Styring av vedlikehold med SAP PM - ADFAHRER speaker...INNHOLD •Kort presentasjon av Nycomed og Akselera •Beslutningsprosessen bak avgjørelsen om å bruke SAP PM •Oversikt over

Styring av vedlikehold med SAP PM

Erfaringer fra PM implementering

Nycomed Pharma Elverum

INNHOLD

• Kort presentasjon av Nycomed og Akselera

• Beslutningsprosessen bak avgjørelsen om å bruke SAP PM

• Oversikt over PM prosessene og masterdata

• Hvordan PM er integrert med øvrige SAP moduler

• Hvordan få bedre økonomisk styring av vedlikehold med SAP PM

• Praktisk bruk av PM og utfordringer fra brukersiden

Booz & Company

This document is confidential and is intended solely for

the use and information of Takeda and Nycomed

12 October 2011

• Globalt farmasiselskap

– Produksjon i Norge, Danmark, Tyskland, Belgia, Polen, Russland.

– Representert med salgsselskaper i hele verden

– Nylig sammenslåing med Takeda med hovedkontor i Japan. Tilgang på nye markeder og produkter

http://www.takeda.com/index.html

PLANT HISTORY IN SHORT

｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a Takeda company

4

1970 NAF-Laboratoriene established by Norges Apotekerforening (the Norwegian Pharmacy Association)

1974 Start of pharmaceutical production

1982 Installation of the first BFS machine

1988 Norsk Hydro acquires NAF-Laboratoriene, and the name is changed to Hydro Pharma

1992 Hydro Pharma is bought by Nycomed, and plant Elverum becomes part of Nycomed in Norway

1993 Production of tablets and suppositories closes

2000 Strategic focussing on liquid products, BFS technology and contract manufacture

2004 Production of ointments and creams ceases

2011 Takeda of Japan aquires Nycomed

1970 1980 1990 2000 2010 2011

Some of our products

5 ｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a

Takeda company

Plant Elverum

6 ｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a

Takeda company

7

Akselera – vår profil

• Første konsulenter på plass i januar 2006.

• Virksomhet i Norge og Finland med tilsammen ca. 25

konsulenter. Omsetning på ca. NOK 40 mill.

• Vi er en del av et større internasjonalt nettverk

• Tjenesteområder:

• SAP og andre virksomhetskritiske løsninger

• Effektivisering av virksomhetenes drift

• Prosess effektivisering

• Prosjekt- og programledelse

• IT rådgivning

• Virksomhetsstyring

• Våre konsulenter har i gjennomsnitt 13 års management

consulting erfaring, med gj.sn. 18 års forretningserfaring. I

tillegg har mange av forretningskonsulentene mer enn 12 års

SAP erfaring.

• Vi har lang erfaring fra bransjer som; farmaseutisk produksjon,

olje & gass, oljeservice, næringsmiddelproduksjon,

varehandel, prosessindustri, engineering og

konstruksjonsvirksomhet, logistikk & distribusjon, shipping,

bilbransjen og offentlig virksomhet

• Fokuserer på internasjonale virksomheter med hovedkontor i

Norden.

Gjennom vår lange erfaring leverer vi økt verdi til våre kunder ved å se virksomheten i et helhetsperspektiv der vi kombinerer de 5 dimensjonene; forretningsstrategi, forretningsprosesser, virksomhetsstyring, organisasjon/personer og IS/IT.

Vår erfaring resulterer i at prosjektene blir levert hurtigere og med høyere kvalitet, derfor vårt mott

“Value through experience”

Noen hovedpunkter:

31/10/11

Company Presentation

ABeam Consulting Partner Firm

8

Våre SAP kunder pr. oktober 2011

http://www.nycomed.com/

http://sites.ruukki.com/index.html

http://www.akersolutions.com/Internet/

http://www.brandsoftheworld.com/download/brand/40972.html

http://www.abb.no/

31/10/11 Akselera

Akse

lera

Maintenance

Management

www.akselera.com

20th of January, 2010

Helsinki Oslo Oslo

Bergen

Kolding Copenhagen

http://www.akselera.com/

31/10/11 Akselera

Maintenance & Operations

Leading companies have a plant maintenance strategy and operating model to ensure world class plant availability and perfomance. Key focus areas for such companies is to optimise plant and equipment uptime while at the same time ensuring that maintenance and operation work is carried out at an acceptable risk level and in a cost effective manner. Effective maintenance programmes are proactive, robust and executed on a daily basis - not a series of reactive, heroic efforts to rescue operations or respond to regulatory audits

Continuous improvement in this area requires solid understanding of maintenance business processes, underpinning technology and how to build and operate an efficient maintenance organisation.

Technology

Continuous improvement

** Governance model from ”Basisstudien om vedlikeholdsstyring” (Norwegian Oil Directorate 1998)

Governance model for maintenance management

31/10/11 Akselera

Maintenance & Operations Planning and execution

• Planning is seen as the responsibility of the planning department and there is a lack of ownership of plans at mid management level and lack of discipline to scheduled maintenance plans

• Focus is on malfunctions and breakdowns. Preventive maintenance work is not prioritised, often leading to increased downtime long term

• Maintenance activities and daily operator activities are not coordinated.

• Poor resource planning for people, parts and tools lead to less than optimal maintenance execution.

• Maintenance management system capabilities are not fully used

• Inefficient repair processes increase turnaround times and consume excessive facility capacity

• Spare parts forecast inaccuracies lead to either high inventory levels or inadequate service levels

• Outsourcing of non-critical capabilities is not considered or poorly managed as potential cost reduction or performance improvement

• Planning is not aligned with strategic and operational objectives as the company does not have a planning structure that supports

– Integrated planning for different types of activities such as shutdowns, modifications, operations and corrective and preventive maintenance

– Long-term, mid-term and short-term planning – Portfolio management of f.ex. modification and

project work – Prioritisation of activities – Resource planning and levelling across different

activities and resource types

• Ownership of plans is not well defined or defined at too low level in the organisation.

• Business processes for planning is poorly defined and/or not adhered too

• Maintenance planning system is not integrated with maintenance execution system

• Maintenance planning performance tracking is not performed or does not identify critical issues for improvement

Typical challenges - Planning Typical challenges - Execution

31/10/11 Akselera

Akselera experience and references

Akselera has delivered a range of projects for maintenance and operations planning and execution

Managed implementation of an integrated planning

solution for five facilities at Statoil. The facilities included

refineries, LNG plants and terminals. The project

covered:

implementation of improved business processes for

operations and maintenance planning

implementation of integrated planning solution for

Statoil’s planning hierarchy

– main plan (6 years)

– year plan (2 years)

– operational plan (3 months)

– maintenance plan (1 – 3 weeks)

design and implementation of the organisation to

manage the production, distribution and monitoring

of plans.

Managed continuous improvement for Maintenance &

Operations planning in business area Manufacturing at

Statoil. This covered detailed analysis, implementation

and monitoring of activities in M & O planning,

maintenance execution and maintenance reporting.

Managed harmonisation of business processes for M &

O planning at Statoil using previous Statoil and Hydro

business processes as input. The new, standardised

business process is now part of Statoil’s governing

system and valid across all business areas.

Managed roll-out of harmonised Maintenance &

Operations and HSE business processes at four

facilities in business area Manufacturing at Statoil.

• Utfordring – Oppgradere eksisterende vedlikeholdsløsning eller velge SAP PM?

• Løsning – Beregne lønnsomhet ved ulike alternativ

• Videreføring av standard vedlikeholdsavtale • Installasjon og validering av ny server • Andre IT kostnader forbundet med utvikling og forbedringskostnader.

(Konsulentutgifter)

• Fordeler ved SAP PM – Prosessforbedringer – Utnytte synergi med eksisterende Sap kompetansesenter og

integrering med felles server hub og IS/IT miljø. – Redusere avhengighet til ekstern software med begrenset fagmiljø

• Fordeler ved å oppgradere nåværende løsning – Godt innarbeidet løsning skreddersydd til nåværende

vedlikeholdsprosesser – Godt vedlikeholdt database med god kvalitet på masterdata

BESLUTNINGSPROSESSEN

• Utfordring – Etablere prosjekt for implementering av SAP PM

• Løsning – Involvering av lokal ledelse for beskrivelse av prosjekt

• Beskrive «business case» og kvalifisere beslutningen økonomisk og kvalitativt

• Beskrive løsningens omfang

• Krav til løsningen på høyt nivå

• Organisering og estimering av prosjektkostnader

• Akseleras rolle – Prosjektledelse og validering av løsningen (imøtekomme GxP krav)

– Fagkompetanse for SAP PM


• Utfordring

– Gjennomføre SAP prosjektet – Innsalg av SAP PM til eksisterende brukermiljø på MP2

• Løsning – Konstituere prosjektet og klargjøre ansvar og roller – Gjennomføre «Kick off møte» og selge løsningen til nøkkelbrukerne – Sammen med brukere utarbeide detaljert kravsliste til funksjonalitet – Sette opp prototypeløsning og gjennomføre opplæring av superbrukere – Etablere plan for systemvalidering (Computer system validation) – På et tidlig tidspunkt analysere og finne hvilke masterdata objekter fra gammelt system som

kan overføres. • Hvilke data kan konverteres? • Hvilke data må konstrueres?

– Utarbeide testplan/opplæringsplan/autorisasjoner – Utarbeide tydelige ansvar- og rollebeskrivelser og arbeidsflyt – ikke minst mot integrerte

funksjoner – Utvikle endelig løsning – Go-Live aktiviteter

• Data migrering • Aktivering av brukere • Support


Hvilke prosesser kan dekkes av SAP PM?

Preventivt vedlikehold

Fast vedlikehold Kalibrering

Inspeksjoner

Korrektiv vedlikehold

Nødreparasjoner Ad hoc service

Vedlikeholds prosjekter

Nytt utstyr Oppgradering

Industri og bedrifter med intern organisasjon for vedlikehold av:

• Bygninger inkludert infrastruktur for vann, elektrisitet, kommunikasjon.

• Produksjonsutstyr inkludert maskiner, lagerutstyr (trucker, kraner etc.), reservedelslager.

• Preventivt vedlikehold

Vedlikehold som gjentas med intervaller basert på tid eller tellere. En teller kan være antall liter pumpet, antall runder kjørt, energi forbrukt.

• Korrektivt vedlikehold

Vedlikehold som utføres basert på meldinger om feil fra f. eks maskinoperatører

Functional location

SAP Organisasjonsstruktur PM

Indústrias

Micheletto CQ00 Company code

Planning plant BM01

Planner group

BM1 BM2

Organisasjonsstruktur

Locations

Documents

Spare parts

Repair tools and maschines

Assemblies

Resources Technical objects

Equipment Work centers and capacity

PM masterdata

• Functional location – Representerer fysisk plassering av et objekt som er relevant for

vedlikehold. En lokasjon settes opp som en struktur i systemet med for eksempel:

• Nivå I: Fabrikk • Nivå II: Produksjonslinje • Nivå III: Pakkestasjon

– Under nivå III vil ett eller flere vedlikeholdsobjekt plasseres.

Locations

Dokumenter

Spare parts


Assemblies



PM masterdata

• Equipment – Representerer et objekt som er relevant for service og vedlikehold. Equipment knyttes til functional

location.

• Produksjonsutstyr

• VVS

• Elektrisk

– Dette utstyret bør klassifiseres etter kritikalitet

• Er f.eks riktig kalibrering kritisk for produktets kvalitet?

• Er det en flaskehals for påfølgende prosesser?

• Er utstyret i fokus for ekstern inspeksjon (audit)?

Locations

Documents

Spare parts


Assemblies



PM masterdata

• Assemblies og reservedeler – Assembly (materialtype IBAU) kan sammenlignes med en stykkliste. Dersom man ønsker å

dele et utstyr opp i flere vedlikeholdskomponenter kan man etablere en struktur for ulike kritiske deler.

– Benyttes ved at man har flere typer utstyr (equipment) med samme type pumpe eller motor. Man kan da knytte opp en stykkliste til mange utstyr. I denne stykklisten kan man vedlikeholde reservedeler som enten lagerføres eller kan bestilles

– Reservedeler betraktes som fysiske materialer som lagerføres/bestilles fra leverandører og vedlikeholdes i SAP Materialmaster. Man kan lage en stykkliste (BOM) som representerer det man trenger f. eks for en gitt produksjonsliste og knytte opp dette i feltet construction type på equipment master.

Eksempel Functional location og equipment struktur

Locations

Dokumenter

Spare parts


Assemblies



PM masterdata

• Reparasjonsverktøy (repair tools i SAP PRT) – SAP PM kan også knyttes til en database for spesialverktøy/måleapparater for reservasjon til

vedlikeholdsoppdrag. Dette kan f. eks ved preventivt vedlikehold med behov for kalibrering legges til hvilket utstyr man har behov for på en gitt dato.

• Work centers and capacity – På functional location nivå og equipment leggest det til et ansvarlig workcenter. Dette kan

være rørleggere med ansvar for VVS, eller mekanikere. Ved avansert bruk av PM legger man også her inn kapasitetsplanlegging for optimal utnyttelse av ressurser. På equipment master kan man også legge inn produksjons work center hvis man ønsker å integrere planlagt vedlikehold med produksjonsplanleggingen

Locations

Dokumenter

Spare parts


Assemblies



PM masterdata

• Dokument styring – For på utføre kvalitetsarbeid på vedlikehold er det behov for å ha

tilgang på nødvendig og kritisk informasjon knyttet til utstyr. På equipment master kan man vedlegge nødvendige tekniske tegninger, instruksjoner, bilder etc.. Det er egne masterdata på å opprette og styre dokumenter i SAP.

Opprette notifikasjon 1

Evaluering av notifikasjon 2

Tilbakemelde vedlikeholdsordre 8

Avslutte ordren teknisk 9

Settlement av kostnader 10

Avslutte vedlikeholdsordre 11

Planlegge vedlikeholdsordre 4

Tilordne ressurser og fastsette tidspunkt 5

Opprette vedlikeholdsordre 3

Frigi ordre 6

Utføre og rapportere oppdrag 7

Korrektivt vedlikehold

Eksempel på vedlikeholdsprosess

Opprette notifikasjon

• Beskrive oppstått feil/problem

• Forslag til forbedring

• Registrere en hendelse

1

2

8

9

10

11

4

5

3

6

7

Opprette

notifikasjon

alle


Behandle notifikasjon

• Verifisere problemet. Hvor kritisk er

det?

• Kontakt personen som har meldt

problemet. Innhente ytterligere

informasjon

1

2

8

9

10

11

4

5

3

6

7

Behandle notifikasjon

Vedlikeholds

planlegger


Opprette ordre

• Hva er komptansebehovet?

• Er det behov for reservedeler?

• Må ekstern hjelp tilkalles?

3

1

2

8

9

10

11

4

5

6

7

Opprette ordre

Vedlikholds-

planlegger


Planlegge og frigi ordre (release)

• Hvilke arbeidsoperasjoner?

• Har vi nødvendige deler?

• Hvem skal utføre arbeidet?

• Når må arbeidet være utført?

• Frigi ordre.

4

5

6

1

2

3

8

9

10

11

7

Planlegge og

frigi ordre

Vedlikeholdsplanlegger


Utføre ordre

• Uttak av reservedeler

• Evt. anskaffelse av deler

• Evt. anskaffelse av ekstern

ekspertise 8

9

10

11

1

2

4

5

3

6

7 Utføre ordre

Vedlikeholdsressurser


Tilbakemelde ordre

• Status på arbeidsoppgaver

• Registrere forbrukt tid

• Forbruk av materiell

• Forbruk av eksterne ressurser

8

9

10

11

1

2

4

5

3

6

7 Tilbakemelde/

bekrefte ordre

Vedlikeholdsressurser


Lukke arbeidsordre teknisk (technical

complete)

• Planlagte akitiveter er utført

• Kostnader på ordre kan fortsatt

påløpe, f.eks. faktura fra eksterne

ressurser

• Etter alle kostander er registrert kan

ordren lukkes/bekreftes økonomisk.

9

10

11

1

2

8

4

5

3

6

7

Avslutte arbeidsordre

teknisk

Vedlikholdsressurser


Settlement

• Kostnadene er samlet på

serviceordren.

• Gjennom settlement blir påløpte

kostnader overført til mottakende

standard kostsenter. Dette kan være

kostsenter for relevant

produksjonslinje.

• Denne prosessen gjentas hver måned

inntil oppdraget er fullført.

10

11

1

2

8

9

4

5

3

6

7

Settlement

Controller

Eksempel på vedlikholdsprosess

Lukke arbeidsordre

• Når det kan bekreftes at ingen flere

kostnader påløper ordren lukkes den og

sperres for ytterligere posteringer.

11

1

2

8

9

10

4

5

3

6

7

Avslutte ordre økonomisk

Cost controller


SD

MM

PP

FI

CO

AM

QM

PM

HR

WF

PS

IS

SAP

WM

Integrasjon andre moduler


• PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler – MM Innkjøp/lager

• PM er integrert med MM innkjøp. Dette gjelder spesielt innkjøp knyttet til reservedeler og innkjøp av eksterne ressurser. I tilknytning til PM tasklists (på serviceordre under operations) kan man legge inn planlagt forbruk av både materiell og ekstern service. Det må da vedlikeholdes både leverandør masterdata, inforecords også for PM materiell.

• På lagersiden vil da også man kunne knytte opp MRP kjøring fra MM for å styre lager på f. eks bestillingspunkt

• En innkjøpsrekvisjon kan utløses med en PM ordre som kilde. Det må dermed avklares med bedriftens innkjøpere en prosess for PM innkjøp. På Nycomed hadde man mye manuell bestilling og direkte fakturamottak. Det legges til rette for bedre kostnadskontroll gjennom å knytte opp innkjøpsmodulen til PM.


• PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler

– Finansmodulen

• SAP PM er knyttet mot finans i likhet med andre moduler ved forbrukposteringer knyttet til ressursbruk og materiell.

• Videre påvirkes balansen av verdien på lagerførte reservedeler. Det finnes også mulighet for å knytte utstyr(equipment) til asset masterdata i Finans.


• PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler – PP produksjonsmodulen

• Det finnes mulighet for å integrere utstyr med hvilket workcenter de er knyttet til i produksjonen. Dermed kan produksjonsplanlegger se når det er planlagt standard vedlikehold slik at han kan vite mer eksakt tilgjengelighet på produksjonsutstyr.

– QM modulen • På samme måte som man kan lage inspeksjonsplaner og

kontroll av produktkvalitet, kan man også lage planer for kalibrering av utstyr med sjekklister knyttet til utstyret hvor man kan registrere om utstyret under operasjon holder seg innenfor predefinerte toleransegrenser

Bedre økonomisk kontroll

• SAP PM gir bedre økonomisk styring nettopp som følge av muligheten for integrasjon med de andre modulene.

• Datagrunnlaget man legger gjøre at man kan utnytte standard kostrapporter både innfor lager, innkjøp og PM.

• Gjennom struktureringen av data bl.a. ved functional location og utstyr kan man bryte ned kostnadsbildet med liten anstrengelse ned på et nivå som gjør at man kan treffe raske og riktige tiltak for forbedring.

• Det gir grunnlag for å treffe riktige beslutninger knyttet til investeringer i nytt utstyr og teknologi.

• Ikke minst er det et nyttig verktøy overfor leverandører å kunne dokumentere problemer med et utstyr, og kunne reklamere på et godt faktagrunnlag.

Praktiske erfaringer fra PM

• ”Tungt” Brukergrensesnitt • Savner bedre integrasjon med inventory og warehouse management

– Innføre barcodes og scanning for reservedeler – Utnytte automatisk etterbestilling (MRP)

• God struktur på functional location – Lett å finne frem til riktig sted og utstyr

• Tips: Ha egen functional location for utgått utstyr (oversikt for bl.a. forsikring) • Tips: Vær meget nøye med masterdata migrering. Overføring av

vedlikeholdshistorikk ble lagt inn som fritekst på utstyr. Hadde vært enklere å finne frem dersom det hadde vært dokumenter knyttet opp til utstyr.

• Bruker i dag PM mest for planlegging og organisering av vedlikeholdsoppgaver. Har ikke innført integrasjon mot innkjøpsprosessen

• Må også bruke mye tid på andre software systemer EQMS – avvikssystem. • Greenbelt- integrert rapportering på produksjonsutstyr relatert til nedetider og

feilkoder.