux,  le rôle de  l’éditique est crucial. Selon  la définition du cabinet de conseil Markess  International,  l’éditique  regroupe  l’ensemble  des  outils,  services  et  moyens informatiques prenant en  charge  l’édition des documents  sortants de  l’entreprise. Depuis ses débuts,  le marché de  l’éditique a cependant connu des évolutions notables. Pour cette raison,  la  définition  générale  englobe  aujourd’hui  plusieurs  approches  aux  finalités  très différentes.   

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II – Les évolutions du marché de l’éditique   Aux origines de l’éditique  La plupart des entreprises ont mis en place des progiciels de gestion  intégrés  (PGI) et des applicatifs de gestion de  la relation client  (GRC) afin de gérer  leurs processus métier. Mais ces progiciels n’ont pas été conçus pour la production de documents. De fait, les documents générés par  les PGI sont assez  rigides et  laissent peu de place à  l’initiative des utilisateurs pour répondre à  leurs besoins spécifiques. En effet,  les documents restent étroitement  liés aux  applications  qui  permettent  de  les  produire,  offrant  dès  lors  peu  de  possibilités  en termes de rationalisation, de personnalisation et d’automatisation. L’éditique traditionnelle, que  l’on  peut  décrire  comme  une  éditique  de  gestion,  est  venue  pallier  certains  de  ces manques.    L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires  

Qu’est‐ce que l’éditique de gestion ? 

L’éditique de gestion concerne la transmission d’informations de gestion (états de  comptes bancaires,  factures,  relevés de  consommation…).  Les documents correspondant à ce  type de message  sont plutôt  structurés, leur production est largement industrialisée (fabrication batch).  

 

Source : le CXP. 

  Le périmètre couvert par l’éditique comprend un certain nombre de fonctions associées à la gestion du document : de l’extraction/la réception des données à la diffusion du document, en  passant  par  des modules  de  composition  et  de  post‐composition.  A  ce  périmètre,  il convient  aussi  d’inclure  l’archivage  permettant  de  capitaliser  sur  ces  sources  de connaissances.  Des outils de production de masse ont permis d’automatiser  la production de documents, générant  d’importants  gains  de  productivité.  Ils  ont  également  introduit  une  certaine flexibilité  dans  la  conception  des  documents  grâce  à  des  règles  techniques  et  métiers permettant de générer des documents de manière dynamique, en assemblant texte, images, logos et tableaux.    

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L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure   

Qu’est‐ce que l’éditique interactive ?  L’éditique  interactive  vise  à  concevoir  et  à  permettre  la  personnalisation  de manière  contrôlée  des  documents  de  gestion  par  l'utilisateur : courriers sinistre, contentieux,  contrats, DRH,  gestion  de  la  réclamation mais  aussi  des documents commerciaux, marketing   (lancement de campagnes sur de nouvelles offres, sur les promotions, tarifs, catalogues…).   Les  documents  véhiculant  ces  contenus  sont  davantage  dépendants  des particularités  de  l'activité  de  l'entreprise  et  plus  personnalisés  par  rapport  aux destinataires  ;  ils doivent  aussi être  plus  attractifs  (Transmission  d’une  image valorisante,  Qualité  graphique  et  esthétique  des  documents,  Charte  graphique unifiée).   Leur  conception  doit  donc  comporter  plus  d’interactions  avec  les  applications métiers de l’entreprise, et leur cycle de vie est régi par de nombreuses interactions humaines  et  manuelles  (Participation  de  la  MOA  ou  des  utilisateurs  pour  la conception par profil utilisateur et/ou par contexte métier).     

 

Source : le CXP et Business Document. 

  Les solutions d’éditique de gestion ne suffisent pas à répondre à tous  les besoins. En effet, elles nécessitent un certain savoir‐faire technique, propre aux équipes informatiques, ce qui les  rend difficilement accessibles aux utilisateurs métier. L’intervention de  la direction des systèmes d’information  reste donc nécessaire pour  concevoir de nouveaux documents ou modifier des modèles existants.   Face à des métiers de plus en plus exigeants et demandeurs de souplesse et de réactivité, une  telle  situation  s’avère  vite  inadaptée.  En  effet,  ces  allers‐retours  récurrents  entre l’informatique et les métiers freinent la réactivité de l’entreprise. Celle‐ci perd une partie de son agilité, c’est‐à‐dire sa capacité à s’adapter rapidement aux changements. Qu’il s’agisse de  lancer une nouvelle offre  sur  le marché, d’adapter un  contrat ou de  traiter un dossier client, les entreprises doivent être capables de proposer des réponses rapides et en parfaite adéquation avec les besoins. 

 

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Etude de cas :  MAAF Assurances : l’éditique intégrée au système d’information  À  la  MAAF,  Business  Document  est aujourd’hui  le  fournisseur  éditique  de référence.  Forte  intégration  aux applications métiers, gain de  réactivité et de  qualité,  réduction  des  coûts...  sont autant  de  points  qui  scellent  ce partenariat.  Le contexte Le  groupe  mutuel  MAAF  Assurances  est l’un  des  tout  premiers  assureurs généralistes  en  France.  Il  offre  à  ses  3,8 millions  de  sociétaires  des  solutions globales  en  assurances  (automobile, habitation,  santé,  assurance  Vie,  risques professionnels…)  et  des  services  à  forte valeur  ajoutée  (assistance,  crédits…). Aujourd’hui  cinquième  assureur automobile  en  France, MAAF  Assurances détient  un  portefeuille  de  plus  de  3,7 millions de véhicules assurés.  La problématique Les  besoins  de  Maaf  Assurances  en matière d’éditique sont conséquents. Que ce  soit  en  front  office,  pour  tous  les documents  (les  contrats,  notamment) remis aux  clients, ou en back office, avec les  lettres  de  recours  ou  encore  les comptes‐rendus  d’expertise.  En    1998,  le  groupe    décide  d’acquérir    un    progiciel  métier,  en  remplacement  du  spécifique jusqu’alors  utilisé,  et  s’équipe  des solutions Bdoc.  « À  l’époque,  l’intégration  de  la  solution consistait  en  quelque  sorte  en  un  projet pilote portant sur 200 utilisateurs.  Ils sont aujourd’hui  plus  de  5  500  ! »,  explique Nicolas  Bonnardeau,  responsable  de l’entité  Gestion  des  documents  de Maaf Assurances. 

 La solution Fort de la réussite de ce premier projet, le groupe MAAF Assurances, en 2002, étend l’utilisation  de  la  suite  Bdoc  à  ses partenaires.  « La  suite  Bdoc  nous  a  été recommandée  par  l’éditeur  de  notre progiciel  métier  qui  n’intégrait  pas  de solution éditique. De plus, Bdoc s’imposait comme le prestataire ayant la plus grande expertise  en  matière  de  création interactive  de  documents,  ce  qui  nous  a confortés  dans  notre  choix »,  explique Nicolas  Bonnardeau,  qui  ajoute :  « La volonté  stratégique  du  groupe  est  de mettre  en  avant  ses  partenaires  tels  que Banque  Populaire,  Pro  BTP,  SMABTP, CAMACTE... Nous avons donc créé et mis à leur disposition une application  spécifique qu’ils utilisent via un Extranet. Nous avons opté pour  le module Bdoc Web en qualité de  pionniers  puisque  nous  faisons  partie des  tout  premiers  utilisateurs  de  ce module ». Des  utilisateurs  convaincus  car c’est également à l’aide de ce module que les clients MAAF peuvent, dans un espace réservé sur le site du groupe d’assurances, effectuer  leurs  actes  de  gestion.  « Les documents sont composés chez nous, puis mis  à  disposition  des  clients  au  format PDF.  Et,  depuis  2006,  ils  peuvent  même souscrire un contrat en ligne et avoir accès à leur historique complet ».  Le retour sur investissement La  MAAF  a  pu  délivrer  de  nouveaux services et améliorer son image auprès de ses  clients.  « La  qualité  des  documents remis  aux  clients  a  été  augmentée  grâce aux possibilités offertes par Bdoc. Mais ce n’est  pas  tout :  nous  avons  également gagné  en  productivité  et  donc  en réactivité »,  observe Nicolas  Bonnardeau. Les  temps  de  développement,  pour  la conception,  ont  été  au minimum  divisés par  deux.   « Plus  les  éditions  sont complexes  et  plus  nous  gagnons  du 

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temps !  Le  simple  fait  d’avoir  à  notre disposition  un  outil  convivial  rend  la création beaucoup plus facile et rapide. Et la généralisation de Bdoc à la MAAF est en parfaite adéquation avec  la politique  très forte  de  maîtrise  des  coûts »,  souligne Nicolas Bonnardeau. La   MAAF   a   encore  des    projets    dans    ses  cartons.    « Notre  prochain    ‘chantier’   est    la mise en place du  multicanal  (fax,  mail,...)  et l’interconnexion  entre  les  documents sortants  et  notre  application  de  gestion électronique  des    documents    (GED).   De  manière   plus globale, toute  l’architecture du  groupe  tend  vers  la  composition  à distance  et  le mode web,  l’objectif  étant d’alléger  les  postes  de  travail »,  conclut Nicolas Bonnardeau.      

  

De nombreux utilisateurs métier réclament davantage de souplesse, de personnalisation et d’interactivité. Ces utilisateurs possèdent d’ailleurs une connaissance  très  fine des besoins de  leurs clients et de  leurs partenaires. Ils veulent conserver une certaine autonomie sur  la conception  des  documents,  afin  de  pouvoir  les  adapter  et  les  personnaliser  eux‐mêmes chaque fois qu’ils l’estiment nécessaire. Ils souhaitent également pouvoir exercer davantage leur créativité afin de proposer une communication sur mesure à  leurs clients,  internes ou externes.  En  outre,  des  flux  documentaires  trop  rigides  n’offrent  pas  la  réelle  réactivité  que demandent les métiers, freinant la performance opérationnelle de l’entreprise et, de fait, sa compétitivité.  La  production  documentaire  ne  doit  pas  être  vue  comme  un  processus monolithique, ni un processus  à part, déconnecté du  système d’information. Elle doit,  au contraire, s’inscrire de manière fluide dans les différents processus métier de l’entreprise, ce qui  implique une  intégration avec  l’ensemble du système d’information et des applications métiers.  Sans  solution  adaptée,  les utilisateurs  tentent  fréquemment de  contourner  la  rigidité des systèmes en place, afin d’élaborer  les documents dont  ils ont besoin.  Ils utilisent alors  les outils dont ils disposent, essentiellement les suites bureautiques dont ils sont pour la plupart équipés  sur  leurs postes de  travail. Cela entraîne une perte de  contrôle  sur  la production documentaire, faisant peser des risques sur  la qualité des documents émis par  l’entreprise, ainsi que des surcoûts.  

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Ces  besoins  d’interactivité  prolongent  la  courbe  de  maturité  de  l’éditique  qui  découle directement de l’évolution des besoins des entreprises (voir graphique ci‐après, page xx) : à la  gestion  de  masse,  très  centralisée  avec  des  niveaux  de  complexité  de  documents relativement  faibles,  se  sont  ajoutées  des  exigences  de  gestion  transactionnelle,  pilotée depuis  les applications métiers, et, plus  récemment, des exigences de gestion  interactive, pour  des  documents  complexes  et  un  niveau  décentralisé  de  la  gestion  du  processus éditique.     

     Une  enquête  menée  par  le  cabinet  Markess  International  en  2009  auprès  de  130 organisations  privées  et  publiques  met  en  exergue  cette  évolution  des  besoins.  Si  la réduction des  coûts de diffusion des documents et  les gains de productivité  restent deux préoccupations  majeures  des  entreprises,  citées  respectivement  par  62  %  et  50  %  des entreprises, la réduction des délais de réalisation et de mise à disposition des documents les suit  de  près,  citée  par  46  %  des  répondants.  L’objectif  de  l’éditique  interactive  est précisément  de  répondre  à  ce  besoin :    faciliter  et  personnaliser  la  conception  des documents.     

MARKESS International 

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Etude de cas : Révolution éditique à la Casden Banque Populaire  Entamée en 2002, la réflexion de la Casden sur  une  rénovation  de  son  éditique  a débouché  sur  le  choix de Bdoc Suite. À  la clé  :  homogénéisation  des  documents, amélioration  de  l’image  de  l’entreprise, meilleure réactivité et réduction des coûts.  Le contexte La Casden Banque Populaire est la banque coopérative des personnels de l’Éducation nationale,  de  la  Recherche  et    de    la  Culture. Avec des valeurs  fortes que  sont le mutualisme et la solidarité.  La problématique En  2002,  la  Casden  Banque  Populaire entame  une  réflexion  sur  sa communication  externe  et  sur  son éditique.  Les  enjeux  sont  multiples.  « Il s’agissait  d’optimiser  la mise  à  jour  et  la création  des  documents,  ainsi  que  les pratiques des utilisateurs et l’efficacité des entités opérationnelles… tout en réduisant les  coûts  d’édition.  Notre  priorité  était d’améliorer  les documents adressés à nos sociétaires  afin  de  pérenniser  et  de valoriser  l’identité  et  l’image  de  la Casden »,  explique  Sonia  Demongivert, responsable du domaine Canaux à  la DSI. Au  menu  également :  une  meilleure connaissance  des  sociétaires  grâce  à l’historisation  des  documents  tant commerciaux  que  d’instruction  et  une diminution  des  délais  de  traitement  des retours.   La solution L’acquisition  d’un  nouveau  progiciel d’instruction  des  crédits  (Evolan  New Business édité par Sopra Group) se révèle l’occasion  parfaite  de  se  doter  d’un  outil d’édition  performant.    « Après  rédaction 

d’un  cahier  des  charges  extrêmement précis, nous avons lancé un appel d’offres. La  réponse  de  Business  Document  a retenu  toute  notre  attention,  explique Sonia  Demongivert.  La  solution  permet, comme nous  le souhaitions, de  transférer au métier  la  conception  des modèles,  de disposer  de  documents  interactifs,  de récupérer les documents sur des postes de travail  Web,  de  gérer  les  documents dématérialisés et enfin, elle  s’intègre à  la fois dans une interface Web et dans notre architecture  technique  applicative,  à savoir  Java  J2EE. » Les  tests effectués par les équipes de Business Document sur des impressions  de  masse  achèvent  de convaincre  les  équipes  de  la  Casden  :  le projet peut démarrer.  Après  définition  de  la  charte  graphique, une  interface  est  développée  pour  le progiciel ENB, qui appelle Bdoc Suite pour la gestion éditique. Et dès 2002, la solution est  en  production  sur  un  site  pilote,  à savoir  l’Extranet  partenaire  d’instruction des  crédits  à  la  consommation.  « À  cette étape,  le  projet  concernait  toutes  les éditions  d’offres  et  les  simulations  en temps réel effectuées dans  le réseau de  la banque  et  chez  nos  partenaires.  La solution  a  ensuite  été  généralisée  (en 2003) à  l’ensemble des éditions en  temps réel des offres, des courriers de simulation et  d’instruction  de  crédits  consommation et  immobilier »,  précise  Sonia Demongivert.   Enfin, en 2005, un premier lot back‐office sur  l’application “Boss” est mis en production pour  la gestion des cas particuliers tels que  les successions ou  les démissions de sociétaires.  Le retour sur investissement La  solution  Bdoc  Edit  a  constitué  pour  la Casden  une  véritable  révolution  de  la gestion éditique, à plusieurs niveaux. Tout d’abord,  les  documents  sont  harmonisés. Ensuite,  chaque  document  est personnalisé, en fonction du partenaire et 

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du  point  de  vente,  de  manière transparente  pour  le  collaborateur  sur  le terrain, qui ne  saisit, quant  à  lui, que  les données  relatives  au  prospect,  les données clients étant  importées depuis  le progiciel  métier.  Cette  simplicité d’utilisation  au  quotidien  a  permis  à l’ensemble  des  collaborateurs  du  réseau une prise en main rapide, sans formation. L’arrivée   de   Bdoc   Suite   a   par   ailleurs permis    une    réduction    importante    des coûts d’impression  tout en  simplifiant  les processus.  « Nous  n’utilisons  plus désormais  que  du  papier  blanc  là  où  des préimprimés  étaient  auparavant nécessaires,  explique  Sonia  Demongivert, tout  est  contenu  dans  les    modèles    de  documents. »   Enfin,  la  conception,  la mise  à  jour  et  la maintenance  des modèles  de  documents ont  été  facilitées,  pour  une  réactivité accrue.  « Les  fréquentes  évolutions réglementaires  sont  désormais  prises  en compte  et  intégrées  aux  modèles  de documents en une  semaine au maximum pour  l’ensemble  du  réseau »,  insiste Magali  Vellutini,  responsable  de maîtrise d’ouvrage.  Cette  rapidité  et  cette simplicité d’évolution sont également très appréciées  des  équipes  marketing. « Grâce à Bdoc Suite, nous avons réduit les délais de traitement, nous constatons une meilleure  satisfaction  des  clients  et  un gain de productivité au sein de  toutes  les entités  opérationnelles. »  Forte  de  la réussite de ces premiers projets, la Casden a  entamé  en  2006  une  réflexion  sur  la mise  en  œuvre  d’une  interface  éditique 

unique  et  standard  qui  s’intègre  avec  les applications métier.  Le premier  lot est  lié au CRM grâce à une  interface avec notre application  Coheris  :  l’objectif  est  de disposer  d’une  interface  standard  pour générer  les  courriers  en  réponse  aux réclamations  ou  aux  demandes d’information.  

 

     

 

    

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III – Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive   L’enjeu de l’éditique interactive est donc double :  

Offrir à l’utilisateur un véritable espace intégré pour la production de documents, au lieu  d’interfaces  applicatives  relativement  figées,  dans  lesquelles  les  interactions possibles se limitent au domaine couvert par l’application. 

  Donner  la  possibilité  à  l’utilisateur  de  prendre  des  initiatives  et  d’exprimer  sa créativité  de  manière  contrôlée  sur  son  poste  de  travail,  afin  qu’il  puisse personnaliser lui‐même l’outil de communication, stratégique, qu’est le document.  

 Cinq critères clés pour choisir une solution d’éditique interactive :   

1. Accessibilité Accès possible depuis les postes de travail, ergonomie adaptée aux utilisateurs métier. 

 2. Intégration 

Le système d’éditique doit s’intégrer de manière souple avec le système d’information. 

 3. Autonomie 

Les utilisateurs métier doivent pouvoir créer et gérer eux‐mêmes des modèles de documents. 

 4. Contrôle 

Un moteur de workflow permet de contrôler la production des documents, leur traçabilité et leur sécurité. 

 5. Alignement sur les besoins métiers 

La solution doit s’adapter à la manière de travailler des métiers, non l’inverse.    L’éditique  interactive  gagne  le  cœur  de  la  chaîne  de  valeur  documentaire.  Elle  contribue directement à  la performance des processus de gestion des documents. Chaque document produit  et  géré  de  cette  manière  est  une  opportunité  pour  l’entreprise  de  gagner  en productivité.  Une  solution  d’éditique  interactive  permet  en  effet  aux  métiers  de  se réapproprier  leurs  flux  documentaires,  évitant  ainsi  des  interventions  de  l’informatique. L’entreprise  gagne  ainsi  un  temps  précieux  sur  la  production  documentaire,  tout  en accroissant la qualité et la personnalisation de ses documents sortants. 

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Etude de cas :  Spécialiste du financement de projets immobiliers et financiers  Le contexte Dans  cet  établissement  financier,  les documents  commerciaux  réalisés  par  les agences représentent plus de soixante‐dix modèles, dont  les plus complexes sont  les offres de prêts, décomposées en plusieurs parties et annexes.   La problématique  L’objectif  de  cet  établissement  financier était  d’uniformiser  les  outils  dédiés  à l’éditique. Avec,  toutefois, une  contrainte forte : « Nous souhaitions migrer vers des outils  plus  modernes,  qui  nous permettraient  de  gagner  en  productivité, mais  il  ne  fallait  pas  bouleverser  les habitudes des utilisateurs ».  La solution L’étude comparative de plusieurs solutions a mis en évidence la supériorité des offres Business  Document,  tant  sur  les  critères de  richesse  fonctionnelle,  que  sur  les aspects  de maintenabilité  et  d’ouverture aux  technologies  actuelles.  Au  cours  du projet,  l’établissement  financier découvre la  possibilité  d’assembler  les  documents avec  l’offre Business Document et décide de faire évoluer le processus de réalisation des  offres.  Des  documents  de  sources diverses  (lettre d’accompagnement, corps de  l’offre  et  annexes)  sont  assemblés  et génèrent  directement  un  document  en format  pdf,  qui  peut  être  consulté  avant l’impression. Suite  au  projet  d’assemblage  des  offres, l’entreprise a  fait migrer  les 150 courriers de  gestion.  « Plutôt  que  de  faire  une simple reprise des documents, nous avons souhaité  exploiter  au  maximum  les possibilités  de  la  gamme  Bdoc  ».  La personne  formée  à  la  réalisation  des 

documents  utilise  les  capacités d’interactivité du logiciel, et s’occupe de la maintenance évolutive des modèles,  sans avoir  besoin  de  faire  appel  à l’informatique. La  « contrathèque »  est  également  en cours de migration, pour un service dédié aux  collectivités  et  administrations.  Avec Bdoc  Interactive,  il  s’agira  ici  d’élaborer directement à  l’écran  le contrat  juridique, selon  les  possibilités  de  composition  du document.  Les  volumes  sont  certes moindres,  mais  les  contrats  sont relativement  complexes  et  constitués  à chaque  fois sur mesure. L’apport de Bdoc se  retrouvera  dans  la  sécurisation  et l’interactivité du processus. Un système de validation du document par un  circuit de workflow fait également partie du projet. Enfin,  l’établissement  financier  migre  en 2010 une base d’un millier de courriers de gestion,  qui  sont  alimentés  avec  des données  complémentaires  issues  des applications de production de l’entreprise. « Il  nous  faut  aller  vite,  car  ce  projet  est déclenché par  la migration de nos postes de  travail.  Nous  avons  donc  mis  à contribution les utilisateurs pour la reprise des  modèles. ».  Les  collaborateurs  de  la cellule a ainsi  les moyens de faire évoluer leurs  modèles  de  courriers  en  toute autonomie.  Le retour sur investissement « Le temps gagné grâce à l’automatisation de  l’assemblage  des  documents  est important,  puisque  nous  sommes  passés de quinze minutes pour réaliser une offre à sept minutes en moyenne ». L’utilisateur peut ainsi  choisir d’imprimer en  local,  s’il est  face  à  son  client.  Mais,  par  défaut, l’impression se fait en central, où le tri des exemplaires,  l’agrafage et  la mise sous pli sont  automatisés.  « Ce  processus d’impression  nous  a  fait  gagner  en productivité,  mais  nous  avons  aussi amélioré  la  qualité,  car  le  système     

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définit  automatiquement  le  nombre d’exemplaires  à  produire,  les  annexes  et les  pré‐imprimés  nécessaires. ».  L’impact sur l’image de l’entreprise est immédiat et 

direct.  En bout de  chaîne,  les documents sont  archivés  automatiquement,  ce  qui évite  les  transferts  du  document  papier entre les différents services. 

      

Etude de cas :  Groupe d’assurance  Un  grand  groupe  dans  le  secteur  des Assurances  gérait  ses  flux  documentaires avec  des  solutions  d’éditique  classiques, orientées vers la production de masse. Ces outils  se  sont avérés  trop  rigides pour un processus comme  la gestion des sinistres. Celui‐ci  nécessite  en  effet  de  suivre  un certain  nombre  d’étapes,  depuis l’enregistrement  du  sinistre  jusqu’au paiement  des  indemnités.  Chaque  étape 

s’appuie  sur  des  documents  spécifiques. Les solutions en place ne permettaient pas de replacer  les différents documents dans la  logique  du  processus,  or  il  s’agit  d’un paramètre  important  pour  le  suivi  des procédures.  En  outre,  les  conseillers souhaitaient  pouvoir  intervenir  eux‐mêmes dans la conception des documents afin de mieux  les adapter aux cas  traités. L’entreprise devait donc trouver des outils adaptés pour répondre à ce double besoin de  souplesse  et  d’autonomie  et  s’est équipée de Bdoc Suite. 

   

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IV ‐ Bdoc Suite, une solution pour répondre aux nouveaux enjeux de l’éditique   En résumé  

Une solution modulaire, capable de s’adapter à des besoins différents.  Des modules  conçus  pour  les  utilisateurs métier,  permettant  de  concevoir  et  de produire des documents personnalisés de manière simple et interactive. 

La sécurité d’une solution d’éditique centralisée.   Quand l’éditique devient réactive  Les  documents  d’entreprise  sont  étroitement  liés  aux  processus  métiers.  Ce  sont  ces processus qui définissent  le cycle de vie des documents, non  l’inverse. S’il est  important de contrôler  et  de  rationaliser  la  production  de  documents,  cela  ne  doit  jamais  se  faire  au détriment de  la réactivité et des besoins des métiers. En tant que processus transversal,  la gestion des flux de documents doit être à même de s’adapter à ces différents besoins. Elle doit s’intégrer de manière souple avec les systèmes métier en place, qu’il s’agisse de PGI, de progiciels de GRC ou d’applications métiers.   La  solution  Bdoc  Suite  couvre  l’ensemble  du  cycle  de  vie  des  documents,  depuis  la modélisation et  le design  jusqu’à  la diffusion  et  l’archivage, en passant par  les étapes de production.  Construite  de  manière  modulaire,  l’offre  peut  ainsi  s’adapter  aisément  aux besoins, sans imposer de démarche prédéfinie et figée.   Bdoc Suite, l’offre globale de Business Document  

  

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La solution permet aux utilisateurs métier de choisir à quel niveau  ils souhaitent  intervenir dans la chaîne de l’éditique. A chaque étape du processus, Business Documents propose en effet des outils  conçus  sur mesure pour  les besoins des métiers. Au  coté d’outils avancés destinés  à des  utilisateurs  experts,  tels Bdoc Design  ou Bdoc  Edit,  la  suite  comporte  des modules entièrement pensés pour les utilisateurs métier.   Tirer le meilleur parti de ses documents  Il ne suffit pas de mettre en forme  les données  issues des applicatifs métier pour bâtir des documents attractifs et pertinents. En effet, des documents trop standardisés et formatés ne conviennent  pas  à  tous  les  besoins.  Une  entreprise  a  tout  intérêt  à  personnaliser  sa communication, en particulier quand il s’agit de développer sa relation client ou de renforcer son  image de marque. Conscients de telles opportunités,  les utilisateurs métier veulent de plus en plus adapter, enrichir et personnaliser eux‐mêmes les documents avec lesquelles ils travaillent  au  quotidien.  Ils  sont  demandeurs  d’outils  simples,  faciles  d’accès,  leur permettant d’éditer et de produire leurs propres modèles de documents.  Le module Bdoc Web Design permet aux utilisateurs métier de concevoir eux‐mêmes  leurs modèles de documents. Entièrement en mode Web, l’outil est accessible depuis le poste de travail. La solution s’appuie sur des technologies familières du grand public afin de proposer une interface riche, ergonomique et interactive. Les gabarits permettent aux utilisateurs de construire  de  manière  dynamique  des  modèles  de  documents  combinant  informations structurées et non structurées, tout en respectant  les règles et chartes mises en place par l’entreprise. Ces gabarits masquent la complexité de la modélisation documentaire, rendant celle‐ci  intuitive et  interactive. En outre,  la  solution permet de partager  les modèles ainsi conçus avec les autres utilisateurs, facilitant ainsi la collaboration.  De la même façon, le module Bdoc Interactive met la production de documents à la portée des  utilisateurs  métier.  La  solution  couvre  l’ensemble  du  processus  documentaire : élaboration  des  documents,  validation,  diffusion  et  archivage,  tout  le  cycle  de  vie  des documents peut être piloté par l’utilisateur depuis son navigateur Web. Autre point fort, elle permet  de  gérer  des  bibliothèques  regroupant  plusieurs  documents.  Enfin,  Bdoc  Online étend  les  capacités  de  la  solution  en  offrant  une  solution  de  dématérialisation  flexible, capable de gérer des dossiers composés de documents hétérogènes.   Un juste milieu entre contrôle et personnalisation  Quand les métiers souhaitent personnaliser leurs documents, bien souvent ce sont les outils bureautiques  qui  prennent  le  pas  si  les  utilisateurs  ne  disposent  pas  d’une  solution appropriée. Pour une entreprise, une telle situation se traduit par une perte de contrôle sur les documents, avec les risques non négligeables que cela entraîne.  Procurer  aux  utilisateurs  la  souplesse  qu’ils  demandent  tout  en  restant  dans  un  cadre sécurisé, tel est l’enjeu auquel il faut répondre. La valeur d’une solution comme Bdoc Suite 

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provient de  l’alliance entre sécurité et souplesse, garantissant des  flux documentaires à  la fois robustes et agiles.  La solution s’appuie sur un référentiel centralisé. Les modèles et documents produits sur  la plate‐forme peuvent ainsi être  stockés et archivés dans un  lieu unique. Cette architecture qui permet de  retrouver plus  facilement  les documents  est  complétée par un moteur de recherche et d’indexation. Les utilisateurs disposent également d’un  système de workflow permettant de contrôler  le processus de conception et  la diffusion d’un document. Chaque fois que c’est nécessaire, il est possible de prévoir des étapes de validation. Enfin, la solution est  intégrée  avec  les  différents  progiciels métier,  contrairement  aux  outils  bureautiques. Cette  intégration permet de contrôler  les accès aux données métier  tout en assurant  leur traçabilité tout au long de la chaîne documentaire.       

  

  

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