TALLER DE EXCEL PARA PYMES

Instructor: Oscar Martínez Cerqueda

pág. 2

INDICE INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................ 1

TEMA 1

FORMULAS Y FUNCIONES

Conceptos ............................................................................................................................................................. 1

Funciones estadísticas ......................................................................................................................................... 4

Funciones de hora y fecha .................................................................................................................................. 5

Funciones financieras ........................................................................................................................................... 5

Funciones lógicas ................................................................................................................................................. 6

Concatenar ........................................................................................................................................................... 6

Controles de formulario ...................................................................................................................................... 6

TEMA 2

GRAFICOS

Tipos de gráficos .................................................................................................................................................. 7

TEMA 3

BASE DE DATOS

Formato condicional ............................................................................................................................................ 9

Protección de hoja ............................................................................................................................................. 10

Vínculos e hipervínculos .................................................................................................................................... 12

Filtro avanzado .................................................................................................................................................. 19

Subtotales .......................................................................................................................................................... 22

TEMA 4

TABLAS DINAMICAS

Creación y manejo de la tabla dinámica ........................................................................................................... 25

Segmentación de datos en la tabla dinámica ................................................................................................... 27

TEMA 5

MACROS

Conceptos .......................................................................................................................................................... 29

pág. 3

INTRODUCCIÓN

Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y contables

hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros, Administradores

de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso abogados e historiadores,

puesto que por su gran gama de comandos y funciones de todo tipo a sido de gran

utilidad en el desarrollo de hojas de cálculo que contribuyen a reducir la carga de trabajo

y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes especializados.

En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren software

especializado para la administración de información y la ejecución de procesos que

facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están diseñados

bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los procesos ya

sea para mejorar o por factores externos como los legales, es ahí donde nos vemos en la

necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos pero que no

explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones que los

software más caros no pueden.

El curso y manual de Excel avanzado está estructurado para poder aprovechar al máximo

las ventajas que ofrece una de las herramientas más poderosas en el mundo de las

Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y

funciones poco conocidos y de gran utilidad.

TEMA 1

FORMULAS Y FUNCIONES

CONCEPTOS

EXCEL.

Excel es una poderosa hoja de cálculo, capaz de realizar innumerables operaciones

matemáticas con una rapidez y precisión total, en la cual se puede llevar, tablas,

estadísticas, promedios, medidas, informes y listados; a través de fórmulas, funciones

lógicas, macros, formularios, tablas, base de datos, tablas dinámicas, etc.

FORMULAS

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o

procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la

pág. 4

cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que

se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Formula =(c5+f6+b1+a3) ^(1/2)

FUNCIONES

Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa complejidad

en un solo paso. Excel contiene funciones especializadas en cálculos matemáticos,

financieros, funciones lógicas, etc.

Para introducir cualquier fórmula o función siempre debemos comenzar por el signo = de

manera que Excel pueda identificar que los datos introducidos no son textos o datos

numéricos.

Función= Raíz (c5+f6+b1+a3)

Las funciones pueden introducirse

Escribiéndola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los argumentos a

ingresar)

Desde la barra de fórmulas, presionando fx para insertar función

Desde la ficha Fórmulas en el fragmento Biblioteca de funciones, presionando el botón

Insertar función.

FUNCIONES

FUNCIONES ESTADISTICAS

Las funciones Estadísticas sirven para realizar el análisis de los datos almacenados en una

hoja de cálculo. Permitiendo por ejemplo obtener el número de entradas de datos o el

valor promedio de los mismos.

Las principales funciones estadísticas comúnmente utilizadas en Excel son:

✓ PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos.

✓ CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.

✓ CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.

✓ CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.

✓ CONTAR.SI Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio

especificado.

✓ CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que

cumplen varios criterios.

pág. 5

✓ MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.

✓ MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.

FUNCIONES DE HORA Y FECHA

Las funciones de fecha y hora sirven para marcar o fechar hojas de cálculo, insertando la

fecha y hora actual, o descomponer una fecha para obtener el día de la semana, mes o

año. Además, permiten calcular la diferencia entre en días entre dos fechas.

A continuación, una breve descripción de las funciones de fecha y hora de Excel.

✓ FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

✓ DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

✓ DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

✓ HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.

✓ MES Convierte un número de serie en un valor de mes.

✓ DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos

fechas.

✓ AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

✓ HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

✓ DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después

de un número determinado de días laborables.

✓ AÑO Convierte un número de serie en un valor de año.

FUNCIONES FINANCIERAS

Las funciones financieras sirven para realizar para ejecutar una variedad de cálculos

financieros, incluyendo los cálculos de rendimiento, evaluaciones de inversión, tasas de

interés, tasa de retorno, depreciación de activos y los pagos.

Las funciones financieras de Excel permiten organizar más fácilmente el cálculo,

administración y análisis de las finanzas tanto personales como para negocios. Las

funciones financieras también ayudan en la contabilidad de pequeñas empresas y

grandes.

Las principales funciones financieras comúnmente utilizadas en Excel son:

✓ TIR Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo

periódicos.

✓ VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de

flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento.

pág. 6

FUNCIONES LOGICAS

Las funciones lógicas sirven para realizar la comparación lógica entre valores o

referencias de celdas. Excel tiene varias funciones lógicas que permiten evaluar datos. La

mayoría de las funciones lógicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO.

Las funciones lógicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que

permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de cálculo.

SI Especifica una prueba lógica que realizar.

SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de

lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

Las funciones de búsqueda y referencia sirven para realizar comparaciones o consultar

valores o referencias de celdas.

Las funciones de búsqueda y referencia utilizan argumentos que ayudan a localizar un

dato(s) dentro de un rango Excel.

Las principales funciones de búsqueda y referencia comúnmente utilizadas en Excel son:

BUSCARH y BUSCARV

✓ BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la

celda indicada.

✓ BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en

horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

CONCATENAR

La función CONCATENAR en Excel es una función muy usada cuando se está trabajando

con textos en Excel o cuando queremos unir texto y número en una misma celda. Existen

dos formas de hacerlo:

1.- con la función de concatenar

2.- con la formula &

CONTROLES DE FORMULARIO

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una

hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán

pág. 7

funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control

sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de

una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un

botón.

✓ Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra

dentro de un intervalo predefinido.

✓ Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.

✓ Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de

opciones.

✓ Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.

✓ Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.

✓ Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de

lista.

✓ Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

✓ Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola

opción o múltiples opciones de acuerdo con la configuración del control.

TEMA 2

GRAFICOS Las gráficas en Excel son una de las herramientas más útiles para analizar datos. Son

representaciones de datos numéricos, utilizando líneas, barras, áreas y otros formatos,

para poder visualizar fácilmente datos numéricos o porcentuales.

TIPOS DE GRÁFICOS MÁS UTILIZADOS Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel: Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

pág. 8

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

PUNTOS PARA CREAR UN GRAFICO

1. Primero debes crear una tabla en Excel con los datos que desees.

2. Luego, seleccionas el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el

ratón. Para este ejemplo utilizaremos una tabla de datos que tiene sólo dos columnas:

una con edades y otra con frecuencia.

- Pueden ser más columnas; pero si son demasiadas el gráfico perderá en claridad.

pág. 9

- Es importante que tengas en cuenta que es mejor que tengas definidos tus propios

nombres en cada columna y que los datos numéricos sean ingresados como números y no

como texto.

TEMA 3

BASE DE DATOS FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o tendencias en

una hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser: si el valor es mayor que 5.000, que

la celda sea amarilla. Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es superior a

5.000.

Crear reglas condicionales:

Paso 1: Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato. Paso 2: En la pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un menú desplegable aparecerá. Paso 3: Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores. Aquí, vamos a elegir la primera opción. Verás un menú con varias reglas.

pág. 10

Paso 4:

Selecciona la regla que quieras usar. Por ejemplo, Mayor que. Paso 5:

En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En este

ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $3.500.000, así que

vamos a ingresar ese número.

Si quieres, puedes hacer clic en una celda en lugar de digitar un número. Paso 6:

Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se aplica a las

celdas que seleccionaste.

PROTECCION DE HOJA

¿Por qué necesitarías proteger una hoja en Excel?

Imagina que terminas ese formato en Excel, que tanto trabajo te ha costado hacer.

Luego, viene tu primer usuario y le mueve una fórmula o le borra una columna: Todo

comenzó a fallar y el responsable eres tú.

Pasos para proteger una hoja en Excel. Imagina que tienes un listado de alumnos para el curso, como el mío, el cual necesito

enviarlo a la imprenta para que imprima los respectivos certificados de asistencia.

Por supuesto, me interesa que nadie vaya a cambiar accidentalmente el nombre de algún alumno, porque ocasionaría un error en las

pág. 11

impresiones. Entonces, para asegurarte de que no pase nada de esto, proteges tu hoja siguiendo estos pasos:

1. Pincha en el botón ‘Proteger Hoja’ Busca la pestaña ‘Revisar’ en la cinta de opciones. Debería de ser la sexta pestaña de izquierda a derecha (1) y ubica la sección ‘Cambios’ que se encuentra a la derecha. En esta parte, debes localizar el botón ‘Proteger Hoja’ y pinchas sobre él (2):

2. Elige los cambios permitidos.

Aparecerá un cuadro de diálogo. En este debes seleccionar los cambios que sí serán permitidos en tu hoja de Excel. Todo lo que no esté marcado, no se podrá cambiar a menos que le quites la protección a la hoja:

3. Asigna una clave.

En el cuadro de texto que aparece en la parte superior, puedes especificar una clave para que nadie más que tú, pueda desproteger la hoja. Esta clave es opcional y si no quieres usarla, simplemente déjala en blanco.

4. Pincha en el botón Aceptar. Si ya terminaste de editar los permisos, pincha en el botón ‘Aceptar’ y tu hoja quedará protegida contra los cambios accidentales.

Ahora, si alguien trata de cambiar algo en tu hoja, le aparecerá un mensaje como este:

pág. 12

Indicándole así, que no es posible realizar modificaciones a la hoja.

¿Cómo puedo quitarle la protección? Si necesitas editar algo en tu hoja, vas a necesitar quitarle la protección primero. Esto es muy sencillo: solo vuelve a pinchar en el mismo botón, que ahora habrá cambiado su nombre a ‘Desproteger Hoja’. Si no has puesto ninguna clave, al momento de proteger la hoja, esta se desbloqueará sin hacer nada más. Si le hubieras asignado una clave, antes de hacerlo Excel te pedirá la clave indicada. ¿Y si quiero que sí puedan editar algunas áreas? Si quieres que algunas áreas de tu hoja no estén protegidas, ya sea porque hay valores que cambian con el tiempo o que deberían actualizarse a diario, lo único que tienes que hacer es desbloquear el rango de celdas deseado, antes de proceder a proteger la hoja. Para desbloquear un rango de celdas en tu hoja, solo debes seleccionar el rango deseado y hacer un clic derecho, entonces selecciona ‘Formato de Celdas’ o, más rápido, presionar el atajo CTRL + 1. Imagina que a te interesa desbloquear el rango donde están las fechas. Entonces realizas los pasos y aparecerá el cuadro ‘Formato de Celdas’.

Te diriges directamente a la pestaña ‘Proteger’ y le quitas la marca a la casilla de verificación ‘Bloqueada’, entonces pinchas en el botón ‘Aceptar’. Listo. Si realizas los 4 pasos para proteger tu hoja, verás que ahora es posible realizar cambios solo en el rango donde están las fechas de nuestro listado.

VINCULOS E HIPERVINCULOS

pág. 13

Un hipervínculo es un elemento dentro de un documento electrónico que hace referencia a otro documento o a un punto específico dentro del mismo documento. Los hipervínculos en Excel nos permiten crear enlaces entre las hojas de un libro o enlaces a otros libros de Excel u otros documentos. También es posible crear hipervínculos a páginas Web que abrirán automáticamente el navegador de Internet con la dirección electrónica especificada.

TIPOS DE HIPERVINCULOS

Antes de pasar a los ejemplos de creación de hipervínculos en Excel es conveniente conocer los tipos de hipervínculos que tenemos disponibles:

✓ Archivo o página Web existente ✓ Lugar de este documento ✓ Crear nuevo documento ✓ Dirección de correo electrónico

Cada tipo de hipervínculo en Excel tiene características especiales en su funcionamiento, pero todos constan de las mismas partes.

PARTES DE UN HIPERVÍNCULO EN EXCEL Todos los hipervínculos en Excel están formados por dos partes: ubicación y descripción. La ubicación de un hipervínculo es la que define la ruta de acceso al otro documento, a la sección del mismo documento o una página Web. La descripción es el texto que se mostrará en pantalla y sobre el cual el usuario hará clic para dirigirse al recurso vinculado. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar un hipervínculo cuyo texto descriptivo es “Visitar Microsoft” y su ubicación es la página Web de Microsoft

(http://microsoft.com):

Ahora que ya conocemos la manera en que están formados los hipervínculos veamos un poco más sobre el comando Hipervínculo en Excel. CÓMO CREAR HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

pág. 14

El primer paso en la creación de hipervínculos en Excel es abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y eso lo podemos lograr de dos maneras diferentes. La primera opción es hacer clic derecho sobre la celda donde se insertará el hipervínculo y elegir la opción de menú Hipervínculo:

La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo es utilizar el comando que se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Vínculos:

Ambas opciones anteriores abrirán el mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde podremos elegir cualquiera de los diferentes tipos de hipervínculos mencionados anteriormente:

Otra manera de abrir este cuadro de diálogo es utilizar el atajo de teclado Ctrl + Alt + K para las versiones de Excel en español. En caso de tener instalado Excel en inglés deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + K. HIPERVÍNCULOS A UN ARCHIVO EXISTENTE

Para crear un hipervínculo que abra un archivo existente debes abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y seleccionar la opción Archivo o página web existente. El

pág. 15

panel central mostrará los archivos de la carpeta actual y podrás elegir cualquiera de ellos:

La opción Buscar en te permitirá elegir los diferentes dispositivos conectados a tu ordenador de manera que puedas encontrar fácilmente el archivo deseado. Al seleccionar algún archivo se mostrará su ubicación en el cuadro Dirección, y aunque podrás modificar dicha dirección, no te recomiendo hacerlo a menos que conozcas la ruta exacta al archivo. El botón Marcador te permitirá elegir un lugar dentro del documento seleccionado, pero esta opción solo funcionará con documentos que puedan ser abiertos por la suite de Microsoft Office. Por ejemplo, después de seleccionar un libro de Excel, el botón Marcador te permitirá elegir la hoja que deseas abrir:

También podrás indicar una referencia a la celda específica que deseas mostrar, o si tu libro tiene algún nombre definido podrás seleccionarlo de la lista. Ya para terminar, en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, he modificado la opción Texto con el valor “Abrir Libro 2” lo cual ocasionará que dicho texto se muestre dentro de la celda al crear el hipervínculo:

pág. 16

También puedes crear un hipervínculo a uno de los archivos abiertos recientemente y para eso deberás pulsar la opción Archivos recientes dentro del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y el panel central mostrará la lista de archivos recientes de la cual podrás elegir alguno. HIPERVÍNCULOS A UNA PÁGINA WEB

Si en lugar de crear un hipervínculo a un archivo existente deseas abrir una página Web, entonces deberás utilizar el cuadro Dirección para colocar el URL de la página Web y el campo Texto para la descripción del hipervínculo.

En este ejemplo he creado un

hipervínculo hacia la página principal de Excel Total y que se mostrará de la siguiente manera:

HIPERVÍNCULOS A UN LUGAR DEL DOCUMENTO Uno de los tipos de hipervínculos en Excel mencionados al inicio de este artículo, es el que nos permite crear un vínculo hacia una celda específica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro libro o hacia un nombre previamente definido. Para crear este tipo de hipervínculo debemos seleccionar la opción Lugar de este documento dentro del cuadro de dialogo Insertar hipervínculo:

pág. 17

Este tipo de hipervínculo es el que nos permite crear un sistema de navegación entre las hojas de un libro. Si quieres leer un ejemplo detallado sobre cómo crear un índice de hojas consulta el artículo: Cómo crear un índice de hojas en Excel. HIPERVÍNCULOS PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

Tal vez uno de los hipervínculos que se utiliza con menor frecuencia es aquél que nos permite crear un nuevo documento al momento de hacer clic sobre el vínculo. Por ejemplo, si deseo crear el libro de Excel llamado Libro35.xlsx tendré que crear el hipervínculo de la siguiente manera:

De manera predeterminada el nuevo libro será colocado en la misma carpeta que el libro Excel abierto, pero si deseas indicar una ubicación diferente bastará con hacer clic en el botón Cambiar y elegir una carpeta diferente. HIPERVÍNCULOS DE DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

El objetivo de los hipervínculos de dirección de correo electrónico es facilitar la creación de un nuevo mensaje. En este caso el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo nos permitirá indicar el texto descriptivo, la dirección de correo electrónico y el asunto del mensaje.

pág. 18

Al hacer clic sobre el hipervínculo creado, se abrirá el programa de edición de correos predeterminado en nuestro equipo, que en la mayoría de los casos será Microsoft Outlook, y se mostrará la ventana de mensaje nuevo la cual tendrá precargados los campos de dirección de correo electrónico del destinatario y el asunto del mensaje los cuales serán los valores especificados en la creación del hipervínculo en Excel. EDITAR LOS HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

Si una vez que hayas creado un hipervínculo deseas editarlo, debes hacer clic derecho sobre la celda que lo contiene y elegir la opción Modificar hipervínculo. Eso abrirá el cuadro de diálogo con las opciones del hipervínculo y podremos modificar cada una de ellas.

Si en lugar de modificar las opciones del hipervínculo deseas removerlo, entonces deberás elegir la opción de menú Quitar hipervínculo. Esto no borrará el texto de la celda sino que solamente eliminará el vínculo creado. HIPERVÍNCULOS CONECTADOS A OBJETOS

pág. 19

Es posible hacer que un objeto (formas, imágenes, gráficos) esté asociado a un hipervínculo. Para crear este tipo de enlaces debemos insertar el objeto y posteriormente hacer clic derecho sobre dicho objeto para elegir la opción Hipervínculo y poder crear el tipo de enlace deseado.

CREAR HIPERVÍNCULOS CON LA FUNCIÓN HIPERVINCULO

Otra alternativa para crear hipervínculos en Excel es utilizar la función HIPERVINCULO la cual tiene los siguientes dos argumentos:

• Ubicación_del_vínculo (Obligatorio): Texto con la ruta de acceso y el nombre de archivo que se abrirá en el disco duro, en una dirección UNC o en una ruta URL.

• Nombre descriptivo (Opcional): Es texto que aparecerá en la celda. Si se omite, la celda presentará el texto de Ubicación_del_vínculo.

FILTRO AVANZADO

pág. 20

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado. Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos, aunque realmente su ubicación no es de importancia. APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

pág. 21

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón

Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

pág. 22

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

SUBTOTALES

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla. Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes:

pág. 23

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales. Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.

La tabla quedará ordenada por mes.

pág. 24

EL BOTÓN SUBTOTAL EN EXCEL Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.

pág. 25

Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes. Además, a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo con los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:

pág. 26

TEMA 4

TABLAS DINAMICAS CREACIÓN Y MANEJO DE TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte. Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

pág. 27

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

pág. 28

SEGMENTACIÓN DE DATOS EN UNA TABLA DINAMICA La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna. En primer lugar, debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

pág. 29

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.

pág. 30

TEMA 5

MACROS CONCEPTOS

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado

ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces

repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel

de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre

das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga

automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad

de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.