Beleidsplan Stichting Team Erob

2016

Opsteller: Erwin de Kleer

Versie: 1.0

Jaar: 2016

Datum: 1-1-2016

Stichting Team Erob

Voorwoord:

Voor u ligt het beleidsplan van Stichting Team Erob 2016, met dit plan willen wij u inzicht geven in o.a. de samenstelling van de stichting lees organisatie structuur, onze missie en visie, het beoogde doel, hoe wij deze willen bereiken en ons financieel beleid.

In het beleidsplan geven wij u graag een helder beeld van onze activiteiten van Team Erob. Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van de Stichting en in het bijzonder voor onze ( potentiële ) donateurs.

De oprichting van een stichting vraagt om een professionele aanpak en moet daarmee zorg dragen voor een stuk vertrouwen bij donateurs. Hiermee willen wij aantonen dat het niet for fun is maar echt aanpak nodig heeft en doneren voor het goede doel centraal staat.

Stichting Team Erob is opgericht in 2014 en heeft zich vanuit een enthousiasme het doel gesteld haar steentje bij te dragen om de wereld een klein beetje beter te maken. Dit doen wij geheel belangeloos, wij organiseren verschillende acties en evenementen die geld opleveren die wij doneren aan een goed doel, zoals bijvoorbeeld: Serious Request / Stichting doe een wens / Cliniclowns / Liliane Fonds etc.

Aldus opgemaakt te Alphen aan den Rijn, jan. 2016

Stichting Team Erob Erwin de Kleer & Robin van Beijnen

Inhoudsopgave beleidsplan Stichting Team Erob Blz.

Voorwoord………………………………………………………………..2

1.Doelstellingen van Team Erob

1.2Missie en Doel……………………………………………………4

2.Onze organisatie

2.1Het Bestuur………………………………………………………5

2.2 Onze gedragscode en ethiek…………………………………..5

2.3Vergadercyclus…………………………………………………..6

2.4Activiteiten………………………………………………………..6

2.5Vrijwilligers……………………………………………………….6

2.6Financieel jaarverslag…………………………………………..7

2.7 Duur en toekomst………………………………………………..7

3Financiën

3.1Wijze van gelden / donaties werven…………………………..7

3.2Middelen werven………………………………………………..7

3.3 Kosten en declaratie…………………………………………….8

3.4 Financieel beleid………………………………………………...8

4Communicatie

4.1Gebruik van hedendaagse sociale media…………………….8

4.2Onze website en Feedback…………………………………….9

4.3Informatie materiaal en reclame……………………………….9

Digitale Flyer Stichting Team Erob……………………………………10

Hoofdstuk 1 Missie en Doel: Jaar 2016.

Stichting Team Erob heeft als doel, zoveel mogelijk geld inzamelen om uit eindelijk een mooie donatie te kunnen schenken. Gekozen doel voor 2016 / 3FM Serious Request, Locatie Glazenhuis Breda / het Nederlandse Rode Kruis.

Het doel van Serious Request dit jaar: word bekend gemaakt in juli 2016

Onze missie is uiteengezet:

Hoe helpen wij: Zoveel mogelijk geld in depot krijgen en houden om uiteindelijk dit in dec. 2016 te kunnen doneren aan 3FM Serious Request / het Nederlandse Rode Kruis.

Maar hoe willen we dit als Stichting Team Erob bereiken:

1. Door het ontvangen van geld donaties;

2. Het sponsoren van een Crazy Credit, dit zijn opdrachten die wij gedurende onze Editie Noordkaap uitvoeren voor een geld donatie;

3. Donaties door deelnamen aan een van onze sport- events;

4. Diversen samenwerkingsverbanden met kleine ondernemers;

5. Diversen samenwerkingsverbanden met de muziekindustrie;

Bovenstaande is slechts een kleine uiteenzetting van wat het straks uiteindelijk gaat worden. Wij bedenken bijna wekelijks een nieuwe actie dan wel samenwerkingsverband. Ontwikkelingen op dit item zijn dynamisch en wisselend in allerlei vormen .

Hoofdstuk 2 Onze organisatie.

2.1 Het Bestuur:

Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur, beleid, financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit twee bestuursleden die gezamenlijk 3 rol- verantwoordelijkheden tot zich nemen lees; een voorzitter, een secretaris een penningmeester, gezamenlijk vormen zij het dagelijks bestuur van de stichting. Hieronder vindt u de toegekende verantwoording.

Het dagelijks bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten.

De overige taken worden verdeeld over twee bestuursleden en andere

vrijwilligers. De bestuursleden genieten voor hun werkzaamheden geen beloning in de vorm van salaris enkel worden er declaraties en andere onkosten vergoed aan bestuursleden. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd.

Tot bestuurders zijn benoemd:

- Erwin de Kleer (Secretaris)

- Robin van Beijnen (Penningmeester)

- Robin van Beijnen (Voorzitter)

2.2 Onze gedragscode en ethiek:

Voor het bestuur staat integriteit in de meest brede zin hoog in het vaandel. Dat betekend dat tegenstrijdigheden tussen persoonlijke ( financiële ) belangen en het bestuurslidmaatschap worden vermeden, lees een uitbetaling middels salaris. Overige kosten die bestuursleden maken voor verblijf en vervoer worden vanuit sponsorgelden bekostigd, dit wordt ten alle tijden duidelijk vermeld aan sponsoren. Maar ten alle tijden worden de kosten beperkt, lees een voedsel vergoeding van gemiddeld € 20 euro per dag per persoon / brandstof en overnachting van gemiddeld € 35 euro per persoon per nacht.

De kosten worden tot een maximum beperkt van 10% van de totale ontvangen giften van onze donateurs, in dat jaar. Zie hoofdstuk 3 voor details en verder uitleg

Alle sponsorgelden die overblijven na onkosten en declaratie worden direct gedoneerd aan het gekozen goede doel van dat jaar.

2.3 Vergadercyclus:

Het bestuur vergadert minimaal vier keer per jaar en verder zo vaak als de bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering.

Uitgangspunt: vergadering en gemaakte afspraken worden niet formeel vastgelegd enkel wanneer een van de bestuursleden dit / onderling nodig acht.

2.4 Activiteiten in 2016:

2016 organiseert, Stichting Team Erob, haar Editie Noordkaap, deze uitdaging start 7 dec. 2016 dan vertrekken wij uit Nederland richting de Noordkaap, gestelde prognose is dat wij 20 dec. weer arriveren in Nederland. Voor Team Erob is dit de belangrijkste activiteit van 2016, deze uitdaging sluit naadloos aan op onze ambitie. Zo veel mogelijk geld inzamelen voor Serious Request 2016, in tijden van financiële crisis, een top prestatie die alleen met succes kan worden bereikt door hard werken en werven.

Dit gekoppeld aan onze Editie Noordkaap, een autorit in koude en barre omstandigheden, een afstand van 7200 kilometer, met bijna alleen ice roads en weinig tot geen daglicht in een tijdsbestek van ong. 12 dagen. Beide Stichtingselementen een gigantische uitdaging en top prestatie.

Naast het organiseren van onze Editie Noodkaap, organiseren wij diversen nevenactiviteiten en samenwerkingsverbanden, dit bovenstaande succesvol te kunnen voltooien.

Denk aan het organiseren van diversen sportevenementen waar deelnemers doneren voor het goede doel. Trainers en begeleiders organiseren vrijwillig deze evenementen. Het organiseren van een BBQ feest die volledig in het tekenstaat van geld doneren. Aanvullend worden er 2 feesten gegeven, in 2 verschillende uitgaansgelegenheden in Alphen aan den Rijn, dit eveneens als doel, zoveel mogelijk geld inzamelen voor Serious Request 2016.

Het aangaan van verschillende samenwerkingsverbanden met organisaties in Dordrecht en Alphen aan den Rijn om zo naamsbekendheid te genereren en de stroom van donatie gelden te vergoten.

Boven gesteld is enkel een greep uit reeds lopende verbanden, ideeën en samenzweringen, deze zullen gedurende onze voorbereidingen alsmaar uitbreiden.

2.5 Vrijwilligers.

Om de haalbaarheid en kwaliteit te waarborgen laat Stichting Team Erob zich

ondersteunen en adviseren door een aantal vrijwilligers:

- werving sponsors en donateurs;

- uitvoering van projecten.

2.6 Financiële Jaarrekening:

Het bestuur legt in de financiële jaarrekening, financiële verantwoording af voor het door de stichting gevoerde beleid over een kalenderjaar. De jaarrekening zal jaarlijks vóór 1 april verschijnen. De financiële jaarrekening is voor iedereen inzichtelijk en terug te vinden op onze internetsite: team-erob.weebly.com

2.7 Duur en toekomst:

De Stichting heeft een terugkerend karakter, met lage frequentie, hiermee zeggende dat de Stichting enkel is op gericht voor deelnemen aan events wanneer dat zo uitkomt. De vastgestelde frequentie is voorlopig 1x in de 2 jaar.

Hoofdstuk 3 Financiën.

Stichting Team Erob hecht veel waarde aan om met lage kosten donateurs en andere belangstellende op een energieke en pakkende manier steeds weer te informeren en te betrekken bij de ontwikkeling en het werk van onze Stichting.

Dat betekend dat wij alleen werken met vrijwilligers of zelf aan het roer staan, dit om de kosten te beperken en daarmee onze uiteindelijke donatie te kunnen vergroten.

3.1 Wijze van Gelden werven:

De activiteiten van Stichting Team Erob worden volledig gefinancierd door giften,

sponsoring en donaties. Onze Stichting werkt met particulieren en bedrijven die

incidenteel en vaak eenmalig een bedrag storten. Hierin geldt absoluut geen minimaal bedrag. Alle beetjes helpen en willen niemand iets opleggen.

Ons financiële depot wordt als volgt opgebouwd:

1. Door geld donaties;

2. Het sponsoren van een Crazy Credit;

3. Donaties door deelnamen aan een van onze sport- events;

4. Diversen samenwerkingsverbanden met kleine ondernemers;

5. Diversen samenwerkingsverbanden met de muziekindustrie;

6. Enz.

Bovenstaande is slechts een greep uit onze creativiteit om zoveel mogelijk geld in te zamelen voor het goede doel.

3.2 Middelen werven:

Naast het verweven van gelden hecht Stichting Team Erob heel veel waarde aan donaties in middelen. Dit i.v.m. de koste besparing die gepaard gaat met een dergelijke donatie.

Als voorbeeld, krijgen wij de winterbanden, spike banden, veiligheidsmiddelen, thermoskleding, doorwerkjassen, aanvullende auto verlichting gedoneerd. Onze veiligheid tijdens de rit wordt vergroot en uitgaven blijven beperkt.

3.3 Kosten en declaratie:

Stichting Team Erob doneert haar financiële middelen volledig na aftrek van alle onkosten die gekoppeld zijn, lees vaste lasten en professionalisering van de Stichting, kosten die nodig zijn om donatie events te organiseren en eerder genoemde onkosten tijdens onze Editie Noordkaap.

Denk aan, tripkosten als declaratie van Brandstof / veer en tolkosten / verblijf en overnachtingskosten en levensmiddelen. Trip kosten worden verantwoord gedeclareerd middels bewijst last in de vorm van pin transacties dan wel bonnen. Vaste lasten in de vorm van kosten zakelijke bankrekening.

Verder worden er enkel investeringen gedaan met donatie gelden wanneer wij verwachten dat dit na verkoop of actie meer geld oplevert dan het investeringsbedrag. Wat weer ten goede komt aan het goede doel.

Wij beseffen dat dit altijd een investeringsrisico met zich meebrengt, daarom worden degelijk actie wel overwogen genomen.

3.4 Financieel beleid:

Het financieel beleid van Stichting Team Erob is er op gericht om alle donaties, giften en sponsoring ten goede te laten komen aan een gekozen goede doel. Hiermee zeggende dat de investeringen en uitgave een positieve uitwerking hebben op een positieve financiële ontwikkeling of naamsbekendheid als reclame.

Beleid; Onkosten / declaratie opgedeeld in twee, verschillende posities:

1. Vaste, organisatiekosten en professionalisering / lees o.a. financiering van exposure, events, acties, transactie bankkosten, KvK etc. ( word volledig betaald vanuit de ontvangen donaties en giften );

2. Flexibele declaraties, uitgaven / declaratie tijdens onze activiteiten of andere bezigheden kunnen worden gedeclareerd door het bestuur met een maximum vaststelling van 10% van de totaal ontvangen giften, per jaar.

Hoofdstuk 4 Communicatie.

Stichting Team Erob hecht veel waarde aan communicatie middels hedendaagse beschikbare gratis media. Communicatie wordt gezien als een hulpmiddel om ons doel en naamsbekendheid voor de Stichting Team Erob te bewerkstelligen. Het onderhouden en uitbreiden van netwerken is daarom van

groot belang. Het communicatie plan van onze Stichting is er opgericht om enerzijds

contacten naar nieuwe donateurs en sponsoren te leggen. Anderzijds om de bestaande contacten te voorzien van actuele informatie en Updates.

4.1 Gebruik van hedendaagse sociaal media:

Stichting Team Erob is actief aanwezig op de sociale media Facebook, onder de vermelding van Team Erob. Via dit platform willen wij donateurs en sponsoren informeren over ontwikkelingen, acties en geplande activiteiten. Het uitbreiden en onderhouden van dit netwerk is onderdeel van ons communicatiebeleid.

Facebook: team erob

4.2 Onze website:

Een moderne, informatieve website is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs en betrokkenen. De website wordt door het bestuur van de stichting voortdurend verbeterd en geactualiseerd. Zo besparen we kosten op hosting.

Op onze Website wordt er minimaal één keer per week een blog update geplaatst met, wekelijkse ontwikkelingen en leuk vertier.

Op onze website zijn alle ontwikkelingen op het gebied van, Blogs, Updates, gesloten samenwerkingsverbanden, gelden stand van de donaties, informatie over ons is hier terug te vinden. Tevens bied de internetsite mogelijkheden tot geven van Feedback, wij horen graag waar en hoe wij kunnen verbeteren, injectie van professionalsatire. Dit komt uit eindelijk het goede doel ten goede. Het onderhouden van onze internetsite is wezenlijk onderdeel van ons communicatiebeleid.

Adres internetsite: team-erob.weebly.com

4.3 Informatie verstrekking en reclame:

Stichting Team Erob wil minimaal investeren in overheadkosten. Dat betekent dat er in principe geen fysiek foldermateriaal wordt ontwikkeld. De communicatie verloopt

grotendeels digitaal. Er is speciaal een digitale flyer ontwikkeld die aan prospects en geïnteresseerde verstrekt kan worden. De flyer is hieronder terug te vinden.

Voor bepaalde projecten of activiteiten wordt er mits noodzakelijk gericht materiaal ontwikkeld, waarvoor altijd een sponsor gezocht wordt. Mits dit niet volledig of deels lukt wordt er gekeken naar minimale uitgaven om zo koste te besparen en toch reclame te kunnen verstrekken.

Beste Lezer: ( Info sheet 2016 / Stichting Team Erob )

Via deze weg willen wij je bereiken ons te helpen om zoveel mogelijk geld in te zamelen voor het goede doel namelijk, Het Rode Kruis, via 3FM Serious Request 2016! Het doel van deze flyer is om een indruk te geven van onze uitdaging.

Onze Team Erob editie Noordkaap:

In twee weken tijd met de auto de Noordkaap aantikken en weer terug. Ruim 7200km over zwaar besneeuwde ijs-wegen en maximaal 4 tot 5 uur daglicht per dag. De resterende tijd van de dag is het volledig donker of schemerig en de temperaturen die wij gaan ervaren liggen soms wel tegen de -50 graden. Wij overnachten in een speciale hutten en andere minder comfortabele accommodaties.

Straatverlichting en strooimachines zijn bovendien zeldzaam in de gebieden die wij doorkruizen. Al deze factoren geven onze reis een extra uitdaging en verhoogd de moeilijkheidsgraad.

Dagelijks wordt er gemiddeld boven de 500km per dag afgelegd en dit in gevecht tegen de kou, sneeuw, ijs, het donker, onze eigen biologische klok en slaap. Gedurende deze roadtrip voeren wij, als tegenprestatie voor onze sponsors, verschillende opdrachten uit., wij noemen dit Crazy Credits

Denk bijvoorbeeld aan 5 kilometer hardlopen bij -30graden! Deze en andere uitdagende opdrachten kunt u terug vinden op onze website: team-erob.weebly.com

Het doel van onze Challenge:

Met deze uitdaging willen wij zoveel mogelijk geld inzamelen voor het goede doel 3FM Serious Request 2016. Het doel van de stille ramp 2016 is: helaas nog onbekend, deze wordt in juli bekend gemaakt. Wat wij wel weten is dat er altijd een stille ramp word gesteund en is dus altijd goed, alles voor een iets betere wereld.

De opbrengst van onze challenge gaat volledig naar Serious Request. Wij kunnen al uw hulp en enthousiasme gebruiken! Wacht niet af, help en sponsor ons, dit kan op heel veel verschillende manier, gewoon geld doneren, door ons een opdracht te geven en weet je zelf iets leuks, contact ons en wij komen samen tot een gave samenwerking

Wat wij kunnen bieden is regionale reclame via radio/tv zenders en huis aan huis bladen.

Ook kunt u stickers aanleveren die wij plakken op onze auto. Maar steun ons vooral omdat u dat zelf leuk vind, dat is voor ons het belangrijkste.

Spread the Word en Deel onze Passie:

Laat het daar niet bij en verspreid deze informatie in je directe omgeving, help ons het netwerk te vergroten en bekendheid van onze actie te creëren. Verspreid deze informatie via welk medium dan ook! Alle kleine beetjes helpen dus deel en like onze facebookpagina: www.facebook.com/teamerob

Ga naar:

Verder vragen wij u een bezoek te brengen aan onze website en onze Facebook pagina hier kunt u meer informatie vinden over: ons team, hoe u ons kunt sponsoren, en voor overige informatie.

Onze Stichting:

Jawel, Wij hebben een Stichting, dit zodat en mits gewenst jullie als ondernemers de sponsoring kunnen verantwoorden in de boekhouding.

Stichting Team Erob / Status ANBI / Zie onze site voor meer info.

Met Vriendelijke groeten,

Erwin en Robin

MET DE VRIENDELIJKE GROETEN VAN TEAM EROB