TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 03 PERSONERÍA ... · tabla de retenciÓn documental personerÍa municipal de envigado código: fo-gdo-14 versión: 03 fecha de aprobación:

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Código: FO-GDO-14

Versión: 03

Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015

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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016

CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DOCUMENTAL

DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO

A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH

CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:

100.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Directivo.

Acta.

Anexos.

1 6 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.

100.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Comunicaciones.

Acta.

Anexos.

1 6 X X


100.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Revisión por la Dirección.

Acta.

Anexos.

1 6 X X


100.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Veeduría a Curaduría.

Acta.

Anexos.

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

100 PERSONERA MUNICIPAL


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TIPOS DOCUMENTALES





100.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Personería al día.

Acta.

Anexos.

1 7 X X


100.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión.

Acta.

Anexos.

1 7 X X


100.02.01

ACTOS ADMINISTRATIVOS. Acuerdos.

Proyecto de Acuerdo.

Acuerdos.

Anexos.

1 5 X X


100.02.02

ACTOS ADMINISTRATIVOS. Resoluciones.

Resolución.

Anexos.

1 5 X X




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TIPOS DOCUMENTALES





100.03.01

COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Circulares.

Circular.

Anexos.

1 7 X X

Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las circulares normativas y se transfiere al archivo Histórico, las circulares informativas se proceden a eliminar.

100.03.02 COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.

1 7 X X


100.03.02

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.

Comunicado.

Respuesta.

Anexos.

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.



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TIPOS DOCUMENTALES





100.03.02

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.

Comunicados

Anexo

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

100.03.04

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Memorandos.

Memorando.

Anexo.

1 7 X X

Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra de los 10% de los memorandos más relevantes y se transfiere al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar.



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TIPOS DOCUMENTALES





100.03.06

COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios. Despacho Comisorio.

Comunicado.

Anexo.

Respuesta.

1 7 X X

A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Procuraduría.

Comunicado.

Informe.

Anexos

1 4 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.



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TIPOS DOCUMENTALES





100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Rendición de Cuentas a la Comunidad.

Comunicado.

Informe.

Anexos

1 4 X X


100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Defensoría del Pueblo.

Comunicado.

Informe.

Anexos

1 4 X X


100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Contraloría Municipal de Envigado.

Comunicado.

Informe.

Anexos

1 4 X X




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TIPOS DOCUMENTALES





100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Archivo General de la Nación – Archivo Histórico de Antioquia.

Comunicado.

Informe.

Anexos

1 4 X X


100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Concejo Municipal de Envigado

Informe.

Anexos.

1 4 X X


100.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control. Departamento Administrativo de la Función Pública DAF.

Informe.

Anexos.

1 4 X X


100.05.03

INFORMES. Informe de Derechos Humanos.

Informe.

1 4 X X

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar. AGN. Acuerdo 04-2015, ART 18. Una vez cumplido el tiempo de retención



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TIPOS DOCUMENTALES





en el A.C. trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH.

100.09.01

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Medios de Comunicación.

Prensa.

Televisión.

Radio

1 8 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar. Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico.

100.09.01

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Comunicación Organizacional.

Boletín Interno

Publicaciones en cartelera.

Correo electrónico.

Página web.

Redes sociales.

1 4 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar. Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico.



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TIPOS DOCUMENTALES





100.09.01 PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Cartillas institucionales.

1 4 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico.

100.09.08

PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Certificación de Calidad Icontec.

Programa.

Comunicados

Informe de auditoría.

Anexos.

1 6 X X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, se seleccionarán los informes finales para su transferirla al Archivo Histórico, lo demás proceder a eliminar. Nota: Conservar permanentemente los Certificados de Calidad y trasferir al Archivo Histórico

100.10.01

REGLAMENTOS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Manual de Funciones.

Resolución aprobación manual de funciones.

2 5 X X





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TIPOS DOCUMENTALES





201.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Contratación.

Acta.

Propuestas económicas.

Anexos.

1 6 X X


201.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Ética.

Acta

Anexos

1 7 X X


201.01.02


Acta.

Anexos.

1 7 X X


201.03.02

COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.

Comunicados

Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO


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TIPOS DOCUMENTALES





201.03.02

COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.

Comunicados

Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

201.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

201.03.02

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.

Comunicados

Anexos

1 6 X X




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TIPOS DOCUMENTALES





Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

201.03.06

COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.

Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X


201.04.01

CONTRATOS. Contrato de Arrendamiento.

Estudios Previos

Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal

1 20 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo



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TIPOS DOCUMENTALES





Certificado Disponibilidad Presupuestal

Invitación contratación directa arrendamiento de inmueble

Propuesta Económica

Escritura publica

Certificado de libertad y Tradición

Certificado Antecedentes Judiciales

Certificado del Boletín Fiscal – Contraloría

Certificado Antecedentes Disciplinarios – Procuraduría

Acta de evaluación contratación directa arrendamiento de inmueble

Resolución que determina la modalidad contractual, arrendamiento de inmueble.

Solicitud Registro Disponibilidad Presupuestal

Registro Disponibilidad Presupuestal

Contrato

Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión

Acta de Inicio

Informe de Interventoría y/o Supervisión

Acta de Pago

Actas de Adición y/o Modificación

Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.



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TIPOS DOCUMENTALES





Cesión o suspensión y reinicio de Contrato

Acta de liquidación, si fuere el caso

201.04.02

CONTRATOS. Contrato de Compraventa.

Estudios previos



Cotización

Análisis precios del mercado

Conformación comité asesor

Invitación publica

Propuestas económicas

Acta de cierre

Informe de evaluación

Aceptación de la oferta

Designación de supervisor y/o interventor

Solicitud disponibilidad presupuestal

Registro disponibilidad presupuestal

Acta de inicio


1 20 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.



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TIPOS DOCUMENTALES





Acta de Pago




201.04.03

CONTRATOS. Contrato de Seguros y/o pólizas.

Seguro de Vida.

Póliza todo riesgo

Anexos.

1 20 X X




Código: FO-GDO-14

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TIPOS DOCUMENTALES





201.04.04

CONTRATOS. Contrato de Prestación de Servicios.

Estudios previos



Certificación de No existencia de personal

Invitación contratación y condiciones mínimas

Propuesta económica

Certificación de aptitud laboral

Certificado de existencia y representación legal

Acta de evaluación de contratación

Certificado de idoneidad y experiencia

Certificado de inhabilidades e incompatibilidades

Actas de conformación del comité asesor y evaluador resolución de adjudicación

Certificado de afiliación a seguridad social

Certificado de procuraduría – contraloría – DAS

Solicitud registro disponibilidad presupuestal

Registro disponibilidad presupuestal

1 20 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales. Los contratos que tengan relación con investigaciones en DH se custodiaran permanentemente.



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TIPOS DOCUMENTALES





Contrato

Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión Informe de Gestión/Contratistas


Acta de Pago




201.04.05

CONTRATOS. Contrato de Suministros.

Estudios previos



Designación del comité asesor y evaluador

Invitación publica

Estudios previos


Publicación de la verificación de requisitos y evaluación en SECOP

Publicación de la aceptación de la oferta

Resolución de adjudicación

Publicación de adjudicación en el SECOP

1 20 X X




Código: FO-GDO-14

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TIPOS DOCUMENTALES





Acta de designación de supervisor y/o interventor

Acta de inicio

Acta de supervisión y/o ejecución

Acta final y/o liquidación.

201.04.06

CONTRATOS. Contrato y/o convenio Interadministrativo.

Estudios previos



Certificación de No existencia de personal

Invitación contratación y condiciones mínimas


Certificado de existencia y representación legal

Acta de evaluación de contratación,

Certificado de idoneidad y experiencia,

Certificado de inhabilidades e incompatibilidades,

Actas de conformación del comité asesor y evaluador, resolución de adjudicación

Certificado de afiliación a seguridad social,

1 20 X X




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TIPOS DOCUMENTALES





Certificado de procuraduría – contraloría – DAS,

Solicitud registro disponibilidad presupuestal,

Registro disponibilidad presupuestal,

Contrato,

Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión

Informe de Gestión/Contratistas


Acta de Pago

Actas de Adición

Modificación

Cesión o suspensión y reinicio de Contrato,

Acta de liquidación.

201.08.04

PROCESOS Actuaciones Judiciales.

Solicitud

Anexos

Pronunciamiento

1 7 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y trasferir al Archivo Histórico.



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TIPOS DOCUMENTALES





201.09.05

PROGRAMAS. Veeduría Ciudadana.

Inscripción veeduría.

Acta de constitución.

Registros del proceso de elección de los veedores.

Registro de las veedurías ciudadanas

Copias de las constancias de registro de las veedurías.

Consolidado de registro de veedurías ciudadanas.

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés los demás proceder a eliminar y transferirla al Archivo Histórico.

201.09.09

PLANES Y PROGRAMAS. Plan Presupuestal.

Movimiento presupuestal.

Plan de compras y contratación.

1 5 X X




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TIPOS DOCUMENTALES





202.01.01

ACTAS. Acta de Comité. Acta de Comité Capacitación y Bienestar Laboral.

Acta

Anexos

1 6 X X


202.02.02

ACTAS. Acta de Reunión. Comité Paritario de Vigía de Salud Ocupacional.

Acta

Anexos

Solicitudes.

Inspecciones de seguridad.

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico.

202.02.02

ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión.

Acta

Anexos

1 6 X X


202.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Los comunicados relacionados con la Unidad de Victimas serán conservados en su totalidad y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Aplica para la Serie Comunicados Oficiales.

202.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

202.03.02 COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones de Juzgados.

1 1 X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar ya que este expediente no genera tramite. Nota: Las notificaciones donde se relacione en el tramite a la Unidad de Victimas, una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.03.06


Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X


202.05.02

INFORMES Informes de Vigilancia. Proceso de Elección Popular.

Registro.

Informe.

Registro electrónico y/o fotográfico

1 8 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, transferirla al Archivo Histórico los informes electorales, los demás se proceden a eliminar.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.07.01

HISTORIAS. Historias Laborales.

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.

Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

Documentos de identificación

Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Pasado Judicial

Certificado de Antecedentes Penales

Certificado de Antecedentes Fiscales

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación

1 99 X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, se digitalizan, se seleccionan aquellas Historias Laborales que por sus valores históricos y culturales sean de importancia institucional, los demás se proceden a eliminar dejando una muestra del 10%. Nota: Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión un año después de concluido el proceso. Las historias laborales de funcionarios que han tenido gran trayectoria dentro de la institución serán conservadas en su totalidad. NOTA: Esta unidad documental es administrada por la alcaldía de envigado, al igual que las prestaciones sociales.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario

Evaluación del Desempeño.

Registro de capacitaciones.

Licencias y/o permisos.

Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad.

Su consulta es reservada solo la administración y el implicado puede acceder al expediente.

202.09.03

PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno.

Notificación Resolución de Registro Único de Victimas

Notificación Resolución No Inclusión Registro Único de Victimas.

Resolución.

1 15 X X

X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.09.03

PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. F-UAV-001 Formato Registró Único de Víctima.

Formulario.

Certificado de la Declaración.

Registro envió.

Registro de Atenciones FUD

1 15 X X

X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Nota: Se conservará el comunicado y la constancia de envió de las declaraciones, la guía de correo y el FUD comprobante de la declaración remitidos a la Unidad para la Atención integral a las Victimas y el registro de atenciones en formato electrónico. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado.

202.09.03

PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. Eventos a Víctimas del Conflicto Armado Interno.

Programación.

Registro asistencia


1 5 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.09.04

PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de capacitación.

Diagnostico.

Plan de capacitación.

Certificado de Capacitación.

1 7 X X


202.09.04 PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Programa de inducción y re inducción.

1 7 X X


202.09.04 PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de Bienestar Laboral e Incentivos.

1 7 X X


202.09.04

PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Comunicaciones.

Solicitudes.

Permisos.

1 7 X X





Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.11.01

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción de Tutela.

Acción Tutela

Anexos

Notificación.

1 5 X X X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Las demás tutelas seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

202.11.03

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Derecho de Petición.

Derecho de Petición.

Anexos

Notificación.

1 5 X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Las demás Peticiones seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.



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Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.11.04

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Habeas Corpus

Habeas corpus

Anexos

Notificación.

1 5 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

202.11.05

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato

Incidente desacato

Anexos

Notificación.

1 5 X X X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.11.06

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación.

Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación.

Anexos

Notificación.

1 5 X X X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás recursos de reposición seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

202.11.07

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción.

Demanda de interdicción.

Anexos

Notificación.

1 5 X X


202.11.08

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Impugnación fallo de Tutela

Impugnación fallo de tutela

Anexos

Notificación.

1 5 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





202.11.05

MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato.

Incidente de Desacato

Anexos

Notificación

1 5 X X

X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 33 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de reunión participación y/o comisión

Acta.

Anexos.

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

203.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


203.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 34 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


203.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 35 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.03.02

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones de juzgados de familia.

Notificaciones.

Registro electrónico.

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.

203.03.02

COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones e intervención ante la fiscalía general de la nación y juzgados penales.

Actas de destrucción.

Allanamientos.

Audiencias.

Archivo de procesos.

Vigilancia.

Registro Electrónico

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las actuaciones más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 36 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.03.06


Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X


203.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita revisión procesos juzgados de familia.

Acta.

Registro Electrónico

Anexos

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 37 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.09.07

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de capacitación en derechos humanos. Capacitación a entidades y establecimientos públicos educativos.

Registro de Asistencia


Anexos

1 4 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.

203.09.10

PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos Personeros Estudiantiles



Anexos

1 4 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

203.09.10

PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos de Formación a la comunidad



Anexos

1 4 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 38 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





203.09.10

PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Día internacional de los derechos humanos.



Anexos

1 4 X X


203.11.02

MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción Popular.

Acción Popular.

Anexos

Notificación.

1 5 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las acciones populares más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.

203.11.07

MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción.

Demanda de interdicción

Anexos

Notificación

1 5 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las demandas de interdicción más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 39 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





204.01.02


Acta.

Anexos.

1 7 X X


204.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


204.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


204.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 40 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

204.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 41 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





204.03.06


Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X


204.05.02

INFORMES Informes de Vigilancia. Visitas Administrativas.

Programa de Visitas Administrativas

Notificación Visita Administrativa

Plan Visitas Administrativas

Lista de Chequeo Visitas administrativas

Acta Visita Administrativa

Informe de Visita Administrativa

Anexos.

1 6 X X

Una vez concluida la vigilancia administrativa y cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se digitaliza, selecciona un muestreo aleatorio del 10% para transferir al Archivo Histórico; los demás documentos proceder a eliminarlos ya que los originales se pueden recuperar en los archivos de las entidades vigiladas.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 42 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.

204.08.01

PROCESOS Quejas.

Recepción de Queja

Indagación preliminar

Remisión de Queja ente competente

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.

204.08.02

PROCESOS Quejas Policivas.

Recepción de Queja

Indagación preliminar

Versión libre

Declaración Juramentada.

Auto Petición de prueba

1 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 43 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





Remisión de Queja ente competente Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.

204.08.03

PROCESOS Procesos Disciplinarios.

Es conformada por la Queja

Apertura de la indagación preliminar

Notificación auto de apertura indagación preliminar

Citación para versión libre

Recepción de la versión libre

Citación declaración juramentada

Recepción declaración juramentada

Proferir auto de petición de prueba

Inicio investigación disciplinaria

Comunicación auto de investigación

Citación declaración versión libre

Recepción declaración versión libre

Decretar pruebas de oficio si es necesario y practicarlas

Cierre investigación disciplinaria

Solución del recurso de reposición

1 8 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se custodiaran los procesos de mayor relevancia. Ley 734 de 2002, articulo 30.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





Formulación de los pliegos de cargos

Comunicación de pliegos de cargos

Notificación de los pliegos

Fallo de primera instancia

Comunicación fallo

Notificación personalmente

Recurso de apelación

Admisión o inadmisión y controlar los registros.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 45 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





205.02.02

ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Consejo de Disciplina Cárcel Municipal de Envigado.

Acta

Anexos

1 6 X X


205.02.02

ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión.

Acta

Anexos

1 6 X X


205.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


205.03.02 COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Intervenciones comisarías de Familia

1 6 X X


205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 46 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





205.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


205.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


205.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 47 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.

205.03.06


Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 48 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





205.06.01 INSTRUMENTOS DE CONTRO Y REGISTRO. Registros. Intervención comisarías de familia

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las intervenciones más relevantes, transferirla al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.

205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita verificación de los derechos de los reclusos.

Acta de verificación.

Anexos

1 6 X X


205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita centros gerontológicos.


Anexos

1 6 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 49 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita Institución Prestadora del Servicio (IPS)


Anexos

1 6 X X


205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita centros de emergencia.


Anexos

1 6 X X


205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita URI.


Anexos

1 6 X X


205.09.06

PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita estación de policía.


Anexos

1 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 50 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





301.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Administrativo.

Acta.

Anexos.

1 7 X X


301.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión.

Acta.

Anexos.

1 7 X X



1 7 X X


301.03.02


Comunicado.

Respuesta.

Anexos.

1 7 X X


301 ABOGADO ASESOR


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 51 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





301.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


301.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


301 ABOGADO ASESOR


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 52 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





301.03.06


Despacho Comisorio

Comunicados

Notificaciones

Pruebas

Declaraciones

1 6 X X


301 ABOGADO ASESOR


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 53 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





302.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Coordinador de Control Interno.

Acta.

Anexos.

1 6 X X


302.01.02

ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión.

Acta.

Anexos.

1 7 X X



1 7 X X


302.03.02


Comunicado.

Respuesta.

Anexos.

1 7 X X


302 ASESOR CONTROL INTERNO


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 54 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





302.03.07

COMUNICACIONES OFICIALES. Encuestas

Autoevaluación del Control

Clima organizacional.

Necesidades y expectativas.

1 1 X X


302.05.01

INFORMES. Informes Organismos de Control Informes de Seguimiento.

Plan de acción

Requisitos Ley de trasparencia

Gobierno en línea

Objetivos de calidad

Operatividad de comités

Pormenorizado control interno

Legalidad del software

Austeridad del gasto

Seguimiento plan anticorrupción

Seguimiento y consolidado PQRS

1 7 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 55 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





302.09.08

PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorías Internas de Calidad.

Programa.

Comunicados.


Anexos.

1 7 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos.

302.09.08

PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Control Interno.

Programa.

Comunicados.


Anexos.

1 6 X X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 56 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





401.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


401.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


401.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 57 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





401.03.02


Comunicados

Anexos

1 6 X X


401.03.05

COMUNICADOS OFICIALES. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.

QRSF

Respuesta

1 1 X X


401.03.07

COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a clientes.

Encuesta

informe.

1 1 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





401.03.07

COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a usuarios visitantes.

Encuesta

informe.

1 1 X X


401.03.07

COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a la comunidad.

Encuesta

informe.

1 1 X X


401.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro de Mantenimiento a la Infraestructura.

Diagnóstico de la infraestructura

Plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura

Registro mantenimiento a la infraestructura.

1 2 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





401.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro, Administración y Control de Insumos.

Solicitud pedido. Planilla de entrega de insumos

Informe de inventario.

1 2 X X


401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Sistema de Gestión de Integral.

1 4 X X Una vez cumplidos los tiempos de

retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico

401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Programa SIP



401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Bases de Datos BPMS Gestor Documental



401.10.02 REGLAMENTOS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Procedimientos.

1 3 X X




Código: FO-GDO-14

Versión: 03


Página 60 de 65



TIPOS DOCUMENTALES





501.01.01

ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Archivo

Acta.

Anexos.

1 6 X X



1 7 X X


501.03.02


Comunicado.

Respuesta.

Anexos.

1 7 X X


501.03.08

COMUNICACIONES OFICIALES. Colecciones Facticias

Libros

Cd´s

Folletos - cartillas

1 6 X X


501 TECNICA OPERATIVA


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





501.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro Préstamo de Expedientes Archivo Central

Registro.

1 2 X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar.

501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Formato Único de Inventario Documental.

5 7 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar ya que es un documento de consulta para verificar que expedientes se encuentra en custodia en el Archivo Central e Histórico.

501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Tablas de Retención Documental.

3 6 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y conservar en el Archivo Histórico, ya que determina los tiempos de custodia de los expedientes y su producción.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Inventarios Documentales.

3 6 X X

Los inventarios de transferencias primarias se actualizan en forma permanente con la aplicación de la T.R.D., cumplidos los tiempos en el archivo central se actualizan, los correspondientes a transferencias secundarias se conservan en forma permanente ya que se convierten en fuente de consulta para la información que se conserva en el Archivo Histórico. Nota: su producción es Electrónica y se actualiza diariamente.



Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





601.03.02


Comunicado.

Respuesta.

Anexos.

1 7 X X


601.03.03

COMUNICACIONES OFICIALES. Constancias y Certificados. Constancia de Habitante de y en Calle.

Solicitud.

Constancia.

Anexos.

1 4 X X


601.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro de Consolidado de habitante de y en calle.

Registro.

1 4 X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, conservar este documento ya que es formato electrónico y transferirla al Archivo Histórico.

601.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro y seguimiento a las acciones de tutela.

Registro.

1 4 X


601 ASISTETE ADMINISTRATIVA


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





601.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro y seguimiento a los Incidentes de Desacato.

Registro.

1 4 X


601 ASISTETE ADMINISTRATIVA


Código: FO-GDO-14

Versión: 03


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TIPOS DOCUMENTALES





701.06.01

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registro.

Registro entrega de correspondencia recibida.

Registro entrega de comunicados enviados

2 3 X X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central proceder a eliminar.

701.06.01 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registro. Correspondencia Digitalizada.

2 4 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico. Nota: es necesario la actualización de las versiones de los documentos electrónicos para poder ser consultadas en otros dispositivos de almacenamiento actualizado. Estos documentos son en formato digital.

701 AUXILIAR ADMINISTRATIVA

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 03 PERSONERÍA ... · tabla de retenciÓn documental personerÍa municipal de envigado código: fo-gdo-14 versión: 03 fecha de aprobación: