Tax  Work)low  Software  for  Accountants  &  CPA  Firms    Presented  by  Jetpack  Workflow  

De)ining  Work)low  It’s  cri7cal  to  think  through  how  your  firm  will  define  workflow.      For  example,  is  it  taking  a  holis7c  approach  at  everything  that  moves  through  the  office?      Or  will  you  be  focused  solely  on  client  work?      It’s  also  cri7cal  to  reflect  on  past  experiences  building  out  workflow  and  systems.      What’s  gone  well?      What  hasn’t  gone  well…  and  why?      Laying  out  these  founda7on  ques7ons  can  give  you  a  jumpstart  on  launching  a  sustainable,  workflow  solu7on  for  your  firm.    

Bene)its  of  Optimizing  Work)low  •  Increase  client  services  and  billable    7me  •  Improve  team  efficiency  and  company  morale    

•  Create  a  system  that  can  scale  and  grow    •  Improve  profitability  and  cash  flow    •  Create  freedom  in  your  firm  

3  Ways  to  Improve  Work)low  

Our  Story  David  Cristello  David@jetpackworkflow.com  412-­‐543-­‐8571  2325  East  Carson  Street  PiXsburgh,  PA  15203    

Foundation  

Foundation  Mapping  it  out,  pen  and  paper  or  mind  map    No  need  to  map  out  everything    Pick  the  most  7me  consuming,  frequent,  and/or  profitable  jobs  you  do.  

Return  1.  Receive  client  work  2.  Scan  it  in    3.  Pass  it  along  to  X  4.  Prepare  the  return    5.  1st  review  6.  Send  notes  and  complete  review    7.  2nd  review  8.  File    9.  Invoice  client    10. Receive  payment  

The  Good  News  The  more  informa7on  you  put  down,  the  beXer.    It  can  be  a  list      It  can  be  a  visual    Even  post  it  notes  or  a  white  board  (our  personal  favorite)      Pick  Three  workflows  that  are  common  /  7me  consuming  /  annoying/  painful  /  most  profitable    

Maximize    

Maximize  Elimination  

Elimination  •  Perfect  isn’t  addi7on,  it’s  elimina7on  •  Each  Step  Earns  it’s  place    •  Duplicate  or  Inconsistent  Work  •  Mul7ple  workflows  for  the  same  job    •  BoXlenecks  iden7fied  (which  make  is  unnecessarily  long?)  

Elimination  •  Perfect  isn’t  addi7on,  it’s  elimina7on  •  Each  Step  Earns  it’s  place    •  Duplicate  or  Inconsistent  Work  •  Mul7ple  workflows  for  the  same  job    •  BoXlenecks  iden7fied  (which  make  is  unnecessarily  long?)  

Elimination  Grade  each  step    •  A:  Efficient,  easy  to  understand    •  B:  Efficient,  not  easy  to  understand  •  C:  Not  efficient,  easy  to  understand    •  D:  Not  efficient,  difficult  to  understand  

Elimination  Most  Time  Consuming  Jobs:  •  A:  Efficient,  easy  to  understand    •  B:  Efficient,  not  easy  to  understand  •  C:  Not  efficient,  easy  to  understand    •  D:  Not  efficient,  difficult  to  understand  

Optimization    

Optimization    •  Date  in  procedure    •  Review  procedure    •  Feedback  procedure    •  One  off  jobs  and  tasks?    •  Pulling  7me  sheets?    

Technology  Checklist  

Aier  you’ve  gone  through  the  workflow  process,  you’ll  then  want  to  look  at  what  a  poten7al  “ideal”  workflow  applica7on  would  look  like.    ü  Needs  to  be  cloud  based    ü  Ability  to  sort  and  track  hundreds  of  clients  ü  Able  to  assign  team  members  work    ü  Easy  way  to  see  which  work  needs  reviewed  ü  Ability  to  add  custom  recurrences    ü  Time  tracking  capabili7es    ü  And  so  on  J      Pulng  together  a  simple  checklist  will  drama7cally  improve  the  odds  of  finding,  or  selec7ng,  the  best  workflow  soiware  for  your  firm.  

Your  End  Vision  

Aier  outlining  your  checklist  and  current  workflow,  the  next  step  is  defining  what  “success”  looks  like.      Are  you  looking  to  cut  down  unbillable  7me  from  X  to  Y?      Are  you  look  to  complete  all  returns  before  a  specific  date?      Or  have  your  team  work  only  so  many  hours  per  week?      Or  even  for  you  to  be  able  to  have  more  free  7me  (read:  any  free  7me)  during  busy  season?  

Bringing  Your  Team  on  board  

Now  that  you  have  a  great  founda7on,  the  final  step  would  be  communica7ng  the  workflow  roadmap  (ie  implemen7ng  a  new  system)  to  your  team.  You  can  get  their  feedback  on  the  current  process  (aier  all,  they  could  provide  great  insight  into  boXlenecks!),  as  well  as  communica7ng  WHY  you’ve  decided  to  priori7ze  workflow.      Chances  are,  they  will  appreciate  your  concern  of  work/life  balance,  focusing  more  on  client  work,  and  building  a  stronger,  more  efficient  prac7ce.      As  long  as  your  team  sees  it’s  a  move  to  beXer  life  balance,  and  not  a  way  to  add  more  work  to  their  plate,  you’ll  set  yourself  up  to  implement  a  great,  sustainable,  workflow  solu7on.    

Bonus:  Inside  Look    

Create  custom  work  views    

Setup  custom  work  views  so  you  know  exactly  what  you  need  to  be  working  on.    

Easily  setup  recurring  client  work  

Track,  sort,  filter,  and  search  for  relevant  client  jobs.  

Email  noti)ications  to  keep  you  on  track  

Quick  see  what  is  falling  through  the  cracks,  which  client,  team  member,  or  category  of  work  is  falling  through  the  cracks.  

Can  you  quickly  review  work?  

 

Using  our  preloaded  filters,  simply  use  the  “needs  review”  func7on  to  see  work  that  needs  your  aXen7on.  

Is  it  proven?  

 

Jetpack  Workflow  has  tracked  over  85,000  jobs  and  tasks,  and  works  with  professionals  from  all  over  the  world.  

Is  it  secure?  

 

Jetpack  Workflow  uses  top  of  the  line  encryp7on  (SSL  Cer7fied),  as  well  as  manages  mul7ples  backups  every  day.    

Want  to  Learn  More?  

Click  Here  to  View  an  in-­‐depth  Video  Tour  of  Jetpack  Workflow    

To  Learn  More  or  to  Start  Your  Full,  14  Day  Free  Trial,  Visit  JetpackWorkflow.com