Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP FM Overview Training
10th October 2017
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 2
convergence
1. วตัถปุระสงคข์องการอบรม
2. ภาพรวมการท างานของระบบ
3. ขอ้มลูหลกั
4. การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ
5. การบรหิารงบประมาณ
6. กระบวนงานสิน้ปีงบประมาณ
7. รายงานระบบงบประมาณ
8. ถาม - ตอบ
วัตถปุระสงคข์องการประชมุ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 3
convergence
1. วตัถปุระสงคข์องการอบรม
(Training Objective)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 4
convergence
วัตถปุระสงคข์องการอบรม
1. เพือ่ใหท้ราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)
ของระบบบรหิารงบประมาณ(Funds Management)
2. เพือ่ใหท้ราบค าศพัทต์า่งๆ (Terminology) ในระบบบญัชี
บรหิารของระบบ SAP ERP
3. เพือ่เป็นการปพูืน้ฐานใหก้บั User ทีจ่ะเขา้รว่มการออกแบบ
ระบบ (Business Blueprint Design)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 5
convergence
2. ภาพรวมการท างานของระบบ
(Funds Management
Overview)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 6
convergence
Funds Management
เป็นระบบทีใ่ชส้ าหรับจัดการและบรหิารงบประมาณ
โดยเป็นระบบงานยอ่ย (Sub-Module) ของระบบการจัดการภาครัฐ (Public Sector Management: PSM) ของระบบ SAP
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 7
convergence
Funds Management – Accounting Environment
❖ Expenditures❖ Revenues
❖ Balance Sheet (B&L)❖ Expenses/Revenues
(P&L)
❖ Costs❖ Revenues
Three basic views of an organization
Budget View“FM”
Commercial View/External View
“FI”
Controlling View“CO”
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 8
convergence
Organizational Elements within Accounting
Company Code
FM Area
Controlling Area
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 9
convergence
FM Organization Structure
Financial Management Area (FM Area): เขตจัดการทางการเงนิ
✓ เป็นโครงสรา้งระดบัสงูสดุในระบบงบประมาณ โดยในแตล่ะ Company Code
จะตอ้งมกีารก าหนดเขตจัดการทางการเงนิ (Financial Management Area)
เพือ่บง่บอกวา่ Company Code มกีารบรหิารงบประมาณแบบใด
✓ ก าหนดในขัน้ตอนการบนัทกึขอ้ก าหนดระบบทางเทคนคิ (Configuration)
✓ รหสัมคีวามยาวสงูสดุ 4 ตวัอกัษร
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 10
convergence
3. ขอ้มลูหลกั
(Master Data)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 11
convergence
Account Assignment Elements
Account Assignment Elements
เป็นการก าหนดคา่ของขอ้มลูหลักในระบบ FM การก าหนดคา่ที่ตอ้งการใชข้ึน้กบัมติทิีต่อ้งการในการจัดท า บรหิารและตดิตามงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 12
convergence
Funds Center
Organizational Elements
Funds Center are used to represent organizational units(areas of responsibility, departments) and are arranged in a hierarchy.
อาจหมายถงึ ศนูยเ์งนิทนุ หรอื หน่วยงานเจา้ของงบประมาณ หรอืหน่วยงานผูใ้ชง้บประมาณ
โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 16 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 13
convergence
Funds Center
FM Areaตัวอยา่งการก าหนด Funds Center
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 14
convergence
Funds Center
Hierarchy Variant: Time-Dependent Funds Center Assignment
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 15
convergence
Funds Center
Funds Center: Period of Validity
Validity
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 16
convergence
Funds Center
ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Funds Center
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 17
convergence
Commitment Item
Breakdown of Revenue and Expenditure
Commitment Item หมายถงึ รายการภาระผกูพัน หรอื รหัสบญัชี
งบประมาณ
โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 10 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 18
convergence
Commitment Item
การก าหนดรหัสบญัช ีและรหัสบญัชงีบประมาณ
รหัสบญัชี
รหัสบญัชงีบประมาณ
รหัสบญัชงีบประมาณ
รหัสบญัชี
รหัสบญัชี
รหัสบญัชี
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 19
convergence
Commitment Item
บญัชีงบประมาณ
Commitment Standard Hierarchy
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 20
convergence
Commitment Item
ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Commitment Item
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 21
convergence
โครงสรา้งงบประมาณ (Budget Structure) 2 มติิ
Funds Center: หน่วยงาน
Commitment Item: คา่ใชจ้า่ย
Funds Center + Commitment Item
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 22
convergence
ตัวอยา่งโครงสรา้งงบประมาณ 2 มติิ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 23
convergence
Functional Area
Functional Area (เขตตามหนา้ที ่/ เขตตามฟังกช์นั)
กรณีทีต่อ้งการเพิม่มติ ิส าหรับการจัดท า บรหิาร และตดิตามงบประมาณ ในมมุมองของ แผนงาน / งาน / โครงการหรอืกจิกรรม
โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 16 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร
Functional Area
แผนงานการเรียนการสอนแผนงานวิจยั แผนงานบริการสขุภาพ
แก่ประชาชนงานวิจยั พฒันาและถ่ายทอดเทคโนโลยี
งานวิจยัเฉพาะทาง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 24
convergence
Functional Area
ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Functional Area
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 25
convergence
โครงสรา้งงบประมาณ (Budget Structure) 3 มติิ
แผนงานวิจยั : งานวิจยั พฒันาและถ่ายทอดเทคโนโลยี
แผนงานวิจยั : งานวิจยัเฉพาะทาง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 26
convergence
ตัวอยา่งโครงสรา้งงบประมาณ 3 มติิ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 27
convergence
Fund
Fund (แหลง่เงนิทนุ / กองทนุ)
กรณีทีต่อ้งการเพิม่มติ ิส าหรับการจัดท า บรหิาร และตดิตามงบประมาณ ในมมุมองของ แหลง่เงนิทนุ / กองทนุ
โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 10 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร
งบแผ่นดนิ งบรายได้
Fund
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 28
convergence
Fund
ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Fund
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 29
convergence
โครงสรา้งงบประมาณ (Budget Structure) 4 มติิ
งบแผน่ดิน
งบรายได้
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 30
convergence
ตัวอยา่งโครงสรา้งงบประมาณ 4 มติิ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 31
convergence
Funded Program
Funded Program (โปรแกรมเงนิทนุ)
ตัวอยา่งการใช ้Funded Program เชน่ รายการของงบลงทนุ เป็นตน้
โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 24 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร
คอมพวิเตอร ์3 เครือ่ง
โตะ๊ประชมุ 1 ชดุ
งานกอ่สรา้งอาคารเรยีนใหม่
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 32
convergence
Funded Program
ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Funded Program
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 33
convergence
โครงสรา้งงบประมาณ
งบแผน่ดิน
คอมพิวเตอร์ 3 เคร่ือง โต๊ะประชุม 1 ชุด
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 34
convergence
ตัวอยา่งโครงสรา้งงบประมาณ 4 มติิ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 35
convergence
กลุม่ขอ้มลูหลัก (Master Data Group)
กลุม่ขอ้มลูหลัก คอื การก าหนดชดุของขอ้มลูตามความตอ้งการของผูใ้ชง้าน
การก าหนดชดุขอ้มลูหลักสามารถสรา้งเป็นล าดับชัน้ได ้
ขอ้มลูหลักในระบบบรหิารงบประมาณทีส่ามารถสรา้งชดุขอ้มลูไดม้ีดังนี้
❖ Funds Center ❖ Commitment Item❖ Functional Area❖ Fund❖ Funded Program Report
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 36
convergence
กลุม่ขอ้มลูหลัก (Master Data Group)
ตัวอยา่งการก าหนดกลุม่ขอ้มลูหลัก Functional Area
Node
Subnodes
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 37
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายFinancial Accounting (FI) ระบบบญัชีการเงิน
Controlling (CO) ระบบบญัชีบริหาร
Funds Management (FM) ระบบบริหารงบประมาณ
Financial Management Area (FM Area)
เขตจดัการทางการเงิน – โครงสร้างสงูสดุของระบบ FM เพ่ือก าหนดภาพการบริหารงบประมาณโดยรวม
Funds Center ข้อมลูหลกัศนูย์เงินทนุ – หน่วยเจ้าของงบประมาณ หรือ หน่วยผู้ใช้งบประมาณ
Funds Center Group กลุม่ข้อมลูหลกัศนูย์เงินทนุ
Commitment Item ข้อมลูหลกัรายการภาระผกูพนั – รหสับญัชีงบประมาณ
Commitment Item Group กลุม่ข้อมลูหลกัรายการภาระผกูพนั
Functional Area ข้อมลูหลกัเขตตามหน้าท่ี หรือเขตตามฟังก์ชัน่ – แผนงาน / งาน / โครงการหรือกิจกรรม
Functional Area Group กลุม่ข้อมลูหลกัเขตตามหน้าท่ี หรือเขตตามฟังก์ชัน่
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 38
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายFund ข้อมลูหลกัแหลง่เงินทนุ
Fund Group กลุม่ข้อมลูหลกัเงินทนุ
Funded Program ข้อมลูหลกัโปรแกรมเงินทนุ – รายการของงบประมาณ
Funded Program Group กลุม่ข้อมลูหลกัโปรแกรมเงินทนุ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 39
convergence
สรปุเนือ้หา / ถาม-ตอบ
Module FM (Funds Management) คือระบบท่ีเอาไว้ใช้ท าอะไร
โครงสร้างสงูสดุของระบบ FM เรียกวา่อะไร
ข้อมลูหลกัในระบบ FM มีทัง้สิน้ก่ีประเภทข้อมลูหลกั
ข้อมลูหลกัประเภทใดท่ีจ าเป็นต้องมีในระบบ
ข้อมลูหลกัประเภทใดบ้างท่ีไมใ่ช้ก็ได้
ข้อมลูหลกัใดบ้างท่ีสามารถสร้างเป็นกลุม่ได้
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 40
convergence
4. การจดัท าและอนมุตังิบประมาณ
(Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 41
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
Budgeting Cycle Budget Definition Status Management Budget Planning Releases Budget Update Budget Text
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 42
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 43
convergence
Budget Definition
Budget-Process
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 44
convergence
Version Management
Version: 4ค าขอของหน่วยงาน
Version: 3ผ่านการอนมุตัิโดยคณะกรรมการ Version: 2
ผ่านการอนมุตัิโดยสภา
Version: 1กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี
✓ การจดัท างบประมาณสามารถท าได้หลายเวอร์ชัน่ (Version)✓ สามารถคดัลอกงบประมาณระหว่าง Version ได้✓ สามารถลอ็คเวอร์ชัน่ กรณีท่ีไมต้่องการให้มีการแก้ไขข้อมลูงบประมาณได้✓ รหสัเวอร์ชัน่สามารถก าหนดได้สงูสดุ 3 หลกั
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 45
convergence
Process (กระบวนการงบประมาณ)
The process used in an entry document indicates whether you want to enter new budget data or, for example, update the budget by increasing it or decreasing it.
Process
❖ Prepare ❖ Enter❖ Supplement❖ Transfer Receive❖ Carry Over Receive
❖ Return❖ Transfer Send❖ Carry Over Send
การจดัท างบประมาณ งบประมาณอนมุตัิประจ าปี งบประมาณเพิม่/ลด ระหว่างปีโอนงบประมาณ
ยกยอดรายการผกูพนั/งบประมาณสิน้ปี
✓ Prepare✓ Enter✓ Supplement✓ Return✓ Transfer ✓ Carry Over
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 46
convergence
Process
ตวัอยา่งการบนัทกึรายการตา่งๆ
Fiscal Year: 2014
Enter Budget DataBudget
DecreaseRedistribution
of Budget
Budget Carryforward
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 47
convergence
Budget Type (ประเภทงบประมาณ)
Customer-defined object for characterizing and subdividing the budget
กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี
เงินงวดงบประมาณท่ีอนมุตัิ
งบประมาณปรับปรุงระหว่างปี
กรอบเงินนอกงบประมาณรายจ่ายประจ าปี
โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ
การจดัท างบประมาณ Prepare
Annual Budget
Release Budget
Extra Budget
Special Budget
Transfer Budget
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 48
convergence
Budget Type - Process
ในแตล่ะประเภทงบประมาณ (Budget Type) ตอ้งก าหนดกระบวนการงบประมาณ (Process) ทีอ่นุญาตใิหส้ามารถด าเนนิการได ้
Budget Type Process
PREP (Prepare) Prepare
ANNL (Annual Budget) Enter, Carry Over
RELS (Release Budget) Enter, Carry Over
EXTR (Extra Budget) Supplement, Return, Carry Over
SPEC (Special Budget) Enter, Carry Over
TRAN (Transfer Budget) Transfer Posting, Carry Over
ตวัอย่างการก าหนดประเภทงบประมาณ (Budget Type) & กระบวนการงบประมาณ (Process)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 49
convergence
Document Type (ประเภทเอกสาร)
สามารถก าหนดประเภทเอกสาร (Document Type) ทีต่อ้งการส าหรับการบนัทกึการผา่นรายการงบประมาณในระบบบรหิารงบประมาณได ้
Document Type
o Budgeto Releaseo Budget with automatic releaseo Statistical
o Balance per commitment item category
o Total balancing
ตวัอย่างการก าหนดประเภทเอกสาร▪ เอกสารงบประมาณ▪ เอกสารเงินงวดงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 50
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 51
convergence
Basic Status Management Concept
✓ วงจรงบประมาณสามารถก าหนดแยกได้ในระยะเวลาท่ีแตกต่าง✓ การก าหนดกระบวนการงบประมาณ (Budgeting Process) ท่ีสามารถด าเนินการได้
ขึน้กบัระยะเวลาของการด าเนินการของงบประมาณ✓ สามารถก าหนดสิทธ์ิในการใช้งานระบบบริหารงบประมาณแยกตามกระบวนการ
งบประมาณที่ก าหนดใน Status ได้
Status 1 Status 2 Status 3 Status 4 Status 5
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 52
convergence
Status Management Example
Budgeting calendar for • FM Area: 1000• Version: 0• Budget Category: Payment• Fiscal Year: 2014• Fund: Fund A
July 1 Aug 1 Sept 1 Oct 1 July 1
2013 2014
Status 1 Status 2 Status 3 Status 4
Prepare Approval Operation Prepare
จดัท างบประมาณ อนมุตัิงบประมาณ โอนงบประมาณเพิม่/ลด งบประมาณระหว่างปีบนัทกึงบประมาณนอกกรอบ
จดัท างบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 53
convergence
Overview of Status Functionality
Permissible process / budget type combinations
FM AreaVersionFiscal YearFrom Fund
Combination 1
Combination 2
Combination n
Status Definition
Assignment
User
Status of authorization object
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 54
convergence
Budget Status Control Setting
ตวัอย่างหน้าจอการก าหนด Budget Status Control Setting
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 55
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 56
convergence
การวางแผนงบประมาณ (Budgeting Planning)
Version4
01/10/201301/07/2013
ตัวอย่างการจัดท างบประมาณ
อนมุตัิงบประมาณ อนมุตัิงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 57
convergence
Budgeting Planning Overview
คดัลอกจากข้อมลูแผน
งบประมาณข้อมลูแผนงบประมาณ
บนัทกึงบประมาณโดยตรงในระบบ SAP
น าเข้าจาก Excel File
A BB1
B2 B3
บนัทกึงบประมาณโดยตรงในระบบ SAP
A3
น าเข้าจาก Excel File
A4
คดัลอกข้อมลูจากงบประมาณปีท่ีแล้ว
A2
คดัลอกมาจากระบบบญัชีบริหารA1
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 58
convergence
ตวัอยา่งหนา้จอ การบนัทกึการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP (1)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 59
convergence
ตวัอยา่งหนา้จอ การบนัทกึการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP (2)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 60
convergence
ตวัอยา่งหนา้จอ การคดัลอกการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 61
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 62
convergence
Release Budget
Current budget
Version 0
60,000 THB
Release 1: January
Release 2: June
Release 3: September
สามารถทยอย release งบประมาณเพือ่ปลอ่ยงบประมาณออกใหห้น่วยงาน
ใชท้ลีะสว่นได ้โดยก าหนดเป็น %
Release ไดเ้ฉพาะสว่นของ Current Budget
(งบประมาณทีส่ามารถด าเนนิการได)้ เทา่นัน้
ไมส่ามารถ Release งบประมาณไดเ้กนิจ านวนเงนิทีม่อียูไ่ด ้
20,000 THB
20,000 THB
20,000 THB
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 63
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 64
convergence
การจัดท าและเปลีย่นแปลงงบประมาณระหวา่งปี
Agenda
• lock version• cutting budget
R
Supplements
Transfers
Returns
Budgetplan 2014
S = current budgetBudget plan,
Policy, etc.Supplements
Transfers
Returns
Results:
• จัดท างบประมาณ
แตล่ะเวอรช์นั
Original budget
Budgetplan 2014
Original budget
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 65
convergence
การเปลีย่นแปลงงบประมาณ (Budget Update)
❖ Original budget : งบประมาณทีไ่ดรั้บอนุมัตงิบประมาณ
❖ Budget updates : การเปลีย่นแปลงงบประมาณระหวา่งปี
• Supplements : การเพิม่งบประมาณระหวา่งปี
• Returns : การลดงบประมาณระหวา่งปี
• Transfers : การโอนเปลีย่นแปลงงบประมาณ
❖ Current budget : งบประมาณทีส่ามารถด าเนนิการได ้
Current budget = Original budget + Supplements – Returns +/- Transfers
+ Transfer
+ Supplement
Current
budgetOriginal
budget
- Transfer
- Return
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 66
convergence
Budgeting Workbench (1)
Budgeting Workbench คือหน้าจอท่ีใช้ส าหรับการบนัทกึงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 67
convergence
Budgeting Workbench (2)
Flexible Layout
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 68
convergence
Budgeting Workbench (3)
Single Entry Screen
Document Header
Document Item
Document Overview
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 69
convergence
การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 70
convergence
Budget Text - 1
Maintain
Budget Text
Define Key Fields
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 71
convergence
Budget Text - 2
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 72
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายBudget Version เวอร์ชัน่ของงบประมาณ ประกอบด้วย
- เวอร์ชัน่การวางแผนงบประมาณ ( 000 – ZZZ)- เวอร์ชัน่งบประมาณ (000)
Process กระบวนการ ใช้ส าหรับพิจารณาว่าการบนัทกึเอกสารงบประมาณนัน้มีผลเพิ่มหรือลดต่องบประมาณรวม กระบวนการงบประมาณมีดงันี ้
Prepare, Enter, Supplement, Return, Transfer, Carry Over
Budget Type ประเภทงบประมาณ ใช้ส าหรับแบง่งบประมาณออกเป็นประเภทตามความต้องการของผู้ใช้งานระบบ ตวัอย่างการแบง่ประเภทงบประมาณ เชน่ กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี, เงินงวดงบประมาณ, งบประมาณเพิ่มเติมระหว่างปี, เงินนอกงบประมาณ, โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ เป็นต้น
Document Type ประเภทเอกสาร ใช้ส าหรับก าหนดช่วงเลขท่ีของเอกสารงบประมาณ
Budget Status สถานะงบประมาณ ใช้ส าหรับก าหนดสถานะงบประมาณว่าสามารถท ากระบวนการ และประเภทงบประมาณใดได้บ้าง ในเวอร์ชัน่และปีท่ีก าหนด
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 73
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายOriginal Budget งบประมาณประจ าปี
Current Budget งบประมาณสทุธิ= งบประมาณประจ าปี + งบเพิ่มระหว่างปี – งบลดระหว่างปี +/- โอนเปลี่ยนงบ
Supplement Budget งบเพิ่มระหว่างปี
Return Budget งบลดระหว่างปี
Transfer Budget โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ
Budgeting Workbench หน้าจอส าหรับการบนัทกึรายการงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 74
convergence
สรปุเนือ้หา / ถาม-ตอบ
เวอร์ชัน่งบประมาณ (Budget Version) มีประโยชน์อยา่งไร
เวอร์ชัน่ท่ีใช้ส าหรับการบริหารงบประมาณคือเวอร์ชัน่อะไร
จ านวนเงิน Original Budget ต้องเทา่กบั Current Budget หรือไม่
หน้าจอส าหรับบนัทกึงบประมาณเรียกว่าอะไร
ก่อนที่จะท าการบนัทกึงบประมาณในระบบในแตล่ะปี ต้องก าหนดค่าใดก่อน
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 75
convergence
5. การบรหิารงบประมาณ
(Budget Execution)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 76
convergence
การบรหิารงบประมาณ (Budget Execution)
Budgeting Cycle
Budget Control Earmarked Funds Integration
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 77
convergence
การบรหิารงบประมาณ (Budget Execution)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 78
convergence
การควบคมุงบประมาณ (Budget Control) - 1
Basic of Availability Control - 1
Consumed Amount
การควบคมุความเพียงพอ (Availability Control) คือการตัง้คา่ให้ระบบมีการตรวจสอบและควบคมุการใช้งบประมาณอตัโนมตัิโดยการก าหนดรายการควบคมุ (Control Object) เพ่ือท าการหางบประมาณพร้อมใช้ (Available Amount) จากการเปรียบเทียบงบประมาณท่ีสามารถใช้ได้ (Consumable Amount) กบั งบประมาณใช้ไป (Consumed Amount)
Consumable Amount
งบประมาณคงเหลือ = งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณใช้ไปAvailable Amount Consumable Amount Consumed Amount
Consumed Amount=
Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)+
Actuals (เบิกจ่ายงบประมาณ)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 79
convergence
การควบคมุงบประมาณ (Budget Control) - 2
Basic of Availability Control - 2
งบประมาณคงเหลือ = งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณใช้ไปAvailable Amount Consumable Amount Consumed Amount
Action?
SAP inbox
Tolerance Limits
ตวัอย่างเช่น 70% 90% 100%
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 80
convergence
การควบคมุงบประมาณ (Budget Control) - 3
ตวัอย่างการควบคมุงบประมาณ – งบประมาณคมุท่ีส านกังานส าหรับเงินเดือนและสวสัดิการภายใต้ส านกังานมีหลายสว่น โดยท่ีแตล่ะสว่นถกูก าหนดเป็นศนูย์เงินทนุ (Fund Center)
ส านกังาน A ประกอบด้วยสว่น A1, สว่น A2 และสว่น A3
รายการควบคมุ (Control Object)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 81
convergence
การควบคมุงบประมาณ (Budget Control) - 3
ตวัอย่างการควบคมุงบประมาณ – งบประมาณคมุท่ีสว่น โดยถวัจ่ายงบด าเนินงานภายใต้ส านกังานมีหลายสว่น โดยท่ีแตล่ะสว่นถกูก าหนดเป็นศนูย์เงินทนุ (Fund Center)
ส านกังาน A ประกอบด้วยสว่น A1, สว่น A2 และสว่น A3บญัชี 52xxxxxx = งบด าเนินงาน
รายการควบคมุ (Control Object)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 82
convergence
การบรหิารงบประมาณ (Budget Execution)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 83
convergence
ใบจองงบประมาณ (Funds Reservation)
ใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) หมายถึง ประเภทรายการท่ีเกิดขึน้ในระบบบริหารงบประมาณ มีวตัถปุระสงค์เพ่ือการจองงบประมาณส าหรับค่าใช้จ่ายท่ีจะเกิดขึน้ในอนาคต เช่น การท าใบจองงบประมาณส าหรับคา่ใช้จ่ายท่ีมีการเบิกเงินทดรองจ่าย เป็นต้น นอกจากนีย้งัสามารถใช้กบัการจองงบประมาณส าหรับงบประมาณท่ีต้องการกนัเงินไว้เบิกเหลื่อมปีได้
งบที่สามารถใช้ได้ งบใช้ไป งบคงเหลือ10,000 7,000 3,000รายการงบประมาณ
ใบจองงบประมาณ3,000
เอกสารตัง้เบกิ1,800
เอกสารใบสัง่ซือ้2,200
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 84
convergence
ตัวอยา่งใบจองงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 85
convergence
ตัวอยา่งการใชไ้ปใบจองงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 86
convergence
การบรหิารงบประมาณ (Budget Execution)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 87
convergence
ภาพรวมการเชือ่มโยงกบัระบบงานอืน่ (Integration)
Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)
Actuals (เบกิจา่ย)
Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)
(FR)
ระบบบริหารงบประมาณจะเช่ือมโยงกบัระบบตา่งๆ เพ่ือควบคมุงบประมาณ ในการควบคมุงบประมาณจะแบง่ออกเป็น 2 สว่นดงันี ้• การก่อหนีผ้กูพนั (Commitments) เกิดจาก PR, PO ของระบบ
MM และ FR ของระบบ FM • การเบกิจา่ยงบประมาณ (Actuals) เกิดจากรายการเบกิจา่ยท่ี
ผา่นระบบ FI เข้ามากท่ีระบบบริหารงบประมาณ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 88
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 1
คลงัวสัดุ
วสัดสุ ารองคลงั
จดัซือ้-จดัจ้าง(Purchasing)
ใบขอเสนอซือ้/จ้าง
ใบสัง่ซือ้
การจดัซือ้/จ้าง แบ่งออกเป็น 2 กรณีดงันี ้1. การจดัซือ้เข้าคลงัวสัด ุหน่วยงานท าการเบิกของจากคลงัวสัดภุายหลงั2. การจดัซือ้ให้หน่วยงานโดยตรง
Goods Receipt to Warehouse Goods Issue to Cost Center
Warehouse Fund Center
หน่วยงาน (Cost Center)
Goods Receipt to Final Target
(Expense/Asset/Order)
(Stock)
หน่วยงาน (Cost Center)
ใบสัง่ซือ้/จ้าง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 89
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 2
1. การจดัซือ้เข้าคลงัวสัด ุหน่วยงานท าการเบิกของจากคลงัวสัดภุายหลงัสามารถเลือกรูปแบบการเช่ือมโยงได้ดงันี ้
1.1 ตัง้งบประมาณตอนซือ้วสัดเุข้าคลงัเท่านัน้
หมายเหต:ุ โดยปกติหน่วยงานราชการหรือมหาวิทยาลยัจะก าหนดรูปแบบการควบคมุงบประมาณในแบบนี ้
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 90
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 3
1.2 ตัง้งบประมาณซือ้วสัดเุข้าคลงัและเบิกวสัดจุากคลงั
หมายเหต:ุ ในกรณีนีง้บประมาณจะถกูตัง้ทัง้สองท่ี
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 91
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 4
1.3 ตัง้งบประมาณตอนเบิกวสัดจุากคลงัเท่านัน้
หมายเหต:ุ ไม่เป็นไปตามระเบียบของหน่วยงานราชการหรือมหาวิทยาลยั
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 92
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 5
2. การจดัซือ้ให้หน่วยงานโดยตรง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 93
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 6
Commitment Actual data
Institutefor Medical
ResearchCurrent budget PurReq. Invoice Payment
Availablebudget
HR exp.
50010
50020
40010
100
-
-
-
-
-
-
900
. . .
. . .
Purc.order
895895895105105105
-
1000
10001000
1000
10001000
Admin exp.
105105105
105105105
895895895
895895895
FMFM MMMM FIFI FMFM
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 94
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชเีจา้หนี ้(FI-AP Integration) - 1
การเบิกจ่ายงบประมาณไม่ผ่านการจดัซือ้/จ้าง แบ่งออกเป็น 2 กรณีดงันี ้1. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบมีใบจองงบประมาณ 2. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบไม่มีใบจองงบประมาณ
Yes
No
หน่วยงาน
Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)
ตัง้รายการเบกิจ่ายงบประมาณ
ระบบบญัชีเจ้าหนี ้(FI-AP)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 95
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชเีจา้หนี ้(FI-AP Integration) - 2
1. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบมีใบจองงบประมาณ
Institutefor Medical
ResearchCurrent budget Fund Reservation Invoice Payment
Availablebudget
HR exp.
50010
50020
40010
- 100100100
-
-
100100100
900900900
900900900
. . .
. . .
900900900100100100
-
FMFM FIFI FMFM
1000
10001000
10001000
Admin exp.
FMFM
Commitment Actual data
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 96
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชเีจา้หนี ้(FI-AP Integration) - 3
2. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบไม่มีใบจองงบประมาณ
Institutefor Medical
ResearchCurrent budget Fund Reservation Invoice Payment
Availablebudget
HR exp.
50010
50020
40010
- 100100100
-
-
100100100
900900900
900900900
. . .
. . .
-
FMFM FIFI FMFM
1000
10001000
10001000
Admin exp.
FMFM
Actual data
-
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 97
convergence
การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชสีนิทรัพย ์(FI-AA Integration) - 1
ระบบบรหิารสนิทรัพย์ FI-AAFI-AA
AssetAsset
acquisitionacquisitionAssetAsset
retirementretirement
FMFM
Budget 2014
Department XY
Capital expenditure
Budget Actual Avail.
120 80 40
Operative expenditure
...
เมือ่บนัทกึการไดม้าของทรัพยส์นิ
ระบบจะตดังบประมาณโดยอัตโนมัต ิโดยจะตดัเป็นสถานะ Actual
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 98
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายAvailability Control การควบคมุความเพียงพอ คือการตัง้ค่าให้ระบบมีการตรวจสอบและควบคมุการใช้
งบประมาณอตัโนมตัิ
Control Object รายการควบคมุงบประมาณ คือการก าหนดชดุรายการงบประมาณส าหรับการตรวจสอบงบประมาณคงเหลอืในระบบ
Consumable Amount งบประมาณท่ีสามารถใช้ได้
Consumed Amount งบประมาณท่ีใช้ไป
Available Amount งบประมาณคงเหลือ= งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณที่ใช้ไป ของรายการควบคมุงบประมาณ
Commitments ก่อหนีผ้กูพนั เช่น ใบสัง่ซือ้, เอกสารส ารองงบประมาณ เป็นต้น
Actuals เบกิจ่ายงบประมาณ คือ รายการทางบญัชีท่ีมีการลงบญัชีค่าใช้จ่ายงบประมาณ เช่น เอกสารตัง้เบกิ, เอกสารปรับปรุงบญัชี เป็นต้น
Tolerance Limits การก าหนดเปอร์เซ็นต์ท่ีต้องการให้ระบบแสดงข้อความเมื่อมีการตรวจสอบงบประมาณอตัโนมตัิ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 99
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายFunds Reservation ใบจองงบประมาณ ใช้ส าหรับจองงบประมาณเพ่ือเบกิค่าใช้จา่ยท่ีจะเกิดขึน้แน่นอนใน
อนาคต การจองงบประมาณเพ่ือไมใ่ห้มีการใช้งบประมาณในสว่นนีไ้ปก่อนท่ีจะเกิดค่าใช้จ่ายดงักลา่ว
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 100
convergence
สรปุเนือ้หา / ถาม-ตอบ
การควบคมุงบประมาณสามารถก าหนดได้รูปแบบเดียวเทา่นัน้หรือไม่
รายการควบคมุงบประมาณ คือ อะไร ระบบเรียกว่าอะไร
Commitment Budget ได้แก่เอกสารอะไรบ้าง
งบประมาณคงเหลือ (Available Budget) ระบบค านวณได้อย่างไร
สามารถก าหนด Actions ที่ระบบจะแสดงเมื่อมีการตรวจสอบงบประมาณได้ก่ีแบบ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 101
convergence
6. กระบวนการสิน้ปีงบประมาณ
(Year-End Closing)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 102
convergence
กระบวนการสิน้ปีงบประมาณ (Year-End Closing)
Old fiscal year New fiscal year
Residual Budgetงบประมาณคงเหลือ
30.09.
Carryforward residual budget from old fiscal year
Open Commitments❖ รายการผกูพนังบประมาณ❖ งบประมาณของรายการผกูพนั
Carryforward open commitments
- with budget- without budget
✓ Commitments รายการผกูพนังบประมาณ✓ Budget for Commitments งบประมาณของรายการผกูพนั✓ Residual Budget งบประมาณคงเหลือ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 103
convergence
การก าหนดประเภทการยกยอดขา้มปี
Residual Budget
Open
Commitments
Open
Commitments &
Budget
ยกยอดงบประมาณคงเหลือข้ามปีงบประมาณ ?
ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างข้ามปีงบประมาณ ?
ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างพร้อมงบประมาณข้ามปีงบประมาณ ?
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 104
convergence
การยกยอดขา้มปี (Year-End Carryforward) - 1
ยกยอดงบประมาณคงเหลือข้ามปีงบประมาณ (Residual Budget Carryforward)
สิน้ปีงบประมาณ 2013
ปีงบประมาณ 2014
Open Commitments
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 105
convergence
การยกยอดขา้มปี (Year-End Carryforward) - 2
ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างข้ามปีงบประมาณ (Open Commitment Carryforward)
สิน้ปีงบประมาณ 2013 Open Commitments
ปีงบประมาณ 2014
สามารถเลือกได้ว่าจะยกยอดเฉพาะประเภทเอกสาร เช่น ใบสัง่ซือ้/จ้าง เป็นต้น
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 106
convergence
การยกยอดขา้มปี (Year-End Carryforward) - 3
ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างพร้อมงบประมาณข้ามปีงบประมาณ (Open Commitment & Budget Carryforward)
สิน้ปีงบประมาณ 2013 Open Commitments
ปีงบประมาณ 2014
สามารถเลือกได้ว่าจะยกยอดเฉพาะประเภทเอกสาร เช่น ใบสัง่ซือ้/จ้าง เป็นต้น
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 107
convergence
ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง
ค าศัพท์ ค าอธิบายResidual Budget งบประมาณคงเหลือ
Commitments รายการผกูพนังบประมาณ (ใบขอเสนอซือ้/จ้าง, ใบสัง่ซือ้/จ้าง, ใบจองงบประมาณ)
Budget for commitments งบประมาณของรายการผกูพนังบประมาณ
Open commitments รายการผกูพนังบประมาณคงค้าง
Carryforward การยกยอดรายการ
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 108
convergence
7. รายงานระบบงบประมาณ
(Reporting)
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 109
convergence
รายงานงบประมาณ (Budget Report)
รายงานงบประมาณ
(Budget Report)
รายงานการควบคมุงบประมาณ
(AVC Report)
รายงานบรรทดัรายการเอกสาร
(Line Item Report)
•Budget Overview
•Comparison of budget version
•Budget view by process
Budget UsageOverview of Annual Value
•Budget view by document type
•Display budget entry doc
•Commitments
•FI Posting
•All Posting
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 110
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget Overview
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 111
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Comparison of Budget Version
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 112
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget view by Process
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 113
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage -1
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 114
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage -2
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 115
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage - 3
Drill-down เพือ่เรยีกดเูอกสารตน้ทาง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 116
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage - 4
Drill-down เพือ่เรยีกดเูอกสารตน้ทาง
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 117
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Overview of Annual Value
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 118
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Budget view by Document type
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 119
convergence
ตัวอยา่งรายงาน Line Item Report – All Posting
© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.
Page 120
convergence