TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA. 2 Métodos – são relacionados com a maneira pela qual o trabalho é executado. Processos – são relacionados com o tipo

TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICAGRÁFICA

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Métodos – Métodos – são relacionados são relacionados com a maneira pela qual o com a maneira pela qual o

trabalho é executado.trabalho é executado.Processos – Processos – são relacionados são relacionados

com o tipo de trabalho feito.com o tipo de trabalho feito.Sistema – Sistema – corresponde a um corresponde a um

conjunto de processos conjunto de processos relacionados.relacionados.

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A maior rapidez no circuito das A maior rapidez no circuito das informações, economias de mão-informações, economias de mão-

de-obra e de material, maior de-obra e de material, maior exatidão etc. são obtidas pela exatidão etc. são obtidas pela

simplificação dos métodos simplificação dos métodos administrativos.administrativos.

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INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

A representação gráfica permite esquematizar A representação gráfica permite esquematizar e visualizar os sistema de forma racional, clara e visualizar os sistema de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. por todos os envolvidos. Entre as técnicas de representação gráfica, a Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista de OSM é o mais usada pelo analista de OSM é o fluxograma.fluxograma.Por meio do fluxograma, o analista pode Por meio do fluxograma, o analista pode representar os vários fatores e as variáveis representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, os circuitos de que ocorrem no sistema, os circuitos de informação relacionadas ao processo decisório, informação relacionadas ao processo decisório, bem como as unidades organizacionais bem como as unidades organizacionais envolvidas no processo.envolvidas no processo.

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TÉCNICA DO FLUXOGRAMATÉCNICA DO FLUXOGRAMA

A representação gráfica através do A representação gráfica através do fluxograma representa com fluxograma representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionaisunidades organizacionais..O fluxograma, por meio de símbolos O fluxograma, por meio de símbolos convencionais, representa de forma convencionais, representa de forma dinâmica o fluxo ou a sequência normal dinâmica o fluxo ou a sequência normal de trabalho.de trabalho.

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O fluxograma mostra como se faz o O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas trabalho e penetra em problemas

cuja solução interessa, diretamente, cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma administração ao exercício de uma administração

racional.racional.

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O fluxograma é usado para a O fluxograma é usado para a pesquisa de falhas na distribuição pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações de cargos e funções nas relações

funcionais, na delegação de funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de autoridade, na atribuição de

responsabilidade e em outros responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do aspectos do funcionamento do

processo administrativo.processo administrativo.

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Fluxograma:Fluxograma:É a representação gráfica que É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas no organizacionais envolvidas no processoprocesso..

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O fluxograma objetiva:O fluxograma objetiva:padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;facilitar a leitura e o entendimento;facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;maior flexibilidade; emelhor grau de análise.

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O fluxograma objetiva evidenciar a O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos.dispersão de recursos materiais e humanos.É o meio pelo qual o analista de OSM É o meio pelo qual o analista de OSM consegue articular as diversas etapas de consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois de divisão e distribuição uma rotina depois de divisão e distribuição das tarefas.das tarefas.Os fluxogramas procuram mostrar o modo Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam.as façam.

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O fluxograma objetiva evidenciar a O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, seqüência de um trabalho,

permitindo a visualização dos permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos.de recursos materiais e humanos.

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Os fluxogramas procuram mostrar o Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são modo pelo qual as coisas são

feitas, e não o modo pelo qual o feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as chefe diz aos funcionários que as

façam.façam.

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Os fluxogramas são uma fotografia Os fluxogramas são uma fotografia exata de uma situação real em exata de uma situação real em

foco.foco.

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VANTAGENS DO FLUXOGRAMAVANTAGENS DO FLUXOGRAMA

Vantagens do fluxograma:Vantagens do fluxograma:apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo;possibilidade da apresentação de um filosofia de administração, atuando como fator psicológico;possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões;propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo;

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VANTAGENS DO FLUXOGRAMAVANTAGENS DO FLUXOGRAMA

Vantagens do fluxograma (cont.):Vantagens do fluxograma (cont.):propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários;possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado; epropiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

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INFORMAÇÕES BÁSICAS DO INFORMAÇÕES BÁSICAS DO FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA

Informações básicas provenientes do Informações básicas provenientes do fluxograma:fluxograma:

o tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações;o sentido de circulação ou fluxo de informação;as unidades organizacionais em que se realiza cada operação;o volume das operações efetuadas; eos níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método administrativo representado pelo fluxograma.

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Análise pelo FluxogramaAnálise pelo FluxogramaAs seguintes perguntas básicas devem ser aplicadas:As seguintes perguntas básicas devem ser aplicadas:

(1) Que é feito? Para que serve essa fase? Essas perguntas permitem verificar se (1) Que é feito? Para que serve essa fase? Essas perguntas permitem verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma

delas.delas.(2) Por que essa fase é necessária? Tem ela alguma influência no resultado final (2) Por que essa fase é necessária? Tem ela alguma influência no resultado final da rotina analisada? Há realmente uma necessidade absoluta dessa fase? Se as da rotina analisada? Há realmente uma necessidade absoluta dessa fase? Se as respostas a essas perguntas não forem positivas, a fase deverá ser eliminada.respostas a essas perguntas não forem positivas, a fase deverá ser eliminada.

(3) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase (3) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? Tal mudança de está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? Tal mudança de

local é viável? Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita local é viável? Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita economizará tempo e evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de economizará tempo e evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de

execução e eliminar as fases desnecessárias.execução e eliminar as fases desnecessárias.(4) Quando essa fase deve ser feita? A seqüência está corretamente fixada?(4) Quando essa fase deve ser feita? A seqüência está corretamente fixada?

(5) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? (5) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase? Essas Seria mais lógico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase? Essas

perguntas permitem verificar a extensão da transferência de autoridade e de perguntas permitem verificar a extensão da transferência de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional. Eresponsabilidade dentro da unidade organizacional. E

(6) Como a fase está sendo executada? A resposta a essa pergunta permite (6) Como a fase está sendo executada? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase.encontrar um meio mais fácil de executar a fase.

Quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento Quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos?dos trabalhos?

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SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMASIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA

Os símbolos utilizados nos Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo fluxogramas têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino evidenciar origem, processo e destino da informação componente de um da informação componente de um sistema administrativo.sistema administrativo.Os símbolos convencionais são Os símbolos convencionais são padronizados e representam padronizados e representam elementos ou situações correntes.elementos ou situações correntes.Os símbolos serão apresentados para Os símbolos serão apresentados para cada tipo de fluxograma a seguir.cada tipo de fluxograma a seguir.

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TIPOS DE FLUXOGRAMASTIPOS DE FLUXOGRAMAS

Os principais tipos de Os principais tipos de fluxogramas que o analista de fluxogramas que o analista de OSM pode utilizar são:OSM pode utilizar são:

fluxograma vertical;fluxograma parcial ou descritivo; efluxograma global ou de coluna.

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FLUXOGRAMA VERTICALFLUXOGRAMA VERTICAL

O fluxograma vertical é, normalmente, O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotinas destinado à representação de rotinas simples em seu processamento simples em seu processamento analítico em uma unidade analítico em uma unidade organizacional específica da empresa.organizacional específica da empresa.Vantagens:Vantagens:

poder ser impresso como formulário padronizado; rapidez de preenchimento; maior clareza de apresentação; facilidade de leitura pelos usuários.

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O fluxograma vertical é formado por O fluxograma vertical é formado por colunas verticais onde são colocados os colunas verticais onde são colocados os símbolos convencionais de operação, símbolos convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e transporte, arquivamento, demora e inspeção, a descrição do método atual e inspeção, a descrição do método atual e a unidade organizacional que executa a a unidade organizacional que executa a operação.operação.Pela análise do fluxograma vertical, a Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, combinação, resultam em eliminação, combinação, reclassificação, redistribuição ou reclassificação, redistribuição ou simplificação dos detalhes.simplificação dos detalhes.

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A cada detalhe aplica-se as seguintes A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas:perguntas:

POR QUE – esse sistema é necessário? pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos?O QUE – é feito? quais os passos? estão todos eles incluídos?ONDE – deve isso ser feito? pode ser feito em outro lugar?QUANDO – deve ser feito? pode ser combinado ou simplificado? é feito na referência correta?

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A cada detalhe aplica-se as seguintes A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas (cont.):perguntas (cont.):

QUEM – deve executar a tarefa? outra pessoa pode executá-lo melhor? quem manipula é a pessoa correta?COMO – está sendo executada a tarefa? pode ser executada com equipamento diferente? com esquema diferente?QUANTO – de volume de trabalho está envolvido? pode ser reduzido? precisa de aumento?

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Aspectos básicos do fluxograma vertical:Aspectos básicos do fluxograma vertical:facilitar a descrição das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os símbolos são impressos de maneira que permitem que o analista simplesmente interligue esses símbolos para descrever o sistema existente;reduz as divergências entre entrevistador e entrevistado; eestruturar a proposição de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situação existente.

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Os símbolos utilizados no fluxograma vertical são:Os símbolos utilizados no fluxograma vertical são:

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Exemplo de fluxograma vertical:Exemplo de fluxograma vertical:

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FLUXOGRAMA PARCIALFLUXOGRAMA PARCIAL

Seus aspectos básicos são:Seus aspectos básicos são:descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;também é mais utilizado para levantamentosé de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; eé mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

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Os símbolos utilizados no fluxograma parcial Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:são:

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Sua operacionalização é efetuada Sua operacionalização é efetuada mediante a interligação de seus símbolos.mediante a interligação de seus símbolos.Deve-se notar que o conector é utilizado Deve-se notar que o conector é utilizado para evitar muitas intersecções de linhas.para evitar muitas intersecções de linhas.Outro aspecto é que se torna difícil de Outro aspecto é que se torna difícil de visualização dos documentos manuseados visualização dos documentos manuseados por uma única unidade organizacional, por uma única unidade organizacional, principalmente se houver troca constante principalmente se houver troca constante de documentos entre as unidades.de documentos entre as unidades.

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FLUXOGRAMA GLOBALFLUXOGRAMA GLOBAL

Esse é o tipo de fluxograma mais Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas.utilizado pelas empresas.De maneira resumida, seus aspectos De maneira resumida, seus aspectos básicos são:básicos são:

É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos;Permite demonstrar o fluxo de informações e documentos com maior clareza, dentro e fora da unidade organizacional considerada; eApresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

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Os símbolos utilizados no fluxograma Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:parcial são:

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Terminal:Terminal:É colocado no início e/ou no fim do processo.

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Documento:Documento:Serve para identificar qualquer tipo de documento. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Quando da emissão do documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Quando o documento é emitido em várias vias, a designação simbólica poderá ser conforme abaixo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Os jogos de documentos com denominação variada e de emissão ou recebimento simultâneo devem ser indicados, cada um com seu respectivo nome conforme abaixo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Quando o documento apresentar uma quantidade indefinida de vias, tem-se a representação abaixo.

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Documento (cont.):Documento (cont.):Quando o documento for representado por livros ou fichários principais que são permanentemente usados para registro de informações, pode-se utilizar uma tarja preta do lado esquerdo.

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Conector:Conector:Permite simplificar a vinculação de sub-rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de linhas. Dentro do símbolo deve-se colocar uma letra que permita a identificação de onde se encontra a rotina em continuação.

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Operação:Operação:Mostra qualquer processamento que se realiza sobre um documento. Dentro do círculo, devem ser colocados números de chamada, com as necessárias descrições de cada uma dentro do próprio fluxograma.

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Operação:Operação:Ocorre uma operação quando:

um objeto é modificado em qualquer de suas características físicas;é montado ou desmontado de outro objeto;é disposto ou preparado para outra operação;quando se dá ou recebe informação;quando se efetua um planejamento ou cálculo.

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Operação (cont.):Operação (cont.):Alternativamente, pode-se utilizar um retângulo, dentro do qual pode ser descrito o que a operação está representando.

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Arquivo:Arquivo:Representa qualquer tipo de arquivo. Dentro do símbolo, devem ser colocadas letras que identifiquem a ordem de arquivamento, que pode ser cronológica, numérica ou alfabética.

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Conferência:Conferência:Representa a ação de conferir dois ou mais documentos entre si ou checar a veracidade de cada um com determinado padrão preestabelecido.

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Decisão:Decisão:É utilizado para demonstrar um ponto do sistema em que é necessário seguir por caminhos diferentes. Geralmente, dentro do símbolo encontra-se a assertiva e as saídas são as alternativas sim ou não. A resposta à alternativa é registrada no símbolo.

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Sentido de circulação:Sentido de circulação:Se observa mediante linhas que se utilizam junto com os símbolos e indicam a direção em que estes caminham. Geralmente, as rotinas desenvolvem-se da esquerda para direita e de cima para baixo.A linha contínua cujo sentido é indicado por uma flecha significa que os documentos ou qualquer informação por escrito se deslocam em tal direção.

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Sentido de circulação (cont.):Sentido de circulação (cont.):

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Sentido de circulação (cont.):Sentido de circulação (cont.):A linha intermitente cujo sentido, tambem, é indicado por uma flecha, significa que uma pessoa consulta verbalmente outra.

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Demora ou atraso:Demora ou atraso:Representa um retardamento no processo, geralmente por motivos independentes aos interessados das unidades organizacionais da empresa.

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Material:Material:Este símbolo representa qualquer tipo de material que circule pela empresa.

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Notas explicativas:Notas explicativas:Quando algumas explicações permitem melhor conhecimento do processo, elas devem ser inseridas, por meio de números de chamada, em local apropriado do fluxograma, normalmente na parte inferior do lado direito.

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Inutilização ou destruição do documento:Inutilização ou destruição do documento:As linhas intercruzadas em forma de “X” simbolizam que o documento é destruído e que não voltará a aparecer no processo.

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Áreas de responsabilidade:Áreas de responsabilidade:Para identificação das diferentes áreas, órgãos ou unidades organizacionais por onde tramitam informações ou documentos, delimitam-se campos específicos para cada agente ou unidade organizacional do processo.

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TÉCNICAS DE DESENHOTÉCNICAS DE DESENHO

Com relação à confecção do desenho do Com relação à confecção do desenho do fluxograma, cabe destacar:fluxograma, cabe destacar:

O papel quadriculado é o mais adequado;O tamanho do fluxograma depende da complexidade do sistema e do grau de detalhe que se deseja;É conveniente que seu traçado seja feito a lápis;No canto inferior direito é conveniente colocar as informações básicas (nome da empresa, denominação da rotina, código do fluxograma, nome do analista, data, etc.)

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As unidades organizacionais da empresa devem ser representadas pelas colunas maiores;

Ao definir a localização das áreas de responsabilidade no fluxograma, deve ser levada em conta a proximidade dos setores quanto à troca de informações e documentos;É conveniente separar as rotinas diárias das com tempo maior;

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O número de colunas com a indicação de áreas de responsabilidade em cada fluxograma deve ser reduzido ao máximo (5 a 7);No caso de fluxogramas grandes, é conveniente que se proceda a uma segmentação do desenho em várias folhas.O tamanho dos símbolos deve ser uniforme;É importante que qualquer documento termine seu percurso por um dos seguintes símbolos:

arquivo permanente;documento destruído;término de circuito no fluxograma

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Logo após as colunas reserva-se uma última coluna para notas explicativas ou comentários;

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EXEMPLO DE FLUXOGRAMA EXEMPLO DE FLUXOGRAMA GLOBALGLOBAL

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