Embed Size (px)
DESCRIPTION
http://tailieu.vncty.com/index.php
Citation preview
1
Luận văn:
“Cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin
quản lý và hệ thống thông tin kế toán bán hàng trong
các doanh nghiệp thương mại”
2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM
BRAVO VÀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRIỆU NGUYÊN
1.1 Công ty cổ phần phần mềm Bravo
1.1.1 Những nét cơ bản về công ty
1.1.1.1 Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần phần mềm kế toán BRAVO được thành lập theo giấy phép
số 4667/GP-UB ngày 07 tháng 10 năm 1999 của UBND thành phố Hà Nội.
Được sở Kế hoạch - Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 056682
ngày 18 tháng 10 năm 1999 và Cục thuế Tp. Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế:
0100947771 ngày 05 tháng 11 năm 1999.
Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo.
Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company.
Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999 của UBND Hà Nội.
Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682 ngày 18/10/1999 của sở KH & ĐT Hà
Nội.
Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần mềm máy tính (chủ yếu là phần mềm
kế toán).
Tài khoản: Số 0011000413245 tại Sở giao dịch Ngân hàng ngoại
thương Việt Nam.
Mã số thuế: Số 0100947771 tại Cục thuế Hà Nội.
Giám đốc công ty: Ông Đào Mạnh Hùng.
Địa chỉ: Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: 04.776 2472 (7 lines).
Fax: 04.7760 2470.
3
Email: [email protected].
Website: www.bravo.com.vn
Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Đà Nẵng.
Đại diện: Ông Nguyễn Đức Sơn.
Địa chỉ: Số 480-482 Trưng Nữ Vương, Hải Châu, Đà Nẵng.
Điện thoại: 0511.633 733 (04 lines).
Fax: 0511.633 734.
Email: [email protected]
Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
Đại diện: Ông Tôn Minh Thiên.
Địa chỉ: Số 97 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Thành phố Hồ Chí
Minh.
Điện thoại: 08.914 2636 (06 lines).
Fax: 08.914 3870.
Email: [email protected]
1.1.1.2 Chức năng và mục tiêu của công ty
Công ty chuyên sâu trong việc phát triển phần mềm kế toán và phần mềm
quản trị tài chính. Với những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cách
sâu sắc những yêu cầu quản lý của các đơn vị và đây cũng là nền tảng để công ty
phát triển phần mềm kế toán Bravo với những đặc điểm và chức năng đáp ứng
những yêu cầu ngày càng cao về kế toán và chức năng quản trị .
Phần mềm Bravo được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, cho phép dễ
dàng bổ sung và hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của người sử dụng. Trải
4
qua một quá trình phát triển lâu dài từ những phiên bản phần mềm kế toán đầu
tiên BRAVO 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 và hiện nay là BRAVO 6.3, nó được xem là phần
mềm dễ sử dụng nhất, đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe của thực tế và mang
tính quản trị cao. Điều này cũng xuất phát từ chính nục tiêu phát triển của Công
ty: “Trở thành nhà cung cấp phần mềm số 1 trong lĩnh vực phần mềm kế
toán quản trị”
1.1.1.3 Quan điểm của Bravo
Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sản
phẩm phần mềm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu
về phần mềm để phục vụ sản xuất kinh doanh của họ là tiêu thức được đặt ra
hàng đầu với công ty.
Một phần mềm tốt không những phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ các qui định chung của chế độ, ứng dụng
tốt trong thực tế, có nhiều tiện ích, thao tác dễ dàng, giao diện thân thiện ... làm
cho khách hàng gắn bó như là bạn đường trong quá trình công tác.
Mỗi thành viên trong công ty BRAVO là một nhân tố mắt xích tạo nên sức
mạnh và thành công của công ty. Do vậy chúng tôi luôn mong muốn tập hợp
được những thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo
cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Để tạo được niềm tin và lòng hăng
say trong công việc của các thành viên trong công ty, ngoài các giá trị tinh thần
đích thực chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao đời sống vật chất của
các thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong
các qui định, qui chế và các chính sách định hướng về nhân sự của công ty.
1.1.1.4 Cam kết chất lượng của BRAVO
Việc cung cấp các phầm mềm và dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng còn
được thể hiện rõ qua quyết tâm của từng bộ phận và các thành viên trong công ty
cũng như các cam kết chung của công ty đối với khách hàng đó là:
5
Mỗi thành viên của công ty phải đứng về phía khách hàng, coi lợi ích của
khách hàng chính là lợi ích của công ty.
Luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng
cao đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công
nghệ mới vào phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hang
1.1.1.5 Khách hàng
Từ khi thành lập đến nay (9 năm) công ty không ngừng lớn mạnh và phát
triển. Hiện nay công ty đã có hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm kế toán
BRAVO trên cả nước, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có
vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp đầu tư mới. Các khách hang đang sử dụng
phần mềm BRAVO đều hài long về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ mà công
ty cung cấp.
Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty
Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài:
* Công ty Liên doanh sứ vệ sinh Inax Giảng Võ.
* Công ty TNHH Nichas Nhật Bản.
* Công ty Urai Phanic Việt Nam.
* Công ty Liên doanh Hisong VINA.
* Công ty Fusheng Industrial. Co.Ltd
…..
Một số công ty trong nước:
* Công ty gang thép Thái Nguyên.
* Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Focosev.
* Công ty công nghiệp thực phẩm miền Trung Fodinco.
* Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong - Hải Phòng.
* Công ty kiểm toán VNVACO.
….
6
1.1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hệ thống quản lý chất lượng
Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh vực
công nghệthông tin do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ tháng 10
năm 2004 đến nay. Với hệ thống quản lý này, công ty đã chuẩn hóa tất cả các
quy trình làm việc trong các phòng ban của công ty. Công ty cam kết sẽ mang
đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ và các giải pháp hoàn chỉnh cho hệ
thống kế toán cũng như là công tác quản trị tài chính. Công ty thực hiện:
* Nhận biết quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng
chúng trong toàn bộ công ty.
* Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này.
* Xác định chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và
kiểm soát các quá trình có hiệu lực.
* Đảm bảo sự sẵn sang các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động
tác nghiệp và theo dõi các quá trình.
* Đo lường theo dõi và phân tích các quá trình.
* Thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên
tục các quá trình này.
Khi chọn nguồn lực bên ngoài cho quy trình nào đó ảnh hưởng đến sự phát
triển sản phẩm đối với các yêu cầu thì công ty đảm bảo kiểm soát tốt những quy
trình đó.
Tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay Công ty có hơn 80 nhân viên, làm việc tại 03 văn phòng gồm Hà
Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Đây đều là những nhân viên chuyên nghiệp,
năng động, sáng tạo, đã được đào tạo có bài bản, hiểu sâu về kế toán tài chính và
có kinh nghiệm triển khai, lập trình tốt.
7
Trong quá trình phát triển Công ty luôn ý thức được rằng con người là yếu
tố quan trọng nhất để đi đến thành công. Chính vì vậy Công ty chúng tôi luôn có
các khóa đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc.
Ngoài ra, Công ty còn cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo của Ngân hàng Thế
giới, các khóa cập nhật văn bản pháp luật Bộ Tài Chính, các khóa tập huấn về
các chuẩn mực kế toán mới của Việt Nam.
Sơ đồ tổ chức
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Trụ sở Hà Nội Trưởng chi nhánh
Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh TP HCM Phòng kinh doanh
Phòng phát triển
Phòng triển khai
Phòng Test sản phẩm
Phòng bảo hành
Phòng kinh doanh
Phòng Test sản phẩm
Phòng bảo hành
Phòng kinh doanh
Phòng triển khai Phòng triển khai
Phòng Test sản phẩm
Phòng bảo hành
Phòng kế toán
Phòng HC - NS
8
Tình hình nhân sự
Hiện nay đội ngũ nhân lực của Bravo có 93 người (62 nhân viên kỹ thuật),
trong đó 1/3 số nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc trên 6 năm về lĩnh vực, 1/3
có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, số còn lại đều có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong
lĩnh vực. Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao,
thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn của khách
hàng. Những nhân viên này đều là các kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học (loại
khá trở lên) chuyên nghành về tin học kinh tế vừa hiểu biết sâu về kế toán, tài
chính, vừa có khả năng lập trình tốt.
Phòng ban Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ
Ban giám đốc
Giám đốc Điều hành chung toàn công ty
Phó giám đốc Điều hành chung các hoạt động phòng kinh doanh miền Bắc
Trưởng CN Đà Nẵng
Điều hành chung hoạt động của CN Đà Nẵng
Trưởng CN Tp HCM
Điều hành chung hoạt động của CN Tp HCM
Trụ sở Miền Bắc (41 người)
TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ
1 Phòng kinh doanh 06 người Phát triển thị trường tại miền Bắc
2 Phòng phát triển 04 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
3 Phòng triển khai 22 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh miền Bắc
4 Phòng bảo hành 06 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh miền Bắc
5 Phòng kế toán 02 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính
6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn công ty
9
Chi nhánh công ty tại Đà Nẵng (18 người)
TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ
1 Phòng kinh doanh 03 người Phát triển thị trường tại miền Trung
2 Phòng triển khai 10 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh
miền Trung
3 Phòng bảo hành 03 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh
miền Trung
4 Phòng kế toán 01 người Quản lý thống kê toán tài chính và báo cáo
lên Công ty
5 Phòng HC - NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự Chi nhánh
Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh (34 người).
TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ
1 Phòng kinh doanh 05 người Phát triển thị trường tại miền Nam
2 Phòng phát triển 03 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
3 Phòng triển khai 20 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh
miền Nam
4 Phòng bảo hành 04 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh
miền Nam
5 Phòng kế toán 01 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính
6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn Chi
nhánh
1.1.2 Sản phẩm và dịch vụ
1.1.2.1 Sản phẩm
BRAVO là một hệ thống các sản phẩm được thiết kế theo tư tưởng hệ thống
mở “sẵn sàng mở rộng và update cho tương lai”. Với các sản phẩm phần mềm
10
của BRAVO, tính mềm dẻo, linh hoạt không chỉ thể hiện rõ bằng việc dễ dàng
hiệu chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn
sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và những biến động khách
quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước. Hệ thống chương
trình được thiết kế mở còn có mục đích dễ dàng bổ sung, hiệu chỉnh các chức
năng cho phù hợp với yêu cầu đa dạng của thực tế.
“Những doanh nghiệp tiên tiến không còn hài lòng với các phần mềm kế toán
và vật tư riêng lẻ nữa, họ mong muốn có các giải pháp quản trị tài chính toàn
diện”.
Sản phẩm: Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)
Với hệ thống quản trị tài chính, công ty BRAVO đã sáng tạo ra sản phẩm
“Phần mềm quản trị tài chính BRAVO”. Phần mềm BRAVO là phần mềm kế
toán, quản trị được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng với các
chuẩn mực kế toán. Với phần mềm BRAVO thì người sử dụng chỉ cần cập nhật
các số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo
cáo theo yêu cầu. Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào
(Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu
thanh toán,...). Dựa trên các chứng từ đó chương trình sẽ lên các báo cáo về
Quản trị - Tài chính - Kế toán.
Phần mềm kế toán Bravo đã được đăng ký, chứng nhận:
Giấy chứng nhận bản quyền tác giả số 321/2001/QTG do Cục bản quyền
tác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 24/10/2001 về phần mềm kế toán
BRAVO.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hang hóa số 53916 theo quyết định số
A1794/QĐ – ĐK ngày 28/04/2004 của Cục sở hữu công nghệ và môi
trường về việc bảo hộ nhãn hiệu hang hóa: Phần mềm kế toán BRAVO.
11
1.1.2.1.1 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế
toán (BRAVO)
Công nghệ tiên tiến : hệ thống chương trình được thiết kế và xây dựng
dựa trên công nghệ tiên tiến về lập trình xây dựng và cơ sở dữ liệu bằng nhiều
ngôn ngữ khác nhau: Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 được sử dụng cùng với hệ
thống được thiết kế theo mô hình 3 lớp cho phép làm việc tốt với khối lượng dữ
liệu lớn (500Mb trở lên).
Chất lượng ISO 9001 : 2000: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất
lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tin
cậy cao. Có quy trình để khách hang có thể kiểm soát chất lượng đào tạo, sử
dụng phần mềm. là sản phẩm của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000.
Phần mềm kế toán sản xuất: tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm,
từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau. Phân
tích giá thành theo khoản mục và yếu tố. Hỗ trợ quản lý vật tư với số lượng lớn.
Chức năng Theo vết (Trace): cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp
(Bảng cân đối tài khoản) --> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát
sinh. Từ hóa đơn truy ngược lại các chứng từ thanh toán.
Chất lượng chuyên nghiệp: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất
lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tin
cậy cao. Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đào tạo sử dụng
phần mềm.
Phần mềm kế toán quản trị: công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân tích và
đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Quản lý đa cấp, nhiều chiều,
xem xét thông tin trên nhiều giác độ để giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng
thể.
Tính toàn diện: tuân thủ các quy định về chế độ kế toán. Đầy đủ các phân
hệ phù hợp với các phần hành kế toán trong doanh nghiệp. Chạy mạng đa người
12
dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từng chức
năng, thao tác.
Tính xác thực: Hệ thống phần mềm được thiết kế chi tiết các màn hình
nhập liệu riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể, quản lý phân quyền và định
nghĩa đến từng chứng từ, báo cáo linh động, mềm dẻo khai báo năm tài chính
(không bắt buộc phải đầu từ ngày 1 tháng 1).
Hệ thống mở: mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù hợp
với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự
phát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách, chế độ kế
toán tài chính của nhà nước.
1.1.2.1.2. Các phân hệ của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán
(BRAVO)
* Vốn bằng tiền
* Mua hàng – Phải trả
* Bán hàng – Phải thu
* Hàng tồn kho
* Quản lý tài sản
* Chi phí giá thành
* Kế toán tổng hợp
* Hệ thống
1.1.2.1.3 Thế mạnh của Phần mềm Quản trị - Tài chính – Kế toán (BRAVO)
* Triển khai đáp ứng ngay tức thời các thay đổi cụ thể của khách hàng
* Hệ thống tra cứu các danh mục của chương trình rất tiện ích nhanh chóng
* Thao tác sử dụng chương trình dễ dàng.
* Tính giá thành hoàn thiện:
Việc tính giá thành và phân tích chi phí luôn là một công việc nặng nhọc, khó
13
khăn, dễ gây nhầm lẫn và mất nhiều công sức. Khi mà doanh nghiệp mở rộng
sản xuất thì khối lượng tính toán tăng theo cấp số nhân. Điều này khó lòng mà
giải quyết được bằng cách tăng số lượng nhân viên kế toán hoặc kéo dài thời
gian làm việc.
Vấn đề này chỉ có thể giải quyết triệt để khi mà tăng được hiệu suất làm việc
của kế toán. Việc áp dụng các phần mềm kế toán giá thành sẽ làm cho bộ phận
kế toán trở nên hiệu quả hơn nhiều.
Với phần mềm BRAVO, nhân viên kế toán có thể tính giá thành chi tiết cho
từng sản phẩm, từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành
khác nhau, như trực tếp, hệ số, định mức, phân bước và phân tích giá thành
theo khoản mục và yếu tố.
1.1.2.2 Dịch vụ phần mềm BRAVO
Dịch vụ tư vấn:
+ Khảo sát hệ thống tài chính kế toán hiện tại.
+ Đánh giá tính khả thi.
+ Tư vấn thực hiện.
Dịch vụ phần mềm:
Khảo sát, hiệu chỉnh và cài đặt chương trình: Công ty Phần mềm
BRAVO sẽ cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của khách hàng để tiến
hành khảo sát chi tiết các nghiệp vụ về kế toán và quy trình luân chuyển chứng
từ, đồng thời sẽ hiệu chỉnh chương trình (nếu có) cho phù hợp với thực tế. Sau
khi hiệu chỉnh xong chương trình theo yêu cầu của khách hàng cán bộ kỹ thuật
của công ty BRAVO sẽ cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của Quý khách.
Cung cấp khóa đào tạo từ 6 đến 2 tuần: Công ty Phần mềm BRAVO sẽ
cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của quý khách để hướng dẫn, đào tạo
cách thức nhập dư liệu và sử dụng phần mềm BRAVO, đồng thời tư vấn và trao
đổi với khách hàng về việc ứng dụng nghiệp vụ kế toán thực tế vào máy tính.
14
Hỗ trợ sau đào tạo: Sau khóa đào tạo cho khách hang Công ty tiếp tục hỗ
trợ thực hiện công tác hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm và giải
thich những tính năng của phần mềm đó trong vòng 03 tháng. Trong thời gian
này những thắc mắc của Quý khách hang và những vấn đề phát sinh khi sử dụng
chương trình sẽ được cán bộ kỹ thuật của Công ty phần mềm BRAVO giải quyết
tức thời.
Bảo hành phần mềm: Các sản phẩm mà công ty Phần mềm BRAVO đã
cung cấp cho khách hang sẽ được Công ty bảo hành với các nội dung cụ thể như
sau:
- Phần mềm BRAVO sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng.
- Trong thời gian bảo hành nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ, chính
sách của nhà nước thì công ty Phần mềm BRAVo sẽ cập nhật (update) , hiệu
chỉnh phần mềm đã cài đặt cho khách hàng mà Quý khách sẽ không phải chịu
bất kỳ khoản chi phí nào.
- Phương thưc bảo hành: Ngay sau khi có thông báo của Quý khách hàng
về sự cố hoặc lỗi của chương trình, chúng tôi sẽ căn cứ vào tính chất, tầm quan
trọng của thông báo, thực hiện khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương
trình theo một trong các phương pháp sau:
+ Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đã
cài đặt.
+ Thông qua điện thoại, Email hoặc Fax sẽ hướng dẫn cho cán bộ sử dụng
chương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi đối với
phần mềm đó.
+ Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàng theo
đường bưu chính.
15
Với những nguyên nhân chủ quan gây lỗi phát sinh từ phía khách hàng
như: VIRUS, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… công ty đề có trách nhiệm cài đặt
lại phần mềm tại trụ sở của Quý khách hàng.
1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm
Là công ty phần mềm chuyên nghiệp BRAVO đã xây dựng một quy trình sản
xuất phần mềm được phân chia thành các công việc cụ thế và được thực hiện
theo các công đoạn sau:
1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm
- Lập kế hoạch chất lượng thực hiện cho việc tạo sản phẩm và xác định các điều
kiện cần thiết để thực hiện.
- Các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm được hoạch định tại từng thời kỳ kế hoạch. Công ty lại xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể nhằm đạt được mục tiêu chất lượng chung cho cả hệ thống. - Nhu cầu thiết lập các quá trình và hệ thống các văn bản cung cấp các nguồn lực và vật chất cụ thể để thiết kế các sản phẩm. - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm. - Duy trì hệ thống hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan về sự phù hợp của các quá trình và sản phẩm tạo thành, đáp ứng các yêu cầu. - Xác định sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm của khách hang, xem xét các yêu cầu để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng được các mục tiêu chất lượng đã thiết lập. - Kết quả kinh doanh của kỳ kế hoạch trước. - Năng lực con người, tài sản và nguồn vốn hiện tại của công ty. - Khả năng thị trường tiêu thụ sản phẩm. 1.2.3.2. Thiết kế sản phẩm Hoạch định Căn cứ vào yêu cầu của khách hang hoặc của các đơn vị khác trong công ty phòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm phân tích và hoạch định các nội dung
16
công việc liên quan đến toàn bộ quá trình thiết kế bao gồm việc khảo sát, phân công thiết kế, xem xét, kiểm tra và phê duyệt. Việc phân công trách nhiệm thiết kế được ghi cụ thể trong kế hoạch thiết kếvà trưởng nhóm thiết kế có trách nhiệm quản lý sự tương giao giữa các thành viên trong nhóm nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin có hiệu quả. Đầu vào của thiết kế Phòng phát triển phần mềm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thông tin đầu vào của thiết kế bao gồm:
- Các yêu cầu của khách hàng. - Loại sản phẩm phần mềm được thiết kế. - Thông số kỹ thuật: Cấu trúc của bảng, tên, tóm tắt các hàm chính… - Mục đích sử dụng. - Phiếu khảo sát số liệu đầu vào, thôngtin khảo sát hiện trường về môi
trường và điều kiện lắp đặt sử dụng. - Các tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành. - Các tài liệu của khách hang cung cấp. - Tất cả các thông tin đầu vào đề được xem xét thỏa đáng trước khi triển
khai. Đầu ra của thiết kế - Đầu ra của thiết kế dưới dạng văn bản thiết kế và quy trình công nghệ. - Bản thiết kế và các yêu cầu kiểm tra trên đó còn việc dẫn đến các tiêu
chuẩn kỹ thuật áp dụng để làm chuẩn mực chấp nhận sản phẩm thiết kế. Xem xét thiết kế - Trưởng phòng hoặc phụ trách thiết kế phải xem xét, kiểm duyệt hồ sơ thiết
kế trước khi trình Giám đốc nhằm đảm bảo hồ sơ thiết kế đáp ứng các yêu cầu và kế hoạch của thiết kế.
- Khi xem xét thiết kế nếu có yêu cầu cần sửa đổi, trưởng phòng phát triển sản phẩm hoặc phụ trách thiết kế phải cập nhật lại kế hoạch thiết kế, tiến độ thiết kế cho phù hợp với tiến độ chung.
17
Quy trình thiết kế có thể biểu diễn như trong sơ đồ sau:
Lập kế hoạch phát triển
Duyệt kế hoạch
Thiết kế
Duyệt
Không
Duyệt thiết kế
Giao việc
Duyệt
Không
Thực hiện
Điều chỉnh
Có
Không
Kiểm tra Lưu hồ sơ
Bàn giao sản phẩm
Có
Xác định yêu cầu của chương trình
18
1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên
1.2.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Triệu Nguyên
Tên giao dịch: Trieu Nguyen Company Lmt.
Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Trụ sở: 20 Trần Duy Anh-Kim Liên-Đống Đa-Hà Nội
Fax: 047596636
Điện thoại: 047596642 - 047596643
Email: [email protected]
Số tài khoản tại Ngân Hàng Vietcombank
TK VND:0302096555001-1
Số nhân viên tại Hà Nội: 135 người
Nguồn vốn của công ty: 3,500,000,000 Đ
Vốn ban đầu: 2,000,000,000 Đ
Vốn cổ đông đóng góp: 1,500,000 Đ
1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty được thành lập theo giấy đăng kí số 0102027372 ngày 5/6/2000 của
Sở đầu tư Thành Phố Hà Nội
Công ty được thành lập vào năm 2000, lúc đầu qui mô của công ty còn nhỏ
nhưng sau thời gian làm ăn có hiệu quả, qui mô cũng như nguồn vốn của công ty
đã tăng lên nhiều lần, huy động vốn đóng góp của nhiều cổ đông. Hiện giờ công
ty đã có chi nhánh tại hầu hết các tỉnh thành lớn trong nước, trở thành một công
ty lớn trên thị trường, luôn làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nâng cao
đời sống của công nhân viên.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường hiện nay , nhưng công
ty luôn cố gắng vươn lên để trở thành công ty dẫn đầu trong khối các công ty
19
TNHH, mua sắm trang thiết bị làm việc tốt nhất cho nhân viên , chăm lo tới đời
sống nhân viên, đảm bảo mọi người đều có môi trường làm việc tốt .
1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty
Là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm dinh
dưỡng cao cấp cho trẻ em như: thức ăn dạng lỏng, sữa hộp cho mọi lứa tuổi, sữa
dạng nước, các sản phẩm chăm sóc da cho trẻ sơ sinh..... của các hãng lớn có tiếng
trên thế giới như: Abbott, Johnson Baby đang rất được thị trường ưa chuộng.
Thực hiện chính sách, chế độ quản lí tài sản , tài chính , lao động tiền lương,
làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước, tăng dần tích luỹ công ty ngày càng phát
triển vững mạnh. Thực hiện chính sách đối với lao động, không ngừng đào tạo
kiến thức, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, văn hoá cho toàn bộ công
nhân viên của công ty.
1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
P. KẾ TOÁN
P. KẾ HOẠCH
P. KINH DOANH
P. VI TÍNH
P. HÀNH CHÍNH
20
1.2.4.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
+Hội đồng quản trị: Bao gồm các cổ đông , những người có quyền quyết
định mọi chiến lược kinh doanh của công ty.
+Giám đốc: Là người phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo chiến lược kinh
doanh theo mục tiêu của hội đồng quản trị, ngoài ra còn là ngườiphụ trách chung
tất cả các vấn đề phát sinh trong công ty , có quyền điều động nhân sự tại công ty
và các chi nhánh .
+Phòng hành chính:
-Tham mưu về công tác tổ chức, nhân sự, tuyển dụng, đào tạo; về chế
độ, chính sách lao động và tiền lương của toàn bộ cán bộ, công nhân viên của
công ty
- Quản lí hành chính, hồ sơ, lí lịch, hợp đồng lao động nhân viên toàn
công ty. Theo dõi, tổ chức nhân sự toàn công ty ( số lượng, tiêu chuẩn, tăng,
giảm...)
- Tổ chức xét lương khen thưởng định kì và đột xuất làm cơ sở cho hợp
đồng lương của công ty ; tổ chức tiếp đãi khách tại văn phòng công ty hàng ngày
cũng như các dịp lễ tết , hội họp, các chương trình khuyến mại dành cho người
tiêu dùng, hội nghị khách hàng.
-Quản lí đội bảo vệ ,tài sản văn phòng, căntin
+Phòng máy tính: Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin thông suốt trong
toàn công ty , xử lí các vấn đề trục trặc kĩ thuật về máy tính. Cập nhật thông tin ,
số liệu từ các chi nhánh gửi về
+Phòng kinh doanh: Thực hiện các chiến lược kinh doanh theo đường lối
chỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị đề ra với mục đích nâng cao doanh
số bán tại mọi thời điểm.
+Phòng kế hoạch :Lập kế hoạch cho các chương trình mở rộng thị trường
của công ty, tổng hợp số liệu gửi các phòng ban .
21
1.2.4.2. Nguồn nhân lực:
Nhân lực trong công ty được sử dụng bố trí hợp lí, phát huy trình độ của
từng người.
Tổng số nhân viên là: 135 người .Trong đó có 30 người thuộc bộ phận quản
lí bán hàng. Đây là bộ phận rất quan trọng của công ty, là bộ phận mũi nhọn,
tiên phong trong việc thúc đẩy doanh số của công ty đi lên. Các phòng ban
khác có nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận này. Vì vậy việc cập nhật kiến thức cho
những người quản lí là rất quan trọng, họ kịp thời nắm bắt thông tin từ thị
trường và đưa ra các kết luận quản lí đúng đắn, tăng tính cạnh tranh trên thị
trường.
1.2.43. Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007:
CHỈ TIÊU N NĂM 2006 NĂM 2007 CHÊNH
LỆCH
TỶ LỆ
(%)
1.Tổng doanh thu 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2
2.Thuế GTGT 251 167 030 432 118 853 180 951 823 72.0
3.Doanh thu thuần 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2
4. Giá vốn hàng bán 3 685 325 267 8 166 503 310 4 481 178 043 121.6
5.Lãi gộp 1 614 458 395 2 284 276 169 669 817 774 41.5
6.Chi phí tài chính 1 226 754 151 1 570 565 701 343 811 550 28.0
7.Lợi nhuận trước
thuế 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1
8.Lợi nhuận ròng 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1
Qua bảng tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của công ty THHH TM
Triệu Nguyên, ta nhận thấy như sau:
Năm 2007 doanh thu của công ty là 10 450 779 479 đồng tăng 97.2% về tỷ trọng
so với năm 2006 và tăng là 5 150 995 817 đồng về giá trị.
22
Nguyên nhân là do công ty ngày càng mở rộng thị truờng , thị phần các sản
phẩm phân phối của công ty chiếm tỷ trọng lớn so với các hãng khác, chính vì
vậy mà doanh thu của công ty tăng , khách hàng sử dụng các sản phẩm của công
ty ngày càng đông. Doanh thu tăng dẫn đến lãi gộp tăng 41.5% về tỷ trọng và
tăng 669 817 774 đồng về giá trị so với năm 2006. Điều này chứng tỏ rằng quy
mô kinh doanh của công ty đã tăng lên . Nhưng cũng cần lưu ý sự gia tăng quy
mô của công ty kèm theo gia tăng về chi phí : năm 2007 tăng 28% tương ứng với
343 811 550 đồng.
Về các hoạt động khác của công ty : Ban giám đốc quyết định mở các của hàng
lớn tại các trung tâm trong thành phố lớn để trưng bày, giới thiệu các loại sản
phẩm của công ty với người tiêu dùng. Nhờ có quyết định này mà lượng khách
hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty đã tăng lên khá nhiều . Ngoài ra công ty
còn mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm với mục đích tạo điều kiện để sản
phẩm của công ty tới tay người tiêu dùng một cách thuận lợi nhất.
1.3 Lý do lựa chọn đề tài
Sau hơn bảy năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vững
chắc trong công việc kinh doanh. Có được thành tích đó không phải dễ dàng và
nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay.
Vì vậy để ngày một khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường, công ty
hiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển hệ
thống thông tin cho công ty mình. Chính vì thế trong các năm tới công ty có
chiến lược dần dần ứng dụng tin học vào trong tất cả các mảng từ kế toán cho
đến sản xuất, cố gắng tận dụng tối đa các thiết bị máy móc thay cho con người,
bước đầu tahy đổi cách quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự giao tác
giữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá trình
quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các thông tin chính
xác kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
23
Hiện nay, đối với công tác kế toán thì công ty đang sử dụng phần mềm
Exel để hạch toán. Với quy mô của công ty trước đây thì phần mềm này vẫn
phần nào đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay khi mà quy mô
của công ty đang ngày càng mở rộng với số lượng các khách hàng ngày càng lớn
và số lượng giao dịch ngày càng nhiều thì phần mềm Exel thực sự không đáp
ứng được các mục tiêu đề ra của ban giám đốc. Chính vì thế để có thể nâng cao
chất lượng của công tác kế toán nhắm đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường cũng
như tăng doanh thu của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra cấp thiết là phải có một
phần mềm kế toán bán hàng chuyên nghiệp. Đây là bộ phận quan trọng nhất
trong công tác kế toán của doanh nghiệp nên công ty rất muốn xây dựng nhằm
nâng cao hiệu quả công việc. Do đó em đã lựa chọn đề tài này với mục đích có
thể ứng dụng ngay vào thực tiễn của công ty.
24
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý
2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin
Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ
thống thông tin của riêng mình. Chính vì vậy để có thể tồn tại và phát triển thì hệ
thống thông tin của tổ chức đó phải luôn hoạt động tốt tức là phải cung cấp cho
các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả nhất. Việc phát triển
một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại
nhằm thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được các chẩn đoán về tình
hình thực tế, thiết kế để xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài
của hệ thống đó, tiến hành cài đặt nhằm tích hợp nó vào các hoạt động của tổ
chức. Việc phát triển hệ thống thông tin thì có nhiều nguyên nhân khác nhau
xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý, thâm thủng ngân quỹ, công nghệ thay đổi,
sự thay đổi của sách lược chính trị. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như
sau:
Thứ nhất là những vấn đề về quản lý: trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp luôn nảy sinh các luôn nảy sinh các bài toán quản lý đòi hỏi phải xây
dựng hệ thống thông tin mới để giải quyết những vấn đề đó.
Thứ hai là những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà quản
lý xuất phát từ tình hình thực tế như luật mới được ban hành, ký kết hiệp tác
mới, hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh… Những yêu cầu này do nhà
quản lý đặt ra nhắm giúp doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường, tăng sức cạnh
tranh.
25
Thứ ba là sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện những công nghệ mới cũng
có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những trang thiết bị hiện có
trong hệ thống thông tin của mình.
Thứ tư là sự thay đổi sách lược chính trị: đôi khi, thông tin đóng vai trò quan
trọng khi người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình.
2.1.2 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống
Để phát triển một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn, giai đoạn sau
thực hiện nối tiếp với giai đoạn trước và giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi
giai đoạn trước đã được hoàn thành. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt
quá trình đó là việc lập kế hoạch giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã
được hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Bảy giai
đoạn bao gồm:
1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp.
5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống.
7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu:
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu cần thiết để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn chính sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2 Làm rõ yêu cầu.
1.3 Đánh giá khả năng thực thi.
1.4Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
26
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:
Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu những vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà
hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Phân tích chi
tiết bao gồm những công việc sau:
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
2.5 Đánh giá lại tính khả thi.
2.6 Thay đổi đề xuất dự án.
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.. Nó sẽ bao hàm thông tin mà hệ
thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa
phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình Logic sẽ phải được
những người sừ dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2 Thiết kế xử lý.
3.3 Thiết kế các luồn dữ liệu vào.
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
3.5 Hợp thức hóa mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp.
27
Sau khi thiết kế logic xong sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y. Và
các phân tích viên phải đưa ra các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình
logic. Mỗi một phưong án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ
thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết.
Nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô
hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ
được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện.
Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu
cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Đề xuất bao gồm:
4.1 Xác địn các rang buộc tin học và rang buộc tổ chức.
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4 Chuẩn bị và trình bày cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của
giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp tài liệu chứa các đặc trưng của hệ
thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng.mô
tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Thiết kế vật lý
ngoài bao gồm:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa.
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học
hóa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Giai đoạn này có mục đích cung
28
cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác như các tài liệu mô tả
hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống
như sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Mục đích của giai đoạn này đó là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới, việc chuyển đổi phải được thực hiện với những va chạm ít nhất. Các công
việc cần làm:
Lập kế hoạch cài đặt.
Chuyển đổi.
Khai thác và bảo trì.
Đánh giá.
2.2. Phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin kế toán.
2.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán là những thông tin mang tính chất động về tuần hoàn
của những tài sản, phản ánh đày đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức
doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính.
Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn,
tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch toán trong kinh doanh.
Thông tin kế toán cũng mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.
Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định: trên cơ
sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời
kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn,
29
các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu tư tiếp vào
doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng cung cấp cơ sở để nhà nước hoạch định
chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính
sách thuế…
Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như
con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các
dữ hiệu khác thành thông tin
Phần cứng bao gồm máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi dùng để thực
hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông
tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó.
Phần mềm được chia làm 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng
dụng và phần mềm phát triển. Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính,
phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn, ở
Phần cứng
Phần mềm
Con người
Cơ sở dữ liệu
Các thủ tục
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính)
Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách)
30
đây là phần mềm kế toán và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần
mềm khác. Hai loại phần mềm đầu là chính yếu.
Con người là những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho các
mục đích quản lý và thu thập thông tin.
Cơ sở dữ liệu là kho dữ liệu dung để quản lý thông tin của doanh nghiệp
Các thủ tục do con người tạo ra dung để xử lý một nhiệm vụ nào đó của hệ
thống như là nhập liệu, lưu trữ, đưa kết quả sau khi xử lý ra.
Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các doạnh nghiệp với tính
chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự ở các góc độ sau:
- Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy
tính.
- Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối
- Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp
Kế toán là hoạt động nhằm hai mục tiêu chủ yếu là phân loại, tổng hợp,
thiết kế và truyền đạt thông tin về tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp và
cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của tổ chức, doanh nghiệp. Nó
hoạt động chủ yếu để cung cấp thông tin về tài chính của một tổ chức kinh tế.
Thông tin về tài chính mà kế toán cung cấp không những cần thiết cho những
người ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và giám sát hoạt động của
doanh nghiệp mà còn cần cho cả các cá nhân hoặc tổ chức ở bên ngoài doanh
nghiệp như ngân hàng, cơ quan thuế, nhà cung cấp… Vai trò, vị trí của kế toán
cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống thông tin kế toán trong các doanh
nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin tài chính – kế toán cần thiết cho những đối tượng cần thông tin.
31
Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý
cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp
cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như:
- Hệ thống thông tin tài chính.
- Hệ thống thông tin nhân lực.
- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
- Hệ thống thông tin sản xuất.
- Hệ thống thông tin thị trường.
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về
mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất
cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ
thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ
thống thông tin kế toán từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có
nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo
tài chính.
Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiếu thông tin
đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên. Nó cung cấp:
- Báo cáo bán hang cho hệ thống thông tin thị trường.
- Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thồng thông tin sản
xuất.
- Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài
chính.
- Báo cáo doanh thu bán hàng cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống chuyên chức năng trên sẽ
được thu thập them từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin
32
về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thông
tin về kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động.
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin
chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị
doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác
nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho các tổ chức doanh nghiệp đạt
được các mục tiêu đề ra.
Vai trò liên kết cảu hệ thống thông tin kế toán trong tổ chức doanh nghiệp
Chủ thể quản lý - Chủ doanh nghiệp
- Hội đồng quản trị - Ban giám đốc
Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý - Thu thập - Lưu trữ - Xử lý - Truyền và nhận thông tin
Đối tượng quản lý (Phân hệ tác nghiệp)
Báo cáo quản trị Quyết định quản trị
Dữ liệu nghiệp vụ kế toán
Quyết định quản trị triển khai
Thông tin từ môi trường
Chính sách đầu tư, thuế
Nguyên vật liệu, dịch vụ vào
Thông tin từ môi trường
Báo cáo tài chính
Sản phẩm bán thành phẩm, dịch vụ ra
33
Nhóm bên ngoài bao gồm các nhà đầu tư, các chủ nợ, các cổ đông, các tổ
chức nhà nước, khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh, các
nghiệp đoàn lao động và công chúng nói chung.
Nhóm người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào một lượng
lớn cá báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp cung cấp.
Đa số các báo cáo này là báo các bắt buộc, mọi doanh nghiệp đều phải lập và gửi
theo định kỳ, không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của doanh nghiệp. Đó
là những căn cứ quan trọng trong việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành
sản xuất kinh doanh, hoặc đầu tư của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà
đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Nhóm bên trong bao
gồm các nhà quản lý mà nhu cầu thông tin của học phụ thuộc vào cấp quản lý
hay chức năng nhiệm vụ của họ trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán
sẽ tóm tắt và lọc thông tin sao cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau nhận
được đúng thông tin họ cần để hoàn tất công việc của mình, vào đúng lúc, theo
đúng dạng.
Quản lý ở cấp chiến lược với những hoạch định chiến lược lâu dài cần
được hệ thống thông tin kế toán những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt
và tổng hợp như tổng doanh thu quý theo snr phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi
quản lý ở cấp sách lược lại cần những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hang
ngày hoặc hang tuần theo sản phẩm vì phạm vi quản lý cảu cấp này hẹp hơn và
quản lý cấp tác nghiệp chỉ có nhu cầu thông tin liên quan đến nghiệp vụ riêng,
đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tổng doanh thu của bộ phận xác định.
Bằng cách xử lý dữ liệu, hệ thống thông tin kế toán đã tác động tới các
quyết định của tổ chức doanh nghiệp.
2.2.3 Tiến trình kế toán
Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập
chứng từ cho đến khi lập các báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán có thể được
34
thực hiện bằng phương pháp thủ công hoặc tự động hóa và đều phải vận dụng
các hình thức kế toán phù hợp. Áp dụng hình thức kế toán nào cần căn cứ điều
kiện cụ thể cũng như đặc điểm kinh doanh của từng tổ chức.
Với hình thức kế toán nhật ký chung, tiến trình kế toán có những bước
sau:
Bước 1: Ghi nhật ký kế toán
Từ chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào
nhật ký chung. Trong trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán
đặc biệt, có thể sử dụng thêm nhật ký đặc biệt, chuyên dụng cho từng loại nghiệp
vụ chủ yếu: nhật ký mua hang, nhật ký bán hang, nhật ký thu tiền, nhật ký chi
tiền. Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán.
Bước 2: Ghi sổ cái
Ghi nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt là ghi theo trình tự thời gian phát
sinh nghiệp vụ. Từ nhật ký chung thực hiện chọn số liệu ghi vào sổ cái là ghi
theo nội dung nghiệp vụ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, do đó cần sử dụng thêm
các sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết, giải thích các số liệu tổng hợp.
Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ
Để chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán cuối kỳ, đảm bảo cung cấp các
thông tin chính xác và đáng tin cậy, kế toán cần thực hiện các bút toán điều
chỉnh. Các bút toán này dùng để phân chia các nghiệp vụ tổng hợp giữa các kỳ
kế toán chịu ảnh hưởng của nghiệp vụ đó và dùng để ghi bất cứ khoản thu hoặc
chi nào phát sinh nhưng chưa được ghi sổ trước khi kết thúc kỳ đó. Các bút toán
điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi vào sổ cái.
Bước 4: Khóa sổ
Thực hiện tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản tổng hợp và chi tiết. Sau
khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra sẽ tiến hành lập các báo cáo tài chính như bảng
35
cân đối kế toán, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền
tệ… và chuẩn bị cho kỳ kế toán tiếp theo.
2.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh
doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các nghiệp
vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái.
Chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động được lặp đi lặp
lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Mặc dù không bao giờ hai tổ chức
doanh nghiệp giống nhau hoàn toàn, nhưng đa phần các tổ chức đều có những
hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp
vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của
hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:
Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán
Các sự kiện kinh tế
Chu trình sản xuất
Chu trình cung cấp
Chu trình tiêu thụ
Chu trình tài chính
Chu trình báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính
36
Chu trình cung cấp: Gồm nhữn sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng
hóa, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác, những khoản phải trả và thanh
toán. Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan
đến mua hàng và dịch vụ. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống mua
hàng, hệ thống nhận hàng, hệ thống thanh toán theo hóa đơn, hệ thống chi tiền.
Chu trình sản xuất: Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các
nguồn lực thành hàng hóa, dịch vụ và dự trữ kho. Chu trình này có nhiệm vụ ghi
chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu
thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch
vụ. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống tiền lương, hệ thống hàng
tồn kho, hệ thống chi phí, hệ thống tài sản cố định.
Chu trình tiêu thụ: gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng
hóa, dịch vụ tới các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản
phải thu và những khoản thu. Chu trình này có nhiệm vụghi chép những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ
như hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng, hệ thống giao hàng hóa và dịch vụ, hệ
thống lập hóa đơn bán hàng, hệ thống thu quỹ.
Chu trình tài chính: gồm những sự kiện liên quan đến huy động và quản lý
các nguồn vốn quỹ, kể cả tiển mặt. Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép kế toán
các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả
tiền mặt. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống thu quỹ, hệ thống chi
quỹ.
2.3 Lý thuyết chung về các nghiệp vụ bán hàng trong các đơn vị kinh doanh
thương mại
2.3.1 Một số khái niêm
Lưu chuyển hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức: Bán qua kho
và bán vận chuyển thẳng, trong đó: bán hàng hóa qua kho (bán trực tiếp và gửi
37
bán hàng hóa) là phương thức bán hàng truyền thống thường áp dụng với ngành
hàng có đặc điểm tiêu thụ có định kỳ giao nhận, thời điểm giao nhận không trùng
với thời điểm nhập hàng; hàng khó khai thác; hàng cần qua dự trữ để xử lý tăng
giá trị thương mại… Khi thực hiện phương thức kinh doanh theo các loại hàng
này, doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tốt và tiến độ giao nhận bán hàng đúng
lệnh, để tránh ứ đọng gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng hàng và
gây khó khăn cho công tác bảo quản hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng ( bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh
toán và bán vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán) là phương thức bán
hàng không qua kho. Phương thức bán buôn này được thực hiện tùy theo mỗi
hình thức. Trường hợp bán thẳng có tham gia thanh toán thì doanh nghiệp phải
tổ chức quá trình mua hàng, bán hàng, thanh toán tiền mua hàng, tiền hàng đã
bán với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; bán buôn vận chuyển
thẳng không tham gia thanh toán thực chất là hình thức môi giới trung gian trong
quan hệ mua bán, doanh nghiệp chỉ được phản ánh tiền hoa hồng môi giới cho
việc mua hoặc bán, không được ghi nhận nghiệp vụ mua cũng như nghiệp vụ bán
của mỗi thương vụ.
Dù bán theo phương thức nào thì thời điểm để doanh nghiệp kết thúc nghiệp vụ
bán và ghi sổ các chỉ tiêu liên quan đến khối lượng hàng luân chuyển là: thời
điểm kết thúc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng hóa và hoàn tất các thủ tục
bán hàng, thay vì mất quyền sở hữu về hàng hóa bán, doanh nghiệp được quyền
sở hữu về khoản tiền thu bán hàng hoặc khoản nợ phải thu với khách hàng mua
của mình .
Ngoài theo dõi, xác định giá vốn cho số hàng bán ra, doanh nghiệp cần
tính toán, ghi nhận doanh thu và thu nhập khác của hoạt động bán buôn cũng như
bán lẻ theo chuẩn mực quy định của kế toán Việt Nam số 14 được ban hành,
công bố theo Quyết định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 và chế độ kế
38
toán tài chính doanh nghiệp hiện hành. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS
14) điều kiện ghi nhận doanh thu và nghĩa của người bán để được ghi nhận
doanh thu và thu nhập khác được quy định chủ yếu tại đoạn 10,11,12,13, và 15.
Trong đó điều kiện ghi nhận doanh thu cũng đồng nghĩa với thời điểm kết thúc
nghiệp vụ bán hàng (kể cả bán buôn, bán lẻ) được quy định trong VAS 14 gồm
có 5 điều kiện cần được thỏa mãn đồng thời.
2.3.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản được sử dụng để hạch toán trong các phương thức bán hàng bao
gồm: TK 156, 157, 632 và 511, 512, 521, 531, 532 trong đó:
Tài khoản 157 – Hàng gửi bán.
Tài khoản 157 được dùng để phản ánh sự vận động của hàng xuất bán theo
phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng.
Bên nợ - Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ gửi bán.
Bên có:
- Giá trị hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận
thanh toán.
- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại
Số dư nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận.
Tài khoản 156 – Hàng hóa
Tài khoản này sử dụng trong phương thức bán hàng hóa lưu chuyển qua kho.
Bên nợ:
- Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ
- Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho
- Chi phí mua hàng hóa.
Bên có:
- Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm xuất bán, xuất giao đại lý, xuất
thuê chế biến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng.
39
- Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán.
- Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất.
Trường hợp nếu đơn vị bán buôn qua kho theo hệ thống kiểm kê định kỳ; thì
sự luân chuyển hàng hóa xuất bán theo giá vốn được theo dõi trên tài khoản
611 (6112)
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng xuất đã bán trong kỳ. Kết
cấu, nội dung phản ánh của TK 632:
Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ.
Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán vào tài khoản kết quả.
Số dư bằng không.
Tài khoản 632 – Được mở chi tiết theo từng loại hoạt động, từng loại hàng bán.
Tài khoản 5111 – Doanh thu hàng hóa.
Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng theo hóa đơn và các chỉ tiêu liên
quan đến doanh thu bán hàng (các khoản doanh thu giảm giá doanh thu hàng bán
bị từ chối kết chuyển thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt… và chỉ tiêu doanh thu
bán hàng thuần)
Bên nợ :
- Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán hàng trong kỳ.
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị
trả lại.
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp lao vụ, dịch vụ của
doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán.
2.3.3 Kế toán bán hàng trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho
theo phương pháp kê khai thường xuyên
40
Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán
Khi xuất hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc gửi đại lý, kế toán ghi giá vốn:
Nợ TK 157- Hàng gửi bán
Có TK 156 (1561) – Hàng hóa.
Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng , kế toán ghi:
Nợ TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Khách hàng ứng trước
Khi hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi:
- Giá vốn kết chuyển
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 157 – Hàng gửi bán.
- Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá không thuế.
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp
Khi xuất bán trực tiếp hàng hóa kế toán ghi giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156 (1561
Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp cho nhà nước:
Nợ TK 111,112 - Đã thanh toán theo giá có thuế
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng theo giá có thuế.
Có TK 511 – Doanh thu theo giá chưa có thuế.
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán
Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng, giá trị hàng
mua bán thẳng.
41
Nợ TK 157 – Hàng gửi bán
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
Nếu mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp, khách hàng
mua, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
Căn cứ chứng từ, kế toán ghi doanh thu của lô hàng bán thẳng:
Nợ TK 111,112
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp
Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
Có TK 111,112 – Tiền mặt, TGNH.
Trường hợp xuất kho hàng hóa giao cho đơn vị trực thuộc để bán, kế toán ghi
Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng thì gái vốn theo bút toán
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 156 – Hàng hóa
2.4 Công cụ thực hiện đề tài
2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
SQL Server là một tập hợp những sản phẩm phần mềm cùng loại hoạt
động để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu cho những hệ thống
xử lý dữ liệu doanh nghiệp và những Web site thương mại lớn nhất đồng thời
42
vẫn có thể cung cấp các dịch vụ về dữ liệu cho một doanh nghiệp nhỏ hay một cá
nhân. SQL Server đã được cải tiến nhiều lần, các phiên bản đã phát hành gồm
6.5, 7.0, 2000 và gần đây nhất là SQL Server 2005. SQL Server bao gồm những
nét đặc trưng sau:
Tích hợp Internet
SQL Server database engine hỗ trợ việc sử dụng XML. Nó có những tính
năng cần thiết để hoạt động như một bộ phận lưu trữ dữ liệu cho các Web site
lớn nhất, đó là khả năng tăng giảm quy mô, tính sắn sang và tính bảo mật.
Khả năng tăng giảm quy mô và tính sẵn sàng
SQL Server hoạt động trên hàng loạt các dàn máy khác nhaukeer từ máy
tính sách tay hay máy tính để bàn chạy Windows 98 ME đến những máy chủ đồ
sộvowis nhiều bộ xử lý trung tâm điều hành bởi Windows 200/2003. Enterprise
Edition (phiên bản doanh nghiệp) của SQL Server có thể hỗ trợ nhiều máy chủ
CSDL cùng phối hợp để tạo ra những CSDL cỡ terabyte với hàng nghìn người
truy nhập đồng thời.
SQL Server tự cảm nhận và thích nghi với các môi trường thuộc phần
cứng và phần mềm khác nhau đồng thời biết huy động một cách linh hoạt những
nguồn tài nguyên cần thiết để đáp ứng mọi yêu cầu về dữ liệu. Khi có them
người dùng log on vào CSDT thì database engine huy động thêm tài nguyên và
nó sẽ tự động giải phóng tài nguyên khi người dùng log off.
Những nét đặc trưng về CSDL ở mức doanh nghiệp
Relational database engine của SQL Server bảo vệ tính vẹn toàn của dữ
liệu trong khi vẫn giảm thiểu tổng chi phí cho việc quản lý hàng nghìn người
đồng thời biên tập dữ liệu. Các lệnh truy vấn phân tán của SQL Server cho phép
ta tham khảo dữ liệu từ nhiều nguồn mà vẫn có cảm giác như chúng ta được
quản lý tập trung trong một CSDL.
Dễ cài đặt, dễ dàn dựng và dễ sử dụng
43
SQL Server có một bộ công cụ để quản trị. Bộ công cụ này cải thiện
quá trình cài đặt, dàn dựng, quản lý và sử dụng SQL Server trên các hiện trường
khác nhau. SQL Server chấp nhận các công cụ lập trình chuẩn, phù hợp với
Windows. Tính năng này cho phép lập ra các trình ứng dụng SQL Server mà
khách hàng có thể triển khai sử dụng với chi phí cài đặt và chi phí quản trị thấp
nhất.
Các nét đặc trưng liên quan đến nhà kho dữ liệu
SQL Server có đủ những công cụ để trích, rút dữ liệu ở dạng tóm tắt nhằm
phục vụ cho việc xử lý, phân tích trực tuyến . SQL Server cũng có những công
cụ để thiết kế các CSDL theo trực giác và cho phép dùng câu hỏi tiếng Anh để
phân tích dữ liệu.
2.4.2 Ngôn ngữ lập trình C#
Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được
tạo từ nền tảng phát triển hơn. Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++
và thêm vào những đặc tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn.
Nhiều trong số những đặc tính này khá giống với những đặc tính có trong ngôn
ngữ Java. Không dừng lại ở đó, Microsoft đưa ra một số mục đích khi xây dựng
ngôn ngữ này:
C# là ngôn ngữ đơn giản
C# loại bỏ một vài sự phức tạp và rối rắm của những ngôn ngữ như Java
và c++, bao gồm việc loại bỏ những macro, những template, đa kế thừa, và lớp
cơ sở ảo (virtual base class). Chúng là những nguyên nhân gây ra sự nhầm lẫn
hay dẫn đến những vấn đề cho các người phát triển C++. Nếu bạn là người học
ngôn ngữ này đầu tiên thì chắc chắn là ta sẽ không trải qua những thời gian để
học nó! Nhưng khi đó ta sẽ không biết được hiệu quả của ngôn ngữ C# khi loại
bỏ những vấn đề trên.
C# là ngôn ngữ hiện đại
44
Những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu
dữ liệu mở rộng, và bảo mật mã nguồn là những đặc tính được mong đợi trong
một ngôn ngữ hiện đại. C# chứa tất cả những đặc tính trên.
C# là ngôn ngữ hướng đối tượng
Những đặc điểm chính của ngôn ngữ hướng đối tượng (Object-oriented
language) là sự đóng gói (encapsulation), sự kế thừa (inheritance), và đa hình
(polymorphism). C# hỗ trợ tất cả những đặc tính trên.
C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và cũng mềm dẻo
Như đã đề cập trước, với ngôn ngữ C# chúng ta chỉ bị giới hạn ở chính bởi bản
thân hay là trí tưởng tượng của chúng ta. Ngôn ngữ này không đặt những ràng
buộc lên những việc có thể làm. C# được sử dụng cho nhiều các dự án khác nhau
như là tạo ra ứng dụng xử lý văn bản, ứng dụng đồ họa, bản tính, hay thậm chí
những trình biên dịch cho các ngôn ngữ khác.
C# là ngôn ngữ ít từ khóa
C# là ngôn ngữ sử dụng giới hạn những từ khóa. Phần lớn các từ khóa
được sử dụng để mô tả thông tin. Chúng ta có thể nghĩ rằng một ngôn ngữ có
nhiều từ khóa thì sẽ mạnh hơn. Điều này không phải sự thật, ít nhất là trong
trường hợp ngôn ngữ C#, chúng ta có thể tìm thấy rằng ngôn ngữ này có thể
được sử dụng để làm bất cứ nhiệm vụ nào.
C# là ngôn ngữ hướng module
Mã nguồn C# có thể được viết trong những phần được gọi là những lớp,
những lớp này chứa các phương thức thành viên của nó. Những lớp và những
phương thức có thể được sử dụng lại trong ứng dụng hay các chương trình khác.
Bằng cách truyền các mẫu thông tin đến những lớp hay phương thức chúng ta có
thể tạo ra những mã nguồn dùng lại có hiệu quả.
45
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
VÀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRIỆU NGUYÊN ................................ 1
1.1 Công ty cổ phần phần mềm Bravo .......................................................... 2
1.1.1 Những nét cơ bản về công ty ............................................................ 2
1.1.1.1 Giới thiệu chung ........................................................................ 2
1.1.1.2 Chức năng và mục tiêu của công ty ............................................... 3
1.1.1.3 Quan điểm của Bravo................................................................. 4
1.1.1.4 Cam kết chất lượng của BRAVO .................................................. 4
1.1.1.5 Khách hàng ................................................................................... 5
1.1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................... 6
1.1.2.1.1 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính -
Kế toán (BRAVO) ............................................................................... 11
1.1.2.1.2. Các phân hệ của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán
(BRAVO) . ......................................................................................... 12
1.1.2.2 Dịch vụ phần mềm BRAVO ........................................................ 13
1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm ............................................................ 15
1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm .......................................... 15
1.2.3.2. Thiết kế sản phẩm ...................................................................... 15
1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên ............................................... 18
1.2.1 Giới thiệu chung về công ty ............................................................... 18
1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ..................................... 18
1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty .................................................... 19
1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty: ............................................................. 19
1.2.4.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: ................................... 20
1.2.4.2. Nguồn nhân lực: ......................................................................... 21
46
1.2.43. Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007: 21
1.3 Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................... 22
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ............................... 24
2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý ...................... 24
2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin ................... 24
2.1.2 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống .............................. 25
2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp .. 30
2.2.3 Tiến trình kế toán .............................................................................. 33
2.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ................. 35
2.3 Lý thuyết chung về các nghiệp vụ bán hàng trong các đơn vị kinh doanh
thương mại .................................................................................................... 36
2.3.1 Một số khái niêm ............................................................................... 36
2.3.2 Tài khoản sử dụng ............................................................................. 38
2.3.3 Kế toán bán hàng trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán hàng tồn
kho theo phương pháp kê khai thường xuyên .............................................. 39
2.4 Công cụ thực hiện đề tài .......................................................................... 41
2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server ................................................ 41
2.4.2 Ngôn ngữ lập trình C# ....................................................................... 43
