Term of Reference Office Architect

Tifa Foundation Term Of Reference - Office Architect Page 1 of 6

Term of Reference

Jasa Konsultan untuk desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan Termasuk kelengkapan dan kesesuaian interior Kantor baru Yayasan Tifa

18 Office Park, Jl. TB Simatupang Kav. 18 Pasar Minggu Jakarta Selatan

Latar Belakang Informasi gedung kantor baru: Tower: A No. Unit: Level 15, unit A15B; A15C; A15D Luas Netto: 591,26 m2 Kami lampirkan juga bersama dengan TOR ini informasi hardcopy simulasi perhitungan luas masing-masing ruangan referensi dari manajemen pengembang gedung. Berikut adalah informasi denah lantai kantor:

Yayasan Tifa membutuhkan desain arsitektur dan rencana ruang untuk mendapatkan interior kantor yang sesuai. Rencana ruang diharapkan dapat mengoptimisasikan pemanfaatan dari ruang dan perabotan, perlengkapan, peralatan dan aksesoris dan dapat meningkatkan suasana kerja yang efektif dan efisien.


Kebutuhan Desain Umum A. Arsitektural

a. Floor Plan b. Furniture Layout c. Fixed Counters and Cabinet Details d. Signage and Graphic Layout e. Multi-media Equipment Layout f. Floor Pattern Layout g. Reflected Ceiling Plan h. Elevation and Wall Details i. Sections j. Spot Details k. Interior Perspectives

B. Elektrikal a. Lighting Layout b. Power Layout c. Emergency Power Scheme (if required) d. Auxiliary Layout: Telephone, LAN (structured cabling and WiFi) e. AC Layout f. CCTV Layout (to be confirm) g. Sound System Layout or Paging System (if required) h. New Computation and Schedule of Loads

C. Mekanikal dan Proteksi terhadap kebakaran a. Sprinkler Layout b. Emergency Exit Route Layout

Ruang Lingkup Pekerjaan Pada proyek ini, konsultan harus melakukan pekerjaan seperti berikut:

A. Desain Arsitektur dan Teknis Menyiapkan dan mengirimkan kepada Yayasan Tifa ditujukan kepada Office and Human Resources Manager desain awal dan pemahamannya terhadap kebutuhan arsitektur gedung dan perencanaan teknis berdasarkan harapan pemilik. Setiap bagian dari desain arsitektur dan teknis merujuk kepada pengembangan dokumen-dokumen yang terdiri dari:

1. Interior Floor Plans with Furniture and Fixtures Layout 2. Ceiling and Lighting Design 3. Signage and Decals Details 4. Interior Elevations and Sections 5. Perspectives 6. Electrical, LAN, DATA, CCTV and other Auxiliary Layout 7. Outline Specifications/Schedule of Finishes 8. Area Tabulation, other details and Budgetary estimate

Keseluruhan rencana dan dokumen-dokumen diatas tersebut dipersiapkan and ditandatangani hanya oleh arsitek atau insinyur yang terdaftar.


B. Jasa Desain/Perencanaan Ruang

1. Mempersiapkan dan mengirimkan kepada Yayasan Tifa ditujukan kepada Office and Human Resources Manager paling sedikit 2 (dua) desain awal rencana ruang kantor yang terdiri dari (i) gambar dan (ii) contoh asli material.

a. Rancangan ruang kantor merujuk kepada desain dan rencana atau desain interior kantor secara keseluruhan, seperti, tetapi tidak terbatas pada skema, desain, penyempurnaan, warna dan material, rancangan dari ruang interior kantor, furniture, fixtures, perlengkapan dan aksesorisnya. Rancangan ruang kantor juga harus termasuk estimasi biaya dari material-material yang digunakan dan detail pekerjaan dan spesifikasi lainnya.

b. Rancangan ruang kantor juga harus mencakup area-area berikut: - IT Office - Lobi dan ruangan-ruangan meeting - Area penerimaan tamu - Tempat-tempat kerja staff - Pantries - Area-area lainnya

c. Interview dengan beberapa staf dengan fungsi/unit tertentu untuk membantu mendapatkan konsep rancangan lebih partisipatif

d. Sementara menyelesaikan desain konseptual awal, Konsultan harus mendiskusikan rancangan ruang kantor secara detail, termasuk konsep yang diinginkan, dengan Office and Human Resources Manager. Konsultan juga harus mensurvey kantor Yayasan Tifa yang lama untuk mempertimbangkan furniture, fixture, perlengkapan dan aksesoris kantor dengan yang digunakan sekarang.

e. Desain konseptual awal selengkapnya harus melalui persetujuan dari Office and Human Resources Manager

2. Mempersiapkan dan mengirimkan rancangan final ruang kantor a. Rancangan final ruang kantor harus mencakup semua hal seperti, tetapi tidak

terbatas pada, floor plans, sectional perspective drawings, color photographs and color sample boards, detail dan spesifikasi termasuk perkiraan biaya-biaya yang ditimbulkan.

b. Rancangan final ruang kantor harus melalui persetujuan Office and Human Resources Manager

C. Jasa Konsultasi

1. Memberikan asistensi teknis dalam proses pengadaan untuk perlengkapan konstruksi dan pembelian barang-barang dan jasa (furniture, fixtures, articles, dan lain-lain) untuk keperluan implementasi teknis dan arsitektural dan rancangan ruangan. Jasa tersebut harus ternasuk seperti disebutkan dibawah ini, diantaranya: a. Asistensi dalam mempersiapkan TOR untuk melengkapi, barang-barang dan jasa,

spesifikasi teknis, jadwal yang dibutuhkan, dan dokumen-dokumen terkait lainnya yang dibutuhkan untuk pengadaan.

b. Asistensi terhadap evaluasi dari spesifikasi teknis, jadwal yang dibutuhkan dan dokumen-dokumen terkait lainnya yang dikirimkan oleh penawar-penawar selama


proses bidding untuk memastikan kesesuaian dokumen-dokumen bidding yang dikirimkan oleh Yayasan Tifa.

2. Memberikan asistensi konsultasi dalam pemantauan oleh Office and Human Resources Manager dalam kemajuan dari implementasi teknis/arsitektural dan rancangan ruangan.

3. Setelah selesainya proyek, Konsultan harus mengirimkan laporan evaluasi untuk menilai apakah desain/rancangan ruangan sudah sesuai dan terpenuhi.

D. Jasa Lainnya

1. Konsultan harus terlibat dalam diskusi antara Yayasan Tifa dan kontraktor/supplier yang melengkapi, furniture kantor, fixtures dan aksesoris terkait persetujuan rancangan desain.

2. Konsultan harus melakukan pekerjaan-pekerjaan dan fungsi-fungsi yang mungkin akan ditugaskan oleh Yayasan Tifa dari waktu ke waktu terkait hal teknis/arsitektural dan rancangan ruangan kantor.

Jadwal A. Desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan kantor seperti dijelaskan diatas akan

dikerjakan dalam waktu 1 (satu) bulan sejak diterbitkannya surat pemberitahuan untuk memulai pekerjaan oleh Yayasan Tifa, tanpa prasangka apapun yang mungkin dilakukan oleh Yayasan Tifa tanpa biaya tambahan.

B. Setelah selesai proyek desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan kantor, Konsultan harus terus memberikan jasa dan konsultasi teknis selama proses pengadaan sampai dengan berakhirnya proyek.

C. Konsultan, bagaimanapun, tidak bertanggungjawab terhadap kegagalan pekerjaan konstruksi yang dilakukan kontraktor/supplier terkait dokumen konstruksi.

Kriteria Penerimaan Proyek dianggap selesai sepenuhnya setelah pengiriman semua hasil rancangan-rancangan yang dibutuhkan, dokumen-dokumen dan penyelesaian pekerjaan dan materi-materi lain seperti dijelaskan sebelumnya pada bagian Agenda dan Ruang Lingkup Pekerjaan sesuai kepuasan yang diterima oleh pihak Yayasan Tifa.

Tanggungjawab Konsultan dan Yayasan Tifa akan berbagi tanggungjawab untuk tercapainya keberhasilan dari proyek ini. Konsultan wajib:

1. Melaporkan kepada dan menjadi bagian dibawah supervisi langsung Pimpinan Proyek yang ditunjuk Yayasan Tifa terkait implementasi proyek;

2. Mengirimkan laporan kepada Pimpinan Proyek yang ditunjuk oleh Yayasan Tifa sebagaimana dibutuhkan;

3. Mengirimkan proposal terakhir kepada Human Resources and Office Manager untuk persetujuan melalui Pimpinan Proyek; dan

4. Bertanggungjawab terhadap perangkat-perangkat yang dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan dari semua pekerjaan sesuai dengan yang tercantum pada Ruang Lingkup Pekerjaan, kecuali yang dilakukan berdasarkan persetujuan kedua belah pihak.


Yayasan Tifa wajib:

1. Memberikan ruang kerja yang mungkin dibutuhkan oleh Konsultan; 2. Memberikan fasilitas komputer, printer dan akses internet kepada konsultan yang merupakan

persetujuan dari Pimpinan Proyek; dan 3. Memberikan akses untuk dokumen-dokumen dan data-data yang dibutuhkan oleh Konsultan

melalui persetujuan dari Pimpinan Proyek.

Kualifikasi dan Kompetensi Konsultan harus memiliki hal-hal berikut ini:

1. Memiliki pengalaman selama paling sedikit 5 tahun dalam melakukan pekerjaan desain perancangan ruangan dan perlengkapan kantor dan pernah menyelesaikan proyek-proyek serupa dengan biaya proyek setidaknya 50% dari budget proyek yang diajukan oleh Yayasan Tifa.

2. Kreativitas, keahlian teknis dan penilaian warna dan corak yang baik dalam menentukan pilihan perlengkapan dan pendukungnya untuk memberikan kesan Yayasan Tifa adalah sebuah perusahaan menarik dan nyaman dengan biaya yang wajar;

3. Manajemen waktu yang baik meskipun sedang melakukan pekerjaan lain, agar terhindar dari keterlambatan dalam jadwal pelaksanaan proyek;

4. Memiliki pengetahuan yang cukup mengenai ergonomis agar dapat memastikan keamanan dan kenyamanan bagi staf Yayasan Tifa;

5. Patuh terhadap standar keamanan yang ketat yang berhubungan dengan peraturan bangunan sehingga tidak menimbulkan kecelakaan selama pekerjaan; dan

6. Tanggap dalam menjalankan keputusan dan mampu untuk menentukan solusi yang terbaik, dalam hal kualitas dan waktu, sampai dengan komplikasi masalah yang mungkin terjadi selama proyek berjalan.

Biaya dan Pembayaran Kontrak 1. Yayasan Tifa sudah mengalokasikan dana dengan total sebesar 5% maksimal biaya total RAB

sebagai professional fee untuk Konsultan desain/Perancang ruang kantor sudah termasuk pajak. 2. Konsultan wajib diberikan 15% untuk biaya mobilisasi selama proses penandatanganan kontrak

dan dicantumkan dalam surat pembayaran. Sisa-nya harus dibayarkan melalui proses pembayaran (mohon merujuk kepada jadwal kegiatan dan pembayaran dibawah) dan dikenakan biaya sesuai dengan pajak yang berlaku.

Jadwal kegiatan dan pembayaran adalah sesuai berikut ini:

Kegiatan Pembayaran (Jumlah dan persentase dari kontrak Konsultan)

A. Mobilisasi 1. Selama proses penandatanganan kontral

(15%)

B. Jasa Desain: 1. Persetujuan desain konseptual awal yang

terlengkap selama 2 minggu sejak pemberitahuan untuk memulai pekerjaan

(15%)


Kegiatan Pembayaran (Jumlah dan persentase dari kontrak Konsultan)

2. Persetujuan desain interior terakhir selama 2 minggu sejak pemberitahuan untuk memulai pekerjaan

(20%)

C. Jasa Konsultasi 1. Asistensi teknis selama proses bidding

a. Penyelesaian dokumen bidding b. Pemberitahuan untuk memulai

proses kepada suplier terpilih

(20%) (10%)

2. Laporan terkait implementasi dari rancangan ruang kantor: Persetujuan laporan terakhir yang menunjukkan bahwa Kontraktor/Suplier sudah sesuai dengan rancangan ruang kantor, desain interior, perlengkapan, furniture, fixture dan aksesoris kantor

(20%)

Kondisi Umum 1. Semua hal terkait pajak yang berlaku dibayarkan oleh Konsultan 2. Semua transaksi dikenakan pemotongan pajak yang berlaku 3. Konsultan wajib mengirimkan dokumen-dokumen seperti disebutkan berikut:

3.1. Letter of Intent; 3.2. Curriculum Vitae lengkap dengan profil diri dan pekerjaan serupa yang sukses diselesaikan 3.3. Salinan lisensi, gelar dan sertifikat; 3.4. Nomor wajib pajak 3.5. Pengalaman (daftar klien dan alamatnya termasuk nomor kontraknya) dan bukti kepuasan

terhadap hasil dan performa dari klien utama; dan 3.6. Paling sedikit 3 contoh proyek yang pernah diselesaikan (termasuk desain dan gambarnya);

4. Masa berlaku harga penawaran selama 30 hari sejak dikirimkannya Letter of Intent. 5. Penawaran harus berdasarkan harga pasti dan tidak dikenakan kenaikan harga selama

implementasi kontrak 6. Jika Konsultan gagal dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya selama jadwal pekerjaan atau

jadwal implementasi proyek yang telah ditentukan, termasuk waktu perpanjangan yang telah diberikan, jika ada atau terjadi, pihak konsultan harus bertanggungjawab untuk permasalahan yang terjadi dalam jumlah yang sama dengan 0,001% dari keterlambatan pekerjaan yang telah dijadwalkan untuk kinerjanya setiap terjadi keterlambatan setiap harinya. Permasalahan yang telah diselesaikan tetap dipertanggungjawabkan sampai jasa terkait diselesaikan dengan baik atau dilakukan dan diterima oleh Yayasan Tifa

Documents

Term of Reference Office Architect