ST. JAMES CLOTHIERS

Evaluasi Risiko Sistem Akuntansi Penjualan Manual dan Berbasis ITMark S. Beasley Frank A. Buckless Steven M. Glover Douglas F. Prawitt

LATAR BELAKANG

St James Clothiers adalah toko pakaian high-end yang terletak di sebuah kota kecil Tennessee. St James hanya memiliki satu toko, yang terletak di distrik perbelanjaan di pusat kota. St James menikmati reputasi sebagai tempat untuk membeli pakaian yang bagus di daerah setempat, yang mana sekarang telah beroperasi selama duapuluh tahun.

Sally St. James,sebagai Pemilik, baru-baru ini memutuskan untuk mengkonversi sistem penjualan yang relatif sederhana menjadi paket aplikasi penjualan berbasis IT. Perangkat lunak Aplikasi penjualan akan dibeli dari vendor perangkat lunak. Sebagai staf audit senior, pada St James, Anda memerintahkan salah seorang staf auditor Anda, Joe McSweeney, untuk menilai klien guna mempelajari lebih lanjut tentang usulan perubahan sistem akuntansi. Anda meminta Joe untuk meninjau narasi dalam kertas kerja tahun lalu, yang menggambarkan sistem manual akuntansi penjualan yang ada, dan memperbaruinya untuk setiap perubahan arus tahun. Anda juga memintanya untuk menyiapkan narasi kedua yang menggambarkan sistem akuntansi penjualan berbasis IT yang diusulkan, dengan menggunakan informasi yang diperoleh dalam diskusi dengan karyawan St. James. Narasi dari kertas kerja tahun lalu serta narasi baru ini yang disiapkan oleh Joe disediakan halaman berikutnya.DIMINTA:Betty Watergate, Manajer audit St James, meminta Anda untuk meninjau narasi yang disiapkan oleh Joe sebagai bagian dari prosedur perencanaan audit untuk periode audit laporan keuangan tahun berjalan 31 desember 2012. Betty meminta Anda untuk mempersiapkan sebuah memorandum untuknya yang membahas pertanyaan-pertanyaan ini:

1. Aspek apa saja dari sistem akuntansi penjualan yang digunakan saat ini yang menimbulkan risiko yang meningkatkan kemungkinan salah saji material dalam laporan keuangan? secara lebih khusus identifikasi setiap risiko dan bagaimana mungkin menyebabkan salah saji. Sebagai contoh: Jangan hanya menempatkan "Risiko: Dokumen Penjualan secara manual disiapkan oleh kasir." Sebaliknya, Anda harus menyatakan mengapa hal ini meningkatkan risiko salah saji material dengan menambahkan "Ini meningkatkan risiko salah saji material karena ini meningkatkan risiko kesalahan oleh kasir."

2. Jika ada, Fitur apa pada sistem akuntansi penjualan berbasis IT yang akan membantu meminimalkan risiko yang teridentifikasi dalam pertanyaan 1? Jika ada kelemahan yang akan terjadi dengan sistem baru, tunjukkan bahwa "tidak ada kontrol komputer mengurangi risiko ini."

3. Bagaimana sistem penjualan berbasis IT menciptakan risiko baru salah saji material?

4. Apa rekomendasi yang Anda berikan terkait dengan rencana konversi untuk sistem baru ini?Penyelesaian kasus:Setelah membaca uraian kasus di atas, kami mengambil beberapa kesimpulan awal, antara lain : The St James Clothiers adalah sebuah toko pakaian kecil yang terletak di kota kecil Tennessee. Toko melayani pelanggan yang tertarik untuk membeli pakaian high-end.

Toko dimiliki oleh Sally St. James, yang telah beroperasi selama 20 tahun.

Sally baru-baru ini memutuskan untuk mengkonversi sistem penjualan yang relatif sederhana menjadi berbasis IT yang akan dibeli dari vendor perangkat lunak.

File audit tahun sebelumnya berisi narasi yang menggambarkan sistem penjualan manual.

Joe McSweeney, staf auditor, baru-baru ini mengunjungi klien dan menyiapkan narasi yang berisi ringkasan fitur dari sistem penjualan berbasis IT yang baru diusulkan.

Periode fiskal St James 'berakhir pada tanggal 31 Desember 2012setelah mengambil kesimpulan dari kasus tersebut, kami menawarkan beberapa solusi atas pertanyaan-pertanyaan yang timbul, antara lain : Penyelesaiaan untuk pertanyaan 1 dan 2

MEMORANDUM

Tanggal: -Untuk

: Betty Watergate

Dari

: Audit Senior

Perihal

: Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Saat ini dan Usulan St James ClothiersRisiko Sistem Manual Dampak terkait pada Laporan Keuangan Perbaikan dengan Sistem IT

Rekaman manual dari nama petugas penjualan, jumlah produk, kuantitas penjualan dan harga jual meningkatkan risiko kesalahan oleh kasir. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan risiko salah saji material dalam penjualan. Sistem IT membutuhkan password bagi pegawai penjualan untuk masuk dan menginput penjualan, hal ini dapat meminimalkan kesalahan terkait dengan Nama petugas penjualan yang menginput,jumlah dan kuantitas produk yang di-input.Nomor produk yang tidak valid dan produk tanpa harga di file master Daftar Harga secara otomatis akan ditolak oleh komputer, sehingga mengurangi kesalahan. Kesalahan input harga akan berkurang mengingat bahwa komputer menggunakan harga satuan dalam file master Daftar Harga untuk menghitung penjualan total keseluruhan.

Ketergantungan pada label harga, iklan koran, atau penjualan pegawai untuk mengidentifikasi harga satuan dapat meningkatkan risiko produk yang dijual kepadapelanggan dikenakan harga yang salah. Hal ini dapat menyebabkan penilaian yang salah terhadaptransaksi penjualan. Pegawai Penjualan tidak akan lagi memasukkan masukan harga satuan. Sebaliknya, komputer secara otomatis akan mengidentifikasi harga satuan untuk setiap nomor produk dalam master file Daftar Harga.

Penambahan secara manual oleh pegawai penjualan, seprti potongan harga, pajak penjualan

, dan harga total penjualan

meningkatkan risiko

kesalahan

dalam menghitung jumlah harga jual.

Hal ini dapat menyebabkan

penilaian yang salah terhadap

transaksi penjualan.

Komputer secara otomatis akan menghitung harga

kuantitas dan menghitung jumlah penjualan sebelum pajak,

jumlah pajak penjualan, dan jumlah total penjualan, sehingga

mengurangi risiko kesalahan.

Laci kas dapat mudah dibuka sehingga meningkatkan risiko pencurian kas. Hal ini dapat menyebabkan salah saji kas secara material. Laci kas yang dikendalikan oleh komputer, tetap terkunci sampai penjualan diproses. Hanya manajer toko memiliki password khusus yang dapat membuka laci kas.

Penjualan kembali hanya dapat diproses oleh

Manajer toko dengan menggunakan password.

komputer juga memperbaharui catatan persediaan perpetual

sehari hari.

Dokumen penjualan asli

disimpan di dalam kotak di sebelah

kasir, sehingga mereka

bisa dengan mudah salah menempatkan /

mengubahnya. Hal ini meningkatkan

risiko kesalahan pencatatan

untuk penjualan dan bonus.

Risiko ini dapat menyebabkan salah saji dari penjualan dan rekening bonus.Sistem berbasis IT tidak akan lagi mempersiapkan dokumen penjualan. semua penjualan akan direkam secara internal pada hard drive komputer, yang kemudian digunakan untuk secara otomatis mengirimkan total Journal Penjualan dan secara otomatis menghitung bonus.

Kasir dapat secara manual

mengubah dokumen penjualan. Ini

meningkatkan risiko anggapan "kesalahan" mungkin

salah proses yang digunakan untuk menutupi

sebuah penyelewengan kas

dari laci kas.

Risiko ini bisa mengakibatkan

salah saji dalam penjualan

dan rekening kas.

Jika kasir membuat kesalahan ketika memasukkan penjualan,

manajer toko harus memasukkan password untuk

membatalkan penjualan.

Sebuah catatan persediaan perpetual tidak

dipelihara sehingga meningkatkan risiko

penyusutan persediaan dan kesalahan.

Risiko ini bisa mengakibatkan

salah saji ke

akun persediaan dan biaya

Sistem IT akan meng-update

catatan persediaan harian secara akurat.

penyelesaian untuk pertanyaan no. 3Risiko baru Dapat ditimbulkan oleh Sistem Akuntansi Berbasis ITSistem akuntansi berbasis IT menyediakan berbagai fitur yang dapat mengurangi banyak risiko yang ditimbulkan oleh sistem berbasis manual, fitur sistem berbasis IT berikut dari menciptakan risiko baru:

Komputer secara otomatis menarik harga satuan dari master file Daftar Harga. Jika file tidak diperbarui secara berkala dan dipantau secara akurat, kesalahan sistematis harga bisa terjadi dan menyebabkan salah saji material dalam jumlah penjualan. Password khusus untuk aplikasi pemeliharaan untuk memperbarui master file tidak boleh diungkapkan kepada orang lain. Sedangkan penggunaan password yang unik bagi semua orang yang mengoperasikan komputer dan rekaman password untuk setiap transaksi membatasi akses dan meningkatkan jejak audit untuk setiap transaksi, maka akan sangat penting bahwa password tidak dibagi atau diungkapkan oleh karyawan. Selain itu, password hanya tiga digit, yang meningkatkan potensi mereka untuk ditebak. Kebijakan pemeliharaan password perlu dibentuk dan karyawan harus didorong untuk tidak menggunakan password yang akrab (misalnya, inisial, tanggal lahir, julukan, dll). Komputer tidak menghasilkan duplikat pita kasir. Sebaliknya, angka penjualan harian yang disimpan secara internal pada hard drive. Demikian pula, Journal Penjualan Harian tidak akan diproduksi dalam bentuk hardcopy. Tanpa backup secara teratur sepanjang hari, ada risiko bahwa data transaksi penjualan bisa hilang dalam hal hard drive atau peralatan lainnya. Komputer akan melakukan semua perhitungan jumlah penjualan, pajak penjualan, dan total penjualan untuk transaksi individual. Selain itu, komputer akan memperbarui catatan persediaan perpetual, meringkas penjualan oleh agen penjualan, dan memperbarui buku besar akun terkait. Ada beberapa risiko terkait perhitungan atau kesalahan posting. Pengujian menyeluruh dari Aplikasi sebelum dan setelah implementasi harus dilakukan untuk memastikan bahwa aplikasi pemrograman telah dilakukan dengan benar. Pengujian berkala setelah instalasi juga akan membantu mendeteksi kesalahan yang mungkin timbul sebagai akibat dari perubahan berikutnya. Penyelesaian untuk pertanyaan no. 4Rekomendasi yang diberikan terkait rencana konversi sistem baru

Pemilihan sistem penjualan berbasis IT yang diusulkan dibuat sendiri oleh pemilik toko (St. James) berdasarkan informasi yang dia diperoleh pada pertemuan industri baru-baru ini. Kurangnya keterlibatan oleh pegawai penjualan, kasir, akuntan toko, dan manajer toko menyebabkan beberapa kekhawatiran. Pemilik toko mungkin gagal untuk mengidentifikasi fitur tertentu dari sistem berbasis IT yang tidak akan bekerja dengan baik untuk transaksi pengolahan di St James. St James tampaknya hanya mengandalkan kemampuan dan keahlian konsultan komputer untuk pelaksanaannya. Sementara pemilik toko hanya menerima rekomendasi tentang kemampuan konsultan dari orang lain, ada beberapa kekhawatiran bahwa konsultan tersebut kurang memenuhi syarat untuk menangani instalasi software tertentu. St James telah melakukan pengujian formal dan evaluasi Sistem berbasis IT yang diusulkan. Analisis mendalam tentang kemampuan konsultan harus dilakukan sebelum instalasi untuk memastikan bahwa usulan Sistem IT berbasis dapat menangani sifat dan tingkat transaksi di St. James secara akurat.

St James berencana untuk melakukan perubahan secara mendadak ke sistem baru. Ini bisa membuat tekanan yang luar biasa dan kebingungan, terutama mengingat bahwa staf penjualan saat ini adalah yang paling familiar dengan sistem manual. Sebaliknya, St. James harus mempertimbangkan menjalankan sistem manual secara paralel ke sistem baru untuk jangka waktu yang wajar untuk memastikan bahwa semua fitur IT berfungsi sebelum meninggalkan sistem manual. Sementara operasi paralel meningkatkan tuntutan waktu kepada karyawan saat melakukan operasi normal, biaya yang dikeluarkan akan lebih minimal jika dibandingkan ketidakmampuan untuk memproses transaksi apapun dalam hal terjadi kegagalan implementasi.

Belum ada diskusi tentang pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem baru. St. James harus melatih semua karyawan sebelum ketergantungan ditempatkan pada sistem baru. Kurangnya pelatihan dapat menyebabkan penyalahgunaan yang akhirnya dapat menyebabkan kesalahan proses penjualan. Seperti disebutkan sebelumnya, St. James perlu menetapkan cadangan resmi dan prosedur password untuk memastikan bahwa semua data dilindungi dengan baik.