1/30

Számlafeldolgozás

a felhőben

Máté Krisztiánértékesítési igazgató

DoqSys Business Solutions

2/30

• Az automatizált számlafeldolgozás• Az invoicehotel.hu technológiai partnerei• Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás?• Kiknek ajánljuk?• Mi szükséges a szolgáltatás elindításához?• Miért éri meg?• Biztonságos? – Igen!• Szolgáltatási modellek• Összefoglalás

Tartalom

3/30

Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói

Forrás: Aberdeen Group

Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya

A működési költségek csökkentésének szükségessége

Jobb készpénz menedzsment

Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok

A kockázatok csökkentése (kontroll növelése)

A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása

4/30

Hatékonyságés megtakarítás

Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések

Kontroll és megfelelőség

Teljes átláthatóság

5/30

Kontroll és megfelelőség: kihívások

Kihívások

•Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva

•Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata

•Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint

Kontroll és megfelelőség

ElőnyökKépességek

6/30

Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk

Kihívások

•Szervezeti hierarchia

•Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek

•A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...)

•Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák)

•Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.)

ElőnyökKépességek

Kontroll és megfelelőség

7/30

Kontroll és megfelelőség: előnyök

Kihívások

•Belső szabályozás betartása

•Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig

•Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése

•Túlfizetések elkerülése

•Könnyen auditálható folyamat

•SOX, IFRS, stb. megfelelés

ElőnyökKépességek

Kontroll és megfelelőség

8/30

Teljes átláthatóság: kihívások

Kihívások

•Nem átlátható a folyamat

•Nincs valós idejű cash flow kimutatás

•Nincs konszolidált adat a teljes költésről

ElőnyökKépességek

Teljes átláthatóság

9/30

Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk

Kihívások

•Könyvelői ellenőrző felület

•Riasztások és figyelmeztető kiemelések

•Státusz figyelés

•Cash menedzsment

•Beszállítónkénti költés kimutatások

•Személyes archívum

Teljes átláthatóság

ElőnyökKépességek

10/30

Teljes átláthatóság: előnyök

Kihívások

•Rövidebb átfutási idő

•Folyamat fejlesztés

•Gyorsabb kivétel kezelés

•Pénzeszközök jobb kihasználása

•Dinamikus kedvezmény kezelés

•Összevont költési adatok

ElőnyökKépességek

Teljes átláthatóság

11/30

Hatékonyság és megtakarítás: kihívások

Kihívások

• Magas költségek

• Papír alapú számlák

• Kihasználatlan engedmények

• Nem értéknövelt feladatok

Hatékonyságés megtakarítás

ElőnyökKépességek

12/30

Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk

Kihívások

•100% elektronikus számlakezelés

•Egyeztetés a megrendelésekhez

•Egyeztetés a szerződésekhez

•Előre definiált sablonok

•Meghatározott munkafolyamatok

•iPhone / iPad / Android lehetőség

ElőnyökKépességek

Hatékonyságés megtakarítás

13/30

Hatékonyság és megtakarítás: előnyök

Kihívások

•100% elektronikus számlakezelés az első naptól

•Rövidebb számla kezelési ciklus

•Skontó kihasználás lehetősége

•Kevesebb hibalehetőség

•Alacsonyabb költségek

ElőnyökKépességek

Hatékonyságés megtakarítás

15/30

Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat

Automaticallymatch invoice

and PO, or invoice

and contractpayment schedule.

XML vagy egyéb hitelesítettadatstruktúrák,

esetlegadatkinyerés

OCR technológia

segítségével.

Kézi kontírozás, amit általában

szakembervégez.

Számla alakiés tartalmi

ellenőrzése, amit

általában szakember

végez.

Számlajóváhagyása(jóváhagyási

szintekés szabályok

szerint).

Számla adatoktovábbításakifizetésre

az ERP-be, vagypénzügyi

rendszerbe

e-számla OCR Kézi kontírozás

Kéziellenőrzés

Kézijóváhagyás

Könyvelés és kifizetés

16/30

Inteligens folyamat

XML vagy egyéb hitelesítettadatstruktúrák ésadatkinyerés a legmodernebb

ICRtechnológia

segítségével.

Számla automatikus

alaki és tartalmi

ellenőrzése,egyeztetés.

Ha nincs egyezés,

akkor köröztetés,sablonok,

„kedvencek”szerinti

kontírozás.

Automatikusszámla

jóváhagyás(jóváhagyási

szintekés szabályok

szerint).

Számla adatoktovábbításakifizetésre

az ERP-be, vagypénzügyi

rendszerbe

e-számla ICR Kézi kontírozás

Kéziellenőrzés

Kézijóváhagyás

Könyvelés és kifizetés

Számla egyeztetés

17/30

3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla

Számla egyeztetésa jóváhagyott

rendeléssel és TIG-gel

Számla nem egyezika megrendeléssel és/vagy TIG-gel

(eltérés)

Automatikus feladás

Jóváhagyási workflow

IgénylésIgény

jóváhagyásMegrendelés TIG Számla

beérkezésSzámla

egyeztetés

Könyvelés és kifizetés

Számlajóváhagyás

ICR

18/30

Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.)

Számla egyezik a jóváhagyott

szerződéssel vagy kerettel

Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek)

Automatikus feladás

Jóváhagyási workflowKönyvelés és

kifizetés

Számlajóváhagyás

Számla beérkezés

Számla egyeztetés

Szerződés vagy keret

létrehozása

Szerződés vagy keret

jóváhagyása

ICR

19/30

Egyeztetés előnyei

Folyamat- Teljes

automatizálás- Részleges

automatizálás- Automatikus

kontírozás- Automatikus

workflow- Kevesebb

emberi hibalehetőség

- Több idő jut az értéknövelt feladatokra

Kontroll- Beszerzési

szabályok érvényesítése

- Auditálás fenntartása

- Sor szintű egyeztetés

- 3-utas egyeztetés (PO-TIG-Számla)

Megtakarítás-Rutin feladatok automatizálása-PO-TIG-Számla kapcsolat-Kontírozás-Workflow-Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek

Megtakarítás

Kontroll

Folyamat

20/30

Történet• 1985-ben alapították• Független tanácsadó

cégek az 1.-2. helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben

• 11 iroda a világon

Vállalati adatok• Nettó bevétel >107 M

EUR 2011-ben

• 1000+ alkalmazott• 30 országban rendelkezik

partnerrel• >1 M felhasználó 60

országban

Nyílt hálózat• 1.9 M beszállító• >20 M

e-számla/PO 2011-ben

• 175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül

• >50 e-számla formátum

• 130+ partner

Technológia partnerünk(workflow):BasWare Corporation

21/30

Driving content in the right direction

Technológia partnerünk (ICR):Top Image Systems

22/30

• Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást • biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást• gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával • tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását• könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van• azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat

Mit kínál az invoicehotel.hu?

23/30

• mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e-számla• akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni • aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe• akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz

Kinek ajánljuk?

24/30

• a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás• felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás)• internet hozzáférés• 1 folyamatgazda és 1 informatikus • 4 hét közös munka

Mi szükséges hozzá?

25/30

• tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent• egy számla feldolgozási költsége töredékea manuális feldolgozás költségének, ezáltala megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik• a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek• hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül

Miért éri meg?

26/30

• a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása• SSL (https) titkosítás• magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája• egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok• fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum)

Biztonságos? – Igen!

27/30

I. Modell (teljes outsourcing)

Számla befogadás (DoqSys)

Szkennelés(DoqSys)

Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys)

Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

28/30

II. Modell (részleges outsourcing)

Számla befogadás (Ügyfél)

Szkennelés(Ügyfél)

Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys)

Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

29/30

1. globális technológia, „holnap” is jelen lesz2. nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi

támogatás3. jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés4. törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság5. valós idejű kötelezettség és ÁFA információk6. nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés7. stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás

Összefoglalás

30/30

krisztian.mate@doqsys.com www.doqsys.com

www.invocehotel.huwww.facebook.com/invoicehotel.hu

Köszönöm a figyelmet!