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Dirección General de Derechos Fundamentales y Dirección General de Derechos Fundamentales y Seguridad y Salud en el TrabajoSeguridad y Salud en el Trabajo
El Proceso de Auditoría de los El Proceso de Auditoría de los Sistemas de Gestión Sistemas de Gestión
• Secuencia de Implementación Sistemas Integrados
• Directrices Auditorías ISO 19011
• Definiciones de Auditoría de Sistemas Integrados
• Tipos de Auditorías• Requisitos Fundamentales
para una Auditoría Efectiva• Términos y Definiciones• Gestión de un Programa de
Auditoría• Actividades de Auditoría• Consejos para la Conducción
de Auditorías• Seguimiento de la Auditoría• Competencia de los Auditores
CONTENIDO
EL PROCESO DE AUDITORÍA
SECUENCIA DE IMPLEMENTACIONSISTEMAS INTEGRADOS
MANTENIMIENTO
DIAGNOSTICO PLANIFICACION
IMPLEMENTACION A. INTERNA CONTROL
AUDITORIA DE CERTIFICACIONMEJORA CONTINUA
Política Revisión Gerencial
OSHAS 18001-1999
Identificación Evaluación Control
Riesgos
Legislación Otros Requisitos
Objetivos
Programas SSO
Planificación Implementación y Operación Verificación Acciones
Prev/Correct.
Estructura Responsabilidad
Competencias Conciencia
Consulta Comunicaciones
Documentación
Control Docs. Datos
Control Operacional
Preparación Emergencias
Medición Monitoreo
Desempeño
Accidentes Incidentes No Conf. Acciones
C/P
Registros
Auditorías
El ciclo PDCA según la OHSAS 18001:2007
Do
Plan Recursos, roles Responsabilidad, Identificación de peligros, evaluación
y control de riesgos Rendición de cuentas
y autoridad Identificación de requisitos
Competencia formación y toma
legales y de otro tipo
Objetivos y programas de conciencia Act
Comunicación, Política SySO participación y consulta
Revisión por la Documentación Medición y Seguimiento dirección
Control de del desempeño documentos Evaluación del cumplimiento
Investigación de incidentes, no Control Operativo
conformidades, acciones correctivas y preventivas
Preparación y respuesta ante
Control de registros Emergencias Auditorías Internas
Check
El ciclo PDCA según la OHSAS 18001:2007
Do
Plan Recursos, roles Responsabilidad, Identificación de peligros, evaluación
y control de riesgos Rendición de cuentas
y autoridad Identificación de requisitos
Competencia formación y toma
legales y de otro tipo
Objetivos y programas de conciencia Act
Comunicación, Política SySO participación y consulta
Revisión por la Documentación Medición y Seguimiento dirección
Control de del desempeño documentos Evaluación del cumplimiento
Investigación de incidentes, no Control Operativo
conformidades, acciones correctivas y preventivas
Preparación y respuesta ante
Control de registros Emergencias Auditorías Internas
Check
OSHAS 18001-2007
La organización deberá establecer y mantener
programas de auditorías.
Deben considerar los resultados de:
La evaluación de riesgos SSMA Auditorías anteriores
La organización deberá establecer y mantener
procedimientos para llevar a cabo auditorías periódicas.
Deben incluir: El alcance La frecuencia La metodología Las competencias y
responsabilidades Requisitos para su ejecución Informar los resultados
La auditoría
DIRECTRICES AUDITORIASDIRECTRICES AUDITORIAS
ISO 19011ISO 19011Certificad
o Iso 14001 y OHSAS 18001
AUDITORIA DE SISTEMAS INTEGRADOS
¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria¨
(3.1 ISO 19011)
Tipos de Auditorías
Auditorías Internas de Primera Parte
Auditorías Externas de Segunda Parte
Auditorías Externas de Tercera Parte
1.-Tipos de Auditorías de acuerdo con la Empresa Auditada
CLIENTE
ORGANISMODE
CERTIFICACION
PROVEEDOR
FABRICANTEO
EMPRESA DE SERVICIO
AGENTE LEGAL(REGLAMENTAR)
AUDITORIAEXTERNA(3a. Parte)
AUDITORIA EXTERNA (3a. Parte)
AUDITORIA EXTERNA(2a. Parte)
AUDITORIA INTERNA (1a. Parte)
AUDITORIA EXTERNA(2a. Parte)
¿Por Qué Necesitamos Auditar?
Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño
del Sistema Integrado.
Una Auditoría realizada efectivamente debe:
Proporcionar información real sobre la cual puedan
basarse las decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre los diferentes niveles
dentro de la organización.
Apoyo de la Dirección
Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles gerenciales
Procedimiento de auditoría definido
2.-Requisitos fundamentales para una Auditoría Efectiva:
3. Términos y definiciones
Extensión y límites de una auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria
Persona con la competencia para llevar a cabouna auditoria
Uno a mas auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo de expertos técnicos,si es necesario.
Persona que aporta conocimientos específicos o su experiencia al equipo auditor
Conjunto de una o mas auditorias planificadas para unperiodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico
Descripción de las actividades in situ y de los preparativos de una auditoria
3.2 Criterios de auditoría
3.3 Evidencia de auditoría
3.4 Hallazgos de la auditoría
3.8 Auditor
3.9 Equipo auditor
3.10 Experto técnico
3.11 Programa de auditoría
3.12 Plan de auditoría
3.13 Alcance de auditoría
4. Auditoria De Calidad-principios
Independencia
Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de auditoria
Los auditores son independientes de la actividad auditada
Los hallazgos están basados solo en evidencia
(4. ISO 19011:2002
Base racional para alcanzar conclusiones fiables verificable
Es una muestra de la información disponible
Evidencia
5. Gestión de un Programa de Auditoria
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
Autoridad para elPrograma
(5.1)
Definir y DifundirPrograma(5.2, 5.3)
Implementar elPrograma(5.4, 5.5)
Seguir elPrograma y
Realizar Ajustes(5.6)
Acciones deMejora(5.6)
Competencia deAuditores
(7.0)
Contenido del Plan de Auditoría
• Objetivo y alcance• Documentos de referencia• Equipo Auditor• Lugar y fecha• Programa de la Auditoría
(Itinerario)• Programación de la reunión de
apertura y cierre.
5. Gestión de un Programa de Auditoria
CALIFICACION DEL AUDITOR
5. Gestión de un Programa de Auditoria
• Adiestramiento:Sistemas de GestiónTécnicas de Auditoría
• Participación en Auditorías• Examen• Re-calificación• Habilidades adicionales:
planeamiento organización comunicación coordinación
Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoría.
Tener habilidades de comunicación y entendimiento de los requisitos de la auditoría.
Realizar efectivamente las actividades asignadas.
Documentar el 100% de las observaciones.
Verificar la efectividad de las acciones aplicadas como resultado de la auditoría.
RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR
5. Gestión de un Programa de Auditoria
Responsabilidad final de auditoría.
Participación en la selección de los miembros del equipo.
Preparación del plan de Auditoría
Representación del equipo auditor con la gerencia.
Preparación y entrega del reporte de auditoría
Dirección de las actividades de seguimiento
RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LIDER
5. Gestión de un Programa de Auditoria
6. Actividades de Auditoria
Seguimiento de la Auditoría(6.8)
Finalización de la Auditoría(6.7)
Informe de Auditoría(6.6)
Actividades de Auditoría In S itu(6.5)
Preparación de Activ idadesde Auditoría ¨in s itu¨
(6.4)
Revisión de la Docum entación(6.3)
Iniciación de la Auditoría(6.2)
• Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria
a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado
b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los requisitos
reglamentarios y contractuales
c) evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos
especificados
d) identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
Iniciación de la Auditoría (6.2)
6. Actividades de Auditoria
ConformeCriterios de
auditoria
Continuar con el proceso
Inadecuada
Comunicar
No continuar hasta que se resuelva el problema
Documentación del Sistema
Conformidad documentaria
del SGC
6. Actividades de Auditoria
Revisión de la Documentación (6.3)
Listas de verificación Soporte de la Auditoria
Herramienta del equipo auditor Ayuda en la entrevista Permite estructurar la evaluación Recordatorio No limitarse a ella No es para interrogar Permite despersonalizar la auditoría Administración del tiempo Uniformidad al proceso de Auditoría
Preparación de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.4)
Desarrollo de Preguntas Concretas
De acuerdo con el propósito y alcance de la auditoria
Considerando las responsabilidades del auditado
Abiertas
Preparación de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.4)
REUNION DE APERTURAPresentación de los auditoresMetodología de la AuditoriaAlcance y objetivos Acordar el ItinerarioConfirmar los acompañantes de la auditoriaDisposiciones logísticas
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Comunicación durante la auditoria
Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar información
Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado
Acciones para reconfirmación del plan de auditoria
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
• Técnicas de Auditoría: Observación Entrevista Documentación Verificación Registros
TECNICA DE ENTREVISTA
CómoDóndeCuándo QuéPor quéQuién
Palabras fundamentales
del Auditor:
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Preguntas Abiertas Preguntas Cerradas Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuestaPreguntas sin salidaPreguntas antagónicas
Entonación adecuada
TECNICA DE ENTREVISTA
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Recopilación y Verificación de la Información
Tres criterios de evaluación:• la existencia• funciona correctamente• es efectivo
Métodos: entrevistas observación de las actividades revisión de documentos
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Contacto cara a cara
Mostrarse interesado
Tomar notas en corto tiempo
Inclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente
Observar el lenguaje corporal
Verificar con evidencia
Preguntas silenciosas
Dar las gracias
Consejos para la Conducción de Auditorías
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Pérdida de tiempo
Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del auditor
Respuestas limitadas
Engañar al auditor
Tácticas del Auditado
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Ser controvertido
Ser negativo, indisciplinado
Ser crítico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcástico
Actitudes que deben ser evitadas
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Generación de hallazgos de auditoría
Evidencia de auditoria
Criterios de auditoria
Hallazgos de auditoria
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Presentación de los resultados
Explicar con exactitud las no Conformidades
Estar preparado para justificar las no conformidades
Dar oportunidad al auditado de explicar información discrepante
Informar que el proceso es por muestreo
Alcances sobre el seguimiento
Agradecer Atenciones
Realización de la reunión de cierre
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)
Estructura::
Alcance y objetivos de la auditoría Identificación de los auditores Personas contactadas fecha de la auditoría Normas de referencia Descripción de las no conformidades encontradas Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los requisitos
de la Norma y documentos Adjuntar: SAC y Observaciones Conclusiones
Informe de Auditoría (6.6)
No conformidad
No conformidad
Acción inmediata
Acción inmediata
Evaluación de causas
Evaluación de causas
Acciones correctivas
Acciones correctivas
Implementación de acciones correctivas
Implementación de acciones correctivas
Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas
Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas
okok FINFINSISINONO
Seguimiento de Auditoría (6.8)
La acción correctiva siempre debe contemplar:
Implementar mecanismos temporales para minimizar los
efectos de la no conformidad (corrección) Determinar la extensión del problema Realizar una investigación de causas acorde al problema Eliminar las no conformidades (acción correctiva) Acciones para evitar repetición de la no conformidad Definir el tiempo de implementación y responsables
Seguimiento de Auditoría (6.8)
Ético – imparcial, sincero, honesto y discretoDe mentalidad abiertaDiplomático-AmableCon capacidad de comunicación (oral y escrita)ObservadorPerceptivoPreparadoPaciente InteresadoVersátil – capaz de adaptarse a diferentes situacionesTenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivosDecididoSeguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otrosPuntual
7. Competencias de los auditores
Cualidades personales
Un auditor debe ser:
GRACIAS