Sop Sl Sm Km Undip Jadi

FORMAT PROGRAM KERJA

1. Klasifikasi Program Kerja

Program kerja SM KM UNDIP Periode 2012 terdiri dari :

a. Program Kerja Rutin

Proker yang dilakukan secara rutin dan berulang-ulang satu periode waktu

(minggu/bulan/tahunan).

Contoh :

1) Rapat SM KM Undip

2) Sidang SM KM Undip

b. Program Kerja Insidental

Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap

suatu permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus.

Contoh :

1) Audiensi dengan pihak rektorat

2) Audiensi dengan DPRD kota Semarang

c. Program Kerja Kepanitiaan

Program kerja yang membutuhkan kepanitiaan khusus (open recruitment)

Contoh :

1) Kajian Sosial Politik

2) Seminar

3) Laporan Pertanggungjawaban BEM KM Undip

4) Pemilihan Raya Undip

d. Program Kerja Non Kepanitiaan

Program kerja yang tidak membutuhkan kepanitiaan khusus (open

recruitment)

Contoh :

1) Studi Banding

2) Up Grading

1

2. Rencana Program Kerja

PROGRAM KERJA KOMISI ATAU BADAN KELENGKAPAN

SENAT MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO

(SM KM UNDIP)

2012

(Cambria, 13, Bold, spasi 1,15)

I. KATA PENGANTAR (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari komisi dan badan kelengkapan.

(Cambria, 11, spasi 1,5)

II. VISI DAN MISI

A. VISI

Visi dari Komisi dan badan kelengkapan selama satu tahun

B. MISI

Misi dari Komisi dan badan kelengkapan selama satu tahun

III. BIODATA PENGURUS

Jabatan

Nama Lengkap :

Nama Panggilan :

Tempat/Tanggal Lahir :

Agama :

Jurusan/Angakatan :

Alamat Asal :

Alamat Kos :

Alamat email :

No. HP :

IV. ARAHAN KERJA

Berisi tentang harapan dan fokus arahan kerja selama satu tahun ke depan.

2

V. PROGRAM KERJA

1. JUDUL KEGIATAN

Sifat KegiatanKegiatan rutin/Insidental/Kepanitiaan/Non

Kepanitiaan

Latar BelakangLatar Belakang mengenai awal mula kegiatan

tersebut harus diadakan

Tujuan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan

Sasaran Sasaran pelaksanaan kegiatan

Abstraksi Umum Gambaran umum mengenai pelasanaan

Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan kegiatan ini

Target Target dari pelaksanaan kegiatan

Parameter KeberhasilanParameter keberhasilan yang diharapkan untuk

mengetahui keberhasilan kegiatan

PJ

Penanggung jawab dari kegiatan yang telah

berlangsung

Nama :

NIM :

Fakultas/Jur :

Dana Jumlah dana yang dibutuhkan

Timeline Timeline dari masing-masing program kerja

VI. PENUTUP

Berisi kata penutup dan harapan dari program kerja yang telah dibuat.

3

FORMAT PROPOSAL KEGIATAN

1. Cover Proposal

Format cover dan desain proposal bebas, asal sopan, menarik dan sesuai

dengan standar kesekretariatan SM KM UNDIP.

Format cover proposal :

1.1. Nomor Proposal

NO. PROPOSAL : ( No/Kode/Klasifikasi/SM-KM UNDIP/bulan/tahun)

4

PROPOSALKEGIATAN XXX

KOMISI X/BADAN KELENGAKAPAN X

No. PROPOSAL

SENAT MAHASISWAKELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGOROSEMARANG

2012

Keterangan :

No :Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris Legislatif

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

Klasifikasi : Sesuai dengan Komisi/ badan Kelengkapan

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

a. Kode Proposal

A : Untuk kegiatan rutin

B : Untuk kegiatan insidental

C : Untuk kegiatan kepanitiaan

D : Untuk kegiatan non kepanitiaan

b. Klasifikasi

PIMPINAN : Pimpinan SM KM Undip (Ketua, Wakil I dan Wakil II)

BURT : Badan Urusan Rumah Tangga SM KM Undip

BKSAP : Badan Kerjasama Antar Parlemen SM KM Undip

Komisi I : Komisi Fasilitas dan Anggaran

Komisi II : Komisi Pendidikan dan Sumber Daya

Komisi III : Komisi Minat Bakat dan Pengabdian Masyarakat

Komisi IV : Komisi Kebijakan Organisasi Mahasiswa

Contoh : NO. PROPOSAL 001/B/BURT/SM-KM UNDIP/IV/2012

NO. PROPOSAL 002/C/KOMISI IV/SM-KM UNDIP/VIII/2012

2. Format Proposal

2.1. Lembar Pengesahan

LEMBAR PENGESAHAN


5

Nama Kegiatan (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

Nama kegiatan yang akan dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan tersebut

Penaggung Jawab

Nama ketua SM KM UNDIP 2012

Ketua Pelaksana

Nama Ketua pelaksana kegiatan

Sasaran Kegiatan

Pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran dari target kegiatan.

Waktu Pelaksanaan

Berisi hari dan tanggal pelaksanaan acara tersebut.

Tempat Pelaksanaan

Berisi tempat pelaksanaan acara tersebut.

Dana Total Kegiatan

Dana total yang dibutuhkan untuk kegiatan

Sumber Dana

Dana Rektorat Rp

Sponsor Rp

Donatur Rp +

Total Rp

NB. Untuk urutan dana, dituliskan dari sumber instansi yang tertinggi, yaitu :

Universitas, Fakultas, Sponsor, Donatur.

2.2. Halaman Pengesahan

Kota tempat dikeluarkannya proposal, Tanggal Bulan Tahun

PANITIA XXX

SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

2012

6

Ketua Panitia

………………..

NIM………….

Sekretaris

……………….

NIM………..

Mengetahui,

Ketua

SM KM UNDIP

Fahmi Syafaat

NIM J2C 008 089

Ketua Komisi X/Badan Kelengkapan X

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro

Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

NB :

1) Pada penempatan ttd, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri.

2) NIP & NIM tidak diakhiri tanda titik.

2.3. Isi

PROPOSAL

KEGIATAN XXX (JUDUL PROPOSAL)


7

Cap Kegiatan

Cap SM KM

I. PENDAHULUAN (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

Berisi tentang latar belakang dan dasar pemikiran, yaitu hal-hal atau alasan-

alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya kegiatan tersebut.

II. LANDASAN KEGIATAN

Berisi tetang dasar kegiatan, yaitu pedoman yang digunakan sebagai dasar

dalam melaksanakan kegiatan.

III. NAMA KEGIATAN

Berisi tentang judul kegiatan.

IV. TEMA KEGIATAN (optional-bisa ada, bisa tidak)

Berisi tentang tema pokok yang dipakai untuk kegiatan tersebut.

V. TUJUAN KEGIATAN

A. Umum

Menggambarkan sebuah visi kegiatan

B. Khusus

Merupakan penjabaran dari tujuan umum

(Tujuan kegiatan bukan sekedar bahasa klasik untuk mengisi proposal. Namun

disusun terencana oleh SC yang pada akhir kegiatan akan dievaluasi lalu dibuat

rekomendasi)

VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Berisi tentang waktu dan tempat pelaksanaan acara tersebut.

Hari /Tanggal : ...........................................

Waktu : ...........................................

Tempat : (alamat lokasi ditulis dengan lengkap dan benar)

Keterangan :

a) Acara yang berlangsung selama sehari, ditulis jam dimulai sampai berakhir

b) Acara yang berlangsung lebih dari sehari, cukup ditulis tanggal acaranya saja

8

VII. DESKRIPSI KEGIATAN

Berisi tentang deskripsi/gambaran kegiatan secara umum (misalnya berupa

rangkaian kegiatan, kunjungan).

VIII.SASARAN KEGIATAN

Berisi tentang pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran

dari target kegiatan. Sasaran kegiatan haruslah jelas dan definitif. Penggunaan

kata segmentasi untuk ‘seluruh mahasiswa Undip’ adalah kata yang tidak jelas

dan tidak definitif, karena mahasiswa Undip umum punya banyak klasifikasi

dan masing-masing mempunyai cara pendekatan sendiri-sendiri.

IX. KEPANITIAAN

Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.

Terdiri dari :

Pelindung :

Penanggung Jawab :

Penasehat (jika perlu) :

Steering Committe :

Organizing Committe

Ketua Panitia :

Wakil (jika perlu) :

Sekretaris :

Bendahara :

Sie. Acara :

Sie. Konsumsi :

Sie. Peralatan & Perlengkapan :

Sie. Dekorasi & Dokumentasi :

Sie. Humas & Publikasi :

Sie lainnya yang dirasa perlu :

9

X. SUSUNAN ACARA

Berisi tentang rencana urutan jalannya acara tersebut, atau bisa juga berupa

jadwal kegiatan.

XI. RENCANA ANGGARAN

Berisi estimasi rencana kebutuhan dana keseluruhan acara. Sehingga dapat

digunakan sebagai acuan untuk perencanaan pengeluaran di semua bagian

acara.

Contoh :

Rencana Anggaran Dana

A. Pengeluaran

1. Perlengkapan

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

2. Konsumsi

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

3. Acara

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

4. Publikasi dan Humas

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

5. Dokumentasi

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

6. Dekorasi

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

7. Keamanan (untuk acara tertentu)

Jumlah Rp

8. Transportasi (untuk acara tertentu)

(Rincian) Rp

10

Jumlah Rp

9. Kesekretariatan

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

10. PPPK (untuk acara tertentu)

Jumlah Rp

Total Rp

B. Pemasukan

(Rincian) Rp

Total Rp

XII. LAYANAN INFORMASI

Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi

untuk segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2-3 orang saja, biasanya ketua

panitia dan ketua sie humas).

XIII.PENUTUP

Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan.

KETERANGAN :

a. Proposal arsip dan untuk rektorat sesuai denga format resmi yang tertera di atas.

b. Proposal untuk sponsor atau donatur dapat menggunakan desain sesuai dengan

desain kreasi masing-masing, tetapi tetap mengacu pada format yang tertera di

atas.

3. Mekanisme Pengajuan Proposal

a. Pembuatan proposal kegiatan oleh sekretaris panitia.

b. Panitia membuat surat permohonan dana yang diajukan ke Pembantu

Rektor III.

c.Proposal dan surat permohonan dana ditandatangani oleh sekretaris dan

ketua panitia.

11

d. Proposal harus diketahui dan diperiksa oleh BURT SM KM Undip

(tanda cek atau paraf kecil di samping NIM Ketua SM KM UNDIP) sebelum

ditandatangani oleh Ketua SM KM UNDIP.

e. Proposal dan surat permohonan dana ditandatangani oleh Ketua SM KM

UNDIP.

f. Proposal diajukan ke Pembantu Rektor III untuk disahkan (ditandatangani).

Panitia bisa menghubungi sekretaris PR III, untuk membantu mengurus

proses pengesahan proposal tersebut dari PR III.

g. Proposal asli yang telah ditandatangani PR III, dibuat rangkap 4 (untuk

panitia kegiatan, Komisi/Badan kelengkapan, BURT SM KM Undip dan

Rektorat).

h. Proposal asli dan yang telah dibuat rangkap/digandakan harus distempel

SM KM UNDIP dan di stempel UNDIP (di TU Rektorat).

i. Proposal dan surat permohonan dana dimasukkan ke bagian Tata Usaha

(TU) untuk pencairan dana (dengan mengikuti alur rektorat, saat

mengajukan tanya bagaimana alurnya-ingatlah alurnya dengan baik, agar

nanti kalau ada keperluan yang sama, sudah paham dan tidak bingung).

j. Proposal asli (dipegang sekretaris panitia) dapat digandakan sesuai

kebutuhan untuk keperluan sponshorship.

k. Panitia menunggu dana cair dari Rektorat dengan terus berkoordinasi

(baca: menagih) ke bagian Minarik (Minat, Penalaran, dan Informasi

Akademik) dan berkoordinasi dengan Bendahara BURT SM KM Undip.

l. Pengecekan proposal dan jumlah dana turun oleh Bendahara BURT SM KM

Undip

m. Untuk keperluan tertentu (misal : untuk kerja sama sponsor, dsb.), bila

akan menggunakan proposal baru yang berbeda format dengan proposal

sebelumnya, silakan mengulangi langkah-langkah seperti di atas

(mengajukan permohonan lagi ke rektorat). Tanda tangan pihak rektorat

TIDAK BOLEH DI SCAN, kecuali panitia telah MEMINTA IZIN

LANGSUNG kepada pihak yang bersangkutan. Mohon hal ini dijadikan

perhatian agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Adapun

bahasa dan tampilan proposal baru diserahkan kepada pihak panitia.

12

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

1. Cover LPJ

Format desain dan cover laporan pertanggungjawaban bebas, asal sopan,

menarik dan sesuai dengan standar kesekretariatan BEM KM UNDIP.

Contoh cover :

13

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANKEGIATAN XXX

KOMISI X/BADAN KELENGKAPAN X

No. LPJ

1.1. Nomor LPJ

NO. LPJ( No/Kode LPJ/Klasifikasi/SM-KM UNDIP/bulan/tahun )

Keterangan :

No :Terdiri dari tiga digit, diminta di BURT SM KM Undip

Kode : Kode LPJ(sesuai jenis kegiatan)

Klasifikasi : Sesuai dengan Komisi/ Badan Kelengkapan

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

a. Kode Proposal

A : Untuk kegiatan rutin

B : Untuk kegiatan insidental

C : Untuk kegiatan kepanitiaan

D : Untuk kegiatan non kepanitiaan

14

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANKEGIATAN XXX


No. LPJ

b. Klasifikasi

PIMPINAN : Pimpinan SM KM Undip (Ketua, Wakil I dan Wakil II)

BURT : Badan Urusan Rumah Tangga SM KM Undip

BKSAP : Badan Kerjasama Antar Parlemen SM KM Undip

Komisi I : Komisi Fasilitas dan Anggaran

Komisi II : Komisi Pendidikan dan Sumber Daya

Komisi III : Komisi Minat Bakat dan Pengabdian Masyarakat

Komisi IV : Komisi Kebijakan Organisasi Mahasiswa

Contoh : NO. PROPOSAL 001/B/BKSAP/SM-KM UNDIP/IV/2012

NO. PROPOSAL 002/C/Komisi II/SM-KM UNDIP/VIII/2012

2. Format LPJ


LEMBAR PENGESAHAN


Nama Kegiatan (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

Nama kegiatan yang akan dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan tersebut

Penaggung Jawab

Nama Presiden BEM KM UNDIP 2012

Ketua Pelaksana

Nama Ketua pelaksana kegiatan

15

Sasaran Kegiatan

Pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran dari target kegiatan.

Jumlah peserta :

Waktu Pelaksanaan

Berisi hari dan tanggal pelaksanaan acara tersebut.

Tempat Pelaksanaan

Berisi tempat pelaksanaan acara tersebut.

Dana Total Kegiatan

Dana total yang dibutuhkan untuk kegiatan

Sumber Dana

Dana Rektorat Rp

Sponsor Rp

Donatur Rp +

Total Rp

NB. Untuk urutan dana, dituliskan dari sumber instansi yang tertinggi, yaitu :

Universitas, Sponsor dan Donatur.

2.2. Halaman Pengesahan

Kota tempat dikeluarkannya proposal, Tanggal Bulan Tahun

PANITIA XXX

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA


2012

Ketua Panitia

………………..

NIM………….

Sekretaris

……………….

NIM………..

16

Cap Kegiatan

Mengetahui,

Presiden

SM KM UNDIP

Fahmi Syafaat

NIM J2C 008 089

Ketua Komisi X/Badan Kelengkapan X

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Pembantu Rektor III


Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

NB :

1) Pada penempatan ttd, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri.

2) NIP & NIM tidak diakhiri tanda titik.

2.3. Isi

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KEGIATAN XXX (JUDUL KEGIATAN)

I. KATA PENGANTAR

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.

II. HALAMAN PERSEMBAHAN

Berisi penyampaian kepada siapa laporan pertanggungjawaban tersebut

untuk ditujukan. Dapat ditambahkan dengan motto yang digunakan selama

kegiatan oleh panitia.

17

Cap SM KM

III. PENDAHULUAN

Berisi alasan-alasan yang mendasari pembuatan laporan pertanggungjawaban

ini.

IV. NAMA KEGIATAN

Berisi tentang judul kegiatan.

V. LAPORAN KEGIATAN

A. Persiapan Acara

A.1. Pembentukan Kepanitiaan.

A.2. Persiapan Panitia.

B. Pelaksanaan Acara

B.1. Acara

Merupakan penjelasan dari rangkaian pelaksanaan kegiatan (acara)

pada hari H dari awal hingga akhir kegiatan secara urut dan runtut,

bukan susunan acara yang terdapat pada proposal

B.2. Kesekretariatan

Merupakan laporan seluruh daftar surat masuk dan surat keluar

(dengan rincian nomor dan hal) dalam kaitan tersebut.

VI. EVALUASI KEGIATAN

A. Panitia

Laporan kegiatan dan kendala yang dihadapi ketua panitia, seretaris,

bendahara serta dari tiap seksi serta solusi yang telah dilakukan agar

kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar.

A.1. Ketua Panitia

Laporan : xxx

Kendala : xxx

Solusi : xxx

A.2. Sekretraris

Laporan : xxx

18

Kendala : xxx

Solusi : xxx

A.3. ......dst.

B. Peserta

Berisi laporan rekapan peserta yang hadir mengikuti kegiatan tersebut.

B.1. Jumlah :

B.2. Rincian : (lampiran)

C. Evaluasi Umum

Berisi tentang evaluasi kegiatan secara keseluruhan (seluruh

kepanitiaan) secara detail dan terperinci.

VII. LAPORAN KEUANGAN

A. Penggunaan Dana

1. Perlengkapan

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

2. Konsumsi

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

3. Acara

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

4. Publikasi dan Humas

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

5. Dokumentasi

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

6. Dekorasi

(Rincian) Rp

19

Jumlah Rp

7. Keamanan (untuk acara tertentu)

Jumlah Rp

8. Transportasi (untuk acara tertentu)

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

9. Kesekretariatan

(Rincian) Rp

Jumlah Rp

10. PPPK (untuk acara tertentu)

Jumlah Rp

Total Rp

B. Pemasukan Dana

(Rincian dari mana saja dana kegiatan diperoleh)

C. Keterangan Rugi atau Laba

VIII. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Berisi kesimpulan dari panitia mengenai kegiatan tersebut, dan rekomendasi

untuk kegiatan selanjutnya.

Rekomendasi dalam bentuk :

a. Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan

b. Rekomendasi pembicara

c. Rekomendasi tempat pemesanan catering

d. Rekomendasi sponsor

e. Rekomendasi tempat pemesanan backdrop, spanduk, pamflet, kenang-

kenangan, dsb.

f. Rekomendasi tempat sewa peralatan, sound system,dsb.

g. Rekomendasi lainnya

IX. LAMPIRAN

20

Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang

merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti :

a. Contact Person yang harus dihubungi atau bagian yang harus dihubungi

untuk kegiatan yang sejenis berikutnya

b. Daftar Peserta

c. Surat keluar dan surat masuk

d. Foto kegiatan (foto panitia lengkap, foto saat rapat kepanitiaan, foto

lengkap saat hari H kegiatan, dsb)

e. Kuitansi atau nota

f. Berkas-berkas lain yang dikeluarkan selama kegiatan tersebut

berlangsung, misal:

1) Pamflet open recruitment panitia

2) Pamflet kegiatan

3) Term of Reference (TOR)

4) Curiculum Vitae (CV) pembicara & moderator

5) Co card panitia & peserta

6) Makalah

7) Sertifikat, dll.

X. PENUTUP

Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua

pihak yang telah membantu terselenggaranya kegiatan tersebut.

3. Mekanisme Pengajuan LPJ

a. Pembuatan LPJ kegiatan oleh panitia kegiatan oleh panitia kegiatan,

sesuai dengan standar kesekretariatan SM KM UNDIP (tidak boleh asal

buat).

b. Proses pembuatan LPJ disarankan segera setelah hari H kegiatan,

(maksimal 7 hari setelah hari H kegiatan, karena penyerahan LPJ kegiatan

maksimal 14 setelah hari H kegiatan).

c. Panitia kegiatan menyampaikan dan mempertanggung jawabkan LPJ

kegiatan dalam rapat koordinasi SM KM Undip

21

d. LPJ harus diketahui dan diperiksa oleh BURT SM KM Undip (tanda cek

atau paraf kecil di samping NIM Ketua SM KM Undip) sebelum

ditandatangani oleh Ketua SM KM UNDIP.

e. LPJ ditandatangani oleh Ketua SM KM UNDIP.

f. LPJ diajukan kepada Pembantu Rektor III, untuk mendapatkan

persetujuan dan ditandatangani.

g. Setelah mendapat persetujuan Pembantu Rektor III, LPJ dibuat rangkap

4 (untuk panitia kegiatan, Komisi/Badan kelengkapan, BURT dan

Rektorat). LPJ dapat digandakan lebih, apabila ada dari pihak

sponsor/donatur berkehendak untuk memintanya (sesuai kesepakatan di

awal).

h. LPJ asli dan LPJ yang telah dibuat rangkap/digandakan, harus di stempel

SM KM UNDIP (di Sekre SM KM UNDIP) dan distempel Undip (di TU

Rektorat).

i. LPJ yang sudah dibuat rangkap/digandakan, diserahkan kepada pihak-

pihak yang telah tersebut di point h, maksimal 14 hari setelah hari H

kegiatan.

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BERKALA

1. Laporan Pertanggungjawaban Per 6 Bulan





(SM KM UNDIP)

2012

(Cambria, 13 spasi 1,15 Bold)

1. Kegiatan xxx (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

22

A. Proker

A.1. Judul Proker

A.2. Tujuan Proker

A.3. Target Proker

A.4. Parameter Keberhasilan

B. Realisasi Kegiatan dan Evaluasi

B.1. Deskripsi/Bentuk Kegiatan

Disebutkan bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan

B.2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

B.3. Penanggung Jawab

B.4. Jumlah Peserta

B.5. Jumlah panitia

B.6. Realisasi Dana

B.7. Pengarsipan

Proposal No. xxx

LPJ No. xxx

Telah / belum diserahkan pada BURT SM KM Undip

C. Kendala dan Rekomendasi

C.1. Kendala

C.2. Rekomendasi

D. Kesimpulan

Ketua Komisi/Badan kelengkapan

(Nama Lengkap)

NIM ..........

(Cambria, 11, Bold, Underline, spasi 1,15)

23

2. Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Tahun

1.1. Cover LPJ

24


SENAT MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA


SEMARANG

PERIODE 2012

‘

VISI SM KM UNDIP

Daftar Isi

Daftar Isi

1. Cover

2. Kata Pengantar

3. Daftar Isi

4. Sambutan Ketua SM KM UNDIP

5. Pendahuluan

6. Struktur Organisasi SM KM UNDIP

7. Laporan Pertanggungjawaban SM KM UNDIP

5.1. Badan Urusan Rumah Tangga (BURT)

5.2. Badan Kerjasama Antar Parlemen (BKSAP)

5.3. Komisi 1 (Fasilitas dan Anggaran)

5.4. Komisi II (Pendidikan dan Sumber Daya Manusia)

5.5. Komisi III (Mikat dan Pengabdian Masyarakat)

5.6. Kemisi IV (Kebijakan Organisasi Mahasiswa)

8. Penutup

9. Lampiran

1.2. Format LPJ

25


SENAT MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA


SEMARANG

PERIODE 2012

‘

VISI SM KM UNDIP





(SM KM UNDIP)

2012

(Cambria, 12 spasi 1,15 Bold)

I. KATA PENGANTAR (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5)

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari staf Kementerian. (Cambria, 11, spasi

1,5)

II. VISI DAN MISI

C. VISI

Visi dari Komisi dan badan kelengkapan selama satu tahun

D. MISI

Misi dari Komisi dan badan kelengkapan selama satu tahun

III. BIODATA PENGURUS

Jabatan

Nama Lengkap :

Nama Panggilan :

Tempat/Tanggal Lahir :

Agama :

Jurusan/Angakatan :

Alamat Asal :

Alamat Kos :

Alamat email :

No. HP :

IV. ARAHAN KERJA

Berisi tentang harapan dan fokus arahan kerja selama satu tahun ke depan.

26

V. HASIL PENCAPAIAN KERJA

Berisi tentang hasil pencapain dari arahan kerja selama satu tahun ke depan.

VI. REALISASI KEGIATAN

1. JUDUL KEGIATAN

Sifat KegiatanKegiatan rutin/Insidental/Kepanitiaan/Non

Kepanitiaan

Bentuk KegiatanDisebutkan bagaimana kegiatan tersebut

dilaksanakan

Tujuan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan

Sasaran Sasaran pelaksanaan kegiatan

Abstraksi Umum Gambaran umum mengenai pelasanaan

Waktu dan Tempat Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan ini

Target Target dari pelaksanaan kegiatan

Parameter Keberhasilan Parameter keberhasilan yang diharapkan untuk

PJ

Penanggung jawab dari kegiatan yang telah

berlangsung

Nama :

NIM :

Fakultas/Jur :

No.HP/Telp :

Realisasi Kegiatan Hambatan, keberhasilan kegiatan, saran

Hasil Kegiatan Hasil kegiatan terkait dari tujuan awal kegiatan

Presentasi Keberhasilan

Dana

Pemasukan :

Pengeluaran :

Saldo :

Rekomendasi Saran untuk pelaksanaan selanjutnya

Pengarsipan Proposal No. xxx

LPJ No. xxx

27

Telah / belum diserahkan pada BURT SM KM Undip

VII. PENCAPAIAN KUANTITATIF

(Pencapaian yang berhasil dilakukan dari kepengurusan SM KM UNDIP

periode 2012 jika ditinjau dari segi kuantitatif dengan cara membandingkan

antara jumlah program kerja terlaksana dan yang tidak terlaksana)

VIII. PENCAPAIAN KUALITATIF

(Pencapaian yang berhasil dilakukan dari kepengurusan SM KM UNDIP

periode 2012 jika ditinjau dari segi kualitatif)

IX. REKOMENDASI UMUM

(Masukan atau saran yang penting untuk diperhatikan bagi perbaikan kinerja

komisi dan badan kelengkapan pada kepengurusan selanjutnya)

X. PENUTUP

(Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua

pihak yang telah membantu terselenggaranya kegiatan tersebut)

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

28

1. Format Pembuatan Surat Keluar

1.1. Format Kode Surat Keluar

Format kode surat yang digunakan antara lain :

a. Surat Keputusan : SK

b. Surat Undangan : SU

c. Surat Permohonan : SPm

d. Surat Pemberitahuan : SPb

e. Surat Peminjaman : SPp

f. Surat Pernyataan : SPn

g. Surat Mandat : SM

h. Surat Tugas : ST

i. Surat Keterangan : SKet

j. Surat Rekomendasi : SR

k. Surat Balasan : SB

1.2. Surat yang Dikeluarkan oleh BURT SM KM Undip

Contoh :

No : 001/ST/SM-KM UNDIP/I/2012

Keterangan :

001 : Nomor urut surat yang dikeluarkan

(terdiri dari 3 digit)

ST : Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat, lihat

format kode surat di atas)

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang mengeluarkan surat

I : Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2012 : Tahun dibuatnya surat

1.3. Surat selain yang Dikeluarkan BURT SM KM Undip

a.Surat Non-Kepanitiaan (dibuat oleh Komisi/Badan kelengkapan)

29

Contoh :

Nomor : 002/SU/Komisi I/SM-KM UNDIP/III/2012

Keterangan :


(terdiri dari 3 digit)

SU : Surat Undangan (lihat format kode surat di atas)

Komisi I : Nama Komisi/ Badan yang mengeluarkan

surat

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Komisi /

Badan Kelengkapan

III : Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2012 : Tahun dibuat surat

Kode untuk nama komisi dan badan yang mengeluarkan surat :

1) Badan Urusan Rumah Tangga : BURT

2) Badan Kerjasama Antar Parlemen : BKSAP

3) Komisi Fasilitas dan Anggran : Komisi I

4) Komisi Pendidikan dan Sumber Daya Manusia : Komisi II

5) Komisi Mikat dan Pengabdian Masyarakat : Komisi III

6) Komisi Kebijakan Organisasi Mahasiswa : Komisi IV

b. Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

1) Kepanitiaan Non-Komisi/Badan Kelengkapan

Contoh :

Nomor : 002/SU/Pan-Raker/SM-KM UNDIP/II/2012

Keterangan :


SU : Surat Undangan (lihat format kode surat)

Pan-Raker : Nama kegiatan

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Komisi/

Badan Kelengkapan

II : Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)


30

2) Kepanitiaan di Bawah komisi

Nomor : 007/SU/Pan-LPJ/KOMISI IV/SM-KM UNDIP/V/2012

Keterangan :


SU : Surat Undangan (lihat format kode surat)

Pan-LPJ : Nama kegiatan

Komisi IV : Nama Komisi/Badan kelengkapan

SM-KM UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Komisi/Badan

V : Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)


1.4. Mekanisme Surat Menyurat

a. Surat Keluar

Adalah surat yang berasal dari SM KM UNDIP, Badan kelengkapan,

komisi dan kepanitiaan di SM KM UNDIP, yang ditujukan kepada pihak

internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal (selain

Universitas Diponegoro) dengan mengikuti Standar Operasional Prosedur

Kesekretariatan yang telah ditetapkan.

1) Bentuk Surat Keluar

a) Standarisasi bentuk surat yang digunakan dalam hal administrasi

surat menyurat adalah bentuk lurus penuh.

b) Untuk satu jenis surat yang ditujukan untuk beberapa instansi

menggunakan satu nomor surat.

2) Format Baku Surat Keluar

Semua surat keluar SM KM UNDIP menggunakan format sebagai

berikut :

a) Font Cambria 11, spasi 1,15

b) Margin Top (4,12 cm), Bottom (2,54 cm), Left (3,17 cm), Right (3,17

cm)

c) Kertas HVS ukuran A4

3) Sirkulasi Surat Keluar

31

a) Surat keluar dibuat atas persetujuan Ketua dan ditandatangani oleh

pihak yang bersangkutan.

b) Sebelum disebarkan, Nomor Surat dicatat pada buku surat keluar.

c) Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagai arsip.

d) Penggunaan atas nama (a.n.) hanya diperkenankan seizin pihak

yang bersangkutan dan yang berhak menandatangani adalah

pengurus / panitia yang jabatannya di bawah pengurus / panitia

yang bersangkutan sesuai struktur organisasi.

e) Mekanisme penandatanganan dilaksanakan dengan urut dan tertib

sesuai dengan jabatan.

f) Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan

amplop dengan Kop SM-KM UNDIP.

4) Pengarsipan Surat Keluar

Pengarsipan surat keluar berada di buku surat keluar SM KM UNDIP.

No. No. Surat Tujuan Surat Tanggal Perihal Asal Ket.

a) Nomor surat keluar yang dibuat oleh Komisi diarsipkan oleh

masing-masing Sekretaris kemudian untuk 1 bulan sekali

dilaporkan kepada BURT SM KM UNDIP 2012.

b) Nomor surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris

acara, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan kepada

BURT SM KM UNDIP 2012.

c) Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu

dimulai kembali dengan no urut 001 untuk masing-masing kode

surat.

5) Aturan untuk Surat Peminjaman dan Perizinan

Surat untuk peminjaman Gedung Prof. Sudharto, S.H. dan bus UNDIP,

perizinan pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya atau

bebas biaya, yaitu sebagai berikut :

Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro

Pada bagian bawah surat dituliskan :

Tembusan : 1. Kabag Tarkum

32

2. Kasubbag Rumah Tangga

Peminjaman Gedung PKM Tembalang Lt. 2

Ditujukan kepada Pembantu Rektor III, Universitas Diponegoro

Pada bagian bawah surat dituliskan :

Tembusan :

1. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

2. Kabag Minat Penalaran dan Informasi kemahasiswaan


a. Surat Pernyataan, Surat Keterangan, Surat kepada pihak intern atau

memorandum, ditanda tangani oleh Pimpinan SM KM Undip, Peletakan

tanda tangan disebelah kanan bawah.

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

b. Surat Keputusan, Surat ucapan terima kasih atas sumbangan, partisipasi,

sponsor, maupun bantuan lain, dan surat-surat yang dikeluarkan oleh

BURT SM KM Undip atas nama SM KM UNDIP, ditandatangani oleh Ketua

SM KM Undip dan BURT SM KM Undip.

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Sekretaris

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat

(misalnya surat permohonan, surat ijin, dan lainya) ditandatangani oleh

33

Cap SM

Cap SM

Ketua SM KM Undip dan Ketua komisi/Ketua Panitia kegiatan yang

bersangkutan.

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Ketua Komisi

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan

kerjasama dalam suatu kepanitian di luar Komisi ditandatangani oleh ketua

SM KM Undip, ketua panitia dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.

Ketua Panitia

……………….

NIM………..

Sekretaris

……………….

NIM………..

Mengetahui

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

e. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan

kerjasama dalam suatu kepanitian di bawah Komisi, ditandatangani oleh

ketua SM KM Undip, ketua panitia, dan sekretaris kegiatan yang

bersangkutan.

34

Cap SM KM

Cap Kegiatan

Cap SM KM

Ketua Panitia

……………….

NIM………..

Sekretaris

……………….

NIM………..

Mengetahui,

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Ketua Komisi X

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

f. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus

Ketua

SM KM UNDIP

……………….

NIM………..

Ketua Panitia

……………….

NIM………..

Mengetahui,

Pejabat yang berwenang

……………….

NIP………..

35

Cap SM KM

Cap

Cap Kegiatan

Cap SM KM

2. Format Pengarsipan Surat Masuk

2.1. Surat Masuk

Adalah surat yang ditujukan kepada SM KM UNDIP atau komisi dan

kepanitiaan yang berada di dalam SM KM UNDIP, yang berasal dari pihak

internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal (selain Universitas

Diponegoro).

a. Sirkulasi surat masuk

1)Surat masuk dicatat pada buku surat masuk.

2)Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh BURT

setelah dicatat.

3)Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin BURT (kecuali

pimpinan SM KM Undip).

b. Pengarsipan Surat Masuk

Pengarsipan surat masuk berada di buku surat masuk SM KM UNDIP.

Tabel Pengarsipan Surat Masuk.

No. No. Surat Tanggal diterima Asal Surat Tanggal Surat Perihal Ket.

3. Format Pembuatan Kop

3.1. Format KOP Surat, Proposal, LPJ

KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGORO(SM KM UNDIP)

Sekretariat: PKM Tembalang. Jl. Prof Sudharto Semarang 50241

36

Keterangan :

(1). Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf

kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris.

(2). Lambang atau logo UNDIP dicantumkan disebelah kiri dan lambing atau

logo instansi atau badan dicantumkan disebelah kanan.

(3). Alamat kesekretariatan badan atau lembaga yang bersangkutan ditulis

lengkap

(4). Alamat organisasi ditulis dengan huruf kapital pada setiap kata, kecuali

kata tugas atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukuran hurufnya

lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama organisasi.

3.2. Format KOP Amplop

Keterangan :

(1). Nama badan atau lembaga yang bersangkutan.

(2). Alamat kesekretariatan badan atau lembaga yang bersangkutan.

(3). Jika memiliki website dan e-mail dari badan atau lembaga tersebut, maka

dapat dilampirkan. (Jika berupa event besar, nama email dapat diganti

sesuai dengan email kegiatan).

(4). Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi

cukup salah satu saja.

Contoh :

37

KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGORO(SM KM UNDIP)

Sekretariat: Gedung PKM Jalan Prof H Soedarto Tembalang Semarang Telp. +628568695507

LOGO SM KM UNDIP

LOGO UNDIP

Yth. Pembantu Rektor III


di Semarang

Yth. Bapak Warsito

Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro

di Semarang

Yth. Drs. Warsito, SU

Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro

di Semarang

(5). Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara,

atau Saudari). Tidak berlaku untuk jabatan.

Contoh :

Kepada :

Bapak Warsito

di Semarang

Kepada :

Drs. Warsoto, SU

di Semarang

Kepada :

Pembantu Rektor III


di Semarang

38

Documents

Sop Sl Sm Km Undip Jadi