Inovação e MaIs ProdutIvIdade nas FerraMentas de CoMunICação Interna

Tendências que irão mudar

o futuro das redes sociais nas empresas

a) Criação de um ponto de encontro virtual

b) Comunidades específicas serão criadas

c) Um gestor de comunidades se torna mais importante

d) Uso das redes como ferramentas durante o trabalho

e) Processos corporativos são registrados com facilidade

f) Incentivo à integração tecnológica dentro da empresa

a) Gestão social de tarefas

b) Redes sociais corporativas com interface móvel

c) Interfaces para públicos externos

d) E-learning por meio das redes sociais corporativas

e) Integração da rede com outras soluções corporativas

f) Software as a Service (SaaS) como padrão definitivo

1. Apresentação

2. Tendências para as RSC

3. Implicações e consequências

4. Conclusão

ÍNDICE

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Até 2016, 50% das grandes organizações terão redes sociais corporativas (RSC). Deste porcentual, 30% usarão a tecnologia como instrumento essencial, no mesmo nível de utilidade que telefones e e-mails têm hoje. As previsões foram extraídas de um estudo da Gartner divulgado no final de janeiro de 2013, que confirma uma tendência: a adesão das empresas a esse tipo de solução tende a crescer.

Definir o que é uma rede social corporativa ajuda a entender seu sucesso e aplicação. Trata-se de um sistema privado, controlado pelo cliente, com características e recursos dos sites de relacionamentos, como grupos de debate, ferramentas de mensagens instantâneas e compartilhamento de imagens, vídeos e textos. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar aos sites que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa.

As instituições que adotaram soluções do gênero detectam benefícios para todo o corpo funcional. Segundo um estudo publicado em 2012 pelo instituto de pesquisa McKinsey Global Institute (MGI), a adoção de tecnologias sociais pode aumentar a produtividade dos colaboradores entre 20 e 25%. Isso se dá porque a ferramenta incrementa a comunicação e a colaboração entre membros da empresa e parceiros – aspectos visíveis de forma mais explícita em uma rede social corporativa.

As características das redes sociais corporativas foram assimiladas por alguns setores específicos, como os departamentos de recursos humanos. De acordo com uma pesquisa publicada em 2012 pela consultoria Silkroad, 67% dos gestores de RH usam essas ferramentas. Entre as principais funções, o estudo destaca o apoio nas campanhas de recrutamento e a aplicação em atividades de aprendizado e desenvolvimento pessoal.

1. Apresentação

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O exemplo do RH mostra que as ferramentas sociais internas começam a se adaptar às empresas. No nosso trabalho, percebemos, cada vez mais, a criação de novos recursos dentro das redes corporativas para torná-las mais geradoras de valor. Pensando nisso, queremos expor neste e-book algumas tendências que acompanharão essas soluções nos próximos anos. Além disso, vamos mostrar as consequências destas inovações para as empresas e sua rotina de trabalho.

Boa leitura!

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As ferramentas sociais corporativas tendem a incorporar recursos de outros sistemas internos para se adequarem às rotinas e às necessidades da organização. Abaixo, separamos seis das principais tendências que observamos para os produtos disponíveis no mercado – algumas ainda em fase beta, outras bem desenvolvidas. Na hora de escolher uma ferramenta para sua empresa, vale a pena ver se a solução conta (ou, pelo menos, pretende contar) com algumas das inovações abaixo:

As redes corporativas vão incorporar recursos de gestão de projetos, em uma tendência conhecida como Social Task Management (STM ou gestão social de tarefas). Por meio dessa tecnologia, o gerenciamento de ações será integrado às ferramentas de comunicação interna, tornando o processo mais colaborativo.

Pense, por exemplo, em uma agência de publicidade: um job pode ser dividido em tarefas definidas para colaboradores específicos. Cada um deles terá noção do escopo do seu trabalho e das datas de entrega. Já os gestores poderão acompanhar o andamento do projeto e ver quais

funcionários estão mais ou menos engajados.

No nosso blog, mostramos um caso de STM usado na ETS-Lindgren, empresa especializada em sistemas elétricos. A solução usada por eles permite indicar como está o andamento de um projeto e a atuação de um determinado parceiro da companhia. Se o gestor desejar, pode bolar um relatório em poucos minutos. Desta forma, as colaborações entre usuários seriam orientadas pelas demandas da organização, gerando soluções autênticas, com a cara da instituição e seus componentes.

2. Tendências para as RSC

a) Gestão social de tarefas �

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Os sites de relacionamento comerciais, como Facebook e Twitter, contam com versões móveis, que viabilizam a comunicação e o compartilhamento em qualquer lugar. As ferramentas corporativas podem usar esse recurso para promover a mobilidade com os dados da organização, deixando a rede interna disponível mesmo longe da empresa.

Um aplicativo para dispositivo móvel – seja tablet ou smartphone – é útil para empresas com funcionários em campo. Um prestador de serviço pode, por exemplo, usar o sistema para pedir a ajuda dos colegas em um caso mais delicado. Com os recursos de colaborativismo das redes sociais corporativas, uma demanda do funcionário passa a ser importante para todos, estimulando a cooperação entre os colaboradores, além de dar mais velocidade à resolução dos problemas.

Esse prestador de serviço em campo pode, ainda, receber novas tarefas pelo celular, sem a

necessidade de voltar até a sede só para pegar os dados da próxima demanda. A ferramenta pode ser usada como um meio de comunicação entre os colaboradores que não depende de localização geográfica. Se o funcionário tem um dispositivo móvel com o aplicativo da rede social corporativa, ele estará conectado à empresa em qualquer lugar com acesso a rede.

Em suma, com uma rede disponível para dispositivos móveis, é possível criar um ponto de encontro para todos os colaboradores em qualquer lugar. Com os aplicativos em versão mobile, é possível expandir os benefícios dessa ferramenta interna – como a comunicação e o colaborativismo – para além da sede da empresa.

b) Redes sociais corporativas com interface móvel �

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Muitas ferramentas corporativas disponíveis no mercado estão organizadas de acordo com o domínio do e-mail da empresa. Por exemplo: só poderão ingressar na rede da “XYZ” funcionários com e-mails @XYZ.com.br. Essa é uma boa forma de controlar o tipo e o número de membros inscritos no sistema. Porém, a inclusão de uma pessoa próxima à organização, como um fornecedor ou um consultor, pode enriquecer os debates internos e ajudar a movimentar a rede. Daí surge mais uma inovação: a rede aberta ou interface para públicos externos.

Com esse recurso, pessoas estratégicas para a organização – como prestadores de serviço e outros parceiros – podem entrar na rede social da empresa. O acesso pode ser total, com todos os privilégios de um colaborador, ou limitado por grupos de discussão ou funcionalidades. Esses usuários podem, por exemplo, dar suas sugestões em um debate sobre um novo serviço ou conversar com um funcionário por meio do

mensageiro instantâneo.

É importante destacar que, para uma solução desse tipo dar certo, é preciso garantir a privacidade dos usuários e a segurança das informações da empresa. Uma ferramenta social corporativa com essa função não precisa (e nem deve) dar margem para expor dados estratégicos. Afinal, a premissa de uma rede aberta é aumentar o potencial do colaborativismo com as contribuições dos stakeholders, sem perder a confiabilidade no sistema.

c) Interfaces para públicos externos �

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Na medida em que as redes sociais corporativas são adotadas pelas empresas, novos usos vão surgindo. Entre essas novas aplicações, é importante destacar as soluções adaptadas para o ensino virtual (ou e-learning). Os meios digitais são usados para transmitir conhecimento e organizar aulas voltadas para a capacitação dos colaboradores.

Em uma rede social corporativa, é possível criar grupos destinados aos assuntos que se pretende discutir. O modelo ideal integra iniciativas offline, como cursos e palestras, com ações dentro da ferramenta. Se o objetivo é capacitar os funcionários sobre segurança no trabalho, por exemplo, é possível criar um espaço para postar textos, compartilhar vídeos e começar debates sobre o assunto.

Recentemente, mostramos no nosso blog um interessante caso de rede social corporativa voltada para a educação. A corretora de seguros

Marsh criou a University: uma plataforma interna voltada para a capacitação e a integração entre os colaboradores. A iniciativa, focada em assuntos como finanças e administração, permitia disseminar conhecimento e conversar com outros alunos sobre o assunto, com a possibilidade de criar perguntas e tirar dúvidas com outros colegas. O sistema cresceu, outros cursos foram criados e a Marsh University tornou-se um case mundial de sucesso.

d) E-learning por meio das redes sociais corporativas �

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Uma rede social corporativa pode gerar uma série de informações sobre os colaboradores, as áreas da empresa, produtos e serviços, entre outros. Ela já se encarrega de armazená-los e, em alguns casos, organizá-los com a ajuda do usuário – a criação de grupos para cada departamento é um exemplo. Porém, as soluções mais avançadas aproveitarão esses dados para alimentar outros sistemas usados pela empresa. A tendência é que ferramentas do gênero tenham alta capacidade de integração.

Em uma solução conectada, a rede social corporativa funciona como um hub – um ponto de encontro para todos os sistemas da empresa. As informações geradas ali dentro alimentam o cadastro de ERPs e CRMs com dados sobre colaboradores, clientes e concorrentes. Outras ferramentas usadas nas empresas, como softwares de gerenciamento de projetos, poderão estar ligados à solução, com atualização constante.

A rede social como hub traz resultados positivos para uma empresa que pretende trabalhar totalmente interligada. De acordo com o estudo divulgado em 2012 pela McKinsey Global Institute, soluções voltadas à interação ajudam as organizações a ficarem totalmente conectadas, seja no aspecto tecnológico (com melhorias na infraestrutura, especialmente na rede) ou no comportamental, com funcionários trocando mais ideias e gerando conhecimento.

Por fim, além da integração com os sistemas internos, novas tecnologias também podem conversar com os sites de relacionamento mais populares. Se um texto compartilhado via Twitter pode contribuir para um debate na empresa, por que não trazê-lo para a rede interna? O caminho oposto também é interessante: um link postado internamente pode ir para Facebook. Nestes casos, a ferramenta deve prever políticas de segurança, que evitem o compartilhamento de informações estratégicas e/ou sigilosas.

e) Integração da rede com outras soluções corporativas �

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Antes de explicar essa tendência, cabe definir as diferenças entre os dois modelos para redes sociais corporativas. No mais antigo deles, chamado de licença de uso (LU), o usuário compra ou aluga um aplicativo para ser usado de forma nativa, instalado nos servidores da empresa. Para usá-lo, é preciso ter uma infraestrutura para suportar o software, como servidores. Além disso, muitos serviços demandam o pagamento de um valor adicional de garantia para manter a versão atualizada. As restrições econômicas e de infraestrutura prejudicam a implantação nas pequenas e médias empresas.

A segunda opção, mais atual, é conhecida como Software as a Service (SaaS): trata-se de um aplicativo hospedado na nuvem, sem a necessidade de uma infraestrutura específica, demandando apenas uma assinatura com valor proporcional ao número de usuários. Como o software está na nuvem, não é necessário investir em manutenção ou pessoal especializado para

manipulá-lo, pois o banco de dados e demais informações estarão armazenadas no fornecedor. Além disso, você sempre tende a usar sempre a versão mais atual do aplicativo, sem custo adicional.

A versão cloud permite que instituições de todos os tamanhos aproveitem os benefícios dessa ferramenta interna. Na nossa experiência no setor, observamos que a tendência é ver o modelo SaaS se consolidar como padrão do mercado. A adoção da dessa tecnologia marca uma transição do mercado: da antiga intranet instalada nos servidores da empresa – sem integração com os outros sistemas e com pouca margem para a colaboração dos usuários – para a rede social corporativa, disponível em qualquer lugar, via web, com recursos que incentivam a troca de ideias e a comunicação.

f) Software as a Service (SaaS) como padrão definitivo �

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Todas essas tecnologias que apresentamos têm o objetivo de integrar a rede social corporativa às tecnologias e à cultura da instituição. Esses novos atributos acabam influenciando a organização e gerando efeitos positivos para todos os colaboradores. Abaixo, separamos seis benefícios que as ferramentas inovadoras de comunicação interna podem trazer para a sua empresa após uma implantação eficaz:

3. Implicações e consequências:

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a) Criação de um ponto de encontro virtual @

Imagine uma ferramenta com usuários aderentes e engajados, que tomaram consciência do seu potencial colaborativo. Somado a isso, pense em uma solução com interface móvel, disponível na nuvem para qualquer funcionário (e até alguns fornecedores, por conta das tecnologias de rede aberta). Os altos índices de disponibilidade de rede e adesão ajudam a transformar a rede social corporativa em referência para todos os colaboradores.

Uma ferramenta de comunicação interna consistente ajuda a combater os focos de desinformação que podem surgir dentro de uma empresa, como a fofoca e os comentários maldosos. O colaborador que busca uma informação confiável tende a procurar a rede social corporativa, consolidando-a como canal oficial de contato com a equipe.1

Além de referência confiável de informação, a rede social corporativa pode incentivar a integração entre os colegas. Ela funciona como um lugar no qual toda a equipe pode ser encontrada. Com um espaço para a conversa e a troca de ideias, os colaboradores se sentem mais integrados ao ambiente da empresa. Além disso, o departamento de Recursos Humanos pode promover ações de melhoria do clima organizacional, como a divulgação de eventos corporativos e premiações internas para os funcionários com bom desempenho em alguma área.

1. Se você tem interesse em comunicação interna, produzimos um material somente sobre esse assunto. Baixe gratuitamente nosso e-book Comunicação Corporativa: Desafios, Planos e Soluções Tecnológicas.

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b) Comunidades específicas serão criadas @

Dentro de uma rede social corporativa, é possível criar grupos de usuários, abertos para quem quiser ingressar, ou fechados, focados no compartilhamento de conteúdos específicos. É possível dividir, por exemplo, cada departamento de uma instituição. Desta forma, os gestores podem divulgar recados para um determinado setor empresa: a tabela de folgas da frente de caixa, o novo modelo de uniforme para os vendedores, uma mensagem direta para os profissionais de RH, entre outros.

Além de cada departamento ter o seu grupo, é possível agrupar colaboradores para finalidades específicas. Um grupo de melhoria de processos em TI, por exemplo, pode reunir administradores e profissionais da tecnologia para analisar as práticas feitas

na empresa e sugerir melhorias. A função também pode ser usada no lançamento de um novo produto, convidando os funcionários a compartilharem opiniões e sugestões.

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c) Um gestor de comunidades se torna mais importante @

Com tantos grupos e subdivisões dentro da ferramenta, é preciso contar com um profissional que dê mais atenção para o sistema – algo esperado para qualquer solução de comunicação interna. Quanto mais importante for a rede social corporativa para a empresa, maior será a utilidade de um gestor de comunidades: o funcionário designado para estimular e mediar debates, além de garantir o cumprimento das normas de convivência e ética dentro do espaço virtual.

O gestor de comunidades precisa acompanhar os debates públicos feitos dentro da rede social corporativa para garantir a discussão saudável. Ele também pode promover tópicos para incentivar a adesão dos funcionários à rede e estimular o colaborativismo. Esse profissional também pode atuar como porta-voz dos gestores, administrando os canais

oficiais e divulgando informações de interesse da empresa.

Com essa descrição, o trabalho do gestor de comunidades parece ser difícil. Garantimos: não é. Essa tarefa não precisa tomar 100% do tempo dele. Um profissional com mais contato com a ferramenta – seja do RH, do marketing, da tecnologia ou de outra área – pode colocar essa função entre as outras atribuições. Independente do modelo escolhido pela empresa, é importante que a rede social corporativa conte com um responsável, garantindo seu uso com responsabilidade e estimulando o espírito colaborativo na instituição.

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d) Uso das redes como ferramentas durante o trabalho @

Alguns gestores pensam que as soluções de comunicação interna funcionam como um espaço institucionalizado para a procrastinação. No caso das redes sociais corporativas, o aspecto similar aos sites de relacionamento pode dar essa falsa impressão. A nossa experiência nessa área mostra o oposto: elas são ferramentas de trabalho, úteis em diferentes aspectos. E, com as evoluções tecnológicas, elas tendem a se tornar cada vez mais importantes nas situações mais complexas.

Um dos exemplos práticos mais explícitos é o uso das soluções móveis para um profissional em campo. Com seu smartphone conectado, um funcionário fora da sede pode tirar dúvidas online ou fazer uma consulta com a equipe instantaneamente. Ao receber

uma resposta, ele será notificado na hora. A tecnologia atua, nesse caso, como facilitadora e fonte de conhecimento para uma situação complexa.

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e) Processos corporativos são registrados com facilidade @

A situação que descrevemos no parágrafo anterior também serve de exemplo para mais uma consequência da evolução das ferramentas sociais corporativas: o registro de processos corporativos. A pergunta que o colaborador fez para os colegas pode ser facilmente registrada e indexada. Caso mais alguém passe por uma situação parecida, pode consultar o banco de dados interno e ver as possíveis soluções. Não foi preciso criar um chamado ou um registro formal de demanda: a própria rede tratou de gravar o problema internamente.

Essa função pode ter grande utilidade no trabalho de gestão de projetos. Com soluções de Social Task Management integradas às redes sociais corporativas, é possível registrar cada tarefa relacionada, os problemas detectados durante a execução

e os profissionais envolvidos. Se, no futuro, a empresa encarar situação semelhante, a equipe terá uma base documentada para dar suporte na próxima empreitada.

O registro é útil, também, para a melhoria de processos corporativos. É possível, por exemplo, analisar um projeto que foi montado dentro da rede social corporativa e pensar em ações diferentes que podem ser tomadas no futuro. A equipe pode, inclusive, usar essas informações para gerar documentos sobre certos procedimentos-padrão, baseados no que está gravado na ferramenta de comunicação interna.

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f) Incentivo à integração tecnológica dentro da empresa @

A integração de todas as tecnologias de uma empresa é o sonho de boa parte dos departamentos de TI. As redes sociais corporativas podem ajudar neste processo, como um canal de geração e alimentação de dados para todos os sistemas presentes dentro de uma instituição, como ERPs e CRMs.

Contar com um grande hub de dados internos garante a assertividade das ações. Afinal, as informações não precisam ser convertidas ou cadastradas manualmente em outro banco de dados, o que reduz falhas humanas e aumenta a precisão do que é registrado nos servidores da empresa.

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No decorrer desse texto, apresentamos algumas das inovações que vão se desenvolver dentro do universo das redes sociais corporativas. Mais aplicações podem surgir durante o tempo, e é natural que surjam. Afinal, uma ferramenta desse porte precisa estar alinhada com os objetivos da empresa em todos os níveis – para isso, alguns incrementos podem ser úteis. Quem ganha, em todos os casos que expusemos, é a instituição.

Todas as tendências que apresentamos reforçam as principais funções que uma rede social corporativa têm dentro de uma empresa: estimular a colaboração, fomentar a inovação e aumentar a produtividade. Esperamos que as direções que apontamos durante o texto ajudem sua empresa a alcançar esses três objetivos.

Os impactos que descrevemos no texto são esperados em organizações com uma rede social corporativa madura, um status que demanda tempo, trabalho e engajamento. Para obter sucesso, um bom projeto de implantação é

fundamental. Se você quer começar um projeto de rede social corporativa na sua instituição, recomendamos a leitura do material que produzimos sobre o assunto: Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa?, disponível gratuitamente para download.

Se você busca mais informações sobre tendências e inovação para esses sistemas, acompanhe nosso Blog da rede social corporativa, com textos novos publicados toda semana. E se você quer se aprofundar no assunto, dê uma olhada nos e-books que produzimos sobre o tema – são todos gratuitos e estão disponíveis na nossa página de materiais educativos sobre redes sociais corporativas.

Por fim, se você busca uma rede social corporativa para sua empresa, experimente a ferramenta que desenvolvemos: a SocialBase. Você pode se cadastrar neste link e testar a solução no plano gratuito.

4. Conclusão

Rede Social Corporativa

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