Sub Módulo de Viáticos en Web ... - Gobierno del Perú...Unidades Ejecutoras de la ejecución del gasto público, en el uso y operatividad del Sub Módulo de Viáticos en Web, así

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 02.14.02.01

De fecha 30 de Junio de 2014

Manual de Usuario

Sub Módulo de Viáticos en Web

Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA

Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB

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INDICE

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 3

II. OBJETIVO ............................................................................................................. 3

III. ACCESO AL MÓDULO ......................................................................................... 4

3.1. Acceso al Módulo ......................................................................................... 4

IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE VIÁTICOS ...................................................... 5

4.1. Barra de Menú ............................................................................................... 6

4.2. Barra de Herramientas ................................................................................ 7

4.3. Navegación de Ventanas ............................................................................ 7

V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO ........................................................................ 8

5.1. Administración .............................................................................................. 8

5.1.1. Cambiar Clave ............................................................................................... 8

5.1.2. Cerrar Sesión ................................................................................................. 9

5.2. Viáticos ........................................................................................................... 9

5.2.1. Registro de Pedidos .................................................................................. 10

5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional ........................................................... 10

5.2.2. Planilla de Viáticos ..................................................................................... 38

5.2.2.1. Generación ............................................................................................... 39

5.2.2.2. Rendición .................................................................................................. 47

5.2.2.3. Rendición por Comisionado ................................................................ 67


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I. INTRODUCCIÓN

La Oficina General de Tecnología de la Información – OGTI, del Ministerio de

Economía y Finanzas, ha diseñado un aplicativo informático en Web del Sub Módulo

Viáticos, del Módulo Tesorería, del Módulo Integrado de Gestión Administrativa –

SIGA, con la finalidad de facilitar el registro de los Pedidos de Viáticos al interior y

exterior del país, así como la generación de la Planilla de Viáticos respectiva y la

Rendición de los gastos efectuados por los comisionados.

Este aplicativo, es una herramienta útil para las Entidades del Estado, que permite

efectuar el seguimiento y control de los procesos para la asignación y rendición de

los Viáticos y Pasajes solicitados por los Centros de Costo de las Unidades

Ejecutoras, con cargo a los fondos asignados en el Presupuesto Anual, en el marco

del cumplimiento de sus Metas Institucionales, contribuyendo de esta manera a la

descentralización de los procesos y acceso a la información.

Está conformado por los procesos correspondientes al Registro de Pedidos de

Viáticos Institucional para Metas tipo Actividad y Proyecto, Generación de Planilla de

Viáticos, Rendición, Rendición por Comisionado, así como diversos reportes.

II. OBJETIVO

El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los Usuarios responsables de las

Unidades Ejecutoras de la ejecución del gasto público, en el uso y operatividad del Sub

Módulo de Viáticos en Web, así mismo permitirá realizar registro de los Pedidos de

Viáticos al Interior y Exterior del país, así como la generación y rendición de Planilla de

Viáticos, haciendo uso del SIGA en Web, permitiendo mejorar la calidad y desempeño del

gasto publico.


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III. ACCESO AL MÓDULO

Esta sección detalla el procedimiento para el acceso al Sub Módulo de Viáticos en Web.

Para ello, la Unidad Ejecutora deberá contar con una IP pública y un dominio en internet.

3.1. Acceso al Módulo

Al ingresar al link, el Usuario podrá visualizar las opciones que han sido migradas en los

siguientes browser: Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, entre otros, las

opciones son las siguientes:

Sub Módulo Administración

o Cambiar de Clave

o Cerrar Sesión

Sub Módulo Viáticos

o Registro de Pedidos

Pedido de Viático Institucional

Planilla de Viáticos

o Generación

o Rendición

o Rendición por Comisionado

Luego de acceder al link, el Usuario visualizará la ventana de Bienvenida e Inicio de

Sesión, donde ingresará su Usuario y Contraseña de Acceso, los cuales deberán estar

previamente registrados en el Módulo Administrador del SIGA Cliente Servidor.

Asimismo, seleccionará la Unidad Ejecutora, activando la barra de despliegue .

Seguidamente, dará clic en el Botón Aceptar para ingresar al Sistema.

Nota:

La clave se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es

responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.


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El Sistema presentará la ventana principal mostrando los iconos de acceso a los Módulos

del SIGA en Web de acuerdo al acceso otorgado en el Perfil de Usuario del Módulo

Administrador del SIGA Cliente Servidor.

Para acceder al Módulo de Viáticos, dar clic en el ícono Viáticos .

El Sistema presentará la ventana principal del Módulo de Viáticos en Web.

IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE VIÁTICOS

En la parte superior izquierda de la ventana principal, se muestran los siguientes datos:

Nombre del Módulo al que está accediendo el Usuario.

Barra de Menú

En la parte superior derecha de la ventana principal, se muestran los siguientes datos:

Nombre de la Unidad Ejecutora.


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Usuario que está accediendo al Sistema.

Icono ‘Selección de Módulos’ : De acuerdo a los accesos otorgados al

Usuario, se desplegará las opciones para acceder a los Módulos del SIGA Web:

Módulo de Logística, Módulo de Viáticos o Módulo de PpR.

Icono ‘Salir : Permite salir del Sistema, retornando a la ventana de Inicio de

Sesión.

4.1. Barra de Menú

La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo de

Viáticos en Web, incluye un conjunto de Sub Módulos y Opciones utilizadas para operar

el Módulo.

Su descripción y funcionalidad se detallan a continuación:

Nombre Descripción

Administración Permite realizar la modificación de clave de Usuario y Cerrar la

sesión del Sistema, retornando a la ventana de acceso.

Viáticos Permite realizar el registro de los Pedidos de Viáticos Institucional

al Interior y Exterior del país, así como, la Generación de Planilla de

viáticos, Rendición de Planilla de Viáticos y Rendición de Planilla de

Viáticos por Comisionado.


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4.2. Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudarán al Usuario en la

operatividad del Módulo.

La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación:

: Permite retornar a la ventana principal del Módulo.

: Permite retornar a la ventana de Inicio de Sesión.

: Despliega las opciones de acceso a los Módulos en que el Usuario tenga acceso.

4.3. Navegación de Ventanas

En la parte inferior de las ventanas de las opciones de este Módulo, se mostrará una

barra de paginación que permitirá al Usuario desplazarse por las páginas de los registros

consultados, siempre y cuando se cuenta con un mayor número de registros.

: Permite retornar a la página inicial.

: Permite ir a la página anterior.

: Indica el número de página actual. Además permite registrar un número de

página específico.

: Permite ir a la página siguiente.

: Permite ir a la última página.

: Indica el intervalo de registros mostrados en la página actual, así como la

cantidad total de páginas.


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V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO

A continuación se describe la funcionalidad y uso de las opciones existentes a cada Sub

Módulo :

5.1. Administración

El Sub Módulo Administración contiene las opciones: Cambiar Clave y Cerrar Sesión.

5.1.1. Cambiar Clave

Esta opción permite al Usuario modificar su clave de acceso al Sistema.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Administración – Cambiar

Clave”.

El Sistema presentará la ventana ‘Cambiar Clave’, donde el Usuario deberá registrar los

siguientes datos:

Clave Actual: Ingresar la clave actual de acceso al Sistema.

Nueva Clave: Ingresar la nueva clave de acceso.

Repita nueva clave: Volver a ingresar la nueva clave de acceso.


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Luego, dar clic en el botón Aceptar . El Sistema mostrará un mensaje al

Usuario confirmando la modificación de la clave de acceso:

El Sistema validará que la Clave de Acceso tenga una longitud entre 4 y 15 caracteres,

caso contrario mostrará el siguiente mensaje:

5.1.2. Cerrar Sesión

Esta opción permitirá al Usuario terminar la Sesión, retornando a la ventana de Acceso al

Sistema.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Administración – Cerrar

Sesión”.

5.2. Viáticos

El Sub Módulo Viáticos, permite realizar el registro de los pedidos de Viáticos Institucional

al Interior y Exterior del país, así como, la generación y rendición de Viáticos por

Comisionado.


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Este Sub Módulo contiene las opciones: Registro de Pedido y Planilla de Viáticos.

5.2.1. Registro de Pedidos

Esta opción contiene la Sub Opción Pedido de Viático Institucional, la misma que

permite realizar Pedidos de Viático Institucional al Interior y Exterior del país, solicitado

por los Centros de Costo.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Registro de

Pedidos”, como se muestra a continuación:

5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional

Esta opción permite a los Usuarios de los Centros de Costo generar sus Pedidos de

Viático Institucional al Interior y Exterior del país, para Metas Tipo Actividad y Proyecto.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos – Registro de Pedidos

– Pedido de Viático Institucional”, como se muestra a continuación:


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Al ingresar a esta opción, se mostrará la ventana ‘Registro Pedidos Viáticos’, la misma

que en la parte superior se visualizará los siguientes filtros de búsqueda: Año, Mes,

Centro de Costo, Estado, y el campo de búsqueda: N° Pedido, y en la parte inferior se

listaran los Pedidos generados por el Centro de Costo seleccionado.

Filtros:

Año: Permite seleccionar el año al que corresponde el pedido. Por defecto

mostrará el año de ejecución . Para mostrar los pedidos de otro año, activar la barra

de despliegue .

Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el pedido. Por defecto

mostrará el mes actual. Para mostrar los pedidos de otro mes, activar la barra de

despliegue y para mostrar los pedidos de todos los meses, seleccionar la

opción TODOS.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante del pedido,

activando la barra de despliegue .

Estado: Permite visualizar los pedidos por Estado: Pendiente, V.B., Aprobado. Para

visualizar todos los pedidos seleccionar la opción TODOS.


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Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un pedido por el número de pedido.

Ingresar el número en la caja de búsqueda y presionar la tecla Enter.

Responsable: Se mostrará automáticamente el Responsable del Centro de Costo

seleccionado.

REGISTRO PEDIDO VIÁTICO INSTITUCIONAL

Para registrar un pedido de Viáticos Institucional al Interior o Exterior del país, el Usuario

deberá seguir el siguiente procedimiento:

DATOS DEL PEDIDO

a. Registrar Pedido

En el campo Datos de Pedidos, ubicado al lado izquierdo de la ventana, dar clic en el

icono Nuevo Pedido de Viático .

El Sistema mostrará la ventana ‘Datos Generales del Pedido’, con los siguientes

campos:


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Año: Muestra el año vigente de la generación del pedido.

Nº Pedido: Muestra el número correlativo del pedido autogenerado por el

Sistema.

Estado: Por defecto mostrará el estado Pendiente.

Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante del pedido.

Solicitante: Muestra el nombre del empleado solicitante del pedido.

Fecha: Permite seleccionar la fecha de generación del pedido. Por defecto se

mostrará la fecha actual. Para seleccionar otra fecha, el Usuario dará clic en el

icono Calendario .

Tarea: Permite seleccionar la tarea, activando la barra de despliegue . En la

lista se mostrarán tanto las tareas de Actividad como de Proyecto relacionadas al

Centro de Costo.

Tipo: Muestra el tipo de Tarea: Actividad o Proyecto.

Act. Proy: Muestra ‘A’ cuando es Actividad y muestra ‘P’ cuando es Proyecto.

Glosa: Permite registrar el motivo de la solicitud del pedido. Este campo es

opcional.

Nota: El número correlativo del pedido es independiente del Centro de Costo.

Luego de registrar los datos generales del pedido, Dar clic en el botón Grabar . El

Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de ingresar el

solicitante del pedido como comisionado. Dar clic en el botón Sí, si el solicitante del

pedido es el comisionado, de lo contrario dar clic en el botón No.


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Al seleccionar en el botón Sí. En caso que el comisionado tuviera viáticos pendientes

de rendir, se mostrará la ventana ‘Proceso Protegido por Clave’, donde la persona

encargada de autorizar, ingresará la clave correspondiente a la autorización del

registro del pedido.

Si el Usuario ingresará una contraseña incorrecta, se mostrará el siguiente mensaje

restrictivo:

Luego de ingresar la clave correcta, dar clic en el botón Aceptar. Mostrándose el

registro en el campo ‘Datos de Pedidos’, con los siguientes datos: Número del

Pedido, Fecha en que se generó el Pedido, Solicitante, Estado por defecto mostrará

Pendiente y el indicador PR (Pendiente de Rendición: SI / NO).

Editar Pedido de Viático

Para editar un Pedido de Viático, el Usuario deberá marcar el circulo del pedido

correspondiente y seguidamente dará clic en el icono Editar Pedido de Viático del

campo ‘Datos de Pedidos’, El Sistema mostrará la ventana ‘Editar Pedido Viático’,

donde el Usuario deberá realizar las modificaciones correspondientes y seguidamente

dará clic en el botón Grabar .


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Eliminar Pedido de Viático

Para eliminar un Pedido, el Usuario deberá marcar el circulo del pedido

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar Pedido de Viático

del campo ‘Datos de Pedidos’, El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario,

solicitando la confirmación de la eliminación del pedido seleccionado:

Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación.

Nota: Si el Pedido cuenta con VB, el icono ‘Eliminar Pedido de Viático’ se mostrará

inactivo.

DATOS DEL COMISIONADO

b. Agregar Comisionado

Si se ingresó el solicitante como comisionado, al marcar el circulo del pedido

correspondiente, en el campo ‘Datos de Comisionados’ ubicado al lado derecho de

la ventana, se mostrará el registro del comisionado con el Nombre del comisionado,

Escala de viático asignada, Estado del pedido en Pendiente y el indicador PR

(Pendiente de Rendición : SI / NO).


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En caso que se desee registrar un comisionado diferente al Solicitante del Pedido, el

Usuario deberá marcar el circulo del pedido correspondiente y dar clic en el icono

Agregar Comisionado del campo ‘Datos de Comisionados’, ubicado al lado

derecho de la ventana.

Seguidamente, El Sistema mostrará la ventana ‘Insertar Comisionado, con las

siguientes columnas:

Empleado: Muestra el listado de códigos de los empleados, en la parte superior

de esta columna se podrá realizar la búsqueda ingresando el código del empleado

y luego presionar la tecla Enter para visualizar los registros correspondientes.

Nombre Empleado: Muestra el listado de los nombres completo de los

empleados, en la parte superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda

ingresando el nombre del empleado y luego presionar la tecla Enter, para

visualizar los registros correspondientes

Centro Costo: Muestra el listado de códigos de los Centros de Costo, en la parte

superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda ingresando el código del

Centro de Costo y luego presionar la tecla Enter, para visualizar los registros

correspondientes


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Nombre Centro de Costo: Muestra el listado de nombres de los Centros de

Costo, en la parte superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda

ingresando el nombre del Centro de Costo y luego presionar la tecla Enter, para

visualizar los registros correspondientes

En la parte superior de cada columna, se muestra una caja de texto para que el

Usuario pueda realizar la búsqueda correspondiente:

Nota: La búsqueda se realiza sobre todos los registros cargados en la ventana, sin

importar la página en que nos encontremos.

Luego seleccionará el o los comisionados correspondientes, marcando con un check

en el campo de selección ubicado al lado izquierdo del código del empleado.

Luego de dar clic en el botón Insertar . El Sistema mostrará un mensaje al

Usuario, solicitando la confirmación de los comisionados seleccionados:

Dar clic en el botón OK, para insertar los comisionados seleccionados, de lo contrario

dar clic en el botón Cancelar.


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En caso que el comisionado tuviera viáticos pendientes de rendir, El Sistema mostrará

la ventana ‘Proceso Protegido por Clave’, el usuario responsable ingresará la clave

correspondiente que autoriza el registro del pedido.

Seguidamente, dar clic en el botón Aceptar, en el campo ‘Datos de Comisionados’,

se registrará los datos del comisionado, mostrando los siguientes campos,

Comisionado, Escala del viático, Estado del Pedido y el indicador PR (Pendiente de

Rendición: SI / NO).

c. Modificar Comisionado

Luego de seleccionar el comisionado, el Usuario deberá dar clic en el icono Editar

Comisionado , del campo ‘Datos de Comisionado’, a fin de completar la

información. El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Datos de Comisionado’

registrando los siguientes datos:

Meta: Permite seleccionar la meta sobre la cual se va a afectar el gasto de la

comisión, activando la barra de despliegue . Al seleccionar la meta se mostrará

automáticamente los datos correspondientes en los campos Función, División

Funcional, Grupo Funcional, Programa, Producto/Proyecto, Actividad/Al/Obra,

Finalidad y Código Meta.


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Fte. Fte. / Rb: Permite seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro sobre la

cual se va a afectar el gasto de la comisión, activando la barra de despliegue .

Escala: Permite seleccionar la escala de viatico del comisionado, activando la

barra de despliegue .

Beneficiario: Permite seleccionar o registrar el Beneficiario que recibirá la

indemnización del asegurador, en caso suceda algún caso previsto por la póliza

del asegurado durante la Comisión de Servicio.

o Búsqueda de Beneficiario: Para seleccionar un Beneficiario ya registrado,

dar clic en el icono Seleccionar Beneficiario . El Sistema mostrará la

ventana ‘Selección de Beneficiario’, el Usuario deberá marcar el circulo

del Beneficiario correspondiente, luego dar clic en el icono .

o Nuevo Beneficiario: Para registrar un nuevo Beneficiario, dar clic en el icono

Agregar Beneficiario . El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de

Beneficiario’, el Usuario deberá ingresar los siguientes datos: Apellido

Paterno, Apellido Materno, Nombres, Nro. DNI, Teléfono y Dirección y luego

dar clic en el botón Grabar .


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Cuenta: Permite registrar la cuenta Bancaria del Comisionado, activando la barra

de despliegue . Seleccionará el tipo de Cuenta (Ahorros o CCI) y en la parte

derecha del campo registrar el número correspondiente.

Finalmente, ingresando todos los datos correspondientes, dar clic en el botón Grabar

.

d. Eliminar Comisionado

Para eliminar un comisionado, el Usuario deberá marcar el circulo del registro del

comisionado correspondiente, luego dar clic en el icono Eliminar Comisionado del

campo ‘Datos de Comisionados’.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la

eliminación del o los comisionados seleccionados.

Dar clic en el botón OK, para confirmar la eliminación.

Nota: Si se cuenta con algún Destino registrado en el campo ‘Datos de Destinos’,

el icono ‘Eliminar Comisionado’ , se mostrará Inactivo.


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e. Cambiar Comisionado

Para modificar un comisionado ya registrado, el Usuario deberá marcar el círculo

del registro del comisionado correspondiente, luego dar clic en el icono Cambiar

Comisionado del campo ‘Datos de Comisionados’.

El Sistema mostrará la ventana ‘Cambiar Comisionado’, donde el Usuario deberá

marcar el circulo del comisionado correspondiente, luego dar clic en el botón

Insertar .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del

cambio del comisionado.

Dar clic en el botón OK para confirmar el cambio.

DATOS DEL DESTINO

a. Agregar Destinos

El Usuario deberá marcar el circulo del registro del Pedido y del comisionado

correspondiente, en el campo ‘Datos de Destinos’ dar clic en el icono Agregar

Destino , ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.


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Si el Usuario no registró la Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta y Escala asignada

al comisionado, El Sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al Usuario:

En caso que si se cuente con toda la información registrada, El Sistema mostrará la

ventana ‘Registro de Destino’, mostrando los siguientes campos:

Tipo Destino: Permite seleccionar el tipo de destino de la comisión (Nacional o

Extranjero) activando la barra de despliegue .

Origen:

Si el Lugar de Origen es Nacional, ingresar los datos en los siguientes

campos:

o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema mostrará

la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá marcar el

circulo del origen correspondiente y dar clic en el botón Seleccionar

.

En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por

Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre

Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.

Al seleccionar el lugar de Origen, se mostrará automáticamente los datos en

los campos: Departamento, Provincia y Distrito.


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o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en

el icono Calendario .

o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino

de origen.

Si el Lugar de Origen es el Extranjero, ingresar los datos en los siguientes

campos:

o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema mostrará

la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá marcar el

circulo del lugar de origen correspondiente, dará clic en el botón

Seleccionar .


Código de País, Nombre del País, Código de la Ciudad y Nombre de la

Ciudad.

Al seleccionar el destino de Origen, se mostrará automáticamente los datos

en los campos: País y Ciudad.

o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en

el icono Calendario .


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o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino

origen.

Destino:

Si el Lugar de Destino es Nacional, ingresar los datos en los siguientes

campos:

o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , El Sistema

mostrará la ventana ‘Selección de Destino’, donde el Usuario deberá

marcar el circulo del destino correspondiente, dar clic en el botón

Seleccionar .


Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre

Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.

Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los datos

en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.

o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el

icono Calendario .

o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al

Destino.


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Si el lugar de Destino es al Extranjero, ingresar los datos en los siguientes

campos:



marcar el circulo del destino de origen correspondiente, dar clic en el

icono .


Código de País, Nombre del País, Código de la Ciudad y Nombre de la

Ciudad.

Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los datos

en los campos: País y Ciudad.

o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el

icono Calendario .


Destino.

Para Agregar / Editar / Eliminar Países y Ciudades al Exterior tanto de

Origen como Destino, el Usuario dará clic en el botón Agregar de la

ventana ‘Selección de Origen’ o ‘Selección de Destino’. El Sistema

mostrará la ventana ‘Edición de Destino’, donde el Usuario podrá realizar las

siguientes acciones:

- Agregar Nuevo País: El Usuario dará clic en el icono Nuevo País del

campo ‘Países’.


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El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de País’, donde ingresará el

nombre del país en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar

.

- Editar País: El Usuario deberá marcar el circulo del país

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Editar País .

El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de País’, modificar el nombre

correspondiente en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar

.

-


27

- Eliminar País: El Usuario deberá marcar el circulo del país

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar País

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario solicitando la

confirmación de la eliminación:


- Agregar Nueva Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del país

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Nueva Ciudad del

campo ‘Ciudades’.

El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Ciudad’, donde ingresará el

nombre de la Ciudad en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar


28

- Editar Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del País y Ciudad

correspondiente y luego dar clic en el icono Editar Ciudad del campo

‘Ciudades’.

El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Ciudad’, donde realizará la

modificación correspondiente en el campo Nombre y dar clic en el botón

Grabar .

- Eliminar Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del País y de la

Ciudad correspondiente y luego dar clic en el icono Eliminar Ciudad


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El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario solicitando la

confirmación de la eliminación:


Luego de ingresar todos los datos correspondientes al Destino, dar clic en el botón

Grabar .

En el campo ‘Datos de Destinos’, se mostrará los campos: Tipo del viatico (Nacional

o Exterior), Lugar de Origen, Fecha de Salida, Lugar Destino, Fecha de Retorno y

Número de días de la comisión.


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Editar Destino

Para editar un Destino, el Usuario deberá marcar el circulo del Destino

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Editar Destino del campo ‘Datos

de Destinos’, El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Destino’, donde realizará las

modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón Grabar .


31

Eliminar Destino

Para eliminar un Destino, el Usuario deberá marcar el circulo del Destino

correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar Destino del campo

‘Datos de Destinos’, El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la

confirmación de la eliminación del destino seleccionado:

Nota: Si el Destino cuenta con Rutas ingresadas en el campo ‘Datos de Rutas’, el

icono Editar Destino y Eliminar Destino, se mostrarán inactivos.

b. Datos de Rutas

Luego de registrar los datos del Destino, en la parte inferior derecha de la ventana se

mostrará automáticamente el Campo ‘Datos de Ruta’, mostrando los siguientes datos:

Número de Orden de la Ruta, Tipo de Ruta (Terrestre/Fluvial o Aéreo), Lugar de

Partida, Lugar de Llegada. Adicionalmente, el Usuario podrá Agregar, Editar y

Eliminar Ruta.


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- Agregar Ruta: El Usuario dará clic en el icono Agregar Ruta del campo ‘Datos

de Rutas’ , El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Ruta’ , donde ingresará

los datos en los siguientes campos:

Tipo Ruta: Permite seleccionar el tipo de ruta que puede ser Terrestre/Fluvial

o Aéreo, activando la barra de despliegue .

Nota: El Tipo de Ruta ‘TERRESTRE/FLUVIAL’ no permitirá generar Orden de

pasaje, ya que esta incluye el monto dentro de la Planilla de Viáticos para luego

ser rendida. En caso que se seleccione AÉREO (Nacional o al Exterior), el

Sistema permitirá generar la Orden de Servicio.

Orden: Permite seleccionar el orden de las rutas que el comisionado

realizará, activando la barra de despliegue .

Origen: Permite seleccionar el lugar de Origen del viaje:

o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema

mostrará la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá

marcar el circulo del lugar de origen correspondiente y dar clic en el

botón Seleccionar .

En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda

por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia,

Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.

Al seleccionar el lugar de Origen, se mostrará automáticamente los

datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.


Origen.


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Destino: Permite seleccionar el lugar de Destino del viaje:



marcar el circulo del destino correspondiente y dar clic en el botón

Seleccionar .

En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda

por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia,

Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.

Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los

datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.


Destino.

Luego de ingresar los datos, dar clic en el botón Grabar .


34

En el campo ‘Datos de Destinos’ de la ventana principal, se mostrará los campos:

Tipo del viatico (Nacional o Exterior), Lugar de Origen, Fecha de Salida, Lugar

Destino, Fecha de Retorno y Número de días de la comisión.

- Editar Ruta: El Usuario deberá marcar el circulo de la ruta correspondiente y dar

clic en el icono Editar Ruta . El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Ruta’,

donde podrá realizar las ediciones correspondientes y luego dar clic en el botón

Grabar .


35

- Eliminar Ruta: El Usuario deberá marcar el circulo de la ruta correspondiente y

dar clic en el icono Eliminar Ruta . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al

Usuario solicitando la confirmación de la eliminación:


DAR VºBº PEDIDO VIÁTICO INSTITUCIONAL

Una vez registrado todos los datos del Pedido de viático Institucional, el Usuario

responsable de autorizar procederá a dar VºBº (Visto Bueno) marcando el circulo del

pedido de viático institucional correspondiente y dar clic en el icono Visto Bueno .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación:


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Dar clic en el botón OK, para confirmar. Asimismo, se activará el icono Cambiar Estado

Pendiente , se inactivará el icono Visto bueno y el Estado se actualizará a VºBº.

Para retornar al estado Pendiente, marcar el circulo del pedido correspondiente y dar

clic en el icono Cambiar Estado Pendiente .

El Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación al Usuario, solicitando la

confirmación del pase al estado Pendiente.

Dar clic en el botón OK, para confirmar.

Nota: Para modificar o eliminar un Pedido de Viático este debe encontrarse en estado

Pendiente.

REPORTES Para generar los reportes de Pedidos de Viáticos, el Usuario deberá marcar el circulo

del pedido correspondiente y dar clic en el icono Imprimir . El Sistema mostrará la

ventana ‘Imprimir Reporte de Pedido de Viático’:


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El Usuario deberá marcar el circulo del reporte a imprimir, luego el icono del tipo de

archivo en la que desea visualizar la información, luego dará clic en el botón Imprimir

.

Los reportes que se pueden obtener, son los siguientes:

Listado Pedido de Viático

Este reporte muestra la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional por Año, Mes,

Centro de Costo y Estado seleccionado en los filtros de la ventana principal ‘Registro

Pedidos de Viáticos’.

El reporte mostrará la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional, con la siguiente

información: Número del pedido, Fecha del pedido, Centro de Costo y Nombre del

solicitante, Estado del pedido y el Indicador Pendiente de Rendición (SI / NO).


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Formato Pedido de Viático

Este reporte muestra el formato de Solicitud de Pedido de Viático Institucional

seleccionado, con la siguiente información: Centro de Costo solicitante, Nombre del

Solicitante, Motivo del viaje, Nombre del Comisionado, Número de días que dura la

comisión, Escala de viático asignada al comisionado, DNI del comisionado, Cadena

Presupuestal Programática, Lugar de Origen, Lugar de Destino, Observaciones, Fecha

de Salida, Fecha de Retorno, Rutas (Tipo de Ruta, Origen, Destino), así como un

campo para la firma del solicitante del pedido y la firma del Jefe del personal que

autoriza la solicitud de pedido.

5.2.2. Planilla de Viáticos

Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional, así

como la Rendición de las Planillas de Viáticos Institucional y la Rendición de las Planillas

de Viáticos Institucional por Comisionado.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos – Planilla de Viáticos”


39

Al ingresar a esta opción, se muestran las siguientes Sub Opciones: Generación,

Rendición y Rendición por Comisionado, según lo asignado desde Perfil de Usuario,

como se muestra a continuación:

5.2.2.1. Generación

Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional de los

Pedidos de Viáticos Institucionales solicitados por los Centros de Costo.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos-

Generación”, como se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Generación de Planilla de

Viáticos’, con los siguientes filtros, datos y campos:

En la parte superior de la ventana, contiene los siguientes filtros de selección: Año, Mes,

Centro de Costo, Tipo Ppto. y el campo de búsqueda ‘Nro. Pedido’.

En la parte central de la ventana, se mostrará la relación de los Pedidos de Viáticos

Institucional solicitados por los Centros de Costo de acuerdo a los Filtros seleccionados,

mostrando las siguientes columnas: Número de Pedido de Viático, Fecha de generación

del pedido, Nombres de Comisionado, Escala de Viático asignada al comisionado, Centro

de Costo solicitante, Estado del pedido y el icono de carpeta amarilla que permite

generar la Planilla de Viáticos.

En la parte inferior de la ventana, contiene el campo Glosa.


40

Filtros:

Año: Permite seleccionar el año al que corresponde el pedido. Por defecto

mostrará el año de ejecución . Para mostrar los pedidos de otro año, activar la barra

de despliegue .

Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el pedido. Por defecto

mostrará el mes actual. Para mostrar los pedidos de otro mes, activar la barra de

despliegue y para mostrar los pedidos de todos los meses, seleccionar la

opción TODOS.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante del pedido,

activando la barra de despliegue .

Tipo Ppto.: Permite seleccionar el Tipo de Presupuesto (1 - Presupuesto

Institucional, 2 – Encargos).


41

Campo de Búsqueda:

Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un pedido por el número del pedido.

Ingresando el número en la caja de búsqueda y presionar la tecla Enter.

Glosa:

Muestra la glosa del pedido seleccionado, registrada en el Pedidos de Viáticos

Institucional.

GENERAR PLANILLA DE VIÁTICOS

Para generar la Planilla de Viáticos, el Usuario deberá seleccionar el Pedido

correspondiente e ingresar a la carpeta amarilla .

El Sistema mostrará la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, previamente sin

datos. Para insertar la Planilla, el Usuario dará clic en el icono Insertar Planilla .

Se mostrará la misma ventana con los siguientes campos: Comisionado (Nombre,

Escala, Nro. de Pedido, Centro de Costo y N° de Resolución), Planilla de Viáticos (Año,

Nro. de Planilla, Fecha, Estado y Expediente SIAF), Datos de Comisión (Fecha de Inicio,

Fecha fin, Días, Horas, Moneda, Tipo de Cambio y Observación) Montos asignados


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(Monto del Viático, Monto de pasaje, Monto TUUA, Monto Combustible, Monto de Otros

Gastos y Monto de Servicios Diversos), Fuente (Fuente de Financiamiento / Rubro y

Clasificadores de Gasto), Viáticos (Tipo de Viaje, Lugar, Fecha de Inicio, Hora Inicio,

Fecha Fin, Hora Fin, total en Días, Total de Horas, Monto de viático diario y Monto de

Viático Total) y Detalle de Pasaje por Viaje Terrestre (Tipo de Viaje (País, Extranjero),

Lugar, Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Monto Total de Pasaje).

Comisionado:

o Nombre: Muestra el nombre del comisionado.

o Escala: Muestra la escala de viático asignada al comisionado.

o Pedido Nº: Muestra el número del pedido de viático.

o Centro Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante del viático.

o Nº Resolución: Permite registrar el número de resolución que autoriza el

viático.

Planilla de Viáticos:

o Año: Muestra el año de la generación de la Planilla de Viático.

o Nro. Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viático autogenerada por el

Sistema. Puede ser editada por el Usuario.


43

o Fecha: Muestra la fecha de la generación de la Planilla de Viático.

o Estado: Muestra el estado de la Planilla de Viático.

o Exp. SIAF: Muestra el número de expediente SIAF correspondiente a la

Planilla de Viático.

Datos de Comisión:

o Fecha Inicio: Muestra la fecha que inicia la comisión.

o Fecha final: Muestra la fecha en que culmina la comisión.

o Días: Muestra el número de días que dura la comisión.

o Horas: Muestra el número de horas que dura la comisión.

o Moneda: Muestra por defecto el tipo de moneda según el tipo de viático.

o Tipo Cambio: Muestra por defecto el tipo de cambio según el tipo de viático

(Nacional o al Exterior). Para viáticos al exterior, el tipo de cambio puede ser

editado por el Usuario.

o Obs: Permite registrar alguna observación respecto a la generación de la

Planilla de Viático. Este campo es opcional.

Montos asignados:

o Viático: Muestra por defecto el monto asignado para el viático. Este dato se

mostrará después de grabar los datos.

o Pasaje: Muestra por defecto el monto registrado para los pasajes. Este dato

se mostrará después de grabar los datos.

o TUUA S/. : Permite registrar el monto asignado para la tarifa única de uso de

aeropuerto.

o Combustible: Permite registrar el monto asignado para combustible.

o Otros Gastos: Permite registrar el monto asignado para otros gastos.

o Serv. Diversos: Permite registrar el mono asignado para los servicios

diversos.

Nota: Para viajes al Exterior, el campo combustible, pasaje, otros gastos, TUUA y

servicios diversos, se mostrarán inactivos.

Fuente :

o FF/Rb: Muestra por defecto la fuente de financiamiento y rubro registrada en

el pedido del viático, por la cual se va a afectar el gasto de la comisión.


44

o Clasificadores : Al ingresar a este botón se mostrará la ventana

‘Clasificadores’ con los clasificadores de gastos por cada rubro de la Planilla

de Viáticos.

Viáticos: Muestra el Tipo de Viaje (País, Extranjero), Lugar, Fecha de Inicio, Hora

de Inicio, Fecha de Fin, Hora de Fin, Días de comisión, Horas de comisión, Monto

Viatico Diario, Monto Viático Total, como se muestra a continuación:

Detalle de Pasaje por Viaje Terrestre : Muestra el siguiente detalle de los pasajes:

Tipo de Viaje (País, Extranjero), Lugar, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Monto Total

de Pasaje y un icono de carpeta amarilla , que permite registrar el monto del

pasaje Terrestre de Partida y de Llegada.


45

Ingresando a la carpeta amarilla , se mostrará la ventana ‘Rutas de Viaje’,

donde el Usuario deberá registrar los montos del Pasaje Terrestre por Ruta y luego

dar clic en el icono Guardar .

Nota: Cuando el tipo de viaje es al Exterior no se generará pasaje por viaje

terrestre.

Luego de registrar los datos, dar clic en el icono Guardar Datos , ubicado en la parte superior de la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’.

Para Salir de la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, el Usuario dará clic en

el icono Salir , ubicado en la parte superior de la misma ventana.

En la ventana ‘Generación de Planilla de viáticos’, el campo Estado se actualizará de Pendiente a Proceso.


46

ELIMINAR PLANILLA DE VIÁTICO

Para eliminar una Planilla de Viático, en la ventana ‘Generación de Planilla de Viáticos’

el Usuario deberá seleccionar el Pedido de viático correspondiente, el mismo que debe

encontrarse en Estado Pendiente, luego ingresar a la carpeta amarilla .

El Sistema mostrará la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, con los datos

correspondientes, el Usuario dará clic en el icono Eliminar Planilla .


47

El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, preguntando si desea eliminar la Planilla de

Viatico seleccionado. Dar clic en el botón Sí para eliminar la planilla, de lo contrario dar

clic en el botón No.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

5.2.2.2. Rendición

Esta opción permite realizar la rendición de gastos de los viáticos asignado a los

comisionados, en esta ventana de acuerdo al Perfil de Usuario podrá visualizar todas las

rendiciones de los comisionados de los diversos Centros de Costo.

El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos -

Redición” como se muestra a continuación:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Rendiciones’ mostrando

filtros de selección, campos de búsqueda y listado de las Planillas de Viáticos

comprometidas.


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Filtros: En la parte superior de la ventana contiene los siguientes filtros de selección:

Año: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por año. Por defecto se muestra el

año de ejecución, para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue .

Estado: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Estado (Pendiente, Anulado,

Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso,

activando la barra de despliegue . Para seleccionar todos los Estados,

seleccionar la opción TODOS.

Tipo Ppto: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Tipo de Presupuesto

(Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .

Mensaje:

En la parte superior central de la ventana, contiene un mensaje en color rojo, que

indica la cantidad de Planillas de Viáticos que excedieron el plazo máximo de

Rendición.


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Listado de Planilla de Viáticos:

En la parte central de la ventana, contiene la relación de las Planillas de Viáticos

Institucional solicitadas por los Centros de Costo y que se encuentran

comprometidas, mostrando los siguientes datos: Número de Planilla de Viático,

Fecha de rendición de la planilla, Estado de la planilla, Número de Pedido de

Viatico, Nombre del Comisionado, Centro de Costo solicitante y el icono de

carpeta amarilla que permite realizar la rendición de la planilla.

Asimismo, en la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Nº

Planilla, Fecha, Pedido, Comisionado y Centro de Costo Solicitante.

RENDICIÓN DE PLANILLA DE VIÁTICOS

Para realizar la rendición de una Planilla de Viático, en la ventana ‘Rendiciones’ el

Usuario deberá marcar el circulo de la Planilla correspondientes, luego ingresar a la

carpeta amarilla .

El Sistema mostrará la ventana ‘Rendición – Planilla de Viáticos’ con los siguientes

datos: Datos del Comisionado, Datos de Comisión, Monto Total Viático, Datos de la

Planilla de Viáticos, Datos de la Reprogramación/Rendición, Monto Rendición Viáticos,

Montos Reembolso/Devolución, Documentos Sustentatorios (Rendición Viáticos con

Documentos, Rendición Declaración Jurada Sin Documentos).


50

Comisionado: Muestra los siguientes datos relacionados al Comisionado:

o Nombre: Muestra el Nombre del comisionado.

o Centro Costos: Muestra el Centro de Costo solicitante del viático.

o Escala: Muestra la escala de Viático asignada al Comisionado.

Comisión: Muestra los siguientes datos relacionados a la Comisión de Servicio:

o Fecha Inicio: Muestra la fecha de Inicio de la comisión.

o Fecha Fin: Muestra la fecha de culminación de la comisión.

o Nº Días: Muestra el número de días que dura la comisión.

o Nº Horas: Muestra el número de Horas consideradas menores a un día de

comisión.

o Nº Minutos: Muestra el número de Minutos considerados menores a una

hora de comisión.

o Observación: Muestra la observación registrada en relación a la comisión.

Monto Total Viático: Muestra los siguientes campos relacionados a los montos

asignados en los conceptos de gasto :

o Viático: Muestra el monto asignado para el viático.


51

o Pasaje: Muestra el monto total asignado para pasajes.

o TUUA: Muestra el monto asignado para la Tarifa Única de Aeropuerto

(TUUA), en caso de que el tipo de viaje sea Aéreo.

o Combustible: Muestra el monto asignado para combustible.

o Otros Gastos: Muestra el monto asignado para otros gastos.

o Servicios Diversos: Muestra el monto asignado para servicios diversos.

Planilla de Viáticos: Muestra los siguientes campos relacionados a la Planilla de

Viáticos:

o Nº Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viático.

o Fecha: Muestra la Fecha de generación de la Planilla de Viático.

o Exp. SIAF: Muestra el número de Expediente SIAF.

o Pedido: Muestra el número de Pedido de Viático.

o Estado: Muestra en Estado de Compromiso, cuando se registra la

rendición permite modificar el Estado a Rendición, activando la barra de

despliegue .

Reprogramación / Rendición: Muestra los siguientes datos relacionados a la

Reprogramación de la Planilla de viatico y a la Rendición :

o Fecha Inicio: Si la fecha de la comisión ha sido reprogramada, muestra la

fecha de inicio reprogramada de la comisión.

o Fecha Fin: Si la fecha de la comisión ha sido reprogramada, muestra la

fecha final reprogramada de la comisión.

o Fecha Rendición: Permite seleccionar la fecha de rendición de la planilla,

dando clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha

correspondiente al plazo máximo de rendición, según norma.

o Comp. Pago Nº: Permite registrar el comprobante de pago emitido por

Tesorería.

Montos Rendición Viáticos: Muestra los siguientes datos relacionados a los

montos totales rendidos por concepto de gasto :

o Viático: Muestra el monto rendido por viático.

o Pasaje: Muestra el monto rendido por pasajes.

o TUUA: Muestra el monto rendido por Tarifa Única de Aeropuerto (TUUA),

en caso de que el tipo de viaje sea Aéreo.


52

o Combustible: Muestra el monto rendido por combustible.

o Otros Gastos: Muestra el monto rendido por otros gastos.

o Servicios Diversos: Muestra el monto rendido por servicios diversos.

Montos Reembolso / Devolución: Muestra los siguientes datos relacionados a

los montos totales rendidos por concepto de gasto :

o Reembolso: Muestra el monto total que se le debe reembolsar al

comisionado, en el caso de que el gasto de la comisión sea mayor que el

monto total asignado.

o Devolución: Muestra el monto total de devolución que debe realizar el

comisionado, en el caso de que el gasto de la comisión sea menor que el

monto gastado.

o Recibo de Ingresos: Permite registrar el recibo de Ingresos emitido por

Tesorería.

o Devolución Total: Permite realizar la devolución total de la Planilla de

Viático.

Rendición Viáticos con Documentos:

Para registrar los comprobantes de pago del gasto realizado en la comisión de servicio,

en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con Documentos’, el Usuario dará clic en el icono

Agregar Rendición .


53

El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición con Documentos’, donde el

Usuario deberá registrar los siguientes datos:

Concepto: Permite seleccionar el concepto de gasto correspondiente, activando

la barra de despliegue .

Tipo: Permite seleccionar el tipo de concepto de gasto, activando la barra de

despliegue .

N° Documento: Permite registrar el número del comprobante de pago.

Fecha: Permite seleccionar la fecha de emisión del Comprobante de Pago, dando

clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha correspondiente al

plazo máximo de rendición, según norma.

Razón Social: Permite registrar la razón social del proveedor que emitió el

comprobante de pago.

Monto: Permite registrar el monto del comprobante de pago.



54

El Sistema validará, que la fecha del comprobante de pago esté en el rango de la fecha

de Inicio y la fecha de Fin de la Comisión, de lo contrario mostrará el siguiente mensaje al

Usuario:

Editar Rendición con Documento

Para editar la rendición con documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con

Documentos’, el Usuario marcará el circulo del comprobante correspondiente y dará

clic en el icono Editar Rendición .


55

El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición con Documentos’, donde el

Usuario deberá realizar las modificadiones correspondientes y dar clic en el botón Grabar

.

Eliminar Rendición con Documento

Para eliminar la rendición con documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con

Documentos’, el Usuario marcará el circulo del comprobante correspondiente y dará

clic en el icono Eliminar Rendición .


56

Luego, mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la eliminación de

la rendición seleccionada:

Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación, caso contrario dar clic en el botón

Cancelar.

Rendición Declaración Jurada Sin Documentos

Para declarar los gastos donde no se pudieron obtener documentos sustentatorios, en la

pestaña ‘Rendición Declaración Jurada sin Documentos’ el Usuario dará clic en el

icono Agregar Declaración .

El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición sin Documentos’, donde el

Usuario deberá registrar los siguientes datos:


57

Concepto: Permite seleccionar el concepto de gasto, activando la barra de

despliegue .

Fecha: Permite seleccionar la fecha del gasto, dando clic en el icono Calendario

. Por defecto mostrará la fecha correspondiente al plazo máximo de rendición,

según norma.

Concepto de Gasto: Permite registrar el concepto que originó el gasto.

Monto: Permite registrar el monto gastado.


El Sistema validará, que la fecha del concepto de gasto se encuentre en el rango de la

fecha de Inicio y fecha de Fin de la Comisión, de lo contrario se mostrará el siguiente

mensaje al Usuario:

Para el caso de Viáticos Nacionales, el Sistema validará que el monto total de la

Declaración Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 3° del Decreto

Supremo Nº 007-2013-EF que regula la autorización de viajes en el territorio nacional;

donde se precisa que el porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas


58

mediante Declaración Jurada no supere el treinta por ciento (30%) del monto total del

viático; de lo contrario mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

Para el caso de Viáticos al Exterior, se validará que el monto total de la Declaración

Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 6° del Decreto Supremo N° 056-

2013-PCM que regula la autorización de viajes al Exterior, donde se precisa que el

porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas mediante Declaración Jurada

no supere el veinte por ciento (20%) del monto total del viático.

Editar Rendición sin Documento

Para editar la rendición sin documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos sin

Documentos’, el Usuario marcará el circulo del concepto de gasto correspondiente y

dará clic en el icono Editar Declaración .


59

El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición sin Documentos’ , donde el

Usuario deberá realizar las modificadiones correspondientes y dar clic en el botón Grabar

.

Eliminar Rendición sin Documento

Para eliminar la rendición sin documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos sin

Documentos’, el Usuario marcará el circulo del concepto de gasto correspondiente y

dará clic en el icono Eliminar Declaración .

El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la eliminación

de la rendición seleccionada:


60

Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación, caso contrario dar clic en el botón

Cancelar.

Reembolso

En el caso de que los gastos realizados es mayor que el monto otorgado para la

comisión, se mostrará el monto correspondiente en el campo Reembolso.

Devolución

En el caso de que los gastos de la comision de servicio sean menores que el monto del

viático otorgado, se mostrará el monto correspondiente en el campo Devolución.


61

Devolución Total

El Sistema permite realizar la Devolución Total del monto asignado a un comisionado.

Para ello en la ventana ‘Rendición – Planilla de Viáticos’, el Usuario marcará con un

check en el campo Devolución Total .

El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la devolución

total del monto asignado:

Dar clic el botón OK, para confirmar el proceso de devolución total, caso contrario dar clic

en el botón Cancelar.

El Sistema insertará los registros por cada rubro correspondientes, en el que se hayan

asignado montos durante la generación de la Planilla de Viáticos, con los siguientes

datos:

Número: Muestra el número correlativo del concepto de gasto.

Concepto: Muestra por defecto el concepto ‘DEV. TOTAL’ (Devolución Total).

Tipo: Muestra por defecto ‘000’.

Nº Documento: Muestra por defecto ‘S/D’ (Sin Documento).

Fecha: Muestra la fecha del registro de la Devolución Total.

Razón Social: Muestra ‘Devolución por Viático’.

Monto: Muestra el monto asignado al Concepto de Gasto.

Asimismo, en el campo Devolución se mostrará el monto total por devolver.


62

Cambiar Estado ‘Rendicion-PEND’

Luego de registrar los documentos de la rendición de la Planilla de viático, se procederá a

cambiar el Estado de la Planilla de Viático a ‘Rendicion Pendiente’, activando la barra

de despliegue del campo Estado.


63

Seguidamente, dar clic en el botón Grabar .

En la ventana principal ‘Rendiciones’, se mostrará la Planilla de Viático en estado

‘Rendición - PEND’ (Rendición Pendiente).

Dar VºBº (Visto Bueno) a la Rendición

Seguidamente, en la ventana principal ‘Rendiciones’, el responsable de aprobar la

Rendición de Viáticos, procederá a dar Visto Bueno, para ello marcará el circulo del

registro de rendición de la planilla correspondiente y dará clic en el icono Dar Visto

Bueno .

El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del VºBº a la

rendición seleccionada:


64

Para confirmar dar clic en el botón OK, caso contrario dar clic en el botón Cancelar. Se

activará el icono Dar Pendiente . El Estado del registro seleccionado se mostrará en

‘Rendición VºBº’.

Para retornar del estado VºBº a Pendiente, marcar el circulo del registro de rendición

de la planilla correspondiente y dar clic en el icono Dar Pendiente

El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del pase del

estado VºBº a Pendiente.

Dar clic en el botón OK, para confirmar, caso contrario dar clic en el botón Cancelar.

Nota: Para modificar la Rendición de una Planilla de Viático, esta debe encontrarse en

estado ‘Rendición Pendiente’.

REPORTES


65

Para generar los reportes de Rendición de las Planillas de Viáticos, en la ventana

principal ‘Rendiciones’, el Usuario deberá marcar el circulo del registro de Rendición

de la Planilla de Viático correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .

El Sistema mostrará la ventana ‘Imprimir Reporte de Rendición’:

El Usuario deberá marcar el circulo del reporte correspondiente, luego el icono del tipo

de archivo al que se desea visualizar el reporte y dar clic en el botón Imprimir .

Los reportes que se pueden obtener, son los siguientes:

Rendición de Cuentas de Viáticos y Gastos de Viaje

Este reporte muestra el detalle de la Rendición de Viáticos con Documento, con los

siguientes datos:

En la parte superior del reporte se mostrará el Nombre del comisionado, Número de

Planilla de Viático, Número de Expediente SIAF, Número de Comprobante de Pago,

Motivo de la comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno y Numero de días que dura la

comisión.

En la parte central del reporte se mostrará la relación de los comprobantes de pago, con

los siguientes datos: Fecha de comprobante de pago, Tipo de Documento, Número de


66

comprobante de pago, Razón Social del proveedor, Concepto de Gasto e Importe del

concepto de gasto. Asimismo, se mostrará el Gasto Total de la documentación

sustentatoria, Gasto Total sin documentación sustentatoria, Total del Gasto, Monto de

Reembolso, Monto de Devolución, Monto Recibido.

En la parte inferior del reporte se mostrará, la ciudad y fecha de la rendición y un campo

para la firma del comisionado.

Nota: Para viáticos al Exterior, el reporte mostrará los importes y símbolos en la moneda

consignada en la Escala de Viáticos que se utilizó para dicha planilla.

Declaración Jurada

Este reporte muestra el Formato de la Declaración Jurada de los gastos donde no se

pudieron obtener documentos sustentatorios, con los siguientes datos:


67

En la parte superior del reporte, se mostrará el texto que indica que el comisionado

declara bajo juramento haber efectuado los gastos los cuales no fueron posibles la

obtención de comprobantes que sustenten los gastos indicados en la Declaración Jurada.

En la parte central del reporte, se mostrará el detalle de los conceptos de gastos, con los

siguientes datos: Fecha del gasto, Descripción del Concepto de Gasto, Tipo de Concepto

de Gasto e Importe por concepto, asimismo se mostrará el Importe Total del gasto sin

comprobantes de pago.

En la parte inferior del reporte se mostrará, la ciudad, fecha de la rendición y un campo

para la firma del comisionado.

5.2.2.3. Rendición por Comisionado

Esta opción permite realizar la rendición de gastos de los viáticos por Comisionado.

La diferencia de esta opción, es que el Usuario (Comisionado), solo visualizará sus

Planillas de Viáticos y no la de otros comisionados; para ello el Comisionado deberá

contar con Usuario y Clave de acceso al Sistema.

El ingreso a esta opción ‘Redición por Comisionado’ es siguiendo la siguiente ruta:

“Viáticos - Planilla de Viáticos- Redición por Comisionado” como se muestra a

continuación:


68

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Rendiciones’, en la parte

superior se muestra los filtros de selección: Año, Estado, tipo Ppto. y Comisionado.

Asimismo, el listado de las Planillas de Viáticos comprometidas del comisionado

correspondiente.

Filtros:

Año: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por año. Por defecto se muestra el

año de ejecución, para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue .

Estado: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Estado: Pendiente, Anulado,

Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso,

activando la barra de despliegue . Para seleccionar todos los Estados,

seleccionar la opción TODOS.


69

Tipo Ppto: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Tipo de Presupuesto

(Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .

Listado de Planilla de Viáticos:

En la parte central de la ventana, contiene la relación de las Planillas de Viáticos

relacionadas al comisionado y que se encuentran comprometidas, mostrando los

siguientes datos: Número de Planilla de Viático, Fecha de rendición de la planilla, Estado

de la planilla, Número de Pedido de Viatico, Nombre del Comisionado, Centro de Costo

solicitante y el icono de carpeta amarilla que permite realizar la rendición de la planilla.

RENDICIÓN DE PLANILLA DE VIÁTICOS

Para realizar la rendición de una Planilla de Viático, en la ventana ‘Rendiciones’ el

Usuario deberá ingresar a la carpeta amarilla del registro de la Planilla de Viático

Institucional correspondiente.

Nota: El procedimiento para que el comisionado realice la rendición de una Planilla de

Viáticos, es el mismo procedimiento detallado en el tema ‘Rendición de Planilla de

Viáticos’ de la opción Rendición.

REPORTES

Para generar los reportes de rendición de las Planillas de Viáticos por Comisionado, en la

ventana principal ‘Rendiciones’, el Usuario deberá marcar el circulo del registro de

rendición de la Planilla de Viático correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .

El Sistema mostrará la ventana ‘Imprimir Reporte de Rendición’:


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El Usuario deberá marcar el circulo del reporte correspondiente y el icono del tipo de

archivo para visualizar el reporte, luego dar clic en el botón Imprimir .

Nota: Los reportes obtenido en esta opción Viáticos, son los mismo reportes detallados

en el tema Reportes de la opción Rendición.


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Autor: Oficina General de Tecnologías de la Información - SIGA Fecha de Publicación: 20/08/2014

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Sub Módulo de Viáticos en Web ... - Gobierno del Perú...Unidades Ejecutoras de la ejecución del gasto público, en el uso y operatividad del Sub Módulo de Viáticos en Web, así