Tehnik dan Dokumentasi Sistem

2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 1

Tehnik dan Dokumentasi Sistem

BAB 2


Tinjauan

Tehnik sistem (TS) adalah berbagai tool yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumentasi SIA dan relasi antar sub SIA.

Terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah.

Teknik Sistem digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA.


Tujuan Belajar

1. Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.

2. Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi.


Tujuan Belajar

3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alir SIA, dan diagram alir data logik.


Tujuan Belajar 1

Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel

pengembang SIA.


Use of Systems Techniquesin Auditing

Apakah 2 komponen dasar dari sebuah kesepatan pengauditan?

1 Audit interim, biasanya membutuhkan beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing).

2 Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing).


Evaluasi Pengendalian Internal

Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sebuah aplikasi SIA.

Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis untuk membangun SIA.

Para auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada SIA.


Uji Kepatuhan (Compliance Testing)

Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan bahwa keberadaan, menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan berjalannya pengendalian internal yang ada.

Uji kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai.


Uji Kepatuhan (Compliance Testing)

Para auditor harus memiliki pemahaman dasar mengenai tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancangan SIA.

Apakah tehnik-tehnik sistem itu?– input-proses-output (IPO)– hierarki plus input-process-output (HIPO)– logical data flow diagrams (DFD)


Kertas Kerja

Apakah yang dimaksud dengan kertas kerja? Kertas kerja adalah catatan-catatan yang dibuat

oleh auditor mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit.

Para auditor membutuhkan standar profesi untuk memelihara kertas kerja.


Kertas Kerja

Meliputi apa saja kertas kerja yang digunakan para auditor dalam auditing?

Angket/kuesiner pengendalian internal– Bagan alir – Bagan alir sistem– Branching dan tabel keputusan


Penggunaan Tehnik Sistem Dalam Pengembangan SIA

Tiga tahap proyek pengembangan SIA1. Analisa SIA2. Rancangan SIA3. Implementasi SIA


Analisa SIA

Analisa SIA meliputi pengumpulan dan pengorganisasian informasi.

Tehnik sistem membantu analist dalam analisa SIA.

Tehnik ini meliputi: Matrik – Diagram alur data logik


Implementasi SIA

Implementasi SIA meliputi rencana perancangan sampai realisasinya.

Dokumentasi adalah bagian terpenting pada tahap ini.

Tool yang digunakan biasanya berupa: - Bagan alir program – Tabel keputusan


Tujuan Belajar 2

Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alur/flowcharting dalam analisa

sistem pemrosesan informasi.


Tehnik-Tehnik Sistem

Apakah bagan alir? Bagan alir adalah sebuah diagram simbol

yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA.

Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.


Simbol Dasar

Input/Output

Proses

Arus dokumen

Anotasi


Simbol Input/Output khusus

Punched Card

Penyimpanan On-Line

Pita MagnetikDisket Magnetik

Pita Punched


Simbol Input/Output khusus

Dokumen

Input manual

Tampilan

CommunicationLink

Penyimpanan Off-Line


Simbol Proses Khusus

Keputusan

PredefinedProcess

Persiapan

Proses Manual

Prosespendukung

Arsip

Ekstrasi

SortirCollate


Simbol-simbol Tambahan

Penghubung

Konektor Off-page

Terminal

Parallel Mode

Pita Transmisi


Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA.

Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen.



Faktur Telaah dan disetujui

Faktur yang disetujui

Arah normal suatu alur



FakturTelaah

danDisetujui

Faktur Yang disetujui

Arah Balik Dari Alur Dokumen



Penggunaan simbol konektor

SuratPermintaan

SuratPermintaan

PembelianGudang

A

A


Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir

SuratPermintaan

Permintaan pembelian

ArsipPemasok

Dua arah panah

Persiapan Order

pembelian dan sesuaikan

dengan arsip pemasok


Tujuan Belajar 3

Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alur

SIA, dan diagram alur data logik.


Bagan IPO dan HIPO

Bagan-bagan ini biasanya digunakan oleh personal pengembang SIA

Pada kebanyakan level analisa hanya pada relasi dasar IPO suatu sistem.

Proses detail tambahan dilakukan dengan HIPO.


Bagan IPO

Catatan Jam kerjafile master gaji

Akumulasi jamkerjaTarif rupiahHitung pembayaran (kotor)

Catatan gaji kotorFile master gajiPesan Kesalahan

Bapak FerryChart Number: 3.1

System: PenggajianDeskripsi: Kalkulasi gaji kotor Tgl: 6/9/0X

Input Process Output


Bagan Hirarki

Sistem Penggajian

Persiapan Data Proses Telaah

1.0

2.0 3.0 4.0


Bagan Hirarki

Perhitungan Gaji Kotor

Perhitungan Gaji Bersih

Perhitungan Jam kerja

Penentuan Tarif upah

Perhitungan Gaji kotor

3.1 3.2

3.11 3.12 3.13

Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO


Simbol Diagram arus data logik

Terminator

Proses

Penyimpan Data

Alur Data


Diagram arus data (DFD)

Pencatat waktu

ProsesData gaji Karyawan

Payroll Data



TimekeepingVerifyPayroll

DataP1

Employee Data

Payroll Data

Current Status

Data Valid

Valid Payroll Data



Employee Data

Valid Payroll Data

CalculatePayP2

Data to Process EmployeesPaychecks

Net Pay and Deductions



EmployeesComputeNet Pay

Net Pay and Deductions

Paychecks

UpdateEmployee

Files

ProcessPayrollJournal

Current

Amounts

Details JournalData


Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi bagan alir

Analisa bagan alir mengidentifikasikan semua proses yang signifikan dari sebuah aplikasi, menekannkan tugas-tugas dan pengendlaian yang diterapkan.

Analisa bagan alir digambarkan dnegan menggunakan simbol konektr dan alur dokumen.


Analisa Bagan Alir

Daftar Vendor yang disetujui

SiapanKuota

Pilih Vendor

Permintaan Kuota

Permintaan Kuota

Pembelian Pemasok


Analisa Bagan Alir

PembuatanPurchase

OrderPemilihan Pemasok

PermintaanKuota

Pembelian Pemasok

Permintaan Kuota

PurchaseOrder

PurchaseOrder


Bagan Alur Dokumen

Controller Vice President Manufacturing


Piutang dagang Agent pembelian Penerimaan Gudang

2


1


1Order

pembelian 3

Orderpembelian

1 2 34 5Order

pembelian 4

Orderpembelian

5

Untuk Vendor


Bentuk Bagan Distribusi

Pembelian Inventori Hutang Produksi AkuntansiOrder PembelianCopy

1

2

3

4

5

1

2

1

2

3

4


Aturan Sandwich

Setiap simbol proses seharusnya bisa “sandwiched” antara sebuah input dan sebuah simbol output.

Alur Input ke simbol dan alur output ke luar simbol proses.


Tehnik Narasi

Tehnik narasi adalah tehnik yang digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA.

Beberapa tehnik narasi, antara lain: - Kuesioner tertutup dan terbuka. - Dokumen telaahan.


Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD)

APSD harus selalu dipertimbangkan oleh pengembang SIA dalam implementasi SIA.

Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi.


Analisa Pemanfaatan Sumber Daya

Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar:1 Identifikasi tugas.2 Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan

tugas. 3. Penyesuaian taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini.


Tehnik-tehnik analisa keputusan

Branching dan tabel keputusan digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA.

Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang diikuti untuk setiap kondisi.



Branching Table Formats

Code Equal to

Go to Inconnectorreference

1 2 3

Inconnectorreference

4



Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan.

Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan.

Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi.


1 2 3 ... N Kondisi stub Tindakan stub

Format Tabel Keputusan

Pencatatan kondisiPencatatan tindakan

Format Tabel Keputusan

Judul Tabel Aturan

JikaMaka


Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja

15 Jam Shift Y – N Y15 Jam lembur Y N Y –15 Jam Regular Y – – N

1 2 3 4

Rupiah Regular x x xRupiah Lembur x xRupiah Shift x xKesalahan no shift/OT x


SELESAI

Documents

Tehnik dan Dokumentasi Sistem