SOP Pengurusan Bencana IPT - Final Dis 2011

DRAFPROSEDUR TETAP OPERASI

PENGURUSAN BENCANA DI IPT

Disediakan oleh :

Dengan Kerjasama:

The Art of War teaches us to rely not on the likelihood of the enemys not coming, but on our readiness to receive him; not on the chances of his not attacking, but rather on the fact we have made our position steadfast

Sun Tzu : Art of War

PROSEDUR TETAP OPERASI

(STANDARD OPERATING PROCEDURES SOP)

LANGKAH-LANGKAH MENGHADAPI KRISIS BENCANA DI IPT___________________________________________________________________________1.0 PENDAHULUANMenurut Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara, kejadian bencana ditakrifkan sebagai sebarang insiden sama ada semulajadi atau kerana faktor manusia, yang berlaku secara tiba-tiba dan menyebabkan kecederaan/kematian dan kerosakan terhadap harta benda atau persekitaran dan menyebabkan gangguan terhadap aktiviti kehidupan seharian. Insiden-insiden seperti ini memerlukan pengurusan yang membabitkan sumber, alatan dan kemahiran khas dari pelbagai agensi. Koordinasi secara efektif diperlukan memandangkan jangkamasa pemulihan sepenuhnya mungkin lama dan berpanjangan. Falsafah di atas diterimapakai oleh Majlis Keselamatan Negara, badan koordinasi pengurusan bencana di Malaysia yang telah mengeluarkan beberapa Arahan Kerja termasuk Arahan 20 yang menjelaskan polisi dan mekanisme pengurusan bencana Malaysia.

Persediaan bagi menangani bencana diperlukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat termasuklah Institusi Pengajian Tinggi (IPT). IPT harus mempunyai keupayaan untuk memberikan respon dengan segera. Ia harus bersedia sepanjang masa untuk membuat perubahan yang diperlukan apabila diperlukan untuk menguruskan manusia (staf dan mahasiswa) dan aset/harta universiti yang banyak dalam situasi bencana. Ini termasuklah sama ada bencana yang berlaku di peringkat IPT, negeri dan Negara. Pelan tindakan bencana adalah penting dan mesti diketahui dan difahami oleh setiap wargakerja dan mahasiswa IPT. Ia menjadi garis panduan kepada semua dalam menghadapi sebarang kemungkinan bencana yang datang dalam pelbagai bentuk dan pada bila- bila masa. Ia mestilah mudah difahami dan dapat digunapakai dalam setiap keadaan oleh mereka yang terlibat dalam menghadapi bencana. Piawaian Tetap Operasi ini juga hendaklah dikaji dan diperbaiki secara berkala supaya bersesuaian dengan keperluan semasa.

1.1 Definisi Bencana

Bencana merupakan suatu kejadian yang berlaku secara mengejut, bersifat kompleks dan melibatkan kehilangan nyawa atau kecederaan, kemusnahan harta benda atau alam sekitar serta menjejaskan aktiviti masyarakat setempat. Ia berkemungkinan juga merebak ke kawasan yang lebih besar. Kebiasaannya pihak IPT tidak mampu untuk menangani krisis seperti ini dengan efektif tanpa satu pelan tindakan komprehensif yang sudah direncanakan lebih awal. Pelan ini dikenali sebagai pelan kontigensi. Dalam keadaan bencana, setiap warga universiti perlu memainkan peranan yang sedikit berbeza dari tugasan biasa mereka. Kelancaran pentadbiran dan operasi dalam situasi bencana banyak bergantung kepada kefahaman dan tahap persediaan individu, kumpulan atau jabatan tentang tanggungjawab dan peranan mereka.

1.2 Jenis-Jenis Bencana

a. Bencana Bersifat Semulajadi : banjir, ribut taufan, tanah runtuh, tsunami, jerebu, la nina, kemarau, dll.b. Bencana disebabkan oleh aktiviti manusia : kebakaran, kemalangan jalanraya, kemalangan kapal terbang, bangunan runtuh, kemalangan industri, kemalangan nuklear, rusuhan awam, serangan pengganas dllc. Bencana Hybrid merangkumi kedua-dua elemen di atas. Bangunan runtuh semasa banjir, kemalangan jalanraya yang melibatkan mangsa yang ramai semasa ribut taufan dlld. Penyakit Berjangkit :

SAR(H1N1), Avian Influenza, Taun, Denggi dll.1.3 Tahap-tahap Bencana (merujuk arahan 20, Majlis Keselamatan Negara 1977)

Tahap 1

Tahap 2Tahap 3

Di kenali sebagai Mass Casualty Incident (MCI).Lebih seriusLebih meluas daripada tahap 2

Berlaku setempat kawasan dan tidak berpontensi untuk

merebakBerpotensi untuk merebak keluar kawasan dan berpotensi memberi

ancamanMerebak ke luar kawasan

Melibatkan daerahMelibatkan negeriMelibatkan Kerajaan Pusat

Tidak kompleksBersifat kompleksMemerlukan kepakaran dari luar Negara

Kehilangan nyawa dan harta benda yang minima

Kehilangan nyawa yang banyak serta kerosakan harta benda dan infrastruktur yang teruk

Kehilangan nyawa yang banyak serta kerosakan harta benda dan

infrastruktur yang tidak dapat dipulihkan

Tidak mengganggu

pekerjaan harian penduduk

setempatMengganggu pekerjaan atau

aktiviti harian kawasan itu-

Boleh dikendalikan oleh pihak berkuasa tempatan

Pihak berkuasa tempatan

tidak mampu

mengendalikannya dan kepakaran luar mungkin diperlukan-

2.0 OBJEKTIF2.1. Sebagai dokumen rujukan bagi operasi semasa situasi bencana.2.2. Mewujudkan sistem yang membolehkan semua warga IPT memainkan peranan bersama bagi membantu mangsa dan menguruskan aset/harta semasa situasi bencana.2.3. Mengenalpasti semua risiko dan ancaman yang terdapat di kawasan kampus.2.4. Mengenalpasti sumber-sumber dan kapasiti yang ada di dalam kampus.2.5. Sebagai asas untuk penambahbaikan bagi melicinkan semua aktiviti berkaitan bagi menangani bencana

3.0 KONSEP & FALSAFAH

Fasa-fasa Bencana adalah mengikut kitaran yang terdiri daripada fasa-fasa berikut :

3.1 PENGHINDARAN (PREVENTION)

3.1.1 Dalam fasa ini, langkah-langkah ini diambil bagi mengelakkan kejadian bencana atau sekurang-kurangnya mengambil langkah untuk mengurangkan kesan bencana sekiranya tidak dapat dielakkan.

3.1.2 Contoh : Amalan menutup suis bila keluar dari bilik, arahan melarang merokok, sistem perparitan dan sebagainya.

3.2 PERSEDIAAN (PREPARATION)

3.2.1 Dalam fasa ini, Pelan Bencana atau Emergency Respon Plan disediakan.3.2.2 Persediaan ini mengambil kira penglibatan semua pihak yang terbabit secara total dalam respons terhadap bencana.3.2.3 Latihan dan simulasi seperti fire drill diadakan.3.3 TINDAKAN (RESPONSE)

3.3.1 Dalam fasa ini, petugas bertindak untuk menangani situasi bencana yang berlaku

3.3.2 Dalam fasa ini, SOP Bencana yang baik akan membolehkan tindakan diambil dengan lebih teratur, terancang, jelas dan berkesan

3.4 PEMULIHAN (RECOVERY)

3.4.1 Dalam fasa ini, usaha dilaksanakan untuk mengembalikan semula semua kerosakan kepada asal.3.4.2 Dalam fasa ini, juga beberapa gejala yang berpanjangan dikenalpasti. Misalnya, Trauma (Post-traumatic Stress Disorder) dan sebagainya.

3.4.3 Setelah selesai fasa ini, kitaran ini akan kembali semula ke fasa permulaan (Penghindaran)

4.0 ALIRAN SIAP SIAGA MENGHADAPI BENCANA

5.0 JAWATANKUASA INDUK BENCANA PERINGKAT UNIVERSITI1. Naib Canselor

- Pengerusi2. Timb.-Timbalan Naib Canselor

- Timbalan Pengerusi ITimbalan Pengerusi II3. Pendaftar

- Setiausaha/Pengarah Bilik

Gerakan Pusat4. Bendahari

- Bendahari5. Ketua Pustakawan

6. Penolong-Penolong Naib Canselor 7. Dekan-Dekan Pusat Pengajian

8. Pengarah Jabatan Keselamatan9. Pengarah Jabatan Pembangunan

10. Pengarah Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)11. Pengarah Pusat Kesihatan

12. Pengetua-pengetua Kolej Kediaman13. Pengarah Unit Keselamatan & Kesihatan Pekerjaaan (UKKP)

14. Pengarah Pusat Islam15. Penyelaras Badan-badan Beruniform16. Pengarah Pusat Kokurikulum* ahli jawatankuasa adalah mengikut kesesuaian IPT

6.0 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK

* carta adalah mengikut kesesuaian IPT

6.1 Bidang Tugas Jawatankuasa Induk :

Jawatankuasa Induk bertanggungjawab seperti berikut :

6.1.1 Melaksanakan dasar dan strategi pengurusan bencana dalam mengendalikan bencana di peringkat Universiti.

6.1.2 Menyelaras keperluan pengurusan dan bantuan bencana seperti menentukan bantuan logistik dan mengambilalih peralatan/kenderaan yang diperlukan secara sementara kepunyaan Jabatan-jabatan/Unit (PTj).

6.1.3 Merancang kemudahan dan keperluan kepada mangsa dan petugas-petugas dalam aspek makanan, perubatan, rawatan, pemindahan dan lain-lain bantuan segera.

6.1.4 Melantik Ahli Jawatankuasa dan menggerakkan Bilik Gerakan Pusat apabila berlaku bencana.6.1.5 Merancang pengwujudan satu bank data mengenai peralatan, kelengkapan dan senarai kepakaran di peringkat Universiti yang diperlukan dalam pengurusan bencana.

6.1.6 Merancang sistem pengumuman dan amaran untuk maklumat staf dan pelajar.

6.1.7 Merancang modul latihan dan simulasi dari masa ke masa melibatkan jawatankuasa, pasukan sukarelawan, staf dan pelajar.

6.1.8 Menyelaraskan kajian dan mengumpulkan maklumat mengenai potensi dan risiko kejadian bencana di kawasan Universiti.

6.1.9 Menjalankan post mortem selepas sesuatu bencana serta memperakukan cadangan-cadangan bagi mengatasi apa-apa kelemahan yang dikenalpasti.

6.1.10 Menerima dan meneliti laporan daripada Jawatankuasa-jawatankuasa berkenaan mengenai langkah-langkah pencegahan yang telah diambil bagi mencegah atau mengurangkan impak bencana.

6.1.11 Memastikan pelaksanaan tindakan di peringkat Universiti oleh Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat dalam langkah pencegahan, pengawalan, pendidikan serta latihan menghadapi bencana berjalan lancar dan berkesan.

6.1.12 Menyediakan laporan mengenai pengendalian dan pengurusan bencana yang berlaku seperti meliputi aspek operasi mencari dan menyelamat serta bantuan kecemasan dan pemulihan yang diberikan kepada staf, pelajar dan masyarakat setempat.

8.0 SENARAI JAWATANKUASA DAN TUGAS BILIK GERAKAN PUSAT

Bil.JawatankuasaAktiviti dan Tugas

1.Pengarah1. Mempengerusikan mesyuarat Bilik Gerakan Pusat.

2. Merancang dan menyelaras gerak kerja yang berkaitan dengan bencana untuk tindakan Jawatankuasa dilantik.3. Memantau pelaksanaan tindakan oleh Jawatankuasa dilantik.

2.Timb. Pengarah (Pengurusan)1. Merancang dan mengurus tugas-tugas pengurusan bencana bagi aspek pentadbiran, rekod, mesyuarat, hebahan, kebajikan, komunikasi, pengurusan akademik, pelajar & staf, kewangan dan harta.

3.Timb. Pengarah (Operasi)1. Merancang dan mengurus tugas-tugas bagi operasi meninjau, menyelamat dan mengagih bantuan.

4.Setiausaha1. Mengumpul dan menyediakan laporan.2. Mengurus bank data maklumat. 3. Mengurus pelaksanaan sebelum, semasa dan selepas mesyuarat.

5.Bendahari1. Merancang dan menguruskan hal ehwal kewangan2. Mengumpul maklumat dan membuat penilaian kerosakan

3. Mengumpul dan menguruskan tuntutan/bantuan kewangan sama ada berbentuk wang ringgit ataupun barangan

6.Pentadbiran1. Membentuk/mengaktifkan Jawatankuasa Bilik Gerakan Pusat.

2. Membuka dan mengaktifkan operasi bilik gerakan.

3. Sekretariat mesyuarat.

4. Mengurus hal ehwal pentadbiran dan kewangan berkaitan bencana.

5. Mengenalpasti limitasi dan pematuhan kepada peraturan/undang-undang berkaitan.

6. Mengenalpasti dan merancang latihan / simulasi bencana.

7. Mewujudkan hubungan kerjasama dengan agensi luar

8. Pusat penyimpanan bekalan untuk kegunaan petugas.


7.Akademik1. Menyediakan jadual kuliah alternatif

2. Hebahan tangguh kuliah

3. Pelaksanaan jadual kuliah alternatif

4. Pelaksanaan lokasi alternatif

5. Draf jadual akademik baru

6. Hebahan kuliah gantian

7. Hebahan jadual baru peperiksaan

8.Pengurusan dan Keselamatan Harta1. Bekerjasama mengenalpasti tempat atau premis yang hendak disewa berdasarkan aktiviti/tujuan.2. Pemantauan lokasi selamat untuk penempatan/pemindahan harta modal.

3. Pengurusan harta modal universiti.

4. Menyediakan dan menyenggara sistem amaran awal bencana dan pencegahan kebakaran.5. Mewujudkan lokasi backup untuk perkhidmatan ICT yang penting (Laman WEB).6. Pengurusan bekalan elektrik sokongan.

7. Pengurusan risiko pemindahan harta modal.

8. Pengurusan kewangan bagi kawalan dan keselamatan aset/harta modal.

9.Teknologi Maklumat dan Komunikasi Rasmi1. Mengenalpasti kaedah alternatif operasi penyampaian maklumat dan sistem aplikasi berkomputer.2. Mengaktifkan sistem sokongan sekiranya sistem sedia ada tidak berfungsi.

3. Mengemaskini data maklumat perhubungan media.

4. Mengumpul dan menyediakan laporan.5. Membuat hebahan maklumat.

6. Menerima pelawat media atau kenamaan dan menyelaraskan taklimat.

10.Pengurusan Fizikal dan Logistik1. Bekerjasama menentukan lokasi bilik gerakan, pusat penempatan sementara dan stor simpanan.2. Menyenaraikan keperluan dan peralatan di bilik gerakan, pusat penempatan sementara dan stor simpanan.

3. Menyenaraikan kenderaan dan keperluan pengangkutan lain.4. Menyelaras peminjaman/penggunaan keperluan dan peralatan serta penggunaan kenderaan.


11.Kebajikan, Kesihatan dan Kerohanian1. Mengenalpasti keperluan asas yang diperlukan bagi setiap jenis bencana.

2. Menyediakan pasukan dan peralatan memasak.

3. Penyediaan menu makanan bersesuaian

4. Menyediakan pasukan untuk aktiviti kebersihan dan kekemasan.

5. Mengadakan sesi kaunseling sama ada berkumpulan atau individu.6. Sesi lawatan ke rumah-rumah mangsa.7. Mengadakan majlis-majlis kerohanian

8. Edaran risalah kesihatan9. Rawatan perubatan asas10. Kempen kesihatan penyakit berjangkit

11. Kawalan penyakit berjangkit

12. Bekerjasama dengan pasukan USR untuk mengagihkan makanan, bekalan asas dan perubatan.

12.Pasukan Bertindak Kecemasan1. Membuat lantikan ahli pasukan bertindak kecemasan.

2. Menjalankan latihan yang berkaitan dengan tindakan kecemasan.

3. Menjalankan simulasi kecemasan

4. Menjalankan kerja-kerja pemantauan di premis UniMAP

5. Membantu memindah dan menyelamat peralatan dan harta Universiti

6. Membantu memindah dan menyelamat staf dan pelajar jika terperangkap dalam bencana

7. Membantu menyalurkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa

8. Membantu pihak berkuasa bagi mengawal situasi sebelum, semasa dan selepas kehadiran pihak berkuasa.

13.Pusat Penempatan Sementara1. Mengenalpasti kawasan dan bangunan yang sesuai untuk dijadikan pusat pemindahan.

2. Mengenalpasti dan membuka pusat pemindahan bagi staf dan keluarga yang terlibat dalam bencana.

3. Menjalankan pendaftaran staf dan pelajar yang menjadi mangsa.

4. Merancang dan menyediakan serta mengagihkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa di pusat pemindahan.

5. Membantu dan memantau tahap kesihatan di pusat pemindahan.

6. Mengadakan gotong-royong bagi membersihkan kawasan dan bangunan yang diduduki.


14.Sukarelawan1. Membantu melancarkan tugasan dan operasi setiap jawatankuasa.2. Menyumbang keringat untuk membantu semasa dan selepas bencana.

3.

15.Tanggungjawab Sosial Universiti (USR)1. Mengadakan aktiviti Tanggungjawab Sosial Universiti (USR)

2. Memberikan khidmat bantuan tangible dan intangible

3. Menyediakan laporan khas

9.0 PELAKSANAAN PIAWAIAN TETAP OPERASI (SOP) BILIK GERAKAN PUSAT

(PENGURUSAN)

9.1 BAHAGIAN : PENTADBIRAN

A. Perancangan Sebelum BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK BertanggungjawabKeperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.2.

3.4.

5.

6.Penubuhan Jawatankuasa :

a) Pelantikan Jawatankuasa Ad-hoc (merujuk kepada IPT yang belum ada Jawatankuasa).

~ membuat penilaian risiko kebarangkalian bencana pada bila-bila masa.(HIRARC)b) Penubuhan Jawatankuasa Billik Gerakan Pusat :

Tentukan lokasi Bilik Gerakan Utama dan alternatif (bersifat statik atau mobile tetapi strategik)

Mengenalpasti staf sebagai Ahli Jawatankuasa Billik Gerakan Pusat dan petugas bencana.

Mendapatkan perakuan dan kelulusan Jawatankuasa Induk Bencana.

Mengeluarkan surat pelantikan.

Merangka pelan tindakan dan perincian tugas (termasuk HIRARC) serta menetapkan terma rujukan.Penelitian Aspek Perundangan :

a) Mengenalpasti dan melantik pegawai perundangan.b) Mengenalpasti pematuhan perundangan yang berkaitan dengan bencana. (Kuasa universiti mengikut undang-undang dan perundangan lain yang berkaitan).c) Mengenalpasti limitasi tindakan di peringkat universiti di bawah perundangan Malaysia.

Penyelarasan Operasi dan Hubungan Kerjasama :

a) Kerjasama/perkongsian maklumat dalam negara PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/Badan Keagamaan, Kedutaan.b) Kerjasama/perkongsian maklumat dari luar negara.c) Mendapatkan peta kawasan sekitar yang terkini .

d) Mengenalpasti kerjasama dalam penyediaan kemudahan penginapan dan pengangkutan anggota penyelamat dari agensi berkaitan serta sukarelawan.e) Mengenalpasti dan menetapkan identiti pengenalan petugas bencana. (armband/pakaian)f) Merangka pelan kontigensi pengurusan jenazah dalam tempoh bencana dengan agensi yang berkaitan.Latihan dan Simulasi:

a) Mengenalpasti jenis kursus/ latihan/ kompetensi yang bersesuaianb) Menjalankan kursus/latihan berkala (minimum 2 kali setahun) / kursus ulangan kepada setiap ahli jawatankuasa yang dilantik.c) Menjalankan simulasi berkala kepada semua staf.

Penyelarasan Pentadbiran Am :

a) Mengenal pasti dan mengemaskini data maklumat staf mengikut kategori seperti jabatan, zon, bangunan, kediaman, isi rumah.b) Mengemaskini maklumat (alamat, nombor telefon) terkini staf.

c) Mengemaskini direktori telefon PTj dan agensi luar yang berkaitan.

d) Mengenalpasti dan menyenaraikan alat komunikasi alternatif sebagai backup kepada alat komunikasi sedia ada. (walkie talkie jarak 5km,.radio amatur dll.)

Penyelarasan Hal Ehwal Kewangan :a) Merancangkan penubuhan Tabung/ Akaun Amanah Bencanab) Mengenalpasti dan melantik ahli jawatankuasa pemegang amanah.c) Membuat perancangan dan permohonan bajet latihan dan penyediaan kemudahan/ peralatan bantuan bencana yang berkaitan. Pendaftar selaku Setiausaha JK Induk

Pegawai Utama Universiti / Penasihat Undang-undang / Pegawai PerundanganUKKP, J. Keselamatan, Pusat Islam, Pusat KesihatanUnit Latihan, Jab. Pendaftar

SetiausahaBendahari

Minima 21 orang ketua petugas (seperti senarai AJK Induk)

Keperluan Bilik Gerakan

Dokumen perundangan berkaitan

Sekurang-kurangnya 23 ketua agensi yang terlibat. *

Sekurang-kurangnya 5 pegawai latihan / ketua jurulatih pelbagai disiplin/kepakaran dari agensi latihan yang dikenalpasti

Pegawai TadbirPegawai Teknologi Maklumat

Pegawai kewangan universiti dan pegawai kewangan MKN

Semua PTj setiap PTj perlu ada wakil dalam Jawatankuasa

Semua PTj/Jabatan berkaitan

Semua PTj/jabatan berkaitan

UKKP, J. Keselamatan, Semua wakil PTj dilantik.Semua PTj/jabatan berkaitan

Semua PTj/jabatan berkaitan

*Bilik Gerakan Daerah/ Negeri, MKN,

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/ Badan Keagamaan, Kedutaan.

Pihak Berkuasa Tempatan, Kementerian Pengajian Tinggi,

MKN, Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar, Jabatan Peguam Negara.

Bilik Gerakan Daerah/Negeri, MKN,PDRM, JPS, Bomba, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/ Badan Keagamaan, Kedutaan.

MKN, Bomba, JPAM, PBSM, St. John Ambulan


Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar, Jabatan Peguam Negara, Bilik Gerakan Daerah/ Negeri, MKN,PDRM, JPS, Bomba, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/ Badan Keagamaan, Kedutaan.

Kementerian Pengajian Tinggi, Perbendaharaan Malaysia, MKN, Agensi kewangan berkaitan.

B.Tindakan Semasa BencanaBil.Perincian Tugas PTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.2.

3.

Penyelarasan Operasi Bilik Gerakan Bencana :a) Membuka Bilik Gerakan 24 jam.b) Membuat hebahan operasi Bilik Gerakan.c) Menghebahkan senarai talian hotline Bilik Gerakan kepada pihak berkaitan.d) Menyediakan jadual kerja shif petugas bencana dan merekod tugas yang dilaksanakan.

e) Menyediakan/ mengemaskini peta operasi kawasan bencana.

f) Mengadakan mesyuarat penyelarasan. Memastikan semua persiapan oleh setiap jawatankuasa/ petugas berjalan lancar.

Memastikan semua peralatan dalam bilik gerakan berfungsi dengan sempurna.

Menyelaras keperluan pengangkutan menyelamat. Memastikan semua borang dan template jadual sedia diguna.

Memberikan arahan kepada setiap PTj menghantar sukarelawan. Menyediakan pelan alternatif jika sekiranya pelan tindakan awal tidak dapat dilaksanakan.Penyelarasan Hubungan Kerjasama :a) Bekerjasama dengan Bilik Gerakan Daerah/Negeri.b) Mendapatkan maklumbalas status zon bencana dan membuat hebahan kepada Jawatankuasa berkaitan.c) Menerima, menyalur dan menyelaras maklumat kepada semua Jawatankuasa atau jabatan /agensi berkaitan.d) Menyelaras pemberian identiti pengenalan petugas bencana.e) Menerima, menyalur dan menyelaras bantuan bencana kepada mangsa yang dikenalpasti.f) Penyelarasan bantuan tambahan kepada Jawatankuasa yang memerlukan.g) Menyelaras taklimat kepada Jawatankuasa Induk atau pihak berkuasa berkaitan status operasi Bilik Gerakan dan status bencana (jumlah mangsa, kerosakan harta benda dll.)h) Menyediakan laporan harian dan laporan semasa kepada KPT &n LPU.

i) Mendapatkan perakuan identiti mangsa dan membantu dalam urusan pengkebumian mangsa jika disahkan meninggal.j) Memantau pematuhan kepada peraturan dan perundangan yang ditetapkan.k) Mentadbir urus kewangan berdasarkan keperluan semasa bencana.Penyelarasan Pentadbiran Am :a) Menyedia senarai data maklumat staf untuk edaran kepada AJK berkaitan.

b) Menerima maklumat dan menyediakan senarai data maklumat staf terlibat bencana untuk rujukan AJK berkaitan.

c) Membuat hebahan penangguhan sementara semua aktiviti universiti. d) Menyediakan dan mengeluar arahan perpindahan ke pejabat sementara bagi staf di lokasi yang terlibat dengan bencana. (agar operasi pejabat dapat diteruskan seperti biasa).e) Mengedarkan senarai nombor dan cara perhubungan sementara kepada pihak luar (melalui faks dan website).

f) Membuat hebahan tempoh bencana, pembekuan cuti dan prosedur cuti bencana berdasarkan maklumat daripada Jawatankuasa Bencana Daerah/Negeri.g) Memaklumkan kepada agensi perkhidmatan pos untuk penangguhan sementara perkhidmatan. h) Menyelaras pemindahan talian telefon utama sedia ada ke Bilik Gerakan.

i) Menyelaraskan persediaan alat komunikasi alternatif sebagai backup kepada alat komunikasi sedia ada. (walkie talkie jarak 5km,.radio amatur dll.)Pengerusi Bilik Gerakan Pusat

Setiausaha/ AJK berkaitanPenasihat Undang-undang/Pegawai Perundangan

Pegawai kewangan yang diturunkan kuasa.

Setiausaha/AJK berkaitan


komputer & pencetak

TV, radio

alatulis

perabot

peralatan pejabat

alatan komunikasi

kenderaan pacuan 4 roda

keperluan asas (makanan, pakaian)

peti pertolongan cemas


alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi

kenderaan pacuan 4 roda

pengangkutan air (sampan, bot, jet ski)

keperluan asas (makanan, pakaian)


Sekurang-kurangnya empat orang pegawai: pegawai perhubungan

pegawai media

pegawai tadbir (Unit Pentadbiran)

Pegawai tadbir (Unit Perkhidmatan)

Semua Jawatankuasa yang dilantik

Semua entiti PTj yang ada di IPT / Agensi luar yang berkaitan.

Jabatan Pendaftar danSemua entiti PTj yang ada di IPT/Agensi luar yang berkaitan.Bilik Gerakan Daerah/Negeri,PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/Badan Keagamaan, Kedutaan.

Bilik Gerakan Daerah/ Negeri, MKN,

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/Badan Keagamaan.Agensi media, agensi perkhidmatan pos, KPT, Bilik Gerakan Daerah/Negeri.

C.Tindakan Selepas BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.2.

3.

Operasi Bilik Gerakan :a) Mengadakan mesyuarat post-mortem.b) Menerima dan mengumpul laporan oleh setiap Jawatankuasa.c) Menyediakan laporan keseluruhan.d) Menghantar laporan kepada Pihak berkenaan Naib Canselor, Pengerusi LPU dan Kementerian Pengajian Tinggi.e) Menerima maklumat mangsa bencana daripada Jawatankuasa berkaitan untuk disalur kepada pihak JKM untuk bantuan bencana.f) Menerima maklumat mangsa bencana daripada Jawatankuasa berkaitan bagi proses penyaluran bantuan bencana dan USR kepada mangsa bagi peringkat Universiti.g) Membuat hebahan Penutupan Bilik GerakanPenyelarasan Pentadbiran Am :

a) Hebahan kepada staf dan pelajar serta jabatan/agensi luar yang berkaitan bahawa pengurusan pentadbiran dan operasi universiti berjalan seperti sedia kala.b) Hebahan pengisian Borang Cuti Bencana kepada staf yang berkenaan.c) Pihak IPT / KPT mengeluarkan sijil penghargaan kepada AJK yang terlibat berdasarkan tahap penyertaan dan sumbangan.Kewangan :a) Menyedia laporan kewangan Tabung Amanah.b) Menyelaras laporan perbelanjaan keseluruhan sepanjang operasi menangani bencana.c) Menyelaraskan tafsiran kerugian premis, peralatan dan kemudahan akibat bencana.

d) Menyelaras tuntutan elaun petugas.

Pengerusi Bilik Gerakan Pusat

Setiausaha / AJK BerkaitanBendahari /Bilik Gerakan (statik @ mobile)


Sekurang-kurangnya empat orang pegawai:

pegawai perhubungan

pegawai media

pegawai tadbir (Unit Pentadbiran)

Pegawai tadbir (Unit Perkhidmatan)

Pegawai Kewangan dilantikSemua Jawatankuasa yang dilantik

Semua entiti PTj yang ada di IPT


Semua Jawatankuasa yang dilantik


Bilik Gerakan Daerah/Negeri, MKN,

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/Badan Keagamaan.

Agensi media, agensi pengeposan, KPT, Bilik Gerakan Daerah/Negeri.

Kementerian Pengajian Tinggi, Perbendaharaan Malaysia, MKN, Agensi kewangan berkaitan.

CARTA ALIR PROSES KERJA

CARTA 1 : PENUBUHAN JAWATANKUASA AD-HOCPencalonan ahli jawatankuasa ad-hoc oleh Pengurusan Tertinggi UniversitiKeluarkan surat pelantikan

Rekod dokumen.

Mesyuarat

Pencalonan dan penetapan Ahli Jawatankuasa IndukPerancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Failkan laporan.

CARTA 2 : PENUBUHAN JAWATANKUASA INDUKPencalonan ahli jawatankuasa induk oleh Pengurusan Tertinggi Universiti

Keluarkan surat pelantikan

Rekod dokumen.

Mesyuarat Sulung (Inaugural Meeting)Perancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Penetapan takwim mesyuarat Jawatankuasa Induk

Failkan minit mesyuarat.

Hebahan Penubuhan Jawatankuasa Induk Bencana

CARTA 3 : PENUBUHAN JAWATANKUASA KECILKeluarkan surat memohon pencalonan daripada PTj

Senaraikan calon dan serah kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat pelantikan

Rekod dokumen.

Mesyuarat

Perancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Bentang laporan kepada Jawatankuasa Induk/Ad-hoc.

Failkan laporan.

CARTA 4 : PELANTIKAN DAN PENETAPAN SKOP TUGAS PEGAWAI PERUNDANGAN

Mengenalpasti staf yang bersesuaian sebagai pegawai perundangan.

Mengeluarkan surat lantikan kepada staf berkenaan.

Mengadakan mesyuarat bagi skop perundangan yang berkaitan bencana.

Menyediakan draf senarai perundangan dan implikasi perundangan berkaitan bencanaMembentangkan draf berkenaan ke Jawatankuasa Induk.

Dokumenkan senarai perundangan berkaitan.

CARTA 5 : HUBUNGAN KERJASAMA DENGAN AGENSI LUAR

Membuat perancangan bentuk kerjasama dengan agensi luar (contoh : seminar, kursus/latihan, bengkel, ceramah, pameran)

Menyediakan kertas cadangan

Menyerahkan kertas cadangan kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Berhubung dengan Jabatan/Agensi Luar yang berkaitan.

Laksana program kerjasama.

Membuat post-mortem pelaksanaan simulasi.

Menyediakan laporan

Bentang laporan kepada Jawatankuasa Induk.

Failkan laporan.

CARTA 6 : KURSUS/LATIHAN

Mengenalpasti jenis kursus/latihan

Menyediakan modul kursus/latihan

Menyerahkan senarai kursus/latihan berserta modul kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat jemputan kursus/latihan.

Laksana kursus/latihan.

Membuat penilaian kursus/latihan.

Menyediakan laporan


Failkan laporan.

CARTA 7 : SIMULASI

Membuat perancangan jenis dan jadual simulasi

Menyediakan kertas cadangan

Menyerahkan kertas cadangan kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Berhubung dengan Jabatan/Agensi Luar yang berkaitan.

Laksana simulasi.

Membuat post-mortem pelaksanaan simulasi.

Menyediakan laporan


Failkan laporan.

CARTA 8 : PENUBUHAN TABUNG AMANAH BENCANA IPT

Penyediaan kertas kerja penubuhan tabung amanah IPT secara berpusat oleh IPT yang dilantik.

Menyerahkan kertas cadangan kepada Kementerian Pengajian Tinggi untuk kelulusan/pertimbangan.

Hebahan penubuhan tabung dan mekanisme penyaluran dana kepada semua IPT.

CARTA 9 : PERMOHONAN BAJET LATIHAN BENCANA

Penyediaan kertas kerja permohonan bajet latihan bencana kepada Kementerian Pengajian Tinggi.

Menyerahkan kertas cadangan kepada Kementerian Pengajian Tinggi untuk kelulusan/pertimbangan.

Menerima dana latihan dari Kementerian Pengajian Tinggi bagi tujuan latihan, simulasi dan lawatan sambil belajar.Menyediakan laporan prestasi.

CARTA 10 : PERMOHONAN BAJET KEPERLUAN PERALATAN/KEMUDAHAN BERKAITAN BENCANA

Penyediaan kertas kerja permohonan bajet kepada Universiti atau Kementerian Pengajian Tinggi.

Menyerahkan kertas cadangan kepada kepada Universiti atau Kementerian Pengajian Tinggi untuk kelulusan/pertimbangan.

Menerima dana dari kepada Universiti atau Kementerian Pengajian Tinggi bagi perbelanjaan perolehan keperluan/kemudahan berkaitan bencana.

Menyediakan laporan perbelanjaan.

CARTA 11 : PENYELARASAN OPERASI BILIK GERAKAN BENCANA

Memastikan keperluan pengoperasian adalah lengkap.

Pembukaan rasmi Bilik Gerakan Bencana 24 jam

Membuat hebahan operasi Bilik Gerakan

Mengadakan mesyuarat penyelarasan pengurusan dan operasiMenyelaraskan taklimat kepada AJK/Petugas

Menerima, menyalur dan menyelaras maklumat kepada semua Jawatankuasa atau jabatan /agensi berkaitan.

Menyelaras taklimat kepada Jawatankuasa Induk atau pihak berkuasa berkaitan status operasi Bilik Gerakan dan status bencana.

Menyediakan laporan harian dan laporan semasa kepada KPT dan LPU dan pihak berkaitanMenerima maklumat mangsa bencana daripada Jawatankuasa berkaitan untuk disalur kepada pihak Universiti dan JKM untuk bantuan bencana.

Menyelaras proses penyaluran bantuan bencana dan USR kepada mangsa bagi peringkat Universiti.

Membuat mesyuarat post mortem

Membuat hebahan penutupan Bilik Gerakan.

CARTA 12 : PENTADBIRAN AM DATA MAKLUMAT

Mengenal pasti data maklumat staf mengikut kategori seperti jabatan, zon, bangunan, kediaman, isi rumah.

Mengemaskini maklumat (alamat, nombor telefon) terkini staf.

Mengemaskini direktori telefon PTj dan agensi luar yang berkaitan.

Menyedia senarai data maklumat staf untuk edaran kepada AJK berkaitan semasa bencana.

Menerima maklumat dan menyediakan senarai data maklumat staf terlibat bencana untuk rujukan AJK berkaitan.

Mengedarkan senarai nombor dan cara perhubungan sementara kepada pihak luar (melalui faks dan website).

Mengemaskini rekod data maklumat staf selepas bencana.Simpanan rekod.

CARTA 13 : PENTADBIRAN AM HEBAHAN MAKLUMAT AM

Mendapatkan maklumat daripada Jawatankuasa Induk

Menyediakan draf hebahan

Membuat hebahan penangguhan sementara semua aktiviti universiti melalui media cetak dan media elektronik.Menyediakan dan mengeluar arahan perubahan pejabat sementara bagi staf yang tidak terlibat dengan bencana.

Membuat hebahan tempoh bencana dan prosedur cuti berdasarkan maklumat daripada Jawatankuasa Bencana Daerah/Negeri.

Memaklumkan kepada agensi perkhidmatan untuk penangguhan sementara perkhidmatan.Menyedia dan menghebahkan senarai talian hotline Bilik Gerakan kepada pihak berkaitan.Selepas bencana, mengeluarkan hebahan kepada pihak terlibat bahawa semua operasi telah berjalan seperti sedia kala.

CARTA ALIRAN 14 : PENTADBIRAN AM PROSEDUR CUTI

Mendapat perakuan Jawatankuasa Induk tempoh pengisytiharan bencana.

Hebahan pengisian Borang Cuti Bencana kepada staf yang berkenaan.

Memaklumkan dokumen-dokumen iringan yang perlu disertakan bersama Borang Cuti Bencana untuk perakuan Ketua Jabatan masing-masing.Memastikan rekod keseluruhan cuti bencana diserahkan ke Jabatan Pendaftar untuk rekod perkhidmatan.

CARTA ALIRAN 15 : KEWANGAN PEMOHONAN PERUNTUKAN

Mengisi borang yang disediakan oleh pihak sekretariat.

Dikemukakan untuk perakuan Pengerusi Jawatankuasa Bencana

Menerima peruntukan.Agihan kepada AJK berkenaan.

Menerima laporan perbelanjaan berserta resit.

Penutupan akaun ke Jabatan Bendahari.

9.2 BAHAGIAN : AKADEMIK

A. Perancangan Sebelum Bencana

Bil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.

a) Mengumpul data maklumat :

~ jadual kuliah

~ lokasi bilik/makmal untuk keseluruhan pusat pengajian/

fakulti di universiti

Pejabat TNC (A&A)Pegawai Tadbir PTj berkaitanPendaftar, HEPA, Kolej Kediaman, PPK, Pembangunan, Senat-

B. Tindakan Semasa BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.

a) Hebahan tangguh kuliah/makmal

b) Pelaksanaan jadual kuliah alternatif c) Pelaksanaan lokasi bilik/makmal alternatifd) Draf jadual akademik baru sekiranya melibatkan peperiksaan, cuti atau permulaan semester

Pejabat TNC (A&A)Pegawai Tadbir PTj berkaitanPendaftar, JHEPA, Kolej Kediaman, PPK, J. Pembangunan, SenatKPT

C. Tindakan Selepas BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.

a) Hebahan kuliah gantianb) Hebahan jadual baru peperiksaan dan aktiviti akademik lain yang berkaitan.

Pejabat TNC (A&A)Pegawai Tadbir PTj berkaitanPendaftar, HEPA, Kolej Kediaman, PPK,Pembangunan, SenatKPT


CARTA 1 : PENUBUHAN TASK FORCEKeluarkan surat memohon pencalonan daripada PTj akademik

Senaraikan calon dan serah kepada TNC (A&A) untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat pelantikan.

Rekod dokumen pelantikan.

Mesyuarat berkala

Perancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Bentang laporan kepada TNC (A&A).

Failkan laporan.

CARTA 2 : PELAN TINDAKAN AKADEMIK PENANGGUHAN KULIAHHebahan tangguh kuliah

Pelaksanaan jadual kuliah alternatif

Pelaksanaan kuliah di lokasi alternatif

Draf jadual akademik baru

Kemukakan kepada Senat untuk perakuan dan kelulusan

Buat hebahan

Fail maklumat

CARTA 3 : PELAN TINDAKAN AKADEMIK JADUAL GANTIANDraf jadual kuliah gantian

Draf jadual baru peperiksaan

Kemukakan kepada TNC (A&A) untuk perakuan dan kelulusan

Buat hebahan

Fail maklumat

9.3 BAHAGIAN : PENGURUSAN DAN KESELAMATAN HARTA (ASET)A. Perancangan Sebelum BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.

2.3.4.

5.

6.

7.

8.

9.

Kerjasama Dalam Perancangan Pembinaan/ Penyewaan / Pembelian Premis :a) Menyumbang idea dan maklumat dalam pemilihan projek pembinaan di kawasan yang selamat dan kurang risiko.

b) Bekerjasama mengenalpasti tempat atau premis yang hendak disewa berdasarkan aktiviti/tujuan (makmal/bilik kuliah/ pejabat/ lain-lain )

Untuk meminimakan kerosakan/risikoPemantauan Lokasi Selamat :a) Mengenalpasti lokasi penempatan harta modal yang selamat (bangunan) sekiranya berlaku bencanab) Menyediakan layout plan untuk setiap premis (memudahkan operasi bantuan )

Tujuan untuk pemindahan harta modal/aset

Kawalan Penyelenggaraan :a) Menyediakan dan menyenggara sistem amaran awal bencana dan pencegahan kebakaran

Contoh Fire Alarm, Disaster Siren, Fire-fighting System / Equipmentb) Penyelenggaraan berkala

Dilakukan oleh staf yang terlatih

Bagi mengelakkan kegagalan pada sistem keselamatan peralatanPengurusan Aset :a) Mewujudkan senarai semak aset/harta modal untuk setiap jabatan

Memberi keutamaan kepada harta modal yang mempunyai nilai tinggi dan bahan kimia yang berisiko tinggi

Mengenalpasti kedudukan fizikal aset (tingkat bawah, pertengahan, atas)

Mengenalpasti lokasi peralatan ICT di kampus teragih yang berisiko dilanda bencana

Sistem Aset Bersepadu Universiti :a) Mewujudkan Sistem Aplikasi (untuk semua jabatan masukkan maklumat harta modal dan aset universiti)

Mengemaskini maklumat mengenai harta modal/aset yang berisiko terkena bencana

Sistem ICT :a) Bekerjasama mencadangkan lokasi alternatif untuk perkhidmatan ICT yang penting seperti laman web.

Memastikan Universiti tidak terputus dari dunia luar

Maklumat terkini mengenai Universiti dapat dipaparkan kepada umum semasa bencana Sistem Bekalan Elektrik Sokongan :a) Merancang dan menyediakan alatan alternatif untuk menjana tenaga elektrik

Genset/UPS untuk menghidupkan operasi kritikal universiti jika bekalan elektrik terputusPengurusan Risiko :a) Mengenalpasti risiko yang bakal dihadapi semasa proses pemindahan harta modal/aset ke tempat lain

Pengurusan Kewangan :a) Bekerjasama merancang dana khas pembelian aset/harta modal untuk keperluan bencana

b) Bekerjasama menyelaras ndan menguruskan insurans bagi aset/harta modal

Pegawai Jabatan Pembangunan dan AJK berkaitanPegawai Jabatan Pembangunan,Jabatan Keselamatan,PTj yang terlibat

Pegawai Jabatan Pembangunan,Jabatan Keselamatan

Jabatan Pembangunan

Jabatan KeselamatanUKKP

PTj yang terlibatUnit Audit Dalaman

PTj yang terlibat

Jabatan Bendahari

ICT

Jabatan Pembangunan

ICT

Jabatan Pembangunan

Semua PTj

Jabatan Pendaftar

Jabatan BendahariPengarah Jabatan Pembangunan, Arkitek Juruukur Bahan & Jurutera Penyediaan Master Plan dengan mengambilkira faktor-faktor risiko

Pelan Lokasi & Pelan PremisJurutera, staf Jabatan Keselamatan, staf teknikal PTj yang terlibat

Pelan Lokasi & Pelan Premis

Jurutera & Pegawal Keselamatan

Peralatan penyelenggaraanPembantu Tadbir, Juruteknik, Jurutera, Pegawai Keselamatan, staf UKKP, Pegawai Tadbir , Unit Pengurusan dan Keselamatan Aset setiap PTj & Juruaudit

Komputer & Pencetak

Pembantu Tadbir, Pegawai Tadbir, Pegawai Kewangan & Pegawai Teknologi Maklumat

Komputer & Sistem Rangkaian

Pegawai Teknologi Maklumat

Jurutera & Juruteknik

Genset & Minyak Diesel

Juruteknik, Pegawai Tadbir, Pegawai Kewangan & Jurutera

Kenderaan & Latihan Penilaian Risiko

Pengawai Tadbir & Pegawai Kewangan

Peti Besi

Pegawai Kewangan

Harta Modal & Aset

PTj yang berkaitanSemua PTjSemua PTjSemua PTj

Semua PTj

Jabatan Pembangunan & PTj berkaitan.Semua PTj

Jabatan Bendahari

Jabatan Pembangunan

Jabatan Bendahari

Semua PTj

Pihak Berkuasa TempatanPejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan ( KPKK ), Jabatan Bomba dan Penyelamat & Kementerian KewanganPihak Berkuasa Tempatan

Jabatan Bomba dan Penyelamat & DOSH

Juruaudit LuarSyarikat Bekalan Elektrik Tempatan & Pihak KontraktorJabatan Perdana Menteri

KPT

Syarikat Insurans


1.

Operasi Menyelamat Harta :a) Memastikan sistem amaran awal bencana dan pencegahan diaktifkan.

b) Menggunakan peralatan menyelamat (logistik) yang sesuai dan alat perlindungan diri ( PPE ).

c) Tindakan menyelamatkan harta system racking, susunan, penyimpanan (dalaman)d) Melaksanakan pemindahan yang teratur dan mengikut jadual berdasarkan senarai semak yang telah disediakan

Unit Pengurusan & Keselamatan Aset setiap PTjSemua PTjSemua PTj

Staf PTj yang terlibat, Pengawal Keselamatan & Sukarelawan

Bot, lori, 4WD, troli, kereta sorong, kenderaan lain, sarung tangan, penutup mulut, kasut keselamatan, topi keselamatan, pakaian keselamatan, tali dan lain-lainStaf PTj yang terlibat, Pengawal Keselamatan & Sukarelawan

Rak Barang, Alat pemindahan troli, kereta sorong, forkliftStaf PTj yang terlibat, Pengawal Keselamatan & Sukarelawan

Bot, lori, 4WD, troli, kereta sorong, forklift

Jabatan Keselamatan

Jabatan Pembangunan

PALAPES

SUKSIS

Jabatan Keselamatan

PALAPES

SUKSIS

Jabatan Pembangunan

Jabatan KeselamatanPALAPES

SUKSIS

Bomba

JPAM

PBSMM

RELA

Pihak Kontraktor

( jika perlu )

(Sekiranya perlu)

Bomba

JPAM

PBSMM

RELA

Pihak Kontraktor

( jika perlu )


1.

2.

3.4.

Sistem Pengurusan Harta :a) Membuat semakan senarai harta modal yang dipindahkan.b) Memastikan semua harta modal yang dipindahkan ditempatkan kembali ke kedudukan asal.c) Mengumpul dan membuat laporan dan penilaian mengenai kerosakan harta modal akibat bencana tersebut.Pengurusan RisikoMembuat tuntutan insurans harta modal yang rosak.Pengurusan Penyelenggaraan :Membuat penyelenggaraan bagi kerosakan yang dialamiPost-mortem :Membuat tindakan penambahbaikan / cadangan pencegahan (post-mortem)

Semua PTj

Semua PTj

Semua PTj

Jabatan Pembangunan

Jabatan Bendahari

Jabatan Pembangunan

Semua PTj

Jabatan Pendaftar

Jabatan Pembangunan

Jabatan BendahariJabatan KeselamatanUnit Pengurusan & Keselamatan Aset setiap PTj

AJK Unit Pengurusan dan Keselamatan AsetBorang semakan, Komputer & Pencetak

AJK Unit Pengurusan dan Keselamatan AsetBorang semakan, Komputer & Pencetak

Borang, Komputer & Pencetak

Pegawai Kewangan

Dokumen, Gambar & Laporan

Tukang, Juruteknik, Pegawai Tadbir & Jurutera

Peralatan Penyelenggaraan

Pendaftar & AJK Unit Pengurusan dan Keselamatan AsetLaporan Bencana, Bilik Mesyuarat, borang

Jabatan Keselamatan

Jabatan Bendahari

Jabatan PembangunanJabatan Pembangunan

Jabatan Keselamatan

Jabatan Bendahari

Jabatan Keselamatan

Jabatan Bendahari

Semua PTj

Jabatan BendahariSemua PTj

-

-Polis

KPTPolis

Syarikat InsuransPihak Kontraktor-


CARTA 1 PEMINDAHAN HARTA MODALMengenalpasti lokasi penempatan harta modal yang selamat (bangunan) sekiranya berlaku bencanaMenyediakan layout plan untuk setiap premis (memudahkan operasi bantuan )

Tujuan untuk pemindahan harta modal/asetTindakan menyelamatkan harta system racking, susunan, penyimpanan (dalaman).

Melaksanakan pemindahan yang teratur dan mengikut jadual berdasarkan senarai semak yang telah disediakan.Membuat semakan senarai harta modal yang dipindahkan

Memastikan semua harta modal yang dipindahkan ditempatkan kembali ke kedudukan asal selepas bencana berakhir.Mengumpul dan membuat laporan dan penilaian mengenai kerosakan harta modal akibat bencana tersebut

Membuat tuntutan insurans harta modal yang rosak

Membuat penyelenggaraan bagi kerosakan yang dialamiMembuat tindakan penambahbaikan / cadangan pencegahan (post-mortem)

CARTA 2 PENGURUSAN HARTA MODALMewujudkan senarai semak aset/harta modal untuk setiap jabatan

Memberi keutamaan kepada harta modal yang mempunyai nilai tinggi dan bahan kimia yang berisiko tinggi

Mengenalpasti kedudukan fizikal aset (tingkat bawah, pertengahan, atas)

Membuat pemantauan dari masa ke semasa berkenaan penempatan aset yang berisiko bagi menjamin keselamatan aset dan lokasi sekitarnya.Mengadakan perbincangan dengan PTj berkenaan secara berkala berkenaan langkah-langkah keselamatan bagi pengurusan aset.Membuat tindakan penambahbaikan / cadangan pencegahan (post-mortem)

9.4 BAHAGIAN : TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI RASMI

A. Perancangan Sebelum BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

12.

Teknologi Maklumat / ICT :a) Mengenalpasti kaedah alternatif operasi penyampaian maklumat dan aplikasi sistem berkomputer : Lokasi alternatif dan Disaster Recovery Centre (DRC)

Website

E-mel Rasmi

Telefon/SMS

b) Mencari pembekal perkhidmatan (server co-location) atau server hosting.Hal Ehwal Media :

a) Mengemaskini data maklumat perhubungan media.

b) Mengenalpasti dan melantik wakil pelapor di kalangan staf dan pelajar.

c) Merancang dan menjalankan latihan/kursus kepada wakil pelapor.

d) Mengenalpasti jenis maklumat am berkaitan bencana untuk hebahan dalam bentuk :

Brosur

Buletin

Lain-lain penerbitan bercetak.AJK ICTAJK MediaPegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik

Pegawai Media, PRO, Pegawai Teknologi Maklumat

Ahli FotografiPusat ICT, Jabatan Pendaftar

Unit Media,

Unit Komunikasi Korporat

Pusat ICT

Jabatan HEPA

Jabatan Pendaftar

UKKP

Pusat Kesihatan

Pusat Islam

Pembekal Perkhidmatan Telekomunikasi,KPT

Media cetak, media elektronik


Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar, MKN,PDRM, JPS, Bomba, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, PBSM, St. John Ambulan, Pusat/ Badan Keagamaan, Kedutaan.

B. TINDAKAN SEMASA BENCANABil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1

2

Teknologi Maklumat/ ICT

a) Mengaktifkan sistem sokongan di lokasi alternatif sekiranya sistem sedia ada tidak dapat berfungsi.

b) Mengaktifkan talian telefon kecemasan (hotline)c) Mengaktifkan web bencana yang mempunyai info dan maklumat terkini.Hal Ehwal Mediaa) Mengumpul maklumat bencana (termasuk gambar foto dan video).

Lokasi bencana.

Jumlah mangsa

Jumlah tafsiran kerosakan

Jenis bantuan disalurkan dll.

b) Menyediakan laporan/berita/buletin kepada kumpulan sasaran.

c) Membuat hebahan melalui media cetak dan media elektronik.

d) Menyelaras lawatan daripada media luar atau kenamaan negeri/persekutuan.

e) Memastikan maklumat/hebahan media disalurkan hanya melalui jawatankuasa yang dilantik agar maklumat tepat dan terkini.

AJK ICT

AJK MediaPegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik



Unit Media,


Pusat ICT

Jabatan HEPA

Jabatan Pendaftar

PTj yang berkaitan

Pembekal Perkhidmatan Telekomunikasi,

KPT

Media cetak, media elektronik, Pihak Berkuasa Tempatan, Kementerian Pengajian Tinggi,


C. TINDAKAN SELEPAS BENCANA

BilPerincian TugasPetugas BertanggungjawabKeperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1

2

Teknologi Maklumat / ICT:

a) Memantau dan menyelenggara status operasi sistem sokonganb) Menamatkan talian telefon kecemasan (hotline) ke talian sedia adac) Memeriksa dan memperbaiki peralatan ICT di tempat yang berlaku bencanad) Menghidupkan semula kesemua Aplikasi sistem ICTe) Menutup laman web bencana

Hal Ehwal Mediaa) Mengumpul laporan harian/ mingguan untuk penyediaan laporan keseluruhan.

b) Membantu sekretariat menyediakan laporan lengkapc) Menyelaras sidang media (jika diperlukan)

d) Membuat dokumentasi gambar foto, video, keratan akhbar untuk simpanan rekod/galeri/muzium

AJK ICT

AJK MediaPegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik



Unit Media,


Pusat ICT

Jabatan HEPA

Jabatan Pendaftar

Pembekal Perkhidmatan Telekomunikasi,

KPT

Media cetak, media elektronik, Pihak Berkuasa Tempatan, Kementerian Pengajian Tinggi,



CARTA 1 : TEKNOLOGI MAKLUMAT Mengenalpasti kaedah alternatif operasi penyampaian maklumat dan aplikasi sistem berkomputer : Lokasi alternatif dan Disaster Recovery Centre (DRC)

Website

E-mel Rasmi

Telefon/SMS

Mencari pembekal perkhidmatan (server co-location) atau server hosting.Mengaktifkan sistem sokongan di lokasi alternatif apabila berlaku bencana.Mengaktifkan talian telefon kecemasan (hotline) apabila berlaku bencana.

Mengaktifkan web bencana yang mempunyai info dan maklumat terkini apabila berlaku bencana.

Memantau dan menyelenggara status operasi sistem sokongan selepas bencana.Menamatkan talian telefon kecemasan (hotline) dan memindahkan talian sedia ada kembali ke PTj asal.Memeriksa dan memperbaiki peralatan ICT di tempat yang berlaku bencana.Menghidupkan semula kesemua Aplikasi sistem ICT.Menutup laman web bencana.

CARTA 2 : HAL EHWAL MEDIAMengemaskini data maklumat perhubungan media.

Mengenalpasti dan melantik wakil pelapor di kalangan staf dan pelajar.

Merancang dan menjalankan latihan/kursus kepada wakil pelapor.

Mengenalpasti jenis maklumat am berkaitan bencana untuk hebahan dalam bentuk brosur, buletin, dan lain-lain penerbitan bercetak.Mengumpul maklumat bencana (termasuk gambar foto dan video).

Menyediakan laporan/berita/buletin kepada kumpulan sasaran.

Membuat hebahan melalui media cetak dan media elektronik.

Menyelaras lawatan daripada media luar atau kenamaan negeri/persekutuan.

Memastikan maklumat/hebahan media disalurkan hanya melalui jawatankuasa yang dilantik agar maklumat tepat dan terkini.Mengumpul laporan harian/ mingguan untuk penyediaan laporan keseluruhan.

Membantu sekretariat menyediakan laporan lengkapMembuat dokumentasi gambar foto, video, keratan akhbar untuk simpanan rekod/galeri/muzium

9.5 BAHAGIAN :PENGURUSAN FIZIKAL DAN LOGISTIK

A. Perancangan Sebelum BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

1.2.

3.

4.Bilik Gerakan Bencanaa) Bekerjasama menentukan lokasi Bilik Gerakan Bencana atau alternatif -bersifat statik atau mobile tetapi strategik : Selamat daripada bencana

Ruang yang mencukupi untuk beroperasi.

Mudah untuk laluan keluar masuk.

Berdekatan dengan lokasi bencana. (jika mobile). Optional mengambilkira keperluan surau dan bilik rehat petugas.

b) Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi keperluan di dalam Bilik Gerakan Utama : perabot (meja/kerusi) peralatan elektrik dan elektronik (komputer & pencetak, TV, radio) peralatan siaraya

peralatan multimedia

alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi

keperluan asas (makanan, minuman)


c) Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/meminjamkan peralatan berkaitan untuk kegunaan semasa bencana.d) Menyediakan rekod/daftar peralatan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.e) Mengemukakan kertas cadangan kepada Bendahari untuk perolehan barang/ peralatan sekiranya rekod pinjaman menunjukkan peralatan sediaada tidak mencukupi.Stor Simpanan

~ mempunyai dua fungsi : i) menyimpan peralatan petugas

- peralatan menyelamat

- tool kit

- alatan elektrik (soket, kabel wayar)

- bekalan makanan dan keperluan asas

- bekalan perubatan

ii) menyimpan bantuan yang disalurkan.

- makanan dan keperluan asas

- bekalan perubatan

a) Bekerjasama menentukan lokasi Stor Simpanan atau alternatif -bersifat statik berhampiran/bersekali dengan Bilik Gerakan Bencana atau mobile tetapi strategik :

Selamat daripada bencana

Ruang yang mencukupi untuk beroperasi.


Berdekatan dengan lokasi bencana. (jika mobile).

b) Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi keperluan di dalam Bilik Gerakan Utama :

perabot (rak, tangga, troli) peralatan pejabat

peti pertolongan cemas Alatan Pencegah Kebakaran Peti sejuk / sejuk bekuc) Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/meminjamkan peralatan berkaitan untuk kegunaan semasa bencana.

d) Menyediakan rekod/daftar peralatan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

e) Menyediakan daftar terimaan dan pengeluaran peralatan @ bantuan yang disimpan di dalam stor simpanan.

f) Mengemukakan kertas cadangan kepada Bendahari untuk perolehan barang/ peralatan sekiranya rekod pinjaman menunjukkan peralatan sediaada tidak mencukupi.Pusat Penempatan Sementara

a) Bekerjasama menentukan lokasi Pusat Penempatan Sementara -bersifat statik atau mobile tetapi strategik :

Selamat daripada bencana


b) Menyenaraikan lokasi atau ruang yang boleh dijadikan Pusat Penempatan Sementara untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

c) Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi peralatan sedia ada di lokasi/ruang berkaitan.

d) Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/meminjamkan peralatan yang dikenalpasti untuk kegunaan semasa bencana.

e) Menyediakan rekod/daftar peralatan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

Pengangkutana) Mengenalpasti dan menyenaraikan jenis dan bilangan yang ada di Universiti/PTj yang boleh digunakan untuk operasi bencana. b) Mengenalpasti dan menyenaraikan jenis dan bilangan kenderaan yang dijangka diperlukan oleh : Sekretariat

Operasi memantau

Operasi menyelamat

Operasi penghantaran bantuanc) Menyediakan daftar nombor perhubungan pemandu untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.d) Menyediakan senarai syarikat sewaan kenderaan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

AJK Fizikal

AJK Fizikal

AJK Fizikal

AJK Fizikal

AJK Logistik

Pegawai Tadbir,

Jurutera,

Arkitek,

Pegawai Keselamatan,

Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Keperluan :

perabot (meja/kerusi) peralatan elektrik dan elektronik (komputer & pencetak, TV, radio) peralatan siaraya


alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi


peti pertolongan cemasPegawai Tadbir,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Keperluan :

perabot (rak, tangga, troli) peralatan pejabat

peti pertolongan cemas Alatan Pencegah Kebakaran

Peti sejuk / sejuk beku

Pegawai Tadbir,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Keperluan :

Khemah



alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi

peti pertolongan cemasPegawai Tadbir Pembangunan,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Jenis Pengangkutan :

Darat :

Kereta, lori, SUV/MPV, van, motosikal, kenderaan berat lain.

Air :

Bot, sampan, jet ski

Udara :

Helikopter

Jabatan Pembangunan,

Jabatan Keselamatan, UKKP,

Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,

Lain-lain PTj berkaitan.



Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,




Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,




Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,


Bilik Gerakan Daerah/Negeri,

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, TM, TNB, JKM, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan.Bilik Gerakan Daerah/Negeri,

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA, Jab. Pemetaan Malaysia, Pusat/Badan Keagamaan, Kedutaan.


PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, Askar Wataniah, PBSM, St. John Ambulan, JKKK Kampung, RELA.

B. Tindakan Semasa Bencana


1.2.

3.

4.

Bilik Gerakan Bencanaa) Memastikan Bilik Gerakan sedia untuk digunakan. b) Mengumpul semua keperluan dan peralatan yang dipinjam daripada PTj atau agensi luar.

c) Memastikan keperluan dan peralatan sedia untuk digunakan.d) Menyediakan daftar penggunaan peralatan oleh AJK/Petugas berkaitan.Stor Simpanan

a) Memastikan stor simpanan sedia untuk digunakan.

b) Mengumpul semua keperluan dan peralatan yang dipinjam daripada PTj atau agensi luar.

c) Memastikan keperluan dan peralatan sedia untuk digunakan.

d) Menyediakan daftar penggunaan peralatan oleh AJK/Petugas berkaitan.

e) Membantu menyelaras terimaan dan edaran bantuan bencana kepada mangsa.

Pusat Penempatan Sementara

a) Memastikan Pusat Penempatan Sementara sedia untuk digunakan.

b) Mengumpul semua keperluan dan peralatan yang dipinjam daripada PTj atau agensi luar.

c) Memastikan keperluan dan peralatan sedia untuk digunakan.

d) Menyediakan daftar penggunaan peralatan oleh AJK/Petugas berkaitan.

e) Membantu menyelaras penempatan mangsa

f) Membantu menyelaras terimaan dan edaran bantuan bencana kepada mangsa.

Pengangkutana) Mengumpul semua kenderaan yang boleh digunakan (sedia ada/dipinjam/disewa).b) Menetapkan agihan kenderaan kepada :

Sekretariat

Operasi memantau

Operasi menyelamat

Operasi penghantaran bantuanc) Menyediakan daftar pergerakan kenderaan.d) Menyediakan jadual tugas bagi pemandu.

AJK Fizikal

AJK Logistik

Pegawai Tadbir,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Keperluan :

Khemah



alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi




Pegawai Tadbir Pembangunan,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.


Darat :


Air :


Udara :

Helikopter



Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,




Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,






C. Tindakan Selepas Bencana


1.

2.

3.

4.Bilik Gerakan Bencanaa) Mengumpul kembali semua keperluan dan peralatan yang digunakan oleh AJK/Petugas.

b) Menyemak rekod keperluan dan peralatan bagi mengesan kerosakan atau kehilangan.

c) Menyediakan laporan dan tafsiran kerosakan dan kehilangan.

d) Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas peralatan yang rosak dll.

e) Memastikan kebersihan dan kekemasan bilik gerakan setelah arahan penutupan dikeluarkan.Stor Simpanan

a) Mengumpul kembali semua keperluan dan peralatan yang digunakan oleh AJK/Petugas.



d) Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan.

e) Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas peralatan yang rosak dll.

f) Memastikan kebersihan dan kekemasan Stor Simpanan setelah arahan penutupan dikeluarkan.

g) Menyediakan daftar baki bantuan yang masih ada di dalam Stor Simpanan untuk makluman dan tindakan lanjut Bilik Gerakan.Pusat Penempatan Sementara

a) Mengumpul kembali semua keperluan dan peralatan yang digunakan oleh AJK/Petugas.



d) Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan.

e) Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas peralatan yang rosak dll.

f) Memastikan kebersihan dan kekemasan Pusat Penempatan Sementara setelah arahan penutupan dikeluarkan.

g) Mengembalikan tanggungjawab lokasi dan ruang kepada PTj/Agensi yang berkenaan.

Pengangkutana) Mengumpul kembali semua kenderaan yang digunakan oleh AJK/Petugas.

b) Menyemak rekod bagi mengesan kerosakan atau kehilangan.


d) Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas kenderaan.e) Memastikan kebersihan dan kekemasan kenderaan.f) Mengembalikan kenderaan kepada PTj/Agensi yang berkenaan.

g) Menyelaraskan pembayaran dengan pihak Bendahari untuk kenderaan yang disewa.

AJK Fizikal

AJK Logistik

Pegawai Tadbir,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.

Keperluan :

Khemah



alatulis

peralatan pejabat

alatan komunikasi




Pegawai Tadbir Pembangunan,

Jurutera,

Arkitek,


Pegawai UKKP,

Pegawai Kesihatan,

PTj yang berkaitan.


Darat :


Air :


Udara :

Helikopter



Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,




Pusat Kesihatan,

Pusat ICT,






CARTA ALIRAN PROSES KERJA

CARTA 1 : PENYELARASAN FIZIKAL BILIK GERAKAN BENCANABekerjasama menentukan lokasi Bilik Gerakan Bencana atau alternatif -bersifat statik atau mobile tetapi strategik

Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi keperluan di dalam Bilik Gerakan Utama.:

Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/ meminjamkan peralatan berkaitan untuk kegunaan semasa bencana.

Menyediakan rekod/daftar peralatan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

Mengemukakan kertas cadangan kepada Bendahari untuk perolehan barang/ peralatan sekiranya rekod pinjaman menunjukkan peralatan sediaada tidak mencukupi.

Memastikan Bilik Gerakan sedia untuk digunakan.

Mengumpul semua keperluan dan peralatan yang dipinjam daripada PTj atau agensi luar.

Memastikan keperluan dan peralatan sedia untuk digunakan.

Menyediakan daftar penggunaan peralatan oleh AJK/Petugas berkaitan.

Mengumpul kembali semua keperluan dan peralatan yang digunakan oleh AJK/Petugas.

Menyemak rekod keperluan dan peralatan bagi mengesan kerosakan atau kehilangan.

Menyediakan laporan dan tafsiran kerosakan dan kehilangan.

Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas peralatan yang rosak dll.

Memastikan kebersihan dan kekemasan bilik gerakan setelah arahan penutupan dikeluarkan.

CARTA 2 : PENYELARASAN FIZIKAL STOR PENYIMPANANBekerjasama menentukan lokasi Stor Simpanan atau alternatif -bersifat statik berhampiran/bersekali dengan Bilik Gerakan Bencana atau mobile tetapi strategik .

Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi keperluan di dalam Bilik Gerakan Utama .

Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/meminjamkan peralatan berkaitan untuk kegunaan semasa bencana.


Menyediakan daftar terimaan dan pengeluaran peralatan @ bantuan yang disimpan di dalam stor simpanan.

Mengemukakan kertas cadangan kepada Bendahari untuk perolehan barang/ peralatan sekiranya rekod pinjaman menunjukkan peralatan sediaada tidak mencukupi.Memastikan stor simpanan sedia untuk digunakan.




Membantu menyelaras terimaan dan edaran bantuan bencana kepada mangsa.




Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan.

Melaksanakan penyelenggaraan dan pembaikan ke atas peralatan yang rosak dll.

Memastikan kebersihan dan kekemasan Stor Simpanan setelah arahan penutupan dikeluarkan.

Menyediakan daftar baki bantuan yang masih ada di dalam Stor Simpanan untuk makluman dan tindakan lanjut Bilik Gerakan.

CARTA 3 : PENYELARASAN FIZIKAL PUSAT PENEMPATAN SEMENTARABekerjasama menentukan lokasi Pusat Penempatan Sementara -bersifat statik atau mobile tetapi strategik

Menyenaraikan lokasi atau ruang yang boleh dijadikan Pusat Penempatan Sementara untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

Mengenalpasti dan membuat senarai semak bagi peralatan sedia ada di lokasi/ruang berkaitan.

Mengenalpasti dan menyenaraikan PTj yang boleh membekal/meminjamkan peralatan yang dikenalpasti untuk kegunaan semasa bencana.


Memastikan Pusat Penempatan Sementara sedia untuk digunakan.




Membantu menyelaras penempatan mangsa

Membantu menyelaras terimaan dan edaran bantuan bencana kepada mangsa.




Memulangkan semula peralatan yang dipinjam kepada PTj berkaitan.


Memastikan kebersihan dan kekemasan Pusat Penempatan Sementara setelah arahan penutupan dikeluarkan.

Mengembalikan tanggungjawab lokasi dan ruang kepada PTj/Agensi yang berkenaan.

CARTA 4 : PENYELARASAN HAL EHWAL PENGANGKUTANMengenalpasti dan menyenaraikan jenis dan bilangan yang ada di Universiti/PTj yang boleh digunakan untuk operasi bencana.

Mengenalpasti dan menyenaraikan jenis dan bilangan kenderaan yang dijangka diperlukan oleh :

Sekretariat

Operasi memantau

Operasi menyelamat

Operasi penghantaran bantuan

Menyediakan daftar nombor perhubungan pemandu untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

Menyediakan senarai syarikat sewaan kenderaan untuk rujukan Bilik Gerakan Bencana.

Mengumpul semua kenderaan yang boleh digunakan (sedia ada/dipinjam/disewa).

Menetapkan agihan kenderaan kepada :

Sekretariat

Operasi memantau

Operasi menyelamat

Operasi penghantaran bantuan

Menyediakan daftar pergerakan kenderaan dan menyediakan jadual tugas bagi pemandu.





Memastikan kebersihan dan kekemasan kenderaan.

Memulangkan semula kenderaan yang dipinjam kepada PTj / Agensi berkaitan.

9.6 BAHAGIAN : KEBAJIKAN, KESIHATAN DAN KEROHANIAN

A. Perancangan Sebelum Bencana


1.2.

3.

Kebajikan :

a) Kenalpasti jenis bencana dan bentuk bantuan (keperluan asas dll.) yang dapat disalurkan kepada mangsa mengikut kumpulan sasaran : Staf

Pelajar

Keluarga staf

b) Mengenalpasti dan menyenaraikan syarikat/pembekal keperluan asas dan peralatan lain untuk rujukan apabila berlaku bencana.

;c) Mengenalpasti dan menyenaraikan syarikat / pembekal yang berpotensi untuk penajaan barang keperluan asas atau lain-lain keperluan semasa bencana.d) Membentuk pasukan sukarelawan untuk bahagian masakan/jamuan bagi menjaga kebajikan AJK / Petugas juga mangsa-mangsa sepanjang tempoh bencana.e) Menyediakan jadual menu sihat sebagai panduan kepada pasukan petugas masakan/jamuan dalam penyediaan makanan.

f) Membentuk pasukan sukarelawan untuk bahagian kebersihan bagi membantu pengurusan kebersihan di bilik gerakan, pusat penempatan sementara. (sekiranya syarikat perkhidmatan cucian dan kebersihan yang dilantik tidak dapat beroperasi semasa bencana.)

Kerohanian :

a) Mengenalpasti dan melantik sukarelawan/petugas khusus untuk aktiviti kaunseling/bimbingan/khidmat nasihat.

b) Merancang dan melaksanakan latihan khusus kepada sukarelawan/petugas yang dikenalpasti.

c) Merangka pelan aktiviti kerohanian kepada mangsa bencana mengikut golongan sasaran (jika sekiranya bencana mengambil tempoh masa yang lama untuk pulih.) seperti :

Sukaneka

Ceramah motivasi

Ceramah agama

Kesihatan :a) Mengenalpasti dan melantik sukarelawan/petugas khusus untuk aktiviti bantuan perubatan.

b) Merancang dan melaksanakan latihan khusus kepada sukarelawan/petugas yang dikenalpasti.

c) Mendapatkan dan menyimpan rekod kesihatan staf bagi mengenalpasti jenis penyakit yang dihidapi (jika ada) bagi memudahkan petugas pasukan menyelamat dan pasukan perubatan membantu jika staf ditimpa bencana.

d) Bekerjasama dengan agensi berkaitan bagi mendapatkan maklumat, mengenalpasti dan menyenaraikan jenis ubat-ubatan dan peralatan perubatan asas yang perlu untuk setiap risiko kemalangan akibat bencana sebagai rujukan untuk pasukan perubatan.

e) Bekerjasama dengan agensi berkaitan bagi mendapatkan maklumat jenis dan kawalan penyakit akibat bencana untuk rujukan AJK Media bagi hebahan awal kepada staf dan pelajar dan untuk rujukan petugas semasa bencana.AJK Kebajikan

AJK Kerohanian

AJK KesihatanSukarelawan

Pegawai Kewangan

Kaunselor

Rakan Pendamping Siswa

Pegawai Agama Pakar Motivasi

Pegawai Perubatan


Jururawat


Jabatan Keselamatan,

Jabatan Bendahari,

PTj berkaitan

Jabatan Pendaftar,

Jabatan HEPA

Pusat Islam

PTj berkaitan

Pusat Kesihatan

Pihak Berkuasa Tempatan, Bilik Gerakan Daerah/ Negeri,

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Pusat/Badan Keagamaan, Kedutaan.

Hospital, Pusat Kesihatan, PBSM, St. John Ambulan.


1.

2.

3.

Kebajikan :

a) Mendapatkan peruntukan untuk pembelian keperluan asas dan keperluan penting daripada Bendahari.b) Mengumpul terimaan bantuan daripada pembekal/syarikat/individu.c) Mengenalpasti dan mendapatkan senarai jumlah mangsa daripada Bilik Gerakan Bencana.

d) Menentukan jenis dan jumlah agihan kepada mangsa.e) Menyalurkan bantuan kepada mangsa.

f) Menyediakan dan mengagihkan jamuan/makan minum kepada AJK/ petugas serta kepada mangsa bencana di pusat penempatan sementara.g) Melaksanakan kerja-kerja pembersihan secara berkala di Bilik Gerakan Bencana dan Pusat Penempatan Sementara.Kerohanian :

a) Mengenalpasti dan mendapatkan senarai jumlah mangsa daripada Bilik Gerakan Bencana.

b) Mengadakan lawatan ke Pusat Penempatan Sementara dan kediaman mangsa.c) Mengenalpasti sama ada mangsa menghadapi trauma atau sebaliknya.d) Melaksanakan sesi kaunseling/ bimbingan/ khidmat nasihat.

e) Memantau tahap pemulihan mangsa dan melaksanakan sesi tambahan jika perlu.

f) Melaksana pelan aktiviti kerohanian kepada mangsa bencana mengikut golongan sasaran (jika sekiranya bencana mengambil tempoh masa yang lama untuk pulih.) seperti :

Sukaneka

Ceramah motivasi

Ceramah agama

Kesihatan :

a) Mengenalpasti dan mendapatkan senarai jumlah mangsa daripada Bilik Gerakan Bencana.

b) Mengadakan lawatan ke Pusat Penempatan Sementara dan kediaman mangsa.c) Melaksanakan pemeriksaan kesihatan bagi mengesan simptom penyakit.

d) Membekalkan perubatan asas dan jika didapati simptom agak tinggi, dirujuk ke Hospital atau Pusat Kesihatan.e) Membuat pengasingan penempatan bagi mangsa yang dijangkiti penyakit di Pusat Penempatan Sementara.f) Memantau dari masa ke masa keadaan mangsa yang dijangkiti penyakit jika didapati simptom agak tinggi, dirujuk ke Hospital atau Pusat Kesihatan.

g) .Melaksanakan penerangan tentang kepentingan penjagaan kebersihan dll bagi mengelakkan wabak penyakit menular semasa bencana.

AJK Kebajikan

AJK Kerohanian


Pegawai Kewangan

Kaunselor


Pegawai Agama

Pakar Motivasi

Pegawai Perubatan


Jururawat



Jabatan Bendahari,

PTj berkaitan

Jabatan Pendaftar,

Jabatan HEPA

Pusat Islam

PTj berkaitan

Pusat Kesihatan






1.

2.

3.

Kebajikan :

a) Menyediakan laporan dan statistik jumlah bantuan yang diterima dan disalur kepada mangsa.b) Melaksanakan kerja-kerja pembersihan akhir di Bilik Gerakan Bencana dan Pusat Penempatan Sementara.

c) Menyelaraskan bayaran kepada syarikat/pembekal melalui Bendahari.

d) Menyenaraikan syarikat/pembekal/individu yang memberikan sumbangan untuk disalurkan ke Bilik Gerakan Bencana bagi tujuan mengeluarkan surat penghargaan dll.

Kerohanian :

a) Menyediakan laporan.b) Mengemaskini data/statistik mangsa yang dikenalpasti untuk rekod Bilik Gerakan Bencana.

c) Melaksanakan program kesejahteraan kepada mangsa-mangsa yang dikenalpasti mendapat trauma dalam usaha pemulihan daripada kesan bencana yang berlaku.Kesihatan :

a) Menyediakan laporan keseluruhan.

b) Mengemaskini data/statistik mangsa yang dikenalpasti untuk rekod Bilik Gerakan Bencana.c) Membuat audit ubat-ubatan dan peralatan kesihatan.d) Mengemukakan laporan audit untuk makluman Bendahari bagi tujuan pembelian semula stok barang dan keperluan berkaitan.e) Bekerjasama dengan agensi berkaitan dalam penerangan dan bantuan bagi pembasmian wabak penyakit di kawasan bencana dan sekitarnya.

AJK Kebajikan

AJK Kerohanian


Pegawai Kewangan

Kaunselor


Pegawai Agama

Pakar Motivasi

Pegawai Perubatan


Jururawat



Jabatan Bendahari,

PTj berkaitan

Jabatan Pendaftar,

Jabatan HEPA

Pusat Islam

PTj berkaitan

Pusat Kesihatan





CARTA ALIRAN PROSES KERJA

CARTA 1 : KEBAJIKANSebelum :

Kenalpasti jenis bencana dan bentuk bantuan (keperluan asas dll.) yang dapat disalurkan kepada mangsa mengikut kumpulan sasaran :

Staf

Pelajar

Keluarga staf

Mengenalpasti dan menyenaraikan syarikat/pembekal keperluan asas dan peralatan lain untuk rujukan apabila berlaku bencana.

Mengenalpasti dan menyenaraikan syarikat / pembekal yang berpotensi untuk penajaan barang keperluan asas atau lain-lain keperluan semasa bencana.

Membentuk pasukan sukarelawan untuk bahagian masakan/jamuan bagi menjaga kebajikan AJK / Petugas juga mangsa-mangsa sepanjang tempoh bencana.

Menyediakan jadual menu sihat sebagai panduan kepada pasukan petugas masakan/jamuan dalam penyediaan makanan.

Membentuk pasukan sukarelawan untuk bahagian kebersihan bagi membantu pengurusan kebersihan di bilik gerakan, pusat penempatan sementara. (sekiranya syarikat perkhidmatan cucian dan kebersihan yang dilantik tidak dapat beroperasi semasa bencana.)

Semasa :

Mendapatkan peruntukan untuk pembelian keperluan asas dan keperluan penting daripada Bendahari.

Mengumpul terimaan bantuan daripada pembekal/syarikat/individu.

Mengenalpasti dan mendapatkan senarai jumlah mangsa daripada Bilik Gerakan Bencana.

Menentukan jenis dan jumlah agihan kepada mangsa.

Menyalurkan bantuan kepada mangsa.

Menyediakan dan mengagihkan jamuan/makan minum kepada AJK/ petugas serta kepada mangsa bencana di pusat penempatan sementara.

Melaksanakan kerja-kerja pembersihan secara berkala di Bilik Gerakan Bencana dan Pusat Penempatan Sementara.

Selepas :

Menyediakan laporan dan statistik jumlah bantuan yang diterima dan disalur kepada mangsa.

Melaksanakan kerja-kerja pembersihan akhir di Bilik Gerakan Bencana dan Pusat Penempatan Sementara.

Menyelaraskan bayaran kepada syarikat/pembekal melalui Bendahari.

Menyenaraikan syarikat/pembekal/individu yang memberikan sumbangan untuk disalurkan ke Bilik Gerakan Bencana bagi tujuan mengeluarkan surat penghargaan dll.

CARTA 2 : KEROHANIANMengenalpasti dan melantik sukarelawan/petugas khusus untuk aktiviti kaunseling/bimbingan/khidmat nasihat.

Merancang dan melaksanakan latihan khusus kepada sukarelawan/petugas yang dikenalpasti.

Merangka pelan aktiviti kerohanian kepada mangsa bencana mengikut golongan sasaran (jika sekiranya bencana mengambil tempoh masa yang lama untuk pulih.) seperti :

Sukaneka

Ceramah motivasi

Ceramah agama


Mengadakan lawatan ke Pusat Penempatan Sementara dan kediaman mangsa.

Mengenalpasti sama ada mangsa menghadapi trauma atau sebaliknya.

Melaksanakan sesi kaunseling/ bimbingan/ khidmat nasihat.

Memantau tahap pemulihan mangsa dan melaksanakan sesi tambahan jika perlu.

Melaksana pelan aktiviti kerohanian kepada mangsa bencana mengikut golongan sasaran (jika sekiranya bencana mengambil tempoh masa yang lama untuk pulih.)

Menyediakan laporan.

Mengemaskini data/statistik mangsa yang dikenalpasti untuk rekod Bilik Gerakan Bencana.

Melaksanakan program kesejahteraan kepada mangsa-mangsa yang dikenalpasti mendapat trauma dalam usaha pemulihan daripada kesan bencana yang berlaku.

CARTA 3 : KESIHATANMengenalpasti dan melantik sukarelawan/petugas khusus untuk aktiviti bantuan perubatan.

Merancang dan melaksanakan latihan khusus kepada sukarelawan/petugas yang dikenalpasti.

Mendapatkan dan menyimpan rekod kesihatan staf bagi mengenalpasti jenis penyakit yang dihidapi (jika ada) bagi memudahkan petugas pasukan menyelamat dan pasukan perubatan membantu jika staf ditimpa bencana.

Bekerjasama dengan agensi berkaitan bagi mendapatkan maklumat, mengenalpasti dan menyenaraikan jenis ubat-ubatan dan peralatan perubatan asas yang perlu untuk setiap risiko kemalangan akibat bencana sebagai rujukan untuk pasukan perubatan.

Bekerjasama dengan agensi berkaitan bagi mendapatkan maklumat jenis dan kawalan penyakit akibat bencana untuk rujukan AJK Media bagi hebahan awal kepada staf dan pelajar dan untuk rujukan petugas semasa bencana.


Mengadakan lawatan ke Pusat Penempatan Sementara dan kediaman mangsa.

Melaksanakan pemeriksaan kesihatan bagi mengesan simptom penyakit.

Membekalkan perubatan asas dan jika didapati simptom agak tinggi, dirujuk ke Hospital atau Pusat Kesihatan.

Membuat pengasingan penempatan bagi mangsa yang dijangkiti penyakit di Pusat Penempatan Sementara.

Memantau dari masa ke masa keadaan mangsa yang dijangkiti penyakit jika didapati simptom agak tinggi, dirujuk ke Hospital atau Pusat Kesihatan.

.Melaksanakan penerangan tentang kepentingan penjagaan kebersihan dll bagi mengelakkan wabak penyakit menular semasa bencana.

Menyediakan laporan keseluruhan.

Mengemaskini data/statistik mangsa yang dikenalpasti untuk rekod Bilik Gerakan Bencana.

Membuat audit ubat-ubatan dan peralatan kesihatan.

Mengemukakan laporan audit untuk makluman Bendahari bagi tujuan pembelian semula stok barang dan keperluan berkaitan.

Bekerjasama dengan agensi berkaitan dalam penerangan dan bantuan bagi pembasmian wabak penyakit di kawasan bencana dan sekitarnya.

10.0 PELAKSANAAN PIAWAIAN TETAP OPERASI (SOP) BILIK GERAKAN PUSAT

(OPERASI)

10.1 BAHAGIAN : PASUKAN BERTINDAK KECEMASANA. Perancangan Sebelum BencanaBil.Perincian TugasPTj / AJK Bertanggungjawab Keperluan Manusia & FizikalHubungan dengan Jabatan/ Unit HakikiHubungan dengan Agensi Luar

a) Melantik ahli-ahli bantu mula Universiti.

b) Mengadakan, kursus, latihan dan simulasi berkala yang berkaitan dengan tindakan kecemasan yang merangkumi aktiviti :

Pengungsian kawasan Pemadaman Kebakaran Bantu Mula Perubatan

c) Mengadakan pertemuan berkala bagi menilai prestasi ahli-ahli pasukan agar sentiasa sedia dan peka dengan tanda-tanda awal bencana.

d) Menyediakan pangkalan maklumat perhubungan semua ahli pasukan untuk rujukan.

e) Bekerjasama memantau dan mengenalpasti serta mengumpulkan data kawasan yang berpotensi untuk berlaku bencana. Pendaftar / Jabatan Keselamatan

Unit Latihan / Pendaftar /

UKKP

Jabatan Pembangunan / Jabatan Keselamatan / UKKP Siren / Pembesar Suara

Alat Komunikasi Kenderaan yang sesuai dengan situasi

Alat Bantuan Kecemasan

PPE

PTj Terlibat

Jabatan Pembangunan

Pusat Kesihatan Universiti

UKKP

Jabatan Pembangunan

Pusat Kesihatan

ICT

Jabatan Pendaftar Majlis Keselamatan Negara

Jabatan Bomba dan Penyelamat

St.John Ambulance / Persatuan Bulan Sabit Merah

Jabatan Pertahanan Awam Malaysia

Jabatan Meteorologi

Jabatan Bomba & Penyelamat

Jabatan Kerja Raya

Jabatan Alam Sekitar


a) Mengaktifkan sistem amaran dan memaklumkan kepada pihak berkuasa

b) Menggerakkan semua ahli pasukan untuk memberi bantuan awal.

c) Mengadakan taklimat kepada ahli pasukan tentang bentuk bencana, keadaan mangsa dan keadaan lokasi sebelum bantuan awal diberikan.

d) Mengenalpasti limitasi bantuan yang dapat diberikan bergantung kepada kebenaran yang diterima daripada pihak berkuasa berkaitan.

e) Memberi bantuan awal seperti :

Mengungsikan bangunan /tempat kejadian Memberi bantuan awal apabila berlaku sesuatu bencana seperti membantu memadam kebakaran, mengangkat mangsa dll. jika keadaan dirasakan selamat. Mengawal lalulintas dan orang ramai. Mengumpulkan staf, pelajar atau kedua-duanya di lokasi selamat.

Bantuan awal perubatan sekiranya ada mang

Documents

SOP Pengurusan Bencana IPT - Final Dis 2011