DOKUMEN STRUKTUR ORGANISASI DAN

TUGAS POKOK DAN FUNGSI GUGUS KENDALI MUTU

FAKULTAS DAN PROGRAM STUDI

GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS TEKNIK DAN KEJURUAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

2021

2

DAFTAR ISI

A. Struktur Organisasi GKM Fakultas ……………………………………………………… 3

B. Struktur Organisasi GKM Prodi …………………………………………………………. 4

C. Tupoksi GKM Fakultas …………………………………………………………………… 5

D. Tupoksi GKM Prodi ………………………………………………………………………. 7

E. Prosedur Operasional Standar GKM Fakultas dan Prodi ………………………………8

F. Instrumen Monev dan Survei ……………………………………………………………. 9

G. Timeline Schedule Pelaksanaan Monev dan Survei ……………………………………. 10

3

A. STRUKTUR ORGANISASI GKM FAKULTAS

4

B. STRUKTUR ORGANISASI GKM PROGRAM STUDI

5

C. TUPOKSI GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS

NO JABATAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. PENGARAH (DEKAN) 1. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas terhadap kebijakan

program FTK pada bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat

2. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas agar kegiatan pokok pengawasan dan evaluasi sejalan dengan Tupoksi GKM Fakultas

2. PENANGGUNGJAWAB BIDANG AKADEMIK (Wakil Dekan I)

1. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas terhadap seluruh kebijakan bidang program akademik di FTK Undiksha

2. Memberikan arahan kepada GKM Fakuktas dalam hal kegiatan monitoring dan evaluasi serta survei pemenuhan masing-masing kriteria

3. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas bilamana terjadi kegiatan pokok pengawasan dan evaluasi yang tidak sejalan dengan Tupoksi bidang akademik di FTK Undiksha

4. Bertanggungjawab kepada Dekan FTK Undiksha atas berbagai kebijakan akademik di FTK Undiksha

3. PENANGGUNGJAWAB BIDANG KEUANGAN (Wakil Dekan II)

1. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas atas seluruh kebijakan bidang keuangan di FTK Undiksha

2. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas bilamana terjadi kegiatan yang tidak sejalan dengan Tupoksi bidang keuangan di FTK Undiksha

3. Bertanggungjawab kepada Dekan FTK Undiksha atas berbagai kebijakan bidang keuangan di FTK Undiksha

4. PENANGGUNGJAWAB BIDANG KEMAHASISWAAN (Wakil Dekan III)

1. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas atas seluruh kebijakan bidang kemahasiswaan di FTK Undiksha

2. Memberikan arahan kepada GKM Fakultas bilamana terjadi kegiatan yang tidak sejalan dengan Tupoksi bidang kemahasiswaan di FTK Undiksha

3. Bertanggungjawab kepada Dekan FTK Undiksha atas berbagai kebijakan bidang kemahasiswaan di FTK Undiksha

5. KETUA

1. Menyusun serta membuat instrumen terkait pelaksanaan monitoring, evaluasi dan survei kebutuhan dokumen pelaporan sesuai dengan kriteria akreditasi

2. Mengkaji hasil kegiatan pengawasan dan evaluasi dan merumuskan perbaikan sistem kendali mutu di tingkat Fakultas

3. Melaporkan hasil temuan kegiatan mo 4. Mendapatkan penjelasan dari individu atau unit kerja di

lingkungannya berkaitan dengan pemenuhan sasaran mutu, baik di bidang akademik maupun non akademik

5. Menggali informasi dari berbagai sumber tentang berbagai hal yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan implementasi manajemen mutu Fakultas

6. Membuat laporan pencapaian mutu Fakultas secara berkelanjutan

6. SEKRETARIS

1. Menyiapkan surat-surat, agenda rapat dan mendokumen-tasikan sesuai penugasan Ketua GKM Fakultas

2. Merekam seluruh proses dan hasil rapat dan membuat agenda rapat GKM Fakultas.

6

3. Membantu tugas-tugas Ketua dalam menyiapkan, melaksanakan dan melaporkan seluruh hasil kegiatan GKM Fakultas

7. DIVISI EKSPLORASI DATA DAN INFORMASI

1. Menyusun rencana program eksplorasi data dan informasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

2. Mengimplementasikan rencana program eksplorasi data dan informasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

3. Menyusun dokumen hasil eksplorasi data untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

4. Melakukan identifikasi dan rekapitulasi data dan informasi yang mendukung program klasterisasi fakultas

5. Melakukan identifikasi dan rekapitulasi data dan informasi yang ada di GKM serta melakukan koordinasi dengan pengelola Web Fakultas

8. DIVISI PENGEMBANGAN DOKUMEN TAMBAHAN UPPS

1. Menyusun rencana program pengembangan dokumen mutu, manual dan standar untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

6. Mengimplementasikan rencana program pengembangan dokumen mutu, manual dan standar untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

2. Menyusun dokumen hasil pengembangan dokumen mutu, manual dan standar untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

9. DIVISI MONITORING DAN EVALUASI

1. Menyusun rencana program pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

2. Mengimplementasikan pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

3. Melakukan analisa hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

4. Menyusun dokumen hasil monitoring dan evaluasi untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi dan UPPS (Fakultas)

10. DIVISI AKREDITASI

1. Menyusun rencana jadwal pengusulan akreditasi di masing-masing Prodi dan UPPS (Fakultas)

2. Membantu keterlaksanaan akreditasi prodi dan UPPS (Fakultas) termasuk didalamnya: membantu menyiapkan kebutuhan dokumen yang tertera pada Laporan Evaluasi Diri (LED) dan LKPS

7

D. TUPOKSI GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI

• Fokus utama GKM Prodi adalah melakukan monitoring dan evaluasi Tri Dharma PT, khususnya pada pelaksanaan pembelajaran.

• Tupoksi GKM Prodi:

1. Menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pembelajaran pada awal semester, pertengahan semester dan di akhir semester untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi

2. Melaksanakan survei pemahaman visi misi prodi 3. Mengimplementasikan pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pembelajaran pada

awal semester, pertengahan semester dan di akhir semester untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi

4. Melakukan analisa hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pembelajaran pada awal semester, pertengahan semester dan di akhir semester untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi

5. Menyusun dokumen hasil Analisa monitoring dan evaluasi pembelajaran pada awal semester, pertengahan semester dan di akhir semester untuk mendukung pemenuhan data akreditasi Prodi

6. Pengawasan Pelaksanaan pembelajaran mengacu pada 100 dokumen SPMI Undiksha (https://drive.google.com/drive/u/1/folders/16Owe0VuhF0vSU_qrj2CMPl0c8_DoyBlQ), Khusus untuk standar pelaksanaan pendidikan dan pengajaran mengacu pada dokumen standar mutu pendidikan dan pengajaran Universitas Pendidikan Ganesha dengan kode dokumen: S5-SM-04. Standar ini telah termuat pada 100 dokumen mutu SPMI Undiksha.

7. Penyusunan instrumen pelaksanaan monev dan survei dilakukan secara bersama-sama dengan GKM FTK

8. Pelaksanaan monev pembelajaran dilakukan pada 3 tahap yaitu: di awal pelaksanaan pembelajaran, tengah pelaksanaan pembelajaran, dan akhir pelaksanaan pembelajaran.

9. Hasil monev dianalisis bersama dengan tim GKM Prodi, dan dibuat laporan hasil monev. 10. Membuat laporan pelaksanaan monev pembelajaran yang terdiri dari: Hasil Temuan serta

rencana tindak lanjut. Membuat laporan Tindak lanjut (Mengacu pada SOP monev GKM FTK https://drive.google.com/drive/folders/1NoXwagFG7-PZvD45qKQF90DnguKmBDLN)

11. Menyampaikan hasil (beserta Hasil temuan dan rencana tindak lanjut) Monev pembelajaran kepada korprodi.

12. Koorprodi menindaklanjuti hasil monev dengan mengadakan rapat bersama staf dosen sekaligus pembinaan staf dosen PTI

13. Laporan monev dan survei dan Tindak Lanjut diberikan kepada GKM Fakultas.

8

E. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR GKM FAKULTAS DAN PRODI

9

F. INSTRUMEN MONEV DAN SURVEI

No Kriteria Link Googleform 1 Pemahaman VMTS https://bit.ly/pemahamanvisi-misi 2 Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama a. Kepuasan mahasiswa terhadap tata pamong

FTK https://s.id/mhspamong

b. Kepuasan dosen terhadap tata pamong FTK https://s.id/dosenpamong c. Kepuasan tenaga kependidikan terhadap tata

pamong FTK https://s.id/tendikpamong

3 Mahasiswa https://s.id/KepuasanMahasiswaTerhadapLayananFTK 4 Sumber Daya Manusia https://s.id/KepuasanPendidikTendik 5 Keuangan https://s.id/surveiKeuangan 5 Sarana dan Prasarana https://s.id/Sarpras 6 Pendidikan https://s.id/PembelajaranDaringFTK

https://s.id/PembelajaranFTK 7 Penelitian https://s.id/KepuasanMitraPenelitianPengabdian 8 Pengabdian pada Masyarakat https://s.id/KepuasanMitraPenelitianPengabdian

10

G. TIMELINE SCHEDULE PELAKSANAAN MONEV DAN SURVEI

NNO

MONEV/SURVEI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOPEMBER DESEMBER 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pemahaman Visi Misi A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

2 Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama

a. Kepuasan

mahasiswa terhadap tata pamong FTK

A1 A2 B1

B2 C1 C2 C3 D

b. Kepuasan dosen

terhadap tata pamong FTK

A1 A2 B1

B2 C1 C2 C3 D

c. Kepuasan tenaga

kependidikan terhadap tata pamong FTK

A1 A2 B1

B2 C1 C2 C3 D

3 Kepuasan Mahasiswa

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

4 Kepuasan Tendik terhadap layanan FTK

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

5 Kepuasan terhadap Keuangan, Sarana dan Prasarana

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

6 Pendidikan

Monev Pembelajaran

a. Awal semester C1 C2 C3 D

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D A1 A2 B1 B2

b. Tengah Semester A1 A2

B1 B2 C1 C2 C3 D A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

c. Akhir Semester

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

d. Pembelajaran

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

e. Pembelajaran

daring

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

7 Kepuasan Mitra Penelitian

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

8 Kepuasan Mitra P2M

A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D

11

KODE A1: Rapat Intern A2: Uji Validitas dan Reliabilitas Instrumen B1: Penyebaran Instrumen B2: Penyebaran Instrumen C1: Renumerator Data C2: Pengolahan Data C3: Penyajian Data D: Penyusunan Laporan