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Sonia Gara Arboleya Olivares.
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ÍNDICE
Para empezar:
Configuración…………………………………………………………………………………………….. 2
Condiciones de Préstamo………………………………………………………………………….. 6
Otras acciones…………………………………………………………………………………………… 8
Usuarios:
Gestión………………………………………………………………………………………….………….. 9
Sincronizar………………………………………………………………………………………………... 13
Tipos de lector…………………………………………………………………………………………… 13
Crear bibliotecas de aula…………………………………………………………………………… 15
Préstamos, devoluciones, prórrogas……………………………………………………………….…….. 17
Consultar préstamos…………………………………………………………………………………. 19
Imprimir carnés……………………………………………………………………………………………………… 21
Catálogo ……………………………………………………………………………………………………………….. 23
Imprimir tejuelos y etiquetas…………………………….……………………………………… 27
Catalogar………………………………………………………………………………………………………………. 33
Importar desde catálogos remotos……………………………………………………... 34
Catalogación manual……………………………………………………………..……………. 40
Desde otros AbieX……………………………………………………………………………….. 41
Desde archivo / portapapeles (archivos MARC)…………………………………… 42
Auxiliares………………………………………………………………………………………………………………. 45
Estadísticas……………………………………………………………………………………………………………. 48
Ayuda……………………………………………………………………………………………………………………. 49
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PARA EMPEZAR
Para acceder al catálogo de nuestra biblioteca podemos hacerlo a través
de cualquier dispositivo con el enlace a internet de https://abiex.educarex.es/.
Necesitaremos el perfil de Bibliotecario para poder optar a todas sus funcionalidades.
CONFIGURACIÓN:
Es importante que comencemos configurando los datos de la biblioteca y
los valores por defecto para la catalogación.
En Datos básicos de la biblioteca podemos poner el nombre de nuestra
biblioteca, una persona de contacto, el teléfono del centro y un correo
electrónico. También podemos poner una imagen de la biblioteca (que
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aparecerá en la parte superior a la izquierda de nuestro catálogo) y una imagen
para los carnés, que puede ser la misma o no que la anterior.
Para cambiar la imagen, simplemente pinchamos sobre ella y nos
aparecerá la opción de buscar un archivo en nuestro ordenador.
En Valores por defecto para catalogación (de la biblioteca), elegiremos
aquellos valores que le aparecerán por defecto a todos los bibliotecarios de
nuestro catálogo: la longitud máxima de la CDU que aparecerá en los tejuelos y
si consideremos válidos los números que aparezcan en los títulos para formar
la signatura; el número mínimo de descriptores, que será obligatorio poner para
que el programa nos permita catalogar; el formato preferido para las etiquetas,
aunque esto se puede cambiar cuando se van a imprimir y seleccionar otro
formato; y podemos marcar la casilla de hacer público nuestro catálogo para
otras bibliotecas AbieX.
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En Valores por defecto para catalogación (del bibliotecario), cada
bibliotecario elegirá aquellos valores que crea que contendrán
mayoritariamente los fondos que va a catalogar: Tipo de fondo, Lengua, Tipo
de ejemplar, Ubicación y Procedencia. Se despliega el menú para elegir la
opción elegida.
Cuando deseemos, damos al botón Guardar cambios.
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CONDICIONES DE PRÉSTAMO:
Para realizar los préstamos, primeramente tendremos que configurar las
condiciones de préstamo de los distintos fondos y usuarios. Para ello,
desplegamos Gestión biblioteca y pinchamos en Condiciones de préstamo.
Ahí tenemos varios botones:
Nuevo: Creamos una nueva condición. Seleccionamos
desplegando las opciones Tipo de lector y Tipo de ejemplar. Elegimos el
número de días de préstamo, el máximo de ejemplares prestados, los días de
prórroga, el máximo de prórrogas. En Días para prorrogar se puede poner el
número de días antes de la finalización del préstamo que el usuario puede
prorrogar su préstamo. Por último, podemos fijar el número de días que un
ejemplar estaría reservado en nuestra biblioteca.
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En la casilla Activar sanciones, se puede fijar una sanción de días sin
poder realizar préstamos por un número de días de retraso (Bloque días
retraso).
Una vez que hemos fijado esta condición podemos dar a Guardar y nuevo
si queremos crear otra condición nueva o Guardar simplemente.
Modificar: Pinchamos primero sobre la condición que queremos
modificar y luego podemos cambiar los valores prefijados. Una vez terminado,
guardamos los cambios.
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Duplicar: Podemos aprovechar una condición de préstamo y
modificar solo aquello que sea diferente. Pinchamos primero sobre la condición
que queremos duplicar y luego podemos modificar los valores prefijados. Una
vez terminado, guardamos los cambios.
Eliminar: Con esta opción eliminamos una de las condiciones de
préstamo.
Es posible que tengamos que crear nuevos perfiles de usuarios o
modificar los que ya tenemos creados para gestionar nuestra biblioteca. Ese
tema lo tratamos en el apartado Tipos de lector.
OTRAS ACCIONES:
Para gestionar bien nuestra biblioteca, también tendremos que sincronizar
nuestros usuarios de Rayuela desde Usuarios, Sincronizar y podemos rescatar
el listado de préstamos de AbiesWeb desde Préstamos.
Volver al índice.
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USUARIOS
Los usuarios de nuestra biblioteca son todos aquellos que pueden hacer
uso de ella y hay distintos perfiles.
GESTIÓN:
En Gestión, dentro de Usuarios; podemos crear nuevos usuarios que no
podamos importar de Rayuela; modificar los datos, eliminar un usuario, hacer
búsquedas de nuestros usuarios, exportar a pdf e imprimir los carnés de lector
y eliminar o cambiar las fechas de sanción de un usuario (seleccionando la
fecha en el calendario o pinchando en el aspa roja para eliminar la sanción). Si
pasamos el ratón sobre la foto del usuario, esta se hace más grande. También
podemos ordenar los usuarios por orden ascendente o descendente pinchando
en la parte superior de cada columna.
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Cuando seleccionamos Nuevo o Modificar (o pinchamos dos veces sobre
la fila de la tabla de usuarios), sale la siguiente ventana:
En ella podemos modificar los Datos personales: Nombre, Apellidos,
correo electrónico o poner una imagen si pinchamos sobre el icono. En los
importados de Rayuela saldrá automáticamente.
En Datos de acceso, se les puede asignar un usuario y contraseña para
acceder al catálogo. Estos datos serán los de Rayuela en el caso de que sea
importado a través de la sincronización.
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Por último, en Perfil/es del usuario, podemos nombrarlo Bibliotecario,
Encargado o Lector pinchando en la casilla correspondiente. En Lector,
podemos desplegar para elegir el tipo de lector, el grupo al que pertenece y
ponerle una fecha de sanción. Los bibliotecarios pueden realizar todas las
operaciones; los encargados, podrán hacer consultas, préstamos, imprimir
carnés…, pero no hacer modificaciones en el catálogo; los lectores podrán solo
hacer consultas del fondo y de sus préstamos y reservas.
Si seleccionamos un usuario en la tabla y damos al botón de Eliminar,
podemos eliminar un usuario; pero si está en Rayuela y volvemos a sincronizar,
volverá a aparecer en nuestro catálogo.
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Desde , podemos hacer búsquedas de nuestros usuarios. En Filtro Filtro
sencillo, podemos buscar por un texto, tipo de lector, grupo, perfil, lectores
sancionados, usuarios no sincronizados.
En Filtro avanzado, podemos hacer búsquedas avanzadas, por campo y
operación (contiene, empieza por, termina en…). Se escribe el valor y se le da
a Añadir.
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SINCRONIZAR:
Sincronizar es importar los lectores de Rayuela. Se pincha en el botón
Sincronizar lectores y se importarán todos los lectores de Rayuela que estén
activos en Seguimiento veinticuatro horas antes.
TIPOS DE LECTOR:
Para crear o modificar los tipos de lector debemos ir a Auxiliares, dentro
de Catálogo y seleccionar el botón Tipos lector.
Si pinchamos sobre la fila de uno de los tipos de lectores, podemos
modificar su nombre.
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Si le damos al , podemos eliminar un tipo (solo si no hay lectores Aspa x
asociados); y, si le damos al , podemos añadir un tipo nuevo en una Botón +
línea en blanco que nos aparece.
A cualquier tipo de lector nuevo que creemos luego le tendremos que
configurar sus condiciones de préstamo.
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CREAR BIBLIOTECAS DE AULA:
Sobre todo en los colegios, es práctica habitual crear bibliotecas de aula
y, por tanto, se trataría de realizar préstamos a las aulas. Para ello, un tipo de
lector muy útil es el de Aula o Biblioteca de aula, que tendría unas condiciones
de préstamo con más ejemplares y días que otro tipo de lectores.
Para ello, debemos crear un tipo de lector que sea Aula o Biblioteca de
aula; luego configurar las condiciones de préstamo y, por último, crear nuevos
usuarios con el perfil de lector-Aula.
Se haría de la siguiente manera:
Crear el tipo de lector Aula o Biblioteca de aula:
Vamos a Auxiliares, Tipos lector y añadimos uno nuevo con el +. Botón
Tecleamos Aula o Biblioteca de aula.
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Configurar las condiciones de préstamo.
Procedemos de la misma manera que en el apartado Condiciones de
préstamo. Iremos, por tanto, a Gestión de Biblioteca, Condiciones de préstamo
y añadiremos nuevas condiciones de préstamo para el lector Aula para los
distintos tipos de ejemplares. Tendremos en cuenta asignar un número de
ejemplares, días de préstamo y prórrogas suficientes.
Añadir nuevos usuarios de aula.
En Usuarios, Gestión; crearemos nuevos usuarios, con el perfil Lector,
Aula. En Nombre podemos poner Aula; en apellidos, el grupo. No es necesario
poner correo ni datos de acceso.
Volver al índice.
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PRÉSTAMOS, DEVOLUCIONES,
PRÓRROGAS
Los préstamos, devoluciones y prórrogas se hacen en Gestión biblioteca,
Operaciones. Estas operaciones también las pueden hacer los encargados.
En Ejemplar se pone el código de barras del ejemplar que se va a
prestar o tecleándolo o usando un lector de código de barras. En se Lector
puede teclear el nombre y/o apellidos o usar el lector con el carné de usuario.
El catálogo detecta automáticamente el ejemplar y el lector y aparecen
su foto. Se le da al botón de Prestar.
En Reiniciar, se anula la operación y se vuelve al formulario en blanco.
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Para devolver o anular el préstamo, es suficiente con poner el código de
barras del ejemplar y dar al botón correspondiente. Si anulamos el préstamo,
no quedará registrado como un préstamo para estadísticas.
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Si cumple la condición que hayamos puesto en cuanto a los días de
prórroga previos al día de devolución, aparecerá un botón de Prorrogar.
CONSULTAR PRÉSTAMOS:
Los préstamos y devoluciones realizados se consultan en Gestión
biblioteca, Préstamos. También se puede ver el bibliotecario que ha realizado
la operación.
Nos aparece una lista con todas las operaciones realizadas. En la parte
superior tenemos una serie de botones: Filtro, con el que podemos hacer
búsquedas sencillas y avanzadas; Cartas reclamación, en el que podemos
elegir si generar cartas de todos los préstamos retrasados o solo de los
seleccionados; y Exportar de PDF, que nos genera un listado en pdf con todas
las operaciones realizadas.
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Para rescatar el listado de préstamos de AbiesWeb tras haber migrado los
datos a AbieX, aparece un botón de un solo uso que incluye en nuestro
catálogo los préstamos de los lectores activos actualmente en nuestra base de
datos.
Volver al índice.
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IMPRIMIR CARNÉS
Los carnés se imprimen en Usuarios, Gestión. Se pueden imprimir los
carnés de los lectores seleccionados o un grupo de lectores (un tipo de lector,
un grupo…). Esta operación la pueden hacer también los encargados.
Para seleccionar los usuarios se pueden usar el Filtro y pinchar sobre la
fila de la tabla en que esté el usuario o usuarios que nos interesen. Podemos
buscar los apellidos e ir seleccionando uno a uno los usuarios que nos
interesen (quedan seleccionados aunque se vuelva a usar otro filtro y ya no
aparezca en pantalla) o por tipo de lector, grupo, perfil…
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Tras generar el los carnés, pinchamos en el icono de la impresora y
podemos imprimirlos, guardar como pdf, en Google Drive…
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CATÁLOGO
En Catálogo, podemos acceder a Fondos, Ejemplares y Auxiliares. A
este último, le dedicaremos otro apartado.
En Fondos, podemos crear nuevos fondos, lo cual trataremos en el
apartado de catalogar; modificar un fondo ya creado, duplicar un fondo, unificar
fondos (seleccionando los distintos fondos que se quieren unificar), eliminar un
fondo, hacer búsquedas a través del filtro, exportar a PDF y consultar los
ejemplares de un fondo. Podemos ordenar también de forma ascendente o
descendente los distintos campos pinchando en la parte superior de cada
columna.
Al pinchar en Modificar (o hacer doble clic sobre el fondo) después de
haber seleccionado un fondo, se nos abre el cuadro de , donde Datos fondo
podemos modificar los distintos datos del mismo: tipo de fondo, título, autor,
editorial, ISBN, año de publicación y edición…, CDU, descriptores y
aplicaciones pedagógicas (en Catalogación del Centro), material
complementario, notas, sinopsis, imagen… (en Otros datos). Podemos importar
estos datos de catálogos remotos también, pinchando en el botón de y Importar
podemos decidir si reemplazar toda la información o solo completar.
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Las búsquedas se hacen a través del Filtro, que puede ser sencillo y se
escribe solo un valor que se quiera buscar, o avanzado, que permite
seleccionar el campo y especificar la operación, el valor y se le da a Añadir.
Si se quiere anular una búsqueda, se puede pinchar en Quitar filtro.
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A la derecha de cada fondo se puede ver en verde el número de
ejemplares de cada fondo y, si se pincha ahí, sale el listado de ejemplares de
ese fondo concreto, ya que un mismo fondo puede tener varios ejemplares.
En Ejemplares, podemos ver todos los ejemplares de nuestra biblioteca y
las funciones son muy parecidas: podemos crear nuevos ejemplares, modificar,
duplicar, eliminar, hacer búsquedas, exportar a pdf y ordenar las columnas en
ascendente o descendente.
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Funciones nuevas de esta sección son imprimir etiquetas y comprobar si
ese ejemplar está disponible para el préstamo. Para comprobar si hay
ejemplares disponibles es suficiente con ir a la derecha de la tabla y ver la
información de Estado.
El Filtro sencillo permite, además de por cualquier campo, buscar por Tipo
de Ejemplar, Ubicación y Estado o por cambios en tejuelos (aquellos que
deberían imprimirse nuevamente o por primera vez).
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IMPRIMIR TEJUELOS Y ETIQUETAS:
Tanto los bibliotecarios como los encargados pueden imprimir los
tejuelos, con la signatura, y las etiquetas, con los códigos de barras, para los
distintos ejemplares. Esta operación se puede hacer desde Catálogo, en
Fondos o Ejemplares.
Si se hace desde Fondos es porque conviene imprimir todos o varios de
los ejemplares de un fondo. Si pinchamos en la parte de ejemplares, nos sale
un cuadro que nos permite imprimir las etiquetas de ese registro de ejemplares,
después de haberlos seleccionado en la tabla.
Si pinchamos en Etiquetas, nos sale un cuadro en el que podemos elegir
el tipo de hoja de etiquetas que queremos (desplegando las opciones en
Formato) y podemos seleccionar qué queremos imprimir: solo tejuelo, solo
código de barras, una combinación de ambos, el código de barras con el título,
tejuelo y código de barras alternos, la ubicación o la ubicación, título y código
de barras, podemos elegir el color de la etiqueta.
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También podemos elegir dónde queremos que inicie la impresión en
nuestra hoja de etiquetas pinchando sobre la etiqueta donde queremos que
empiece:
Luego pinchamos en Generar etiquetas.
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Una vez que le damos al icono de la impresora, podemos imprimir,
generar un pdf, guardar en Google Drive…
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Para imprimir desde Ejemplares, primero tendremos que elegir nuestro
criterio de búsqueda. Si queremos imprimir los más recientes, podemos optar
por ordenarlos por Fecha alta:
En todo caso, podemos buscar empleando el Filtro tanto sencillo como
avanzado y seleccionar los ejemplares que queremos buscar. Al igual que
ocurría con la impresión de los carnés de los usuarios, podemos ir
seleccionando distintos ejemplares usando varias veces el filtro y, aunque no
aparezcan en pantalla, estarán seleccionados; por lo tanto, saldrán en las
etiquetas una vez generadas. Lo más sencillo en este caso puede ser buscar
por código de barras uno a uno (haciendo búsquedas sucesivas) e ir
seleccionando todos los ejemplares que se quieran imprimir.
Recordemos que, si se quiere anular una búsqueda, se puede pinchar en
Quitar filtro.
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Una vez seleccionados todos los ejemplares que se quieran imprimir, el
procedimiento es el mismo que en el caso anterior: pinchamos en Etiquetas,
seleccionamos nuestros criterios de impresión y generamos las etiquetas. Ya
luego le damos al icono de la impresora y elegimos si queremos imprimir,
generar un pdf, guardar en Google Drive…
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CATALOGAR
Antes de disponerse a catalogar, es importante establecer unos criterios
de catalogación coherentes y consensuados entre todos los bibliotecarios que
vayan a catalogar, de manera que los fondos del mismo tipo compartan la
misma CDU y así evitar tener que recatalogar fondos en un futuro. Solo podrán
catalogar aquellos que tengan el perfil de Bibliotecario.
Si queremos incluir valores que no aparecen en la CDU de nuestro
catálogo, debemos acudir a , dentro de y pinchar en . Auxiliares Catálogo CDU
Pincharemos sobre la rama en la que queremos que aparezca el nuevo
valor y tecleamos el código y texto de CDU que queramos añadir (por ejemplo;
N · Narrativa). A continuación, aparecerá en dicha rama y podremos
seleccionarla en futuras catalogaciones.
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La catalogación se hará desde . Una vez ahí, se Catálogo, Fondos
pinchará en el botón . Nuevo
Tenemos varias opciones a la hora de catalogar:
IMPORTAR DESDE CATÁLOGOS REMOTOS:
Esta opción seguramente será la que más utilicemos. Supone importar
los datos para nuestros fondos desde otros catálogos, concretamente la
Biblioteca Nacional, Biblioteca Nacional de Italia, British National Bibliography,
Library of Congress, REBECA y REBIUN. Para ello, pincharemos en el botón
. Importar
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Para catalogar un fondo
nuevo, lo lógico será seleccionar
. Reemplazar todo
En Búsqueda en catálogos
, primero seleccionaremos remotos
en el catálogo remoto en Catálogo
que deseamos buscar.
A continuación, vamos a
seleccionar en si Tipo búsqueda
será , por , o Completa Título Autor
. ISBN
Por último, en Qué buscar
escribiremos el valor que
deseemos buscar. Si usamos el
ISBN, la búsqueda será más
precisa.
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Si el fondo que buscamos está en el catálogo remoto seleccionado,
podremos importar los datos con el botón . Importar
La ficha del fondo se completará con los datos importados. A partir de
ahí, podemos completar y modificar los distintos valores:
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Si queremos añadir nuevos autores, ilustradores, traductores, etc.,
pincharemos el de Autores y seleccionamos la función. Luego botón +
escribiremos el apellido del autor y, si está en nuestro catálogo, nos saldrá la
opción para poder seleccionar ya el nombre.
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Luego, en , seleccionaremos la CDU, Catalogación del centro
añadiremos los descriptores y escribiremos las aplicaciones pedagógicas.
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En podemos añadir si el fondo tiene Material Otros datos
complementario, su extensión, dimensiones y
características, podemos pegar el enlace a la web en la
que salga y copiar una sinopsis y pegarla en el cuadro.
Una vez que guardemos, saldrá de forma automática la
imagen del libro. Si no es así, siempre podemos pinchar
sobre la imagen y buscarla en nuestro ordenador.
Lo siguiente sería seleccionar el número de ejemplares.
Para finalizar, le damos a o (si queremos Guardar Guardar y nuevo
catalogar otro).
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CATALOGACIÓN MANUAL:
La catalogación manual supone que nosotros rellenaremos
manualmente todos los valores de la ficha , porque no podamos Datos fondo
encontrarlo en ningún otro catálogo.
Seleccionaremos el tipo de fondo en primer lugar.
Después, escribiremos el título, resto de título y los autores. En este
caso, hay que desplegar si es autor, coautor, ilustrador… y luego escribir el
nombre. Si ya está en nuestro catálogo, podremos seleccionarlo entre las
opciones que nos despliega.
Añadimos el resto de los valores: editorial, ISBN, edición, año de
publicación y edición… Si es una publicación oficial, podemos poner el NIPO.
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Al igual que hicimos al importar de catálogos remotos, luego
procederemos a seleccionar la CDU, escribir los descriptores y aplicaciones
didácticas en y podemos rellenar . En este Catalogación del centro Otros datos
último podemos seleccionar la casilla . Es un fondo de producción propia
DESDE OTROS ABIEX:
Otra opción que podemos encontrar en el botón es Importar Búsqueda
si han hecho público su catálogo. en otros AbieX
En elegiremos el centro del que queremos importar y Catálogo
procederemos igual que cuando importamos de catálogos remotos.
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DESDE ARCHIVO / PORTAPAPELES (ARCHIVOS MARC):
Otra opción de importar datos a nuestros fondos es a través de un archivo
MARC o del portapapeles al copiar archivos MARC. Podemos buscarlo, por
ejemplo, en el catálogo colectivo de Bibliotecas Públicas:
http://catalogos.mecd.es/CCBIP/cgi-ccbip/abnetopac/O11402/IDb9c20703?ACC=101
Realizamos la búsqueda y seleccionamos aquella que veamos más
completa, por ejemplo.
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En Visualización elegimos , seleccionamos todo el Visualización MARC
texto y copiamos y lo pegamos en el cuadro de . Luego damos a Datos
. Importar
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Se cargarán los datos en nuestra ficha, que, como siempre, podemos
modificar y añadiremos la CDU, descriptores, aplicaciones…
Volver al índice.
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AUXILIARES
Los , que se encuentran en , sirven para gestionar los Auxiliares Catálogo
valores de nuestro catálogo. Podemos unificar, añadir, eliminar o modificar
Aplicaciones, Autores, CDU, Descriptores, Editoriales, Grupos, Procedencias,
. Tipos Ejemplar, Tipos lector, Ubicaciones
Vamos a citar el ejemplo de . Podemos hacer búsquedas de Autores
autores escribiendo en la barra de búsqueda.
Si seleccionamos varios valores con el círculo y le damos al símbolo de
unificar, podemos unificar bajo un mismo nombre:
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También podemos añadir un nuevo valor con el . Botón +
Es posible eliminar un valor con el , siempre que no haya ningún Aspa x
ejemplar con ese autor, en este caso.
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Podemos modificar un valor si pinchamos sobre él y escribimos:
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ESTADÍSTICAS
Las estadísticas nos dan la posibilidad de analizar los datos de nuestro
catálogo. Podemos ver los (títulos más prestados, préstamos por Préstamos
año, por grupo…), los (los más activos, número de lectores por año, Lectores
mes…), los (por lengua y tipo) y los (por año, lengua y Fondos Ejemplares
tipo). Seleccionamos la estadística que queramos desplegando el menú y
elegimos el tipo de gráfico: columnas o porciones. En algunos casos,
tendremos que precisar el intervalo de fechas.
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AYUDA
A través de podemos acceder a unos tutoriales muy detallados y Ayuda
sencillos sobre el funcionamiento de AbieX a través de esta página:
https://emtic.educarex.es/abiextutos.
También se pueden hacer consultas a través del formulario de contacto, en el
que se detalla el , , para recibir la respuesta y se puede adjuntar Asunto Texto Correo
un archivo. Es recomendable ver primero los tutoriales si se tienen dudas sobre el
funcionamiento antes de enviar el formulario de contacto.
Volver al índice.
Muchas gracias por vuestra atención y deseo que estos apuntes os puedan
servir de utilidad.
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