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Acción contra el hambre
TDR / ARRENDAMIENTO DE SERVICIOS DE
HOSTELERÍA Y ESPACIOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Documento de condiciones y requisitos
1. CONTEXTUALIZACIÓN ......................................................................................................... 2
2. RESUMEN DE LA PROPUESTA ........................................................................................... 2
3. PRESUPUESTO Y CALENDARIZACIÓN ............................................................................ 5
4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS .................................................................................... 5
5. PROCESO DE SELECCIÓN Y CRONOGRAMA ................................................................ 6
1. CONTEXTUALIZACIÓN
Acción contra el Hambre es una organización cuya misión es combatir el hambre en el
mundo a través de proyectos de cooperación al desarrollo en torno a Nutrición y Salud,
Agua, Saneamiento e Higiene, Seguridad Alimentaria y Medios de Vida, Emergencias,
Incidencia y Empleabilidad.
Acción contra el Hambre organiza todos los años una Reunión Internacional en la que
participan representantes de toda la red internacional de la organización, procedentes de
España, Francia, Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Alemania, India y las misiones de
Acción contra el Hambre en todo el mundo. Durante tres días, los participantes se reúnen
para dialogar, debatir y poner en común sus puntos de vista, propuestas y planes de
acción para la futura estrategia de la organización.
2. RESUMEN DE LA PROPUESTA
El objetivo del presente documento es describir los requisitos y condiciones para el
arrendamiento de servicios necesarios para la celebración de la Reunión Internacional.
En 2020, Acción contra el Hambre quiere celebrar su Reunión Internacional los días 1, 2
y 3 de junio de 2020 en España. Las fechas alternativas serían los días 3, 4 y 5 de junio.
Para la edición de este año, Acción contra el Hambre está interesada en realizar su
Reunión Internacional en Madrid. No obstante, nuestra organización está totalmente
abierta a recibir también propuestas procedentes de otras localidades españolas con
aeropuerto internacional con conexión directa con Estados Unidos, tales como
Barcelona, Valencia y Málaga. El proveedor deberá encontrarse a menos de una hora en
coche desde el aeropuerto internacional. La elección de la ciudad para la reunión
dependerá finalmente de las condiciones de las propuestas recibidas, en base a los
criterios objetivos de selección detallados en el apartado 5.
Proveedores en Madrid
En caso de que el proveedor se encuentre en Madrid, los servicios que se pretenden
contratar son los siguientes:
1. Servicio de hostelería
Habitaciones individuales (con desayuno incluido) para las fechas y grupos de personas
especificados a continuación:
• Grupo 1: 20 personas
Fecha de entrada: 25/05/2020
Fechas de salida: 04/06/2020
• Grupo 2: 25 personas
Fecha de entrada: 28/05/2020
Fecha de salida: 04/06/2020
• Grupo 3: 80 personas
Fecha de entrada: 31/05/2020
Fecha de salida: 04/06/2020
• Grupo 4: 10 personas
Fecha de entrada: 31/05/2020
Fecha de salida: 06/06/2020
2. Espacios para la organización de conferencias y reuniones
Para la organización de la Reunión Internacional, Acción contra el Hambre necesitará
varios espacios para conferencias y reuniones con mobiliario (mesas y sillas) y medios
audiovisuales (proyectores, pantallas y micrófonos):
− 1 sala de reuniones para 30 personas (25, 26, 27 y 28 de mayo)
− 1 sala de reuniones para 25 personas (29 y 30 de mayo)
− 1 sala plenaria para 120-150 personas en montaje escuela o aula (1, 2, y 3 de junio)
− Entre 7 y 10 salas de reuniones para para 20-25 personas, algunas de las cuales
pueden formarse al panelar la sala plenaria (1, 2 y 3 de junio).
− 1 sala de reuniones para 10 personas (4 y 5 de junio).
Asimismo, se requerirá servicio de catering para las pausas café (mínimo dos al día, una
por la mañana y otra por la tarde) y almuerzo durante esos días.
Proveedores en otras localidades españolas
En caso de que el proveedor se encuentre en Barcelona, Valencia o Málaga, los servicios
que se pretenden contratar son los siguientes:
1. Servicio de hostelería
Habitaciones individuales (con desayuno incluido) para las fechas y grupos de personas
especificados a continuación:
• Grupo 1: 25 personas
Fecha de entrada: 28/05/2020
Fecha de salida: 04/06/2020
• Grupo 2: 110 personas
Fecha de entrada: 31/05/2020
Fecha de salida: 04/06/2020
• Grupo 3: 10 personas
Fecha de entrada: 31/05/2020
Fecha de salida: 06/06/2020
2. Espacios para la organización de conferencias y reuniones
Para la organización de la Reunión Internacional, Acción contra el Hambre necesitará
varios espacios para conferencias y reuniones con mobiliario (mesas y sillas) y medios
audiovisuales (proyectores, pantallas y micrófonos):
− 1 sala de reuniones para 25 personas (29 y 30 de mayo)
− 1 sala plenaria para 120-150 personas en montaje escuela o aula (1, 2, y 3 de junio)
− Entre 7 y 10 salas de reuniones para para 20-25 personas, en montaje cabaret o
similar, algunas de las cuales pueden formarse al panelar la sala plenaria (1, 2 y 3 de
junio).
− 1 sala de reuniones para 10 personas (4 y 5 de junio)
Asimismo, se requerirá servicio de catering para las pausas café (mínimo dos al día, una
por la mañana y otra por la tarde) y almuerzo durante esos días.
3. PRESUPUESTO Y CALENDARIZACIÓN
El presupuesto se establece para los días que durará el arrendamiento de servicios,
incluidos todos los impuestos. En el presupuesto se especificará en función del servicio
prestado y, en caso de ser servicios específicos, se especificará el precio de cada servicio.
4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Las empresas interesadas podrán presentar sus propuestas para uno o ambos de los
servicios requeridos, debiendo presentar los siguientes puntos:
1. Servicio de hostelería
• Número de habitaciones individuales (con desayuno incluido) que pueden ofertar
para los grupos y fechas mencionados en el apartado 2.
• Precio por noche por habitación.
2. Espacios para la organización de conferencias y reuniones
• Precio por día de una sala con capacidad para 30 personas, incluyendo mobiliario
(mesas y sillas) y medios audiovisuales (proyectores y pantallas). Disponibilidad de
las salas durante los días 25, 26, 27 y 28 de mayo de 2020.
• Precio por día de una sala con capacidad para 25 personas, incluyendo mobiliario
(mesas y sillas) y medios audiovisuales (proyectores y pantallas). Disponibilidad de
las salas durante los días 28 y 29 de mayo de 2020.
• Precio por día de una sala plenaria con capacidad para 150 personas en montaje
escuela o aula, incluyendo mobiliario (mesas y sillas) y medios audiovisuales
(proyectores, pantallas y micrófonos). Disponibilidad de esta sala durante los días 1,
2 y 3 de junio de 2020.
• Número de salas con capacidad para 20-25 personas en montaje cabaret o similar y
precio de cada una de las salas por día, incluyendo mobiliario (mesas y sillas) y medios
audiovisuales (proyectores, pantallas y micrófonos). Disponibilidad de las salas
durante los días 1, 2 y 3 de junio de 2020.
• Precio por día de una sala con capacidad para 10 personas, incluyendo mobiliario
(mesas y sillas) y medios audiovisuales (proyectores y pantallas). Disponibilidad de
las salas durante los días 4 y 5 de junio de 2020.
• Precio del Servicio de Catering por cada una de las pausas café (mínimo 2 al día) o
por el conjunto de estas.
• Precio del almuerzo por día o por el conjunto de los días.
Además, los proveedores deberán enviar firmados los siguientes documentos (en anexo):
• Regulación de Buenas prácticas en Negocios
• Cuestionario de Responsabilidad Social Corporativa
5. PROCESO DE SELECCIÓN Y CRONOGRAMA
Cada proveedor deberá presentar la oferta desglosada según los requisitos descritos en
el apartado anterior de los términos de referencia.
Acción contra el Hambre se reserva el derecho de aceptar las propuestas parcialmente o
en su totalidad.
Los criterios objetivos para la selección serán:
• Valoración económica
• Capacidad de cumplir con los requisitos del servicio
• Experiencia demostrable en actividades similares
• En caso de haber dos o más propuestas con condiciones similares, se valorará
positivamente que el servicio se preste en Madrid.
Las propuestas completas deben enviarse a: [email protected] antes
del 7 de febrero de 2020.
ANEXOS
REGULACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EN LOS NEGOCIOS DE
ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE ESPAÑA
Acción contra el Hambre aborda las causas y efectos del hambre y las enfermedades que amenazan la vida de los niños, mujeres y hombres vulnerables. Somos, desde nuestra creación en 1979 en Francia, una organización no gubernamental, apolítica, aconfesional y sin ánimo de lucro.
Esta Regulación de Buenas Prácticas en Negocios es la base de la relación
profesional entre Acción contra el Hambre y los proveedores.
Son las normas generales válidas, a menos que se mencionen en el contrato otras
condiciones particulares. En caso de conflicto de términos entre los documentos, las
condiciones del contrato del expediente de licitación prevalecerán sobre esta
Regulación de Buenas Prácticas en Negocios.
Principios del procedimiento de licitación
Acción contra el Hambre tiene procedimientos trasparentes para adjudicar mercados. Sus
principios esenciales son:
– Transparencia en el proceso de compra.
– Proporcionalidad entre los procedimientos seguidos para la adjudicación de
contratos y el valor de los mercados
– Tratamiento igualitario de proveedores potenciales
Los criterios comunes para seleccionar un proveedor son:
- Autorización para operar en el mercado
- Capacidades financieras
- Capacidades económicas
- Pericia técnica
- Capacidades profesionales
Los criterios comunes para adjudicar un mercado son:
- Adjudicación automática (la oferta más barata que cumpla todos los
requisitos)
- Mejor relación calidad-precio (precio/ratio de calidad).
Además Acción contra el Hambre está orientada a limitar al máximo su impacto sobre
el medio ambiente y exige que sus proveedores y subsidiarios actúen de la misma
forma.
Mala conducta, no elegibilidad y exclusión Acción contra el Hambre considera los siguientes comportamientos de mala
conducta, como razón válida de exclusión sistemática del procedimiento de
adjudicación de mercado y motivo de terminación de todas las relaciones
profesionales y contratos:
- Fraude definido como cualquier acto u omisión relativo a:
• El uso o presentación de declaraciones o documentos falsos,
incorrectos o incompletos que tengan como efecto la apropiación
indebida o retención improcedente de los fondos de Acción contra
el Hambre o de donantes institucionales.
• No revelación de información, con el mismo efecto.
• La utilización indebida de dichos fondos para otros propósitos
distintos a aquellos para los que fueron originariamente
concedidos.
- Corrupción activa: prometer u ofrecer ventajas de forma deliberada a un
funcionario para que actué o deje de actuar según sus obligaciones, para daño
o tentativa de daño de los intereses de Acción contra el Hambre o de los
donantes institucionales.
- Colusión: coordinación de empresas de carácter competitivo, con el resultado
probable de una subida de precios, producción limitada y beneficios de las
compañías colusorias más elevados de los que serían en caso contrario. Un
comportamiento colusorio no se basa siempre en la existencia de acuerdos
explícitos entre empresas, ya que puede ser tácito.
- Prácticas coactivas: daños o tentativa de daño, directa o indirectamente, a
personas o a sus propiedades con el objeto de influenciar su participación en
un proceso de licitación, o para afectar la ejecución de un contrato.
- Soborno: ofrecer al personal de Acción contra el Hambre, nacional o
expatriado, regalos monetarios o de cualquier otro tipo para obtener mercados
adicionales o para continuar con un contrato.
- Participación en una organización criminal o en actividades ilegales de
cualquier otro tipo, determinadas por sentencia judicial por el gobierno de los
Estados Unidos, la UE, las NNUU o cualquier otro donante que financie
Acción contra el Hambre.
- Prácticas no éticas de gestión de recursos humanos: explotación de trabajo
infantil y no respeto de los derechos sociales fundamentales y condiciones de
trabajo de los trabajadores o subcontratistas.
- Explotación o abuso sexual: cualquier forma de abuso sexual, psicológico o
verbal, así como el acoso físico. Esto incluye las siguientes prácticas: acoso
sexual, abuso sexual, relaciones sexuales con niños, agresión sexual,
explotación sexual o cualquier otra contribución al mercado del sexo.
Acción contra el Hambre se reserva el derecho de utilizar herramientas internacionales
de filtro de proveedores para comprobar el posible involucramiento de los proveedores
en prácticas ilegales o inmorales.
Acción contra el Hambre excluirá de un proceso de licitación a cualquier candidato
o licitador que se encuentre en uno de los siguientes casos:
- En situación de bancarrota o liquidación, con asuntos administrativos en los
tribunales, en negociaciones con los acreedores, en suspensión de las
actividades comerciales, en situación de ser objeto de procesos en relación a
estos asuntos, o en cualquier otra situación análoga que surja de un proceso
similar contemplado en la legislación o regulaciones nacionales.
- Haber sido declarado culpable de delito relacionado con la conducta
profesional por un juzgado con el valor de res judicata.
- Haber sido declarado culpable de mala conducta profesional probada por
cualquier tipo de medio que Acción contra el Hambre pueda justificar.
- No haber cumplido las obligaciones relacionadas con el pago de
contribuciones a la seguridad social o de impuestos según las disposiciones
legales del país en las que se esté establecido o de aquellos países donde estén
operando misiones de Acción contra el Hambre o de aquellos países donde se
va a ejecutar el contrato.
- Haber sido objeto de juicio con el valor de res judicata por fraude, corrupción,
participación en organización criminal o cualquier otra actividad ilegal en
detrimento de los intereses financieros de las Comunidad.
- Haber sido declarado en situación de incumplimiento grave de contrato por
quiebra en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales en otro
procedimiento de licitación previo.
Acción contra el Hambre no adjudicará contratos a candidatos o licitadores que, durante
el proceso de licitación:
- Están sujetos a conflictos de interés.
- Son culpables de distorsión al proporcionar a Acción contra el Hambre la
información solicitada como condición de participación en el procedimiento
de contrato o fallo en el momento de proveer esta información.
Información a los donantes y disposición para donantes institucionales
Acción contra el Hambre informará inmediatamente a los donantes institucionales y
facilitará toda la información relevante en el caso de que un proveedor, candidato o
licitador está involucrado en prácticas corruptas, fraudulentas coercitivas o similares.
Además los contratistas están conformes en garantizar el derecho al acceso a sus
documentos financieros y contables, a los representantes de los donantes institucionales
de Acción contra el Hambre con el propósito de controles y auditorias.
Documentos para ser proveedor
A continuación, se indica la documentación mínima que podrá tener que suministrar un
contratista que trabaje para Acción contra el Hambre:
- Documento nacional de identidad personal del proveedor/representante de la
compañía.
- Situación y registro de la compañía.
- Orden de misión o poder notarial autorizando al representante a contactar.
Nota importante: Puede solicitarse documentación adicional para un mercado en
concreto.
Además, el contratista debe tener la capacidad de facilitar por lo menos: factura, recibo,
way bill (o hoja de envío), facilitar una certificación de estar al corriente en el pago de
impuestos, certificar documentos con sello oficial.
Política Anticorrupción Si piensas que la acción de alguien (o de un grupo de personas) que trabajan como
asalariados o voluntarios en programas de ACF-España es responsable de la violación
de las reglas expresadas arriba, debería mandarse un informe a través del canal de alerta
(whistleblower).
Para facilitar el tratamiento, los informes deberían contener la información más precisa
posible; el nombre y datos de contacto son opcionales, aunque recomendables. Todos
los informes se tratan de manera confidencial según lo permitido por la ley. ACF-
España hará todos los esfuerzos razonables para preservar la confidencialidad del
alertante y para proteger futuros alertantes de cualquier posible represalia.
Los informes se envían de la siguiente manera: [email protected]
A COMPLETAR POR LOS PROVEEDORES:
Yo, el abajo firmante ………………………… nombre del representante………………………
representante de
……………… nombre de la compañía …………………… certifico que he leído y entendido estas
normas.
En nombre de la compañía a la que represento, acepto los términos de la Regulación de
Buenas Prácticas en Negocios de Acción contra el Hambre y me comprometo a alcanzar
un rendimiento óptimo en caso de que a……………… nombre de la compañía
……………………se le adjudique un mercado.
Firmando el presente documento, certifico que ……………… nombre de la
compañía…………………… no ha facilitado, y tomará todas las medidas necesarias para
asegurarse de no facilitar y de que no facilitará conscientemente, soporte material o
recursos a cualquier persona, compañía o entidad que sea o se haga responsable, soporte,
facilite o participe en actos de fraude, corrupción activa, colusión, practicas coercitivas,
soborno y que haga parte de una organización criminal, esté involucrada en actividades
ilegales o en prácticas no éticas de gestión de Recursos Humanos, como la contratación
de menores y la falta de respecto de los derechos sociales fundamentales y las condiciones
o los estándares de trabajo según lo definido por la Organización Internacional del
Trabajo (OIT), en particular con respecto a la no discriminación, libertad de asociación,
pago del salario mínimo legal nacional, trabajo forzoso y el respecto de las condiciones
de trabajo e higiene; o que sea o se haga responsable, soporte, facilite o participe en
prácticas de explotación o abuso sexual, entendiendo como tales cualquier forma de abuso
sexual, psicológico o verbal, así como el acoso físico. Esto incluye las siguientes
prácticas: acoso sexual, abuso sexual, relaciones sexuales con niños, agresión sexual,
explotación sexual o cualquier otra contribución al mercado del sexo.
Por último certifico que ……………… nombre de la compañía…………………… no está
involucrada en ningún proceso judicial o acción judicial en nombre de la compañía, o por
cuenta de cualquier otra persona o entidad, en contra de la compañía, de fraude,
corrupción, soborno, o cualquier otra actividad ilegal y que no ha sido condenada por
estas prácticas en ninguna ocasión
Nombre:
………………………………………………………………………………….
Posición:
…………………………………………………………………………………..
Fecha: ……. /……… / ………
Firma:
…………………………………………………….
Sello:
CUESTIONARIO RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC) DE PROVEEDORES
SUPPLIERS CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY (CSR) QUESTIONNAIRE
Señale las herramientas de RSC que esté utilizando actualmente: Please, indicate CSR tools currently implemented: Memoria de Sostenibilidad (GRI) | Global Reporting Initiative (GRI).
Código Ético/ Código de Conducta | Ethic Code / Code of Conduct.
Comité Ético | Ethic Committee. Departamento de RSC | CSR Department.
Norma SGE 21 Forética | Forética SGE 21 Standard.
Signatario del Pacto Mundial de Naciones Unidas | United Nations Global Compact Signatory (http://www.unglobalcompact.org)
Certificado SA 8000 | SA 8000 Certificate.
ISO 14000 | ISO 14000 Standard.
Familia de Normas ISO / EFQM | ISO/EFQM Quality Control group of standards.
Política de Igualdad de Género | Gender Equality Policy.
Otras Certificaciones / Auditorías RSC | Other CSR certificates/ audits. En caso afirmativo, especifique | Specify, if applicable): ............................................................................................................................. ......................... ......................................................................................................... ............................................. ............................................................................................................................. ......................... ...................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .........................
Nombre y apellidos | Full name: ……………………………………………………......................................... Posición: | Position: …………………………………..……………………………………………………………………. Empresa: | Company:………………………………………………………………….…………………………………... Fecha | Date: ……… / …………. / ……… Firma | Signature:
………………..…………………………………….
Sello | Stamp:
