TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLER Telefon, kolayca eriilebilecek bir yere konmu olmal ve sekreter, telefon konumalar esnasnda gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayt formu vb. Malzemeyi el altnda bulundurmaldr.En ok kullanlan telefon numaralar, telefon rehberi, otomatik telefon kodlar vs. bilgileri telefonun yannda bulundurulmal ve gereken numaralar telefon makinalarnn ada teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafzasna kaytlanmaldr.

TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLERSekreter, brosunun zelliklerine gre bir kayt formu dzenlemelidir, aranan kii broda deilse verilecek bilginin esaslarn (isim, telefon numaras, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu ekilde ilgiliye aktarlmaldr. Dzensiz olarak kk not katlarna yazlan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrca aranan kii bu dzensiz notlardan doru bilgi alamayabilir.

TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLERMmkn olduu lde telefona iki defadan fazla almadan cevap verilmelidir. Bylelikle; iyerinin dinamizmi yanstlr, zaman unsuruna nem verildii ifade edilir, hemen cevap alnmas kar tarafa gven ve rahatlk verir. rnein; sizin ok acil bir iiniz olduunu ve bir yeri aradnz dnn, telefon defalarca alyor ve almyor ne hissedersiniz?

Ahize aza yaklatrlarak 2cm mesafede tutularak konuulur, bu esnada ahize ene altna kaydrlmadan konuulmaldr.Masa st derli toplu olmal, dzensizliin dikkati datmasna izin verilmemelidir.Mecbur kalnmadka telefonla ayakta konuulmamaldr, oturarak rahat bir pozisyonda grme yaplmaldr.Balanmay bekleyenleri hatta bekletirken her 20-30 saniyede hatrlatma yaplmal, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgemi olabilir, size not brakmak isteyebilir vs. karsnda uzun sre muhatap bulamamas uygun deildir.

TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLME YALIN DNLEME BECERSDinleme, konumaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve g gerektirir.Aadaki nedenlerle dinlemek bazen zorlar;- Kardaki kiiye ve/veya szlerine kar nyargl olmak- Rahatsz edici bir ortamda bulunmak- Arayan kiinin etkisiz ses tonu- Deneyimsizlikten kaynaklanan panik bir ortam vs.

TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMEEn iyi dinleme yolu, not almaktr. Unutmalar veya yanl hatrlamalar nlemek iin telefonun yannda bir not defteri ve kalem mutlaka bulundurulmaldr.rnein; en basit bir ismi bile yanl hatrlayabilirsiniz ercan myd? Ertan myd? Gibi ifadeler aranan kiiye not iletilirken iinizi iyi yapmyorsunuz imaj yaratr.Ya da amiriniz elinde o dardayken yazp masasna braktnz telefon notu ile geliyor ve size bu numarada bu isimde biri yokmu diyor eer cevabnz telefon eden kii ok abuk konuuyordu o yzden yanl alm olabilirim gibi bir aklama hi tatmin edici bir cavp deildir. ok nemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanl bir telefon bilgisinden baka birey yoktur...

TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMESekreter ayn anda birok i yapmak durumunda olduu zamanlarda hafzasna gvenmemelidir, mutlaka not almal bu tr hatalar sfra indirmelidir.Sekreter, telefonla konuurken tm dikkatini arayan kiinin sylediklerine younlatrmal o anda baka birey dnp dikkatini datmamaldr.Anlamad noktalar sorarak aydnlatmal, gerekiyorsa karsndakini kibarca uyararak ynlendirebilmelidir. rnein; sesiniz ok az geliyor, ltfen biraz daha yksek tonda konuabilirmisiniz? gibi...

TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMESekreter, telefonla konuurken evresinde bir takm grltler olabilir, bu durumda etrafndakileri uyarmal, o anda szl olarak bu ii yapamyorsa mimik ve el hareketleriyle evresindekileri ynlendirebilmelidir.

EMPATK DNLEME BECERSSekreterin telefonla konuurken kendisini, karsndakinin yerine koyarak anlayla yardmc olmas empatik dinleme becerisini gsterir.Gn iinde birok insan ayn broyu, ayn sorular sormak iin arayabilir, bu insanlar birbirinden bamszdr ve hepsinin yardma ihtiyac vardr. Bu gibi durumlarda sekreter asla sinirli ve ters davranmamal, olumlu, sabrl, hogrl ve yardm edici olmaldr.Konuulan kiiye kar dinlemi olunduu belli edilmelidir. Yzyze grmelerde anlalan konular, ba sallama gibi mimiklerle belli edilirken telefonda byle bir imkan yoktur. Bu nedenle, sesimizle anlyorum, evet gibi szcklerle onaylama yaplmal ve hatta olunduu belli edilmelidir.

TELEFON KONUMALARINDAN RNEKLER Doru: yi akamlar, Seka Holding, ben Dilara nasl yardmc olabilirim?Doru: Ben Dilara ztan, Seka Holdingten aryorum Kemal San Beyle grebilirmiyim ltfen?Doru: Ahmet Bey u anda ofiste deil, not brakmak isterseniz ben alaym, kendisi dner dnmez aradnz iletirim.Yanl: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayn.Doru: Efendim Ahmet Bey u anda toplantda, yaklak 2 saat sonra bitecei dncesindeyim, dilerseniz notunuzu alaym, kendisine mutlaka iletirim.Yanl: Ahmet Bey toplantda, ne zaman biteceini bilmiyorum, kendisini grrsem sylerim.Doru: Ahmet Bey u anda ofis dnda, konuyu renebilirsem sizi ilgili baka bir departmanla grtrebilirim.Yanl: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayn.Doru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediini iletebilirmisiniz? Teekkr ederim ben kiminle grtm?Yanl: Ahmet Beyin aradn syleyin. Klik...

TELEFON KONUMALARINDAN RNEKLERDoru: Seka Holding Gnaydn... Serhat Bey merhaba naslsnz?Doru: Seka Holding Gnaydn... Kimin aradn syleyeyim efendim?Yanl: Alo... Kimsiniz?Doru: Canan Hanm Mehmet Beyi leden sonra kata arasam uygun olur acaba?Doru: Kemal Bey evet bugn ikinci araynz... Emre Bey bugn ok youn sanrm sizi aramaya frsat olmad ben tekrar hatrlatacam.Yanl: Aaaaa ben syledim sizi aramadm?Doru: Evet notumu aldm Serpil Hanm sizi 286 66 86 numaral telefondan arayacaz (teyit)Doru: Tabii efendim telefon beklediinizi ileteceim kendisinde numaranz varmyd?Doru: Kemal Beyin telefon grmesi biraz uzun srecee benziyor dilerseniz biz sizi bitince arayalm?Yanl: Hatt megul daha sonra araynDoru: Kusura bakmayn sizi bekletiyorum ama kendisi yerinde deil bulmaya alyorum.Yanl: Bekleyin...Doru: Biliyorum haklsnz efendim, Ahmet Beye durumu izah edip sizi aramasn hatrlatacam.Yanl: Ay ne yapabilirim sizi aramyorsa benim suum ne?

TELEFON KONUMALARINI SORUNSUZ DARE EDEBLMEK Genellikle sekreterler, ayn anda birka telefona cevap vermek durumunda kalrlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soukkanl davranmal, gereksiz telaa kaplmadan, gelen telefonlardaki kiilere nem srasna gre yardmc olmaldrlar.Bu sre ierisinde bekletme veya balama srasnda telefonlarn kapanmamasna veya yanl kiilere aktarlmamasna dikkat edilmelidir. Karklktan ve dikkatsizlikten arayan kiinin hatta unutulmamasna zen gsterilmelidir.Sekreter, ksa zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuurken mutlaka not almal, yanl kiinin notunu, ismini, telefon numarasn vs. birbirine kartrp ileri engellememelidir.

TELEFON KAPATILIRKEN DKKAT EDLECEK HUSUSLAR Konutuunuz konular ksaca teyit edin. Aradklar iin / sorular iin / siparileri iin vs. onlara teekkr edin. Yardmlarn isteyin, onlar tekrar aramanz iin en uygun zaman veya onlara nasl ulaabileceiniz vs. sorularn sorun.Ho bir dilekte bulunun (iyi hafta sonlar geirmenizi diliyorum, tekrar grmek zere vs.)En son klik sesini bekleyin, son anda sylemeyi unuttuklar bir eyi hatrlayabilirler, bu hat kesilmesi veya yzne telefon kapatlmas olarak alglanmasn engeller.

TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARI Telefonla salanan iletiimlerin makamlar dikkate alan sistematik bir yaps bulunmaktadr. Sz konusu sistematik yapnn oluumunda protokol kurallar etkili olmaktadr.Kamu kurum ve kurulularyla, zel sektr kurulularnn telefon iletiimlerinde; st, ast ve eit dzey makamlar, kurum ve iletmelerin dndaki,ndeki, sondaki ve eit dzeydeki makamlarn birbiriyle olan iletiimlerinde, protokol kurallar son derece nemli bulunmaktadr.

TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARIPek ok ynetici, kar tarafn sekreteri ile karlamak istemez, telefon balandnda konumak istedii kiinin sesi ile karlamak ister. Bu yanl ynde alglanmamaldr, olaya zaman kayb asndan baklmaldr. Sekreterin bir telefonu balama sresi eitli etkenlerle uzayabilir, yneticisinin hatta uzun sre beklemesi vakit kaybdr, unutulmamaldr ki yneticinin her an deerlidir.

TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARISekreter st, ast ve eit dzey ilikilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon balamal ve mutlaka yneticisine durumla ilgili kk hatrlatmalar yapmaldr. rnein; amirine daha st makamda birini balyorsa mehmet bey hatta ahmet beyin sekreteri vareklinde belirtme yapmaldr nk amiri telefon balannca direk ahmet bey ... diye sze balayabilir.

TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARITelefonu nce arayan kapatr. Eer ynetici ve dier stlerle konuuluyorsa, bu kurala aykr olarak telefonu nce stn kapatmas beklenir. rnein; Personel Mdr bir konuda yneticiye bilgi vermek iin Genel Mdr aradysa, telefon konumas bitince, telefonu nce Genel Mdr kapatmaldr.

SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER Ses tonu, telefonla iletiimde en nemli unsurlardan biridir. Sesimiz, sadece szleri sylememizi salamakla kalmaz, vurgulamamz da salayarak istediimiz tonlamayla doru yaklam verir. Ayn szler eitli ses tonlar ile sylendiinde farkl anlamlar yaratabilir. Sekreter, telefonla konuurken ses tonunu ok iyi ayarlamal, anlalabilir, aklayc, net konumal, ne ok sessiz ne de ok yksek sesle konumamaldr.

SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSesimizle iyi bir etki brakmann en nemli yolu, konuurken tebessm etmektir. Glmseme, ses tellerini rahatlatr, daha dosta konumay salar ve kardaki insan da rahatlatr. Glmseme sadece kardaki insan iin zorla yaplmas gereken bir eylem olarak alglanmamaldr, glmsedike stres azalr, hogr artar, sekreterin kendisi iinde gerekli olan bir motivasyondur.

SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSes; tatl, yumuak, kendine gvenen, ikna edici ve karsndakine yardma hazr olunduunu hissettirici olmaldr. Yava ve przsz bir sesle konuulmal hibir zaman sert ve souk bir ses tonu kullanlmamaldr. Ayrca konuurken barmamal, fsldama veya mrldanma eklinde konuulmamaldr. Bu tarz konumalar ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulatrmaz, stres ve yanllklar yaratr. Gzel bir telefon konumas, ortada bir telefon bulunduunu unutturan ve kar karya sohbet hissini veren telefon konumasdr.

SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSekreter, szcklerini dikkatle seer ve her szce gerekli sesi verirse baarl olur. Telefonda acelesiz konumak ok nemlidir, nk dinleyiciye mimiklerle deil, dorudan sesle hitap edilir.Konuurken bireyler yemek, sigara imek veya sakz inemek ses tonunu bozar ve karsndaki insana ciddiyetsizlik izlenimi verir. Ayrca ksrme, hapurma gibi istem d durumlarda mutlaka ahize kapatlmaldr.

LETM VE HABERLEME TEKNKLER letiim, mesaj alverii demektir, kiiler arasnda bir bilginin eitli sembollerle anlatlarak karlkl olarak iletilmesidir. letiim mantkl ve duygusal gdler kanalyla gerekletirilir, tamamen denge mekanizmasyla uygulanmaldr. letiimin 4 unsuru vardr;Mesaj gnderen (kaynak)Mesajn konusu (bilgi)Kanallar (dil, kulak, gz, ortak semboller)Mesaj kabul eden (alan)

LETM VE HABERLEME TEKNKLERDnce ve duygular, szl, yazl veya beden dilini kullanarak ifade edilir. Szl iletiimde; insan dnce ve duygularn konuarak ifade eder en nemli arac ise dildir. Anadilini iyi bilmek ve iyi kullanmak etkili konumann temelini oluturur. Bilgi byk tar, bilgilerimizin orannda konuup karmzdakine duygularmz aktarabiliriz. Szck daarcmzn geni olmas ve tonlama, vurgulama ve diksiyon konusuna da nem vermeniz gerekir.

LETM VE HABERLEME TEKNKLERYazl iletiimde sekreter, dilbilgisi kurallarn ok iyi bilmeli, her trl i yazs kurallarn renmeli ve uygulamaldr.Sekreter, szl ve yazl iletiim teknikleri ile birlikte vcut dilini de iyi kullandnda faydal bir iletiim kurmay baarr. Doru anlatabilir, doru anlar hatalara olanak vermez, vakitten kazanr.

BAARISIZ BR TELEFON LETMNN SEBEPLER Her zaman telefon grmelerinde baar salanamayabilir, buna ilikin nedenler;- Sz verildii halde, cevap vermek iin aramamak - Zamannda telefonu amamak - Telefon grmeleri esnasnda yeme, ime ve sigara imek - Ne olup bittiini bildirmeden, telefonda bekletmek - Aranan kiiye tantm yapmamak - Arayan kiiye ilgisiz davranmak ve yardmc olmamak - Ayn anda iki konumay birden srdrmek - Anadilimizi doru ve yerinde kullanamamak

SES HAFIZASININ NEM Sekreter, devaml ilikide bulunulan kiileri ses tonlarndan tanyarak, onlara ismen hitap edebilmelidir.Bu zamanla gelien bir kavramdr zellikle yneticisinin yakn evresinin ve nemli mterilerinin sesini tanmas sekretere olumlu puanlar kazandrr.Kardaki kii ismini sylemeden iyi gnler esra hanm mehmet bey uanda toplantda knca ben aradnz ileteceim gibi bir konuma kardaki kiiyi rahatlatr, notunun iletileceinden emin olur, bu hem vakitten kazandrr hem de mteriyi memnun eder.

HER TELEFON BR TR PRENSBNN BENMSENMES Kurum iin, dardan gelen her telefon bir itir. Sekreterler de bal bulunduu irketinin ve mdrnn ilk temsilcisi olduunu unutmayarak alan her telefon bir itir prensibini benimsemelidir. Btn telefonlara ayn nezaketi, zeni, yardm gstererek irketine mmkn olduunca fayda salamaldr.

TELEFONUN LETMDEK NEM letiim; insanlarn aralarnda bilgi, duygu ve dnce aktarmalar yapma sreleridir. Konuma, insann kendini ifade edebilme becerisidir. Konuma ile insanlar aras anlama salanr, haberleme ann ve bireylerin ilikilerinin salam bir ekilde srdrlmesini salar...

TELEFONUN LETMDEK NEMDoru, akc ve net konuma ile, fikirlerini, ihtiyalarn, yaptklarn anlatabilen insan, toplum iinde baarl olur, anlaml ilikiler gelitirir ve toplum iin baary yakalar. Sekreterin, i hayatnda en byk becerisi konuma yeteneidir. ortamndaki tm almalar iletiime dayaldr uzmanlara gre telefon iletiiminin, iletmelerin genel iletiim toplamlarnn %70ini oluturduu sylenmektedir. Konuya bu adan bakldnda telefon haberlemesinin nemi ortadadr. Telefon, iletmelerin da alan penceresi konumundadr.

TELEFONUN LETMDEK NEMDardakilerin grdkleri onlar ekecekmi? Yoksa itecekmi? Sorusu firma iin nem tamaktadr. yi dzenlenmi bir telefon iletiiminin, etkili bir organizasyonu yanstt da bilinmektedir. Kiilerin yzyze iletiiminde, birbirleri zerinde nasl bir etki yaratt gzlemlenebilirken, telefon iletiiminde bu salanamaz. Bundan dolay telefon iletiiminde de en nemli katknn telefondaki ses tonu, seilen kelimeler ile yaplan tonlamalardan olutuu sylenebilir.

TELEFONUN LETMDEK NEMSekreter, firmasnn ilk temsilcisi olduundan telefonla iletiim konusunda srekli kendisini yenilemeli ve iletiim yoluyla salanacak tm baarlar firmasna ve kendisine kazandrmaldr. Telefonla konuma bilgisi ve becerisi sekreterlik mesleinin olmazsa olmaz kuraldr. Gnmzde yneticiler ve ilerinin byk blmn telefonla yrten kurulular,

TELEFONUN LETMDEK NEMtelefon konumalarnda zel bir bilgi ve beceri uygulanmasn istiyorlar ve bu konuda eleman almnda ok seici davranyorlar, aratrmalara gre yneticiler telefon ile ilgili ie almlarda personelin mutlaka bayan olmasn tercih ediyor bunun sebebi etkili, yumuak ses tonu olarak ngrlyor. Doru ve etkili iletiim sadece i hayatnda deil, tm yaamda insan iin ok byk nem tar. Siz ne kadar sistemli ve zenli alrsanz, bro iinde ve dndakiler de size ayn zeni gsterir.

PROTOKOL KURALLARINI BLMEK Protokol; sosyal ilikilerde iki veya daha fazla insann karlaabilecekleri her yerdeki davranlarnn gelenek, grg, nezaket kurallar ierisinde yaplmasna denir. Bir baka tanmda ise "protokol uluslararas nezaket kurallardr" denmitir. Geleneklerin zamanla zorunluluk halini almas, kurallar oluturmutur. Her trl beeri ilikilerde, kurallara uymak, protokoln nemini bytmtr. Bu kurallara uyulmas, beeri ilikilerdeki samimiyeti, i hayatnda verimi, kamu kurulularnda ynetimin kumanda etkinliini ve baarsn yaratmaktadr. Protokol, ilikiler zincirinin koparlmadan devamn organize eden davranlardan meydana gelir.

PROTOKOL KURALLARINI BLMEKProtokol devlet hayatnda, i dnyasnda ve kiilerin gnlk yaantsnda bilerek veya bilmeyerek, her gn uyguladklar gelenek, grg, nezaket ve beeri ilikiler denen kurallarn btndr. Protokol kurallar da toplumlarn eitimi, kltrel geliimleri ve sosyal deimeleriyle beraber srekli deimitir. Protokol kurallar bir lkeden dierine, ehirden kye ve tarihin ak ile gemiten gelecee devaml deimektedir. Protokol, her devlette kurallara gre farkl ve ok kat kurallarn devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla ynergeleri, ynetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluturmak suretiyle, devlet sisteminde yneten ve ynetilenlerin hiyerarik ortamdaki beeri ilikilerini dzenlemektedir.

PROTOKOL KURALLARINI BLMEKSekreter, alt kurumdaki yneten ve ynetilen kiileri bilmeli, ynetici ile gren veya haberleen kurumlar, kurulular ve kiileri tanyarak, protokol kurallar uygulamaldr. Yneticisinin arz edecei veya rica edecei kiileri sekreterin de tanmas, davranlarndaki hatalar nler. Btn beeri ilikilerde, protokol kurallarna uyulduunu grmek mmkndr. Kadn, erkek grmelerinde, selamlamalarda, davetlerde, toplantlarda protokol kurallarna uyulmaldr. Bir ka rnek verecek olursak; Kiinin kendini, giysisini ve evresini temiz tutmas, byklere, yallara, hastalara sayg gstermesi, tanmadk ve samimi olunmayan kiilere "siz" diye hitap etmesi, insanlarn birbirlerinin hakkna kar sayg duymalar gibi... Bakalar ile ilikilerde gler yzl ve terbiyeli olmak, zaman kavramn bilmek ve ona gre her konuda bakalarnn zamanna saygl olmak, nerede, nasl davranacan dzenlemek protokol gereidir.

NOT ALMANIN NCELKLER nemli kiilerin isim, soyad ve adresleri bir fihristte toplanmaldr...Sekreterin not ve mesaj alrken aadaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.1) Genel Talimata Uymaknemli kiilerin isim, soyad ve adresleri bir fihristte toplanmaldr. Her dikte alnan defterin st ksmnda birka satr braklarak yneticinin verecei talimatlar buraya not edilmelidir. Dikte alrken mektubun yazld kiinin ad, soyad, adresi yazlarak kaydedilmelidir.Bu gibi hususlar renkli kalemle yaznn marjlarna not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)

NOT ALMANIN NCELKLER3) Dier Talimat Not EtmekDikte verilirken ynetici aniden baka bir iin yaplmasn da hatrlatabilir. Hafzaya gvenmeyerek bu gibi hususlarn da not edilmesi gerekir. Sekreterin konu dndaki talimatlar not etmek iin ayr bir not defteri bulundurmas da faydaldr.4) Deiiklikler YapmakDikte esnasnda yaplan dzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasna sktrlmayarak, sadece bir arp iareti konularak notun veya defterin sonuna yazlmaldr.5) Dikte Aralarnda Dikkat Edilecek KonularDikte verenin ksa duraklamalarndan yararlanarak, not okunmal, eksiklikler tamamlanmal, imla iaretleri konulmal, paragraf balar belirlenmelidir. Yneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak iin duraksamasnda ona yardmc olmaya almaldr.6) Dikte ile lgili Dier KurallarDikte esnasnda daha st makamdan veya zel misafirler gelebilir. Bu durumda grme sresi tahmin edilerek baka bir ile megul olunmaldr. Yaplan bu grmeler, zel ve gizli bir ierik tayorsa, sekreter derhal oday terk etmeli, ancak ynetici kalmasnda saknca grmezse yerinde kalarak, onlar dinliyor grnmeden, notlaryla ilgilenmelidir.

NOT ALMANIN NCELKLERYneticinin dikte esnasnda sorularn ne zaman sorulmasndan holanaca renilerek ona gre davranmaldr. Fakat yine de en uygunu soru sormak iin konumann sonunu beklemektir. Sorular ksa ve ak olmaldr.ayet dikte ileminde geride kalmsa bunu derhal zr dileyerek sylemelidir. Dikte biter bitmez yneticinin odas derhal boaltlmaldr. Getirilen btn ara ve gereler tekrar geri gtrlmelidir. Dikte ilemi bittii an, dikteyle ilgili btn konular anlalm olmaldr.Dier taraftan sratli ve iyi bir dikte alabilmek iin;1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmaldr. nk hibir ynetici diktenin tam ortasnda defter veya kalem iin beklemekten holanmaz.2. zel isimler veya yabanc kelimeler, belirgin ve hatasz olarak yazlmaldr.3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurun kalem ve renkli kalem gtrlmelidir.4. Dikte alrken sorulmas gereken yerler varsa; bunlara iaret konulmal, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmaldr. Bunun iin her sekreter kendine zg iaretler gelitirir.5. gerei geliigzel sayfalar zerine alnm olan notlar daha sonra defterin sayfalar boyutunda katlanarak, ilgili sayfalarn arasna konulmaldr.6. Notlarn iinde iliik veya eki gibi ibareler varsa bunlarn alt izilerek gzden kamamas salanmaldr.7. Birden fazla yaz dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye balamadan nce, birka satrlk boluk brakmaldr.8. Yazlar ynetici tarafndan numaralandrlmam ise, her diktenin bana bir numara konulmaldr

TPNZE GRE PERFORMANSINIZI LN! Hangi kategoride olursanz olun, zamannz verimli kullanabilmek iin; En yksek performans gsterilen saatler iin unlar nerilebilir; Yaplacaklar listesinde nemlileri saptamak, - ncelikli iler zerinde tartmak. Orta performans gsterilen saatler iin; - Rutin ileri yapmak, - Daha sonraki iler iin planlama yapmak. Dk performans gsterilen saatler iin ise; - Telefon grmeleri yapmak, - Ziyaretileri kabul etmek, - Mektuplar cevaplandrmak.

KENDN YENLE rmcek kafalardan klasik sekreter imajn silmenin yollarndan birisi deiim... Eski Trk filmlerinden kalma, hibir yetenek ve eitim gerektirmeden yaplabilen sekreterlik imajn deitirmek iin aa ayak uydurmak kanlmaz.Bilgisayarlar... Elektronik yenilikler... Organizasyon deiiklikleri... Bunlarn hepsi i hayatnda karmza daha sk kyor artk.

KENDN YENLEGenellikle i hayatnda oumuz, her zaman yapmaya alk olduumuz ileri yapmay isteriz. Bylelikle kendimizi emniyette hissederiz. Deiim ise kontrol kaybetmek, belirsizlik hissetmek, srprizlerle karlamak ve daha fazla i yklenmek gibi korkular beraberinde getirir.Dier taraftan deiim, kiilere olanaklar da sunar. Rekabet edilebilir olmak, stnlk salamak, baarl olmak ve iyi bir maddi kazan iin deiimi ok yakndan takip etmek zorunluluktur.Sekreter de alt firmaya en iyi ekilde hizmet verebilmek iin deimek zorundadr. Yneticisinin hzna ayak uydurmak ve firmasn gerektii gibi temsil edebilmek iin srekli kendini gelitirmelidir.

KENDN YENLEBu nasl olur? Mesleki eitimleri takip etmek, en az bir yabanc dil renmek, bilgisayar ve internet kullanmnda kendini gelitirmek, gncel konular takip etmek en temel gerekliliktir. Bu konularda yneticilerden yardm istemek sekreteri daha giriimci ve daha aktif klacaktr.Unutmayalm: Deiime ne kadar hzl ayak uydurursak yneticimiz iin o kadar vazgeilmez oluruz.

KONUMADA ETKNLK Konuurken, dinleyicilerin yzne bakn. Onlarla rahatsz etmeyecek lde, ancak mmkn olduunca ok gz ilikisi kurun.Canl olun. Yznz, ilginizi yanstsn. Donuk ve ifadesiz grnmeyin. Kendinizle ilgili ya da kendinize zg bilgi aktaracanz ya da neride bulunacanz zaman bunu "ben", "benim", "bana gre" biiminde belirtin. Kendinizi ortaya koymaktan ekinerek, "herkes", "baz insanlar" gibi szler kullanmayn.

KONUMADA ETKNLKBir dneyim, sen yarn yine bir ura, biz sizi ararz gibi cmleler birer atlatma mesaj olarak alglanabilir. Bu nedenle elden geldiince evet ya da hayr ilkesine uyarak ak szl ve drst cevaplar verin.Kullandnz szcklere dikkat edin. Karnzdakinin anlayabilecei dzey ve dilde konuun.Gaf yapmaktan, bakasn incitecek szler sylemekten kann.simleri aklnzda tutmaya aln. Beyefendi, Hanmefendi gibi genel hitaplar, isimler kadar etkili deildir.simleri doru telaffuz edin. rnein Atila m, Atilla m?Karnzdakine tercih ettii isimle hitap edin. rnein, Defne Esra Yazcolu isminde bir kiiye hitap ederken, hangi n ad tercih ettiini renerek, buna gre "Defne Hanm" ya da "Esra Hanm" diyebilirsiniz.Mizah yaparken dikkatli olun. Mizah lnz dierleri iin zc olmasn. Irk, din veya bedensel zrler gibi konularda yaplan mizah her zaman krc olur.

KONUMADA ETKNLKKonumanz uygun yer, zaman ve konuda yapmaya zen gsterin.Dierlerine sorular sorarken kendinizi onlarn yerine koyun.Her dndnz sylemeyin. Bu, dndnz asla sylememek kadar zayflktr.Abartl konumayn. Bu sizi "mantksz" gsterebilir.Kullandnz szck ve neyi simgeledii arasndaki balant, dinleyici iin de ayn eyi ifade etmelidir.Zaman kstna dikkat edin. Zaman kst konuma amacnza ulamanza engel olur. Bu nedenle, dinleyicinin zaman konusunda bir kst olup olmadn renmeli buna gre davranmalsnz.

DNLEMEY RENMEL Dinleme esnasnda zihinsel faaliyetler devreye girer, etkin dinlemek; duyduklarnzdan doru anlamlar karabilmeniz demektir. yi dinleme becerisinin, baarl bir ynetici asistan iin nemi ok byktr. yi bir dinleyici, hatalar ve yanl anlalmalar en aza indirgeyebilir. Bu da zamandan tasarruf demektir.Sekreter karsndaki insan dinlerken empatik olmaldr. Herhangibir ikayeti dinlerken kendini karsndakinin yerine koyarak ona gre davranmaldr. Ayrca dinlerken mutlaka elinin altnda bir not defteri ve kalem bulundurmal, nemli ayrntlar not tutmal, verilen mesaj tam almaldr, dinlerken dikkatini tamamen olaya ynlendirmelidir.

DNLEMEY RENMELAada verilen konular dinleme becerilerinizi gelitirmenize yardmc olacaktr;- Cevap vermeden nce, konuanlarn szlerini bitirmelerini bekleyin - Dinlerken sakin olun, sinirlerinizin bozuk olmamasna zen gsterin - Konuann sylediklerine younlan, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin - Konuma srasnda ilgiyi datan d kaynaklar yok etmeye aln - Vereceiniz kararlarda ve yapacanz ilerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacan unutmayn - Dinlerken asla tartmaya girmeyin - Dinlerken iinize yarayacak ksmlar seerek dinleyin - Dinlediinizi karnzdakine hissettirmek iin banz sallayn - Doru duyduunuzdan emin olmak ve verilen mesaj aldnz gstermek iin, konumacnn szlerini baka szcklerle aklamaya aln

GRME BECERLERN GLENDRMEK hayatnda baarl olmann en nemli koullarndan biri grme becerileridir. Sekreterlik mesleinde iletiimin nemi iki kat daha fazladr. Grme becerileri kavramnn ierisinde, uzlama salama ve mzakere etme kabiliyeti de yer alr.Grme becerilerinizi glendirmek iin;- Daima en kk ve en byk beklentilerinizin neler olduunu bilin - Dnce yapnz deitirmeye hazrlkl olun - Kendinize bir k yolu brakn - Seeneklerinizi belirlemek iin kendinize zaman tanyn - Her iki tarafnda kazan elde edeceklerini dnmelerini salayn - Sindirme, gzn korkutma yolunu deil, raz etme yolunu sein - Sabrl olun - Dinleyin - kabilecek anlamazlklar nlemeye aln

MESLE SEVMENN GEREKLL Bugn artk yeterli mesleki ve kltrel yetikinlik olmakszn, yneticisinin sa kolu olan ve sevk-idare mekanizmasnn can alc noktasn tekil eden sekreterlik mesleini, tam anlamyla yrtmek olanakszdr.Bu bakmdan sekreterlik, snrl iler yapan ve tesadfen kazanlm bir meslek deil, organizasyon iinde kendisine belirlenen grevi yerine getirmenin yansra, bal bulunduu yerde daha verimli bir alma ortam kurmaya, belirli kurallar uygulamaktan te, belirli hedeflere ulamaya ynelik nemli bir meslek haline gelmitir.

MESLE SEVMENN GEREKLLBu kadar nemli sorumluluklarla bezenmi sekreterlik meslei, iini sevmeyen biri tarafndan asla baarl olarak yerine getirilemez. Mesleini sevmeyen bir sekreter iine asla motive olamaz ve bunun sonucunda verim salayamaz. Yapsal olarak srekli aktif olmay gerektiren sekreterlik meslei zor olduu kadar elencelidir buna ramen iini sevmeyen sekreterler byk lde evresinden ve yaygn sekreterlik anlayndan etkilenip mesleinden soumaktadrlar.Gerek olan, kiinin nce kendine ve mesleine sayg duymasdr bu oranda karsndakinden gerekli saygy grebilir. nsan neye inanrsa onu yaar. Sekreter iini sevmekle hibirey kaybetmeyeceinin aksine maddi ve manevi birok ey kazanacann (para, kariyer, i huzuru vs.) ayrmna varmaldr.Sekreter, i hayatnda baarlar elde etmeye bakmal en nemli hedefi hep daha iyiye ynelmek olmal, iin olumlu yanlarn dnerek bir ok sorunun stesinden kolayca gelebileceini fark etmelidir.Mesleini severek ve iinin gereklerini yerine getirerek almalarn srdren sekreter, kendini srekli gelitirir ve mesleinde en iyi yere gelir.

GNE KENDNZ MOTVE EDEREK BALAYIN nsann i yapma gcn harekete geiren etkiye motivasyon denir. Performansla ok yakndan ilikilidir. Performans da insann yapt ii demektir.Performans = Yetenek x Motivasyon formlnde de grld zere insan ne kadar yetenekli olsa da motivasyonu sfr veya ok dk olduunda performans da der veya sfrlanr.nsann i hayatnda motivasyonu hem kendi abasyla hem de ynetim kadrolar tarafndan ykseltilebilir. Ynetim kadrolar soyut ve somut motivasyon aralarn kullanarak personelinin motivasyonunu artrarak retimi salar.nsan kendi kendini de motive etmelidir, ncelikle hayat sevmeli, mesleini sevmeli, gne iyi balamal ofisinde aktif olmal, baarl olmak iin almal bunun yanna ynetim kadrosunun da motivasyonu eklenince ortaya mkemmel bir performans kar.Glmsemek bile bir motivasyondur. Gne iyi balayan, yeni bir gne hazr olarak ie gelen sekreter daha dinamik alr dolaysyla daha ok verim alr.

SEKRETER YNETCSNN SA KOLU OLMALI nsan iin sa kolun nemi ne kadar bykse, ynetici iin de asistan o lde nem tar.Yneticisini aratmayan bir sekreter ofiste yneticisinden sonra ikinci sradadr.Tecrbelerinizden hatrlayn, yneticiniz yokken, bro elemanlar herhangibir sorunda size danrlar ve sizin sznze gre davranrlar, sizin sznz yneticinizin sz yerine geer.Yneticisini aratmayan bir sekreter;- Broda neyi ne zaman ve nasl yapacan bilir- Yazmalar tek bana denetleyebilir- Telefonlar rahatlkla idare edebilir- Ziyaretilerin grme taleplerini anlar, dikkatle inceleyerek abuka ve ustaca ne yapacana karar verebilir- lerin nem ve ncelik srasn bilir- alma yerini benimser, her trl gideri iin dikkatli davranr, ekonomik nlemler uygular- alma yerinin makinelerini, aralarn, kendi mal gibi zenle kullanr ve arkadalarnn da yle kullanmasn salar

SEKRETER YNETCSNN SA KOLU OLMALI- alma yerini bir aile gibi benimser, onu nc ahslara kar mkemmel bir ekilde tantmay grev bilir- Mdryle ve dier alma arkadalaryla arasndaki kprde anahtar-kilit grevini baaryla gerekletirir- Zaman en iyi ekilde kullanr, boa harcamaz- Ykselme arzusuyla kendini yetitirici almalar yaparSekreter, yaratc ise, fikir verebiliyor, yol gsterebiliyor, yardm edebiliyor, dayanma gsterebiliyorsa, yetki devralmasn ve/veya yetki devretmesini biliyorsa, olaanst durumlarda soukkanl ve becerikli olabiliyorsa, dndklerini ve bilgilerini gzel ve anlalabilir bir ekilde aktarabiliyorsa, yneticisinin sa kolu demektir ve yokluunda yneticisinin yerini aratmayacaktr.

RKETN EN Y EKLDE TEMSL ETME Baarl bir sekreter;- irket kurallar ve dzenini- irketin faaliyet alann- irketin sektrdeki yeri ve nemini- irket alanlarnn isimlerini ve telefon numaralarn - Amirlerinin zelliklerini ok iyi bilmelidir.Sekreter srekli kendisini gelitirmelidir, ileriye dnk amalar olan ve baarl olmak isteyen sekreter, firmasnn konusu ile ilgili her trl bilgiyi edinmeli, gazeteleri, TVyi takip etmeli, konuyla ilgili kitaplar okumal, ayn sektrdeki rakip firmalarn gelimelerinden de haberdar olmaldr.Bir iyerinin ilk temsilcisi sekreterdir. Sekreterde ilk gze arpan, grnm, hareketleri, konumas ve bilgi dzeyidir. Bu zellikleri, dardan biri iin, firma hakknda tantc bilgi saylabilir niteliktedir.Sekreterin giyimi, insanlara kar davranlar, kulland kelimeler, sesinin tonu ok nemlidir. nsanlardaki ilk izlenim hep ayn kalr. Bu sebeple ilk intiba iyi salanmaldr.

RKETN EN Y EKLDE TEMSL ETMESekreterin, irketinin statsn kollayc, koruyucu davranlar sergilemesi, alt iyeri, amirleri ve alanlar hakknda yeterli derecede bilgi sahibi olmas, irkete dardan gelenlerin gznde olumlu bir etki salar. rnein; toplantya gelen mterileri skk bir kyafetle, aznda sakzla karlayan bir sekreter veya mterinin ile ilgili herhangibir sorusuna bilmiyorum diye ilgisizce cevap veren bir sekreter ok olumsuz bir tepki grr. Bu kendisi ve firmas iin eksi bir puandr.

EKONOMK OLMALI MSRFLKTEN KAINMALI Sekreter, alt yeri sadece sabah gidip akam geldii, ayda bir maa ald bir yer olarak grmemeli, daha nceki konularda deindiimiz gibi irketinin karlarn dnmeli, her trl giderde ekonomik olmay hedeflemelidir. Fazladan yaklan ampulden tutun, krtasiye harcamalarna, mutfak masraflarna, ofis makinelerinin almna kadar her konuda arya kamamal, ihtiya haricinde tketime, otoriterlik ve bro yneticilii zelliklerini kullanarak izin vermemelidir.

SIFIR HATA PRENSBYLE ALIMAK Srekli hata yapan bir sekreter, yneticisinden olumsuz puan alr, bu iini kt etkiler..Hatasz yaplan i kaliteli i demektir. Sadece sekreterlik mesleinde deil tm ilerde sfr hata prensibini benimsemek ve uygulamak kiiyi baarya gtrr. Sekreter, hatasz i yapabilmek iin ncelikle iini ciddiye almal, ok dikkatli olmal, hafzas ok kuvvetli olmal, takipi olmal ve iin peini brakmamaldr. Srekli hata yapan bir sekreter, yneticisinden olumsuz puan alr, bu iini kt etkiler, iinden olmasna sebep olur veya ykselmesini engeller. Hatasz i yapan bir elemana amirleri yeni sorumluluklar verir ve bu da kariyerinin artmasn buna bal olarak da pek ok imkann peinden gelmesini salar. Sekreter iini yaparken ona odaklanmal ve tamamlandna emin olmadan da baka ie gememelidir.

GL HAFIZAYA SAHP OLMAK Hafza, sekreterlik mesleinde ihtiya duyulan en nemli becerilerden biridir. Hereyi bilmesi ve hatrlamas gereklidir bu onun en nemli grevleri arasndadr, bilmiyorum ya da hatrlamyorum kelimesi iini iyi yapmamas olarak alglanr. Sekreter adeta yneticisinin ayakl ajandas olmaldr.ncelikle not tutma sistemi gelitirmesi gereklidir. Her yl birka konuyu deiik ajandalarda toplamaldr. rnein; toplantlar, randevular ayr bir ajandada ve gnlk rutin ilerini ayr bir ajandada tutabilir, yl bitiminde yeni ajandalara getiinde eskilerini asla atmamal, arivinde tutmaldr. Notlarn mutlaka ajandasna kaydetmelidir, kk not katlarna yazarak kaybolmasna izin vermemelidir. Kk eyleri bile nemsemeli mutlaka not tutmaldr.

GL HAFIZAYA SAHP OLMAKAyrca, bir konuyu dinlerken mutlaka dikkatini o konuya younlatrmal verilen mesaj tam olarak almal, o ekilde kaydetmelidir. lgiyle dinledii konu hafzasnda yer eder ama gnlsz veya geitirerek dinledii bir konu unutulmaya mahkumdur.rnein; Yneticisi gemi aylara ait herhangibir bilgiyi istediinde gerek hafzasn kullanarak gerekse ajandalarndan faydalanarak yneticisine bilgiyi verir, bu yneticisi tarafndan takdir grmesini salar ayrca yneticisinin gvenini kazanr. Yneticisi asistanm her konuda bilgi sahibidir beni zorda brakmaz diye dnr ve bu ok nemli bir avantajdr.

KORUYUCU VE PARAVANLIK GREV STLENEBLMEK Sekreter, ile ilgili her konuda yneticisine kar koruyucu grevini stlenmelidir, amirine en yakn kiidir ve paravan grevi grr. Yneticilerin ileri ok youn ve zamanlar ok snrl olduundan dardan gelen mterilere, ziyaretilere ve ofis ierisindeki elemanlara gerekli zaman ayramaz. Sekreter, bu kiilerle yneticisinden nce muhatap olur, konuyu renir, nem srasna gre yneticisiyle grtrr veya kibarca reddederek durumu uygun bir dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yneticisine danarak randevu verir.Bu ileri yaparken dikkatli davranmal ve ilk nce yneticisinin koullarn dnmelidir, onu gereksiz kiilerden veya telefonlardan ustalkla korumasn bilmelidir.

PROBLEM ZC OLMAK Daha nceki blmlerde de akladmz gibi sekreter, pratik zekal ve alkan olmaldr. Bu zelliklerini kullanarak ofis ierisindeki gerek dzen ve uyumla gerekse ile ilgili konularda problem zc zelliini gelitirmelidir, olaylar bytp karmak hale getirmek yerine biran nce halledip sonuca ulatrma eiliminde olmaldr.Ofis iindeki dzenle ilgili problemlerde, arkadalaryla uyumunu ve iletiim bilgisini kullanarak, kpr grevini grerek problemleri zer ve stlerine aktarmaz.le ilgili sorunlarda dzenli olarak, hereyi not ederek, ilerini zamannda ve eksiksiz hallederek problemleri zmeye alr. Sabrla, hogryle, azimle alarak kan przler karsnda eski deneyimlerden yararlanarak, gerektii lde stlerine danarak, pratik zekasn ve inisiyatifini kullanarak zor durumlarn altndan baaryla kalkmay becerir.Sekreter, olaylara olumlu yaklamal sonuca olmayacak gzyle bakmamaldr. Hibirey imkansz deildir, hereyin bir zm vardr ama aba gerektirir felsefesinden hareketle ie balamaldr.

YETK STLENMEK VE DANIMANLIK Gnmzde st dzey yneticilerinin youn ileri arasnda, sekreter amirinin en yakn yardmcs, sa kolu pozisyonundadr. Sorun yk hafifletmek olduundan, ileri kolaylatrmak sekretere der, bir takm sorunlar kendi inisiyatifini kullanarak halletmelidir.rnein; bir mterinin sorularn cevaplamak, bir mektubu tek bana yazmak, nemli grd bir randevuyu ayarlamak, tebrik mesajlarn zamannda ve usulne uygun gndermek, rapor ve tutanaklar yazmak gibi rutin ileri yneticisinin hatrlatmasna ve kontrolne gerek kalmadan halletmek sekreterin mesleinde ilerlemesini ve sorumluluklarnn artmasn salar.Sekreterin danmanlk hizmeti verebilmesi iin; yeterli ve doru bilgi sahibi olmas, eitli bilgileri toplayp snflandrabilmeli ve yneticisinin ihtiyac olduunda hemen yardmc olabilmeli, aratrma yapabilmeli, fikir retebilmeli, herhangi bir konuda yol gsterebilmeli ve sonu ortaya koyabilmelidir.Sekreter tm bu becerilere, srekli kendini eitip, gelitirerek sahip olur.Sekreterin yetki stlenebilmesi iin; snrlarn iyi bilmesi, yneticisini iyi tanmas, firma misyonunu bilmesi, kiilik yeterlilii olmas, etkili bir haberleme kurabilmesi, deneyim sahibi olmas, riskleri gze alabilmesi, doabilecek sonular tahmin edebilmesi, gvenilir olmas ve karar verebilme becerisine sahip olmas gerekmektedir.

SRATL VE ALIKAN OLMAK Zaman i hayatnda ok byk nem tar, verimi artrr, ekonomik ynden kazan salar.Yneticiler iin, sekreterlerinin alkan ve sratli olmas byk fayda salar, alkanln kantlam bir sekreter yneticisine gven ve huzur verir. Srat ise verimli i karabilmenin 3 esinden biridir.Sekreterin sratli bir ekilde almasn etkileyen faktrler:- Bro makinelerini kullanma konusundaki yeterli becerisi- Evrak takibi, datm ve evraka uygulayaca ilemlerdeki bilgisi- Dosyalama bilgisi- Bro ii ve d ilikileri koordine yetenei- Motivasyonu (i yapabilmek iin yeterli psikolojik rahatl ve gc)

DKKATL VE TEMKNL OLMAK Baarl olmak isteyen bir sekreterin nemle zerinde durmas gereken konulardan biride dikkatli olmaktr.Yapacanz ile ilgili her konuda bilgi sahibi olmalsnz,lk nce kendinize sonra firmanza ve yneticinize kar sorumluluklarnz unutmamalsnzBilmediiniz konularn zerine mutlaka eilmeli, yardm almalsnzinizle ilgili her trl bilgiyi zamannda toplamal, iletilmesi gerekenleri zamannda iletmelisiniz yaptn yaz, yazdn yapKk eylerin nemli olmadn dnmemelisiniz, hi tahmin etmediiniz eyler unutulduunda veya yanl anlaldnda size nemsiz de grnse ok byk problemler karabilirKullandnz hereyin belli bir yeri olmal, onlar her zaman yerinde olmal felsefesini benimsemelisiniz, aradnz hereyi hemen bulabilmek size zaman ve takdir kazandrrGizli belgeleri mutlaka kilitli veya kapal bir yerde muhafaza etmeli, ortada brakmamalsnzdn verdiiniz dosya veya evrak mutlaka bir yere not edip, takip etmelisinizirket iindeki tm personelin nvanlarn, dahili numaralarn, ev ve cep telefonlarn fihristinizde bulundurmalsnzll konumal, daima dndnzden daha azn sylemelisiniz.

EMPATK OLMAK Empatik olmann kelime anlam; kendini karsndakinin yerine koymaktr. Empatik olmak, insana hem i hem de zel yaamnda fayda salar.Sekreter, i hayatnda gerek telefonla gerekse birebir ilikilerinde empatik olmaldr. rnein bir ofisi gnde birok kii arayabilir ve hepsi ayn eyleri sorabilir, bu kiiler birbirinden bamszdr ve hepsinin ayn bilgilere ihtiyac olabilir, sekreter bu durumda sinirlenmemeli, sakinliini korumal ve kar tarafa geerek kendini onlarn yerine koymaldr.Empatik olmak, ileri kolaylatrr, kar taraf da uyuma davet eder, uyumlu bir iliki salar. Sekreterin i hayatnda byk nemi vardr, sadece dardaki mterilere deil, ofis ierisinde gerektiinde yneticisine, gerektiinde aycsna kadar herkese empatik davranmaldr.

GRMC BR RUHA SAHP OLMAK Giriim (teebbs); baarnn koullarndan biridir, ana yapsnda alkanlk vardr, bir hareketi, eylemi ifade eder. Risk, azim, kararllk, cesaret, dinamizm szcklerini artrr.Giriimci insan; iini ynetmeye imkan salayacak koullar hazrlama becerisine sahiptir. Gzlemcidir, deneyimlerden ders almasn bilir, aratrcdr, ileriye dnk tahminler yapar, insanlarla iletiimi ok iyidir, ast, st ve eit dzeydeki ilikilerinin ayrmn ok iyi yapar. Giriimci bir ruha sahip olmayan sekreter mesleinde ilerleyemez olduu yerde kalr.

ZORLUKLARLA BAEDEBLMEK phesiz her meslein zor ynleri vardr, sekreterlik mesleinin zorluundan ve tesadfen kazanlm bir meslek olmadndan daha nce sz etmitik.Kabul etmeliyiz ki sekreter i hayatnda ok sk zorluklarla karlar. Yeteneini de bu alanda ortaya koymaldr ki yerini salamlatrsn, aranlan eleman olsun ve baarsn kantlasn.Zorluklarla baedebilmeyi kolaylatrmann yollarndan biri de, gn ierisinde kan problemleri kiiselletirmeden zmeye almak ve mmkn olduunca sakin ve problem zc olmaktr.

HATALARDAN DERS ALMAK Dikkatli bir sekreter sfr hata prensibini benimsemitir, fakat olas hatalarda mutlaka kendine bir ders karmal ve kesinlikle ayn hatay tekrarlamamaldr. lk yaplan hatann telafisi vardr fakat ayn hatann 2. kez telafisi ok gtr. Yaplmas gereken dikkati tamamen yaplan ie odaklamaktr

GELECE GREBLME ZELL Sekreterin sahip olmas gereken zelliklerden biri, gelecei grebilirliktir. Bu zellik, tecrbe ve hatalardan ders alma yntemiyle gelitirilebilir. Sekreter, daha nce yaad benzer olaylarda ald sonular yeni iine de uygular ve sonucu doru tahmin etmeye alr ya da daha nce hata yapt bir konuda titiz ve dikkatli davranarak ayn hataya dmez.Bir ii yapmadan nce akllca, dikkatli davranarak olaya objektif bakarak gelecei grerek kontrol altna alabilir

SREKL RENME STENE SAHP OLMAK Baarl bir sekreter mesleinde en yksek noktay hedefler, bu da srekli renme isteiyle orantl olarak geliir. nsann gelimesi %90 kendi abalaryla gerekleir. Sekreter, konusu ile ilgili her bilgiyi yakndan takip etmeli, srekli meslei ile ilgili yeni eyler renmeli, kendine bir hedef belirlemeli, konusu ile ilgili toplant ve seminerlere katlmal, deneyimli kiilerin tavsiyelerinden yararlanmal, hatalarna objektif gzle bakmal ve dzeltmek iin elinden geleni yapmal, almalarn mutlaka bir plana gre dzenlemelidir.Srekli daha iyisini dnmeli, iinden memnun olsa bile gelimesini durdurmamaldr, mkemmelliin sonu yoktur.insan bir eyi yrekten istemeye grsn, hibirey eriilemeyecek kadar ykseklerde deildir

TAKPLK ZELL Sekreter bir ii yaptktan sonra sonucunu mutlaka takip etmeli, tamamlandndan emin olduktan sonra ie yapld demelidir.rnein; herhangibir mesaj ilettiinde karsndakinin mesaj deerlendirmesini takip etmesi, herhangibir yere bir evrak gnderdiinde veya faks ektiinde gidip gitmediini kontrol etmesi vb.

ENERJK VE AKTF OLMAK Hareketsiz, oturduu yerden kalkmayan, hmbl bir sekreter ofis iin hi de iyi bir imaj sergilemez.Sekreter genelde tm ofisten sorumludur ve her an heryerde olmaldr. Ofise hakim olabilmek iin heryerde gz kula olmas gerekmektedir. Gne dinamik balanrsa, dinamiklik gn boyu devam eder. Baarl bir sekreter, ite yorulmak nedir bilmez, srekli i peindedir. Enerjisi dikkatini keskinletirir, aktivitesini olumlu ynde sonulandrr.

GVENLRLK Sekreterin nemli zelliklerinden biri de gvenilirliktir. Yneticisinin gvenini kazanmas sekreterin kendisini kantlam olmasna baldr. Ofis ierisinde st amirler astlarna bir takm sorumluluklar verirler ve tam olarak yerine getirilmesini beklerler, kardaki kiiye direktif verip sonra o ii yine kendisinin yapmas ok byk vakit kayb ve sekreterin baarszlk rneidir. Yneticisi asistanna herhangibir i verdiinde o ii kafasndan silip atmal, vaktini ayn ie harcamamal, o iin hakkyla doru olarak yaplacandan emin olmaldr. Bu da sekreterin gvenilir olmasyla yakndan ilgilidir

DEDKODULARDAN UZAK DURABLMEK Dedikodu iyerlerinde biimsel olmayan haberleme olarak tanmlanr. yerlerinde ile ilgili konularda veya alan kiilerin zel yaamlar, maalar vs. konularda srekli dedikodu yaplr. zellikle merak edilen ve hakknda konuulmak istenen kii ise ofisin yneticisidir, sekreter de yneticiye en yakn insan olduundan daha ok ondan bilgi alnmaya allr.Sekreter bu durumda mesleinin anlamn unutmamal, dedikodunun kendisine zarar verebileceini, yanl deerlendirmelere maruz kalabileceini, gereklerin bu yolla saptrlabileceini ve bunun iine yansyabileceini asla unutmamaldr.

NSYATF SAHB OLMAK Baarszlklarn en byk sebebi; iyi dnmemekten ve akll seimler yapamamaktan kaynaklanr. Sekreter...nisiyatif; yeri ve zaman gelince kendi kendine gereken kararlar alabilme niteliidir. Sekreterin, yneticisinin ve alt ofisin ilerinin, rahat akndan emin olmak zere kontroln yapabilmesi, gereinde ise mdahale edebilmesi demektir. nisiyatif nemli lde karar kavramyla ilgilidir. Karar da akl etme, bilgi ve irade iidir. Bir takm seenekler iinden birini seme, gelecee ynelik bir ii uygulamaya geirme olarak yorumlanr.

NSYATF SAHB OLMAKKarar vermek dikkatle dnmeyi gerektirir. Karar vermeden nce tm bilgileri toplamanz, duygularnza deil gereklere dayandrmanz ve irket politikasndan asla sapmamanz gerekir.Sekreter, inisiyatifini kullanmas gereken ilerde;- O ile ilgili belirlenmi olan amac dnr- O ile ilgili gerekli her trl bilgiye sahiptir- leriyi grebilme yeteneine sahiptir, doabilecek sonular dnr- Riskleri gze alr- Cesur ve giriimcidir- Davran zgrlne sahiptir ama yetkisini amaz, snrlarn bilir- Deneyimlerinden yararlanrBaarszlklarn en byk sebebi; iyi dnmemekten ve akll seimler yapamamaktan kaynaklanr. Sekreter, kendi yetkisini aan, karar vermesi g durumlarda ise gerekli her trl bilgiyi yneticisine aktararak karar verilmesini salar.

SORUMLULUK SAHB OLMAK Sekreterin sorumluluu; yneticisine ve bal olduu dier kiilere kar grevlerini gerektirdii gibi yerine getirmesidir.Bitirmesi gereken bir ii yarm brakarak mesai saati getiinden dolay ofisi terketmesi, dikkatsizlii, mterilere gereken zeni gstermemesi, bovercilii sekreterin sorumsuzluk rneklerindendir.Sekreter en bata kendisine sonra yneticisine ve alt iyerine kar sorumluluklarn gzard etmemeli, en iyi ekilde yerine getirmelidir. Vicdan ile hareket etmeli yeri geldiinde kendi ii olmayan konularda bile sorumluluk sahibi olmaldr.

DAKKLK Zaman insan hayatnda nemli bir yer tutar gnmzde bu youn yaam koullarnda zaman iyi kullanmak insan iin ok nemlidir.Sekreterin meslei gerei saat, gn, zaman kavram nem arzeder. Sabah ie saatinden 15 dk nce gelmeli, gn iin yapt plann gzden geirmeli, ofise genel olarak bir gz gezdirmeli eksiklikleri tamamlamaldr. Randevularn saatini ve yneticisinin programn ok sk bir ekilde takip etmeli yneticisine de bu hatrlatmalar mutlaka zamannda yapmaldr.Gn iinde herhangibir programn aksamas ondan sonraki tm organizasyonu olumsuz ynde etkiler.

YARATICILIK Sebep olmak, kefetmek, yeni bir ey yaratmak, dnlmemi bir eyi dnmek insana haz verir.Sekreterin evrak ve dosya sisteminde yapaca bir iyiletirme, bro iinde bir dekor deiiklii, sorunlara abuk ve aklc zmler bulma, broda deiik ve ho bir hava estirmesi yaratc yn ile mmkn olabilir.Byle ileri kolaylatrc fikirleri veya grnt olarak yapt ho deiiklikleri mutlaka yneticisi tarafndan da takdir edilecektir.

YMSERLK Sekreter olaylara hep iyi tarafndan bakmay alkanlk haline getirmelidir. Olumsuz bir olayn iyi taraflarn grmeye alarak dengeyi salamaldr. Bir iin banda ktmser duygulara kaplndnda yaplan i sorunsuz geliecekse de mutlaka bir aksilik kar.Olumlu dnmenin gc sadece i hayatnda deil sekreterin gnlk yaantsnda da kullanlmaldr. yimserlik hatalarn dzeltilmesine, iin doru bir ekilde tamamlanmasna byk lde kolaylk salar.

SABIRLI VE HOGRL OLMAK Sabr ve hogr hereyden nce insanlk iin iyi bir meziyettir. hayatnda sabr bize baary getirir, ofis iinde herbiri birbirinden farkl eitli insanlar birbirleriyle almak durumundadr. Bu insanlarn aralarndaki organizasyonu salamak grevi sekretere ait olduundan sabr, en gerekli zelliklerinden biri olmaldr. Sekreterin ncelikle yneticisine kar sabrl ve hogrl olmas gerekmektedir.Yneticiler tm ofisin sorumluluunu stlendiklerinden ar stress ykldrler, sekreter mdrnn i ykn ve stresini hafifletmeye alrken mutlaka sabr ve hogr gstermelidir birebir ayn ekilde davranmak ileri zecei yerde kartrr, ayrca yneticisini iyi tanyan bir sekreter olas gerginliklerin, problemlerin kendisiyle ilgili olmadn anlar ve daha kolay hogr gsterir.Sekreter, kurum d mal veya hizmet verdikleri mterilerine kar da firmas adna sabrl ve hogrl olmaldr, onun bu davran karsndakini de utandrr ve doru davranmaya yneltir

SIR SAKLAMAK Sr saklamak ve gizlilii korumak sekreter kelimesinin tanmnda yer alr. Sekreter organizasyondaki yeri itibariyle, pek ok eyi renir, gizli kalmas gereken bilgileri ister istemez duyabilir, evrak geli gidilerinde faaliyetlerin akn izler. Yneticisinin i hayatyla birlikte zel hayat hakknda da bilgi sahibi olur. yi bir sekreter edindii her trl bilgiyi titizlikle saklar, gerektiinde bildiini unutur ve yneticisine gizlilik ve koruma anlayyla destek olur, bu bilgileri yneticisine kar da asla kullanmaz.Bu yzden sekreterin i arkadalaryla arasnda nemli denge izgisini kaldrmamas gerekmektedir. ok yakn bir arkada da olsa profesyonellik adna ona hibireyi sezdirmemeli, yakn arkadann da ok yakn bir arkada olabileceini aklndan karmamaldr. baka dostluk baka kavramnn gereklerini titizlikle yerine getirmelidir

SEYAHAT NCES YAPILACAK HAZIRLIKLAR Yneticiye seyahat sresince ihtiya duyabilecei her trl evrak kontrol etmesi hatrlatlr. rnein krtasiye detaylar (kalem, not defteri, yedek kalem ileri vs.) , antetli kat, irket kaesi, toplant iin lazm olabilecek yazmalarn bulunduu evrak dosyas, katalog, kartvizit vs. gibi ayrntlar kesinlikle unutulmamaldr.Yneticinin ilk kez seyahat ettii bir lke ise, bal bulunduu GSM ebekesinden mobil telefon kullanm hakknda bilgi alnmal ve yneticiye bu bilgi aktarlmaldr.Ynetici asistan tm seyahat bilgilerinin detaylar bulunan bir seyahat izelgesi hazrlayarak yneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde bulundurmaldr.Meteoroloji Genel Mdrlnden seyahat sresi ierisindeki hava durumu renilerek yneticiye mutlaka nceden bilgi verilmelidir.Yneticisinin hangi tarihler arasnda seyahatte olacann kurum iine dahili bir yazma ile bildirilmesiSeyahatte sresince i grmesi yapaca kii veya kurumlara uu bilgilerini ve kalaca otelin bilgisinin gnderilmesiYneticiden seyahate kmadan once kendisinin bulunmad gnlerde yaplmasn istedii iler sorulmal ve not alnmaldr.

SEYAHAT VE ULAIM Sekreter, yneticilerinin yurtii ve yurtd seyahat rezervasyonlarn dzenlemek, gerek gidi-geli gerekse otellerde kalma durumlarn, tarih ve saatleri isabetli, doru ve eksiksiz bir ekilde ayarlamak, seyahat programnn aksamadan ilerliini salamak gibi nemli ilerini yrtmekle grevlidir.Bu iler iin mutlaka planl almal ve aadaki hususlara dikkat etmelidir;- Seyahate gidecek olan kiilerin isimleri- Nereye gidilecei ve hangi arala seyahat edilecei- Seyahatin ka gn srecei- Gidilecek yerde grlecek ahslarn isimleri- Gidilecek yerin adresi, telefon numaras ve gerekli dier bilgiler- Giderken gtrlecek ahsi eyalar- Yurtd seyahati ise; pasaport, dviz ilemleri vs.

SEYAHAT VE ULAIMBu plan hazrlandktan sonra detaylar gelitirilir;- Seyahat acentasyla grmeler yaplp, gidi-geli biletlerinin ayarlanmas - Gerekli kiilere haber verilip, randevu saatlerinin bildirilmesi- Gidilecek seyahat vastasnn kalk-var saatlerini kaydeder, unutulma olmamas iin ilgililere gerekli hatrlatmalar yapar- Grlecek kiileri, grme yerlerini, saatlerini belirler- Ald tm bilgileri, yapt plan dzgn bir ekilde kat zerinde gsterir (tape eder), oaltarak birini kendi alr, dierlerini ilgili kiilere datr.Seyahat program dzenleyecek sekreterin elinin altnda bulunmas gerekli eyleri yle sralayabiliriz;Havayollar, demiryollar yllk programlarn ieren kitapk veya brorleri, havayollar, demiryollar, otobs iletmelerinin telefon, fax numaralar, eitli telefon rehberleri, .eitli yurtii ve dnya haritalar, dviz kurlarn belirleyen gnlk veriler, banka hesap numaralar, seyahat acentalar adres ve telefon numaralar vb.

DosyalamaSSTEMLLK M, SSTEMSZLK M? Usl, esastan nce gelir.yerinde, bir ynetici asistann zen, yoran ve problem olarak karsna kan pek ok olay olmaktadr. En bata geleni ise yntem yanlldr.Yneticiyle birlikte alma yntemlerini bilmeme, ekip almas olmay, pratik olmamak, ynerge eksiklii, yazl iletiimi angarya kabul etmek, sistem kavramn gz ard etmek, en byk bir iten en kk ilere kadar bilimsel tavrn olmay, alma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk; yntem yanllklar iinde saylabilir. rnein yazmalarda sekreterin sistem kavram yle olmaldr: Bir konuyu nasl yaz ekline getirebileceini bilme, yannda mutlaka szlk ve yazm klavuzu bulundurma, yaznn mizanpajn yapabilme (ekil ynnden dzenleme), firma yazma standard oluturma, yazlara gelen ve giden olarak say verilmesi, mutlaka paraf konulmas, gnderilmeden nce kontrolu, ilemi biten yazlarn dosyasna kaldrlmas, bold karakterin nerede kullanlacan bilme gibi ilemler, yazmalarda bir sistem oluturma ve onu uygulama olarak anlatlabilir.Yukarda altn izerek gsterdiimiz sistem kavramn gz ard etmek konusuyla ilgili bir rnek vermek istiyoruz.

DosyalamaSistem, bir veya daha ok amaca veya sonuca ulamak zere aralarnda ilikiler olan fiziksel veya kavramsal, birden ok bileenin oluturduu btndr. [1]Bir broda evrak ynetimi, bal bana sistem mant ile; planlanmas, oluturulmas ve kullanlmasyla gerekletirilebilir. Aranan bir evrakn en az be, en fazla krk be saniyede bulunmas lzmdr. Eer bu sre iinde evrak bulunamyorsa, bir yerlerde hata yaplyor demektir. Belgeler Ynetimi olarak da adlandrlan, brolardaki dosyalama-arivleme srecinde, ortaya kan problemler genel olarak aadaki hususlarda younlar:- Gelen ve giden evrak kaytlar yaplmyor ve zimmet defteri doru kullanlmyor olabilir.- Kurulua uygun dosyalama ekli seilmemi olabilir.

Dosyalama- Evrakn dosyalanma yntemi iyi bilinmiyor olabilir. (Hangi evrak hangi dosyaya konmal)- Evrak takip edilmiyor, verilen bir evrak geri gelmiyor olabilir.- Arivleme doru yaplmyor olabilir.Dosyalama sistematiinde yukardaki btn aamalarn zel usulleri ve uygulamalar vardr, olmaldr. imdi, yukarda alt izilen; evrakn takibi konusuyla ilgili olarak, sistem mant erevesinde yaplmasnda yarar olan faaliyetleri grelim:Muhasebe mdr Feridun Bey, satlarla ilgili bir dosyay incelemek zere sat blm sekreterinden istedi diyelim. ncelikle yaplmas gereken ey, Dosya steme Fii dzenleyerek, istenen dosyaya ilikin bilgileri bu fiin zerine yazmak olacaktr. Fiin zerinde dosya numaras, dosyay alan kiinin ismi, ne zaman geri verecei, dosyay veren kiinin ismi gibi bilgiler vardr. kinci aamada Hatrlatma Kart denilen ve yine hemen hemen ayn bilgilerin yer ald forma kayt edilir.

Dosyalamanc yaplacak i ise Darda rehberi olarak adlandrlan ve st ksmnda Darda yazl bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton veya polyesterden yaplm bir rehber, alnan dosyann yerine konulur. Hatrlatma kart, ya dosya dolaplarnn kapana, veya sekreterin her an grebilecei (masa st veya ekmece) bir yere yerletirilir. Darda rehberi, stteki kulakyla, dosyann henz geri gelmediini uyaracaktr. Bir dosyann darda kalma sresi yedi gndr. Her istenen evrakn fotokopisi ekilip verilemeyecei dnldnde, bu uygulama son derece yararl olur. Bu anlatlanlar adm adm yle zetleyebiliriz:1. nce kendin sistem kavramn benimse2. Sistemin usullerini bil (ren)3. Sistemin gerekli olan materyallerini hazrla4. Yazl bildiri haline getir ve btn blmlere duyur5. Uygula6. Kontrol et

SEKRETERLKTE DAVRANILARIN NEM Sekreterin davranlar ll, kibar, zarif ve dengeli olmal, yerinde gerektii gibi davranmay bilmelidir.DURU, OTURU, YRYSekreter her zaman dik durmal, beden dilini iyi kullanmaldr. Oturup kalkarken temkinli olmal, kyafetlerini de dnerek davranmaldr. rnein; etek giymi bir sekreter koltukta oturuuna dikkat etmeli derli toplu yava hareketlerle oturmaldr. Yrrken adm aralklarn ayarlamal bir bayana yakacak ahenkle yrmelidir.KONUMA ve DKSYONSekreterin ses tonu ne ok yksek ne de ok ksk olmamal, emir verici ses tonundan kanarak sesin iddetini ve yumuakln kulaa ho gelecek ekilde ayarlamaldr.Diksiyonunu gelitirmek iin dzenli soluk alp vererek pratik yapmal, konuurken kendisine gven duymal, gzel ses tonu ile etkileyici cmleler kurabilmelidir. Bu konuda baarya ulamak iin her trl bilgiyi, kayna okumal ve gereksiz, faydasz sohbetlerden kanmaldr. Hatalarn farkedip dzeltmek iin aba sarfetmelidir.Etkili konumay; Konumann fiziksel dokusu (iitilebilir, canl), konumann dnsel dokusu (akc, mantkl, ak) ve konumann dilsel dokusu (uygun kelime seimi, kelimeleri doru yerde kullanma) olarak 3 grupta snflandrabiliriz.

SEKRETERLKTE DAVRANILARIN NEMJESTLER ve MMKLERnsanlarn el kol hareketleri, gzler, tebessm etmek, kalarn hareketleri jestler ve mimikleri oluturur. Bu hareketlerin yumuak olmas kardaki insan etkiler ve rahatlatr, jest ve mimiklerin abartl kullanlmas kt bir izlenim uyandrr, yerinde ve uygun lde kullanlmaldr.NEZAKET VE GRGGrg kurallar, insan ilikilerinin belli bir dzende ilemesini salayan sistem btnldr.Grg, toplumun iinde zamanla oluan, insanlarn birbirlerini rahatsz etmemelerini, birbirlerine saygl davranmalarn salayacak toplumsal kurallardr.Grg zamanla insanda bir birikim oluturur ve bu birikim sosyal yaantsnda insana pek ok kapy aar. Sekreter, nazik ve grgl olmaldr. Hareketleri kibar, uyumlu olmaldr, kabalk yapmas veya nerde nasl davranacan bilememesi sekretere eksi puan kazandrr.Telefon grmelerinde, toplantlarda, davetlerde, ofis ierisinde ve birebir ilikilerinde nezaket ve grg kurallarna uymas ilerini byk lde kolaylatrr.

SEKRETERLKTE DI GRN Sekreter alt ofisin vitrinidir. nsanlarn birbirleriyle ilikilerinde ncelikle dikkat ettikleri ey d grntr. Bu sebepten dolay sekreterin d grn byk nem tar. Gnmzde tm niversitelerin Bro Ynetimi ve Sekreterlik Blmlerinde, giyim, makyaj ve zarafet konularnda eitim verilmektedir. GYMSekreter temiz, zevkli ve sade giyim tarzn benimsemelidir. Moday kendine yaktrd lde takip etmelidir. Oturup kalkarken, yaz yazarken ve gn ierisindeki her trl faaliyetlerini gznnde bulundurarak en rahat alabilecei giysileri semelidir.Sekreter giyim konusunda seim yaparken hem iyerinin genel havasna uygun kyafetleri semeli hem de fizyo-biyolojik zelliklerini dikkate almal, giyiminin yapt iin bir paras olduunu unutmamaldr.AKSESUARLARnsanlarn gzel grnme duygularn tamamlayan, giysileri klatran tak ve eklere aksesuar denir. (Earp, fular, al, kemer, eldiven, apka, tak vs.) Bu aksesuarlar, alma ortamna gre arla ve gsterie kamamak kouluyla yerine ve zamanna uygun olarak kullanlmaldr. alma ortamnda genellikle ok deerli olmayan madenlerden yaplm taklarn seilmesi yerinde olacaktr.

SEKRETERLKTE DI GRNMAKYAJ ve SALIKSekreter salna dikkat etmeli, cildine zen gstermelidir, gn ierisinde srekli insanlarla birebir iletiim halinde olduundan salksz bir grnt sergilememelidir.Cildinin kategorisine uygun olan bakm dzenli olarak yapmaldr. Makyaj yaparken kyafetine uygun tonlar semeli, ar renklerden kanmal, eskiyen makyajn mutlaka yenilemeli ama bunu alma masasnda mesai saatleri ierisinde yapmamaldr.SADE, BAKIMLI ve ZARF OLMAKSekreter her konuda gerek giyim gerek makyaj gerekse benzeri dier konularda sade olmaya zen gstermeli ve abartdan kanmaldr.Vcuduna gereken bakm yapmal, beslenmesine, uykusuna, salarnn, ellerinin vs. bakmna zen gstermelidir, bu ilemler hem vcudunu hem ruhunu dinlendirir, motivasyon gc ykselir ayrca evresini de olumlu ynde etkiler.rnein; eller ilk gze arpan ve dikkat eken organlarmzdan birisidir. Trnaklarndaki ojelerin yars km bir sekreterin karsnda brakaca imaj dnn... veya salar dank bir sekreterin durumunun ofis ierisinde ho karlanmad kanlmazdr.Zarafet tanmnn ierisinde; incelik, naziklik, terbiyeli davran, terbiyeli konuma gibi kavramlar yatar. Zarif bir sekreter etrafndaki insanlara ho duygular verirler. Zarafet iki ksmda incelenebilir;Duygusal (i) zarafet; yardmseverlik, doruluk, hogr, acma duygular vs.Fiziksel (d) zarafet; hareketlerdeki yumuaklk ve zariflikTEMZLKSekreter vcudunun temizliine dikkat etmeli, gerek grnt gerekse koku olarak insanlar asla rahatsz etmemelidir. Temizliin z suya ve sabuna dayanr buda hi zor bir i deildir.PREZENTABL OLMAKBu kelimenin szlk anlam "eli-yz dzgn, insan iine kabilir, takdim edilebilir" kiilikte olmaktr.Sekreterlikte aranan zelliklerin banda gelir. Bir bayan sadece meslei iin deil tm yaamnda bu zellii tamaldr. nsana etkileyicilik kazandrr, laf sz dinlenir, sayg gsterilir.