TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - ais-old.vnpost.vnais-old.vnpost.vn/.../$FILE/AIS_2.5_UserGuide.pdf · 1.2. Tạo mới văn bản trình ký.....15 1.3. Tạo mới văn

CT-IN JSC. - WWW.CT- IN.COM.VN - BUSINESS SOLUTION PROVIDER

v e r s i o n 2 . 5

T À I L I Ệ U H Ư Ớ N G D Ẫ N S Ử D Ụ N G

HH ỆỆ TT HH ỐỐ NN GG TT HH ÔÔ NN GG TT II NN ĐĐ II ỀỀ UU HH ÀÀ NN HH

ĐỊA ĐIỂM TRIỂN KHAI: Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam ĐƠN VỊ THỰC HIỆN: Công ty Cổ phần Viễn thông–Tin học Bưu điện (CT-IN)

Trang I / 74

Hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin điều hành AIS

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU................................................................................1

I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS..................................................................................1

II. CẤU TRÚC TÀI LIỆU...........................................................................................1

III. CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU..................................................................2

PHẦN II BẮT ĐẦU ..................................................................................3

I. ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG................................................................................3

II. GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG......................................................................4

2.1. Menu hệ thống .............................................................................................5

2.2. Danh sách các văn bản mới ............................................................................5

2.3. Công việc quá hạn ........................................................................................6

2.4. Tìm kiếm .....................................................................................................6

2.5. Quản lý văn bản ...........................................................................................6

2.6. Công việc ....................................................................................................7

2.7. Thông báo ...................................................................................................7

III. THOÁT KHỎI HỆ THỐNG....................................................................................7

PHẦN III QUẢN LÝ VĂN BẢN....................................................................8

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.......................................................................................8

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ ..............................................................................9

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH ........................................................................ 11

PHẦN IV CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN................................................ 13

I. TẠO MỚI VĂN BẢN ........................................................................................... 13

1.1. Tạo mới văn bản đến................................................................................... 14

1.2. Tạo mới văn bản trình ký ............................................................................. 15

1.3. Tạo mới văn bản phát hành.......................................................................... 16

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢN ........................................................................ 17

2.1. Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản ............................ 18

2.2. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung” ................................................ 18

2.3. Nhóm thông tin “Lãnh đạo xử lý”................................................................ 20

2.4. Nhóm "Phòng ban xử lý" ........................................................................... 22

2.5. Nhóm "Hồ sơ".......................................................................................... 23

III. KÝ NHẬN VĂN BẢN......................................................................................... 25

IV. THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM .......................................................................... 26

Trang II / 74


4.1. Gắn kèm file vào văn bản............................................................................. 26

4.2. Xem nội dung file gắn kèm.......................................................................... 27

4.3. Xoá file gắn kèm........................................................................................ 27

PHẦN V THEO DÕI CÔNG VIỆC............................................................... 28

I. THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY ..................................................................... 28

II. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH............................................................. 30

III. THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH........................................................ 31

PHẦN VI CẬP NHẬT THÔNG TIN CÔNG VIỆC............................................. 33

I. TẠO MỚI CÔNG VIỆC ........................................................................................ 33

1.1. Việc mới giao cho các đơn vị......................................................................... 33

1.2. Việc mới giao cho chuyên viên ..................................................................... 35

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆC................................................................ 37

PHẦN VII BÁO CÁO CÔNG VIỆC ............................................................. 38

I. VIỆC GIAO CHO ĐƠN VỊ .................................................................................... 38

II. VIỆC GIAO CHO CÁ NHÂN ................................................................................ 40

III. BÁO CÁO THI ĐUA ......................................................................................... 41

IV. VIỆC QUÁ HẠN CHO ĐƠN VỊ ............................................................................ 42

V. VIỆC QUÁ HẠN CHO CÁ NHÂN ........................................................................... 44

VI. THEO DÕI CÔNG VIỆC..................................................................................... 45

PHẦN VIII IN SỔ LƯU CÔNG VĂN,THEO DÕI TRÌNH KÝ CÔNG VĂN .............. 49

I. SỔ LƯU CÔNG VĂN........................................................................................... 49

II. THEO DÕI TRÌNH KÝ CÔNG VĂN........................................................................ 50

PHẦN IX QUẢN LÝ CẤP SỐ VĂN BẢN ....................................................... 52

I. CẤP SỐ VĂN BẢN MỚI....................................................................................... 52

1.1. Cấp số văn bản từ menu hệ thống................................................................ 52

1.2. Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản .................................................... 54

1.3. Chèn số văn bản phát hành ......................................................................... 54

II. TẠO LOẠI SỐ VĂN BẢN MỚI.............................................................................. 55

PHẦN X THÔNG TIN CÁ NHÂN................................................................ 57

I. THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRUY CẬP HỆ THỐNG.......................................................... 57

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN........................................................................ 58

Trang III / 74


PHẦN XI TÌM KIẾM THÔNG TIN .............................................................. 60

I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN................................................................. 60

II. TÌM KIẾM THEO KÝ TỰ ..................................................................................... 61

III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁC ..................................................................................... 61

PHẦN XII HỒ SƠ ................................................................................. 63

I. THEO DÕI HỒ SƠ ............................................................................................. 63

II. TẠO HỒ SƠ MỚI.............................................................................................. 64

2.1. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung” ................................................... 65

2.2. Nhóm “Thông tin lưu trữ” ............................................................................. 66

2.3. Bổ sung văn bản vào hồ sơ .......................................................................... 67

2.4. Bổ sung công việc vào hồ sơ......................................................................... 69

Trang 1 / 74


I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS

- Hệ thống thông tin điều hành - AIS (Administrative Information System) là một hệ thống quản lý các văn bản, tài liệu một cách an toàn, thuận tiện. Hệ thống cung cấp hàng loạt các công cụ hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin một cách nhanh chóng. Được xây dựng với mục đích tạo ra các luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cung cấp một nền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ và khai thác thông tin cho mọi công ty trong mọi lĩnh vực.

- Tài liệu này được lập với mục đích hướng dẫn người sử dụng Hệ thống thông tin điều hành AIS cách truy cập và khai thác thông tin một cách hiệu quả.

II. CẤU TRÚC TÀI LIỆU

Tài liệu được chia theo các phần như sau:

Phần 1: “Giới thiệu” giới thiệu cho bạn hệ thống thông tin điều hành, cấu trúc tài liệu và các khuôn dạng font chữ, ký hiệu được sử dụng trong tài liệu.

Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho bạn cách thức đăng nhập vào hệ thống thông tin điều hành AIS, giới thiệu về giao diện của trang chủ trong hệ thống và cách đóng hệ thống lại sau khi đã hoàn thành công việc.

Phần 3: “Quản lý văn bản” hướng dẫn bạn cách thức theo dõi các văn bản đến, văn bản trình ký hay văn bản phát hành theo từng ngày hoặc xem toàn bộ.

Phần 4: “Cập nhật thông tin về văn bản” mô tả cách đưa một văn bản mới vào hệ thống và cập nhật thông tin cho một văn bản đã có sẵn trong hệ thống.

Phần 5: “Theo dõi công việc” hướng dẫn bạn cách theo dõi các công việc được giao, bao gồm các công việc được giao trong ngày, các công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành hay các công việc đã quá hạn.

Phần 6: “Cập nhật thông tin về công việc” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin cho một công việc mà bạn được giao và cách giao một công việc mới cho các cán bộ cấp duới.

Phần 7: “Báo cáo công việc” hướng dẫn bạn sử dụng công cụ lập báo cáo do hệ thống AIS cung cấp. Với các công cụ này, bạn có thể kết xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng, chính xác tiết kiệm và chủ động trong thời gian.

Phần 8: “In sổ lưu công văn, theo dõi trình ký công văn” hướng dẫn chi tiết cho bạn cách lập báo cáo theo dõi trình ký công văn, tạo Sổ lưu công văn theo nhiều tiêu chí. Điều đó giúp người sử dụng thuận tiện trong việc theo dõi quá trình trình ký văn bản, nhất là những

Phần

1 GIỚI THIỆU

Trang 2 / 74


văn bản qua nhiều cấp xét duyệt và phải sửa đổi nhiều lần. Chức năng in sổ lưu công văn giúp giảm bớt công sức việc theo dõi các công văn giấy tờ qua hệ thống sổ giấy.

Phần 9: “Quản lý cấp số văn bản” sẽ mô tả cách thức quản lý số, ký hiệu các loại văn bản được xử dụng chung bao gồm cách thức cấp một số mới cho một loại văn bản hoặc đưa một loại số, ký hiệu văn bản mới vào hệ thống.

Phần 10: “Quản lý thông tin cá nhân” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin của cá nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của bạn khi được đăng ký vào hệ thống để nhận thông tin.

Phần 11: “Tìm kiếm thông tin” hướng dẫn bạn cách tra cứu thông tin về các văn bản có trong hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Phần 12: “Hồ sơ” hướng dẫn bạn cách thức tạo các hồ sơ và lưu các văn bản, công việc vào hồ sơ một cách hệ thống.

III. CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU

Tài liệu có sử dụng một số các khuôn dạng font và ký hiệu như sau:

Ký hiệu Ý nghĩa

<Tên nút bấm> Xác định nút mà người sử dụng sẽ phải bấm vào để thực hiện chức năng.

Tên trường thông tin Tên trường thông tin trên hộp hội thoại

liên kết Các kết nối đến chức năng khác của chương trình.

Tên tab Thông tin Các tab thông tin trên các hộp thoại.

© Bản quyền 2008, Công ty Cổ phần Viễn Thông - Tin Học Bưu điện (CT-IN).

Tài liệu được biên soạn bởi nhóm phần mềm AIS - Trung tâm Tin Học Công ty CT-IN. Mọi quyền lợi đều được bảo lưu. Việc sao lưu, phân phát và sử dụng lại một phần hoặc toàn bộ tài liệu này nếu không có sự đồng ý của công ty CT-IN đều là bất hợp pháp.

Công ty Cổ phần Viễn Thông – Tin Học Bưu điện (CT-IN)

158/2 phố Hồng Mai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội - Việt Nam

Điện thoại: (84-4)8630211 Fax: (84-4)8636924

WEB site: www.ct-in.com.vn E-mail: [email protected]

Trang 3 / 74


Phần này hướng dẫn cho bạn:

• Cách thức đăng nhập vào hệ thống

• Giao diện của hệ thống

• Cách thoát khỏi hệ thống

I. ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG

Hệ thống thông tin điều hành AIS là một hệ thống có độ an toàn bảo mật thông tin cao. Bất cứ người sử dụng nào muốn truy cập thông tin từ hệ thống đều phải đăng nhập vào hệ thống trước. Để đăng nhập được vào hệ thống, bạn cần có một Tên truy cập (username) và Mật khẩu (password). Để có được thông tin này, bạn hãy liên hệ với người quản trị hệ thống để xin cấp.

Để có thể truy cập vào hệ thống, bạn phải thực hiện theo các bước như sau:

1. Khởi động trình duyệt Web Internet Explorer hoặc Mozilla Firefox

• Bấm vào nút <Start> của hệ thống Windows

• Chọn mục Programs

• Chọn mục Internet Explorer

2. Nhập địa chỉ của hệ thống AIS

• Bấm chuột vào mục Address trên cửa sổ trình duyệt. Nhập vào địa chỉ truy nhập

trang web: http://home.vnpost.vn. Bấm nút <Enter> hoặc nhấp chuột vào nút

<Go>

• Hệ thống hiển thị trang chủ của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

Phần

2

BẮT ĐẦU

Trang 4 / 74


Hình 2.1 Trang chủ của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

• Bấm chuột vào liên kết “Hệ thống thông tin điều hành” trên trang chủ. Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập vào hệ thống AIS

3. Nhập thông tin người sử dụng

• Nhập thông tin về Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng • Nhập thông tin người sử dụng trong các ô tương ứng. • Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Hình 2.2 Đăng nhập vào hệ thống

II. GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG

Sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống, bạn sẽ truy cập vào trang chủ của hệ thống:

Trang 5 / 74


Hình 2.3 Trang chủ của hệ thống

Giao diện của trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:

2.1. Menu hệ thống

Bao gồm các mục sau:

Tên mục Ý nghĩa

Trang chủ Kết nối nhanh đến trang chủ của hệ thống

Văn bản Kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản

Công việc Kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc

Báo cáo Kết nối nhanh đến các tiện ích lập báo cáo

Thông tin cá nhân Thực hiện chức năng hiển thị thông tin cá nhân cuả người sử dụng hiện thời

Quản lý cấp số Thực hiện chức năng quản lý số của các loại văn bản

Hình 2.4 Menu của hệ thống

2.2. Danh sách các văn bản mới

Đây là danh sách 10 văn bản mới nhất (sắp xếp theo ngày nhập vào hệ thống) được gửi tới người sử dụng. Danh sách này sẽ giúp người sử dụng luôn theo dõi đuợc những văn bản mới nhất khi truy cập vào hệ thống.

Để xem toàn bộ các văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào mục Xem toàn bộ

Trang 6 / 74


Hình 2.5 Danh sách các văn bản mới

2.3. Công việc quá hạn

Đây là danh sách 5 công việc mới nhất được sắp sếp theo ngày nhập vào hệ thống được gửi tới cán bộ hoặc đơn vị thực hiện. Danh sách này giúp cho người sử dụng nắm bắt được công việc từ lãnh đạo giao xuống để chủ động về thời gian để thực hiện công việc.

Để xem toàn bộ công việc bạn nhấp chuột vào mục Xem toàn bộ

Hình 2.6 Danh sách các công việc quá hạn

2.4. Tìm kiếm

Chức năng tìm kiếm văn bản của hệ thống được đặt trên trang chủ giúp người sử dụng có thể tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí:

• Tìm kiếm theo số đến.

• Tìm kiếm theo chuỗi ký tự.

• Tìm kiếm chính xác.

(Để biết thêm chi tiết về cách tìm kiếm văn bản trong hệ thống, xin xem phần 10: Tìm kiếm thông tin)

Hình 2.7 Công cụ tìm kiếm

2.5. Quản lý văn bản

Mục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản:

Trang 7 / 74



Văn bản đến Thực hiện chức năng quản lý các văn bản đến theo ngày

Văn bản trình ký Thực hiện chức năng các văn bản trình ký theo ngày

Văn bản phát hành Thực hiện chức năng quản lý văn bản phát hành theo ngày

Hình 2.8 Quản lý văn bản

2.6. Công việc

Mục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc:


Việc đã hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc đã hoàn thành

Việc chưa hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc chưa hoàn thành

Việc trong ngày Thực hiện liệt kê danh sách các công việc được giao trong ngày

Hình 2.9 Theo dõi công việc

2.7. Thông báo

Mục này hiển thị các thông báo có trong hệ thống tại thời điểm hiện thời đối với người sử dụng hiện thời

III. THOÁT KHỎI HỆ THỐNG

Khi người sử dụng truy cập vào hệ thống, tên của người sử dụng hiện thời sẽ nằm duới hệ thống tab của chương trình.

Trường hợp nếu tên người sử dụng không đúng, hoặc sau khi bạn đã truy cập xong thông tin của hệ thống, bạn nên đóng hệ thống lại để tránh sự truy cập thông tin bất hợp pháp.

Để kết thúc chương trình, bạn nhấp chuột vào mục [Đóng lại] bên cạnh tên người đang truy cập hệ thống.

Hình 2.10 Kết thúc chương trình

Trang 8 / 74


Hệ thống thông tin điều hành AIS phân các văn bản ra thành 3 loại: Văn bản đến, văn bản trình ký và văn bản phát hành. Phần 3 sẽ lần lượt hướng dẫn bạn cách theo dõi, quản lý các văn bản trong hệ thống.

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Để theo dõi văn bản đến, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

1. Nhấp chuột vào Văn bản đến trong mục Văn bản ở trên trang chủ

2. Chọn mục Văn bản | Văn bản đến trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản đến

Hình 3.1 Hiển thị danh sách toàn bộ văn bản đến

Phần

3 QUẢN LÝ VĂN BẢN

Trang 9 / 74


Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản đến theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.

• Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với văn bản muốn mở.

Hình 3.2 Mở một văn bản đến

• Để xem văn bản của các ngày khác , bạn hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Trên lịch, ngày đang được chọn sẽ có mầu khác giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi.

Hình 3.3 Thay đổi ngày hiển thị văn bản

Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lich, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.

Hình 3.4 Thay đổi tháng trên lịch

• Để xem toàn bộ văn bản đến, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản đến theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống.

• Để có thể thay đổi các trang thông tin, bạn hãy chuyển xuống cuối trang bằng cách kéo thanh cuộn dọc xuống và nhấp chuột vào trang mà bạn muốn chuyển tới.

• Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

Hình 3.5 Chuyển các trang hiển thị văn bản

• Để nhận các văn bản mới từ hệ thống, bạn hãy nhấp chuột vào nút

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ

Để theo dõi văn bản trình ký, bạn có thể chọn một trong các cách:

1. Nhấp chuột vào Văn bản trình ký trong mục Văn bản ở trên trang chủ

2. Chọn mục Văn bản | Văn bản trình ký trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản trình ký

Trang 10 / 74


Hình 3.6 Hiển thị danh sách toàn bộ văn bản trình ký

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản trình ký theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.


Hình 3.7 Mở một văn bản trình ký

• Để xem văn bản của các ngày khác, bạn hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Trên lịch, ngày đang được chọn sẽ có mầu khác giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi.

Hình 3.8 Thay đổi ngày hiển thị văn bản

Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lich, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.


• Để xem toàn bộ văn bản trình ký, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống.


Trang 11 / 74


• Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”



III. QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH

Để theo dõi văn bản phát hành, bạn có thể chọn một trong các cách:

1. Nhấp chuột vào Văn bản phát hành trong mục Văn bản ở trên trang chủ

2. Chọn mục Văn bản | Văn bản phát hành trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản phát hành

Hình 3.11 Hiển thị danh sách toàn bộ văn bản phát hành

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản phát hành theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.


Hình 3.12 Mở một văn bản phát hành

• Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.

Trang 12 / 74



• Để xem toàn bộ văn bản phát hành, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày phát hành của văn bản.


• Để xem trang tiếp theo, bạn nhấp chuột vào điểm liên kết “…”



Trang 13 / 74


Phần 4 hướng dẫn cách thức cập nhật thông tin cho một văn bản trong hệ thống, bao gồm:

• Tạo mới một văn bản

• Cập nhật thông tin cho văn bản

• Ký nhận một văn bản

• Cập nhật các file gắn kèm trong văn bản

I. TẠO MỚI VĂN BẢN

− Khi có một văn bản mới được đưa vào hệ thống, bạn thực hiện các bước sau:

• Tuỳ theo loại văn bản mà bạn đưa vào hệ thống, chuyển tới mục văn bản đến, văn bản phát hành hoặc văn bản trình ký. (Xem chi tiết tại Phần 3, Quản lý văn bản).

• Nhấp chuột vào nút <Nhập văn bản>

Nếu bạn chỉ trực thuộc một đơn vị, hệ thống sẽ tạo một văn bản mới cho đơn vị của bạn hoặc văn bản cho cơ quan (trong trường hợp bạn là văn thư cơ quan), văn bản sau khi lưu sẽ lấy số theo dãy số của đơn vị này.

Hình 4.1 Thông tin về số đến văn bản

Nếu bạn trực thuộc nhiều đơn vị đơn vị, hệ thống cho phép bạn lựa chọn nhập văn bản cho đơn vị nào để lấy số của đơn vị đó.

Hình 4.2 Chọn đơn vị nhập văn bản trong trường hợp nhiều đơn vị

Nếu đơn vị của bạn có nhiều sổ công văn đến, hệ thống cho phép bạn lựa chọn nhập văn bản cho sổ công văn đến phù hợp.

Phần

4 CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN

Trang 14 / 74


Hình 4.3 Chọn sổ công văn đến trong trường hợp nhiều sổ công văn đến.

Một văn bản chứa rất nhiều thông tin và được chia thành 4 nhóm thông tin đặt trên 4 Tab:

1. Thông tin chung: Các thông tin chung nhất về văn bản đó.

2. Lãnh đạo xử lý: Các thông tin về quá trình xử lý văn bản tại Văn Phòng Tổng Công ty hoặc Lãnh đạo Tổng Công ty.

3. Phòng ban xử lý: Lưu các thông tin trong quá trình xử lý văn bản tại các đơn vị.

4. Hồ sơ: Thông tin lưu trữ văn bản trong hồ sơ của đơn vị.

Sau đây là chi tiết cách tạo văn bản cho từng loại văn bản:

1.1. Tạo mới văn bản đến

− Chỉ có văn thư cơ quan mới có quyền tạo văn bản đến cho Tổng Công ty.

− Để tạo văn bản đến bạn mở phần thông tin văn bản đến rồi nhấp chuột nào nút <Nhập văn bản>

− Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Hình 4.4 Văn bản đến mới

Các trường thông tin trong trong Văn bản đến

STT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số bản đến Số bản đến của văn bản đến

2 Số bì công văn Số bì văn bản đến

Trang 15 / 74


3 Hình thức đến Hình thức đến của văn bản

4 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản

5 Về vấn đề Phân loại văn bản

6 Nhóm cơ quan Nhóm cơ quan gửi văn bản

7 Cơ quan Nơi gửi văn bản Lọc theo nhóm cơ quan

8 Hình thức văn bản Hinh thức văn bản

9 Loại văn bản Loại văn bản đến Lọc theo Hình thức văn bản

10 Ngày văn bản Ngày của văn bản

11 Ngày đến Ngày văn bản đến TCT

12 Ngày bản gốc đến Ngày văn bản thật đến TCT Trong trường hợp văn bản đến

bằng đường fax

13 Độ mật Độ mật

14 Độ khẩn Độ khẩn

15 Người ký Người ký văn bản

16 Trích yếu Trích yếu văn bản

17 Trình tới Lãnh đạo Chuyển trực tiếp văn bản lên Lãnh

đạo

18 Đơn vị phối hợp Các đơn vị phối hợp Chọn nhiều đơn vị

19 Đơn vị Lưu bản gốc Đơn vị lưu bản gốc Chọn nhiều đơn vị

20 Ký nhận Đơn vị nhận công văn đến ký nhận

đã nhận được công văn

1.2. Tạo mới văn bản trình ký

− Tất cả mọi nhân viên đều có quyền tạo văn bản trình ký và gửi lên Lãnh đạo.

− Để tạo văn bản trình ký bạn mở phần thông tin văn bản trình ký rồi nhấp chuột nào nút <Nhập văn bản>

− Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Hình 4.5 Văn bản trình ký mới

Trang 16 / 74


Các trường thông tin trong trong Văn bản trình ký TT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản Số sẽ được cấp khi phát hành văn bản







8 Ngày trình Ngày trình lên Lãnh đạo



11 Người soạn thảo Chuyên viên soạn thào



14 Trình tới Lãnh đạo Văn bản sẽ được trình lên Lãnh đạo

15 Nơi nhận trong cơ quan Các đơn vị nhận công văn trong Tổng Công ty

16 Nơi nhận ngoài cơ quan Các đơn vị nhận công văn ngoài Tổng Công ty

17 Trả lời công văn số Văn bản mà công văn trình ký cần trả lời

18 Ký nhận Đơn vị nhận công văn ký nhận đã nhận được công văn

1.3. Tạo mới văn bản phát hành

Hình 4.6 Văn bản phát hành mới

− Để tạo văn bản phát hành bạn mở phần thông tin văn bản hành, bấm nút <Nhập văn bản>

Trang 17 / 74


− Hệ thống hiển thị một biểu mẫu cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Các trường thông tin trong trong Văn bản phát hành

STT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số bản phát hành Số bản phát hành

2 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản







9 Ngày phát hành Ngày ban hành văn bản



12 Người soạn thảo Người soạn thảo văn bản



15 Nơi nhận Nơi nhận bản phát hành

16 Trình tới Lãnh đạo Văn bản được chuyển trực tiếp lên

Lãnh đạo

17 Nơi nhận trong cơ quan

Các đơn vị trong cơ quan nhận được công văn

18 Nơi nhận ngoài cơ quan

Các đơn vị ngoài cơ quan nhận được công văn

19 Đơn vị Lưu bản gốc Đơn vị lưu bản gốc

20 Số bản phát hành

21 Sổ bì công văn

22 Quá trình trình ký văn bản

Quá trình trình ký văn bản giữa lãnh đạo và chuyên viên

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢN

− Khi muốn thay đổi thông tin của một văn bản bạn hãy mở văn bản đó bằng cách nhấp chuột trái vào đường liên kết với văn bản đó. Hệ thống sẽ mở một cửa sổ hiển thị thông tin của văn bản đó.

− Tương tự như khi nhập mới một văn bản, bạn có thể thay đổi thông tin của các trường

thông tin bằng cách nhấp chuột vào nút bên cạnh các trường thông tin tương ứng. Tuy nhiên, có một số trường thông tin sẽ không có nút này và có mầu xám. Đó là các trường thông tin mà bạn không có quyền thay đổi.

• Để lưu thông tin thay đổi của văn bản và kết thúc việc cập nhật, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>

• Để lưu thông tin thay đổi đồng thời tạo một văn bản mới, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Văn bản mới>

• Trường hợp văn bản đang mở là văn bản trình ký, bạn có thể chuyển trạng thái văn bản sang văn bản phát hành bằng cách nhấp chuột vào nút <Phát hành>

Trang 18 / 74


Hinh 4.7 Sửa đổi thông tin của một văn bản

2.1. Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản

− Người soạn thảo và Lãnh đạo Phòng ban người soạn thảo có quyền thay đổi mọi thông tin trong phần Thông tin chung. Ngoài ra tất cả người sử dụng khác chỉ được xem (không được thay đổi thông tin) khi được gửi văn bản này và được phép ký nhận vào sổ của đơn vị mình.

− Lãnh đạo Tổng Công ty, thư ký của Lãnh đạo Tổng Công ty, lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trị có quyền phê duyệt văn bản, phê chuyển đến các Lãnh đạo khác, ghi ý kiến chỉ đạo và phân công công việc cho các Phòng ban, hoặc chuyển đến các Phòng ban để xử lý văn bản trong phần Lãnh đạo xử lý.

− Các Trưởng, Phó phòng có quyền ký nhận văn bản, báo cáo các công việc được Lãnh đạo giao trong phần Lãnh đạo xử lý, giao việc cho các nhân viên và theo dõi các tiến độ công việc của Phòng ban mình trong phần Phòng ban xử lý, lưu các văn bản vào các hồ sơ đơn vị trong phần Hồ sơ.

− Quản trị hệ thống có quyền xem toàn bộ các văn bản nhưng không có quyền xem file gắn kèm, chỉ được xóa file gắn kèm và văn bản khi có yêu cầu từ người soạn thảo.

Chú ý: Trong trường hợp các Phòng ban khác không được chuyển văn bản mà cần lấy thông tin thì có thể yêu cầu Người soạn thảo gửi cho 1 bản coi như là đơn vị phối hợp.

Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách thức:

Nhập thông tin cho nhóm Thông tin chung.

Nhập thông tin cho nhóm Lãnh đạo xử lý.

Nhập thông tin cho nhóm Phòng ban xử lý.

Nhập thông tin cho nhóm Hồ sơ.

2.2. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”

- Nhóm Thông tin chung chứa các thông tin cơ bản nhất của một văn bản như Số/ Ký

hiệu, Nhóm cơ quan, Cơ quan, Loại văn bản, Về vấn đề ... Để nhập thông tin cho từng

trường, bạn hãy nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin tương ứng rồi chọn

Trang 19 / 74


giá trị trong danh sách. Ngoài ra, bạn cũng có thể gõ trực tiếp nội dung thông tin vào

trường thông tin bằng bàn phím.

Chú ý:

• Có hai trường thông tin quan trọng trong nhóm Thông tin chung đó là Trình tới LĐ và Đơn vị phối hợp(Với văn bản đến) hoặc Nơi nhận trong Cơ quan(Với văn bản trình ký, phát hành). Hệ thống sẽ dựa vào thông tin 2 trường này để chuyển văn bản đến các lãnh đạo Tổng Công ty và các đơn vị tương ứng.

• Đối với loại văn bản trình ký hoặc văn bản phát hành, bạn phải xin cấp số văn bản. Để biết thông tin chi tiết cách thức quản lý việc cấp số văn bản, xin xem thêm phần 7 “Quản lý cấp số văn bản”

- Để văn bản mới được chuyển trực tiếp tới một lãnh đạo trong Tổng Công ty, bạn nhấp

chuột vào nút bên cạnh trường thông tin Trình tới LĐ rồi chọn tên vị lãnh đạo

tương ứng trong danh sách.(Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp tên vị lãnh đạo chương trình sẽ

tự động hiển thị tên các lãnh đạo bạn sử dụng chuột nhấp vào tên lãnh đạo hoặc có thể

sử dụng nút lên xuống để chọn tên lãnh đạo rồi gõ Enter)

Hình 4.8 Chọn lãnh đạo để chuyển văn bản tới

- Để văn bản mới được tạo có thể chuyển tới một hoặc một số Đơn vị liên quan, bạn hãy

nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin Đơn vị phối hợp (Với văn bản đến)

hoặc Nơi nhận trong cơ quan (Với văn bản trình ký, phát hành).Hệ thống sẽ hiển thị

một hộp hội thoại chứa danh sách

các Đơn vị trong Tổng Công ty.

• Để chọn một Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên các Đơn vị muốn chọn.

• Để loại bỏ lựa chọn một Đơn vị, nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vị tương ứng.

• Tương tự như trên bạn cũng có thể gõ tên ban phối hợp bằng cách gõ trực tiếp, sau khi lựa chọn gõ <Enter> để tiếp tục

Hình 4.9 Chọn các Đơn vị phối hợp để chuyển văn bản tới

• Sau khi đã chọn các Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Chọn> để hoàn tất việc chọn, cập nhật tên các Đơn vị đã được chọn vào trường thông tin và đóng hộp hội thoại chọn Đơn vị.

• Trường hợp nếu bạn không muốn thay đổi thông tin của trường thông tin, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Trang 20 / 74


- Trường thông tin Ký nhận được sử dụng với mục đích xác định văn

bản đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa (Xem phần sửa đổi văn bản):

- Tại mỗi văn bản chương trình đêu có chức năng Log để ghi nhận bất cứ ai tác động vào

Thông Tin Chung của văn bản

2.3. Nhóm thông tin “Lãnh đạo xử lý”

- Nhóm Lãnh đạo xử lý chứa các thông tin về quá trình xử lý của lãnh đạo Tổng Công ty.

Hệ thống quy định chỉ có các Chánh văn phòng, phó văn phòng hoặc Lãnh đạo Tổng

Công ty, thư ký của Lãnh đạo Tổng Công ty mới có quyền cập nhật thông tin trong nhóm

thông tin này.

Hinh 4.10 Nhóm thông tin lãnh đạo xử lý

Chú ý: Trường hợp bạn không phải là người giữ một trong các chức vụ trên, bạn sẽ không có quyền cập nhật thông tin. Khi đó các trường thông tin sẽ ở trạng thái cấm nhập (các ô thông tin có mầu xám), và bạn sẽ không thể nhập thông tin vào được.

- Để nhập thông tin vào các trường thông tin trong nhóm thông tin Lãnh đạo xử lý bạn

hãy nhấp chuột vào nút bên cạnh các trường thông tin tương ứng hoặc nhập trực tiếp từ

bàn phím.

- Đối với trường thông tin Lãnh đạo xử lý thì khi nhấp chuột vào nút , hệ thống sẽ

hiển thị một cửa sổ chứa danh sách các Lãnh đạo Tổng Công ty.

Trang 21 / 74


Hinh 4.11 Chọn các lãnh đạo để chuyển văn bản tới

• Để chọn các Lãnh đạo, nhấp chuột vào ô chọn (check box) bên cạnh tên các lãnh đạo tương ứng.

• Để bỏ chọn một lãnh đạo, nhấp chuột vào ô chọn bên cạnh tên cuả lãnh đạo đó.

• Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím, cửa sổ thông tin tên của lãnh đạo sẽ hiển thị bạn lựa chọn rồi gõ Enter để tiếp tục

• Sau khi đã chọn xong, nhấp chuột vào nút <Chọn> để cập nhật thông tin. Nếu không muốn cập nhật thông tin, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>

- Đối với trường thông tin Chuyển tới các Phòng ban để cập nhật thông tin của trường

thông tin này, xin xem hướng dẫn trong mục "Nhóm thông tin chung", phần cập nhật

thông tin cho trường Đơn vị phối hợp.

- Sau khi nhập đủ thông tin vào các trường, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Lưu> để lưu

văn bản và có thể bổ sung công việc cho các Đơn vị.

• Để bổ sung một việc mới cho Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung>. (Chi tiết thông tin về việc tạo mới công việc xin xem Phần 6:Cập nhật thông tin công việc)

• Để xem danh sách các công việc gắn kèm văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Refresh>

Trang 22 / 74


Hinh 4.12 Danh sách các công việc

• Để xoá công việc, nhấp chuột vào các ô chọn (checkbox) bên cạnh các công việc đó rồi bấm nút <Xoá>. Hệ thống sẽ hỏi xem bạn có muốn xoá các công việc đã chọn không.

Hinh 4.13 Xác nhận có muốn xoá công việc không.

Nếu muốn xoá các công việc đã chọn, bạn hãy nhấp chuột vào nút <OK>. Nếu bạn chọn <Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn.

Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó Đơn vị và Văn thư mới có quyền thực hiện. Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc.

2.4. Nhóm "Phòng ban xử lý"

Nhóm Phòng ban xử lý lưu trữ các thông tin về quá trình xử lý tại đơn vị. Ở đây có các chức năng cho phép các trưởng và phó ban giao công việc cho các chuyên viên trong ban của mình.

o Để có thể giao việc cho các chuyên viên, bạn cần lưu văn bản vào hệ thống trước. Để lưu văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng> hoặc <Lưu tạm>.

o Sau khi lưu văn bản, để bổ sung công việc mới cho chuyên viên, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung> để nhập mới một công việc giao cho các chuyên viên. Xem hướng dẫn chi tiết trong "Phần 6: Cập nhật thông tin về công việc" để biết thêm thông tin chi tiết.

o Để xem danh sách các công việc liên quan đến văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Refresh>

Trang 23 / 74


Hình 4.14 Thông tin về công việc liên quan đến văn bản

o Để xoá một hoặc một số công việc giao cho chuyên vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh các công việc sẽ bị xoá, sau đó nhấp chuột vào nút <Xoá>. Hệ thống sẽ hỏi bạn xem bạn có thực sự muốn xoá các công việc đã chọn không.

Hinh 4.15 Xác nhận việc xoá công việc ra khỏi văn bản

Nếu muốn xoá các công việc đã chọn, bạn hãy nhấp chuột vào nút <OK>. Nếu bạn chọn <Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn.

Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó đơn vị và Văn thư mới có quyền thực hiện. Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc.

2.5. Nhóm "Hồ sơ"

Nhóm Hồ sơ lưu trữ các thông tin về văn bản và công việc trong các tập hồ sơ của từng đơn vị. Khi văn bản đến đơn vị bạn, bạn sẽ lưu các văn bản vào các tập hồ sơ để tiện cho việc tra cứu sau này. Một văn bản có thể thuộc nhiều hồ sơ khác nhau và một hồ sơ có thể chứa nhiều văn bản, công việc.

o Để lưu văn bản này vào hồ sơ của đơn vị mình, bạn nhấp chuột vào nút <Bổ sung> để bổ sung văn bản vào hồ sơ rồi nhấp chuột vào nút <Chọn>.

Trang 24 / 74


Hinh 4.16 Đưa văn bản vào các hồ sơ.

o Sau khi lưu văn bản vào các hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút <Refresh> để xem danh sách các hồ sơ mà văn bản này thuộc về.

Hinh 4.17 Danh sách các hồ sơ chứa văn bản này

o Để xóa văn bản ra khỏi các hồ sơ, bạn chọn hồ sơ muốn xóa văn bản này ra rồi nhấp chuột vào nút <Xóa>. Hệ thống sẽ xác nhận lại thông tin xóa hồ sơ một lần nữa trước khi xóa văn bản này khỏi hồ sơ.

Trang 25 / 74


Hinh 4.18 Xác nhận việc xoá văn bản ra khỏi hồ sơ

III. KÝ NHẬN VĂN BẢN

Phần này hướng dẫn bạn cách ký nhận một văn bản đã có, đưa văn bản đó vào sổ văn bản của đơn vị và lấy số đơn vị cho văn bản này.

Để xác định văn bản đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa

ta sử dụng trường thông tin Ký nhận .

o Nếu bạn không thấy trường thông tin Ký nhận này có nghĩa là bạn đã ký nhận văn bản này và đã lưu vào sổ của đơn vị, hãy kiểm tra thông tin ký nhận trong danh sách những đơn vị đã ký nhận văn bản.

o Nếu bạn chỉ thuộc đơn vị, sau khi ký nhận và ấn nút <Lưu và đóng>, hệ thống sẽ xác nhận đơn vị này đã nhận được văn bản và sẽ văn bản này sẽ được lưu vào sổ của đơn vị. Số đến của văn bản sẽ lấy theo số đến của đơn vị của bạn

o Trong trường hợp bạn trực thuộc nhiều đơn vị, khi chọn trường thông tin Ký nhận

và nhấn nút <Lưu và đóng>, Hệ thống sẽ hiển thị các đơn vị bạn muốn ký nhận văn bản:

Hinh 4.19 Chọn đơn vị để ký nhận văn bản

Chú ý: Danh sách này bao gồm các đơn vị mà bạn có quyền ký nhận văn bản, đồng thời các đơn vị này phải chưa ký nhận văn bản.

Trang 26 / 74


Hệ thống sẽ xác nhận đơn vị này của bạn đã nhận văn bản và lưu vào sổ văn bản này vào sổ của đơn vị. Trường thông tin này trong hệ thống AIS không ai có thể sửa được kể cả người quản trị hệ thống

Hinh 4.20 Log ký nhận văn bản

Sau khi ký nhận văn bản, văn bản này sẽ được đưa vào sổ văn bản của đon vị và sẽ được gán một số trong sổ nội bộ của đơn vị. Thông tin về số này được đặt trên đầu văn bản. Bạn có thể xem thông tin về văn bản này đã đến đơn vị nào và các số đến của từng đơn vị bằng cách di chuột lên đầu văn bản để xem toàn bộ thông tin về quá trình ký nhận các đơn vị.

Hinh 4.21 Số đến của từng Phòng ban

IV. THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM

4.1. Gắn kèm file vào văn bản

Để có thể gắn kèm các file vào văn bản như: các file văn bản được scan dưới dạng file PDF (Acrobat Reader), các báo cáo được lưu dưới dạng file DOC (MSWord) … bạn hãy thực hiện các bước sau:

• Nhấp chuột vào nút <Browse>. Hệ thống sẽ hiển thị hộp hội thoại cho phép bạn có thể chọn một file dữ liệu cần lưu.

Hình 4.22 Lựa chọn file gắn kèm

• Bạn hãy chọn file cần lưu rồi nhấp chuột vào nút <Open>

Trang 27 / 74


Hình 4.23 File gắn kèm vào hệ thống

4.2. Xem nội dung file gắn kèm

Để xem nội dung một file gắn kèm đã được gắn với văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào tên file tương ứng trong mục File gắn kèm. Hệ thống sẽ tự động mở một hộp hội thoại hiển thị nội dung của file gắn kèm đó.

4.3. Xoá file gắn kèm

Bạn chỉ có thể xóa các file gắn kèm khi chưa lưu vào văn bản. Khi đã lưu vào văn bản, chỉ có quản trị hệ thống mới có quyền xóa file gắn kèm. Đối với các file đã được gắn kèm vào văn bản, để xoá bỏ các file gắn kèm bạn có thể thực hiện:

1. Nhấp chuột vào file gắn kèm bạn muốn xóa, hệ thống sẽ hiển thị một menu các hành

động bạn được phép theo tác với file gắn kèm này.

2. Nhấp chuột vào mục Xóa, nếu bạn muốn xóa file gắn kèm này ra khỏi văn bản, nếu bạn không muốn xóa file – hãy bỏ qua bước này.

Trang 28 / 74


Trong phần 5 bạn sẽ lần lượt được hướng dẫn cách theo dõi, quản lý các công việc trong hệ thống. Bạn có thể theo dõi công việc được giao theo từng ngày và chi tiết hơn là tình trạng thực hiện của các việc để xác định xem việc nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành hay đã quá hạn xử lý …

I. THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY

Để theo dõi công việc giao cho từng ban theo ngày, bạn có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:

1. Chọn mục Công việc theo ngày trong mục Công việc trên trang chủ của chương trình

2. Chọn mục Công việc | Công việc theo ngày trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào tab Việc theo ngày

Hình 5.1 Hiển thị danh sách công việc cho đơn vị theo ngày

Phần

5 THEO DÕI CÔNG VIỆC

Trang 29 / 74


Hình 5.2 Hiển thị danh sách công việc cho cá nhân theo ngày

− Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc giao cho các cán bộ cấp dưới cần phải theo dõi theo ngày.

− Các công việc được hiển thị dưới dạng phân cấp theo việc lớn và đầu việc giúp bạn có thể dễ dàng nhóm các công việc.

− Để xem công việc giao cho cá nhân bạn nhấp chuột vào Việc giao cho cá nhân, mặc định của chương trình là việc giao cho đơn vị.

− Bên cạnh công việc có một biểu tượng xác định trạng thái của việc lớn hay đầu việc đó nhằm giúp cho lãnh đạo và bạn thuận tiện theo dõi công việc.

o Công việc được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo từng cột.

o Công việc có trạng thái tức là công việc đang trong thời hạn xử lý.

o Công việc có trạng thái tức là công việc đã hoàn thành.

o Công việc có trạng thái tức là công việc đã quá hạn xử lý.

o Để mở một công việc, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở.

− Khi bạn chọn chức năng Việc giao cho cá nhân thì hệ thống mặc định sẽ hiển thị các công việc trong ngày hiện thời giao cho cá nhân. Khi ban chọn chức năng Việc giao cho đơn vi hệ thống sẽ hiển thị các công việc giao tới đơn vị phòng ban trong ngày

o Để xem công việc trong các ngày khác, bạn có thể thay đổi ngày bằng cách nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình.

Hình 5.3 Thay đổi ngày hiển thị công việc

o Để thay đổi tháng trên lịch, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch. Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng.

Trang 30 / 74



II. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc đã hoàn thành, bạn có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:

1. Chọn mục Việc đã hoàn thành trong mục Công việc của chương trình.

2. Chọn mục Công việc | Việc đã hoàn thành trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào tab Việc đã hoàn thành.

Hình 5.5 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho đơn vị

− Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc đã giao cho các cán bộ cấp dưới và đã hoàn thành.

− Tương tự như cách hiển thị thông tin về công việc theo ngày, các công việc đã hoàn thành cũng được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo theo từng cột. Để mở một công việc, bạn hãy nhấp chuột vào thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở.

Trang 31 / 74


Hình 5.6 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho cá nhân

III. THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc chưa hoàn thành, bạn có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:

1. Chọn mục Việc chưa hoàn thành trong mục Công việc trên trang chủ của chương trình.

2. Chọn mục Công việc | Việc chưa hoàn thành trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào tab Việc chưa hoàn thành

− Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc đã giao cho các cán bộ cấp dưới mà chưa hoàn thành.

− Tương tự như cách hiển thị thông tin về công việc theo ngày, các công việc đã hoàn thành cũng được hiển thị sáng tỏ theo ngày giao việc. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách hiển thị thông tin xin xem tại phần Việc theo ngày

− Các công việc được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo theo từng cột. Để mở một công việc, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở.

Trang 32 / 74


Hình 5.7 Hiển thị danh sách công việc chưa hoàn thành cho đơn vị

Hình 5.8 Hiển thị danh sách công việc chưa hoàn thành cho cá nhân

Trang 33 / 74


Phần 6 sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách nhập một công việc mới và giao cho các cán bộ, phòng ban cấp dưới cũng như cách cập nhật thông tin cho công việc mà bạn được giao. Phần này sẽ tập trung vào 2 thao tác chính:

o Tạo mới công việc

o Cập nhật thông tin công việc

I. TẠO MỚI CÔNG VIỆC

Trong hệ thống, có hai nhóm công việc là Công việc giao cho các đơn vị và Công việc giao cho các chuyên viên.

o Việc được giao cho đơn vị chính là các việc cho lãnh đạo Tổng Công ty hoặc lãnh đạo văn phòng giao xuống cho các đơn vị.

o Việc được giao cho các chuyên viên chính là các việc do trưởng đơn vị hay phó đơn vị giao xuống cho từng chuyên viên.

1.1. Việc mới giao cho các đơn vị

− Để tạo một việc mới giao cho đơn vị, bạn có thể chọn một trong các cách sau :

o Nhấp vào nút <Nhập công việc>.

o Chọn tab Phòng ban xử lý khi mở một văn bản. Sau đó nhấp vào nút <Bổ sung>. (Xem hướng dẫn chi tiết tại mục “Tạo mới văn bản” trong phân 4

− Hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoại cho phép bạn nhập các thông tin về công việc.

− Công việc giao cho đơn vị gồm 3 phần:

o Thông tin chung: Lưu các thông tin chung về nội dung công việc.

o Nhân viên xử lý: Lưu thông tin về các công việc phân được phân tách và giao xuống cho các chuyên viên.

o Hồ sơ: Lưu các hồ sơ có chứa công việc hiện thời.

− Để nhập thông tin vào các trường thông tin, bạn có thể nhấp chuột vào nút bên cạnh mỗi trường thông tin tương ứng rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập thẳng trực tiếp từ bàn phím.

Phần

6 CẬP NHẬT THÔNG TIN CÔNG VIỆC

Trang 34 / 74


Hình 6.1 Việc mới giao cho các đơn vị.

Chú ý:

Đối với trường thông tin Đơn vị phối hợp, để chọn các đơn vị từ danh sách, bạn hãy

nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin đó. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoại chứa danh sách các đơn vị. Để chọn các đơn vị, xem hướng dẫn chi tiết trong mục Thông tin chung ở phần 3 mục Tạo mới văn bản

Hình 6.2 Chọn danh sách các đơn vị

− Để gắn kèm file liên quan đến công việc, xem hướng dẫn chi tiết trong mục “Thao tác với file gắn kèm” ở phần 3 mục “Tạo mới văn bản”.

− Để phân công việc cụ thể cho từng chuyên viên, bạn hãy nhấp chuột vào Tab Nhân viên xử lý. Tuy nhiên trước khi có thể giao việc cho từng chuyên viên, bạn phải Lưu công việc trước. Hãy nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng> để lưu công việc. Sau khi công việc đã lưu,

Trang 35 / 74


bạn có thể bắt đầu giao việc cho các chuyên viên bằng cách nhấp chuột vào nút <Bổ sung>. Xem hướng dẫn chi tiết về cách giao việc cho chuyên viên tại mục “Việc mới giao cho chuyên viên” ở phần sau.

− Sau khi đã nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, bạn có thể chọn một trong 2 cách:

o Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tại sẽ được lưu lại và sẽ đóng lại và kết thúc việc nhập công việc.

o Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lại và sẽ một công việc mới với các thông tin Việc lớn và Đầu việc được giữ nguyên sẽ được tạo ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

1.2. Việc mới giao cho chuyên viên

− Để giao một việc cho chuyên viên, bạn có thể chọn một trong các cách sau

1. Chọn Tab Phòng ban xử lý khi mở một văn bản. Sau đó nhấp chuột vào nút <Bổ sung>

2. Mở một công việc được giao cho đơn vị, nhấp chuột vào tab Nhân viên xử lý rồi chọn nút <Bổ sung>.

− Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập thông tin về công việc giao cho chuyên viên.

Hình 6.3 Công việc giao cho chuyên viên

− Để nhập thông tin vào các trường thông tin, bạn có thể nhấp chuột vào nút bên cạnh mỗi trường thông in tương ứng rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập thẳng trực tiếp từ bàn phím.

Chú ý:

Đối với trường thông tin Người xử lý chính hoặc Người xử lý phối hợp khi chọn các

cán bộ sẽ được giao việc bằng cách nhấp chuột vào nút , hệ thống sẽ hiển thị của số

Trang 36 / 74


chứa danh sách các chuyên viên trong Đơn vị. Mặc định ban đầu hiển thị danh sách các nhân viên có trong Đơn vị của người sử dụng hiện thời

Hình 6.4 Chọn chuyên viên

o Để chọn một chuyên viên, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên chuyên viên muốn chọn.

o Để chọn các nhân viên trực thuộc đơn vị khác, bạn nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin ‘Đơn vị’ => hiển thị danh sách các đơn vị, chọn một đơn vị rồi nhấn nút chọn bên cạnh trường ‘Đơn vị’ => danh sách các nhân viên trong đơn vị đã chọn sẽ hiển thị.

Hình 6.5 Chọn danh sách nhân viên thuộc phòng ban khác

o Để loại bỏ lựa chọn một nhân viên đã chọn, bạn thực hiện theo một trong 2 cách sau:

• Nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên chuyên viên tương ứng trong danh sách người sử dụng.

• Nhấp chuột vào tên Người sử dụng trong danh sách đã chọn

o Khi đó, ô lựa chọn sẽ không được chọn nữa và tên người sử dụng được chọn sẽ bị xóa khỏi danh sách đã chọn

o Sau khi đã chọn các chuyên viên, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Chọn> để hoàn tất việc chọn, cập nhật tên các chuyên viên đã được chọn vào trường thông tin và đóng cửa sổ.

Trang 37 / 74


Trường hợp nếu bạn không muốn thay đổi, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>.

− Sau khi đã nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, bạn có thể chọn một trong 2 cách:

1. Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tại sẽ được lưu lại và sẽ đóng lại và kết thúc việc nhập công việc.

2. Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lại và một công việc mới được tạo ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆC

Khi muốn xem nội dung một công việc, hệ thống sẽ mở một cửa sổ hiển thị nội dung công việc đó.

Hình 6.6 Cập nhật thông tin về công việc

− Bạn có thể thay đổi thông tin trong các trường thông tin bằng cách nhấp chuột vào nút

rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím.

− Trường hợp các trường thông tin có mầu xám và không có nút ở bên cạnh có nghĩa là bạn không có quyền cập nhật thông tin đối với trường thông tin đó.

− Để xem văn bản liên quan tới công việc, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Xem văn bản>

− Sau khi đã cập nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, bạn có thể chọn một trong 2 cách:

1. Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tại sẽ được lưu lại và sẽ đóng lại và kết thúc việc nhập công việc.

2. Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lại và một công việc mới được tạo ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

Trang 38 / 74


Trong phần 7 này sẽ lần lượt hướng dẫn cho bạn cách thức lập báo cáo tự động liệt kê các

công việc của phòng ban và cá nhân. Với chức năng này các lãnh đạo và các cán cán bộ có

thể nắm bắt được thông tin công việc của phòng ban mình cũng như kết quả công việc một

cách nhanh chóng theo nhiều cách khác nhau. Việc lập báo cáo có các loại sau:

o Việc giao cho đơn vị o Việc cho cá nhân o Báo cáo thi đua o Việc quá hạn cho đơn vị o Việc quá hạn cho cá nhân o Theo dõi công việc

I. VIỆC GIAO CHO ĐƠN VỊ

Chức năng này cho phép bạn xuất ra báo cáo tình trạng thực hiện

công việc mà đơn vị của bạn được giao trong những khoảng thời

gian bất kỳ

− Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn “Việc giao cho đơn vi” trên Menu của chương trình.

Hình 7.1 Việc giao cho đơn vị

− Sau khi bạn nhấp chuột Việc giao cho đơn vị, hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan tới báo cáo của bạn. Tại hai trường thông tin Từ ngày và Đến ngày là hai trương thông tin của ngày giao việc của lãnh đạo Tổng Công ty

hay lãnh đạo ban. Tại trường thông tin Đơn vị, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tại cuối trường thông tin sẽ hiển thị danh sách đơn vị bạn lựa chọn.

− Bạn lựa chọn các điều kiện như Xuất ra HTML để xem ngay thông tin ngay tại trang đó, Xuất ra Word để hiển thị báo cáo dưới dạng file văn bản .doc để bạn có thể chỉnh sửa, in lưu với tất cả các chức năng của soạn thảo văn bản MS-Word.

− Bạn nhấp chuột vào các tình trạng như Đang xử lý, Chưa xử lý và Xử lý xong để xem hết đấy đủ tình trạng công việc, nhấp chuột trái vào một tình trạng nào đó nếu bạn muốn loại bỏ. Sau đó nhấp chuột vào <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo

Phần

7 BÁO CÁO CÔNG VIỆC

Trang 39 / 74


Hình 7.2 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.3 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị trên HTML lọc theo Tình trạng

Hình 7.4 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị xuất ra MS Word

Trang 40 / 74


II. VIỆC GIAO CHO CÁ NHÂN

Cũng tương tự như việc cho đơn vị, chức năng lập báo cáo việc giao cho cá nhân có chức năng xuất ra báo cáo tình hình thực hiện công việc của các thành viên trong phòng ban được giao trong thời điểm bất kỳ.

- Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Việc cho cá nhân tại Menu Báo cáo của chương trình.

Hình 7.5 Việc giao cho cá nhân

- Sau khi bạn nhấp chuột vào Việc giao cho cá nhân trên Menu của chương trình, hệ thống sẽ hiển thị cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của bạn. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bạn nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo

Hình 7.6 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.7 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên HTML lọc theo Tình trạng

Trang 41 / 74


Hình 7.8 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên MS Word

- Nếu như trong lựa chọn “Xuất ra” cửa sổ điều kiện bạn chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra file dưới dạng .doc. Bạn có thể chỉnh sửa nội dung hình thức và nội dung để phù hợp với việc in ấn.

- Để kết thúc việc lập báo cáo bạn nhấp chuột vào nút <Đóng>

III. BÁO CÁO THI ĐUA

Chức năng này cho phép người sử dụng đưa ra được kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình một cách nhanh chóng.

− Để thực hiện chức năng này, bạn có thể lựa chọn Báo cáo thi đua trên Menu Báo cáo của chương trình.

Hình 7.9 Báo cáo thi đua

− Sau khi lựa chọn hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của bạn. Nhập đủ các thông tin cần thiết, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo.

−

Trang 42 / 74


Hình 7.10 Xem kết quả báo cáo thi đua trên HTML

Hình 7.11 Xem kết quả báo cáo thi đua trên MS Word

− Để xoá các điều kiện hiện thời bạn nhấp chuột vào nút <Bỏ điều kiện>.

− Để kết thúc việc lập báo cáo bạn nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Chú ý:

Nếu như trong điều kiện lựa chọn “Xuất ra” là Word, chương trình sẽ cho ra kết quả là một file .doc. Bạn có thể chỉnh sửa hình thức và nội dung cho phù hợp với việc in ấn.

IV. VIỆC QUÁ HẠN CHO ĐƠN VỊ

Chức này cho phép bạn xuất ra báo cáo công việc quá hạn xử lý mà đơn vị vẫn chưa hoàn

thành mà đơn vị của bạn được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.

− Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Việc quá hạn cho

đơn vị trên Menu Báo cáo

Hình 7.12 Việc quá hạn cho đơn vị

Trang 43 / 74


− Sau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của bạn. Nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> chương trình sẽ giúp bạn thực hiện việc lập báo cáo.

Hình 7.13 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá hạn trên HTML lọc theo tình trạng

Hình 7.14 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá hạn trên HTML lọc theo đơn vị

Hình 7.15 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá hạn trên MSWord

Trang 44 / 74


− Để xoá các điều kiện hiện thời để nhập điều kiện mới bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bỏ điều kiện>.

− Để kết thúc việc lập báo cáo, bạn nhấp chuột vào nút <Đóng>. Chú ý:

Nếu trong lựa chọn “Xuất ra” của cửa sổ điều kiện bạn chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra kết quả la một dạng file .doc bạn có thể chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với việc in ấn.

V. VIỆC QUÁ HẠN CHO CÁ NHÂN

Việc quá hạn giao cho cá nhân cho phép bạn lập báo cáo công việc qúa hạn xử lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.

− Để thực hiện chức năng, bạn có thể lựa chọn Việc quá hạn giao

cho cá nhân trên Menu của chương trình.

Hình 7.16 Việc quá hạn cho cá nhân

− Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập thông tin liên quan tới báo báo của bạn. Nhẫp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn thực hiện việc lập báo cáo.

Hình 7.17 Xem kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá hạn trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.18 Kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá hạn trên HTML lọc theo Tình trạng

Trang 45 / 74


Hình 7.19 Xem kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá hạn trên MS Word

o Để xoá các điều kiện hiện thời để nhập điều kiện mới bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bỏ điều kiện>.

o Để kết thúc việc lập báo cáo, bạn nhấp chuột vào nút <Đóng>. Chú ý: Nếu trong lựa chọn “Xuất ra” của cửa sổ điều kiện bạn chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra kết quả la một dạng file .doc bạn có thể chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với việc in ấn.

VI. THEO DÕI CÔNG VIỆC

Việc quá hạn giao cho cá nhân cho phép bạn lập báo cáo công việc qúa hạn xử lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.

− Để thực hiện chức năng, bạn có thể lựa chọn Việc quá hạn giao cho cá nhân trên Menu của chương trình.

Hình 7.20 Theo dõi công việc

- Sau khi bạn nhấp chuột vào Việc giao cho cá nhân trên Menu của chương trình, hệ thống sẽ hiển thị cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của bạn. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bạn nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo

Trang 46 / 74


Hình 7.21 Theo dõi tình hình xử lý công việc cho ban

Hình 7.22 Chọn danh sách phòng ban cần theo dõi xử lý công việc

Hình 7.23 Tổng hợp tình hình xử lý công việc cho ban

Trang 47 / 74


Hình 7.24 Theo dõi tổng hợp tình hình xử lý công việc cho cá nhân

Hình 7.25 Tổng hợp tình hình xử lý công việc cho cá nhân

Hình 7.26 Theo dõi chi tiết tình hình xử lý công việc cho cá nhân

Trang 48 / 74


Hình 7.27 Tổng hợp chi tiết tình hình xử lý công việc cho cá nhân

− Sau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ cho phép bạn nhập thông tin liên quan tới báo báo của bạn. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, bạn hãy nhẫp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn thực hiện việc lập báo cáo.

Trang 49 / 74


Trong phần 8 này sẽ lần lượt hướng dẫn chi tiết cho bạn cách lập báo cáo theo dõi trình ký công văn tạo Sổ lưu công văn theo nhiều tiêu chí.

I. SỔ LƯU CÔNG VĂN

− Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Sổ lưu công văn tại Menu Văn bản của chương trình.

Hình 8.1 In sổ lưu văn bản

- Sau khi bạn nhấp chuột vào Sổ lưu văn bản trên Menu của chương trình, hệ thống sẽ hiển thị cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của bạn. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bạn nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo.

Các thông tin này bao gồm

- Khoảng thời gian lập sổ.

- Cấp gửi.

- Nơi gửi.

- Loại văn bản.

- Loại sổ.

- Đơn vị lập sổ.

Phần

8 IN SỔ LƯU CÔNG VĂN,THEO DÕI

TRÌNH KÝ CÔNG VĂN

Trang 50 / 74


Hình 8.2 Chọn thông tin lập sổ lưu văn bản

Hình 8.3 Sổ lưu công văn

II. THEO DÕI TRÌNH KÝ CÔNG VĂN

- Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Theo dõi trình ký văn bản tại Menu Văn bản của chương trình.

Hình 8.4 Theo dõi trình ký văn bản

- Sau khi bạn nhấp chuột vào Theo dõi trình ký văn bản trên Menu của chương trình, hệ thống sẽ hiển thị cho phép bạn nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của

Trang 51 / 74


bạn. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bạn nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp bạn việc lập báo cáo.

Hình 8.5 Chọn thông tin theo dõi trình ký văn bản.

Trang 52 / 74


Trong phần này sẽ lần lượt hướng dẫn chi tiết cho bạn cách theo dõi việc tự động cấp và quản lý các số văn bản nội bộ. Với chức năng này, các phòng ban chức năng có thể chủ động trong việc soạn thảo, lập các văn bản trình ký. Việc quản lý cấp số văn bản bao gồm 2 thao tác:

o Cấp số văn bản mới

o Tạo loại số văn bản mới

I. CẤP SỐ VĂN BẢN MỚI

Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn một trong 2 cách sau:

1. Nhấp chuột vào mục Quản lý số CV trên Menu của chương trình.

2. Nhấp chuột vào liên kết Cấp số trên cạnh trường nhập liệu Số/ký hiệu trong biểu mẫu nhập văn bản trình ký hoặc văn bản phát hành

Tuỳ theo cách thức bạn nhập từ menu chương trình hay từ biểu mẫu nhập liệu văn bản mà hệ thống sẽ hiển thị biểu nhập thông tin tương ứng.

1.1. Cấp số văn bản từ menu hệ thống − Hệ thống sẽ hiển thị một cửa số chứa danh sách các loại số văn bản của các Đơn vị.

Hình 9.1 Hiển thị danh sách các số văn bản của các phòng ban.

Phần

9 QUẢN LÝ CẤP SỐ VĂN BẢN

Trang 53 / 74


o Các loại số văn bản được phân theo nhóm của từng Đơn vị. Các loại số văn bản có khả năng “đóng” và “mở” cho phép bạn dễ dàng theo dõi các loại số văn bản.

o Khi biểu tượng bên cạnh tên một đơn vị là có nghĩa là các loại số văn bản thuộc về đơn vị đó là “đóng” không được hiển thị.

o Khi biểu tượng bên cạnh tên một đơn vị là có nghĩa là các loại số văn bản thuộc về đơn vị đó là “mở” và được hiển thị

− Để cấp một số văn bản mới đối với loại văn bản, bạn hãy chọn loại văn bản tương ứng bằng cách nhấp chuột vào loại văn bản cần lấy cấp số Ví dụ: Văn bản của phòng BC-VT-TH, hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ “Theo dõi tình hình cấp số văn bản”

Hình 9.2 Theo dõi tình hình cấp số văn bản của các phòng ban.

− Để sửa một cấp một số văn bản bạn di chuyển chuột đến cấp số mà bạn muốn sửa, khi hiện lên con trỏ có nghĩa là bạn có quyền sửa đổi thông tin cấp số này.

Hình 9.3 Sửa đổi thông tin ghi log cấp số văn bản.

o Để sửa thông tin cấp số, bạn thay đổi thông tin rồi nhấn nút <Lưu & Đóng>. Để xóa thông tin cấp số này, nhấn nút <Xóa>.

o Các trường thông tin Người xin cấp và Người ký có thể lựa chọn các thành viên trong phòng ban hoặc gõ trực tiếp.

Trang 54 / 74


− Để xin được cấp số bạn nhấp chuột vào nút <Cấp số>. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo về số văn bản mới sẽ được cấp:

Hình 9.4 Thông báo về việc cấp số mới.

o Mặc định ban đầu hệ thống cho phép tự động cập nhập tạo một văn bản tương ứng có số ký hiệu trùng với số ký hiệu xin cấp. Nếu bạn không muốn tự động nhập văn bản, hãy bỏ dấu lựa chọn trong mục Tự động nhập CV.

o Nếu bạn đồng ý việc cấp số văn bản mới, nhấp chuột vào nút <Cấp số>. Ngược lại, nếu bạn nhấp chuột vào nút <Huỷ bỏ> có nghĩa là bạn loại bỏ việc chọn số văn bản mới và cửa sổ sẽ được đóng lại.

1.2. Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản

− Trên biểu mẫu nhập văn bản, bằng cách nhấp vào liên kết “Cấp số” bên cạnh trường thông tin “Số/ký hiệu”, hệ thống sẽ hiển thị một cửa số chứa danh sách các loại số văn bản của các Đơn vị (Hình 9.1).

Hình 9.5 Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản.

− Nhấp chuột vào loại văn bản muốn xin cấp số, hệ thống hiển thị cửa số cấp số như sau:

Hình 9.6 Thông báo về việc cấp số mới.

− Nếu bạn đồng ý việc cấp số văn bản mới, nhấp chuột vào nút <Cấp số>. Trong trường hợp bạn hủy bỏ số ban đầu, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Hủy bỏ> có nghĩa là bạn loại bỏ việc chọn số văn bản mới và cửa sổ sẽ trở lại trạng thái ban đầu.

1.3. Chèn số văn bản phát hành

− Để chèn số văn bản phát hành, bạn mở văn bản phát hành rồi chọn cấp số như mục “Cấp số văn bản từ biểu mẫu văn bản”. Sau khi mở cửa sổ cấp số, bạn nhấp chuột vào nút <Chèn số>, số phát hành sẽ chuyển sang trạng thái có thể sửa được. Bạn gõ số

Trang 55 / 74


muốn chèn vào mục này rồi nhấp chuột vào nút <Cấp số> để chèn số này vào dãy số đã cho và hệ thống số sẽ không nhảy 1 đơn vị.

Hình 9.7 Chèn số văn bản phát hành.

II. TẠO LOẠI SỐ VĂN BẢN MỚI

Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Quản lý số CV trên Menu của chương trình; Chọn Công văn đến/ Công văn đi

− Hệ thống hiển thị danh sách các số văn bản đã được cấp của các đơn vị

− Để bổ sung một ký hiệu mới tương ứng với một loại văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung >. Hệ thống sẽ mở một cửa sổ mới cho phép bạn nhập thông tin về loại số văn bản mới. Cửa sổ này gồm 2 tab Thông tin chung và Dãy số ký hiệu con

− Các trường thông tin trên tab Thông tin chung bao gồm: o Đơn vị: Đơn vị tạo số o Đơn vị quản lý: Đơn vị quản lý bộ số này o Ký hiệu: Ký hiệu công văn o Ký hiệu đứng trước ký hiệu con: Ký hiệu về các đơn vị dùng bô số này đứng sau

hay đứng trước ký hiệu công văn. Ví dụ ký hiệu công văn là CV , ký hiệu đơn vị là BTKDA , chọn “Ký hiệu đứng trước ký hiệu con“ thì số công văn sẽ có dạng ví dụ là: 13/CV-BTKDA.

Hình 9.8 Cấp loại số văn bản mới-tab Thông tin chung

Trang 56 / 74


- Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong tab Thông tin chung, bạn có thể vào tab Dãy số

ký hiệu con. Trong trường hợp nhiều đơn vị dùng chung một dãy số văn bản thì bạn

có thể sử dụng Dãy số ký hiệu con để phân biệt cùng 1 loại công văn do các đơn vị

khác nhau soạn ra. Ví dụ cùng một loại văn bản là công văn, ký hiệu CV nhưng do

nhiều đơn vị cùng sử dụng một dãy số như là Ban Triển khai dự án, Trung tâm Dịch

vụ khách hàng thì bạn có thể nhập thêm hai ký hiệu con nữa,ví dụ BTKDA, TTDVKH.

Hình 9.9 Cấp loại số văn bản mới-tab Dãy số /KH con

− Sau khi nhập đầy đủ thông tin, để lưu thông tin về loại văn bản mới, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

o Nhấp chuột vào nút <Cấp số mới>: hệ thống sẽ lưu thông tin loại số văn bản, đóng cửa sổ hiện thời và mở một cửa sổ mới cho phép bạn tiếp tục nhập loại văn bản mới.

o Nhấp chuột vào nút <Lưu> để lưu thông tin loại văn bản hiện thời.

o Nhấp chuột vào nút <Đóng> để đóng cửa sổ hiện thời.

Trang 57 / 74


Trong phần này sẽ hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin của cá nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của bạn khi được đăng ký vào hệ thống để nhận thông tin.

I. THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRUY CẬP HỆ THỐNG

Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Thông tin cá nhân trên Menu của chương trình. Hệ thống sẽ hiển thị một cửa số chứa thông tin cá nhân của người sử dụng hiện thời.

Hình 10.1 Thông tin chi tiết về người sử dụng.

o Để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Đổi mật khẩu>. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn thay đổi mật khẩu.

Phần

10 THÔNG TIN CÁ NHÂN

Trang 58 / 74


Hình 10.2. Thay đổi mật khẩu truy cập

o Để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống, bạn phải nhập mật khẩu cũ để truy cập vào hệ thống vào mục Mật khẩu cũ và nhập lại 2 lần mật khẩu mới vào mục Mật khẩu mới và Gõ lại mật khẩu mới.

Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin vào các mục theo yêu cầu, để thực hiện việc thay đổi mật khẩu, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Thay đổi>. Nếu như bạn chọn nút < Đóng >, mật khẩu của bạn sẽ được giữ nguyên như cũ.

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN

Để thực hiện chức năng này, bạn có thể chọn Thông tin cá nhân trên Menu của chương trình.

− Để thay đổi thông tin cá nhân, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Thay đổi>. Hệ thống sẽ hiển

thị các trường thông tin mà bạn có thể thay đổi được như: Tên thường gọi, Số điện thoại cơ quan...

− Nếu bạn điền thông tin vào trường thông tin Số điện thoại di động thì hệ thống AIS sẽ gửi tin nhắn thông báo cho bạn mỗi khi có công văn mới. Nếu không muốn sử dụng chức năng này thì Số điện thoại di động bạn để trống.

− Nếu bạn điền thông tin vào trường thông tin Địa chỉ E-Mail thì hệ thống AIS sẽ gửi thư điện tử thông báo cho bạn mỗi khi có công văn mới. Nếu không muốn sử dụng chức năng này thì Địa chỉ E-Mail bạn để trống.

Trang 59 / 74


Hình 10.3. Thay đổi thông tin về người sử dụng.

− Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin, bạn hãy chọn nút <Lưu và đóng> để ghi lại các thông tin vừa bổ sung.

Trang 60 / 74


Trong phần này sẽ giúp bạn sử dụng một cách dễ dàng công cụ tìm kiếm do hệ thống AIS cung cấp. Với công cụ này, bạn có thể tiếp cận với các văn bản mà bạn cần một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.

I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN

Chức năng này cho phép bạn truy cập nhanh vào một văn bản khi biết được số ký hiệu của văn bản đó.

- Để thực hiện việc tìm kiếm văn bản đến, tại Tab Văn bản đến, bạn hãy nhập số văn bản đến vào trường thông tin Tìm kiếm, đặt lựa chọn theo Số KH rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter.

Hình 11.1 Tìm kiếm theo số ký hiệu

Hình 11.2 Danh sách các văn bản tìm được.

- Tương tự, để tìm kiếm các văn bản trình ký hay phát hành, bạn thực hiện các thao tác như trên tại cửa sổ hiển thị văn bản trình ký hoặc phát hành tương ứng.

Phần

11 TÌM KIẾM THÔNG TIN

Trang 61 / 74


II. TÌM KIẾM THEO KÝ TỰ

Chức năng này cho phép bạn tìm các văn bản có chứa một số các ký tự xác định.

- Để thực hiện việc tìm kiếm văn bản đến, tại màn hình hiển thị danh sách văn bản đến, bạn hãy nhập chuỗi ký tự vào trường thông tin Tìm kiếm, đặt lựa chọn theo Toàn bộ rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter.

Hình 11.3 Tìm kiếm theo chuỗi ký tự

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản tìm được theo thứ tự giảm dần của số đến.

Hình 11.4 Danh sách các văn bản tìm được

- Tương tự, để tìm kiếm các văn bản trình ký hay phát hành, bạn thực hiện các thao tác như trên tại cửa sổ hiển thị văn bản trình ký hoặc phát hành tương ứng.

III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁC

Chức năng này cho phép bạn tìm kiếm các văn bản theo các tiêu chí xác định như: Số đến, Số/Ký hiệu, Cấp gửi, Nơi gửi ...

− Để thực hiện chức năng này, bạn hãy bấm chuột vào đường kết nôi Tìm chính xác. Hệ thống hiển thị cửa sổ tìm kiếm cho phép bạn nhập các trường thông tin tìm kiếm.

− Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ phím Enter để thực hiện tìm kiếm.

− Để xoá các điều kiện tìm hiện thời và nhập điều kiện tìm kiếm mới, bạn hãy bấm nút <Bỏ điều kiện>.

− Để kết thúc việc tìm kiếm, nhấp chuột vào nút <Đóng>

Trang 62 / 74


Hình 11.5 Kết quả tìm kiếm chính xác văn bản

Trang 63 / 74


Trong phần này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập và đưa văn bản vào hồ sơ, cách quản lý theo dõi hồ sơ.

I. THEO DÕI HỒ SƠ

Để theo dõi hồ sơ, bạn có thể chọn một trong các cách: 1. Nhấp chuột vào Hồ sơ trong menu Văn bản ở trên trang chủ 2. Nhấp chuột vào Tab Hồ sơ

Hình 12.1 Danh sách toàn bộ hồ sơ

- Hệ thống hiển thị danh sách các hồ sơ theo ngày lập. Các hồ sơ được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.

Phần

12 HỒ SƠ

Trang 64 / 74


- Để xem hồ sơ lập của các ngày khác, bạn hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Trên lịch, ngày đang được chọn sẽ có mầu khác giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi.

Hình 12.2 Thay đổi ngày hiển thị hồ sơ

- Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.


- Để xem toàn bộ hồ sơ, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản hồ sơ theo trang và theo thứ tự ngày tạo hồ sơ

- Để mở một hồ sơ, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với hồ sơ muốn mở.

Hình 12.2 Mở một hồ sơ

- Để có thể thay đổi các trang thông tin, bạn hãy chuyển xuống cuối trang bằng cách kéo thanh cuộn dọc xuống và nhấp chuột vào trang mà bạn muốn chuyển tới.

- Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

Hình 12.3 Chuyển các trang hiển thị hồ sơ

- Để nhận các hồ sơ mới từ hệ thống, bạn hãy nhấp chuột vào nút

II. TẠO HỒ SƠ MỚI

Khi có một hồ sơ mới và bạn muốn đưa vào hệ thống, bạn thực hiện các bước sau:

1. Chuyển tới mục hồ sơ (Xem chi tiết tại Phần I).

2. Nhấp chuột vào nút <Tạo hồ sơ>

Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của hồ sơ.

Trang 65 / 74


Hình 12.4 Hồ sơ mới

Một văn bản chứa rất nhiều thông tin và được chia thành 3 nhóm thông tin đặt trên 3 Tab:

- Thông tin chung: Các thông tin chung nhất về hồ sơ đó.

- Thông tin lưu trư: Các thông tin về vị trí lưu trữ hồ sơ.

- Danh sách các văn bản liên quan đến hồ sơ: Thông tin các văn bản được đưa vào hồ sơ.

Nhập thông tin cho nhóm Thông tin chung.

Nhập thông tin cho nhóm Thông tin lưu trữ.

Thao tác đưa văn bản vào hồ sơ.

Thao tác xoá văn bản khỏi hồ sơ

2.1. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”

Nhóm Thông tin chung chứa các thông tin cơ bản nhất của một hồ sơ như Tên hồ sơ, Số hồ

sơ, Ngày lập hồ sơ..... Để nhập thông tin cho từng trường, bạn hãy nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin tương ứng rồi chọn giá trị trong danh sách. Ngoài ra, bạn cũng có thể gõ trực tiếp nội dung thông tin vào trường thông tin bằng bàn phím.

Trang 66 / 74


Hình 12.5 Nhóm Thông tin chung hồ sơ

2.2. Nhóm “Thông tin lưu trữ”

- Nhóm Thông tin lưu trữ chứa các thông tin chi tiết về vị trí lưu trữ hồ sơ tại kho lưu trữ.

Hinh 12.6 Nhóm thông tin lưu trữ

- Để bổ sung các hồ sơ con vào hồ sơ hiện thời, bấm nút <Bổ sung> trên Tab “Thông tin lưu trữ”, chọn:

• Hồ sơ con mới: nếu bạn muốn tạo mới một hồ sơ và bổ sung hồ sơ mới đó vào hồ sơ hiện thời.

• Hồ sơ con đã có: nếu bạn muốn bổ sung hồ sơ đã có trong hệ thống vào hồ sơ hiện thời

Trang 67 / 74


Hinh 12.7 Chọn hồ sơ con để bổ sung vào hồ sơ

2.3. Bổ sung văn bản vào hồ sơ

Để thực hiện đưa văn bản vào một hồ sơ nào đó, bạn thực hiện một trong các cách sau:

2.3.1. Đưa văn bản vào hồ sơ trên thông tin hồ sơ

Nhóm danh sách tài liệu liên quan đến hồ sơ hiển thị danh sách các văn bản được đưa vào hổ sơ theo ngày văn bản.

Hinh 12.8 Danh sách các văn bản liên quan đến hồ sơ

Để bổ sung văn bản vào hồ sơ, chọn mục “Danh sách văn bản” rồi bạn nhấp nút <Bổ sung>, hệ thống hiển thị cửa sổ cho phép lựa chọn văn bản.

Trang 68 / 74


Hinh 12.8 Danh sách các văn bản liên quan đến hồ sơ

Chọn các văn bản muốn đưa vào hồ sơ và bấm nút <Chọn>. Hệ thống sẽ đóng cửa sổ lựa chọn lại và đưa văn bản vào hồ sơ.

2.3.2. Đưa văn bản vào hồ sơ trên thông tin văn bản

Chuyển đến tab Hồ sơ trên form văn bản (Chi tiết xin xem thêm phần cập nhật thông tin văn bản). Tab này hiển thị các hồ sơ mà văn bản này được đưa vào.

Hinh 12.9 Danh sách các hồ sơ liên quan đến văn bản

Để đưa văn bản này vào một hồ sơ mới nào đó, bạn nhấp nút <Bổ sung>, hệ thống hiển thị cửa sổ nhập hồ sơ. Sau khi đã điền đủ các thông tin về hồ sơ (xem thêm phần tạo hồ sơ mới) và lưu lại, hệ thống sẽ tự động đưa văn bản đang chọn vào hồ sơ mới.

Trang 69 / 74


Hinh 12.10 Màn hình đưa văn bản vào hồ sơ

2.4. Bổ sung công việc vào hồ sơ

Tương tự việc bổ sung văn bản vào hồ sơ, bạn cũng có thể bổ sung các công việc riêng rẽ vào hồ sơ riêng của đơn vị mình.

Trong nhóm danh sách tài liệu liên quan đến hồ sơ, chọn mục Danh sách công việc, các danh sách công việc trong hồ sơ sẽ hiển thị trên màn hình.

Hinh 12.11 Danh sách các công việc trong hồ sơ

Để đưa các công việc vào hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút <Bổ sung>, một cửa sổ chọn danh sách các công việc sẽ hiện ra cho phép bạn đưa các công việc vào hồ sơ.

Trang 70 / 74


Hinh 12.12 Chọn các công việc để đưa vào hồ sơ

Để tìm một công việc nào đó, bạn chọn chế độ Cho đơn vị hay Cho cá nhân, gõ thông tin cần tìm rồi nhấp chuột vào nút <Chọn>. Sau khi chọn các công việc sẽ được đưa vào hồ sơ, bạn cần nhấn chuột vào nút <Refresh> để hiển thị các công việc trên hồ sơ.

Hinh 12.13 Các công việc đã được đưa vào hồ sơ

Documents

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - ais-old.vnpost.vnais-old.vnpost.vn/.../$FILE/AIS_2.5_UserGuide.pdf · 1.2. Tạo mới văn bản trình ký.....15 1.3. Tạo mới văn