Click here to load reader
Upload
bqdianz
View
188
Download
44
Embed Size (px)
DESCRIPTION
copy jurnal
Citation preview
1
STUDI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI ISO 9001 DAN ISO 14001 PADA DISTRIBUTOR TRUK BERAT
Oleh
Sik Sumaedi, I Gede Mahatma Yuda Bakti 1
Abstract
This research aims to investigate the implementation of ISO 9001 and ISO 14001 based on integrated management system at Heavy Truck Distributor. This research using case study approach at a Heavy Truck Distributor that include in 3S (Sales, Service, Spare Part) category. The data collection is conducted using document review, informal discussion, and unstructured interview. The research results show the case study object’s integrate management system framework could be seen from five aspect which are process, personel, organization and document. That framework was already certified. It is indicated that the framework already fulfilled the requirement of ISO 9001 and ISO 14001. Beside that, this paper propose “introduction-integration-internalization standard adoption model” to explain the phenomena of case study object certification result which is the company performance after implementation is not different from the company performance before implementation. Keywords: ISO 9001, ISO 14001, IMS, heavy truck distributor
1 Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian – LIPI, Kawasan Puspiptek Gedung 410,
Serpong, Tangerang 15310
2
I PENDAHULUAN
Kesadaran para pelanggan truk berat akan pentingnya menghasilkan produk atau jasa
yang bermutu dengan proses yang ramah lingkungan menuntut para distributor truk
berat untuk memiliki suatu sistem manajemen yang mampu mengakomodasi kondisi
tersebut. Tuntutan ini suatu hal yang wajar mengingat para pelanggan truk berat adalah
perusahaan-perusahaan yang lingkup usahanya sangat berkaitan dengan alam seperti
industri perminyakan dan pertambangan. Oleh karena itu, mereka berusaha untuk
peduli pada lingkungan sebagai bagian dari tanggung jawab sosial (Kadir et al, 2009).
Distributor truk berat sendiri pada umumnya menjalankan tiga kegiatan utama
yaitu penjualan truk berat, penyediaan suku cadang, dan pemeliharaan atau perbaikan
truk berat. Kegiatan-kegiatan tersebut apabila tidak ditangani dengan baik berpotensi
untuk melahirkan pencemaran terhadap lingkungan sekitarnya.
Dalam rangka memenuhi tuntutan pelanggan sekaligus menghindari
pencemaran lingkungan, distributor truk berat dapat mengadopsi standar ISO 9001 dan
ISO 14001 secara terintegrasi. Meskipun ISO 9001 membahas bagaimana tata kelola
perusahaan agar menghasilkan produk bermutu sementara ISO 14001 menjelaskan
bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk dan proses produksi yang
ramah lingkungan, kedua standar memiliki kesamaan prinsip dan teknik manajemen
(Zeng et al, 2005). Kondisi ini membuat penerapan elemen-elemen persyaratan kedua
standar tersebut dapat diintegrasikan.
Penerapan kedua standar tersebut secara terintegrasi akan memberikan
banyak keuntungan pada distributor truk berat. Integrasi akan memicu sistem
manajemen yang lebih kuat dan komprehensif (Zeng et al, 2005). Lebih tegas, Kadir et
al (2009) mengatakan bahwa sistem manajemen terintegrasi akan menciptakan beban
kerja yang lebih ringan, mengurangi waktu sertifikasi, biaya, maupun kebutuhan
dokumentasi sistem.
Mengingat kondisi di atas, penelitian ini bertujuan untuk mengkaji penerapan
sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001 pada Distributor Truk
Berat. Pertanyaan yang hendak dijawab dalam penelitian ini adalah (1) Bagaimanakah
kerangka sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001 pada
Distributor Truk Berat? (2) Apa hasil penerapan sistem tersebut? dan (3) mengapa
penerapan kedua standar membawa hasil sesuai pertanyaan ke-2?
Penelitian ini penting mengingat penelitian-penelitian yang bersifat
mengeksplorasi bagaimana model sistem manajemen terintegrasi pada industri tertentu
masih sangat terbatas. Oleh karena itu diharapkan hasil penelitian ini akan dapat
3
memperkaya pengetahuan mengenai sistem manajemen terintegrasi ISO 9001 dan ISO
14001.
II TINJAUAN LITERATUR
2.1 ISO 9001 dan ISO 14001
ISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu di mana
sebuah organisasi membutuhkannya untuk memperlihatkan kemampuan secara
konsisten dalam memenuhi persyaratan customer, peraturan dan perundang-undangan
sekaligus bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (ISO 9001, 2008).
Standar ini telah digunakan oleh 951.486 organisasi di dunia (Souza Pouza et al, 2009)
dan banyak literatur yang telah membahas manfaat yang diperolehnya (Rahmat
Nurcahyo dan Sik Sumaedi, 2010). ISO 9001 terdiri atas lima persyaratan utama yaitu
(1) sistem manajemen mutu secara umum, (2) tanggung jawab manajemen, (3)
manajemen sumber daya, (4) realisasi produk, (5) pengukuran, analisa, dan
peningkatan (ISO 9001, 2008).
Sedangkan ISO 14001 adalah standar internasional yang dapat diterapkan oleh
organisasi yang bermaksud untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan
meningkatkan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001, 2004). Salman (2007) telah
mengemukakan manfaat-manfaat mendasar yang dapat diperoleh oleh penerapan
standar tersebut baik berupa benefit langsung maupun tidak langsung. ISO 14001 terdiri
atas enam persyaratan utama yaitu (1) sistem manajemen lingkungan secara umum, (2)
kebijakan lingkungan, (3) perencanaan, (4) implementasi dan operasi, (5) pemeriksaan,
dan (6) tinjauan manajemen (ISO 14001, 2004).
2.2 Sistem Manajemen Terintegrasi
Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua buah sistem manajemen
menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan
kedua sistem manajemen pembentuknya. Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam
Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa integrasi dua sistem berarti
menghubungkan kedua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi
masing-masing sistem. Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa
dengan metode integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub
bagian pada masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen
terintegrasi yang baru. Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan
maka proses penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah
kesatuan dengan sendirinya.
4
2.2.1 Metode Integrasi
Beberapa peneliti telah mengemukakan berbagai metode integrasi. Karapetrovic dan
Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa terdapat tiga
pendekatan dalam melakukan integrasi ISO 9001 dengan ISO 14001 yaitu (1)
menerapkan ISO 9001 terlebih dahulu kemudian ISO 14001, (2) menerapkan ISO
14001 terlebih dahulu kemudian ISO 9001, dan (3) menerapkan ISO 9001 dan ISO
14001 secara bersamaan. Sementara Wilkinson dan Dale (2002, dalam Zeng, S. X et
al, 2005) menjelaskan pendekatan integrasi dengan dua cara dan level berbeda. Kedua
pendekatan tersebut adalah menyatukan dokumentasi yang diminta oleh kedua standar
dan menerapkan sistem dengan pendekatan Total Quality Management (TQM).
2.2.2 Kerangka Sistem Manajemen Integrasi
Puri (1996, dalam Zeng et al, 2005) mengungkapkan bahwa integrasi dapat dilakukan
dengan menggunakan kerangka dasar tiga komponen yaitu tanggung jawab
manajemen, proses manajemen, dan sistem pendukung. Lebih rinci, Sik Sumaedi
(2010) memaparkan kerangka umum sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001
dan ISO 14001 seperti pada Gambar 1. Gambar 1 menekankan bahwa proses sistem
manajemen diawali dengan identifikasi persyaratan pelanggan, informasi lingkungan,
dan peraturan perundangan yang secara berkelanjutan dinilai oleh manajemen puncak
(bagian tanggung jawab manajemen dan perencanaan) dan berakhir pada tercapainya
kepuasan pelanggan, keramahan pada lingkungan, serta kepatuhan pada peraturan
perundangan yang secara berkelanjutan dipantau, dianalisis dan ditingkatkan (bagian
pengukuran, analisis, dan peningkatan). Apabila organisasi melakukan proses realisasi
produk untuk merubah input menjadi output (bagian implementasi dan operasi), proses
ini dikelola menggunakan sumber daya manusia, sumber daya lainnya (bagian
manajemen sumber daya). Apabila siklus ini secara berkelanjutan dipantau maka akan
dihasilkan perbaikan berkelanjutan (Sik Sumaedi, 2010).
III METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus.
Penelitian kualitatif dipengaruhi oleh paradigma naturalistik-interpretatif Weberian,
perspektif post-positivistik kelompok teori kritis serta post-modernisme seperti
dikembangkan oleh Baudrillard, Lyotard, dan Derrida (Cresswell, 1994 dalam Gumilar
Rusliwa Somantri, 2005). Berbeda dengan pendekatan kuantitatif yang memberikan
sedikit makna terhadap fenomena (Lawrence and Phillips, 1998; Lewin and Stephens,
5
1993 dalam Balzarova et al, 2004), “gaya” penelitian kualitatif berusaha mengkonstruksi
fenomena dan memahami maknanya (Gumilar Rusliwa Somantri, 2005).
Gambar 1 Kerangka Sistem manjemen Terintegrasi ISO 9001 dan ISO 14001
Penelitian ini menggunakan metode studi kasus disebabkan beberapa
keuntungan yang dimilikinya. Numagami (1998, dalam Kitazawa dan Sarkis, 2000)
mengungkapkan bahwa metode studi kasus memungkinkan peneliti mengembangkan
“grounded theory” yang praktis dan relevan serta memberikan gambaran fenomena
yang lebih sesuai dengan kenyataan. Studi kasus sesuai bagi penelitian yang bersifat
eksploratif dan metode tersebut juga dapat digunakan untuk mengevaluasi,
memperkuat, dan bahkan menyesuaikan kerangka yang dibangun berdasarkan literatur
(Kitazawa dan Sarkis, 2000).
Penelitian ini dilakukan selama bulan Desember 2009 hingga Maret 2010.
Pengumpulan data dilakukan melalui serangkaian tinjauan dokumen sistem manajemen
6
integrasi perusahaan, diskusi informal, dan wawancara tak terstruktur. Informan
penelitian ini adalah konsultan sistem manajemen terintegrasi objek studi kasus.
Validitas data penelitian ini dilakukan melalui triangulasi data dimana data hasil diskusi
informal dan wawancara diperiksa kebenarannya dengan data hasil tinjauan dokumen
sistem manajemen integrasi perusahaan.
IV HASIL DAN DISKUSI
4.1 Studi Kasus
Objek studi kasus penelitian ini adalah sebuah perusahaan distributor truk berat. Selain
melakukan penjualan, ia juga memberikan pelayanan purna jual berupa penyediaan
suku cadang dan jasa pemeliharaan. Dengan perkataan lain, objek studi kasus
termasuk di dalam kategori dealer 3S (Sales, Service, Spare Part). Perusahaan
berkantor pusat di Jakarta dan memiliki beberapa kantor cabang antara lain terletak di
Surabaya, Pekanbaru, Medan, Palembang, dan Soroako.
Objek studi kasus menerapkan sistem manajemen integrasi ISO 9001 dan ISO
14001 dilandasi oleh motif eksternal ketimbang motif internal. Motif internal berkaitan
dengan keinginan untuk mencapai peningkatan organisasi. Sementara motif eksternal
berkaitan dengan isu promosi dan pemasaran, tekanan pelanggan, peningkatan pangsa
pasar, dll (Sampaio, Saraiva, and Rodriguez, 2008). Dalam hal ini, objek studi kasus
dipersyaratkan oleh pelanggannya sertifikat ISO 9001 dan ISO 14001 agar tetap
dipertahankan dalam daftar pemasok.
Proses penerapan sistem manajemen terintegrasi dilakukan dengan jalan
menerapkan ISO 9001 dan ISO 14001 secara bersamaan. Proses penerapan sendiri
dibimbing oleh konsultan eksternal. Selama proses penerapan terjadi pergantian
perwakilan manajemen karena personil yang ditunjuk sebelumnya mengundurkan diri
dan berpindah ke perusahaan lainnya.
4.2 Kerangka Sistem Manajemen Terintegrasi
Secara umum penerapan persyaratan-persyaratan ISO 9001 maupun ISO 14001 dapat
dikategorikan ke dalam lima aspek yaitu aspek komitmen manajemen, aspek proses
yang harus dijalankan, aspek dokumen, aspek personil, dan aspek organisasi yang
dibutuhkan. Aspek komitmen manajemen merupakan inti dari sistem manajemen
integrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001. Hal ini disebabkan kedua standar tersebut
menganut falsafah TQM dimana performa dan sustainabilitas suatu organisasi menjadi
tanggung jawab penuh manajemen. Penelitian sebelumnya seperti yang dilakukan oleh
Kitazawa dan Sarkis (2000) dan Sampaio et al (2008) menyebutkan bahwa komitmen
7
manajemen adalah faktor terbesar yang menentukan kesuksesan penerapan suatu
standar.
Komitmen manajemen objek studi kasus dapat dikatakan sangat terbatas
hanya untuk memenuhi kebutuhan sertifikasi. Hal ini dapat dilihat dari partisipasi dalam
sistem manajemen dan penyediaan anggaran. Partisipasi manajemen secara langsung
dalam kegiatan sistem manajemen sangat terbatas hanya pada kegiatan yang
diwajibkan standar yaitu penetapan kebijakan dan sasaran mutu serta partisipasi dalam
tinjauan manajemen.
Penyediaan anggaran untuk pengembangan sumber daya manusia maupun
infrastruktur diberikan hanya dalam rangka memenuhi kebutuhan minimal sertifikasi.
Penyediaan anggaran dalam jumlah minimal untuk sertifikasi dapat dilihat pada dua
kondisi yaitu objek studi kasus membatalkan penerapan SMK3 OHSAS 18001 setelah
adanya permintaan anggaran untuk peningkatan fasilitas K3 dan penolakan kenaikan
gaji perwakilan manajemen sehingga memutuskan keluar.
1.2.1 Proses
Struktur proses sistem manajemen terintegrasi yang diidentifikasi oleh objek studi kasus
untuk dijalankan mengikuti pola seperti yang terlihat pada Gambar 2. Secara umum,
terdapat empat kelompok proses utama yaitu kelompok proses manajemen, kelompok
proses manajemen sumber daya, kelompok proses inti dan kelompok proses
peningkatan. Struktur proses tersebut mengikuti model proses ISO 9001. Model proses
sistem manajemen integrasi berkerangka ISO 9001 dibangun dengan jalan
mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada masing-masing sistem
manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi yang baru (Kadir et al,
2009).
Kelompok proses manajemen adalah proses-proses yang perlu dilakukan oleh
manajemen untuk merencanakan, memantau, mengevaluasi dan meningkatkan
performa sistem manajemen mutu. Pada aspek perencanaan, manajemen memastikan
adanya proses penetapan kebijakan mutu, sasaran mutu organisasi maupun
perusahaan, dan program-program yang dibutuhkan.
Pada aspek pemantauan, manajemen menetapkan tugas dan kewenangan
setiap personil serta kegiatan komunikasi internal yang dibutuhkan. Pada aspek
evaluasi dan peningkatan, manajemen melakukan kegiatan tinjauan manajemen secara
berkala.
Kelompok proses manajemen sumber daya merupakan proses-proses yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya yang ada sesuai dengan persyaratan
8
pelanggan, peraturan perundangan, maupun persyaratan lingkungan. Sumber daya
yang dikelola meliputi sumber daya manusia, infrastruktur, dan lingkungan kerja.
Kelompok proses realisasi produk merupakan proses-proses utama yang
dibutuhkan oleh organisasi untuk menghasilkan produk atau jasanya. Proses tersebut
meliputi proses penanganan permintaan pelanggan hingga proses penyerahan produk.
Proses realisasi produk untuk setiap industri berbeda-beda dan memiliki karakteristik
tersendiri. Pada gambar dapat dilihat bahwa objek studi kasus tidak melakukan kegiatan
yang bersifat desain dan pengembangan serta validasi proses. Oleh karena itu, dalam
konteks persyaratan ISO 9001, klausul 7.3 dan 7.5.2 dikecualikan.
Kelompok proses peningkatan merupakan proses yang dibutuhkan untuk
memeriksa dan meningkatkan performa sistem manajemen terintegrasi. Proses
peningkatan merupakan proses yang berperan untuk mewujudkan continual
improvement suatu organisasi. Proses-proses tersebut meliputi proses pengendalian
dokumen dan rekaman, audit internal, tindakan perbaikan, dan pencegahan.
1.2.2 Organisasi
Objek studi kasus menetapkan suatu struktur organisasi yang jelas dalam bentuk
diagram struktur organisasi. Diagram tersebut menunjukkan hirarki posisi setiap pihak
dalam organisasi. Untuk memastikan bahwa setiap posisi memiliki tugas dan tanggung
jawab serta wewenang yang jelas, organisasi menetapkan adanya dokumen jobs
description.
Struktur organisasi objek studi kasus setelah menerapkan sistem manajemen
integrasi tidaklah jauh berbeda dengan struktur organisasi sebelum menerapkan
standar tersebut. Hanya saja, pada struktur organisasi yang baru, organisasi
mengangkat dua posisi tambahan yaitu Perwakilan Manajemen dan Tim Audit Internal.
Penunjukan personil untuk posisi-posisi tersebut sendiri bersifat rangkap.
Dengan perkataan lain, posisi perwakilan manajemen dirangkap oleh salah seorang
manajer yang ada pada objek studi kasus. Sementara Tim audit internal merupakan
perwakilan dari setiap departemen yang ada.
Baik ISO 9001 maupun ISO 14001 mensyaratkan adanya perwakilan
manajemen. Meskipun demikian, pemenuhan persyaratan tersebut tidak dengan cara
mengangkat perwakilan manajemen bagi ISO 9001 dan ISO 14001 secara sendiri-
sendiri. Organisasi hanya menunjuk seorang personil sebagai perwakilan manajemen
untuk memenuhi persyaratan kedua standar tersebut. Kondisi serupa juga dilakukan
dalam hal persyaratan audit internal.
9
1.2.3 Personil
Objek studi kasus menetapkan mekanisme untuk memastikan bahwa para personilnya
memiliki awareness terhadap pekerjaannya dan kompetensi yang sesuai persoalan
mutu dan persoalan lingkungan. Dalam konteks awareness terhadap mutu dan
lingkungan, objek studi kasus memberikan pelatihan pemahaman kedua standar
tersebut dan mensosialisasikan kebijakan mutu dan lingkungannya untuk setiap
personil.
Dalam konteks kompetensi, personil setiap posisi pada organisasi objek studi
kasus ditetapkan kompetensi yang dibutuhkannya, termasuk kompetensi yang
menyangkut lingkungan. Untuk memastikan bahwa kompetensi tersebut dipenuhi,
organisasi menetapkan dan menjalankan mekanisme evaluasi kompetensi.
Berdasarkan hasil evaluasi kompetensi, organisasi membuat program pelatihan yang
dibutuhkan. Apabila personil telah mengikuti pelatihan, objek studi kasus melakukan
evaluasi efektifitas pelatihan tersebut dalam memenuhi kebutuhan kompetensi yang
dibutuhkan.
1.2.4 Dokumen
Sistem dokumentasi objek studi kasus terdiri atas empat level dokumen yaitu panduan
mutu, prosedur, instruksi kerja dan rekaman. Panduan mutu berisi kebijakan dan
sasaran sistem manajemen terintegrasi serta gambaran umum bagaimana sistem
manajemen terintegrasi dalam rangka memenuhi persyaratan-persyaratan standar ISO
9001 dan ISO 14001. Prosedur merupakan dokumen yang merinci alur
proses/mekanisme antar tiap bagian. Instruksi kerja merupakan rincian urutan pekerjaan
seorang personil. Rekaman adalah bukti pelaksanaan bahwa sistem manajemen
terintegrasi dijalankan.
4.3 Sertifikasi ISO 9001 dan ISO 14001
Untuk memastikan bahwa persyaratan-persyaratan ISO 9001 dan ISO 14001 telah
terpenuhi sekaligus memenuhi persyaratan pelanggannya yaitu sertifikat kedua standar,
objek studi kasus mendaftarkan sistem manajemennya pada lembaga sertifikasi
eksternal. Berdasarkan audit sertifikasi, objek studi kasus dinyatakan lulus sertifikasi
yang berarti model sistem manajemen terintegrasi studi kasus telah memenuhi
persyaratan-persyaratan yang ada dalam standar. Meskipun demikian, di dalam audit
terdapat temuan-temuan minor yang menunjukkan masih adanya inkonsistensi objek
studi kasus dalam menjalankan sistem manajemen terintegrasi. Selain itu, hasil positif
adopsi kedua standar juga tidak terlalu dirasakan oleh personil maupun manajemen.
10
4.4 Diskusi: Kematangan Sistem Manajemen Integrasi Objek Studi Kasus
Standar ISO 9001 dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa organisasi secara
konsisten menghasilkan produk yang bermutu dan memuaskan pelanggannya.
Sementara ISO 14001 bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memperhatikan
aspek lingkungan sehingga menjadi organisasi yang ramah lingkungan. Dalam kondisi
terbaik, penerapan standar internasional diharapkan mampu membawa sustainaibilitas
(sukses yang berkelanjutan) (ISO 9004, 2009). Meskipun demikian, peraihan sertifikasi
ISO 9001 dan ISO 14001 tidaklah secara serentak mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Berdasarkan kondisi yang ada pada objek studi kasus, penulis mengajukan
sebuah model adopsi standar untuk menjelaskan fenomena tersebut seperti terlihat
dalam Gambar 3. Menurut model tersebut, suatu organisasi yang mengadopsi suatu
standar mengikuti tiga fase untuk dapat mencapai esensi tujuan standar yaitu fase
introduksi, integrasi dan internalisasi. Kondisi setiap fase dapat diukur menggunakan
kerangka aspek komitmen manajemen, proses, dokumen, personil dan organisasi.
Untuk mencapai tujuan akhir standar, sustainabilitas, organisasi dapat memilih tiga jalur
yaitu introduksi-integrasi-internalisasi, integrasi-internalisasi dan langsung melakukan
internalisasi.
Fase introduksi adalah fase yang dilalui oleh organisasi untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan minimal suatu standar. Pada fase ini, organisasi masih
berorientasi untuk memperoleh sertifikat standar. Sedangkan bagi organisasi yang
bermotif internal, fase ini terjadi karena adanya anggapan bahwa persyaratan-
persyaratan standar bersifat excellent sehingga pemenuhannya sendiri merupakan
sebuah prestasi tersendiri dan sertifikat merupakan bukti adanya pemenuhan tersebut.
Fase introduksi ditandai beberapa hal diantaranya proses-proses maupun
dokumen yang dipersyaratkan telah ditetapkan tetapi pelaksanaan bersifat inkonsisten
dan terdapat duplikasi (untuk pemenuhan persyaratan standar dan pemenuhan kegiatan
sehari-hari), dokumen bersifat berorientasi memenuhi kebutuhan sertifikasi ketimbang
“memetakan proses”, personil organisasi masih menganggap bahwa tujuan adopsi
standar adalah “perekaman” dan komitmen manajemen terbatas pada kebutuhan
investasi sertifikasi. Sedangkan struktur organisasi yang dipersyaratkan standar masih
bersifat ad-hoc sehingga kepemilikan menjadi sedikit berkurang. Dalam kondisi
tersebut, organisasi tidak dapat diharapkan mencapai esensi tujuan mendasar dari
penerapan standar karena model sistem manajemen tidak dijalankan dalam koridor
meningkatkan nilai tambah. Organisasi dalam fase tersebut cenderung menerapkan
standar dalam kerangka minimalis sehingga gagal mewujudkan apa yang diharapkan
standar (Danial Prayogo dan Sohal, 2006).
11
Gambar 2 Kerangka Proses Sistem M
anajemen Terintegrasi Objek Studi Kasus
101
12
Gambar 3 Model Adopsi Standar
Fase integrasi adalah fase dimana organisasi berorientasi pada peningkatan
performa sesuai lingkup standar. Dalam konteks ISO 9001, organisasi bertujuan
meningkatkan performa mutu produk. Sementara dalam konteks ISO 14001,
organisasi bertujuan meningkatkan keramahan lingkungannya. Fase integrasi
ditandai beberapa hal di antaranya proses-proses maupun dokumen yang
dipersyaratkan telah ditetapkan dan pelaksanaannya bersifat konsisten dan telah
sekaligus berfungsi sebagai pemenuhan kegiatan sehari-hari, dokumen bersifat
berorientasi untuk “memetakan proses” demi memenuhi kebutuhan pelaksanaan
proses, personil organisasi tidak lagi menganggap bahwa tujuan adopsi standar
adalah “perekaman” tetapi menjalankan “pekerjaannya” dan komitmen manajemen
tidak hanya terbatas pada kebutuhan investasi sertifikasi, tetapi juga peningkatan
skill personil, metode kerja, ataupun fasilitas terkait.
Organisasi yang berada dalam fase ini akan dapat menghasilkan performa
yang baik sesuai dengan yang diharapkan dalam kerangka sistem manajemennya.
Meskipun demikian ia belum mampu mencapai sustainabilitas mengingat faktor
“perubahan” lingkungan bisnis belum menjadi fokus organisasi. Kondisi ini mampu
menjelaskan fenomena mengapa organisasi yang berhasil menerapkan standar dan
menunjukan tanda-tanda perbaikan tetapi pada akhirnya “hilang”.
Fase internalisasi adalah fase di mana organisasi berorientasi pada sukses
yang berkelanjutan (sustainabilitas). Dalam konteks ini, organisasi amat berfokus
pada perubahan “lingkungan usahanya”. Fase integrasi ditandai bahwa proses-
13
proses yang dipersyaratkan dikelola dengan pola-pola terbaik sesuai dengan
lingkungan usaha. Dokumen bersifat mendokumentasikan “praktek penerapan
terbaik” atas suatu proses dan tidak sekedar proses yang biasa dijalankan. Dengan
perkataan lain, dokumen yang ada merupakan Standard Operating Procedure.
Personil menganggap bahwa adopsi standar adalah peningkatan performa sehingga
melahirkan inisiatif-inisiatif personal. Struktur organisasi yang diminta standar bersifat
permanen dan bukan ad-hoc serta terfokus dalam menjalankan fungsinya. Komitmen
manajemen menjangkau pada aspek inovasi dan perubahan lingkungan usaha.
Dalam konteks objek studi kasus, adopsi standar ISO 9001 dan ISO 14001
belum berpengaruh terhadap performa produk maupun proses karena ia berada
dalam dalam fase introduksi. Kondisi ini dapat dilihat bahwa pelaksanaan proses-
proses maupun dokumen masih inkonsisten, personil organisasi masih berorientasi
pada “rekaman” dan komitmen manajemen masih terbatas pada kebutuhan minimal
sertifikasi.
V KESIMPULAN
Sesuai dengan tujuan dan rumusan pertanyaan penelitian ini, beberapa hal yang
dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut:
1. Kerangka sistem manajemen terintegrasi suatu perusahaan distributor truk
berat dapat dikategorikan ke dalam lima aspek yaitu aspek komitmen
manajemen, aspek proses yang harus dijalankan, aspek dokumen, aspek
personil dan aspek organisasi yang dibutuhkan. Struktur proses dari sistem
sendiri dapat dibagi menjadi empat kelompok proses utama yaitu kelompok
proses manajemen, kelompok proses manajemen sumber daya, kelompok
proses inti dan kelompok proses peningkatan seperti terlihat pada Gambar
2.
2. Hasil penerapan ISO 9001 dan ISO 14001 pada objek studi kasus belum
menunjukan tanda-tanda pencapaian keuntungan yang signifikan baik dari
sisi manajemen maupun personil. Meskipun demikian, perusahaan telah
berhasil memperoleh sertifikasi kedua standar.
3. Fenomena yang dialami oleh objek studi kasus di mana peraihan sertifikasi
tidak serta merta dibarengi dengan performa produk dan proses dari sisi
mutu maupun lingkungan dijelaskan dengan model adopsi standar seperti
terlihat pada Gambar 3.
VI DAFTAR PUSTAKA
1. Arifin, Kadir et al. 2009. Implementation of Integrated Management System
in Malaysia: The Level of Organization’s Understanding and Awareness.
European Journal of Scientific Research, Vol.31 No.2, pp.188-195
14
2. ISO 9001:2008. 2008. International Standard, Quality Management System
Requirements
3. ISO 14001:2004. 2004. International Standard, Environmental Management
System – requirements
4. Kitazawa, Shinichi dan Sarkiz, Joseph. 2000. The Relationship between ISO
14001 And Continuous Source Reduction Program. International Journal of
Operations & Production Management, Vol. 20 No. 2, pp. 225-248.
5. Prayogo, Danial dan Amrik, Sohal. 2006. The implementation of ISO 9000 in
Australian Organizations: a comparison between 1994 and 2000 version.
Report on a Study Conducted by Australian Supply Chain Management
Research Unit, Monash university, and supported by JAZ-ANZ.
6. Salman, Aneel. 2009. Implementation and Impact of EMS (ISO 14001) on
Industries-The case of Pakistan. http//www.cspo.org-igscdocs-
Aneel%20Salman.pdf
7. Sampaio, Paolo, Saraiva, and Rodriguez. 2009. ISO 9001 Certification
Research: Questions, Answers and Approaches. International Journal of
Productivity and Performance Management. Vol. 26 No. 1, pp. 38-58
8. Viadiu, Frederic Marimon et al. 2006. ISO 9000 and ISO 14000 Standards:
An International Diffusion Model. International Journal of Operations &
Production Management, Vol. 26 No. 2, pp. 141-165
9. Zeng, S.X et al. 2005. Implementing Integration of ISO 9001 and ISO 14001
for Construction. Managerial Auditing Journal, Vol. 20 No. 4,
pp. 394-40
Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010
15