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PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL
RUTH MUÑOZ BARRERA
GESTION ADMINISTRATIVA
SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
FLORENCIA CAQUETA
2012
PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL
RUTH MUÑOZ BARRERA
Informe SOBRE LA PRODUCCION Y ELABORACION
DE DOCUMENTOS COMERCIALES
INSTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2012
TABLA DE CONTENIDO
2. INTRODUCCION
3. PRODUCCION DOCUMENTAL
3.1 QUE ES LA PRODUCCION DOCUMENTAL
3.2 CARACTERISTICAS
3.3 DOCUMENTOS DE OFICINA
3.3.1 CLASIFICACION
3.3.2 PARTES DE UN DOCUMENTO:
4. NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
2.INTRODUCCION
El siguiente trabajo ha sido elaborado con el fin de suministrar información sobre
todo lo relacionado con la producción documental, en el cual encontraremos
conceptos básicos y características de documentos utilizados a nivel comercial,
también encontraremos todo lo relacionado con digitación y elaboración de
documentos utilizando las normas técnicas colombianas.
3.PRODUCCION DOCUMENTAL
3.1 QUE ES LA PRODUCCION DOCUMENTAL
No hay una definición muy próxima pero se definiría como la elaboración digitación
y organización de documentos comerciales y no comerciales dentro y fuera de un
ente económico; en la elaboración se tienen en cuenta varios lineamientos como
son: la redacción; la ortografía, la corrección, y todo lo que esto implica.
3.2 CARACTERISTICAS
Se dice que la producción documental se debe caracterizar por tener unos
documentos bien elaborados, con normas técnicas según cada documento, por
ejemplo; las normas técnicas de una carta no son iguales a un memorando o a
una circular interna ya que cambian algunas de sus partes como son el
encabezamiento, el objeto de la carta entre otros.
En este proyecto se desarrollaran algunos de los documentos los cuales
estudiaremos a profundidad, realizaremos ejemplos para ser mas claros al
definirlos
3.3 DOCUMENTOS DE OFICINA
3.3.1 CLASIFICACION
Se clasifican por:
EXTENSIÓN: que se identifican cuando son cortas, medianas, o largas
cada una posee unas características que las hacen diferentes unas a otras;
las cortas no poseen mas de 100 palabras; las medianas por su parte no
tienen mas de 200 palabras; y por ultimo las largas su escritura llega a mas
de 300 palabras.
DESTINO: pueden ser externas o internas; las internas manejan una
lenguaje serio pero a la vez apropiado, no tienen membrete y se hacen de
una dependencia a otra, se utilizan memorandos notas internas circulares
internas entre otras; las externas son comunicaciones que van de una
empresa a otra pueden ser de presentación, solicitud etc.
ESTILO: son documentos que identifican por tener estilos diferentes por
ejemplo
Estilo bloque extremo. Esta comunicación lleva todo su texto a margen
izquierda es comodo sencillo y el mas utilizado.
Estilo bloque; es parecida la anterior pero a excepción que la fecha, firma
y antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
Estilo semibloque; no varia tanto solo que en los párrafos se deja una
sangría de cinco o diez espacios en el cuerpo de la carta
Estilo sangrado; esta se distingue por lleva una sangría en cada línea de
cinco espacios y asi sucesivamente, hasta llegar a la firma y antefirma que
también se le deja en sangría.
PUNTUACIÓN: Estos documentos pueden ser abiertas, cerradas o mixtas;
se dice que es abierta cuando no llevan signos de puntuación en ninguna
de sus partes; cerradas cuando se identifican por unos signos de
puntuación en la fecha firma terminación párrafo, y mixtas estas llevan dos
puntos al comenzar el texto y coma en la despedida.
3.3.2 PARTES DE UN DOCUMENTO:
Se dice que las partes dependen del tipò de documento y el objeto con el que se
va hacer el documento. Estos se pueden clasificar asi:
3.3.2.1 CARTA COMERCIAL
Se define carta comercial a un comunicado escrito el cual lleva una información
exacta para una empresa o persona, se caracteriza por su brevedad y solemnidad,
debe existir coherencia entre el asunto y el texto; cuando va de una empresa a
otra debe llevar un membrete que identifica la empresa que la esta enviando.
Sus partes son :
Membrete; que es el que identifica una empresa o ente económico donde
va la razón social, número de identificación tributaria con digito de
verificación si lo tiene, un logo, un emblema.
Ciudad y fecha; lugar día mes año en el cual se escribe la carta.
Destinatario: persona a la cual va dirigida la carta siempre se hace énfasis
dependiendo de la jerarquía o posición por ejemplo si es ingeniero; se
escribe ING. Y el nombre seguido.
Domicilio: dirección o si es a una dependencia en especial de la persona a
quien va dirigida por ejemplo si es compras entonces DPTO COMPRAS o
en su defecto si es cartera DPTO CARTERA y asi sucesivamente.
Asunto: es como la idea principal de la carta. Por ejemplo si es una
solicitud. Se escribe ASUNTO: SOLICITUD
Saludo: cuando se va hacer una queja, el saludo aun asi debe ser cortes;
se utilizan diferentes saludos tanto para las mujeres como para los
hombres; porque a las mujeres siempre se les escribe con el nombre, y a
los hombres por el apellido es decir, Dra. MARIA CLAUDIA URQUIJO en
cambio al hombre se le escribe Dr. URIBE haciendo énfasis en su posición
o cargo.
Texto o cuerpo de la carta: debe ser breve, sencillo, con un lenguaje cortes
y amable en esto se hace mucha énfasis la buena redacción, ortografía y
gramática.
Despedida: igual que el texto y además que el la parte final de una carta
debe ser cortes y en lo posible agradeciendo su atención colaboración etc.
También en la despedida debe ir siempre y en lo posible las frases como;
atentamente, cordialmente, entre otras.
Firma: se debe colocar el nombre de la persona que envía la carta con el
cargo en la empresa
Transcriptor: en esta parte se coloca el nombre de la persona que
transcribe el documento con la inicial de su primer apellido.
En este tipo de documento también puede ir según el requerimiento;
códigos que los da la misma empresa según la organización que
tenga,nexos si lleva, con copia que significa que tiene varias copias.
Ejemplo 1. Carta comercial.
3.3.2.2 MEMORANDO
Al igual que la carta es también un documento comercial pero lo diferencia que
este es de carácter interno y se hace con algún objeto en especial; como ,
felicitación, llamado de atención, solicitando algún documento a otra dependencia;
es breve solemne y sencillo. Ver Ejemplo 2 memorando
Sus partes son.
El titulo MEMORANDO que debe ir en negrilla sostenida a dos interlineas
de la margen superior
Este lleva códigos ya que por ser un documentó interno se debe llevar un
orden.
Fecha y lugar de donde se realizo el memorando
DE que significa quien la envía y PARA es quien la va a recibir
Texto que debe ser concreto y sencillo
Despedida: firma la persona quien la envía según jerarquía dentro de la
empresa.
3.3.2.3 CIRCULAR INTERNA
Es un documento informativo interno que se hace con el fin de dar a conocer un
comunicado dentro de una empres, esta no lleva membrete solamente lleva la
información de la dependencia. Algunas de sus partes son.
TITULO: siempre va el titulo CIRCULAR No en mayúscula sostenida y sin
negrilla.
Numero: correspondiente al orden que se le de en la dependencia dentro
de la empresa
Lugar y fecha: se escribe el lugar y fecha a tres interlineas del titulo
separando el lugar con una coma y se escribe números en el día y el año.
Destinatario: se escribe el nombre del grupo a quien va dirigido la circular,
se escribe a tres interlineas de la fecha, con mayúscula sostenida puede
ser centrada o a margen izquierda.
Asunto: se escribe a tres interlineas del destinatario son cuatro palabras
con énfasis en el tema del texto.
Texto : este va a tres interlineas del asunto deben ser párrafos breves y
concretos se redacta en tercera persona singular o primera persona en
plural.
Cuando se escriben varias hojas se debe tener en cuenta el número de
orden y la continuidad del documento
Despedida: se escribe a dos interlineas del texto debe ser siempre cortes y
seguida de una coma.
Remitente: se escribe a cuatro interlineas de la despedida y con el cargo a
una interlinea
Suscriptor: es la persona que se encarga de transcribir el documento y su
nombre con mayúscula la primera y la inicial del apellido.
3.3.2.4 CIRCULAR EXTERNA:
Es un documento el cual se elabora con el objetivo de enviar una comunicación o
información a otro ente económico; es decir el SENA le envía una circular a un
colegio por ejemplo.
Esta comunicación lleva como parte inicial el membrete y seguidamente todas las
otras igual a la circular externa.
Se habla que el texto debe ser en tercera persona singular o plural según el
asunto.
3.3.2.5 CERTIFICACIÓN:
Es una comunicación donde se da conocimiento de algo o de alguien de una
manera solemne y que esta sucediendo en el momento, se habla entonces que a
diferencia de la constancia se da por cierto o realizado que existe o que es así en
la realidad y en los hechos prueba la veracidad y la legalidad de un hecho o un
acto solemne.
Y se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con
autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido
con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en
lo declarado, puede ser sancionado por la ley.
Membrete: se hace como requisito indispensable porque identifica al ente
que emite la certificación
Numero: de radicación que debe ser obligatorio
ciudad y fecha: el lugar donde se emite el documento
titulo del departamento o dependencia
titulo de certificación se hace en negrilla arial 14 centrada y con mayúscula
sostenida
texto este es concreto y cortes
despedida
firma
anexos si los hay
trascriptor
3.3.2.6 CONSTANCIA:
Es aquel documento que consta que alguien acudió dirigió administro etc. en algún
lugar por ejemplo en un colegio se hace constancia de que un alumno curso o esta
cursando en el momento un curso, se hace breve y en el momento verídico no
debe tener enmendaduras tachones y siempre va firmado y autenticado según la
ley por la persona de mayor jerarquía en el caso del colegio el Sr rector; al igual
que el certificado lleva:
Membrete
Ciudad y fecha
El cargo de la persona que va a certificar
Texto donde siempre se comienza con la frase se certifica o hace constar
que el empleado se encontraba o trabajo o estudio en la entidad ( y se
coloca la razón social )
Se redactan en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera
persona del singular
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de
puntuación.
3.3.2.7 NOTA INTERNA O RAZONERO
Se caracteriza por ser sencillo y a veces esta sujeto a un formato según la
empresa;este tiene como objetivo la información entre las dependencias de una
empresa.
En su formato debe ir el logo o distintivo de la empresa y se fija unos parámetros
asi:
Este es fiel copia del documento que se hace en el archivo general de la nación.
Según el ejemplo de la nota interna anterior sus partes serian:
FECHA: se coloca la fecha en la cual se hace la comunicación
PARA: Se dice que el destinatario a quien va dirigida la comunicación.
DE: es la persona que escribe el comunicado.
CUADRO DE OPCIONES: Se presenta un cuadro de opciones en el cual se
fijan unos puntos específicos los cuales muestran el interés de nuestra
comunicación.
OBSERVACIONES: Se colocan las observaciones de acuerdo con el
objetivo del comunicado.
FIRMA: de la persona que escribe el mensaje
RECIBIDO: este debe ser señalado en el momento de la entrega de la
comunicación.
FECHA Y HORA: Debe ser la fecha y la hora en la que se recibe la
comunicación.
3.3.2.8TELEFAX:
Es aquel documento que se transmite de una forma electrónica por medio de
un fax, se le llama también tele copia ya que se escanea y copia un documento
al ser enviado a su destino este debe tener algunas partes como son el
remitente la hora de enviado la fecha la empresa que lo envía. Es en la
actualidad un forma muy fácil de hacer llegar información a otra persona,
también se tienen otros métodos que se utilizan mucho en la actualidad como
es el escaneo de los documentos para enviarlos por email o correo electrónico
que es como la continuación contemporánea del telefax.
3.3.2.9CORREO ELECTRONICO O IMAIL
Es también un documento que en la actualidad se eficaz y necesario ya que
posee toda clase de facilidades para su manejo; allí se puede copiar, escribir,
adjuntar, enviar a varios destinatarios, intercambiar información, y es utilizado
universalmente. Cuando se escribe un correo electrónico se debe ser cortes y
breve, al tener la facilidad de lograr comunicación inmediata , se tiene la
ventaja de que la información llegara al instante.
NOTA INTERNA
No 001
FECHA: 13 DE FEBRERO
PARA: FRANCY JANNETH CASTRO_
DE: ________RUTH MUÑOZ___
URGENTE ______ PARA SU INFORMACION ______
FAVOR TRAMITAR _______ FAVOR DAR CONCEPTO ______
ARCHIVAR _______ INFORMAR POR ESCRITO ______
ENTERARSE Y DEVOLVER _______ ENCARGARSE DEL ASUNTO _____
DILIGENCIAR Y DEVOLVER _______ OTRO ______
OBSERVACIONES:
ES PARA PEDIRTE EL FAVOR QUE EL PROXIMO VIERNES SI SE PUEDE; SACAR LA LISTA DE LAS PERSONAS QUE
HAN DADO EN EL FONDO.
___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
__
FIRMA ____________________________ RECIBIDO__________________
RUTH MUÑOZ
FECHA: ___________________
HORA: ____________________
3.3.2.10HOJA DE VIDA:
Es la relación de datos personales, estudios, experiencia y referencias que
califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.
Debe ir con márgenes superior e izquierda de 3 a 4 cm e inferior y derecha 2 a 3
cm se debe presentar en hojas tamaño carta y foliada a una carpeta de
presentación.
Lo que se quiere con este documento es conocer sus datos personales y saber su
perfil académico, laboral; para un trabajo especifico.
Sus partes son:
DATOS PERSONALES
Estos datos incluyen desde el nombre completo hasta el estado civil entonces
iríaasí:
NOMBRES
APELLIDOS
No DE IDENTIFICACION
DIRECCION
TELEFONO
ESTADO CIVIL
No TARJETA MILITAR PARA LOS HOMBRES
ESTUDIOS REALIZADOS en este momento se utiliza sobre todo la educación
secundaria, profesional, técnica, tecnólogo y cursos que la persona considere que
han servido en su desarrollo personal académico etc.
EXPERIENCIA LABORAL en esta parte se utiliza todo lo relacionado los oficios y
cargos que el empleado a realizado.
REFERENCIAS LABORALES en este espacio se escriben las empresas con las
cuales a trabajado el nombre del jefe inmediato No de teléfono o No de celular el
tiempo laborado y cargo.
REFERENCIAS PERSONALES aquí se escriben las personas se pueden dar
referencia de la persona que solicita el trabajo; también se debe colocar el cargo y
No de teléfono o No de celular.
FIRMA va acompañada del nombre completo y No de identificación
ANEXOS: si los tiene, pero suele estar acompañada de; dos referencias laborales,
fotocopia del documento de identificación, constancias de estudios, pasado
judicial, en la actualidad antecedentes penales.
3.3.2.11ACTA:
El acta es un documento interno que se hace como memoria de una reunión de
junta o administrativa. El acta debe llevar un orden en cual se identifica cada
momento de la reunión.
Sus partes son:
TITULO DEL DOCUMENTO: en este caso ACTA que iría en mayúscula
sostenida y sin negrilla
LUGAR Y FECHA: Donde se efectuó la reunión también se incluye la hora
de inicio y cuando finalizo la reunión.
ASISTENTES: siempre se escoge un grupo que dirigen la reunión en el
caso es PRESIDENTE, que preside la junta o reunión; VICEPRESIDENTE,
que estaría en orden de jerarquía; SECRETARIA(O) quien es la que toma
nota de lo que se habla en la reunión y transcribe el acta si hay otros
participantes se escribe el nombre y el cargo que tienen en la empresa.
INVITADOS: se utiliza cuando se invitan personas que no son de la junta
directiva y se encuentran presentes pero no tienen ni voz ni voto.
AUSENTES: son aquellas personas que son de la junta o de la empresa
pero no se encuentran presentes en el momento de la reunión.
ORDEN DEL DIA: Se le llama así porque es donde se anotan los temas
que se van a tratar durante la reunión, según su prioridad; se debe
comenzar siempre con una verificación de quórum o llamado de lista de los
participantes, seguidamente lectura del acta anterior, temas a desarrollar,
avisos, conclusiones.
DESARROLLO DEL TEMA O LOS TEMAS: la persona que transcribe debe
tener en cuenta cada detalle que haga parte de la reunión; como son
llamados de atención, votaciones, anuncios entre otros.
CONCLUSIONES: se toma nota de las conclusiones a las que se llegaron
al terminar la reunión para así tenerlas en cuenta en una próxima reunión.,
CONVOCATORIA: se tiene en cuenta cuando se va realizar la próxima
reunión y se convocan a las directivas de la junta y demás personal que
deba estar presente en la reunión.
Por la convocatoria las reuniones pueden ser ordinarias cuando se
convocan en tiempo específico; extraordinaria cuando es de un momento a
otro.
FIRMAS: todos los presentes sin excepción deben firmar el acta. Se debe
colocar el nombre y apellidos con mayúscula inicial, el cargo de ir en
minúscula y la firma legible de cada asistente.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se debe colocar el nombre con mayúscula
y la inicial del apellido.
3.3.2.12CONTRATO DE COMPRAVENTA
Este documento se utiliza en momento de hacer la adquision de un bien ya se
inmueble vehículo herramienta etc., se hace entre dos personas que deben tener
identificación, lleva dirección de cada una, descripción del bien, Valor ; debe llevar
también algunas clausulas con las que se certifiquen la autenticación y la validez
de documento ya que se adquiere siempre un compromiso mutuo tanto de la
persona que lo cede como la persona que lo adquiere.
3.3.2.13ACUERDO
Se dice que es un documentó en el que se llega a un compromiso de dos
personas o mas, en una junta, asamblea o tribunal. Los acuerdos demandan
decisiones, derechos en instituciones empresa publicas o privadas.
Pueden ser:
Comercial: en este caso llamamos tratado comercial o tratado de comercio
que es aquel en el que varios países llegan a un acuerdo comercial donde
se toman decisiones que incluye la producción elaboración de parte y parte
de productos, que se puedan comercializar por ejemplo ahora en la
actualidad tenemos el tratado de libre comercio
Municipal. Es aquel donde se hacen atribuciones de orden, que se maneja
por un proceso jurídico realizado por un ente gubernamental en este hecho
participa la alcaldía y demás con los que se comprometen en el acuerdo.
Bilateral: se dice que es aquel acuerdo que se hace en común de dos
personas o entes administrativos.
Multilateral: Es el nombre del tratado comercial que pretendió en un
momento dar a las empresas de más derechos y menos deberes cuando
invirtiesen en el extranjero.
3.3.2.14ORDENANZA:
Es un tipo de norma jurídica que se establece según la constitución del país y
se incluye dentro de los reglamentos, que se caracteriza por estar bajo la
subordinación de la ley, por lo que se refiere a un mandato que ha sido emitido
por alguien que posee potestad para exigir cumplimiento.
Según lo ordenamientos jurídicos las ordenanzas pueden ser civiles o militares;
se dice que son civiles cuando se manejan por medio de una administración
local en caso gobernaciones, quien dicta medidas a sus municipios del dpto. y
militares cuando estas ordenanzas son meramente en instituciones policivas o
ejercito.
3.3.2.15INFORMES
Son aquellos documentos donde se entrega una información explicita de un
hecho o acción generada en un ambiente de trabajo, reunión, u otro hecho que
se desarrolle en un tiempo y lugar.
Por eso decimos que los informes pueden ser de carácter laboral y educativo;
pueden ser largos o cortos, deben ser sobrios y donde el objetivo del
informante es ceñirse a la realidad de los hechos, sin expresar nunca opiniones
personales o juicios de valor.
Hay informes de carácter expositivo; que en su momento exponen hechos y
circunstancias de personas o situaciones; demostrativos, cuando se demuestra
una acción o conducta es decir es la causa de los hechos que se exponen;
valorativos, después de analizar e interpretar los hechos se hacen
evaluaciones y se sacan conclusiones.
A continuación mostraremos algunas partes
ENCABEZAMIENTO: Se coloca el titulo en mayúscula sostenida,
algunas veces se completa con lo que se describe en el informe por
ejemplo INFORME ADMINISTRATIVO.
LUGAR Y FECHA: El lugar donde se encuentra el que informa y en la
fecha se señala mes día y año en que se da el informe.
NO DE INFORME: Debes ser edificado puede empezar con el 001 y
seguir progresivamente.
DESTINATARIO: persona o autoridad al que se le va presentar el
informe.
ASUNTO: debe ser breve y es como el resumen que describe la idea
principal del informe.
REFERENCIA: se coloca el o los documentos que obliga a presentar el
informe.
INTRODUCCION: Debe ser de carácter formal protocolar y breve.
TEXTO: Debe ser ordenado completo, se describe como hecho o
actividad pudiendo mencionar logros dificultades y sugerencias según el
caso.
ANEXOS: Se debe colocar en casos que se requieran anexos, adjunto
al informe pueden ir imágenes, fotografías etc.
FIRMA, POSFIRMA Y SELLO.
Pueden ser de tema científico, estadístico, intervención, censo, viajes,
estudiantil, medico y de calidad.
Entre el informe corto y el informe largo existen varias diferencias pero la que
sobresale es que el corto lleva 6 hojas como máximo y el informe largo
después de seis hojas y las que se necesiten.
3.3.2.16SOBRES:
Los sobres en una oficina son muy indispensables ya que allí van todas las
comunicaciones que tendrían destino fuera del ente económico o empresa.
Son en papel, pueden ser engomados o sencillos, en la actualidad los sobres
deben ir membreteados,y con distintivos de la empresa llevan y remitente y un
destino cada uno con datos como son ciudad; dirección, teléfono, cargo,.
Pueden ser tamaño carta, oficio, se utilizan también en empresas de
mensajería donde se maneja informaciones por correo.
4 ELABORACION DE DOCUMENTOS.
En la elaboración de documentos se requiere tener en cuenta varios factores. Los
cuales nos servirán para ser organizados y eficientes en la hora de elaborar un
documento. Cada documento tiene un fin y es el de dar una comunicación
reflejando una idea principal y también ideas secundarias por lo tanto debe tener
siempre una buena redacción, ortografía excelente, se debe manejar la gramática
correctamente para ser coherente en el momento de escribir o transcribir un
pensamiento humano y esto a su vez debe elaborarse con una buena digitación.
De ahora en adelante hablaremos de como elaborar documentos.
Hablamos de una buena redacción, de una excelente ortografía, y tener un buen
manejo de la gramática por ultimo la digitación y todo lo que esto concierne
entonces miremos estos conceptos.
4.1 REDACCION:
Redacción es el arte de escribir bien, con orden y pulcritud donde se organiza una
idea y se plasma en un papel se debe ser coherente con lo que se piensa con lo
que se escribe, y asi daremos un buen mensaje a nuestro receptor o receptores
en el caso que sean varios.
Es asi que se tienen en cuenta varios factores como son:
Tener clara la propuesta
Ser coherente en la forma de escribir y dar un mensaje preciso
La persona a la que se va enviar tener muy en cuenta; su cargo, posición, si
es hombre o mujer.
Ser sencillo en el momento de escribir.
Utilizar los signos de puntuación.
4.1.1 LOS PARRAFOS son parte esencial en la hora de redactar, ya que allí
contiene bien sean ideas principales y secundarias para comunicar algo.
Se dice que es un texto escrito que posee una idea principal y unas
secundarias las cuales van ligadas conectadas entre si para darle forma
coherente y el mensaje exacto al receptor
Hablaremos un poco de los párrafos, entre algunas clases de párrafos están
Narrativo: Es típico de una noticia, una crónica o un cuento en el que se
expongan hechos en orden cronológico.
Descriptivo: Un párrafo descriptivo potencia el uso de la palabra y presenta
una imagen sensorial ante los lectores-receptores.
Argumentativo: tiene como objetivo expresar opiniones o rebatirlas con el
fin de persuadir a un receptor.
Expositivos: sirve para explicar o desarrollar más ampliamente el tema que
se está presentando.
Párrafo de comparación o contraste: Consiste en comparar objetos o ideas
con el propósito de diferenciar o decir sus semejanzas.
Párrafos de enumeración: Se enumeran situaciones de manera que vamos
de lo más importante a lo menos importante.
4.2 ORTOGRAFIA
La ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la forma
correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de su
sentido y la comunicación entre las personas.
4.2.1 REGLAS ORTOGRAFICAS:
Se presentan varias reglas pero entre las mas notorias tenemos:
El manejo de grafías que presentan un igual sonido como la “b” / “v” que es
denominado como beta cismo.
También esta el seseo y ceceo que es el uso de la “c”/ “s”/ “z” el yeísmo
que se comete el error en el momento de pronunciar algunas palabras que
van con el “g”/ “j”; “ll”/ “y”.
La utilización correcta de los signos de puntuación
La acentuación grafica también llamada tildación.
La utilización de mayúsculas en los nombres propios de ciudades personas
entidades; después de un punto aparte, al comienzo de una oración o frase.
4.3 GRAMATICA
En esta parte veremos la importancia que tiene la gramática en la elaboración de
documentos, porque es una regla fundamental en el momento de redactar los
párrafos ya que debemos tener en cuenta que en la construcción de un párrafo
cada palabra debe ir conectada con lo que se quiere dar a conocer, con nuestro
pensamiento.
Entonces gramática en definición “Es el estudio de reglas y principios para la
organización de las palabras dentro de una oración”. Que se encuentra organizada
en cuatro niveles que son:
Nivel: fonético-fonológico.
Que es el nivel que estudia la forma de pronunciación y articulación de las
palabras
Nivel: sintáctico-morfológico.
Estudia las combinaciones para poder darle un cuerpo a una oración.
Nivel: léxico-semántico.
Es una lista de palabras, palabras de una región especifica, o lenguaje propio de
una región.
Nivel: pragmático.
Estudia los actos del habla, la enunciación, pronunciación.
Ya teniendo esto como base podremos elaborar a la perfección una buena
redacción.
4.4 DIGITACION
Al igual que las anteriores debe ser muy exacta ya que de eso depende también la
buena atención de nuestro lector, en la actualidad la digitación es manejada por
toda clase de personas, pero hay que ver que tanto saben de digitación, aquí
veremos como podemos hacer para tener una buena digitación.
Empezaremos por el concepto de ergonomía, entonces ergonomía es el conjunto
de conocimientos interdisciplinarios para poder ocasionar buenas posturas en el
momento de realizar un trabajo, es decir, cuando nosotros digitamos; la posición
ergonómica seria la buena postura del cuerpo, que debe estar a 90 grados,
espalda recta. Tener una buena distancia del cuerpo al computador y esencial la
postura de las manos como lo vemos en la figura 1
FIGURA 1
Tengamos en cuenta como el sujeto tiene sus pies firmes en el suelo, su
espalda es recta, haciendo un angulo de 90º, la altura del escritorio es de 74
cm, la distancia del sujeto a la pantalla del computador debe ser de 70cm con
un angulo de 10º a 25º.
En la siguiente figura veremos lo que no se debe hacer, no solo por la norma
de ergonomía sino por nuestra salud. Figura2
Figura 2
No es bueno sentarse en un sillón con el portátil en las piernas ya que esto
dificulta la circulación.
En la cama suele ser incomodo ya que no se logra el ángulo de 90º que siempre
se desea.
Evitar la encorvada, ya que esto presentara dolores lumbares, y desplazamiento
de columna.
4.4.1 RECONOCER EL TECLADO
Cuando hablamos de teclado, hablamos de digitación sea en mecanografía o
digitación siempre serán las mismas letras, eso no ha cambiado, cuando
reconocemos el teclado nos damos cuenta que existen cuatro partes del teclado
que son esenciales en el momento de digitar ya que una va unida a la otra, aquí
mostraremos algunos teclados que nos servirán para reconocer cada una de sus
partes. Figura 3
Figura 3
Bloque de funciones: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.
Bloque alfanumérico: Está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales.
Bloque especial: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.
Bloque numérico: Está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla BloqNum, contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y división /; también contiene una tecla de Intro o Enter. Figura 4
Cuando ya conocemos el teclado ya podemos empezar a tomar presicion y esto
solo se logra en la practica, entonces comenzamos con los ejercicios que son mas
practicos y nos enseñan a tener agilidad destreza.
Empezaremos con algo sencillo que es:
4.4.1.1 FILA GUÍA
El Objetivo: Digitar con todos los dedos de ambas manos. Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizar ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas
ubicadas en la fila "guía" del Teclado (a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ). asdfgñlkjhasdfgñlkjhasdfgñlkjhasdfgñlkjhasdfgñlkjhasdfgñlkjh
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asdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñl
kjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkjasdfñlkj
4.4.1.2 FILA DOMINANTE
El Objetivo: Digitar con todos los dedos de ambas manos. Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla.
Realizar ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en la fila "dominante"
(q, w, e, r, t, y, u, i, o, p).
qwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuy
qwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwert
poiuyqwertnpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuy
qwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuy
qwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuyqwertpoiuy
qwertpoiuyqwertpoiuyqwert q.
4.4.1.3 FILA SUPERIOR
Objetivo: Manejar el teclado con todos los dedos de ambas manos. Conocer, con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Se
realizan ejercicios para memorizar la localización de las teclas numéricas ubicadas en la fila "superior" (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, °, ¡, ", @, #, $, %, &, /, (, ), =, ¿, ¡).
Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de los signos de puntuación (punto, coma, interrogación y admiración).
12345 12345 12345 12345 12345 12345 12345 12345 12345 12345
12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876
12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876
12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876
12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876
12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876 12345 09876
4.4.1.4 FILA INFERIOR
Objetivo: Digitar con todos los dedos de ambas manos. Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizar ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas
ubicadas en la fila "inferior" (z,x, c, v, b, n, m, coma, punto). Zxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mn
Zxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb
.,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb .,mnZxcvb
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4.4.1.5 MAYÚSCULAS
objetivo: Digitar con todos los dedos de ambas manos. Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de las teclas:
barra espaciadora, Intro, Mayúsculas, retroceso, suprimir, "Ctrl", "Alt", "Esc", "Alt Gr" y tabulación. Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de los signos de puntuación (punto, coma, interrogación y admiración). a B c D e F g H i J k L m N ñ O p Q r S t U v W x Y z a B c D e
aAbBcCdDeEfFgGhHiIjJkKlLmMaAbBcCdDeEgGhHiIlLmM
nNñÑoOpPqQrRsStTuUVvxXyYzZnNñÑoOpPqQrRsStTuU
aAeEiIoOuUaAeEiIoOuUaAeEiIoOuUaAeEiIoOuU
AEIOU AEIOUAEIOUAEIOUAEIOUAEIOUAEIOUAEIOUAEIOU
Para facilitar el aprendizaje de las teclas que le corresponden a cada mano, se
recomienda trazar una línea en el Teclado como se muestra en la figura 5.
La separación se puede hacer en forma imaginaria o física (con cinta o con
marcador indeleble). Esto permite al Estudiante identificar con facilidad las teclas
que le corresponden a cada mano. Adicionalmente, en la ilustración se indica con
códigos numéricos y de colores, las teclas que le corresponden a cada dedo de
cada mano.
4.4.1.6 COMO SE APRENDE A DIGITAR
La verdad es algo fácil pero difícil a la vez si no se concientiza al estudiante que
debe ser algo de perseverancia y practica diaria; las instituciones muy pocas
veces ponen cuidado e estos detalles y por eso se debe empezar por implementar
ejercicios prácticos y consecutivos como los vistos anteriormente.
Desarrollar e incrementar esta habilidad, como debe ser, requiere preparación y
refuerzo constantes. Lo importante es que se trata de un esfuerzo que va a rendir
frutos durante toda la vida. Las investigaciones realizadas en este tema se
concentran en dos aspectos: cuándo y cómo enseñar a utilizar el Teclado.
Respecto al cuándo, la mayoría de los investigadores coincide en que la
instrucción formal no debe iniciarse antes del cuarto grado de educación básica
primaria (8 a 9 años). Esto obedece principalmente a factores del desarrollo físico
de los niños: tamaño de los dedos, destreza manual, coordinación, habilidades de
motricidad fina y cortos períodos de atención. Adquirir una técnica adecuada de
digitación implica atender normas de ergonomía (ubicación de manos, dedos,
cuerpo, cabeza); fijar la vista en la pantalla y no en el teclado; y memorizar con
qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Algunos investigadores
opinan que esta es una habilidad muy abstracta para desarrollarla en edades más
tempranas. Utilizar apropiadamente el Teclado es una habilidad “Corporal-
Cinestésica” que requiere el desarrollo en el niño de un “sistema de hábitos
automáticos”.
5 NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
Son pautas y normas que se han implementado con el paso del tiempo en toda
clase de documentación; como en escritos, trabajos, libros donde se plasma cada
anotación escrita por el autor, según estas normas se debe tener cuidado en el
momento de escribir, por que se tiene la obligación de hacer conocer al lector
nuestras ideas en el momento de leer de una forma clara y concisa.
Están normas fueron diseñadas con un fin especifico y era darle un orden a cada
escrito bien fuera documento o un informe; por ejemplo implementaron las
márgenes se sabe ahora en nuestra actualidad que las márgenes oscilan entre los
3 cm y 4 cm superior y derecha; 2.5 cm 3cm inferior e izquierda; que también los
pies de paginas y el encabezado deben ir a 2 cm del borde. Que en la
presentación de tesis, trabajos deben ir con portada. Contraportada conclusiones
introducción, objetivos específicos etc. Todo aquello que se relaciona con la clara
condición de darle a conocer al lector nuestras ideas y pensamientos.
También se crearon normas técnicas de un nivel mas alto, las cuales se utilizan
para la certificación de grandes empresas asociaciones y otros entes que los
requieran, se identifican por dar a conocer una reglamentación para estructurar y
fortalecer a las mismas; hablamos entonces de las NORMAS INCONTEC donde el
INCONTEC (instituto colombiano de normas técnicas) tiene como misión la
certificación a niveles superiores de multinacionales; empresas comerciales,
restaurantes, hoteles, etc. A quienes se les evalúan estándares de calidad de sus
productos o servicios las cuales se deben basar en los resultados consolidados de
la tecnología y la ciencia y sus objetivos deben ser benéficos para la comunidad.
Es por eso que el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología
fue creado mediante el Decreto numero 2269 de 1993 (modificado por los
Decretos Nº 3144 de 22/08/2008 y Nº 3257 de 1º/09/2008) con el objetivo de
promover en los mercados la seguridad, la calidad y la competitividad del sector
productivo o importador de bienes y servicios y proteger los intereses de los
consumidores.
otra entidad que también fue creada es la Superintendencia de Industria y
Comercio (SIC) del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, es el organismo
nacional de acreditación y metrología. Existen además, otras entidades del
gobierno que pueden desarrollar actividades de acreditación, normalización o de
metrología tales como el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos –INVIMA, el Instituto Colombiano Agropecuario –ICA y el Instituto
Nacional de salud
La SIC, además de ser el organismo de acreditación, tiene funciones de vigilancia
y control del cumplimiento de reglamentos técnicos. Estas funciones las cumple
con el apoyo de los laboratorios de pruebas y de calibración y de los organismos
de certificación e inspección que ella misma acreditada.
Conclusiones
Vemos que se han cumplido con los objetivos dispuestos al componer este trabajo
ya que concluimos con toda la técnica y estructura básica, tantos de los
documentos como del mismo trabajo debe ser de satisfacción de nosotros el poder
dar a conocer todos nuestros conocimientos adquiridos durante este periodo y
ponerlos a prueba.
Debemos tener en cuenta que los conocimientos son vivificantes para nuestro
futuro y que lo que en realidad se debe aprender no es solo a escribir y a leer sino
que también a entender y a razonar porque de esto depende nuestro desarrollo
social en un ámbito laboral.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CIRCULAR EXTERNA No 002
DP01-01
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: DIRECCION DE APRENDICES BATALLON LARANDIA
Se le comunica a los aprendices del batallón larandia que se abren las convocatorias para
curso de ingles los dias 23 y 24 de febrero del año 2012 desde las 1200 hasta las 2400, se
pueden inscribir en el portal del senawww.senavirtual.edu.co con su respectivo
documento de identidad.
Esperamos su participación.
Atentamente
Departamento de idiomas
SENA REGIONAL CAQUETA
HOJA DE VIDA
NOMBRE RUTH
APELLIDOS MUÑOZ BARRERA
No DE IDENTIFICACION 52.477.387 Exp en Bogotá
DIRECCION CLLE 24 No 6-42 B.LA LIBERTAD FLORENCIA
TEL 4357392
CEL 3112651585
ESTUDIOS REALIZADOS
BACHILLER COMERCIAL COLEGIO DISTRITAL DARIO ECHANDIA 1994
SECRETARIADO CONTABLE INSTITUTO SAN MIGUEL 1995
TECNICO AUXILIAR CONTABLE INSTITUTO PROEDUCAR 2001-2002
DIPLOMADO SALUD OCUPACIONAL UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA 2011
OTROS SENA VIRTUAL COSTOS Y PRESUPUESTOS I II III IV 2007
CONTABILIDAD I II III IV 2007
EXPERIENCIA LABORAL
IND METAL Y AFINES: 13 DE ENERO HASTA LA FECHA
CARGO: GERENTE ADMISTRATIVA
JEFE INMEDIATO JENNIFER ALVAREZ
CEL: 3105615893
TRASECAS LTDA
CERGO: ADMINISTRADORA
JEFE INMEDIATO: ALFREDO CASTAÑO
AÑO 2001
REFERENCIAS PERSONALES
ARNULFO HOYOS
INGENIERO
CEL: 3153188515
JUAN PABLO VARGAS
VENDEDOR
CEL: 3124879655
FIRMA
RUTH MUÑOZ BARRERA
CC 52.477.387 DE BTA
PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES, CERTIFICO QUE TODAS LAS RESPUESTAS E INFORMACIONES ANOTADAS POR MÍ, EN
LA PRESENTE HOJA DE VIDA SON VERACES. (C.S.T. Art. 62 núm. 1º.)
REUNION EXTRAORDINARIA DE GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA
ACTA 01
FECHA: Florencia Caquetá, feb 13 de 2012
HORA: DE 8:15 a 12:45 horas
LUGAR: Ambiente de aprendizaje No 11
ASISTENTES: ALEXANDER MOSQUERA, Presidente
JULIETH BARRIOS, Vicepresidente
RUTH MUÑOZ , Secretaria
INVITADOS: LISTA ANEXA
AUSENTE:
ORDEN DEL DIA:
1. Verificación de Quórum. Discusión y aprobación
2. Conceptos básicos para la creación de la empresa grupo gestión
administrativa.
3. creación de la empresa del grupo de gestión administrativa
4. actividad económica
5. misión
6. visión
7. creación de la estructura organizacional según perfiles de los invitados y
actividad de la empresa
8. conclusiones y convocatoria
DESARROLLO: Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la
reunión la cual empezó a la 8: 45 de la mañana con la organización de los
grupos; 4 grupos de 5 personas y 1 de 6 personas a cada grupo se le dio un
tema para sacar los conceptos claros, estos temas fueron.
Que es empresa
Que normatividad se maneja en una empresa
Clasificación de empresas
Descripción de misión visión slogan logotipo
Definición de estructura orgánico-funcional
En este espacio se dio a conocer los diferentes conceptos y con la ayuda del
instructor se despejo algunas inquietudes que aun tenían los asistentes a la
reunion
CONVOCATORIA:
Se convoca a los asistentes a la junta el dia 14 de feb del presente año a las 8:
00 am para tratar los temas relacionados que quedaron pendientes, como son la
creación funcionalidad y estructura de la empresa del grupo de Gestion
Administrativa
Se da por terminada a las 12.45
ALEXANDER MOSQUERA JULIETH BARRIOS
Presidente Vicepresidente
RUTH MUÑOZ BARRERA
Secretaria
EJEMPLOS DE
DOCUMENTOS
