ICS 03.120.10; 13.020.10 SLOVENSKÁ TECHNICKÁ NORMA Apríl 2003

STN EN ISO 19011

Návod na auditovanie systému manažérstva kvality a/alebo systému environmentálneho

manažérstva 01 0330

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

Lignes directrices pour ľaudit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental

Litfaden für Audits von Qualitätsmanagement -und/oder Umweltmanagementsystemen (ISO 19011: 2002)

Táto norma je slovenskou verziou EN ISO 19011: 2002. Európska norma EN ISO 19011: 2002 má postavenie slovenskej technickej normy.

This standard is the Slovak version of EN ISO 19011: 2002. European Standard EN ISO 19011: 2002 has the status of a Slovak Standard.

Nahradenie predchádzajúcich noriem

Táto norma nahrádza STN ISO 10011-1 z apríla 1992 (01 0330), STN ISO 10011-2 z júna 1992 (01 0330), STN ISO 10011-3 z júna 1992 (01 0330), STN EN ISO 14010 z mája 1998 (83 9010), STN EN ISO 14011 z mája 1998 (83 9011) a STN ISO 14012 z mája 1998 (83 9012) v celom rozsahu.

© Slovenský ústav technickej normalizácie, 2003 Podľa zákona č. 264/1999 Z. z. v znení neskorších predpisov sa môžu slovenské technické normy rozmnožovať a rozširovať iba so súhlasom Slovenského ústavu technickej normalizácie.

STN EN ISO 19011

Národný predhovor

Citované normy

ISO 9000: 2000 zavedená v STN EN ISO 9000: 2001 Systémy manažérstva kvality. Základy a slovník (01 0130)

ISO 14050: 2002 dosiaľ nezavedená, zavedená ISO 14050: 1998 v STN ISO 14050: 2000 Environmen-tálne manažérstvo. Slovník (83 9050)

ISO 10011-1: 1990 zavedená v STN ISO 10011-1: 1992 Smernice pre preverovanie systémov kvality. Časť 1: Preverovanie (01 0330)

ISO 10011-2: 1991 zavedená v STN ISO 10011-2: 1992 Smernice pre preverovanie systémov kvality. Časť 2: Kvalifikačné kritériá na preverovateľov systémov kvality (01 0330)

ISO 10011-3: 1991 zavedená v STN ISO 10011-3: 1992 Smernice pre preverovanie systémov kvality. Časť 3: Riadenie programov previerok (01 0330)

ISO 14010: 1996 zavedená v STN EN ISO 14010: 1998 Pokyny na environmentálny audit. Všeobecné zásady (83 9010)

ISO 14011: 1996 zavedená v STN EN ISO 14011: 1998 Pokyny na environmentálny audit. Postupy auditu. Audit systémov environmentálneho manažérstva (83 9011)

ISO 14012: 1996 zavedená v STN EN ISO 14012: 1998 Pokyny na environmentálny audit. Kvalifikačné kritériá na environmentálnych audítorov (83 9012)

POZNÁMKA k termínu certifikácia/registrácia.

V Európe sa zaužíval výraz certifikácia systémov manažérstva kvality, v USA sa používa výraz registrácia. V starších nor-mách súboru STN ISO 9000 sa preto tieto výrazy pokladali za ekvivalentné a termín registrácia sa vynechal. Neskoršie sa však v legislatívnych dokumentoch o posudzovaní zhody určených výrobkov s technickými požiadavkami objavila po-žiadavka na zavedenie systému manažérstva kvality a jeho posúdenie (registráciu, nie certifikáciu) notifikovanou osobou. Registrácia systému manažérstva kvality tak dostala nový obsah, odlišný od certifikácie.

Podobné použitie má výraz registrácia v prípadoch, keď organizácia plní požiadavky zákona č. 468/2002 Z. z. o systéme environmentálne orientovaného riadenia a auditu. Tento zákon preberá Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 761/2001, umožňujúce dobrovoľnú účasť organizácií v Programe spoločenstva pre environmentálne manažérstvo a audi-ty; podmienkou registrácie je však interný audit.

Vypracovanie normy

Spracovateľ: Dr. Juraj Kubaský, Bratislava, IČO 31788467

Technická normalizačná komisia: TNK 22 Kvalita

Pracovník Slovenského ústavu technickej normalizácie: Ing. Viliam Ponca, CSc.

2

STN EN ISO 19011

EURÓPSKA NORMA EN ISO 19011 EUROPEAN STANDARD NORME EUROPÉENNE Október 2002 EUROPÄISCHE NORM

ICS 03. 120.20; 13.020.10 Nahrádza EN ISO 14010: 1996, EN ISO 14011: 1996, EN ISO 14012: 1996, EN 30011-1: 1993, EN 30011-2: 1993 a EN 30011-3: 1993

Návod na auditovanie systému manažérstva kvality a/alebo systému environmentálneho manažérstva

(ISO 19011: 2002)

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

(ISO 19011: 2002)

Lignes directrices pour ľaudit des systèmes de Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- management de la qualité et/ou de management und/oder Umweltmanagementsystemen environnemental (ISO 19011: 2002) (ISO 19011: 2002)

Túto európsku normu schválila organizácia CEN 9. septembra 2002.

Členovia CEN sú povinní plniť požiadavky vnútorných predpisov CEN/CENELEC, v ktorých sú stanovené podmienky, za ktorých má táto európska norma bez akýchkoľvek zmien postavenie národnej normy. Ak-tualizované zoznamy týchto národných noriem a bibliografické údaje je možné na požiadanie dostať od Riadiaceho strediska CEN alebo od každého člena CEN.

Táto európska norma existuje v troch oficiálnych verziách (anglickej, francúzskej a nemeckej). Verzia v akom-koľvek inom jazyku, ktorú vydal na vlastnú zodpovednosť člen CEN prekladom do národného jazyka a bo-la oznámená Riadiacemu stredisku CEN, má rovnaké postavenie, ako majú oficiálne verzie.

Členmi CEN sú národné normalizačné organizácie Belgicka, Česka, Dánska, Fínska, Francúzska, Gréc-ka, Holandska, Írska, Islandu, Luxemburska, Nemecka, Nórska, Portugalska, Rakúska, Spojeného krá-ľovstva, Španielska, Švajčiarska, Švédska a Talianska.

CEN

Európska komisia pre normalizáciu European Committee for Standardization

Comité Européen de Normalisation Europäisches Komitee für Normung

Riadiace stredisko CEN: rue de Stassart 36, B-1050 Brusel

3

STN EN ISO 19011

Predhovor k EN ISO 19011: 2002 Text medzinárodnej normy ISO 19011: 2002 bol pripravený Technickou komisiou ISO/TC 176 "Manažér-stvo kvality a zabezpečovanie kvality" v spolupráci s CMC.

Táto európska norma nahrádza EN ISO 14010: 1996, EN ISO 14011: 1996 a EN ISO 14012: 1996.

Táto európska norma musí získať postavenie národnej normy buď vydaním identického textu, alebo jej schválením najneskôr do apríla 2003. Národné normy, ktoré sú s ňou v rozpore, musia byť zrušené naj-neskôr do apríla 2003.

Podľa Vnútorných predpisov CEN/CENELEC sú povinné prijať túto európsku normu tieto krajiny: Belgicko, Česko, Dánsko, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Holandsko, Island, Írsko, Luxembursko, Nemecko, Nórsko, Portugalsko, Rakúsko, Spojené kráľovstvo, Švédsko, Švajčiarsko, Španielsko a Taliansko.

Poznámka o schválení

Text medzinárodnej normy ISO 19011: 2002 bol schválený v CEN ako európska norma bez ďalších úprav. POZNÁMKA. – Odkazy na medzinárodné normy so zodpovedajúcimi národnými normami sú uvedené v Prílohe ZA (norma-tívnej).

4

STN EN ISO 19011

Obsah strana

Predhovor ......................................................................................................................................................6

Úvod ..............................................................................................................................................................6

1 Predmet normy......................................................................................................................................8

2 Odkazy na normy ..................................................................................................................................8

3 Termíny a definície ................................................................................................................................8

4 Zásady auditovania ...............................................................................................................................9

5 Riadenie programu auditu...................................................................................................................10

5.1 Všeobecne ..........................................................................................................................................10

5.2 Ciele a rozsah programu auditu ..........................................................................................................12

5.3 Zodpovednosť za program auditu, zdroje a postupy...........................................................................13

5.4 Zavádzanie programu auditu ..............................................................................................................14

5.5 Záznamy z programu auditu ...............................................................................................................14

5.6 Monitorovanie a preskúmavanie programu auditu..............................................................................14

6 Činnosti auditu.....................................................................................................................................15

6.1 Všeobecne ..........................................................................................................................................15

6.2 Začatie auditu......................................................................................................................................15

6.3 Preskúmanie dokumentov...................................................................................................................18

6.4 Príprava na činnosti auditu, ktoré sa budú vykonávať na mieste .......................................................18

6.5 Realizácia činností auditu na mieste...................................................................................................19

6.6 Príprava, schválenie a distribúcia správy z auditu ..............................................................................23

6.7 Skončenie auditu.................................................................................................................................24

6.8 Realizácia následného auditu .............................................................................................................24

7 Kompetentnosť a hodnotenie audítorov..............................................................................................25

7.1 Všeobecne ..........................................................................................................................................25

7.2 Osobné vlastnosti................................................................................................................................26

7.3 Vedomosti a zručnosti .........................................................................................................................26

7.4 Vzdelanie, pracovná skúsenosť, príprava audítora a skúsenosť v auditovaní ...................................28

7.5 Udržiavanie a zlepšovanie kompetentnosti.........................................................................................29

7.6 Hodnotenie audítorov ..........................................................................................................................30

Príloha ZA (normatívna) – Odkazy na medzinárodné normy so zodpovedajúcimi národnými normami ...35

5

STN EN ISO 19011

Predhovor ISO (Medzinárodná organizácia pre normalizáciu) je celosvetovou federáciou národných normalizačných organizácií (členov ISO). Na medzinárodných normách zvyčajne pracujú technické komisie ISO. Každý člen ISO, ktorý sa zaujíma o predmet, pre ktorý bola vytvorená technická komisia, má právo byť zastúpe-ný v tejto komisii. Na práci sa zúčastňujú i medzinárodné organizácie, vládne aj mimovládne, s ktorými ISO nadviazala pracovný styk. ISO úzko spolupracuje s Medzinárodnou elektrotechnickou komisiou (IEC) vo všetkých záležitostiach normalizácie v elektrotechnike.

Medzinárodné normy sa navrhujú v súlade s pravidlami uvedenými v smerniciach ISO/IEC, časť 3.

Hlavnou úlohou technických komisií je príprava medzinárodných noriem. Návrhy medzinárodných noriem prijaté technickými komisiami sa rozosielajú členom ISO na hlasovanie. Vyjadrenie medzinárodnej normy si vyžaduje súhlas najmenej 75% z členov.

Treba venovať pozornosť možnosti, že na niektoré z prvkov tejto medzinárodnej normy sa môžu vzťaho-vať patentové práva. ISO nemôže byť zodpovedné za zisťovanie žiadneho z takýchto patentových práv.

Medzinárodnú normu ISO 19011 pripravila technická komisia ISO/TC 176 Manažérstvo kvality a zabez-pečovanie kvality, subkomisia SC 3 Podporné techniky, v spolupráci s technickou komisiou ISO/TC 207 Environmentálne manažérstvo, subkomisiou 2 Environmentálny audit a súvisiace environmentálne skú-mania.

Toto prvé vydanie normy ISO 19011 ruší a nahrádza normy ISO 10011-1: 1990, ISO 10011-2: 1991, ISO 10011-3: 1991, ISO 14010: 1996, ISO 14011: 1996 a ISO 14012: 1996.

Úvod Súbory medzinárodných noriem ISO radu 9000 a 14000 zdôrazňujú závažnosť auditov ako manažérskeho nástroja na monitorovanie a overovanie efektívneho zavedenia politiky kvality a/alebo environmentálnej politiky do organizácie. Audity tvoria aj podstatnú časť činností posudzovania zhody, ako je externá certi-fikácia/registrácia, hodnotenie dodávateľského reťazca a dozor.

Táto medzinárodná norma poskytuje návod na manažérstvo programov auditu, realizáciu interných a externých auditov systémov manažérstva kvality a/alebo systémov environmentálneho manažérstva, ako aj na kompetentnosť a hodnotenie audítorov. Je určená na používanie širokým okruhom potenciál-nych záujemcov vrátane audítorov, organizácií zavádzajúcich systémy manažérstva kvality a/alebo sys-témy environmentálneho manažérstva, organizácií, ktoré chcú realizovať audity systému manažérstva kvality a/alebo systému environmentálneho manažérstva zo zmluvných dôvodov, a organizácií angažo-vaných v certifikácii a príprave audítorov, v certifikácii/registrácii systémov manažérstva, v akreditácii ale-bo normalizácii pri posudzovaní zhody.

Zámerom bolo, aby návod v tejto medzinárodnej norme bol flexibilný. Jeho používanie sa môže líšiť podľa veľkosti, charakteru a zložitosti auditovaných organizácií, ako aj podľa cieľov a predmetov realizovaných auditov, ako sa to uvádza na rozličných miestach textu. V orámovaných častiach textu tejto medzinárodnej normy sa ako praktická pomôcka ponúkajú doplnkový návod alebo príklady konkrétnych problémov. V niektorých prípadoch majú podporiť používanie tejto medzinárodnej normy v malých organizáciách.

V 4. kapitole sa opisujú zásady auditovania. Tieto zásady používateľovi pomáhajú zhodnotiť základný charakter auditovania a sú nevyhnutným úvodom ku kapitolám 5, 6 a 7.

5. kapitola poskytuje návod na manažérstvo programov auditu a pokrýva také aspekty, ako je priraďova-nie zodpovednosti za manažérstvo programov auditu, formuláciu cieľov programov auditu, koordináciu činností auditu a poskytnutie dostatočných zdrojov pre audítorský tím.

6. kapitola poskytuje návod na realizáciu auditov systému manažérstva kvality a/alebo systémov envi-ronmentálneho manažérstva vrátane výberu audítorských tímov.

7. kapitola poskytuje návod na potrebnú kompetentnosť audítora a opisuje proces hodnotenia audítora.

Ak sa systémy manažérstva kvality a environmentálneho manažérstva zavádzajú spoločne, závisí od rozhodnutia používateľa tejto medzinárodnej normy, či sa audity systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva realizujú oddelene alebo spoločne.

6

STN EN ISO 19011

Hoci táto medzinárodná norma sa zaoberá auditom systému manažérstva kvality a/alebo systému envi-ronmentálneho manažérstva, jej používateľ môže zvážiť prispôsobenie alebo rozšírenie poskytnutého návodu na ďalšie typy auditov vrátane auditov iných manažérskych systémov.

Táto medzinárodná norma poskytuje iba návod, jej používatelia ho však môžu využiť na vypracovanie svojich vlastných požiadaviek súvisiacich s auditom.

Ktokoľvek iný alebo akákoľvek iná organizácia, ktorí sa zaujímajú o monitorovanie zhody s požiadavkami, ako sú špecifikácie výrobku alebo zákony či predpisové opatrenia, môžu pokladať návod z tejto medziná-rodnej normy za užitočný.

7

STN EN ISO 19011

1 Predmet normy Táto medzinárodná norma poskytuje návod na zásady auditovania, riadenie programov auditu, realizáciu auditov systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva, ako aj návod na kom-petentnosť audítorov systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva.

Vhodná je pre všetky organizácie, ktoré potrebujú realizovať interné alebo externé audity systému mana-žérstva kvality alebo systému environmentálneho manažérstva alebo riadiť program auditu.

Túto medzinárodnú normu možno v zásade použiť aj na iné druhy auditu za predpokladu, že sa v ta-kýchto prípadoch osobitná pozornosť venuje určeniu potrebnej kompetentnosti členov audítorského tímu.

2 Odkazy na normy Nasledujúci normatívny dokument obsahuje ustanovenia, ktoré prostredníctvom odkazov tvoria ustano-venia tejto medzinárodnej normy. Datovaných odkazov sa netýkajú následné zmeny alebo revízie ktorej-koľvek z týchto publikácií. Stranám sa však pri uzatváraní dohôd na základe tejto medzinárodnej normy odporúča použiť najnovšie vydanie nižšie uvedeného normatívneho dokumentu. Pri nedatovaných odka-zoch sa používa najnovšie vydanie citovaného normatívneho dokumentu. Členovia ISO a IEC vedú zo-znamy v súčasnosti platných medzinárodných noriem.

ISO 9000: 2000 Quality management systems. Fundametals and vocabulary. [Systémy manažérstva kva-lity. Základy a slovník.]

ISO 14050: 2002 Environmental management. Vocabulary. [Environmentálne manažérstvo. Slovník.]

3 Termíny a definície V tejto medzinárodnej norme platia termíny a definície uvedené v normách ISO 9000 a ISO 14050, ak sa nenahrádzajú termínmi a definíciami uvedenými ďalej.

Termín v definícii alebo v poznámke, ktorý sa definuje na inom mieste tejto kapitoly, označuje sa tučne a dopĺňa sa číslom záznamu v zátvorkách. Takýto tučne vytlačený termín sa v definícii môže nahradiť svojou úplnou definíciou.

3.1 audit (angl. audit): systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania dôkazov auditu (3.3) a ich objektívneho vyhodnocovania s cieľom určiť rozsah, v akom sa plnia kritériá auditu (3.2)

POZNÁMKA 1. – Interné audity, niekedy označované ako audity vykonávané prvou stranou, vykonáva sama organizácia alebo niekto v jej zastúpení na účely preskúmania manažmentom alebo na iné interné účely a môžu tvoriť základ vyhlásenia o zhode samou organizáciou. V mnohých prípadoch, najmä v malých organizáciách, možno nezávislosť preukázať neexistujúcou zodpovednosťou za auditovanú činnosť.

POZNÁMKA 2. – Externé audity zahŕňajú audity všeobecne označované ako audity vykonávané druhou alebo treťou stra-nou. Audity vykonávané druhou stranou vykonávajú strany, ktoré sa zaujímajú o organizáciu, ako sú zákazníci alebo ďalšie osoby v ich zastúpení. Audity vykonávané treťou stranou vykonávajú externe nezávislé audítorské organizácie, ako sú or-ganizácie poskytujúce registráciu alebo certifikáciu zhody s požiadavkami podľa normy ISO 9001 alebo ISO 14001.

POZNÁMKA 3. – Ak sa spoločne audituje systém manažérstva kvality a systém environmentálneho manažérstva, takýto audit sa nazýva kombinovaný audit.

POZNÁMKA 4. – Ak dve alebo viaceré audítorské organizácie spolupracujú pri audite jednej auditovanej organizácie (3.7), takýto audit sa nazýva spoločný audit.

3.2 kritériá auditu (angl. audit criteria): referenčný súbor politík, postupov alebo požiadaviek POZNÁMKA. – Kritériá auditu sa používajú ako referenčné a porovnávajú sa s nimi dôkazy auditu (3.3).

3.3 dôkaz auditu (angl. audit evidence): záznamy, konštatovania skutočností alebo iné informácie tý-kajúce sa kritérií auditu (3.2), ktoré sú verifikované

POZNÁMKA. – Dôkaz auditu môže byť kvalitatívny alebo kvantitatívny.

8

STN EN ISO 19011

3.4 zistenia auditu (angl. audit findings): výsledky vyhodnotenia zozbieraných dôkazov auditu (3.3) v porovnaní s kritériami auditu (3.2)

POZNÁMKA. – Zistenia auditu môžu indikovať zhodu alebo nezhodu s kritériami auditu alebo príležitosti na zlepšenie.

3.5 záver auditu (angl. audit conclusion): výstup z auditu (3.1) prijatý audítorským tímom (3.9) po zvážení cieľov auditu a všetkých zistení auditu (3.4)

3.6 klient auditu (angl. audit client): organizácia alebo osoba požadujúca audit (3.1) POZNÁMKA. – Klient auditu môže byť auditovaná organizácia (3.7) alebo akákoľvek iná organizácia, ktorá má predpisové alebo zmluvné právo vyžadovať audit.

3.7 auditovaná organizácia (angl. auditee): organizácia, ktorá sa audituje

3.8 audítor (angl. auditor): osoba s kompetentnosťou (3.14) vykonávať audit (3.1)

3.9 audítorský tím (angl. audit team): jeden alebo viacero audítorov (3.8) vykonávajúcich audit (3.1) a podľa potreby sprevádzaných technickými expertmi (3.10)

POZNÁMKA 1. – Jeden audítor v audítorskom tíme je vymenovaný za vedúceho audítorského tímu.

POZNÁMKA 2. – V audítorskom tíme môžu byť audítori, ktorí sa pripravujú na audítorskú činnosť.

3.10 technický expert (angl. technical expert): osoba, ktorá poskytuje špecifické poznatky alebo po-sudky audítorskému tímu (3.9)

POZNÁMKA 1. – Špecifické poznatky alebo posudky sú také, ktoré sa týkajú organizácie, procesu alebo činnosti, ktoré sa majú auditovať, ako aj jazyka alebo kultúrneho prostredia.

POZNÁMKA 2. – Technický expert nepôsobí ako audítor (3.8) v audítorskom tíme.

3.11 program auditu (angl. audit programme): jeden alebo viacero auditov (3.1) plánovaných na konkrétny časový úsek a zameraných na konkrétny cieľ

POZNÁMKA. – Program auditu obsahuje všetky činnosti nevyhnutné na plánovanie, organizovanie a realizáciu auditov.

3.12 plán auditu (angl. audit plan): opis činností a opatrení týkajúcich sa auditu (3.1)

3.13 predmet auditu (angl. audit scope): rozsah a hranice auditu (3.1) POZNÁMKA. – Predmet auditu zvyčajne zahŕňa opis fyzických miest, organizačných jednotiek, činností a procesov, ako aj potrebný časový interval.

3.14 kompetentnosť (angl. competence): preukázané osobné vlastnosti a preukázaná schopnosť ap-likovať vedomosti a zručnosti

4 Zásady auditovania Auditovanie sa charakterizuje viacerými zásadami. Takým spôsobom sa audit stáva efektívnym a spo-ľahlivým nástrojom podporujúcim politiky manažmentu a kontroly a poskytujúcim informácie, na základe ktorých organizácia môže konať, aby zlepšila svoje správanie. Vernosť týmto zásadám je predpokladom na vypracovanie relevantných a dostatočných záverov auditu a na vytvorenie takých podmienok, aby na-vzájom nezávisle pracujúci audítori dosiahli v podobných podmienkach podobné závery.

Audítorov sa týkajú nasledujúce zásady:

a) Etické správanie: základ profesionality.

Pre auditovanie je podstatná dôvera, čestnosť, dôveryhodnosť a rozvaha.

b) Čestná prezentácia: záväzok podať správu pravdivo a presne.

9

STN EN ISO 19011

Zistenia auditu, závery auditu a správy z auditu sú pravdivým a presným odrazom činností auditu. O významných zistených prekážkach a nevyriešených rozporných názoroch medzi audítorským tí-mom a auditovanou organizáciou sa podáva správa.

c) Správna profesionálna starostlivosť: využitie usilovnosti a úsudku pri auditovaní.

Audítori postupujú starostlivo v súlade so závažnosťou plnenej úlohy a dôverou, ktorú v nich vkladajú klienti auditu a ďalšie zainteresované strany. Dôležitým faktorom je nevyhnutná kompetentnosť.

Ďalšími zásadami súvisiacimi s auditom je podľa definície jeho nezávislosť a systematickosť.

d) Nezávislosť: základ nestrannosti auditu a objektívnosti záverov auditu.

Audítori sú nezávislí od auditovanej činnosti, nie sú tendenční a musia vylúčiť konflikt záujmov. Au-dítori počas procesu auditu dbajú na objektívnosť názorov s cieľom zabezpečiť, aby zistenia auditu a závery auditu sa zakladali iba na dôkazoch auditu.

e) Prístup založený na dôkazoch: racionálna metóda, ako v systematickom procese auditu do-siahnuť spoľahlivé a reprodukovateľné závery auditu.

Dôkaz auditu sa dá overiť. Zakladá sa na vzorkách dostupných informácií, keďže audit sa vykonáva počas stanoveného časového intervalu a s obmedzenými zdrojmi. Využitie vhodného vzorkovania úzko súvisí so spoľahlivosťou, ktorú možno prisúdiť záverom auditu.

Z týchto uvedených zásad vychádza návod uvedený v ďalších kapitolách tejto medzinárodnej normy.

5 Riadenie programu auditu

5.1 Všeobecne

V závislosti od veľkosti, charakteru a zložitosti organizácie, ktorá sa má auditovať, program auditu môže obsahovať jeden alebo viacero auditov. Tieto audity môžu mať rozličné ciele a môžu obsahovať aj spo-ločné alebo kombinované audity (pozri poznámky 3 a 4 k definícii auditu v 3.1).

Program auditu obsahuje aj všetky činnosti potrebné na plánovanie a organizovanie viacerých typov auditov a na zabezpečovanie zdrojov na ich efektívnu a účinnú realizáciu v rámci určeného časového intervalu.

Organizácia môže určiť viac programov auditu.

Vrcholový manažment organizácie má prideliť právomoc riadiť program auditu.

Tí, ktorí majú pridelenú zodpovednosť za riadenie programu auditu, majú

a) definovať, zaviesť, monitorovať, preskúmavať a zlepšovať program auditu,

b) identifikovať potrebné zdroje a zabezpečiť ich poskytnutie.

Obrázok 1 ilustruje vývoj procesu manažérstva programu auditu.

10

STN EN ISO 19011

Zodpovednosť za program auditu

(5.1)

Určenie programu auditu

(5.2, 5.3)

− ciele a rozsah − zodpovednosť − zdroje − postupy

Zavádzanie programu auditu

(5.4, 5.5)

− stanovenie harmonogramu auditov− hodnotenie audítorov − výber audítorských tímov − nasmerovanie činností audítorov − udržiavanie záznamov

Monitorovanie a preskúmavanie programu auditu

(5.6)

− monitorovanie a preskúmavanie − identifikovanie potrieb nápravných

a preventívnych činností − identifikovanie príležitostí na

zlepšovanie

Kompetentnosť a hodnotenie

audítorov (kapitola 7)

Činnosti auditu (kapitola 6)

Zlepšovanie programu

auditu (5.6)

Konaj

Urob

Plánuj

Overuj

Obrázok 1 – Ilustrácia vývoja procesu manažérstva programu auditu

POZNÁMKA 1. – Obrázok 1 ilustruje aj aplikáciu metodiky plánuj – urob – overuj – konaj (PDCA cyklus = Plan – Do – Check – Act) podľa tejto medzinárodnej normy.

POZNÁMKA 2. – Čísla v tomto obrázku a v nasledujúcich obrázkoch zodpovedajú príslušným kapitolám tejto medzinárod-nej normy.

Ak organizácia, ktorá sa má auditovať, prevádzkuje systém manažérstva kvality a aj systém environmen-tálneho manažérstva, program auditu môže obsahovať kombinované audity. V takom prípade sa musí osobitná pozornosť venovať kompetentnosti audítorského tímu.

Aby sa realizoval spoločný audit, môžu dve alebo viacero audítorských organizácií v časti svojich prog-ramov auditov spolupracovať. V takom prípade sa musí osobitná pozornosť venovať rozdeleniu zodpo-

11

STN EN ISO 19011

vedností, poskytovaniu dodatočných zdrojov, kompetentnosti audítorského tímu a príslušným postupom. Kým sa začne audit, má sa o týchto skutočnostiach dosiahnuť dohoda.

Praktická pomôcka: príklady programov auditu

Príklady programov auditu zahŕňajú:

a) rad interných auditov týkajúcich sa systému manažérstva kvality v rámci celej organizácie v danom roku;

b) audity systému manažérstva potenciálnych dodávateľov kritických výrobkov vykonávané dru-hou stranou, ktoré sa majú uskutočniť v priebehu šiestich mesiacov;

c) certifikačné/registračné a dohľadové audity systému environmentálneho manažérstva vyko-návané certifikačným/registračným orgánom tretej strany v čase zmluvne dohodnutom medzi certifikačným orgánom a klientom.

Program auditu zahŕňa aj príslušné plánovanie, poskytovanie zdrojov a určenie postupov realizácie auditov v rámci programu.

5.2 Ciele a rozsah programu auditu

5.2.1 Ciele programu auditu

Aby sa mohlo nasmerovať plánovanie a realizácia auditov, majú sa určiť ciele programu auditu. Tieto cie-le môžu vychádzať

a) z priorít manažmentu;

b) z komerčných zámerov;

c) z požiadaviek systému manažérstva;

d) zo štatutárnych, predpisových a zmluvných požiadaviek;

e) z potrieb hodnotenia dodávateľa;

f) z požiadaviek zákazníka;

g) z potrieb ďalších zainteresovaných strán;

h) z rizík pre organizáciu.

Praktická pomôcka: príklady cieľov programu auditu

Príklady cieľov programu auditu zahŕňajú:

a) splnenie požiadaviek certifikácie podľa normy systému manažérstva;

b) overenie zhody s požiadavkami zmluvy;

c) získanie a udržiavanie dôvery v spôsobilosť dodávateľa;

d) príspevok k zlepšeniu systému manažérstva.

5.2.2 Rozsah programu auditu

Rozsah programu auditu sa môže meniť a ovplyvňuje ho veľkosť, charakter a zložitosť organizácie, ktorá sa má auditovať, ako aj ďalšie skutočnosti:

a) predmet, cieľ a trvanie každého auditu, ktorý sa má vykonať;

b) frekvencia auditov, ktoré sa majú vykonať;

c) počet, závažnosť, zložitosť, podobnosť a lokalizácia činností, ktoré sa majú auditovať;

d) požiadavky noriem, štatutárne, predpisové a zmluvné požiadavky a ďalšie kritériá auditu;

12

STN EN ISO 19011

e) potreba akreditácie alebo certifikácie/registrácie;

f) závery predchádzajúcich auditov alebo výsledky predchádzajúceho preskúmania programu auditu;

g) akékoľvek jazykové, kultúrne alebo sociálne skutočnosti;

h) záujmy zainteresovaných strán;

i) významné zmeny v organizácii alebo v jej prevádzke.

5.3 Zodpovednosť za program auditu, zdroje a postupy

5.3.1 Zodpovednosť za program auditu

Zodpovednosť za riadenie programu auditu sa má prideliť jednému alebo viacerým jednotlivcom, ktorí všeobecne chápu zásady auditu, majú kompetentnosť audítorov a ovládajú aplikáciu techník auditu. Majú mať zručnosť manažérov a majú technicky a podnikateľsky chápať činnosti, ktoré sa majú auditovať.

Tí, ktorí majú pridelenú zodpovednosť za riadenie programu auditu, majú

a) určiť ciele a rozsah programu auditu;

b) určiť zodpovednosť a postupy, a zabezpečiť poskytnutie zdrojov;

c) zabezpečiť zavedenie programu auditu;

d) zabezpečiť udržiavanie príslušných záznamov z programu auditu;

e) monitorovať, preskúmavať a zlepšovať program auditu.

5.3.2 Zdroje na program auditu

Pri identifikácii zdrojov na program auditu sa majú brať do úvahy

a) finančné zdroje nevyhnutné na vypracovanie, zavedenie, riadenie a zlepšovanie činností auditu;

b) techniky auditu;

c) procesy na dosiahnutie a udržiavanie kompetentnosti audítorov, ako aj zlepšovanie výkonnosti audítorov;

d) dostupnosť audítorov a technických expertov s kompetentnosťou prislúchajúcou konkrétnym cie-ľom programu auditu;

e) rozsah programu auditu;

f) nároky na čas cestovania, ubytovania a ďalšie nároky auditu.

5.3.3 Postupy programu auditu

Postupy programu auditu majú obsahovať

a) plánovanie a stanovenie harmonogramu auditov;

b) zabezpečenie kompetentnosti audítorov a vedúcich audítorských tímov;

c) výber vhodných audítorských tímov a pridelenie úloh a zodpovednosti;

d) realizáciu auditov;

e) realizáciu následných auditov, ak treba;

f) udržiavania záznamov z programu auditov;

g) monitorovanie výkonnosti a efektívnosti programu auditu;

h) podávanie správ vrcholovému manažmentu o celkovom plnení programu auditu.

V malých organizáciách sa uvedené činnosti môžu realizovať v jednom postupe.

13

STN EN ISO 19011

5.4 Zavádzanie programu auditu

Zavádzanie programu auditu má obsahovať

a) oznámenie programu auditu príslušným stranám;

b) koordináciu a časový rozpis auditov a ďalších činností súvisiacich s programom auditu;

c) určenie a udržiavanie procesu hodnotenia audítorov a ich trvalého profesionálneho rozvoja v sú-lade so 7.5 a 7.6;

d) zabezpečenie výberu audítorských tímov;

e) poskytovanie nevyhnutných zdrojov audítorským tímom;

f) zabezpečenie realizácie auditov podľa programu auditu;

g) zabezpečenie riadenia záznamov o činnostiach auditu;

h) zabezpečenie preskúmania a schválenia správ z auditu a ich distribúcie klientovi auditu a ďalším určeným stranám;

i) zabezpečenie následného auditu, ak treba.

5.5 Záznamy z programu auditu

Záznamy z programu auditu sa majú udržiavať, aby sa preukázalo zavedenie programu auditu. Majú ob-sahovať

a) záznamy týkajúce sa jednotlivých auditov, ako sú

– plány auditu,

– správy z auditu,

– správy o nezhodách,

– správy o nápravných a preventívnych činnostiach,

– správy z následných auditov, ak treba;

b) výsledky preskúmania programu auditu;

c) záznamy týkajúce sa personálneho auditu obsahujúce také skutočnosti, ako je

– kompetentnosť audítorov a vyhodnotenie ich výkonnosti,

– výber audítorského tímu,

– udržiavanie a zlepšovanie kompetentnosti.

Záznamy sa majú archivovať a vhodne chrániť.

5.6 Monitorovanie a preskúmavanie programu auditu

Zavádzanie programu auditu sa má monitorovať a vo vhodných intervaloch preskúmavať, aby sa posúdilo, či sa dosiahli jeho ciele, a aby sa zistili príležitosti na zlepšenie. O výsledkoch sa má podať správa vrcho-lovému manažmentu.

Majú sa používať ukazovatele výkonnosti, aby sa monitorovali také charakteristiky, ako je

– schopnosť audítorských tímov realizovať plán auditu,

– zhoda s programami a harmonogramami auditov,

– spätná väzba od klientov auditu, auditovaných organizácií a audítorov.

Preskúmanie programu auditu má napríklad zvažovať

a) výsledky a trendy monitorovania;

b) zhodu s postupmi;

14

STN EN ISO 19011

c) vynárajúce sa potreby a očakávania zainteresovaných strán;

d) záznamy z programov auditu;

e) alternatívne alebo nové audítorské praktiky;

f) súlad výkonnosti rozličných audítorských tímov v podobných situáciách.

Výsledky preskúmavaní programu auditu môžu priviesť k nápravným a preventívnym činnostiam a k zlep-šeniu programu auditu.

6 Činnosti auditu

6.1 Všeobecne

Táto kapitola obsahuje návod na plánovanie a realizáciu činností auditu ako súčasti programu auditu. Prehľad typických činností auditu znázorňuje obrázok 2. Rozsah, na ktorý sa dajú použiť opatrenia uve-dené v tejto kapitole, závisí od predmetu a zložitosti konkrétneho auditu a od zamýšľaného využitia záve-rov auditu.

6.2 Začatie auditu

6.2.1 Vymenovanie vedúceho audítorského tímu

Tí, ktorí majú pridelenú zodpovednosť za riadenie programu auditu, majú vymenovať vedúceho audítor-ského tímu pre konkrétny audit.

Ak sa má realizovať spoločný audit, dôležité je pred jeho začatím dosiahnuť dohodu medzi audítorskými organizáciami o konkrétnej zodpovednosti každej organizácie, najmä s ohľadom na zodpovednosť vedú-ceho tímu vymenovaného pre daný audit.

6.2.2 Definovanie cieľov auditu, jeho predmetu a kritérií

V rámci všeobecných cieľov programu auditu každý jednotlivý audit má vychádzať zo zdokumentovaných cieľov, z predmetu a kritérií.

Ciele auditu definujú, čo má audit dosiahnuť, a môžu obsahovať

a) určenie rozsahu zhody systému manažérstva auditovanej organizácie alebo jeho časti s krité-riami auditu;

b) vyhodnotenie spôsobilosti systému manažérstva zabezpečiť zhodu so štatutárnymi, predpiso-vými a zmluvnými požiadavkami;

c) vyhodnotenie efektívnosti systému manažérstva pri plnení špecifikovaných cieľov;

d) identifikáciu oblastí potenciálneho zlepšenia systému manažérstva.

Predmet auditu opisuje rozsah a hranice auditu, ako sú fyzické umiestnenie, organizačné jednotky, čin-nosti a procesy, ktoré sa majú auditovať, ako aj časový interval, v ktorom sa má audit uskutočňovať.

Kritériá auditu sa používajú ako odkazy, vzhľadom na ktoré sa určuje zhoda, a môžu obsahovať aplikova-teľnú politiku, postupy, normy, zákony a predpisy, požiadavky systému manažérstva, zmluvné požiadavky alebo pravidlá priemyselného/podnikateľského odvetvia.

Ciele auditu má definovať klient auditu. Predmet auditu a kritériá auditu má definovať klient auditu spolu s vedúcim audítorského tímu v súlade s postupmi programu auditu. Akékoľvek zmeny cieľov auditu, predmetu alebo kritérií majú schváliť tie strany, ktoré ich určili.

Ak sa má realizovať kombinovaný audit, dôležité je, aby sa vedúci audítorského tímu ubezpečil, že ciele auditu, predmet a kritériá zodpovedajú charakteru kombinovaného auditu.

15

STN EN ISO 19011

Začatie auditu(6.2)

− menovanie vedúceho audítorského tímu − definovanie cieľov auditu, jeho predmetu a kritérií − určenie vykonateľnosti auditu − výber audítorského tímu − vytvorenie úvodného kontaktu s auditovanou

organizáciou

Realizácia preskúmania dokumentov(6.3)

− preskúmanie príslušných dokumentov systé-mu manažérstva vrátane záznamov a určenie ich adekvátnosti s ohľadom na kritériá auditu

Príprava na činnosti auditu vykonávané na mieste

(6.4) − príprava plánu auditu − pridelenie práce audítorskému tímu − príprava pracovných dokumentov

Realizácia činností auditu na mieste(6.5)

− realizácia otváracieho stretnutia − komunikácia počas auditu − úlohy a zodpovednosť sprievodcov

a pozorovateľov − zhromažďovanie a overovanie informácií − formulácia zistení auditu − príprava záverov auditu − realizácia záverečného stretnutia

Príprava, schválenie a distribúcia správy z auditu

(6.6) − príprava správy z auditu − schválenie a distribúcia správy z auditu

Ukončenie auditu(6.7)

Realizácia následného auditu(6.8)

POZNÁMKA. – Čiarkované čiary označujú, že nijaká z činností následného auditu sa zvyčajne nepokladá za súčasť auditu.

Obrázok 2 – Prehľad typických činností auditu

16

STN EN ISO 19011

6.2.3 Určenie vykonateľnosti auditu

Má sa určiť vykonateľnosť auditu s ohľadom na také faktory, ako je dostupnosť

– dostatočných a primeraných informácií pre plánovanie auditu,

– primeranej spolupráce s auditovanou organizáciou,

– primeraného času a zdrojov.

Ak je audit neuskutočniteľný, má sa klientovi auditu po porade s auditovanou organizáciou navrhnúť alterna-tíva.

6.2.4 Výber audítorského tímu

Keď sa audit vyhlási za uskutočniteľný, vyberie sa audítorský tím, pričom sa do úvahy berie kompeten-tnosť potrebná na dosiahnutie cieľov auditu. Ak ide iba o jedného audítora, musí vykonávať všetky povin-nosti vyžadované od vedúceho audítorského tímu. V kapitole 7 sa podáva návod na určenie potrebnej kompetentnosti a opis procesov hodnotenia audítorov.

Pri rozhodovaní o veľkosti a zložení audítorského tímu sa majú brať do úvahy tieto okolnosti:

a) ciele auditu, predmet, kritériá a odhadnuté trvanie auditu;

b) či ide o kombinovaný alebo spoločný audit;

c) celková kompetentnosť audítorského tímu potrebná na dosiahnutie cieľov auditu;

d) štatutárne, predpisové, zmluvné a akreditačné/certifikačné požiadavky, ak treba;

e) potreba zabezpečiť nezávislosť audítorského tímu od činností, ktoré sa majú auditovať, a potre-ba vyvarovať sa konfliktu záujmov;

g) schopnosť členov audítorského tímu efektívne spolupracovať s auditovanou organizáciou a so sebou navzájom;

h) jazyk auditu a chápanie osobitostí sociálnych a kultúrnych charakteristík auditovanej organizácie; tieto skutočnosti môže zvážiť sám audítor, ak má potrebnú skúsenosť, alebo sa na ich zvažovaní môže podieľať technický expert.

Proces zabezpečovania celkovej kompetentnosti audítorského tímu má obsahovať tieto kroky:

– identifikáciu vedomostí a zručností potrebných na dosiahnutie cieľov auditu,

– výber členov audítorského tímu takým spôsobom, aby audítorský tím zahŕňal všetky nevyhnutné vedomosti a zručnosti.

Ak audítori v audítorskom tíme nepokrývajú všetky potrebné vedomosti a zručnosti, možno prizvať tech-nických expertov s potrebnými vedomosťami a potrebnou zručnosťou. Technickí experti majú pracovať pod vedením audítora.

V audítorskom tíme môžu byť pripravujúci sa audítori, nemajú však vykonávať audit bez vedenia alebo návodu.

Na základe rozumných argumentov vychádzajúcich zo zásad auditovania opísaných v kapitole 4 klient auditu alebo auditovaná organizácia môžu žiadať výmenu konkrétnych členov audítorského tímu. Príkla-dy rozumných argumentov zahŕňajú prípady konfliktu záujmov (keď člen audítorského tímu bol v minulosti zamestnancom auditovanej organizácie) a neetické správanie sa v minulosti. Takéto argumenty sa majú oznámiť vedúcemu audítorského tímu a tým, ktorí pridelili zodpovednosť za riadenie programu auditu a kto má vyriešiť tento problém s klientom auditu a s auditovanou organizáciou predtým, ako sa prijmú rozhodnutia o výmene členov audítorského tímu.

6.2.5 Vytvorenie úvodného kontaktu s auditovanou organizáciou

Úvodné stretnutie o audite s auditovanou organizáciou môže byť neoficiálne alebo oficiálne, majú ho však urobiť tí, ktorí pridelili zodpovednosť za riadenie programu auditu alebo vedúci audítorského tímu. Cieľom úvodného kontaktu je

a) vytvorenie komunikačných kanálov s predstaviteľom auditovanej organizácie,

17

STN EN ISO 19011

b) potvrdenie zodpovednosti za realizáciu auditu,

c) poskytnutie informácií o navrhovanom harmonograme a o zložení audítorského tímu,

d) požiadanie o prístup k príslušným dokumentom vrátane záznamov,

e) určenie aplikovateľných bezpečnostných pravidiel na mieste,

f) príprava opatrení na audit,

g) odsúhlasenie prítomnosti pozorovateľov a potreby sprievodcov audítorského tímu.

6.3 Preskúmanie dokumentov

Pred činnosťami auditu na mieste sa má preskúmať dokumentácia auditovanej organizácie s cieľom určiť zhodu zdokumentovaného systému s kritériami auditu. Dokumentácia môže zahŕňať príslušné dokumenty a záznamy systému manažérstva, ako aj správy z predchádzajúcich auditov. Preskúmanie má brať do úvahy veľkosť, charakter a zložitosť organizácie, ako aj ciele a predmet auditu. V niektorých situáciách sa toto preskúmanie môže odložiť, až kým sa nezačnú činnosti na mieste, ak to negatívne neovplyvní efek-tívnosť realizácie auditu. V iných situáciách sa môže uskutočniť predbežná návšteva miesta, aby sa získal vhodný prehľad dostupných informácií.

Ak sa zistí, že dokumentácia je neadekvátna, vedúci audítorského tímu má informovať klienta auditu, tých, ktorí pridelili zodpovednosť za riadenie programu auditu, a auditovanú organizáciu. Má sa rozhodnúť, či má audit pokračovať alebo či má byť pozastavený, až kým sa problémy s dokumentáciou nevyriešia.

6.4 Príprava na činnosti auditu, ktoré sa budú vykonávať na mieste

6.4.1 Príprava plánu auditu

Vedúci audítorského tímu má pripraviť plán auditu, aby sa vytvoril základ dohody o realizácii auditu medzi klientom auditu, audítorským tímom a auditovanou organizáciou. Plán má uľahčiť vytvorenie harmono-gramu a koordináciu činností auditu.

Množstvo podrobností poskytovaných v pláne auditu má zodpovedať predmetu a zložitosti auditu. Podro-bnosti sa môžu líšiť podľa toho, či napríklad ide o úvodný alebo následný audit, alebo o interný či externý audit. Plán auditu má byť dostatočne pružný, aby umožnil také zmeny, ako sú zmeny v predmetu auditu, čo môže byť potrebné pri postupe činností auditu na mieste.

Plán auditu má zahŕňať:

a) ciele auditu;

b) kritériá auditu a akékoľvek dokumenty, na ktoré odkazuje;

c) predmet auditu vrátane identifikácie organizačných a funkčných jednotiek a procesov, ktoré sa majú auditovať;

d) dátumy a miesta, kde sa majú realizovať činnosti auditu;

e) očakávaný čas a trvanie činností auditu na mieste vrátane stretnutí s manažmentom auditovanej organizácie a stretnutí audítorského tímu;

f) úlohy a zodpovednosť členov audítorského tímu a sprevádzajúcich osôb;

g) pridelenie príslušných zdrojov kritickým oblastiam auditu.

Podľa potreby má plán auditu obsahovať aj

h) identifikáciu reprezentanta auditovanej organizácie pre audit;

i) pracovný jazyk a jazyk správy z auditu, ak sa líšia od jazyka audítora a/alebo auditovanej organi-zácie;

j) body správy z auditu;

k) logistické opatrenia (cestovanie, zariadenia v mieste auditu a pod.) ;

18

STN EN ISO 19011

l) otázky dôvernosti;

m) akékoľvek činnosti nasledujúce po audite.

Kým sa začnú činnosti auditu na mieste, plán auditu sa má preskúmať, má ho schváliť klient auditu a má ho predložiť auditovanej organizácii.

Vedúci audítorského tímu spoločne s auditovanou organizáciou a s klientom auditu má vyriešiť akékoľvek námietky zo strany auditovanej organizácie. Revidovaný plán auditu sa má odsúhlasiť so zainteresova-nými stranami pred pokračovaním auditu.

6.4.2 Pridelenie práce audítorskému tímu

Vedúci audítorského tímu má po konzultáciách s audítorským tímom prideliť každému členovi audítor-ského tímu zodpovednosť za auditovanie špecifických procesov, funkcií, miest a oblastí činnosti. Takéto pridelenie má brať do úvahy nevyhnutnosť nezávislosti a kompetentnosti audítorov a efektívne využívanie zdrojov, ako aj odlišné úlohy a odlišnú zodpovednosť audítorov, audítorov v príprave a technických expertov. Ako audit pokračuje, môžu sa urobiť zmeny v pridelení práce, aby sa zabezpečilo dosiahnutie cieľov auditu.

6.4.3 Príprava pracovných dokumentov

Členovia audítorského tímu majú preskúmať informácie súvisiace s ich pridelením v rámci auditu a podľa potreby majú pripraviť pracovné dokumenty, na ktoré sa budú odvolávať a do ktorých budú zaznamená-vať postup auditu. Takéto pracovné dokumenty môžu obsahovať

– kontrolné zoznamy a plány vzorkovania v rámci auditu,

– formuláre na záznam informácií, ako sú podporné dôkazy, zistenia auditu a záznamy zo stretnutí.

Používanie kontrolných zoznamov a formulárov nemá obmedzovať rozsah činností auditu, ktoré sa v dô-sledku informácií zozbieraných počas auditu môžu meniť.

Pracovné dokumenty vrátane záznamov vyplývajúcich z ich používania sa majú uchovávať aspoň do skončenia auditu. Uchovávanie dokumentov po skončení auditu sa opisuje v 6.7. Dokumenty obsahujúce dôverné alebo vlastnícke informácie majú členovia audítorského tímu vhodne chrániť nepretržite.

6.5 Realizácia činností auditu na mieste

6.5.1 Realizácia otváracieho stretnutia

Otváracie stretnutie sa má uskutočniť za prítomnosti manažmentu auditovanej organizácie, alebo ak treba, za prítomnosti tých, ktorí zodpovedajú za funkcie alebo procesy, ktoré sa majú auditovať. Cieľom otvára-cieho stretnutia je

a) schváliť plán auditu,

b) poskytnúť krátky prehľad, ako budú prebiehať činnosti auditu,

c) odsúhlasiť komunikačné kanály,

d) poskytnúť auditovanej organizácii príležitosť položiť otázky.

19

STN EN ISO 19011

Praktická pomôcka: otváracie stretnutie

V mnohých prípadoch, napríklad pri interných auditoch v malých organizáciách, otváracie stretnutie môže spočívať v oznámení, že sa bude konať audit, a vo vysvetlení jeho podstaty.

V iných situáciách je otváracie stretnutie k auditu oficiálne so záznamami o účasti, ktoré treba uchovať. Stretnutie má viesť vedúci audítorského tímu a podľa potreby sa majú prebrať nasledujúce body:

a) predstavenie účastníkov vrátane charakteristiky ich úloh;

b) schválenie cieľov auditu, predmetu a kritérií;

c) schválenie harmonogramu auditu a ďalších súvisiacich opatrení s auditovanou organizáciou, ako sú dátum a čas záverečného stretnutia, akékoľvek ďalšie stretnutia audítorského tímu s ma-nažmentom auditovanej organizácie a akékoľvek neskoršie zmeny;

d) metódy a postupy, ktoré sa majú použiť pri vykonávaní auditu, vrátane upozornenia auditova-nej organizácie, že dôkaz auditu sa bude zakladať iba na vzorke dostupných informácií, a preto audit obsahuje prvok neistoty;

e) potvrdenie oficiálnych komunikačných kanálov medzi audítorským tímom a auditovanou organizáciou;

f) potvrdenie jazyka, ktorý sa má používať počas auditu;

g) potvrdenie, že auditovaná organizácia bude počas auditu informovaná o priebehu auditu;

h) potvrdenie, že zdroje a zariadenia požadované audítorským tímom sú k dispozícii;

i) potvrdenie skutočností súvisiacich s dôvernosťou;

j) potvrdenie súvisiacej bezpečnosti pri práci, krízových a ochranných postupov pre audítorský tím;

k) potvrdenie dostupnosti, úloh a identít všetkých sprievodcov;

l) metóda podávania správ vrátane kategorizácie nezhôd;

m) informácie o podmienkach, za ktorých sa audit môže skončiť;

n) informácie o systéme odvolania proti realizácii alebo záverom auditu.

6.5.2 Komunikácia počas auditu

V závislosti od rozsahu a zložitosti auditu môže byť nevyhnutné urobiť oficiálne opatrenia na zabezpeče-nie komunikácie medzi členmi audítorského tímu a s auditovanou organizáciou počas auditu.

Audítorský tím sa má pravidelne stretávať, aby si vymieňal informácie, hodnotil postup auditu a podľa pot-reby rozdeľoval prácu medzi členmi audítorského tímu.

Podľa potreby má vedúci audítorského tímu počas auditu pravidelne oznamovať auditovanej organizácii, resp. klientovi auditu postup auditu a akékoľvek obavy. Dôkaz získaný počas auditu, ktorý signalizuje bezprostredné a významné riziko (týkajúce sa napríklad bezpečnosti, životného prostredia alebo kvality), má sa auditovanej organizácii, a ak treba, tak aj klientovi auditu, oznámiť ihneď. Akákoľvek obava týkajú-ca sa skutočnosti mimo rámca auditu, má sa zaznamenať a má sa o nej podať správa vedúcemu audí-torského tímu, ktorý ju môže ďalej oznámiť klientovi auditu a auditovanej organizácii.

Ak dostupné dôkazy auditu signalizujú, že ciele auditu sa nedajú dosiahnuť, vedúci audítorského tímu má klientovi auditu a auditovanej organizácii podať správu o príčinách, aby sa prijalo vhodné opatrenie. Takéto opatrenie môže zahŕňať opakované potvrdenie alebo modifikáciu plánu auditu, zmeny cieľov auditu alebo predmetu auditu, alebo ukončenie auditu.

Akákoľvek potreba zmien predmetu auditu, ktorá sa objaví pri realizácii činností auditu na mieste, má sa preskúmať a má ju odsúhlasiť klient auditu a podľa potreby auditovaná organizácia.

6.5.3 Úlohy a zodpovednosť sprievodcov a pozorovateľov

Sprievodcovia a pozorovatelia môžu sprevádzať audítorský tím, nie sú však jeho súčasťou. Nemajú ovplyvňovať realizáciu auditu alebo doň vstupovať.

20

STN EN ISO 19011

Keď auditovaná organizácia vymenuje sprievodcov, majú pomáhať audítorskému tímu a konať na požia-danie vedúceho audítorského tímu. Ich zodpovednosť môže zahŕňať:

a) vytvorenie kontaktov a spracovanie časového harmonogramu rozhovorov;

b) zorganizovanie návštev konkrétnych častí miesta auditu v organizácii;

c) garanciu, že členovia audítorského tímu sa oboznámili s bezpečnosťou a postupmi ochrany v mieste auditu a že ich budú rešpektovať;

d) zastupovanie auditovanej organizácie pri audite;

e) podávanie vysvetlení alebo asistovanie pri zhromažďovaní informácií.

6.5.4 Zhromažďovanie a overovanie informácií

Počas auditu sa pomocou vhodného vzorkovania a po overení majú zhromažďovať informácie týkajúce sa cieľov auditu, jeho predmetu a kritérií vrátane informácií súvisiacich s rozhraním medzi funkciami, čin-nosťami a procesmi. Iba informácie, ktoré sa dajú overiť, môžu sa stať dôkazom auditu. Dôkaz auditu sa má zaznamenať.

Dôkaz auditu sa zakladá na vzorkách dostupných informácií. Preto auditovanie obsahuje prvok neistoty a tí, ktorí konajú na základe záverov auditu, majú si túto neistotu uvedomiť.

Obrázok 3 ponúka prehľad procesu od zberu informácií až po závery auditu.

Zdroje informácií

Zhromažďovanie vhodným vzorkovaním a overovaním

Hodnotenie podľa kritérií auditu

Preskúmavanie

Dôkaz auditu

Zistenia auditu

Závery auditu

Obrázok 3 – Prehľad procesu od zhromažďovania informácií až po závery auditu

21

STN EN ISO 19011

Metódy zhromažďovania informácií zahŕňajú

– rozhovory,

– pozorovanie činností,

– preskúmanie dokumentov.

Praktická pomôcka: zdroje informácií

Vybraté zdroje informácií sa môžu meniť podľa predmetu a zložitosti auditu a môžu zahŕňať

a) rozhovory so zamestnancami a ďalšími osobami;

b) pozorovania činností, okolitého pracovného prostredia a podmienok;

c) dokumenty, ako je politika, ciele, plány, postupy, normy, inštrukcie, licencie a špecifikácie po-volení, výkresy, zmluvy a príkazy;

d) záznamy, ako sú záznamy o kontrolách, zápisnice zo stretnutí, správy z auditov, záznamy z monitorovacích programov a výsledky meraní;

e) súhrny údajov, analýzy a ukazovatele správania sa organizácie;

f) informácie o programoch vzorkovania auditovanej organizácie a o postupoch riadenia vzorko-vania a procesoch merania;

g) správy z iných zdrojov, ako napríklad zo spätnej väzby od zákazníka, a ďalšie súvisiace in-formácie od externých strán a z hodnotení dodávateľov;

h) databázy údajov v počítačoch a webové stránky.

Praktická pomôcka: realizácia rozhovorov

Rozhovory sú jedným z dôležitých prostriedkov zhromažďovania informácií a majú prebiehať spôso-bom prispôsobeným situácii a opytovanej osobe. Audítor však musí brať do úvahy, aby sa

a) rozhovory konali s osobami na primeranej úrovni a v primeraných funkciách, ktoré vykonávajú činnosti alebo plnia úlohy v rámci predmetu auditu;

b) rozhovory konali počas zvyčajného pracovného času, a ak je to praktické, na zvyčajnom pra-covnom mieste osoby, s ktorou sa rozhovor uskutočňuje;

c) vynaložilo maximálne úsilie na vytvorenie pohody opytovanej osoby pred rozhovorom a počas neho;

d) vysvetlila príčina rozhovoru a akéhokoľvek záznamu;

e) rozhovory začínali požiadavkou opísať prácu, ktorú osoby vykonávajú;

f) nekládli otázky, ktoré predurčujú odpovede (tzv. navádzacie otázky);

g) výsledky rozhovoru zhrnuli a preskúmali s osobou, ktorá sa rozhovoru zúčastnila;

h) osobám zúčastneným na rozhovore poďakovalo za ich účasť a spoluprácu.

6.5.5 Formulácia zistení auditu

Dôkaz auditu sa má vyhodnotiť v porovnaní s kritériami auditu, aby sa mohli sformulovať zistenia auditu. Zistenia auditu môžu dokazovať zhodu alebo nezhodu s kritériami auditu. Ak sa to špecifikuje v cieľoch auditu, zistenia auditu môžu identifikovať príležitosť na zlepšenie.

Aby audítorský tím preskúmal zistenia auditu, má sa podľa potreby vo vhodných etapách počas auditu stretávať.

Zhoda s kritériami auditu sa má zhrnúť, aby boli zrejmé miesta, funkcie alebo procesy, ktoré sa auditovali. Ak sa to zahrnie do plánu auditu, majú sa zaznamenať aj jednotlivé zistenia zhody a ich podporné dôkazy.

22

STN EN ISO 19011

Nezhody a ich podporné dôkazy auditu sa majú zaznamenať. Nezhody sa môžu kategorizovať. Majú sa preskúmať spolu s auditovanou organizáciou, aby sa získalo potvrdenie, že dôkaz auditu je presný a že sa nezhody pochopili. Treba sa maximálne usilovať o vyriešenie akýchkoľvek rozporných názorov týkajú-cich sa dôkazov a/alebo zistení auditu; nevyriešené body sa majú zaznamenať.

6.5.6 Príprava záverov auditu

Audítorský tím sa má pred záverečným stretnutím poradiť, aby a) preskúmal zistenia auditu a akékoľvek ďalšie informácie zhromaždené počas auditu a porovnal ich s cieľmi auditu, b) schválil závery auditu s ohľadom na inherentnú neistotu procesu auditu, c) pripravil odporúčania, ak sú obsiahnuté v cieľoch auditu, d) prediskutoval následný audit, ak je obsahom plánu auditu.

Praktická pomôcka: závery auditu

Závery auditu sa môžu zaoberať takými skutočnosťami, ako je a) rozsah zhody systému manažérstva s kritériami auditu; b) efektívne zavedenie, udržiavanie a zlepšovanie systému manažérstva; c) spôsobilosť procesu preskúmavania manažmentom zabezpečiť trvalú vhodnosť, primeranosť, efektívnosť a zlepšovanie systému manažérstva.

Ak sa to uvedie v cieľoch auditu, potom závery auditu môžu viesť k odporúčaniam týkajúcim sa zlepše-ní, podnikateľských vzťahov, certifikácie/registrácie alebo budúcich činností auditu.

6.5.7 Realizácia záverečného stretnutia

Záverečné stretnutie vedené vedúcim audítorského tímu sa má uskutočniť s cieľom prezentovať zistenia auditu a závery auditu takým spôsobom, aby im rozumela auditovaná organizácia, aby ich pochopila, a ak treba, aby schválila termíny predloženia plánu nápravných a preventívnych činností. Účastníkmi zá-verečného stretnutia má byť auditovaná organizácia a prípadne aj klient auditu a ďalšie strany. Ak je to nevyhnutné, vedúci audítorského tímu má auditovanej organizácii opísať priebeh auditu s cieľom objas-niť, že závery auditu môžu obsahovať istú nespoľahlivosť.

V mnohých prípadoch, napríklad pri interných auditoch v malej organizácii, záverečné stretnutie môže spočívať iba v oznámení zistení a záverov auditu.

Za iných okolností má byť stretnutie oficiálne a má sa uchovať z neho zápis vrátane prezenčnej listiny zúčastnených.

Majú sa prediskutovať a podľa možnosti vyriešiť akékoľvek rozporné názory audítorského tímu a audito-vanej organizácie na zistenia a/alebo závery auditu. Ak sa ich nepodarí vyriešiť, všetky názory sa majú zaznamenať.

Ak sa to určí v cieľoch auditu, majú sa uviesť odporúčania na zlepšenie. Treba však zdôrazniť, že odpo-rúčania nie sú záväzné.

6.6 Príprava, schválenie a distribúcia správy z auditu

6.6.1 Príprava správy z auditu

Za prípravu a obsah správy z auditu má byť zodpovedný vedúci audítorského tímu. Správa z auditu má poskytnúť úplný, presný, stručný a jasný záznam z auditu a má obsahovať, resp. má sa odvolávať na

a) ciele auditu;

23

STN EN ISO 19011

b) predmet auditu, najmä identifikáciu auditovaných organizačných a funkčných jednotiek alebo procesov a príslušné časové údaje;

c) identifikáciu klienta auditu;

e) identifikáciu vedúceho audítorského tímu a jeho členov;

e) dátumy a miesta, kde sa uskutočnili činnosti auditu na mieste;

f) kritériá auditu;

g) zistenia auditu;

h) závery auditu.

Podľa potreby môže správa z auditu obsahovať alebo odvolávať sa na

i) plán auditu;

j) zoznam predstaviteľov auditovanej organizácie;

k) zhrnutie procesu auditu vrátane neistoty a/alebo zistených prekážok, ktoré by mohli znížiť spo-ľahlivosť záverov auditu;

l) potvrdenie, že sa splnili ciele uvedené v predmete auditu v súlade s plánom auditu;

m) akékoľvek neauditované oblasti, hoci sa uvádzali v predmete auditu;

n) akékoľvek nevyriešené rozporné názory audítorského tímu a auditovanej organizácie;

o) odporúčania na zlepšenie, ak sa určili v cieľoch auditu;

p) schválené plány následných činností, ak je to potrebné;

q) vyjadrenie o dôvernosti obsahu;

r) distribučný zoznam správy z auditu.

6.6.2 Schválenie a distribúcia správy z auditu

Správa z auditu sa má vydať do schváleného termínu. Ak to nie je možné, klientovi auditu sa majú ozná-miť príčiny oneskorenia a má sa odsúhlasiť nový dátum vydania.

Správa z auditu má mať dátum, má byť preskúmaná a schválená v súlade s postupmi programu auditu.

Schválená správa z auditu sa potom má distribuovať príjemcom určeným klientom auditu.

Správa z auditu je vlastníctvom klienta auditu. Členovia audítorského tímu a všetci príjemcovia správy majú rešpektovať a zachovávať jej dôvernosť.

6.7 Skončenie auditu

Audit sa skončí, keď sa všetky činnosti opísané v pláne auditu vykonajú a keď sa schválená správa z auditu distribuuje.

Dokumenty týkajúce sa auditu sa majú uchovať alebo zničiť podľa dohody medzi zúčastnenými stranami a v sú-lade s postupmi programu auditu a príslušnými štatutárnymi, predpisovými a zmluvnými požiadavkami.

Ak to nevyžaduje zákon, audítorský tím a tí, ktorí zodpovedajú za riadenie programu auditu, nemajú bez výslovného súhlasu klienta auditu prípadne bez súhlasu auditovanej organizácie nijakej ďalšej strane od-haliť obsah dokumentov, akékoľvek iné informácie získané počas auditu alebo obsah správy z auditu. Ak sa vyžaduje odhalenie obsahu dokumentov auditu, klient auditu a auditovaná organizácia sa majú čím skôr informovať.

6.8 Realizácia následného auditu

Závery auditu môžu podľa potreby vyžadovať nápravné, preventívne alebo zlepšovacie činnosti. Pre takéto činnosti sa zvyčajne rozhoduje auditovaná organizácia, realizuje ich do určitého času a nepokladajú sa za súčasť auditu. O stave takýchto činností má auditovaná organizácia informovať klienta auditu.

24

STN EN ISO 19011

Dokončenie a efektívnosť nápravnej činnosti sa majú overiť. Toto overenie môže byť súčasťou následné-ho auditu.

Program auditu môže špecifikovať, aby následný audit vykonali členovia audítorského tímu, čo vďaka ich vedomostiam zvyšuje hodnotu auditu. V takom prípade treba však byť opatrný, aby sa pri ďalších činnos-tiach zachovala nezávislosť.

7 Kompetentnosť a hodnotenie audítorov

7.1 Všeobecne

Dôveryhodnosť a spoľahlivosť procesu auditu závisí od kompetentnosti tých, ktorí vykonávajú audit. Táto kompetentnosť sa zakladá na preukázaní

– osobných vlastností opísaných v 7.2 a

– schopnosti využiť vedomosti a zručnosti opísané v 7.3 a získané počas štúdia, nadobúdania pra-covnej skúsenosti, prípravy na činnosť audítora a počas získavania skúseností v auditovaní opísa-ných v 7.4.

Pojem kompetentnosti audítorov znázorňuje obrázok 4. Niektoré vedomosti a zručnosti opísané v 7.3 sú spoločné pre audítorov systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva, iné sú špecifické pre audítorov jednotlivých disciplín.

Audítori budujú, udržiavajú a zlepšujú svoju kompetentnosť prostredníctvom trvalého profesionálneho rastu a pravidelnej účasti na auditoch (pozri 7.5).

Proces hodnotenia audítorov a vedúcich audítorských tímov sa opisuje v 7.6.

Kvalita Špecifické vedomosti a zručnosti v kvalite (7.3.3)

Environment Všeobecné Špecifické vedomosti a vedomosti a zručnosti zručnosti v (7.3.1 a environmente 7.3.2) (7.3.4)

Vzdelanie Pracovná Príprava na Skúsenosť skúsenosť činnosť audítora v auditovaní

(7.4)

Osobné vlastnosti (7.2)

Kompetentnosť

Obrázok 4 – Pojem kompetentnosti

25

STN EN ISO 19011

7.2 Osobné vlastnosti

Audítori majú mať osobné vlastnosti, ktoré umožňujú konať v súlade so zásadami auditovania opísanými v kapitole 4.

Audítor má:

a) byť etický, t. j. statočný, pravdivý, úprimný, čestný a diskrétny;

b) mať otvorenú myseľ, t. j. má byť schopný zvažovať alternatívne myšlienky alebo názory;

c) byť diplomatický, t. j. taktný pri styku s ľuďmi;

d) byť pozorný, t. j. má si aktívne uvedomovať fyzické okolnosti a činnosti;

e) byť vnímavý, t. j. má si inštinktívne uvedomovať situáciu a má ju chápať;

f) byť prispôsobivý, t. j. má sa ľahko prispôsobovať zmenenej situácii;

g) byť húževnatý, t. j. vytrvalý pri dosahovaní cieľov;

h) byť rozhodný, t. j. má včas dosahovať závery založené na logickej argumentácii a analýze;

i) byť samostatný, t. j. má pôsobiť a konať nezávisle, pričom má efektívne spolupracovať s inými.

7.3 Vedomosti a zručnosti

7.3.1 Všeobecné vedomosti a zručnosti audítorov systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva

Audítori majú mať vedomosti a zručnosti z viacerých oblastí a ovládať:

a) zásady, postupy a techniky auditu: audítorovi majú umožňovať ich vhodné používanie pri rozlič-ných auditoch a majú zabezpečiť, aby sa audity realizovali zhodným a systematickým spôsobom;

audítor má byť schopný

– používať zásady, postupy a techniky,

– efektívne plánovať a organizovať prácu,

– realizovať audit podľa schváleného harmonogramu,

– určiť priority a sústrediť sa na najdôležitejšie problémy,

– zhromažďovať informácie prostredníctvom efektívnych rozhovorov, počúvaní, pozorovaní a preskúmavaní dokumentov, záznamov a údajov,

– chápať vhodnosť používania vzorkovacích techník pri auditovaní a ich následky,

– overovať presnosť zhromaždených informácií,

– potvrdiť dostatočnosť a vhodnosť dôkazov auditu pri zdôvodňovaní zistení a záverov auditu,

– posúdiť tie faktory, ktoré môže ovplyvniť spoľahlivosť zistení a záverov auditu,

– používať pracovné dokumenty na záznam činností auditu,

– pripraviť správy z auditu,

– zachovávať dôvernosť a ochranu informácií,

– efektívne komunikovať buď na základe osobnej jazykovej zručnosti alebo pomocou tlmočníka;

b) systémy manažérstva a referenčné dokumenty: audítorovi majú umožňovať chápanie predmetu auditu a použitie kritérií auditu; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať

– aplikáciu systémov manažérstva v rozličných organizáciách,

– interakciu medzi zložkami systému manažérstva,

– normy systému manažérstva kvality alebo systému environmentálneho manažérstva, použi-teľné postupy a ďalšie dokumenty systému manažérstva používané ako kritériá auditu,

26

STN EN ISO 19011

– povedomie odlišností referenčných dokumentov a ich priorít,

– aplikáciu referenčných dokumentov na rozličné situácie pri audite,

– informačné systémy a techniky používané na autorizáciu, ochranu, distribúciu a riadenie do-kumentov, údajov a záznamov;

c) situácie v organizácii: majú audítorovi umožňovať chápanie prevádzkových súvislosti v organi-zácii; vedomosti z tejto oblasti a príslušná zručnosť majú zahŕňať

– veľkosť organizácie, jej usporiadanie, funkcie a vzťahy,

– všeobecné podnikateľské procesy a súvisiacu terminológiu,

– kultúrne a sociálne zvyky auditovanej organizácie;

d) použiteľné zákony, predpisy a ďalšie požiadavky súvisiace s auditom: majú audítorovi umožňo-vať pracovať podľa nich a uvedomovať si požiadavky, ktoré sa vzťahujú na auditovanú organizáciu; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať

– miestne, regionálne a národné pravidlá, zákony a predpisy,

– zmluvy a dohody,

– medzinárodné zmluvy a konvencie,

– ďalšie požiadavky, ktoré sa organizácia zaväzuje plniť.

7.3.2 Všeobecné vedomosti a zručnosti vedúcich audítorského tímu

Vedúci audítorského tímu majú mať ďalšie vedomosti a ďalšie zručnosti pri vedení auditu, aby umožnili jeho účinnú a efektívnu realizáciu. Vedúci audítorského tímu má byť schopný:

– naplánovať audit a efektívne využiť zdroje počas auditu;

– reprezentovať audítorský tím v styku s klientom auditu a s auditovanou organizáciou;

– organizovať a usmerňovať členov audítorského tímu;

– poskytovať usmernenie a návod audítorom v príprave;

– viesť audítorský tím k dosiahnutiu záverov auditu;

– zabrániť konfliktom a riešiť ich;

– pripraviť a skompletizovať správu z auditu.

7.3.3 Špecifické vedomosti a zručnosti audítorov systému manažérstva kvality

Audítori systému manažérstva kvality majú mať vedomosti a zručnosti z viacerých oblastí a ovládať:

a) metódy a techniky súvisiace s kvalitou: audítorovi majú umožňovať preskúmanie systémov ma-nažérstva kvality a sformulovať príslušné zistenia a závery auditu; vedomosti a zručnosti z tejto ob-lasti majú zahŕňať:

– terminológiu kvality;

– zásady manažérstva kvality a ich aplikáciu;

– nástroje manažérstva kvality a ich aplikáciu (napr. štatistickú reguláciu procesov, analýzu prí-čin a následkov porúch atď.);

b) procesy a produkty vrátane služieb: audítorovi majú umožňovať chápanie technických súvislosti, v ktorých sa audit realizuje; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať:

– terminológiu špecifickú pre dané odvetvie;

– technické charakteristiky procesov a produktov vrátane služieb;

– procesy a praktiky špecifické pre dané odvetvie.

27

STN EN ISO 19011

7.3.4 Špecifické vedomosti a zručnosti audítorov systému environmentálneho manažérstva

Audítori systému environmentálneho manažérstva majú mať vedomosti a zručnosti z nasledujúcich oblastí:

a) metódy a techniky environmentálneho manažérstva: audítorovi majú umožňovať preskúmanie systémov environmentálneho manažérstva a sformulovať príslušné zistenia a závery auditu; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať:

– environmentálnu terminológiu;

– zásady environmentálneho manažérstva a ich aplikáciu;

– nástroje environmentálneho manažérstva (ako je hodnotenie environmentálnych aspek-tov/vplyvov, posudzovanie životného cyklu, hodnotenie environmentálnej účinnosti atď.);

b) environmentálna veda a technika: audítorovi majú umožňovať chápanie základných vzťahov medzi ľudskými činnosťami a životným prostredím; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať:

– vplyv ľudských činností na životné prostredie;

– vzájomné ovplyvňovanie ekologických systémov;

– environmentálne médiá (napr. vzduch, voda, pôda);

– manažérstvo prírodných zdrojov (napr. fosílnych palív, vody, flóry a fauny);

– všeobecné metódy ochrany prostredia;

c) technické a environmentálne aspekty prevádzok: audítorovi majú umožňovať chápanie vzájom-ných súvislostí činností auditovanej organizácie, výrobkov, služieb a prevádzok s životným prostre-dím; vedomosti a zručnosti z tejto oblasti majú zahŕňať:

– terminológiu špecifickú pre dané odvetvie;

– environmentálne aspekty a vplyvy;

– metódy hodnotenia významnosti environmentálnych aspektov,

– kritické charakteristiky prevádzkových procesov, výrobkov a služieb;

– techniky monitorovania a merania;

– technológie prevencie znečistenia.

7.4 Vzdelanie, pracovná skúsenosť, príprava audítora a skúsenosť v auditovaní

7.4.1 Audítori

Audítori majú mať nasledujúce vzdelanie, pracovnú skúsenosť, prípravu a skúsenosť v auditovaní:

a) majú mať skončené vzdelanie dostatočné na získanie vedomostí a zručností opísaných v 7.3;

b) majú mať pracovnú skúsenosť, ktorá je prínosom pre rozvoj vedomostí a zručností opísaných v 7.3.3 a 7.3.4. Takáto pracovná skúsenosť sa má získať z technického, manažérskeho alebo pro-fesionálneho postavenia vrátane úsudkov, riešenia problémov a komunikácie s ostatným manažér-skym alebo profesionálnym personálom, s posudzovateľmi, zákazníkmi a/alebo zainteresovanými stranami.

Časť pracovnej skúsenosti sa má získať v postavení, v ktorom sa vykonávajú činnosti prispievajúce k rozvoju vedomostí a zručností

– v oblasti manažérstva kvality pre audítorov systému manažérstva kvality a

– v oblasti environmentálneho manažérstva pre audítorov systému environmentálneho mana-žérstva;

c) majú mať skončenú prípravu audítorov, ktorá je prínosom pre rozvoj vedomostí a zručností opí-saných v 7.3.1, ako aj v 7.3.3 a 7.3.4. Takúto prípravu môže poskytovať vlastná organizácia alebo externá organizácia;

28

STN EN ISO 19011

d) majú mať skúsenosť z auditov v činnostiach opísaných v kapitole 6. Takáto skúsenosť sa má získať pod vedením a usmernením audítora, ktorý má kompetentnosť vedúceho audítorského tímu v rovnakej disciplíne. POZNÁMKA. – Rozsah potrebného vedenia a usmernenia (podľa 7.4.2, 7.4.3 a tabuľky 1) počas auditu je vecou tých, ktorí pridelili zodpovednosť za riadenie programu auditu, a vedúceho audítorského tímu. Poskytovanie vedenia a usmernenia neznamená trvalý dozor a nevyžaduje, aby sa niekto pridelil výhradne na danú úlohu.

7.4.2 Vedúci audítorského tímu

Vedúci audítorského tímu má mať dostatočnú skúsenosť z auditov, aby získal vedomosti a zručnosti opí-sané v 7.3.2. Táto dostatočná skúsenosť sa má získať v úlohe vedúceho audítorského tímu pod vedením a usmerňovaním iného audítora, ktorý má kompetentnosť vedúceho audítorského tímu.

7.4.3 Audítori vykonávajúci audity systému manažérstva kvality i systému environmentálneho manažérstva

Audítori systému manažérstva kvality alebo systému environmentálneho manažérstva, ktorí sa chcú stať audítormi v druhej disciplíne,

a) majú prejsť prípravou a mať pracovnú skúsenosť potrebnú na získanie vedomostí a zručností v druhej disciplíne,

b) mali vykonať audity systému manažérstva v druhej disciplíne pod vedením a usmernením audí-tora, ktorý má kompetentnosť vedúceho audítorského tímu v druhej disciplíne.

Splnenie týchto odporúčaní je nevyhnutné na to, aby sa vedúci audítorského tímu v jednej disciplíne stal vedúcim audítorského tímu v druhej disciplíne.

7.4.4 Úroveň vzdelania, pracovná skúsenosť, príprava audítora a skúsenosť v auditovaní

Organizácie majú určiť úroveň vzdelania, pracovnej skúsenosti, prípravy audítora a skúsenosti v audito-vaní, ktoré audítor potrebuje, aby získal vedomosti a zručnosti primerané programu auditu v duchu kro-kov 1 a 2 hodnotiaceho procesu opísaného v 7.6.2.

Skúsenosť ukázala, že pre audítorov vykonávajúcich certifikačné alebo podobné audity sú primerané úrovne uvedené v tabuľke 1. V závislosti od programu auditu môžu byť vhodné vyššie alebo nižšie úrovne.

7.5 Udržiavanie a zlepšovanie kompetentnosti

7.5.1 Trvalý profesionálny rast

Trvalý profesionálny rast sa týka udržiavania a zlepšovania vedomostí, zručností a osobných vlastností. Dá sa to dosiahnuť pomocou takých prostriedkov, ako je ďalšia pracovná skúsenosť, školenie, súkromné štúdium, vedenie vzdelávania, účasť na stretnutiach, seminároch a konferenciách a ďalšie súvisiace akti-vity. Audítori majú preukazovať svoj trvalý profesionálny rast.

Činnosti trvalého profesionálneho rastu majú brať do úvahy zmeny potrieb jednotlivcov a organizácií, prax auditovania, normy a ďalšie požiadavky.

7.5.2 Udržiavanie schopnosti auditovania

Audítori majú udržiavať a preukazovať svoju schopnosť auditovať prostredníctvom pravidelnej účasti na auditoch systému manažérstva kvality a/alebo systému environmentálneho manažérstva.

29

STN EN ISO 19011

Tabuľka 1 – Príklad úrovní vzdelania, pracovnej skúsenosti, prípravy audítora a skúseností v auditovaní pre audítorov vykonávajúcich certifikačné alebo podobné audity

Parameter Audítor Audítor v obidvoch dis-ciplínách

Vedúci audítorského tímu

Vzdelanie stredné

(pozri poznámku 1) rovnaké ako pre audítora rovnaké ako pre audítora

Celková pracovná 5 rokov

(pozri poznámku 2) rovnaká ako pre audítora rovnaká ako pre audítora

Pracovná skúse-nosť v oblasti ma-nažérstva kvality alebo environmen-tálneho manažér-stva

aspoň 2 roky z celkového počtu 5 rokov

dva roky v druhej disciplí-ne (pozri poznámku 3) rovnaká ako pre audítora

Príprava audítora 40 h audítorskej prípravy 24 h prípravy v druhej disciplíne

(pozri poznámku 4) rovnaká ako pre audítora

Skúsenosť v auditovaní

štyri úplné audity v trvaní aspoň 20 dní v pozícii audí-tora v príprave pod vede-ním a usmerňovaním audí-tora s kompetentnosťou vedúceho audítorského tí-

tri úplné audity v trvaní aspoň 15 dní v druhej disciplíne v pozícii audíto-

ním a usmerňovaním au-dítora s kompetentnosťou vedúceho audítorského tímu v druhej disciplíne (pozri poznámku 5);

audity sa majú uskutočniť v priebehu dvoch ostat-ných rokov

tri úplné audity v trvaní aspoň 15 dní v pozícii ve-dúceho audítorského tímu

vaním audítora s kompe-tentnosťou vedúceho a udítorského tímu (pozri poznámku 5); audity sa majú uskutočniť v priebehu dvoch ostat-ných rokov

POZNÁMKA 1. – Stredné vzdelanie je tá časť národného vzdelávacieho systému, ktorá nasleduje po primárnom alebo základnom vzdelaní, skončí sa však pred prijatím na univerzitu alebo na podobnú vzdelávaciu inštitúciu.

POZNÁMKA 2. – Počet rokov pracovnej skúsenosti možno znížiť o 1 rok, ak pracovník dokončil primerané nadstavbové štúdium po strednej škole.

POZNÁMKA 3. – Pracovnú skúsenosť v druhej disciplíne možno získavať paralelne s pracovnou skúsenosťou v prvej disciplíne.

POZNÁMKA 4. – Cieľom prípravy v druhej disciplíne je získať vedomosti o príslušných normách, zákonoch, predpisoch, zása-dách, metódach a technikách.

POZNÁMKA 5. – Úplný audit je audit, ktorý obsahuje všetky kroky opísané v 6.3 až 6.6. Úplná skúsenosť z auditu má zahŕňať ce-lú normu systému manažérstva.

skúsenosť

pod vedením a usmerňo-ra v príprave pod vede-

mu (pozri poznámku 5)

7.6 Hodnotenie audítorov

7.6.1 Všeobecne

Hodnotenie audítorov a vedúcich audítorských tímov sa má naplánovať, zaviesť a zaznamenať v súlade s postupmi programu auditu, aby sa potvrdilo, že je objektívne, dôsledné, čestné a spoľahlivé. Proces hodnotenia má odhaliť potreby prípravy a ďalšieho zdokonaľovania zručností.

Hodnotenie audítorov nastáva v rozličných etapách:

– úvodné hodnotenie osôb, ktoré sa chcú stať audítormi;

– hodnotenie audítorov ako súčasti procesu výberu audítorského tímu opísaného v 6.2.4;

30

STN EN ISO 19011

– trvalé hodnotenie výkonnosti audítorov s cieľom zistiť potreby udržiavania a vedomostí a zruč-ností.

Vzťah medzi týmito etapami hodnotenia znázorňuje obrázok 5.

Kroky procesu opísané v 7.6.2 sa môžu využiť v každej z týchto etáp hodnotenia.

Rast kompetentnosti

Vstupné hodnotenie

(7.6)

Nesplnené kritériá

Splnené kritériá

Splnené kritériá

Nesplnené kritériá

Trvalé hodnotenie výkonnosti

(7.6)

Audítor

Udržiavanie a zlepšovanie kompetentnosti

(7.5)

Výber audítorskéh

o tímu (6.2.4)

Auditovanie(kapitola 6)

Nevybratý

Obrázok 5 – Vzťah medzi etapami hodnotenia

31

STN EN ISO 19011

7.6.2 Proces hodnotenia

Proces hodnotenia zahŕňa štyri hlavné kroky.

1. krok: Určenie osobných vlastností, vedomostí a zručností, potrebných na splnenie potrieb programu auditu Pri posudzovaní primeraných vedomostí a zručností treba zvážiť:

– veľkosť, charakter a zložitosť organizácie, ktorá sa má auditovať; – ciele a rozsah programu auditu; – požiadavky certifikácie/registrácie a akreditácie; – úlohu procesu auditu v manažérstve organizácie, ktorá sa má auditovať; – úroveň dôvernosti vyžadovanej programom auditu; – zložitosť systému manažérstva, ktorý sa má auditovať.

2. krok: Určenie kritérií hodnotenia

Kritériá môžu byť kvantitatívne (napr. roky pracovnej skúsenosti a vzdelanie, počet vykonaných auditov, hodiny audítorskej prípravy) alebo kvalitatívne (napr. preukázanie osobných vlastností, vedomostí alebo preukázanie zručností v príprave alebo na pracovnom mieste).

3. krok : Výber vhodnej metódy hodnotenia

Hodnotenie má vykonať osoba alebo komisia, ktorá použije jednu alebo viacero metód vybratých z tabuľky 2. Pri používaní tejto tabuľky treba poznamenať, že:

– uvedené metódy prestavujú súbor voliteľných možností a nemusia byť vhodné vo všetkých situá-ciách; – rozlične uvedené metódy môžu mať odlišnú spoľahlivosť; – zvyčajne treba použiť kombináciu metód, aby sa ubezpečilo, že výsledok je objektívny, dôsledný, čestný a spoľahlivý.

4. krok: Realizácia hodnotenia

V tomto kroku sa informácie zhromaždené o danej osobe porovnávajú s kritériami určenými v druhom kroku. Ak osoba nesplní kritériá, vyžaduje sa ďalšia príprava, práca a/alebo skúsenosť audítora, po kto-rých sa má uskutočniť opakované hodnotenie.

Príklad, ako by sa mohli realizovať a zdokumentovať kroky procesu hodnotenia v rámci hypotetického programu interného auditu, je v tabuľke 3.

32

STN EN ISO 19011

Tabuľka 2 – Metódy hodnotenia

Metódy hodnotenia Ciele Príklady Preskúmanie záznamov Overenie minulosti audítora Analýza záznamov o vzdelaní, prí-

prave, zamestnaní a skúsenosti v auditovaní

Kladné a záporné referen-cie

Získanie informácií o tom, ako sa vníma výkonnosť audítora

Prehľady, dotazníky, osobné refe-rencie, osvedčenia, sťažnosti, hod-notenia výkonnosti, dotazníkový prieskum

Pohovor Hodnotenie osobných vlastností a zručnosti v komunikácii, overenie informácií, preskúšanie vedomostí, získanie doplnkových informácií

Osobný pohovor a telefonický roz-hovor

Pozorovanie Hodnotenie osobných vlastností a schopnosti využívať vedomosti a zručnosti

Hranie úlohy, svedecké audity, vý-konnosť pri práci

Skúšanie Hodnotenie osobných vlastností, ve-domostí a zručností a ich aplikácie

Ústne a písomné skúšky, psycho-metrické testy

Preskúmanie výsledkov auditu

Získanie informácií tam, kde priame pozorovanie je nemožné alebo ne-vhodné

Preskúmanie správy z auditu a dis-kusia s klientom auditu, auditovanou organizáciou, kolegami a audítorom

33

Tabuľka 3 – Aplikácia procesu hodnotenia audítora v hypotetickom programe interného auditu STN

EN ISO

19011

Oblasti kompetentnosti 1. krok Osobné vlastnosti, vedomosti a zručnosti

2. krok Kritériá hodnotenia

3. krok Metódy hodnotenia

Osobné vlastnosti Etický, s otvorenou mysľou, diplomatický, vnímavý, prispôso-bivý, húževnatý, rozhodný, samostatný

Úspešný výkon na pracovnom mieste Vyhodnotenie výkonnosti

Všeobecné vedomosti a zručnosti Zásady, postupy a techniky auditu

Schopnosť viesť audit podľa prijatých postupov, komunikácia s kolegami zo známych organizácií

Skončený kurz interného audítora; účasť na troch auditoch ako člen interného audítorského tímu

Preskúmanie záznamov o príprave; pozorovanie; dotazníkový prieskum

Systém manažérstva a referenčné dokumenty

Schopnosť použiť príslušné časti príručky systému manažér-stva a súvisiace postupy

Prečítané a pochopené postupy príručky systému manažérstva súvisiace s cieľmi, predmetom a kri-tériami auditu

Preskúmanie záznamov o príprave skúšky; pohovo-ry

Situácie v organizácii Schopnosť efektívne konať v rámci kultúry organizácie, orga-nizačného usporiadania a usporiadania uvádzaného v správe

Práca pre organizáciu v trvaní aspoň jeden rok vo vedúcom postavení

Preskúmanie záznamov o zamestnaní

Použiteľné zákony, predpisy a ďalšie požiadavky

Schopnosť určiť a pochopiť aplikáciu príslušných zákonov a predpisov súvisiacich s procesmi, produktmi a/alebo záväz-kami k životnému prostrediu

Skončený prípravný kurz o zákonoch súvisiacich s činnosťami a procesmi, ktoré sa majú auditovať

Preskúmanie záznamov o príprave

Špecifické vedomosti a zručnosti v kvalite Metódy a techniky súvisiace s kvalitou

Schopnosť opísať používané metódy riadenia kvality; schop-nosť odlíšiť požiadavky na riadenie procesu od požiadaviek výstupných skúšok

Skončená príprava v používaní metód riadenia kvality; preukázané používanie postupov na mieste a pri záverečnej skúške

Preskúmanie záznamov o príprave; pozorovanie

Procesy a výrobky vrátane služieb

Schopnosť opísať produkty, ich výrobný proces, špecifikácie a finálne používanie

Práca pri plánovaní výroby ako pracovník v procese plánovania; práca v oddelení služieb

Preskúmanie záznamov o zamestnaní

Špecifické vedomosti a zručnosti v environmente Metódy a techniky súvisiace s environmentálnym mana-žérstvom

Schopnosť pochopiť metódy hodnotenia environmentálneho správania sa

Skončená príprava v hodnotení environmentál-neho správania sa

Preskúmanie záznamov o príprave

Veda a technika o životnom prostredí

Schopnosť pochopiť, ako metódy prevencie znečistenia a riadiace metódy, ktoré používa organizácia, zodpovedajú významným environmentálnym aspektom organizácie

Šesť mesiacov pracovnej skúsenosti pri prevencii znečistenia a pri jej riadení v podobných výrob-ných podmienkach

Preskúmanie záznamov o zamestnaní

Technické environmentálne aspekty prevádzky

Schopnosť uvedomiť si environmentálne aspekty organizácie a ich vplyvy (napr. materiály, ich vzájomnú reakciu a potenciálny vplyv na životné prostredie pri úniku alebo uvoľ-není); schopnosť posúdiť postupy havarijných opatrení apliko-vateľné na environmentálne prípady

Skončený interný prípravný kurz o skladovaní materiálov, ich miešaní, používaní, zneškodnení a o ich vplyvoch na životné prostredie; skončená príprava v oblasti plánu havarijných opatrení a skúsenosť ako člena tímu havarijných opatrení

Preskúmanie záznamov o príprave, obsahu kurzu a výsledkoch preskúmanie záznamov o príprave a za-mestnaní

34

STN EN ISO 19011

Príloha ZA (normatívna)

Odkazy na medzinárodné normy so zodpovedajúcimi európskymi normami V tejto európskej norme sa používajú ustanovenia z iných noriem pomocou datovaných alebo nedatova-ných odkazov. Tieto odkazy sa citujú na príslušných miestach v texte, pričom normy sa uvádzajú ďalej. Pri datovaných odkazoch sa neskoršie zmeny alebo revízie ktorejkoľvek z týchto noriem používajú v tejto norme len vtedy, ak sú do nej zapracované jej zmenou alebo pri jej revízii. Pri nedatovaných odkazoch sa používa posledné vydanie citovanej normy/vrátane zmien).

POZNÁMKA. – Ak bola medzinárodná norma modifikovaná zmenou a označená (mod), platí zodpovedajúca EN/HD.

Publikácia Rok Názov EN/HD Rok

ISO 9000 2000 Systémy manažérstva kvality. Základy a slovník EN ISO 9000 2000

35

STN EN ISO 19011

Upozornenie: Zmeny a opravy ako aj správy o nových vydaných slovenských technických normách sú uverejňované vo Vestníku Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo Slovenskej republiky.

STN EN ISO 19011 Vydal a vytlačil: Slovenský ústav technickej normalizácie, Bratislava Rok vydania 2003, strán 36, č. publ. 90193 Distribúcia: Slovenský ústav technickej normalizácie, Karloveská 63, 840 00 Bratislava 4 Cenová skupina 13 8 5 8 1 6 7 0 9 0 1 9 3 1

36