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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO SOBRE

CARTOGRAFIA TOPOGRAFICA IGAC

GRUPO INTERNO DE TRABAJO GEODESIA

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TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 1

2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 1

3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 1

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA ............................................................ 1

3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES ..................................................... 1

3.3. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) GEODESIA ................................................................... 1

3.4. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) GENERACIÓN DE DATOS GEOESPACIALES .......... 1

3.5. DEL GRUPO ADMINISTRACIÓN SIGAC............................................................................................. 1

3.6. DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN Y DE LAS DIRECCIONES

TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO EN LOS CENTROS DE

INFORMACIÓN GEOGRÁFICA -CIG- .................................................................................................. 2

4. GLOSARIO ........................................................................................................................................... 2

5. NORMAS .............................................................................................................................................. 3

5.1. LEGALES .............................................................................................................................................. 3

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................ 3

5.2.1. De los tipos de certificados que expide el GIT Geodesia ..................................................................... 4

5.2.2. De las fuentes de información ............................................................................................................... 4

5.2.3. De la información contenida según tipo de certificado solicitado ......................................................... 4

5.2.4. De los tiempos de entrega .................................................................................................................... 5

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES .......................................................................................... 5

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO ...................................................................................................... 5

7.1. CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO .......................................................... 5

8. ANEXOS ............................................................................................................................................... 8

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS ......................................................................................................... 8


EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO SOBRE CARTOGRAFIA TOPOGRAFICA IGAC


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1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la elaboración y expedición de los certificados de punto señalizado por el usuario sobre Cartografía Topográfica IGAC, cuya finalidad es certificar el valor de altura s.n.m.m.

2. ALCANCE

Este manual de procedimientos aplica a los funcionarios y contratistas de las dependencias involucradas desde la recepción de solicitudes y facturación en las Direcciones Territoriales, Sede Central y Unidades Operativas de Catastro, continuando en el GIT Geodesia con la elaboración y expedición de los certificados de punto señalizado sobre Cartografía Topográfica IGAC solicitados por los usuarios.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Diseñar, proponer y actualizar conjuntamente con las dependencias competentes, las normas y especificaciones técnicas, los procedimientos y estándares para regular la producción de información geodésica, fotogramétrica, cartográfica y geográfica básica oficial.

Suministrar los recursos físicos y humanos necesarios para la expedición de certificados de punto señalizado por el usuario.

Firmar los certificados generados en formato digital y/o análoga .

Realizar el seguimiento con el fin de evidenciar la ejecución eficiente y eficaz del proceso.

3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

Administrar adecuadamente la infraestructura tecnológica garantizando la prestación eficiente del servicio técnico evitando el deterioro en la imagen institucional.

Realizar en forma periódica las copias de respaldo de la información que reposa en el IGACNAS.

3.3. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) GEODESIA

El coordinador debe solicitar al administrador del sistema GEOCARTO, la activación de usuarios para la generación y revisión de certificados.

Expedir los certificados de acuerdo con los requerimientos de los usuarios y los procedimientos establecidos.

Realizar la conservación de los documentos gráficos y digitales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental -TRD-, así como de la información de propiedad del cliente mientras se encuentren bajo el control o estén siendo utilizados por el IGAC.

Responder por la veracidad de la información certificada.

Realizar los controles necesarios para garantizar la conformidad del producto y del proceso.

Consolidar los registros de calidad de los procesos y realizar el análisis de los datos contenidos en ellos en las reuniones periódicas del comité de mejoramiento, para determinar e implementar las correspondientes acciones correctivas, preventivas y propuestas de mejora a que haya lugar.

3.4. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) GENERACIÓN DE DATOS GEOESPACIALES

Actualizar y mantener la Base de Datos Nacional de Alturas y de la información cartográfica procesada, para satisfacer los requerimientos de usuarios internos y externos.

Garantizar la correcta ejecución, cumplimiento y calidad del proceso para la generación de las alturas promedio municipales.

3.5. DEL GRUPO ADMINISTRACIÓN SIGAC

Garantizar el buen funcionamiento del sistema GEOCARTO y de IGACNAS.




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Efectuar el mantenimiento periódico, soporte técnico y desarrollo que requiera el GEOCARTO.

Asignar los usuarios y perfiles respectivos para la generación de certificados.

Realizar los cambios, mejoras y soportes técnicos en la generación de los certificados solicitados por los responsables del proceso.

3.6. DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN Y DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO EN LOS CENTROS DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA -CIG-

Atender y asesorar a los usuarios de acuerdo a la solicitud, generar cobro y expedir la factura de venta.

Verificar que la información solicitada sea consistente y corresponda al producto a certificar, haciéndose responsable de los errores en que incurran por la descripción deficiente de los datos suministrados por el cliente.

Responder por la seguridad de los documentos a su cargo y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso y evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los mismos.

Realizar el diligenciamiento correcto del vigente formato F30100-01 “Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario” e ingresar la información del producto y/o servicio solicitado por el cliente al ERP de Facturación.

Comunicar efectivamente del servicio a los CIG a nivel Nacional.

Realizar los controles necesarios en los procesos para garantizar la conformidad del producto.

Realizar el diligenciamiento correcto del formato vigente F16200-03 Control entrega de productos y/o servicios sin factura original.

4. GLOSARIO

Altura (s.n.m.m.) Medida referida sobre el nivel medio del mar.

Coordenadas Cantidades lineales o angulares las cuales designan la posición de un punto con relación a un marco de referencia.

Coordenadas Elipsoidales Conocidas también como coordenadas geográficas o curvilíneas, corresponden con las cantidades latitud y longitud, las cuales se expresan en el sistema sexagesimal de grados, minutos y segundos.

Coordenadas Planas Medida de una ubicación sobre la superficie de la tierra expresada en metros norte y este, sobre los ejes X, Y.

Datum Geodésico Orientación y ubicación del elipsoide de referencia sobre el cual se han calculado las coordenadas de latitud y longitud.

Latitud Distancia que hay desde un punto de la superficie terrestre hasta el Ecuador. Proporciona la localización de un lugar al norte o al sur del Ecuador, se expresa con medidas angulares que van desde 0° en el ecuador hasta 90° en los polos. Las líneas que la definen se llaman paralelos y son círculos paralelos al Ecuador

Longitud Es la distancia angular que separa un punto determinado del globo al meridiano de Greenwich.

MAGNA-SIRGAS Marco Geocéntrico Nacional de Referencia, densificación del Sistema de Referencia Geocéntrico para las Américas, es el actual Datum geodésico horizontal para Colombia.

Ondulación Geoidal Distancia entre el geoide y un elipsoide de referencia, medida a lo largo de la línea real de la plomada. También se denomina altura geoidal.




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Sistema de Información Geográfica y Cartográfica - GEOCARTO

Portal destinado a la consulta y gestión de la información referente a la producción geográfica y cartográfica. Este sistema modular, consta de los siguientes cuatro módulos: imágenes, control geodésico, clasificación de campo y productos cartográficos.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en su capítulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Resolución 1495 de 2016 por la cual se definen los requisitos para Tramites y otros procedimientos administrativos, OPAS del Instituto Geográfico “ Agustín Codazzi”. Con fin de que todo requisito de las entidades y organismos de la administración pública, tienen la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma en el Sistema Único de Información de Trámites “SUIT".

Resolución No.A/RES/69/266 de 26 de febrero de 2015 por la cual la Organización de las naciones Unidas (ONU) dicta promover el establecimiento de un Marco de Referecia Geodésico Mundial.

Resolución 399 de 2011 por la cual se definen los orígenes cartográficos para la proyección Gauss–Krüger, Colombia (Transverse Mercartor).

Resolución 415 del 2010, articulo 103 “Actualización de coordenadas del sistema de transmisión para los actuales proveedores del servicio de radiodifusión sonora”.

Resolución 068 de Enero 28 de 2005 por la cual se adopta como único Datum oficial de Colombia el Marco Geocéntrico Nacional de Referencia: MAGNA-SIRGAS.

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La solicitud de certificado de punto señalizado por el usuario solo se puede realizar sobre cartografía topográfica IGAC.

Las solicitudes de los certificados son diligenciadas en los Centros de Información Geográfica - CIG a través del formato vigente F30100-01 solicitud de certificado punto señalizado por el usuario.

Cuando la solicitud se realiza en alguna Dirección Territorial o Unidad Operativa de Catastro, se debe enviar el formato vigente F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario debidamente diligenciado, con un memorando de envío al GIT Geodesia.

Los certificados se expidirán con código de seguridad único.

Los certificados que son solicitados en el CIG de la Sede Central, se entregan al mismo para su posterior entrega al usuario; si la solicitud proviene de las Direcciones Territoriales o Unidades Operativas de Catastro -UOC-, se envía a través del área de correspondencia para su posterior entrega al usuario.

En el evento en que el usuario extravíe el original de la factura, la persona responsable del CIG debe solicitar copia de la cédula de ciudadanía o carta de autorización de la empresa o usuario solicitante, para la entrega del certificado.

Cuando se detecte una inconsistencia o error de parte del funcionario que elabora el certificado, se expedirá nuevamente sin costo algúno el certificado, previa verificación y corrección en los documentos correspondientes.

Las entidades exentas de pago son: Ministerios, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Contraloría General de la República y autoridades que ejercen funciones de policía judicial.

Los certificados impresos que no cumplan con los requisitos de conformidad, serán registrados en el aplicativo SOFIGAC – Módulo de producto y/o servicio no conforme, para posterior análisis de la no conformidad; su tiempo de retención y disposición final se encuentran establecidos en las Tablas de Retención Documental -TRD- vigentes.




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Las no conformidades detectadas en los controles de calidad ejecutados en el proceso deben ser analizadas por el personal correspondiente. Posteriormente, se deben utilizar como insumo para los análisis en el comité de mejoramiento, debiéndose archivar todos los documentos en su respectiva carpeta.

Las copias del certificado y el registro de la solicitud de certificado punto señalizado por el usuario correspondiente, serán archivadas y mantenidas de acuerdo a la TRD que corresponda.

La certificación de punto señalizado por el usuario, no puede ser empleada para demarcar límites prediales ni para reemplazar levantamientos topográficos.

Al finalizar el mes, la persona responsable de documentación Geodésica debe recopilar, registrar y organizar la información de los certificados generados, estableciendo con base en estos, según formato vigente F30100-03 registro y seguimiento de certificados de punto señalizado por el usuario, que se archiva en el servidor de geodesia – IGACNAS para dejar los registros de los indicadores de calidad que se realizan cada trimestre, analizando la oportunidad de entrega y la conformidad del certificado, para su posterior relación en el informe al comité de mejoramiento de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

5.2.1. De los tipos de certificados que expide el GIT Geodesia

Certificación de altura de punto señalizado por el usuario, a partir de cartografía topográfica IGAC.

La certificación de altura de punto señalizado por el usuario tiene como objeto certificar el valor de altura (s.n.m.m.) tomando como base las curvas de nivel, los puntos topográficos y las cotas fotogramétricas cercanas al punto de interés y de acuerdo a la lectura de las coordenadas del punto señalizado por el usuario sobre la cartografía topográfica IGAC.

Esta certificación no delimita predio alguno, ni representa un levantamiento topográfico, no constituye un alinderamiento oficial emitido por el IGAC y se aclara que la señalización del punto fue realizada por el usuario; la precisión está de acuerdo a la escala de la cartografía utilizada.

5.2.2. De las fuentes de información

Señalización del punto sobre cartografía IGAC realizada por el usuario.

Curvas de nivel, puntos topográficos y cotas fotogramétricas que contenga la cartografía topográfica IGAC.

Delimitación municipal oficial definida por el GIT de Fronteras y Límites de Entidades Territoriales, en digital para la escala 1:25 000.

Modelo digital del terreno SRTM con resolución 30 mt.

Modelos digitales de los centro poblados restituidos a escala 1:2 000 con resolución 2 mt.

Cartografía digital urbana.

5.2.3. De la información contenida según tipo de certificado solicitado

Certificación de punto señalizado por el usuario, a partir de cartografía topográfica IGAC:

- Nombre del punto suministrado por el usuario.

- Valores de coordenadas elipsoidales (latitud, longitud y altura elipsoidal) en Datum MAGNA.

- Valores de coordenadas planas Gauss o Cartesianas locales en Datum Bogotá o MAGNA, con su origen correspondiente.

- Valor altura aproximada s.n.m.m.

- Nota aclaratoria sobre las coordenadas y la precisión de los valores.




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5.2.4. De los tiempos de entrega

Los tiempos de entrega se miden a partir de la recepción de la solicitud en el GIT Geodesia, teniendo en cuenta que la información que suministra el usuario se encuentra completa y consistente.

El certificado de punto señalizado por el usuario, su entrega Fisica en la Sede Central es de dos (2) días hábiles y para las Direcciones Territoriales es de seis (6) días hábiles, su entrega digital es de dos (2) días hábiles para Sede Central y Direcciones Territoriales.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F16200-03 Control entrega de productos y/o servicios sin factura original.

F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario

F30100-03 Registro y seguimiento de certificados de punto señalizado por el usuario.

Los períodos de retención de los registros serán los que se determinen en las tablas de retención documental -TRD vigentes.

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO SOBRE CARTOGRAFÍA TOPOGRÁFICA IGAC

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Funcionario CIG Sede Central o Dirección

Territorial/ UOC

1. Asesora al usuario para solicitar correctamente el certificado deseado.

© Verificar el diligencimiento del formato vigente F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario, sobre cartografia topografica IGAC esté legible, sin tachones y diligenciado en esfero.


Territorial/ UOC

2. Indica la cartografía topográfica IGAC disponible para el certificado, para que el usuario adquiera la plancha.

© Informar que el punto señalizado por el usuario sobre cartografía topográfica IGAC, se señala únicamente en forma de cruz sobre la plancha que adquirió.

© Verificar que la marcación sea legible, con esfero y sin tachones.

3. Diligencia en compañía del usuario con letra legible los aspectos técnicos como son el Nº de plancha, escala, año, nombre de quien atendió, N° de factura, nombre de solicitante (Persona natural o jurídica,el certificado se emite con este nombre), Telefono,Ciudad y Correo electrónico en el formato vigente F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario, y solicita al cliente que los verifique e indique si esta de acuerdo.

© Solicitar el apoyo si la información es muy específica de un funcionario del GIT Geodesia.

4. Ingresa todos los datos al módulo de facturación y de acuerdo al tipo de certificado solicitado, genera la orden de consignación y lo entrega al cliente para su revisión y firma.

© Emplear la resolución vigente de precios para la generación de la orden de consignación.

© Si la solicitud es tramitada en la Dirección Territorial o UOC, se deben cobrar los correos para los casos en que sea necesario la comunicación con el cliente.




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RELEVANTES

5. Entrega la orden de consignación al usuario indicando el sitio para el pago, e informa que debe conservar la orden de consignación y entregarla para recibir el original de la factura para reclamar el certificado y el tiempo de entrega del certificado.

© Verificar que la información registrada debe ser consistente con lo solicitado.

© Informar que el pago puede efectuarse en la entidad bancaria autorizada o para la Sede Central mediante tarjeta débito o crédito en el GIT de Comercialización y Ventas.

6. Previa recepción de la orden de consignación con el sello de cancelado, genera la respectiva factura de venta.

© Comunicar al cliente la fecha de entrega del producto y/o servicio.

7. Entrega o envía al GIT Geodesia las solicitudes y los soportes correspondientes.

© Enviar desde las Direcciones Territoriales o UOC las solicitudes en el menor tiempo posible por memorando interno, fax o al correo [email protected]

Funcionario y/o contratista responsable del GIT

Geodesia

8. Verifica en el sistema de facturación las solicitudes de los usuarios.

9. Recibe las solicitudes y sus anexos del CIG Sede Central, Dirección Territorial/UOC.

10. Previa verificación del correcto y completo diligenciamiento del formato y los soportes, relaciona todas las solicitudes de certificados.

© Las solicitudes se registran en medio digital en el formato vigente F30100-03 Registro y seguimiento de certificados de punto señalizado por el usuario.

11. Asigna al responsable de elaborar el certificado y entrega los datos básicos de la solicitud.

© Determinar la altura de acuerdo a las curvas de nivel, cotas fotogramétricas o puntos de aerotriangulación, a partir de la cartografía topográfica IGAC señalizada por el cliente.

Encargado de generar el certificado del GIT

Geodesia

12. Realiza la lectura de coordenadas planas y altura s.n.m.m.

© Identificar, verificar, proteger y salvaguarda, la cartografía del cliente por ser propiedad de esté.

© La precisión está de acuerdo con la escala de la cartografía disponible, la cual es de más o menos ½ por la escala del mapa (metros).

13. Ingresa la información básica del cliente, de la factura, nombre del punto, las coordenadas planas con su respectivo origen y el valor de altura s.n.m.m. dentro del sistema GEOCARTO de acuerdo al anexo 3 Generación de certificado de punto señalizado por el usuario en GEOCARTO.

14. Entrega el certificado en forma física (papel reciclado) y digitalmente por el aplicativo GEOCARTO.




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RELEVANTES

Encargado de revisar el certificado GIT Geodesia

15. Revisa que la información contenida en el certificado sea consistente con lo solicitado de calidad y el procedimiento de generación en el sistema GEOCARTO sea el correcto, para asi poder dar “Aprobar” o “Rechazar”.

© Informar al encargado de generar el certificado si encuentra alguna inconsistencia en la revisión.

16. Genera, imprime, firma y entrega el certificado con su código de seguridad, y escanea la cartografía en la zona donde está señalizado el punto por el usuario.

17. Genera memorando de envío para las solicitudes provenientes de Direcciones Territoriales o UOC.

© En el memorando de envió se debe relacionar el número de la factura, el solicitante y número de certificado

Funcionario y/o contratista responsable del GIT

Geodesia

18. Archiva el formato vigente F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario y el oficio de envío de acuerdo con las TRD vigentes.

© Al cumplir el tiempo de retención se procede a eliminarlo, dejando constancia en acta de eliminación firmada por el Coordinador del GIT Geodesia.

© Al cumplir el tiempo de retención se procede a eliminarlo, dejando constancia en el acta de eliminación firmada por el Coordinador del GIT Geodesia.

19. Remite el original del certificado y la cartografía al CIG de la Sede Central, Dirección territorial o UOC, con el memorando para su entrega al usuario.

20. Concluye el diligenciamiento del formato vigente F30100-03 Registro y seguimiento de certificados de punto señalizado por el usuario, mediente el registro de las solicitudes y los certificados en el servidor de geodesia – IGACNAS.


Territorial/ UOC

21. Verifica la información del certificado con el usuario y sella el original de la factura como ENTREGADO y le indica como acceder al mismo en formato digital; en caso de ser necesario devuelve el certificado para la respectiva corrección, según el Anexo 4 Verificación certificado punto señalizado por la URL y por la página Web oficial del IGAC.

© Si se presentan incosistencias de no conformidad, se debe registrar en el aplicativo SOFIGAC – Módulo de Producto y/o servicio no conforme y archivar los certificados que se justifiquen como producto no conforme en el registro Control de producto y/o servicio no conforme.

© Verificar que el certificado lleve la firma correspondiente.

© Exigir el original de la factura, si no la tiene, diligenciar el formato vigente F16200-03 Control entrega de productos y/o servicios sin factura original.




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8. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma expedición certificados de punto señalizado por el usuario sobre Cartografía Topográfica IGAC.

Anexo 2. Caracterización del producto y/o servicio. Anexo 3. Generacion de certificado de punto señalizado por el usuario en GEOCARTO Anexo 4. Verificación certificado punto señalizado por la URL y por la página Web oficial del IGAC

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

8

3. Se incluyó la utilización de la firma digital y la eliminación del papel de seguridad teniendo en cuenta que ahora se empleará un código de seguridad único, el cual garantiza la autenticidad del certificado.

Julio de 2016

5

Se modificar los alineamientos de operación reemplazando papel de seguridad por código de seguridad.

Se actualizan los tiempos de entrega del certificado de punto señalizado por el usuario, teniendo en cuenta la entrega digital o física de forma separada.

7.1

Se actualiza el procedimiento incluyendo en que momento se emplea el anexo 3 Generación de certificado de punto señalizado por el usuario en GEOCARTO, adicionalmente también se incluye la entrega en Física (papel reciclado) y por GEOCARTO para que el responsable encargado de revisar el certificado.

Se incluyé la aprobación o rechazo por el encargado de revisar el certificado de punto señalizado por el usuario antes de generar la firma final para la entrega del mismo.

Se reemplazó el papel de seguridad por código de seguridad en todo el procedimiento del certificado de punto señalizado por el usuario.

Se incluyó la forma como el funcionario Centro de Información Geográfica de la Sede Central o Dirección Territorial/ UOC debe Indicarle al usuario como acceder al certificado de punto señalizado en formato digital.

8

Se actualizó el anexo 1 Flujograma expedición certificados de punto señalizado por el usuario, en los pasos actualizados en el procedimiento.

Se incluyen el Anexo 3, Generacion de certificado de punto señalizado por el usuario en GEOCARTO y Anexo 4 Verificación certificado punto señalizado por la URL y por la página Web oficial del IGAC, por ser actividades necesarias para el procedimiento certificado de punto señalizado por el usuario.

9

Título

El nombre del Manual de procedimientos cambia de “Expedición certificado de punto señalizado por el usuario y altura promedio municipal área rural y urbana” a “Expedición certificado de punto señalizado por el usuario sobre cartografia topográfica Igac”

Dic. de 2017

1 y 2 Se ajusta el objetivo y el alcance del manual de procedimientos, donde se cambia el texto “señalizado por el usuario y altura promedio municipal área rural y urbana” por “señalizado por el usuario sobre cartografía topográfica Igac”.

5

Se incluye nueva normatividad (Decreto 1072 de 2015, Resolución 1495 de 2016 y Resolución No. A/RES/69/266 de 2015 de las Naciones Unidas.

Se reemplazó la utilización del papel de seguridad por un código único de seguridad.

6

A los formatos F30100-01 Solicitud de certificado punto señalizado por el usuario y/o altura promedio municipal área rural y urbana y F30100-03 Registro y seguimiento de certificados de punto señalizado por el usuario y altura promedio municipal área rural y urbana, se les quita el texto “y/o altura promedio municipal área rural y urbana”.

Se eliminan de los formatos F30100-01 y F30100-03, los campos relacionados con el certificado de altura promedio municipal área rural y urbana

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2014/F30100-03-14V6%20Registro%20y%20seguimiento%20de%20certificados.xls










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Fecha Dic. de 2017

COPIA NO CONTROLADA

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO GEODESIA

José Ignacio Duarte Rojas

Jenessy Vanessa Duarte Diez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Willson Orlando Ávila Pinzón

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO GEODESIA

Francisco Javier Mora Torres

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA (A)

Marco Tulio Herrera Sanchez

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

8

Se elimina el anexo del flujograma relacionado con certificación de altura promedio de área rural urbana, ya que este proceso se quitó de este manual de procedimientos.

Se incluye el anexo relacionado con “Caracterización del producto y/o servicio”, el cual permitirá identificar el producto y/o servicio no conforme.

ANEXO 1

FLUJOGRAMA EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO SOBRE CARTOGRAFIA TOPOGRAFICA IGAC


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Fecha Dic de 2017

CIG Sede Central o Direccion

Territorial/UOC

CIG sede Central o Direccion

Territorial/UOC.Grupo Interno de Trabajo Geodesia. Grupo Interno de Trabajo Geodesia. Grupo Interno de Trabajo Geodesia

Funcionario CIG Sede Central o

Direccion Territorial / UOC


Direccion Territorial / UOC.

Funcionario y/o contratista responsable

del GIT Geodesia.

Encargado de generar el certificado

del GIT Geodesia.

Encargado de revisar certificado GIT

Geodesia.

Asesorar al usuario para solicitar correctamente el

certificado deseado.

1

Inicio

Indicar la cartografia topografica IGAC disponible

para el certificado, para que el

usuario adquiera la plancha.

2

Ingresar los datos al modulo de facturacion y generar la orden de

consignacion.

4Verificar en el sistema de

facturacion las solicitudes de los usuarios

8

Recibir la solicitudes y sus anexoz del CIG Sede Central, Direccion

Territorial /UOC

9

3

Entregar la orden de consignacion al usuario e informar que debe

conservar la orden de

5

Generar la respectiva factura d venta

6

Relacionar todas las solicitudes de certificados.

10

Realizar la lectura de coordenadas planas y altura s.n.m.m.

12

Ingresar la informacion basica del cliente, No de la factura, nombre

del punto, las coordenadas planas

con su respectivo origen y el valor de altura s.n.m.m. dentro del

sistema GEOCARTO

13

Revisar que la informacion contenida en el certificado sea

consistente con lo solicitado y el

procedimiento de generacion en el sistema de geocarto

14

F30100-01Solicitud de certificado de punto señalizado por el usuario, sobre

cartografia topografica IGAC

Diligenar en compañia del usuario el formato vigente

F30100-01

Entregar o enviar al GIT Geodesia las solicitudes y soportres

correspondientes .

7

Asigna al responsable de elaborar el certificado y entrega los datos

básicos de la solicitud.

11

F30100-03Registro y seguimiento de

certificados de punto señalizado por el usuario

P/2

ANEXO 1

FLUJOGRAMA EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO SOBRE CARTOGRAFIA TOPOGRAFICA IGAC


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Fecha Dic de 2017

Encargado de generar el certificado

del GIT Geodesia.

Funcionario y/o contratista responsable

del GIT Geodesia


Direccion Territorial / UOC

Grupo Interno de Trabajo Geodesia. Grupo Interno de Trabajo Geodesia CIG sede Central o Direccion

Territorial/UOC.

Revisa que la información contenida en el certificado sea consistente con

lo solicitado

15

Genera, imprime, firma y entrega el certificado con su código de

seguridad, y escanea la cartografía

16

Archivar el formato vigente F30100-01 y el oficio de envio de acuerdo

con las TRD vigentes.

18

Verificar la informaciondel certificado con el usuario y sellar el original de la factura como ENTREGADO, e indicarle

al mismo como acceder al mismo en formato digital.

21

Remitir el original del certificado y la cartografia al CIG de la sede Central, Direccion Territorial o

UOC.

19

Concluir el dil igenciamiento del formato vigente F30100-03

20

P/1

F30100-03 Registro y seguimiento de certificados de punto

señalizado por el usuario.

Fin

Genera memorando de envío para las solicitudes provenientes de Direcciones Territoriales o UOC

17

ANEXO 2

CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO


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Fecha Dic. de 2017

PRODUCTO/ SERVICIO (P/S)

ASOCIADO A ESTE MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

O INSTRUCTIVO

DIRIGIDO A

REQUISITOS PARA QUE EL P/S SEA CONFORME

CARGO RESPONSAB

LE DE AUTORIZAR

LA LIBERACIÓN

DEL P/S CONFORME

REGISTRO DE LA

LIBERACIÓN DEL P/S

CONFORME

CARGO RESPONSABL

E DE REGISTRAR EL P/S NO

CONFORME .

TRATAMIENTO(S) A APLICARSE EN CASO

DE IDENTIFICARSE P/S NO CONFORME,

ANTES O DESPUÉS DE SU LIBERACIÓN

DE USO/ INHERENTE

DE LEGALIDAD

DE NORMAS TÉCNICAS

DEL IGAC

DEL CLIENTE/ USUARIO

ANTES DESPUÉS

Certificado de Punto Señalizado por el usuario sobre cartografía topográfica IGAC

Entidades u organismos estatales y privados, Ciudadanía en general, Procesos misionales IGAC

Lectura del punto sobre la cartografía topográfica IGAC Coordenadas y altura promedio Datos usuario

N/A N/A

Código único de seguridad Firma digital

N/A Coordinador GIT Geodesia

Certificado de Punto Señalizado por el usuario sobre cartografía topográfica IGAC

Gestor documental

Corrección Corrección

ANEXO 3

GENERACIÓN DE CERTIFICADO DE PUNTO SEÑALIZADO POR EL USUARIO EN GEOCARTO


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Para la generación del certificado de Punto Señalizado por el usuario en el aplicativo GEOCARTOse deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a http://geocarto.igac.gov.co:8010/portal/default , con su usuario y contraseña, como se muestra en la imagen 1.

Imagen 1. Pantalla de ingreso a GEOCARTO

2. Dar clic en Geodésico /Certificados Como se muestra en la imagen 2.

Imagen 2. Selección de certificados en Geodésico

3. Dar clic en el icono

4. Ingresar la información qye el cliente registro en formato vigente F30100-01, en letra mayúscula sostenida, . dar Clic en Aceptar y Guardar cambios como se muestra en la imagen 3.

http://geocarto.igac.gov.co:8010/portal/default

ANEXO 3



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Imagen 3. Registro de datos del cliente

5. Dar clic en icono “crear punto señalizado”

6. Ingresar los datos de lectura de coordenadas planas y altura s.n.m.m. e información en mayúscula sostenida del producto y/o servicio reportados por el cliente del formato vigente F30100-01 – clic en Agregar /Aceptar, como se muestra en la imagen 4.

Imagen 4. Registro de coordenadas

7. Dar Clic en el icono “Búsqueda” como se muestra en la imagen 5.

Imagen 5. Pantalla de búsqueda den GEOCARTO

8. Dar clic en “Más información” como se muestra en la figura 6.

ANEXO 3



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Imagen 6.Pantalla de búsqueda de información

9. Una vez le demos clic en “Más información” nos emerge una ventana en la cual vamos a “Generar el certificado de puntos” damos clic como se muestra en la imagen 7, se descargara un archivo en Pdf el cual se “Entrega” en físico (papel reciclado) al encargado de revisar el certificado.

Imagen 7. Ventana emergente de generación de certificado en PDF.

10. Entregar posteriorme en formato digital para ello dar clic en “Entregar” como se muestra en la imagen 8.

Imagen 8. Icono para entrega de certificado

11. Posterior a la revisión y haber sido aprobado, dar clic en Más información/Generar Certificados de puntos como se muestra en la imagen 6 y 7, se generara automáticamente el certificado con firma digital. En caso de no ser aprobado por el “Revisor” dar clic en “Modificar como se muestra en la figura 9 y realizar las correcciones correspondientes

Imagen 9. Icono de modificación del certificado

12. Generar, imprimir, solicitar firma y entrega el certificado con su código de seguridad, y escáner de la cartografía en la zona donde está señalizado el punto por el usuario.

13. Generar memorando de envío para las solicitudes provenientes de Direcciones Territoriales o UOC.

ANEXO 4

VERIFICACIÓN CERTIFICADO PUNTO SEÑALIZADO POR LA URL Y POR LA PÁGINA WEB OFICIAL DEL IGAC


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Para verificar los certificados de punto señalizado por la URL suministrada en el correo electrónico y por la página oficial del IGAC, se deben realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar a la siguiente URL: https://tramites.igac.gov.co/geltramitesyservicios/validarProductos/validarProductos.seam 2. Digitar el Código de Seguridad, código suministrado en el certificado como se observa en la

imagen 1, en el campo “INGRESE CÓDIGO DE VERIFICACIÓN como se observa en la imagen 2:

Imagen 1. Ubicación del código de seguridad en el certificado

Imagen 2.Ingreso de código en el GEOCARTO

3. Dar Clic en el botón “validar”, si el certificado es válido se podrá descargar el certificado en

formato PDF, en caso contrario aparecerá un error indicando que es un certificado que no existe y que no se ha generado en el instituto. Cabe anotar que el certificado generado saldrá con firma digital.

https://tramites.igac.gov.co/geltramitesyservicios/validarProductos/validarProductos.seam

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TABLA DE CONTENIDO No. de pág. 3. …igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File...topográfica IGAC. Las solicitudes de los certificados son diligenciadas en los Centros de Información