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Tecnologías de
Información en la
Gestión Empresarial
2. Enterprise Resource Planning (ERP)
Sesión 4: Procesos y gestión de un ERP
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Objetivo de la Sesión: Al término de la sesión, el alumno ilustrará un proceso de gestión de un Enterprise
Resource Planning (ERP).
.
Contextualización El funcionamiento de una empresa es el resultado de una secuencia de
actividades en las que intervienen los diversos departamentos que conforman una
organización o empresa. Cada departamento cumple con alguna tarea
especificada; cuando estas actividades fluyen a través de la organización se le
conoce como proceso.
No existe unanimidad al momento de identificar los procesos de una empresa,
según John Sviokla y otros investigadores de Harvard, sostienen que solo hay dos
procesos principales, gestionar la línea de producción y gestionar el ciclo de
pedidos.
Por su parte, John Rockert y James Short del MIT definen que son tres los
procesos principales, desarrollo de nuevos productos, entrega de productos a los
clientes y gestión de las relaciones con los clientes.
La mayoría de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave, cada
uno de ellos se pueden subdividir en actividades que son relevantes para la
empresa, pero cabe mencionar hay procesos que sí son generales y comunes
para cualquier tipo de empresa, pero existen procesos muy particulares en función
del giro del negocio.
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Introducción al tema
El funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de los clientes no es una
secuencia aislada de actividades, más bien es el resultado de una secuencia
ordenada y coordinada de actividades en las que intervienen las distintas unidades
organizativas (departamento comercial, departamento de producción,
departamento de administración, etc.) en otras palabras, dentro de la empresa
siempre existe un flujo de actividades, a las que se denominan procesos que tiene
la característica de involucrar a diversas unidades organizacionales.
Dependiendo el modelo de negocio o giro de negocio al que se dedique la
empresa, los procesos agregaran valor al producto y/o servicio, hasta conseguir
un resultado óptimo y de calidad, es por esto que, a los procesos de una empresa
también se les debe identificar como miembros de una cadena de valor.
Hammer y Champy definen un proceso como un “conjunto estructurado y medible
de actividades que se desarrollan en una organización con el objetivo de
conseguir un resultado concreto para algún cliente o mercado específico”, por lo
que un proceso se caracteriza por una secuencia de actividades con ciertas
entradas y salidas medibles.
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Explicación 2.3 Procesos de negocio de un ERP
En el momento en que se estudian los procesos que se llevan a cabo en una
empresa, es interesante realizar una comparación desde el concepto de la cadena
de valor desarrollado por Michael Porter.
Se entiende por valor la cantidad que los clientes están dispuesto a pagar por lo
que la empresa les proporciona ya la cadena de valor es la secuencia de
actividades que general valor para el cliente final.
Dichas actividades de valor se pueden dividir en dos grupos: actividades
primarias que son las inmersas en la creación física del producto y su venta y
entrega al comprador, así como el soporte posterior a la compra, y actividades de
apoyo, que sustentan las actividades primarias y se apoyan entre sí (actividades
administrativas, de I+D, de sistemas de información, de gestión de recursos
humanos, etc.)
La cadena de valor de la empresa (M. Porter)
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los diversos
departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que
constituyen la cadena de valor.
Es por este motivo que los sistemas ERP incluyen el soporte y la integración de
las actividades de los proveedores y los distribuidores SCM (Supply Chain
Management) y CRM (Customer Relationship Management).
2.4 Gestión de un ERP (práctica)
La gestión de procesos implica una visión horizontal del funcionamiento de una
empresa, donde las unidades organizacionales son consideradas como eslabones
de una cadena de prestación de servicios. De esta manera la empresa ya no se
centra en sí misma sino en el cliente.
Procesos principales Subprocesos
Procesos de dirección Investigar el entorno y diseñar la estrategia de la
empresa
Diseñar las actividades a desarrollar coherentes
con la estrategia y sus responsables
Establecimiento de objetivos generales y control
de la empresa
Gestionar la mejora organizacional
Procesos de diseño y
desarrollo de nuevos
productos o mejora de
los productos actuales
Investigar mercados y necesidades del cliente
Analizar la viabilidad comercial, técnica y
financiera
Diseño básico productos o mejora de los
productos actuales
Diseñar, fabricar y evaluar prototipos
Medida de la satisfacción de los clientes
Procesos de marketing y Planificación comercial
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
ventas Promoción y publicidad
Acciones comerciales
Proceso de pedidos de clientes
Control de ventas
Producción y entrega
para empresas
orientadas a producción
industrial
Planificación de recursos necesarios para la
producción
Transformación de los recursos en productos
Entrega/instalación de los productos
Control de entregas: seguimiento de pedidos
Ejecución de servicios
(empresas orientadas a
servicios)
Planificación de recursos necesarios para
proporcionar el servicio
Desarrollo de las capacidades
Entrega del servicio
Control de la calidad del servicio
Facturación y servicio
post-venta
Facturar al cliente
Suministrar servicio post-venta
Responder a las sugerencias o reclamaciones
Procesos de compra e
inventario
Localizar y seleccionar los proveedores
Negociar con los proveedores
Realización de pedidos
Recepción de pedidos
Controlar inventarios
Controlar los pedidos realizados
Procesos de personal Planificación de las necesidades
Contratación
Formación/Carrera
Motivación
Retribuciones
Gestión financiera Planificación financiera
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Negociación con bancos y otras fuentes
Plan de inversiones
Gestión de cobros
Gestión de pagos
Control de tesorería
Contabilización
Procesos de información-
comunicación
Definición de necesidades, tratamiento y proceso
de la información y de la comunicación
Gestión de los sistemas de información
Evaluación de la calidad de la información y de
su utilización en la toma de decisiones
En función de los módulos definidos en la sesión previa, podemos describir el
proceso de negocio implicado en cada uno de ellos.
Módulo de aprovisionamiento: este proceso en una empresa comprende
la gestión de materiales y la relación con los proveedores.
Módulo de producción: se encarga de la gestión de los materiales y
servicios empleados en la cadena de producción de una empresa, así como
los recursos.
Módulo de ventas: se ocupa de la relación de la empresa con los clientes,
dando soporte a todas las actividades comerciales preventa y facilita la
gestión y configuración de los pedidos, la logística de distribución, la
preparación de entregas, la expedición y el transporte.
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Módulo de finanzas: se encarga de la contabilidad y la gestión financiera
de la empresa. Se trata de un módulo esencial dentro del sistema ERP,
cuenta con herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la
contabilidad financiera como la contabilidad analítica o de costos.
Módulo de recursos humanos: permite gestionar la información
relacionada con los empleados de una empresa (datos personales,
formación académica, experiencia, ocupación, salario, historial profesional,
vacaciones, incapacidades, premios, sanciones, etc.).
Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento: facilita el
control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria,
elementos de transporte y repuestos e integra las funciones empresariales
de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos
recursos en las operaciones empresariales.
Para la implementación de un sistema ERP es necesario planificar una
reingeniería de procesos, esto se define, según Hammer, M (1994) como:
“Lal re concepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios,
para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño y criticas
contemporáneas tales como el costo, calidad servicio y rapidez”
La reingeniería permite replantear la forma en la que se realizan las actividades en
los diferentes departamentos de una empresa, permitiendo corregir las malas
prácticas optimizando así la producción y disminuyendo los costos.
Es común que los empleados se vean amenazados por estos cambios, pues
significa un cambio disruptivo en la forma de trabajo tradicional, pero que, sin
embargo, debe realizarse antes de la implementación de un sistema ERP.
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Para la implementación de un ERP dentro de una empresa se debe considerar
una metodología, la cual esté diseñada de manera que la empresa, sus
departamentos y el personal, no se vean afectados y se incorporen en el orden
adecuado. El proceso de implementación no puede hacerse de la noche a la
mañana, y mucho menos es una tarea sencilla. Es por esto que se sugiere
contratar un especialista, algunas de las empresas que comercializan su sistema
incluyen una metodología de aplicación, como lo son el caso de SAP y Oracle,
ambos cuentan con una metodología diseñada paso a paso, para garantizar el
éxito de su implementación.
Metodología de implementación para SAP.
El sistema ERP de SAP cuenta con una metodología de implementación conocida
como ASAP que ayuda a minimizar los riesgos de implementación, esta
metodología se divide en cinco fases:
1. Preparación Inicial: se definen metas, objetivos, roles y responsabilidades.
2. Mapa de procesos: también conocido como blueprint implica la
documentación de procesos, soluciones requisitos técnicos y funcionales.
3. Realización: ajustes de procesos, migración de datos e instalación del
sistema de producción.
4. Preparación final: Se realizan las pruebas finales de incorporación y se
inicia el sistema de producción.
5. Inicio y soporte post-producción: se inician las operaciones y se apoya a los
usuarios en los inicios de sus actividades con el sistema, se resuelven
dudas y se asesora en el uso de los módulos.
Metodología de implementación para
ORACLE AIM (Applications
Implementation Methodology)
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
ORACLE desarrollo la metodología de implementación basado en seis fases en
cascada:
1. Definición: se determinan objetivos,
2. Análisis operacional: listado en detalle de requerimientos para la operación.
3. Diseño de la solución: plan de acción para sobre los requerimientos y
replanteamiento de actividades.
4. Construcción: diseño de actividades para el proyecto
5. Transición: transferencia de personal involucrado en una actividad en
modelo de pruebas, y su paso al modo de producción.
6. Producción: liberación del sistema en la operación.
Éstas son algunas de las metodologías para la implementación, como podrás ver,
existen fases semejantes entre ambas, y todas ellas terminan con la liberación en
producción del sistema.
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Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial
Conclusión Los procesos y módulos descritos responden a la estructura tradicional de un
sistema de gestión ERP, sin embargo, en el momento actual los ERP cubren
funcionalidades adicionales, ofreciendo así opciones que hasta ahora
correspondían a otro tipo de aplicaciones.
Cabe recordar que la filosofía ERP tiene grandes expectativas de integración, de
forma que todo aquello que cae dentro del ámbito empresarial es aceptable dentro
de la misma. La gestión de los clientes es por tanto una de las áreas susceptibles
de tratamiento dentro de un sistema ERP, no obstante problemas de índole
práctica como puede ser la excesiva complejidad del sistema resultante, se por
eso que muchas empresas han decidido desarrollar o integrar soluciones CRM
aparte del propio software ERP que es el tema que abordaremos en la siguiente
sesión.
Replantear los procesos en una empresa tras la aplicación de la reingeniería de
procesos, puede ser un factor de riesgo para la implementación de sistemas ERP,
sin embargo, se pueden tomar medidas preventivas para hacer menos “dolorosa”
la implementación del sistema en las actividades diarias de la empresa, algunas
recomendaciones pueden ser:
• Integrar a los empleados en las actividades de reingeniería de procesos.
• Identificación de personas claves e influyentes en cada área para hacer que
la implementación fluya a través del personal de manera convincente.
• Comentar el plan y las metas conforme se van logrando, para motivar al
personal a seguir los nuevos procesos.
• Ser firme en cuanto a la implementación de los procesos, sin importar que
algunos miembros del equipo se resistan al cambio, el personal se debe
acoplar le guste o no a los cambios de procesos que sean necesarios para
el bienestar de la operación.
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Para aprender más
Existe un programa muy utilizado para la diagramación de procesos de forma
gráfica y muy fácil de utilizar, se llama Visio y es de Microsoft Office. Este software
nos permite representar gráficamente la cadena de valor de una empresa
utilizando iconografía muy amigable. Podrías diagramar procesos que se vean de
la siguiente forma:
Para conocer un poco más de este software te invito a que visites el sitio oficial de
Microsoft Office- Visio, donde podrás ver ejemplos e incluso, descargarte una
versión de prueba gratuita.
http://products.office.com/es/visio/flowchart-software#a
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Actividad de Aprendizaje
Objetivo de la actividad de aprendizaje de la sesión:
El alumno ilustrará un proceso de negocio a través de la gestión de un Enterprise Resource Planning (ERP), en un documento en línea.
Instrucciones: ¿Qué vas a hacer?
Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión:
1. Elige una empresa susceptible de utilizar un ERP para sus procesos de
gestión de negocios.
2. Desarrolla un documento en Word donde ilustres de forma general cada
uno de los procesos a darse en la empresa elegida. Los procesos se
basarán en alguno de los ERP que investigaste en la sesión anterior. Utiliza
los recursos gráficos que consideres pertinentes.
Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte del proceso de
implementación de un ERP.
Material: Como material inicial de consulta puedes usar la lectura de la
sesión, además de aquellas publicaciones especializadas, libros, artículos,
materiales universitarios y detalles técnicos de productos que sean
pertinentes.
También puedes apoyarte de herramientas de diagramación para realizar
esquemas de procesos.
¿Cuál es la forma de entrega?
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Elabora un documento en Word de entre 2 y 3 páginas. Nombra tu archivo de la
siguiente forma: S04TuNombreTuApellido.doc y colócalo en la plataforma.
¿Cómo serás evaluado?
En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:
Forma Ponderación
Portada con datos generales: Universidad, maestría, asignatura, alumno y fecha.
Requisito
Referencias bibliográficas completas y pertinentes.
10 puntos
Ortografía y redacción adecuada. 10 puntos
Contenido
Introducción. El alumno presenta la idea principal de su escrito de forma clara.
10 puntos
Contenido. El alumno:
Desarrollo del contenido Utiliza recursos gráficos pertinentes y
nítidos.
70 puntos
Originalidad del contenido. Requisito para evaluación
Total 100 puntos
¡Adelante con tu actividad!
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Bibliografía
Berenguer, J, Ramos-Yzquierdo, J., (2008) Manual de técnicas del CMP,
herramientas para la innovación de procesos, España, EUNSA
Chiesa, F. (2004) Metodología para selección de sistemas ERP. Argentina:
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De Pablos et. al. (2001) Dirección y gestión de los sistemas de información
en la empresa, España, ESIC Editorial
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http://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtualData/publicaciones/risi/n3_2005/a04.p
df
Gómez, A, Suárez, C. (2012) Sistemas de información, herramientas
prácticas para la gestión empresarial, México, Alfaomega
Mukwasi, C., Seymour, L. (2012) Enterprise Resource Planning Business
Case Considerations: A Review for Small and Medium-Sized Enterprises,
Journal of Innovation Management in Small & Medium Enterprises.