Sup Redaction Administrative

5/7/2018 Sup Redaction Administrative - slidepdf.com

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Animatrice : KANGA JULIETTE

Octobre 2009

1



SOMMAIRE

MODULE 1 : LES NOTIONS GENERALES DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE. 3

A- PROCEDURE DE REDACTION ADMINISTRATIVE.

3

B- LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

4

MODULE 2 : DOCUMENT DE CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVEUSUELLE : LA LETTRE. 9

A-LA LETTRE A FORME PERSONNELLE 9

B-LA LETTRE ENTRE SERVICES. 10

C-LA LETTRE D’AFFAIRES 18

MODULE 3 : LES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE ET D’INJONCTION 25

A-DE LA NOTE DE SERVICE 25

B-DES NOTES ET INSTRUCTIONS 25

C- DE LA NOTE D’INFORMATION 27

D-DU MEMOIRE 27

E- DES NOTIFICATIONS, INJONCTIONS ET MISE EN DEMEURE 27

F- LE COMPTE RENDU 29

G- LE RAPPORT 39

H- LE PROCES VERBAL 47

MODULE 4 : LES TECHNIQUES POUR AMELIORER SON STYLEDE REDACTION PROFESSIONNELLE 55-74

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MODULE 1 : LES NOTIONS GENERALES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

Pourquoi la rédaction administrative ?

L’Etat, entité souveraine doit fonctionner pour le bien être de sa population. L’Etat à

travers ses démembrements (voir schéma) doit prendre des décisions appropriées à

cette fin. L’administration désigne généralement l’administration publique. Elle doitremplir ses missions de puissances publiques. Cela veut dire que tous les fonctionnaires

ou les agents du secteur public partagent une parcelle de la puissance publique, c’est à

dire qu’ils agissent au nom et pour le compte de l’Etat.

De la rédaction administrative ! En effet la responsabilité particulière de l’agent de

l’Etat l’oblige à un certain comportement et à une certaine pratique. Les agents du

secteur public doivent utiliser le même langage, les mêmes expressions. C’est en cela

que la rédaction administrative diffère de la rédaction tout court ; à savoir qu’elle fait

appel à des expressions, des formules et que les documents émis par l’administrationobéissent à des règles de présentation.

Qu’est ce que la Rédaction administrative ?

La rédaction administrative ne diffère de la rédaction en général que par l’emploi

de certaines expressions, de certaines formules, de certaines règles de présentation.

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir d’abord une

bonne habitude d’exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celle des

autres, de narrer un évènement, d’analyser une situation, de transmettre un message,

etc.Pour s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance suffisante de la langue

que l’on emploie, c’est-à-dire de son orthographe, de sa syntaxe et de son vocabulaire.

Ces notions de base ne suffisent pas, elles ne sont que des matériaux mis au service du

style. Le style c’est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté,

d’élégance, de rigueur et de concision. Il s’acquiert et s’améliore par l’exercice et par la

lecture.

A- PROCEDURE DE REDACTION ADMINISTRATIVE.

En réalité, beaucoup de personnes pensent détenir les clés d’une bonne rédaction.La réalité est toute autre, car pour mieux rédiger les documents administratifs, il faut

donc acquérir une bonne habitude d’exprimer par écrit sa pensée, avoir en outre une

bonne connaissance du langage administratif (juridique et financier notamment). Il est

aussi indispensable de disposer d’un dictionnaire quant on n’est pas trop sûr du mot à

utiliser.

Que Suppose la rédaction ?

La rédaction suppose :

- Que l’on ait quelque chose à dire

- Qu’on sache l’exprimer clairement dans un ordre logique.

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Cela implique cinq opérations :

- Connaître, reconnaître, comprendre

- Rassembler les éléments, faits, idées….

- Mettre en ordre, établir un plan : cela suppose faire une introduction, un

développement (le corps du sujet), une conclusion et la formule de politesse.

- Rédiger : la rédaction proprement dite

• Le choix du ton

• Le rythme de la phrase.

- Relire et corriger.

a. La préparation de la rédaction

On ne se lance pas dans une rédaction sans s’imprégner suffisamment du sujet que

l’on veut aborder.

La première condition c’est d’avoir quelque chose à dire, d’avoir une parfaite

connaissance du dossier. Cela semble une évidence, et pourtant bien de rédacteurscommencent une lettre ou un rapport sans savoir ce qu’ils vont y mettre.

La deuxième condition est de rassembler les éléments, en n’abordant qu’une

seule idée. A cette phase, il faut faire un plan : C’est du plan que découle la valeur et la

portée de la rédaction.

Introduction -corps du sujet -conclusion. Il est à noter que dans la rédaction

administrative, l’introduction à une importance capitale. Elle doit comporter un certain

nombre d’éléments indispensables : dates de correspondances antérieures, objet des

correspondances.

b. La rédaction proprement dite.

A ce niveau, il faut réfléchir au ton qu’il convient d’employer. Ce ton sera fonction du

sujet traité, des personnes à qui l’on s’adresse et des circonstances. En ce qui concerne

le «temps», ce sera soit le présent ou le passé composé. Le passé simple est de moins

en moins utilisé parce que prétentieux et offre des sonorités insolites. Il est aussi

conseillé de se donner l’occasion de ne relire son texte que quelques instants plus tard

afin que ce temps de repos permette à l’esprit de juger plus calmement. On évitera ainsi

les répétitions inutiles de mots et les redondances inutiles.

B- LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

Parce qu’elle représente l’Etat, l’administration a le devoir de s’exprimer

correctement :

• correctement du point de vue grammatical

• correctement du point de vue de la précision, du point de vue de la

clarté (car l’administration ne doit pas s’exprimer avec équivoque).

• correctement de la courtoisie car les services administratifs sont

non seulement au service de l’Etat mais aussi des citoyens.

L’administration est une vaste «usine» de fabrication de projets, d’études et de décisions.

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Il s’ensuit que les écrits administratifs doivent présenter une certaine homogénéité et des

traits distinctifs. Les principales qualités que l’on peut dégager de la lecture des

documents administratifs sont les suivantes :

- La dignité,

- Le respect de la hiérarchie,

- Le sens de la responsabilité,- L’objectivité

- La courtoisie

- La prudence

- La précision et l’exactitude.

Voyons à présent dans les détails ces caractéristiques.

a. La dignité.

Les écrits administratifs sont soumis aux exigences de noblesse et de distinction de

l’autorité souveraine de l’Etat. Les fonctionnaires et les agents de l’Etat, de par l’exercice

de leurs attributions de puissance publique doivent manifester cette dignité particulière

qu’incarne l’autorité de l’Etat.

Ils éviteront donc dans leurs écrits des termes vulgaires, les tournures

approximatives et les règles grammaticales peu assurées.

La dignité aussi se traduit-elle par le respect et la considération qu’on a vis-à-vis de

son interlocuteur. D’où l’utilisation des termes symbolisant le respect dans une

correspondance administrative.

b. Le respect de la hiérarchie

- Une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas

L’Administration est une structure pyramidale organisée hiérarchiquement. En

l’absence du respect de la hiérarchie, l’anarchie la plus complète règnerait dans les

services de l’Etat. Ainsi donc une autorité hiérarchique s’exerce du haut vers le bas.

- Une subordination hiérarchique, du bas vers le haut.

Une subordination, dans le cadre de la hiérarchie, s’exerce du bas vers le haut.

Ainsi certaines expressions et termes ne sont utilisés que par le supérieur s’adressant au

subordonné, d’autres sont réservés au subordonné s’adressant au supérieur.

c. Le sens des responsabilités.

L’administration en sa qualité de puissance publique, doit prendre ses

responsabilités de façon claire parce que ses écrits l’engagent aux yeux du public. Le

premier signe du sens de responsabilité est le refus de l’anonymat. En ce sens que

toute signature sera suivie de sa transcription dactylographique et précédée de la

mention de la qualité du Signataire, éventuellement, de la délégation qui l’habite. C'est-à-

dire tout document administratif doit porter le nom, la qualité et la signature de son

auteur.

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Ainsi, le «JE» sera utilisé et rarement le «nous» sinon que pour traduire une

majesté ou une modestie (l’identité de l’agent s’effaçant derrière sa fonction de

représentant de l’Etat).

Pour affirmer sa responsabilité des formules directes s’imposent à chaque fois :

- j’ai été saisi de-----,

- il m’a été indiqué que----,- il m’a été rendu compte de ----, .

Ces expressions manifestent la prudence dans les écrits.

Exemples :

On n’écrira pas On écrira

• On dit que.

• On m’a signalé que

• Nous estimons que cette Situation doit êtresuivie de près. J’ai appris par m. Yao que…

• il me revient que.

• il m’a été signalé que

• J’estime que cette situation….

d. Le sens de l’objectivité

L’administration défendant l’intérêt général, il est à noter que les écrits administratifs

doivent être impartiaux, en l’absence d’état d’âme et de passion et ne pas exprimer de

sentiment personnel. Le rédacteur évitera donc les expressions présentant un caractère

trop personnel, arbitraire, émotionnel ou sentimental : souhait, espoir, admiration, joie,

tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur sont bannis du langage administratif.

Ainsi on n’écrira pas On écrira• Je vous annonce que (évoque idée de

surprise)

• Dans l’espoir d’une suite favorable, jevous prie d’agréer

• Souhaitant recevoir rapidement votreréponse, je vous assure de monindéfectible attachement.

• je suis vraiment désolé de ne prendrevotre requête en considération

• J’ai l’honneur de vous faire connaître que.

• Je vous prie d’agréer

• Je vous saurais gré de me faire parvenir rapidement votre réponse dans lesmeilleurs délais et je vous prie d’agréer,M, l’expression de ma Considérationdistinguée.

• J’ai le regret de vous faire connaître qu’ilne m’est pas possible de----

e. La courtoisieCette courtoisie est due aux administrés qui sont des citoyens dignes de respect.

L’écrit administratif évitera des expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives. Et

aussi des appréciations blessantes pour l’amour propre de celui qui en est l’objet. Enfin

on ne mentionnera pas les noms des tiers lorsque cela est susceptible de leur attirer des

ennuis.

Toutes ces recommandations sont valables aussi bien pour l’expression orale que

l’écrit.

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On n’écrira pas Mais on écrira

• votre demande est ridicule.

• Je refuse votre demande

• Je ne peux pas répondremaintenant, veuillez reformuler

votre demande plus tard.• Transmettez-moi ce dossier

• votre demande manque de réalisme.

• Il ne m’est pas possible de donner une suitefavorable à votre demande

• J’ai pris bonne note de votre demande, que

j’ai soumise à l’étude de mes services. Je nemanquerai pas de vous informer dans lesmeilleurs délais.

• Je vous prie de me transmettre ce dossier

NB :

- Le terme «j’ai le plaisir de» peut être utilisé dans une correspondance à forme

personnelle pour annoncer à son interlocuteur une situation agréable, une décision

favorable (promotion, distinction honorifique, succès à un concours, etc.).

- «J’ai le plaisir » est admis à la place de «J’ai l’honneur de» pour atténuer (humaniser)

une réponse négative.- Futur ou conditionnel : la demande change de ton.

f. La prudence

Parce que tout jugement mal fondé, peut porter un préjudice grave à celui qui en est

l’objet ; et parce que la mesure prise par un agent doit pouvoir être acceptée par son

successeur, dans l’optique de la continuité du service public ; les écrits doivent pouvoir

se ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction des données nouvelles. Par

conséquent, certaines affirmations seraient nuancées et souvent exprimées au

conditionnelles.Cette qualité est inséparable du sens des responsabilités, de l’objectivité et de la

courtoisie. L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car :

- Il engage la responsabilité de toute l’administration ;

- Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée par le

public à l’ensemble de l’Administration, voire au gouvernement.

- La mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son

successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative ;

Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la personne qui en

est l’objet. Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront

nuancés et le plus souvent exprimés au conditionnel.

Enfin il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se ménager la

possibilité de recevoir les décisions en fonction de données nouvelles.

g. La précision et l’exactitude.

Ces qualités sont nécessaires à un document qui est un document de travail : il doit

être compris de la même manière par tous les lecteurs éventuels, qui ne doivent pas

avoir d’hésitation pour en appliquer les dispositions ou en tirer les conséquences. Ce

document doit pouvoir être identifié et classé de façon identique par des utilisateurs

différents.

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Sont obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier, de reconnaître

automatiquement un écrit administratif, de faciliter éventuellement son classement pour

les utilisateurs ultérieurs. Les mentions suivantes sont donc obligatoires : date, n°

d’enregistrement, objet, références, identités des signataires et du destinataire.

- date, sera portée de façon claire et précise, et en entier : quantième enchiffre, mois en lettre, année en chiffres sauf dans les procès-verbaux ;

- objet,

- les références seront complètes, tant lorsqu’il s’agit de correspondances

antérieures que de texte réglementaire ;

- n° d’enregistrement, on évitera les sigles, obscures pour le non-initié. On

y aura recours qu’après avoir utilisé une première fois l’appellation complète en

toutes lettres dans le même document sauf dans le n° d’enregistrement et la

référence.),

- lorsqu’on se réfère à un texte réglementaire, on en exposera succinctement

la partie utile, celle sur laquelle on fonde son argumentation.

On n’écrira pas Mais on écrira

• Toumodi, 9/7/1991.

• Suite à votre lettre du 08 courant.

• conformément au décret 78-53,vousdevriez...

• Toumodi, le---Juillet 1991.

• Comme suite à votre lettre

• Conformément aux dispositions

• Je vous prie de me transmettre cedossier de l’art.10 du 15 Avril 1978,portant…, vous devriez…

h. La clarté et la concision et l’efficacité.

Ces caractéristiques conduisent à la nécessaire homogénéité du style des écrits

administratifs. Elles se traduisent par un choix de mot, de tournures et de formules

consacrées par un long usage. Nous allons les reprendre de façon détaillée. Tout

document administratif doit être limpide.

La dernière précision concerne l’usage de la majuscule dans les documents

administratifs. Cet usage obéit à des règles précises.

i. L’homogénéité.

L’homogénéité du style administratif est le résultat de l’observation, par tous les

rédacteurs à quelque service qu’ils appartiennent et quel que soit leur lieu d’affectation,

des règles exprimées ci-dessus.

Par elles, le rédacteur s’efface derrière l’administration qu’il représente.

L’homogénéité du style exprime ainsi la prééminence et la permanence de

l’Administration.

CONCLUSION

En conclusion, l’on peut dire que chacune des qualités de l’écrit professionnel que nous

venons de présenter à une justification précise. Elles sont nées des nécessités du

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service et se sont affirmées par une longue pratique. Elles deviennent donc des normes

de rédaction qui s’imposent à tout rédacteur administratif.

MODULE 2 : DOCUMENT DE CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

USUELLE : LA LETTRE.

Compte tenu de l’extension des domaines d’activité de l’administration, lamultiplication des rapports entre l’administration et les administrés entraîne une

correspondance prépondérante. Ainsi donc l’administration utilise deux types de lettre :

lettre personnelle et la lettre entre services.

A- LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

C’est le caractère personnel du motif de la correspondance sortant de l’activité

ordinaire du service.

Elle est utilisée :

1) par les fonctionnaires s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui exposer un

problème personnel ou par un supérieur répondant à un subordonné.

.

2) Par les représentants de l’administration lorsque ceux-ci s’adressent à une

personne privée ou au représentant d’un organisme privé.

3) Par les représentants de l’administration quant ceux-ci s’adressent aux

représentants d’une administration étrangère ou internationale.

NB : Présentation du schéma d’une lettre à forme personnelle.

La lettre à forme personnelle dans sa forme la plus simple comporte cinq éléments :

• la date

• la formule d’appel

• le corps de la lettre

• la formule de courtoisie

• la signature.

La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre.

Ex : Monsieur le Ministre.

Elle traduit une marque de considération.

La formule de courtoisie est la phrase finale dans laquelle on exprime ses sentiments au

destinataire.

Elle traduit aussi le dévouement, la déférence, et le respect dû à une autorité. «Recevez

l’assurance de ma haute considération».

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B- LA LETTRE ENTRE SERVICES. (Ou lettre administrative).

Elle est utilisée pour les correspondances entre deux services publics relevant d’un

même Etat ou d’une même structure gouvernementale.

La lettre à forme personnelle et la lettre entre services sont deux formes de

correspondances administratives qui présentent des traits communs, en dehors desformules d’appel et de courtoisie qui ne figurent que dans la lettre à forme personnelle.

C’est-à-dire qu’elle doit tenir compte de la hiérarchie, être objective, courtoise, et

prudente. Mais aussi s’attacher à la précision et une grande efficacité.

La lettre entre services a une présentation particulière qui est toujours la même partout.

En effet elle comporte des mentions spécifiques qui renforcent son caractère officiel.

Des mentions relatives à l’appellation de l’état et le timbre de services.

D’autres mentions sont indispensables pour assurer la clarté de la correspondance dans

son cadre hiérarchique :

• La suscription• La signature

• Le sous couvert

D’autres encore servent à l’identification du document lui-même :

• Le numéro d’enregistrement

• Le lieu et la date

• L’objet

• La référence.

Enfin des mentions occasionnelles et donc facultatives :

• Pièces jointes• Ampliation.

1- L’appellation officielle de l’Etat

Elle est écrite sur une ligne, suivie en dessous de la devise, généralement en haut à

droite de la lettre.

Ex : République de Côte d’ivoire

Union- Discipline- Travail.

Cette mention renforce le caractère officiel de la lettre. L’appellation de l’Etat est suiviede la devise de cet Etat. Mais son absence n’enlève pas sa qualité à la lettre ; Cette

mention peut être centrée ou au dessus des autres mentions. Mais le choix de

l’emplacement décidé par le service sera une fois pour toute respectée.

2- Le timbre du service

Il figure en haut et à gauche de la page. C’est la mention d’identification du service

émetteur. Il doit indiquer l’origine de la lettre avec précision, en respectant la hiérarchie

des services.Le timbre est presque le reflet de l’organigramme du service.

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Ex emple : Ministère de la fonction publique

Le Ministre

Ou

Ministère de la fonction publique

Ecole nationale d’administration

Centre de formation continue des cadres.Ou

Ministère de l’économie et des finances

Direction de la comptabilité publique et du trésor

Sous direction du personnel et du matériel

Service du matériel.

NB : Le timbre est bref quand le document émane des hautes instances hiérarchiques.

Aussi est-il si complexe quand le document émane d’un service subordonné.

3- La suscription

C’est l’adresse du destinataire d’une lettre. Dans la lettre entre services, elle est

portée en haut, à droite, sous la date. Elle est composée de deux parties reliées par la

préposition «à» :

Ex : Le préfet de Sinfra

A

Monsieur le Ministre de l’intérieur.

NB : Le mot «Monsieur» ou «Madame» est toujours écrit en toutes lettres. Cependant la

première partie de la suscription sera supprimée, car elle serait une répétition inutile,

lorsque l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre.

Ex :

Ministère de la fonction publique

Le Ministre

Date, le ------------------------

A Monsieur Le Préfet de Sinfra

4- Le sous-couvert

Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule de«sous le couvert de la voie hiérarchique».

Exemple : Monsieur le ministre de l’intérieur

A

Monsieur le Sous-préfet de Sinfra

S/c de Monsieur le Préfet de Sinfra.

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5- La signature

C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assume la responsabilité de la

lettre. La signature d’une même personne doit avoir une forme constante pour être

reconnue comme authentique par tous. Elle est l’élément fondamental d’un document

administratif. Un document non signé est en droit considéré comme inexistant, et n’a

donc aucune autorité. La signature est donc la condition de validité des actesadministratifs.

Encore faudrait-il que cette signature soit celle de l’autorité compétente.

Comment procède t-on à l’identification de cette autorité ?

En effet la signature proprement dite sera précédée de l’attache, c’est-à-dire de

l’indication de la qualité du signataire et éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer.

• Elle est l'élément fondamental d'un document administratif.

Un document non signé peut être considéré comme non existant en droit.

La signature est la condition de validité des actes administratifs.

• Dans l'Administration, le pouvoir de signer n'appartient qu'aux

autorités administratives, c'est-à-dire, aux chefs de départements ministériels,

aux chefs de circonscriptions administratives déconcentrées et aux chefs des

collectivités territoriales décentralisées ou des services.

Ainsi, ce sont les ministres, les préfets, les sous-préfets, les maires, les chefs

d'établissements publics et accessoirement certains chefs de services publics extérieurs

ou spécialisés. Ce pouvoir appartient de droit au chef de l'Etat, Chef de l'Administration.

Dans le souci de rapprocher l'Administration des administrés il peut être procédé à

des délégations de compétence, de l'autorité supérieure à une autorité subordonnée,

désignée ès qualité. Ces délégations sont partielles, permanentes et impersonnelles ; il y

a donc transfert de responsabilité puisque le déléguant perd la compétence déléguée et

ne peut plus l'exercer.

Au sein d'un service administratif, placé sous la responsabilité d'une autorité

compétente, peut être utilisé le procédé de la délégation de signature. L'autorité

compétente peut déléguer sa signature à certains de ses collaborateurs à l'effet de traiter

certaines affaires. Cette délégation doit faire l'objet d'un texte officiel qui en fixe le cadre

et les limites et doit être publié.

«Pour le Ministre et par délégation

le Directeur du CabinetAntoine Kouadio»

Dans certains cas et en l'absence de toute délégation, certains documents peuvent

être signés par ordre (PO.). Cette signature ne peut porter que sur des correspondances

courantes lorsque Ie titulaire est momentanément empêché et en vertu d’instructions

verbales de celui-ci.

Exemple. :

Pour le Directeur empêché

et par ordre

Le Secrétaire général

Ahmed Chekaoui

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6- Le numéro d'enregistrement

C'est le matricule du document. Mais il s'agit du numéro, inscrit au registre «départ»

du service émetteur. Le numéro est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement

de celui de sa subdivision. Ces éléments sont séparés par des barres obliques et se

succèdent dans l'ordre hiérarchique :

Exemple. :

N° 23/SP-BLI signifie, le 23ème document établi par le Sous-Préfet de Boundiali.

Le numéro d'enregistrement est généralement placé sous le timbre.

Par ailleurs, le numéro se place avant le sigle.

Exemple. :

N° 23/SP-BLI et non SP-BLI /23.

7- Le lieu et la dateGénéralement portés en haut et à droite du document.

L'adresse du service et son numéro de téléphone peuvent être portés sous la date.

Exemple. :

Abidjan le 1 octobre 2005

Boulevard André-Latrille, Cocody les 2 Plateaux

BP. V 20 Tél. : 41-52-25/41-52-31.

8- Les initiales du rédacteur et de la dactylographe

Cette mention n'a qu'un intérêt limité pour le destinataire.

Son utilité est grande pour le service émetteur où l'autorité responsable pourra

savoir qui est l'auteur du document présenté à sa signature et quelle est la secrétaire ou

la dactylographe qui a frappé le texte.

Cette mention se place au-dessus du timbre.

Exemple :

JK/MD

Ministère de la Fonction Publique

ECOLE NA TIONALE D'ADMINISTRA TIONLe Directeur

N° 329/MFP/ENA

Dans cet exemple,

JK/MD

JK = Jean Kassy -Rédacteur

MD = Mariam Dosso- Dactylographe.

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9- L'objet

C'est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre.

L'appellation «objet», soulignée et en toutes lettres, est portée sur le côté gauche

de la feuille, en respectant la marge normale prévue pour le corps de la lettre.

L'objet a pour but de permettre au destinataire de situer d'un coup d’œil, le contenu

de la lettre et de faciliter la ventilation du courrier et son classement.

10- La référence

La présence de cette mention ne se justifie que si elle se réfère à un document ou

un événement antérieur; elle permet d'en faciliter la recherche et relie la lettre à ses

antécédents. C'est presque toujours le cas pour une lettre administrative.

La référence comportera, selon le cas :

• Le numéro d'enregistrement et la date de la correspondance,

• La date de la conversation ou de la communication,

•

Le numéro du dossier cité,• Le numéro d'identification du texte législatif ou réglementaire cité.

11- «Pièces Jointes» ou P.J.

Cette mention attire l'attention du destinataire sur les documents annexes transmis

avec la lettre.

On la met sous le timbre où elle sera plus visible.

La mention comportera, soit uniquement le nombre de pièces, soit également leur

désignation succincte.

Exemple :

Pièces jointes : 3 ou

Pièces jointes : 3 attestations de prises de fonction.

Lorsque la mention figure sous la référence, il est préférable de la porter en toutes

lettres.

Les initiales «P.J.» seront plutôt réservées au bas de la page.

12-Les ampliations

Lorsque des copies signées et conformes à l'original sont adressées à d'autres

services ou personnes que le destinataire principal du document, mention de cesdestinataires particuliers (de ces ampliations) doit être faite sur la lettre.

C'est une question de courtoisie pour le destinataire principal indiqué par la

suscription, qui doit savoir que ce qui lui est destiné sera également connu d'autres

personnes.

Exemple. :

Ampliations

• Directeur

• Secrétaire général• Bureau d'ordre.

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Elle peut se faire également sous la forme d'un tableau :

Exemple. :

Ampliations

DIR. ENA………………….3

S. Gl………………………..3

CFCC………………………3EPFP……………………….2

Bureau d'ordre…………….3

JORCI……………………...3

Il faut bien noter que la mention «ampliation» ne doit pas figurer nécessairement sur

tous les documents.

Par ailleurs et en principe, elle ne figure pas dans une lettre personnelle.

13- Les mentions circonstancielles.Il s'agit des mentions :

• Urgent

• Rappel

• Visé ou «visa»

• Personnel

• Confidentiel

• Diffusion restreinte

• Secret

• Recommandé• Recommandé avec accusé de réception

• Express ou par porteur.

NB : Les mentions URGENT, RAPPEL, se placent sous le timbre. Ces mentions

peuvent être dactylographiées ou apposées au tampon.

Le corps de la lettre, constitué par le texte, est soumis aux règles de composition

et de présentation et aux normes qualitatives qui ont déjà été indiquées plus haut :

• Introduction• Développement

• Conclusion.

Une seule particularité : la lettre administrative ne comporte pas de formule d'appel ni

formule de politesse.

Toutefois, le respect de la règle de courtoisie fait que l'on compense l'absence de ces

formules par l'emploi de l'expression «j'ai l'honneur» qui doit figurer au moins une fois

dans le corps de la lettre.

Elle peut être remplacée, lorsque l'on veut atténuer une réponse défavorable par

l'expression : «J’ai le regret de ... »Le document n2 10 représente la mise en page d'une lettre administrative.

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MISE EN PAGE D’UNE LETTRE ADMISTRATIVE

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F

InitialesRéd-Dactylo

AAppellation de l’Etat et de la

devise

BTimbre du service

ELieu et date

DN° d’enregistrement

CRéclame ou souscription

Objet : G

Réferences : (s’il y a lieu)H

Pieces jointes : (s’il y a lieu) I

JCorpsDe

La Lettre

KAmpliation

LAttaché et Signature



TYPES DE LETTRES

On pourrait, en faisant comme dans le cas de la lettre à forme personnelle,

distinguer les types de lettres suivantes :

• Les lettres d'information

Elles commencent par les formules suivantes:

Exemple.

- J’ai l'honneur de vous faire connaître...

- de porter à votre connaissance...

- de vous signaler.

• Les lettres d'exposition ou de compte rendu

Exemple.- J'ai l'honneur de vous rendre compte

• Les lettres sollicitant un avis ou des instructions

Exemple.

- J'ai l'honneur de vous demander (ou de vous prier) de bien vouloir

me donner vos instructions

• Les lettres formulant une proposition

•Les lettres demandant des éléments de réponse, etc.

• Les lettres de rappel.

Elles ont pour but d'inviter le destinataire à répondre à une lettre précédente.

- «J'ai l'honneur de vous rappeler les termes de ma lettre N°»

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C- LA LETTRE D’AFFAIRES

I- CONSEILS GENERAUX DE REDACTION

Il y a des règles qui s’appliquent à toutes les lettres d’affaires : ces règles concernent :

1°) la manière de commencer et de terminer une lettre ;

2°) les qualités de fond et de forme dont doit témoigner la rédaction et cela quel que soitl’objet de la lettre.

1- Les débuts de lettre

L’entrée en matière et la finale d’une lettre méritent une attention particulière. On peut,

dans une certaine mesure, les comparer à la manière dont un visiteur se présente et

prends congé. Il importe que l’une et l’autre soient correctes, aisées, aussi exactement

adaptées que possible à la personne du destinataire, à l’objet de la lettre, aux

circonstances qui motivent la rédaction.

Différentes manières de commencer une lettre d’affaire

Lorsqu’on a une lettre à écrire, trois cas peuvent se présenter :

- On répond à une lettre (cas le plus fréquent)

- On confirme une lettre restée sans réponse ;

- On écrit pour la première fois à quelqu’un.

• Premier cas : répondre à une lettre

Il est d’usage d’accuser réception de la lettre à laquelle on répond : on en rappelle la

date et, si possible, sommairement l’objet.

Exemple :

- Nous vous accusons (ou nous accusons) réception de votre lettre ….

Courant, relative au règlement de votre facture du … dernier.

- Nous avons biens reçu (nous recevons) votre lettre du …. Courant…

Il faut éviter d’écrire (ce serait insuffisamment précis :

- Nous avons reçu votre dernière lettre relative à notre facture ;

D’autres formules qui mettent l’accent sur un sentiment, une attitude, …. Qu’on tien à

exprimer dès l’abord au correspondant peuvent être préférées :

Exemple :

- Je suis heureux d’apprendre par votre lettre du…

- Nous vous remercions de l’ordre que nous apporte votre lettre du….

- Les termes de votre lettre du …. Nous surprennent.

L’accusé de réception est nécessaire en correspondance d’affaires, d’une part ; il aide le

correspondant à «localiser» l’affaire dont il va être question ;

18



d’autre part, il établit entre les lettres échangées un lien formel et peut constituer, en cas

de différend, un moyen de preuve.

Quelques débuts de lettres pour les circonstances les plus courantes de la vie

commerciale

a) Pour remercier d’un service rendu par le correspondant :

- Je vous remercie de ….

- Je vous sais gré….

- Je vous suis reconnaissant (très reconnaissant, obligé, très obligé,…)

d’avoir bien voulu….

b) La lettre du correspondant demandait-elle un service qu’il est possible

de rendre ?

- Suivant le désir exprimé par votre lettre du ….- Conformément à votre demande du …. J’ai pu vous réserver un lot de

…

c) Est-il possible de donner une suite favorable à une proposition, à une

demande ?

- Malgré mon vif désir de vous être agréable, il ne m’est pas possible de

vous livrer …. Pour le..….

Dans presque tous les cas, il vaudra mieux, avant de formuler le refus, exposer les

raisons qui motivent. Le début de la lettre «prépare» le développement par une tournure

du genre suivant :

- Votre lettre du..… courant a eu toute notre attention.

d) Pour une réponse à une demande de prix, de conditions de vente :

- Nous vous remercions d’avoir bien voulu nous consulter pour la

fourniture éventuelle de ….

FAUTES A EVITER

• Le style «télégraphique » :

- Reçu votre lettre du … d’accord avec vous.- Votre lettre du… : pouvons vous fournir…

• Le style «télégraphique » :

- En main votre honorée (ou votre estimée) du…… (honorée et estimée

sont des qualifications que l’on réserve habituellement aux personnes).

• Les tournures puériles :

- Je viens, par la présente…..

19



• Deuxième cas : on confirme une lettre restée sans réponse

Lorsqu’une première lettre reste sans réponse, il faut (sauf si on a la preuve formelle du

contraire et qu’une franche explication paraisse nécessaire) qu’il n’y a ni négligence ni

mauvaise volonté de la part du destinataire : la lettre a pu ne pas être remise ; il peut être

souffrant, absent de son domicile habituel….

Quand on lui écrit à nouveau :

• Ou bien on rappelle dans la nouvelle rédaction les termes de la première

lettre :

Exemple :

- Par ma lettre du … je vous priais de me faire connaître si ….

- Nous vous avons demandé, le……..

• Ou bien, et le procédé est meilleur, on a joint à la nouvelle lettre un

duplicata de celle que l’on confirme :

Exemple :

- Nous vous confirmons notre lettre du 4 juillet dernier, dont ci-joint copie….

- Nous vous remettons, copie de notre lettre du….

CAS PARTICULIER

Lorsqu’on adresse le même jour, à un correspondant, plusieurs lettres sur le même sujet,

il est bon d’établir une corrélation entre elles :

- Nous référant à notre première lettre de ce jour…

- Nous vous confirmons notre première lettre de ce jour…

Ainsi, si le destinataire reçoit ces lettres par un même courrier, il sera en mesure de

déterminer l’ordre dans lequel elles ont été rédigées et de reconnaître celle qui donne la

dernière attitude de l’expéditeur au sujet de la question traitée.

Pour écarter toute possibilité de confusion ou de malentendu, on pourra ajouter à la finde la rédaction de la lettre la plus récente :

- L’offre ci-dessus (ces nouvelles dispositions, ce qui précède…) annule les

termes de notre première lettre de ce jour…

20



• Troisième cas : on écrit pour la première fois à quelqu’un

Pas de lien avec la correspondance déjà échangée avec le même destinataire.

Dans ce cas, le mieux est d’aborder immédiatement le sujet de la lettre :

Exemple :

- Pour une commande : veuillez m’expédier….

- Pour une demande de prix, d’échantillons :

Nous vous prions de faire connaître vos prix et conditions pour livraison

(fourniture) éventuelle de…

Voudriez-vous avoir l’obligeance de m’adresser, le plus tôt possible, des

échantillons de vos diverses sortes de…

- Lorsque la lettre doit baser son argumentation sur des faits (réclamation au

sujet d’une livraison défectueuse, rappel d’engagement non tenu par le

correspondant…), la lettre, sans autre préambule, commerce par exposer ces

faits :

Vous nous avez vendus, le …, livrable au plus tard le… Or, à ce jour, ces

articles ne sont pas encore à notre disposition (réclamation pour retard).

- Pour une demande de service de renseignements :

J’ai recours à votre obligeance pour…

Je vous serais obligé (réclamation, très reconnaissant) de bien vouloir me…

- Pour un envoi de valeur, un règlement :

Nous vous remettons, sous ce pli… Nous vous adressons, sous pli séparé

commandé,

2- Les finales de lettre

• Nécessité d’une conclusion

Dans les relations d’affaires on n’écrit pas pour le seul plaisir d’écrire : une lettre

commerciale a toujours un objectif précis. C’est pourquoi il est indispensable, à la fin de

la lettre, lorsque les faits, l’argumentation de fond ont été exposés d’indiquer avec netteté

au destinataire ce qu’on attend de lui.

Dans une phrase sans ambiguïté, on appelle son attention sur la décision qu’il doit

prendre, le désir qu’on a d’être fixé sur ses intentions, l’espoir d’obtenir son accord sur la

proposition qui lui est soumise, …. Ou on exprime le regret de ne pouvoir lui donner

satisfaction, la conviction qu’on a (ou qu’on veut avoir) qu’il acceptera le refus qu’on doit

lui opposer, le plaisir qu’on éprouve de pouvoir lui rendre service…

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Selon les circonstances, on est plus ou moins pressant mais on est toujours aussi claire

que possible. Trop de lettres pèchent par manque de conclusions précises, ce qui peut

donner au destinataire un prétexte pour se dérober.

Exemples :

- Si comme nous l’espérons, notre offre à votre agrément, veilleznous en informer dans les meilleurs délais….

- Une confirmation rapide de votre part nous permettrait de

commander sans retard les matières qui nous sont nécessaires et, ainsi, de

pouvoir vous donner satisfaction pour la date que vous nous indiquiez…..

- Nous souhaitons qu’il vous soit possible de réserver un accueil

favorable à notre offre et vous remercions par avance.

- Nous sommes convaincus que cette première livraison vous

donnera satisfaction et nous espérons que vous voudrez bien nous consulter lors

de vos prochaines, besoins (nouveau client qu’on avise de l’expédition de sapremière commande).

- Nous espérons que vous ne nous tiendrez pas rigueur de ce

contretemps. Nous veillerons à ce qu’à l’avenir de tels faits ne se renouvellent

pas (retard de livraison).

- Nous attendons donc vos instructions (votre décision, votre accord,

votre avis,) avant de mettre votre commande à exécution.

Il faut éviter les formules suivantes :

- Dans l’attente de vous lire…. Ou d’une réponse favorable…

Dans cette attente elles sont banales et témoignent d’une indigence de pensée et

d’expression de la part de celui qui les utilise.

• La formule de politesse

Traditionnellement, la rédaction de la lettre se termine par une formule de politesse.

a) Son utilité : elle répond à une règle de civilité à l’égard du destinataire.

b) Choix de la formule de politesse : elle varie suivant :

- Le destinataire de la lettre : On tient compte de la situation

sociale du correspondant, des relations entretenues avec lui, du comportement

habituel de l’intéressé, de sa position à l’égard de l’entreprise.

- L’objet de la lettre : elle ne saurait être identique pour une lettre

qui sollicite et une lettre qui menace.

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- Elle et solidaire de l’appellation : il la faut nuancée et sincère,

d’une sincérité tempérée, lorsque les relations avec un correspondant ont

tendance à s’aigrir, par le souci de rester correct et digne.

c) Les formules à employer sont : rappel de quelques règles généralement

admises.

- Pour un supérieur

On commence par : Veuillez agréer,

Je vous prie d’agréer,

Veuillez accepter,…

Puis on répète le ou les termes de l’appellation : Monsieur,

Messieurs,

Monsieur le Directeur.

Et on formule : l’expression de ses sentiments respectueux, très

respectueux… «Si des liens de subordinations existent, on exprime ses

sentiments dévoués».

- Pour un égal

Le début de la formule peut ne plus contenir le mot «veuillez», lequel est remplacé par

«Recevez», «croyez».

A «l’expression» de ses sentiments …. On substitue «l’assurance» de ses sentiments.

Une certaine intimité, des relations fréquentes et cordiales feront disparaître ce dernier

terme :

Croyez, cher Monsieur, l’assurance de mes sentiments distingués

Croyez, mon Cher X……, à mes sentiments.

Les termes «distingués», «considérération», éveillent une idée de comparaison à

réserver à un supérieur écrivant à un inférieur. «Salutations» et «sentiments»

correspondent à des relations qui ne se situent pas sur le même plan («salutation»

convient à des relations qui n’ont pas dépassé le cadre de la strict courtoisie) ; «sincère»

est un qualificatif qu’il y aurait sans doute intérêt à ne jamais utiliser dans une formule

finale.

- Entre Homme et Femme

Les formules doivent contenir un degré supplémentaire de réserve, de discrétion, de

respect :

Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes salutations (très, le

plus…) respectueux hommages.

- Les formules de politesse de la lettre d’affaires

Bien entendu, la lettre commerciale a tout à gagner à s’inspirer, dans le choix de laformule de politesse, des règles précédentes.

23



En fait, les formules de la correspondance d’affaires courantes sont assez peu variées et

on ne se préoccupe pas toujours suffisamment de leur signification et de leur valeur. Il

faut le regretter. S’il est des destinataires qui ne les lisent pas et, parfois, en nient même

l’utilité, il en est d’autres qui y prêtent attention. Une formule bien choisie ajoute à la lettre

une note personnelle de civilité aussi nécessaire dans les relations commerciales que

dans les relations privées.QUELQUES FORMULES TRADITIONNELLES

- A un fournisseur :

Veuillez agréer (Agréer…), Monsieur, mes salutations distinguées,

mes salutations les meilleures, mes cordiales salutations,… (selon l’état

des relations).

- A un client :

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.

Je vous prie croire, Cher Monsieur, à mes sentiments dévoués.

- A une femme

Veuillez agréez, Madame, mes respectueuses salutations.

NB : L’emploi de formules plus sobres se répands ; on se contente de plus en plus

d’écrire :

Vos dévoués ;

Cordialement (Amicalement ; fidèlement ; respectueusement….)

votre.

Mais les nuances qui ont été indiquées ci-dessus restent valables pour la rédaction d’une

correspondance que son auteur veut marquer de sa personnalité.

Il faut écarter rigoureusement les formules qui, instinctivement, provoquent un

haussement d’épaules de la part de ceux qui les lisent.

24



MODULE 3 : LES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE

ET D’INJONCTION

A- DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service est un document interne par lequel un supérieur donne à ses

subordonnés soit des informations, soit des instructions à caractère permanent outemporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le

fonctionnement général de celui-ci. Ces instructions resterons applicables tant que leur

objet subsiste ou jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger. Elle

contient les prescriptions d’un chef à ses subordonnés en vue de l’application d’une

décision.

La note de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement

à une partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par

chaque supérieur à l’attention de ses propres subordonnés. C’est une rédaction abrégée,

présentée sous forme impersonnelle et parfois impérative. Elle s’adresse à un seulindividu ou à un groupe de personnes. Venant de la hiérarchie, elle véhicule souvent des

ordres ou des informations en rapport direct avec l’activité d’un service ou de l’entreprise.

Elle doit être claire, très précise et mentionner son origine, son objet, ses destinataires, la

date de réalisation, le titre NOTE DE SERVICE, son numéro d’ordre, ses références, le

titre et le nom du signataire.

B- DES NOTES ET INSTRUCTIONS

Dans le domaine administratif, les documents écrits par lesquels une autorité donne aux

agents qui lui sont subordonnés, les indications, prescriptions, éclaircissements dont ces

agents ont besoin pour accomplir leur mission, conformément aux décisions de l’autorité

supérieure. Les instructions prennent des appellations diverses suivant leurs caractères

propres. On distingue :

• Les instructions permanentes

Ce sont des directives écrites à suivre pour exécuter un travail bien déterminé afin

d’éviter les tâtonnements, fausses manœuvres et erreurs. Ce sont des ordres

agrémentés d’explications qui indiquent clairement la marche à suivre pour

l’accomplissement d’une tâche très précise ; elles sont souvent accompagnées de

dessins, croquis, schémas qui permettent de mieux les comprendre. Emanantgénéralement du sommet, elles sont d’une portée générale, demeurent valables tant

qu’elles n’ont pas été abrogées ou modifiées et intéressent tous les services de

l’Administration.

• La Directive

Ce sont des instructions données en vue d’une mission définie, de caractère temporaire.

C’est un document qui est surtout utilisé dans l’administration militaire. De diffusion plus

restreinte que l’instruction ou la circulaire, elle s’adresse aux échelons supérieurs de la

hiérarchie auxquels elle fixe les buts à atteindre et les moyens d’y parvenir.

25



• La Circulaire

Elle s’apparente à la directive mais est de portée plus restreinte, plus limitée dans le

temps. De caractère documentaire plus accusé, elle apporte des précisions aux

conditions dans lesquelles doivent être appliquées les directives, les décisions

auxquelles elle se réfère. Il ne faut pas confondre la «note circulaire et la lettre

circulaire» qui a une portée beaucoup plus large (extérieur de l’entreprise).

La circulaire, dite aussi circulaire d’application ou interprétative, est un document

hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité administrative supérieure

(Chef d’Etat ou Premier Ministre, Ministre Chef de Circonscription Territoriale) aux

autorités ou services subordonnés. On rappellera à ce propos que la circulaire fait partie

des mesures d’ordre intérieur, inopposables. Exemples de circulaires : «Circulaire

interministérielle», «Circulaire présidentielle». Cas particulier …. La lettre-circulaire.

Nous venons de voir que la circulaire, document d’instruction à caractère hiérarchique età destination collective, tendait, dans sa mise en page et en raison de sa vocation

normative, à se rapprocher de la présentation des actes réglementaires, et donc à

s’éloigner de la forme propre à la lettre administrative ordinaire.

• L’Ordre

C’est une injonction formelle faite à un agent de l’Administration d’exécuter une décision

de caractère collectif ou individuel. Les ordres courants sont donnés verbalement.

Toutefois, lorsque la tâche ou la mission à accomplir présente une certaine importance,

ou met en jeu la responsabilité de l’autorité hiérarchique, les ordres doivent êtreconfirmés par écrit et rédigés avec le plus grand soin, en terme clairs et précis pour ne

laisser subsister aucune ambiguïté, aucun doute sur le sens de l’intervention ordonnée à

l’agent, sur son cadre et ses limites. Certains ordres, correspondant à des catégories de

tâches ou à des opérations de services fréquentes, sont rédigés sur des formulaires

imprimés : ordre de missions, ordre de paiement, etc…

L’ordre et la directive ont en commun d’être des documents d’injonction à valeur

temporaire et destinés à un nombre réduit de destinataires, voire, pour l’ordre, à une

seule personne. Ce sont également tous deux des documents hiérarchiques, internes àl’Administration.

• L’Ordre de mission

Lorsqu’un agent est envoyé en mission, il reçoit des instructions verbales ou écrites

(sous forme de note écrite le plus souvent), de son supérieur ; mais cette mission

s’inscrit aussi dans un processus administratif. L’ordre de mission, qui officialise un

déplacement, en indique la date et la durée et fixe les droits à indemnité de l’agent. C’est

le document indispensable à l’ouverture de la procédure de liquidation des indemnités.

De plus, il sert d’introduction à l’agent auprès des autorités ou services qu’il aura à visiter

et de couverture en matière de responsabilité, en cas d’accident en cours de mission.

26



Sur le formulaire sont donc prévu, en plus des mentions habituelles (timbre, etc) :

Le nom et la fonction de l’agent, la date, la durée et le lieu de la mission ;

Niveau des indemnités auxquelles elle donne droit (rubrique : moyen de transport, classe

de voyage, groupe de classement) et la référence d’imputation budgétaire.

On notera enfin que l’ordre de mission, pour éviter tout abus, est signé par un agent d’unrang élevé, agissant en vertu soit des pouvoirs dont il est investi réglementairement, soit

d’une délégation de signature de l’autorité administrative compétente.

• La note de Consignes

Ce sont aussi des instructions qui ont un caractère absolument formel. Elles indiquent à

chaque individu, ce qu’il doit faire pour que son action s’enchaine à celle des autres.

Elles ne laissent place à aucune initiative personnelle qui pourrait s’avérer désastreuse.

Elles s’adressent au personnel subalterne et font appel à l’obéissance passive.

Elaborées comme des commandements, elles sont toujours affichées dans les lieux oùelles doivent être appliquées. «Les consignes contrairement aux instructions, sont à

respecter à la lettre».

C- DE LA NOTE D’INFORMATION

C’est un écrit qui véhicule une information d’ordre générale. C’est un document interne

par lequel un supérieur donne à ses subordonnés soit des informations.

D- DU MEMOIRE

Le mot mémoire recouvre différentes acceptions dans le langage juridico-administratif

comme dans le langage universitaire.

On connaît le mémoire introductif d’instance, présenté par un justiciable devant une

juridiction ; le mémoire que soutient l’étudiant devant un jury de professeur pour faire la

preuve de ses aptitudes à la recherche ; le mémoire qui sert de justification au paiement

de certains travaux.

Le mémoire dont il est question ici est un écrit de fond, une étude portant non plus sur

des faits ou des événements circonstanciels mais sur une question plus large ou un

enchainement de faits ou d’éléments dont on fait une étude complète.

Il se rapproche donc de ce type de rapport que nous avons appelé ‘’Rapport d’étude’’mais s’en distingue en ce sens qu’il présente un caractère plus intellectuel, plus

scientifique et moins empirique. Il constitue un travail de réflexion beaucoup plus large.

E- DES NOTIFICATIONS, INJONCTIONS ET MISE EN DEMEURE

Ces trois sortes de documents généralement destinés à des personnes n’appartenant

pas à l’Administration : ‘‘administrés’’, contribuables, justiciables, cocontractants de

l’Administration, pour employer le jargon consacré.

27



• La notification

C’est l’action de porter, de façon formelle et officielle, une décision à la connaissance de

la personne concernée. C’est la réglementation qui prescrit les cas, les conditions et les

formes de la notification. Le document de notification peut être une simple lettre

(recommandée) ou un formulaire correspondant à des cas d’espèce propres à chaque

administration considérée.

Les notifications sont faites soit à la mairie du domicile de l’intéressé, soit directement à

son adresse dans le cas d’une lettre recommandée. D’autres cas, au contraire,

requièrent l’intervention d’un huissier ou d’un auxiliaire de justice ou d’un fonctionnaire

assermenté ayant les mêmes attributions.

• Les injonctions et mises en demeure

Ce sont des ordres ou des sommations à des administrés pour les contraindre à

exécuter ou à respecter une décision administrative prise à leur encontre.

Par exemple : en matière fiscale, en matière d’occupation abusive du domaine public,etc.

L’exécution de ces décisions est normalement confiée à des agents commissionnés à

cet effet. Injonctions et mise en demeure font généralement l’objet de formulaires

imprimés, lorsqu’elles correspondent à une activité fréquente du service. Dans le cas

contraire, elles donneront lieu à une lettre envoyée sous pli recommandé.

• Le communiqué

Le communiqué est un document par lequel une autorité politique ou administrative

entend porter à la connaissance du public soit les résultats d’une conférence ou d’uneétude, soit les modalités d’une décision, soit des informations que la population a intérêt

à connaître. Par exemple, à l’issu d’une conférence internationale, d’une conférence inter

services, on publiera un communiqué donnant des précisions sur le déroulement et sur le

résultat des conversations.

La substance des communiqués peut être portée à la connaissance des administrés par

voie d’affiche ; celle-ci porte alors en gros caractères : «Avis à la population» (ou Avis

à telle catégorie de citoyens), et se termine par la signature, précédée de la qualité, de

l’autorité dont émane l’avis.

Mais, le plus souvent, la substance des communiqués est portée à la connaissance de la

population par voie de la presse écrite, parlée, filmée et télévisée.

Les communiqués doivent être aussi bref que possible, rédigés en terme claire et précis,

contenir tous les éléments indispensables à l’intelligence des prescriptions ou des

informations qu’ils renferment.

Ils seront précédés d’une phrase indiquant leurs origines, par exemple :

«Le Sous Préfet de Gueyio communique,..»«La Préfecture de Police communique,..».

28



F- LE COMPTE RENDU

Un compte rendu est essentiellement le récit, l’exposé plus ou moins détaillé ou

circonstancié de fait, d’événements, de travaux, de discussions… auxquels le rédacteur

a assisté activement ou non. C’est une relation généralement chronologique de faits

enchaînés les uns aux autres et mentionnant les différents mentionnant les difficultés

rencontrées.

Il est essentiellement descriptif.

Les faits doivent être rapportés objectivement.

Le compte-rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet.

Suivant leur forme et leur destination, on peut classer les comptes rendus en deux

catégories :

- les comptes rendus hiérarchiques

- les comptes rendus de réunion.

Les comptes rendus hiérarchiques se subdivisent en :

- comptes rendus d'activité ou de mission et en

- comptes rendus d'accident.

En ce qui concerne les comptes rendus de réunion, on distingue :

- les comptes rendus intégraux et

- les comptes rendus analytiques.

1. Les comptes rendus hiérarchiques

Ils sont qualifiés comme tels parce qu'ils sont rédigés habituellement, à la demande

d'un chef hiérarchique, que ce soit à la suite d'un ordre précis ou pour satisfaire une

réglementation.

1.1 Le compte rendu d'activité ou de mission

C'est un compte rendu établi par le rédacteur soit de sa propre initiative, soit sur

ordre, pour relater de façon détaillée ou précise un événement ou une situation.

29



Exemple : Compte rendu de mission

MINISTERE DE LA PLANIFICATION REPUBLIQUE ISLAMIQUE

DE MAURITANIE

ET DU DEVELOPPEMENT RURAL Honneur. Fraternité .JusticeService de l'Elevage

Nouakchott, le 20 décembre 1989

.N° 96/SE/ISV

A Monsieur le Directeur

du Service de l’EIévage

COMPTE RENDU

de la mission de contrôle effectuée dans la circonscription d'Attar par M. Hamoud Ould

Séfaoui inspecteur des services vétérinaires.

Comme suite à votre demande, j'ai l'honneur de vous rendre compte sommairement ci-

après de la mission de contrôle que j'ai effectuée du 12 au 16 décembre 1989 dans la

circonscription d'Attar, conformément à vos instructions du 8 décembre 1989.

J'ai été accompagné dans cette tournée par M. Saleck Ould Amara, responsable de la

subdivision, qui m'avait signalé les zones les plus critiques à visiter en priorité: Ouadane et la

région de Sebkhet Chemchane et au-delà jusqu'au puits d'El Beyed.

Dans les six campements nomades que nous avons pu examiner dans cette zone, nous

avons pu évaluer le cheptel à 2 000 gamelins, 10 000 bovins, 25000 ovins et caprins.

Si le reste du bétail semble n'avoir pas trop souffert de la dernière saison sèche, et avoir

bien récupéré avec la saison les pluies, il semble n'en avoir pas été de même pour les bovins

pour lesquels les éleveurs nous ont signalé de nombreuses pertes d'adultes et un déficit des

naissances par rapport aux années précédentes.

L'insuffisance de la dernière saison des pluies et l'état médiocre des pâturages que nous

avons pu constater laissent craindre une période très difficile dès le milieu de la saison sèche.

Le bétail sédentaire que nous avons pu examiner dans les villages de palmeraie,

constitué surtout d'ovins, caprins et asins semble en meilleur état en raison de la nourriture

complémentaire fournie par les résidus de cultures sous palmeraie, mais l'effectif en est

beaucoup plus restreint.

Un rapport plus précis et argumenté de cette mission vous sera soumis dans les

prochains jours, dès que j'aurais pu exploiter de façon plus approfondie les notes recueillies au

cours de cette tournée et les comparer avec les résultats de la tournée effectuée dans la mêmerégion en novembre 1997.

L'inspecteur des services vétérinaires

H. Ould Sefaoui

Source: Gandouin et Roussignol P. 132

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Il a pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il

doit être d'une précision et d'une exactitude absolue :

• Il comporte en général les principales mentions d'identification

figurant sur les lettres administratives: timbre, date, signature, en plus, le

titre compte rendu, écrit en lettres majuscules en milieu de page.

• Le compte rendu d'activité est le compte rendu détaillé et

chronologique de l'activité d'un agent ou de son service pendant une

période donnée: le mois, le semestre ou l'année par exemple. Pour le

supérieur, c'est le moyen d'être informé du fonctionnement du service et

pour le rédacteur, le moyen de justifier son activité.

• Le compte rendu de mission, également détaillé et chronologique,

rend compte d'une mission particulière confiée à un agent : Missiond'inspection, tournée de prise de contact avec les populations, missions

d'informations, travaux et contacts préparatoires d'une activité nouvelle.

La rédaction d'un compte rendu est donc motivée par :

- l'ordre d'un supérieur qui a confié la mission

- l'usage de services qui veut que l'on garde une trace écrite.

- des dispositions légales et réglementaires qui fixent la périodicité du

compte rendu.

1.2. Comment se présente ce type de compte rendu ?Il est établi sur papier libre ou à en-tête. Il comporte :

- le timbre du rédacteur

- le titre «compte rendu»

suivi de la désignation de l'activité présentée et éventuellement du nom et de la qualité

de l'agent concerné.

Exemple. Compte rendu d'activité

Pour la période du 1er octobre au 31 décembre 1988

ou

Compte rendu

de l'activité de M. X, Inspecteur de Pour la période

du 1er au 31 décembre 1989.

ou

Compte rendu de mission

de M. X …….

Dans le département de Boundiali ou encore Compte rendu de la mission effective

du -ou -dans le département de Bouna.Dans cette présentation, il n'est pas nécessaire de réserver une rubrique objet.

31



Viennent ensuite :

- le texte qui doit être clair, concis, précis et obéit au schéma habituel :

introduction

développement

conclusion

- le style: celui de la neutralité

- le lieu et la date pouvant figurer aussi bien sous le texte avant la

signature qu'en tête de la première page, face au timbre

- la signature est présentée comme sur la lettre.

1.3. Le compte rendu d'accident

Ce type de compte rendu s'impose en cas d'accident impliquant des Personnes, des

véhicules ou des machines. Il s'agit principalement d'arriver à déterminer les

responsabilités et pour cela d'établir les liens (ou l'absence de liens) entre l'accident et le

service.Il va de soit que la précision et l'exactitude sont, dans ce cas, d'une importance toute

particulière.

Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

S'il s'agit d'un accident de personnes :

- l'identité complète de la ou des victimes, âge et profession

- les circonstances détaillées de l'accident (date, lieu, heure) et relation de

celui-ci.

- les conséquences de l'accident (blessures apparentes, soins divers

incapacité prévisible).- l'identité et l'adresse des témoins, s'il yen a.

S'il s'agit d'un accident de véhicule

- les circonstances de l'accident, (lieu, date, heure)

- l'identification des véhicules et leurs documents de circulation

- l'identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules

- la relation de l'accident, au besoin accompagnée d'un croquis côté de la

position des véhicules ;

- les conséquences de l'accident

- l'identité et l'adresse des témoins éventuels- la mention du constat de police s'il y a lieu.

S'il s'agit d'un accident de machine

- l'identification de la machine

- les circonstances et relation de l'accident

- l'identité du, ou des opérateurs de la machine au moment de l'accident

- la nature et l'étendue des dégâts et la durée prévisible d'immobilisation

- les mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

Le compte rendu est signé du rédacteur et, pour un accident de véhicule, par les parties

en cause, si possible.Le document ci-devant donne un exemple de compte rendu d'accident.

32



DOCUMENT

BURKINA FASO Diapaga, le 16 février 1989

PROVINCE DE L'ESTDEPARTEMENT DE DIAPAGA

à Monsieur le Haut Commissaire

Préfet de la Province de l’Est

à Fada N'Gourma N 1261DD

J'ai l’honneur de vous rendre compte de l'accident de la circulation dont j'ai été victime le 14

février 1989 sur la route de Kantchari, alors que je revenais de la réunion mensuelle qui s'est

tenue la veille à Fada N'Gourma sous votre présidence.

Le présent compte rendu complète les informations que j'ai pu téléphoner de Kantchari sitôt

après l'accident et en votre absence à M. le Secrétaire Général de la province.

Je retournais à Diapaga avec mon véhicule de fonction, modèle Peugeot 304 immatriculée D

6781 conduit par le chauffeur Albert Kalongo ; il était environ 10 h 15 et nous roulions en

direction de Kantchari, 20 Km environ après le village de Matiakoali, lorsque déboucha d'un

tournant et à grande vitesse, un camion semi-remorque dont nous avons eu l'impression qu'il se

dirigeait droit sur nous et le choc m'a semblé inévitable.

La route était, à cet endroit, très étroite et en mauvais état; pour cette raison nous roulions à

vitesse réduite, 60 Km/h environ. Pour éviter le camion mon chauffeur eut le réflexe de braquer

violemment à droite pour se déporter sur le bas-côté, mais il ne put éviter de heurter une grosse

pierre qui se trouvait là et lui fit perdre le contrôle de la voiture; celle-ci fut projetée dans le fossé,

heureusement rempli de broussailles.

Le chauffeur du camion qui ne s'est peut-être rendu compte de rien, ne s'est pas arrêté. Je n'ai

pu relever son numéro minéralogique, mais j'ai pu noter la raison sociale de son entreprise peinte

sur la partie frontale de la remorque :

Il s'agit de l'entreprise Moussa Diakité, de Niamey.

Ni mon chauffeur, ni moi-même n'avons été blessés, sauf quelques contusions sans importance.

Notre voiture semble plus sérieusement touchée: la partie avant droite a été enfoncée lors du

contact avec le talus et l'aile froissée bloque le mouvement de la roue dont l'axe semble faussé.

Par ailleurs le choc avec la pierre a fendu le carter moteur.

Aucun témoin n'était présent au moment de l'accident. Cependant, un véhicule passant un quart

d'heure plus tard a pu me transporter jusqu'à Kantchari d'où, après être entré en contact avec le

préfet et la gendarmerie, j'ai essayé de vous téléphoner.Le chauffeur était resté près du véhicule qui a pu être transporté au

Garage central de kantchari le soir même.

Le procès-verbal de la gendarmerie vous sera transmis directement. Il sera complété par

l'audition du chauffeur du camion qui a pu être intercepté par la brigade de Ouagadougou,

informée par téléphone, dès son arrivée dans la capitale.

Ignace Ouédraogo

Source : Gandouin et Roussignol P. 134 -.,.,..,.,

33



2- Les comptes rendus de réunion

C'est une catégorie importante de compte rendu. Il est soumis aux mêmes obligations

d'exactitude, de précision et d'objectivité. Outre les mentions comme le timbre et autres,

le titre COMPTE RENDU doit être suivi des indications :

- Identification de la réunion

- la mention précise des lieux, date et heure de celle-ci.- la reprise de l'ordre du jour

- la mention exacte des présents et des absents

- la mention du président et éventuellement du secrétaire de séance et pour

clore, comportent

- une formule consacrée donnant l'heure de levée de séance suivie de la

date de rédaction du compte rendu et de la signature du rédacteur.

On distingue deux types de comptes rendu de réunion :

2.1. Le compte rendu intégral ou in extenso

Dans ce type de compte rendu, toutes les interventions sont reprises en style direct,

suivant le mot à mot des débats, en faisant parler directement les participants.

Exemple :

«Le président: -le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la

parole à Monsieur Konan, secrétaire de séance, qui va donner l'ordre du jour de

notre réunion.

Monsieur Konan : je vous remercie Monsieur le Président, de me donner la parole. La

première question de l'ordre du jour est l'approbation du procès-verbal de la réunion

précédente.

Comme vous savez, on se rend compte de la difficulté d'une telle entreprise, car elle

implique que le rédacteur puisse jouir d'une grande rapidité pour prendre toutes les

interventions. Il y a lieu de noter que dans les réunions, si le président est très flexible

tout le monde parle à la fois.

Comment prendre toutes ces interventions au fur et à mesure ?

Bien entendu, ces notes ne peuvent être prises qu'en style sténographique (on peut dire

aussi compte rendu sténographique) ou alors on utilise un magnétophone.

Il convient de dire que ce type de compte rendu est peu utilisé dans l'Administration.Il s'utilise plutôt dans la transcription des débats d'une assemblée politique ou d'un

organisme institutionnel qui tient des réunions statutaires, ou des sessions régulières

revêtant une certaine solennité.

Exemple : Assemblée nationale

Organisations internationales.

34



2.2. Le compte rendu analytique

Dans l'Administration, les comptes rendus analytiques sont les plus utilisés. Ils sont

plus brefs et visent à ne retenir que les éléments essentiels de la réunion.

Ils sont rédigés en style indirect. On cite les propos des participants en les nommant,

mais on ne les fait pas parler directement.

Exemple: ((Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le présidentdéclare la séance ouverte et donne la parole à Monsieur Koné qui fait le point des

travaux de son service sur la première question inscrite à l'ordre du jour».

Le compte rendu de la réunion est fait au présent de l'indicatif. Mais l'introduction qui sert

à définir la réunion et à en préciser le cadre, peut être présentée à un temps du passé.

2.3. Présentation des mentions spécifiques

a. Le titre

Le titre mentionne les mots COMPTE RENDU et la nature et la date de la réunion.

b. L'introduction

Le compte rendu débute par une phrase d'introduction qui reprend la nature de la

réunion, la date, l'heure et le lieu :

Exemple: le lundi.

c. La liste des participants suit cette introduction.11 doit y être porté le plus grand

soin par le rédacteur afin d'éviter :

- de commettre des erreurs de nom et de fonction (notamment des erreurs

d'orthographe)

- de citer comme absente, une personne présente et vice versa

- de commettre des fautes de préséance.

d. L'ordre du jour est brièvement rappelé après l'énoncé des présents et des

absents.

e. La formule d'ouverture marque le début du compte rendu proprement dit. Le

rédacteur passe du passé au présent de l'indicatif.

Exemple : «Mr Coulibaly, président de séance, constate que le quorum est atteint et

déclare la séance ouverte»

Suit alors la narration de la séance en style direct.

f. Le texte du compte rendu (sera analytique)

- Il résume brièvement chaque intervention en signalant son auteur, dans

l'ordre chronologique.

g. La formule de clôture ou formule directe.«L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h 30».

35



h. La signature du rédacteur

Elle est précédée de sa qualité et éventuellement de la date de rédaction, si celle-ci n'a

pas déjà été portée en tête de la première page.

Exemple : Bouna, le 9 janvier 1988

le Chef du Service du Secrétaire de séanceA. Touré k;

36



DOCUMENT : Compte rendu de réunion

MINISTERE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

DE LA FONCTION PUBLIQUE Union – Discipline - Travail

ECOLE NORMALE

D’ADMINISTRATION,

COMPTE RENDU,

de la réunion du 3 avril 1989 relative à la préparation d'un séminaire d'information sur le thème:

«Promotion du monde rural»

Le lundi 3 avril 1989 à 15 heures s'est tenue dans les locaux du Centre de Formation

continue des cadres (C.F.C.C) la deuxième réunion relative à la préparation d'un séminaire

d'information sur le thème ci-dessus mentionné, le titre exact de ce séminaire étant le suivant:

«Quelques aspects de la coordination dans la promotion du monde rural: F.A.A.A., O.N.P.A.,

habitat et urbanisme en milieu rural, hydraulique villageoise».

Assistaient à cette réunion : MM.

C... Conseiller technique au cabinet du ministre du Plan

G... Directeur-Adjoint du S.A.H.

G... Chef des programmes à l'O.N.P.R.

G... Chargé d'études à O.N.P.R.

K... Directeur de la formation au ministère de l'Agriculture

P... Chef des projets F.R.A.R à la D.A. T.A.R

R... Directeur du C.F.C.C., président de la séance

R... Chargé d'étude du S.A.H.

S... Animateur/Formateur au C.F.C.C. ,.",_.J.

Z... Expert ONU. -Ministère de la Fonction Publique

Absents excusés :

Mme V... O.N.P.R. ;

M. S... O.N.P.R (en mission)

Ordre du jour de la réunion : Préciser par service le contenu et la durée des séances - Fixer la

durée et le planning du séminaire- Préciser la date de la première session.

Avant d'aborder ces différents points, M. A. Directeur du C.F.C.C. fait un rappel de ce qui a été

arrêté lors de la précédente réunion à l'intention des nouveaux participants. Il donne le résultat

des contacts qu'il devait prendre: M.C. a bien voulu accepter de participer à la présente réunion

ainsi que M.K.; représentant le ministère de l'Agriculture, pour traiter des sociétés d'Etat. Au

ministère de l'Intérieur, M.I. reconnaît l'intérêt du séminaire projeté pour l'information des préfetset sous-préfets ; il lui paraît cependant difficile dans la période actuelle d'envisager le

déplacement à Abidjan de tous les préfets, alors que des sessions tenues dans les villes de

l'intérieur présenteraient moins de difficultés. Il lui semble toutefois que si le ministre de l'intérieur

était officiellement saisi de la question, il pourrait être envisagé de libérer les préfets 3 ou 4 jours

pour leur permettre de participer à la session envisagée pour le mois de mai.

Il est ensuite procédé à l'examen de l'ordre du jour :

1) Contenu et durée des séances nécessaires à chaque service.

O.N.P.R. : M. G. prévoit une présentation générale de l'O.N.P.R. faite par M. D., puis chaque

responsable fera la présentation des opérations particulières de l'office. Il est convenu aprèsdiscussion sur ce second point que, s'il est utile de mentionner l'ensemble des opérations

37



programmées, il est préférable d'insister surtout sur celles qui ont déjà atteint le stade de la

réalisation.

S.A.H: M.R signale que M.D. peut présenter à la fois l'O.N.P.R. et le S.A.H. ce qui aurait

l'avantage de souligner l'aspect «coordination» de leurs activités. Une demi-journée serait

nécessaire et suffisante pour présenter à la fois O.N.P.R. et S.A.H.

QATAR: M.P. estime que la présentation des FRAR, qui existent et fonctionnent depuis uncertain temps peut prendre facilement une demi-journée au moins.

Agriculture: pour M.K. l'intervention sur les sociétés d'Etat sera assez complexe vu leur diversité

et l'interpénétration de leurs activités en matière de promotion du monde rural.

Il ressort de la discussion ouverte sur ce point qu'il est difficile de présenter les sociétés d'Etat

sous l'angle de la coordination, amenant les sociétés d'Etat à intervenir dans des domaines

sortant de leurs objectifs initiaux.

M.R. propose que l'intervention sur les sociétés d'Etat vienne en premier dans l'ordre des

séances, avec un exposé critique sur le manque de coordination. Cet exposé pourrait également

donner lieu à un débat important; une demi-journée serait nécessaire pour l'exposé, plus une

autre demi-journée pour le débat, surtout si les préfets participent à la session.

2) Durée et planning du séminaire

Trois jours sont nécessaires, surtout, si l'on prévoit l'ouverture de la session par les ministres de

la Fonction Publique, du Plan et de l'Agriculture, soit :

3) Date de la première session

Compte tenu des différentes contraintes, il est préférable d'envisager de tenir cette session dans

le courant de la deuxième quinzaine de mai.

Les jours à retenir dans la semaine seraient le mercredi, jeudi, vendredi.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est fixée au jeudi 27 avril 1989 à 9 heures à l'O.N.P.R. pour faire le point de

la préparation des exposés.

Ces documents seront remis au C.F .C.C qui se chargera de les réunir en un dossier qui,

polycopié, pourra être distribué aux participants du séminaire.

Ce travail devrait pouvoir être abordé une quinzaine de jours au moins avant le début de la

session.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 heures.

Abidjan, le 8 avril 1989

Le Directeur du C.F.C.C

N.B. : les divers sigles employés ici ne l'ont été que parce que ceux-ci étaient, parfaitement

connus de tous les participants à la réunion. Ils ne l'auraient pas été dans le cas contraire. Mais

cela montre que le compte rendu de réunion est un document de travail, non formaliste, même si,

pour la commodité, une certaine forme communément admise est respectée.


38



G- LE RAPPORT

Le rapport est essentiellement un compte rendu; c'est à dire la relation d'un

événement auquel le rédacteur a assisté ou auquel il a été mêlé. Mais lia différence du

compte rendu qui est une relation descriptive, le rapport comporte un commentaire

critique sur la question, dégage des conclusions et formule des propositions. C'est donc

une relation interprétative, parfois même une véritable démonstration; mais s'il présentedes solutions, celles-ci sont présentées au conditionnel. En effet, le rapport s'adresse

habituellement à un supérieur. Aussi, les propositions faites ne sauraient paraître vouloir

s'imposer à lui. Le supérieur garde toute liberté pour leur donner la suite qu'il estime

opportune, et cette nuance doit apparaître dans le rapport au moment de la conclusion.

Le rapport est un document important de l'Administration: la plupart des actes et

des interventions de l’Administration prennent appui ou se terminent par des rapports.

1. Présentation du rapport

Le rapport comporte comme les autres documents administratifs les mentionssuivantes :

Timbre du service du signataire

- lieu et date

- titre du rapport avec indication du destinataire suivi de l'objet du rapport

- signature de l'auteur (à la dernière page)

Quelques exemples de présentation :

Rapport

A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique sur la préparation des concours

professionnels à l'Ecole Nationale d'Administration.

Rapport

A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique

Objet : Demande de sanction contre l'agent Kouakou Emile

Matricule -

Secrétaire Administratif à l'Ecole nationale d'Administration

Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une réponse nécessaire à la

poursuite de l'activité, on peut utiliser des formules comme celle-ci:«Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais obligé de bien vouloir me

faire parvenir vos instructions»

ou alors

«Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien

vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation, pour valoir

décision».

39



LE DOCUMENT

Modèle type de présentation d'un rapport.

MINISTERE DE ETAT

DIRECTION DEVISE

SERVICE,

N. Lieu date

RAPPORT

A M. LE -----------------------

Objet: _____________

1 -Introduction

- J'ai l'honneur ----------------

- Comme suite à -----------

2 -Développement

- Exposé des faits

- Raisonnement et commentaire- Propositions

Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente- (parties, sous-

parties) en fonction de son volume.

3 - Conclusion

Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s'il y a

lieu demande d'instructions.

Qualité

Signature

1. Si plusieurs questions différentes sont traitées dans le rapport, chacune d'elles sera

reprise dans une partie construite sur le même schéma. On n'oubliera pas de ménager

des liaisons d'une partie à l'autre.

2. Construction du rapport

Le rapport, on l'a dit, est un document important. Sa rédaction nécessite donc un

travail préparatoire important, une construction claire et rigoureuse et doit déboucher sur

des conclusions nettes qui s'appuient sur un raisonnement solide.Il y a généralement trois phases dans ce travail préparatoire.

2.1. La recherche des éléments : faits et idées

Ces éléments doivent être soumis à une réflexion critique, en référence avec l'objet

du rapport, donner le sujet dans ses différents aspects et d'avancer le thème de la

conclusion que l'on proposera.

40



2.2. Le classement des idées

Le rapport doit être un document constructif et fournir les conditions d'une action.

Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficultés le développement du

raisonnement jusqu'aux conclusions présentées.

C'est dire qu'il faut un plan et cela constitue l'un des aspects les plus importants de

l'élaboration du rapport.

2.3. La rédaction du rapport

Le rapport est fait dans le respect d'une certaine structure qui comprend les trois

parties suivantes :

Introduction

Développement exposé des faits argumentation ou commentaire autour des

faits exposés proposition de solutions soumises au supérieur hiérarchique.

Conclusion.

3. Typologie des rapports

On distingue différents types de rapports.

3.1. Le rapport d'étude

C'est le rapport qui présente les résultats d'un travail de recherche ou de réflexion sur

une question précise, étudiée par le rédacteur.

C'est la forme la plus courante de rapport qui peut porter sur les questions les plus

diverses: évolution démographique d'une région, campagne de reboisement etc.

Exemple :

Rapport sur l'évolution démographique du Département d'Abidjan en 1968 et 1988.

Ce genre de rapport suppose de la part de son rédacteur une étude approfondie de la

question traitée. L'exposé doit montrer une parfaite connaissance du sujet.

3.2. Le rapport d'inspection

C'est le rapport établi par un supérieur ou un agent d'un corps d'inspection, lorsqu'il a

effectué une tournée de contrôle dans des services auprès d'agents subordonnés.

Exemple : document 22.

3.3 Le rapport de mission

Dans ce type de rapport, rédigé à partir d'une mission précise, les faits relevés

doivent être correctement exposés -l'activité de l'agent ou le fonctionnement du service

doivent être appréciés en regard des normes légales et réglementaires et des résultats

atteints. Dans l'accomplissement de la mission du service tous les aspects (financier,

social, etc.), en rapport avec cette activité doivent être pris en considération.

Il faut noter que ce genre de rapport doit être objectif et ne pas être rédigé dans un esprit

de pénalisation ou de brimade des subordonnés dont on critique l'activité.

41



DOCUMENT : Rapport d'un chef de service technique

REPUBLIQUE DE GUINEE

Travail .Justice. Solidarité

MINISTERE DES P & T Conakry, le 10 juin 1989Direction Générale

des Télécommunications

S/D. du réseau urbain A l’attention de

Monsieur le Directeur Général

N° 436/RU/I

RAPPORT D'INSPECTION

DU CENTRAL TELEPHONIQUE DE LABE

Comme suite à votre demande en date du. .., j'ai procédé le 8 juin 1989 à l'inspection du central

téléphonique de Labé.

Ayant constaté des traces d'humidité sur l'enregistreur, j'ai d'abord procédé à la vérification de latoiture du bâtiment qui m'a permis de déceler une gouttière, première cause possible de mauvais

fonctionnement du matériel.

Compte tenu des réclamations d'abonnés dont vous m'aviez fait part, j'ai ensuite procédé à des

essais de tonalité: les délais d'attente variaient entre 30 secondes et 1 minute, montrant ainsi une

saturation du central.

J'ai ensuite procédé à des essais d'appel, qui m'ont amené à constater d'une part que les appels

n'aboutissaient pas 4 fois sur 10, et d'autre part que la plupart des communications obtenues

sont marquées par des effets de diaphonie les rendant parfois totalement incompréhensibles.

J'ai par ailleurs constaté que certains bobinages étaient oxydés par la pluie s'infiltrant par la

gouttière située juste au-dessus de l'enregistreur.

- II conviendrait dans un premier temps de réparer cette gouttière, ce qui ne présente aucune

difficulté technique et peut être fait rapidement.

- Quant aux délais d'attente de tonalité, il n'y a pas d'autre solution que d'envisager l'extension du

central, à moins de refuser tout nouveau branchement.

En tout état de cause, lorsqu'il sera procédé à l'extension du central, il conviendrait, à mon avis,

de procéder au remplacement de ...par, qui correspondrait beaucoup mieux que ce matériel

ancien à l'évolution prévisible du trafic et assurerait une fiabilité à plus long terme de l'ensemble

de l'installation.

Bakary Konaté

Inspecteur des Télécommunications


42



3.4. Le rapport disciplinaire

C'est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour

signaler le mauvais comportement d'un de ses agents et demander une sanction.

Le rapport devra exposer clairement et chronologiquement les faits reprochés et

suggérera la sanction.

Il sera rédigé sobrement et sans excès dans l'expression. Les faits qui justifient lademande de sanction doivent être précisés objectivement.

Exemple. : voir document 23.

3.5. Le rapport périodique

Ce rapport est mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Il est généralement prévu par

une disposition réglementaire. Il sert à faire périodiquement le bilan de l'activité du

service. Mais, à la différence d'un simple compte rendu, les faits seront commentés et

interprétés pour en tirer ses conclusions.Ce type de rapport est souvent établi selon un schéma imposé qui fixe les points qui

doivent être obligatoirement abordés. Ceci permet de faire des comparaisons entre

services ou d'un service à l'autre. Cela permet également une meilleure exploitation des

renseignements.

43



DOCUMENT : Rapport disciplinaire

MOUVEMENT POPULAIRE DE LA REVOLUTION

REPUBLIQUE DU ZAIRE

REGION DU KASAI OCCIDENTAL

Kananga, le 15 Novembre 1988COMMISSARIAT DE REGION

Service des Affaires

Administratives Générales

N° 00659/KO/SAAG

RAPPORT

au Citoyen Commissaire de Région 1

Objet : Demande de sanction à l’encontre du Citoyen Tinda Pemako,

agent de bureau,

matricule 096603S

J'ai l'honneur de porter à votre connaissance que le Citoyen Tinda !

Pemako, agent de bureau en fonction dans mon service depuis le 1er octobre 1986, s'est rendu

récemment coupable de plusieurs fautes graves et manifeste un comportement général

incompatible avec celui que doit avoir un agent de l'Etat.

Pour ne relater que ses derniers manquements, je relèverai notamment l'incident qu'il a

provoqué le 11 novembre dernier: ce jour-là, il est arrivé au bureau avec plus d'une heure de

retard et, surtout, en état de complète ébriété. Comme son chef de bureau lui en faisait la

remarque, il a levé la main sur lui et l'a grossièrement injurié; d'autres agents étaient présents. Ils'est ensuite endormi sur sa table de travail et n'a pu accomplir aucune tâche pendant la matinée

entière.

Ce dernier esclandre fait suite à d'autres incidents que ne m'avait pas encore signalés son chef

direct: les 17, 20 et 28 octobre, les 7 et 8 novembre, l'intéressé s'est querellé violemment avec

ses collègues qu'il avait à chaque fois provoqués et empêchait de travailler. Le 8 novembre il a

même été jusqu'à prendre à partie un visiteur qui lui demandait un renseignement.

De façon générale, le Citoyen Tinda Pemako se montre paresseux et incapable, mais son

comportement agressif semble avoir pris naissance après le rejet de la mutation qu'il avait

sollicitée.

Qu'elle qu'en soit la cause, ce comportement est inadmissible et me paraît mériter une sanctionsévère. Je me permets de vous proposer de prendre à son encontre une décision de mise à pied

temporaire, avec réduction de traitement dans les conditions fixées à l'article 25 A du statut

général de la Fonction Publique. Au cas où vous estimeriez que cet agent mérite une sanction

plus grave nécessitant l'intervention du conseil de discipline, je me tiens à votre disposition pour

compléter, le cas échéant, le présent rapport.

Le Directeur des Affaires

administratives générales

Mandele Mwange

44



3.6. Le rapport technique

Le rapport technique est consécutif à une mission ou à une inspection effectuée sur

ordre de l’autorité supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire. Il

comporte deux parties principales :

- un exposé des faits constatés

- une proposition des mesures à prendre pour remédier à unesituation donnée.

3.7. Le rapport de présentation

Il accompagne les projets de décret'3 ou d'arrêtés soumis à la signature de l'autorité

supérieure. Le rapport de présentation décrit et justifie le projet de texte réglementaire. T

out en 6tant bref, il doit présenter une argumentation solide en faveur du texte proposé :

Le texte doit comporter les mentions suivantes :

- les références légales et réglementaires qui servent de cadre

juridique au projet ;- les éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte

- les principaux aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui

sont Originaux par rapport aux textes antérieurs

- les modalités d'application et d'interprétation qui devraient être

prises ultérieurement.

- les visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la

nature et de l'objet du texte proposé.

45



Exemple :

DOCUMENT : Rapport technique

REPUBLIQUE DEMOCRATIKA MALAGASY

Tamindrazana – Tolom – Piavotana – Fahafahana

MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS

Direction provinciale de Fianarantsoa. Ambalavao, le 22 mai 1988

Service départemental de Fianarantsoa

Secteur d’ambalavao

N°326 SDF/SA

RAPPORT

à Monsieur le Directeur départemental

Objet : Reconstruction du pont de x... (Route de Fianarantsoa à Tuléar PK 17)

P.J. : 1 croquis

Comme suite à votre demande, j'ai l'honneur de vous rendre compte ci-après de la visite que j'ai

effectuée le 20 mai 1988 au pont x... (route de Fianantsoa à Tuléar PK 17) emporté par la crue

de la rivière Manakara à la suite de l'orage du 19 mai dernier.

J'ai pu effectivement constater, ainsi que l'avait signalé le chef du fokonolona de x..., que le

pont avait été entièrement détruit par la crue violente de la rivière: le tablier a été emporté et n'est

restée en place que la base de la pile ancrée sur la rive gauche du cours d'eau. Le pont est donc

à reconstruire entièrement.

Le chef du fokonolona, qui m'a accompagné sur les lieux, m'a par ailleurs signalé que c'était que

la 5ème fois en 10 ans que cet ouvrage d'art était endommagé par les crues de la rivière, rendant

à chaque fois très difficiles les liaisons du village avec le chef-Iieu.

Il semblerait que cette situation soit due à un mauvais choix du site : le pont a été en effet

construit dans un bas fond, à la limite des basses eaux, ce qui le met en danger à chaque

montée de celles-ci.

Le coût de la bretelle qu'il conviendrait d'aménager pour raccorder ce site à la route serait

largement compensé par le moindre coût du nouveau pont, moins long, qui pourrait y être

construit.

Par ailleurs, le fait que celui-ci serait cette fois définitivement à l'abri des eaux me paraît un

argument supplémentaire en faveur de cette solution.

Vous voudrez bien trouver ci-joint un croquis coté des lieux avec indication du tracé proposé.

Dans l'immédiat il conviendrait, pour rétablir la circulation, de mettre en place un ouvrage

provisoire en bois.

Je me tiens à votre disposition pour compléter le présent rapport si vous, le jugez utile.

Le Chef de Secteur

Ch. Rokavanina


46



3.8. La communication en conseil des ministres

C'est le rapport présenté par un ministre au Conseil des ministres.

Une communication en Conseil des ministres est généralement présentée dans les

circonstances suivantes :

- Informer le gouvernement de l'évolution d'une activité dont la réalisation entre

dans les attributions du ministre.- Obtenir l'accord du conseil pour la réalisation d'une activité à caractère

exceptionnel.

C'est le cas notamment lorsque :

- l'activité nécessite une affectation spéciale de crédits,

- l'activité concerne les relations internationales (organisation d'une conférence,

d'un colloque international)

- l'activité concernant l'envoi en mission à l'étranger de hauts fonctionnaires

nationaux.

Le rapport porte le titre «COMMUNICATION EN CONSEIL DES MINISTRES».Ce rapport peut être le fait d'un seul ministre, mais, il peut également être présenté par

plusieurs ministres (communication interministérielle ou conjointe)

Après signature et tirage, elle est envoyée au secrétariat général du gouvernement pour

être inscrite au rôle des séances du conseil..:;

H- LE PROCES VERBAL

Le procès-verbal est un document écrit qui se définit comme étant la relation par un

agent de l'autorité de ce qu'il a fait, vu ou entendu, dans l'exercice de ses fonctions. Il

s'agit donc d'un compte rendu, mais d'un compte rendu de type particulier, car destiné à

faire foi jusqu'à l'administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des

agents spécialement habilités à cet effet. On distingue trois types de procès-verbaux :

1- Le procès verbal proprement dit ou procès Verbal judiciaire

1.1 Définition

C'est la relation par une autorité spécialement habilitée à cet effet de ce qu'elle a vu,

entendu ou fait dans l'exercice de ses fonctions.

Etant un acte authentique destiné à servir de preuve, le procès-verbal ne peut être

établi que par un agent "commissionné" par les autorités judiciaires et ce, à la demande

de ces autorités ou des autorités administratives: magistrats instructeurs commissaires

de police, gendarmes...

L'agent verbalisateur ne peut que relater les faits qu'il a lui-même constatés ou qui

lui ont été directement rapportés. Dans ce dernier cas, l'origine de l'information doit être

précisée: c'est la déclaration faite qui est constatée dans le procès verbal et non les faits

eux-mêmes.

47



1.2. Présentation

II peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé.

Il doit comporter toutes les mentions d'identification utiles et le titre PROCES-VERBAL,

suivi de sa qualification.

Il commence par l'indication de la date en toutes lettres suivie de l'heure.

Exemple: «L'an mille neuf cent quatre vingt onze et le cinq avril à dix heures

trente minutes».

Cette présentation un peu solennelle est suivie du texte du procès-verbal rédigé à la

première personne du pluriel (il s'agit ici d'un pluriel de modestie et non de majesté,

indiquant que l'agent efface sa personnalité derrière sa fonction). -

L'agent verbalisateur énonce d'abord ses noms et qualité, puis la nature, l'origine et

l'étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention,

Exemple: L'an mil neuf cent quatre vingt et le quatorze juin à neuf heures, nousAbakou Albert, gendarme de la Brigade de Tingrela, agissant en vertu d'une réquisition

de M. le Sous-Préfet de Tingrela, nous nous sommes rendus au village de Debete pour y

entendre M. Dota Koné, planteur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui

suit.

Suit alors la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations

accomplies, avec mention de l'identité et de l'adresse des personnes mises en cause et

qui ont été entendues et des témoins cités.

La relation doit être précise, claire, complète et objective, sans aucune

Interprétation, sans aucune appréciation personnelle.

Le texte se termine par la formule suivante :

«En foi de quoi, nous avons établi le présent procès verbal et signé avec les témoins,

après en avoir donné lecture à ceux-ci».

De plus en plus, une formule plus simplifiée est utilisée :

«lecture faite, persiste et signe» !

Le procès-verbal est signé par l'agent verbalisateur qui fera signer la ou les

personnes en cause ou les témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de

la qualité en vertu de laquelle le signataire intervient au procès verbal. Si le témoin ne

sait pas signer ou refuse de le faire, cela sera mentionné dans le procès-verbal

«Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer.»Si le témoin refuse de signer, cela sera également mentionné sur le procès-verbal.

«Lecture faite, persiste, refuse de signer».

2. Le procès verbal administratif

2.1. Généralités

Le procès-verbal administratif est celui que dresse un agent de l'administration à

l'occasion de certains événements ou circonstances particulières en relation avec

l'exercice de ses fonctions.

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Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont :

- les services des finances

- l'inspection du travail

- le contrôle des prix

- l'Administration des douanes

- les services de l'agriculture etc...Les agents sont généralement dûment "commissionnés" à l'effet d'établir des

procès verbaux (procès verbal de saisie, procès-verbal de vente, procès-verbal

d'inspection)

D'autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le

compte rendu plus solennel d'opérations passées entre deux agents. Leur caractère

contradictoire délimite la responsabilité de chacun et vise à éviter les contestations

ultérieures.

(Exemple : Procès-verbal de mutation de comptable, de passation de service)

Dans le cas du procès-verbal de passation de service, la procédure assure la continuitédu service en évitant au nouveau responsable les erreurs qu'il pourrait commettre par la

méconnaissance de la situation, ainsi que par de trop grands tâtonnements en début de

fonction. (Document)-

La passation de service est d'autant plus nécessaire que l'on s'élève dans le niveau de

responsabilités.

2.2. Présentation

Le procès -verbal administratif n'a pas besoin d'être soumis à la même rigidité et au

même formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire.

DEPARTEMENT DE BOUNDIALI REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE

COMMUNE DE BOUNDIAU

PROCES- VERBAL :

DE PASSATION DE SERVICE

L'an mil neuf cent quatre vingt onze et le onze novembre ;

Nous, Cissé Mamadou, Attaché Administratif cessant à la date de ce jour nos fonctions de

Secrétaire Général, avons procédé à la passation de service et à la transmission de toutes les

archives appartenant à la Mairie de Boundiali, à Monsieur Boualy Djiragbou Jacob, Attaché

administratif nommé par arrêté 336/MIS/DCCL du 19 septembre 1991.

Monsieur Boualy Djiragbou Jacob reconnaît formellement avoir reçu toutes les archives

énumérées d'autre part ; il déclare avoir examiné un à un chacun des registres réglementaires et

il a consigné aux feuilles portant désignation de ces registres, l'état dans lequel il les a trouvés.

Il déclare en outre avoir été mis par nos soins, ainsi qu'il sera dit plus loin, au courant de tous les

faits et toutes les particularités qui intéressent l'administration de la Mairie.

LE SECRETAIRE LE SOUS PREFET LE SECRETAIRE GENERAL

ENTRANT SORTANT

Boualy Jean Cissé Mamadou k.

49



Les procès-verbaux administratifs sont généralement établis sur des formulaires

imprimés, qui permettent d'éviter les oublis de mentions indispensables. (Voir à cet effet

le document n°29) Toutefois, les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent établis

sur papier libre et dans ce cas, on reprend toutes les mentions d'identification utiles :

- timbre du service

- appellation de l'Etat et devise- le titre PROCES VERBAL en majuscules auquel on incorporera l'objet:

Exemple : procès verbal de vente

- la date et le lieu en introduction du texte; la date étant présentée sous la

forme solennelle ;

- la (ou les) signature(s) ;

- la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-

verbal «en foi de quoi»...) ;

- les signatures sont précédées de la qualité des signataires

3. Le procès-verbal de réunion

3.1. Généralités

Le procès verbal de réunion est un simple compte rendu spécial destiné à être un

acte authentique. Alors qu'il peut y avoir d'une réunion, autant de comptes rendus que de

participants, il n'y aura de cette réunion qu'un seul procès verbal.

Ce procès verbal en sera la relation officielle. C'est cette volonté d'en faire la relation

officielle qui justifie l'appellation procès verbal de réunion;

Généralement, on dresse un procès-verbal de réunion lorsque des décisionsimportantes sont prises au cours de celle-ci, afin de lui donner une forme définitive. C'est

principalement le cas des réunions des assemblées et les commissions

institutionnalisées sur le plan national, régional ou local ;

Ces réunions ont un caractère statutaire, ce qui justifie un procès en lieu et place

d'un simple compte rendu.

Etant la relation officielle de la réunion, la version qu'il en donne doit être approuvée par

tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante

mentionnée dans le nouveau procès-verbal;

3.2. Présentation

La forme générale du procès verbal de la réunion est celle du compte rendu.

Comme lui, il peut être intégral ou analytique. Il comporte les mentions suivantes:

- le timbre de la collectivité ou du service ;

- le titre Procès verbal suivi de la désignation de l'objet ;

- la date de la réunion présentée de façon plus solennelle de même

que celle de la convocation des membres;

- l'identité et la qualité du président, celle des personnalités

éventuellement présentes ;

- l'identité du secrétaire de séance ;

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- la liste des participants présents et absents avec toutes les

précisions utiles sur la nature de leur participation (voix délibérative ou

consultative) ;

- l'ordre du jour détaillé de la réunion ;

- la mention du caractère public ou à huis-clos (motivé) de la séance

;- la mention du quorum requis ;

- la mention de la lecture et de l'approbation du procès verbal de la

séance précédente, avec indication des rectifications éventuelles à y

apporter ;

- la mention de l'ouverture, de la suspension et de la clôture de la

séance, avec indication de l'heure;

- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes

avec la répartition des voix pour, contre et des abstentions; mention est

également faite du caractère secret ou non du scrutin :- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents

intervenus au cours de la séance;

- le procès-verbal de réunion est obligatoirement signé du Président

de séance en plus du rédacteur de l'acte.

Un exemple est donné par le Document ci-après

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Procès verbal de réunion

COMMUNE DE BOUNDIALI

L’an mille neuf cent quatre vingt quatre, le sept août, s'est tenue à la salle des mariages de la

Mairie, une réunion placée sous la présidence de M. Konaté Sofolo Mory, premier Adjoint au

Maire de la Commune, avec la participation des vendeuses et vendeurs du marché de Boundiali,M. Coulibaly Mamadou, Chef du Service Administratif de la Mairie assurait le Secrétariat de

Séance.

Ordre du jour

- Question relative à l'abattage des manguiers sur le marché

- Nettoyage du Marché.

Etaient Présents

MM. Konaté Sofolo Mory , Premier Adjoint au Maire

Cissoko Abdramane, 3ème Adjoint au Maire

Gissé Nibon, Chef du Service Section Voirie Vendeuses et Vendeurs du Marché.

Il était dix sept heures cinq minutes quand le Président de séance prend la parole, adresse

des remerciements à l'assistance pour sa permanente disponibilité, car dit-il, cela fait deux fois

en l'espace d'une semaine que nous nous rencontrons dans cette même salle.

Evoquant l'ordre du jour de la dernière séance, le Président dit qu'il avait été question des

placements des tickets de marché, présentation de la nouvelle collectrice ainsi que de la question

relative à l'abattage des manguiers du marché, Lors de cette réunion, une assurance avait été

donnée aux usagers du marché pour l'abattage des arbres, mais les travaux à peine

commencés, nous avons reçu une pétition signée par plusieurs d'entre vous, nous priant de

mettre fin à l'abattage de ces arbres.

Compte tenu, a poursuivi M. Konaté, du nombre relativement important des intéressés, est-

il possible de trancher le problème ou alors attendre pour programmer une prochaine rencontre ?

C'est à vous de décider.

Au nom de ses camarades, Mme Sanaba Coulibaly prend la parole pour dire qu'il serait

difficile que les quelques femmes présentes dans la salle puissent exprimer une opinion

acceptable pour l'écrasante majorité absente et que si les autorités municipales le désiraient, la

séance pouvait être reportée afin de respecter l'opinion de celles qui n'ont pas pu prendre part, à

sa rencontre; quant à Mme Mêta Cissé elle dit être parmi celles qui se sont levées contre

l'abattage des arbres, pour la simple raison que les vendeuses de denrées périssables

souhaitaient cela, afin d'épargner le pourrissement des légumes et tubercules d'igname par exemple.

Succédant à Mme Cissé, M. Sékou Keïta dit qu'en absence d'un marché couvert le mieux

serait dans la situation actuelle, de laisser les gens se débrouiller à l'ombre des manguiers, sans

lesquels aujourd'hui il ne serait plus possible de voir tant de commerçants au marché, à cause du

manque de places pour édifier des hangars. ,,

Pour ce commerçant de kolas et un habitué au marché depuis de longues années, les

détracteurs favorables à la destruction des arbres ne sont que des pêcheurs en eau trouble. Ces

gens entendent profiter du cafouillage créé par l'enlèvement des hangars face à l'abattage

commencé, pour une fois les lieux débarrassés des branches à terre, s'installer sur des places

qui ne leur appartenaient pas auparavant. En conclusion, la situation qui sera créée par cetteaction destructrice poserait plus de problèmes qu'elle n'en résoudrait, telle est la réalité à ses

52



yeux. En conséquence et dans le but d'éviter toutes ces tracasseries dans un proche avenir,

mieux vaut laisser les manguiers, tel est le souhait de la majorité des commerçantes et

commerçants du marché.

Sur ce propos, M. Cissoko intervient pour dire à l'assistance qu'au cours de la dernière

séance, deux femmes avaient mis les autorités municipales au pied du mur et devant leurs

responsabilités. Elles disaient que si d'aventure une branche s'arrachait et faisait une victimeparmi les gens du marché, alors la municipalité serait entièrement responsable de cette situation,

que les autorités communales auraient trouvé là une récompense à leur agissement peu correct

vis-à-vis des utilisateurs du marché.

Poursuivant son intervention, le troisième Adjoint au Maire dit qu'elles ne veulent pas (les

autorités) avoir sous la main un corps comme le souhaitent certaines personnes, d'ailleurs nous

sommes à la tête de la cité pour le bien être de la population et non pour provoquer, du moins,

faire son malheur selon les dires de certaines participantes à la réunion. Nous sommes au

service des hommes et des femmes de cette ville, nous entendons dans la mesure du possible

faire tout ce qui est humainement possible, afin que chacun soit à l'aise.

En guise de conclusion de ses propos, M. Cissoko demande à l'assistance d'éviter de leur

jeter des malédictions, car de telles paroles ne doivent pas se dire dans des séances de

concertations telles que celle qui nous réunit aujourd'hui.

Mme Sanaba Coulibaly reprend la parole, adresse des doléances, lesquelles vont dans le sens

d'un pardon à l'endroit de la municipalité l'invitant à ne pas tenir compte de ce que disent les

mauvaises langues qui sont à la recherche de nouvelles à sensation, mais de continuer de

travailler dans le sens de l'intérêt général. Elle dit que les manguiers doivent rester pour servir la

population en attendant la construction d'un marché couvert, elle prie le Tout Puissant pour que

les moyens soient trouvés afin de permettre la réalisation dudit marché.

Quant au Président de séance, il clôt le chapitre en annonçant à l'assistance que les

travaux de destruction des manguiers seront interrompus, à la demande des vendeurs et

vendeuses, les autorités étant des élus des hommes et des femmes de la ville, elles se doivent

de respecter leur point de vue sur des sujets d'intérêt général, comme celui qui figure à l'ordre du

jour de la présente séance.

Passant à la question du balayage du marché, le Président de séance demande aux

commerçants et commerçantes de bien vouloir vider le marché chaque jour à partir de seize

heures selon les voeux exprimés par le chef de service de la voirie, afin que les lieux puissent

être entretenus correctement, car là aussi on nous dit que le marché n'est pas toujours bien

balayé. Si de 7 heures jusqu'à 18 heures le marché est occupé de façon permanente alors son

entretien devient difficile.

Sur ce point précis, M. Keïta Sékou, soutenu par plusieurs personnes parmi l'assistance, dit que

cela n'est qu'un faux problème. A leur avis, le marché étant toujours propre parce que balayéchaque jour, et que si la mairie travaille dans l'intérêt de la communauté alors qu'elle laisse la

situation telle, les gens qui se plaignent éternellement n'ont rien à faire si ce n'est que de saboter

le bon travail déjà réalisé. D'après M. Sékou, même les gens qui viennent d'ailleurs disent que le

marché de Boundiali est dans un état constant de propreté.

Le Président de séance intervient une fois de plus tout en manifestant sa satisfaction

devant les propos ainsi tenus. Rien ne peut se faire sans critiques, il souhaite cependant que ces

critiques soient faites dans un sens constructif. M. Cissé responsable du marché ici présent, avait

été blâmé par ses supérieurs; votre démenti ne peut que lui plaire et prouver par la même

occasion que beaucoup de fausses choses sont rapportées.

Le dernier sujet abordé au cours de cette séance fut celui relatif aux problèmes de sécurité.Là encore M. Konaté demande à ce que la population aide les forces de sécurité, les gens de

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mauvaise moralité et malhonnêtes doivent être dénoncées et que les commerçants de la ville

soient en règle au regard des lois du commerce, ce qui évitera bien des problèmes.

Succédant à son collègue, M. Cissoko dit que beaucoup d'hommes et de femmes souhaitent le

départ d'ici de la police, à son avis le problème ne se situe pas à ce niveau, les commerçants

eux-mêmes doivent faire une prise de conscience, qu'ils cessent de corrompre les agents. Il dit

que beaucoup d'abus ont été commis avec souvent la complicité des commerçants eux-mêmes,demande que les cas d'abus de pouvoirs soient portés à leur connaissance et nous prendrons à

notre niveau nos responsabilités.

M. Cissoko encourage les intéressés à se mettre en règle d'abord et qu'ils apprennent à

connaître aussi leurs droits, il conclut en ces termes.

Le bon citoyen est celui qui s'acquitte de son devoir envers l'Etat avant de revendiquer ses droits,

faisons donc en sorte que nous soyons des modèles de citoyens.

Il était dix huit heures dix sept minutes lorsque la séance fut levée, l'ordre du jour étant épuisé.

Fait à Boundiali, les jours, mois et an ci- dessus.

Le Secrétaire de séance Le Président de séance

Coulibaly Mamadou Konaté Sofolo Mary --

54



MODULE 4 : LES TECHNIQUES POUR AMELIORER SON STYLE DE REDACTIONPROFESSIONNELLE

Travail d’expression : les pronoms relatifs

Quels sont les pronoms relatifs ?

On distingue :

Les pronoms relatifs

PRINCIPAUX

Les pronoms relatifs SECONDAIRES

QUI LEQUEL – LAQUELLE

QUE LESQUELS – LESQUELLES

QUOI DUQUEL – DE LA QUALLE – DESQUELS - DESQUELLES

DONT –OU AUQUEL – A LA QUELLE - AUXQUELS - AUXQUELLES

Comment les reconnaître ?

• Le pronom relatif , comme tous les pronoms, s’emploie toujours à la place d’un

NOM (ou d’un autre pronom appelé l’ANTECEDENT)

• Le pronom relatif est par conséquent toujours précédé de son ANTECEDENT.

Exemple : le contrat que j’évoque établit clairement les responsabilités.

Quels pronoms relatifs utiliser ?

La langue commerciale utilise bien sûr tous les pronoms relatifs. Certains d’entre eux

sont cependant plus fréquemment employés.

Il s’agit de :

QUI- QUE- QUOI- DONT- LEQUEL – LAQUELLE - LESQUELS – LESQUELLES - AUQUEL –

A LA QUELLE - AUXQUELS - AUXQUELLES

Quand et comment les utiliser ?

• En ce qui concerne QUI- QUE – DONT - AUQUEL – A LA QUELLE -

AUXQUELLES :

On utilisera Quand il signifie….. Et joue le rôle de ……

QUI Lequel – Laquelle - Lesquels –

Lesquelles Sujet

QUE Lequel – Laquelle - Lesquels –

Lesquelles Complément d’objet direct

DONT De qui, de quoi, duquel, de laquelle,

desquels, desquelles. Complément d’objet indirect

AUQUEL –

A LA QUELLE

AUXQUELLES

A qui, A quoi. Complément d’objet indirect

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• En ce qui concerne LEQUEL (et ses dérivés) :

- On utilisera LEQUEL, (LAQUELLE, LESQUELS, LESQUELLES), le plussouvent associé à une préposition (A, AVEC, POUR, PAR….) chaque fois :

Que la construction de la phrase l’impose (parce qu’il n’existe pas

d’équivalent correct) :Exemple : Nous avons bien reçu votre lettre du….. PAR LAQUELLEvous nous informez.

Que son emploie permet d’éviter une erreur d’interprétation ou

une ambiguïté :Exemple : je vous présente Monsieur X…. de la Société Y …. Avec QUIvous avez pris contact récemment.Pour éviter cette ambiguïté, il est préférable d’écrire (ou de dire) :Je vous présente M. X ….. de la société Y …. Avec LEQUEL vous avez

pris contact récemment.

LA REDACTION PROFESSIONNELLE

Ecrire sans penser à la manière dont le message sera reçu par le destinataire, sans se

mettre à la place du destinataire, c’est prendre le risque d’être mal lu et/ou mal compris.

Nous allons donc voir dans cette séquence, comment acquérir un style d’écriture

efficace, c’est-à-dire comment améliorer l’indice de lisibilité d’un texte.

CINQ CONSEILS POUR REDIGER CLAIREMENT

1- Construisez des phrases courtes

Comment faire ?

C’est simple : limitez chaque fois que possible l’emploi des pronoms relatifs et des

conjonctions de subordination.

• Les pronoms relatifs se reconnaissent au fait qu’ils ont un antécédent (le nom

qu’ils remplacent). Il s’agit principalement de «qui, que, quoi, dont, où», «laquelle,

lequel» et leurs dérivés.

• Les conjonctions de subordination introduisent toutes les autres propositions

subordonnées. Il s’agit de qui, que – sans antécédent – quand, lorsque, si,comme, puisque, quoique…

Alors, par exemple :

N’écrivez pas Ecrivez plutôt

L’enquête que nous avons menée afinalement abouti.

L’enquête menée a finalement abouti.

Ces conditions qui sont particulièrementintéressantes vous sont consenties à titreexceptionnel.

Ces conditions particulièrement intéressantesvous sont consenties à titre exceptionnel.

Nous avons décidé que nous procéderionsdésormais à un contrôle systématique.

Nous avons décidé de procéder désormais àun contrôle systématique.

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Application : exercices – utilisation des pronoms et conjonctions de subordination

Simplifiez les phrases suivantes

Nous vous informons que la proposition que

vous nous avez faite et qui paraissait, àpriori, avantageuse n’a pas obtenu lamajorité des voix et qu’elle n’a donc pas étéretenue.

Nous vous informons que votre proposition

qui apparait à priori, avantageuse n’a pas puêtre retenue parce qu’elle n’a pas obtenu lamajorité des voix.

Notre représentant, Monsieur FOHOUDI, quisera de passage dans votre ville et qui nemanquera pas de vous rendre visite se feraun plaisir de vous présenter nos nouveauxproduits que vous apprécierez trèscertainement.

M. FOHOUDI, notre représentant, sera depassage dans votre ville. Il ne manquera pasde vous rendre visite pour vous présenter nos nouveaux produits que vous appréciereztrès certainement.

Notre technicien s’est présenté chez vousimmédiatement après que vous ayeztéléphoné.

Après notre entretien téléphonique, M. X,notre technicien, s’est rendu immédiatementchez vous.

Nous avons réagi avant même que nousrecevions votre lettre.

Nous avons réagi avant la réception, devotre lettre.

Evitez de commencer une lettre par «en réponse de ...» ou «pour faire suite à…» ces

locutions incitent à développer en une seule phrase l’essentiel de la lettre !

Ainsi :N’écrivez pas Ecrivez plutôt

En réponse à votre appel d’offres du…..

courant relatif à la fourniture éventuelle

de………, dont nous vous remercions, vous

trouverez ci-joint notre proposition.

Comme suite à votre appel d’offre N°…

du….. courant relatif à la fourniture

éventuelle de… veuillez trouver ci-joint, notre

proposition.

Nous vous remercions pour votre sollicitude.

Modifiez la phrase suivante

Comme suite à votre demande de

documentation du … courant, nous vous

remercions de l’intérêt que vous portez à

notre société et vous adressons.

Comme suite à votre demande de

documentation du… courant, nous vous

adressons trois ou quatre exemplaires de…

Nous vous remercions de l’intérêt que vous

portez à notre société.

2- Adoptez un style direct

Adressez-vous à votre correspondant comme si vous lui parliez.

Au lieu de commencer vos phrases par le pronom « je» ou «nous», utilisez le «vous»

sujet et les adjectifs possessifs «vos», «votre». Vous donnerez ainsi un ton plus naturel

et plus cordial à votre correspondant. Par exemple :

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Il est correct d’écrire Mais votre style sera plus percutant sivous écrivez

Nous vous demandons de bien vouloir

nous retourner ce contrat signé.

Nous avons bien reçu votre lettre du…

Vous voudriez bien nous retourner ce contrat

signé.

Votre lettre du… nous est bien parvenu.

Modifiez les phrases suivantes

Nous vous adressons ci-joint photocopie dubon de livraison.

Veuillez trouver ci-joint, la photocopie du bon delivraison.

Le représentant que vous nous avezenvoyé, Monsieur SIABIA, a pu constater l’étendue des dommages.

Votre représentant, Monsieur SIABIA, a puconstater l’étendue des dommages.

Nous vous prions de prendre les mesuresnécessaires pour éviter le renouvellement de

ce type d’incident.

Vous voudriez bien prendre les mesuresnécessaires pour éviter le renouvellement de ce

type d’incident.Nous vous prions de prendre les mesuresnécessaires pour éviter à l’avenir ce typed’incident.

Utilisez la forme active plutôt que la forme passive ou impersonnelle

• La forme passive se caractérise par l’emploi d’un verbe conjugué – souvent à un

temps passé – suivi de la préposition «par». comme son nom l’indique, elle crée

une impression de soumission, de passivité. Ainsi :

Au lieu d’écrire Ecrivez plutôtJ’ai appris par Monsieur APHIA que vous

souhaitez participer à la réunion du…

Monsieur APHIA m’informe que vous

souhaitez (eriez) participer à la réunion.

La forme impersonnelle se caractérise soit par l’emploi du pronom «il » : il faut …, il

vous appartient de…, il semble…, il est souhaitable…, etc ., soit par des tournures

indirectes. On l’emploie surtout dans la rédaction des notes d’information que nous

étudierons. Elle donne à l’écrit une impression de froideur, d’absence d’engagement.

Ainsi,

Donnez une forme active à ces phrases :

Votre participation à cette réunion esthautement souhaitable.

Il est hautement souhaitable que vousparticipez à cette réunion.

En conséquence, vos rapports de visite nousseront désormais adressés par vos soins,chaque fin de journée, par courrier électronique.

En conséquence, il vous faut désormaisnous adresser vos rapports de visite par courrier électronique.

Il est impératif que la procédure décrite ci-dessus soit respectée dans ses moindres

détails.

La procédure décrite ci-dessous doit êtrerespectée dans les moindres détails.

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3- Privilégiez les formules et les expressions positives

«Ne…pas, ne…que, ne…plus» etc., l’accumulation de ces formules négatives ou

restrictives donne une impression de soumissions à la fatalité, de résignation, de

pessimisme. S’exprimer positivement est une affaire mais aussi d’entrainement !

Au lieu d’écrire Ecrivez plutôt

Vous n’ignorez pas…

Cette demande ne doit comporter ni rature ni

surcharge, sous peine d’être considérée

comme nulle.

Vous êtes sans ignorez….

Cette demande sera nulle si elle comporte

des ratures et des surcharges.

Modifiez les phrases suivantes

Nous ne manquerons pas de vous tenir informé de l’évolution de la situation.

Nous vous tiendrons informer ou nous vousinformerons de l’évolution de la situation.

Nous ne pouvons que vous conseiller dene pas intervenir dans cette affaire quine peut que dégénérer.

- Nous vous conseillons de ne pas intervenir danscette affaire qui ne peut que dégénérer.

- Nous vous conseillons aucune intervention danscette affaire qui ne peut que dégénérer.

- Nous vous conseillons de ne faire aucuneintervention dans cette affaire qui ne peut quedégénérer.

Vous n’êtes pas sans savoir que lesprises de position de Monsieur GBOMAont produit des effets désastreux dans

les négociations en cours.

Vous n’êtes sans savoir que les prises de positionde Monsieur GBOMA ont produit des effetsdésastreux dans les négociations en cours.

4- Utilisez un vocabulaire précis

• Précisez les mots courts et concrets aux mots longs et abstraits

Les mots concrets sont ceux qui évoquent spontanément des images. Les mots abstraits

renvoient à des concepts, des idées. Ainsi, «voiture» est un mot concret, «véhicule» est

un terme abstrait. Les mots courts sont composés au maximum de trois syllabes. Les

mots concrets sont souvent plus courts que les mots abstraits.

Par exemple :Accord est plus concret que adhésion ou agrément

Choix est plus concret que option

Décision est plus concret que arbitrage

Méfiez-vous aussi des expressions à la mode… «au niveau de…» «au plus de…»,

quand il suffit d’écrire «en ce qui concerne» ou «quant à».

A titre d’exemple, voici une phrase «truffée» de termes abstraits, prétentieux, ou «à la

mode»… . Ces mots ou expressions sont représentés en caractères italiques.

En vous aidant du sens général, traduisez cette phrase en langage courant :

59



Au niveau de l’agro-alimentaire, vous n’êtes pas sans savoir que les directives de la

direction générale stipulant que pour optimiser les résultats, il conviendrait de prendre

enfin des arbitrages trop longtemps différés, reposant sur des informations fiables et sur

des bases équitables.

• Utilisez des verbes actifs

Il s’agit en particulier d’éviter l’emploi des verbes «passe-partout», tels que : être, avoir,

faire, dire, mettre, etc. Ainsi,

Exercez-vous : Exercice N°1

5- Bannissez les archaïsmes, clichés ou stéréotypes et les anglicismes

Les archaïsmes sont les expressions héritées du 19e siècle… les plus courants sont

«Nous avons l’honneur …», «Nous avons l’avantage…». Ces expressions ne veulent

strictement rien dire. Elles sont absolument à bannir du vocabulaire commercial et de lacorrespondance privée.

Les clichés ou stéréotypes traduisent des évidences : ils sont tellement peu porteurs

d’information que leur suppression ne modifie en rien la portée ou le sens du message.

L’exemple classique du cliché est la phrase «Nous espérons vous avoir donné

satisfaction» que l’on trouve encore trop souvent en fin de lettre ou bine «Nous

apporterons nos meilleurs soins à l’exécution de votre commande»… imagine-t-on

un fournisseur qui s’acharnerait à mécontenter un client ou saboterait une livraison pour

le seul plaisir de s’attirer des ennuis ?

Les anglicismes sont les mots ou expressions, d’origine anglaise, utilisés à la base de

termes français existants. Leur emploi excessif et parfois erroné a donné naissance à un

jargon appelé «franglais». (dispaching –breafing –timing –business -marketing…).

Les cinq conseils pour rédiger clairement sont

• Construire des phrases courtes,

• Adopter un style direct,

• Privilégier les formules et les expressions positives,

• Utiliser un vocabulaire précis,

• Bannir les archaïsmes, clichés ou stéréotypes et les anglicismes.

60



AMELIORONS NOTRE EXPRESSION

Les trois pièges à éviter

1- Le mauvais emploi du participe présent

Mon propos n’est pas de dire, contrairement à ce qu’on peut lire parfois : «n’utilisez pas

de participes présents ! » : le participe présent est une forme verbale grammaticalement

correcte. Mais son emploi est parfois source d’erreurs… pour éviter ces erreurs, il suffit

de respecter les deux principes suivants :

• Le participe présent a un sujet : ce sujet doit être celui du verbe conjugué qui suit.

• Pour qu’une phrase soit correcte, elle doit comporter un verbe conjugué, le

participe présent seul ne suffit pas.

Application : document sur le «Participe présent»

2- La recherche à tout prix de synonymes…

Le français est la langue de la nuance… Il n’existe pas de synonymes absolus, mais

seulement des équivalents (ce qui n’est pas la même chose !). Le français commercial

est une langue spécialement appliquée aux affaires… Comme toute langue spécialisée,

le français commercial utilise un vocabulaire rigoureux. Ainsi :

• Certains mots n’ont aucun équivalent : le mot «facture», par exemple

•

D’autres mots ont des équivalents «vieillis» ou «inusités dans les affaires» : dansn’importe quel dictionnaire courant, au mot «lettre», vous trouverez proposés

comme «synonymes» : courrier, missive, pli, épitre.

- «courrier» est un terme générique : la lettre est une forme de courrier,

- «pli» est un terme vieilli : on ne l’emploie plu,

- «missive» et «épitre» n’ont jamais appartenu au registre commercial ou

administratif.

Alors, plutôt que d’introduire des synonymes douteux ou ridicules dans vos écrits

commerciaux, utilisez des pronoms ou… acceptez quelques répétitions incontournables.

Application : exercice sur l’utilisation des synonymes

L’utilisation de termes ou expressions affectives

La langue commerciale est toujours mesurée… Vos correspondants n’ont pas à deviner vos états d’âme ni l’état d’esprit qui est le vôtre au moment où vous écrivez… Alorsévitez les termes appartenant au registre affectif.

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Par exemple :

N’écrivez pas Ecrivez

Votre dernière livraison nous a déçus

Nous sommes contents de vos dernières

propositions

Les caractéristiques du langage commercial

La rédaction commerciale n’est pas une dissertation… Il s’agit d’une communication,

plus précisément d’un dialogue différé. Le but n’est pas d’éblouir le correspondant par

des subtilités littéraires mais de se faire comprendre sans ambigüité.

Les caractéristiques de la langue commerciale sont donc les suivantes :

1. Des phrases courtes composées simplement : un sujet, un verbe, un ou des

compléments.

2. Une rédaction précise recourant aux termes de la branche professionnelle.

3. Une conjugaison simplifiée : les temps et les modes les plus employés sont :

- Le présent, l’imparfait, le passé composé et le futur de l’indicatif

- Le présent du conditionnel et du subjonctif

Dans les lettres, le sujet le plus couramment employé est «nous», car le rédacteur ne

s’exprime pas en son nom personnel mais au nom d’une collectivité : l’entreprise ou

l’organisation qui l’emploie.

Enfin, un dernier conseil…

Relisez toujours à voix haute ce que vous avez écrit : les maladresses s’entendent !

Application : voir document et exercice sur les «maladresses».

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LES MOTS DE LIAISON

Travail d’expression

Objectif

Etre capable de :

- Reconnaitre le type d’enchainement (but, cause, conséquence) ou detransition à utiliser.

- Choisir le mot de liaison adéquat et le placer correctement dans la phrase.

De quoi s’agit-il ?

- Les enchainements marquent la progression, les étapes d’un raisonnement

ou d’un exposé. Ils sont introduits, par exemple, par des mots ou expressions

tels que : «effet», «par conséquent», «néanmoins», etc.

- Les transitions marquent le passage d’un point à un autre de l’exposé. Elles

sont introduites, par exemple, par des termes ou expressions tels que :«d’autre part», «en ce qui concerne», «par ailleurs», etc. ces termes ou

expressions constituent les «mots de liaison».

I- A QUOI SERVENT LES MOTS DE LIAISONS ?

Pour répondre à cette question, examinons la lettre ci-dessous (il s’agit de la réponseadressée par une entreprise à un professeur qui souhaite effectuer un stage pendant lapériode de vacances scolaires. La réponse est négative : l’entreprise expose sesraisons).

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Votre lettre du 15 courant par laquelle vous sollicitiez un stage d’un mois dans nosservices administratifs ou commerciaux pendant les vacances d’été a retenu toute notreattention.Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votredemande.Nous réservons traditionnellement un certain nombre de postes temporaires demanutention et de tenue de caisse à l’intention des nombreux étudiants qui nouscontactent dès Noël.

Les emplois administratifs qui vous intéressent plus particulièrement nécessitent, vousne l’ignorez pas, une mise au courant préalable. En période de vacances, nous nedisposons pas d’un personnel suffisant pour prendre en charge un stagiaire dans desconditions satisfaisantes pour lui et pour nous.Nous ne sommes pas opposés à l’accueil d’un stagiaire dans nos services dans lamesure où la période ne coïncide pas avec celle des vacances scolaires.Nous vous invitions à renouveler votre demande pour une autre période de l’année.Nous vous prions de croire, Madame, en nos sentiments les meilleurs.



Dans cette lettre, les enchainements et les transitions (c’est-à-dire «mots de liaisons»)

ont été VOLONTAIREMENT supprimez. Qu’en pensez-vous ?

Bien sûr, la lettre originale était plus agréable à lire, moins brutale…. La suppression des

«mots de liaison» lui a donné un ton froid et impersonnel.

Conclusion :

Les mots de liaison NUANCENT le sens du message écrit. Ils jouent en expression

écrite, le rôle que jouent les paralangages (sourire, regards, gestes…) en expression

orale : ils conditionnent la manière dont le message sera « reçu » par le destinataire et

facilitent la communication.

Retenez bien : Les mots de liaison ne sont pas la panacée, le remède miracle qui

permet d’éviter que tous les paragraphes d’une lettre ne commencent par «nous»… Ils

ont une fonction essentielle en matière de communication.

II- QUAND ET COMMENT UTILISER LES MOTS DE LIAISONS ?

Il n’est pas possible de donner une réponse générale et absolue (c’est-à-dire valable

dans tous les cas) à cette question. En communication professionnelle, l’usage a

pourtant établi les deux règles ci-dessous :

Lorsque le premier paragraphe de la lettre est un «accusé de réception», le

deuxième paragraphe ne doit pas être introduit par un mot de liaison.

(La raison en est simple : l’exposé des faits, du raisonnement, de l’argumentation necommence qu’à partir du deuxième paragraphe).

Les conjonctions de coordination (mais, ou, et, donc, or, ni, car) ne débutent

jamais une phrase ou un paragraphe (elles ne sont utilisées que pour relier deux

propositions appartenant à une même phrase.

(Exception : la conjonction «or», parce qu’elle marque une progression dans le

raisonnement, se situe parfois au début d’une phrase ou d’un paragraphe).

III- QUEL MOT DE LIAISON CHOISIR ?

La langue française nous offre un grand choix de mots ou d’expression qui facilitent les

enchainements et les transitions. L’expression professionnelle privilégie l’emploi d’un

certain nombre de ces mots de liaisons.

Le tableau ci-après vous donne la liste des principaux mots de liaison utilisés dans la

langue professionnelle. Vous y trouverez :

- Les situations dans lesquelles vous pouvez être amené(e) à utiliser un mot de

liaison ‘’1ère colonne du tableau, intitulée «vous voulez…») ;

- Les principaux mots ou locutions correspondant à ces situations ;- Leur emplacement dans la phrase ou le paragraphe ;

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- Des exemples d’utilisation.

Ce qu’il faut retenir à propos des mots de liaison

A vous de jouer

1- La lettre qui suit est celle qui était présentée au début de ce chapitre. Choisissez

dans la liste ci-dessous les mots de liaison sui vous semblent convenir et

réintroduisez-les dans cette lettre, aux endroits marqués par des points…………..

(Attention ! la liste comprend plus de mots de liaison qu’il ne vous en faut !)

D’autre part ; cependant ; or ; en conséquence ; en ce qui vous concerne ; en

effet ; donc ; à cet effet ; d’une part.

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Les «mots de liaison» permettent de faciliter les enchainements ou d’introduire destransitions dans un texte. Le choix du mot de liaison est fonction de ce que l’on veut

exprimer.Le paragraphe qui sui un «accusé de réception» n’est jamais introduit par un mot deliaison.Les conjonctions de coordination (à l’exception de «or») ne commencent jamais unephrase ou un paragraphe.

Votre lettre du 15 courant par laquelle vous sollicitiez un stage d’un mois dans nosservices administratifs ou commerciaux pendant les vacances d’été a retenu toutenotre attention.Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votredemande.

En effet , nous réservons traditionnellement un certain nombre de postes temporairesde manutention et de tenue de caisse à l’intention des nombreux étudiants qui nouscontactent dès Noël.

En ce qui vous concerne, les emplois administratifs qui vous intéressent plusparticulièrement nécessitent, vous ne l’ignorez pas, une mise au courant préalable.

Or , en période de vacances, nous ne disposons pas d’un personnel suffisant pour prendre en charge un stagiaire dans des conditions satisfaisantes pour lui et pour nous.Nous ne sommes donc opposés à l’accueil d’un stagiaire dans nos services dans lamesure où la période ne coïncide pas avec celle des vacances scolaires.

En conséquence, nous vous invitions à renouveler votre demande pour une autrepériode de l’année.Nous vous prions de croire, Madame, en nos sentiments les meilleurs.



Améliorez ou corrigez les propositions suivantes

Observations / Commentaires

Nous vous demandons donc de bien

vouloir revoir votre position.

En conséquence, nous vous demandons

de bien vouloir réviser votre position.

Nonobstant les réticences que j’ai

ressenties au cours de cet entretien, il

me semble que…

Malgré les réticences ressenties de cet

entretien, il me semble que………..

Mais nous sommes disposés à étudier

toutes propositions de nature à résoudre

ce problème.

Néanmoins, nous sommes disposés à

étudier toutes propositions de nature à

résoudre ce problème.

Vous nous étiez engagés à nous livrer cematériel pour le……. Et en plus celui-ci

devait être mis en service par vos soins

et vous nous dites maintenant que…….

Vous nous informez maintenant qu’il nevous est pas possible de nous livrer la

semaine prochaine. Alors que vous vous

étiez engagés à nous livrer ce matériel et

à le mettre en service pour le…

Donc, et pour résumer la situation, il est

urgent de mettre en place les situations

qui permettent de…

En conclusion et pour résumer la

situation, il est urgent de mettre en place

les situations qui permettront de…

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ENCHAINER… OUI MAIS… COMMENT

Voulez-vous Vous pouvezemployer

Audébut

Aumilieu EXEMPLES

D’unparagraphe oud’une phrase

Donner une explication à un fait quivient d’être exposé.

En effet

Car

X X

X

Nous ne pourrons malheureusement pas vous livrer les articles référencésX et Y ; en effet, ceux-ci ne font plus partie de notre gamme de fabrication.Nous ne pourrons malheureusement pas vous livrer les articles référencésX et Y car ceux-ci ne font plus partie de notre gamme de fabrication.

Faire une contre-opposition.Opposer un argument contraire àcelui qui vient d’être avancé.

En revanchePar contre

XX En revanche, nous ne sommes pas en mesure de vous proposer.

Par contre,

Affirmer, renforcer une affirmation. CertesBien sûr

XX

XX

Certes, nous sommes sensibles à vos arguments.Nous sommes sensibles, bien sûr à vos arguments.

Indiquer la cause, l’origine d’unedécision, d’une situation

Etant donnéEn raison de

XX

Etant donné (e) l’ancienneté de nos relations commercialesEn raison de nous acceptions bien volontiers de…

Nuancer une affirmation, l’exposéd’une situation, d’une argumentationen opposant un élément nouveau ouen atténuant ce qui a été dit ou écrit.

ToutefoisCependantNéanmoins

XXX

XXX

Cependant,nous serions disposés à vous consentir une Toutefois,

Néanmoins, réduction de…

Préciser le but recherché Afin dePour Dans le but de

XXX

XXX

Afin de,Pour, vous être agréable, nous vous proposons de…Dans le but de,

Exposer des mesures, donner desinstructions en vue d’aboutir à unrésultat qui vient d’être décrit.

A cet effetPour ce faire

XX

Il est indispensable que nous soyons présents sur ce marché. A cet effet,nous vous invitons à multiplier…Il est indispensable que nous soyons présents sur ce marché. Pour cefaire, nous vous invitons à multiplier…

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Montrer la relation de cause à effetentre deux événements ouEvoquer la suite donnée à unévénement, à une affaire.

A la suite deComme suite àPour faire suite à(suite à) incorrecte

A la suite deComme suite à notre conversation téléphonique de ce jour,Pour faire suite à nous vous proposons…

Développer un raisonnement, uneargumentation comportant deux pointsprincipaux.

D’une partD’autre part

Les éléments de la situation sont les suivants : d’une part, les délais defabrication sont actuellement beaucoup trop longs ; d’autre part, les coûtsde distribution sont mal maitrisés.

Développer un raisonnement, uneargumentation comportant plus de deuxparties ou renforcer un argument,apporter des précisionscomplémentaires.

Par ailleursEn plusEn outre

Par ailleurs,De plus, les contrôles d’effectifs font apparaitre un fortEn outre, taux d’absentéisme.

Insister sur un point précis duraisonnement ou de l’argumentation :*qui vient d’être énoncé*qui va être énoncé

A ce proposEn ce qui concerneQuant àA propos de

Un certain nombre d’erreurs commerciales ont été relevées. A ce propos,votre action gagnerait à…En ce qui concerne les articles qui vous ont été livrés par Quant aux erreur, nous vous proposons…A propos des

Tirer la conséquence d’un exposé, d’unraisonnement, d’une argumentation.

En conséquencePar conséquentDe ce faitPar suite deDonc

En conséquence,Par conséquent, nous regrettons de ne pouvoir répondreDe ce fait, favorablement à votre demande.Par suite,Nous regrettons donc de ne pouvoir donner suite à votre demande.

Terminer un exposé, un raisonnement,

une argumentation qui s’estdéveloppé(e) en plusieurs points.

Enfin Enfin, nous vous proposons de laisser ces articles à la disposition de notre

représentant qui…

Tirer une conclusion générale.

En définitiveEn conclusionPour conclure

En définitive, il semble souhaitable de ne prendre aucunEn conclusion, engament ferme dans ce domainePour conclure,

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AMELIORER SON EXPRESSION ECRITE

• Ponctuation

• Les répétitions

• Solécismes

• Barbarismes

1- LA PONCTUATION (travail d’expression)

Objectifs

Etre capable :

• D’utiliser à bon escient les principaux signes de ponctuation ;

• De déceler et rectifier d’éventuelles erreurs de ponctuation.

De quoi s’agit-il ?

Bien sûr, les signes de ponctuation vous sont familiers ; cependant, il n’est peut-être pas

inutile de faire le point sur la question, avant de rappeler le rôle de chacun de ces signes.

Les signes de ponctuation

, Virg

ule … Point de suspension* « » Guillemets*

:Deux points

! Point d’exclamation* ( ) Parenthèses

;Point-virgule

? Point d’interrogation [ ] Crochets*

.Point

- Tirets

Les signes marqués d’une * sont très rarement utilisés dans le langage professionnel

Le rôle de la ponctuation

Examinons la phrase suivante :

Le représentant dit le client n’est pas sérieux

Etes-vous capable de dire, à la lecture de cette phrase, « qui » n’est pas sérieux ? Est-ce

le client ou est-ce le représentant ? Bien malin qui pourrait répondre à cette question !

Cette phrase est ambigüe (c’est-à-dire qu’elle a un double sens) parce qu’elle ne

comporte aucune ponctuation.

Observons la même phrase assortie de signes de ponctuation :



Le représentant, dit le client, n’est pas sérieux

Plus de doutes, chacun comprend qu’il s’agit de l’opinion d’un client sur un représentant.

Les signes de ponctuation précisent le sens d’une phrase.

Ou encore

Le représentant : « dit le client, n’est pas sérieux »Voilà qui change tout : les deux points suivis de guillemets introduisent une citation. Il

s’agit maintenant de l’avis du représentant sur le client.

La nature et la place des signes de ponctuation modifient le sens d’une phrase d’un

texte.

Enfin, lisez le texte ci-après :

Lors de notre conversation téléphonique du 13 octobre nous avions effectivement accepté

d’animer votre soirée de bal de fin d’année le dernier samedi du mois de juillet cependant

en raison du délai apporté à la dernière confirmation de votre ordre nous avons été

amenés à prendre d’autres engagements pour cette date il ne nous est donc plus possible

de donner suite à votre demande.

Qu’en pensez-vous ?

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

A VOUS DE JOUER

1- Complétez ce tableau en indiquant le signe de ponctuation correspondant à la

définition

Introduit une énumération, une explication.Marq

ue la fin d’une phrase interrogative.Permettent d’ajouter une précision, un ou des exemples.

Marque des pauses courtes dans une phrase, permet d’énumérer des

mentions successives, d’ajouter un commentaire accessoire.Indique la fin d’une phrase, éventuellement la fin d’un paragraphe.Encadrent une citation ou un extrait de texte : mettent en valeur un terme

ou une expression caractéristique.Signalent qu’une énumération, une phrase, une série d’exemples est

inachevée ; signifient éventuellement «etc.».Marque une pause moyenne entre les phrases faisant partie d’un même

paragraphe.

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2- Ponctuez le texte de la page précédente reprise ci-dessous :

Lors de notre conversation téléphonique du 13 octobre, nous avions effectivement accepté

d’animer votre soirée de bal de fin d’année le dernier samedi du mois de juillet.

Cependant, en raison du délai apporté à la dernière confirmation de votre ordre, nous

avons été amenés à prendre d’autres engagements pour cette date. Il ne nous est donc

plus possible de donner suite à votre demande.

3- Rectifiez la ponctuation du texte suivant :

(Il s’agit de la réponse d’une agence de voyage à une réclamation d’u client. A la suite

d’une grève de pilotes de lignes, ce client est rentré de vacances trois jours plus tard que

prévu, ce qui lui a occasionné des dépenses supplémentaires).

En réponse à votre lettre du 15 courant par laquelle vous nous dites votre

mécontentement quant aux conditions dans lesquelles s’est effectué votre retour de

France. Nous ne saurions être tenus responsables, comme vous le soulignez de

perturbations causées par la grève, surprise du personnel navigant, de la Compagnie Air

France… Toutefois et, dans le seul but de vous être agréables, nous sommes disposés à

prendre en charge jusqu’à concurrence de 150 000 F une partie des dépenses,

supplémentaires, que vous avez dû engager : A cette occasion vous trouverez donc, sous

ce pli, un chèque de 150 000 F tiré sur la BICICI. Nous vous remercions de votre

confiance et, nous vous prions de croire, Monsieur, en nos sentiments dévoués.

Ce qu’il faut retenir

A quoi sert la ponctuation ?

1. …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

2. …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

3. …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

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4. …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

5. …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

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LE CLASSEMENT DECIMAL : APPLICATION

Exercice N°6

Réalisez le classement décimal ci-dessous en inscrivant dans les pointillés en face de

chaque rubrique, un numéro en respectant la classification décimale.

- Accidents

- Sur le lieu de travail

- Agression

- Intoxication

- Chute

- Chute de hauteur

- Chute de plein pied

- Brûlure- Brûlure au produit

- Brûlure au feu

- Circulation

- Agression

- Agression physique

- Agression à arme blanche

- Agression à arme à feu

- Accident de voiture

- Chute

- Chute de hauteur

- Chute de plein pied

- Sur le trajet

- Agression

- Agression physique

- Agression à arme blanche

- Agression à arme à feu- Chute

- Chute de hauteur

- Chute de plein pied.

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Correction classement décimal exercice N°6

1- Accidents

1.1- Sur le lieu de travail

1.1.1- Agression

1.1.2- Intoxication

1.1.3- Chute

1.1.3.1- Chute de hauteur

1.1.3.2- Chute de plein pied

1.1.4- Brûlure

1.1.4.1- Brûlure au produit

1.1.4.2- Brûlure au feu

1.2- Circulation

1.2.1- Agression

1.2.1.1- Agression physique

1.2.1.2- Agression à arme blanche

1.2.1.3- Agression à arme à feu

1.2.2- Accident de voiture

1.2.3- Chute

1.2.3.1- Chute de hauteur


1.3- Sur le trajet

1.3.1- Agression

1.3.1.1- Agression physique

1.3.1.2- Agression à arme blanche

1.3.1.3- Agression à arme à feu

1.3.2- Chute1.3.2.1- Chute de hauteur


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LE CLASSEMENT DECIMAL : APPLICATION

Exercice N°7

Réalisez le classement décimal ci-dessous

- Législation sur les AT/MP

- Les bénéficiaires de la législation

- Qualité de salarié

- Lieu de survenance de l’AT

- Travailleur en déplacement d’ordre professionnel (ordre de

mission)

- Travailleur expatrié (relève de la législation du pays d’accueil).

- Les risques couverts

- Les AT proprement dits

- Survenu soudainement et provocant une lésion corporelle interne

ou externe

- L’existence d’un lien de subordination

- Survenu à un lieu soumis à la surveillance de l’employeur

- Les maladies professionnelles

- Cas de prise en charge

- La maladie doit figurer sur une liste fixée par décret

- Le salarié.

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Documents

Sup Redaction Administrative