Conseil national National Researchde recherches Canada Council Canada

Rapport annuel au Parlement2012-2013

Loi sur la protection des renseignements personnels

TABLE DES MATIÈRES

I. INTRODUCTION_________________________________________________________3

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS______________________________________________3

III. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE_______________________________________4

IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE_____________________________5

V. FORMATION ET ÉDUCATION LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS_________________________________________6

VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES_________7

VII. PLAINTES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS____________________________________________________________7

VIII. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE__________________7

IX. COMMUNICATION D’INFORMATION EN VERTU DU PARAGRAPHE 8(2)(m)____7

ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION____________________________________8

ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE______________________________________9

2

I. INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le vingt-neuvième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2012-2013. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Il a pour mandat de contribuer à l’avènement au Canada d’une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d’entreprendre, d’aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d’importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d’en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l’information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l’homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l’usage de l’industrie canadienne; d’assurer le fonctionnement et l’administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d’administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l’appui d’un certain nombre d’activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l’industrie.

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Le président du CNRC a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Concrètement, la responsabilité de l’application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l’AIPRP.

L’ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouve à l’annexe A.

3

III.STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s’assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l’ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le bureau de l’AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG).

Le bureau de l’AIPRP du CNRC est constitué d’un coordonnateur à temps partiel et de deux agents à temps plein. Le bureau de l’AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l’agent de liaison en matière d’AIPRP du Programme d’aide à la recherche industrielle, l’agent de liaison en matière d’AIPRP de la Direction des ressources humaines, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l’ensemble de l’organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC.

Le bureau de l’AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l’AIPRP offre également les services suivants à l’organisation :

- Il sensibilise les membres de l’organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

- Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.

- Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.

- Il rédige le rapport annuel au Parlement.- Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre

de responsabilisation de gestion.- Il coordonne et met en œuvre les mises à jour d’Info Source.- Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.- Il examine les rapports d’enquête sur les cas de harcèlement.- Il élabore des procédures internes, les politiques et les lignes directrices.- Il participe aux réunions de la collectivité de l’AIPRP, par exemple les réunions

annuelles et les séances de formation organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

4

Le bureau de l’AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT et a préparé en consultation avec plusieurs secteurs d’activités du CNRC, un cadre de gestion des renseignements personnels sous la forme d’une Politique de gestion des renseignements personnels.

IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE

L’annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l’exercice, le CNRC a reçu quinze (15) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande avait été reportée de l’exercice précédent pour un total de seize (16) demandes à traiter au cours de la période visée. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de quatorze(14) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Deux (2) demandes ont été reportées en 2013-2014.

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d’une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour quatre (4) des quatorze (14) demandes traitées puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l’organisation. En bref, huit (8) demandes ont été traitées à l’intérieur du délai original prévu de trente jours, quatre (4) en dessous de 60 jours et deux (2) demandes ont été abandonnées.

Une exception a été invoquée en vertu de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans huit (8) cas.

Le graphique ci-dessous illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l’AIPRP. Le CNRC s’attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l’avenir une partie importante de la charge de travail en raison des changements au sein de l’organisation.

5

2010-2011 2011-2012 2012-201302468

10121416

reçues traitées

reportées

Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2012-2013 se trouve à la fin du présent chapitre.

V. FORMATION ET ÉDUCATION LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le bureau de l’AIPRP s’est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Au cours de l’exercice, un cours sur l’AIPRP et la gestion de l’information au CNRC (3 heures) a été organisé le 21 mars 2013 avec 14 participants. Trois (3) séances de formation via téléconférence ont été offertes les 15, 16 et 17 mai 2012 pour environ 13 à 16 participants par séance.

Les membres du bureau de l’AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l’exercice, les agents ont répondus à de nombreuses demandes et questions de collègues, où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l’AIPRP du CNRC a évalué un total de quatre-vingt-six (86) questions parlementaires reçues durant la période d’avril 2012 à mars 2013. De plus, deux (2) rapports de harcèlement ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels.

Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l’accès à l’information traitée dans le rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

6

VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES

Au cours de l’exercice, le CNRC n’a fait aucun changement ou révision sur ses politiques, ses directives ou procédures au sujet de la loi sur la protection des renseignements personnels.

VII.PLAINTES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Au cours de l’exercice, le CNRC n’a reçu aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels.

VIII. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport.

IX. COMMUNICATION D’INFORMATION EN VERTU DU PARAGRAPHE 8(2)(m)

Aucune information n’a été communiquée en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence.

7

ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION

8

ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE

9

10

11

12

13

14

15