Temas de Abministracion u3

7/27/2019 Temas de Abministracion u3

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Unidad 3. Organización

Presentación de la unidad

Durante esta unidad, estudiarás la organización en el sentido estricto de la administración

de empresas. Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de

suma importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organización serefiere a la forma en el a que estructuran conforme las condiciones de la empresa y los

recursos para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisarás los elementos

que se deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propósitos

Al finalizar la unidad identificarás el principio de organización en las empresas y aplicarás

los conceptos de organización para utilizar de una manera eficiente los recursos con los

que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender

un nuevo negocio.

Competencia específica

Analizar las etapas de la organización para su aplicación en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios básicos de la administración activa.

Redefinición de la misión de conjunto (planes y objetivos) Distribución de funciones o

unidades de actividad principales (división en departamentos y funciones de apoyo)

División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales, para el

establecimiento de un organigrama)

Operatoria de integración del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y

dispositivos de coordinación)

Estructuración de actividades individuales, descripción de puestos de trabajo, objetivos y

funciones individuales, etcétera).

3.1. Concepto, importancia y principios de la organización

Una organización es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las empresas tienen claros estos objetivos y esto les permite tener un

panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos. Las funciones principales de

la organización es atender y vigilar las áreas de recursos humanos, materiales,

financieros, producción y tecnología, ya que al crear y regular estas áreas se trabajaen conjunto en la empresa para lograr los fines esperados.

3.1.1. Concepto de organización

La organización es un sistema de interacción entre seres humanos, trabajos y

dirección para lograr la elaboración de un producto u ofrecer un servicio, su

objetivo principal es la buena comunicación y alcanzar una meta o propósito



común. Para Cardoza (2007) la acción de organizar, consiste en una misión de

estructuración con el fin de obtener la mayor cohesión posible en situaciones complejas,

por ejemplo los costos, dominio de la tecnología, necesidad de nueva infraestructura,

variables para la toma de decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organización de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lógicos:

Redefinición de la misión de conjunto (planes y objetivos)

Distribución de funciones o unidades de actividad principales (división en

departamentos y funciones de apoyo)

División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales, para el

establecimiento de un organigrama)

Operatoria de integración del conjunto para compensar las divisiones

(procedimientos y dispositivos de coordinación

Estructuración de actividades individuales, descripción de puestos de trabajo,

objetivos y funciones individuales, etcétera).

Para Chiavenato (2006) la administración se divide en dos tipos, f ormal e informal: “

Como entidad social u organización informal, en la cual las personas interactúan para

alcanzar objetivos específicos.

En esta acepción, la palabra organización indica cualquier iniciativa humana intencional,

emprendida para alcanzar determinados objetivos, un ejemplo claro de la organización

informal son las relaciones amistosas.

Como función administrativa y parte del proceso administrativo u organización formal, en

este sentido, organización significa el acto de organizar, estructurar y destinar losrecursos, definir los órganos encargados de la administración y fijar sus atribuciones e

interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos

en un organigrama y que tienen comunicación por medio de los manuales” (p. 72).

Ambos tipos de administración, formal e informal, están presentes dentro de todas las

organizaciones, como se observa en la siguiente figura



Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administración una Perspectiva Global,

p.246.

La diferencia entre la administración formal e informal es que la primera se efectúa

en la relación entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algún estudio calificado

y la segunda es la relación que se da con una persona que no tiene algún estudio

calificado solo una referencia del trabajo a realizar.

Los principios de la organización:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relación que debe de existir entre los

principios básicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a constituir, con el fin de

elegir un método viable y óptimo para dicha empresa.

Estos principios básicos son:

I. La identificación y clasificación de las actividades requeridas. Es necesario tener claro

las funciones de cada puesto, ya que esto garantiza el cumplimiento de las mismas. Por

ejemplo: un repartidor de mercancía tiene la función de entregar satisfactoriamente el

producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Esto

es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se asignan tareas con el fin de

llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignación de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la autoridad

(delegación) necesaria para supervisarlo. Cada área o departamento debe de contar con

una persona que sea el responsable del trabajo que ahí se realice, por ejemplo el jefe de



área de sistemas en una empresa, tiene la responsabilidad de entregar sus formatos

digitales, de hacer funcionar sus recursos electrónicos por medio de la gente que está a

su cargo.

IV. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional)

y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento, por ejemplo) en la

estructura organizacional.

Importancia de la organización: El proceso de organización se compone de diferentes

pasos, el conjunto de dichos pasos permiten que los objetivos de la empresa se logren y

así se validan los procesos de ésta; entonces, se dice que la organización bien planteada

y analizada está bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organización que indique cómo inicia, cuáles serán los objetivos a alcanzar y en cuánto

tiempo se lograrán.

Los principales pasos de la organización son:

1. Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas

para el trabajo a elaborar.

2. Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.

3. Realizar Y cumplir con los objetivos.

4. Control en las tareas desempeñadas

Actividad 1. Tu concepto de organización

En esta actividad analizarás la importancia del proceso de organización dentro de laadministración, para ello:

1. Para fortalecer tus conocimientos, recopila de diferentes fuentes confiables, libros ointernet información sobre el proceso de organización.

2. Con base en los resultados de tu investigación y el contenido revisado, elabora tupropio concepto de organización y describe su importancia.

3. Ingresa al Foro: Tu concepto de organización y comparte tu trabajo.

4. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con las tuyase intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero y de cercanía.

*Para identificar los criterios que ha de cumplir tu intervención en el Foro, consulta la

rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña Material de Apoy o.

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3.2. Elementos de la organización

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Objetivos. Estos deben ser específicos y generales. Los objetivos generales presentanla adquisición de fondos o ganancias, la prestación de los servicios, entre otros. Mientrasque los específicos la atracción del cliente, el crecimiento del capital, etc.

Factores de la producción. Son aquellos agentes que intervienen en la producción dela organización, como por ejemplo los factores del medio ambiente, las labores deproducción y el capital.

Dirección. Es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por mediodel cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Recursos. Se dividen en materiales (edificio, papelería, muebles, instalaciones,instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de laempresa y canales de distribución), y recursos humanos (conjunto de personas quecolaboran en la empresa).

3.2.1. Etapas de la organización

Al llevar a cabo la organización de una empresa se establece la manera específica de

trabajar y la estructura con la que contará la misma. La organización de una empresa,

implica las siguientes etapas:

División del trabajo •En esta etapa se deben limitar y establecer las actividades del personal de la

empresa

Coordinación •Regularizar los recursos y esfuerzos del personal de la empresa, con el fin de lograr sincronización en el desarrollo de objetivos.

Jerarquización •Desempeñar el trabajo en la organización por orden de nivel o jerarquía

3.2.2. Jerarquización

Es el orden ascendente o descendente del personal en una organización de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones.

Se agrupan de acuerdo al grado de responsabilidad.

En una empresa la jerarquización depende totalmente del tamaño de la misma, de ella se

derivan las áreas o departamentos de los que estará constituida y las labores específicas



Que desempeñarán y que servirán de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa.

Cada uno de estos departamentos contará con un líder que será el encargado de verificar

que todas las funciones se desempeñen bien, por ejemplo:

En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de área que encabezaráa los auxiliares en mercadotecnia quienes tendrán la responsabilidad de verificar

los precios, comercialización, promoción y estar al pendiente de lo que sucede con

los consumidores.

Los auxiliares a su vez dirigirán a un grupo de vendedores que estarán a cargo de

un área específica y serán los encargados de llegar a los clientes finales.

Además del área de mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos,

producción y administración, entre otras; cuyos líderes serán los encargados de tomar las

decisiones finales y responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

Jerarquización

Jefe de área

Mercado logos

Vendedores

Clientes

3.2.3. Departamentalización

Se agrupan las labores según actividades específicas y similares para delimitar departamentos o áreas con el fin de lograr una especialización y el éxito en laorganización.

La departamentalización básicamente se aplica en tiendas departamentales,instituciones gubernamentales y educativas.

Por ejemplo en la educativa es regida por el director del plantel, de ahí se derivan lossubdirectores, luego jefes de carrera y le siguen los maestros.Se divide en las siguientes categorías:

Departamentalización por números simples:

Se cuentan los empleados que desempeñan mismas labores y son observados por un

dirigente.



Por ejemplo: en la elaboración de un producto se observa el siguiente diagrama:

Jefe de producción

Operador 1

Operador 2

Operador 3

Departamentalización por tiempo:

Se agrupa por turnos laborales ya que en muchas organizaciones no es suficiente una

jornada laboral.

Por ejemplo en una maquiladora para la elaboración de un producto es necesario trabajar

en más de un turno para desempeñar una misma labor.

Departamentalización por función empresarial: regularmente este tipo de

departamentalización de hace en grandes empresas, ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.



Departamentalización territorial o geográfica: esta distribución se presenta cuando la

empresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compañías de teléfonos móviles, los establecimientos

de comida rápida, entre otros.



Departamentalización matricial:

Se combina la departamentalización por producto y la de funciones, y su principal ventaja

es que los expertos intercambian experiencias para lograr mejor calidad.

Por ejemplo:



Departamentalización virtual:

La tecnología disminuye el tiempo en los procesos administrativos ya que se forma una

red y acelera la toma de decisiones.

Anteriormente la coordinación para el trabajo era por medio de tren, telegramas,

automóviles, teléfono, copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologías dela comunicación e información ese proceso cambió a las redes computacionales y en la

actualidad resulta mucho más fácil crear una comunicación por medio de herramientas

cibernéticas que agilizan la economía y los procesos de las empresas

3.2.4. Descripción de funciones

Primero, es necesario precisar que una función es una actividad o un papel quedesempeña una persona, entonces, una función administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la

organización de la empresa, ya que las funciones administrativas además de ser

fundamentales son dirigidas por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros.

Por ejemplo: en una pequeña empresa es necesario tener claras las funciones para la

adquisición de productos, la gestión de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.



3.2.5. Actividades y obligaciones

La delimitación clara y precisa de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerárquicos de la organización, es de suma importancia, ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones.

Primeramente, las actividades son pasos a seguir para la realización de una tarea, y al

cumplir varias de estas tareas se forma una función. Las funciones son los roles formados

dentro de la empresa y son hechas para crear objetivos. Las personas responsables de

cada uno de los departamentos o de la empresa en sí, son las encargadas de promover,

regularizar y examinar las acciones de su área.

Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado

de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que laproducción salga a tiempo y en buenas condiciones. Algunas actividades son:

1.

trabajo.

2.

3.

de la organización.

Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

y algunas obligaciones:

1.

2. Llevar un seguimiento de mejoras en la organización.

3.

4.

3.2.6. Coordinación

Coordinar es crear acuerdos y unión entre los departamentos de la empresa para lograr el

buen funcionamiento y la superación de la misma.

Es proporcionar a cada área sus funciones para que se cumplan los objetivos de manera

positiva.



La coordinación aplica los siguientes principios de la administración:

mando, representación, división de trabajo, entre otros.

La importancia de la coordinación se refleja en los resultados que aportan las áreas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organización de la empresa.

Entonces la coordinación une diferentes departamentos para cumplir tareas compartidas.

El líder de la organización tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempeñan en la empresa.

Se presenta una coordinación vertical cuando el gerente organiza y coordina las acciones

de los departamentos de la empresa, ya que realiza una autoridad directa con los

responsables del área.

En cambio se presenta una coordinación horizontal cuando los jefes de las diferentes

áreas o departamentos coordinan funciones entre sí para armonizar las interrelaciones decada departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa además de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecución, se apoya de otras áreas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solución de problemas.

Por ejemplo, es el encargado de realizar reuniones periódicas para asignar las tareas que

se deben de realizar para lograr un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada

dirigir los procedimientos de la empresa.

Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificarás las funciones y actividades del área de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Selecciona alguna de las áreas de la empresa que has investigado desde la

Unidad uno

2. Identifica qué tipo de estructura jerárquica tiene, las funciones y actividades de

cada uno de los empleados que integran el área.

3. Integra la información en un archivo de texto y guárdalo con la siguiente

nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envíalo al sección de tareas y espera



retroalimentación de tu Facilitador(a).

Evidencia de aprendizaje. Diseño organizacional

Con esta evidencia de aprendizaje, recapitularás todo lo que has revisado a lo largo de laasignatura, Para ello, elabora un proyecto tomando en cuenta los siguientes puntos:

1. Busca información sobre la empresa seleccionada que pueda ser relevante para tuproyecto.

2. Realiza un diagnostico de la empresa para conocer su situación organizacional

3. Construye una justificación de tu proyecto

4. Redacta un documento donde incluyas:

ferencias entre una empresa formal e informal y en donde se encuentra la empresaque elegiste.

jerarquización.

n departamento.

aprovechar las áreas de oportunidad y hacer frente a las amenazas del entorno.

5. Guarda tu documento con la nomenclatura ADMA_U3_EA_XXYZ

6. Envíalo a tu facilitador (a) a través de, portafolio de evidencias y espera suretroalimentación.



Autoevaluación Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluación

correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer conatención las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

1. Sistema diseñado específicamente para cumplir con las metas y objetivos de laempresa.

a. Organizaciónb. Organigramac. Control

2. La entidad social u organización informal es:

a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa.b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas.c. Un equipo de trabajo que reúne información con el fin de concentrar proyectos para surealización en un determinado tiempo.

3. Definición de organización formal

a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos.b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los órganos encargados de laadministración y fijar sus atribuciones e interrelaciones.c. Conjunto de personas que hacen equipo con la finalidad de originar ideas paraestructurar una empresa.

4. Cuando se diseña una empresa se debe elegir un método factible para lograr losobjetivos de la misma.

Falso Verdadero

5. La organización está compuesta por pasos independientes que logran los objetivos:

Falso, Verdadero



6. Son los agentes que intervienen en la producción de la organización

a. Direcciónb. Factores de producción.c. Justificación.

7. Los recursos materiales son:

a. Edificio, papelería, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas.b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribución.c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.

8. Elementos de la organización

a. Objetivos, control, dirección y planeación.b. Objetivos, factores de producción, dirección y recursos. Correcto al interactuar estos elementos se logran los objetivos establecidos.

c. Planeación, objetivos y dirección.

9. La división del trabajo, la coordinación y jerarquización son etapas de laorganización.

Falso. Verdadero.10. ¿Cuál es la etapa de la organización donde se establecen las actividades delpersonal de la empresa?

a. Coordinaciónb. División del trabajoc. Planeación.

11. ¿La jerarquización depende del tamaño de la empresa para poder llevarse acabo?

Falso. Verdadero.12. ¿Qué es la departamentalización?

a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para que esténinvolucrados en todos los procesos.



b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuentencon una especialización.

c. Crear departamentos nuevos con el fin de que crezca la empresa

13. Una función administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de la

empresa.

Falso. Verdadero.14. Definición de coordinación:

a. Diseñar un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, este es elconcepto de planeación.b. Establecer acuerdos y asociación entre los departamentos de la empresa paralograr el buen funcionamiento.

15. La importancia de la coordinación recae en unir los departamentos para cumplir en colaboración con las tareas.

Falso. Verdadero.

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