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Stato dell’arte su Fascicolo Studente in
Esse3 e Titulus
Stato dell’arte sul Foglio di Congedo
Elettronico
Barbara Casarini
CINECA
Stato dell’arte su Fascicolo Studente in Esse3 e Titulus
Documenti inviati
Documenti inviati firmati digitalmente
Visualizzazione e Gestione Fascicolo
Novità
Stato dell’arte sul Foglio di Congedo Elettronico
Flusso
Utility
End Point
Argomenti
Fascicolo Elettronico In seguito al rilascio delle linee guida sul fascicolo studente, da parte del Tavolo Tecnico
Università digitale, coordinato dal Dipartimento per la digitalizzazione della Pubblica
Amministrazione e l’innovazione tecnologica, gli atenei appartenenti alla rete finanziata
Uni5Net, promotori del gruppo sul fascicolo dello studente nell’ambito del tavolo
tecnico, hanno richiesto a CINECA un incontro con l’obiettivo di descrivere i punti
salienti delle linee guida e di ottenere una valutazione dei requisiti indicati in termini di
tempi e costi.
Da una lettura del documento e
dalle considerazioni fatte nel corso
dell’incontro, emerge la volontà di
iniziare a gestire il fascicolo di
studente, con l’obiettivo di non
appesantire in alcun modo l’attività
delle segreterie studenti. Le linee
guida sono state pensate per
consentire agli atenei che lo
ritenessero opportuno la possibilità
di estendere le indicazioni in esse
contenute, col fine di raggiungere
un maggior livello di integrazione
fra i sistemi.
Nelle linee guida sono state individuate diverse tipologie di documento che dovranno
confluire all’interno del fascicolo di studente.
Queste sono state classificate in:
Obbligatorie
Consigliate
Opzionali.
Tipologie di documenti obbligatori:
Domanda di immatricolazione
Abbreviazione di corso
Trasferimento in ingresso
Conferma titolo di studio
Delibera passaggio di corso
Delibera approvazione piano di studio individuale
Verbali di esame
Decreti di annullamento esame
Contratto collaborazione studentesca
Riconoscimento esami
Diploma Supplement
Foglio di congedo
Rinuncia
Decadenza
Abilitazione
Fascicolo Elettronico – Documenti previsti
Tipologie di documenti consigliate:
Attestazione ISEE/ISEU
Domanda esonero/benefici
Contratto di Learning Agreement
Trascript of Records
Domanda esame di stato
Tipologie di documenti OPZIONALI:
Passaggio di corso
Domanda piano di studio individuale
Istanze
Domanda di laurea
Domanda di trasferimento.
Fascicolo Elettronico – Documenti previsti
Il perfezionamento dell’ingresso dello studente in Ateneo:
Immatricolazione,
Immatricolazione per abbreviazione di carriera,
Trasferimento in ingresso
tramite i flussi asincroni del Gateway di Esse3, gestiscono la replica
della nuova carriera al sistema Documentale.
Viene così creato il fascicolo studente sul sistema Documentale collegato alla singola
carriera dello studente.
In replica al sistema viene inoltre inviato anche un set minimo dei dati anagrafici e di
carriera dello studente.
Alla modifica dei dati anagrafici e di carriera dello studente, ne verrà gestita la
notifica di modifica.
Ingresso Studente
Modifica Dati Carriera
Stampa Certificato
Chiusura Carriera
G
A
T
E
W
A
Y
Creazione Fascicolo
Aggiornamento Fascicolo
Inserimento Documento
Chiusura Fascicolo
Fascicolo Elettronico – Creazione
I dati anagrafici gestiti in replica sono:
cognome,
matricola,
nome,
codice fiscale,
data di nascita,
luogo di nascita,
data di immatricolazione,
tipo carriera (tipo di corso di laurea),
corso di studio,
email,
email certificata,
indirizzo,
comune,
cap,
provincia,
nazione,
telefono,
fax,
cellulare.
Fascicolo Elettronico – Replica Anagrafica
Alla produzione di ogni documento riconducibile alla carriera dello studente, verrà
registrato il documento sul sistema Documentale e questo verrà collocato all’interno
del fascicolo studente a cui fa riferimento.
Fascicolo Elettronico – Replica
Documenti
Ogni documento inviato al sistema documentale sarà corredato delle
informazioni che lo caratterizzano:
tipologia di documento: in arrivo (documento consegnato dallo studente alla
segreteria studenti, ad esempio la domanda di immatricolazione), in partenza
(documento consegnato dalla segreteria allo studente, ad esempio il certificato
di iscrizione);
tipologia di repertorio: indica se al documento deve essere assegnato anche un
progressivo di repertorio oltre al numero di protocollo;
argomento: indica la tipologia di documento, ad esempio domanda di
immatricolazione, questo comporterà l’attribuzione della responsabilità del
documento sul sistema documentale;
mittente;
data documento;
destinatario;
oggetto;
eventuali allegati al documento;
eventuali note;
attributi del documento che ne permetteranno la ricerca
ed il filtro sul sistema documentale.
Fascicolo Elettronico – Documenti
Alla chiusura della carriera dello studente o al suo trasferimento in uscita, verrà
notificata la chiusura del fascicolo studente al sistema documentale.
All’eventuale invio di altra documentazione, il fascicolo verrà temporaneamente
riaperto, verrà introdotto il documento e sarà chiuso nuovamente.
All’eventuale riattivazione della carriera, il fascicolo verrà riaperto.
Fascicolo Elettronico – Chiusura
Dal blocco 'Fascicolo Studente' presente sulla funzionalità 'Gestione studenti' si potrà
visualizzare il numero di fascicolo associato alla carriera dello studente e sarà possibile
navigare contestualmente sul sistema documentale premendo l'URL visualizzato.
Fascicolo Elettronico – Visualizzazione
Vengono inoltre visualizzati il numero di documenti notificati al sistema
documentale e del numero di documenti presenti nel fascicolo sul sistema
documentale.
Come dettaglio è stata introdotta la visualizzazione di tutti i documenti
associati alla carriera dello studente dettagliati per:
indicazione se documento correttamente notificato e presente sul
fascicolo del documentale, con il link diretto al fascicolo dello
studente in Titulus
documento
data di protocollo del documento (riportati dal documentale)
numero di protocollo del documento (riportati dal documentale)
classificazione del documento (riportati dal documentale)
numero di repertorio (riportati dal documentale)
data di protocollazione differita
motivazione di protocollazione differita.
Fascicolo Elettronico – Visualizzazione
Attraverso il link, presente nella schermata di Esse3, l’operatore di Esse3 potrà
accedere a Titulus, direttamente al contenuto del fascicolo dello studente.
La seguente schermata rappresenta l’intestazione del fascicolo riportante i dati
principali, anagrafici e di carriera, dello studente.
Attraverso il collegamento «Doc contenuti» l’operatore visualizzerà l’elenco dei
documenti contenuti nel fascicolo.
Fascicolo Elettronico – Titulus
L’elenco dei documenti presenti nel fascicolo riporta le informazioni
principali del documento, quali oggetto, classificazione, numero e data di
protocollo.
Selezionando poi un documento, dall’eventuale elenco di quelli contenuti
nel fascicolo, si accede alla pagina del documento ricevuto dal sistema di
segreteria studenti.
Fascicolo Elettronico – Documenti Titulus
La visualizzazione del fascicolo dello studente può essere effettuata anche
accedendo direttamente a Titulus, abilitando gli operatori all’intervento/visione
dei fascicoli degli studenti.
Gli utenti abilitati visualizzeranno nella
home Page di Titulus il pulsante per
accedere alla Ricerca di documenti
contenuti nel fascicolo dello studente.
Fascicolo Elettronico – Documenti Titulus
I certificati attualmente abilitati alla notifica al fascicolo studente sono:
DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE
DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI
ABBREVIAZIONE DI CARRIERA
DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI RINUNCIA
AGLI STUDI
DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI DECADENZA
DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN INGRESSO
DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE PER MOBILITA' IN
INGRESSO
LETTERA DI CONGEDO
FOGLIO DI CONGEDO
CERTIFICATO DI DECADENZA
CERTIFICATO DI RINUNCIA
DIPLOMA SUPPLEMENT (certificato cartaceo – no firma digitale)
AUTOCERTIFICAZIONE DEI REDDITI
CERTIFICATO DI LAUREA
DOMANDA DI PASSAGGIO DI CORSO
DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN USCITA
TESI DI LAUREA
Fascicolo Elettronico – Documenti Gestiti
I documenti formati digitalmente, per cui è attivabile la conservazione sul sistema
documentale sono:
VERBALI DI PROFITTO
VERBALI DI LAUREA
DIPLOMA SUPPLEMENT
Fascicolo Elettronico – Documenti Gestiti
con Firma Digitale
Ogni documento inserito nel fascicolo dello studente è corredato di informazioni
relative al suo contenuto.
Le informazioni a corredo del documento sono calcolate in fase di stampa in base a
una serie di operandi associati all'evento di stampa:
ARGOMENTO: Argomento dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo
studente
DATA_PROT_DIFF: Data dell'invio a Titulus di documenti in differita
DESTINATARIO_ATE_ID: Destinatario della stampa
DESTINATARIO_ID: Destinatario della stampa
MITTENTE_ID: Mittente della stampa
MOTIVO_PROT_DIFF: Motivo dell'invio a Titulus di documenti in differita
NOME_FILE: Nome dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente
NOME_FILE_ALLEGATO: Nome del documento allegato da inviare
a Titulus per il fascicolo studente
NOTE_ALLEGATI: Nota da allegare ai documenti da inviare a Titulus per il
fascicolo studente
OGGETTO: Oggetto dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente
REPERTORIO: Repertorio legato ai documenti da inviare a Titulus per il
fascicolo studente
TIPO_DOC_ARCH_ID: Tipologia di archiviazione di stampa.
Fascicolo Elettronico – Dati Documenti
La voce a menù online “Consultazione Fascicolo” è abilitata se per lo studente è
stato replicato il fascicolo sul sistema documentale.
La voce a menù sarà visualizzata al percorso "Segreteria Studenti/Consultazione
Fascicolo".
La consultazione prevede la
visualizzazione del numero di
fascicolo associato alla
carriera dello studente ed in
dettaglio i dati relativi ad ogni
documento in esso inserito.
Tramite apposito pulsante
sarà possibile visualizzare in
dettaglio la copia conforme
del documento.
Fascicolo Elettronico – Fascicolo on-line
La stessa consultazione può essere attivata anche
tramite Applicazione Mobile.
La funzione 'Console Fascicolo Studente‘ è presente a menù al
percorso Amministrazione/Fascicolo Studente/Console Fascicolo Studente. Da questa funzionalità sarà possibile verificare per ogni anno / corso di studio
l'andamento delle notifiche di creazione fascicolo e/o inserimento di documenti nel
fascicolo elettronico dello studente.
Fascicolo Elettronico – Monitoraggio 1/2
Una volta effettuata la ricerca saranno estratti i totali degli studenti suddivisi come:
studenti senza fascicolo, a loro volta con specifica di:
• NON notificati
• Notificati con errore
studenti con fascicolo a loro volta con specifica di:
• Senza documenti notificati
• Con tutti i documenti notificati
• Con documenti notificati con errore.
Sarà visualizzato il dettaglio dei dati della carriera degli studenti che rientrano in quel
criterio di ricerca e in quella specifica casistica ed il dettaglio dei documenti associati
alla loro carriera.
Fascicolo Elettronico – Monitoraggio 2/2
Entro fine giugno sarà implementata la
possibilità di firmare digitalmente anche gli
atti di carriera, si potrà pertanto procedere
alla loro conservazione nel sistema
documentale.
Come da richiesta di alcuni atenei, si procederà
all’inserimento nel fascicolo elettronico dello
studente, dei documenti caricati dagli studenti
come allegati alla presentazione della domanda
di immatricolazione on-line.
Foglio di Congedo Elettronico
Il foglio di congedo è un tipico esempio di cooperazione applicativa in quanto vede
coinvolti due Atenei (Ateneo Entrante ed Ateneo Uscente) nello scambio di
informazioni relative ad un preciso studente che inoltra una domanda di trasferimento
per lasciare l’Ateneo Uscente e giungere presso l’Ateneo Entrante. Il processo di
trasferimento è molto articolato e ciascun Ateneo è libero di gestire il processo in
completa autonomia; tuttavia, è presente nel processo una forte interazione tra i due
Atenei pertanto è possibile definire un processo esterno che gli Atenei possono
condividere indipendentemente dalle modalità operative di gestione proprie di ciascun
ateneo.
Partendo dall’esemplificazione dei casi d’uso riportati nell’allegato tecnico delle linee
guida, il processo di trasferimento in cooperazione applicativa nei sistemi di KION si
compone delle seguenti fasi:
presentazione domanda di trasferimento in uscita nell’ateneo di partenza
eventuale inserimento autocertificazione esami sostenuti e non ancora caricati in
carriera dello studente
inserimento domanda di trasferimento in ingresso nell’ateneo di destinazione
verifica posizione amministrativa e di carriera dello studente
completamento verifica posizione carriera dello studente
invio foglio di congedo definitivo
convalida Attività Didattiche presso l’ateneo
di destinazione
completamento pratica di trasferimento in
ingresso e contestuale notifica conclusione
pratica di congedo.
Foglio di Congedo Elettronico - Flusso
Schematicamente il flusso del processo interAteneo è il seguente:
Foglio di Congedo Elettronico – Flusso
Lo studente può procedere con l’inserimento dell’autocertificazione
degli esami sostenuti e non ancora caricati in carriera.
Lo studente procede all’inserimento della domanda di
trasferimento in uscita tramite apposita funzionalità on-line.
Foglio di Congedo Elettronico – Domanda
Nella gestione della pratica di congedo dello studente, se il trasferimento in uscita è
verso un ateneo tra quelli attivati del gruppo di cooperazione, la segreteria dell’ateneo
Uscente potrà inviare
all’Ateneo Entrante il foglio
di congedo in formato
elettronico.
La funzione di gestione dei
fogli di congedo gestisce lo
stato di avanzamento della
pratica e la visualizzazione
del dettaglio del foglio di
congedo inviato.
Foglio di Congedo Elettronico – Congedo
La struttura del foglio di congedo in formato XML, segue le specifiche dettate dal
tavolo tecnico ed è pertanto compatibile con chiamate conformi allo standard del
tracciato definito da e verso qualsiasi altro sistema di segreteria.
Le codifiche dei dati geografici e didattici contenuti nel file prodotto in fase di
congedo, sono gestite tramite codifiche ministeriali (codici ANS).
Questo determina la produzione di un file contente informazioni standard ed
interpretabili da qualsiasi sistema di segreteria.
Affinché la cooperazione possa essere
attivata è pertanto necessario che tutte le
codifiche di:
• nazioni,
• comuni,
• scuole superiori,
• tipologie titolo,
• atenei italiani,
• atenei stranieri,
• dipartimenti e corsi di studio di altri
atenei e di ateneo
siano correttamente inserite a sistema e
siano associate ai relativi codici ministeriali.
Foglio di Congedo Elettronico
Dalla funzione ‘Corsi di studio Cooperazione Applicativa’ sarà possibile risolvere
eventuali ambiguità presenti a sistema relativi ai corsi di studio offerti dall’Ateneo
Entrante.
Se nell’elenco dei corsi di studio offerti dall’ateneo Entrante, esistono più corsi interni
dichiarati con medesimo codice ministeriale, si potrà da qui dare priorità ad uno di essi
rispetto agli altri, in modo da risolvere l’eventuale ambiguità non risolvibile in maniera
automatica dal sistema di importazione del foglio di congedo elettronico.
Corsi Di Studio Cooperazione Applicativa
2014/20152014Anno Accademico
Anno
Corso di studio Ingegneria Industriale
Link
Numero chiuso
Recupera Crea Elenco Corsi di Studio Offerti
Tipo Corso Corso di Studio
LT 0220104000500001
LT 0220104000500002
Scadenza Presentazione Domanda 31/12/2014
Selezione all’Ingresso
Note
Principale
Facoltà Ingegneria06
0220104000500001
Classe 10
Normativa Ord. 270
Facoltà Specifica INGEGNERIA- Facoltà di Ingegneria...
Tipo Corso LT
Sede 15146
Elimina Elenco Corsi di Studio Offerti
Filtra Codici Doppi
Invia Offerta COAP
Foglio di Congedo Elettronico
Il sistema di Cooperazione Applicativa, è già predisposto alla gestione della notifica di email per la
comunicazione dell’avanzamento della pratica sia alla segreteria che allo studente.
Le mail sono notificate all’operatore di segreteria referente della pratica e sono associate ai
seguenti processi:
Notifica di ricezione di una richiesta di Avvio Processo Trasferimento. Il template è stato
realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della
notifica (COAP_AVVIO_PT).
Notifica di ricezione di invio di Aggiornamento Dati Processo Trasferimento. Il template è
stato realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della
notifica (COAP_AGG_DAT_PT).
Notifica di ricezione di invio del Token da attribuire allo studente. Il template è stato realizzato
con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della notifica
(COAP_INVIO_TOKEN).
Notifica di ricezione di una richiesta di Refresh dei Dati Processo Trasferimento inviati. Il
template è stato realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di
Provenienza della notifica (COAP_REFRESH_PT).
Notifica di ricezione Completamento Pratica Processo Trasferimento. Il template è stato
realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della
notifica (COAP_CHIUDI_PT).
Notifica di ricezione Annullamento Pratica Processo Trasferimento. Il template è stato
realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della
notifica (COAP_ANNULLA_PT).
Foglio di Congedo Elettronico
Cooperazione applicativa è configurabile al fine di gestire gli end-point degli atenei
con cui attivare la cooperazione, in modalità centralizzata tramite un repository
disponibile a tutti i sistemi o localmente.
Se attivata la gestione del repository centralizzato, gli end-point saranno prelevati
dal sistema centralizzato E3Network.
Tutti i servizi esposti da E3Network per la gestione degli end-point centralizzati
saranno richiamati utilizzando le credenziali di accesso differenti per ogni singolo
cliente.
Ogni singolo cliente potrà gestire:
L’attivazione del suo servizio
La modifica dell’end point esposto per la cooperazione
L’attivazione della cooperazione con un altro cliente.
Foglio di Congedo Elettronico - EndPoint
Fascicolo Studente:
https://docs.kion.it/bin/view/KionDocs/IntegrazioneFascicoloStudente
http://docs.kion.it/bin/view/KionDocs/IntegrazioneFascicoloStudente-
Autocertificazionedeiredditi
Documentazione
Barbara Casarini
Grazie per l’attenzione!