Teorija upravljanja projektima · 2.3 Definisanje obuhvata Povećanje tačnosti procene vremena realizacije, potrebnih resursa i troškova projekta Definisanje osnove za projektni

Dr Dejan Petrović

Teorija upravljanja projektima

Šta je projekat?

ima jasno definisan cilj

ima sve elemente poslovnog procesa

odvija se u budućnosti

imanentan mu je rizik i neizvesnost

jedinstven odnosno neponovljiv

vremenski ograničen i jednokratan

ograničeni ljudski i materijalni resursi

zahteva adekvatno upravljanje da bi postigao predviĎene ciljeve

Projekat predstavlja jednokratan i neponovljiv poslovni poduhvat

koji je usmeren konačnom cilju u budućnosti, a izvodi se sa

ograničenim ljudskim i materijalnim resursima.

Karakteristike projekta:

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Upravljanje projektima predstavlja koncept primene odgovarajućih znanja, veština, metoda i tehnika u cilju racionalnog usklađivanja svih potrebnih aktivnosti i resursa neophodnih da bi se određeni projekat

završio na efikasan i efektivan način.

Rezultat koncepta upravljanja projektom predstavlja ispunjenje postavljenih ciljeva projekta, odnosno završetak projekta u planiranom

vremenu i sa predviđenim troškovima i kvalitetom.

Ţivotni ciklus projekta

1. Razvoj ideje i konceptualizacija projekta

2. Izrada investicionog programa i donošenje konačne odluke

3. Definisanje projekta i izrada projektne dokumentacije

4. Implementacija

5. Ispitivanje i operacionalizacija projekta6. Analiza i zatvaranje projekta

Ţivotni ciklus razvoja softvera

Odnos mogućnosti uticaja na projekat u odnosu na

faze životnog ciklusa

Stepen fleksibilnosti/definisanosti projekta u odnosu na faze životnog ciklusa

Stepen angažovanja glavnih učesnika na projektu u odnosu na

faze životnog ciklusa složenog investicionog projekta

Zavisnost potencijalne uštede troškova i troškova usled izmena u odnosu

na ukupne troškove i faze životnog ciklusa projekta

Trostruko ograničenje

Vreme

Troškovi Kvalitet/Obuhvat

Brzo

Jeftino Dobro

odnosno

Odnos projektnih ograničenja

Vreme Troškovi

Kvalitet/Obuhvat

Promena ograničenja Potrebne izmene ograničenja

Kraće vreme Veći troškoviSmanjenje kvaliteta ili manji obuhvat

radova

Smanjeni troškovi Više vremenaSmanjenje kvaliteta ili manji obuhvat

radova

Viši kvalitet ili

povećanje obima radovaViše vremena Veći troškovi

Ključni učesnici na projektu

Rukovodilac projekta

Investitor ili naručilac

Organizacija koja izvodi projekat

Članovi projektnog tima

Projektni sponzor

Državne agencije

Mediji/javnost

Veza sa drugim disciplinama

Organizacioni aspekt upravljanja

projektima

Organizacioni sistem preduzeća

Organizaciona kultura

Organizaciona struktura

Funkcionalna organizacija

Projektna organizacija

Matrična organizacija

Projektni tim

Menadţer projekta

Jezgro tima

Privremeni članovi

Biznis plan

S1

S2

S3

S4

S5

S6

Project manager

Projektni timČlan A

Projektni timČlan B

Projektni timČlan C

Projektni timČlan D

Projektni timČlan E

Projektni timČlan F

Modeli organizovanja projektnog tima

Izomorfni model organizacije projektnog tima

Project

manager

S1

S2

S3

S4

S5

S6



Projektni tim Član C




Model stručnosti u organizovanju projektnog tima

S1

S2

S3

S4

S5

S6



Projektni tim Član C

Bezlični model organizacije projektnog tima

Projectadministrator

Asistent




Glavni izvršilac

S1

S4

S4

S5

S6

S3

Hirurški model organizacije projektnog tima

Procesi u upravljanju projektom

Inicijalizacija

Planiranje

Izvršenje

Kontrola

Zatvaranje

Procesi u upravljanju projektom su:

Povezanost procesa u jednoj fazi životnog ciklusa

Preklapanje procesa u fazi životnog ciklusa

Povezanost izmeĎu faza životnog ciklusa

Primena koncepta upravljanja projektom obuhvata:

1. Upravljanje integracijom projekta

2. Upravljanje obuhvatom projekta

3. Upravljanje vremenom realizacije projekta

4. Upravljanje troškovima projekta

5. Upravljanje kvalitetom projekta

6. Upravljanje ljudskim resursima

7. Upravljanje komunikacijom na projektu

8. Upravljanje rizikom projekta

9. Upravljanje nabavkom za projekat

1. UPRAVLJANJE INTEGRACIJOM

PROJEKTA

1.1 Razvoj projektnog plana

1.2 Realizacija projektnog plana

1.3 Upravljanje promenama

Upravljanje integracijom projekta je proces pomoću koga se vrši

koordinacija različitih učesnika, aktivnosti, resursa i drugih elemenata,

a u cilju ukupnog uspešnog izvoĎenja projekta. Upravljanje

integracijom pokriva aktivnosti kao što su izrada plana, izvršenje

plana, praćenje i kontrola izvoĎenja projekta. Sastoji se iz:


Vodič za realizaciju projekta

Dokumentovanje odlučivanja u projektnom planiranju

Komunikaciju izmeĎu učesnika projekta

Definisanje ključnih provera

ObezbeĎenje osnove za praćenje i kontrolu projekta

Razvoj projektnog plana obuhvata izlaze iz drugih procesa planiranja

kako bi se kreirao jedan konzistentan i koherentan dokument za

realizaciju projekta kao i za praćenje i kontrolu realizacije projekta.

Projektni plan se koristi za:


Opis strategije ili pristupa upravljanja projektom

Obuhvat projekta

WBS

Procenu troškova, analiza vremena, odgovornosti

Osnovu za merenje izvršenja projekta

Ključne dogaĎaje

Klučne ili potrebne kadrove i njihove obaveze

Ključne rizike, ogrničenja, pretpostavke i planirane odgovore

Pomoćne planove

Otvorene stavke i nedostajuće odluke

Projektni plan obično sadrži:

1.2 Realizacija projektnog plana

1.3 Upravljanje promenama

2. UPRAVLJANJE OBUHVATOM

PROJEKTA

2.1 Inicijalizacija

2.2 Planiranje obuhvata

2.3 Definisanje obuhvata

2.4 Verifikacija obuhvata

2.5 Kontrola izmene obuhvata

Upravljanje obuhvatom projekta ima za cilj da se tačno utvrde sve

aktivnosti potrebne da se projekat uspešno realizuje. Upravljanje

obuhvatom podrazumeva sprovoĎenje aktivnosti na planiranju izrade

obuhvata projekta, definisanju šta projekat obuhvata, usvajanju

projektnog obuhvata i kontrolu izmena projektnog obuhvata. Sprovodi

se kroz sledeće procese:

2.1 Inicijalizacija

zahtev tržišta

poslovne potrebe

zahtev kupca

tehnološki napredak

pravni zahtevi.

Inicijalizacija je proces formalnog prepoznavanja da postoji novi

projekat ili da postojeći projekat započinje sledeću fazu životnog

ciklusa. Projekti se započinju kao rezultat uticaja jednog ili više

faktora:

2.1 Inicijalizacija

2.2 Planiranje obuhvata

Planiranje obuhvata je proces izrade pisanog obuhvata projekta

kao osnove za buduće odlučivanje kao i kriterijum da li je projekat

ili faza projekat uspešno završena.

Svrha i podloge

Ciljeve

Obuhvat (IN)

Krajnji proizvod/usluge

Ključni dogaĎaji

Zahtevi

Stejkholderi

Ograničenja

Ključne pretpostavke

Eksplicitno isključen obuhvat (OUT)

Obuhvat projekta treba da sadrži:

Projekat

Stakeholder-i projekta

Projektni tim

PM tim Menadžer projekta

Ostali članovi tima

Sponzor Operacioni menadžment Funkcionalni

menadžeri

Prodavci / Poslovni partneri

Kupci / Korisnici

Ostali stakeholder-i Portfolio

menadžer

Program menadžer

Projektni biro


Povećanje tačnosti procene vremena realizacije, potrebnih

resursa i troškova projekta

Definisanje osnove za projektni plan, merenje progresa i kontrolu

projekta

OdreĎivanje jasne odgovornosti na projektu

Osnova za uporeĎenje, koordinaciju i upravljanje sa više

projekata

Stvaranja baze podataka o izvedenom projektu.

Definisanje obuhvata predstavlja podelu glavnih projektnih rezultata,

koji su identifikovani u okviru dokumenta o obuhvatu projekta, u

manje lakše upravljive komponente. Ovim se postiže:


WBS struktura proizvodne fabrike

WBS termoelektrane

2.4 Verifikacija obuhvata

Verifikacija obuhvata je proces formalnog prihvatanja obuhvata

projekta od strane ključnih učesnika projekta. Podrazumeva proveru

kako bi se osigurao tačan i odgovarajući definisan obuhvat.

2.5 Kontrola izmene obuhvata

3. UPRAVLJANJE VREMENOM

REALIZACIJE PROJEKTA

3.1 Definisanje aktivnosti

3.2 OdreĎivanje meĎuzavisnosti aktivnosti

3.3 Procena trajanja aktivnosti

3.4 RasporeĎivanje aktivnosti

3.5 Kontrola izvršenja

Upravljanje vremenom realizacije projekta uključuje procese

neophodne za završetak projekta u okviru predviĎenog vremena.

Osnovni procesi su:

3.1 Definisanje aktivnosti

3.2 Određivanje međuzavisnosti

aktivnosti

Prioritetna metoda

(Precedence Diagramming Method)

a)

b)

c)

d)

Primer mrežnog dijagrama – Prioritetna metoda

Primer mrežnog dijagrama – “i-j” dijagram

3.3 Procena trajanja aktivnosti

3.4 Raspoređivanje aktivnosti –

proračun vremena trajanja projekta

Primer vremenske analize – Prioritetna metoda

Gantogram ključnih dogaĎaja

Ključni dogaĎaji

3.5 Kontrola izvršenja

4. UPRAVLJANJE TROŠKOVIMA

PROJEKTA

4.1 Planiranje resursa

4.2 Procena troškova

4.3 Troškovni budžet

4.4 Kontrola troškova

Upravljanje troškovima projekta uključuje procese neophodne za

završetak projekta u okviru predviĎenog i odobrenog budžeta.

Osnovni procesi su:

4.1 Planiranje resursa

ABC metod nabavke za projekat

4.2 Procena troškova

PROJEKT

Element

1.00

Element

2.00

Element

3.00

1.01.01

WP2 $ 9 ,0 0 0

WP5 1 2 ,0 0 0

$21,000

$34,000 $20,000

$7,000

WP9 $8,000

WP10 6,000

$14,000

$14,000$7,000$54,000

WP3 $10,000

WP6 3,000

$13,000 $20,000

WP4 $6,000

WP7 9,000

WP8 5,000

$ 75,000

1.01 1.02

2.01

1.01.02 1.02.01 3.01

WP 1

KAW:\ drawing\ pmi97\ wbsest.ds4

4.3 Troškovni budţet

WBS

CODE

WORK

PACKAGE

US

2.01

1.01.01

1.01.02

1.02.01

1.01.01

1.01.02

1.02.01

1.02.01

3.01

3.01

WP1

WP2

WP3

WP4

WP5

WP6

WP7

WP8

WP9

WP10

$ 7,000

9,000

10,000

6,000

12,000

3,000

9,000

5,000

8,000

6,000

1 2 3 4 5 6 7 8

M ONTHLY BUDGET

5,600

5,600

1,400

3,857

3,750

3,600

12,607

5,143

5,000

2,400

2,571

15,114

1,250

4,800

3,000

5,143

14,192

4,800

1,286

3,750

9,836

2,400

1,250

2,667

6,317

5,333

5,333

6,000

6,000

WP1

WP2

WP3 WP6

WP4 WP7 WP8

WP9 WP10

WP5THE BUDGET IS BASED ON

PROJECT SCHEDULE BAR

CHART OR TIM E-SCALED

ARROW DIAGRAM

KAW:\ drawings\ dragan\ pmi97\ estbudg.ds4

Odnos troškovi-vreme

4.4 Kontrola troškova

5. UPRAVLJANJE KVALITETOM

PROJEKTA

5.1 Planiranje kvaliteta

5.2 Osiguranje kvaliteta

5.3 Kontrola kvaliteta

Upravljanje kvalitetom projekta uključuje procese neophodne za

zadovoljenje zahteva zbog kojih je projekat preduzet. Osnovni procesi

su:

5.1 Planiranje kvaliteta

5.2 Osiguranje kvaliteta

5.3 Kontrola kvaliteta

6. UPRAVLJANJE LJUDSKIM

RESURSIMA

6.1 Planiranje organizacije

6.2 Pribavljanje kadrova

6.3 Razvoj tima

Upravljanje ljudskim resursima na projektu uključuje procese

neophodne za efikasan rad ljudi uključenih u projekat. Osnovni

procesi su:

6.1 Planiranje organizacije

Planiranje organizacije uključuje identifikovanje, dokumentovanje

i dodeljivanje projektnih uloga, odgovornosti i ovlašćenja.

E a rl y d a te s

L a te d a te s

P ro je c t S ta rt : 1 A PR94

Pro je c t F i n i s h : 2 5NOV 94

Da ta Da te : 1 A PR94

P l o t Da te : 2 0 J UL 9 4Prim a v e ra S y s te m s , I n c . 1 9 8 4-1 991

F ON i MINE L KOTLOGRA DA NJA - Be o g ra d

B LOK KOTA O TE - 1 1 0

RC- 0 1 RE S URSNI IZ V E S TA J - BRA V A R

S h e e t 1 o f 1 PROJ E KA T Z A UNA PRE D J E NJ E UPRA V L J A NJ A PROJ E K T IMA

Da te Re v i s i o n Ch e c k e d A p p ro v e d

0

4

8

1 2

1 6

2 0

2 4

2 8

3 2

3 6

4 0

0

1 00

200

300

400

500

600

700

800

A PR

199 4

MA Y J UN J UL A UG S E P OCT NOV

1 4

40

5

3

7

6

9

21

24

12

6 6

E A RL Y

L A T E

BRAVAR

Histogramski i kumulativni prikaz angažovanja radne snage u odnosu na vreme

6.2 Pribavljanje kadrova

Prethodno iskustvo

Lični interest

Lične karakteristike

Raspoloživost

Znanje i veštine

Prikaz raspoloživih kadrova

6.3 Razvoj tima

7. UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM

NA PROJEKTU

7.1 Planiranje komunikacije

7.2 Distribucija informacija

7.3 Izveštavanje o realizaciji

7.4 Administrativno zatvaranje

Upravljanje komunikacijom na projektu uključuje procese potrebne

da osiguraju odgovarajuće i na vreme: generisanje, prikupljanje,

distribuiranje, skladištenje i krajnje razmeštanje projektnih informacija.

Osnovni procesi su:

7.1 Planiranje komunikacije

Planiranje komunikacije obuhvata odreĎivanje komunikacionih

potreba učesnika u projektu: KO treba KOJU informaciju, KADA je

ona potrebna i KAKO će se doći do nje.

Projektna organizacija, učesnici na projektu i njihovi

odnosi

Funkcije preduzeća, odeljenja i specijalisti uključeni u

projekat

Lokacioni raspored učesnika na projektu

Potrebe za eksternom komunikacijom

Zahtevi za komunikacijom

Potreba za informacijama

Raspoloživost tehnologije

Očekivano projektno osoblje

Dužina projekta

Tehnologija komunikacije

Proceduru generisanja, prikupljanja i skladištenja

informacija

Matrice strukture i distribucije

Opis informacija koje će biti distribuirane uključujući

format, sadržaj, nivo detaljnosti i definicije/skraćenice

koje će biti korišćene

Vremenski plan generisanja izveštaja

Metode pristupa i dobijanja informacija izmeĎu

predviĎenih termina distribucije

Metod unapreĎenja i aktuelizacije plana upravljanja

komunikacijom

Plan upravljanja komunikacijom

7.2 Distribucija informacija

7.3 Izveštavanje o realizaciji

7.4 Administrativno zatvaranje

Izveštaj o zatvaranju projekta

Dostignutost projektnih ciljeva

Kritični faktori uspeha

Izvršenje u odnosu na planirano

vreme i troškove

Odobrene projektne promene

Post projektna ocena

R.br: Tip lekcije: Izvršenje: Autor: Opis: Akcija: DatumIdentifikacije:

Inoviranje:

# Upravljanje,kvalitet, tehnički

aspekt, itd

Dobro ili Loše Osoba koja izveštava olekciji

Kratak opis lekcije Kratak opis kako ponoviti ili sprečiti taj događaj ubudućnosti

Datum prvogunošenja

Datum kada jelekcija zadnji put

inovirana

Naučene lekcije

8. UPRAVLJANJE RIZIKOM

PROJEKTA

8.1 Planiranje upravljanja rizikom

8.2 Identifikacija rizika

8.3 Analiza rizika

8.4 Kvantifikacija rizika

8.5 Planiranje odgovora na rizik

8.6 Praćenje i kontrola rizika

Upravljanje rizikom projekta predstavlja proces identifikovanja,

analize i odgovora na projektni rizik. Osnovni procesi su:

8.1 Planiranje upravljanja rizikom

8.2 Identifikacija rizika

Rizik vezan za tehničku strukturu, kvalitet ili izvršenje

Rizici vezani za upravljanje projektima

Rizici vezani za preduzeće

Eksterni rizici

...

Vrste rizika

8.3 Analiza rizika

8.4 Kvantifikacija rizika

Kvantifikacija rizika obuhvata proces merenja verovatnoće

nastajanja i uticaja rizika na projektne ciljeve:

OdreĎivanje verovatnoće ne dostizanja specifičnih

projektnih ciljeva

Kvantifikacija uticaja na projekat i odreĎivanje

potrebne troškovne i vremenske rezerve

Identifikovanje koji rizici zahtevaju veću pažnju u

njihovom ukupnom uticaju na projekat

Identifikovanje realnih i dostižnih ciljnih troškova,

vremena i obuhvata

Kvantifikacija rizika

kategorija min m max zakon raspodele

vreme trajanjaaktivnosti

6 8 10

vreme trajanjaaktivnosti(procentualno)

po~etak aktivnosti

zavr{etak aktivnosti

-10 9 +25

15.09.94 19.09.94 26.09.94

11.10.94 14.10.94 21.10.94

trouglasta raspodela

beta raspodela

uniformna raspodela

normalna raspodela

Primer prora~una vrednosti po svakoj aktivnosti i za ceo projekat(za sve aktivnosti uzeta je trouglasta raspodela)

Trajanje Srednja Standardna Varijansa

A ktivnost Optimisti~ko O~ekivano Pesimisti~ko vrednost devijacija aktivnosti

A ktiv. A 40 55 90 61.67 10.47 109.72

A ktiv. B 35 50 80 55.00 9.35 87.50

A ktiv. C 10 15 40 21.67 6.56 43.05

A ktiv. D 30 48 69 49.00 7.97 63.50

A ktiv. E 40 62 100 67.33 12.39 153.55

A ktiv. F 14 20 38 24.00 5.09 26.00

A ktiv. G 26 33 54 37.67 5.95 35.39

Ukupno: 290 316.34 22.77 518.71

Stablo odlučivanja

P r o je c t S ta r t 2 6 A P R 9 4

P r o je c t F in is h 9 M A R 9 5

D a ta D a te 1 A U G 9 4

P lo t D a te 1 8 J U L 9 4

( c ) P r im a v e r a S y s t e m s , In c .

S c h e d u le d a t e s

T a r g e t 1 d a t e s a s o f : 2 6 A P R 9 4

T a r g e t 2 D a t e s a s o f : 1 A U G 9 4

IZ V O D J E N J E E L E K T R O R A D O V A U O K V IR U IZ G R A D N J E F .

D a te A p p r o v e dC h e c k e dR e v is io n

F O N - J o v e il ic a 1 5 4 , B e o g ra d

IZ V O D J E N J E E L E K T R O R A D O V A

T ro s k o v i/ V r e m e

E L IN S h e e t 1 o f 1

0

2 0

4 0

6 0

8 0

1 0 0

1 2 0

1 4 0

1 6 0

1 8 0

2 0 0

2 2 0

x T h o u s a n d

A P R

2 5

1 9 9 4

M A Y

1 6

J U N

6

J U N

2 7

J U L

1 8

A U G

8

A U G

2 9

S E P

1 9

O C T

1 0

O C T

3 1

N O V

2 1

D E C

1 2

J A N

2

1 9 9 5

J A N

2 3

F E B

1 3

M A R

6

M A R

2 7

A P R

1 7

M A Y

8

M A Y

2 9

8.5 Planiranje odgovora na rizik

8.6 Praćenje i kontrola rizika

9. UPRAVLJANJE NABAVKOM ZA

PROJEKAT

9.1 Planiranje nabavke

9.2 Priprema nabavke

9.3 Pribavljanje ponuda

9.4 Selekcija

9.5 Upravljanje ugovorom

9.6 Zatvaranje ugovora

Upravljanje nabavkom za projekat uključuje procese koji imaju za

cilj da se obezbede i pribave potrebni materijalni resursi kao i

odgovarajuće usluge. Osnovni procesi su:

9.1 Planiranje nabavke

Planiranje nabavke je proces identifikovanja koje projektne potrebe

mogu biti najbolje obezbeĎene nabavkom proizvoda ili usluga izvan

organizacije koja sprovodi projekat. Uključuje analizu DA LI, KAKO,

ŠTA, KOLIKO i KADA nabavljati.

Vrste ugovornog utvrĎivanja cene i njihovih osnovnih karakteristika

9.2 Priprema nabavke

razumevanje zahteva

troškovi životnog ciklusa

tehnička sposobnost

finansijska sposobnost

...

Kriterijumi za ocenu isporučioca pored ukupne nabavne cene

(primer):

9.3 Pribavljanje ponuda

9.4 Selekcija

9.5 Upravljanje ugovorom

9.6 Zatvaranje ugovora

Documents

Teorija upravljanja projektima · 2.3 Definisanje obuhvata Povećanje tačnosti procene vremena realizacije, potrebnih resursa i troškova projekta Definisanje osnove za projektni