1

Step by step to implement TPS (Total Performance Scorecard)

with BFO

UOBSMEDate: March, 2013

ThomastanDa– BizForceOne Country Manager

2

Agenda

1. Introduction to TPS;

2. Overview of ISO

3. Establishing Management process (MIS)

4. Establishing KPIs

5. Establishing BSC and Strategy Map for TM, PBSC, TQM;

6. From BEP, BCG, Demand planning and forecasting to business simulation;

7. Talent Management (TM);

8. Personal Balances Scorecard (PBSC);

9. Best fit methodology and timeframe to implement TPS.

TPS (Total Performance Scorecard)

Product or Service in

Market (Value

Change)

Core value in TPS

(Human Being

Workflow)

Value Performed in KPI/KRI

(Cash flow)

Organizational

Culture (Mission, vision,

Objectives, goal…)Growth up

capacity

*Các cấp bậc của hệ thống TPS1. Level 1: Xây d ng h th ng ISOự ệ ố

+ nh n th c v h th ng qu n lýậ ứ ề ệ ố ả+ xây d ng ISOự2. Level 2: Xây d ng h th ng thông tin qu n lý (MIS) ự ệ ố ả+ Xây d ng m i quan h gi a các b ph n/phòng banự ố ệ ữ ộ ậ+ Xây d ng qui trình ự+ Xây d ng báo cáo qu n trự ả ị3. Level 3: S hóa (đi n toán hóa) h th ng qu n lý MISố ệ ệ ố ả+ T ch c tri n khai h th ng qu n lý (ERP/ERM/DRP/CRM) có h sinh thái nh h đi u ổ ứ ể ệ ố ả ệ ư ệ ềhành doanh nghi p BFO (hay h sinh thái ngu n m OpenERP, SAP )ệ ệ ồ ở4. Level 4: Xây d ng h th ng năng su t ch t l ng (KPI)ự ệ ố ấ ấ ượ+ T h th ng MIS -> Xây d ng b ng năng su t (KPI/KI/KRI)ừ ệ ố ự ả ấ+ S d ng BI nh data warehouse, datamining đ hi n th tr c quan sinh đ ng các KPI b ng ử ụ ư ể ể ị ự ộ ằbi u đ (Dashboard) hay BIVể ồ5. Level 5: Xây d ng th đi m cân b ng PBSC, BSC và TQM: ự ẻ ể ằ

+ Liên k t v i chi n l c, theo b n đ chi n l c (Strategy map) ế ớ ế ượ ả ồ ế ượ

+ Đ nh biên nhân s và đánh giá ngu n nhân l c (PBSC)ị ự ồ ự6. Level 6: Xây d ng h th ng ki m soát n i b và k t n i v i t m nhìn, mision, core ự ệ ố ể ộ ộ ế ố ớ ầvalue

+ Review l i văn hóa doanh nghi p (chính sách, ch đ , qui ch , dòng ch y, qui trình)ạ ệ ế ộ ế ả

• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ kết nối với vision, mision, Core value…

• Review lại văn hóa doanh nghiệp (chính sách, chế độ, qui chế, dòng chảy, qui trình).

HTKSNB

• Liên kết với chiến lược theo bản đồ chiến lược (Strategy map)

• Định biên nhân sự và đánh giá nguồn nhân lực (Talent Management & PBSC)

OBSC, PBSC và TM

• Năng suất chất lượngTQM (KPI/KI/KRI)• Sử dụng BI như data warehouse, datamining

để hiển thị trực quan sinh động các KPI bằng biểu đồ (Dashboard) hay BIV

Hệ thống TQM (PI/KPI/KRI)

• Tổ chức triển khai hệ thống quản lý (ERP/CRM/DRP/SCM) hướng hệ sinh thái như hệ điều hành doanh nghiệp BFO

Phần mềm quản lý:ES (ERP/CRM/DRP/)

• Xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận/phòng ban+ Xây dựng qui trình + báo cáo quản trị.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

•Nhận thức và xây dựng hệ thống quản lý ISOHệ thống quản lý ISO

THÁP H TH NG QU N TR CHO H TH NG TPSỆ Ố Ả Ị Ệ Ố

From ISO to e-Management or BOS

Quality Policy

Procedures, Work Instructions, Specifications, Standards

Records

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

PL

US

MO

S

PO

S

LO

S

BOS

Processes

How

Evidence

The Four Pillars of BOS

ExceedingCustomer Expectations

Vision / Mission / Values

Customer Requirements

Quality Cost Delivery

Lead

ership

Op

erating

System

LOS

Pu

rchasin

g

Op

erating

System

POS

Pro

du

ct

Lau

nch

System

PLUS

Man

ufactu

ring

Op

erating

System

MOS

Human Capital(Answer)

Organization Capital

Information Capital

• Attitude • Skills• Knowledge• Experience• Enviroment

• Systems• Database• Networks

• Culture• Leadership• Organization

Development

1. ISO

Long-term Shareholder Value

Revenue Growth

Improve Cost Structure

Increase Asset Utilization

Cost Efficiency

ISO- KRI (Key Result Indicator)

Expand Revenue

Opportunities

Enhance Customer Value

Price Availability BrandServiceQuality

Customer Acquisition

Customer Satisfaction

Customer Retention Customer Profitability

Market Share

ISO – KPI for Customer

Operations Management

Processes (ERP)

CustomerManagement

Processes (CRM, DRP)

Innovation Processes (BEP,

BCG, Biz Simulation)

Regulatory and Social

Processes (TM, PBSC, e-ISO)

Processes that produce and

deliver products and services

Processes that enhance customer

value

Processes that create new

products and services

Processes that improve

communities and the environment

• Supply

• Production

• Distribution

. Risk

• Selection

• Acquisition

• Retention

• Growth

• New Ideas

• R&D Portfolio

• Design/

Develop

• Launch

• Environment

• Safety &

Health

• Employment

• Community

MIS Covering all Internal Process

*Management Process (MIS) 1. Operation Management Process (SCM+FCM)

a) Supply process

b) Production Process

c) Distribution Process

d) Risk management process (Accounting)

2. Customer management process (CRM+DRP)a) Selection

b) Acquisition

c) Retention

d) Growth

3. Innovation Process (Business simulation with BEP, BCG)

a) New Ideas

b) R&D Portfolio

c) Design/ Develop

d) Launch

4. Learning and growth Process (TM, PBSC and e-ISO)

a) Environment

b) Safety & Health

c) Employment

d) Community

Vd: Workflows, process, SOP đ c chu n hóa trong hstqtượ ẩ

Identifying Key Performance Indicators (KPI)

VisionMission

and ValuesStrategy

Finance

Customer

Internal Business Process

HR Development

Key Performance Indicators

Key Performance Indicators

Key Performance Indicators

Strategic Objectives

KPI = Measurement or indicator that provides

information on how far we have succeeded in

achieving the strategic objectives

Key Performance Indicators (KPI)

KPIs ON BFO

If you find this presentation useful, please consider telling others about our site (www.bmi.vn)

Implemented on Bizforceone as a Business Operating System

4 Perspectives in Balanced Scorecard

If we succeed, how will we look to our shareholders?

Financial Perspective

To achieve our vision, how must we look to our

customers?

Customer Perspective

To satisfy our customers, which processes must we

excel at?

Internal Perspective

To achieve our vision, how must our organization learn

and improve?

Learning & Growth Perspective

The Strategy

TRI N KHAI BSC TRONG BFOỂ

Strategy and Balanced Scorecard

Mission – Why We

Exist

Vision – What We

Want to Be

Values – What’s

Important to Us

Strategy : Our Game

Plan

Strategy Map :

Translate the Strategy

Balanced Scorecard :

Measure and Focus

Strategic Outcomes

Satisfied Shareholders

Delighted Customers

Excellent Processes

Motivated Workforce

Cost Efficiency

Long-term Shareholder Value

Revenue Growth

Price Availability BrandServiceQuality

Operations Management

Processes

Human Capital

CustomerManagement

Processes

Innovation Processes

Regulatory and Social Processes

Organization Capital Information Capital

Strategy Map Framework

Financial

Customer

Internal Process

Learning & Growth

Strategy map implemented on BFO

Strategy Map Template

• The following slide displays the strategy map template

comprising of four perspectives : financial, customer,

internal business process, and learning & growth.

• TQM (Lean Sigma, 5S, Kaizen) is not in Strategy Map (not

in BFO system)

Improve Cost Efficiency

Enhance Long-term Shareholder Value

Increase Revenue Growth

Enhance Brand Image

Build High Performance Products

Achieve Operational Excellence

Develop Strategic Competencies

Drive Demand through Customer

Relation Management

Manage Dramatic Growth through

Innovation

Implement GoodEnvironmental

Policy

Build Learning Culture

Expand Capabilities with Technology

Strategy Map Template

Financial

Customer

Internal Process

Learning & Growth

Expand Market Share

STRATEGY MAP IMPLEMENTED ON BFO

Dòng ti nề

Dòng ng iườ

Dòng hàng

TRI T LÝ QU N TR 3 DÒNG CH Y Đ CÂN Ế Ả Ị Ả ỂB NG Đ NG TRONG H TH NG TPSẰ Ộ Ệ Ố

Th ịtr ngườ

Kinh doanh

S n ảxu tấ

Cung ngứ

K toán ếtài chánh

Th ịtr ng ườ

hàng hóa

Th ịtr ng ườ

ngo i h iạ ố

Th ịtr ng ườ

lao đ ngộ

Th ịtr ng ườ

tài chánh

Đ nh biên ịnhân s ự

(Job family)

Đánh giá nguôn

nhân l cự

Đào t o và ạphát tri n ể

ngu n ồnhân l cự

Xây d ng ựvăn hóa doanh nghi pệ

MÔ PH NG K CH B N KINH DOANH TRONG H Ỏ Ị Ả ỆSINH THÁI QU N TR TPSẢ Ị

Decision Information

system –H tr ỗ ợra quy t đ nhế ị

Phân tích r i ro - PDACủ

Xây d ng t m ự ầnhìn, s m ng, giá ứ ạtr c t lõi và m c ị ố ụ

tiêu

Mô ph ng các ỏk ch b n trong ị ả

kinh doanh

Simulated NPV

HÌNH MÔ PH NG KINH DOANH B NG BFOỎ Ằ

TRANSLATES STRATEGY INTO ACTIONS

IncreaseNOPAT

IncreaseNOPAT

ImproveCapital

allocation

ImproveCapital

allocation

IncreaseGOP

IncreaseGOP

DecreaseOperationsExpenses

DecreaseOperationsExpenses

CapitalDeployment

CapitalDeployment

Cost ofCapital

Cost ofCapital

IncreaseRevenue

IncreaseRevenue

DecreaseMfg costs

DecreaseMfg costs

ReduceSelling costs

ReduceSelling costs

ReduceDistribution

costs

ReduceDistribution

costs

Increase price

Increase volume

Increase mix

Improve processes

Reduce input costs

Improve utilization

Increase productivity

Optimize staffing

Optimize schedule

Optimize physical

Alternative distribution

Improve AP / AR

Reduce inventory

Improve portfolio

Profit driven marketing efforts

Proactive production planning

Optimal production processes

Optimal capacity utilization

Focus on profit accounts

Improved inv. flow, visibility

Improved carrier management

Higher quality cust. service

Improve supply chain visibility

Improve capital stewardship

IMPROVENEV

IMPROVENEV

LEVERS IMPACTS

Simulated net cashflow

Talent Management in TPS

Form Orgchart -> Human Resource approval

From Taylor -> Maslow (2.0) -> HR 3.0 Motivation

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

*PBSC - Personal Balance Scorecard

Enhance Enterprise value !

*PBSC - Personal Balance Scorecard

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

*Balancing Life 4 Aspects with PBSC

Hierarchy (level)= Financial + Internal Mentality (heart)= External + Learning & Development

Base/Foundation (Hard skill) = Financial + Learning and DevelopmentSoul/Spirit (Soft Skill) = External + Internal

Enhance Enterprise value !

Enhance Enterprise value !

Personal BSC in BFO

Enhance Enterprise value !

*Testing by Jung Theory combined With YI

CHING in PBSC

48

Use PBSC App to Family Managment

Key Components of The TPSThanh phân chủ yêu của TPS

Vision (Mission Statement)Longer-term direction of where the company aspires to be, how and on what basis to compete. The Vision will form the “Blue Print” for strategy formulation.

StrategyPlan, patterns of actions, and overall competitive themes that create and sustain competitive advantage.

KPIs and KRIsWhat needs to happen to execute strategy successfully. Key Performance Indicators (KPIs) must be:• Actionable with clear Targets• Associated with Business Decisions• Specific • Measurable

EnterpriseVision

Strategy

KPIs/KRIs

Measures

MeasuresA unit of information, financial or non-financial, that provides meaningful feedback to strategy execution and success towards the achievement of the Key Performance Indicators

Scorecard PerspectivesThe four perspectives along which value is created for the enterprise plus TQM (Lean sigma, lean SCM, Kaizen, Fmea…)

OBSC, PBSC, TQM, TM, MIS

* Rough Schedule for a TPSThơi biêu Sơ Lươc Triên Khai TPS

Xây dựngVăn hóa DNtừ nối kêt Mission,Vision,

Core valueđên qui chê, Chính sách…

Xây dựng Thẻ điêm cân bằng

OBSC,Và TQM

Xây dựng chỉ tiêu

năng suất chất lương

PI/KPI/KRI

Số hóaH.thống

MIS (ERPCRMDRP

Hay ES)

Xây dựng

H.Thống MIS

Xây dựng hệ thống

ISO

12 to 16 weeks integrated with BFO

InterviewExecutives

workshop workshopworkshop On-going

NOTE: TPS has been integrated with BFO System

*Phương pháp tổ chức thực hiên hệ thống TPS

Chuẩn đoán - Khả thi

• Chu n đoán, nghiên c u kh thiẩ ứ ả

Phân tích - Thiết kế

• Xây d ng quy trình nghi p v , báo cáo qu n trự ệ ụ ả ị

Đào tạo và chuyển giao

• Đào t o overview BFO, table, entity,…ạ

V n hành và h tr t xaậ ỗ ợ ừ

• V n hành h th ng & H tr t xaậ ệ ố ỗ ợ ừ

*Đặc tính nổi bậc của phương pháp Bestfit

1• BMI cung cấp hệ điều hành doanh nghiệp

BFO có mã nguồn và qui trình chuẩn mực quốc tế;

2• BMI tư vấn qui trình MIS cho doanh

nghiệp theo tiêu chuẩn của GAMP với công ty gar, FDA, USA và SOX, với công ty MOODY, và BSC của Norton Kaplan giúp doanh nghiệp gọi vốn Quốc tế hay lên sàn Quốc tế;

3• Tổ chức thực hiện dự án bằng đội ngũ

triển khai từ khách hàng được chuyển giao công nghệ BFO. BMI chịu trách nhiệm điều phối và trách nhiệm cuối cùng;

4• BMI cùng đội ngũ BFO khu vực, CENFORD

(quốc nội) đánh giá và cấp chứng nhận hàng năm với nhà tư vấn GAR và MOODY.

Corporate Performance Management

“One accurate Measurement is worth more than a thousand expert opinions”

- Admiral Grace Hopper