Système dinformation ressources humaines des unités et des services Itinéraire Professionnel (agent) Dossier annuel Gestion des classements Profil Salarié

Système d’informationressources humainesdes unités et des services

Itinéraire Professionnel (agent)Dossier annuelGestion des classements Profil Salarié

Sirhus V2

P. 2

Formation SIRHUS – DU/RA

SOMMAIRE

Objectifs p 3 Quelques chiffres p 4 Outils mis à disposition p 5 Planning p 6 Glossaire p 7 Points d’attention p 8 Modalités de connexion à Sirhus p 9 Itinéraire Professionnel (agent) p 16 Le dossier annuel p 18 Gestion des classements p 48 Ergonomie Firefox p 58 Profil Salarié p 63

P. 3


Objectifs

Utiliser Sirhus dans toutes les unités afin d’établir le dossier annuel d’activités des ITA et émettre les bordereaux de proposition de classement

Utiliser Sirhus plus largement avec de nouvelles fonctionnalités

Historiser les dossiers annuels

P. 4


Quelques chiffres

Pour la délégation Normandie :

En 2008 5 laboratoires pilotes + la délégation 93 ITA concernés

En 2009

￭ 21 laboratoires

￭ 219 ITA

￭ 260 personnes formées

P. 5


Outils mis à disposition

Une formation à l’outil

Une assistance aux utilisateurs en délégation [email protected]

Le site de la DRH http://www.sg.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel

Une aide en ligne (dans l’outil)

Une FAQ (nouveau)

Un mémento papier

P. 6


PLANNING

2 mars 2009 : vérification des conditions par le SRH

1er avril : ouverture de sirhus aux unités (1 mois de plus qu’en 2008 pour la campagne des dossiers annuels)

24 juin : Transmission des dossiers annuels et des bordereaux de proposition au SRH

Début septembre : commissions régionales de classement

Octobre : commissions nationales

À partir du 26 octobre : CAP

P. 7


Glossaire

DA : Dossier Annuel

DU : Directeur d’Unité

RE : responsable d’Entretien

RA : Responsable Administratif

CC : Corps au Choix

GC : Grade au Choix

EA : Echelon Accéléré

EC : Echelon au Choix (pour les TPN)

CA : Changement de Catégorie (pour les contractuels type 59)

PVI : Procès verbal d’installation

ARF : Attestation de reprise de fonction

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Points d’attention

Déconnexion automatique après 1 heure sans action

Un seul utilisateur par dossier (pas de saisie simultanée agent/RE)

Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l’agent – utiliser fin de session

Nouveauté : les formations et expériences doivent être saisies au préalable par l’agent (plus de saisie directe en fiche 1)

2 traitements de nuit : après la mise à jour des RE après la validation définitive du classement

P. 9


Modalités de connexion à Sirhus

Contraintes utilisateur Sirhus

Connexion à Sirhus

Authentification Janus

P. 10


Contraintes utilisateur SIRHUS

Pré requis pour se connecter Dossier ou mini-dossier dans SIRHUS Entrée dans Labintel avec un email valide Etre autorisé à utiliser SIRHUS

Mini-dossier agent Pour les agents non CNRS (DU, ...) Créé par les services RH de la délégation

Navigateurs Internet Explorer versions 6 et 7 Firefox versions 1.5 et 2.0sous windows XP, Mac, Linux et langue française configurée

dans le navigateur

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Connexion à SIRHUS

Une application web sécurisée pour tous les utilisateurs (à ajouter dans les favoris) :

https://sirhus.dsi.cnrs.fr

Deux modes de connexion possibles

Connexion par certificat CNRS toujours valide Connexion par login/mot de passe (en cas de

problème avec le certificat) application Janus

Une application ouverte de 8 h 00 à 22 h 00 les jours de semaine et le samedi

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Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît

Connexion à l’application


Connexion à SIRHUS

P. 13


Vous êtes connecté !

Connexion à SIRHUS - certificat

P. 14


Connexion à l’application


Si vous n’avez pas de certificat, une demande de mot de passe apparaît

Connexion à SIRHUS – login/mot de passe

P. 15


Vous êtes connecté !

Connexion à SIRHUS – login/mot de passe

P. 16


Itinéraire Professionnel

Au préalable à la saisie de la fiche 1-2, l’agent doit saisir ses expériences professionnelles et ses formations initiales ou diplômantes

Validation des formations initiales ou diplômantes (SRH) non bloquante

Facultatif, l’agent peut saisir ses compétences en matière de langues, bureautique/informatique et permis ou certificats divers

Impression itinéraire professionnel / passeport formation possible

P. 17


Itinéraire Professionnel Impression itinéraire professionnel (agent)

P. 18


Le dossier annuel

Principales étapes Composition du dossier Les différents rôles et profils Affectation des responsables d’entretien Création des Dossiers Annuels – Mode TEST Création des Dossiers Annuels – Mode REEL Rédaction des Dossiers Annuels Validation en masse des dossiers annuels Impression des Dossiers Annuels Export des Dossiers Annuels Réouverture des Dossiers Annuels Vérification des Dossiers Annuels par le SRH Contrôle changement de BAP

P. 19


Le dossier annuel : principales étapes

Lancement de la campagne par la DRH Vérification des conditions par le SRH

Mise à jour des Responsables d’entretien

☆Traitement de nuit

Création des dossiers annuels

Rédaction, validation et impression des dossiers

Classement

☆Traitement de nuit

Bordereaux de classement

P. 20


Le dossier annuel – composition du dossier

Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions d’avancement Fiche 2 : Descriptif d’activités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement

Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l’agent est

proposable en changement de corps

Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade

P. 21


Le dossier annuel - Les différents rôles et profils

P. 22


Les directeurs d’unités ont la possibilité de choisir n’importe quelle personne de leur unité comme responsable d’entretien

un traitement vérifie si les responsables d’entretien disposent d’un compte utilisateur

Si oui le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE

Si non un mail est envoyé aux équipes SSI leur demandant de créer le compte. Le lendemain, le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE

S’il y a un changement de responsable d’entretien en cours de campagne, la mise à jour des dossiers annuels est faite automatiquement par les traitements de nuit

Si un agent n’est plus responsable d’entretien, le traitement de nuit supprime le rôle RE

Le dossier annuelAffectation des responsables d’entretien (1/4)

P. 23



Par défaut, le DU est responsable d’Entretien mais il peut déléguer à un RE la conduite de l’entretien avec les agents.

ab

c

<Chercher> avec les critères a, b et/ou c

Si aucun critère

liste de tous les agents de l’unité

1

2

P. 24


Liste des agents correspondant aux critères de recherche

1- Bouton <sélectionner / désélectionner tout>

ou

Sélection d’un agent

1- Sélectionner les agents à l’aide du bouton « tout sélectionner » ou de la case à cocher

2- Choisir le « responsable d’entretien » à l’aide du menu déroulant

3- cliquer sur le bouton

2- Responsables d’entretien

! Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée

3- Bouton <assigner>


P. 25


Cliquer sur

pour sauvegarder

Le nom du Responsable d’entretien est modifié.

La prise en compte dans le dossier administratif de l’agent sera effective le lendemain

Enregistrer

! Les dossiers annuels ne pourront être créés que le lendemain


P. 26


Le lendemain,

1 - Sélectionner les matricules à l’aide du match_code. Si aucun matricule n’est sélectionné, la création des dossiers annuels se fera en masse pour tous les agents concernés de l’unité

2 – Sélectionner les fiches à créer (par défaut toutes les fiches sont cochées)

3 – Sélectionner le mode « Test » pour contrôle avant lancement réel

4 - Saisir l’effectif total de l’unité (agents CNRS et non CNRS toutes implantations)

5 – Cliquer sur

1-Saisir matricule(s)

4-Saisir Effectif de l’unité

3-Mode test

5-Exécuter

2-Sélectionner les fiches

Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode TEST (1/2)

P. 27


Vérifier l’absence d’anomalie

Descendre avec l’ascenseur pour vérifier qu’il n’y a pas d’enregistrement en erreur en bas de la liste

Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode TEST (2/2)

P. 28


1 - Lancer maintenant le programme en mode « réel »

2 – Cliquer sur

1-Mode réel

!Le programme se lance automatiquement en arrière-plan. La procédure de

création peut être longue en fonction de la taille de l’unité (+ 30 min)

2-Exécuter

Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode REEL (1/2)

P. 29


Les Dossiers Annuels sont maintenant initialisés et vont être rédigés et/ou consultés par différents acteurs

Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode REEL (2/2)

P. 30


Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (1/11)

Différents types de filtres :1- Sélection par menu déroulant

2- Sélection par chaîne de caractères « *….* »

Tris possibles sur toutes les colonnes avec

1-Menu déroulant2-chaîne de caractères

Le bouton met à jour les tris mais pas les filtres

Le bouton permet de supprimer une fiche « en cours de traitement »

Un filtre automatique sera positionné au 01.01.2009 pour

l’année de campagne 2009

P. 31



Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008 sont reprises

Fiche 2 : Mission et descriptif d’activités Fiche 4 : Récapitulatif des formations suivies

D’autres informations sont éditées à partir du dossier administratif de l’agent Fiche 1

Expériences professionnelles antérieures : les 15 plus récentes saisies par l’agent dans l’IT23Formations diplômantes : les 5 saisies par l’agent dans l’IT22, par ordre de

priorité décroissantes définies par l’agent

Règle de calcul des effectifs (au 1/03/09) Effectif CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste de l'unité

non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental

Effectif ITA CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste « ACCOMPAGNEMENT DE LA RECHERCHE » de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental

P. 32



Les ascenseurs : atteindre les zones

de saisie

5 boutons accessibles en fonction du rôle de l’utilisateur :

Enregistre les données saisies

Revient à la liste des évaluations SANS enregistrer

Affiche l’historique des actions sur la fiche

Imprime la fiche validée ou non

Sur la fiche 2 pour joindre l’organigramme de l’unité

Fait passer la fiche au statut « clôturé » ; elle n’est plus modifiable

P. 33



Les cases servent à réduire ou développer une zone

Fiche 1 : toutes les informations concernant l’agent

P. 34



DU

FICHE 1 – Données générales et propositions d’avancement

Le DU valide la fiche 1

P. 35



Agent et RE

RE

FICHE 2 – Descriptif d’activités

Le RE valide la fiche 2

P. 36



FICHE 3 – Bilan, orientations et perspectives

Agent et RE

RE

Agent


P. 37



FICHE 4 – formation

les formations suivies doivent être évaluées

et les besoins en formation priorisés par

le RE

!

Agent et RE


P. 38



DU/RE

FICHE 5-1 – Appréciation générale

Agent

Le DU valide la fiche 5-1

P. 39



FICHE 5-2 – Argumentaire prop. corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corps

DU


P. 40



FICHE 5-3 - Argumentaire prop. grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade

DU


P. 41


Le dossier annuelValidation en masse des dossiers annuels (1/2)

Nouvelle fonction de validation en masse pour

les DU et les RE

Liste des fiches au statut « en cours de traitement » dont l’acteur est valideur

Indicateur :

- ORG. ABS : l’organigramme n’a pas été joint à la fiche 2, la fiche ne pourra pas être validée

- PROP.ABS : L’agent est proposable à un avancement mais le DU ne s’est pas prononcé dans la fiche 1, la fiche ne pourra pas être validée

Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation

définitive »

! La sélection est gardée lors du changement de page

P. 42


Après la validation, les fiches validées

disparaissent de la liste

Le dossier annuelValidation en masse des dossiers annuels (2/2)

P. 43


Le dossier annuelImpression des Dossiers Annuels (1/3)

Si la fiche imprimée n’est pas « clôturée », un filigrane « version provisoire » s’imprime sur le dossier annuel

Le SRH peut uniquement imprimer les fiches clôturées d’un dossier annuel

P. 44



1 – Indiquer le ou les matricules (si besoin)

2 – choisir les fiches à imprimer

3 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom

4 – cliquer sur

et récupérer le fichier sur votre poste

! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local

1-matricules

2-fiches

3-chemin et nom fichier

4-Exécuter

P. 45



2 possibilités pour imprimer les dossiers annuels

Sélection de matricule(s) : récupérer le document sur le poste et l’imprimer

Aucun matricule sélectionné : le système lance l’impression en arrière-plan pour tous les agents de l’unité. Ce traitement peut durer un certain temps. Pour le récupérer et l’imprimer, utiliser la transaction « Export des dossiers annuels »

P. 46


Le dossier annuel Export des Dossiers Annuels

1 – changer le chemin et/ou le nom du fichier cible

2 – cliquer sur <Télédécharger>

3 – récupérer le fichier sur votre poste et l’imprimer

1-chemin et nom du fichier local

2-Télédécharger

! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local

P. 47


Le dossier annuelRéouverture des Dossiers Annuels

Après validation, si des fiches sont incomplètes ou si le SRH doit réouvrir une fiche à la demande d’un DU, il décoche dans la zone « validation DU/RE » la ou les fiches concernées

Décoche la fiche incomplète

P. 48


Gestion des classements

Description du processus

Classement DU - Saisie des classements

Classement DU - Etat de contrôle

Classement DU - Validation des classements

Classement DU - Bordereau d’avancement

P. 49


Gestion des classementsClassement par le DU – Saisie des classements (1/2)

1 - « Promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne

2 - « Promouvable et non promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne et pour les années futures (nombre d’années fixé par la DRH ; actuellement 3 ans)

3 - « Type d’avancement » permet d’afficher la liste des promouvables en fonction de leur type d’avancement

4 - « Unité d’évaluation » : pour le DU qui a plusieurs unités

5 - « Année de campagne » par défaut l’année en cours

6 - pour lancer la recherche après l’application des critères

1 2

34 5 6

P. 50


1 - Sélection de l’agent à traiter et saisie du classement dans les colonnes corps/grade et unité. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton

2 - Saisir les classements

3 - cliquer sur

1- Sélection d’un agent

ou

Bouton <sélectionner tout>

2 - Saisie des classements

3 - Enregistrer

Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée

!Seules les lignes sélectionnées

seront enregistrées

!

Gestion des classementsClassement par le DU – Saisie des classements (2/2)

P. 51


1 – Saisir l’année de campagne2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN3 – Saisir l’unité d’évaluation4 – cliquer sur.

Cet état permet de vérifier les classements enregistrés avant de les valider

1- année de campagne

2 – Unité d’évaluation

3-Exécuter

Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (1/4)

P. 52


L’agent est proposable pour un échelon accéléré

Le DU a proposé l’agent pour un « échelon accéléré » dans le dossier annuel

Le DU n’a pas encore classé l’agent

L’agent est proposable pour grade au choix

Le DU a proposé l’agent pour un « grade au choix » dans le dossier annuel

Le DU a classé l’agent et a VALIDE. Le classement est masqué et apparaîtra sur le bordereau de proposition envoyé au SRH

Le DU a classé l’agent et n’a pas encore VALIDE. Le classement apparaît

L’agent est proposable pour un corps au choix

Le DU n’a pas proposé l’agent pour un « corps au choix » dans le dossier annuel


P. 53


Cet état de contrôle est enregistrable et imprimable par <Système> <Imprimer>


P. 54


1- imprimante

2- Valider

Le système ouvre un fichier .pdf


P. 55


1 - Sélection de l’agent à traiter. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton

2 – Cliquer sur

2 – Validation définitive

1- Sélection d’un agent

ou

Bouton <sélectionner tout>

!La prise en compte des données n’est effective que le lendemain pour impression du bordereau.

Gestion des classements Classement par le DU – Validation des classements

P. 56


Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (1/2)

1- année de campagne

3 – Unité d’évaluation

4-Exécuter

2 – ITA et TPN

Le lendemain1 – Saisir l’année de campagne2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN3 – Saisir l’unité d’évaluation4 – cliquer sur

P. 57


Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (2/2)

Le DU imprime le bordereau, le signe et l’envoi au SRH avec les dossiers annuels imprimés et signés

P. 58


Ergonomie FIREFOX

Création des dossiers annuels

Edition des dossiers annuels

Edition de l’état de contrôle des classements

P. 59


Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (1/2)

Exécuter

P. 60


Fenêtre de recherche de l’unité

Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (2/2)

P. 61


Ergonomie FIREFOX - Edition des dossiers annuels

Exécuter

P. 62


Ergonomie FIREFOXEdition de l’état de contrôle des classements

P. 63


Profil Salarié(pour DU et RA)

Non lié directement au dossier annuel

Consultation de dossiers

Procès Verbal d’Installation

Attestation de Reprise de Fonction

P. 64


Profil Salarié : Responsable administratifConsultation dossier agent 1/2

1 : Cliquez sur Afficher Données de base personnel 2 : Saisir le matricule

4 : Cliquez sur Afficher ou Aperçu

3 : Sélectionnez l’information à afficher

P. 65


Exemple : Afficher Données individuelles

Profil Salarié : Responsable administratifConsultation dossier agent 2/2

P. 66


Profil Salarié : Responsable administratifProcès verbal d’installation 1/3

1 : Cliquez sur Procès verbal d’installation

2 : Renseignez la catégorie de personnel, le matricule et la date

3 : Cliquez sur Exécuter

P. 67



Cliquez sur Aperçu avant impression ou sur imprimer

P. 68



Aperçu du document à imprimer

P. 69


Profil Salarié : Responsable administratifAttestation de reprise de fonction 1/2

2 : Renseigner le matricule et la date de reprise de fonction

1: cliquez sur attestation de reprise de fonction

3: cliquez sur Exécuter

P. 70


Profil Salarié : Responsable administratifAttestation de reprise de fonction 2/2

Exemple d’attestation de reprise de fonction

Documents

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