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8/17/2019 Tecnica s Dear Chivo
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ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administración:
Gestión y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigación
y la cultura
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La Clasificación: Esla labor intelectual yfísica que consiste en
separar ladocumentación deacuerdo con unoscriteriospredeterminados.
CLASIFICACIÓN
Fase del tratamientoarchivístico destinadaa la elaboración de
los instrumentos deconsulta para facilitarel conocimiento yconsulta de losfondos documentalesy colecciones de los
archivos.
DESCRIPCION
Operación archivísticarealizada dentro delproceso de
organización, queconsiste en establecer,secuencias naturalescronológicas y/oalfabéticas, dentro delas categorías y
grupos definidos en laclasificación
ORDENACIÓN
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PROCEDENCIA
FUNCIONES
ORDEN ORIGINALIDENTIFICARCLASIFICACIÓN
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APERTURA
DE
SERIES
Y
SUBSERIES
La documentación producida y recibida por las
oficinas se clasifica y ordena, identificando laSerie y/o Subserie que le corresponda en lasTRD; se ubica de izquierda a derecha en lacarpeta respectiva en forma ascendenteatendiendo al orden natural en que fueron
elaborados o recibidos los documentos.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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CARACTERISTICASINTERNAS:
TEMA: SERIE:CONCEPTOS
SUBTEMA:SUBSERIE:Conceptos Técnicos
1. Empiece a clasificar y agruparla documentación que se refiere a unmismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,CONCEPTOS, CONTRATOS,INFORMES etcétera) e identifique
cada uno de los grupos encontradossin olvidar el nombre al quecorresponde.
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Los documentos sobrantes que no fueronclasificados en cada serie documental(tema) y son generados por otras
dependencias, son consideradosdocumentos de apoyo y NO sedeben transferir al archivo central (porejemplo, normas, informes de otrasdependencias..),pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia,dejando constancia en Acta suscrita por elrespectivo jefe de dependencia.
2. IDENTIFICACIÓN DEDOCUMENTOS DE APOYO
Ley 594Copia Manual
BOLETIN
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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3. Ordenación DocumentalLa Ordenación de los expedientesdebe realizarse por carpetas, enforma de libro; es decir, al abrir lacarpeta debe encontrarse el primerdocumento que generó el trámite yal final de la carpeta la últimaactuación del expediente, de forma
tal que se evidencie el desarrollode los trámites.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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28 de marzo de 2010
Documentomas reciente
3 de marzo de 2010
Tapa portada – cara frontal
Tapa portada – cara interna
Tapa contraportada – interna
FONDO
SECCIONSUBSECCIONSERIESUBSERIECODIGOEXPEDIENTEFECHA INICIALFECHA FINALN FOLIOSN CAJA
13 de enero de 2010
Documento mas antiguo
FONDO
SECCIONSUBSECCIONSERIESUBSERIECODIGOEXPEDIENTEFECHA INICIALFECHA FINALN FOLIOS
N CAJA
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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4. Descarte documental y Retiro dematerial metálico
Consiste en retirar de las carpetas, todos
aquellos documentos que no son de archivocomo por ejemplo: documentos en blanco,fotocopias, duplicados, tarjetas de invitacióno felicitación, entre otros.
La documentación deberá estar libre dematerial metálico, como: ganchos decosedora, clips, entre otros
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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5. Foliación
La foliación se realizara en el momento en que seprepare la documentación para ser transferida de talmanera que se pueda evidenciar el desarrollo de lostrámites.
La foliación es el acto de enumerar los folios solo porsu cara recta, cuya numeración se aplica solamente aesta.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de lahoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), enforma legible y sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir,sin omitir ni repetir números.
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina
superior derecha, en el mismo sentido del texto.
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Si existen errores en lafoliación, ésta se anulará conuna línea oblicua, evitando
tachones1
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3
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FOLIAR CON NUMERADOR Foliar las pastas ni las hojasguarda en blanco y foliarfotografías por su cara recta
Foliar sobre texto
Foliar utilizando números conel suplemento A, B, C, ó bis.
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ARCHIVADOR VERTICAL
SERIE O SUBSERIE DOCUMENTALCODIGO SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL
NOMBRE DEL EXPEDIENTE
HISTORIALABORALDOCENTES40-070-020RAMIREZ CUARTASDANIELC.C.5’826,369
HISTORIALABORALDOCENTES40-070-020RAMIREZ CUARTASDANIELC.C.5’826,369
EXPEDIENTE
CARPETA COLGANTE
HISTORIA LABORAL40-070-020RAMIREZ CUARTAS DANIELC.C. 5’826,369
Identificación de la Celuguiao Marbete
SECCION: TALENTO HUMANOSERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES:HISTORIA LABORALCODIGO: 40-70-000
Identificación de Gabinetes
SECCION:DIRECCION ADMINISTRATIVASERIESOSUBSERIESDOCUMENTALES:PROVEEDORES
A- C
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
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Actas de Comité de Archivo 2000
Actas de Comité de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVADOR HORIZONTAL
H I S T O R I A L A B O R A L D O C E N T E S
4 0 - 0 7 0 - 0 2 0
R A M I R E Z C U A R T A S D A N I E L
C . C .
5 ’ 8 2 6 , 3
6 9
Ordenación Alfabética , cronológica o consecutivade Izquierda a Derecha y de arriba hacia abajo
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El orden del rotulo de lacaja debe coincidir con elde la caja de izquierda aderecha
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INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado delos documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD),previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segúncalendario de transferencias previamente programado.
CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN PORSERIES SEGÚN TRD
UBICACIÓN FISICA EN EL
ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIODOCUMENTAL
TRANSFERENCIADOCUMENTAL
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INICIO
Revisar el Cronograma de
Transferencias Documentales
Identifica las series y subseriesde acuerdo a la TRD
Identifica las carpetas y revisaque los datos este completos
Limpia las carpetas ydocumentos
Realiza la Foliación
Diligencia el Formato deInventario Documental
Realiza la Transferencia
DEPENDENCIAS Y FUNCIONARIOSARCHIVO CENTRAL
Carpetas Inventario Documental
Realiza el Cotejo de los documentos
Archiva y organiza los expediente de acuerdoal procedimiento establecido por la entidad
Fin
Recibe la transferencia
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JORGE A. VARELA R.T. P. ARCHIVISTICA SENA
P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNU. QUINDIO
INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL [email protected] / [email protected]
Tel: 311 281 32 96