École de BiologieUniversité catholique de LouvainDépartement de biologieFacultés Universitaires Notre Dame de la Paix

Master en biologie des organismes et écologie

Guide du stage en master 21) DURÉE : 4 mois, de la mi-février (semaine 3 de Q4) à la mi-juin (semaine 21 du Q4)Le stage est une activité à temps plein. Il est interdit de suivre des cours durant cette période.

2) TYPES de stage :Finalité spécialisée (SBOE M260/LBOE2260) :On attend de l'étudiant qu'il s'insère dans un milieu professionnel, qu'il y mène un travail de biologiste en situation réelle, conjointement à ses collègues temporaires. L'évaluation concernera une description du mode de fonctionnement du milieu professionnel dans lequel s'est réalisé le stage, du travail qui a été effectué et d’une évaluation personnelle de l’expérience vécue tant sur le plan scientifique que sur les autres facettes de l’apprentissage d’un métier (gestion autonome, interactions avec l’équipe, …). L’étudiant remettra un rapport écrit qui sera défendu publiquement. Lorsque le stage porte un sujet confidentiel, la défense se fait à huis clos, les exemplaires du rapport sont renvoyés à la structure d’accueil après la soutenance et les membres du jury signent une clause de confidentialité.Ces stages sont généralement réalisés dans des bureaux d’études, des organismes de conservation de la nature, des administrations communales/provinciales/fédérales (conservation, écotourisme) ou le milieu industriel (alternatives aux pesticides, production d’énergie verte, …).

Finalité approfondie (SBOE M240/LBOE2240) :C’est un travail de recherche scientifique à la fois expérimental et bibliographique effectué en insertion dans une équipe de recherche. L'évaluation concernera une description du mode de fonctionnement du milieu professionnelde la structure dans lequel laquelle s'est réalisé le stage, du travail qui a été effectué et d’une évaluation personnelle de l’expérience vécue en termes d’acquis, de contribution personnelle et dl'insertion dans la structure d’accueil. L’évaluation du travail scientifique du stagiaire sera prioritairement axée sur la qualité de démarche et la capacité d'analyse critiques des résultats plutôt que sur les résultats proprement dits. L’étudiant remettra un rapport écrit qui sera défendu publiquement. Le stage se déroule généralement dans un laboratoire de recherche (universités, instituts). Lorsque le stage porte un sujet confidentiel, la défense se fait à huis clos, les exemplaires du rapport sont renvoyés à la structure d’accueil après la soutenance et les membres du jury signent une clause de confidentialité.

3) LIEU : Belgique ou ETRANGER, choix en concertation avec le coordinateur de stageSuzanne LORETUniversité de Namur (UNAMUR), Faculté des SciencesRue de Bruxelles 61, B-5000 NamurTel : + 32 (0)81/72 44 67, suzanne.loret@unamur.be

Université de Namur (UNamur), ASBL. Siège social : Rue de Bruxelles, 61 – B-5000 NAMUR

Sauf en période de congé scolaire, Suzanne LORET est présente tous les vendredi matin au secrétariat de Biologie de l’UCL (bureau de Mme Gravy, Carnoy)

Le choix du lieu de stage doit être VALIDE par le conseil des études du master BOE.

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Procédure du choix du stage 

Procédure de validation du choix de stage : Lorsque le stage sera réalisé à en dehors de l’Europe, les étudiants remettent au

coordinateur de stage pour le 15 août septembre du master 1 2 au plus tard une description du lieu de stage, les coordonnées du maître de stage potentiel et un bref descriptif du thème du stage (remettre la fiche de stage complétée (voir annexe du présent document) ;

quel que soit le lieu du stagepour les stages en Europe ou en Belgique, tous les étudiants remettent pour le 15 octobre du Master 2, la fiche d’identification du stage complétée (voir annexe du présent document).

Il est conseillé aux étudiants qui souhaitent réaliser leur stage à l’étranger, de sélectionner un lieu proposé dans la banque de données du Département ou renseigné par un membre de la communauté scientifique impliquée dans le programme du master BOE. Dans le cas où l’étudiant proposerait une destination nouvelle qui n’est pas jugée adéquate pour des activités scientifiques de qualité par le conseil des études, l’étudiant sera clairement averti du risque d’échec encouru. Les mauvaises conditions de travail et/ou l’insuffisance d’encadrement scientifique local ne seront pas prises en considération comme circonstance atténuante lors de l’évaluation finale de l’étudiant.

Les stagiaires peuvent bénéficier d’une aide financière pour un stage à l’étranger. Les candidatures à un financement sont soumises pour le dernier vendredi d’avril du master 1 à :

- à Suzanne Loret pour les étudiants inscrits à l’UNamur- à Ana Fernández-Gacio (coordinatrice des échanges internationaux d'étudiants, Faculté

des Sciences ana.fernandez@uclouvain.be) pour les étudiants inscrits à l’UCL.

Lorsque les demandes de financement excèdent le nombre de bourses disponibles, la commission BOE établit un classement qui tient compte (1) du CV académique du candidat et (2) de la qualité du sujet et de la structure d’accueil (excellence scientifique). Ce classement est réalisé pour la mi-mai de l’année qui précède le stage.

CALENDRIER des étapes conduisant au choix du stage : M1-– décembre Information à propos des stages par le coordinateurM1 – février-mars Prise de contact pour les stages à l’étrangerM1 – dernier vendredi avril Déclaration d’intention de stage à l’étranger et demande de bourseM1 – mi mai Classement des candidats à une bourseM1 M2 – fin aoûtseptembre Validation des stages à l’étranger (hors-Europe)M2 – mi-octobre Choix des stages en BelgiqueM2 – novembre Validation finale des stages en Belgique et de tous les stages à

l’étranger non encore validés et signature des conventions de stage (par MS)

M2 – premier lundi Q2 Briefing stage : dernière consignes et signature des conventions par les étudiants

M2 – premier lundi d’avil Remise du rapport intermédiaireM2 – mi-février- mi-juin Stage (4 mois)

4) EVALUATION :En trois étapes :

4.1. le bilan « précoce » des conditions de stage (pour le 14 7 mars), permet de juger rapidement que l’environnement matériel et humain sont en adéquation avec les objectifs opérationnels du stage (tels que définis dans la convention de placement). Il est dressé par l’étudiant sur base d’une « check-list » qui lui est remise à cette intention avant son départ en stage. Ce bilan est envoyé au coordinateur de stage, ainsi qu’à son superviseur, à la fin du premier mois d’activité.Dans le cas où ce premier bilan s’avère catastrophique, le stage prend fin immédiatement. L’interruption du stage ne peut cependant pas se faire sans un avis officiel de la commission des études BOE. Un autre stage (en Belgique dans tous les cas) est alors proposé à l’étudiant par le coordinateur de stage.

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ATTENTION ! Lorsque qu’un séjour à l’étranger n’a pas atteint une durée minimale de 3 mois, l’étudiant perd sa bourse de mobilité et doit rembourser toute avance déjà perçue.

4.2. l’évaluation intermédiaire (à la mi-stage) permet de vérifier que :(1) le programme de stage correspond à ce qui a été convenu(2) l’étudiant ne fait pas fausse route (suite à un manque de communication)(3) l’étudiant s’est intégré harmonieusement dans son équipe.

Forme de l’évaluation- Rapport écrit de 5 pages par l’étudiant, envoyé au coordinateur de stage (suzanne.loret@unamur.be) et au superviseur de stage POUR LE PREMIER VENDREDI D’AVRIL ; Contenu en 3 parties :

(1) description de la structure d’accueil QUI NE SOIT PAS UN PLAGIAT DE SA PAGE WEB,(2) état d’avancement de la tâche scientifique(3) évaluation personnelle qui aborde les points suivants : adaptation au sujet et à l’équipe, qualité des conditions de travail et de l’encadrement, « auto-évaluation » (et avec mention des points à améliorer)

- Evaluation du maître de stage (sous forme d’une grille d’évaluation) remise coordinateur de stageAu terme du processus d ‘évaluation intermédiaire, Le coordinateur de stage informe l’étudiant, son maître de stage et son superviseur de stage, du profil d’évaluation par le maître de stage (l’accent est mis sur les aspects dont l’évaluation se distingue de la valeur moyenne), dans le but de permettre à chaque stagiaire de s’améliorer, endéans la fin du stage, dans les domaines où il serait moins performant.

4.3. l’évaluation finale, déposé pour le TROISIEME LUNDI DE JUIN consiste en :- l’analyse du rapport final (10 pages hors annexes ; comportant les mêmes parties que dans le

rapport intermédiaire) des consignes de contenu du rapport sont décrites dans les annexes ;- l’analyse de la grille d’évaluation finale envoyée par le maître de stage au coordinateur de stage.

Le maître de stage remet une cote finale qui compte pour 30% de la cote finale attribuée pour le stage ;

- l’audition du stagiaire durant la dernière semaine de juin (30 minutes/étudiant ; défense orale à huis clos lorsque le stage fait l’objet d’une clause de confidentialité). La présentation est concise (10 minutes) et est suivie de 15 minutes de discussion. Le jury délibère durant 5 minutes suite à chaque présentation.

Le JURY d’évaluation est composé :- du coordinateur de stage- du superviseur académique de stage- d’un modérateur des UNAMUR (personne désignée par la commission BOE en début d’année

académique)

Cotation par le jury (70% de la cote finale) :- rapport écrit : 20%- présentation : 20%- défense : 30%

LE RAPPORT FINAL DOIT ETRE REMIS POUR le 20 13 juin au secrétariat de Biologies de l’UCL ou des UNAMUR en 3 exemplaires papier et une version pdf (de «   sécurité   » à suzanne.loret@unamur.be ) Lorsque le stage s’est déroulé à l’étranger, le maître de stage est invité à transmettre un avis écrit.Par souci de clarté de communication avec le maître de stage, il est fortement conseillé aux étudiants de rédiger leur rapport de stage en anglais lorsqu’ils l’ont réalisé leur travail dans cette langue. Ces étudiants sont en outre fortement encouragés à présenter leur rapport en anglais lors de la défense orale.

Le superviseur académique de stage est un professeur (ou un chercheur confirmé) des de l’UNamur ou de l’UCL, qui est familier avec le sujet du stage. Il peut assurer une guidance scientifique (à la

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demande du stagiaire). Il remet un avis sur le rapport intermédiaire et exprime éventuellement des suggestions quant aux ajustements à apporter à la démarche scientifique en cours. Il est identifié par le conseil des études du master BOE.SAUF DANS LE CAS OU UNE CLAUSE DE CONFIDENTIALITE EST EN APPLICATION, chaque étudiant est peut faire relire son rapport final par son superviseur académique de stage.

Renseignements complémentaires :

Suzanne LORETUniversité de Namur (UNAMUR), Faculté des SciencesRue de Bruxelles 61, B-5000 NamurTel : + 32 (0)81/72 44 67, suzanne.loret@unamur.be

EGALEMENT DISPONIBLE pour rencontrer les étudiants à l’UCL tous les vendredi matin (Secrétariat de Biologie, Carnoy, 010/47 34 89)

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FICHE D’IDENTIFICATION DU STAGE DE MASTER BOE, POUR LE 15 OCTOBRE à S. Loret

Stagiaire : Nom : …………………………………………………Prénom : …………………………………………………Option : Ecosystèmes

Biodiversité Interactions Organisme Environnement Biologie des Organismes Végétaux

Lieu de stage : ……………………………………………………………………………………..

Maître de stages : ………………………………………………………………………………….Tuteur(trice) éventuel(le) : ………………………………………………………………………….

Finalité du stage APPROFONDIE (AP) SPÉCIALISÉE (SP)

Description du sujet* (Hypothèse, question posée en AP/Tâche scientifique à réaliser en SP)*

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

*compléter au verso, le cas échéant

Méthodes utilisées : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Compétences exploitées (cours de master ou expérience acquise durant le mémoire ; préciser) : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Compétences visées par la réalisation du stage : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Date : …./…../…………. Signature : …………………………

Fiche d’évaluation précoce du stage de Master BOE (pour le 14 mars, à S. Loret)

NOM : ………………….

Prénom : ………………..

Lieu de stage : ……………………

Maître de stage : ………………….

Titre et objectifs du stage (si nécessaire, expliquer les objectifs au verso) : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Bilan des conditions de stage après un mois de travail :

Critère évalué Oui Non Autre (précisez)Le sujet est conforme au contrat de stageLes conditions matérielles sont adéquatesL’encadrement scientifique est adéquat et régulierJ’ai acquis le savoir faireJe peux travailler de façon autonomeJe perçois mes responsabilités dans la gestion du travailJe suis accepté(e) par l’équipeL’ambiance de travail est sereineL’information est aisément accessible

Globalement : Mon stage se déroule dans de bonnes conditions Mon stage ne se déroule pas dans de bonnes conditions et je souhaite y mettre un terme dans

les meilleurs délais, en concertation avec mon maître de stage, mon superviseur académique et le coordinateur des stages

Date : …./…../…………. Signature : …………………………

Master BOE, année académique 2013-2014

EVALUATION DU STAGE DE MASTER 2

Stagiaire :

NOM : ………………………………

Prénom : …………………………….

Cotation par le jury (70% de la cote) :

Rapport écrit (20%) : ……………/20

Présentation orale (20%) : ……………/20

Défense (30%) : ……………/20

COMMENTAIRE EVENTUEL :

Date : ………/…….. /2014

NOM du membre du jury : ……………………….

Signature : ………………………………………..

Consignes pour la rédaction du rapport de stage.

Date : …./…../…………. Signature : …………………………

Le rapport de stage comprend 3 parties que sont : (1) la description de la structure d’accueil, (2) le rapport d’activité et (3) l’évaluation personnelle de l’expérience de stage. Bien que la taille de la deuxième partie soit la plus importante, il ne faut pas négliger le contenu des première et troisième parties qui font l’objet d’une évaluation propre.Les deux premières parties du rapport doivent pouvoir être relues et approuvées par le maître de stage (et/ou le tuteur). Le rapport sera donc préférentiellement rédigé en anglais, lorsque la structure d’accueil n’est pas francophone.

Le style adopté dans le rapport (choix de la police de caractères et de la mise en page) est laissé à l’appréciation de l’étudiant(e). Pour le confort du lecteur, il est cependant souhaitable de ne pas adopter une trop petite taille de caractère.Seul le contenu de la page de garde du rapport est imposé (une version électronique est envoyée aux étudiants 3 semaines avant la date de dépôt). Le cas échéant, il présente les logos des programmes de mobilité qui ont financé le stage.

Le corps du texte n’excède pas 10 pages (hors références bibliographiques), afin de donner à l’étudiant(e) l’opportunité de s’exercer à sélectionner l’information essentielle, ainsi que cela se pratique dans le remplissage de formulaires de taille standardisée (tels ceux destinés aux organismes qui délivrent des bourses de doctorat ou des financements pour la recherche). Ce rapport concis peut renvoyer à des annexes pour des détails techniques, des résultats préliminaires (ou d’importance secondaire), des analyses statistiques, …

Contenu attendu dans les trois parties du rapport :

1) Description de la structure d’accueilIl va sans dire qu’un « copier-coller » du contenu du site internet de la structure d’accueil n’est pas acceptable. Le contenu attendu de cette section portera sur les éléments suivants :

Type (Université, Institut de Recherche, Industrie, ONG, Parc Naturel, …) Caractéristiques générales (par exemple, pour une université : la taille, la « Success story » et la

position dans le classement mondial ; pour une ONG/ASBL : sa taille, son expertise, un bref historique de son évolution/diversification de ses activités, au niveau local et/ou international). Dans le cas d’une université, il peut être intéressant de mentionner brièvement quelles sont les conditions d’accès aux études et leur coût, lorsque c’est tout à fait différent de notre système.

Caractéristiques spécifiques de l’unité d’hébergement du stage :o Taille et positionnement dans la structure généraleo expertise (recherche et/ou développement ou activité de « service scientifique » à la

société, telle la surveillance de la qualité de l’environnement) ;o financement des activités (et éventuellement des chercheurs en thèse et/ou en post-

doctorat) ;o collaborations nationales et internationales déterminantes ;o profil des publications (publications et/ou dépôts de brevet et/ou rapports d’activités) ;o conditions particulières éventuelles de travail (laboratoire de haute sécurité ; conditions

standardisées du type GLP, GMP, … ; application d’une clause de confidentialité)

2) Rapport d’activité (travail de recherche et/ou de développement, étude scientifique, …) Position de la tâche dans le programme de l’équipe d’accueil (à quel besoin répond-elle ? dans

quelle stratégie s’intègre-t-elle ?) ; Objectifs généraux et objectifs spécifiques (ou opérationnels, c’-à-d., ceux sur lesquels le travail

du stagiaire sera évalué) de la tâche. Dans le cas d’une recherche fondamentale, dresser une synthèse bibliographique concise sur le sujet et les hypothèses à tester ;

Responsabilités confiées au(à la) stagiaire ; Moyens mis en œuvre (description du principe des méthodes appliquées ; pour les détails

techniques, le lecteur peut être renvoyé vers une publication et/ou une annexe) ;

Date : …./…../…………. Signature : …………………………

Description des résultats les plus significatifs (dans le cas où un grand nombre de résultats a été

obtenu, opérer une sélection et mettre éventuellement des résultats moins importants en annexe). Veiller à garder les illustrations des principaux résultats décrits à proximité du texte (et non en annexe) ;

Analyse des résultats et des perspectives de travail qu’ils suggèrent

3) Evaluation personnelleParler de soi et/ou de son vécu en stage est loin d’être une chose aisée. C’est pourtant un exercice indispensable pour dresser un bilan complet d’une expérience de type professionnel. En outre, c’est une excellente préparation à un entretien d’embauche, au cours duquel on est souvent amené à devoir se décrire.

L’évaluation personnelle va englober l’analyse critique de certaines caractéristiques de la structure d’accueil. Le(la) stagiaire n’est pas tenu(e) d’en dévoiler le contenu à son maître de stage.

Quelques suggestions pour l’évaluation personnelle :

1) Evaluer les conditions d’accueil sur le plan : Scientifique (adéquation entre le sujet annoncé et la réalité de terrain) ; Social (intégration dans l’équipe ; cerner son rôle dans le succès ou les difficultés

rencontrées) ; Techniques (les moyens sont-ils à a hauteur des objectifs ?) ; Encadrement (fréquence, qualité) Communication (régularité des réunions de travail ; accessibilité des personnes

ressources, …).

2) Evaluer ses compétences. Cela peut être basé sur l’exercice d’autoévaluation (en utilisant la grille transmise au maître de stage qui la remplit de son côté) qui dégagera ses points faibles et ses points forts. Dans cette démarche, l’étudiant(e) sera particulièrement attentif à évaluer son implication personnelle dans :

la gestion journalière de sa tâche (autonomie/indépendance de décision) ; l’analyse critique des résultats ; la mise à jour de la bibliographie sur le sujet de travail ; les réunions (participation constructive aux discutions, préparation d’un poster ou autres

communication scientifique, …) ; le « design » de nouvelles approches, lorsque le travail doit être réorienté ; la rédaction du rapport.

Lorsque le maître de stage accepte de dévoiler son évaluation, discuter les différences qui apparaissent lors de la confrontation des deux grilles complétées.Terminer cette autoévaluation avec des suggestions d’amélioration des aspects moins performants.

3) Conclure l’évaluation de l’expérience de stage en termes d’adéquation avec les motivations initiales du choix du sujet et de l’endroit de stage ; d’adéquation entre la préparation lors des études et le travail à réaliser ; d’impact sur le projet personnel (effet sur le choix professionnel, mise en évidence d’une

possibilité de collaboration dans le cadre d’une thèse, proposition d’emploi, …).

Date : …./…../…………. Signature : …………………………