Управление  потоком  задач  

…или больше, за меньше

Почему  об  этом  говорю?  Всё началось с менеджера

O  Дел и задач стало больше O  Задачи стали сложнее

O  Появилось больше “интересов” в жизни

         О  чём  буду  говорить  дальше?  

O  Временной ресурс

O  Приоритеты, типы и постановка задач

O  Планирование

O  Как работает наш мозг

O  Инструменты (GTD, пустой inbox и окна почты, помидор)

O  Как найти время для себя

Время  

Особенности:

O  Его нельзя занять или добавить

O  Оно лимитировано для каждого (У нас в среднем 600 тыс. часов)

O  Оно бежит вперед (стрела времени)

Выход: планируйте и распределяйте свое время

NB: Помни о смерти

Time  management  Определение:

O  Архангельский: использовать время своей жизни на что ты действительно хочешь

в соответствии целями и ценностями O  Wikipedia: технология организация времени и повышение эффективности его использования

+ это “куча” техник и практик

Цель  доклада  

Показать, как можно эффективно распределять время, с помощью имеющихся в арсенале инструментов

Приоритеты  и  типы  задач    

А  в  чём  проблема  то?  O  Дел и задач всегда больше, чем у нас времени

O  Какие-то задачи мы можем забыть

O  Путаем приоритеты дел. Не правильный приоритет может стоить дорого

O  Под “завалами” рутинных задач, забываем о важном

2. Не срочно, но важно

Планирование, анализ, установление взаимоотношений, обучение, занятие спортом Нужно быть тут, больше всех

Квадрат  срочности/важности  1. Срочно, важно (требуется)

Кризис Критические ситуации Deadline проекта Стресс

3. Срочно, не важно (иллюзии)

Незапланированные дела, митинги, телефонные звонки, отвлекающие от важности задачи

4. Не срочно, не важно (уход от реальности) Телевизор, Игры, Соц. сети/ Интернет surfing Бесполезные дела, мусор

Итоги  O  Находитесь больше в квадрате важности, но не срочности

O  Следите за сроками, чтобы не скатиться в квадрат срочно – важно

O  Проанализируйте свои задачи из квадрата не срочно – не важно.

O  Осознайте иллюзии в квадрате срочно – не важно

Сложные  типы  задач  O  Большие задачи – слоны

O  Нужно “дробить” максимально, насколько возможно, но без фанатизма. J O  Нарезать слона на бифштексы.

O  Неприятные задачи – лягушки

O  Выполнять в начале дня – чтобы мозг не “кипел”. Сделал и забыл.

Как  “ставить”  задачи?  

O  Глагол не определённой формы

(вопрос: что делать?) Например: выслать, подготовить, поговорить O  Задача не продвигается – распишите на под задачи и делайте по шагам. Замаскированный слон J

O  Задачи без привязки ко времени - просто запишите её

“Кайросные”  задачи  O  Кайрос – бог, покровительствующий шансам, благоприятный моментам

O  Если условия способствуют, например:

O  Буду в магазине, купить молоко O  Отправляясь на дачу, взять ящики O  Пойду в гараж, заплачу за его аренду O  Куплю дом, заведу собаку J

Очень похоже на BDD нотацию J

Много-­‐задачность     O  Много-задачность приводит к пере-напряжению

O  “Хороший” путь провалить две или больше задач

O  Делаю одну задачу – больше эффективность.

Вопрос качества против количества

Переключение  контекста  

Итог: одно-задачность выигрывает в долгосрочной перспективе

- Переключение занимает время

Рекомендации    O  Отключайте все “напоминалки”, по возможности Всплывающие окна – забирают фокус и отвлекают.

O  Задача готова – дайте себе немного отдыха, Максимально переключение в отдыхе O  Музыка – якорь, для включения в задачу

Горизонт  планирования  

Планирование на день

Планирование на неделю O  Типы дней (спортивный, для учёбы языка/фреймворка или технологии, стратегический, день “чистки документов/компьютера” и т.д.)

Горизонт  планирования  (2)  

Планирование на год O  Дни отпусков, дни рождения, конференции, семинары, список книг на прочтение

План – ничто, планирование – всё. (Эйзенхауэр)

Обратная  сторона  В жизни всё намного сложнее:

O  Не планируйте – “впритык”, система планирования должна быть гибкой

O  40% дня должно быть не занято O  Оптимизм может навредить –> стресс

Состояние  потока  O  Человек делает много чего без перерыва

O  Следует чёткому плану O  Мозг разгружен от лишних мыслей O  Пиковая производительность

Как  работает  наш  мозг?    O  Сознание – то, что с чем сейчас работаем. Оперативная память (RAM)

O  Подсознание – то, что сохранили глубоко в мозг. Жёсткий диск (HDD)

Следствие: постоянное произвольное перемещение мыслей

«Всплывание» мыслей

ê энергия и

эффективность

Стресс

Stack overflow…

Не получается работать на одной

задачей

Выход из ситуации: сознание нужно разгрузить

Getting  Things  Done  O  Записывать задачи, чтобы каждый раз их не вспоминать

O  Регулярная работа со списком O  Задача меньше 2 минут – делайте сразу

O  Разбить задачу на под задачи – если нужно

O  Спросить себя – я должен это делать? Делегировать

GTD  жизненный  цикл  

Ещё  вариант  

Куда  сохранять  задачи?  O  Бумажный блокнот O  Текстовый файл O  В специальное ПО O  На Kanban доску J

Remember  the  milk  

Атрибуты  задачи  

O  Функция repeat

O  Добавления текстовых заметок

O  Location – GPS координаты

O  Добавление гиперссылки

O  Переход на поиск по тегам

RTM  особенности  O  Web интерфейс. Android,

iOS клиенты

O  Продуманный usability

O  Inbox/Sent задачи. Общий список

O  Создание списков, тегов, приоритезация

O  Бесплатный инструмент

Управление  почтой  O  MS Outlook – Task list

Управление  почтой:  пустой  Inbox  

 Пустой  Inbox:  идея  O  Окна чтения почты

O  10:15 – 10:20 O  12:15 – 12:30 O  15:00 – 15:05 O  17:00 – 17:05

O  Есть папка(и) с обработанными письмами -

Processed

O  Он должен оставаться пустым до следующего чтения

Всё  вместе  O  Outlook может являться источником задач, которые вы будете добавлять в RTM

O  Одно письмо может инициировать несколько задач в RTM

O  Можно сделать forward письма, для добавления новой задачи в RTM

O  RTM может работать как плагин для Windows Outlook

Типичные  ошибки  O  Пустой inbox на работе, а личный inbox полный

O  Обработка actionable письма без фиксации задачи

O  Отвечать на несколько писем сразу

TM  техника  -­‐  Помидор  O  Список задач на день O  25 минуты работы, 5 минут отдыха

O  После 4-х “помидоров”, большой перерыв 15-30 минут

Достоинства: O  Простота O  Концентрация внимания O  Оценка работы O  Полезно для здоровья

Мои  результаты  в  2012  году  

O  22 книги вместо 3 в 2011 O  1500 дел сделано (RTM) O  Удалось побывать на Agile конференции O  Пройти два 3х месячных курса онлайн обучения

O  И многое другое, чего раньше не успевал… J

Где  найти  время  для  себя?  O  Делегировать по возможности O  Расставьте приоритеты и откажитесь от не нужного O  Просыпайтесь раньше, делайте что-то ради себя за час до работы

O  Выделяйте по часу в день на саморазвитие несмотря ни на что

O  Используйте время в дороге на/с работы (слушайте аудио-книги, под-касты) Работайте на себя сейчас, отдыхать будете потом

А  ещё  как  найти  время?  

O  Сплошной учёт времени в течении дней/недель, позволит найти “похитителей” времени

O  Полезно научиться говорить “Нет”

O  Заменяйте личную работу, покупая проф. сервис

Кого  советую  почитать?  O  Глеб Архангельский O  Стивен Кови O  Дэвид Ален O  Максим Дорофеев O  В. Панкратов / А. Орлов (stratoplan.ru)

Итог  Пока вы не сможете управлять своим временем,

вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

То что сделано не своевременно, сделано

понапрасну. Френсис Бэкон

Спасибо  за  внимание!  Начните наконец-то, управлять своим временем!

J