Szövegszerkesztés, szövegfeldolgozásMinden valószínûség szerint e területeken használjuk a számítógépeket leggyakrabban. Hiszen egy levél megírása éppen úgy szövegszerkesztõvel célszerû, mint egy program elkészítése. Adatok gyanánt is sokszor tárolunk szöveges információkat. De szövegfeldolgozási feladat egy DOS parancs végrehajtása is: a parancs elválasztandó paramétereitõl, azok is egymástól, stb. Számos példa eszünkbe juthat: dolgozat, meghívó, újságcikk, szakdolgozat, szórólap, jegyzet, könyv, stb. Látható, hogy a megoldandó feladatok választéka meglehetõsen széles mind terjedelmileg, mind a formai megkötöttségek, igények szempontjából. Indokolt tehát, hogy alaposabban megismerkedjünk az IBM PC gépeken feltalálható szövegszerkesztési lehetõségekkel. Feladatunkat némileg nehezíti, hogy a programoknak szinte kimeríthetetlen választéka áll rendelkezésre, melyek feladatukat eltérõ megközelítéssel, eltérõ színvonalon, eltérõ áron oldják meg. Mindenesetre tudnunk kell, hogy e programoknak két alapvetõ fajtáját lehet megkülönböztetni: a professzionális, sok lemezen vagy CD-n forgalmazott, 20-200 Mbyte tárigényû, „luxus” szövegszerkesztõket (Word for Windows, WordPerfect, stb.), illetve a 20-200 kbyte-os „mezei” változatokat (pl. Norton Editor). Látni fogjuk, hogy a gyakorlatban felmerülõ feladatok nagy része ezekkel a karcsú, igénytelen programokkal is megoldható. De melyek is ezek a feladatok, miért szokták a szövegszerkesztõket intelligens írógépként emlegetni, miért érdemesebb szövegszerkesztõ programokat használni a hagyományos írógépnél?

1. A szövegfeldolgozás lépései Bármelyik fentebb említett szövegfajtát képzeljük is – mint megoldandó feladatot – magunk elé, az alábbi lépések mindegyikén keresztül kell haladnunk a teljes megoldás érdekében.

1. szövegjavaslat, vázlat készítése - hiszen már egy levél esetében is célszerû átgondolni, hogy mit is akarunk írni, nem beszélve egy diplomamunkáról. Ez a vázlat születhet fejben, íródhat kis cédulákra, de természetesen író- és számítógépünk is felhasználható elkészítésére.

2. a szöveg leírása - e fázis nélkül nincs dolgozat, kiadvány, tehát meg nem takarítható 3. a szöveg átdolgozása - ami jelenti a különféle hibák kijavítását, stiláris és tartalmi

átdolgozást, a megrendelõ (bíráló) igényeinek figyelembe vételét: esetleg egyes részek elhagyását, újak beillesztését és így tovább

4. a szöveg megformázása - esztétikai, hatásossági, takarékossági szempontok, formai elõírások, nyomdai lehetõségek stb. figyelembe vételével; esetleg ábrák, grafikonok beillesztése,

5. a szöveg további feldolgozása - hiszen egy diplomamunkából születhet szakcikk, több cikkbõl egy könyv, stb.

A „klasszikus” szövegszerkesztõk tudása a 2. és 3. pont megvalósítására terjed(t) ki – már ez is hatalmas elõrelépés volt az írógépek kínálta lehetõségekhez képest. (Tessék meggondolni: egy 150 oldalas kézirat 17. oldalára be kell toldanunk 20 sort – ez bizony a hátralévõ 133 oldal újragépelését jelentette!) Ma már követelmény a szöveg „tökéletes” megformázása is – kezd tehát elmosódni a határ a szövegszerkesztés (wordprocessing, word editor), illetve a kiadvány-szerkesztés között, különösen mióta megjelentek az „asztali” (értsd: PC-ken futó) kiadványszerkesztõ programok (Desktop Publishing, DTP). Az itt kínálkozó lehetõségek nyilván teljességgel elképzelhetetlenek egy írógépet használva.2. Amit minden szövegszerkesztõ tud2.1. A szöveg létrehozása A megoldandó alapfeladat tehát egy bármikor javítható, újraírható, könnyen tárolható, nyomtatható szöveg elõállítása, kezelése és tárolása. Ennek, mint a fentiekben tisztáztuk, elsõ lépése a szöveg beírása. Lássuk, ez milyen megoldandó feladatot jelent, milyen követelményeknek kell megfelelni.A szöveget ma még alapvetõen billentyûzeten gépeljük be, bár már ma is létezik olyan eszköz (scanner), mely alkalmas már megírt dokumentumok közvetlen beolvasására, s elõrehaladott kísérletek zajlanak a kézírás felismerésére, illetve hang alapján történõ szövegbevitelre. Itt rögtön szembe találjuk magunkat az elsõ problémával, tudniillik a billentyûzetek jelentõs részen nem találhatók meg a magyar nyelvre jellemzõ ékezetes betûk. Egy ügyes kis segédprogrammal (billentyûzet-átdefiniáló program) segíthetünk ezen a gondon, de az ékezetes betûk egészen más

helyre kerülnek, mint azt az írógépen megszokhattuk. A szöveget kétféleképpen írhatjuk a memóriába/képernyõre: beszúrás illetve felülírás üzemmódban. Beszúrás (insert) módot használva a beírt karakter jobbra tolja (tehát nem írja át) a kurzor helyén álló betût. A felülírás (overtype) mód esetében a leütött billentyûnek megfelelõ karakter kerül a kurzor helyére, anélkül, hogy az ott álló betût „megmentette" volna az editor (tehát átírás történt). (A szöveg végén dolgozva nincs különbség a két módszer között). Minden szerkesztõ esetében választhatunk (kapcsolhatunk) a két mód között. Általában az insert mód használata a praktikusabb, gyakoribb.Az általunk beírt jelek (pontosabban kódjuk) tehát a számítógép memóriájába kerülnek. A munka igazából a memória egy részén, a munkaterületen zajlik, így a szöveg terjedelmének csak a tár mérete szabhat határt. Ma már azonban gyakorlatilag minden editor tudja az úgynevezett lapozásos technikát, azaz az iratnak csak az aktuális része van a memóriában, a többi rész szükségessége válása esetén a háttértárolóról töltõdik be. Fontos tudnunk, hogy a memória csak a gép mûködésének ideje alatt képes a benne lévõ adatokat megjegyezni!Az általunk írottak folyamatosan megjelennek a monitoron, mint „papíron". Mivel ma még drága, s ezért ritka az A/4-es formátumot egy az egyben megjelenítõ monitor, általában a képernyõn az iratnak mindig csak egy részét látjuk (ablak). Ezt az ablakot tetszõlegesen mozgathatjuk a szöveg felett. Tájékozódásunk megkönnyítése érdekében a szövegszerkesztõ kijelzi, hogy hányadik oldal, melyik sorában, oszlopában vagyunk, dolgozunk pillanatnyilag. A szöveg megjelenítése történhet karakteresen vagy grafikusan. Az elõbbi esetben (mely olcsóbb számítógépet és programot jelent) a szöveg végsõ formájáról nem rendelkezünk információval szerkesztés közben, „csak" tartalmáról. A grafikus kijelzés lehetõvé teszi (persze megfelelõ gép és program esetén) a WYSIWYG (What You See, Is What You Get - azt kapod, amit látsz) megjelenítést, azaz a szöveg végsõ formájában, „papírhûen" jelenik meg elõttünk folyamatosan. Ma már az irodai szövegszerkesztõknél ez alapkövetelménynek számít, más alkalmazásoknál viszont felesleges, gondoljunk csak a programírásra, vagy az újságíró munkájára, ahol a cikk végsõ formáját a tördelõ, s nem pedig a cikk írója adja meg. Különösen hosszabb dokumentumok készítésénél fordul elõ, hogy egy menetben nem végzünk a beírással. Mint már említettük a gép kikapcsolásakor a memória tartalma elvész, tehát szövegünket „meg kell mentenünk" a további munka számára. Gépünkben tehát kell hogy legyen egy (manapság mágneses elven mûködõ) háttértároló, melyre - programunk segítségével - „lementjük" az iratot, illetve ahonnan beolvassuk (megnyitjuk) azt, további munka, feldolgozás céljából.Itt említjük meg a befejezõ fázist, a nyomtatást, hiszen dokumentumaink ma még legtöbbször papírra kerülnek, bár egyre elterjedtebbek az úgynevezett elektronikus publikációk - a világon számos helyen vannak elektronikus könyvtárak, jelennek meg ilyen folyóiratok: hazánkban például az abCD, a Jelenkor, s létezik már MEK (Magyar Elektronikus Könyvtár) is. A nyomtatásra nagyjából hasonló felosztás igaz mint a monitornál mondottak: azaz tudunk igen szépen nyomtatni (tintasugaras, vagy lézerprinterek révén), s kevésbé igényesen, ámde olcsóbban, mátrixnyomtatókat használva: megint a feladat (és lehetõségeink) döntenek az alternatívák között.

A szövegszerkesztés logikája

2.2. A szöveg átdolgozása, szerkesztése A lehetõségek és követelmények jobb megértéséhez át kell tekintenünk a szöveg egységeit, elemeit; melyekre az egyes szerkesztõk különféle kezelési, formázási lehetõségeket, mûveleteket tesznek lehetõvé. A szövegekben a szerkesztõk az alábbi egységeket különböztetik meg, ezek kezelésére képesek:

karakter - ami nemcsak betû, hanem számjegy, írásjel, speciális szimbólum (pl. %, ©, &, =, stb.) lehet

szó - A szövegszerkesztõk egy szónak tekintik a két betûköz (space) közötti karaktersorozatot; tehát az írásjelek általában nem választják el a szavakat! Például: alma,körte egyetlen, 10 karakteres szónak számít. Ebbõl következik az írásjelek használatának „balra kötõ" szabálya: azaz az elõbbi példa alma, körte módon írandó.

sor - Nem minden szerkesztõ kezeli külön egységként. De abban mindegyik egységes, hogy eltérõen az írógéptõl, a sorok végén NEM kell az ENTER billentyût megnyomni, mivel a szerkesztõ program gondoskodik a margón „túllógó" szó új sorba történõ átvitelérõl.

bekezdés (paragraph) - A szövegszerkesztõk két ENTER nyomása közötti egységet kezelik egy bekezdésként! A legtöbb szövegszerkesztõben a bekezdéshez, mint egységhez rendelhetõk igen fontos formázási lehetõségek (igazítás, térköz, behúzás, betû jellemzõi).

oldal - csak a megjelenítésben, formázásban van szerepe. Némely szövegszerkesztõk képesek a páros - páratlan oldalak eltérõ kezelésére, illetve megjelölt részek új oldalon való kezdésére.

kijelölés - Az alkalmazó által tetszõlegesen kijelölt szövegrész: van ahol egérrel, van ahol speciális billentyûkkel adható meg a blokk eleje s vége.

szakasz (section) - speciális jelekkel határolt szövegrész, melyre a szöveg egészétõl eltérõ formai jegyek jellemzõk (más hasábszám, margók)

fejezet - ennek az egységnek a kezelésére csak az igényesebb editorok képesek a szöveg egésze (file, állomány, dokumentum).

Mint már említettük, a szöveg egésze csak ritkán látható a monitoron, csak egy részét (ablakát) tudjuk egyszerre megtekinteni. Az iratban viszont tetszõlegesen mozoghatunk vagy a kurzormozgató billentyûk, vagy az egér segítségével, és bármely részét átírhatjuk, átdolgozhatjuk - ezt hívják teljes-képernyõs szerkesztésnek (full screen editor). Nézzük tehát, hogy a szöveg átdolgozására milyen eszközök állnak rendelkezésre.

2.3. Szövegfeldolgozási mûveletek 2.3.1. Elsõsorban karakterekre alkalmazható mûveletek:

átírás - leginkább karakterek esetén alkalmazzuk, elütések javítására törlés (delete) - felesleges részek megszüntetésére alkalmas. Karakterek esetén a backspace

gombbal is lehetséges (balra töröl), nagyobb - kijelölt - egységek (szó, sor, blokk) esetén a Del gomb használható. Nem szabad összekeverni a szerkesztõk egy részében megtalálható „kivágás" (cut) funkcióval - ez utóbbi alkalmazásakor a kivágott szöveg egy átmeneti tárolóban (puffer, vágólap) kerül, ott megmarad.

beszúrás (insert)- használata egyértelmû karakterek, vagy rövidebb - most beírandó - szövegrészek esetén: ekkor a már említett insert módot használva egyszerûen begépeljük a kívánt, hiányzó jeleket. Ne keverjük össze a beillesztéssel (paste), ekkor az elõbb tárgyalt átmeneti tárolóból, vagy más szövegbõl illesztünk be egy már megírt részt az aktuális dokumentumba.

2.3.2. Elsõsorban kijelölt részekre alkalmazható mûveletek: másolás (copy) - a kijelölt szövegrész a dokumentum egy másik helyén is megjelenik, tehát

az eredeti helyen megmaradva, többszörözõdés történik kivágás (cut) - a kijelölt szövegrész a mûvelet hatására eltûnik, de csak egy átmeneti

tárolóba (puffer, clipboard), ahonnan más helyre, netán egy másik dokumentumba berakható beillesztés (paste) - az elõbbi átmeneti tárolóból (vagy esetleg más dokumentumból) tudunk

részeket beilleszteni a kurzor aktuális helyére mozgatás (move) - számos szövegszerkesztõben megtalálható funkció, egy szövegrészt az

eredeti helyérõl egy másik helyre viszünk (mozgatás = kivágás + beillesztés)

2.3.3. Elsõsorban szavakra alkalmazható mûveletek: keresés - megadott szó, vagy jelsorozat minden elõfordulását lehet könnyen megtalálni,

megszámolni a funkció segítségével csere - megadott szó, jelsorozat elõfordulásai cserélhetõk ki általa egy másik szóra,

kifejezésre; részben vagy egészen automatikusan, de választhatjuk a kézi vezérlést is - azaz minden csere elõtt rákérdez a rendszer a megerõsítésre. Jól használható ez a lehetõség akkor, ha gépelés közben valamit például következetesen rövidítve írunk, és a végleges szövegben kibontva kell megjelennie ld. MTA - Magyar Tudományos Akadémia.

2.3.4. A szöveg átdolgozásának körébe tartozó, de nem minden szerkesztõ által tudott mûveletek:

helyesírás ellenõrzés - nem kell különösebben indokolni a fontosságát, sem pedig részletesen taglalni magyar nyelven történõ megvalósításának nehézségeit. A többé-kevésbé kész szöveget célszerû ellenõrizni. Ekkor a helyesírás-ellenõrzõ egy (igen bõ) szótári készlettel hasonlítja össze az irat szavait, s ha nem találja benne az aktuális jelsorozatot, akkor ezt szóvá teszi, esetenként javítási javaslattal. Vigyázzunk: az „értelmes" elírásokat nem javítja, például megy - meggy. Hatásossága nem tökéletes, ne bízzunk mindent rá!

elválasztás - hasonlók mondhatók el róla, mint a helyesírás ellenõrzésrõl. Segít a sorvégi szavak elválasztásában, de nem teljesen megbízhatóan.

szinonima-szótár - a szöveg igényesebb megfogalmazásához nyújt segítséget rokon értelmû szavak felajánlásával.

kifejezéstár - ezt a felhasználó magának állíthatja össze, a gépelés megkönnyítése érdekében. Jelen szöveg esetében meglehetõsen sokszor fordul elõ a „szövegszerkesztõ" szó - erre alkalmazhatunk egy saját rövidítést, mondjuk „szösz"; s a szerkesztõ a „szösz" begépelésekor automatikusan a „szövegszerkesztõ" szót írja le.

ábra beillesztése, készítése - bármely dokumentum esetén szükség lehet rá. Egyszerûbb szerkesztõk esetleg csak jelzik a csatolást, igényesebb szerkesztõk be is illesztik és szerkeszthetõvé is teszik az ábrát.

táblázat szerkesztése, beillesztése - tudományos, üzleti jellegû dokumentumok készítésekor igen hasznos szolgáltatás

képlet szerkesztése - elsõsorban matematikai jellegû kiadványok esetén szükséges tartalomjegyzék készítése - hosszabb dokumentumok esetén a címstílusok alapján

automatikusan készíthetõ el, természetesen a teljes szerkesztési munka végén tárgymutató készítése - tudományos, jogi, stb. dokumentumok esetén szükséges. A

tárgymutatóban feltüntetni kívánt kifejezéseket egy speciális jellel ellátva, a szerkesztés végén automatikusan készíthetõ.

körlevél készítés - egy törzsszöveg és egy adatbázis „keresztezésébõl" jön létre a körlevél, mely azonos tartalom mellett változó szövegrészeket is tartalmaz (megszólítás, cím, stb.). Elsõsorban az üzleti levelezésben használatos.

3. A szöveg formázásaTekintsük át, milyen egységek milyen módon határozhatók meg. Itt vannak a legnagyobb eltérések a lehetõségekben - nullától a DTP-ig. Ez külön tudomány (mûvészet) - a tipográfia. 3.1. Az oldal Legfontosabb a méretezés - ami általában a teljes dokumentumra igaz lesz. Meghatározhatjuk az oldal méreteit, ami legtöbbször valamilyen szabvány papír ívméret lesz (A/4, A/5, B/5, stb.), de lehet egyedi is. Ezek után meg kell határoznunk a margók távolságait, másképpen a szedéstükör méreteit. Évszázados tradíciók érvényesek - szemünk ehhez szokott hozzá, ezt tekinti szépnek. A papírméretek szabványosítása már a reneszánsz idején megkezdõdött. A nálunk legelterjedtebb „A” formátumot Wilhelm Oswald ajánlotta 1911-ben. Ennek oldalaránya: egy a négyzetgyök kettõhöz. A ma használatos néhány elterjedtebb papírméretet táblázatunk tartalmazza.

Betûjel A B/0 841x1189 mm 1000x1400 mm/1 594x841 mm 707x1000 mm /2 420x594 mm 500x707 mm /3 297x420 mm 353x500 mm /4 210x297 mm 250x353 mm /5 148x210 mm 176x250 mm

A szedéstükör kialakításánál igen elterjedt „esztétikai mankó” az aranymetszés. Az aranymetszést már az ókorban ismerték, arányai a természetben több helyütt felismerhetõk - többek közt az emberi testen is. Aranymetszésnek nevezzük egy szakasz két szeletre vágását, ha a szeletek kisebbike úgy

aránylik a nagyobbikhoz, miként a nagyobbik a teljes szakaszhoz - ha tehát a p<q szeletekre a p:q=q:(p+q) aránypár teljesül.

Egy geometriai módszer3.1.1. Egy gyakori eljárás az aranymetszéssel való oldalszerkesztésre:

6. szedéstükör szélessége = papírszélesség x 0,618; 7. (papírszélesség - szedéstükör-szélesség)/8 = 1 rész; 8. a margó kötésben 3 rész, fejben 5 rész, kívül 5 rész, lábban 8 rész.

3.1.2. Néhány elterjedt szedéstükör méret:

Oldalformátum Tükörméret

A/4

141x200 mm 145x204 mm 150x212 mm 154x220 mm

A/591x129 mm96x137 mm100x150 mm

B/5 108x159 mm112x166 mm116x175 mm

3.1.3. Néhány általános szabály, konvenció Ha csak nem egylapos dokumentumot készítünk, akkor mindig igyekezzünk oldalpárban

gondolkozni, nem egyes oldalakban. A szedéstükör és a margók aránya a kiadványon belül mindig állandó, csakúgy az oldalszámozás. Az oldal megjelenési formájának tervezésekor mindig igyekezzünk figyelembe venni a készített kiadvány mûfaját, célját, majdani felhasználási körülményeit

A beütéses oldal (a szöveg nem a lap tetején, hanem lejjebb kezdõdik, például fejezet elsõ oldala) lehetõleg páratlan számú oldalon, azaz jobb oldalon legyen.

Beütéses oldalon a cím és a szöveg mindig ugyanabban a magasságban induljon, a szedéstükör egyharmadánál lehetõleg ne alacsonyabban.

A záró oldalon a szöveg érjen legalább a szedéstükör egyharmadáig. A pagina (oldalszám) minden lapon ugyanott legyen, a páratlan és páros oldali pagináknak a

lapon keresztül nézve fedésben kell állniuk. Ha fejlécet, láblécet alkalmazunk, az illeszkedjen a tipográfiai képbe, különben többet árt,

mint használ. A fattyúsort minden áron szüntessük meg! Címben ne alkalmazzunk elválasztást, névelõket ne hagyjunk a címsor végén, ha a cím nem

fér el egy sorban. Egy dokumentumban lehetõleg ne használjunk egynél több betûtípust, csak különösen

indokolt esetben. A bekezdések elsõ sorának behúzása ne haladja meg a tükörszélesség egyharmadát,

többnyire egy-két „négyzet" („n" betû mérete) is bõven megteszi.

3.2. A betû A betûválasztásnál a legfontosabb, hogy a kiadványunk betûinek tömegét adó betû (a kenyérszöveg - angolban például body text, „test szöveg” - betûje) jól olvasható legyen. Sokan végeztek az elmúlt évtizedekben olvashatósági kísérleteket. Ezek egytõl-egyig azzal végzõdtek, hogy nyomtatva a talpas antikvák (ilyen például a Times New Roman) az olvashatóbbak. A szövegközi kiemelési feladatok mindig megoldhatók ugyanannak a betûnek a különbözõ változataival. Bár a félkövér nyugtalanná teszi a szövegképet, de tankönyvben, ahol a kiemelés célja a leglényegesebb gondolatok kiemelése a könnyebb tanulás érdekében, néha szükséges lehet. Általában használjunk inkább kurzívat, vagy egy-egy szó kiemelésére kis verzált (kapitälchen, small caps). Soha ne feledjük: a túl sok kiemelés már nem kiemelés! 3.2.1. Típusok A latin ábécé valamely változatát használó tipográfiában ma több mint kétezer betûtípusból választhatunk. Többségük már számítógépen is elérhetõ, bár sokszor ugyanannak a betûnek alig megváltoztatott formáját más néven hozzák forgalomba - ennek többnyire egyetlen célja a jogdíjak megtakarítása. A betûtípusok osztályozása: 3.2.1.1. Velencei és reneszánsz antikva

A kerek formák ferde tengelyállásúak, a talpak, a kezdõ- és záróvonalak erõteljesen gömbölyítettek, az alap- és segédvonalak vastagságában nincs jelentõs különbség. Velencei és reneszánsz típus: a kis „e" betû harántvonala ferde.

3.2.1.2. Barokk antikva Az alap- és segédvonalak vastagságának különbségei kicsit hangsúlyosabbak, a talpak (serifek) kevésbé gömbölyítettek, a kerek betûk tengelye már csak kissé ferde.

3.2.1.3. Klasszicista antikvák Az alap- és segédvonalak vastagsági különbségei kifejezettek, a kerek betûk tengelye függõleges, a kis (kurrens) „e" betû harántvonala a betû középvonalára esik.

3.2.1.4. Betûtalpas lineáris antikva (egyptienne, „gerendaírás") Jellemzõje a vonalak közel vagy teljes egyformasága, a szabályos felépítés.

3.2.1.5. Talp nélküli lineáris antikva (groteszk) Egyenlõ vonalvastagság, nincsenek talpak. A „groteszk" jelzõ félrevezetõ, ha valaki azt „torz", „szabálytalan" értelemben gondolja.

3.2.1.6. Egyéb antikvák A modern antikváknak igen sok, az itt felsorolt antikva családok jellemzõit ötvözõ változata alakult ki.

3.2.1.7. Írott típusok A betûcsalád neve önmagáért beszél. Jellemzõi a rajzszerszám sajátságai, mellyel létrehozták õket, és alkotójuk stiláris szándékai.

3.2.1.8. Díszírások Erõsen, olykor túlságosan is díszes, felcicomázott betûk.

3.2.1.9. Fraktúrtípusok Gót és hasonló típusok. A hazai gyakorlatban ritkán használatosak.

3.2.1.10. Idegen betûtípusok Héber, görög, arab, cirill stb. betûtípusok.

3.2.2. Méret A betûk nagyságát tipográfiai pontban fejezzük ki: 1 tipográfiai (Didot) pont = 0,376 mm. A betûk nagyságát névvel is ki szokták fejezni, ezeket táblázatunkban soroljuk fel. („True Type” font = szabadon méretezhetõ betû.)

3.2.3. Fokozatok (betûváltozatok) szövegbetû (kurrens vagy antikva) dõlt (kurzív, italic) - címekhez, szövegközi kiemelésekhez nagybetûk (verzális, allcaps) - címekhez kis nyomtatott (kis verzális, kapitälchen, small caps) - címekhez, kiemelésekhez félkövér (bold, halbfett) - kiemelésekhez(?), ellenjavallt!

3.2.4. Néhány írásjel használatáról Tipikus hiba az írásjelek elõtti spácium (szóköz, space). Alapvetõ szabály, hogy a vesszõ, pont, pontosvesszõ, felkiáltójel, stb. elé soha nem teszünk szóközt, utána viszont mindig!Gyakran rossz a kötõjel, gondolatjel, nagykötõjel használata. Kötõjelet (-) szavak és szórészek között alkalmazunk elválasztáskor, ikerszavaknál, hosszabb összetett szavaknál. A gondolatjelet (—, Windows esetében Alt+0150) leginkább a közbevetés szándékának jelzésére vagy a párbeszédek megjelenítésekor használjuk, szóközök között. A nagykötõjel alakjára nézvést megegyezik a gondolatjellel, azonban szóközök nélkül használjuk: angol—magyar szótár.Hasonlóan gyakran rossz az idézõjelek használata. Tipikus hiba a hüvelyk (inch) jelének alkalmazása ("). A magyar nyelvû szövegekben a nyitó idézõjel („) alul, a záró idézõjel felül (”) helyezkedik el. (Windows-ban a megfelelõ kódok: Alt+0132, ill. 0148). Az idézõjel és az idézett szó között nem lehet szóköz!Az írógéprõl átszokók gyakori hibája a zárójelek helyett a ferde törtvonal (/) használata. Szövegszerkesztõk esetében semmi nem indokolja ezt, használatát tehát kerüljük

3.3. Szöveg-elemek 3.3.1. Címek, alcímek

Miután döntöttünk a lapformátumról, a tükörméretrõl és a kenyérszöveg típusáról, méretérõl, a címtípusokat kell meghatározni. A címeknek elsõsorban a szerzõ szándékait kell kifejezniük, a mû tagolását kell segíteniük. Az oldalakat a fejezetek kezdõ oldalán beütjük, azaz a szedéstükör teteje és a fejezetcím között üres helyet hagyunk. Ezeknek a beütéseknek egyformának kell lenniük. Gondosan mérlegeljük, mely címek lesznek szöveg közt, és melyeket akarunk új oldalon kezdeni, vagy jelentõsebb hangsúlyt adva nekik, elõttük nagyobb teret hagyni. Jó, ha a cím elõtt a szabad tér nagysága legalább a cím betûnagyságának kétszerese, mögötte legalább még egyszer a betûnagyságnak megfelelõ. Ha a cím nem fér el egy sorban, akkor értelmileg és tipográfiailag egyaránt tagolni kell. A címet kövesse legalább három-négy sor szedés a lap alján. Olyan mûveknél, melyeknél sok és különbözõ típusú cím fordul elõ célszerû a címeket számozni. Ekkor e fejezetszámokat a címnek megfelelõ betûvel kell szednünk.

3.3.2. Fejléc, lábléc, élõfej A fejlécet általában több tanulmány, önálló mûvek közös dokumentumban való megjelentetésekor használunk, amikor a fejben feltüntetjük a rész címét is. Ilyen esetekben a fejben helyezhetjük el az oldalszámozást is. Speciális eset az élõfej: tankönyvekben, tanulmánykötetekben, szótárakban, lexikonokban, stb. alkalmazzuk, ahol különösen fontos egy-egy alfejezet könnyû megtalálhatósága, ezért azt minden oldal fejében feltüntetjük. Ha a paginát (oldalszámot) fejbe tesszük, azt célszerû a külsõ oldalon elhelyezni, és egy kicsit beljebb a fej szövegét. Ha a fejlécet léniával választjuk el, akkor az legyen finom, a fej és a szedés között hagyjunk tágas teret.

3.3.3. Lábjegyzet, hivatkozás Lábjegyzetet akkor célszerû alkalmazni, ha viszonylag kevés hivatkozást kell elhelyeznünk a szövegben. Ha a lap aljára helyezzük a hivatkozást, és nem marad elég helyünk, akkor egy finom léniát húzhatunk a lábjegyzet fölé.

3.3.4. Széljegyzet Ritkán fordul elõ. Ha széljegyzetet alkalmazunk, különösen gondoljuk át, hogy milyen szedésszélességet adunk neki, és ebben mekkora betûnagyságot alkalmazunk.

3.3.5. Oldalszámozás Az oldalszámozást a könyv elsõ oldalával kezdjük, de csak az elsõ szövegoldalon jelenjék meg. A paginát többnyire a lap alján helyezzük el, oldalt vagy középen.

3.3.6. Képszöveg, képaláírás Ezeket szedhetjük a kenyérszövegünk bármely változatából: kurzív, kisverzál, normál, de a szövegnél mindig 2-3 ponttal kisebbõl.

3.3.6. Tárgymutató A tárgymutatót készítsük a szövegtípusunkból. Tagolt és jól olvasható legyen. Többnyire legalább két hasábba tördeljük. Az ábécét jelzõ betûket vagy külön az elsõ szó elé törjük, vagy az elsõ szó elsõ betûjét kissé kiemeljük iniciálészerûen.

3.3.7. Tartalomjegyzék A tartalomjegyzék formáját a dokumentum mûfaja határozza meg. Egy szakkönyvnek természetesen részletes, az eligazodást, témakeresést segítõ tartalomjegyzéket kell készítenünk. A tartalomjegyzék áttekinthetõségét fokozhatjuk az alcímek behúzásával, a fõbb fejezetek elõtt soremeléssel.

3.4. A bekezdés A Magyar Értelmezõ Kéziszótár szerint a bekezdés „valamely szöveg írásában az új gondolatcsoportnak új sorban és beljebb való kezdése”. A szövegszerkesztõk világában ezt természetesen ki kell egészítenünk (vagy inkább fel kell cserélnünk) egy formai (a programok által könnyen felismerhetõ) jeggyel: leegyszerûsítve két ENTER közötti részt tekintünk egy bekezdésnek.A fenti módon meghatározott bekezdéshez több beállítási lehetõséget is rendelhetünk. Behúzások: bal, jobb, elsõ sor, „függõ" behúzás.

Igazítás: balra, jobbra, középre zárt, sorkizárt (kiegyenlített)

Térközök: sortávolság, térköz elõtte, utána.

Szövegeloszlás: „együtt a következõvel", „egy oldalra", fattyú- és árvasorok letiltása. A bekezdések általában valóban be-kezdések (azaz elsõ soruk némileg beljebb kezdõdik), de jó tudni, hogy a címek utáni bekezdéseket „tompán” kell szedni, azaz az elsõ sor behúzása nélkül

3.5. Szövegelemek kezelése A fenti szövegelemekhez (mint speciális bekezdésekhez) számos korszerû szövegszerkesztõben úgynevezett stílusokat rendelhetünk. E stílusokban a bekezdések számos tulajdonságát meghatározhatjuk:

betû típusa, mérete, jellege bekezdés igazítási módja, kötése következõ bekezdéshez, behúzás mértéke, térköz

elõtte/utána, sortávolság, stb., szegély mintázata, árnyékolása, tabulátor-pozíciók.

Természetesen mi magunk is definiálhatunk speciális stílusokat, például beljebb húzott bekezdéseket, középre igazítottakat, melyeket a feldolgozandó szöveg meghatározott helyein kívánunk felhasználni.E stílusok együtt alkotják a sablont, mellyel egy dokumentum egységes formára igazítása könnyen és gyorsan elvégezhetõ. (Ha minden bekezdést külön állítgatunk, akkor egyrészt sok munkát kell végeznünk, másrészt dokumentumunk külalakja esetleges lesz. Egy tucatnyi jól megválasztott stílusból összeállított sablonnal munkánk gyorsabb lesz, az esetleges hibák könnyen korrigálhatók). Lássunk példát néhány sablonra: 1. „Klasszikus” sablon

2. „Korszerû” sablon

3. „Levél" sablon