1

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO AO PROCESSAMENTO DE DADOS E WINDOWS XP . 3

1.1. I.P.D. ........................................................................................................................................... 3

1.1.1. SOFTWARE E HARDWARE ......................................................................................................................... 3

1.1.2. PERIFÉRICOS ............................................................................................................................................ 4

1.1.3. SISTEMA OPERACIONAL (S.O) .................................................................................................................. 4

1.2. WINDOWS XP ............................................................................................................................ 5

1.2.1. ÁREA DE TRABALHO OU DESKTOP ............................................................................................................ 6

1.2.2. ACESSÓRIOS DO WINDOWS..................................................................................................................... 6

1.2.3. COMO SALVAR ARQUIVOS ........................................................................................................................ 6

1.2.4. EXIBIR O CONTEÚDO DE UMA PASTA ....................................................................................................... 7

1.2.5. WINDOWS EXPLORER ............................................................................................................................... 8

2. EDITOR DE TEXTO WORD 2007 .................................................. 10

2.1. APRESENTAÇÃO DA INTERFACE DO WORD 2007 ............................................................ 10

2.2. TRABALHANDO COM DOCUMENTOS ................................................................................... 13

2.3. FORMATANDO O TEXTO ................................................................................................... 13

2.3.1. CORRIGINDO TEXTOS ............................................................................................................................. 13

2.4. FAZENDO HIPERLINK ENTRE TEXTOS ................................................................................ 14

2.5. SUMÁRIO .................................................................................................................................. 15

2.5.1. ÍNDICE ................................................................................................................................................... 16

2.6. MALA DIRETA .......................................................................................................................... 17

2.6.1. ETIQUETAS ESTILO DESTINATÁRIO ......................................................................................................... 22

2.6.2. ETIQUETAS ESTILO REMETENTE .............................................................................................................. 25

3. MS OFFICE EXCEL 2007 ............................................................... 26

3.1. AMBIENTE DE TRABALHO DO EXCEL .................................................................................. 26

3.1.1. OPERAÇÕES BÁSICAS ............................................................................................................................. 27

3.1.2. SELECIONAR UM BLOCO DE CÉLULAS CONTÍGUAS .................................................................................... 27

3.1.3. INSERIR FUNÇÃO .................................................................................................................................... 27

3.2. GRÁFICOS ................................................................................................................................ 28

4. INTERNET ................................................................................... 29

4.1. CONHECENDO A INTERNET .................................................................................................. 29

4.2. DICAS DE SEGURANÇA .......................................................................................................... 30

4.3. E-MAIL ...................................................................................................................................... 30

4.3.1. VANTAGENS DO GOOGLE ........................................................................................................................ 31

4.3.2 FERRAMENTA AGENDA DO GOOGLE.......................................................................................................... 31

2

REFERÊNCIAS ................................................................................. 35

3

1. INTRODUÇÃO AO PROCESSAMENTO DE DADOS E WINDOWS XP

1.1. I.P.D.

Com o passar dos anos, a informática evoluiu muito,

desde o primeiro computador que ocupava vários

andares de um prédio, até os poderosos Notebooks e

palmtops. Embora tenhamos diversos modelos de

computadores, um microcomputador é formado

basicamente por 04 partes: Monitor, Gabinete,

Teclado e Mouse.

O que é um computador?

É uma máquina onde são inseridos programas e informações (também chamado de

dados), que após manipulados pelos usuários retornarão mais informações, ou resultados.

Esses resultados nem sempre são o que o usuário deseja, mas não é culpa do

computador, e sim do usuário que não soube manipular ou escolher o equipamento ou

programa adequado.

1.1.1. Software e Hardware

Software:Corresponde a parte lógica do computador, que são os programas. Então

software é tudo aquilo que você ver, mas não pode pegar no computador.

Softwares

Hardware: É a parte física do seu computador, que são as peças. Também podemos

dizer que hardware é tudo aquilo em seu computador que você pode ver e tocar.

Hardwares

IPD - Computador 1

4

1.1.2. Periféricos

Considera−se que as partes principais do computador são a CPU e as memórias. As

demais partes são chamadas de periféricos, que ligados aos componentes centrais do

computador completam suas funções. Exemplos de periféricos: mouse, teclado, monitor,

scanners, webcam e impressora.

Alguns periféricos são também chamados de dispositivos de entrada, saída e

armazenamento, conforme sua função. Os dispositivos de entrada de dados são aqueles

que permitem a entrada de dados no computador, como teclados, mouse, etc. Os

dispositivos de saída de dados são aqueles que nos mostram de alguma forma o resultado

de um processamento, como monitor de vídeo, impressora, etc. Os dispositivos de

armazenamento de dados são aqueles que guardam as informações, ou dados, para

serem utilizados depois, a exemplo temos: HD, CDs, DVDs, etc.

1.1.3. Sistema operacional (S.O)

O que é um sistema operacional? Todo computador precisa dele. É o primeiro programa

que instalamos num micro e o primeiro a ser carregado na memória quando o computador

é ligado. O sistema operacional é um programa especial que gerencia as funções básicas

do computador. O sistema operacional define padrões para a operação dos demais

programas usados no micro, tornando mais fácil a comunicação entre programas e

equipamentos.

Se um computador tiver apenas o sistema operacional instalado será de pouca utilidade,

pois, são os outros programas que executam as tarefas práticas que precisamos. Contudo,

sem sistema operacional nenhum programa funciona.

Versões de Sistemas Operacionais – Tendo como exemplo o Windows que possui várias

versões. As mais recentes são: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 e Windows 8. O

ultimo citado é a versão mais recente.

Sistemas Operacionais

5

Saiba mais sobre a

evolução dos computadores no

site: http://www.museudocompu

tador.com.br/

1- Relacione as colunas abaixo:

(a) CPU

(b) Teclado e Mouse

(c) Monitor e impressora

(d) HD

(e) Windows XP

( ) Dispositivo de Saída

( ) Dispositivo de Armazenamento

( ) Processamento de dados

( ) Sistema Operacional

( ) Dispositivo de Entrada

2- O que é Sistema Operacional e quais suas funções?

3- Assinale H (ser for um Hardware) ou S (ser for um Software) os itens

abaixo:

( ) O sistema operacional de um computador

( ) O teclado

( ) Um programa Microsoft Word

( ) O monitor

( ) O mouse

1.2. WINDOWS XP

Agora que você já conhece o computador, vamos falar a respeito do sistema operacional

Windows XP, utilizado na maioria dos computadores. Você aprenderá, por exemplo,

salvar e organizar arquivos variados nos locais corretos, criar pastas e gerenciá-las,

acessar a internet, entre outras coisas. No sistema há programas destinados a facilitar e

agilizar a execução de certas tarefas. Existem utilitários, por exemplo, para diagnosticar

a situação do computador e seus diversos dispositivos (como o Norton Utilities), para

compactar arquivos (como o WinZip), para realização de cópias de segurança

("backups"), etc. Você verá a seguir, passo a passo, como utilizar o Windows XP a partir

de qualquer computador que esteja disponível.

O Windows foi desenvolvido pelo norte-

americano Bill Gates, fundador da Microsoft,

uma das maiores empresas de programas de

computadores do mundo. Se você tiver interesse em

conhecer mais sobre o início da carreira de Bill Gates,

assista ao filme Piratas do Vale do Silício.

Outras versões, como o Windows 98 e o Windows

2000. Fica a dica para você, caso queira, fazer uma

boa pesquisa a respeito das versões anteriores e se

aprofundar mais. Você topa esse desafio?

6

Para você começar a trabalhar com o Windows XP, observe o seguinte.

1.2.1. Área de Trabalho ou Desktop

A área de trabalho ou Desktop é a tela inicial do seu computador, onde você encontrará

os aplicativos e ferramentas para a execução de tarefas. Na área de trabalho você

encontra:

Ícones;

Barra de tarefas;

Botão Iniciar.

1.2.2. Acessórios do Windows

Eles são ferramentas para edição de texto, criação

de imagens, jogos, ferramentas para melhorar a

desempenho do computador, calculadora etc.

Se fôssemos analisar cada acessório que temos,

encontraríamos várias aplicações, mas vamos citar

as mais usadas e importantes. Imagine que você

está elaborando um manual para ajudar as pessoas

a trabalharem com um determinado programa do

computador. Nesse manual, com certeza

vocêacrescentaria a imagem das janelas do

programa.

Para copiar as janelas e retirar só a parte desejada,

utilizamos o Paint, que é um programa para

trabalhar imagens. As pessoas que trabalham em

criação de páginas para a internet utilizam o acessório Bloco de notas, que é um editor de

texto muito simples. Assim, vimos duas aplicações para dois acessórios diferentes.

A pasta Acessórios torna-se acessível dando-se um clique no botão Iniciar na barra de

tarefas, escolhendo a opção Todos os programas e, no submenu que aparece, Acessórios.

Um acessório muito eficiente para as tarefas diárias é o Bloco de Notas em que você

poderá, provisoriamente, fazer anotações diárias de suas tarefas e contatos de modo

prático. Para ter acesso ao aplicativo basta clicar no botão iniciar>todos os

programas>Acessórios>Bloco de notas.

1.2.3. Como Salvar Arquivos

Salvar um arquivo é gravá-lo no disco rígido, disquete, CD ou Pendrive, para que não seja

perdido com a falta de energia (lembramos que, quando criamos um arquivo, ele está

7

armazenado na memória RAM, que só funciona com o computador ligado – por isso a

necessidade de salvá-lo). Dessa forma, poderemos utilizá-lo posteriormente. A primeira

vez que vamos salvar um arquivo, temos de dar um nome a ele e escolher uma pasta.

Depois que o arquivo já tem um nome, o comando Salvar só atualiza as alterações.

Quando criamos arquivos no editor de texto ou em uma planilha eletrônica, esses arquivos

estão sendo guardados temporariamente na memória RAM. Para transferi-los para o disco

rígido, devemos salvá-los. Para isso, execute os passos seguintes, quando for salvar um

arquivo pela primeira vez.

1. Você está com o Bloco de Notas aberto. Então, digite a frase “Meu primeiro

texto”. Agora, vamos gravar esse pequeno texto que você digitou.

2. Clique no menu Arquivo/Salvar. A tela acima será mostrada.

A janela Salvar como no Windows XP traz uma barra de navegação de pastas à esquerda

da janela (observe a figura acima). Essa barra fornece atalhos para locais em seu

computador ou na rede, como: a pasta Histórico (ou Documentos recentes); a Área

de trabalho (Desktop); a pasta Meus documentos; Meu computador, que permite

acessar as unidades disponíveis em seu micro; e, por último, a pasta Meus locais de

rede. Quando você clicar em um local, ele aparecerá em Salvar em, e os arquivos e

pastas no local selecionado serão listados à direita. Se, por exemplo, você deseja salvar o

arquivo na pasta Meus documentos, não será necessário localizar essa pasta na caixa

Salvar em. Basta clicar no ícone Meus documentos na barra de navegação de pastas,

e a pasta já estará selecionada.

3. Como é a primeira vez que está salvando o arquivo, será aberta a tela do Salvar

como, para você definir o local e o nome do arquivo no disco rígido.

4. Na caixa Salvar em, escolha a unidade de disco na qual deseja gravar seu arquivo (C:

ou Disco flexível). No nosso caso, vamos escolher (C:).

5. Escolha uma pasta, dando um clique duplo sobre ela. No nosso caso, Meus

documentos.

6. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo. Esse nome não poderá

conter os caracteres: *, /, \,?. Pode haver espaço no nome do arquivo.

7. Clique no botão Salvar.

1.2.4. Exibir O Conteúdo De Uma Pasta

Para você ter uma idéia prática de como exibir o conteúdo de uma pasta (elas são

utilizadas para organizar o disco rígido, como se fossem gavetas de um armário), vamos,

por exemplo, visualizaro conteúdo da pasta Windows. Siga os passos seguintes.

8

1. Dê um clique duplo sobre a pasta correspondente ao disco rígido(C:). Será aberta uma

janela com títulocorrespondente ao rótulo da unidade dedisco rígido C:. Nessa janela

aparecemas pastas existentes no disco rígido C:, bem comoos ícones referentes aos

arquivos gravados na “raiz” (pasta principal) da unidadeC.

2. Dê um clique duplo sobre a pasta Windows. Ela será aberta como uma janela

cujotítulo é Windows, mostrando todas aspastas (“gavetas”) e ícones de arquivos

existentes na pasta Windows. Como você deve fazer para criar pastas

Como mencionado anteriormente, as pastas servem para organizar o disco rígido. Para

conseguirmos essa organização, é necessário criar mais pastas e até mesmo subpastas.

Para criar uma pasta, siga estes passos.

1. Abra a pasta ou unidade de disco que deverá conter a nova pasta que será criada.

2.Clique no menu Arquivo/Novo/Pasta.

3. Aparecerá na tela uma Nova pasta, selecionada para quevocê digite um nome.

4. Digite o nome e tecle Enter.

Pronto! A pasta está criada.

Importante!

É muito importante saber organizar pastas e arquivos, de acordo com os

assuntos, dando-lhes nomes adequados, fáceis de lembrar no futuro. À

medida que o número de pastas e arquivos vai crescendo, se eles não

estiverem bem organizados, você começa a se atrapalhar e a ter dificuldade

para achar arquivos mais antigos, porque não vai se lembrar onde os

guardou.

1.2.5. Windows Explorer

O Windows Explorer tem a mesma função do Meu computador: organizar o disco e

possibilitar trabalhar com os arquivos, fazendo, por exemplo, cópia, exclusão e mudança

no local dos arquivos. Enquanto o Meu computador traz como padrão a janela sem

divisão, você observará que o Windows Explorer traz a janela dividida em duas partes.

Mas, tanto no primeiro como no segundo, essa configuração pode ser mudada.

Podemos criar pastas para organizar o disco de uma empresa ou casa, copiar arquivos

para disquete, apagar arquivos indesejáveis e muito mais.

9

Windows Explorer 1

No Windows Explorer, você pode ver a hierarquia das pastas em seu computador e todos

os arquivos e pastas localizadas em cada pasta selecionada. Ele é especialmente útil para

copiar e mover arquivos.

Ele é composto de uma janela dividida em dois painéis: o painel da esquerda é uma

árvore de pastas hierarquizadas, que mostra todas as unidades de disco, a Lixeira, a Área

de trabalho ou o Desktop (também tratado como uma pasta); o painel da direita exibe o

conteúdo do item selecionado à esquerda e funciona de maneira idêntica às janelas do

Meu computador (no Meu computador, como padrão, ele traz a janela semdivisão, mas é

possível dividi-la também, clicando no ícone Pastas, na barra de ferramentas).

Para abrir o Windows Explorer, clique no botão Iniciar, vá opção Todos os

programas/Acessórios e clique sobre Windows Explorer ou clique sobre o botão

Iniciar com o botão direito do mouse e selecione a opção Explorar.

Preste atenção na figura anterior. Todas as pastas com um

sinal de + (mais) contêm outras pastas. As pastas que

contêm um sinal de – (menos) já foram expandidas (ou já

estamos visualizando as subpastas).

Você já viu que, apesar de a janela não aparecer dividida,

você pode dividi-la, clicando no ícone que fica na barra de

ferramentas.

Outra formatação que serve tanto para o Meu Computador

quanto para o não, do lado esquerdo da janela, um painel que

Janela de opções de pasta 1

10

mostra as tarefas mais comuns para as pastas e links que mostram outras partes do

computador. Clicando no menu Ferramentas e depois em Opções de pasta, a janela ao

lado é apresentada.

2. EDITOR DE TEXTO WORD 2007

O Microsoft Word é o mais usado e conhecido editor de textos da atualidade. Sempre que

você precisar digitar um trabalho, livro, currículo, lista, etc. Com Certeza não vai ter

problemas se usar este programa. Nesta Aula vamos ter um primeiro contato com ele e

digitar um pequeno texto. Preste atenção e vamos lá.

2.1. APRESENTAÇÃO DA INTERFACE DO WORD 2007

A grande novidade na interface é o uso de Abas ou Guias.

Guias (Agrupa a antiga

barra de Menus)

Régua

Barra de Título Faixa de Ferramentas Botões de Controle

Área de Trabalho

do Word

Barra de Status Barra de Rolagem

11

Ferramentas do Word 1

Os comandos para a edição de nosso texto agora ficam agrupadas dentro destas guias.

Dentro destas guias temos os grupos de ferramentas, por exemplo, na guia Inicio, temos

“Fonte”, “Parágrafo”, etc..., nestes grupos ficam visíveis para os usuários os principais

comandos, para acessar os demais comandos destes grupos de ferramentas, alguns

destes grupos possuem pequenas marcações na sua direita inferior.

Ferramentas do Word 2

O Word possui também guias contextuais quando determinados elementos dentro de seu

texto são selecionados, por exemplo, ao selecionar uma imagem, ele criar na barra de

guias, uma guia com a possibilidade de manipulação do elemento selecionado.

Ferramentas do Word 3

Ferramentas do Word 4

Outra novidade no Word 2007 é o Botão Office , que nesta versão, substitui o

menu Arquivo. Da mesma forma que o menu Arquivo, o Botão Office contém a mesma

função apresentando opções de comando, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc.

12

Agora, clique no botão do Office para ver suas funcionalidades. Observe que é exibida

uma janela contendo várias opções de comandos, bem como a lista dos arquivos abertos

recentemente.

As três primeiras opções (Novo, Abrir, e Salvar) e a ultima (Fechar) são diretas; as

restantes, que têm uma pequena seta à direita, possuem sub-opções.

Veja a figura abaixo:

Ferramentas do Word 5

Novo: esse comando permite a abertura de um novo documento, alternativamente

pode-se usar o atalho Ctrl + O.

Imprimir: abre a janela de impressão para as configurações de página, seleção e

propriedades de impressora, quantidade de cópias, orientação do papel e outros

atributos a que você poderá editar antes da impressão. Veja o exemplo que segue:

Preparar: nesta opção você poderá preparar o seu documento para uma possível

publicação, verificando as propriedades do documento, acionar a checagem de

compatibilidade de arquivos, verificação de erros no documento, encriptação,

definição e restrição de permissões para acesso para leitura, cópia, impressão etc.

Para ter acesso, basta mover o cursor do mouse até o comando como no exemplo

abaixo:

Publicar: com este comando você tem a possibilidade de distribuir o documento

criado para outras pessoas fazendo dele uma postagem de blog, a publicação do

documento em um servidor dedicado específico para a contenção de documentos e

a criação de um site com sincronização automática, permitindo que as alterações

13

realizadas no documento original sejam inseridas no documento publicado

(sincronização).

Fechar: encerra a sessão de trabalho.

Opções do Word: permite acessar as opções do programa para alteração de modos de exibição, idioma-padrão, modificação do esquema de cores da área de trabalho, configurações de salvamento manual / automático, modificação e a inserção de teclas de atalho, gerenciamento de plug-ins e diversos outros parâmetros.

Sair doWord: encerra a sessão de trabalho e fecha o programa.

2.2. TRABALHANDO COM DOCUMENTOS

Ao iniciamos o Word temos um documento em branco que é sua área de edição de texto.

Para começarmos, Vamos digitar um pequeno texto, para que possamos entender melhor

alguns conceitos e comandos do Word.

2.3. FORMATANDO O TEXTO

Para Formatarmos um texto ele deve estar selecionado primeiramente, pois toda a

formatação acontecerá na parte selecionada. E precisaremos da Guia Início onde

encontraremos ferramentas de formatação para nos auxiliar nesta aprendizagem. (Figura

abaixo)

Ferramentas do Word 6

Com esta Guia podemos alterar o Tipo de Fonte, o tamanho da Fonte, Colocar o texto em

Negrito, itálico e Sublinhado, alterar o alinhamento do texto, definir espaçamento entre

linhase muitas outras funções. Estas mesmas funções e outras mais também poderão ser

encontradas clicando na figura localizada no canto inferior direito do grupo, destacado na

figura acima.

2.3.1. Corrigindo Textos

Na digitação de textos é comum cometer erros, por isso o Editor de textos indica ao usuário

quando há algum erro, seja na palavra em si ou erros de formatação do texto.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ

A Universidade Federal do Amapá - UNIFAP está situada na Rodovia Juscelino Kubitschek de

Oliveira, KM-02 – Bairro zerão, CEP 68.902-280, Macapá – AP – Brasil. Propagando o melhor Curso de

Secretariado Executivo do país para pessoas que desejam se especializar no ramo. Com um corpo

docente empenhado e discente aplicados, obteve nota 4 de 5, em avaliação no ENAD em 2013.

14

As indicações são sublinhadas com uma linha tremida, pode ser na cor verde ou vermelha.

Quando o sublinhado é vermelho indica que a palavra digitada não está correta ou é uma

palavra desconhecida para o programa. Para verificar as sugestões de correção você terá que

fazer o seguinte procedimento: leve o cursor sobre a palavra e clique com o botão auxiliar

(esquerdo) do mouse. Dessa forma abre uma janela com as opções de modificação.

Veja o exemplo abaixo:

Importante!

No programa estão gravadas uma série de

palavras de uso da língua portuguesa,

porém existem palavras de uso do dia-a-

dia, ou até mesmo nomenclaturas que não estão

adicionadas no dicionário do software, daí a

importância de adicionar ao dicionário do Windows

nesta mesma janela aberta. As palavras estrangeiras

também podem acusar erros e na opção idiomas

você poderá modificar o idioma ou mesmo verificar a

ortografia das mesmas.

2.4. FAZENDO HIPERLINK ENTRE TEXTOS

O hiperlink é uma ferramenta utilizada nos softwares para interligar textos. A internet é uma

composição de hipertextos interligados que nos dão acesso as mais variadas informações. Em

trabalhos acadêmicos, por exemplo, é necessário ter acesso a esses diversos textos para

interagir com a pesquisa e produção acadêmica.

No Word 2007 inserir o hiperlink é muito fácil. Em um texto qualquer você pode fazer

referência de uma citação, de um documento, do significado de uma palavra ou mesmo de

outros tipos de arquivos. Para identificar um hiperlink ou mesmo um link no texto basta

verificar a suas características. Geralmente eles estão com uma cor azul ou vermelha escuro,

sublinhada e quando o cursor está sobre o item ele se modifica para o desenho de uma

mãozinha, assim: Hiperlink

Como fazer hiperlink?

Para fazer hiperlink você, primeiramente, deve selecionar o item que fará referência. Após

isso, clique no botão auxiliar (esquerdo) do mouse e escolha a opção hiperlink. Logo abrirá

uma janela de edição de hiperlink em que você fará as seguintes alterações:

Ferramentas do Word 7

15

2.5. SUMÁRIO

O Sumário ou Índice Analítico é o mais utilizado, ele normalmente aparece no inicio de documentos. A principal regra é que todo parágrafo que faça parte de seu índice precisa estar atrelado a um estilo, o qual você encontra na guia Início>Estilo. Em um documento clique no local que você usará como índice e depois na guia Referência e em seguida no botão Sumário. Serão mostrados alguns modelos de sumário, clique em Inserir Sumário como mostra nas figuras abaixo:

Será aberta outra janela, nesta janela aparecem todos os estilos presentes no documento, então é nela que você define quais estilos farão parte de seu índice. Assim para cada Estilo se define um nível (Referencia>Adicionar Texto>escolha de o nível).

Escolha a

referência do

seu hiperlink

a que você

deseja

vincular.

Opções de vinculação do

documento. Dependendo da

opção de vinculação esta

janela de opções pode

modificar-se.

Nome do item selecionado

Escolha o tipo

de tela que irá

vincular.

Seleciona o

quadro no qual

deseja que o

documento seja

exibido.

Confirme as suas alterações.

16

Após definir quais serão suas entradas de índice clique em OK. Retorna-se a janela anterior, onde você pode definir qual será o preenchimento entre as chamadas de índice e seu respectivo número de página e na parte mais abaixo, você pode definir o Formato de seu índice e quantos níveis farão parte do índice. Ao clicar em Ok, seu índice será criado.

Quando houver necessidade de atualizar o índice, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer parte do índice e escolher Atualizar Campo.

Na janela que abre-se escolha Atualizar o índice inteiro.

2.5.1. Índice

O índice ou como é conhecido índice remissivo é um índice de entradas de palavras que normalmente ficam ao final do documento. Para podermos criar este tipo de índice usaremos o grupo Índice. Selecione uma palavra que fará parte de seu índice e depois clique no botão Marcar Entrada. É necessário dar um nome para o grupo, se precisa de uma sub-entrada e como quero todas as palavras grupo no índice clique em Marcar Todas. Após marcar todas as palavras que pretende usar clique no botão Inserir Índice.

17

Ferramentas do Word 8

2.6. MALA DIRETA

Mala direta é um documento endereçado a várias pessoas ou empresas, como o mesmo conteúdo, mas com campos chaves diferentes. Como exemplo podemos citar cartas onde o texto é o mesmo, porém o endereçamento e os dados do destinatário são diferentes. Os objetos que fazem parte de uma mala direta são basicamente a carta modelo e o envelope/etiqueta. Com a mala direta, você pode criar:

Um conjunto de etiquetas ou envelopes O endereço do remetente é o

mesmo em todas as etiquetas ou envelopes, mas o endereço de destino é diferente

para cada um.

Um conjunto de cartas modelo, mensagens de email ou faxes O

conteúdo básico é o mesmo em todos os faxes, cartas ou mensagens, mas cada

um contém informações específicas do destinatário individual, como nome,

endereço ou algum outro dado pessoal.

Um conjunto de cupons numerados Os cupons são idênticos, exceto pelo

número.

Criar cada carta, mensagem, fax, etiqueta, envelope ou cupom individualmente levaria

horas. É aqui que entra a mala direta. Com ela, tudo o que você tem a fazer é criar um

documento contendo as informações que se repetem em cada versão e adicionar espaços

reservados para as informações individuais. O Word cuida do resto.

Vamos iniciar um novo documento e clicar na ABA Correspondências.

18

Ferramentas do Word 9

Clique no botão Iniciar Mala Direta, depois clique na opção Assistente de Mala Direta Passo a Passo...

Ao abrir a janela Mala à direita do documento, escolha a opção Carta. Observe que já esta

marcada Cartas, no rodapé do assistente clique em Próxima. Na próxima etapa é preciso

definir onde serão configuradas as cartas, se você iniciou um documento em branco,

mantenha a opção Usar o documento atual selecionado, clique em próxima.

O próximo passo é definir a lista de destinatários. Como ainda não a temos, vamos marcar a opção Digitar uma nova lista.

Ferramentas do Word 10

Na janela que se abre, podemos manter os cabeçalhos e preencher os dados, ou então

acrescentar campos clicando no botão Personalizar Colunas

Na direita da tela do Word é aberto o assistente.

19

Ferramentas do Word 11

Vamos manter os seguintes Campos Nome, Sobrenome, Empresa, Endereço, CEP, Cidade, Estado, Então você pode excluir os campos que não serão utilizados pelo botão Excluir e pode adicionar campos através do botão Adicionar, depois clique em Ok e

preencha os campos.

Atenção!

A mala direta pode ser usada para criar

documentos que são iguais na essência,

mas contêm elementos exclusivos. Por

exemplo, em uma carta anunciando um

novo produto, o logotipo da empresa e o

texto sobre o produto aparecerão em cada

carta, mas o endereço e a linha de

saudação serão diferentes.

Ao terminar de montar

será necessário salvar a

sua lista.

20

Ao clicar em próxima, será solicitado que você digite a sua carta.

Ao terminar será

mostrada a seguinte

tela

Após ter digitado a carta vamos utilizar o botão Inserir Campo de Mesclagem que está localizado no grupo Gravar e Inserir Campo

Ao clicar no botão Inserir Campo de Mesclagem serão mostrados todos os campos

de seu Banco de Dados.

21

Onde foi inserido o campo ele coloca da seguinte forma <<Nome>> .Para você poder ver o resultado na ABA Visualizar resultados clique no botão Visualizar Resultados, será mostrado os dados do primeiro registro na carta, para ver os demais registros, você pode navegar pelos botões ao lado.

Para poder gerar as cartas de sua mala direta, ao final da barra clique no botão

Como a idéia é gerar os documentos individuais clique na primeira opção. Será solicitado o intervalo a ser gerado.

Basta clicar com o cursor onde deve ficar o dado

e clicar para inserir o campo.

22

Será gerado um novo documento com a quantidade de cartas de acordo com os dados cadastrados.

2.6.1. Etiquetas estilo destinatário

Vamos utilizar a mesma base de dados e vamos criar as etiquetas de endereçamento para o envio das cartas. Vamos iniciar um novo documento (Botão do Windows, Novo), depois pela ABA Correspondências clique no botão Iniciar Mala direta, e escolha o Assistente de Mala Direta, depois na tela da direita escolha etiquetas Será necessário escolher a etiqueta a ser utilizada.

23

Em fornecedores, aparecem diversos fabricantes, será necessário saber qual é o fornecedor de sua etiqueta e o modelo, caso não apareça ali a sua etiqueta, você pode clicar no botão detalhes.

Abre-se outra janela onde é possível configurar de forma “manual” a sua etiqueta, as informações normalmente constam nas embalagens das etiquetas. Após confirmar o modelo de sua etiqueta na direita da tela clique em Próxima.

Após selecionar seu arquivo de dados, será mostrada uma janela onde você pode definir quais destinatários farão parte da etiqueta.

24

Destinatário de Mala Direta 1

Clique em OK, e através do botão Inserir Campo de Mesclagem adicione os campos a primeira etiqueta.

Para que ele replique os campos para as demais etiquetas, clique no botão Atualizar etiquetas .

25

Depois clique no botão Visualizar Resultados para verificar como ficarão as etiquetas a serem impressas.

2.6.2. Etiquetas estilo remetente

As etiquetas tipo remetente são aquelas em que o conteúdo das etiquetas serão iguais. Na ABA Correspondências clique no botão Etiquetas.

26

Na janela que se abre digite os dados que devem aparecer nas etiquetas. Depois clique no botão Novo Documento.

3. MS OFFICE EXCEL 2007

3.1. AMBIENTE DE TRABALHO DO EXCEL

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de

cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três folhas em branco

por cada livro novo.

27

1. Botão Office 2. Faixa de opções 3. Barra de Título 4. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: 5. Botões de Controle. 6. Barra de Fórmulas 7. Barra de Status: 8. Botão de Acesso à Ajuda: 9. Barra de deslocamento Vertical 10. Separador de Planilhas 11. Layout de página 12. Cursor de Ampliação e Redução (comando Zoom): 13. Células de Edição 14. Caixa de nome

3.1.1. Operações Básicas

A introdução de um dado numa folha de cálculo deve ser precedida pelo posicionamento

do cursor na célula em que pretendemos que esse dado seja introduzido. A

Movimentação nas células dentro de uma cálculo é efetuada utilizando o mouse ou as

teclas direcionais do teclado. A seleção de células contiguas é sempre feita formando

blocos de células. Para selecionar uma única célula basca clicar sobre a célula premindo o

botão esquerdo do mouse.

3.1.2. Selecionar um bloco de células contíguas

Clique sobre a células que se situa no canto superior esquerdo do bloco a selecionar

(neste exemplo, A1). Arraste o cursor até à célula situada no canto inferior direito do

bloco a selecionar (neste exemplo, C4). Ou clique sobre a células que se situa no canto

superior esquerdo do bloco a selecionar (neste exemplo, A1) e, mantenha a tecla Shift

premida, clique sobre a situada no canto inferior direito do bloco a selecionar (neste

exemplo, C4).

3.1.3. Inserir Função

1. Selecione a célula onde pretende introduzir a função.

2. Digite a função pretendida seguida de parêntesis curvo aberto.

3. Tenha em atenção de que uma função é sempre precedida pelo sinal = (igual)

4. Selecione-a(s) célula(s) que pretende referenciar na função e feche parêntesis.

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5. Pressione Enter.

A partir das funções você obterá os resultados pretendidos, veja abaixo:

3.2. GRÁFICOS

Um gráfico é uma forma de representar os valores de uma matriz de dados. Os valores

das células são apresentados sob distintas formas (linhas, sectores, pontos, barras,

colunas, etc.) Estes valores são agrupados em séries de dados e diferenciam-se através de

diferentes padrões e/ou cores. A interpretação dos gráficos ajuda à avaliação dos dados e

à melhor comparação dos valores das folhas de cálculo. A versatilidade do programa é tão

grande que o software específico para criação de gráficos – uma categoria muito popular

até ao inicio dos anos 90 do século passado simplesmente desapareceu.

3.2.1. Como criar gráficos no MS Office Excel

Para criar um gráfico a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo, basta

selecionar as células com os valores pretendidos e clicar na guia Inserir, agora na faixa

de opções gráficos escolha o tipo de gráfico pretendido, neste exemplo utilizamos colunas.

O resultado ficará da seguinte forma:

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Os principais elementos de um Gráfico são:

Para formatar esses dados utilize a guia ferramentas do gráfico, na qual poderá

modificar o design, o layout e formatar os itens do gráfico.

Dessa forma se atribui aos outros modelos de gráfico, que poderão ser facilmente

modificados de acordo com os valores que se quer representar.

4. INTERNET

4.1. CONHECENDO A INTERNET

A Internet é uma rede mundial de computadores interligados através de linhas de

telefone, linhas de comunicação privadas, cabos submarinos, canais de satélite, etc...

Pode ser definida também como rodovia pela qual a informação contida em textos, som e

imagem pode trafegar em alta velocidade entre qualquer computador conectado a essa

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rede. E por essa razão que a Internet é muitas vezes chamada da "super rodovia da

informação".

4.2. DICAS DE SEGURANÇA

A internet tem suas vantagens, mas devemos tomar cuidado com as informações nelas

contidas. Quando visitar algum site é importante visualizar na barra de Endereço se ele

está com a marca de segurança do site (um cadeado na cor verde) para não ser

surpreendido com software infectado, os chamados vírus.

Os vírus são capazes de se alojar a programas e arquivos em geral do seu computador,

infectando e controlando o aplicativo, sendo executados todas as vezes que o aplicativo

infectado for iniciado. Existem dezenas de vírus que agem de diferentes formas, podem,

por exemplo, duplicar seus arquivos a ponto de lotar o disco rígido, chamados vírus de

macro, ou ainda, os que mesmo com a ajuda do antivírus na máquina podem infectar o

computador e diminuir as defesas do mesmo contra a invasão por outras pessoas, como o

Trojan também conhecido como cavalo de tróia, outra categoria de vírus existente é a

Spyware, são programas que gravam todas as informações digitadas ou clicadas,

possibilitando que outras pessoas descubram senhas e outras informações importantes

como dados pessoais digitados no computador infectado.

Para se prevenir desses softwares indesejados é importante instalar o antivírus e mantê-lo

atualizado antivírus do seu computador e scaneá-lo periodicamente. Evite acessar links

suspeitos e fazer downloads de fontes que você não tem conhecimento da segurança.

Outras precauções devem ser tomadas com as mensagens via e-mail (geralmente são

mensagens com spam).

O termo spam significa uma mensagem eletrônica não-solicitada enviada

em massa. Na sua forma mais popular, um spam consiste numa mensagem

de correio eletrônico com fins publicitários. O termo spam, no entanto,

pode ser aplicado a mensagens enviadas por outros meios e em outras

situações até modestas. Geralmente os spams têm caráterapelativo e na

maioria das vezes são incômodos e inconvenientes.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Spam

4.3. E-MAIL

O E-mail é uma ferramenta que permite aos usuários o envio e recebimento de

mensagens, arquivos em geral, pela internet. Hoje bilhões de pessoas comunicam-se

através de e-mails, tornando-o um recurso indispensável para os usuários de internet. Um

endereço de e-mail apresenta a seguinte estrutura:

exemplo@provedor.com

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Os provedores de e-mail são diversos, porem vamos trabalhar com o gmail, do qual

abrange diversas ferramentas muito eficientes para uso administrativos. Caso não tenha

uma conta no gmail, entre no site: www.gmail.com e crie um conta, basta preencher o

formulário que se pede.

4.3.1. Vantagens do Google

No site do Google você encontrará varias opções para desenvolver e organizar suas

tarefas administrativas. Entre no site www.google.com, logo abaixo da barra de endereço

você encontrará opções como rede social, ambiente de pesquisa na web de modo geral,

escutar musicas e ver vídeos, noticiário, o próprio e-mail, a ferramenta drive que

possibilita na criação de documentos e formulários online, agenda, entre outros. Você

poderá explorar todas essas ferramentas de acordo sua necessidade de uso no di-a-dia.

Dentre essas ferramentas importantes, há uma muito necessária para o profissional

administrativo, a Agenda. No nosso cotidiano é importante organizar nossas tarefas em

uma agenda e manter atualizados seus compromissos, daí a importância de se habituar à

agenda.

4.3.2 Ferramenta Agenda do Google

A agenda do Google é parecida com o software Outlook, porém funciona juntamente com

o email, assim caso não tenha conta no gmail deverá fazer uma fazer um usuário na

agenda. Ao criar seu usuário por intermédio de um formulário, você fará as configurações

necessárias para iniciar a aplicação de seus compromissos na agenda.

Configure o idioma para o português: Configure o fuso-horário:

Agora você poderá configurar o tempo antecipado de alertas de suas tarefas que podem

ser por email, pop-up e SMS.

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Você também poderá agendar seus compromissos pelo celular. Veja:

Após fazer as configurações iniciais vamos conhecer as ferramentas da agenda Google.

Tela inicial da Agenda Google 1

O pop-up é uma janela extra

que abre no navegador ao visitar

uma página web ou acessar

uma hiperligação específica.

O pop-up pode lhe informar de

seus compromissos em uma

janela no seu computador.

Defina quanto tempo você

gostaria de receber notificação

de seus compromissos.

Lembrando que em cada tarefa

você poderá alterar esse horário.

Para avisar via SMS (mensagem

de celular) é necessário digitar o

seu numero de celular com o

código de área.

Ao clicar em criar, abrirá ao lado uma

no pagina para você criar uma tarefa.

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Tela inicial da Agenda Google 2

Esta área é responsável pela inserção e visualização de seus compromissos. Nela é

possível observar data, hora, período em que irá se realizar e o status de importância das

tarefas. Vamos primeiramente localizar as ferramentas para enfim começar a trabalhar

com a agenda.

Para inserir tarefas na agenda você deverá clicar em criar, na qual abrirá a seguinte

página para você preencher os dados de cada compromisso.

Calendário mensal Aqui você visualiza o mês atual e poderá recorrer para a data qualquer clicando nas setas ou no dia. Assim visualizará a data ao lado da janela.

Nestes dois itens você poderá visualizar a sua agenda e acrescentar outras agendas como: Feriados nacionais, agenda de amigos ou da empresa que trabalha, agendar os aniversários dos seus contatos e importar outras agendas eletrônicas.

Setas de orientação de datas Faixa de opções para visualização das tarefas Imprimir ou

atualizar a agenda

Configurações

Dias da semana

Horário dos

compromissos

Barra de

Rolagem

Área de visualização das tarefas.

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Após preencher os as informações de suas tarefas defina em qual antecedência o alerta

deverá lhe avisar o compromisso e em qual meio. É possível vincular outras pessoas no

mesmo compromisso também na opção adicionar convidados.

Salve o evento e visualize na página:

A ferramenta agenda lhe auxilia na organização de seus eventos, compromissos e lhe

avisa o momento em que deve executá-los para que, assim não possa correr o risco de

atrasos e esquecimentos. Dessa forma você, como profissional administrativo, estará mais

responsável em seus compromissos. Bom trabalho!

É importante organizar suas tarefas em cores, indicando o grau de prioridades das mesmas. Geralmente a cor vermelha é

utilizada para compromissos mais urgentes, porém você fará a sua organização com as cores que preferir.

Outra forma de adicionar eventos rapidamente é

clicando na área de compromissos, de acordo com o dia

e horário e colocar o nome do evento como segue o

modelo abaixo.

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REFERÊNCIAS

B823 Informática básica / João Kerginaldo Firmino do Nascimento. – Brasília : Universidade de Brasília, Centro de Educação a Distância, 2006. http://pt.scribd.com/doc/83025367/Informatica-Aplicada www.cttmaxwell.com.br/outros/Extra/03 www2.unifap.br/unifapdigital